Microsoft Office 2007

Tallinn 2010

MS Office algkoolitus

SISUKORD Mis on Microsoft Office? ......................................................................................................................... 3 Windows töökeskkond ............................................................................................................................ 3 Standardikoonid töölaual ........................................................................................................................ 4 Ikoonide lisamine töölauale .................................................................................................................... 5 Start-menüü funktsioonid ....................................................................................................................... 5 Windows töökeskkonna kohaldamine .................................................................................................... 6 Sissejuhatus tekstitöötlusesse ................................................................................................................. 7 MS Word 2007 käivitamine ..................................................................................................................... 7 MS Word ekraanipilt ja töökeskkonna elemendid .................................................................................. 8 Microsoft Office'i nupp............................................................................................................................ 9 Kiirpääsuriba .......................................................................................................................................... 10 Arvutil kirjutamise „hea tava” ............................................................................................................... 11 Klaviatuuri kasutamine .......................................................................................................................... 11 Paranduste tegemine tekstis ................................................................................................................. 12 Klaviatuuril mitteleiduvate sümbolite lisamine .................................................................................... 14 Teksti märgistamise võimalused ........................................................................................................... 15 Teksti vormindamine ............................................................................................................................. 16 Märgivorming ........................................................................................................................................ 16 Teksti joondamine ................................................................................................................................. 17 Kunstiliselt kujundatud tekst (WordArt objektid) ................................................................................. 17 Tervele lehele raamjoone lisamiseks .................................................................................................... 18 Dokumendi salvestamine ...................................................................................................................... 19 Mis on MS EXCEL ? ................................................................................................................................ 20 MS Excel ekraanipilt ja menüüd ............................................................................................................ 20 Exceli faili ülesehitus ............................................................................................................................. 21 Andmete sisestamine ja muutmine ...................................................................................................... 22 Veeru laiuse ja rea kõrguse muutmine ................................................................................................. 22 Andmete kustutamine ........................................................................................................................... 23 Andmete märgistamine ehk plokkimine ............................................................................................... 23 Enamkasutatavad hiirekursori tähendused .......................................................................................... 24 Lahtri sisu kujundamine ........................................................................................................................ 24 Rahavorming ......................................................................................................................................... 25 Automaatsumma ................................................................................................................................... 25 Andmeseeriate sisestamine .................................................................................................................. 26 Tabeli äärejooned .................................................................................................................................. 26 MS PowerPoint 2007 tutvustus ............................................................................................................. 27 PowerPoint 2007 käivitamine ............................................................................................................... 27 MS PowerPoint 2007 ekraanipilt ja töökeskkonna elemendid ............................................................. 28 Powerpoint tööruum ............................................................................................................................. 29 Slaidishow esitamine ............................................................................................................................. 29 Uue presentatsiooni loomine ................................................................................................................ 31 Uue slaidi lisamime ja slaiditüübi valimine ........................................................................................... 31 Slaiditüübi muutmine ............................................................................................................................ 33 Valmis kujundusega presentatsioon ..................................................................................................... 33

MS Office algkoolitus

3

Mis on Microsoft Office? Microsoft Office on enimlevinud kontoritarkvarapakett. Kontoritarkvara alla kuuluvad tekstitöötlus-, tabelarvutus-, esitlustarkvara ja mõnikord ka andmebaasiprogrammid. Väga levinud on Microsoft Office paketi erinevad versioonid, mille standardkomplekt sisaldab:

tekstiredaktorit MS Word,

tabelarvutusprogrammi MS Excel,

esitluste loomise vahendit MS PowerPoint. Microsoft Office paketti tihti kuuluvad ka teised programmid, enamlevinud neist on MS Outlook (kirjavahetuse ja ajaplaneerimise tarkvara), MS Project (tarkvara projektide kavandamiseks ja haldamiseks), MS Access (andmebaaside loomiseks ja haldamiseks), MS Visio (jooniste, skeemide ja diagrammide koostamise vahend).

Windows töökeskkond Töölaud Windows’i käivitamisel ekraanile ilmuvat algpilti nimetatakse töölauaks (Desktop).

Ikoonid töölaual

Start nupp Tegumiriba (avatud programmid ja aknad)

MS Office algkoolitus

4

Töölaua alumises ääres on hall riba - tegumiriba e. tööderiba (task bar). Tegumiribal asuvad:

1. Start Nupp; 2. Nupud kõikide avatud programmide nimedega. Siit saab alati vaadata, millised programmid

on parajasti avatud. Hetkel aktiivse programmi nupp on teistest erinev. Klõps mingi programmi nimel aktiviseerib selle programmi;

Vasakus servas asuvad ikoonid (pildikesed, mille all on tekst). Ikoon (icon) on pildi ja teksti kombinatsioon, mis esindab mingit programmi, faili või kataloogi.

Standardikoonid töölaual

My Computer

arvuti ketaste sisu sirvimiseks. Vajadusel saab käivitada programme, avada dokumente jne.

My Network Places

see ikoon on olemas siis, kui arvuti on ühendatud arvutivõrku. Selle abil saab kasutada teiste samasse võrku ühendatud arvutite kettaid.

