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Díaz Román, Cristina

Fernández García, Elisabeth

Gómez Galindo, Ana

Martín Vitoria, Alba

Ruz Oller, Elisabeth

Téllez Horno, Victoria

ÍNDICE

1. Explicación de qué es el programa y las diversas utilidades que tiene

el programa para el trabajo habitual.

2. Cómo utilizar las diferentes hojas, trucos y funciones. Copiar hojas,

eliminar, crear nuevas, salto de página, diseño de página, controlar

varias páginas en una pantalla...

3. Ordenación de datos: por columna, por dato específico…etc.

Herramienta "y si", herramienta condicional, filtrar datos.

4. Cálculos y fórmulas matemáticas

5. Gráficos

6. Capturas de web, trasformación de captura en datos del programa,

exportación e importación de tablas.

7. Bibliografía y webgrafía

1. ¿Qué es? Características. ¿Por qué utilizarlo?

- ¿Qué es el programa Excel?

El programa Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en

el paquete de Office, para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz

intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.

Excel es una hoja de cálculo que permite trabajar con tablas de datos, gráficos,

bases de datos y otras aplicaciones avanzadas, ayudando en el cálculo de ejercicios

aritméticos y siendo de gran utilidad en diversas áreas como son la educación,

administración, finanzas, producción, etc.

- Características:

1. Hojas de cálculo de gran dimensión y columnas que forman celdas de trabajo.

2. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libo. Excel está compuesto por

libros, un libro es el achivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro

puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene

aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente

respectivamente.

3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar

los datos de los cuales depende el resultado.

4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.

5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en

las hojas de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en

hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.

6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de

cálculo mediante operaciones que serían propias de un gestor de base de datos como

Access.

7. Los archivos de Excel se almacenan con el formato "xls".

- ¿Por qué utilizar Excel?

Para un trabajador profesional, Microsoft Excel es una herramienta

sumamente importante e útil. Con este programa se pueden utilizar

infinidad de funciones.

La utilidad más importante es la gran capacidad que tiene Excel para

formar una hoja de cálculo; en un libro puede haber numerosas hojas y con

ellas podemos hacer muchas transformaciones. A partir de una hoja de

cálculo podemos obtener bases de datos, las cuales ordenaremos a nuestro

gusto dependiendo de las condiciones que le pongamos. También, a partir

de los valores que nosotros tengamos en las celdas, podemos hacernos con

distintas tablas que nos muestren de manera gráfica como se distribuyen

dichos valores.

Poder tener toda la información que queramos a un solo clic no es

algo fácil pero con Excel podemos hacerlo. Podemos ordenar esa

información a nuestro antojo, con unas herramientas y opciones que

veremos más adelante, podemos obtener información de otras pantallas sin

necesidad de utilizar otras herramientas, etc.

2. Cómo utilizar las diferentes hojas, trucos y funciones.

Copiar hojas, eliminar, crear nuevas, salto de página,

diseño de página, controlar varias páginas en una

pantalla...

- Hoja principal base del Excel.

Los soportes básicos de trabajo que encontramos en el programa Excel, son la hoja y el

libro.

Hoja: Página visible en la que se trabaja. El programa establece de inicio tres páginas,

aunque éstas pueden eliminarse o aumentarse según nuestro interés. Cada hoja puede

nombrarse con un nombre diferente, que se muestra en la parte inferir de la página.

Libro de trabajo: Es uno conjunto de hojas. Al cerrar el programa, y grabar el trabajo

realizado, guardamos el libro completo, con todas las hojas que en ese momento tenga

el libro.

- Nombrar una hoja

Excel permite añadir el nombre que se desee a cada una de las hojas. Para ello, debemos

hacer doble click sobre la etiqueta de la hija que queramos nombrar. Cuando esté

seleccionado podemos escribir sobre ella. Cuando hayamos puesto el nombre, bastará

con darle a Intro para finalizar.

Otro modo de poder cambiar el nombre de la hoja, es pinchar con el botón derecho del

ratón sobre la etiqueta. Y elegir la opción “cambiar nombre” del menú que se

despliega.

- Insertar una hoja nueva

Para poder insertar una hoja nueva en nuestro libro, debemos seguir los siguientes

pasos:

Pinchar con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja sobre la que

queremos crear una nueva hoja a continuación.

