Embed Size (px)
Citation preview
För att effektivisera och höja kvaliteten på sina arbetsprocesser inför socialförvaltningen i Varbergs kommun ett ledningssystem som baseras på Microsoft SharePoint 2010. Det innebär att slöseriet på tid kan elimineras och servicen till medborgarna förbättras.
En grundläggande drivkraft bakom satsningen är att socialförvaltningen ska kunna följa de lagkrav som ställs på myndigheten, som bland annat har ansvar för kommunens socialtjänst och hälso- och sjukvård. Det måste vara enkelt för de anställda att följa de riktlinjer och rutiner som gäller för deras arbete.
– Med vårt nya ledningssystem blir kvaliteten på medarbetarnas arbete mycket bättre. Vi har också från början lagt in en grund för att kunna göra ständiga förbättringar av processerna. I slutänden innebär det också ständiga förbättringar för medborgarna, säger Lena Brosché, chef för kvalitetsavdelningen på socialförvaltningen i Varbergs kommun.
Stor strategisk satsningKommunen har sedan tidigare SharePoint som plattform för sitt intranät. Men intranätet gav inte socialförvaltningen tillräckligt bra stöd.
Det fanns inte något systematiskt arbetssätt för alla de olika processer personalen dagligen arbetar med. Därför hade medarbetarna sina dokument och lathundar i pärmar, vilket innebar att det på intranätet kunde finnas kanske sju eller åtta olika versioner av samma dokument.
Med hjälp av Microsoft-partnern Mogul implementerar socialförvaltningen ett ledningssystem som baseras på Microsoft SharePoint 2010 och Microsoft Office Visio inom ramen för det befintliga intranätet.
– Det här är en stor och strategisk satsning som socialförvaltningen gör för att skapa en processorienterad organisation där kunden kommer i fokus. Systemstödet skapas genom att befintlig teknik inom kommunen, det vill säga SharePoint och Visio, tillvaratas, vilket medför att även övriga förvaltningar kan återanvända verktyget och på så sätt skapa sina egna ledningssystem, säger Christina Utzon, affärsutvecklare på Mogul.
Fyra kärnprocesserSystemet byggs kring fyra kärnprocesser som ligger till grund för all verksamhet inom socialförvaltningen. 1. Hälsofrämjande insatser. 2. Utredande och beslutsfattande. 3. Utförande av hälso- och sjukvård. 4. Utförande av sociala insatser.
I samarbete med medarbetarna i verksamheterna kartläggs deras arbetssätt, processer och dokument med hjälp av Visio. Processkartorna kopplas ihop med SharePoint och läggs in i systemet.
– Ledningssystemet byggs så att allt som styr verksamheten enbart finns på ett enda ställe, säger Lena Brosché. Medarbetarna kan inte plocka ut papper ur systemet och spara i sina egna pärmar och tro att de är giltiga. De vet alltid var de senaste versionerna av dokumenten finns – och där finns de tillgängliga dygnet runt, sju dagar i veckan.
– Med hjälp av processkartorna är det lätt för medarbetarna att se hur de ska arbeta i en viss situation. Det kan exempelvis gälla handläggningsprocesser,
Kund: Varbergs kommunWebbplats: www.varberg.seLand: SverigeBransch: Kommuner och landstingPartner: Mogul
FöretagsinformationVarbergs kommun finns i Hallands län. Den har en folkmängd på cirka 60 000. Centralorten är Varberg. I socialförvaltningens ansvarsområde ingår kommunal hälso- och sjukvård, barn- och ungdomsvård, omsorg om äldre människor och människor med psykiska eller fysiska funktionshinder samt missbruksvård. Den omfattar också ekonomiskt bistånd till familjer och enskilda samt familjerådgivning.
Produkter och tjänster: Microsoft SharePoint 2010
Microsoft Office Visio
För mer information om fler kundreferenser besök www.microsoft.se/kundreferenser
Ständiga förbättringar för medborgarna i Varberg
personalprocesser eller ekonomiprocesser.
Bättre service till medborgarnaTack vare ledningssystemet försvinner slöseriet med tid för att leta efter dokument och information. Tiden för att introducera nyanställda minskar påtagligt. Fel och misstag kan i det närmaste elimineras.
– Vi kan ge medborgarna bättre service. Bland annat går handläggningen av deras ärenden betydligt fortare än den har gjort tidigare. Vi kommer också göra ständiga kvalitetsuppföljningar av servicen till medborgarna, säger Lena Brosché.
Produktion: AppelbergJournalist: Måns Widman
UtmaningEtablera ett ledningssystem för socialförvaltningen i Varbergs kommun för att den ska kunna effektivisera och höja kvaliteten på sina arbetsprocesser.
LösningMicrosoft SharePoint 2010 och Microsoft Office Visio.
ResultatEffektivare och mer kvalitativt arbete, stora tidsbesparingar, bättre service till medborgarna.
KontaktpersonerLena Brosché, avdelningschef, Kvalitetsavdelningen, Socialförvaltningen, Varbergs kommunTel: 0340-889 [email protected]
Mikael Wendelius, affärsutvecklare MogulTel: [email protected]
Den här fallstudien är endast till för informationssyften. MICROSOFT GER INGA GARANTIER, UTTRYCKLIGA ELLER UNDERFÖRSTÅDDA, FÖR DEN HÄR SAMMANFATTNINGEN.
Document published december 2012
