Capitolul 8

Metodologie privind auditul de regularitate al achiziţiilor publice1

1 studiul se bazează pe Ghidul practic - Misiunea de audit intern privind activitatea de achizitii publice, Ministerul Finanţelor Publice, Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern, elaborat de Nicolau Cornelia- Auditor superior şi avizat de Ghiţă Marcel- Sef serviciu pentru Strategie si Metodologie Generală

8.1. Aspecte conceptuale şi juridice privind contractul de achiziţii 8.1.1. Noţiune, clasificare şi trăsături ale contractului de achiziţii publice Aşa cum reiese din O.U.G. nr. 60/2001, publicată în M.O., nr. 241, din 11.05.2001,

contractul de achiziţie publică este acel contract administrativ prin care un particular persoană fizică sau juridică furnizează produse, execută lucrări sau prestează servicii unei autorităţi publice. După cum se precizează, contractele de achiziţie publică sunt clasificate astfel1:

a) contractele de furnizare de produse au ca obiect achiziţionarea de către o autoritate publică a unuia sau mai multor produse pe baza cumpărării, inclusiv în rate, a închirierii sau leasing-ului cu sau fără opţiune de cumpărare;

b) contractul de execuţie de lucrări este acel contract de achiziţie publică având ca obiect proiectarea şi execuţia uneia sau mai multor lucrări de construcţii de către un particular pentru o autoritate publică;

c) contractul de prestări de servicii este acel contract care are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii de către un particular în favoarea sau pentru desfăşurarea unui serviciu al autorităţii publice.

Caracteristicile contractului de achiziţii publice sunt următoarele: a) este un contract sinalagmatic, deoarece naşte, modică sau stinge drepturi şi obligaţii reciproce, atât pentru particular, cât şi pentru autoritatea publică; b) este un contract cu titlu oneros, deoarece, prin încheierea contractului, fiecare parte urmăreşte obţinerea unei contraprestaţii: autoritatea publică urmăreşte achiziţionarea unui produs, a unei lucrări sau a unui serviciu public, iar particularul urmăreşte încasarea contravalorii produselor furnizate, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate; c) este un contract solemn, deoarece se încheie în formă scrisă între o autoritate publică şi un particular; d) este un contract comutativ, deoarece prestaţia este certă şi determinată chiar în momentul încheierii contractului.

8.1.2. Părţile contractului de achiziţie publică

Contractul de achiziţie publică se încheie între o autoritate publică şi un particular. Sunt considerate competente pentru încheierea contractului de achiziţie publică următoarele autorităţi şi instituţii publice2:

- orice autoritate publică, aşa cum aceasta este definită în Constituţie; - orice instituţie de interes general sau local, autonomă ori aflată în subordinea sau sub

controlul unei autorităţi publice; - Academia Română şi instituţiile subordonate acesteia; - orice persoană juridică ce desfăşoară activităţi relevante în domeniile de utilitate

publică şi care beneficiază de drepturi speciale sau poziţii de monopol stabilite printr-un act normativ sau act administrativ individual;

- alte persoane juridice stabilite prin hotărâre a Guvernului, în cazul în care activitatea acestora se bucură de monopol.

1 O.U.G. nr. 60/2001, M.O., nr. 241/11.05.2001, art. 3. 2 O.U.G. nr. 60/2001, M.O., nr. 241/11.05.2001, art. 5.

De remarcat este faptul că în legislaţia noastră se face distincţie între autorităţi publice şi instituţii publice. Coroborând dispoziţiile existente în legislaţie, deducem ca având autoritate în contractul analizat următoarele autorităţi publice: Parlamentul, Preşedinţia României, Guvernul, ministerele şi celelalte organe de specialitate ale administraţiei publice centrale, autorităţile publice locale, instanţele judecătoreşti, Ministerul Public prin parchetele de pe lângă instanţele judecătoreşti şi Consiliul Superior al Magistraturii. Referitor la autorităţile publice locale, dat fiind faptul că acestea nu dispun de personalitate juridică, contractul de achiziţie publică se încheie în numele unităţilor administrativ-teritoriale de către consiliile locale, şi nu de către primari, căci aceştia nu reprezintă colectivităţile locale decât în raporturile juridice civile. Pentru instituţiile publice, legiuitorul precizează că sunt acele entităţi create de către autorităţile publice cu sau fără personalitate juridică. Instituţiile publice fără personalitate juridică nu pot încheia contracte de achiziţie în nume propriu, ci numai în numele autorităţii publice care le-a împuternicit în acest scop. Pe lângă autorităţile şi instituţiile publice mai pot exista şi alte persoane juridice ale statului sau unităţilor administrativ-teritoriale care au calitatea de contractant (regii autonome sau societăţi comerciale cu capital public integral sau majoritar), însă acestea trebuie să desfăşoare activităţi relevante de interes public. Activităţile relevante de interes public sunt considerate următoarele1:

- punerea la dispoziţie sau exploatarea de reţele fixe destinate să asigure, în beneficiul publicului, activităţi de producţie, transportul sau distribuţia de apă potabilă, energie electrică sau termică;

- evacuarea sau tratarea apelor uzate; - exploatarea zăcămintelor subsolului; - exploatarea solului, transportul pe căi rutiere şi feroviare; - punerea la dispoziţie sau exploatarea de reţele publice de telecomunicaţii ori

asigurarea în beneficiul publicului a unuia sau mai multor servicii de telecomunicaţii.

