AGENDA PROYEK PERUBAHANMATA DIKLAT MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

Bahan Tayang Diklat pim Tingkat III / IV

Badan Pendidikan dan PelatihanProvinsi Jawa Timur

2014

2

DIKLATPIM POLA BARU

2014 =

DIKLAT PEMBAHARUAN

MEMBANGUN PEMIMPIN

PERUBAHAN(Tuntutan Permen PAN &RB 10/2011

Ttg Program Manajemen Perubahan)

MENDIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN ORGANISASI

MERANCANG PERUBAHAN ORGANISASI

MENGIMPLE MENTASIKAN RANCANGAN PERUBAHAN ORGANISASI

MENGKOMUNIKASIKAN

PERMASALAHAN DGN

STAKEHOLDERS

MENYAJIKAN HASIL LAKS

DALAM SEMINAR

KEPEMIMPINAN

3

OUT COME

SISTEM DIKLATPIM PEMBAHARUAN

INPUT PROSESPRODUK

OUTPUT

SISTEM DIKLAT

PEMBELAJARAN PEMBAHARUAN

4

KURIKULUM DIKLATPIM TINGKAT III

1. Tahap Diagnosa Kebutuhan Perubahan

a. Wawasan Kebangsaan;

b. Integritas;

c. Pembekalan isu strategis;

d. Diagnostic Reading;

e. Penjelasan Proyek Perubahan.

2. Tahap Taking Ownership

5

3. Tahap Merancang Perubahan dan Membangun Tim

a. Pengembangan Potensi Diri;

b. Inovasi;

c. Jejaring Kerja;

d. Budaya Kerja dalam Efektivitas Kepemimpinan;

e. Membangun Tim Efektif;

f. Benchmarking ke Best Practice;

g. Merancang Proyek Perubahan; h. Seminar Presentasi Proyek Perubahan;

i. Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan.

4. Tahap Laboratorium Kepemimpinan

5. Tahap Evaluasi

a. Seminar Laboratorium Kepemimpinan;

b. Evaluasi Kepemimpinan.

6

KOMPETENSI PEJABAT ESELON III / IV

Kompetensi kepemimpinan manajerial yaitu kemampuan menetapkan

program instansinya dan memimpin keberhasilan pelaksanaan program.

Mampu mengembangkan karakter dan sikap perilaku integritas,

berwawasan kebangsaan dan menjunjung tinggi standar etika publik.

Mampu mentaati nilai-nilai dan norma yang disepakati dan moralitas

serta akuntabel dalam pelaksanaan tugas.

Mampu melaksanakan kolaborasi secara internal dan eksternal dalam

pelaksanaan program secara efektip dan efisien.

Mampu menggunakan sumberdaya secara efektip dan efisien dalam

pelaksanaan program. / Kegiatan

7

AGENDA PEMBELAJARAN P

E

S

E

R

T

A

IMPLEMENTASI PROYEK

PERUBAHAN

BUKTI IMPLEMENTASI

PROYEK PERUBAHAN

DIAGNOSA KEBUTUHAN PERUBAHAN

KONFIRMASI KEBUTUHAN PERUBAHAN

RANCANGAN PROYEK

PERUBHAN

Off Campus

On Campus

PE

SE

RTA

DE

NG

AN

KO

MPE

TE

NS

I

8

TAHAP PENYELENGGARAAN DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III / IV

Tahap I: Diagnosa Kebutuhan Perubahan Organisasi

Tahap II: Breakthrough 1: Taking Ownership

Tahap III Merancang Perubahan dan Membangun Tim

Tahap IVBreakthrough II: Leadership Laboratory

Tahap V: Evaluasi

15 Hari

9 Hari

5 Hari

60 Hari 2 Hari

PemimpinPerubahan

9

AGENDA PEMBELAJARAN

SM DR INV TE

MERANCANG _PROPER

BT I BT II

PEMBE KALAN IMPL

_PROPER

SEMINAR_PROP

ER

PENJELS_PROPE

R

SEMINAR LAB

KEPEMIM PINAN

COACHING & COUNSELLING

COACHING & COUNSELLING

PENGARAHAN PROG DAN DK

EVALUASI

KEPEM

BM

PENJELASAN PENYUSUNAN PROYEK PERUBAHAN

• Diagnose masalah & alternatif Terapi.• Desain awal Proyek. (Penulisan

Proposal)• Pilih Konselor & identifikasi .• Identifikasi Stakeholder (calon

Timwork)

• Projek Perubahan Instansional terpilih (feasible & implementable,

scope dan content jelas)

