Upload
wynter-graves
View
43
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Metodologia przygotowania projektów. Projekt „Wzrost potencjału sektora społecznego w powiecie jarosławskim poprzez inicjowanie partnerskiej współpracy”. BRAK PIENIĘDZY TO NIE BARIERA... BARIERY RZECZYWISTE:. BRAK INFORMACJI BRAK UMIEJĘTNOŚCI BRAK WIEDZY BRAK DOŚWIADCZEŃ BRAK CHĘCI - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
1
Metodologia przygotowania projektów
Projekt „Wzrost potencjału sektora społecznego w powiecie jarosławskim poprzez inicjowanie partnerskiej współpracy”
2
BRAK PIENIĘDZY TO NIE BARIERA...BARIERY RZECZYWISTE:
BRAK INFORMACJIBRAK UMIEJĘTNOŚCIBRAK WIEDZYBRAK DOŚWIADCZEŃBRAK CHĘCIBRAK WIARY W SUKCESBARIERY BIUROKRATYCZNE
3
...A TAKŻE ....
Nieznajomość kontekstu merytorycznego programu, z którego ubiegamy się o dofinansowanie
Nieznajomość „słów kluczy” Nieznajomość zasad polityk Unii Europejskiej Trudności montaży finansowych Brak odpowiednich komórek organizacyjnych Nieznajomość zasad zarządzania projektem
4
•PROJEKT (działanie unikalne): projekt to unikalny, ograniczony proces z określonym celem, który jest różny od innych procesów i który jest ograniczony w zakresie czasu (początek i koniec) finansów personelu
DEFINICJE
5
Projekt jest:• Konkretnym działaniem w specyficznym
sektorze/obszarze
• Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych)
• Skrępowany ograniczonymi zasobami (czas, finanse, ludzie)
• Posiada konkretny opis celów i priorytetów
• Posiada konkretny budżet i harmonogram
• Zaplanowany, wykonany i skontrolowany
Główne różnice pomiędzy programem i projektem:
6
•PROGRAM (strategia):
program natomiast stanowi tło strategiczne dla projektów, jest znacznie szerszy, określa ogólne wytyczne i zasady w przypadku funduszy strukturalnych zawiera priorytety i działania.Projekty finansowane przez UE muszą pasować do odpowiedniego programu (strategii).
DEFINICJE
7
Główne różnice pomiędzy programem i projektem:
• Program jest:• Ramą dla polityki działania w specyficznym sektorze/obszarze• Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych)• Działaniem wieloletnim z możliwościami dostosowawczymi• Opisem celów i priorytetów dla sektora/obszaru• Specyficznym określeniem warunków dla działań lub projektów• Zestawem warunków dla implementacji (sterowanie, płatności, kontrola) • Zaplanowany, wykonany i skontrolowany
8
•UCZESTNICY: Osoby lub instytucje zainteresowane wynikami projektu z finansowego lub intelektualnego punktu widzenia
•CYKL PROJEKTU: całe „życie” projektu: od początkowego pomysłu do zakończenia stanowi strukturę dla konsultacji z uczestnikami określa kluczowe decyzje, wymogi informacyjne i zakres odpowiedzialności – przemyślane decyzje w kluczowych etapach trwania projektu ocena: w celu wyciągnięcia doświadczeń do wykorzystania przy tworzeniu przyszłych programów i projektów
DEFINICJE
9
RODZAJE PROJEKTÓW
MIĘKKIE - obejmuje takie działania jak warsztaty, szkolenia, seminaria, studia wykonalności.TWARDE - inwestowanie w infrastrukturę, np. wyposażenie dla ochrony środowiska. Projekty te koncentrują się na sferze technologiczno-technicznej.Projekty „miękkie” mogą być częścią projektów „twardych” jeżeli dotyczą procesu przygotowawczego i wdrażającego projekt.
