MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 40 2020...Surat permohonan izin/pemberitahuan harus diajukan dan ditetapkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pegawai yang bersangkutan

MENTERI KEUANGANREPUBLIK INDONESIA

SURAT EDARANNOMOR SE-40/MK.1/2020

TENTANG

PENGGUNAAN MODUL LAYANAN SUMBER DAYA MANUSIAPADA OFFICE AUTOMATION KEMENTERIAN KEUANGAN

Yth. 1. Para Pimpinan Unit Organisasi Eselon I/Pimpinan Unit Organisasi non-Eselonyang bertanggung jawab langsung kepada Menteri Keuangan

2. Para Pengelola Kepegawaian3. Para Pegawaidi lingkungan Kementerian Keuangan

A. UmumDalam rangka memberikan kemudahan bagi seluruh Pejabat/Pegawai, Kementerian

Keuangan (Kemenkeu) telah mengembangkan modul layanan Sumber Daya Manusia (SDM)berbasis teknologi informasi pada Office Automation Kemenkeu atau aplikasi e-Kemenkeuyang mencakup proses digitalisasi kegiatan organisasi yang bersifat umum, kolaboratif, dankomunikatif dan dilakukan oleh seluruh pegawai Kemenkeu. Guna menjamin keseragamanpenggunaan modul tersebut, perlu menetapkan Surat Edaran tentang Penggunaan ModulLayanan Sumber Daya Manusia pada Office Automation Kementerian Keuangan.

B. Maksud dan TujuanSebagai pedoman bagi seluruh Pejabat/Pegawai di lingkungan Kemenkeu untuk

mengakses modul layanan SDM pada Office Automation Kemenkeu serta bagiPejabat/Pegawai di lingkungan Kemenkeu yang ditunjuk sebagai Unit Pengelola SDM(UPSDM) baik di kantor pusat maupun unit vertikal dalam rangka meningkatkan efektivitasdan efisiensi penggunaan modul layanan SDM.

C. Ruang LingkupSurat Edaran ini memuat ketentuan penggunaan modul layanan SDM pada Office

Automation Kemenkeu, pemeliharaan data SDM oleh UPSDM, dan penanganan kendalapenggunaan modul layanan SDM pada Office Automation Kemenkeu.

D. Dasar1. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil

sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentangPerubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang ManajemenPegawai Negeri Sipil;

2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 539/KMK.01/2019 tentang PelimpahanKewenangan Menteri Keuangan dalam Bentuk Mandat kepada Pejabat di LingkunganSekretariat Jenderal;

3. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 125/KMK.01/2020 tentang Implementasi InisiatifStrategis Program Reformasi Birokrasi dan Transformasi Kelembagaan KementerianKeuangan sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Menteri Keuangan Nomor424/KMK.01/2020 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Keuangan Nomor125/KMK.01/2020 tentang Implementasi Inisiatif Strategis Program Reformasi Birokrasidan Transformasi Kelembagaan Kementerian Keuangan.

%5b@NomorND%5d


E. Ketentuan1. Ketentuan Umum

a. Layanan SDM pada Office Automation Kemenkeu memuat modul yang terdiri atas:1) Modul Informasi Pegawai2) Modul Kehadiran Pegawai;3) Modul Cuti; dan4) Modul Izin ke Luar Negeri.

b. Pegawai menggunakan modul layanan SDM pada Office Automation Kemenkeudengan mengakses laman https://office.kemenkeu.go.id/ atau melalui aplikasi e-Kemenkeu yang dapat diunduh melalui play store atau app store.

2. Penggunaan Modul Informasi Pegawaia. Pegawai dapat menggunakan modul informasi pegawai pada Office Automation

Kemenkeu untuk melengkapi dan memutakhirkan data kepegawaian yang digunakandalam penggunaan layanan SDM dan layanan lainnya di lingkungan Kemenkeu.

b. Pegawai berkewajiban untuk memastikan data pribadi SDM dalam Sistem InformasiKepegawaian Kemenkeu telah updated sesuai dengan ketentuan dalam SuratEdaran Nomor SE-20/MK.1/2019 tentang Pelaksanaan Pemeliharaan Data SDMpada Human Resources Information System bagi Seluruh Pegawai di LingkunganKementerian Keuangan.

c. Dalam melakukan update data pribadi, pegawai dapat mengunggah dokumensebagai bukti dukung sesuai dengan ketentuan dalam Surat Edaran Nomor SE-24/MK.1/2018 tentang Pengunggahan Softcopy Dokumen Kepegawaian ke dalamHuman Resource Information System bagi Seluruh Pegawai Aparatur Sipil Negara diLingkungan Kementerian Keuangan.

