Embed Size (px)
DESCRIPTION
Citation preview
mgr Radosław Mędrzycki
Katedra Prawa Administracyjnego i Samorządu Terytorialnego
Metody i techniki pracy w administracji publicznej
OBECNOŚĆ NA ĆWICZENIACH ZALICZENIE KOLOKWIUM na ocenę wyższą niż 2 (ndst)
Student ma prawo do jednej nieobecności w semestrze (dwie studia stacjonarne).
Każdą kolejną nieobecność należy odpracować na dyżurze.Odpracowanie nieobecności na dyżurze polega na poprawnej
odpowiedzi na dwa pytania zadane przez prowadzącego z materii przerobionej na ćwiczeniach, na których student był nieobecny.
ZALICZENIE ĆWICZEŃ
1570 rok pierwsza instrukcja kancelaryjna dla Kancelarii Nadwornej Rzeszy Niemieckiej Maksymiliana II
Przez długi okres czasu instrukcje kancelaryjne oparte były o system dziennikowy
Obecnie instrukcje oparte o system bezdziennikowy
Instrukcja kancelaryjna – krótka historia
System dziennikowy a bezdziennikowy
1Rejestrujemy poszczególne pisma
2Opieramy się o system dzienników
3Opieramy się o ciągłe pokwitowania
4Akta porządkujemy według skorowidzów, wykazów
alfabetycznych, numerowych
1Rejestrujemy sprawy2Opieramy się o spisy spraw i
rejestry kancelaryjne3Zasadniczy brak pokwitowań 4Akta porządkujemy według
Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA, też RWA)
3 rozporządzenia samorządowe1 rozporządzenie dla terenowej administracji
rządowej w województwie Interesujące nas rozporządzenie:Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z
22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
Akty prawne normujące instrukcje kancelaryjną
Każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd
Pismo – brak definicji w instrukcji kancelaryjnejUrząd – urząd gminy lub związku
międzygminnego
Pytanie: czym różni się urząd od
organu administracji publicznej?
Korespondencja to …
Organ administracji publicznej (ujęcie ustrojowe)
a) Człowiek lub grupa ludzib) Wyodrębniony w strukturze państwa lub
samorządu terytorialnegoc) Ma możliwość stosowania środków
władczychd) Jest powołany w celu realizacji prawa
administracyjnegoe) Działa w granicach przyznanych mu
kompetencji
Organ administracji publicznej
Organ administracji publicznej ze względu na ilość spraw mu przypisanych nie mógłby sam
należycie wypełniać swojej funkcji, dlatego tworzy się mu podmiot pomocniczy w postaci urzędu administracji publicznej
Urząd to zorganizowany zespół osób (urzędnicy), środków rzeczowych (budynki, sprzęt) i finansowych , za pomocą których organ administracji publicznej wykonuje zadania (projekt przepisów ogólnych prawa administracyjnego)
Urząd
Par. 1. Urząd gminy jest jednostką organizacyjną , przy której Wójt Gminy Stoczek jako organ wykonawczy realizuje swoje zadania (ROU Stoczek)
Par 5 ust. 1 Urząd jest aparatem pomocniczym burmistrza (ROU Marki)
Par 3 ust. 1 Prezydent, jako organ wykonawczy Miasta, realizuje zadania przy pomocy Urzędu (ROU Poznań)
Przykłady…
Hasła pokrewne: akta sprawy, czystopis, dokument, nośnik papierowy, poprzedniki, przesyłka, sprawa, załącznik.
Korespondencja
PYTANIE ODPOWIEDZI TAK
NIE
Co Państwa zdaniem stanowi kategorię najbardziej pojemną:
a) korespondencja
b) akta sprawy
c) przesyłka
akta sprawy, czystopis, dokument, nośnik papierowy,
poprzedniki, przesyłka, sprawa, załącznik
Proszę uporządkować powyższe słowa (wyrażenia) od najbardziej pojemnych do najmniej pojemnych.
Proszę podczas wykonywania pracy domowej raz posłużyć się instrukcją kancelaryjną a raz Państwa własnym rozumieniem poszczególnych słów, wyrażeń.
Czy ich zakresy się pokrywają? Cel pracy: przygotowanie się do odpowiedzi
naewentualne pytanie egzaminacyjne o zakresy słów.
Praca domowa
Dorota Chromicka, Instrukcja kancelaryjna, Wspólnota 2008 r., nr 31
Dorota Chromicka, Zadania sekretariatu wójta, Wspólnota 2008 r., nr 35
Dorota Chromicka, Obieg dokumentów, Wspólnota 2008, nr 33
Wszystkie artykuły są dostępne bezpłatnie w Internecie na stronie czasopisma Wspólnota: www.wspolnota.org.pl
Praca domowa
Korespondencje przyjmuje kancelaria Patrz: § 5
Rejestruje ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym
Postępowanie z korespondencją
Co to jest rejestr kancelaryjny???
1. Rejestr kancelaryjny to zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny
2. Prowadzą go referencji spraw
3. Służy obok spisu spraw do rejestrowania spraw
1. Rejestr kancelaryjny w
kancelarii służy rejestracji
ilościowej i jest podobny do dziennika kancelaryjnego
2. Prowadzi go kancelaria
3. Służy do nadawania numeru ewidencyjnego
Rejestr kancelaryjny ≠ rejestr kancelaryjny
SYSTEM BEZDZIENNIKOWY REJESTROWY
Korespondencje przyjmuje kancelaria Patrz: § 5
Rejestruje ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym
Postępowanie z korespondencją
Kancelaria nie rejestruje: publikacji (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), potwierdzeń odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, rachunków, faktury i innych dokumentów księgowych, zaproszeń, życzeń i innych pism o podobnym charakterze.
Pytanie testowe
Kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej
ZASADA: Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Obieg akt między wydziałami odbywa się za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej, bez pokwitowań, chyba, że wymagają tego odrębne przepisy.
WYJĄTEK: Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.
Kancelaria
Przesyłka zostaje dostarczona drogą pocztową,kancelaria sprawdza prawidłowość
zaadresowania i stan opakowania.