10
WARTOŚĆ DODANA
•Przez wartość dodaną rozumie się:
Osiągnięcie dodatkowych rezultatów takich jak wyższe lub uzupełniające kwalifikacje
Osiągnięcie rezultatów innych niż osiągane w ramach dotychczasowych działań realizowanych bez wsparcia funduszy, które są mierzalne oraz wykazanie czy istnieje związek między tymi rezultatami a wsparciem z funduszy
Utworzenie dodatkowej liczby nowych miejsc pracyDostarczenie usług, które byłyby nieosiągalne bez wsparcia z funduszy
11
WARTOŚĆ DODANA
Wsparcie dotychczasowej działalności projektodawcy odzwierciedlającej priorytety programów operacyjnych, które bez wsparcia z funduszy zostałyby poważnie ograniczone lub przełożone w czasie
Inwestycje w całkowicie nowe oraz innowacyjne działania, których nie udałoby się zrealizować przy wykorzystaniu wyłącznie własnych środków projektodawcy
Zwiększenie liczby osób mających dostęp do szkoleń, zatrudnienia subsydiowanego, kształcenia ustawicznego i innych form wsparcia (w przypadku EFS)
12
ETAPY PROJEKTOWANIA Z DOFINASOWANIEM Z ŚRODKÓW UE
13
METODOLOGIA BUDOWANIA PROJEKTU
Najważniejsza zasada przy budowaniu projektu ze środków strukturalnych UE mówi:
NIE MA PROBLEMU - NIE MA PROJEKTU !!!
14
Logika projektu
15
Pełny Cykl Projektu
Identyfikacja
Opracowanie
Ocena
Evaluacja
Realizacja i M onitoring
Negocjacje I Finansowanie
Nowe pomysły na p rojekty
16
STUDIUM WYKONALNOŚCIZDEFINIOWANIE
PROJEKTU
Dopasowanie optymalnego źródła dofinansowania z UE.
Analiza dostępnych środków pomocowych pod kątem zgodności projektu z wytycznymi poszczególnych programów.
Wybór programu zapewniającego maksymalizację szans na otrzymanie środków.
WYBÓR FUNDUSZU POMOCOWEGO
PRZYGOTOWANIE WNIOSKU
ORGANIZACJA FINANSOWANIA
REALIZACJA PROJEKTU
Wypełnienie formularza,
skompletowanie wymaganych załączników;
kontrola całości wniosku pod kątem formalnym i merytorycznym;
złożenie wniosku we właściwej instytucji;
monitorowanie przebiegu konkursu.
WYPŁATA ŚRODKÓW
17
MATRYCA LOGICZNA jako praktyczne narzędzie
planowaniaSystematyczna i logiczna prezentacja wyników głębokiej analizy projektu/programu
odzwierciedlenie zależności przyczynowych pomiędzy różnymi poziomami
umożliwienie oceny stopnia osiągnięcia celów
ustalenie, jakie założenia poza samym projektem/programem mogą wpłynąć na jego powodzenie
18
MATRYCA LOGICZNA
LOGIKAPOZIOMA
Logika interwencji
Obiektywnie weryfikowalne wskaźniki
Źródła weryfikacji
Założenia
Cele strategiczne
Cel projektu
Rezultaty
Działania • Środki • Koszt
• LOGIKA • PIONOWA
• Warunki wstępne
19
Aby mieć pomysł na projekt powinieneś:
- zapoznać się szczegółowo z dokumentami programowymi,- zapoznać się z wszystkimi strategiami i programami lokalnymi w Twoim regionie,- przypomnieć sobie o dobrych projektach z przeszłości, o których słyszałeś lub które realizowałeś.
20
Aby mieć pomysł na projekt powinieneś:
• wyzwolić w sobie posiadany potencjał, wiedzę i umiejętności,•znaleźć odpowiednich ludzi, którym też na czymś zależy,• zorganizować zaplecze i środki zapewniające sprawną implementację
21
Aby wypełnić wniosek projektu powinieneś:
•znać odpowiedni Program Operacyjny,•znać priorytet,•znać działanie,•znać schemat pomocy,•posiadać instrukcję wypełniania wniosku,•posiadać Podręcznik dla projektodawców,•posiadać specjalny program komputerowy.
