34
Mengelola Pertemuan/Rapat MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT KD.1

Mengelola Pertemuan / Rapat

  • Upload
    sibyl

  • View
    371

  • Download
    35

Embed Size (px)

DESCRIPTION

MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT. Mengelola Pertemuan / Rapat. KD.1. Adakah di antara kalian yang belum pernah mengikuti rapat ?. Apa yang dimaksud dengan rapat ?. Pengertian Rapat. - PowerPoint PPT Presentation

Citation preview

M e n g e l o l a P e r t e m u a n / R a p a t

MEMPERSIAPKANPERTEMUAN/RAPAT

KD.1

Adakah di antara kalian yang belum pernah

mengikuti rapat?

Apa yang dimaksud dengan rapat?

Pengertian Rapat• Rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

• Dalam organisasi, secara luas rapat didefinisikan sebagai sebuah pertemuan yang dihadiri oleh beberapa kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu hal penting yang menyangkut kepentingan bersama di dalam organisasi ataupun kepentingan bersama dengan pihak internal lainnya guna menghasilkan keuntungan yang optimum.

GUNA DAN

TUJU

AN RAPA

T

Guna Rapat Menyebarkan informasi. Mendapatkan feedback yang diharapkan. Melahirkan gagasan-gagasan baru yang

inovatif dan kreatif. Memberi solusi bagi permasalahan yang ada. Membangun kesepakatan terhadap suatu

keputusan dan alur tindakan.

Tujuan Rapat Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi

topik, agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

Untuk menyampaikan perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan.

Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya.

Untuk menjembatani segala bentuk perselisihan yang ada secara kekeluargaan.

Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. Menampung semua permasalahan dari

arus bawah (para peserta rapat).

UNSUR-

UNSUR RAPA

T

Unsur-Unsur Rapat

1.Tujuan rapat2.Masalah rapat3.Pemimpin rapat4.Notulis atau sekretaris rapat5.Peserta rapat

Syarat pemimpin rapat:

Tidak memonopoli jalannya acara. Tidak memberi komentar dan memberikan mimik

yang jengkel dan tidak simpati. Tidak mengumpat. Terkendali. Tidak melawah sehingga arah dan tujuan acara

menjadi hilang, kecuali hanya sesekali saja untuk memberi penyegaran agar suasana tidak membosankan dan membuat kantuk.

Dapat berbicara seperti selayaknya seorang public relation (PR).

Tipe pemimpin rapat:

a. Tipe otoriter

b. Tipe demokratis

c. Tipe laissez-faire

Bapak SBY memimpin rapat Kabinet Indonesia Bersatu II

Tugas pemimpin rapat:

• Menginformasikan• Menyakinkan

• Membujuk• Mengispirasi

• Memberi tauladan/soko guru

• Menghibur

Fungsi/kegunaan peserta rapat adalah sebagai berikut:

Sebagai penyumbang pendapat Sebagai penyimpul Sebagai penyumbang data Sebagai penerima hasil keputusan Sebagai pembantu pemimpin

Tipe peserta rapat:• Tipe agresif• Tipe inisiatif• Tipe supportif

• Tipe pasif• Tipe oratif

• Tipe akomodatif• Tipe netral

JENIS

-JENIS

RAPAT

BERDASARKAN TUJUAN

1. Rapat perundingan; bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

2. Rapat konfirmasi/penjelasan; tujuannya menyampaikan penjelasan/ konfirmasi mengenai hal apa saja yang sudah ditetapkan sehingga bisa dijadikan sebagai pedoman bagi langkah kerja selanjutnya.

3. Rapat pemecahan masalah; untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

4. Rapat kerja sama; bertujuan untuk menghasilkan kerja sama antara kedua belah pihak, khususnya dalam berniaga sehingga tercapai kesepakatan bersama yang saling memberikan laba yang optimum.

BERDASARKAN SIFAT

1. Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat formal, yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2. Rapat informal (informal meeting); Rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.

3. Rapat terbuka; rapat yang dapat dihadiri oleh semua kalangan yang berkepentingan, baik internal maupun eksternal.

4. Rapat tertutup; rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia.

BERDASARKAN JANGKA WAKTU

1. Rapat rutin; rapat yang selalu diadakan secara rutin, waktunya sudah tertentu atau biasa.

2. Rapat insidental; rapat yang diselenggarakan sesekali waktu saja dan umumnya tanpa perencanaan yang detail jauh-jauh hari.

BERDASARKAN SASARAN/JUMLAH PESERTA

Jika peserta berjumlah

sedikit dan bersifat formal,

maka disebut sebagai

rapat tertutup

atau rahasia.