3. Penggunaan Modul Kehadiran Pegawaia. Pegawai melakukan pengisian presensi sesuai ketentuan jam kerja yang berlaku di

Kemenkeu melalui Office Automation Kemenkeu atau aplikasi e-Kemenkeu.b. Pegawai yang mendapatkan penugasan tidak diwajibkan melakukan presensi

melalui Office Automation Kemenkeu atau aplikasi e-Kemenkeu yang dibuktikandengan surat tugas dan dinyatakan bahwa pegawai tersebut tidak diwajibkanmelakukan presensi melalui Office Automation Kemenkeu atau aplikasi e-Kemenkeu.

c. Pegawai dan atasan langsung melakukan pemantauan terkait pengisian presensisebagaimana dimaksud pada huruf a melalui Office Automation Kemenkeu atauaplikasi e-Kemenkeu.

d. Pegawai yang mengajukan surat permohonan izin/pemberitahuan tidak masukbekerja, terlambat masuk bekerja (TL), pulang sebelum waktunya (PSW), tidakberada di tempat tugas, tidak mengganti waktu keterlambatan, dan/atau tidakmengisi presensi/daftar hadir, diharuskan mengajukan surat permohonanizin/pemberitahuan secara online menggunakan modul kehadiran pada OfficeAutomation Kemenkeu disertai dengan bukti dukung.

e. Persetujuan surat izin/pemberitahuan dilakukan oleh:1) atasan langsung, untuk surat permohonan izin/pemberitahuan TL, PSW, tidak

berada di tempat tugas, tidak mengganti waktu keterlambatan, dan/atau tidakmengisi presensi/daftar hadir; dan

2) atasan dari atasan langsung, untuk surat permohonan izin/pemberitahuan tidakmasuk bekerja.


f. Surat permohonan izin/pemberitahuan harus diajukan dan ditetapkan paling lambat 3(tiga) hari kerja setelah pegawai yang bersangkutan tidak masuk bekerja, TL, PSW,tidak berada di tempat tugas, tidak mengganti waktu keterlambatan, dan/atau tidakmengisi presensi/daftar hadir.

4. Penggunaan Modul Cutia. Cuti Tahunan

1) Pengajuan Cuti Tahunan dapat dilakukan paling lambat pada tanggal mulaipelaksanaan cuti.

2) Cuti Tahunan dapat diajukan minimal 1 (satu) hari kerja dan dapat diajukansecara penuh atau setengah hari (pagi atau siang) dengan mengikuti ketentuanyang terdapat dalam Office Automation Kemenkeu.

3) Sisa kuota cuti tahunan yang berjumlah setengah hari akan diperhitungkansebagai pemotongan cuti tahunan 1 (satu) hari kerja pada perhitungan kuota cutiuntuk tahun berikutnya.

4) Pegawai yang melaksanakan Cuti Tahunan Setengah Hari wajib melakukanpengisian daftar hadir sesuai ketentuan sebagai berikut:a) Cuti Setengah Hari Pagi: mengisi daftar hadir masuk bekerja paling lambat

pukul 12.30 dan mengisi daftar hadir pulang bekerja paling cepat pukul 17.00.b) Cuti Setengah Hari Siang: mengisi daftar hadir masuk bekerja paling lambat

pukul 07.30 dan mengisi daftar hadir pulang bekerja paling cepat pukul 12.00.5) Pegawai yang melaksanakan Cuti Tahunan Setengah Hari dikenakan potongan

tunjangan 0% per hari kerja sebagaimana berlaku bagi Cuti Tahunan dandikecualikan dari ketentuan flexy time.