22
„OPAKOWANIE”PROJEKTU
Musimy pamiętać, że tylko wniosek będzie przedmiotem oceny Komisji Kwalifikacyjnej
•1. Maksimum treści przy użyciu minimalnej ilości słów (pisanie krótko i na temat)•2. Krótkie zdania i prosty język (nie komplikujmy życia sobie i innym)•3. Dostrojenie języka aplikacji do języka dokumentów programowych i zaleceń
23
NAJWAŻNIEJSZE ZASADY WYPEŁNIANIA WNIOSKU
Korzystamy z oryginalnych formularzyzachowujemy układ stron i całą zawartośćwypełniamy używając prostego języka, nie specjalistycznego, chyba, że jest to koniecznezapisujemy tylko tyle miejsca ile wyznaczono - zwięzłość i prostota wypowiedziwypełniamy komputerowo wypełniamy w języku polskim
24
RADY DLA UBIEGAJĄCYCH SIĘ O DOTACJE
Przeanalizuj, na co sponsor przeznacza środki
Połóż nacisk na te walory, którymi szczególnie jest zainteresowany sponsor
Przedstaw projekt w sposób jasny i jednoznaczny,
Dokładnie przestrzegaj instrukcji formularza aplikacyjnego
25
PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:
–Czy projekt wpisuje się w i jest zgodny z obowiązującymi dokumentami programowymi ( NPR, PWW, SOP, ZPORR a także planami rozwoju oraz strategiami regionalnymi i lokalnymi)?–Czy projekt jest spójny z innymi programami i/lub projektami, które były lub są wdrażane dla tej samej grupy docelowej/na tym samym obszarze?–Czy projekt jest zgodny z zasadami i regulacjami dotyczącymi wdrażania funduszy strukturalnych?–Czy uzasadnienie realizacji projektu jest rzetelne, wystarczające i wynika ze zrozumienia rzeczywistej, zidentyfikowanej i opisanej potrzeby?
26
PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:
–Czy wszystkie działania i koszty podlegające wsparciu FS spełniają warunek kwalifikowalności?–Kim są partnerzy projektu i jaki jest ich udział w realizacji (w tym finansowaniu) projektu? –Czy cel(e), rezultaty i produkty projektu są sformułowane precyzyjnie i logicznie? –Czy ustanowiono efektywny system monitoringu i oceny (wskaźniki produktów, rezultatów i oddziaływania wraz ze źródłami weryfikacji)?
27
PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:
–Czy projekt jest wykonalny pod względem organizacyjnym (kierownictwo i zespół projektowy, organizacja i koordynacja działań, przepływ informacji)? –Czy projekt charakteryzuje się „świeżym” podejściem do rozwiązania problemu?–Czy i w jaki sposób wyniki projektu zapewniają osiągnięcie wartości dodanej?–Czy kosztorys i plan finansowania projektu są bezbłędne, rzetelne i wykonalne? Czy źródła finansowania są zidentyfikowane i wiarygodne?
28
PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:
–Czy projekt jest trwały pod względem ekonomicznym?
–Czy projekt uwzględnia politykę równości szans?
–Czy projekt jest zgodny z polityką ochrony środowiska naturalnego?
–Czy projekt ma sprecyzowany i wykonalny harmonogram realizacji?
–Czy projekt zawiera wykonalny plan promocji?
29
PISZĄC PROJEKT ODPOWIEDZ NA NASTĘPUJĄCE PYTANIA:
–Czy zidentyfikowano i opisano wszystkie czynniki zewnętrzne, w tym elementy ryzyka, mogące mieć wpływ na wyniki projektu?
–Czy wniosek jest przejrzysty, prosty i zrozumiały?
–Czy wniosek jest kompletny i zawiera wszystkie wymagane załączniki?
–Czy projekt jest gotowy do realizacji natychmiast po zatwierdzeniu wniosku?
