Metodología para la implantación de

Comunidades de Práctica Dr. Mario Pérez-Montoro

Department of Information Science University of Barcelona perez-montoro@ub.edu

Barcelona (4 junio 2013)

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1. Introducción

2. El ciclo de vida del conocimiento

3. Comunidades de Práctica

4. Metodología para la implementación

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1. Introducción •  Proceso estándar de adquisición de conocimiento:

•  Facultad

•  Máster y postgrados

•  Prácticas

•  Oposiciones

•  Praxis cotidiana

•  Sin embargo:

•  Aparecen problemas relacionados con el conocimiento:

•  ¿Ejemplos?

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•  Falta de conocimiento para desarrollar una acción (silencio)

•  Exceso (sobredosis) de conocimiento (ruido)

•  Falta de habilidades

•  Poner en práctica un conocimiento al que se tiene acceso

•  Desconocimiento del problema de conocimiento: Ø

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2. El ciclo de vida del conocimiento Creación

Aplicación

Adquisición

Diseminación

Captura

Estructuración

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•  Estrategias para la mejora del ciclo de vida:

•  Creación de conocimiento:

•  Cursos de formación

•  Praxis (buenas y malas prácticas)

•  Captura del conocimiento:

•  Conocimiento explícito:

•  Circuito para reportar las buenas prácticas (comité

evaluador)

•  Conocimiento tácito:

•  Procesos de socialización (presenciales o virtuales)

•  Estrategia de la narrativa (Storytelling)

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•  Estructuración del conocimiento:

•  Se aplica sobre el conocimiento en forma documental:

•  Revisión de pertinencia y riesgo y análisis documental

•  Diseminación de conocimiento:

•  Repositorio de conocimiento (buenas prácticas)

•  Mapa de conocimiento

•  Repositorio de preguntas más frecuentes (FAQ)

•  Comunidades de práctica (técnica transversal)

•  Páginas amarillas, páginas blancas, directorio de expertos

•  Procesos de socialización (presenciales o virtuales)

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•  La KM como solución de problemas (I):

•  Falta de conocimiento para desarrollar una acción (silencio):

•  Cursos de formación

•  Repositorio de conocimiento (buenas practicas)

•  Mapa de conocimiento

•  Repositorio de preguntas más frecuentes (FAQ)

•  Comunidades de práctica

•  Páginas amarillas, páginas blancas, directorio de expertos

•  Procesos de socialización (presenciales o virtuales)

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•  La KM como solución de problemas (II):

•  Exceso (sobredosis) de conocimiento (ruido):

•  Utilización de mapas conceptuales

•  Comunidades de práctica

•  Falta de habilidades:

•  Repositorio de conocimiento (buenas prácticas)

•  Mapa de conocimiento

•  Paginas amarillas, páginas blancas, directorio de expertos

•  Procesos de socialización (presenciales o virtuales)

•  Comunidades de práctica

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•  La KM como solución de problemas (III):

•  Poner en práctica un conocimiento al que se tiene acceso: •  Cursos de formación •  Repositorio de conocimiento (buenas prácticas) •  Mapa de conocimiento •  Repositorio de preguntas más frecuentes (FAQ) •  Páginas amarillas, páginas blancas, directorio de expertos •  Procesos de socialización (presenciales o virtuales) •  Comunidades de práctica

•  Desconocimiento del problema de conocimiento: •  Procesos de socialización (presenciales o virtuales) •  Técnica Focus Group (Grupos de Discusión) •  Comunidades de práctica

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3. Comunidades de Práctica

•  Definición:

•  Espacio común para el encuentro de personas con el fin de

interactuar en pro de la generación, intercambio y asimilación de

experiencias alrededor de áreas de aplicación específicas con

objetivos bien definidos

• Captura

• Difusión

• Asimilación

• Renovación

• comunicación

• integración

• Comunidad de Práctica

• BD Conocimiento

• aportes • consultas

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•  Objetivos:

•  Facilitar el intercambio de experiencias y generación de

conocimiento en temas de valor agregado para la organización

•  Proveer espacios de encuentro para desarrollo de actividades

•  Desarrollo de memoria corporativa

•  Facilitar el aprendizaje organizativo

•  Consolidar áreas de conocimiento (saber quién sabe qué, y

dónde se desarrollan temas específicos)

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•  Criterios para implantar una CoP:

•  Tamaño y especialización del colectivo profesional

•  Grado de obsolescencia del conocimiento profesional que manejan

•  Grado de jerarquización organizativo

•  Nivel de vinculación a las tecnologías de la información y la comunicación para el desempeño del trabajo

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Ciclo de vida de una CoP

Primer estadio Proto Comunidad de Práctica

•  Grupo de entusiastas •  Estrategias de creación y transferencia pobres

Segundo estadio Comunidad de Práctica en desarrollo

•  Comunidad de práctica genuina •  Estrategias de creación y transferencia •  Intercambio de información presencial y sin calendario

Tercer estadio Comunidad de Práctica consolidada

•  Líder o moderador con asignación de responsabilidades •  Discusión y compartimiento en reuniones presenciales planificadas •  Entorno informático virtual

Cuarto estadio Comunidad de Práctica madura

•  Comunidad altamente consolidada, invisible e integrada en los procesos •  La organización actúa como una gran CoP •  La CoP se convierte en el ADN de la organización

