MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKSI

Bisnis Manajemen

MENGAPLIKASIKAN MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KETERAMPILAN DASAR

KOMUNIKSIKOMUNIKSIMengidentifikasi proses komunikasiMenerima dan menyampaikan informasiMemilih media komunikasiMelakukan komunikasi melalui telepon

Bisnis dan Manajemen

INDIKATOR 1.1 Persyaratan kemampuan berkomunikasi ditempat kerja teridentifikasi

1.2 Berkomunikasi dengan penyelia dan rekan kerja teridentifikasi

1.3 Meminta saran peralatan berkomnikasi yang paling sesuai

1.4 Teknik bertanya, mendengarkan dan keterampilan berbicara digunakan dlam

mengumpulkan dan menyampaikan informasi

1.5 Menggunakan bahasa yang sesuai 1.6 Memakai umpan balik yang membangun

MATERI - Komunikasi - Teknik bertanya - Umpan balik yang membangun

KEGIATAN - Menjelaskan pengertian komunikasi PEMBELAJARAN - Menyebutkan jenis dan ciri komunikasi

- Menyebutkan unsur-unsur komunikasi - Menyebutkan kemampuan berkomunikasi - Menjelaskan teknik bertanya - Menjelaskan penggunaan bahasa verbal dan non

verbal - Mengembangkan pendekatan proaktif untuk

meningkatkan komunikasi

KD 1. Mengidentifikasi Proses Komunikasi


Kamus Besar Bahasa IndonesiaBalai Pustaka 2002

Komunikasi adalah Pengiriman dan penerimaan pesan atau berita antara dua orang atau lebih sehingga pesan yang dimaksud dapat dipahami


Dnamika KomunikasiProf. Drs. Omong Uchjana. MA

Komunikasi adalah Proses penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, untuk mengubah sikap pendapat atau perilaku baik langsung secara lisan maupun tak langsung melalui media


William. C.H & Wayne M Batty(Bussines Communications Principles

and Methoods)

komunikasi adalah suatu proses pertukaran informsi antara individu individu melalui sistem biasa baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan


Kesimpulan :

Komunikasi adalah Proses pengiriman dan penerimaan ide, pesan, informasi atau konsep di tempat kerja, baik di dalam kelompok format maupun informal


Jenis-jenis Komunikasi

• Komunikasi Formal

Komunikasi yang dapat berupa perintah,

saran, laporan, rapat, atau konferensi.

• Komunikasi Informal

Komunikasi yang tidak direncana dan tidak

ditentukan dalam struktur organisasi.

• Komunikasi Non Formal

Komunikasi antara resmi dan tidak resmi.


Ciri-ciri Komunikasi Formal

Informasi yang disampaikan mempunyai sanksi Berhubungan erat dengan proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan yang ditetapkan Bersumber dari perintah resmi yang diberikan oleh orang yang berwenang Banyak menggunakan sarana atau media komunikasi

Ciri-ciri Komunikasi Informal

Merupakan komunikasi yang tidak resmi berupa kabar angin atau desas.

Mengandung hubungan dan keterangan yang tidak resmi

Terjadi melalui informasi dari mulut kemulut

Mempunyai kemungkinan mengandung informasi yang bertentangan dengan kepentingan perusahaan

Ciri Komunikasi Non formal1. Komunikasi bersifat antara resmi

dan tidak resmi2. Merupakan sarana untuk

mengarahkan komunikasi informal ke komunikasi formal

3. Merupakan jembatan antara formal dan informal dalam memperlancar tugas resmi

4. Merupakan saluran bagi pimpinan untuk mendapatkan ide atau metode baru

Persyaratan Kemampuan Berkomunikasi

1. Ada saling pengertian diantara sipengirim dan sipenerima informasi

2. Ada persamaan makna tentang sesuatu yang dibicarakan

3. Adanya kemampuan para karyawan dalam melakukan kegiatan komunikasi

Komponen Komunikasi

1. Komunikator 2. Komunikan

3. Pesan4. Saluran

5. Sikap atau Respon

1. KomunikatorYaitu seseorang yang menyampaikan berita,informasi, atau pesan

2. KomunikanYaitu seseorang yang menerima berita, informasi, atau pesan

3. Pesan Yaitu isi berita atau informasi yang

akan disampaikan

4. SaluranYaitu media yang digunakan sebagai perantara penyampaian informasi

5. Sikap atau responYaitu jawaban dari si penerima informasi

Teknik Bertanya EfektifTeknik mengajukan pertanyaan-pertanyaan diantaranya :1.Pertanyaan Langsung2.Pertanyaan Umum3.Pertanyaan Terbuka4.Pertanyaan yang diajukan kembali5.Pertanyaan Faktual6.Pertanyaan Retoris7.Pertanyaan Pancingan8.Pertanyaan yang bersifat menggerakkan


