Microsoft 365 – Udrulningsvejledning for slutbrugere

2

IndholdInteressenter

Opmærksomhed

Kurser

Planlæg, implementér, og administrer

7. Rekruttér ledende sponsorer

9. Vælg din Success Manager

10. Styrk superbrugerne

Scenarier15. Identificer scenarier

20. Prioriter dine scenarier

22. Definer succeskriterier

26. Del succeser

29. Opret din kommunikationsplan

35. Skab løbende engagement

38. Opret din undervisningsplan

40. Få adgang til kursusmateriale

43. Planlæg dine udrulningsaktiviteter

46. Start program for tidlig udrulning med det samme

51. Opret en succesplan

53. Gentag for fortsat succes

54. Styr og vær forberedt på forandring

IndledningI takt med, at det forretningsmæssige landskab forandres, udvikles kundernes forventninger, og en ny kultur omkring den måde, vi arbejder på, opstår. Medarbejderne søger mere mening i deres job, og arbejdsgiverne søger at drage fordel af medarbejderens opfindsomhed. En alsidig arbejdsstyrke tager form, da den globale arbejdsstyrke for første gang i menneskehedens historie spænder over fem generationer.

Samarbejde og teamwork med kollegerne er en del af vores daglige aktiviteter, og muligheden for at arbejde på tværs af afdelinger og enheder har afgørende betydning. Arbejdsgiverne er ikke længere bundet af fysiske eller geografiske grænser og kan trække på ekspertise fra hele verden.

Og når vores arbejdskultur udvikler sig, bør de værktøjer, vi arbejder med, også udvikle sig. Microsoft 365 hjælper din organisation med at realisere denne nye arbejdskultur ved at give medarbejderne mulighed for at være kreative og arbejde frit sammen på en sikker måde. Microsoft 365 er en komplet, intelligent og sikker løsning, der samler Office 365, Windows 10 og Enterprise Mobility + Security.

Denne udrulningsvejledning for slutbrugere er udarbejdet for organisationer, som er interesserede i de mest effektive metoder til at maksimere deres investering i Microsoft 365. Den er udformet som en trinvis vejledning, så du kan sikre, at din organisation først identificerer og derefter udfører bestemte opgaver, som hjælper organisationen med at indarbejde denne nye arbejdskultur.

Anvisningerne i denne vejledning er baseret på erfaringerne fra vores mest succesfulde kunder, som i årenes løb har implementeret de forskellige teknologier, der nu er en del af Microsoft 365 – Office 365, Windows 10 og Enterprise Mobility + Security.

Vi håber, at det vil inspirere dig til at se mulighederne, udnytte dem og dele dem med andre i din organisation. Vi vil meget gerne have feedback via Driving Adoption-community på:

http://aka.ms/driveadoption

Og husk på, at du ikke er ene om det. Der er mange organisationer, som er i gang med at lancere Microsoft 365-teknologier, og du kan komme i kontakt med dem i dette community.

Den måde, vi arbejder på, bliver mere forbundet. Lad os holde forbindelsen i den måde, vi arbejder på.

Microsoft 365 hjælper din organisation med at realisere denne nye arbejdskultur ved at give medarbejderne mulighed for at være kreative og arbejde frit sammen på en sikker måde.

3

4

At opnå succes med Microsoft 365 er at sikre, at alle i din organisation får hjælp til at udrette mere gennem deres arbejde.

Før udrulningen af Microsoft 365 skal du træde et skridt tilbage for at tænke over, hvorfor din organisation har købt produktet. Er det begrundet i specifikke tekniske krav, som et led i en it-opgraderingsproces eller konkrete behov i virksomheden?

Udrulningen skal motiveres af en forståelse for de udfordringer, der kan klares med Microsoft 365. Det er afgørende, at folk i hele din organisation kender fordelene ved og tager godt imod de løsninger, du leverer. Folk har en naturlig modvilje mod forandring, så de vil vide, hvad de kan få ud af den.

Hos Microsoft ønsker vi, at du får mest muligt ud af din investering i Microsoft 365, og planlægning er nøglen til opnå dette mål. Det eneste formål med denne udrulningsvejledning for slutbrugere er at hjælpe dig med udrulningsprocessen.

Gennem tidligere kundeerfaringer har vi oplevet, at for at få succes med udrulning af Microsoft 365 er det vigtigt af fokusere på disse fire succesfaktorer: interessenter, scenarier, opmærksomhed og undervisning.

Få mere at vide om de afgørende succesfaktorer, der påvirker udrulning af Microsoft 365:

https://aka.ms/successfactors

Interessenter

Rekruttér ledende sponsorer

Styrk superbrugerne

Scenarier

Prioriter dine scenarier

Definer succeskriterier

Opmærksomhed

Implementer kommunikationskampagne

Afhold lanceringsbegivenheder

Kurser

Undervis slutbrugere

Klargør helpdesk

LÆR OG STYRK

Microsoft 365-succesfaktorer for slutbrugerudrulning

Deltag i Driving Adoption-community

http://aka.ms/driveadoption

5

InteressenterDen første regel for en succesrig udrulning af Microsoft 365 er at oprette et dynamisk team bestående af de vigtigste interessenter og de rette personer, som kan motivere andre til forandring.

I dette afsnit får du kendskab til de betydninger, forskellige roller i din organisation har under udrulningen, og hvilke vigtige interessentroller der skal fokuseres ekstra meget på.

Du lærer også at udvælge de rette personer i din organisation til ledende sponsorer, Success Managers og superbrugere under udrulningen, og hvordan du styrker superbrugerne via et superbrugerprogram.

OVERBLIK

• Hvad er ledende sponsorer, Success Managers og superbrugere, og hvorfor er de vigtige?

• Hvad er AOK'erne for støtte fra ledelsen?

• Hvad er et slutbrugerprogram, og hvordan kan bruge et sådant til at styrke mine superbrugere?

Rolle Ansvarsområder Afdeling

Støtteperson i ledelsen Kommunikere overordnet vision for og fordele ved Microsoft 365 til virksomheden Ledelsen

Success Manager Sørge for, at forretningsmål realiseres for en udrulning af Microsoft 365 Enhver afdeling

Superbrugere Hjælpe med at udbrede Microsoft 365 og håndtere indsigelser fra slutbrugere Enhver afdeling (personale)

Projektleder Føre tilsyn med hele Microsoft 365-lancerings- og udrulningsprocessen Projektstyring

Kursusadministrator Styre kursusprogrammet og/eller ressourcerne for din udrulning af Microsoft 365 IT og/eller HR

Afdelingsledere Identificere, hvordan de enkelte afdelinger vil bruge Microsoft 365, og skabe engagement Enhver afdeling (administration)

IT-specialist Tilse alle tekniske aspekter af udrulningen IT

HR-chef Integrere Microsoft 365 i HR-processer og styre HR-indhold i Microsoft 365 HR (administration)

Kommunikationsleder Føre tilsyn med kommunikation om Microsoft 365 i hele virksomheden IT og/eller intern kommunikation

Communityleder Styre daglig Yammer-netværksaktivitet og anvise vejledning og bedste praksis IT og/eller intern kommunikation

SharePoint-webstedsadministrator

Styre SharePoint-webstrategi for organisationen, fungere som mellemled mellem forretningssiden og it IT og/eller personale

Nøg

lero

ller

Interessent-roller

En vellykket udrulningsstrategi starter med et team af dedikerede medarbejdere, der repræsenterer et bredt udvalg af din organisation. Brug nedenstående tabel til at se de forskellige interessenter, deres rolle og ansvarsområder i en vellykket udrulning af Microsoft 365. De nøgleroller, du bør sætte ekstra fokus på, er ledende sponsorer, Success Managers og superbrugere.

6Interessenter: interessentroller

Advarsel

Husk på, at de enkelte roller er vejledende. Afhængig af størrelsen og strukturen af din organisation kan disse roller

overlappe eller være overflødige.

Du kan få kendskab til nøglerollerne, kravene til dit team og behovet for dem ved at gå til:

http://aka.ms/stakeholders

7

Rekruttér ledende sponsorer

Lederne sponsorer har den største indflydelse i organisationen, og deres deltagelse er afgørende for medarbejdernes motivation. De har den største indflydelse på firmakulturen og kan aktivt kommunikere værdinytten og fordelene ved ny teknologi og nye arbejdsmetoder til hele organisationen. De kan også bidrage med afgørende indblik i vigtige forretningsmål og fælles udfordringer, der skal klares, og det er her, at Microsoft 365 kommer ind i billedet.

Ledende sponsorer definerer de overordnede forretningsmål.

Tips og tricks

Når du identificerer dine sponsorer, bør du overveje at inkludere vigtige interessenter på tværs af de

forretningsområder, der påvirkes af forandringen.

Juli 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Alle rettigheder forbeholdes. Gentrykt efter tilladelse.

Undersøgelser viser, at transformationsprojekter er mere vellykkede, når der er en synlig ledende sponsor. Over 85 % af respondenterne angiver, at når direktøren har været rimeligt eller meget synlig, så har transformationsprojektet været enten meget vellykket eller ekstremt vellykket.