Seleccionar la opción “Insertar”. Y elegir la opción “Hoja de cálculo”

- Eliminar una hoja

Para eliminar una hoja de cálculo deberemos pinchar con el botón derecho

del ratón sobre la etiqueta de la hoja que queramos eliminar, y elegir la

opción “eliminar”

- Copiar una hoja

Existen varias formas de copiar una hoja. Una de las que resulta más útil por su rapidez

es la que consiste en: manteniendo la tecla de “Control” pulsada, arrastrar con el ratón

la etiqueta de la hoja que queramos copiar.

Del mismo modo, también podemos copiar una hoja, pulsando el botón derecho del

ratón sobre la etiqueta de la hoja que queramos copiar y darle a la opción “Mover o

copiar”. Allí seleccionaremos la hoja, y la opción “Crear una copia”.

- Mover una hoja

La forma más rápida de mover una hoja es arrastrar con el ratón la etiqueta hacia el lado

que queramos moverla.

Otro modo de poder hacerlo, es recurriendo a la misma opción para copiar una hoja, la

opción “Mover y copiar” que se despliega al pinchar con el botón derecho del ratón

sobre la etiqueta de la hoja. En esta ocasión se dejará la opción de “Crear una copiar”

sin elegir.

- Desplazamiento por una hoja. Herramienta “Ir a…”

Existen diversos modos de poder desplazarse por una hoja, los más utilizados son a

través de las teclas de movimiento del teclado o a través del ratón. Sin embargo, existe

una tercera forma que resulta especialmente útil en aquellas hojas que tienen una gran

cantidad de información. Es la herramienta “Ir a…”

Con esta función podemos elegir el nombre de la celda a la que queremos llegar. Para

acceder a esta herramienta, debemos situar en el Menú Inicio, en la opción “Buscar y

seleccionar”, donde se desplegará un menú donde se encuentra la opción “Ir a…”

Al seleccionar la opción aparecerá un panel, en el que podemos escribir el

nombre de la celda al que queremos acceder.

- División de pantallas

La herramienta división de pantallas nos permite poder controlar y visualizar al mismo

tiempo dos hojas distintas o una hoja repetida, en algunas ocasiones nos facilita el

trabajo a la hora de traspasar o tener visibles algunos datos.

Si lo que queremos es ver una hoja por duplicado debemos ir a la pestaña “Vista”, y

seleccionar la opción “Dividir”.

Si queremos poder visualizar diferente hojas en una misma pantalla, podemos señalar la

opción “Nueva Ventana” de la pestaña “Vista”. Posteriormente elegiremos la opción

“Organizar todo”. En el panel que se despliega escogeremos la opción Mosaico o

Cascada.

Una de las facilidades que proporciona esta herramienta, es que cuando modificamos

los datos en una de las ventanas, automáticamente también se modifican en la otra

ventana.

- Salto de página

La opción Salto de página nos permite visionar cuál es el área que va a imprimirse por

página antes de la impresión final. Para poder comprobarlo, hay que acceder a la opción

“Ver Salto Página” que encontramos en la pestaña “Vista” del programa Excel.

Para volver a la visualización normal, pulsaremos la opción “Normal” de la misma

pestaña.

Lo que nos mostrará está herramienta será la división de páginas que establece el propio

programa. Una división que puede ser modificada por el usuario a través de otra

herramienta del programa.

Si queremos modificar los saltos de página, debemos acceder al menú que despliega la

pestaña “Diseño de página”.

Insertar un salto de página.

Si lo que queremos es añadir un salto de página, es necesario seguir los siguientes

pasos:

Si queremos realizar un salto de página horizontal, deberemos seleccionar la fila

inferior al lugar donde queremos que se cree el nuevo salto de página.

A continuación, haremos click en la opción “Saltos” de la pestaña “Diseño de

página”, y seleccionaremos la opción “Salto de página”.

Si queremos realizar un salto de página vertical seleccionaremos la columna que

se encuentre a la derecha del lugar donde queremos crear un nuevo salto, y a

continuación volveremos a repetir el paso 2.

Eliminar un salto de página.

Del mismo modo que se han insertado saltos de página podemos eliminar los saltos que

nosotros mismos hemos creado, seleccionando “Quitar salto de página” de la opción

“Saltos” en la pestaña “Diseño de página”.

Mover saltos de página.

Otro modo de modificar los saltos de página es moviéndolos. Para hacerlo habrá que

seguir los siguientes pasos:

Ir a la pestaña “Vista” y seleccionar la opción “Ver salto de página”.