SEMINARProyek Perubahan

Instansi

PENULISAN rancangan Proyek

Perubahan Instansi

Pelaksanaan projek Perubahan Instansi

dan Konsultasi

Perbaikan Proyek Perubahan dan Evaluasi peserta

ALUR PROSES PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

10

G A G A S A N

A W A L

PRESENTASI• Atasan/konselor• Stakeholder• Coach

11

RINGKASAN MATA DIKLAT

12

NAMA DIKLAT DAN MATA DIKLAT

• Nama Diklat : Diklat Kepemimpinan Tingkat III

• Mata Diklat : Merancang Proyek Perubahan

• Alokasi Waktu : 18 JP @ 45 menit

• Diskripsi Singkat :

Mata Diklat ini membekali peserta dengan kemampuan menuangkan hasil belajar yang telah diperoleh ke dalam Proyek Perubahan. Mata Diklat disajikan dengan metode penulisan kertas kerja yang bersifat mandiri. Keberhasilan peserta dinilai dari kemampuannya menusun Proyek Perubahan

13

HASIL BELAJAR DAN INDIKATOR HASIL BELAJAR

• Hasil Belajar :

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diharapkan mampu menuangkan kompetensi dalam mengubah pengelolaan program organisasinya kedalam Proyek Perubahan

• Indikator Hasil Belajar :

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat : (1) menjelaskan area dan cakupan pengelolaan program organisasi, (2) menetapkan fokus perubahan dan (3) menyusun Proyek Perubahan.

14

MATERI POKOK DAN SUB MATERI POKOK

MATERI POKOK SUB MATERI POKOK

1. Pembimbingan Kertas Kerja

1.1 Permasalahan Organisasi1.2 Pengelolaan Program Organisasi1.3 Lingkup Kebijakan

2. Penulisan Kertas Kerja 2.1 Tujuan, Output, Outcome2.2 Stakeholders2.3 Rencana Proyek Perubahan

15

PENGALAMAN BELAJAR

• Untuk menghasilkan Proyek Perubahan, peserta melalui serangkaian pengalaman belajar, yaitu mensintesakan materi-materi diklat, mendapatkan bimbingan sampai pada menulis kertas kerja secara mandiri. Dipenghujung pembelajaran, peserta menunjukkan kompetensinya melalui Kertas Kerja Proyek Perubahan.

16

ULASAN ISI MATA DIKLAT

17

AREA DAN CAKUPAN PENGELOLAAN PROGRAM ORGANISASI

Ingat hasil Diagnostic Reading Program apa yang menjadi Area Perubahan Organisasi ? Apa yang menjadi cakupan pengelolaan program organisasi ? Ingat alternatif

solusi ? Apa yang menjadi fokus perubahan ?

Ingat alternatif terpilih sebagai solusi/terapi, dan

telah dijadikan Nama/Judul Proyek Perubahan ?

18

MERANCANG PROYEK PERUBAHAN

19

POINTERS

1. Merancang Proyek Perubahan bahan utamanya

adalah Rencana Aksi Perubahan (Project Charter)

2. Output dari kegiatan Merancang Proyek Perubahan adalah Tersusunnya Rancangan atau Proposal Proyek Perubahan

3. Sebagai bahan utama Seminar Penyusunan Proyek Perubahan (Seminar Proposal Proyek Perubahan)

FORMAT RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

• JUDUL PROYEK PERUBAHAN : Diambil dari Nama Proyek Perubahan yang ada pada Rencana Aksi Perubahan/Project Charter (Identitas Proyek)

• Kata Pengantar

• Daftar Isi

Bab I : Pendahuluan

A. Latar Belakang

B. Area dan Fokus Proyek Perubahan

C. Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan

D. Ruang Lingkup Proyek Perubahan

E. Kriteria Keberhasilan

LANJUTAN………

Bab II : Deskripsi Proyek PerubahanA. Output Kunci Proyek Perubahan

B. Pentahapan Proyek Perubahan

C. Tata Kelola Proyek Perubahan

D. Steakholder Proyek Perubahan

E. Faktor Kunci Keberhasilan Proyek Perubahan

F. Target Capaian Kinerja (berisi target kuantitatif/persentase pencapaian output sesuai kriteria keberhasilan)

G. Adopsi Hasil Benchmarking ke Best Practice

LANJUTAN ……

Bab III : Pelaksanaan Proyek Perubahan

Bab IV : Penutup

KETERANGAN ;

AKAN DIJELASKAN PADA KESEMPATAN PEMBEKALAN

IMPLEMENTASI PROYEK PERUBAHAN

23

BAB I : PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG • Berangkat dari kondisi ideal atau normatif yang akan dicapai dan kondisi eksisting yang riil terjadi (didukung dengan data dan fakta)• Identifikasi permasalahan yang dihadapi (ini penting untuk menentukan fokus proyek perubahan)• Kembangkan dari uraian latar belakang yang ada pada Project Charter

B. AREA DAN FOKUS PROYEK PERUBAHAN

• Area Proyek Perubahan adalah Program Instansi yang telah dipilih pada waktu Diagnostic Reading• Fokus Poyek Perubahan adalah hasil Diagnostic Reading yang dijadikan Judul/Nama Project Charter• Beri penjelasan seperlunya.

C. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

• Tujuan dan Manfaat Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 3.0 dan 4.0

D. RUANG LINGKUP PROYEK PERUBAHAN

• Ruang Lingkup Proyek Perubahan diambil dari Project Charter Point 5.0• Beri uraian seperlunya !

E. KRITERIA KEBERHASILAN

• Kriteria Keberhasilan usahakan bersifat kuantitatif/measurable/dapat diukur (indikator kinerja program)• Usahakan berupa Outcome / hasil kegiatan• Ambil dari Project Charter Point 13

24

BAB II : DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

A. OUTPUT KUNCI PROYEK

PERUBAHAN

• Output kunci adalah output yang akan dihasilkan dalam proyek perubahan, baik aoutput jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang• Diambil dari Project Charter Point 6.0

B. PENTAHAPAN PROYEK

PERUBAHAN

•Pentahapan Proper adalah merupakan Milestone• Pentahapan Proper adalah capaian-capaian yang ditarget dapat dicapai tepat waktu dan tepat sasaran• Terdiri atas Tahapan jangka Pendek, Jangka Menengah dan Jangka Panjang• Diambil dari Project Charter Point 7.0

C. TATAKELOLA PROYEK

PERUBAHAN

•Berisi struktur peran masing-masing tim/orang yang terlibat dalam penyelenggaraan proyek perubahan• Ambil dari Project Charter Point 8.0 danberikan uraian tatalaksananya

D. STEAKHOLDER PROYEK PERUBAHAN

• Ambil dari Project Charter Point 10• Beri penjelasan peran, pengaruh dan hubungan kerjanya

E. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN

• Faktor yang dianggap menjadi kunci keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan secara tepat sasaran dan tepat waktu• Diambil dari Project Charter Point 14

25

LANJUTAN DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN

F. TARGET CAPAIAN PROYEK

PERUBAHAN

• Berisi target hasil yang ingin dicapai oleh Proyek Perubahan• Target ini bersifat kuantitatif sehingga dapat diukur tingkat keberhasilannya• Berdasarkan ukuran output kunci dan kriteria keberhasilan Proyek Perubahan• Contoh *)

G. HASIL ADOPSI BENCHMARKING

• Berisi best practice yang dapat diadopsi dari kegiatan benchmarking dan sesuai dengan Fokus Proyek Perubahan

26

CONTOH TARGET CAPAIAN KINERJA

No Uraian Kinerja Bobot

Target

1 Lokakarya Pengembangan Sistem dan Inovasi Program Diklat Teknis dan Fungsional dilingkungan LAN

10 %

2 Tahap Penyusunan Sistem dan Program Diklat baru

10 %

3 Penyusunan Rancangan Peraturan Kepala LAN

10 %

4 Sosialisasi dan Diseminasi ke Steakholder

10 %

5 Uji Coba 20 %

6 Implementasi Program Baru Pusdilat Teknis dan Fungsional

40 %

27

CONTOH TARGET CAPAIAN KINERJA

No Kriteria Keberhasilan Bobot Target

1 Terwujudnya suatu sistem kerja yang dapat meningkatkan kualitas kerja Pegawai P3D LAN pada Bulan Juli 2o14

20 %

2 Terwujudnya beberapa karakteristik budaya kerja berorientasi kualitas pada P3D LAN bulan Juli 2014

15 %

3 Terwujudnya budaya kerja berorientasi kualitas pada P3D LAN pada bulan Desember 2014

15 %

4 Terwujudnya budaya kerja berorientasi kualitas pd Kedeputian Bidang Diklat Aparatur dan Kedeputian Bidang Inovasi LAN pada bulan Oktober 2015

10 %

Jumlah 100 %

28

LAMPIRAN

• POWER POINT BAHAN PAPARAN UNTUK SEMINAR RANCANGAN (PROPOSAL) PROYEK PERUBAHAN

29

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONALBADAN/DINAS ……………………………

JUDUL RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN

Disusun Oleh :……………………….

NDH …..

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMURBADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT III ANGKATAN IAPRIL, 2014

30

TERIMA KASIH