Ledende sponsorer skal:

Hjælpe projektteamet med at identificere og prioritere, hvilke scenarier der skal bruges

Spille en rolle i formidlingen af organisationens planer om at bruge Microsoft 365 til at nå sine forretningsmål til andre ledere i hele organisationen.

Deltage aktivt og bruge Microsoft 365-funktionerne til at udbrede udrulningen til slutbrugerne og styrke ønskede funktionsmåder.

Der er flere oplysninger om, hvordan en ledende sponsor kan bidrage til en vellykket udrulning af dit Microsoft 365-projekt, på https://aka.ms/execsponsor

Interessenter: Rekruttér ledende sponsorer

8

Sørg for, at dine ledende sponsorer forstår følgende:

A ktiv og synlig deltagelse

O pbygge en koalition med deres kolleger i ledelsen

K ommunikere direkte med medarbejderne

Copyright Prosci®. Alle rettigheder forbeholdes.

Interessenter: Forstå dine AOK'er

9

Vælg din Success Manager

At vælge en Success Manager i din organisation er afgørende for at sikre, at de definerede forretningsmål for Microsoft 365 bliver realiseret. De har ansvaret for, at folk bruger tjenesten og får noget ud af den.

En Success Manager skal:

Sikre, at folk bruger og får værdinytte af Microsoft 365

Være med til at sikre, at de rette interessenter er involveret

Omdanne de forretningsmål, din organisation har opstillet for Microsoft 365, til Microsoft 365-scenarier

Sørge for, at kommunikationsformer og kurser implementeres korrekt

Interessenter: Vælg din Success Manager

10

Styrk superbrugerne Oprettelse og udnyttelse af Microsoft 365-superbrugere i din organisation er endnu en gruppe af vigtige interessenter, der kan skabe motivation for udrulning af Microsoft 365.

Det er en udfordring at opnå accept fra alle brugere i en hel organisation. Superbrugere kan være med til at overkomme denne udfordring og spille en vigtig rolle. De er kompetente, ivrige efter at lære mere og villige til at give deres kolleger råd og vejledning. De er med til at omsætte Microsoft 365 til virkelighed i deres afdeling eller team.

Superbrugere skal:

Opret dit eget superbrugerprogram

Hvis du ønsker flere ressourcer og materialer til opbygning af dine egne Microsoft 365-superbrugere, kan du downloade

denne vejledning:

https://aka.ms/office365champions

Udbrede kendskabet til Microsoft 365 og dets værdi på tværs af teams.

Hjælpe folk i deres team med at forstå, hvad de kan få ud af den.

Skabe opmærksomhed omkring Microsoft 365 via uformelle kommunikationskanaler.

Hjælpe med til at engagere nye brugere, give vejledning og dele bedste fremgangsmåder

Give feedback til projektteamet angående brugerengagement og udrulning

Interessenter: Styrk superbrugerne

11

Udarbejd et superbruger- programSuperbrugere brænder for at udbrede kendskabet til og hjælpe deres kollegaer med at få mere effektive løsninger. De kan reducere belastningen af ressourcerne i kerneprojektteamet og skabe engagement i hele deres community.

De skaber grundlaget og entusiasmen for udrulning af bedre arbejdsmetoder

De danner en indflydelsesrig kreds i deres teams

De bringer nye arbejdsmetoder til live på tværs af teams

De identificerer forretningsmæssige udfordringer og mulige løsninger

De giver feedback til projektteamet og sponsorerne

Jeg er superbrugeren. Jeg forsøger at holde tingene i gang, så andre vil gøre det samme. Det handler om at dele ideer.– Paul

Det gælder om at finde de personer, som er motiverede. Jeg ser det som en mulighed. En del af mit arbejde er at opfordre til fællesskab og vidensdeling.

– Darren

Hvorfor er superbrugere vigtige?

Interessenter: Udarbejd et superbrugerprogram

Vi kontakter en superbruger af udrulning i hver afdeling, som udsender ugentlige mails om Office 365. Hvert Office 365-værktøj har kernefordele, så hvis vi viser brugerne nem vej rundt i dem, kan vi udnytte værdien af hver enkelt af dem.

– Nick Lamshed, Change Manager, Qantas

12

Opret et superbruger- community

Find entusiastiske superbrugere, der kan afsætte tid og kræfter

Opret en Yammer-gruppe, hvor superbrugere kan dele nyheder og succeser

Afhold begynderkurser i kerneelementer fra Microsoft 365

Udlever materialer, der kan understøtte deres arbejde på gulvet med teams og enkeltpersoner (f.eks. uformelle sessioner)

Sørg for regelmæssige samtaler med superbrugere om, hvad der virker, og hvad der ikke gør

Design et program for at styrke og anerkende deres indsats, f.eks. eksklusiv adgang til relevante begivenheder eller inspirerende taler

Fortæl enkeltpersoner om superbrugerrollen, og hvor de findes. Husk på, at de ikke er en it-supportafdeling, men repræsentanter for virksomheden

Tips og tricks

Gør superbrugerprogrammet til et 'must' i din udrulningsplan. Vi har erfaret, at det er mest almindeligt og effektivt for folk

at lære nyt af deres kollegaer. Identificer og kontakt dem, der er de mest naturlige ledere eller undervisere i din organisation,

og brug dem som base for oprettelsen af dit community.

http://aka.ms/championsguide

Interessenter: Opret et superbrugercommunity

13

Få mere at vide om de forskellige roller og ansvarsområder inden for din organisation, og hvordan de bidrager til lanceringen af Microsoft 365.

Forstå, hvad der gør en ledende sponsor succesfuld

Opret dit superbrugerprogram

Onboard dit projektteam, og motiver dem til at hjælpe deres kollegaer med et blive mere produktive med Microsoft 365

Tjekliste for interessenter

Tjekliste for interessenter

14

ScenarierDet er vigtigt at identificere og definere dine scenarier for at sikre, at din organisation opnår en glat udrulning og får fuldt udbytte af investeringen i Microsoft 365. Scenarier dækker dine folks brug af Microsoft 365 til at håndtere forretningsmæssige udfordringer eller opnå fastlagte mål.

Med klare scenarier og succeskriterier kan du effektivt måle succes og realisere mærkbare resultater efter lanceringen. Scenarier hjælper teams med at forstå, hvordan Microsoft 365 kan hjælpe dem med at få mere fra hånden i deres daglige aktiviteter, ved at sætte produkterne i kontekst, så folk kan se, hvornår og hvordan de skal bruges.

OVERBLIK

• Hvordan identificerer og prioriterer jeg scenarier?

• Hvordan definerer jeg mine succeskriterier, så jeg kan måle mærkbare resultater?

• Hvad kan jeg gøre for at holde øje med udrulningen i min organisation?

15

Identificer scenarier

For at kunne identificere de rette scenarier er det bedst at involvere de personer, som skal gennemføre og støtte forandringen i hele organisationen. Du bør afvikle nogle workshops og invitere afdelingsledere, projektledere, it-folk og andre interessenter, som kan hjælpe med at brainstorme, hvordan Microsoft 365 kan bruges i din organisation. Følgende spørgsmål er et godt udgangspunkt for identificering af dine scenarier:

Hvad er nogle af organisationens udfordringer inden for kommunikation og samarbejde?

På hvilke områder vil din organisation gerne have forbedringer?

Hvad er organisationens strategiske initiativer eller aktuelle transformationsprojekter, som Microsoft 365 kan understøtte?

Hvilke metoder til kommunikation og samarbejde virker typisk bedre i din organisation end andre metoder?

Hvilken proces bruges til at oprette, distribuere og dele oplysninger?

Scenarier: Identificer scenarier

Office 365 leverer den teknologi, der forbedrer international kommunikation og samarbejde. Vi bruger videomøder, præsentationer og deling af skrivebord til samarbejde med vores partnere.

– Klaus Huelsewiesche, Head of IT Systems for R&D, Laundry and Home Care at Henkel

16

Find dine scenarier i produktivitetsbiblioteket

Vi har samlet mange scenarier i vores produktivitetsbibliotek, så du kan opdage muligheder for at bruge Microsoft 365, som

kan have positiv effekt i din organisation..

http://aka.ms/productivitylibrary

Scenarier: Find dine scenarier i produktivitetsbiblioteket

17

For at hjælpe brugerne af Microsoft 365 med at komme i gang vil vi foreslå disse seks kernescenarier, der passer generelt til de typer af opgaver, som medarbejderne udfører dagligt. De omfatter kommunikation via mail og kalender over lagring og deling af filer til afholdelse af virtuelle møder og samarbejde i realtid.

Se de seks kernescenarier nedenfor:

De seks kernescenarier

Arbejd i mails – alene eller som en gruppe

Microsoft Exchange Online er dit mail- og kalendersystem, der hjælper dig med at samarbejde i det samme velkendte Outlook-miljø. Med Exchange Online kan du arbejde mere effektivt i en ensartet Outlook-oplevelse, uanset hvilken enhed du arbejder på.

Opret et chatbaseret arbejdsrum

Microsoft Teams samler de oplysninger, som teams skal bruge for at kunne arbejde effektivt og yde deres bedste. Dette mobiltilpassede, chatbaserede arbejdsområde kombinerer chat, dokumenter, personer og værktøjer på ét sikkert sted.

