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ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE
RECEPCIÓN
Tarea 1.1
ANTONIO MENGIBAR PONCE
HOTEL PORTOCARRERO 4*
Nos encontramos en un Hotel de 4 estrellas, situado en el Toyo (Almería). Un enclave perfecto para disfrutar de unas magnificas vacaciones. La playa está a tan solo 100 metros de distancia, cuenta también con campo de golf para los amantes de este deporte. Y a tan solo 2 Km. se encuentra el Parque Natural Cabo de Gata-Nijar, donde podrá gozar de estupendos paisajes que brinda la naturaleza y de playas de ensueño.
El hotel cuenta con 185 habitaciones, dobles, familiares y suites (con salón e hidromasaje), y habitaciones adaptadas. Todas las habitaciones cuentan con baño, terraza o balcón, aire acondicionado, TV satélite, conexión wireless, minibar y caja fuerte con cargo. Disfrutará de todo tipo de instalaciones y servicios como recepción, salón, bar-salón, restaurante-buffet y cafetería climatizados, piscinas (una exterior y otra interior climatizada en temporada baja,) solarium, terrazas rodeadas y el agradable bar-piscina.
Para relajarse y desconectar ponemos a su disposición el Wellness&Spa Center temático con jacuzzi, zona termal, pediluvio, saunas, relajación, fitness, masajes y tratamientos de belleza y salud.
DEPARTAMENTO DE
ALOJAMIENTO
SUBDEPARTAMENTODE
CONSERJERIA
SUBDEPARTAMENTODE
RECEPCIÓN
SUBDEPARTAMENTODE
PISOS
FRONT-OFFICE BACK-OFFICE
REALIZA LAS FUNCIONESFUERA DE LA VISTADE LA CLIENTELA
REALIZA LAS FUNCIONES A LA VISTA
DE LA CLIENTELA
DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN:
• Este departamento es la primera imagen que recibe el cliente al llegar a nuestro establecimiento y con el que tendrá mayor contacto. Por lo que tendrá que tener una buena organización y contar con unos profesionales, que tengan unas cualidades determinadas y sobre todo en el trato social. Estos profesionales contarán de buena educación, idiomas, nociones administrativas e informáticas, presencia y empatia.
• Muchos consideran a este departamento el centro neurálgico del establecimiento, ya que a través de él, todos los demás departamentos y subdepartamentos obtienen la información necesaria para realizar previsiones sobre la carga de trabajo que van a soportar. Esta comunicación indepartamental será fundamental para la organización del establecimiento.
SUBDEPARTAMENTODE RECEPCIÓN
FRONT-OFFICE BACK-OFFICE
ZONAS DE RECEPCIÓN:
FRONT-OFFICE: Es la zona del departamento que está de cara al público, por eso las funciones que aquí se desempeñan son recibir a los clientes y cobrarles la factura de los servicios prestados, entre otros. También es conocido con el nombre front-desk.
BACK-OFFICE: Zona interior que no está de cara al público. Las tareas que se llevan a cabo están relacionadas con la gestión de reservas y facturas. De hecho, se encarga de la apertura y cierre de todas las facturas.
JEFE DE RECEPCIÓN:
Es la persona responsable del subdepartamento de recepción.
FUNCIONES:
-Organizar y controlar las tareas propias del departamento
-Elaborar el horario del personal a su cargo.
-Encargado de gestionar las quejas
-Comunicación con otros departamentos organizando las reuniones que sean precisas
-Colaborar con la dirección del establecimiento y/o con otros departamentos.
-Colaborar en la instrucción del personal a su cargo. JEFE DE RECEPCIÓN: D. LUIS TEMPRANILLO
RECEPCIONISTAS:
FUNCIONES:
-Asignar habitaciones reservadas.-Elaborar listas de grupo y distribuirlas.-Registrar huéspedes y grupos.-Asignar habitaciones a los walk in.-Recibir y entregar mensajes para pasajeros y para el hotel.-Autorizar cambios de habitaciones.-Llenar requisiciones para Almacén.-Controlar llaves de habitaciones.
-Dar entrada a los clientes (check-in). -Atender problemas de los huéspedes.-Solicitar trabajos a mantenimiento.-Solicitar trabajos a la gobernanta.-Autorizar envíos de camas y cunas extra.-Atender el Departamento de Reservas, cuando está cerrado.-Promover los servicios del hotel.-Solicitar servicios médicos cuando el huésped lo requiere.-Comentar a su jefe las opiniones de los huéspedes del hotel.-Mantener limpia la recepción.-Archivar información sobre clientes.-Atender teléfono.-Cuadrar habitaciones con otros departamentos.-Dar salida de clientes (check-out).
-Cobrar facturas y controlar las cajas fuertes.
PERSONAL RECEPCIÓN:
Dª. CARMEN PULIDO
Dª. LIDIA BOSCH
D. EMILIO ARAGÓN Dª. BEATRIZ LUENGO
AYUDANTES DE RECEPCIÓN:
FUNCIONES:
-Atención a los clientes.
-Atención telefónica.
-Gestión de entrada y salida de clientes.
-Gestión de reservas.
-Informar y aconsejar a los clientes.
D. ALFONSO CAÑETE
Dª. EVA MELLADO
RESERVAS
FUNCIONES:
-Hacer el pre-registro de pasajeros y grupos.
-Gestión de facturas.
-Gestionar reservas.
-Controlar la venta de habitaciones.
-Gestionar grupos.
-Archivar la documentación de la reserva.
-Elaborar la previsión de servicios.
-Realizar la apertura y cierre de facturas.
-Calcular comisiones y descuentos.
-Realizar el cierre administrativo del día.
Dª. LUCIA PRADO
PERSONAL DE RESERVAS
Dª. CARMEN ALARCÓN
MEDIOS MATERIALES DEL SUBDEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN
FRONT-OFFICE:
-Ordenadores
-Impresoras
-Caja para cobros
-Muebles para llaves de habitaciones
-Fax y teléfonos
-Mostrador y mobiliario
-Información de interés y guias
-Tarifas y hojas de reclamaciones
-Software para la gestión
BACK-OFFICE:
-Ordenadores
-Fax y teléfono
-Impresoras
-Caja fuerte
-Mobiliario de oficina
-Estanterías y archivadores
-Programas informáticos de gestión
-Recepción utilizará software para la gestión de las habitaciones, reservas, incidencias, control de inventario, personal, registro de clientes en base de datos, registro de clientes en la policía, reclamaciones,etc.