Microsoft Access 2007 - Flexform · Microsoft Access 2007 – manual pentru începători

Microsoft Access 2007 manual pentru începători

prof. Bonto Alina

Microsoft Access 2007 – manual pentru începători

prof. Alina Bonto

1

Cuprins

1. Concepte generale privind bazele de date Access ............................................................ 2

2. Operarea cu baze de date .................................................................................................. 3

2.1 Proiectarea bazei de date ................................................................................................ 3

2.2 Crearea unui tabel ........................................................................................................... 4

2.3 Definirea cheilor unei tabele........................................................................................... 5

2.4 Crearea unui index .......................................................................................................... 6

2.5 Schimbarea proprietăților unui atribut ............................................................................ 7

2.6 Crearea unei reguli de validare ....................................................................................... 7

2.7 Crearea unei legături între tabele .................................................................................... 8

2.8 Crearea unui formular simplu ......................................................................................... 9

2.9 Crearea unei interogari ................................................................................................. 11

2.10 Crearea unui raport ..................................................................................................... 13

Bibliografie: ........................................................................................................................... 15


prof. Alina Bonto

2

1. Concepte generale privind bazele de date Access

Domeniul bazelor de date este foarte important la ora actuală. Indiferent că suntem un

utilizator obișnuit, unul experimentat sau un profesionist IT, studiul unei baze de date este mai

important ca oricând.

Baza de date - reprezintă un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundanţă

minimă, accesibile cât mai multor utilizatori în acelaşi timp. Baza de date este un ansamblu de

colecţii de date organizate în tabele pentru bazele de date relaţionale şi în obiecte pentru bazele de

date obiect.

Exemple: evidenţa populaţiei la poliţie, clienţii băncilor, abonaţii de la EONgaz, Electrica,

RDS

Datele sunt organizate în tabele, o baza de date este alcătuită din mai multe tabele cu diferite

legături între ele. Exemplu: tabel cărţi, tabel abonați, tabel edituri

Entităţile alcătuiesc lumea reală. Exemple: angajat, carte

Atribute reprezintă proprietăţi sau caracteristici ale entităţilor care au diferite valori.

Exemple atribute: pentru angajat: nume, vârstă, ani vechime,

pentru carte: titlu, autor, an apariţie, editură

Pentru a defini un tabel sunt necesare următoarele elemente:

a) domeniul de valori – ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, ce poate fi definit

implicit sau explicit

b) atributul– reprezintă o coloană a tabelului

Pentru a defini o bază de date este nevoie de:

a) tabela (tabel) – reprezintă un produs cartezian dintre mai multe domenii caracterizat

printr-un nume

exemplu: tabelul CARTI

- pe primul rând sunt trecute domeniile care aparţin

tabelei (titlu, autor)

- în continuare se trec datele corespunzătoare acestor

domenii (Poezii, M. Eminescu etc.)

b) legăturile dintre tabele

Tipuri de legături:

1:1 – legătura de tip unu la unu – unei înregistrări dintr-o tabela îi corespunde o înregistrare din

altă tabelă (exemplu: un medic lucrează cu o singură asistentă)

1:M – legătura de tip unu la mai mulţi – unei înregistrări dintr-o tabela îi corespund mai multe

înregistrări din altă tabelă (exemplu: o carte este tiparită la mai multe edituri, un angajat are mai

mulți copii, un autor a scris mai multe cărți, într-o clasă învaţă mai mulți elevi)

M:N – legătura de tipul mulți la mulți- mai multor înregistrări dintr-o tabela îi corespund mai

multe înregistrări din alta tabelă (exemplu: fiecare client poate comanda cărţi la mai multe edituri

iar fiecare furnizor poate lucra cu mai multe librării)

titlu autor

Poezii Mihai Eminescu

Baze de date Access Ioana Pop

Fotografia digitala Dinu Dumbrava


prof. Alina Bonto

3

Microsoft Access 2007 face parte din pachetul de programe Office 2007 şi este o aplicaţie

pentru crearea şi gestionarea bazelor de date.

Lansarea în execuție a programului se face urmând calea: Start →Toate programele(All

Programs)→Micorsoft Office → Microsoft Office Access 2007.