Skab forbindelser i organisationen

Yammer giver problemfri forbindelse til personer og oplysninger, som du aldrig vidste eksisterede, på tværs af organisationen. Diskuter ideer, del opdateringer, og få svar fra kolleger hvor som helst.

Nemme møder og nemt samarbejde

At kunne oprette forbindelse i realtid hjælper dig med at få tingene fra hånden. Med Skype for Business kan du hurtigt få svar og sørge for, at projekter overholder planen. Skype for Business er en komplet mødeløsning med en samlet platform til chat, lyd- og videoopkald, møder og livedeling.

Del websteder og indhold

SharePoint styrker deling og samarbejde på intranettet. Byg websteder og portaler, der engagerer folk, giver dem adgang til ekspertise, indhold, indsigt, der kan handles ud fra, og kollektiv viden.

Scenarier: De seks kernescenarier

Opret indhold, der gør indtryk, sammen

Med Office kan du arbejde stort set overalt – og hurtigere. Office-integrationen med OneDrive og SharePoint gør det muligt for dig at få adgang til, dele og redigere dokumenter samtidig med andre.

Som medlem af...[Team]

Vil jeg...[Beskrivelse af,

hvad jeg vil gøre]

Ved hjælp af[Specifik anvendelse

af teknologien]

Jeg ved, at det er vellykket, når...

[Løsningens succesmål]

18

Som medlem af Salgsafdelingen

Jeg vil have en enkelt version af forslaget, som alle kan få adgang til og redigere, så vi ikke skal rundsende mail med forskellige versioner

til teamet

Ved hjælp af et SharePoint-websted til central lagring og deling af en enkelt version af et

salgsforslag, som mit team kan redigere sammen via

samtidig redigering i Word og PowerPoint

Jeg ved, at det er vellykket, når

mit salgsteam nemmere kan oprette forslag og derfor har mere tid til

at lukke handler

Når du skal oprette dine egne scenarier, kan du bruge denne struktur:

Som medlem af [TEAM]

Vil jeg [Beskrivelse af, hvad jeg vil gøre]

Ved hjælp af [Specifik anvendelse af teknologien]

Jeg ved, at det er vellykket, når [Løsningens succesmål]

Er du usikker på, hvordan du kommer i gang?

Scenarier: Er du usikker på, hvordan du kommer i gang?

Udnyt andres erfaring. Deltag i vores community! Som en del af Driving Adoption-community i Microsoft Technology-communityet kan du tale med tusindvis af andre

Microsoft-kunder for at høre, hvilke scenarier der har virket for dem.

Hvad får jeg ud af det?

Projektopdateringer

Få kontakt til teknikere

Samarbejd med kolleger

Begynd at tale med kolleger i dag. Deltag i Driving Adoption-community

http://aka.ms/driveadoption

Opbyg relationer

Flere brugerressourcer

Udnyt andres erfaring

19

Side i Driving Adoption-community

Til samtaler og deling af bedste praksis

Se seneste samtaler

Se, hvad dette community taler om

Deltag i Spaces

Fokuserede samtaler om konkrete emner i community

Driving Adoption-meddelelser Se de seneste meddelelser

CommunitySe, hvem der er med i dette

community

Scenarier: Udnyt andres erfaring. Deltag i vores community!

20

Prioriter dine scenarierDa Microsoft 365 kan have en positiv indvirkning i hele din virksomhed, er det afgørende, at du prioriterer dine scenarier for at sikre, at du er klar over, hvor du skal fokusere først.

Husk, at de scenarier, du identificerer og prioriterer nu, vil præge din kommunikationsplan under lanceringen. Sørg for at vende tilbage og kontrollere scenarierne, når du udarbejder kommunikationsplanen.

Scenarier: Prioriter dine scenarier

Lav

Med.

Høj

Påvi

rkni

ng

Sværhedsgrad

Lav Med. Høj

Samarbejd med kolleger i et chatbaseret arbejdsrum

Udskift traditionelt telefonsystem med Cloud PBX

Styrk og engager medarbejderne via et socialt netværk

Afhold kurser for medarbejdere over hele verden

Giv medarbejderne mulighed for at arbejde work smartere, hvor som helst, med hostet mail

Støt nye medarbejdere for at få hurtigere onboarding

Implementer sikker enkeltlogon med Azure Active Directory

Installer dataklassificering og -beskyttelse med Azure Information Protection

21

Sådan prioriterer du dine scenarier

Se nedenstående diagram, og opstil dine scenarier på diagrammet i henhold til niveauet af forventet påvirkning af organisationen, og hvor besværligt det er at opnå. Her kan du se, hvilke scenarier der giver den højeste påvirkning hurtigst, og du kan fastlægge de sværeste projekter, der måske er vigtige, men kræver mere planlægning.

Tips og tricks

Det er nyttigt først at tænke over, hvad der skal skabe mest værdi for dine folk. Nogle af de ting, du måske skal udføre straks

(f.eks. mailoverførsel), skaber måske ikke umiddelbart mærkbar værdi. Det kan være en fordel at fokusere på at opnå hurtige,

synlige gevinster (f.eks. at give alle adgang til chat).

Scenarier: Sådan prioriterer du dine scenarier

22

Definer succeskriterierNår du udvikler dine ideelle scenarier, er det vigtigt at opstille en række formelle succeskriterier for at måle resultaterne af Microsoft 365-udrulningen. Du skal fastlægge, hvad der skal måles, og hvordan du kan indsamle både kvantitative og kvalitative data. Brug trinnene nedenfor til at definere dine succeskriterier:

Identificer nøgletal (KPI'er), der måske kan forbedres på basis af din organisations udrulning af forskellige scenarier (f.eks. reducerede omkostninger, højere kundetilfredshed, større medarbejderengagement, kortere behandlingstid for ordrer)

Evaluer, hvor du står, før du implementerer Microsoft 365. Fastlæg dine KPI-benchmarks og brugernes nuværende basisviden om Microsoft 365

Vælg kriterier, der kan fremvise den virkning, som Microsoft 365 har på din organisation, for ledelsen

Scenarier: Definer succeskriterier

Skabeloner for slutbrugerundersøgelse

Brug undersøgelsesskabelonen til at måle tilfredshed og fremskridt i forhold til dit benchmark.

http://aka.ms/usersurveys

Tips og tricks

Brug Vejledning til måling af succes til at vurdere, hvor effektiv din lancering af Microsoft 365 har været, og registrer dine successer.

http://aka.ms/measuringsuccess

23

Brug SMART-huskereglen som retningslinje

Når du opstiller dine succeskriterier, kan du bruge SMART-huskereglen som rettesnor for effektive mål:

Klart og utvetydigt. Besvar spørgsmålene “hvad, hvorfor, hvem og hvor?”

Specifik:

Konkret, demonstrerer fremskridt tydeligt.

Målbart:

Realistisk, ikke ekstremt.

Attainable (opnåeligt):

Er vigtigt for interessenterne.

Relevant:

Bundet til en specifik måldato, besvarer spørgsmålet “hvornår?”

Til tiden:

Scenarier: Brug SMART-huskereglen som retningslinje

Succeskriterier Metode/kilde Målepunkter Eksempelmål

Øget udrulningØget brug svarer til brugerudrulningen af teknologien.

KvantitativOffice 365 brugsrapporter

Brug af mailSharePoint-brugSkype for Business-chat og -møderMinutters brug af Skype for Business-lyd

Sammenligning af forbrugsrapporter fra før og efter udrulningen viser en stigning i udrulning på 10 % pr. måned.

Effektivitet af undervisningenØget brug svarer til effektiviteten af undervisningen.

KvantitativOffice 365 brugsrapporter

KvalitativSlutbrugerundersøgelserYammer-grupper og feedback Onlinekurser i overholdelse af regler og standarder

Brug af mailSharePoint-brugSkype for Business-chat og -møderMinutters brug af Skype for Business-lydMedarbejdertilfredshedFuldførelsesgrad for undervisning

Sammenligning af forbrugsrapporter fra før og efter undervisningen viser en stigning i udrulning hver måned.Medarbejdertilfredshed på 130+ baseret på undersøgelsen efter afsluttet undervisning100% fuldførelse af onlinekurser i overholdelse af virksomhedssikkerhed

Reducerede driftsudgifterDen øgede udrulning svarer til den reducerede brug af tredjepartsløsninger til telefonmøder, rejsetid og ressourceallokering.

KvantitativOffice 365-brugsrapportering Økonomi- og regnskabsrapporterHelpdesk-rapporterRapporter over rejse- og telefonudgifterResultatmålinger

Brug af mailSharePoint-brugFakturering og brug af lydmøderRejse- og telefonudgifterOpkald til helpdesk

Brugen af telefonmøder via tredjepartsløsninger viser et fald på 10 % pr. måned efter udrulningen.