INDIKATOR 2.1 Penertian Informasi diidentifikasi dengan benar

2.2 Cara penerimaan informasi diidentifikasi dengan tepat

2.3 Cara Penyampaian informasi dilakukan dengan benar

MATERI - Pengertian Informasi - Cara penerimaan informasi yang baik - Cara Penyampaian informasi yang baik

KEGIATAN - Menjelaskan Pengertian InformasiPEMBELAJARAN - Menjelaskan penerimaan informasi yang

baik - Menjelaskan cara penyampaian

informasi yang baik

KD 2. Menerima dan Mengaplikasikan Informasi

Menurut Burch dan Starter

Informasi adalah pengumpulan dan pengolahan data untuk memberikan pengetahuan atau keterangan

G.R Terry

Informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna

The Liang GieKamus Administrasi Perkantoran

Informasi adalah rangkaian perkataan , kalimat, gambar, atau tanda tertulis lainnya yang mengandung pengertian buah pikiran atau pengetahuan apapun yang dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan

Teknik Penyampaian Informasi

Berbagai cara dalam menyampaikan informasi melalui :1. Surat2. Gerak-gerik3. Lambang/gambar


Dalam menyampaikan informasi ada beberapa prinsip yang harus diperhatikan, yaitu :

1.Menggunakan cara yang mudah2.Alat komunikasi yang sederhana3.Kesamaan pengertian4.Penggunaan alat komunikasi yang

sederhana5.Bermanfaat dan menguntungkan


Dalam menerima informasi ada beberapa hal Harus diperhatikan :

a.Kecakapan komunikasib.Sikap penerimac.Pengetahuan Penerimad.Sistem sosiale.Keadaan lahiriah

Faktor penghambat Informasi

1. Kecakapan yang kurang baik2. Sikap yang kurang tepat3. Pengetahuan yang kurang4. Kurang memahami sistem sosial5. Sakwasangka (prejudice) yang tidak

mendasar6. Kesalahan bahasa7. Jarak dan Penerima8. Informasi yang berlebihan9. Informasi yang berlebihan10.Informasi satu arah


KD 3. Memilih Media KomuniasiINDIKATOR 3.1 Memilih Media yang sesuai

3.2 Menggunakan media komunikasi

MATERI - Pengertian Media Komunikasi - Jenis Media Komunikasi - Fungsi Media Komunikasi

KEGIATAN - Menjelaskan pengertian Media Komunikasi

PEMBELAJARAN - Menyebutkan jenis-jenis Media Komunikasi

- Menyebutkan Fungsi Media Komunikasi


Media Komunikasi adalah media yang Media Komunikasi adalah media yang dipergunakan dalam proses dipergunakan dalam proses komunikasi untuk mencapai suatu komunikasi untuk mencapai suatu tujuantujuan

Pengertian Media KomunikasiPengertian Media Komunikasi


1. mempermudah penyampaian dan informasi mempermudah penyampaian dan informasi kepada komunikankepada komunikan 2.2. mengefektivkan proses penyampaian mengefektivkan proses penyampaian pesan/informasi kepada komunikan.pesan/informasi kepada komunikan. 3.3. mempersingkat waktu penyampaian mempersingkat waktu penyampaian pesan/informasi kepada komunikan.pesan/informasi kepada komunikan. 4.4. membangkitkan daya tarik pesan/informasi membangkitkan daya tarik pesan/informasi yang akan disampaikan.yang akan disampaikan. 5.5. mengkonkritkan isi berita/pesan yang mengkonkritkan isi berita/pesan yang bersifat abstrak.bersifat abstrak. 6.6. memperjelas isi dan maksud informasi/pesan memperjelas isi dan maksud informasi/pesan yang akan disampaikan.yang akan disampaikan. 7.7. menghubungkan komunikator dan menghubungkan komunikator dan komunikan yang salingkomunikan yang saling