Închiderea aplicaţiei: Buton Office/Exit Access sau clic pe butonul de închidere din colțul

dreapta-sus al ferestrei

Deschiderea unei baze de date existente:

Se deschide Microsoft Access, Buton Office/Open(Deschidere) sau Ctrl+O

- în fereastra de dialog aparută se precizează locul unde este fişierul care trebuie deschis

- cu dublu clic pe fişier sau clic şi open se deschide baza de date căutată

sau

- se alege baza de date din partea dreaptă a ecranului, secțiunea Open recent database

Salvarea unui fişier Access

Buton Office/Save (Salvare) sau clic pe butonul Save (Salvare) de pe bara de acces rapid sau

Ctrl+S

Utilizarea funcţiei Help

Se activează prin apăsarea butonului sau se apasă tasta F1.

- pe ecran apare fereastra Assistance (Ajutor Access)

- în câmpul Search for (Căutare pentru) se introduce ceea ce dorim să căutam şi se apasă

butonul Search (Pornire căutare)

Închiderea asistentului se face prin apăsarea butonului Închidere (Close)

Închiderea unei baze de date

- Buton Office/Close Database(Închidere Baza de date)

2. Operarea cu baze de date

2.1 Proiectarea bazei de date

Orice coloană dintr-un tabel se numește câmp. Orice linie dintr-un tabel se numește

înregistrare. Intersecția dintre o linie și o coloană se numește valoare.

Cea mai importantă linie dintr-un tabel este acea linie care defineşte tabelul. Ea se numeşte

cap de tabel (sau structura de bază). Acesta este primul lucru pe care îl creăm atunci când vrem să

facem un tabel. Capul de tabel contine definiţia coloanelor din tabelul respectiv.

Crearea unei baze de date noi

- se deschide Microsoft Access, Buton Office/New(Nou) sau Ctrl+N sau clic dreapta în

fereastra Explorer în directorul unde dorim crearea fişierului/New Microsoft Access

Aplication

- în fereastra deschisă se alege opţiunea Blank Database (Baza de date necompletată)


prof. Alina Bonto

4

- se precizează locul unde va fi salvată

baza de date şi numele acesteia

- apoi se execută clic pe butonul

Creare(Create)

2.2 Crearea unui tabel

Tabelele din Access sunt mult mai "inteligente" decât cele din Excel. Au o structură bine

definită, fiecare coloană având un anumit tip de date, o anumită dimensiune, etc. Este

recomandat ca fiecare tabel dintr-o bază de date să stocheze informații referitoare la o singura

entitate din viața reală. De exemplu, tabela ELEVI să stocheze doar informații despre elevi,

tabela MEDII_ELEVI doar informații despre mediile elevilor. Nu stocăm în interiorul unei

singure tabele informații amestecate, ce se referă la entități diferite.

Există două moduri de vizualizare ale unui tabel: Vizualizare foaie de date, ce ne

permite să creăm structura tabelului și să introducem datele în același timp și Vizualizare

Proiect.

Se recomandă să creați structura tabelului în modul Vizualizare Proiect, apoi să folosiți

Vizualizare foaie de date pentu introducerea datelor.

În momentul în care alegem să creăm un tabel în Vizualizare Proiect, Access va cere

imediat să introducem numele acestuia. Completăm numele tabelei: ex. elevi și apoi, clic pe OK.


prof. Alina Bonto

5

Observăm tabela în partea stângă a ecranului, acolo unde avem un meniu ce ne permite să

navigăm prin elementele din interiorul bazei de date. Acum putem să creăm coloanele din tabel.

Este recomandat ca orice tabel să aibă o coloană cu rolul de indentificator unic de linie și

stabilim că această coloană este de tip AutoNumerotare. Aceasta înseamnă că Access va genera

în mod automat un număr de cod unic, sub forma de număr curent (1, 2, 3…).

Adăugarea unui atribut nou unei tabele existente

-clic dreapta pe numele tabelului, se deschide tabelul în modul Design View(Vizualizare proiect)

sau

-se deschide tabelul şi se apasă butonul Design View(Vizualizare proiect)

Modificarea, ştergerea datelor unei înregistrări şi salvarea tabelei

-se deschide tabelul cu dublu clic

-se modifică datele din tabelă

-se închide tabela.

Access va salva automat modificările făcute. Se poate apăsă pentru siguranţă butonul

Salvare(Save)

Ştergerea unei înregistrări

-se poziționează mouse-ul pe înregistrare(în stânga rândului)

-clic dreapta pe înregistrare Delete record(Ştergere înregistrare)

Ştergerea tabelei

- se selectează tabelul şi se apasă butonul Ştergere

sau clic dreapta pe tabel/se alege opţiunea Delete(Stergere)

- se cere confirmarea ştergerii şi se apasă Yes(Da)

2.3 Definirea cheilor unei tabele

Cheia unei tabele reprezintă un ansamblu minim de atribute care identifică în mod unic o

înregistrare dintr-o tabelă.