Una vez que tenemos la vista previa de los saltos, bastará con pinchar sobre el

ratón sobre la línea de salto de página que queramos mover, y arrastrarla hasta

donde queramos.

- Protección de hojas

Esta opción nos permite proteger la hoja sobre la que estamos trabajando de posibles

borrados accidentales, protegiendo de este modo nuestros datos y trabajos.

Para ello recurrimos a la pestaña Archivo. En el Menú Información, accedemos a la

pestaña Proteger Libro. En el menú que se despliega seleccionamos “Proteger hoja

actual”.

Aparecerá un panel, en el que podremos proteger y bloquear las posibles

modificaciones de la hoja que no queramos a través de una contraseña.

Si queremos desbloquear la hoja para poder modificar algún dato, debemos

seguir los mismos pasos anteriormente descritos. En esta ocasión en la

pestaña “Proteger Libro” nos aparecerá directamente la posibilidad de

añadir la contraseña para desbloquearlo.

3. Ordenación de datos: por columna, por dato

específico…etc. Herramienta "y si", herramienta

condicional, filtrar datos.

- Ordenar una lista de datos

Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa y ordenada

por diferentes campos (fechas, nombres, precios, etc). Para ordenar una lista, Excel

dispone de dos opciones:

Ordenación rápida: Excel ordena rápidamente a través de un campo mediante el

botón Orden ascendente situado en la barra de herramientas.

Ordenación por prioridades de campo: Excel permite ordenar también por varios

campos. Imaginemos que en una misma lista ordenada por el grado de dependencia,

existen tres registros. Aparte podemos ordenar por Apellidos, o cualquier otro

campo. En total, hasta tres campos.

Sitúa el cursor en cualquier celda de la columna I

Pulsa el botón Orden ascendente de la barra de herramientas.

Observa que excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenador

alfabéticamente por el campo.

- Ordenar datos en colores:

Inicio- formato condicional- nueva regla- aplicar formato únicamente a celdas que

contengan- texto específico- hombres, azul- aceptar- aceptar

Se selecciona la columna, ordenar, color de celda, aceptar, y puedes clasificar por

ejemplo todos las mujeres.

- Filtros de datos.

Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actúan en

forma de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir datos según unas

condiciones específicas.

Se selecciona un rango (A·3) se pulsa la tecla de Filtro y se despliega una pantalla para

elegir los filtros que podremos elegir.

En campos numéricos, podríamos por ejemplo ejecutar una consulta que nos mostrar

los valores más altos, valores a partir de un número determinado, etc.

- Fijación de la barra.

En hojas muy extensas puede ocurrir que tengamos una o varias filas o columnas

con rótulos de nombres y que al desplazar la hoja y debido a su longitud, perdamos

de vista esos rótulos que nos pueden servir como referencia.

Para que no ocurra esto tendríamos que:

1. Situar el cursor en las celdas superiores. Estas celdas contiene por encima

los rótulos de los títulos.

2. Acceder a Vista – Inmovilizar pan

Ahora podríamos desplazarnos hacia la abajo y siempre veríamos las columnas de

arriba que nos servirá como referencia. Para anular la inmovilización de los paneles,

deberíamos acceder a Vista – Movilizar paneles y las líneas de inmovilización

desaparecerían, quedando la hoja como estaba antes.

- Función “Y Si”

La función “Si” nos permite comprobar si alguno de los valores cumplen una condición.

Esta función nos resulta muy útil a la hora de poder clasificar una lista de valores

dentro de las categorías que queramos. Para ello con la función base:

=SI(condición; Verdadero; Falso)

Para poder realizar esta función iremos a la pestaña “Fórmulas”. Allí pulsaremos la

opción “Insertar función”. En el panel que nos sale elegiremos la opción “Si”. Nos

aparemos un panel donde ponemos la condición a través de fórmula en la opción Prueba

lógica, y las categorías que le otorgamos tanto si se cumple la función

(Valor_si_verdadero), como si no cumple la función (Valor_si_verdadero)

4. Cálculos y fórmulas matemáticas

En Excel se puede resolver todo tipo de problema aritmético y lógico, puede tomar

decisiones por si solo si se le programa por medio de funciones y formulas. Realiza

diferentes tipos de cálculos en distintas categorías que ya vienen predefinidas por el

programa, facilitando que ciertos cálculos largos o complejos se puedan realizar de una

forma rápida y sencilla permitiendo agilizar la creación de la hoja de cálculo.