Jika peserta berjumlah banyak dan bersifat formal, maka jenis pertemuan tersebut dapat meliputi:rapat pleno, rapat kerja, rapat komite, konggres, symposium, debat diskusi, temu wicara, lokakarya, sarasehan, open house, resepsi, penataran, penlok (penataran lokakarya), konferensi, seminar, atau diskusi panel.

PERSIA

PAN

RAPAT

1. Media Rapat

Contoh media rapat:• white board• sound system• hand out • flip charts • Transparansi• OHP• LCD proyektor• ATK, dll.

Adalah segala

bentuk peralatan

dan perlengkapan

yang menjadi

fasilitas penunjang

bagi pertemuan/

rapat agar berjalan

dengan lancar.

2. Dokumen Rapat• Berbagai draft surat penjanjian di-

save di flash disk• Company profile• Press release• Legalisasi surat kuasa• Surat notariat• Akta tanah, akta gedung, STNK

kendaraan• Akta pendirian perusahaan• Laporan keuangan• Dokumen niaga • Asuransi

• Atribut promosi • Identitas perusahaan • Giro• Invoice (faktur)• Kuitansi• Surat setoran pajak• Surat PBB• Surat referensi bank• Surat referensi kolega• Polis pertanggungan• Convernote

3. AkomodasiAkomodasi (penginapan) yang aman, nyaman, dan

bersih adalah kriteria yang harus dijunjung tinggi agar dapat menjaga image perusahaan sebagai tuan rumah.

Macam-macam akomodasi dapat disesuaikan dengan materi rapat yang akan dibicarakan, anggaran, serta peserta rapatnya. Beberapa pilihan akomodasi yang dapat disediakan antara lain hotel, motel, apartemen, losmen, mess, rykon, hostel, bunga low, pension, dan iinn (hergerg).

4. Tempat Rapat

Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih tempat rapat:

− Akustik− Ukuran ruangan

− Ventilasi− Polusi lingkungan

− Jalur pintu utama dan alternatif− Pintu akses ke berbagai ruang

sentral dan vital− Pencahayaan

5. Tata Ruang (Lay Out)Tata ruang kantor adalah penentuan dan

penyusunan perabot dan alat-alat kantor pada tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan.

Faktor penting yang harus mendapat perhatian dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi dan lingkungan serta cahaya, warna, udara, dan suara.

Pengaturan tempat duduk:

Ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Gaya klasik/kelas; cocok untuk jumlah

peserta yang banyak Gaya konferensi; dimaksudkan agar semua

peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work

Gaya huruf U; cocok untuk rapat informal Gaya workshop; cocok untuk diskusi

kelompok

Gaya Klasik/Kelas

Gaya Konferensi

Gaya Workshop

Gaya Huruf U

SYARAT

RAPA

T

YANG S

EMPURNA

• Adanya tim yang solid• Adanya tujuan rapat yang jelas• Adanya akomodasi yang lengkap• Adanya kesamaan visi dan misi• Adanya keterbukaan• Adanya sikap penghormatan

terhadap kolega

TEKNIK

DALA

M

MEMPERSIA

PKAN

RAPAT

Menyusun Peraturan Rapat

Pembuatan draft pasal-pasal dan ayat-ayatnya. Setiap pasal dan ayat diuraikan secara jelas dan

detail sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman dan pertikaian.

Pasal dan ayat yang dibuat harus mewakili dari kebutuhan semua pihak.

Semua ketentuan yang tercantum di dalam peraturan harus dapat melindungi segala hak dan kewajiban semua peserta rapat.

Peraturan ditulis sesuai dengan kaidah sistematika yang berlaku (ada kepala/pembukaan, isi pasal/batang tubuh, dan penutup/kaki).

Bahasa yang digunakan harus jelas dan baku sesuai dengan EYD.

Menyusun Konsep Waktu Sebuah Rapat

Seorang sekretaris harus pintar menyiasati waktu

dengan cara melihat jadwal hari dan jam yang

kosong sehingga pimpinan dapat

mengikuti pertemuan/ rapat dengan kolega.

Menyusun Proposal Rapat

Menggunakan kertas berukuran A4 atau F4.Berat kertas adalah 80 gram.Memiliki lembar pembatas untuk memisahkan antar

bab. Isi proposal terdiri atas:

Proposal adalah dokumen yang digunakan untuk

mengajukan suatu proyek kerja sama kepada pihak kolega dengan paparan

materi yang saling menguntungkan.

1. Kata pengantar/pendahuluan;

2. Latar belakang;3. Tujuan;4. Jenis kegiatan;5. Rencana kerja;6. Waktu pelaksanaan;7. Tempat;8. Personel;9. Anggaran dana;10.Penutup; dan11.Lampiran.

Membuat Undangan

Undangan Berjudul Undangan Berperihal

KD 1 selesai…

Selamat melanjutkan ke KD berikutnya…