Recycle Bin

prügikast. Mingi programmi, dokumendi või kiirikooni kettalt kustutamisel satub ta kõigepealt prügikasti. Sealt saate selle veel vajadusel taastada.

Internet programm, mille abil saab vaadata internetis dokumente Explorer My kaust dokumentidega (failidega) Documents

MS Word tekstitöötlusprogramm (tekstiredaktor)

MS Excel tabelitöötlusprogramm

MS PowerPoint esitlusprogramm

MS Office algkoolitus

5

Ikoonide lisamine töölauale

Töölauale saate ikoone ka ise juurde luua. Selliseid ikoonid on otseteed, mille kaudu saate hõlpsasti avada sageli kasutatavaid programme.

Ikooni loomiseks klõpsake nuppu Start ja käsku Programs, otsige soovitud programm loendist üles. Viige kursor programmi nimele, tehke paremklõps ja valige menüüst korraldus Create Shortcut

Start-menüü funktsioonid Ekraani all vasakus servas asub Start-nupp, mis võimaldab juurdepääsu kõige tavalisematele asjadele, mida oma arvutis tahad teha. Programs – kuvatakse arvutis olevate programmide nimekiri Documents – otseviide My Documents kaustale ja viimati avatud dokumentide nimekiri Settings – ligipääs arvuti sätetele Search – otsing arvutis Help and Support – abifailid Run – avab käsurea Log Off – väljalogimine

MS Office algkoolitus

6

Windows töökeskkonna kohaldamine

Windows võimaldab hõlpsasti muuta kõiki töökeskkonna parameetreid. See toimub juhtpaneeli (Control Panel) abil, mille avab samanimeline korraldus (start->settings-> control panel).

Näiteks, ikoonilt Display saab valida töölaua taustapildi. Taustapildiks sobib iga paraja suurusega pilt, internetis olevaid pilte saab taustapildiks muuta paremklõpsuga ja korraldusega Set as Background.

Juhtpaneeli ikooniga Mouse avatavast dialoogiaknast saab muuta hiire parameetreid. Tähtis parameeter on Double click speed, mis määrab, kui kiiresti tuleb klahvivajutust korrata, et arvuti käsitaks seda hiire topeltklõpsuna. Kui hiire topeltklõps ikoonil ei taha vastavat akent avada, siis tuleb liuglülitit nihutada vasakule.

MS Office algkoolitus

7

Sissejuhatus tekstitöötlusesse Üks kasutatavamaid vahendeid arvutil peale mängude ja interneti on tekstitöötlus. Tekstitöötlusega ning dokumentide koostamise ja kasutamisega tegeleb suuremal või vähemal määral iga arvutikasutaja. Tekstiredaktoreid (so tekstitöötlusprogramm) on palju, nendest enamlevinud on Microsoft Word, mis kuulub Microsoft Office kontoritarkvarapaketti. Microsoft Word 2007 on käepärane ja kergesti omandatav tekstitöötlustarkvara. Lisaks tavafunktsioonidele sisaldab programm mitmesuguseid spetsiifilisi vahendeid, mis aitavad koostada erineva keerukusastmega dokumente, lisades sinna tabeleid, jooniseid, skeeme jm.

MS Word 2007 käivitamine

MS Office algkoolitus

8

MS Word ekraanipilt ja töökeskkonna elemendid Wordi vana kujundusega menüüde ja nuppude asemel on nüüd uus lint ( ing. Ribbon) vahekaartidega. Lint tõstab esile kõige populaarsemad käsud, et te ei peaks neid sagedaste toimingute jaoks programmi erinevatest osadest otsima. Uue kujundusega tutvudes näete, et käsud on rühmitatud loogilisel viisil, kõik vajalik on selgesti näha ja paremini kättesaadav.

Tiitelribal kuvatakse dokumendi ning programmi nimi. Menüüribal vajalikul menüül klõpsates avaneb lint, kust saab valida sobiva korralduse. Tekstikursor näitab kohta, kuhu hakkate teksti sisestama. Juhul, kui kogu info ei mahu aknasse, võimaldab kerimisriba infot aknas kerida. Ekraani allosas olevale olekuribale (Status Bar) on kuvatud informatsioon avatud lehekülje, sektsiooni ja kursori asukoha kohta.

tiitelriba

Lint

menüüriba

I

tekstikursor

olekuriba

kerimisriba

MS Office algkoolitus

9

Microsoft Office'i nupp

Microsoft Office'i nupp kuvatakse akna ülemises vasakus nurgas mitmes Microsoft Office'i programmis. See sisaldab samu põhikäske, mis enne asusid menüüs File ja mille abil saab dokumente avada, salvestada ja trükkida.

Lisaks võimaldab Microsoft Office'i nupp teile juurdepääsu programmisätetele (Word Options), mille abil saab määrata mitmesuguseid eelistusi, teha programmi enda jaoks mugavamaks. Klõpsake menüü allosas olevat käsku Word Options, (Wordi suvandid) ning seejärel vastavat kategooriat vasakul olevas loendis.