8.1.3. Obiectul contractului de achiziţie publică

În funcţie de tipul său, contractul de achiziţie publică poate avea ca obiect furnizarea de produse, executarea de lucrări sau prestarea de servicii publice. Contractul de furnizare de produse poate fi considerat corespunzător contractului de vânzare-cumpărare din dreptul civil sau comercial, însă este supus regimului juridic de drept public, şi numai în completarea acestor reguli se aplică regimul de drept privat. Contractul de executare de lucrări publice poate fi considerat corespunzător contractului de antrepriză din dreptul privat, însă şi acest contract este guvernat de regimul juridic de drept public. Obiectul acestui contract se limitează la executarea unei lucrări publice. În doctrina franceză, dacă particularul dobândeşte şi dreptul de a exploata lucrarea publică afectată unui serviciu public, contractul este considerat de concesiune a serviciului public, şi nu de achiziţie publică. Contractul de prestare a serviciului public are ca obiect exploatarea unui serviciu public relevant pentru interesul public, deosebindu-se astfel de contractul de concesiune a serviciilor publice. De remarcat faptul că legiuitorul rezervă dreptul autorităţii contractante de a proceda la cumpărarea

1 O.U.G. nr. 60/2001, M.O., nr. 241/11.05.2001, art. 6.

directă fără aplicarea normelor procedurale de achiziţie de produs sau serviciu, însă condiţia impusă este ca valoarea acestora să nu depăşească 1500 de euro pe an.

8.1.4. Procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică

În scopul realizării contractului de achiziţie publică în deplină legalitate, este imperios necesar să ţinem cont de următoarele principii:

- principiul liberei concurenţe, care constă în asigurarea condiţiilor pentru ca orice furnizor de produse, executant de lucrări sau prestator de servicii, indiferent de naţionalitate, în condiţiile legii, să poată deveni contractant;

- principiul eficienţei utilizării fondurilor publice, respectiv folosirea sistemului concurenţial şi a criteriilor economice;

- principiul asigurării tratamentului egal, adică aplicarea nediscriminatorie a criteriilor de selecţie astfel ca toţi potenţialii contractanţi să fie trataţi egal;

- principiul păstrării confidenţialităţii, care constă în garantarea protejării secretului comercial şi a proprietăţii intelectuale a ofertantului;

- principiul asigurării transparenţei atribuirii contractelor, prin punerea informaţiilor necesare la dispoziţia celor interesaţi.

Pentru atribuirea contractului de achiziţie publică, în legislaţie sunt prevăzute următoarele tipuri de proceduri: a) licitaţia deschisă este procedura prin care orice furnizor de produse, executant de lucrări sau prestator de servicii interesat are dreptul să depună ofertă; b) licitaţia restrânsă, care se desfăşoară în două etape distincte, oferta putând fi depusă doar de către cei selectaţi de către autoritatea contractantă; c) negocierea, care poate fi:

- negociere competitivă – autoritatea contractantă negociază clauzele cu mai mulţi ofertanţi;

- negociere cu o singură sursă – autoritatea contractantă negociază clauzele cu un singur ofertant.

d) cererea de ofertă, procedură care se desfăşoară fără publicitate prealabilă, autoritatea contractantă solicitând oferte de la mai mulţi potenţiali contractanţi; e) concursul de soluţii este o procedură care permite autorităţii contractante selecţionarea de către un juriu a soluţiei competitive.

8.1.5. Încheierea contractului de achiziţie publică

Autoritatea contractantă are obligaţia de a încheia în formă scrisă contractul de achiziţie publică cu ofertantul a cărui ofertă a fost stabilită câştigătoare de către comisia de evaluare ca o condiţie ad probationem. În cazul refuzului ofertantului câştigător de a încheia contractul cu autoritatea contractantă, aceasta are posibilitatea:

- de a invita ofertanţii, în ordinea descrescătoare a clasamentului, în vederea încheierii contractului cu unul dintre aceştia;

- de a anula aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

8.1.6. Efectele contractului de achiziţie publică

Efectele contractului de achiziţie publică, fie el de furnizare de produse, executare de lucrări sau prestări de servicii, chiar dacă nu sunt reglementate legislativ, rezultă din contractele-cadru stabilite în ordine de către autorităţile centrale. Astfel, în cazul furnizării de produse este stipulat că, în situaţia sistării producerii de piese de schimb, furnizorul este obligat să notifice înainte cu cel puţin 90 de zile achizitorul pentru a putea procura piesele necesare în timp util. Nu este limitat dreptul achizitorului de a testa şi a verifica produsele, iar în cazul depistării nerespectării normelor de calitate a produsului, furnizorul are obligaţia de a remedia defecţiunea sau de a înlocui produsul fără costuri suplimentare pentru achizitor.