6) Bagi Pegawai yang melaksanakan Cuti Tahunan Setengah Hari, pemotonganTunjangan bagi pegawai yang TL dilakukan sebagai berikut:

Waktu Cuti Tingkat TL Waktu Masuk Bekerja Persentase Potongan

Cuti Pagi

TL 1 12.31 s.d. < 13.01 1%TL 2 13.01 s.d. < 13.31 1,25%TL 3 ≥ 13.31 dan/atau tidak mengisi

daftar hadir masuk bekerja2,5%

Cuti Siang

TL 1 07.31 s.d. < 08.01 1%TL 2 08.01 s.d. < 08.31 1,25%TL 3 ≥ 08.31 dan/atau tidak mengisi

daftar hadir masuk bekerja2,5%

7) Bagi Pegawai yang melaksanakan Cuti Tahunan Setengah Hari, pemotonganTunjangan bagi pegawai yang PSW dilakukan sebagai berikut:

Waktu Cuti Tingkat PSW Waktu Pulang Bekerja Persentase Potongan

Cuti Pagi

PSW 1 16.31 s.d. < 17.00 0,5%PSW 2 16.01 s.d. < 16.31 1%PSW 3 15.31 s.d. < 16.01 1,25%PSW 4 < 15.31 dan/atau tidak mengisi

daftar hadir pulang bekerja2,5%

Cuti SiangPSW 1 11.31 s.d. < 12.00 0,5%PSW 2 11.01 s.d. < 11.31 1%PSW 3 10.31 s.d. < 11.01 1,25%


PSW 4 < 10.31 dan/atau tidak mengisidaftar hadir pulang bekerja

2,5%

8) Pegawai yang melaksanakan Cuti Tahunan Setengah Hari tidak berhak atasuang makan dan uang lembur.

9) Persetujuan Cuti Tahunan diberikan oleh atasan langsung atau pejabat lainnyasesuai dengan pelimpahan wewenang di masing-masing Unit Eselon I dan nonEselon.

b. Cuti Sakit1) Pengajuan Cuti Sakit dapat dilakukan paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah

tanggal selesai pelaksanaan cuti.2) Pengajuan Cuti Sakit dilengkapi dengan dokumen pendukung sebagaimana

disebutkan pada Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor SE-15/MK.1/2018tentang Pelaksanaan Cuti bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan KementerianKeuangan.

3) Persetujuan cuti sakit diberikan oleh:a. Atasan langsung, untuk permohonan cuti sakit sampai dengan 3 (tiga) hari

kerja;b. Atasan langsung dan atasan dari atasan langsung, untuk permohonan cuti

sakit lebih dari 3 (tiga) hari kerja; atauc. Pejabat lainnya sesuai dengan pelimpahan wewenang di masing-masing Unit

Eselon I dan non Eselon.c. Cuti Besar

1) Pengajuan Cuti Besar dapat dilakukan paling lambat pada tanggal mulaipelaksanaan cuti.

2) Pengajuan Cuti Besar dilengkapi dengan dokumen pendukung sebagaimanadisebutkan pada Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor SE-15/MK.1/2018tentang Pelaksanaan Cuti bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan KementerianKeuangan.

3) Persetujuan Cuti Besar diberikan oleh:a. Atasan langsung, untuk permohonan Cuti Besar dengan alasan menunaikan

ibadah Haji yang pertama dan kelahiran anak keempat dan seterusnya;b. Atasan langsung dan atasan dari atasan langsung, untuk permohonan Cuti

Besar dengan alasan lainnya; atauc. Pejabat lainnya sesuai dengan pelimpahan wewenang di masing-masing Unit

Eselon I dan non Eselon.

d. Cuti Karena Alasan Penting1) Pengajuan Cuti Karena Alasan Penting dapat dilakukan paling lambat 5 (lima)

hari kerja setelah tanggal selesai pelaksanaan cuti.2) Pengajuan Cuti Karena Alasan Penting dilengkapi dengan dokumen pendukung

sebagaimana disebutkan pada Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor SE-15/MK.1/2018 tentang Pelaksanaan Cuti bagi Pegawai Negeri Sipil di LingkunganKementerian Keuangan.