MS Office algkoolitus

10

Kiirpääsuriba Kiirpääsuriba on lindist üleval vasakul asuv väike ala. Sinna võite lisada käske, mida te pidevalt kasutate, et vajalikud nupud oleks pidevalt käepärast: näiteks Save (Salvesta), Undo (Võta tagasi), Redo (Korda) jne.

Nupu lisamine kiirpääsuribale: näiteks kui te kasutate pidevalt tabelit ja ei taha iga kord klõpsata vahekaarti Insert, et pääseda käsuni Table, võite käsu Table lisada kiirpääsuribale. Selleks paremklõpsake vahekaardil Insert käsku Table ja seejärel klõpsake käsku Add to Quick Access...

Kui soovite tööriistaribalt mõne nupu eemaldada, paremklõpsake nupul ja valige käsk Remove from Quick Access Toolbar

MS Office algkoolitus

11

Arvutil kirjutamise „hea tava” Programmi MS Word käivitamisel avatakse tühi, vaikemäärangutega dokument, kuhu võib hakata kohe teksti sisestama. Lühikeste dokumentide juures on soovitatav kõigepealt sisestada tekst ja alles seejärel kujundada dokument. Arvutil kirjutamisel peaks arvestama lihtsate reeglitega:

Märkide sisestamine toimub alati kohas, kus vilgub tekstikursor

Kirjavahemärk (punkt, koma) järgneb otse sõnale, seejärel tuleb kindlasti tühik.

Iga sõna vahele tuleb sisestada tühik. Teksti ei ole soovitav paigutada tühikutega. Tühikud peaksid esinema ainult ühekaupa.

Selleks, et lõpetada jooksva lõigu sisestamist ja alustada uue lõiguga tuleb vajutada klahvi Enter.

Uuele reale üleminekuks ei ole vaja alati vajutada Enter klahvi, teksti kirjutamisel vahetab arvuti ise rida.

Taandrida ära tee tühikute abil, vaid vajutades Tab-klahvi.

Klaviatuuri kasutamine Suurtähtede või klahvide ülemiste märkide saamiseks tuleb all hoida klahv Shift ja vajutada soovitud tähe või märgi klahvile. Klahvi Caps-Lock abil saab sisse-välja lülitada suurtähtede saamise režiimi. Klahvidel olevate kolmandate sümbolite saamiseks tuleb all hoida klahvi Alt_Gr ja vajutada soovitud klahvile. Arvutil kirjutatud tekst koosneb lõikudest (paragraph). Lõik on jupp teksti, mis arvutis lõpetatakse vajutades <Enter> klahvile. Wordis ei ole vaja uuele reale minekuks Enterit (lõiguvahetust) vajutada, kuna reavahetus toimub automaatselt, s.t. kui rida saab täis, siis viib tekstiredaktor kursori automaatselt järgmisele reale. Enter vajutamine on vajalik ainult uue tekstibloki e. lõigu alustamiseks. Visuaalse lõigu tekitamiseks kasuta klahvikombinatsiooni Shift+Enter (reavahetus). Et olemasolev lõik jagada kaheks eri lõiguks, vii kursor kohta, kus peab lõppema esimene lõik ja vajuta Enter-klahvi. Tühja rea saamiseks vajuta samuti Enter-klahvi. Tühja rea saamiseks esimese rea ette vii kursor selle rea ette ja vajuta Enter-klahvi. Word loob automaatselt uue lehekülje kui vana täis saab. Mõnikord vajame sundleheküljevahetust, n. kui tahame uut peatükki uuelt leheküljelt alustada. Selleks vajuta Ctrl+Enter. Numbreid saab sisestada ka numbriklahvistikust. Sel juhul peab põlema NumLock-tuli. Selleks vajuta numbriklahvistikul olevat NumLock-klahvi.

MS Office algkoolitus

12

Sellistes sõnades nagu „Mari-Liis“ või „Lõuna-Eesti“ kasutatakse sidekriipsu. Mõttekriips on tavalisest sidekriipsust pikem. Mõttekriipsu saamiseks vajuta Ctrl-klahvi all hoides numbriklahvistiku miinust. Seda pikemat kriipsu kasutatakse ka ühendava mõttekriipsuna, näiteks aastatel 2007–2008. Olemasoleva teksti üle trükkimiseks vajuta Insert-klahvi. Sel juhul asendatakse sisestuskriipsust paremal olev tekst uuega. Ülekirjutusrežiimist väljumiseks vajuta uuesti Insert-klahvi.

Paranduste tegemine tekstis Peale dokumenditeksti sisestamist tuleb töö üle vaadata, et vigu sisse ei jääks. Vea avastamisel tuleb see parandada. Teksti redigeerimine toimub toimetamiskohal. Seega tuleb kõige esimese sammuna viia kursor sinna, kus Te soovite teksti parandada. Sümbolite kustutamiseks on järgmised klahvid:

Kui sa oled teinud kogemata midagi sellist, mida sa ei tahtnud, siis vajuta nupul Undo (tagasi) mis asub kiirpääsuribal.