30
DOBRY PROJEKT JEST:
konkretny ważny realistyczny na czasie odpowiednio zaadresowany
PAMIĘTAJ, ŻE POCZĄTKIEM PROCEDURY JEST PROJEKT, A KOŃCEM SPRAWOZDANIE
!!!
31
STANDARDOWA STRUKTURA WNIOSKU
wnioskodawca numer konta bankowego nazwa projektu osoba odpowiedzialna za realizację planowana data rozpoczęcia i
zakończenia projektu opis projektu zamierzone cele projektu oczekiwane rezultaty
32
STRUKTURA WNIOSKU C.D.
możliwości powielenia doświadczeń i rezultatów projektu
podmioty objęte projektem całkowite koszty projektu wkład własny i inne źródła finansowania kwota wnioskowana szczegółowy kosztorys stosowne opinie i rekomendacje
33
• realizacja działania rozpoczęta przed podpisaniem umowy o
udzieleniu dotacji
• kwota dotacji przekracza limit wysokości danej dotacji
• stosowanie nieprawidłowych formularzy programowych
• wybrani wykonawcy nie byli akredytowani
• brak odpowiedniej liczby załączników
• brak podpisów i potwierdzenia „za zgodność z oryginałem” dołączonych kopii
• brak kopii umów z wykonawcami
• brak uzasadnienia wyboru wykonawców,
• nieaktualny dokument rejestrowy (ważny 3 miesiące)
• brak aktualnego sprawozdania finansowego
• niewłaściwy kurs Euro
• brak dyskietki z elektroniczną wersją wniosku
Najczęstsze nieprawidłowości:
34
Zarządzanie i Ewaluacja
35
“Zarządzanie Projektem
jest zastosowaniem wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik w działaniach
projektu, służących zaspokojeniu lub przekroczeniu potrzeb i oczekiwań
wszystkich jego uczestników”. • projekty są zgodne z i przyczyniają się do
osiągnięcia celów polityki UE • projekty odpowiadają uzgodnionej strategii i
grupom docelowym • projekty są wykonalne, spełniają cele i są
realistycznie osiągalne • korzyści wygenerowane przez projekty są
trwałe.
36
Podstawowy Cykl Projektu
Cykl projektu jest przydatnym sposobem na zrozumienie różnorodnych faz, przez które przejdzie prawdopodobnie każdy z projektów. Takie samo podejście zastosujesz zajmując się prostym pomysłem na projekt w swojej własnej organizacji, czy też złożonym projektem wspieranym przez kilku zewnętrznych donorów, bądź instytucji finansowych. Niektórzy ludzie uważają, że prościej jest myśleć o krokach, które podejmujesz generując i wdrażając projekt jak o procesie linearnym (a nie cyklu). Nie ma sposobu złego czy dobrego. Powinieneś przyjąć podejście, które jest dla ciebie najwygodniejsze. Każdy projekt przechodzi zwykle przez kilka faz.
37
Punkt Wyjścia
Kroki, które podejmujemy od momentu rozpoczęcia do zakończenia projektu bardzo często nazywane są ‘cyklem projektu’. Cykl projektu może zostać rozbity na 3 komponenty:
Generowanie Projektu, Realizację Projektu, Ewaluację Projektu.
38
Punkt Wyjścia
Generowanie Projektu można, ponownie, rozbić na 4 fazy:
Identyfikację Projektu, Opracowanie ProjektuOcenę Projektu oraz Negocjowanie Projektu/Decyzje.
39
Ocena projektu
Jest ściśle związana z opracowywaniem projektu. Zabezpiecza ona rygorystyczną
ocenę propozycji projektu i w razie potrzeby jej dostosowanie
40
Negocjowanie projektu
decyzje o pozwoleniach prawnych, ostatecznych przygotowaniach pod
względem zasobów, funduszy i sposobu realizacji projektu.