3) Persetujuan Cuti Karena Alasan Penting untuk alasan menemani istri melahirkandiberikan oleh:a. Atasan langsung, untuk permohonan Cuti Karena Alasan Penting sampai

dengan 10 (sepuluh) hari kerja;b. Atasan langsung dan atasan dari atasan langsung, untuk permohonan Cuti

Karena Alasan Penting lebih dari 10 (sepuluh) hari kerja; atauc. Pejabat lainnya sesuai dengan pelimpahan wewenang di masing-masing Unit

Eselon I dan non Eselon.4) Persetujuan Cuti Karena Alasan Penting untuk alasan selain menemani istri

melahirkan diberikan oleh:a. Atasan langsung, untuk permohonan Cuti Karena Alasan Penting sampai

dengan 5 (lima) hari kerja;b. Atasan langsung dan atasan dari atasan langsung, untuk permohonan Cuti

Karena Alasan Penting lebih dari 5 (lima) hari kerja; atauc. Pejabat lainnya sesuai dengan pelimpahan wewenang di masing-masing Unit

Eselon I dan non Eselon.e. Cuti Melahirkan

1) Pengajuan Cuti Melahirkan dapat dilakukan paling lambat pada tanggal mulaipelaksanaan cuti.

2) Pengajuan Cuti Melahirkan dilengkapi dengan dokumen pendukung sebagaimanadisebutkan pada Surat Edaran Menteri Keuangan Nomor SE-15/MK.1/2018tentang Pelaksanaan Cuti bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan KementerianKeuangan.

3) Persetujuan Cuti Melahirkan diberikan oleh atasan langsung atau pejabat lainnyasesuai dengan pelimpahan wewenang di masing-masing Unit Eselon I dan nonEselon.

f. Cuti yang akan dijalankan di luar negeri1) Pengajuan cuti yang akan dijalankan di luar negeri dapat dilakukan paling lambat

sesuai dengan ketentuan pengajuan cuti pada huruf a, b, c, d, dan e.2) Pejabat yang berwenang memberikan persetujuan cuti yang dijalankan di luar

negeri menindaklanjuti permohonan cuti yang dijalankan di luar negeri padaOffice Automation Kemenkeu.

g. Bagi pejabat struktural yang mengajukan permohonan cuti, penunjukan PejabatPelaksana Harian (Plh.) dapat dilakukan melalui Office Automation Kemenkeu.

h. Pengelola CutiPimpinan unit Eselon I dan non Eselon menunjuk Pengelola Cuti dengan tugas antaralain:1) melakukan pengawasan dan pengaturan atas pelaksanaan cuti secara online

pada masing-masing Unit Kelola;2) menetapkan permohonan cuti yang telah disetujui oleh Pejabat yang Berwenang

memberikan persetujuan;3) melakukan penundaan permohonan cuti yang telah disetujui jika terdapat alasan

yang mendukung;4) membatalkan cuti yang telah ditetapkan jika terdapat alasan yang mendukung;5) melakukan pemutakhiran (updating) kuota cuti Pegawai disertai dengan informasi

pendukung; dan


6) melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan cuti.

5. Penggunaan Modul Izin ke Luar Negeria. Pengajuan Izin ke Luar Negeri dapat dilakukan paling lambat pada tanggal mulai

pelaksanaan izin.b. Pengajuan Izin ke Luar Negeri dilengkapi dengan dokumen pendukung yang

diperlukan.c. Persetujuan Izin ke Luar Negeri diberikan oleh atasan langsung atau Pejabat lainnya

sesuai dengan pelimpahan wewenang di masing-masing Unit Eselon I dan nonEselon.

d. Pejabat yang berwenang menetapkan izin ke luar negeri menindaklanjuti permohonanizin ke luar negeri pada Office Automation Kemenkeu.

6. Dalam hal modul layanan SDM pada Office Automation Kemenkeu mengalami gangguan,tidak dapat diakses (offline), dan/atau kondisi lainnya sehingga menimbulkan kendaladalam pengajuan surat permohonan izin/pemberitahuan tidak masuk bekerja, TL, PSW,tidak berada di tempat tugas, tidak mengganti waktu keterlambatan, dan/atau tidakmengisi daftar hadir serta pengajuan cuti dan izin luar negeri pada Office AutomationKemenkeu, maka pegawai dapat membuat surat keterangan permohonanizin/pemberitahuan, cuti, dan/atau izin ke luar negeri dalam bentuk softcopy menggunakanaplikasi Nadine Kemenkeu atau secara manual dalam bentuk hardcopy yangditandatangani oleh atasan langsung atau pejabat lainnya yang berwenang.