Kui sa oled liiga palju samme tagasi läinud, siis vajuta Redo

MS Office algkoolitus

13

Joonis 1. Klaviatuur

Ko

lma

s s

üm

bo

l: @

, $, š

,ž

= in

g. B

acks

pac

e

= in

g. E

NTE

R

= in

g. S

hif

t

CTR

L

ESC

ape

MS Office algkoolitus

14

Klaviatuuril mitteleiduvate sümbolite lisamine Insert->Symbol Teksti sisestamisel tuleb ikka ette, et on vaja sümbolit, mida klaviatuuril ei leidu, näiteks: ° ± .

Sümboli lisamiseks:

viige tekstikursor kohta, kuhu soovite sümbolit lisada;

valige Insert menüüst käsk Symbol

Avanevast dialoogiaknast SYMBOL valige sobiv märk või More Symbols

Nupule Insert klõpsates lisatakse valitud sümbol kursori asukohta. Sümbolite aknas real Recently used symbols on viimati kasutatud sümbolid. Siit võib neid samuti dokumendile lisada.

MS Office algkoolitus

15

Teksti märgistamise võimalused Tihti on vaja teha operatsioone mingi suurema hulga sümbolitega (kustutada, kujundada samasuguseks, kopeerida jne). Sellisel juhul tuleb enne vastava operatsiooni sooritamist vajalikud sümbolid märgistada. Märgistamiseks on järgmised võimalused: Sõna Tee märgistataval sõnal topeltklõps

Soovitud tekstiosa Lohistada hiirega üle märgistamist vajava teksti

Rida Liigu hiire kursoriga soovitud rea tekstist vasakule, nii et kursor muutub

paremale osutavaks nooleks ning tee seal hiire vasaku klahviga üks klõps

Lõik Tee märgistataval lõigul kolmekordne klõps

Lause Hoia Ctrl all ja klõpsa lausel

Kogu tekst Kiirkorraldus klaviatuurilt Ctrl + A

NB!Märgistatud tekst kuvatakse tumedal taustal!

Eraldi asetsevate tekstiosade märgistamiseks hoia all Ctrl klahvi ja lohista hiirega üle teksti. Märgistuse mahavõtmiseks - hiireklõps kusagil tekstis.

MS Office algkoolitus

16

Teksti vormindamine Teksti vormindamine on toiming, mis annab tekstile sobiva väljanägemise ja paigutuse nii teksti ridade kui ka lehe suhtes. Teksti vormindamiseks on 2 erinevat vahendit.

1. Märgivorming- määrab kirja ilme: kirjaliigi, suuruse, värvi, tähevahed jne.

2. Lõiguvorming- määrab terve lõigu kujunduse: paiknemise, reavahed, taandread jne.

Märgivorming Märgivorming hõlmab:

Kirja tüübi (Font) määramine

Kirja suuruse (Font size) määramine

Kirja laadi (Font style) määramine

Kirja värvi (Font color) määramine Teksti kirjatüübi, suuruse või laadi muutmiseks tuleb muudetav tekstiosa märkida ja kasutada seejärel kas...

1) Home vahekaardil Font rühmas olevaid märgivormingu muutmise nuppe:

Kirja suurus

Tallinna Tervishoiu Kõrgkool. Kirjalike tööde vormistamise juhend (väljavõte):

Sõna või lauseosa esiletõstmiseks kasutatakse rasvast kirja (Bold). Tekstis allajoonimist mitte kasutada.

värvus

rasvane

kaldkiri allajoonimine

Vormingu kustustamine Kirja tüüp

MS Office algkoolitus

17

Teksti joondamine

Joondamine tähendab, milline serv lõigul on sirge:

Vasakjoondus Joondamine tähendab, milline serv lõigul on sirge. Sellel lõigul on sirge vasak serv.

Paremjoondus Aga sellel lõigul on sirge parem serv.

Paremjoondust võiks kasutada motode puhul

Keskjoondus Kõik pealkirjad tuleb joondada keskele

seda käsku kasutades.

Rööpjoondus On niisugune joondus, mille puhul lõigu mõlemad servad on täiesti sirged. See joondus saadakse sõnade vahekaugust suurendades.

Kunstiliselt kujundatud tekst (WordArt objektid) Insert->WordArt Klõpsake esmalt menüü Insert jaotises Text nuppu WordArt ja seejärel soovitud WordArt-laadi. Tippige tekst väljale Tekst

WordArt objekti kujundamiseks klõpsake objekti ja valige see; nüüd valige täiendavast menüüst Text Box Tools soovitud töökäsk. WordArt objekti kustutamiseks märgistage objekt hiireklõpsuga ja vajutage klaviatuurilt Delete.

MS Office algkoolitus

18

Tervele lehele raamjoone lisamiseks

Klõpsa nupu „Borders and Shading“ (äärised ja varjustus) valikunoolt ning avanevast loendist vali viimane korraldus Borders and Shadings.

Klõpsa Page Borders (Lehekülje ääris)-sakki ning vali sobivad jooned.

Kui Eelvaade-ala näitab soovitud joonte paigutust, klõpsa OK.