Forbedret sikkerhedDen øgede udrulning svarer til forbedret sikkerhed og overholdelse

KvalitativSlutbrugerundersøgelser Tilgængelighed/genoprettelse for slutbrugere

Medarbejdertilfredshed Opkald til helpdesk

Sammenligning af brugertilfredshed før og efter udrulningen Færre opkald til helpdesk, mindre tid brugt på genoprettelse af data

Øget produktivitetDen øgede udrulning svarer til hurtigere kommunikation og hurtigere beslutningstagning, kortere tid til at udføre opgaver

KvalitativSlutbrugerundersøgelser Brug af dataklassificering

Tid, det tager at fuldføre projekter

Antal etiketterede dokumenter

Tiden, det kræver at udføre kundeordrer, falder med 15 % inden for 6 måneder

Forbedret samarbejdeØget kommunikation mellem teams og afdelinger

KvalitativSlutbrugerundersøgelserYammer-grupper og feedback

MedarbejdertilfredshedTidsbesparelser

Teams, der arbejder forskelige steder, vil fortælle om bedre samarbejde med teamkollegerne inden for 3 måneder efter Skype for Business-udrulningen

Forbedret medarbejdertilfredshedFleksible arbejdsmuligheder forbedrer medarbejdertilfredsheden via et øget engagement, mindre stress og en bedre balance mellem arbejde og fritid

KvalitativSlutbrugerundersøgelserYammer-grupper og feedback

Medarbejdertilfredshed Medarbejdertilfredsheden øges med 15 % inden for 6 måneder

24

Eksempler på succeskriterier

Som en hjælp til at definere succeskriterier kan du benytte nogle af disse eksempler:

Scenarier: Eksempler på succeskriterier

Brugte Skype for Business-klienterRapport over aktive brugere

Office 365-gruppeaktivitet Indholdspakke for Office 365-udrulning

https://aka.ms/o365adoptioncontentpack

25

Overvåg din organisations udrulning af Office 365

I Office 365-administrationsportalen findes rapporter, der viser de aktuelle niveauer af brugerengagement for de forskellige produkter.

Registrer brugsmålepunkter før lanceringen, så du kan se effektiviteten af udrulningsaktiviteterne.

Vend tilbage til disse rapporter for at måle i forhold til dine succeskriterier og identificere områder, der kan forbedres.

Scenarier: Overvåg din organisations udrulning af Office 365

26

Succeshistorier er ofte lige så værdifulde som kvantitative målinger, når Microsoft 365-succes skal demonstreres. I løbet af udrulningen skal du få dine projektteammedlemmer og superbrugere til at identificere eksempler, der demonstrerer tværfagligt samarbejde og teamwork, og dele dem via Yammer.

Når du deler en historie om din oplevelse med Microsoft 365, skal du sørge for at inkludere disse oplysninger:

Historier om forretningsværdi kan nemt deles internt via en Microsoft 365-succeshistoriegruppe i dit Yammer-netværk. Du kan også dele succeshistorier eksternt med det bredere Microsoft 365-community via Driving Adoption-communityet.

http://aka.ms/driveadoption

Tips og tricks

Skab underholdningsværdi! Det kan skabe interesse og engagement, hvis du afholder en konkurrence som et positivt tiltag

Microsoft Office 365.

Prøv at skabe følgere.

Tidspunkt. Historien skal begynde med en tidsmarkør, så publikum ved, hvornår den foregik.

Personer. Historien skal indeholde navne, så publikum ved, hvem det handler om.

Begivenheder. Historien skal beskrive de begivenheder, der fandt sted.

Visuelle elementer. Publikum skal kunne se, hvad der er sket.

Del succeser

Scenarier: Del succeser

27

Tjekliste for scenarier

Identificer scenarier for at sikre, at din virksomhed realiserer den fulde værdi af Microsoft 365

Brug de seks kernescenarier som en retningslinje for at definere scenarier i din virksomhed.

Prioriter dine scenarier, og forstå, hvor du skal fokusere først

Definerer dine succeskriterier for at kunne måle, hvilken forskel Microsoft 365-udrulningen gør.

Lær at overvåge din organisations udrulning ved hjælp af Office 365-analyser

Tilskynd dit team til at indsamle succeshistorier under udrulningen

Tjekliste for scenarier

28

OpmærksomhedDet er vigtigt at planlægge kommunikationen før, under og efter udrulningen af Microsoft 365, så du sikrer, at organisationen er begejstret og engageret.

Skab opmærksomhed via en blanding af mail, plakater, konkurrencer og begivenheder, som du kan skræddersy, så de passer til virksomhedens kultur. Opmærksomhed i hele organisationen vil hjælpe dig med at opnå accept og langsigtet udrulning af Microsoft 365.

OVERBLIK

• Hvad skal der indgå i min Microsoft 365-kommunikationsplan?

• Hvordan passer mine scenarier ind i min kommunikationsplan?

• Hvordan kan jeg fremme løbende engagement og langsigtet udrulning af Microsoft 365?

29

Brug en kommunikationsstrategi til at skabe opmærksomhed og interesse. Før tjenesten bliver tilgængelig, skal dine folk glæde sig til, at den kommer, og du skal bevare deres interesse for at bruge den, når den er lanceret.

Husk at tænke på dit personale, når du skal formidle budskabet, da du skal hjælpe dem med at identificere fordelene for brugerne

Vælg en blanding af tiltag som f.eks. mail, plakater og fysiske arrangementer (måske endda kagebord), og opstil dem langs projektets tidslinje

Planlæg arrangementer, hvor folk kan røre ved produkterne og stille spørgsmål

Skræddersy dine aktiviteter for at skabe opmærksomhed om dit firma og jeres kultur

Hvis en leder udsender en meddelelse, der annoncerer Microsoft 365, starter et lanceringsarrangement eller forklarer fordelene under et personalemøde for alle, går vigtigheden op for dem, så det bliver nemmere at få alle i gang med at bruge den nye teknologi

Opret din kommunikationsplan

Vi behøver ikke at være innovative omkring Office 365. Det overlader vi til Microsoft. Det er vores job at indføre teknologien hurtigst muligt og koncentrere os om at give kunderne valuta for pengene.

– Darren Russell, Digital, Transformation

Få mere at vide:http://aka.ms/officeblogs/adoption

Director, Mott MacDonald

Opmærksomhed: Opret din kommunikationsplan

30

Brug kernescenarierne som udgangspunkt for oprettelse af din kommunikations- og kursusstrategi.

Omdan kernescenarierne til noget, der kan løse reelle forretningsproblemer

Bestem, hvilke promoveringsscenarier der passer til dit firmas lancering af Microsoft 365

Brug ressourcerne for hvert scenarie til at implementere dine mailmeddelelser og kursusaktiviteter

Tag dig tid til at gennemgå dine scenarier for at finde frem til dem, der er mest velegnet til din organisations lancering. Dine scenarier vil præge din kommunikationsplan.

Tænk over dine scenarier

Opmærksomhed: Tænk over dine scenarier

http://aka.ms/FastTrackProductivityLibrary

Find ressourcer baseret på scenarier

31

Hvert kernescenarie på FastTrack-webstedet indeholder skabeloner til mail, plakater og løbesedler samt videoer og kursusressourcer. Du kan tilpasse skabelonerne efter din kommunikationsplan.

Opmærksomhed: Find ressourcer baseret på scenarier

32

Hvert scenarie indeholder mailskabeloner, der kan tilpasses, for typiske kommunikationsopgaver i hver fase af Microsoft 365-lanceringen og -udrulningen. Disse mails indeholder direkte links til kurser og ressourcer, så brugerne kan få kendskab til funktionerne i Microsoft 365. Disse links findes til hvert scenarie. De tilgængelige mailskabeloner omfatter:

Mailskabeloner

Disse mails er tilgængelige som Word-dokumenter (.docx) og Outlook-skabeloner. Du kan vælge de skabeloner, du vil bruge, og derefter frit tilpasse dem efter dine kommunikationsmål ved at justere kopien, så den passer til dit firmas stil. Du kan også tilføje firmalogo og udfylde indhold. Sørg for at sende mails fra en forudbestemt afsenderkonto (f.eks. en ledende sponsors) til en specifik målgruppe.

Tips og tricks

Spred nyheden på andre måder end bare mail!

Du kan skabe forventninger til din Microsoft 365-lancering i det fysiske kontormiljø ved at bruge udskriftsklare plakater og

videopræsentationer som et led i opmærksomhedskampagnen.

http://aka.ms/drivevalue

Mailtype Fase Funktion

“Nedtælling“ Før lancering Brug denne meddelelse til at skabe interesse og informere medarbejderne om de ting, de kan udrette med Microsoft 365. Én mail pr. scenarie.

“Meddelelse“ Lancering Brug denne meddelelse til at indlede lanceringen og instruere nye brugere i at komme i gang med Microsoft 365. Én mail pr. scenarie.

“Tips og tricks“ Efter lancering Brug disse “tips og tricks” til at introducere flere Microsoft 365-funktioner og hjælpe brugerne med at være mere produktive. Tre mails pr. scenarie.

Opmærksomhed: Mailskabeloner

Introduktionssæt til Windows 10 Business

https://aka.ms/win10businesskit

Nedtællings- og annonceringsmails

http://aka.ms/productivitylibrary

Plakater, brochurer og tryksager

http://aka.ms/productivitylibrary

Yderligere ressourcer til din kommunikationsplan

Mailserie med tips og tricks

http://aka.ms/productivitylibrary

33Opmærksomhed: Yderligere ressourcer til din kommunikationsplan

34

Lancerings- arrange-menter Tænk over dine mål for brugen af Microsoft 365. Hvor

kan lanceringen understøtte disse målsætninger og disse konkrete aspekter af virksomheden?