7. Dalam hal terdapat dinamika/kebutuhan organisasi, penggunaan modul layanan SDMpada Office Automation Kemenkeu sebagaimana dimaksud pada ketentuan angka 1dalam Surat Edaran ini, dapat dilaksanakan sesuai dengan petunjuk penggunaan (usermanual) modul dimaksud yang disusun oleh Sekretariat Jenderal c.q. Biro SDMberkoordinasi dengan Pusat Sistem Informasi dan Teknologi Keuangan (Pusintek).

8. Petunjuk penggunaan modul layanan SDM pada Office Automation Kemenkeusebagaimana dimaksud pada angka 7 secara visual dapat diakses melaluihttp://media.office.kemenkeu.go.id/ .

9. Pemeliharaan data SDM dilakukan oleh UPSDM, dengan tugas:a. pengadministrasian dokumen kepegawaian seperti surat permohonan

izin/pemberitahuan, surat izin cuti, surat tugas, dan lain sebagainya;b. verifikasi data kehadiran pegawai;c. monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengajuan dokumen kepegawaian seperti surat

permohonan izin/pemberitahuan, surat izin cuti, dan lain sebagainya;d. pelaksanaan pemeliharaan data kehadiran pegawai pada unit organisasinya masing-

masing; dane. pemutakhiran data dan verifikasi serta validasi usulan pemutakhiran data SDM

pegawai.

10. Dalam hal terdapat kendala dalam penggunaan modul layanan SDM pada OfficeAutomation Kemenkeu, dapat menghubungi saluran sebagai berikut:a. Pusat Kontak Layanan Kemenkeu PRIME (pada hari kerja pukul 08.00 s.d. 16.00

WIB) melalui:1) telepon dengan kode akses 134 yang dapat dihubungi melalui sambungan tetap

maupun telepon seluler;2) surat elektronik dengan alamat [email protected]; dan

http://media.office.kemenkeu.go.id/


3) layanan Hubungi Kami pada situs web Kementerian Keuangan(www.kemenkeu.go.id).

b. Service Desk Pusintek (24 jam/7 hari) yang dapat dihubungi melalui telepon (021)3451165, 29225900, 3449230 ekstensi 4100 atau layanan pengaduan mandiri melaluiportal servicedesk.kemenkeu.go.id.

F. Penutup1. Para pimpinan unit organisasi Eselon I dan pimpinan unit organisasi non-Eselon yang

bertanggung jawab langsung kepada Menteri Keuangan, agar melaksanakan SuratEdaran ini dengan sebaik-baiknya dan penuh tanggung jawab, serta melakukanpemantauan atas pelaksanaan Surat Edaran ini di lingkup masing-masing unit.

2. Ketentuan dalam Surat Edaran ini mulai berlaku pada tanggal 10 Desember 2020 padaseluruh kantor pusat di lingkungan Kemenkeu.

3. Ketentuan dalam Surat Edaran ini mulai berlaku serentak dan diimplementasikan olehseluruh unit baik pusat maupun vertikal di lingkungan Kemenkeu pada tanggal 2 Januari2021.

4. Seluruh pejabat dan pegawai dapat menggunakan seluruh fitur yang ada dalam modullayanan SDM pada Office Automation Kemenkeu dan aplikasi e-Kemenkeu. Dalam halterdapat pengembangan fitur dalam modul layanan SDM dimaksud, maka seluruhpejabat dan pegawai dapat menggunakan fitur tersebut.

5. Ketentuan dalam Surat Edaran Nomor SE-4/MK.1/2018 tentang Mekanisme Izin ke LuarNegeri Secara Online di Lingkungan Kementerian Keuangan dan Surat Edaran NomorSE-4/MK.1/2019 tentang Mekanisme Cuti secara Online di lingkungan KementerianKeuangan yang tidak bertentangan dengan Surat Edaran ini, tetap berlaku.

Demikian kami sampaikan, untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 07 Desember 2020

a.n. MENTERI KEUANGANSEKRETARIS JENDERAL,

Ditandatangani secara elektronik

HADIYANTO Tembusan:1. Menteri Keuangan2. Wakil Menteri Keuangan

%5b@TanggalND%5d%5b@tipettd%5d[@Tembusan][@Tembusan]

2020-12-07T08:12:11+0000

Documents

MENTERI KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA 40 2020...Surat permohonan izin/pemberitahuan harus diajukan dan ditetapkan paling lambat 3 (tiga) hari kerja setelah pegawai yang bersangkutan