7/31/2019 Microcoft Access

1/6

MICROSOFT ACCESS 2007

Microsoft Access merupakan program aplikasi database yang digunakan untuk

merancang, membuat dan mengelola database secara mudah dan cepat. Ini dikarenakan

oleh kemudahanya dalam pengolahan berbagai jenis database serta hasil akhir berupa

laporan dengan tampilan dengan desain yang lebih menarik. Database terdiri dari :

Tables, Forms, Reports

MEMULAI MICROSOFT ACCESS 2007

Untuk menjalankan Microsoft Access 2007 dapat dilakukan dengan memilih tombol

Start pada taskbar, pilih All Programs, kemudian pilih Microsoft Office dan klik pilihan

Microsoft Office Access 2007. Setelah menjalankan Microsoft Access 2007, Access

akan menampilkan Getting Started WithMicrosoft Office Access page seperti pada

gambar.

KOMPONEN ACCESS 2007

Sebelum anda lebih jauh belajar Access 2007, sebaiknya mengenal dahulu mengenai

komponen untuk mempermudah pengoprasian.

1. Office ButtonTombol yang menampung perintah menu yang sering digunakan dalam access antara

lain; New, Open, Save, Save as, Close, Database dan perintah lainya.

2. Quick Access ToolBar.Kumpulan tombol untuk melaksanakan suatu perintah tertentu dalam mengoprasikan

Access 2007.misal; Save, Undo, Redo.

3. Title Bar Berfungsi untuk menempilkan nama dari jendela program tersebut, selainitu berfungsi untuk memilih posisi jendela program tersebut.

4. Minimize Tool Untuk meminimalkan jendela program Access 2007 sehinggatampilan berubah menjadi sebuah ikon yang diletakan pada taskbar Windows XP.

12

35 6

4

7/31/2019 Microcoft Access

2/6

5. Maximixe Tool Berfungsi untuk memaksimalkan ukuran jendela program, sehinggatampilanya memenuhi layar monitor.

6. Close Tool berfungsi untuk menutup jendela atau keluar dari program Access 20077. Status Bar Digunakan untuk menampilkan status aktif dari lembar kerja program

Access 2007 misalnya; Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.

Dalam Microsoft Access 2007, anda tidak menjumpai deretan menu pada menu bar.

Karena dalam program Access 2007, menu bar sudah digantikan dengan tampilan tab

yang didalamnya terdapat grup-grup. Dalam masing masing grup terdapat beberapa

tombol perintah.

Meskipun tidak menampilkan menu bar anda dapat menggunakan/ menekan tombol

dialog yang terdapat pada masing masing grup atau dapat juga menggunakan Shortcut

Menu (menu popup) juga dengan menggunakan Shortcut Key (misal: Ctrl +S)

MENUTUP PROGRAM ACCESS 2007

Untuk menutup Access 2007, dapat dilakukan Klik tombol Office Exit Access atauClose pada sudut kanan atas jendela Access 2007.

PENGERTIAN TABEL,FIELD DAN RECORD

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa table yang

terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan

beberapa record dan field sebagai ilustrasi adalah sebagai berikut :

Nim Nama Alamat Nilai UNAS Nilai UAS01 Nina Jakarta 90 90

02 Devi Malang 80 70

03 Zatira Yogyakarta 80 80

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu table. Sedangkan

Recods adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

KETERANGAN :

Field Name : Fungsinya untuk memasukan nama- nama field dari suatu table.

Data Type : Jenis tipe data yang dikenal pada Microsoft Access adalah :

Text Serangkaian huruf, angka, spasi dan tanda baca

Memo Serangkaian kata yang sangat panjang berupad ata campuran antara

Fields

Records

7/31/2019 Microcoft Access

3/6

huruf, spasi dan tanda baca.

Number Data berupa angka untuk perhitungan matematika

Data/Time Data Berupa tanggal dan waktu

Currency Data berupa nilai mata uang untuk perhitungan matematik

Auto Number Bilangan atau penemoran beraturan secara berurutan otomatis dan

nilainya tidak dapat dirubahYes/No Data masukan yang berupa penyangkalan

OLE Object Digunakan untuk eksternal objek misalnya gambar, suara dsb.

Hyperlink Gabungan dari tek dan numeric yang disimpan dalam bentuk tek

digunakan untuk menyimpan pointer ke situs web

Lookup Wizard Untuk memilih sebuah nilai dari table lain atau list box atau combo Box

Description :Keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name.

Primary Key : Untuk menghindari terjadinya pemasukan data yang sama/dobel atau sebagai

field index utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah table.(Gambar

Kunci)

MEMULAI LEMBAR KERJA

Memulai lembar kerja baru dari getting started dipilih

Blank DatabaseFile NameCreate

Create : Untuk Membuka jendela dokumen

.accdb : file ekstensi Access Database

PEMBUATAN TABEL

Setelah Buka jendela program(Create) selanjutnya kita memulai dengan membuat

objects Tabel.