Procedura przyjęcia przesyłki
Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się
bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu
wymiany korespondencji
PYTANIETESTOW
E
Przesyłka zostaje dostarczona drogą pocztową,kancelaria sprawdza prawidłowość
zaadresowania i stan opakowania.
Procedura przyjęcia przesyłki
WAŻNE PYTANIE EGZAMINACYJNE!
W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje na
kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu
odbioru i żąda od pracownika urzędu
pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
Zakres przedmiotowy:telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy,
poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe
Przesyłki specjalnego rodzaju 1/2
PYTANIE TESTOWE
kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju,
sporządza o tym adnotacje w obrębie pieczęci wpływu,
doręcza przesyłkę specjalnego rodzaju bezzwłocznie adresatom za pokwitowaniem.
REJESTR PRZESYEK SPECJALNEGO RODZAJU:
wzór ustala kierownik wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie
Przesyłki specjalnego rodzaju 2/2
PYTANIE OPISOWE I TESTOWE
ZASADA: Kancelaria otwiera każdą przesyłkę
WYJĄTKI: adresowane imiennie przekazuje adresatom np. Szanowny Pan
Jan Kowalski Wójt gminy Kozielsko
wartościowe przekazuje właściwej osobie lub komórce za pokwitowaniem Patrz poprzedni slajd
stanowiące tajemnicę służbową , przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom
Zasady otwierania przesyłek
Pytanie: czy można otworzyć przesyłkę adresowaną imiennie do przewodniczącego rady gminy (powiatu)?
Zasady otwierania przesyłek
Przewodniczący rady nie stanowi odrębnego organu administracji publicznej. Jego funkcja polega m.in.. na
organizowaniu prac rady i prowadzeniu obrad rady.
Większość korespondencji kierowanej do rady zwyczajowo kieruje się do kierownika rady, znanego z imienia i nazwiska (personalizacja rady imieniem i nazwiskiem jej przewodniczącego)
Kwestia dyskusyjna…Lepiej uzyskać zgodę, choćby ustną, dla
pewności pisemną (nie można zmusić)
Zasady otwierania przesyłek
-
Zasady otwierania przesyłek
Argumenty „za”
zgodakorespondencja
adresowana imiennie na adres urzędu ma dwóch adresatów 1) osobę 2)
urząd zwierzchnikiem
pracowników w urzędzie jest kierownik tego urzędu
Argumenty „przeciw”
ochrona Konstytucyjna art. 49 – tylko ustawa
ograniczenieochrona prawa cywilnego
art. 23ochrona prawa karnego
art. 267 § 1 ochrona prawa
administracyjnego § 6 ust. 4 pkt. 1
Zapewnia się wolność i ochronę tajemnicy komunikowania się. Ich ograniczenie może nastąpić jedynie w przypadkach określonych w ustawie i w sposób w niej określony.
Między innymi: art. 19 ustawy o Policjiart. 31 ustawy o Służbie Kontrwywiadu
Wojskowego oraz Służbie Wywiadu Wojskowego,
art. 17 ustawy o Centralnym Biurze Antykorupcyjnym
art. 9e ustawy o Straży Granicznej
Art. 49 Konstytucji
Jeżeli okaże się, że ujawniono przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, to:
a) komisyjnie ustala się ich ilość i wartość ,b) wpisuje do książki depozytowej,c) składa się do kasy podręcznej kancelarii,d) pismo opatruje się pieczęcią depozytową,e) przesyła się pismo do właściwej komórki,
organizacyjnej, która zarządzi co dalej z depozytem.
A co ze „skarbami”? Pytanie egzaminacyjne
Jeżeli koperta nie została oznaczona jako zawierająca tajemnicę służbową i z tego powodu została otwarta, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej osobie lub komórce organizacyjnej z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty
A co z tajnymi skarbami…
Sprawdza się:1.Czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego?2. Czy dołączone są wymienione w piśmie
załączniki? Brak załączników lub otrzymanie samych
załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku
Otwarcie koperty
Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
3) w których brak nadawcy lub daty pisma,4) mylnie skierowanych,5) załączników nadesłanych bez pisma
przewodniego,6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich
zawartością.
KOPERTA + PISMOWażne pytanie
egzaminacyjne
Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria
wydaje na żądanie składającego pismo
Podobnie art. 63 § 4 kpa.
Potwierdzenie
Kancelaria jest obowiązana na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji a także na kopercie, jeżeli ta nie jest otwierana umieścić pieczęć wpływu.
Pieczęć wpływu 1/4
Pieczęć wpływu 2/4PIECZĘĆ WPŁYWU
KANCELARII OGÓLNEJ
+---------------------------------+| || WPŁYNĘŁO || || Kancelaria Ogólna || || (datownik) || || || ilość załączników........ || || podpis................... || || |+---------------------------------+
Pieczęć wpływu jest stawiana:
na przedniej stronie koperty , jeżeli nie jest ona otwierana
w lewym górnym rogu, na pierwszym piśmie każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji
Pieczęć wpływu 3/4
Pieczęć wpływu określa:
a) Datę otrzymania korespondencjib) Wchodzący numer ewidencyjny z rejestru
kancelaryjnego (dziennik podawczy)c) Ilość załącznikówd) Podpis
Pieczęć wpływu 4/4
-
Reasumując
Pewna część korespondencji jest przekazywana przez kancelarię do sekretariatu aby następnie trafić do kierownika bądź zastępcy kierownika urzędu.
Pewna część korespondencji…
Kancelaria SekretariatKierownik
jednostki org.
Pewna część korespondencji jest przekazywana przez kancelarię wydziałom.
Pewna część korespondencji….
Kancelaria
Wydziały
Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:
1) adresowaną do kierownika urzędu, 2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym, 3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka
województwa, starosty, 4) od organów gminy oraz organów związków międzygminnych, 5) zastrzeżoną dla kierownika urzędu, 6) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania
urzędu, 7) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego
pracowników, 8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w
urzędzie przez organy kontrolne, 9) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych
przez organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.