- poate fi formată dintr-un singur atribut (cheie simplă) sau din mai multe atribute (cheie

compusă)

- Chei candidate – pot fi mai multe atribute care pot identifica o înregistrare


prof. Alina Bonto

6

- Cheia primară – cheia care se folosește efectiv, identifică unic o înregistrare dintr-o

tabelă

Stabilirea cheii primare:

- se deschide tabela în modul

Vizualizare proiect(Design

View)

- se selectează câmpul care dorim

să fie cheia primară

- clic pe butonul Cheie primara

(Primary key)

sau

- clic dreapta pe câmpul ales să fie

cheie primară din meniul deschis alegem

Cheie Primara (Primary key)

Dacă cheia primară este formată din

mai multe câmpuri, selectarea acestora se

va face ținând apăsată tasta Shift.

2.4 Crearea unui index

Indexul asigură ierarhizarea datelor într-o tabelă (exemplu: se poate construi un index

care să ordoneze datele din tabela în ordine crescătoare a vârstei)

- se deschide tabelul în modul Vizualizare Proiect(Design View)

- se selecteaza câmpul care dorim să devină index

- în dreptul indicației Indexat (Indexed) se alege opțiunea Da(Yes)

- dacă se alege opțiunea Da(Făra dubluri) (Yes(No duplicates)) atunci în câmpul respectiv nu

se pot introduce doua înregistrări cu aceeași valoare.

Regula de validare

Text de validare

Index


prof. Alina Bonto

7

2.5 Schimbarea proprietăților unui atribut

- se deschide tabelul în modul Vizualizare proiect (Design View)

- se selectează atributul asupra căruia dorim să aducem modificări

- în partea de jos a ferestrei se aleg proprietățile dorite.

IMPORTANT: când modificăm proprietățile unui atribut, nu trebuie să alegem o dimensiune mai mică

deoarece există pericolul să pierdem date importante din acel tabel

2.6 Crearea unei reguli de validare

Regulile de validare au rolul de a nu permite introducerea datelor eronate

- se deschide tabelul în modul Vizualizare proiect (Design View)

- se selectează atributul pentru care dorim aplicarea unei reguli de validare

- se alege proprietatea Regula de validare (Validation rule)

Text de validare

- daca se introduc date greșite (care nu respectă regula de validare) și dorim să fie afișat un

mesaj de atenționare într-o casetă de dialog în zona Text de validare (Validation Text)

se introduce mesajul de atenționare apoi clic pe OK

Aplicaţie practică

1. Deschideţi aplicaţia de baze de date

2. Creaţi o bază de date pe desktop. Salvaţi-o cu numele vostru.

3. Creaţi o tabelă cu următoarele câmpuri:

Nume câmp Tip de data Mărime câmp sau format

CNP Number Dublă precizie

Nume Text de dimensiune 50

Data nașterii Date/Time Dată scurtă

4. Salvaţi tabelul cu numele elevi

5. Adaugaţi atributul Numar_telefon tabelei cu numele elevi

6. Introduceți o regula de validare și textul de validare pentru câmpul data nașterii “Anul

nașterii mai mare de 1990”

7. Salvaţi modificările făcute şi închideţi aplicaţia de baze de date Access.

Schimbarea dimensiunii unei coloane dintr-o tabela

- se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open)

- selectez coloana pentru care doresc să modific lățimea

- clic dreapta și aleg Lățime coloană (Column Width)

- se deschide o fereastra în care se cere să se introducă dimensiunea dorită, apoi clci pe OK

- această modificare se poate realiza și manual cu ajutorul mouse-ului

Mutarea unei coloane într-o tabelă

- se deschide tabelul cu dublu clic sau Deschidere (Open)

- pentru schimbarea ordinii atributelor într-o tabela: cu ajutorul mouse-ului tragem de atributul

pe care dorim să îl mutăm și îl poziționam în locul dorit


prof. Alina Bonto

8

Aplicaţie practică

1. Deschideţi Microsoft Access 2007.

2. Creaţi pe desktop baza de date BIBLIOTECA

3. Creaţi tabela CĂRŢI cu următoarele câmpuri:

Nume câmp Tip date Marime câmp sau format

ID Carte Numar Lung intreg

Titlu Text 50

Autor Text 100

Pret Moneda lei

4. Setaţi câmpul ID Carte ca şi cheie primară

5. Indexaţi câmpul Pret

6. Introduceţi în tabel următoarele înregistrări:

ID Carte Titlu Autor Pret

12 Poezii Mihai Eminescu 15 lei

123 Baze de date Access Ioana Pop 25 lei

131 Macromedia Flash Cosmin Vârlan 42 lei

422 Mara Ioan Slavici 20 lei

7. Setaţi lăţimea coloanei Autor la 22 puncte

8. Mutaţi câmpul Autor înaintea câmpului Titlu

9. Salvaţi şi închideţi baza de date.

2.7 Crearea unei legături între tabele

a) alegerea tabelelor

- În fila Instrumente bază de date(Database tools) alegem Relaţii (Relationships)