- Operadores aritméticos Como Excel es una hoja de cálculo, es obvio que se empleen los operadores aritméticos

para realizar operaciones.

A continuación muestro los operadores Aritméticos Básicos:

Siempre que se desee realizar una operación, será necesario poner en primer lugar

el signo de =, después se indicara con el nombre de la celda y el operador, el tipo de

operación que desea hacerse. Ejemplo: formula= F2+G2

En este ejemplo queremos saber los días vividos, primero debo

saber que el año tiene 365 días y que la edad son 35 años ¿Qué operación debo de

realizar?, es necesario una multiplicación para saber cuántos días vividos tienen estas

personas, entonces quedaría así:

365*35 y el resultado serán los días vividos, ahora si a aplicarlos a un ejercicio de

Excel.

Si nos fijamos en la Formula en B2 se encuentra la edad de Ramón, y multiplicada por

365 dará en la celda C2 el resultado de los días vividos.

Que no se te olvide que siempre al empezar una formula es necesario que vaya el signo

de =.

- Funciones

SUMA :

Si deseamos sumar un grupo de celdas sería muy complicado hacer una formula,

imagínate sumar 20 celdas…. Creo que a veces se tienen que sumar hasta más, así que

para evitarnos esa gran formula, utilizaremos la función SUMA, para sumar todas las

cantidades, desde la columna A hasta la columna D, Con la función SUMA quedaría de

la siguiente manera.

SUMA: =SUMA(F2:F23)

SUMAR.SI :

Otra función muy interesante es la función SUMAR.SI, con la cual podre sumar por

medio de una condición, por ejemplo:

=SUMAR.SI(F2:F23,<400,E2:E23)

Así se indica que sume todas las rentas que van de f2 a f23, siempre y cuando no

superen la cifra de 400 en el listado que va de E2 a E23.

PROMEDIO: Permite sacar un promedio, a través de la función PROMEDIO, que me saque el

promedio desde B2 hasta D2 y por ultimo dividir entre tres sin que yo se lo indique.

PROMEDIO: =PROMEDIO(C2:D2)

PORCIENTOS:

Si deseas extraer un porciento de una cantidad, debes de multiplicar, de la misma

manera si vas a sumar o restar un porciento.

Así es, para las tres cosas se debe de multiplicar. A continuación veremos como sacar,

sumar y restar un porciento por medio de una formula.

PORCIENTOS: =E3*80% ´Saca el 80%

Fórmula para sacar un porciento, que sería la siguiente:

=A2*.10 ´Saca el 10%

=A2*.05 ´Saca el 5%

=A2*.40 ´Saca el 40% (Lo que está en verde no se escribe, es solo un comentario.)

Fórmula para sumar un porciento:

=A2*1.10 ´Suma el 10%

=A2*1.05 ´Suma el 5%

=A2*1.40 ´Suma el 40% Siempre se multiplica por 1. Y el porciento que deseas agregar, cuando desees agregarle

un porciento a una cantidad debes de multiplicar de esta forma, sin olvidar poner el 1.

Fórmula para restar un porciento:

=A2*.90 ´Resta el 10%

=A2*.95 ´Resta el 5%

=A2*.60 ´Resta el 40 Siempre se utiliza el número 100 como base, (para restar los porcentajes) si vas a restar

el 10% se multiplica por 90 y así….

5. Gráficos

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su

interpretación.

A continuación veremos cómo crear un gráfico a partir de unos datos introducidos en la

hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la

interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de

datos clasificados por filas y columnas.

- ¿Cómo crear un gráfico?

El programa Excel nos ofrece varias opciones para crear gráficos, pero la más utilizada

es la siguiente:

1º Debemos seleccionar el rango de las celdas que queremos que participen en el

gráfico, de esta forma, Excel podrá generarlo automáticamente. En caso contrario el

gráfico saldrá en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que

solicitamos.

2º Una vez seleccionadas las celdas, buscaremos en la barra de herramientas la ventana

insertar en la que encontraremos la sección gráficos.

3º Como podemos ver, existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición.

Podemos seleccionar un gráfico haciendo clic en el tipo que nos interese para que se

despliegue el listado de los que se encuentran disponibles.

En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlace en la parte

inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico… aquí podremos ver en una

misma ventana todos los gráficos que podemos emplear.

6. Capturas de web, trasformación de captura en datos del

programa, exportación e importación de tablas.

- Introducción

Para importar datos externos a Excel disponemos de dos opciones:

Copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.