Korespondencja przekazywana kierownikowi urzędu
Zastępcom kierownika urzędu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:
1) imiennie do nich adresowaną,2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z
podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności,
3) zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu.
Korespondencja przekazywana zastępcom kierownika urzędu
Pracownik sekretariatu
przyjmuje korespondencje
W sekretariacie…
rejestruje ją w dzienniku korespondencji, ale nie zawsze,
lecz tylko wtedy, gdy korespondencji wcześniej
kancelaria nie zarejestrowała w rejestrze kancelaryjnym
przekazuje kierownikowi lub zastępcy
następnie zwraca do kancelarii w celu zarejestrowania jej w rejestrze kancelaryjnym (dzienniku podawczym)
Załącznik nr 2
DZIENNIK KORESPONDENCJI Sekretariatu/Pionu
8 7 6 5 4 3 2 1
Znak Data
Pismo Nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta
Uwagi o załatwieniu
Pismo przydzielono/ podpis odbiorcy
Termin załatwienia
Określenie sprawy
Nadawca Lp.
-
Kierownik, zastępca …
SAM
przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź
stanowiska pracy (formularz poleceń kierownika; 3a, 3b, 3c)
Na korespondencji zamieszcza stosując typowe skróty , dyspozycje: 1) sposobu załatwienia
sprawy, 2) terminu załatwienia sprawy, 3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu
Kierownik urzędu, zastępca ….
-
Kierownicy wydziałów…
Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:1) mającą dyspozycję kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,2) adresowaną do nich imiennie,3) zawierającą ponaglenie i interwencje,4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.
Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
Różne wydziały…
„W każdej jednostce organizacyjnej, w której są wytwarzane, przetwarzane, przekazywane lub przechowywane dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne" lub stanowiące tajemnicę państwową (oznaczone klauzulą „tajne" lub „ściśle tajne") - musi być zorganizowana kancelaria tajna”.
„Obowiązku takiego nie ma, jeśli w jednostce organizacyjnej występują wyłącznie dokumenty niejawne stanowiące tajemnicę służbową, klasyfikowane jako „zastrzeżone".
Poniższe slajdy m.in. . na podstawie S. Małecki, Kancelaria tajna, Wspólnota
Kancelaria tajna – szczególny rodzaj kancelarii
Ustawa o ochronie informacji niejawnych z 22 stycznia 1999 roku
Rozporządzenie Rady Ministrów z 18 października 2005 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnej
Szczegóły o kancelarii tajnej
2. Kancelaria tajna stanowi wyodrębnioną komórkę organizacyjną podległą bezpośrednio pełnomocnikowi ochrony, odpowiedzialną za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie takich dokumentów uprawnionym osobom
Kto to jest pełnomocnik ochrony i co robi?Pełnomocnik ochrony: „ma prawo nadzorować i
kontrolować pracę kancelarii, organizować tę pracę zgodnie z potrzebami danej jednostki, wydawać polecenia pracownikom kancelarii, a w razie potrzeby wnioskować o dokonanie zmian w jej obsadzie, jeśli dotychczasowi pracownicy nie mogą sprostać zadaniom lub ich zachowanie jest szkodliwe dla ochrony informacji
Kancelaria tajna – co to jest?
Tworzy się ją tak samo jak inne komórki w urzędzie, np. zarządzeniem lub decyzją kierownika jednostki organizacyjnej.
Najpowszechniej jednak informacje o tej komórce organizacyjnej urzędu znajdziemy w regulaminie organizacyjnym urzędu, gdzie wymienia się zakres jej działalności i podległość.
Kancelaria tajna – kto ją tworzy?
Jednostka organizacyjna, która nie utworzyła kancelarii tajnej, nie może otrzymywać korespondencji niejawnej z zewnątrz
Zaznajomienie się z korespondencją w tym przypadku może skutkować nawet odpowiedzialnością karną
Czy kancelaria tajna jest potrzebna?
Kierownik kancelarii tajnej wyznaczony przez kierownika jednostki organizacyjnej na wniosek pełnomocnika ochrony
Pracownicy kancelarii
Kto pracuje w kancelarii tajnej?
Obywatel polskiPosiadający odpowiednie poświadczenie
bezpieczeństwa osobowego Odbyła przeszkolenie w zakresie informacji
niejawnychOdbyła oddzielne przeszkolenie w zakresie obsługi
kancelarii tajnejJest zatrudniony wg tych samych zasad co inni
pracownicy urzęduMożna wykonywać zarówno pracę w zakresie
obsługi kancelarii tajnej jak i inne czynności w urzędzie
Kto może być pracownikiem kancelarii tajnej?
Kancelaria tajna powinna być zorganizowana w wyodrębnionym pomieszczeniu, zabezpieczonym zgodnie z przepisami o środkach ochrony fizycznej informacji niejawnych i być obsługiwana przez pracowników pionu ochrony.