Executantul lucrării poate considera că dispoziţiile achizitorului sunt nejustificate sau inoportune, acesta putând ridica obiecţii în scris, fără însă ca aceste obiecţii să-l absolve de obligaţia executării dispoziţiilor primite, cu excepţia cazurilor în care acestea contravin dispoziţiilor legale.

Dacă respectarea şi executarea dispoziţiilor primite de la achizitor determină dificultăţi în execuţie care generează costuri suplimentare, acestea vor fi suportate de către achizitor, iar în cazul în care survin erori în poziţionare, dimensiunile lucrărilor, executantul are obligaţia să le rectifice, cu excepţia situaţiilor în care eroarea se datorează înscrisurilor furnizate de către proiectant.

Potrivit contractului-cadru de prestări de servicii, prestatorul de servicii are dreptul de a primi preţul serviciilor prestate achizitorului în condiţiile stabilite în contract dacă achizitorul nu efectuează plata în termen de 14 zile de la expirarea termenului. Prestatorul poate pretinde despăgubiri şi are dreptul de a sista sau a diminua ritmul prestării serviciilor.

8.1.7. Modificarea şi încetarea contractului de achiziţie publică

Contractul de achiziţie publică nu poate fi modificat în mod unilateral de către una dintre părţi, ci numai când poate fi afectat interesul public1. Ţinând cont de acest fapt, modificarea contractului de achiziţie publică are loc numai prin acordul părţilor, însă, potrivit contractului-cadru, poate fi modificat de către părţi, prin act adiţional, în mod excepţional, datorită unor circumstanţe care privesc interesele comerciale legitime ale părţilor şi care nu au putut fi prevăzute la data încheierii contractului. Executantul poate solicita achizitorului prelungirea termenului contractului dacă aceasta este determinată de:

- volumul sau natura lucrărilor neprevăzute; - condiţii climaterice extrem de nefavorabile; - orice alt motiv care nu se datorează executantului şi nu a survenit prin încălcarea

contractului de către acesta. În aceste cazuri, părţile vor stabili prelungirea duratei de execuţie a contractului, şi

cheltuielile suplimentare se vor adăuga la preţul contractului. Încetarea contractului de achiziţie publică poate avea loc în următoarele condiţii:

a) de drept, la expirarea termenului sau prin executarea integrală a contractului; b) pe cale judecătorească, în cazul nerespectării obligaţiilor de către una dintre părţi, rezilierea putând fi pronunţată de către instanţele judecătoreşti de drept comun, care vor stabili şi cuantumul despăgubirilor; c) prin manifestarea unilaterală de voinţă a administraţiei publice achizitoare, în cel mult 30 de zile de la data apariţiei unor circumstanţe care nu au putut fi prevăzute la data încheierii

1 O.U.G. nr. 60/2001, art. 73, al. 1.

contractului, şi îndeplinirea contractului ar fi contrară interesului public, însă rezervă dreptul particularului contractant de a pretinde plata corespunzătoare până la data rezilierii.

Încetarea contractului de achiziţie publică poate avea loc şi în alte situaţii decât forţa majoră: incendii, inundaţii sau orice catastrofă naturală. Litigiile apărute în legătură cu încetarea contractelor de achiziţie publică se vor dori rezolvate pe cale amiabilă. Dacă după 15 zile părţile nu reuşesc să rezolve divergenţele apărute, fiecare parte poate solicita ca litigiul să fie soluţionat de către instanţele judecătoreşti de drept comun. Deşi în legislaţie nu este prevăzută competenţa soluţionării acestor litigii, considerăm că ele sunt de competenţa tribunalului ca instanţă comercială. Ne întemeiem această concluzie pe faptul că aceste litigii sunt asemănătoare litigiilor comerciale, una dintre părţi fiind de regulă o societate comercială, iar obiectul special al litigiilor fiind interesul public, se justifică încredinţarea lor spre soluţionare în primă instanţă tribunalului, şi nu judecătoriei ca instanţă civilă.

8.2. Etapele de derulare ale misiunii de audit intern Desfăşurarea misiunii de audit presupune parcurgerea următoarelor etapele : - pregătirea misiunii (iniţierea auditului) ; - intervenţia la faţa locului (desfăşurarea misiunii); - raportul de audit (încheierea misiunii) ; - urmărirea recomandărilor ; - supervizarea misiunilor. Etapele, procedurile şi documentele aferente fiecărei proceduri pot fi sintetizate în următorul

tabel :

Etapele, procedurile şi documentele misiunii de audit intern

Fazele misiunii Activităţi/ operaţiuni Documente elaborate Elaborarea Ordinului de serviciu Ordinul de serviciu Intocmirea Declaraţiei de independenţă Declaraţia de independenţă Notificarea inceperii misiunii Notificarea si anexa Colectarea şi prelucrarea informaţiilor preliminare

Teste – modele Tabloul aspectelor pozitive si negative posibile

Analiza aspectelor pozitive şi negative Situaţia aspectelor negative semnificative identificate

Stabilirea eşantionului pentru realizarea intervenţiei la faţa locului şi întocmirea calendarului interventiei

Calendarul preliminar al intervenţiei la faţa locului

Elaborarea programului de audit Programul de audit Programul intervenţiei la faţa locului

Şedinţa de deschidere Minuta şedinţei de deschidere

PREGĂTIREA MISIUNII

Notificarea intervenţiei la faţa locului Notificarea intervenţiei la faţa locului Colectarea dovezilor şi utilizarea instrumentelor aplicabile

Liste de verificare Chestionare Teste

Analiza si prelucrarea informatiilor colectate

FIAP FCRI

Revizuirea documentelor de lucru Rezumatul informativ

INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Şedinţa de închidere Minuta şedinţei de închidere Elaborarea Raportului de audit intern privind achizitiile publice (proiect)

Raport de audit public intern privind achizitiile publice (proiect)

Transmiterea proiectului Raportului de audit intern privind achizitiile publice

Adresă de transmitere

Analiza observatiilor si punctelor de vedere ale structurii auditate

Raport de audit intern privind achizitiile publice (proiect actualizat)

Reuniunea de conciliere Minuta reuniunii de conciliere Finalizarea Raportului de audit intern privind achizitiile publice

Raportul de audit intern privind achizitiile publice (forma finala)

Difuzarea Raportului de audit intern privind achizitiile publice

Nota de prezentare a raportului spre aprobare Nota de transmitere

RAPORTUL DE

EVALUARE

Arhivarea raportului şi documentelor misiunii

Dosarele misiunii de audit intern privind achizitiile publice

URMĂRIREA RECOMAN-DĂRILOR

Urmărirea stadiului implementării recomandărilor

Fişă de urmărire a recomandărilor

SUPERVIZAREA MISIUNII

Supervizarea misiunii Lista de supervizare a documentelor

8.2.1 Etapa de pregătirea misiunii 8.2.1.1. Ordinul de serviciu

Ordinul de serviciu se întocmeşte de către şeful compartimentului de audit intern şi

reprezintă mandatul de intervenţie dat de către compartimentul de audit public intern. Acesta trebuie aprobat de catre conducatorul instituţiei sau de înlocuitorul de drept al acestuia. Ordinul de serviciu defineşte cadrul legal în baza căruia se desfăşoară misiunea de audit intern, perioada în care se va desfăşura misiunea, domeniul de audit şi obiectivele aferente. Sunt menţionate tipul de audit şi componenţa echipei. ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. ...../.......

ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile art. 8, litera c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu

modificările si completările ulterioare, Normelor Generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003, cu modificarile si completarile ulterioare si cu Planul de audit public intern pentru anul 2005, se va efectua o misiune de audit intern privind achizitiile publice la Directia Administrativa si Patrimoniu, Serviciul Achizitii Publice, in perioada ........................

Scopul misiunii de audit intern este de a se asigura ca:

- in adoptarea oricarei decizii in procesul de achizitii publice s-au avut in vedere principiile general acceptate in U E in acest domeniu: - activitatea de achizitii este bine cunoscuta si stapanita, din faza initierii si lansarii pana la livrare si decontarile finale; - controlul intern este functional; - exhaustivitatea inregistrarilor; - documentele sunt corect certificate si inregistrate ; - cheltuielile efectuate corespund unui serviciu prestat; - Programul anual al achizitiilor publice corespunde necesitatilor reale, justificate, bugetate si programate.

Obiectivele misiunii de audit public intern sunt: 1. Organizarea activitatii de achizitii publice 2. Programul de achizitii publice 3. Pregatirea aplicarii procedurii de licitatie deschisa pentru atribuirea contractului de achizitie publica 4. Lansarea procedurii de licitatie deschisa pentru atribuirea contractului de achizitie publica 5. Derularea procedurii de licitatie deschisa pentru atribuirea contractului de achizitie publica 6. Pregatirea aplicarii procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizitie publica 7. Lansarea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizitie publica 8. Derularea procedurii de cerere de oferte pentru atribuirea contractului de achizitie publica 9. Administrarea contractului de achizitie publica

10. Cai de atac. Mentionam ca se va efectua un audit de conformitate privind activitatea de achizitii publice. Perioada supusă evaluării este: ......................

Echipa de audit intern este formata din Vasile Tabără (coordonator) si Costantin Roman. Supervizorul misiunii este seful structurii de audit intern.

Sef Serviciu Audit Intern, Aureliana Roman

8.2.1.2. Declaraţia de independenţă Codul privind conduita etică a auditorului intern reprezintă un ansamblu de principii şi

reguli de conduită care trebuie să guverneze activitatea auditorilor interni. Scopul Codului privind conduita etică a auditorului intern este de a promova cultura etică în viziunea globală a profesiei de auditor intern. Codul privind conduita etică a auditorului intern cuprinde regulile pe care auditorii interni trebuie să le respecte. In exercitarea atribuţiilor lor, auditorii interni trebuie să respecte în primul rând principiul independenţei

Compartimentul de audit public intern funcţionează în subordinea directă a conducătorului entităţii publice, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile entităţii publice. Prin atribuţiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie să fie implicat în elaborarea procedurilor de control intern. În plus, activitatea de audit public intern nu trebuie să fie supusă ingerinţelor externe începând de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectivă a lucrărilor şi până la comunicarea rezultatelor acesteia.

Auditorii interni nu pot fi desemnaţi să efectueze misiuni de audit public intern la o structură/entitate publică dacă sunt soţi, rude sau afini până la gradul al patrulea inclusiv, cu conducătorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectivă.

Auditorii interni nu trebuie implicaţi în vreun fel în îndeplinirea activităţilor pe care în mod potenţial le pot audita şi nici în elaborarea şi implementarea sistemelor de control intern ale entităţilor publice.

Auditorilor interni nu trebuie să li se încredinţeze misiuni de audit public intern în sectoarele de activitate în care aceştia au deţinut funcţii sau au fost implicaţi în alt mod. Această interdicţie se poate ridica după trecerea unei perioade de 3 ani.

Auditorii interni care se găsesc într-una din situaţiile prevăzute mai sus, au obligaţia de a informa de îndată, în scris, conducătorul entităţii publice şi şeful structurii de audit public intern. Independenţa auditorilor interni selectaţi pentru realizarea unei misiuni de audit public intern trebuie declarată. Astfel, fiecare auditor intern va trebui să dea o declaraţie de independenţă la începutul misiunii de audit.

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice

DECLARATIA DE INDEPENDENTA

Incompatibilităţi În legatura cu Serviciul Achizitii Publice Da Nu

Ati avut/aveti vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni in misiunea de audit intern, în orice fel?

X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit intern?

X

Ati avut/aveti functii sau ati fost/sunteti implicat in ultimii 3 ani intr-un alt mod in activitatea entitatii/structurii auditate?

X

Ati fost implicat in elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitatii/structurii auditate?

X

Sunteti sot, ruda sau afin pana la gradul al patrulea inclusiv cu conducatorul entitatii/structurii auditate sau cu membrii organelor de conducere colectiva din unitatile din subordinea/coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevente de la entitateaStructura auditata?

X

Aţi fost implicat in activitatea financiar- contabila la entitatea auditata sau la o unitate din subordinea/in coordonarea/sub autoritatea acesteia ?

X

Aveţi vreun interes direct sau indirect la entitatea/structura auditata? X Dacă în timpul misiunii de audit inter, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi de urgenta conducatorul structurii de audit intern?

X

Auditor intern Tabără Vasile In continuare se completeaza de către conducatorul structurii de audit intern 1. Incompatibilităţi personale. Nu exista. 2. Pot fi negociate/diminuate incompatibilitatile? Daca da, explicaţi cum anume Nu este cazul.

Data Sef Serviciu Audit Intern, ....... Roman Aureliana

8.2.1.3. Notificarea asupra inceperii misiunii de audit intern Notificarea departamentului ce urmează a fi notificat trebuie realizată cu 15 zile înaintea

inceperii misiunii de audit public intern. In această notificare se aduce la cunoştinţa şefului compartimentului respectiv domeniul de audit, obiectivele, durata misiunii, perioada auditată, aspecte privind şedinţa de deschidere şi aspecte privitoare la documentaţia ce trebuie pregătită în vederea desfăşurării misiunii de audit public intern. ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern Nr. ..../.......

NOTIFICARE asupra inceperii misiunii de audit intern

Catre: Directia Administrativa si Patrimoniu, Serviciul Achizitii Publice

De la: Seful Serviciului Audit intern

Referitor la misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice Stimate domn POPESCU Popescuţu,

În conformitate cu prevederile art.11, lit.c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările si completările ulterioare, şi cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmeaza ca in perioada ........................ sa efectuam o misiune de audit intern cu tema “Activitatea de achizitii publice” la Directia Administrativa si Patrimoniu, Serviciul Achizitii Publice. Auditul intern va examina responsabilitatile asumate de catre Serviciul Achizitii Publice si va determina daca acesta si-a indeplinit obligatiile in mod eficient si efectiv.

Perioada supusă evaluării este ........................... Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data sedinţei de deschidere, in cadrul careia vor fi discutate diverse aspecte ale misiunii de audit intern. Printre acestea enumeram:

- prezentarea auditorilor; - scopul şi obiectivele misiunii de audit intern; - calendarul preliminar al intervenţiilor la faţa locului; - persoanele de contact; - alte aspecte organizatorice.

Pentru o mai buna intelegere a activitatii dumneavoastra, va rugam sa ne puneti la dispozitie in termen de 10 zile de la data primirii prezentei adrese urmatoarea documentatie necesara: legile si reglementarile ce se aplica activitatii dumneavoastra, organigramele, regulamentele de organizare si functionare, fisele posturilor existente, toate procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate in vederea desfasurarii activitatii de achizitii publice si un exemplar al rapoartelor, notelor, dosarelor anterioare ce se refera la aceasta tema. Pentru documentele solicitate se va asigura conformitatea cu originalul sau se va certifica realitatea documentelor transmise. Detalii suplimentare puteţi obţine la telefonul 1234567, persoana de contact este: Tabără Vasile, auditor intern, coordonatorul misiunii.

Cu stimă,

Roman Aureliana Sef Serviciu Audit Intern

8.2.1.4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor preliminare Conform Normei generale privind exercitarea activităţii de audit public intern1, în etapa

de colectare şi prelucrare a informaţiilor, auditorii interni solicită şi colectează informaţii cu caracter general despre entitatea/structura auditată. Aceste informaţii trebuie să fie pertinente şi utile pentru a atinge următoarele scopuri:

a) identificarea principalelor elemente ale contextului instituţional şi socioeconomic în care entitatea/structura auditată îşi desfăşoară activitatea;

b) cunoaşterea organizării entităţii/structurii auditate, a tehnicilor sale de lucru şi a diferitelor nivele de administrare, conform organigramei;

c) identificarea punctelor cheie ale funcţionării entităţii/structurii auditate şi ale sistemelor sale de control, pentru o evaluare prealabilă a punctelor tari şi slabe;

d) identificarea şi evaluarea riscurilor cu incidenţă semnificativă; e) identificarea informaţiilor probante necesare pentru atingerea obiectivelor controlului

şi selecţionării tehnicilor de investigare adecvate. Prelucrarea informaţiilor consta în: a) analiza structurii/entităţii auditate şi activităţii sale (organigrama, regulamente de

funcţionare, fişe ale posturilor, circuitul documentelor); b) analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea entităţii/structurii auditate; c) analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit

public intern; d) analiza rezultatelor controalelor precedente; e) analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată.

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

COLECTAREA INFORMATIILOR Misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice

Întocmit: Tabără Vasile Data:............... Avizat: Roman Aureliana Data:...............

COLECTAREA INFORMATIILOR

SERVICIUL ACHIZITII PUBLICE DA NU OBSERVATII

Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate

X -

Obtinerea organigramei X - Obtinerea Regulamentului de organizare si functionare X - Obtinerea fiselor posturilor X - Obtinerea procedurilor scrise si formalizate - X Exista doar partial Identificarea personalului responsabil X - Obtinerea Raportului de audit intern anterior - X Anterior nu au fost realizate

misiuni de audit intern Rapoarte elaborate de alte institutii X -

ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

1 Publicată in Monitorul Oficial, Partea I nr. 130bis din 27/02/2003

8.2.1.5. Identificarea obiectelor auditabile Identificarea obiectelor auditabile reprezintă activitatea elementară a domeniului auditat,

ale cărei caracteristici pot fi definite teoretic şi comparate cu realitatea practică. Identificarea obiectelor auditabile se realizează în trei etape:

a) detalierea fiecărei activităţi în operaţii succesive descriind procesul de la realizarea acestei activităţi până la înregistrarea ei (circuitul auditului);

b) definirea pentru fiecare operaţiune în parte a condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească din punct de vedere al controalelor specifice şi al riscurilor aferente (ce trebuie să fie evitate);

c) determinarea modalităţilor de funcţionare necesare pentru ca entitatea să atingă obiectivul şi să elimine riscul.

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, definite sub aspectele caracteristicilor specifice şi ale riscurilor asociate, constituie suportul analizei riscurilor. ENTITATEA PUBLICA Serviciul Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit intern: Activitatea de achizitii publice Perioada auditata: ...................... Intocmit: Tabără Vasile, Roman Costantin Data:................ Avizat: Roman Aureliana Data:...............

A. OBIECTIVE GENERALE INITIALE Nr. crt.

Obiective Obiecte auditabile Obs.

1. Procedurile specifice care reglementeaza activitatea de achizitii publice

2. Resursele umane ale Serv. Achizitii Publice 3. Dotarea cu tehnica de calcul a Serv. Achizitii Publice

I. ORGANIZAREA

ACTIVITATII DE

ACHIZITII

PUBLICE

4. Baza de date cu furnizorii de produse/executantii de lucrari/ prestatorii de servicii si preturile practicate

5. Fundamentarea Programului de achizitii publice II.

PROGRAMUL

DE ACHIZITII

PUBLICE 6. Alegerea procedurii de atribuire a contractelor de achizitie publica

B. LICITATIE DESCHISA

Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile Obs.

7. Anuntul de intentie 8. Constituirea Documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO)

III. PREGATIREA APLICARII

PROCEDURII DE LICITATIE

DESCHISA PENTRU

ATRIBUIREA CONTRACTULUI

DE ACHIZITIE PUBLICA 9. Constituirea omisiilor de evaluare

IV. LANSAREA PROCEDURII DE

LICITATIE DESCHISA PENTRU

ATRIBUIREA CONTRACTULUI

DE ACHIZITIE PUBLICA

10. Anuntul de participare

11. Completarile la Documentatia pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO) si dreptul de a solicita clarificari

12. Deschiderea si calificarea ofertelor 13. Examinarea si evaluarea ofertelor in vederea stabilirii ofertei castigatoare

14. Incheierea contractului de achizitie publica

15. Anuntul de atribuire

V.

DERULAREA PROCEDURII DE

LICITATIE DESCHISA PENTRU

ATRIBUIREA CONTRACTULUI

DE ACHIZITIE PUBLICA

16. Dosarul achizitiei publice

C. CERERE DE OFERTE Nr. crt. Obiective Obiecte auditabile

Obs.

17. Studiul pietei, crearea bazei proprii de date 18. Constituirea si transmiterea Documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei (DEPO)

VI.

PREGATIREA APLICARII

PROCEDURII DE CERERE DE

OFERTE PENTRU

ATRIBUIREA CONTRACTULUI

DE ACHIZITIE PUBLICA 19. Constituirea comisiilor de evaluare

20. Anuntul/Invitatia de participare VII. LANSAREA PROCEDURII DE

CERERE DE OFERTE PENTRU

ATRIBUIREA CONTRACTULUI

DE ACHIZITIE PUBLICA

21. Dreptul de a solicita clarificari la DEPO

22. Deschiderea si calificarea ofertelor

23. Examinarea si evaluarea ofertelor in vederea stabilirii ofertei castigatoare

24. Incheierea contractului de achizitie publica

VIII.

DERULAREA PROCEDURII

DE CERERE DE OFERTE

PENTRU ATRIBUIREA

CONTRACTULUI DE

ACHIZITIE PUBLICA

25. Dosarul achizitiei publice

D. OBIECTIVE GENERALE FINALE Nr. crt.

Obiective Obiecte auditabile Obs.

26. Calea de atac administrativa IX.

CAI DE ATAC

27. Calea de atac in justitie

28. Dosarul de urmarire a derularii contractului incheiat

29. Constatarea minusurilor sau plusurilor la receptie

X. ADMINISTRAREA

CONTRACTULUI DE

ACHIZITIE PUBLICA 30. Certificarea si verificarea facturilor

8.2.1.6. Analiza riscurilor Norma generală privind exercitarea activităţii de audit public intern defineşte riscul ca

orice eveniment, acţiune, situaţie sau comportament cu impact nefavorabil asupra capacităţii entităţii publice de a realiza obiectivele.

Riscurile pot fi grupate astfel:

a) Riscuri de organizare (neformalizarea procedurilor): lipsa unor responsabilităţi precise; insuficienta organizare a resurselor umane; documentaţia insuficientă, neactualizată;

b) Riscuri operaţionale: neînregistrarea în evidenţele contabile; arhivare necorespunzătoare a documentelor justificative; lipsa unui control asupra operaţiilor cu risc ridicat;

c) Riscuri financiare: plăţi nesecurizate, nedetectarea operaţiilor cu risc financiar; d) Riscuri generate de schimbările legislative, structurale, manageriale etc.

Componentele riscului sunt: - probabilitatea de apariţie; - nivelul impactului, respectiv gravitatea consecinţelor şi durata acestora.

Analiza riscului reprezintă o etapă majoră în procesul de audit public intern, care are drept scopuri: a) să identifice pericolele din entitatea/structura auditată;

b) să identifice dacă controalele interne sau procedurile entităţii/structurii auditate pot preveni, elimina sau minimiza pericolele;

c) să evalueze structura/evoluţia controlului intern al entităţii/structurii auditate. Fazele analizei riscurilor sunt următoarele:

a) analiza activităţii entităţii/structurii auditate; b) identificarea şi evaluarea riscurilor inerente, respectiv a riscurilor, de eroare semnificativă a activităţilor entităţii/structurii auditate, cu incidenţa asupra operaţiilor financiare;

c) verificarea existenţei controalelor interne, a procedurilor de control intern, precum şi evaluarea acestora;

d) evaluarea punctelor slabe, cuantificarea şi împărţirea lor pe clase de risc. Auditorii interni trebuie să integreze în procesul de identificare şi evaluare a riscurilor semnificative şi pe cele depistate în cursul altor misiuni.

Măsurarea riscurilor depinde de probabilitatea de apariţie a riscului şi de gravitatea consecinţelor evenimentului. Pentru realizarea măsurării riscurilor se utilizează drept instrumente de măsurare, criteriile de apreciere.

Criteriile utilizate pentru măsurarea probabilităţii de apariţie a riscului sunt: a) aprecierea vulnerabilităţii entităţii; b) aprecierea controlului intern. Probabilitatea de apariţie a riscului variază de la imposibilitate la certitudine şi este

exprimată pe o scară de valori pe trei nivele: - probabilitate mică; - probabilitate medie; - probabilitate mare. a) Aprecierea vulnerabilităţii entităţii

Pentru a efectua aprecierea, auditorul va examina toţi factorii cu incidenţă asupra vulnerabilităţii domeniului auditabil, cum ar fi: - resursele umane; - complexitatea prelucrării operaţiilor;

- mijloacele tehnice existente. Vulnerabilitatea se exprimă pe trei nivele:

- vulnerabilitate redusă; - vulnerabilitate medie; - vulnerabilitate mare.

b) Aprecierea controlului intern Aprecierea controlului intern se face pe baza unei analize a calităţii controlului intern al entităţii, pe trei nivele: - control intern corespunzător; - control intern insuficient; - control intern cu lipsuri grave.

Măsurarea gravităţii consecinţelor evenimentului (nivelul impactului) Nivelul impactului reprezintă efectele riscului în cazul producerii sale şi se poate exprima

pe o scară de valorică pe trei nivele: - impact scăzut; - impact moderat; - impact ridicat. Norme metodologice exemplifică efectuarea analizei riscurilor prin parcurgerea următorilor paşi:

a) identificarea (listarea) operaţiilor/activităţilor auditabile, respectiv a obiectelor auditabile. În această fază se analizează şi se identifică activităţile/operaţiile precum şi a interdependenţele existente între acestea, fixându-se perimetrul de analiză;

b) identificarea ameninţărilor, riscurilor inerente posibile, asociate acestor operaţiuni/activităţi, prin determinarea impactului financiar al acestora;

c) stabilirea criteriilor de analiză a riscului. Se recomandă utilizarea criteriilor: aprecierea controlului intern, aprecierea cantitativă şi aprecierea calitativă;

d) stabilirea nivelului riscului pentru fiecare criteriu, prin utilizarea unei scări de valori pe trei nivele, astfel: d1) pentru aprecierea controlului intern: control intern corespunzător - nivel 1; control intern insuficient - nivel 2; control intern cu lipsuri grave - nivel 3; d2) pentru aprecierea cantitativă: impact financiar slab - nivel 1; impact financiar mediu - nivel 2; impact financiar important - nivel 3; d3) pentru aprecierea calitativă: vulnerabilitate redusă - nivel 1; vulnerabilitate medie - nivel 2; vulnerabilitate mare - nivel 3.

e) stabilirea punctajului total al criteriului utilizat (T). Se atribuie un factor de greutate şi un nivel de risc fiecărui criteriu. Produsul acestor doi factori dă punctajul pentru criteriul respectiv iar suma punctajelor pentru o anumită operaţie/activitate auditabilă conduce la determinarea punctajului total al riscului operaţiei/activităţii respective. Punctajul total al riscului se obţine utilizând formulele:

T = ∑ P (i) x N (i)

Unde: P(i) = ponderea riscului pentru fiecare criteriu; N(i) = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; sau T = N1 x N2 x....x N(i), unde N = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat.

f) clasarea riscurilor, pe baza punctajelor totale obţinute anterior, în: risc mic, risc mediu, risc mare;

g) ierarhizarea/operaţiunilor activităţilor ce urmează a fi auditate, respectiv elaborarea tabelului puncte tari şi puncte slabe. Tabelul punctelor tari şi punctelor slabe prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei activităţi/operaţiuni/teme analizate şi permite ierarhizarea riscurilor în scopul orientării activităţii de audit public intern, respectiv stabilirea tematicii în detaliu. Tabelul prezintă în partea stângă rezultatele analizei riscurilor (domeniile/obiectele auditabile, obiectivele specifice, riscuri, indicatori şi indici), iar în partea dreaptă opinia şi comentariile auditorului intern.