Unidad 2. Funciones y frmulas bsicas de las hojas de clculo

Descripcin material del programa

En esta unidad se profundiza sobre las diferentes funciones que contiene Excel 2010.

As mismo, este material permite visualizar por medio de imgenes informativas (figuras) cada uno de los movimientos que se deben seguir para alcanzar las actividades de aprendizaje propuestas.

Tabla 1: Descripcin material de la unidad 2.

Temas de formacin Tiempo de formacin

Tema 1: Rangos de

celdas

Asignar nombre a un rango, funciones avanzadas, funcin BUSCAR, comprobacion de errores.

4 horas.

Tema 2: Funciones adicionales

Funcin SI.ERROR, funcin CONCATENAR, funcin ENTERO, funcin SUMAR.SI

4 horas.

Tema 3: Trabajar

con hojas

Formato de valores numricos, formato condicional.

2 horas.

Tema 1: Rangos de celdas

Asignar nombre a un rango.

Funciones avanzadas.

Funciones existentes.

Comprobacin de errores.

Asignar nombre a un rango

Antes de seguir con las funciones avanzadas de Excel, es importante explicar cmo asignar un nombre a un rango de las columnas.

Cuando se asigna un nombre a un rango, se hace para manipular las funciones y las frmulas correctamente.

Para ello se necesita una pequea lista.

Pasos:

1. Se abre el programa Excel como se observ en la unidad 1. 2. Se da clic sobre la celda a escribir. 3. En cada celda se escriben los datos mostrados en la siguiente figura:

Figura 1: Creacin de lista

Cuando se tiene la lista, para este caso una lista de personas donde se muestra un cdigo, nombre y apellido se procede a realizar la asignacin.

Pasos:

1. Dar clic sobre la columna A y seleccionar hasta la columna C. 2. Clic sobre la ficha Frmulas. 3. Ubicar el grupo Nombres definidos. 4. Hacer clic en la flecha Asignar nombre a un rango. 5. Del men visualizado dar clic en la opcin Definir nombre.

6. Escribir el nombre. 7. Aceptar.

Figura 2: Asignar nombre al rango

Funciones avanzadas

Hay diferentes clases de funciones, de las cuales se explicarn las ms utilizadas e importantes para desarrollar el programa de formacin.

3

2

1 4

6

5

7

Funciones existentes:

o Funciones de fecha y hora

Ejemplo: funcin =DIA (nm_de_serie)

Devuelve el da del mes correspondiente al nmero de serie proporcionado.

=DIA (B12) devuelve 9 si en la celda B12 se tiene el valor de 09/12/2011.

o Funciones de texto

Ejemplo: funcin CONCATENAR (texto1; texto2; ...; textoN)

Devuelve una cadena de caracteres con la unin de los textos pasados como parmetros. Esta funcin es de utilidad cuando se tiene texto, como pueden ser el nombre completo de una persona, pero dicho nombre est dividido en distintas celdas y en alguna ocasin se quiere unir el nombre completo en una sola celda.

=CONCATENAR (B12; A3) devuelve Antonio Fernndez, si en B12 est Antonio y en A3 est Fernndez.

Nota: ms adelante se explicar cmo concatenar dos o ms funciones.

o Funcin BUSCARV o CONSULTAV

(Valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado).

Nota: esta funcin se utilizar con frecuencia en las actividades del programa de formacin, por lo tanto se debe prestar mucha atencin.

Pasos:

1. Dar clic sobre el nombre de la hoja. 2. Ubicarse en la celda que se desea devolver el resultado

ingresando la siguiente frmula: (En la barra de frmulas o en la misma celda seleccionada).

3. = CONSULTAV (A6;ListaClientes;2;FALSO)

4. Se puede observar el resultado, en la siguiente figura:

Figura 3: Ejemplo funcin BUSCARV o CONSULTAV

2

1

3

Para comprender los trminos de la funcin se explican a continuacin.

A6= Es la celda que busca el cdigo de la lista.

Lista clientes= Es el nombre del rango de las columnas asignadas anteriormente, para poder utilizar la funcin correctamente.

2 = Es la columna asignada, en esta columna la funcin busca el cdigo que est en A6 y coloca el texto que corresponde.

Falso= Indica a la funcin que devuelve el valor exacto.

Comprobacin de errores

Al utilizar esta funcin el usuario se puede dar cuenta dnde est el error de la operacin y as entender con mayor facilidad el problema y resolverlo.