Znajduje się w strefie bezpieczeństwaLimitowany dostępOdpowiednie wyposażenieStropy, drzwi, kraty, podłogi, szafyMonitoring wizyjnyZabezpieczenia przeciwpożaroweZabezpieczenie przeciwwłamaniowe (czujniki podczerwieni,
czujniki magnetyczne, czujniki wibracyjne)Wydzielenie czytelni
Kancelaria tajna – ogólne przepisy
Kancelaria powinna spełniać następujące wymagania: 1) być zlokalizowana w strefie bezpieczeństwa; 2) ściany i stropy pomieszczeń kancelarii powinny być wykonane z materiałów niepalnych, spełniających wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej o grubości 250 mm; 3) drzwi do kancelarii wyposażone w zamek drzwiowy wielopunktowy powinny spełniać co najmniej wymagania, o których mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270; w przypadku gdy w kancelarii będą przechowywane dokumenty lub materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, drzwi należy wyposażyć w zamek drzwiowy dodatkowy, o którym mowa w Polskiej Normie PN-90/B-92270;
Wymagania
4) okna kancelarii w pomieszczeniach o architekturze umożliwiającej dostęp do nich, w szczególności gdy dolna krawędź okna znajduje się na wysokości poniżej 5 m od poziomu otaczającego terenu lub górna krawędź 3 m od poziomu dachu - powinny być zabezpieczone stalowymi kratami zewnętrznymi lub wewnętrznymi z prętów o przekroju co najmniej 16 mm, o oczkach nie większych niż 150 mm na 150 mm; dopuszcza się inne zabezpieczenia posiadające odporność na włamanie nie mniejszą niż krata; 5) okna powinny być zabezpieczone przed obserwacją z zewnątrz. 2. Kraty, o których mowa w ust. 1 pkt 4, mogą być rozsuwane lub otwierane pod warunkiem ich zabezpieczenia co najmniej jedną kłódką klasy 5 według Polskiej Normy PN-EN-12320. 3. W przypadku innego usytuowania okien niż określone w ust. 1 pkt 4, okna zabezpiecza się siatką wykonaną z drutu stalowego lub innego materiału o podobnych właściwościach, o grubości nie mniejszej niż 2 mm, o oczkach nie większych niż 20 mm na 20 mm lub innym zabezpieczeniem posiadającym odporność na włamanie nie mniejszą niż siatka.
W zależności od nadanej klauzuli tajności, dokumenty lub materiały przechowywane są:
1) „poufne” - w szafach stalowych klasy A; 2) „tajne” - w szafach stalowych klasy B; 3) „ściśle tajne” - w szafach stalowych klasy C.Wybrane przykłady, porównanie grubości
elementów konstrukcyjnych:Klasa A co najmniej 1 mmKlasa B co najmniej 3 mmKlasa C co najmniej 5 mm
Szafy kancelarii tajnej
Szafa musi posiadać tabliczkę, wydaną przez jednostkę certyfikującą, zamontowaną na wewnętrznej, górnej stronie drzwi, zawierającą następujące dane: a) nazwę wyrobu, b) nazwę i kod identyfikacyjny producenta, typ i numer modelu, c) numer fabryczny, rok produkcji, klasę wyrobu, numer certyfikatu, d) masę.
Podstawa szafy musi posiadać te same rozmiary co wierzch. W podstawie powinien znajdować się zaślepiony otwór umożliwiający zakotwiczenie jej do podłoża. Konstrukcja dna szafy powinna wytrzymać siły minimum 50 kN.
Szafy kancelarii tajnej
Stanowiące tajemnicę państwową - zamek mechaniczny szyfrowy o zmiennym nastawieniu szyfrowym, co najmniej trzytarczowy, o cichym przesuwie, skoku nastawień nie większym niż jedna działka i posiadający minimum 100 podziałek na pokrętle (minimum 1 000 000 kombinacji). Czas otwarcia zamka przez osobę nieuprawnioną drogą wybierania kolejnych kombinacji powinien wynosić nie mniej niż 20 roboczogodzin. Zamek powinien być zabezpieczony przed działaniem destrukcyjnym, w tym przed przewierceniem i prześwietleniem radiologicznym (promieniowanie co najmniej 10 curie, Co-60 z odległości 760 mm). Zmiana kombinacji powinna być blokowana i uaktywniana kluczem od tyłu obudowy zamka. Dopuszcza się również stosowanie zamka elektronicznego szyfrowego, pod warunkiem spełnienia przez niego takich samych wymagań odporności na włamanie co zamek mechaniczny szyfrowy.
Dodatkowe zamki do drzwi pomieszczeń, gdzie są przechowywane dokumenty i materiały zawierające informacje niejawne
Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 29 września 2005 roku w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia , wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne.
Procedura postępowania z przesyłkami zawierającymi informacje niejawne
Procedura
NadawcaPrzewoźni
k Odbiorca
Powinien zamówić usługę przewozu paczki (przesyłki listowej, paczki) u przewoźnika spełniającego wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnej.
Powinien opakować przesyłkę listową lub paczkę w dwie mocne, nieprzezroczyste koperty (zewnętrzną i wewnętrzną)
Nadawca
Na kopercie zewnętrznej, powinien umieścić:a) Nazwę jednostki organizacyjnej adresatab) Adres siedziby adresatac) Numer z wykazu pozycji w wykazie
przesyłek nadanychd) Nazwę jednostki organizacyjnej nadawcy
Nadawca
Pełni rolę protokołu zdawczo odbiorczego.Przewoźnicy przyjmują przesyłki na
podstawie wykazu przesyłek nadanych, sporządzonego przez nadawcę lub na podstawie dokumentów stosowanych przez operatora pocztowego. 2. Wykaz przesyłek nadanych sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla nadawcy przesyłki i przewoźnika. 3. Przyjęcie przesyłki potwierdza się podpisem, zapisem liczbowym i słownym ilości przyjętych przesyłek oraz odciskiem pieczęci przewoźnika na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych
Wykaz przesyłek nadanych
Na kopercie wewnętrznej umieszcza:a) Klauzulę tajnościb) Imienne określenie adresatac) Imię, nazwisko i podpis osoby pakującejd) Numer z dziennika rejestracji dokumentów
Nadawca
Miejsce sklejenie każdej koperty (dwie warstwy) zabezpiecza się przez odciśnięcie pieczęci „do pakietów” oraz zakleja się przezroczystą taśmą (tajemnica państwowa)
Na kopercie zewnętrznej można stosować pieczęć zapewniającą jej trwały odcisk w substancji.
Przesyłki stanowiące tajemnice służbową nadawane Pocztą Polską wysyła się jako polecone z zadeklarowaną wartością (dwie koperty)
Nadawca
Do przemieszczania i doręczania przyjęta może być paczka pocztowa z zadeklarowaną wartością, której opakowanie:
wykonane jest z nieprzezroczystego materiału, uniemożliwia dostęp do zawartości przesyłki bez pozostawienia widocznych
śladów, umożliwia umieszczenie dodatkowych zabezpieczeń w postaci pieczęci
lakowych, plomb, nalepek samoprzylepnych, taśmy samoprzylepnej lub innego skutecznego środka.