41
Realizacja projektui monitoring
projekt jest realizowany w uzgodniony sposób, odbywają się kontrole okresowe
w celu zapewnienia realizacji zgodnej z planem
42
Ewaluacja projektu
rezultaty projektu podlegają ocenie,generowane są kolejne pomysły na
projekty.
43
Pełny Cykl Projektu
44
Kroki w Identyfikacji Projektu
Krok 1 Stworzenie zarysu projektu i jego ogólnych celów Krok 2 Przedyskutowanie i uzasadnienie projektu wewnętrznie
oraz z kluczowymi uczestnikami Krok 3 Identyfikacja kluczowych dokumentów dot. polityki
(Rozporządzenia UE i programy) Krok 4 Identyfikacja celów i rezultatów projektuKrok 5 Identyfikacja wyników, nakładów i założeńKrok 6 Ukończenie wstępnego opisu projektu (np. przy użyciu
matrycy logicznej)Krok 7 Wstępne oszacowanie kosztów projektu i finansowaniaKrok 8 Nawiązanie kontaktu z potencjalnymi donorami projektu• Kroki te zostały wyznaczone tak, jak gdyby były prostym
procesem linearnym. W rzeczywistości, niektóre z nich mogą zostać podjęte wcześniej od pozostałych, lub w tym samym czasie. Na przykład, Kroki 6 i 7 mogą być prowadzone jednocześnie, czy też Krok 3 może się pojawić o znacznie później.
45
Ewaluacja projektu
Metody ewaluacyjne stosowane w fazie strukturyzacji:
1. Analiza SWOT
2. Matryca logiczna
3. Metaplan
4. Mapa oddziaływania
46
Ewaluacja projektu
Metody ewaluacyjne stosowane w fazie obserwacji
1. Wywiady
2. Kwestionariusze
3. Zogniskowane wywiady grupowe
4. Studia przypadków
5. Obserwacja uczestnicząca (bycie uczestnikiem)
6. Dane z systemu monitoringu
47
Ewaluacja projektu
Metody ewaluacyjne stosowane w fazie analizy
1. Grupy porównawcze
2. Systemy informacji geograficznej
3. Modele makroekonomiczne
4. Metody statystyczne
48
Ewaluacja projektu
Metody ewaluacyjne stosowane w fazie oceniania efektów
1. Panel ekspertów
2. Analiza wielokryteriowa
4. Analiza kosztów i korzyści
5. Analiza kosztów i efektywności
49
Ewaluacja projektu
Czym jest ocena (ewaluacja)?
przez ocenę (ewaluację) polityki, programu lub projektu należy rozumieć określenie wartości polityki, programu lub projektuw odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych kryteriów i w oparciu o odpowiednie informacje.
50
Ewaluacja projektu
Po pierwsze, instytucja oceniająca ma odpowiedzieć na pytanie?
czy program (projekt) okazał się sukcesem czy też porażką.
51
Ewaluacja projektu
Po drugie
niezbędne jest przedstawienie przez instytucję zamawiającą odpowiednich kryteriów, precyzujących zakres przedmiotowy, przestrzenny i czasowy oceny (ewaluacji).
52
Ewaluacja projektu
Po trzecie
niezbędne są informacje zebrane przez zespół oceniający, które po analizie będą stanowić podstawę do określenia wartości programu (projektu).
53
Ewaluacja projektu
Standardy oceny (ewaluacji)
- użyteczność
- wykonalność
- poprawność
- stosowność
54
Powodzenie projektu – wybrane czynniki
Powodzenie projektu – wybrane czynniki
Strony dotrzymują swoich zobowiązań
Projekt adresuje rzeczywiste problemy
grupy docelowej
Dobre / staranne planowanie
Kompetentny i zmotywowany zespół
Zdolność organizacyjnaPłeć i grupa społeczno-
ekonomiczna benficjentów jasno zidentyfikowane
Powodzenie projektu
Efektywne zarządzanieprojektem
Należyta reprezentacjaróżnych interesów
przez udział
Sprawiedliwa alokacja kosztów oraz korzyści
między kobiety i mężczyzn