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•  Factores de éxito reactivos (o factores de éxito pull):

•  Implantación de una CoP sólo en contextos:

•  Entusiastas

•  Cultura de compartimiento e intercambio

•  Sin conflicto laboral presente o futuro

•  Compromisos institucionales que apoyen la evolución de la CoP:

•  Servicios internos de información

•  Compromiso de validación de los resultados de la comunidad

•  Análisis anual de esos resultados

•  Difusión interna y externa de esos productos y del análisis

(jornada)

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•  Factores de éxito proactivos (o factores de éxito push):

•  Alineamiento de los objetivos de la CoP y de la organización

•  Experto externo que introduzca metodología

•  Programar reuniones presenciales, y no resumirse

exclusivamente al trabajo online

•  Alfabetización informacional y tecnológica

•  Política de incentivos

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4. Metodología para la implementación •  Estructura del proyecto

•  Moderador

•  Tema y producto final

•  Entorno de trabajo

•  Primera reunión de trabajo

•  Sesiones de trabajo

•  Jornada buenas prácticas

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4.1. Estructura del proyecto •  Línea A: Coordinación (+ consultoría externa)

•  Línea B: Equipo de personas (10-12): •  Representativo •  Rotatorio •  Grado elevado de compromiso con el proyecto

•  Línea C: Colectivo de los trabajadores sociales

•  Flujo comunicativo: •  A → C •  C → A

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4.2. Moderador •  Características (formación?):

•  Persona representativa de la comunidad y con capacidad de liderazgo

•  Participa del proyecto institucional

•  Respetado y con influencia en la comunidad

•  Tiene buenas capacidades comunicativas

•  Familiarizado con el trabajo en entornos tecnológicos

•  Profesional comprometido en hacer avanzar el conocimiento en su ámbito profesional

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4.3. Tema y producto final •  Problema recurrente

•  Afecta a todo el colectivo

•  Estandarización de la praxis

•  Facilitadores nuevos trabajadores

•  Concreto

•  Plausible en el tiempo

•  Fecha de entrega

•  Evaluación

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4.4. Entorno de trabajo •  Entorno físico:

•  Aula

•  Ordenador, proyector?

•  Periodicidad reuniones

•  Entorno virtual:

•  Campus virtual

•  Dropbox (http://bit.ly/1aIxFAM)

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4.5. Primera reunión de trabajo •  Aplicación de la técnica de los grupos de discusión (Focus

Group):

•  Reuniones periódicas

•  Asistentes:

•  Directos:

•  Línea A y línea B

•  Indirectos:

•  Línea C

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•  Producto identificado •  Moderador: envía la orden del día:

•  Cada participante tiene que aportar:

•  Propuesta de contenido y forma del producto

•  Se elige la propuesta de un participante

•  Se aborda el primer componente (forma y contenido): •  ¿Debe ser éste el primer componente?:

•  Defensa

•  Alternativas (a partir de las propuestas del resto de participantes)

•  Discusión •  Resolución

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•  ¿Es correcto su contenido?:

•  Defensa

•  Alternativas (a partir de las propuestas del resto de participantes)

•  Discusión

•  Resolución

•  Mismo sistema para cada uno de los componente

•  Se establece unas conclusiones: propuesta consensuada de contenido y forma del informe modélico

•  Elaboración de documentos con los resultados de la sesión

•  Productos resultantes: acta y producto

•  Discusión y validación de los resultados en la CoP

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•  Ejemplo implementación sesión de trabajo:

•  Moderador: Tipo de informe: permisos

•  Cada participante tiene que aportar:

•  3 ejemplos funcionales de informes

•  Propuesta de contenido y forma del informe modélico

•  Se elige la propuesta de un participante •  Se aborda el primer apartado (forma y contenido):

•  ¿Debe ser éste el primer apartado?:

•  Defensa

•  Alternativas (a partir de las propuestas del resto de participantes)

•  Discusión

•  Resolución

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•  ¿Es correcto su contenido?:

•  Defensa

•  Alternativas (a partir de las propuestas del resto de participantes)

•  Discusión

•  Resolución

•  Mismo sistema para cada uno de los apartados

•  Se establece unas conclusiones: propuesta consensuada de contenido y forma del informe modélico

•  Elaboración de documentos con los resultados de la sesión

•  Productos resultantes: Manual, plantilla y registros

•  Discusión y validación de los resultados en la CoP

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4.7. Sesiones de trabajo •  Moderador:

•  Propuesta de la orden del día de las reuniones

•  Articulación de las sesiones

•  Se elige la propuesta de un participante

•  Esa propuesta es discutida (defendida y sometida a evaluación):

•  A partir de las propuestas del resto de participantes

•  Se establece unas conclusiones: propuesta consensuada

•  Elaboración de documentos con los resultados de la sesión

•  Discusión y validación de los resultados en la CoP

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4.8. Jornada buenas prácticas •  Objetivos:

•  Difusión del conocimiento nuevo adquirido: se puede presentar en documentos de texto, presentaciones, etc.

•  Intervención de un experto en la materia tratada. Es invitado especialmente para la ocasión, y se le pide que comente las aportaciones hechas por la comunidad

•  Recogida de propuestas sobre nuevos temas a desarrollar en el futuro y inicio de debate en pequeños grupos, sobre las propuestas aceptadas

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