Tag højde for jeres firmakultur. Hvilke typer af aktiviteter vil give genlyd i ledelsen og blandt dine medarbejdere?

Tænk over tidsfaktor og ressourcer. Kan du blande og matche forskellige aktiviteter i en plan, der passer til dine behov og din tidsplan?

Overvej eksisterende firmaarrangementer. Er der et forestående firmaarrangement tæt på udrulningen af Microsoft 365, som kunne inkludere din lancering?

Sådan vælger du lanceringsarrangement

Ressourcer og taktikker for en effektiv lanceringNedenfor har vi sammensat nogle ressourcer, ideer og taktikker, du kan bruge til at oprette en effektiv Microsoft 365-lancering.

Planlægningsteam og superbrugere bærer Office 365-t-shirts. Bestil på https://www.co-store.com/iw (kun i USA)

Fremvisning af bannere, plakater og brochurer på alle kontorer

Demostande i kantine/foyer for at fremvise diverse Microsoft 365-værktøjer og -funktioner og give praktisk erfaring

Engagerende onlinearrangementer via Skype-mødeudsendelse for teammedlemmer på andre kontorer

Sørg for at inkludere en lanceringsbegivenhed i din kommunikationsplan for at skabe begejstring for Microsoft 365 i organisationen.

Opmærksomhed: Lancerings-arrangementer

35

Skab løbende engagement

Du kan øge udrulningen af Microsoft 365 over tid med løbende opmærksomheds- og undervisningsaktivitet.

Send tips og tricks via mails for at styrke udviklingen af færdigheder: https://productivitylibrary.fasttrack.microsoft.com

Opret en Yammer-gruppe for at fortætte samtalen om erfaringer og nye funktioner

Del succeshistorier om, hvordan dine folk bruger Microsoft 365 på innovative og virkningsfulde måder

Afhold jævnligt flere arrangementer som byrådslignende møder eller frokost og læring-sessioner for at engagere slutbrugerne

Giv folk udfordringer, og afhold konkurrencer for at fejre de bedste udnyttelser af Microsoft 365 til at arbejde anderledes

Tips og tricks

At dele succeshistorier, som er registreret af dit projektteam under udrulningen, er en fremragende metode til at skabe

løbende engagement. Se tilbage på side 26 i afsnittet Scenarier for at se, hvad du skal medtage i en succeshistorie.

Opmærksomhed: Skab løbende engagement

Afspil Office 365-præsentationsvideoen under dit lanceringsarrangement eller løbende i jeres kantine eller nær elevatorer.

http://aka.ms/teaservideo

Office 365-præsentationsvideo

Find andre videoer på http://aka.ms/officevideo

36

Udarbejd din kommunikationsplan med en blanding af mail, plakater og arrangementer for at skabe begejstring omkring lanceringen.

Se tilbage på dine scenarier, når du opretter kommunikationsplanen

Tilpas tilgængelige skabeloner og ressourcer efter behov for at understøtte din lancering

Medtag aktiviteter til efter lanceringen i kommunikationsplanen for at skabe løbende engagement

Tjekliste for opmærksomhed

Tjekliste for opmærksomhed

37

KurserUndervisning er afgørende for at sikre, at nye brugere har tilstrækkelig viden og information til at få mest muligt ud af Microsoft 365. For at opnå succes er det vigtigt at udvikle et omfattende kursusprogram før lanceringen.

Tilstræb, at undervisningen er mere end blot at introducere brugerne for “sådan gør du”-vejledninger til udførelse af opgaver. Fortæl slutbrugerne, hvorfor forandringen finder sted, og hvad de kan få ud af det. Ved at give slutbrugerne disse oplysninger kan du fremme den langsigtede udrulning af Microsoft 365.

OVERBLIK

• Hvad skal jeg overveje omkring min organisation, når jeg sammensætter mit undervisningsprogram?

• Hvilke vigtige milepæle skal jeg medtage i mit undervisningsprogram?

• Hvilke undervisningsressourcer er tilgængelige for mig under lanceringen af Microsoft 365?

Kurser: Opret din undervisningsplan 38

Opret din undervis- ningsplan

Når du sammensætter din undervisningsplan, skal du tage følgende i betragtning:

Det produktivitetssystem, som kører i øjeblikket Hvis du aktuelt kører et produktivitetssystem, skal du måske bruge en øget indsats i undervisningsfasen, da det vil kræve forandringer i hverdagen

Personalets teknologiske evner Du skal vide, hvor teknisk dygtige dine medarbejdere er, når du planlægger kursusprogrammet. Det gør det nemmere at forudse, hvor hurtigt de kan vænne sig til nye arbejdsmetoder

Andre igangværende initiativer i virksomheden Det er vigtigt at vide, hvilke andre programmer der aktuelt kører i virksomheden, for at sikre, at du ikke overlæsser dit personale, og der ikke opstår forvirring omkring indlæringen af nye arbejdsmetoder

Den bedste leveringsmetode Det er vigtigt at vide, hvilken leveringsmetode der vil være bedst for konkret undervisning i din organisation. Det kan være gennem overskuelig mikrolæring, fysisk klasseundervisning eller assisterede eller ikke-assisterede onlineselvstudier

Husk på organisationens kultur Hver virksomhed er forskellig, og den måde, din organisationen interagerer på, kan præge dit undervisningsprogram

Kurser: Vigtige milepæle i undervisningsprogram 39

Kalender for regelmæssige genopfriskningsforløb

Afdelingssessioner til deling af folks værdifulde oplevelser

Supportsteder for personer, der føler sig udfordret

Sørg for, at din helpdesk kan besvare “hvordan gør jeg”-spørgsmål.

Den rette undervisningsplan har afgørende betydning, da personalets forståelse af Microsoft 365 vil udvikle sig i forskellige hastigheder for hvert individ eller team. Overvej af inkludere disse milepæle i din undervisningsplan:

Parathed hos helpdeskSørg for, at din helpdesk har de oplysninger, de behøver for at understøtte din undervisning.

Brug denne vejledning som hjælp til at gøre din helpdesk parat til at løse problemer med Office 365 eller besvare brugerspørgsmål.

http://aka.ms/helpdeskready

Vigtige milepæle i undervisningsprogram

ProduktundervisningProduktbaseret undervisning, der forbereder folk til at bruge tjenester og apps effektivt.

Tilgængelig online

Artikelformat

http://aka.ms/o365producttraining

Spiselig størrelse

Detaljeret tilgang

Startvejledninger til Windows 10Find vejledninger og selvstudier, som kan hjælpe slutbrugerne med lære de grundlæggende og avancerede egenskaber og funktioner i Windows 10 at kende i et forretningsmiljø.

https://aka.ms/win10quickstartguides

Windows 10 – Sådan gør du: 5 tip til produktivitet

Tilpas din Windows 10-oplevelse ved hjælp af apps, Start-menuen m.m. Følg disse fem tip for at gøre mere med Windows 10.

https://aka.ms/windows10productivitytips

Produktivitetsundervisning

Scenariebaseret udervisning, som gør dine folk parat til at maksimere deres produktivitet med Microsoft 365.

Videoundervisning

Scenariebaseret

http://aka.ms/productivitytraining

Ligetil

Direkte sprogbrug

Kurser: Få adgang til undervisningsressourcer 40

Få adgang til undervisnings-ressourcer

Få adgang til gratis online-undervisningsressourcer for at hjælpe dig med lanceringen af Microsoft 365. Du kan endda medtage Microsoft 365-undervisningsressourcer i dit eget interne kursuswebsted.

Overvej organisationens virksomhedskultur, teknologiske evner, nuværende systemer og andre initiativer, når du udarbejder dit undervisningsprogram

Medtag vigtige milepæle i undervisningsprogrammet

Sørg for, at din helpdesk er klar til at besvare alle slutbrugerspørgsmål før, efter og under lanceringen

Undersøg de ressourcer, som er tilgængelige til at få organisationen hurtigt op at køre

Tjekliste for undervisning

Tjekliste for undervisning 41

42

Planlæg, implementér, og administrerDette afsnit guider dig gennem yderligere planlægning af dine udrulningsaktiviteter, et program for tidlig udrulning, udførsel af din succesplan samt at udføre gentagelser for at opnå kontinuerlig forretningssucces. Tidslinjer er inkluderet for at hjælpe dig med at blive på sporet med din før-lancering, lancering og efter-lancering af Microsoft 365.

Husk, at de mest vellykkede teknologiske implementeringer bruger 80 % af indsatsen på folkene og kun 20 % på teknologien. Hold fokus på slutbrugerne og deres adfærd for at sikre en problemfri udrulning.

OVERBLIK

• Hvorfor skal jeg tage mig tid til at planlægge udrulningsaktiviteter?

• Hvad er et program for tidlig udrulning, og hvordan kan jeg gøre mit vellykket?

• Hvordan kan jeg fortsætte med at udføre gentagelser, for at Microsoft 365 kan opnå mere succes?