Fungsi Media KomunikasiFungsi Media Komunikasi

Jenis-Jenis Media Komunikasi

Menurut Cara Penggunaannya/Eksternal

Menurut Kegiatan Sehari-hari/Internal

Menurut Sasarannya


Menurut Cara Penggunaannya/Menurut Cara Penggunaannya/EksternalEksternal

Media AudioMedia AudioContoh : Radio, Telepon, Tape Contoh : Radio, Telepon, Tape

RecorderRecorder

Media VisualMedia VisualContoh : Surat, Chart, Poster, Contoh : Surat, Chart, Poster,

TransparancyTransparancy

Media Audio VisualMedia Audio VisualContoh : Film, Televisi, VideoContoh : Film, Televisi, Video


Menurut Kegiatan Sehari-hari /Menurut Kegiatan Sehari-hari / eksternaleksternal

Surat PriveSurat Prive Telepon Telepon PertemuanPertemuan WawancaraWawancara KunjunganKunjungan


Media Umum/NirmasaMedia Umum/Nirmasa

Contoh : Telepon, Telegraph, Tape Contoh : Telepon, Telegraph, Tape

RecorderRecorder

Media MassaMedia Massa

Contoh : Surat Kabar, Majalah, FilmContoh : Surat Kabar, Majalah, Film

Menurut SasarannyaMenurut Sasarannya


Keuntungan dan kerugian Media Komunikasi

Media Audio

Keuntungan :

harganya relatif murah dapat membangkitkan fantasi pendengaran mudah dibuat dan digunakan alatnya sangat sederhana


Kerugian :

agak sulit dikontrol kualitas suaranya cenderung menurun atau

berkurang apabila ada kesalahan harus membuat

naskah baru tidak dapat diperkenalkan dalam visual


Media Visual

Keuntungan :

informasi yang disampaikan lebih jelas biaya pembuatan relatif murah pelaksanaannya dapat menghemat tenaga pembuatannya dan penggunaannya lebih mudah

Kerugian :

perlu waktu guna menafsirkan pengertiannya

menimbulkan rasa bosan atau jenuh menimbulkan gangguan-gangguan yang

tidak diinginkan

Media Audio Visual

Keuntungan :

pemakaiannya tidak membosankan hasilnya dapat dimengerti dan dipahami informasi yang diterima lebih jelas dan cepat

dimengerti informasi dapat diterima sesuai dengan

kenyataannya

Kerugian :

kejelasan suaranya terkadang samar-samar pelaksanaannya perlu waktu yang cukup

lama pelaksanaannya memakan tempat yang

cukup luas biayanya relatif mahal

Macam-macam Media Komunikasi Media Komunikasi Tradisional

Contoh : Surat, HT, Beduk, Surat Kabar/Koran,

Kentongan, Peluit.

Media Komunikasi Modern

Contoh : Komputer, Televisi, Handphone, Radio,

Faximile,Pesawat telepon, OHP, LCD, Laptop, Microphone.

Contoh Gambar Contoh Gambar Media Komunikasi TradisionalMedia Komunikasi Tradisional

Contoh Gambar Media Komunikasi Modern


INDIKATOR 4.1 Mampu Menjelaskan jenis-jenis Komunikasi dengan telepon

4.2 Mampu menerima panggilan telepon4.3 Mampu melakukan panggilan keluar4.4 Mampu mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon4.5 Mampu menyampaikan pesan telepon

MATERI - Jenis-jenis komunikasi dengan telepon - Penjelasan cara menerima panggilan telepon - Penjelasan prosedur mengakhiri dan menutup

pembicaraan telepon- Penjelasan penyampaian pesan telepon

KEGIATAN - Mendiskusikan jenis-jenis komunikasi dengan teleponPEMBELAJARAN - Mendiskusikan prosedur menerima panggilan telepon

- Praktek Menerima panggilan telepon dalam berbagai situasi

- Mendiskusikan prosedur melakukan panggilan telepon sesuai SOP

- Praktek melakukan panggilan telepon dalam berbagai situasi

- Praktek Mengakhiri dan menutup pembicaraan telepon - Praktek menyampaikan pesan kepada pimpinan yang

baik lisan dan tulisan (LPT)

KD 4. Melakukan Komunikasi Melalui Telepon

Pengertian Hubungan telepon

Hubungan telepon adalah cara mengadakan Hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak

kepada pihak lain.