Rakenduskoht (Apply to)-alalt saad valida, kas sellise raamjoon teha kogu dokumendile, sektsioonile, kus on sisestuskriips, sektsiooni esimesele lehele, sektsiooni kõigile lehtedele peale esimese

19

Dokumendi salvestamine Info säilitamiseks kettaseadmetel ning dokumendi korduvaks kasutamiseks tuleb dokument pärast vajaliku teksti sisestamist kindlasti salvestada. Dokumendi kergemaks ülesleidmiseks võib kasutada failinimedena pikki dokumendi sisu kirjeldavaid nimesid.

Klõpsake Microsoft Office'i nuppu ja seejärel käsku Save As. Klaviatuuri otsetee Faili salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL+S. Seejärel avaneb aken nimega Save As:

Kõigepealt tuleb oma tööle nimi anda. Selleks vaatame salvestusakna alumist äärt, kus on kirjas File name. Tee selles lahtris vasaku hiireklahviga üks klõps ja hakka klaviatuurilt tähti sisestama. Failinimi võib olla kuni 255 sümbolit, nimes võib kasutada nii suuri kui väikeseid tähti ja tühikuid. Samuti tuleb valida kettaseadet, kuhu fail salvestada (Save in) Salvestamise kinnitamiseks klõpsa nupul Save

Salvestuskoht

Salvestamine

Failinimi

20

Mis on MS EXCEL ? Microsoft Excel on samuti Microsoft Office-i üks osa nagu MS Word'gi. Programm on mõeldud arvutuste teostamiseks tabelites. MS Ecxeli abil on võimalik vormistada kõiksuguseid tabeleid ja töödelda andmeid nendes, lisada tabelitele illustreerivaid diagramme, analüüsida andmebaase, samuti lahendada arvutamis- ja planeerimisülesandeid.

MS Excel ekraanipilt ja menüüd Tabelitöötlusprogrammi MS Excel 2007 käivitamiseks: Start -> Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007. Peale käivitumist avaneb MS Excel aken ja nähtav pilt peaks vastama enam-vähem joonisel kujutatule. Exceli vana kujundusega menüüde ja nuppude asemel on nüüd uus lint ( ing. Ribbon) vahekaartidega, mida tuleb käskudeni jõudmiseks klõpsata. Lint loodi selleks, et Exceliga oleks parem töötada ning et vajalikke käske oleks lihtne leida ja kasutada.

Exceli põhilised mõisted

Tööleht (Sheet) - joonitud ekraaniosa, mis on jagatud veergudeks ja ridadeks ning kuhu

kasutaja koostab oma tabeli Rida (row) - tähiseks on number 1, 2, ..., 30, ... Veerg (column) - tähiseks on täht A, B, ..., Z, AA, AB, ... Lahter ehk pesa (cell) - rea ja veeru ristumiskoht. Igal lahtril on aadress, mille moodustavad

veerutäht ja reanumber (A1, C5 jne.). Plokk - lahtritest ristkülik, tähistatakse vasaku ülemise ja parema alumise lahtri tähisega,

eraldajaks on koolon (näiteks A1:H1, C2:K12 jne.).

tööleht

Rida 3 Veerg D

Lahter A1

Office nupp

21

Exceli faili ülesehitus

Exceli töökeskkond annab meile aluse arvude ja teksti paigutamiseks, et siis nende andmete põhjal arvutusi teostada, analüüsida, diagramme koostada, andmebaase üles ehitada.

Exceli faile nimetatakse töövihikuteks (ing. Book). Ühes töövihikus võib olla mitu töölehte (ing. Sheet). Töölehtede arv on piiratud vaid arvuti mälumahuga, sellest siis ka nimetus töövihik.

Töölehel suurte andmehulkade uurimise võimaldamiseks toetab Office Excel 2007 töölehel kuni ühte miljonit rida ja 16 tuhandet veergu. Täpsemalt moodustab Office Excel 2007 ruudustiku 1 048 576 rida ja 16 384 veergu, mis teeb 1500% rohkem ridu ja 6300% rohkem veerge, kui oli versioonil Microsoft Office Excel 2003.

Read on vasakul nummerdatud, veerge tähistatakse tähtedega.

Rea ja veeru ristumiskoht on lahter ehk pesa (ing. cell). Igal lahtril on aadress, mis koosneb veeru

tähest ja rea numbrist. Näiteks, ülemine vasakpoolne on A1. MS Exceli päises paikneb aktiivse lahtri aadressi näitav aadressikast.

Exceli lahtris võib olla arv, tekst, valem või kommentaar.

Tekst joondatakse lahtris vasakule, arvud paremale!

Trükkimise ajal on tekst või arvud näha nii lahtril kui valemireal.

Valemite puhul kehtib põhimõte: valemi kirjutame sinna, kuhu tahame vastust. Lahtrisse kirjutame valemi, nähtavale tuleb arvutustulemus.

aadressikast valemirida

22

Andmete sisestamine ja muutmine

Arvu või teksti sisestamiseks tuleb märkida vajalik lahter ja trükkida sinna, mida vaja. Tavaline tekst joondub lahtris vasakule ja arvud paremale.

