Standard Operating Procedures

Istilah

Prosedur Operasional Standar prosedur operasi yang baku PROTAP atau Prosedur Tetap Safe Work Instructions, Safe Operating

Procedures, Standard Working Procedures, Medi Procedures

SOP

prosedur kerja yang dilakukan secara benar dan konsisten

pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi.

SOP: asal usul

SOP medik, penanganan pasien, kesehatan, teknik, lingkungan dan penyelamatan

SOP Tugas rutin yang mengandung resiko SOP penanggulangan kebakaran, pilot

pesawat terbang

Definisi

International Conference on Harmonisation (ICH)“Detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function”

Definisi

Rudi M Tambunan:SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis

Untuk siapa SOP dibuat?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager

SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawas pekerjaan tsb

Kapan SOP disusun?

SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.

SOP digunakan utk menilai apakah pekerjaan tsb sudah dilakukan dgn baik atau tidak.

Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.

Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja

Mintakan masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur

Sepanjang apa SOP disusun?

Tidak ada aturan yg membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yg berbeda, dgn tetap harus lengkap dan akurat

Walau demikian, SOP yg ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana, dengan demikian sebuah prosedur kerja yg panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (seperti dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian)

Siapa yang menyusun SOP?

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yg terdiri atas:Penulis SOP (author)Pelaksana di lapangan (employee)Pengawas lapangan (supervisor)Atasan pengawas (manager)

Persiapan SOP

SOP disusun tim penyusun SOP yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya

SOP harus tertulis, menjelaskan secara singkat langkah demi langkah dan dalam tampilan yang mudah dibaca dan dipahami.

Jenis SOP

Sederhana : langkah-langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan

Hirarki : dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten.

Flowcharts yang berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan.

Bentuk SOP

Dokumen tertulis Diagram atau alur kerja (flow chart)

Standard Operating Procedures:

Kedudukannya dalam Organisasi dan Manajemen

Organisasi

Organisasi adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang tergabung karena ketertarikan, minat, dan niat yang sama yang kemudian secara sah membentuk badan sebagai wadah untuk mencapai tujuan bersama (Siagian,2006)

Tagline Organisasi ideal:(dari berbagai sumber)

Organisasi tanpa Visi dan Misi adalah bagai orang buta yang harus berjalan di daerah berbatu dan terjal yang belum dikenalnya

Visi dan Misi adalah pemandu utama ke arah mana Organisasi akan dibawa

Perwujudan Visi dan Menjalankan misi dicapai secara bertahap melalui tujuan, sebagai milestone atas pencapaian organisasi dalam jangka waktu lebih pendek dari Visi

Tagline Continued:

Tujuan Organisasi dicapai melalui berbagai aktivitas operasional dan manajerial

Untuk menciptakan kesamaan pemahaman terhadap aktivitas organisasi, prosedur operasi harus dibakukan dengan menetapkan Standard Operating Procedures

Conclusion I: SOP adalah operasional day by day dalam mewujudkan Visi dan menjalankan misi

Aktivitas Operasional dan Manajemen dalam Organisasi untuk Mewujudkan

Visi

Planning & decision makingSumber Daya

Organisasi· Sumber Daya Fisik/Alam· Informasi· Sumber Daya Manusia· Modal

Con

trol

ling

LeadingO

rganizing

Fungsi-fungsi Manajemen

Tujuan Organisasi

EfektifEfisien

Menjalankan MisiMewujudkan

Visi

Aktivitas

Operasi

Dituangkan dalam

Prosedur yang dibakukan

melalui SOP

Faktor Essential Organisasi dalam penyusunan SOP

Terkait dengan Keputusan, maka dalam penyusunan SOP yang efektif harus merujuk pada struktur organisasi. Kelemahannya adalah tidak fleksible, berubah organisasi, berubah SOP

Terkait dengan fleksibilitas, maka penyusunan SOP yang efektif harus disusun dengan memperhatikan fungsi organisasi atau proses bisnis yang ada dalam organisasi

Conclusion II: Dalam penyusunan SOP harus memperhatikan dan berdasarkan pada Struktur Organisasi dan Proses Bisnis (Fungsi organisasi)