Pada menu Tab pilih Create Table Design

Setelah field name dan Data Type sesuai

format yang diinginkan dan berikan Primary

Key selanjutnya disimpan(Save) mis: daftarkaryawan OK

MEMBUAT FORM

Untuk menghasilkan tampilan yang lebih kumunikatif, maka dibutuhkan suatu interface

yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu programaplikasi, salah satunya adalah form. Untuk membuat form otomatis caranya sangat

mudah karena field yang digunakan semua yang ada pada Tabel sebagai sumber datanya.

7/31/2019 Microcoft Access

4/6

Pada menu Tab pilih Create More FormsForm Wizard

Untuk memindahkan semua field pilih >>

Kemudian Next

selanjutnya pilih

Layout form

Misal:

ColumnarNext

Selanjutnya pilih Style formNext dan isikan title untuk form misal : Daftar

karyawanFinish

Tombol Navigasi pada Form Wizard

Tombol > untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalamkolom Selected Fields satu persatu

Tombol >> untuk memasukan field dari kolom Available Fields ke dalamkolom Selected Fields secara bersamaan

Tombol

7/31/2019 Microcoft Access

5/6

Pembuatan form dengan menggunakan fasilitas wizard tampilanya kurang sesuai dengan

yang dikehendaki. Anda dapat mendesainya dan mengatur sendiri sesuai keinginan.

Atau dapat juga anda menambahkan Header, footer,image, mengganti warna

background, font. Dan untuk mendesain form anda dapat gunakan salah satu jendela

tampilan yaitu : HomeView :

Form View : Untuk mengisi dan melihat tampilan form yang telah dimodifikasi

Layout View : Untuk memodifikasi dan melakukan perubahan pada form.

Design View : Memberikan tampilan detail dari struktur form. Anda dapat melihat

bagian Header, Detail, dan Footer. Juga bisa menambahkan,Label, Garis ,

Image, persegi panjang dan lainnya.

Logo : merupakan control yang berfungsi untuk menampung objek gambar yang terletak

pada bagian Form Header.

Aa Label : fungsinya hampir sama dengan Title hanya saja penempatan label dapat

disembarang tempat area form.

PEMBUATAN REPORT

Report atau laporan merupakan bentuk olahan data yang didesain untuk dicetak ke

media cetak atau printer. Access memudahkan pekerjaan pembuatan laporan karenamenyediakan fasilitas Refort Wizard yang mampu digunakan untuk merancang berbagai

bentuk Report. Anda dapat menampilkan semua field dan record dari sebuah table,

form yang telah diisi serta memodifikasi laporan pada jendela Layout dan Design View.

Report Wizard digunakan sumber data dari table dan form yang telah dibuat. Langkah

kerjanya klik CreateReport Wizard sehingga akan tampil kotak dialog report

wizard pertama

Gunakan tombol navigasi yang ada untuk memindahkan posisi

nama field dari kolom Available Fields ke kolom Selected

Fields (caranya seperti

pembuatan Form)

Klik Next untuk

melanjukan proses.

Anda diminta untuk

menentukan nama field

tertentu yang dapat

7/31/2019 Microcoft Access

6/6

digunakan sebagai kunci pengelompokan untuk hasil report yang diinginkan.

Klik Next untuk melanjutkan Proses. Pada kotak ini anda diminta untuk menentukan nama

field yang dapat digunakan sebagai kunci pengurutan untuk masing masing group untuk report.

Pola pengurutan secara Ascending(menaik) dan

Descending(menurun)

Klik Next untuk memilih pola atau bentuk tampilan

report pada bagian layout dengan berbagai pilihan

Portrait (halaman kertas tegak) dan Landscape (kertas

mendatar)

Pada kotak wizard tentukan

salah satu nama style untuk

report, Klik tombol Next.

Selanjutnya anda diminta

memberikan nama title untuk

report. Secara default nama

report akan disamakan dengan nama table atau form

sebagai sumber data pembuatan report.Anda dapat

mengganti nama report yang lebih komunikatif dan

mudah untuk diingat.Setelah itu Klik Finish

untuk mengakhiri pembuatan report dan laporanyang telah terbentuk pada gambar dibawah ini:

MEMODIFIKASI REPORT

Memodifikasi report sama dengan memodifikasi Form yaitu :pada struktur

Report(Header, Detail, Footer) dengan cara HomeView :

Report View : Berfungsi untuk melihat tampilan report yang telah diisi dan

dimodifikasi.

Print Preview : Berfungsi untuk melihat batas pencetakan dokumen

Layout View : Untuk melakukan perubahan pada Report

Design View :Untuk memodifikasi Report(Header, Footer, warna, image dan lainya.

Pengisian (input data) dan perubahan data hanya dapat dilakukan pada Form yang telah

dibuat.

DAFTAR PUSTAKA

Microsoft Office Access 2007.CV. Andi offset Yogyakarta, Tahun 2007.

Tutorial Microsoft Access 2007, www. Rudytarigan.com