- se afişează fereastra Afisare Tabel (Show Table)

- se aleg pe rând tabelele între care dorim să creem legătura şi se apasă butonul Adăugare

(Add)

b) editarea legăturilor

- În fila Instrumente bază de date(Database tools) alegem Relaţii (Relationships) –

definim legătura dintre tabele

- se afişează fereastra Editare relaţii (Edit Relationship)

- se apasă butonul Creare...(Create New...)

- se aleg tabelele pe care dorim să le legăm şi atributele după care se va realiza legătura/

OK

- se definesc restricţiile asupra legăturii

- se bifează casuţa Enforce Referential Integrity (Impunere integritate referenţială)

pentru a putea defini restricţiile asupra legăturii nou create

- se apasă butonul Creare (Create)


prof. Alina Bonto

9

- pe ecran în fereastra Relationships (Relaţii) va apărea legătura nou creată

- semnul ∞ este corespunzător tabelei ce conţine mai multe înregistrări unei înregistrări din

tabela părinte

IMPORTANT: nu se pot crea legături între doua tabele după orice câmpuri ci numai după acele

câmpuri care într-o tabelă sunt cheie primară şi în cealaltă tabela reprezintă cheie externa. Cele două

câmpuri după care se face legătura trebuie să fie de acelasi tip.

Ştergerea legăturilor între doua tabele

- se dă un clic dreapta pe legătura pe care dorim să o ştergem

- se alege opţiunea Ştergere (Delete)

- pe ecran apare o fereastră de dialog care cere confirmarea ştergerii legăturii

- se alege Da(Yes) daca dorim ştergerea legăturii, Nu (No) daca nu mai dorim să ştergem

legătura

2.8 Crearea unui formular simplu

Formularele reprezintă ferestre ce permit adăugarea, modificarea, ștergerea datelor dintr-

o baza de date. Formularele sunt special create astfel încât să permită cât mai facil și rapid

operațiile de mai sus.

În mod normal, dacă vrem să modificăm sau să adăugăm rânduri noi în tabelă ar trebui să

o deschidem și să operăm modificarile în Vizualizare foaie de date.


prof. Alina Bonto

10

Pentru crearea unui formular din panglica Creare alegeți Mai multe formulare →

Expert formular

În fereastra ce s-a deschis alegem tabela pentru care creăm formularul apoi câmpurile din

tabela pentru care realizăm formularul.

(ex. Nume, Prenume, Data nasterii și Clasa din tabela ELEVI).

Apoi parcurgem următorii pași prin acționarea butonului Următorul (Next).

Stabilim:

aspectul formularului

alegem un stil de formatare

completăm numele pentru formular după care apăsăm butonul Terminare(Finish).

Cu ajutorul formularului putem să facem orice operație de modificare fără să deschidem

tabelul evitând astfel să alterăm liniile din tabelă și să introducem valori neconforme cu

realitatea.

Pentru a introduce o înregistrare nouă folosim butonul Înregistrare noua (necompletată).


prof. Alina Bonto

11

Aplicație practică:

1. Creați o baza de date cu numele biblioteca formată din 2 tabele prin care să țineți

evidența cărților din biblioteca personală.

Tabele:

Carti

Nume câmp Tip date Mărime câmp sau format

Cod_carte număr Întreg lung

Nume_carte Text 20

Autor Text 255

domeniu text 50

Edituri

Nume câmp Tip date Mărime câmp sau format

Cod_editura număr Întreg lung

Nume_editura Text 50

Adresa_editura Text 50

2. Creați câte un formular pentru fiecare tabel și introduceți în fiecare tabel câte 3 înregistrări.

2.9 Crearea unei interogari

Interogările sunt date extrase din baza de date. Crearea unei interogări este una din cele

mai importante operații dintr-o baza de date.

Din panglica Creare alegeți Proiectare interogare.

În fereastra deschisă alegem tabelele din care dorim extragerea informațiilor folosind

butonul Adăugare(Add) apoi apăsăm Închidere(Close).