Standard Operating Procedures:

dalam Kerangka Sistem Mutu

Pengertian Mutu

Vincent Gaspersz (1997) mendefinisikan mutu secara konvensional yang menggambarkan karakteristik langsung dari suatu produk seperti performansi, keandalan, mudah dalam penggunaan, estetika dan sebagainya

Menurut standard internasional ISO 8402. Mutu adalah: “ The totality of characteristics of an entity that bear on its ability to satisfy stated or implied needs” (Totalitas dari karakteristik suatu produk yang menunjukkan kemampuannya dalam memuaskan kebutuhan yang ditentukan atau yang tersirat “

Tagline untuk Mutu

Mutu sering diartikan sebagai memenuhi keinginan pelanggan (customer need)

Produk yang kurang (“less than”) memenuhi persyaratan pelanggan di anggap mutunya jelek. Kadang menggoda untuk menyimpulkan bahwa melebihi harapan pelanggan (“more than”) dalam memberikan mutu yang dipersyaratkan dapat menimbulkan kesulitan atau ketidakmungkinan untuk memenuhinya secara terus-menerus secara konsisten.

Conclusion: Quality is conformance to agreed requirements” No less – no more

Manajemen Mutu

Menurut standard internasional ISO 8402:Seluruh aktivitas dari fungsi-fungsi

manajemen yang menentukan kebijakan mutu, sasaran mutu dan tanggungjawab manajemen. Keseluruhannya diimplementasikan menggunakan alat-alat seperti rencana mutu, kendali mutu, pemastian mutu dan perbaikan mutu dalam kerangka sistem mutu

FungsiManajemen Mutu yang terkenal adalah: PDCA Plan, Do, Check, and Act

Sistem Mutu

Dalam vocabulary ISO 8402 sistem mutu (quality system) didefinisikan sebagai :“The organisation structure, procedures,

processes and resources needed to implement quality management.” (Struktur organisasi, prosedur, proses dan sumberdaya yang diperlukan untuk menerapkan manajemen mutu)

Dokumentasi dalam Sistem Mutu

Setiap kita membaca klausul-klausul dalam sistem mutu, semua klausul dalam sistem mutu manapun (seperti ISO) mempersyaratkan adanya prosedur terdokumentasi. Ini menunjukkan bahwa dokumentasi sistem mutu merupakan hal yang sangat penting dalam penerapan sistem mutu tersebut. Berbicara tentang sistem mutu maka kita berbicara tentang standar, yaitu standar sistem maupun standar hasil. Suatu standar berfungsi untuk memberikan panduan agar semua orang bekerja sesuai dengan metoda tertentu atau menghasilkan sesuatu dengan spesifikasi tertentu

Tagline SOP dalam Mutu

SOP dalam sistem mutu adalah bagian dari dokumentasi dari prosedur, sesuai dengan prinsip:

“Tulis apa yang dikerjakan, kerjakan apa yang ditulis”

Dokumentasi yang efektif haruslah :

1. Mendeskripsikan bagaimana operasional suatu organisasi dalam lingkup sistem mutu.

2. Menunjukkan kepada kastemer dan karyawan bahwa perusahaan peduli dengan pencapaian mutu dan memiliki suatu sistem mutu untuk mencapai keberhasilan.

3. Mendorong tindakan-tindakan yang konsisten dan pemahaman-pemahaman yang sama di seluruh organisasi.

4. Mengkomunikasikan instruksi-instruksi, informasi dan juga perubahan-perubahan yang disepakati dalam sistem mutu.

5. Memungkinkan anggota-anggota organisasi bekerja lebih efektif dan produktif.

6. Menyakinkan bahwa aktivitas-aktivitas organisasi dapat berlanjut efektif selama periode dimana orang yang bertanggung jawab tidak ditempat.

7. Memungkinkan pemeriksaan (audit) sistem mutu untuk mem-verifikasi efektivitasnya.

“SOP sebagai dokumen dari prosedur operasi agar disebut efektif harus memenuhi unsur-unsur tersebut di atas”

Menyusun SOP yang Efektif

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)30

Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau

tepat

Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar

atau tepat

SOP yang efektif adalah:

SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi

Memenuhi kriteria manual SOPMemahami Hambatan-hambatan dalam

penyusunan dan implementasi SOP

7 Kriteria Manual SOP32

SpecificLengkap prosedurJelas dan mudah dipahamiLayak Terap (Applicable)ControllableLayak AuditLayak Ubah (Changeable and flexible)

Spesifik33

Penyusunan SOP harus khas dan spesifik, sesuai dengan kebutuhan organisasi

Penyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat

Lengkap prosedur34

Lengkap untuk prosedur tertentu, dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan

Jelas dan Mudah35

Dapat dicerna dengan baikTidak menimbulkan banyak tafsiran

Layak Terap36

Dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi

Controllable37

Dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi

Layak Ubah38

Mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.

Hambatan-hambatan dalam Penyusunan SOP

Hambatan Organisasional(aspek Gaya Manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi)

Hambatan OperasionalKaraktersitik Operasional (Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan Operasional), Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional (Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan operasional yang luas yang berbeda standar)

Cont’d40

Hambatan ManajerialVisi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial (terhadap perubahan bisnis atau lingkungan bisnis), dan tekanan Manajerial,

Hambatan PersonalTidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, Tidak memiliki Motivasi, dan Memiliki Kepentingan Pribadi

Tips

41

Selalu bayangkan siapa pengguna SOPSebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur

tsbGunakan prinsip “Ceritakan apa yg akan Anda ceritakan,

kemudian ceritakan”Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar

topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan) Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjangKomplit: semua informasi penting yg digunakan untuk

menjalankan kegiatanObyektif: berisikan fakta, bukan pendapatKoheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk

menjalankan kegiatan

Cont’d42

Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif

Buat draft terlebih dahuluKoreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan

apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki

Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Cont’d43

Panjang vs PendekPanjang:Gunakan lap biasa utk membersihkan kotoran dan

noda dari mesin, atau keringkan dgn lap tebal jika ada bagian yg basah

Pendek:Bersihkan kotoran dan noda dari mesin

a. Gunakan lap biasa utk menghilangkan kotoranb. Gunakan lap tebal utk mengeringkan bagian yg basah

Cont’d44

Jelas vs Tidak JelasTidak jelas:

Berat dari afal yg dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi

Jelas:Catat berat afal yg dihasilkan di buku laporan

hasil produksi

Cont’d45

Bertele-tele vs RingkasBertele-tele:

Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yg pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yg berbeda warnanya

Ringkas:Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta

warna lain

Tingkat Rincian46

Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur

Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul

Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti

Format SOP

Nama modul Tujuan Ruang lingkup Referensi/Pedoman Sarana Prosedur kerja Flowchart

Flowchart : diagram alir

menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain

Diagram alir ini akan menunjukkan alur di dalam program secara logis

Diagram alir ini selain dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi

Flowchart : diagram alir

Diagram alir digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah

Setiap kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit

Setiap diagram alir harus dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir

Gunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol-simbol: diagram alir

Mulai

Decision:

Proses :

Penguhubung Prosedur berbeda halaman/ Off-Page Connector

Penguhubung Prosedur dalam satu halaman On-Page Connector

Dokumen:

Multidokumen

Kegiatan Manual

Data:

Input Manual:

Kartu:

Simbol,Bagan Arus KegiatanRincian prosedur

Tampilan

Penghubung

Penggabungan

Arsip Tetap

Pemaduan

Sortir

Delay

Penguraian

Arsip sementara

Pilihan Langkah/Or

Simbol Diagram Alir: Garis Penghubung

Alur Garis Penghubung tanpa tanda panah (berbagai arah): pada umumnya dijadikan garis yang sejajar, seperti koordinasi, monitoring, dll

Alur Garis Penghubung dengan tanda panah (berbagai arah): Dimaksudkan sebagai urutan berikut dari prosedur

Simbol Bagan Arus Penyimpanan

Pita tertanda:

Data tersimpan/Stored Data

Disket Magnetik

Penyimpanan Internal

Disrect Acces Storage

Sequential Acces Storage

Terima kasih atas perhatiannya