Typisk tilgangFokus på slutbrugerne kommer senere. Det kan være 'en mail med et link til kursus'

Ideel tilgangSlutbrugernes ibrugtagning er en arbejdsproces, der er parallelt integreret med implementering

Tidslinje for udrulning Tidslinje for udrulning

Udru

lnin

gsre

ssou

rcer

Udru

lnin

gsre

ssou

rcer

Planlægning og aktiviteter med brugerfokus

IbrugtagningskurvePlanlægning/udførelse af teknisk implementering

43

Planlæg dine udrulningsaktiviteter

Når du skal planlægge din udrulningsindsats, er det vigtigt at se længere frem end til den indledende lancering. Mange organisationer tager brugerimplementering som en selvfølge, da det er en almindelig opfattelse, at ny teknologi tages i brug, når den er tilgængelig. Men den skal i stedet opfattes som det fundament, du skal bygge videre på. Folk kan være uimodtagelig over for forandring, så det er afgørende at planlægge dette trin og påbegynde det parallelt med planlægningen af it-implementeringen. Glem ikke det!

Planlæg, implementér, og administrer: Planlæg dine udrulningsaktiviteter

44

Brug Office 365-grupper til at planlægge projektet og samarbejde omkring dokumenter vedrørende Microsoft 365-implementeringen

Brug Microsoft Planner til daglig styring af Microsoft 365-implementeringsprojektet

Brug Yammer til at oprette, forberede og støtte dit Microsoft 365-superbrugercommunity

Brug Skype for Business til at holde onlinemøder med dit projektteam, og skriv mødereferater i Microsoft OneNote

Brug af Microsoft 365-apps og -tjenester under hele planlægningen og udførelsen af udrulningen kan øge successen. Du bør overveje dette for at give teamet kendskab til tjenesten, så de effektivt kan udbrede deres viden til deres kolleger. Her er nogle eksempler:

Jeg er beæret over, hvordan hele organisationen er gået sammen om at opnå denne globale transformation.

Vi havde dedikerede teams, der foretog en masse indledende planlægning. Og Yammer viste sig værdifuld som perfekt agent for græsrodsforandring. Teams blev dannet dynamisk og samarbejdede med implementeringsgrupper i de enkelte lande. Samtaler blev indledt overalt, og det viste sig at være en fantastisk kanal for slutbrugersupport.

Da implementeringen af Office 365 var fuldført, tænkte jeg, at det nok ikke kunne lade sig gøre uden dette værktøj.

– Andy Tidd, CIO, ABB

Brug Microsoft 365 til at planlægge og udføre din udrulning

Planlæg, implementér, og administrer: Brug Microsoft 365 til din udrulning

45

Før lanceringI de fem uger inden lanceringen skal du samle din organisation omkring udrulningen af Microsoft 365 ved at udvikle en kommunikationsplan, organisere din kursusforberedelse og afvikle et program for tidlig udrulning. Nedenstående tidslinje kan guide dig gennem ugerne før lanceringen. Det følgende afsnit guider dig gennem et program for tidlig udrulning.

Tidslinje Arbejdsstrøm Beskrivelse

Uge 1Kommunikation Udform kommunikationsplan og strategi for begivenhed. Forbered materialer.

Kurser Planlæg kursusprogram for slutbrugere.

Uge 2

Kommunikation Send en ““mail med en nedtælling“så alle ved, hvad der skal ske, for at skabe forventninger og interesse ved at fokusere på fordelene for brugerne?

Program for tidlig udrulning Start dit program for tidlig udrulning ved at rekruttere og undervise programdeltagere og oprette en Yammer-gruppe til programmet for tidlig udrulning. Få mere at vide med vejledningen til programmet for tidlig udrulning: https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Rundsend en indledende undersøgelse lige før, at superbrugere, som deltager i pilotfasen, modtager aktiverede konti og enheder, for at indsamle data om deres kendskab til Microsoft 365.

Support Forbered din helpdesk på support af slutbrugere, og sørg for, at de kender fejlfindingsvejledningen til helpdesken. http://aka.ms/helpdeskready

Uge 3

Kommunikation Sørg for, at Office 365 er visuelt til stede på alle firmakontorerne med plakater, løbesedler og videopræsentationer.

Kurser Opret et internt teamwebsted til lagring af kursusressourcer såsom introduktionsvejledningen og tip og tricks. Du kan også henvise brugerne til Microsofts offentligt tilgængelige Learning Center. Se Office 365 Learning Center på http://aka.ms/O365learning

Program for tidlig udrulning Tjek med deltagerne i dit program for tidlig udrulning for at få feedback.

Udgiv en undersøgelse halvvejs gennem pilotfasen for at indsamle data om deres oplevelser med Microsoft 365, og brug resultaterne til at lave tilpasninger inden den generelle udrulning.

Uge 4-5

Kommunikation Benyt interne kommunikationsformer til at udsende meddelelser på firmaportalen, it-portalen og andre interne websteder.

Ligesom med pilotgruppen skal du distribuere undersøgelser til hele din organisation, lige før de modtager deres konti og enheder. Forbered begivenhed for lanceringsengagement.

Program for tidlig udrulning Brug en endelig undersøgelse lige efter pilotfasen for at finde ud af, om der skal laves flere tilpasninger af undervisningsmaterialer og de opmærksomhedsskabende materialer.

Planlæg, implementér, og administrer: Før lancering

FØR LANCERING LANCERING EFTER LANCERING

46

Start program for tidlig udrulning med det samme

For at få en vellykket lancering skal du starte din Microsoft 365-udrulning med et program for tidlig udrulning for at få indledende feedback. Derefter skal du fortsætte dette momentum under udrulningen af programmet til hele din organisation.

Under udførelsen af den tekniske onboarding til Microsoft 365 er det vigtigt at køre et program for tidlig udrulning med en nøglegruppe af virksomhedens brugere samt medlemmer af it-teamet, som skal supportere brugerne. Når du kører dette program, kan du indsamle feedback på brugerens lanceringsoplevelse og få tidlige succeshistorier, der kan anvendes under lanceringen af Microsoft 365 i hele din organisation.

Med et program for tidlig udrulning udvikles også en gruppe af tidlige brugere, som kan blive dine superbrugere og støtte den bredere lancering. Programmet giver dig mulighed for at teste tjenesten med en pålidelig gruppe, som vil være mere fleksibel, hvis noget skulle gå galt.

Tips og tricks

Når du udvælger deltagere til dit program for tidlig udrulning, skal du gå efter dem, der ønsker, at projektet bliver vellykket.

Dine programdeltagere får stor indflydelse, når de skal dele deres udrulningserfaringer med deres kollegaer.

Brug programmet for tidlig udrulning til at løse reelle problemer, så nøjes ikke med at afprøve teknologien. Motivér dine

programdeltagere til at bruge Microsoft 365 til de scenarier, du har prioriteret. Find frem til eventuelle ændringer af scenarierne

for at realisere de forretningsresultater, du har defineret som vigtige for din organisations udrulning af Microsoft 365.

Planlæg, implementér, og administrer: Start program for tidlig udrulning med det samme

47

Brugere fra forskellige faggrupper og afdelinger og gerne dem, der arbejder sammen på et projekt eller i en forretningsproces

Sandsynlige superbrugere eller ledere, som skal promovere den brede lancering i hele organisationen

Brugere, som typisk kæmper med teknologi. Det er vigtigt at forstå deres behov og håndtere dem under lanceringen

Medlemmer af it-/helpdeskteam, som skal supportere brugerne under lanceringen

Udeluk direktøren og den øverste ledelse. Det kan ganske vist være fristende at bede om direktørers deltagelse, men hvis de ikke er med i programmet for tidlig udrulning, kan du afhjælpe eventuelle problemer inden den brede udrulning

Medtag de rette interessenter i dit program for tidlig udrulningAt vælge de rette personer til at deltage i pilotgruppen for dit program for tidlig udrulning er afgørende for at få værdifuld indsigt, som du kan bruge under lanceringen. Listen nedenfor kan hjælpe dig med at beslutte, hvem der skal være med i programmet:

Planlæg, implementér, og administrer: Medtag de rette interessenter i dit program for tidlig udrulning

Tips og tricks

Se tilbage på side 10 i afsnittet Interessenter for at

genopfriske, hvilke kvaliteter en superbruger skal besidde.