Sisestuse lõpetab Enter klahvi vajutus või hiirega vajutus nupule valemireal. Kui sa sisestamise

ajal ümber mõtled ja tahad sisestamist katkestada, siis vajuta Esc klahvi või valemireal nuppu. Trükkimise ajal on tekst või arvud näha nii lahtril kui valemireal. Andmete sisestamisel samal real järgmisse lahtrisse liikumiseks kasuta Tab klahvi. Järgmisele reale saab sisestada peale Enter klahvi vajutust. Andmeid muuta või vigu parandada saab otse lahtris. Selleks tuleb lahtris teha topeltklõps ja siis muudatus. Sümbolite kustutamiseks on järgmised klahvid:

Delete - kustutada üks sümbol kursorist paremalt.

Backspace - kustutada üks sümbol kursorist vasakult

Viimasena täidetud käsu tühistamiseks saab kasutada (Undo) nuppu.

Tühistamise tühistamiseks kasutatakse (Redo) nuppu.

Kui lahtrisse tekib märk ### tähendab see,et kirje ei mahu lahtrisse ära. Siis peab laiendama veergu.

Veeru laiuse ja rea kõrguse muutmine

Veeru laiust ja lahtri kõrgust saab muuta, kui minna hiirega veerunimesid/reanumbreid eraldava joone peale, nii et hiire kursor muutub noolekujuliseks:

Vasak hiirenupp alla ja lohistada soovitud laius/kõrgus. Kui lahter on andmetega täidetud, siis topeltklõps samas kohas teeb veeru sama laiaks kui on andmed seal veerus (optimeerimine!).

NB! Kui andmete sisestamisel tekib lahtrisse jada trellimärke (########), tähendab see lihtsalt seda, et lahter on liiga kitsas andmetekuvamiseks. Tuleb veerg laiemaks venitada!

23

Andmete kustutamine

Et kustutada lahtri sisu, märgistage lahter (või vahemik) ja vajutage klaviatuurilt Delete.

Et kontrollida täpsemalt seda, mida te kustutate, valige käsk Clear. See viib rippmenüüni, mis sisaldab nelja võimalust:

Rippmenüüst valige, mida puhastada:

Andmete märgistamine ehk plokkimine Kui on vaja muudatusi teha mingile lahtrite grupile, tuleb nad korraga märgistada ehk plokkida. Selleks märkige üks lahter, hoides hiire vasakut klahvi all lohistage üle järgnevate lahtrite. Plokitud lahtrid jäävad mustaks v. a. esimene. Märgistamist on vaja lahtrite vormingu muutmiseks või andmete kopeerimiseks.

Selekteerimisoperatsioonid on järgmised:

Üks lahter - klõps seal. Üks rida - klõps reanumbril. Üks veerg - klõps veerutähel. Lahtrite grupp - vedada hiirega üle lahtrite. Mitu rida - vedada hiirega üle reanumbrite. Mitu veergu - vedada hiirega üle veerutähtede Tabel – klahvikombinatsioon Ctrl+A Kogu tööleht- klõpsutada tabeli ülemises vasakus nurgas

24

Märgistamine klaviatuuri abil - hoida all klahvi Shift ja liikuda nooleklahvidega. Eraldi asetsevate lahtrite märgistamiseks hoia all Crtl klahvi ja kliki vajalikel lahtritel. Märgistuse tühistamiseks teha tabelis klõps suvalises kohas!

Enamkasutatavad hiirekursori tähendused Programmi Excel kasutades ja erinevaid tööoperatsioone tehes muutub hiirekursor pidevalt. Oluline on jälgida hiirekursori kuju, et mitte anda valesid korraldusi. Järgnevalt on välja toodud enamkasutatavad hiirekursori tähendused:

Lahtri sisu kujundamine

hõlmab (nagu Wordis):

Kirja tüübi (Font) määramine Kirja suuruse (Font size) määramine Kirja värvi (Font color) määramine

25

Rahavorming

Rahavorminguks on nupp Selle abil lisab programm raha ühikud ja jätab numbrile kaks kohta peale koma ehk sendise täpsusega.

Automaatsumma

Automaatsumma - kõigi ühes veerus (või reas) olevate väärtuste liitmine Kasutage seda funktsiooni aja kokkuhoiu mõttes iga kord, kui soovite mingeid väärtusi liita.

Valige lahter kuhu tahate vastust saada (nt. B7) ja klõpsake nuppu AutoSum

Valemi lahtreid ümbritseb värviline valikuraam

Vajutage sisestusklahvi (ENTER), mispeale tulem kuvatakse lahtris B7.

26

Andmeseeriate sisestamine Numeratsiooni, kuude nimetusi, nädalapäevi jne. ei pea ise trükkima. Piisab kui sisestate ühe esimese nime (näit. jaanuar) ja programm täidab järgnevad lahtrid loogilises järjestuses. Andmeseeriate kasutamiseks sisesta esimene nimetus lahtrisse ja lõpeta sisestamine Enter klahviga, seejärel vii hiire kursor lahtri parema alumise nurga juurde, et kursor muutuks musta värvi ristiks.

Siis lohista hiire vasakut nuppu all hoides üle järgnevate lahtrite. Excel täidab ülejäänud lahtrid järgmiste nimetustega vastavalt valitud andmeseeriale.

Andmeseeriaid saab moodustada ka arvudest. Siis tuleb alguses trükkida kaks arvu, nad mõlemad märkida ja nurgast sikutada. Erandina järjestikuste kuupäevade seeria saamiseks piisab ühest kuupäevast. Andmeseeriaid võib luua kõigis neljas suunas.

Tabeli äärejooned Exceli töölehel näed ruudujooni. Kui sa trükid oma tabeli välja, siis neid jooni ei prindita. Klõpsates

trüki eelvaate nuppu näed samuti, et neid ruudujooni lehel ei ole

Kui soovid, et tabelil oleksid ka äärejooned, märgista tabel ja vali Borders (äärised)-nupu loendist sobiv joonte paigutus

27

MS PowerPoint 2007 tutvustus

Kui sul tuleb aeg-ajalt seista inimeste ees ja neile midagi seletada või õpetada, siis on PowerPoint just sulle vajalik. PowerPoint on presentatsioonide programm, mis võimaldab:

tekitada slaide, mis koosnevad tekstist ja graafikast sinu poolt valitud värvides; kasutada PowerPoint-i joonestamise tööriistu, et luua enda graafikat, kasutada ClipArt

graafikat, mis kuulub PowerPointi juurde või importida graafikat teistest programmidest; välja printida nii slaididena kui kavapunktidena või esitada slaididena, projektorit kasutades

või arvutiekraanil. PowerPointiga koostatud ettekande materjalideks on niisiis slaidid. Slaidi all mõistame arvutiekraani suurust kujutist teksti, tausta, piltide ja diagrammidega. Slaidid võivad olla seotud animatsioonidega (tekst või pildid ilmuvad ükshaaval ekraanile), video või mingi helilõiguga. Presentatsioon on grupp slaide, mille sa tekitad PowerPointiga, slaidid säilitatakse koos ühes failis. PowerPoint-i abil koostatud presentatsioonile esitatakse ka mõned põhinõuded:

Slaidid peavad sisaldama vaid kõige olulisemat infot – põhiteese, diagramme, definitsioone vms;

Slaidil olev tekst peab olema loetav ning hästi nähtav ka auditooriumi tagumistesse ridadesse;

Slaide ei tohi animatsioonidega üle koormata, sest nii võib kuulaja tähelepanu sisult eemale juhtida.

PowerPoint 2007 käivitamine PowerPoint programmi käivitamiseks klõpsa Start menüüle, vali Programs, Microsoft Office ja klõpsa lõpuks Microsoft Office PowerPoint 2007

28

MS PowerPoint 2007 ekraanipilt ja töökeskkonna elemendid

Kõige märgatavam muudatus asub PowerPointi akna ülaosas. Kui varem asusid seal menüüd ja tööriistaribad, siis nüüd katab kogu akna ülaosa lai riba, mis sisaldab suure hulga hästi nähtavaid, rühmadesse korraldatud käske. Seda riba nimetatakse lindiks.

Slaidisortimise, slaidiseansi ja normaalvaate nupud on tõstetud akna alumisest vasakust servast paremasse serva:

1 – Vaated: Normaalvaade, Slaidisorteerija ja Slaidi show

Normaalvaade (ehk Slaidi vaade ) – mõeldud slaidide kujundamiseks Slaidisorteerija – näitab väikeseid slaide kõrvuti ekraanil, mõeldud slaidide haldamiseks (nt. kopeerimiseks ja ümbertõstmiseks). Slaid show – presentatsiooni ettekandmise vaade. 2 – Suum: lohistage slaidi vaate suurendamiseks või vähendamiseks suumi liugurit. Võite ka klõpsata

miinusmärki (-) või plussmärki (+).

3 – Klõpsake seda nuppu, et slaidi pärast suurendamist või vähendamist aknasse sobitada.

Lint

29

Powerpoint tööruum

Sellist vaadet näete PowerPointi avamisel – seda nimetatakse normaalvaateks. Siin luuaksegi slaide.

Normaalvaatel on neli peamist ala.

Suurem keskel asuv ala on slaidipaan. Sellel alal tehakse tööd slaidiga.

Slaidil asuvaid punktiiräärisega kaste nimetatakse tekstikastideks. Sinna tipitakse tekst. Tegelikult

tekstikastid võivad sisaldada ka pilte, diagramme ja teisi mittetekstilisi üksusi.

Vasakul on kuvatud esitluse slaidide väiksed versioonid ehk pisipildid ning see slaid, mille kallal

parajasti töötate, on esile tõstetud.

All asub märkmepaan, kuhu saate esitluse jaoks märkmeid lisada

Slaidishow esitamine Lihtsaim viis esitada presentatsiooni on näidata vastavat slaidishowd. Seejuures kuvab PowerPoint ainult aktiivse slaidi ning varjab kõik ekraani ülejäänud elemendid nagu töörkäsud ja menüüd. Slaidishow esitamisel kuvatakse kõik sinu poolt tekitatud slaidid soovitud järjekorras.