Para poder acceder a la herramienta se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ubicar la celda. 2. Ir a la pestaa Frmulas. 3. Ubicar grupo Auditorias de frmulas. 4. Dar clic en Comprobacin de errores. 5. Ventana emergente donde dice el error.

Figura 4: Comprobacin de errores

Aparece el cuadro de dilogo, Comprobaciones de errores, como el que se observa en la figura 4, en ese cuadro se informa qu tipo de error se ha detectado y en ocasiones ofrece una correccin.

La parte ms importante es la descripcin del error. Lo normal es que con ella se identifique cul es el problema y pulsando modificar en la barra de frmulas, se ratifica manualmente.

Con los botones anterior y siguiente se puede ir moviendo entre los errores del libro, si es que hay ms de uno.

2

1

5

4

3

Adems, se dispone de herramientas tiles como la ayuda sobre este error u omitir error, para dejar la frmula tal y como est.

El botn mostrar pasos de clculo, abre un cuadro de dilogo donde evala la frmula e informa dnde se encuentra el error, si es en el nombre de la funcin o si est en los parmetros de la frmula.

Tema 2: Funciones adicionales

Funcin SI.ERROR.

Funcin concatenar.

Funcin entero.

Funcin SUMAR.SI.

Funcin SI.ERROR

Cuando se manejan frmulas en Excel, muchas veces como en el ejemplo anterior, sale un error ya que no se est usando en la frmula de la celda, pero se utilizar en el futuro; por ende, se maneja esta funcin para cambiar el error por un texto o nmero personalizado.

La estructura o sintaxis de la funcin es:

=SI.ERROR(Valor;Valor si es error)

Dnde: Valor: es cualquier valor, funcin o referencia.

Dnde: Valor si es error: es un valor que ser devuelto en caso que el parmetro anterior sea un error. Es decir, un valor personalizado seleccionado por el usuario.

En este caso valor es la funcin BUSCARV o CONSULTAV y el valor si es error es un 0.

Figura 5: Funcin SI.ERROR

Funcin concatenar

La funcin concatenar devuelve una cadena de caracteres con la unin de los textos pasados como parmetros. Esta funcin es de utilidad cuando se tienen textos como: (Nombre completo de una persona pero est dividido en distintas celdas y en alguna ocasin se desea ubicar el nombre completo en una sola celda).

En este ejemplo se utilizar la funcin concatenar para unir dos funciones de buscar para el caso de las actividades del programa de formacin.

Se observa en la figura 6 que en la celda E14 se pone la funcin concatenar con la funcin BUSCARV o CONSULTAV y se une el nombre y el apellido del cdigo buscado que se encuentra en la celda A12.

Figura 6: Funcin concatenar

Por consiguiente la funcin es as:

=CONCATENAR(BUSCARV(A12;ListaClientes;2;FALSO);" ";(BUSCARV(A12;ListaClientes;3;FALSO)))

Dnde:

CONCATENAR: une las dos funciones.

BUSCARV o CONSULTAV: realiza la bsqueda.

A12: es la celda del cdigo a buscar.

ListaClientes: es el rango seleccionado.

2 y 3: las columnas del rango.

1

Se selecciona la celda donde se quiere el resultado y ah se escribe la frmula.

FALSO: indica a la funcin que devuelve el valor exacto.

Funcin entero

Esta funcin es fcil utilizar, pues sirve para que el resultado de una operacin tenga un valor exacto y no contenga decimales.

La estructura es:

=ENTERO(celda1+celda2+..+celdaN)

Celda1 = 2

Celda2= 2,5

El resultado ser 4.

Se debe tener en cuenta que entre los parntesis de la funcin se suman valores. 2 + 2.5 = 4.5 al usar la funcin entero se devuelve solo el 4 (valor entero).

Nota: se puede utilizar esta funcin para cualquier operacin.

Funcin SUMAR.SI

Esta funcin permite sumar un conjunto de nmeros que se encuentran en un rango, cumpliendo con una condicin o criterios especficos.

La estructura es:

=SUMAR.SI (Rango;Criterio;Rango_suma)

Rango: conjunto de datos a evaluar.

Criterio: condicin que se debe cumplir. Si el criterio corresponde a un texto o smbolos matemticos se debe incluir en comillas .