48

Undervis deltagerne i programmet for tidlig udrulning i de udvalgte forretningsscenarier, herunder kernescenarierne. Se de tilgængelige scenariers kommunikationsaktiver og kursusressourcer på FastTrack her: http://aka.ms/productivitylibrary

Indled dit Microsoft 365-superbrugerprogram. Orienter dine udvalgte superbrugere om programmet, og begynd at rekruttere dem og forberede dem til at være superbrugere

Få feedback i realtid fra deltagerne i programmet for tidlig udrulning, og indret din udrulningsplan efter dette feedback. Prøv at oprette en Yammer-gruppe til dine programdeltagere. Så kan alle i programmet se eventuel indsendt feedback og blive motiveret til at tilføje deres egne tanker og ideer

Vær parat til at modtage feedback ved at være på Skype for Business og Yammer i kontortiden, så du kan besvare spørgsmål og give gode råd

Bed direkte programdeltagerne om at give feedback. Gå hen til deres pind, send en chatbesked eller ring til dem. Husk på, at uden feedback kan dit program ikke indfri dets potentiale

Se vejledningen til programmet for tidlig udrulningI vejledningen til programmet for tidlig udrulning findes der flere tips og tricks et vellykket program for tidlig udrulning.

https://aka.ms/earlyadoptionprogramguide

Glem ikke at takke deltagerne og indsamle feedback ved hjælp af mailskabelonen.

https://aka.ms/eapthankyouemail

Planlæg, implementér, og administrer: Vigtige tiltag for et vellykket program for tidlig udrulning

Vigtige tiltag for et vellykket program for tidlig udrulning

49

LanceringImplementering af din Microsoft 365-lancering i hele din organisation er et stort øjeblik. Nu skal du udnytte al din tidligere planlægning og indsats for at høste frugten af dit arbejde.

Tidslinje Arbejdsstrøm Beskrivelse

Uge 6

Kommunikation Afhold dit Microsoft 365-lanceringsarrangement for at motivere slutbrugerne. Udsend en introduktionsmail for at fortælle brugerne, hvad der er adgang til, hvordan de kommer i gang, og hvor de kan få hjælp og ressourcer.

Kurser Afhold slutbrugerkurser

Planlæg, implementér, og administrer: Lancering

FØR LANCERING LANCERING EFTER LANCERING

50

Efter lanceringNu, hvor du har fået en vellykket lancering af Microsoft 365 i din organisation, er det vigtigt, at du fortsat kommunikerer med brugerne om deres Microsoft 365-oplevelse. Sørg for at levere ekstra tips og tricks og tilbyde løbende undervisning efter behov. Dette afsnit beskriver, hvordan du kan fortætte med at styrke indføringen i organisationen følge med serviceopdateringer og funktioner.

Tidslinje Arbejdsstrøm Beskrivelse

Uge 8-12

Kommunikation Del jævnligt tips med slutbrugerne ved hjælp af “tip og tricks-mailskabelonerne” for at fastholde interessen og udbrede brugen af Microsoft 365.

Efter udrulningen i hele virksomheden kan du rundsende en endelig undersøgelse for at bedømme brugernes kendskab til og erfaring med Microsoft 365.

Kurser Fortsæt løbende kursusforløb for slutbrugere efter behov

Planlæg, implementér, og administrer: Efter lancering

FØR LANCERING LANCERING EFTER LANCERING

51

Opret en succesplan

En succesplan er afgørende for din udrulning, da den giver dig en vejviser for realiseringen af dine mål med Microsoft 365.

Sådan opretter du din succesplan

Planlæg, implementér, og administrer: Opret en succesplan

01. Log på FastTrack-webstedet med dit Microsoft 365-organisations-id https://fasttrack.microsoft.com

04. Vælg scenarierne i succesplanen, og klik på Gem og fortsæt

02. Klik på “Start en ny plan”

03. Fuldfør oprettelsesguiden, og klik på “Afslut“

05. Angiv tidslinjeoplysningerne for hvert scenarie, og klik på Gem og fortsæt

06. Angiv interessenterne i kontakterne, og klik på Gem og afslut

Det var virkelig afgørende for os at følge med forandringerne uden at afbryde forretningerne. Vores partnerskab med FastTrack-teamet var fantastisk. De hjalp os med at overkomme en række udfordringer ved onboarding og viste os strategisk vej til opsætning af vores forretningsprocesser og forandringer.

– Omar Bhatti, Senior Principal hos CSC

52

Vi hjælper dig på vej med FastTrackFastTrack omfatter et team af flere hundrede teknikere, som er engagerede i at give it-personale og partnere verden over den bedst mulige Microsoft 365-oplevelse.

Microsoft FastTrack-berettigede kunder kan anmode om onboarding for at modtage ekstern og personlig assistance. Vores FastTrack-teknikere hjælper dig med at planlægge dit Microsoft 365-projekt, vurdere dit tekniske miljø, levere afhjælpningsvejledning, overføre data til Office 365* og yde brugerne udrulningsassistance.

Gå i gang i dag

http://fasttrack.microsoft.com

Vi hjælper dig på vej med FastTrack

* Tilgængelige overførselstjenester for kunder med mindst 500 berettigede licenser

Planlæg, implementér, og administrer: Vi hjælper dig på vej med FastTrack

53

Gentag for fortsat succes

Forudsætningen for udrulning er en uafbrudt cyklus, der ikke slutter efter lanceringsdagen eller måling af lanceringseffekten. Find fortsat nye måder, hvorpå Microsoft 365 kan skabe forretningsværdi, for at holde trit med skiftende behov hos dine brugere og i din organisation.

Brug indsigten fra evalueringsprocessen til at starte flere kurser for at undervise brugerne i bedste praksis og Microsoft 365-løsninger med stor virkning.

Planlæg flere sessioner for forretningsscenarier og udvikling af løsninger med flere afdelinger i din organisation. Afhold derefter afdelingskurser, hvor du forklarer, hvordan Microsoft 365 kan skabe succes for hvert enkelt forretningsområde.

Du kan bruge produktivitetsbiblioteket som en hjælp til at identificere nye scenarier, der udnytter Office 365 Microsoft mere

http://aka.ms/productivitylibrary

Sørg for at opfordre brugerne og superbrugerne til at komme med ideer til, hvordan Microsoft 365 kan forbedre processerne i virksomheden, og del dem med andre via begivenheder for engagement, communityaktiviteter og en Yammer-gruppe. Brug idéerne til at fremstille flere løsninger og afholde flere kurser

De skal blive begejstret for dette værktøj, så derfor er det ikke nok at lytte til medarbejderne. Du skal også udnytte feedback og omsætte den til implementering i praksis.

– Jeff Schuman, Nationwide

Planlæg, implementér, og administrer: Gentag for fortsat succes

54

Styr og vær forberedt på forandring

https://aka.ms/managingchangeO365

Styring af forandring i Office 365

Din virksomhed og skyen er i konstant forandring. Folk søger altid efter nye muligheder for effektivisering af arbejdet, og skyens løbende opdaterede funktioner baner vejen for dette.

Det er bedst at holde øje med den offentlige roadmap og blogs for at være opmærksom på eventuelle nye tjenestefunktioner og opdateringer, du kan udnytte.

Planlæg, implementér, og administrer: Styr og vær forberedt på forandring

http://aka.ms/win10roadmap

Filtrer funktioner efter app, tjeneste eller platform for at identificere de funktioner og

opdateringer, du får mest muligt ud af.

55

Offentlig roadmap

Planlæg, implementér, og administrer: Offentlig roadmap

Funktioner er grupperet efter udviklingsfaser, så du kan se kommende opdateringer, hvad der udrulles i øjeblikket, og hvad der allerede

er tilgængeligt for kunderne.

https://roadmap.office.com

Hold øje med Windows 10-roadmappet og Office 365-roadmappet for at vide, hvilke serviceopdateringer din organisation kan gøre brug af for fortsat at få mest muligt ud af Microsoft 365.

Windows 10-roadmappet

Office 365-roadmap

http://aka.ms/win10blog

56

Blogs

Bloggen Windows for your Business

Planlæg, implementér, og administrer: Blogs

http://blogs.office.com

Office-blogge

Bliv en insider for at få adgang til flere ressourcerTilmeld dig Windows Insider-programmet eller Windows IT Pro Insider for at få tidlig adgang til nye builds og give feedback om de nyeste funktioner.

http://aka.ms/windowsinsider

http://aka.ms/windowsitproinsider

Følg bloggen Windows for your Business og Office-bloggene for at holde dig opdateret om, hvordan din organisation kan arbejde mere effektivt med nye serviceopdateringer og funktioner.

57

Adminis-trer dine opdat-eringer

I Office 365 Administration kan du bestille en tidlig version, så din organisation straks modtager opdateringer. Du kan også angive, at kun bestemte personer skal modtage opdateringer, eller vælge at beholde standardtidsplanen for at modtage opdateringerne senere. Få mere at vide om dine muligheder her:

http://aka.ms/releaseoptions

Planlæg, implementér, og administrer: Administrer dine Office

365-opdateringer

Windows 10 indeholder en ny model, som organisationer kan bruge til at implementere og opgradere Windows ved at levere opdateringer af funktioner og faciliteter i en fortløbende proces. Denne nye model, som kaldes Windows as a Service (WaaS), kræver nytænkning af, hvordan du implementerer og opgraderer Windows.

Du kan honorere forskellige behov og use cases i din organisation ved at vælge mellem forskellige Windows-serviceringsgrene:

Opdateringer til Office 365:

Windows 10-opdateringer:

Aktuel forgrening (CB) er til tidlige brugere, it-teams og andre bredere pilotgrupper. Det bruges til yderligere validering af programkompatibilitet og nyligt udsendte funktioner.

Aktuel forgrening til erhverv (CBB) er til hovedparten af personerne i en organisation. Det giver mulighed for iscenesat implementering af nye funktioner over en længere periode.