Paczkę pocztową z zadeklarowaną wartością może zabezpieczyć sam nadawca lub pracownik Poczty Polskiej przyklejając etykiety samoprzylepne nakładu Poczty Polskiej. Klient zabezpieczając paczkę pocztową z zadeklarowaną wartością we własnym zakresie powinien wykorzystywać do tego celu np. jednolitą taśmę samoprzylepną, taśmę samoprzylepną z logo, nalepki samoprzylepne z logo itp. Zabezpieczenie powinno być wykonane w sposób niebudzący zastrzeżeń tzn. taśma nie może być łączona w miejscu, które to może sugerować uszkodzenie (naruszenie) opakowania.
Przyjmowane za pokwitowaniem oraz wydawane za pokwitowaniem do 70 000 zł, poczta odpowiada za zgubienie, zniszczenie do wartości
zadeklarowanej
Polecony z zadeklarowaną wartością
Przewoźnik przewożący tajemnice państwową:1) poczta specjalna podlegająca ministrowi właściwemu
do spraw wewnętrznych, działająca w jednostkach organizacyjnych Policji przy przesyłaniu materiałów zawierających informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową, do adresatów zamiejscowych na terenie kraju; 2) właściwej komórki organizacyjnej Ministerstwa Spraw Zagranicznych zapewniającej przewóz materiałów zawierających informacje niejawne poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; 3) właściwych jednostek organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej, zapewniających przewożenie materiałów zawierających informacje niejawne;
Przewoźnik
4) państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” oraz innych podmiotów prowadzących działalność w zakresie usług pocztowych; 5) przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie ochrony osób i mienia. 6) przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie usług transportowych.
W szczególnych przypadkach 4 i 56 - także tajemnicę państwową, gdy materiały zawierające
informacje niejawne, których przewóz, w szczególności z uwagi na ich gabaryty lub fakt bycia towarem niebezpiecznym w przewozie, nie może być zrealizowany przez powołanych przewoźników.
Trasa przewozu przesyłki zawierającej informacje niejawne może być uzgadniana z nadawcą.
Przewoźnik przewożący tajemnice służbową
Materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową nie mogą być przewożone łącznie z przesyłkami zawierającymi przedmioty wartościowe, w szczególności z pieniędzmi, wyrobami z metalu lub kamieni szlachetnych albo mogącymi ulec uszkodzeniu w czasie transportu lub spowodować uszkodzenie pozostałych przesyłek, zwłaszcza z materiałami wybuchowymi, promieniotwórczymi, łatwo tłukącymi się, żrącymi, a także cuchnącymi.
Przewóz
Stały dozór przesyłkiSpecjalne pojazdy Konwojenci posiadający poświadczenie bezpieczeństwaTajemnica państwowa – 2 uzbrojonych konwojentówTajemnica służbowa (poufne) – 1 uzbrojony konwojentŚrodki łącznościZaplombowane pojemniki (worki, paczki, pojemniki)a) Na każdym pojemniku umieszcza się informację zawierającą
nazwę i adres nadawcy i odbiorcy oraz pouczenie o postępowaniu ze znalezionym pojemnikiem o następującej treści: „Znalazca niniejszego pojemnika proszony jest o niezwłoczne przekazanie go najbliższej jednostce Policji. Pojemnika nie rozplombowywać i nie otwierać”.
Przewóz
1) przewóz dokonywany jest przez nadawców lub odbiorców pod ochroną co najmniej dwóch uzbrojonych w broń palną konwojentów, jeżeli przewożą oni materiały stanowiące tajemnicę państwową; 2) przewozu dokonuje się za pomocą środków transportu drogowego, kolejowego, lotniczego lub wodnego, w których znajduje się zabezpieczone przed dostępem osób postronnych miejsce przystosowane i przeznaczone tylko do tego celu; 3) zabezpieczeniu przewożonych materiałów przed zniszczeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych.
Przewóz z pominięciem przewoźnika
Przedstawiciel adresata jest obowiązany okazać upoważnienie do odbioru przesyłki.
Adresat
Przewoźnik wydaje przesyłki upoważnionemu przedstawicielowi adresata na podstawie wykazu przesyłek wydanych, sporządzonego przez przewoźnika.
Stanowi on potwierdzenie wydania przesyłki (podpis osoby odbierającej).
Adresat
Rozporządzenie Rady Ministrów z 18 października 2005 roku w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnej
Praca kancelarii tajnej
Do podstawowych zadań kierownika kancelarii należy: 1) bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów; 2) udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom do tego uprawnionym; 3) egzekwowanie zwrotu dokumentów; 4) kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w kancelarii oraz jednostce organizacyjnej; 5) prowadzenie bieżącej kontroli postępowania z dokumentami; 6) wykonywanie poleceń pełnomocnika ochrony;
7) nadzór nad pracą oddziałów kancelarii.
Kierownik kancelarii = pracownik pionu ochrony
Przyjmuje się dokumentyRejestruje się dokumentyPrzechowuje się dokumentyPrzekazuje się dokumentyWysyła się dokumenty
W kancelarii tajnej:
W kancelarii tajnej prowadzi się dzienniki:a) Rejestr dzienników, książek ewidencyjnych, teczek b) Dziennik korespondencyjnyc) Dziennik ewidencji wykonanych dokumentów
(DEWD)d) Karta zapoznania się z dokumentem (tajemnica
państwowa)e) Książkę doręczeń przesyłek miejscowych f) Wykaz przesyłek nadanych Tusz lub atrament. Zmiany kolorem czerwonym
(data + czytelny podpis).
Dzienniki kancelarii tajnej
Mogą być prowadzone jeszcze inne dziennikiZa zgodą kierownika jednostki
organizacyjnej, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony, w kancelarii mogą być przyjmowane, rejestrowane, przechowywane i wysyłane dokumenty i materiały oznaczone klauzulą „zastrzeżone”.