Jenis-Jenis Pesawat Telepon

1. Pesawat Tunggal2. PMBX (Private Manual Branch Exchange)3. PABX (Private Automatic Branch

Exchange)

Hubungan Telepon dapat dibedakan menjadi :

Hubungan antar bagian (Intern) Hubungan Lokal Hubungan Interlokal Hubungan Internasional

Ditinjau dari segi peletakkannya :1. Telepon Meja (Table Phone)2. Telepon Dinding (Wall Phone)

Ditinjau dari segi kapasitasnya :1. Satu jalur2. Telepon dengan banyak tuts3. Sistem hunting4. Telepon dengan pengeras suara

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada waktu bertelpon :

1. Jangan membiarkan telepon berdering lebih dari tiga kali

2. Bersikaplah wajar dan ramah dalam berbicara, seakan-akan berbicara berhadapan muka

3. Bersikaplah wajar dan ramah dalam bicara4. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi

telepon5. Bicara seperlunya sesuai dengan maksud

pembicaraan

Hal-Hal yang harus diperhatikan ketika menerima telepon :

1. Mengangkat gagang telepon sesegera mungkin. Jangan biarkan telepon berdering lama, maksimal tiga kali.

2. Menyampaikan salam3. Menyebutkan identitas diri4. Gunakan bahasa yang resmi, komunikatif

(jelas, singkat, dapat dipahami, dan tepat)5. Mencatat hal-hal penting dalam lembar

pesan telepon (LPT)

Alat-alat yang digunakan dalam menerima telepon :

1. Pesawat Telepon2. Kalender Meja3. Jam dinding atau jam meja4. Alat tulis5. Lembar pesan telepon (LPT)6. Daftar nomor telepon ekstention internal7. Buku daftar telepon masuk

Melakukan Panggilan Telepon atau Menelpon :

• Siapkan nomor telepon yang hendak

dituju, perhatikan bahwa nomor telepon

sudah tepat.

• Siapkan peralatan menulis berupa kertas,

dan ballpoint

Pelaksanaan menelpon :

1. Tekan nomor telepon yang dituju dengan tepat sesuai dengan alamat yang dimaksud

2. Bila telah tersambung penelpon harus memberikan salam dan menyebutkan identitas diri

3. Mengemukakan maksud dan tujuan menelpon secara jelas, singkat, dapat dipahami dan tepat

4. Mencatat hal-hal penting 5. Mengakhiri pembicaraan dengan ucapn

terimakasih dan salam6. Meletakkan gagang telepon dengan

perlahan

Mencatat Pesan Telepon :

1. Mencatat tanggal, waktu, nama lengkap penelpon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan, tanda tangan penerima telepon

2. Memindahkan segera lembar pesan telepon

3. Meletakkan pesan telepon di atas meja orang yang dituju atau di atas meja pimpinan agar mudah terlihat

4. Meletakkan pesan telepon pada tempatnya kembali

Contoh Lembar Pesan Telepon (LPT)Lembar Pesan Telepon (LPT)

Kepada : ………… Tanggal : …………..

……….. Jam : …………..

Ditelepon : Dikunjungi : Penting :

Oleh : ………………………………………………………………….Perusahaan : …………………......................................................Alamat/No. TelP : ………………………………………………………………….

Akan Menelpon : Minta Ditelepon :

Minta Janji : ……………………………………………………………………

Catatan : …………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

Diterima Oleh : …………………………………………………………………….

Telephone Message

Date : ……………………………...... Time : ……………………………………

To : ………………………………………………………......................................

Mr/Mrs/Ms: …………………………………………………………………………………………

From : …………………………………………………………………………………………Phone : …………………...............................................................................

- Telephone - Please Call - Will Call Again - Want to See You - Returned Your Call - Urgen

Message :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Received By :

Your Name


Contoh Buku Ekspedisi

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

Tanggal Kepada Alamat Dari No. Diterima/ Nama Jelas

Mendaftar E-mail

Membuka E-mail

Mengirim E-mail

Membaca E-mail

Menutup E-mail

Documents

MENGAPLIKASIKAN KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKSI