MENYUSUN/MEMBUAT SURAT (KORESPONDENSI)

Definisi :

• Korespondensi adalah salah satu bentuk komunikasi dengan menpergunakan surat sebagai alat.

• Suara adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada phak lain untuk menyampaikan berita.

• Komunikasi adalah proses penyampaian pendapat, pesan atau lambang yang mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan.

• Jadi korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang etiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.

Untuk kelancaran komunikasi tertulis, maka prinsip yang harus diterapkan

1. Completeness (lengkap)2. Conciseness (ringkas)3. Consideration (pertimbangan)4. Concreteness (konkrit)5. Clarity (jelas)6. Coutesy (sopan)7. Correctness (benar)

Fungsi Surat

1. Wakil dari pengirim/penulis2. Bahan pembukti3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih

lanjut.4. Alat pengukur kegiatan organisasi.5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abtrak)

Syarat Surat

1. Obyektif bukan subyektif.2. Sistematis susunan isi surat3. Singkat, tidak bertele-tele4. Jelas, kepada siapa, darimana, tentang apa.5. Lengkap isinya.6. Sopan7. Wujud fisik yang menarik (kwalitas kertas,

bentuk surat dan ketikan, dsb).

Syarat penulis surat

1. Menguasai permasalahan.2. Menguasai bahasa tertulis.3. Memiliki pengetahuan tentang surat

menyurat

MACAM - MACAM SURAT

1. Menurut wujudnya :a. Kartu Pos.b. Warkat Pos.c. Surat Bersampuld. Memorandum dan Nota.e. Telegram.f. Surat pengantar

2. Menurut tujuannya.a. Surat Pemberitahuan.b. Surat Perintah.c. Surat Permintaan.d. Surat Peringatan.e. Surat Panggilan.f. Surat Susulan.g. Surat Keputusan.h. Surat Laporan.i. Surat Perjanjian.j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.

3. Menurut sifat isi dan asalnya.a. Surat Dinas.b. Surat Niaga.c. Surat Pribadi.d. Surat yang isinya masalah sosial.

4. Menurut jumlah penerima :a. Surat biasa, untuk satu orang (pejabat/org.)b. Surat edaran, untuk beberapa orang (pejab/ organisasi)c. Surat pengumumam, untuk kel. Masy.

5. Menurut Keamanan isinyaa. Surat Sangat Rahasiab. Surat Rahasia.c. Surat Biasa.

6. Menurt urgensi penyelesaiannyaa. Surat sangat segera.b. Surat segera.c. Surat biasa.

7. Menurut Prosedur pengurusannya.a. Surat masuk.b. Surat keluar.

8. Menurut jangkauannyaa. Surat intern.b.Surat ekstern

Bahasa Surat harus praktis

1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat.

2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut.3. Kata yang dipergunakan :

a. Sederhanab. Umumc. Bukan kata daerah, asing, dll.

4. Gaya Bahasa.

Langkah-langkah dalam Menyusun Surat

1. Menentukan tujuan.2. Mengadakan pencatatan (inventarisasi)

terhadap masalah-masalah yang akan dikemukakan di dalam surat, termasuk mengumpulkan referensinya.

3. Menyusun masalah secara sistematis sesuai dengan kaitan dan urutan masalahnya.

4. Menguraikan/menjabarkan ke dalam kalimat atau konsep.

Menyusun surat anjuran/saran

1. Agar penyusun surat menempatkan diri sebagai pihak yang akan menerima agar dapat membayangkan apa sekiranya yang akan terjadi seandainya penyusun menerima surat tersebut.

2. Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat, kalau penyusun sedang dalam keadaan “tidak konsentrasi”.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat yang benar-benar baik dan sempurna

1. Bahasa.2. Bagian surat.3. Bentuk surat dan teknik pengetikannya.4. Penyusunan isi surat

Bagian Surat dan Fungsinya

1. Kepala surat (heading, letter head), dengan fungsi :a. Alat pengenalb. Alat pemberian informasi.c. Iklan, pada kantor-kantor tertentu.

2. Tanggal Surat, berfungsi sebagai.a. Referensi.b. Alat pemberian informasi.c. Iklan, pada kantor-kantor tertentu.

3. Nomor surat, dengan fungsi :a. Alat petunjuk bagi petugas filing.b. Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode tertentu.c. Penunjuk unit asal surat.d. Referensi.e. Lampiran

4. Perihal, dengan fungsi.a. Referensi.b. Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan.c. Petunjuk bagi petugas filing.

5. Alamat dalam, berfungsi sebagai :a. Petunjuk bagi petugas filing.b. Petunjuk kemana surat harus disampaikan.c. Alamat luar, kalau menggunakan amplop berjeda.

6. Salam pembuka, tidak digunakan dalam surat resmi.7. Isi surat.8. Salam penutup, tidak digunakan dalam surat resmi.9. Nama Jabatan (penutup surat) berfungsi sebagai

a. Identitas penanggung jawab.b. Petunjuk bagi petugas filing.

10. Initial adalah kode nama (singkatan nama) pembuatan konsep dan pengetikan. Berfungsi memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

11. Tembusan.

Isi Surat

1. Paragraf pembuka.2. Paragraf-paragraf uraian.3. Paragraf penutup.

Kegiatan Surat Menyurat

1. Pendiktean.2. Melatinkan.3. Transkripsi.4. Pengetikan.5. Mengoreksi.6. Menandatangani surat.7. Menggandakan.8. Menghitung.

Bentuk-Bentuk Surat

1. Resmi/Official Style.2. Lurus Penuh/Full Block Style.3. Lurus/Modifield Block Style.4. Setengah Lurus/ Semi Blok Style,5. Sederhana /Simplified Style.6. Lekuk/Indented Style7. Alina menggantung (Hanging Paragraf.8. Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat.

PEMBETULAN (REVISI KONSEP)No. TANDA KOREKSI ARTI Naskah yang harus

dikoreksi1.

Bentuk-Bentuk Surat1. Resmi Official Style

Kapala Surat (1)

Tanggal (2)Nomor (3)Lampiran (4)Hal (Perihal) (5)

Alamat (6)

Salam Pembuka (7)

Isi Surat (8)

Salam Penutup (9)Tanda Tangan (10)Nama Terang (11)

NIP (12)Tembusan (13)Inisial (tanda sandi (14)