Selectăm câmpurile pe care le dorim afișate în interogare apoi apăsăm butonul

Executare(Run), din panglica Proiectare(Design).


prof. Alina Bonto

12

Se vor afișa înregistrările găsite. Salvăm interogarea cu numele dorit.

Aplicația practică

1. Copiaţi baza de date scoala pe desktop

2. Creați o interogare care să afișeze nume, prenume și media la română.

3. Salvați cu numele Medii romana

Într-o interogare datele pot fi sortate crescător sau descrescător. Se pot stabili condiții logice,

putem să filtrăm tabelele din Access stabilind niște condiții logice.

Deschidem interogarea în modul Vizualizare proiect(Design View), în câmpul Sort(Sortare)

se alege una din opțiunile Ascending(Ascendenta) sau Descending(Descendenta)

Câmpul Show (Afișare) permite afișarea sau nu a unor câmpuri în interogare. Selectați

căsuța dacă doriți ca acest câmp să apară în interogare sau nu.

În câmpul Criteria (Criterii) se pot defini propriile restricții. Acestea pot fi de genul:

mai mare decât o anumită valoare (>), mai mare sau egal(>=), mai mic(<), mai mic sau

egal cu anumita valoare(<=), se poate alege și opțiunea Egal cu o valoare sau diferit (<>)

de o valoare

sau se pot crea expresii logice utilizând operatorii logici And (Și) și Or (Sau)

După închiderea interogării aceasta va conține numai acele înregistrări care corespund

restricției create. Pentru a păstra vechea interogare salvați noua interogare cu un alt nume

(utilizați Butonul Office/Salvare ca)

Aplicarea unui filtru asupra unei tabele

Tipuri de filtre:

a) Filter by form (Filtrare dupa macheta) utilizatorul alege ce să caute


prof. Alina Bonto

13

b) Filter excluding selection (Filtrare cu excluderea selecţiei) – realizează filtrarea

excluzând datele selectate

c) Filter by selection (Filtrare prin selectare) – filtrează datele dintr-o tabelă în funcţie de

înregistrările selectate

d) Advanced Filter (Filtrare/Sortare complexă) – realizează un mod de filtrare foarte

complex

-se deschide o fereastră în care se creaăa opţiuni de filtrare

- se pot găsi înregistrări care îndeplinesc mai multe criterii, aceste condiţii sunt construite sub

forma unor expresii

Aplicația practică

1. Copiati baza de date scoala pe desktop (retea/server Ael/Public)

2. Creați o interogare care să afișeze nume, prenume și media la matematică și fizică.

3. Salvați cu numele medii_real

4. Ordonați alfabetic după numele elevilor

5. Afișați doar elevii care au medii mai mari sau egale cu 8 la matematică.

6. Salvați cu numele Elevi buni

7. Afișați doar elevii care au medii mai mici decât 5 la fizică

8. Salvați cu numele Elevi corigenți

2.10 Crearea unui raport

Un raport reprezintă o situație extrasă dintr-o bază de date (o interogare). La rapoarte

contează foarte mult doua aspecte:

• Partea estetica (layout): culori, borduri, tabele;

• Forma în care sunt prezentate datele: antet, subsol, formatari.

Folosim panglica Creare și alegem Expert Raport.

În caseta de dialog deschisă stabilim:

1. tabela sau interogarea pentru care dorim să realizăm raportul și câmpurile pe care dorim

să le conțină raportul

2. structura raportului

3. gruparea datelor din tabela sau interogare prin selectarea atributului după care dorim să

grupăm datele

4. sortarea datelor din raport (crescător sau descrescător)

5. alegerea modului în care vor fi aranjate în pagină datele și orientarea paginii (portret sau

vedere)


prof. Alina Bonto

14

6. alegerea unui stil pentru raportul creat

7. introducem un nume pentru raport apoi clic pe Terminare

Aplicația practică:

1. Copiați pe desktop baza de date scoala (Rețea/Server Ael/Public)

2. Creați un raport pentru tabela elevi

3. Afișați câmpurile: nume, prenume și clasa

4. Sortați după nume, crescător

5. Orientați foaia tip vedere și alegeți aspectul tabel

6. Alegeți un stil pentru raport

7. Salvați cu numele elevi si clase


prof. Alina Bonto

15

Bibliografie:

1. Mariana Panţiru – Tehnologia Informaţiei şi a comunicaţiilor, Ed. All, Bucureşti, 2005

2. http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/ - Ajutor şi articole “cum să”

http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/

Documents

Microsoft Access 2007 - Flexform · Microsoft Access 2007 – manual pentru începători