Postępowanie z przesyłką
Przyjmując przesyłkę, sprawdza się: 1)
prawidłowość adresu; 2) całość pieczęci i
opakowania; 3) zgodność odcisku pieczęci na opakowaniu z nazwą jednostki nadawcy; 4) zgodność numeru na
przesyłce z numerem tej przesyłki w wykazie lub
w książce doręczeń.
W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania kierownik albo pracownik kancelarii kwitujący odbiór przesyłki sporządza, wraz z doręczającym, protokół uszkodzenia.
Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, drugi pełnomocnikowi ochrony w jednostce organizacyjnej odbiorcy, a w przypadku gdy w obiegu przesyłek pośredniczył przewoźnik - kolejny egzemplarz protokołu przekazuje się także jemu.
Postępowanie z przesyłką - uszkodzenie
Po otwarciu przesyłki kierownik lub pracownik kancelarii: 1) sprawdza, czy zawartość przesyłki odpowiada wyszczególnionym na niej numerom ewidencyjnym; 2) ustala, czy liczba załączników i stron jest zgodna z liczbą oznaczoną na poszczególnych dokumentach.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa powyżej, kierownik kancelarii lub pracownik kancelarii sporządza w dwóch egzemplarzach protokół z otwarcia przesyłki zawierający opis nieprawidłowości, jeden egzemplarz przekazując do kancelarii nadawcy.
Kierownik lub pracownik kancelarii odnotowuje fakt sporządzenia protokołu, w odpowiednim dzienniku lub rejestrze w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.
Następuje rejestracja dokumentu w rejestrze/dzienniku
Następuje dołączenie karty zapoznania się z dokumentem (do dokumentu lub zbioru dokumentów). [obligatoryjnie ‘0’; ‘oo’; fakultatywnie ‘Pf’]
Rejestracja dokumentu
Dopiero po zarejestrowaniu kancelaria może udostępnić dokumenty adresatom za pokwitowaniem.
Po zarejestrowaniu
W kancelarii otwiera się wszystkie przesyłki z wyjątkiem oznaczonych
„do rąk własnych”
Otwierać/nie otwierać
W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
System bezdziennikowy
System dziennikowy a bezdziennikowy
1Rejestrujemy poszczególne pisma
2Opieramy się o system dzienników
3Opieramy się o ciągłe pokwitowania
4Akta porządkujemy według skorowidzów, wykazów
alfabetycznych, numerowych
1Rejestrujemy sprawy2Opieramy się o spisy spraw i
rejestry kancelaryjne3Zasadniczy brak pokwitowań 4Akta porządkujemy według
Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA, też RWA)
Rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną.
Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną.
Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
Ma charakter porządkujący , normatywny.Załącznik nr 4.
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA)
Symbole klasyfikacyjneHasła rzeczoweKwalifikacja archiwalnaUwagi
JRWA - składowe
Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej
0 – 9 dzieli całość wytwarzanej dokumentacji u aktotwórcy na 10 klas pierwszego rzędu, które są sformułowane w sposób ogólny.
JRWA
0 – Zarządzanie1 – Kadry2 - Środki rzeczowe3 – Budżet, podatki, rachunkowość4 – Kultura, sport, turystyka, oświata5 – Sprawy obywatelskie, urzędy stanu
cywilnego, sprawy wojskowe, obrona cywilna, straż pożarna,
komunikacja, drogownictwo, łączność 6 – Rolnictwo, leśnictwo, gospodarka wodna,
przemysł, usługi, handel
JRWA
„Akta typowe”
7 – Gospodarka komunalna, mieszkaniowa, lokalowa, przestrzenna, budownictwo, urbanistyka, architektura, geologia, ochrona środowiska
8 – zdrowie, pomoc społeczna, osoby niepełnosprawne,
9 – zatrudnienie i sprawy socjalne
JRWA
W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 co daje 00-99
JRWA
1 – KADRY10 – Ogólne zasady pracy i płacy, ewidencja
osobowa11 – zatrudnianie i wynagradzanie12- szkolenie pracowników13 – dyscyplina pracy, urlopy, kary 14- sprawy socjalno bytowe15 – emerytury, renty, ubezpieczenia16 – bezpieczeństwo i higena pracy
JRWA 00-99
4 - KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA40 – upowszechnianie kultury41 – sport, kultura fizyczna42 – turystyka i wypoczynek 43 - oświata
JRWA 00-99
Wprowadza się dalszy podział klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999
Dopiero na tym poziomie „ogólności” mogą być tworzone teczki aktowe i znaki spraw. Wcześniejsze tworzenie teczek byłoby niecelowe, gdyż zawierałby one hasła zbyt ogólne, a w konsekwencji nie wyróżniałby spraw w nich zawartych.
Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie
JRWA
1 – KADRY10 – Ogólne zasady pracy i płacy, ewidencja
osobowa100 – Zbiory przepisów prawnych
dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych
101 – Ogólne zasady płacy i pracy102 – Ewidencja osobowa, legitymacje,
zaświadczenia103 – Sprawy pracownicze Zn I. 1 – 4/09
NIEZn. I. 100 – 4/09 TAK Zn. I. 10 – 4/09
NIE
JRWA 000-999
W ramach klas trzeciego rzędu – można dokonać podziału na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999
JRWA 0000-9999
1 – KADRY10 – Ogólne zasady pracy i płacy, ewidencja
osobowa100 – Zbiory przepisów prawnych
dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych
101 - Ogólne zasady płacy i pracy1010 – Umowy zbiorowe i zakładowe1011 – Taryfikatory klasyfikacyjne 1012 – Regulaminy pracy, czas pracy1013 – Analizy oceny sprawozdawczość
JRWA 0000-9999
Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
Teczkę aktową a także znak sprawy utworzymy w sytuacji symbolu 101 nie dla symbolu 101 lecz dla symbolu 1010-1013, w zależności z jaką sprawą będziemy mieli do czynienia. ZN. I. 1010 – 4/09 TAK
ZN. I. 101 – 4/09 NIE
JRWA
Tak JRWA może zawierać klasy piątego rzędu, występujące od początku, bądź dodane przez jego rozbudowanie.