Importar datos de otro archivo.

El problema fundamental de la importación de datos externos es debido sobre todo al

formato de los propios archivos. También destaca el problema del no ajuste de

formulas.

- Utilizar el asistente para importar texto

La importación de texto se refiere a archivos sin formato; los archivos de texto plano.

Hay dos formas distintas para importar el texto:

Acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de datos que

podemos encontrar.

O acceder mediante el Botón Office. Pulsar abrir y donde pone tipo de datos

seleccionar todos los archivos.

Tras esto en los dos casos se sigue el mismo procedimiento. Nos aparece un cuadro de

diálogo para seleccionar el archivo a importar. Tras seleccionar el archivo de texto

aparecen una serie de tres pantallas.

En la ventana del Asistente para importar texto (Paso 1), aparecen varias opciones:

- Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no

- Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar

- Y también podemos decidir el Origen del archivo.

Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.

En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.

Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.

En la tercera y última pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los

datos. Tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla y seleccionar el

formato en la sección Formato de los datos en columnas. Esta sección también nos sirve

si no queremos importar la columna en nuestra hoja.

En el botón Avanzadas podemos completar ciertas características para los números

como los separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos.

Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre Finalizar

para que termine el asistente e importe los datos. Nos aparece un cuadro de diálogo

preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.

Marcamos Hoja de cálculo existente y la celda =$J$3, para que los importe a partir de la

celda A1 o bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro.

Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.

En esta imagen se ve que añadimos el texto a una nueva Hoja de Excel, la hoja 4.

- Importar datos de Word a Excel

Solamente hay que copiar y pegar. Estando en Word seleccionamos la tabla que

queremos pasar a Excel. Copiamos la tabla seleccionada. Tras esto nos dirigimos a

Excel. En Excel seleccionamos la celda donde queremos colocar la tabla y le damos a

pegar. La tabla se pegará con el mismo formato que la teníamos en Word.

- Importar datos de Excel a Word

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto en el párrafo anterior, podemos

hacer que los datos queden vinculados, es decir, que además de copiar los datos de

Excel a Word si realizamos algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda

reflejado en el documento de Word.

Para realizar esto, seleccionamos la información a copiar de la hoja de Excel. Copiamos

los datos seleccionados. Nos vamos a Word y pegamos. Después de pegar los datos en

Word nos aparece un indicador de pegado . Por defecto conserva el mismo formato

que tenía en Excel.

Si lo queremos insertar en una tabla podemos escoger la opción Hacer coincidir estilo

de tabla de destino. Y si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en

Word podemos escoger la opción Conservar formato de origen y vincular a Excel.

- Importar datos de Access

Disponemos de un botón que nos permitirá importar datos directamente de consultas y

tablas de Microsoft Access. Pulsando Desde Access, aparecerá el diálogo Abrir para que

elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos.

Seleccionamos una tabla y pulsamos Aceptar. También podemos elegir cómo ver los

datos en el libro, entre las opciones que ya conocemos, o si preferimos incluirlos en la

hoja actual, indicando su posición, o en una nueva hoja del libro.

Pulsando en Propiedades, podremos modificar las propiedades de la conexión, como la

descripción o cuando se debe actualizar.

- Captura de web a Excel

Pulsando sobre “Desde Web”, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan

con flechas amarillas las tablas existentes en la página web.

Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas. En el botón Opciones,

podremos elegir diferentes características. Una vez finalizada la elección, pulsamos

Importar. Tras esto elegimos donde deseamos situar los datos en Excel.

Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en nuestro

navegador, copiarla y pegarla en la hoja de Excel.

- Importar de otros programas

La mayoría de tablas que nos encontremos en otros documentos, y podamos seleccionar

y copiar, Excel nos permitirá pegarlas en una hoja de cálculo. Otros programas nos

permitirán exportar tablas directamente a Excel.

7. Bibliografía y webgrafía

• “AulaClic,com Cursos de Informática” [En línea] Disponible en:

http://www.aulaclic.es/excel2007/index.htm [Accesado el 12 de abril de

2012]

• “Microsoft Office” [En línea] Disponible en :

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/ [Accesado el 20 de abril

de 2012]

• “AllExcel. Tutoriales. Sitio dedicado a Excel

con tutoriales y ejercicios resueltos de todos los temas

y todos los niveles” [En línea] Disponible en:

http://www.allexcel.com.ar/generales/tutoriales [Accesado el 23 de

abril]