Slaidishow esitamiseks tuleb klõpsata Slide Show nupul ekraani all paremas nurgas, siis seanss algab slaidist, mis on hetkel valitud. Samuti slaidishow esitamiseks saab kasutada Slide Show menüü nuppe:

From Beginning - esimesest slaidist alustamine (klahv F5)

From Current Slide - praegusest slaidist alustamine(Shift+F5)

30

Eelmise slaidi kuvamiseks:

1. Nool vasakule 2. Backspace 3. Hiire rulliku vastassuunas kerimine

Järgmise slaidi kuvamiseks: 1. Nool paremale 2. Tühikuklahv 3. Hiire vasaku nupuga klõps

Slaidishow katkestamine - Esc klahv. Slaidishow esitamise ajal võid vajutada ka hiire paremat klahvi, siis avaneb kiirmenüü:

Next – esitatakse järgmine slaid Previous – esitatakse eelmine slaid Last Viewed – esitatakse viimati esitatud slaid Go to Slide – saab valida, milline slaid kuvatakse Custom Show – varem valmis tehtud osalise ettekande näitamine Screen – erinevad valikud ekraanipildi muutmiseks Pointer Options – hiire noole pliiatsiks muutmise võimalus Help – abiprogrammi avamine Pause – slaidishow peatamine End Show – slaidishow lõpetamine

Presentatsiooni ajal kasutatavad kiirkorraldused:

1. F5 – ettekande käivitamine esimesest slaidist 2. Shift+F5 – ettekande käivitamine aktiivsest slaidist 3. CTRL+S - kuvab ekraanile slaidide loetelu 4. A – lülitab hiire kursori välja või sisse 5. W – näitab valget ekraani 6. B – näitab musta ekraani 7. S – alustab või lõpetab automaatse ajastusega slaidishow 8. CTRL+N uue esitluse avamine

31

Uue presentatsiooni loomine Uue presentatsiooni tegemisel avaneb aken, kus on tiitelslaid. NB! Selleks, et slaidile teksti kirjutada, tuleb hiirega klõpsata vastavas tekstikastis, kuhu soovite teksti sisestada

Uue slaidi lisamime ja slaiditüübi valimine Home->New Slide Kui PowerPoint avaneb, koosneb esitlus ainult ühest slaidist (tiitelslaid). Kõige ilmsem uue slaidi lisamise viis on menüü Home nupu New Slide klõpsamine, nagu on ka pildil näidatud.

32

NB! Sellel nupul aga on kaks kasutusviisi:

Kui klõpsate nupu ülemist (slaidi ikooniga) osa, ilmub valitud slaidi alla kohe uus slaid.

Kui aga klõpsate nupu alumist osa, avaneb slaiditüüpide galerii. Slaiditüübi valimisel lisatakse valitud paigutusega slaid. Slaiditüüp korraldab slaidi sisu. Näiteks võib teil olla soov paigutada slaidile nii loend kui ka pilt või pilt ja pealdis. Paigutused sisaldavad eri tüüpi kohatäiteid ja kohatäitekorraldusi, et toetada mis tahes sisu. Enamkasutatavad kujundused on:

<Title Slide> pealkirja slaid (kasutatakse esilehena)

<Title and Content> pealkiri ja sisu (loetelu, tabel, joonis vm element)

33

Slaiditüübi muutmine Home->Layout Olemasoleva slaidi küljenduse muutmiseks tuleb slaid välja valida ning klõpsata nupul Layout ja seejärel valida uut paigutust.

Valmis kujundusega presentatsioon Microsoft PowerPoint sisaldab kujundusmalle, mille abil saad oma esitlusele anda täielikult kujundatud ja professionaalse ilme. Kujundus annab esitlusele ilme ja omadused. See mõjutab nii slaidide ja slaidielementide tausta, kohatäidete paigutust, värve kui ka fondilaade. Algselt valitud kujundust on võimalik muuta ka töö käigus. Kujundustega töö toimub vahekaardil Design. Rühmas Themes asub kujunduste galerii

Valitud kujundus on terviklik, kuid soovi korral saate seda siiski ise kohandada. Vahekaart Design sisaldab kujunduse muutmiseks ka muid galeriisid.Kõik need võimaldavad slaidil eelvaadet vaadata, kui liigutate kursori mõne galeriivaliku peale.

Colors Värvid. Iga saadaoleva teema joaks on olemas värvide komplekt – te võite oma kujundusele ise värvid valida või mõnda neist muuta.

Fonts - Fondid. Fondi slaidile rakendamiseks klõpsake mõnd galeriis Fondid asuvat fonti. Iga font sisaldab fonti tiitliteksti ja kehateksti jaoks.

Effects - Efektid. Need on kujundite visuaalsed efektid, nagu sära, sujuvad servad või ruumiline ilme.

Background Styles - Taustalaadid. Kujunduse tausta muutmisel arvestatakse kujunduse värvikomplekti.