Np.7140071401
Czy JRWA zawiera klasy piątego rzędu?
„Najważniejsza konstrukcja polskiego prawa archiwalnego”
niezależna od nośnikaniezależna od sposobu wytworzenia, cech
zewnętrznych„ocena wartości dokumentacji dla dziedzictwa
kulturowego i cywilizacyjnego, oceny jako źródła badań naukowych oraz znaczenia dla gospodarki naukowej” - Podstawowe kategorie prawa archiwalnego
Ukazuje czy dokument oznaczony ma wartość historyczną i jak długo ma być przechowywany i sposób jego przechowywania.
Kategoria archiwalna
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
Instrukcja kancelaryjna
Normatywne podstawy
Materiały archiwalne ok. 10-20 %
Dokumentacja niearchiwalna ok. 80 %
Dokumentacja
Materiały archiwalne , nie dokumentacja archiwalna
Dokumentacja niearchiwalna, nie materiały niearchiwalne
Pamiętaj
Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
A
„A”
Wartość historycznaPrzechowywana wieczyście, najpierw 25 lat w
archiwum zakładowym a następnie wieczyście w archiwum państwowym (akta sądowe 50 lat, akta stanu cywilnego 100 lat)
Specjalny reżim prawnyOgraniczony zakres podmiotowy10-20% całości dokumentacjiOkresowa kontrola archiwów państwowych
„A”
Przestępstwo przeciwko dokumentom – art. 276 KK
52.1. Kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych uszkadza je lub niszczy,
podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.2.Jeżeli sprawca działa nieumyślnie,podlega grzywnie albo karze ograniczenia
wolności.
Art. 52 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 1983 r.
1 – KADRY10 – Ogólne zasady pracy i płacy, ewidencja
osobowa100 – Zbiory przepisów prawnych
dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych B -10 / Bc
101 - Ogólne zasady płacy i pracy1010 – Umowy zbiorowe i zakładowe A / Bc1011 – Taryfikatory klasyfikacyjne A/ Bc1012 – Regulaminy pracy, czas pracy A/Bc1013 – Analizy oceny sprawozdawczość
A/Bc
JRWA 0000-9999
Komórka organizacyjna w urzędzie dzieli się na a) komórkę macierzystą i tzw. B) inną komórkę
a) komórka macierzysta - komórka organizacyjna, do zadań której należy ostateczne pod względem merytorycznym opracowanie (załatwienie) danej sprawy (spraw) i która w tym zakresie powinna posiadać całość zasadniczych akt,
b) inna komórka - komórkę organizacyjną wykonującą czynności pomocnicze w określonej sprawie lub otrzymującą tylko do wiadomości egzemplarze akt spraw, (instrukcja dla służb statystyki)
Komórka macierzysta/ inna komórka
Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.
B
Dokumentacja niearchiwalna 110
B -2, B -3, B- 5, B-10, B-15, B- 20, B – 25, B-50
BE-5, BE-10, BE-25
Bc
Chociaż nie wynika to wprost z instrukcji – do kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej zaliczamy nie tylko B + cyfra arabska, ale również Bc i BE + cyfra arabska
Na potwierdzenie patrz załącznik nr. 1 sposób oznaczania kategorii archiwalnych dokumentacji do rozporządzenia Ministra Kultury z 16 września 2002 r, w sprawie postępowania z dokumentacją…
Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego we właściwym wykazie akt (możliwość)
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę.
„B”
Ważne pytanie
egzaminacyjne!
B-2 Zatrudnianie w godzinach nadliczbowychB-3 Dojazd do pracy-dopłaty do biletówB-5 Ubezpieczenia samochoduB-10 Przepisy prawne dotyczące gospodarki
wodnejB-15 ……B-20 Rejestr ochotniczych jednostek ochrony
przeciw.B-25 Sprzedaż budynków i lokali
mieszkalnychB-50 Wnioski w sprawach o nadanie medalu
50-lecia pożycia małżeńskiego
B - przykłady
Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
„Bc”
Sporadycznie zdarza się w komórce macierzystej
Przykłady: 0322 Archiwizowanie danych z pamięci komputerów lokalnych w cyklu kilkudniowym
0323 Archiwizowanie danych z pamięci serwerów sieciowych – w cyklu tygodniowym
W większości przypadków występuje w „innej komórce”
„Bc” przykłady
Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
Ekspertyza x razy.
„BE”
BE
BE 5
A
Bc
BE 10
B 10
BE 15
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę
Brakowanie
Pamiętaj!
Nie brakuje się materiałów archiwalnych!
Brakowanie
Wymaga zgody a) zgoda jednorazowab) generalna – dla całej dokumentacji
niearchiwalnej lub jej części. Zgodę jednorazową wyraża dyrektor
miejscowo właściwego archiwum państwowego
Zgodę generalną wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych (jeżeli materiały są przechowywane zgodnie z instrukcją kancelaryjną)
Brakowanie
Wniosek o zgodę jednorazowąProtokół oceny dokumentacji niearchiwalnej Spis dokumentacji niearchiwalnej
przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie
Lub spis dokumentacji technicznej niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
Brakowanie
Protokół, spis sporządza:Komisja: kierownik komórki organizacyjnej,
któremu podlega archiwum zakładowe lub składnica akt (ew. eksp.);
osoba kierująca lub prowadząca archiwum zakładowe lub składnice akt;
przedstawiciele komórek organizacyjnych, których dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu)
Brakowanie
W przypadku oddania na makulaturę należy dokonać :
anonimizacji.
Anonimizacja – usunięcie, przez zamazanie, wykreślenie danych osobowych.