Rango_suma: se incluye en caso que los nmeros a sumar sean diferentes al rango a evaluar. Si los nmeros a sumar corresponden al mismo rango inicial, este argumento no se incluye.

Figura 7: Funcin SUMAR.SI

Funcin

Datos a sumar

Datos a evaluar

Se selecciona la celda en donde aparecer el resultado de la

funcin.

Tema 3: Trabajar con hojas

Formato de valores numricos.

Formato condicional.

Formato de valores numricos

Con este formato se puede modificar la visualizacin de los nmeros en una celda.

Para realizar los cambios se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar el rango de celdas que se desea modificar, el aspecto de los nmeros, en este caso E5:E9 (E5:E9 es un rango, cuando se referencian dos celdas y en el medio existen dos puntos : quiere decir que se refiere a un rango de celdas).

2. Seleccionar la pestaa Inicio. 3. Dar clic sobre la flecha inferior derecha que se encuentra bajo la

seccin nmero. 4. Se abrir una ventana emergente, formato de celdas, situada en la

pestaa nmero. 5. Elegir la opcin deseada del recuadro Categora; en este caso elegir

moneda. 6. Modificar los datos que se necesiten al lado derecho de la ventana

emergente. 7. Clic en Aceptar.

Figura 8: Formato valores numricos (moneda).

7

5

1

4

6

3

2

A continuacin se describe una lista de las categoras ms utilizadas:

General: es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite

enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no abarca por completo la celda.

Nmero: contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Moneda: es similar a la categora nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Contabilidad: difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Se puede escoger entre diferentes formatos de fecha.

Hora: contiene nmeros que representan valores de horas. Igualmente se puede escoger entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo expresara como 15,28%.

Fraccin: permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

Cientfica: muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Se puede escoger el nmero de decimales.

Texto: las celdas con formato de texto son tratadas como texto, incluso si se encuentra algn nmero en la celda.

Especial: contiene algunos formatos especiales, como pueden ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc.

Personalizada: en ella se puede crear un nuevo formato.

Formato condicional

El formato condicional es muy usado en Excel, ya que existen muchas formas de utilizarlo, en este programa de formacin se estudiarn diferentes formas, como la funcin a continuacin:

En este caso el formato condicional se utilizar cuando en una hoja aparezca un error sin necesidad que se vea.

Cuando se copia y pega una frmula, esta puede mostrar error; pero ms adelante ser utilizada. Para estos casos que se muestre el error sirve el formato.

Nota: se observa que la funcin BUSCARV o CONSULTAV est siendo utilizada en las celdas seleccionadas, pero al copiar y pegar esta funcin aparecer el error ya que en la celda A4 no hay datos y dicha frmula para este caso incluye como parmetro esta celda.

Para utilizar este formato hay que seguir los siguientes pasos:

1. Se observa que las celdas D7 a D11 estn con un error de #N/A. 2. Se observa en la barra de frmulas que aparece la funcin BUSCARV

o CONSULTAV. 3. Seleccionar las celdas D5 a D11. 4. Clic en la pestaa Inicio. 5. Buscar Formato condicional. 6. Clic en Nueva regla.

Figura 9: Formato condicional

2

1

Figura 10: Formato condicional aplicacin nueva regla

7. Seleccionar el tipo de regla aplicar formato a las celdas que contengan.

8. Seleccionar la opcin Errores. 9. Hacer clic en Formato.

6

3

5 4

Figura 11: Aplicar formato condicional

10. En la ventana desplegada, en la opcin color, seleccionar blanco. 11. Clic en Aceptar en la ventana formato de celdas y en la ventana

nueva regla de formato.

7

9

8

Figura 12: Aplicar formato condicional color

Inmediatamente las celdas donde apareca el error #N/A desaparece, pero sigue guardando la frmula para cuando sea utilizada, tambin se observa que cuando se seleccionan las celdas, el error se ve pero en color blanco.

11

10

Figura 13: Resultado aplicacin formato condicional

Referencias

Servicio Nacional de Aprendizaje, SENA. (2010). Manejo de Herramientas Microsoft Office 2007: Excel. Colombia: Autor.

Control del documento

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor William Andrs

Taborda Contratista

Centro

Agroindustrial

Regional Quindo

Mayo de

2012

Adaptacin Ana Mara Mora

Jaramillo

Guionista -

Lnea de

produccin

Centro

Agroindustrial

Regional Quindo

Septiembre

de 2013