Langsigtet tjenesteforgrening (LTSB) er til kritiske eller specialiserede enheder. Det modtager ingen nye funktioner, men fortsætter med at være understøttet med sikkerhedsopdateringer og andre opdateringer i lang tid.

Brug Windows Insider-programmet til at teste og implementere præproduktionskode og få tidligt indblik i funktioner, som leveres i fremtidige Windows-opdateringer.

https://insider.windows.com/en-us/

Arbejdsstrøm Uge 1 Uge 2 Uge 3 Uge 4 Uge 5 Uge 6 (lanceringsmål)

Uge 7 Uge 8 Uge 9 Uge 10 Uge 11 Uge 12

Identificer vigtigste interessenter, og sammensæt team

Identificer og rekruttér succesejer og projektleder

Identificer og rekruttér ledende sponsor(er), og besæt resterende teamroller

Identificer og prioriter dine scenarier

Identificer og udform dine scenarier Prioriter dine scenarier

Definer succeskriterierDefiner succeskriterier/nøgletal (KPI), og fastlæg KPI-benchmarks

Opret succesplan

Begynd at registrere dine projektdetaljer i en succesplan på http://fasttrack.office.com

Færdiggør din succesplan

Opret dit superbrugerprogram

Identificer og rekruttér superbrugere

Opret Yammer-gruppe til støtte for superbrugerne

Træn superbrugere, og udfør brainstorming-aktiviteter

Bestem løbende opgaver for superbrugere

Afslut aktiviteter for superbr- ugerlancering

Få feedback og succeshistorier fra superbrugere til brug under lancering

Få feedback fra superbrugere, og start program efter behov

Program for tidlig udrulning

Rekruttér programdeltagere. Opret Yammer-gruppe for at lette kommunikation og indsamling af feedback

Rundsend en undersøgelse til dine deltagere. Giv deltagere aktiveret konto for at indlede dit program for tidlig udrulning formelt.

Tjek programdeltagere for at indsamle uformel feedback

Udsend endelig undersøgelse, og brug indhentet viden til at foretage justeringer af din lancering.

Kommunikation og opmærksomhed

Udarbejd kommuni- kationsplan og strategi for engagements- begivenhed. Udform kommunikations- materialer ved hjælp af de tilgængelige skabeloner

Send en 'nedtællingsmail' til medarbejdere

Sørg for, at Microsoft 365 er visuelt til stede på alle firmakontorerne

Annoncér forestående Microsoft 365-lancering på firmaintranet. Forbered begivenhed for lanceringsen-gagement.

Opret en Yammer-gruppe, hvor slutbrugere kan dele deres Office 365-succeshistorier. Rundsend en undersøgelse til slutbrugere

Send en annonceringsmail, så brugerne kan se, hvad der er tilgængeligt. Afhold begivenhed for lanceringsengagement.

Send "tips og tricks" i mail til slutbrugere

Send "tips og tricks" i mail til slutbrugere. Rundsend en undersøgelse efter lancering.

Send "tips og tricks" i mail til slutbrugere

Kurser Planlæg kursus for slutbrugere

Opret internt kursuswebsted til kursusressourcer

Undervis slutbrugere Undervis slutbrugere Opret løbende kursusforløb

Support Gør helpdesk klar til at supportere slutbrugere

Styrk brugerengagement, og frem udrulning

Forbered og afhold konkurrencer for at skabe fortsat brugerengagement

Opdater og vedligehold internt kursuswebsted

Del succeshistorier

Vær jævnligt vært for flere engagementsbegivenheder

Styr og vær forberedt på forandring

Hold øje med den offentlige roadmap og blogge

Orienter og forbered slutbrugerne på nye funktionsversioner

Mål, del succeser, og gentag

Indhent og rapportér om Microsoft 365-succeskriterier og nøgletal (KPI'er)

Indhent og del succeshistorier

Udrul nye scenarier

58Tidslinje for udrulning af Microsoft 365

Arbejdsstrøm Uge 1 Uge 2 Uge 3 Uge 4 Uge 5 Uge 6 (lanceringsmål)

Uge 7 Uge 8 Uge 9 Uge 10 Uge 11 Uge 12

Identificer vigtigste interessenter, og sammensæt team

Identificer og rekruttér succesejer og projektleder

Identificer og rekruttér ledende sponsor(er), og besæt resterende teamroller

Identificer og prioriter dine scenarier

Identificer og udform dine scenarier Prioriter dine scenarier

Definer succeskriterier

Definer succeskriterier/nøgletal (KPI), og fastlæg KPI-benchmarks

Opret succesplan

Begynd at registrere dine projektdetaljer i en succesplan på http://fasttrack.office.com

Færdiggør din succesplan

Opret dit superbrugerprogram

Identificer og rekruttér superbrugere

Opret Yammer-gruppe til støtte for superbrugerne

Træn superbrugere, og udfør brainstorming-aktiviteter

Bestem løbende opgaver for superbrugere

Afslut aktiviteter for superbrugerlancering

Få feedback og succeshistorier fra superbrugere til brug under lancering

Få feedback fra superbrugere, og start program efter behov

Program for tidlig udrulning

Rekruttér programdeltagere. Opret Yammer-gruppe for at lette kommunikation og indsamling af feedback

Rundsend en undersøgelse til dine deltagere. Giv deltagere aktiveret konto for at indlede dit program for tidlig udrulning formelt.

Tjek programdeltagere for at indsamle uformel feedback

Udsend endelig undersøgelse, og brug indhentet viden til at foretage justeringer af din lancering.

Kommunikation og opmærksomhed

Udarbejd kommunikationsplan og strategi for engagementsbegivenhed. Udform kommunikationsmaterialer ved hjælp af de tilgængelige skabeloner.

Send en 'nedtællingsmail' til medarbejdere

Sørg for, at Microsoft 365 er visuelt til stede på alle firmakontorerne.

Annoncér forestående Microsoft 365-lancering på firmaintranet. Forbered begivenhed for lanceringsengagement.

Opret en Yammer-gruppe, hvor slutbrugere kan dele deres Office 365-succeshistorier. Rundsend en undersøgelse til slutbrugere.

Send en annonceringsmail, så brugerne kan se, hvad der er tilgængeligt. Afhold begivenhed for lancerings- engagement

Send “tips og tricks“ i mail til slutbrugere

Send “tips og tricks“ i mail til slutbrugere. Rundsend en undersøgelse efter lancering

Send “tips og tricks“ i mail til slutbrugere

Kurser Planlæg kursus for slutbrugere

Opret internt kursuswebsted til kursusressourcer

Undervis slutbrugere Undervis slutbrugere Opret løbende kursusforløb

Support Gør helpdesk klar til at supportere slutbrugere

Styrk brugerengagement, og frem udrulning

Forbered og afhold konkurrencer for at skabe fortsat brugerengagement

Opdater og vedligehold internt kursuswebsted

Del succeshistorier

Vær jævnligt vært for flere engagementsbegivenheder

Styr og vær forberedt på forandring

Hold øje med den offentlige roadmap og blogge

Orienter og forbered slutbrugerne på nye funktionsversioner

Mål, del succeser, og gentag

Indhent og rapportér om Microsoft 365-succeskriterier og nøgletal (KPI'er)

Indhent og del succeshistorier

Udrul nye scenarier

59Når du skal i gang med at planlægge udrulningen af Microsoft 365, skal du overveje følgende tidslinje. Foretag de nødvendige justeringer for at oprette den rette tidslinje til din udrulning.

Hør, hvordan Henkel planlagde Office 365-succes

60

Da Henkel-lederne vurderede, at virksomhedens it-systemer var uddaterede og forældede, besluttede de at tage et stort spring til skyen. Se videoen for at finde ud af, hvordan Henkel planlagde en succesfuld lancering af Office 365.

http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: Fremragende udrulning

Kundesucceshistorie

Planlæg, implementér, og administrer: Kundesucceshistorie

61

Brug FastTrack til at hjælpe dig under lanceringen af Microsoft 365

Opret en succesplan, som vil hjælpe dig med at realisere dine Microsoft 365-mål

Opret et program for tidlig udrulning for at få indsigter, som du kan bruge under lanceringen

Brug tjeklisten for før lancering, lancering og efter lancering for at holde udrulningen på sporet

Forsæt med håndtere og forberede ændringer ved at holde øje med Microsofts offentlige roadmap og blogge

Planlæg, implementér, og administrer Tjekliste

Planlæg, implementér, og administrer - Tjekliste

http://fasttrack.microsoft.com

Besøg fasttrack.microsoft.com

http://aka.ms/win10blog

http://blogs.office.com

https://blogs.technet.microsoft.com/enterprisemobility

Følg de seneste nyheder

http://aka.ms/driveadoption

https://techcommunity.microsoft.com

Vær med i de tekniske communities

© 2017 Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes. Dette dokument leveres “som det er“. Oplysninger og meninger, der fremsættes i dette dokument, herunder URL og andre referencer til websteder, kan ændres uden varsel. Risikoen ved at bruge det påhviler dig.

Dette dokument giver dig ingen juridiske rettigheder til intellektuel ejendom i noget Microsoft-produkt. Du må kopiere og bruge dette dokument som intern reference. Du må ændre dette dokument med henblik på intern reference.