W przypadku oddania na makulaturę
Stanowią uzupełnienie JRWADotyczą:a) Uwagi dodatkowe: Odesłań do odrębnych przepisów
, np. 0032 „Postępowanie z dokumentacją referendum regulują odrębne przepisy „. Uszczegóławiają, wskazują na sposób postępowania np. 0052 – „Sesje rady gminy – protokoły i materiały”
b) Modyfikują kategorię archiwalną, np. 0041 - „Do rad sołeckich i rad dzielnic (osiedli). Do kategorii A zalicza się protokoły głosowania, zestawienie i protokoły wyników”.
c) Odnosi się do sposobów liczenia terminów.
Uwagi
ROZBUDOWA: W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej
Np. do symbolu trzeciorzędowego dodajemy symbol czwartorzędowy
Nie ingerujemy w strukturę JRWARozbudowa (komasacja)
Rozbudowa JRWA
Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
Wyciągi z wykazu akt
Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,
2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
Wyciąg z wykazu akt
Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.
Wyciąg z wykazu akt
Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach trzeciego i czwartego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym
Ingerujemy w strukturę (dodajemy nowe hasła, z nową kategorią archiwalną)
Oświadczenia majątkowe
Zmiana JRWA
Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.
Spis spraw Rejestr kancelaryjny
Sprawa
Sprawa jest to zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych
Pojęcie sprawy
Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
Spis spraw
Prowadzi się zgodnie z JRWAW systemie papierowym (na specjalnych
formularzach) lub w rejestrze informatycznym.
Spis spraw
ałącznik nr 5Wzór formularza spisu spraw
20..... rok........................
..(referent)
.................(symbol
kom. org.)
...............................(oznacz. teczki)
...............................(tytuł teczki wg wykazu akt)
Lp. SPRAWA(krótka treść)
OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA
UWAGI(sposób
załatwienia)znak pisma z dnia wszczęcia
sprawyostatecznego załatwienia
Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.
Symbol komórki organizacyjnej
Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym
Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
WAŻNE
Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
KJN. 1031 – 1 / 09
Znak sprawy
Symbol literowy komórki
organizacyjnej
Symbol liczbowy hasła wg
JRWA
Liczbę kolejną,
pod którą zarejestro
wano sprawę w
spisie spraw
Dwie ostatnie
cyfry roku w którym
wszczęto sprawę
Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli taki został ustalony w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału.
KJN. I. Jr. 1031 – 1/09
Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło...".
Rejestrujemy sprawy masowo napływające do urzędu i jednorodne
Prowadzi się rejestry kancelaryjne w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach lub w postaci informatycznej
Każdy rejestr otrzymuje swój symbol znak Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla
określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych
Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
Rejestr kancelaryjny – referenci spraw
W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1) rejestr uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),
2) rejestr skarg i wniosków,3) rejestr aktów wewnętrznych,4) rejestr wydawanych upoważnień i
pełnomocnictw.
Rejestry centralne
Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
KJN. 1031-1/09
Rejestracja sprawy w rejestrze kancelaryjnym
1. JRWA:
a) Składa się m.in.. z uwag
b)To inaczej jednorodny rzeczowy wykaz akt
c) Zawiera kategorie archiwalne w komórce macierzystej, komórce innej i komórce archiwum zakładowego
Test wielokrotnego wyboru
2. Przesyłki specjalnego rodzaju
a) To m.in. Pisma procesowe, telegramy, paczki, przesyłki wartościowe
b) Wszystkie przesyłki wpływające do urzędu
c) Nie podlegają rejestracji
d) Przekazuje się je wprost do sekretariatu (z pominięciem kancelarii)
e) To czasopisma
Pytanie 2.
3. Kategoria Bc
a) Występuje tylko w komórce macierzystej
b) oznacza materiały archiwalne
c) Musi być przekazana do archiwum zakładowego
d) Musi być przekazana do archiwum państwowego
Pytanie 3.
4. Obieg akt
a) Odbywa się zazwyczaj za pokwitowaniem
b) Nie może odbywać się za pośrednictwem poczty elektronicznej
c) Odbywa się zazwyczaj bez pokwitowania
Pytanie 4.
5. Instrukcja kancelaryjna
a) Oparta jest na bezdziennikowym systemie kancelaryjnym
b) Oparta jest na dziennikowym systemie kancelaryjnym
c) Oparta jest na bezdziennikowym rejestrowym systemie kancelaryjnym
d) Oparta jest na bezdziennikowym bezrejestrowym systemie kancelaryjnym
e) Może być wprowadzona zarządzeniem
Pytanie 5.
Co po zarejestrowaniu
Sprawa
Spis spraw lub Rejestr kancelaryjny
Teczka wiązana, skoroszyt, segregator, itp. Służąca do przechowywania
jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie
załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą
przeważnie odrębną jednostkę archiwalną
Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
Teczka aktowanie równa sięaktom sprawy.
Teczka aktowa – spisy spraw
Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.
Teczka aktowa – rejestry kancelaryjne
Cel założenia podteczki:a) potrzeba wydzielenia określonych spraw z
teczki w osobne zbioryb) nie chodzi o brak miejsca w teczce, bo
można stworzyć kolejne tomy teczki
Podteczka
Teczka macierzysta i spis spraw Podteczka i spis spraw
Zasiłek związany z klęskami naturalnymi– teczka
W teczce : 2 sprawy związane ze śnieżycami 1 sprawa związana z wiosennym
podtopieniami 150 spraw związanych z huraganem
w sierpniu 2 sprawy związane ze śnieżycami we
wrześniu
Podteczka
W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki.
Podteczka – jak to się robi
ałącznik nr 5Wzór formularza spisu spraw
20..... rok........................
..(referent)
.................(symbol
kom. org.)
...............................(oznacz. teczki)
...............................(tytuł teczki wg wykazu akt)
Lp. SPRAWA(krótka treść)
OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA
UWAGI(sposób
załatwienia)znak pisma z dnia wszczęcia
sprawyostatecznego załatwienia
1 Śnieżyca - Kowalski
2 podtopienie – Borkowski
3 Huragan 2009
4 śnieżyca – Limanowski
Spis spraw teczki macierzystej
znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku
Or.I-0258-3-6/09
Znak sprawy podteczki
