Microsoft Project 2013 Chuong VII (Tieng VIet)

Microsoft Project 2013 by [email protected]

Theo dõi sự thực hiện của kế hoạch

Cho đến lúc này, bạn mới chỉ tập trung vào phát triển việc lập kế hoạch của dự án và truyền tải các chi tiết của một kế hoạch trước khi công việc ngoài thực tế bắt đầu thực hiện. Do Chương VII 101

Chương VII:Chương VII:


đó, khi công việc bắt đầu thực hiện, chúng ta bước vào giai đoạn tiếp theo của công việc quản lý dự án: Theo dõi sự thực hiện. Theo dõi được hiểu là ghi chép các chi tiết như những ai đã làm những việc gì, công việc đã được thực hiện khi nào, và với chi phí là bao nhiêu. Những chi tiết này thường được gọi là các sự việc thực tế đã diễn ra-actual.

Theo dõi các sự việc thực tế đã diễn ra là điều cần thiết để thực sự quản lý một dự án, cũng như để so sánh với kế hoạch đã lập của nó. Người quản lý của dự án cũng phải biết các nhóm thực hiện như thế nào và khi nào thì có các hành động chấn chỉnh. Bằng cách theo dõi đúng cách sự thực hiện của dự ánh và so sánh nó với kế hoạch ban đầu (được lưu trong một đường cơ sở -baseline ), bạn có thể trả lời các câu hỏi như sau :

- Các nhiệm vụ có bắt đầu và kết thúc theo kế hoạch hay không? Nếu không, cái gì sẽ ảnh hưởng đến ngày kết thúc của dự án ?

- Các tài nguyên sử dụng thời gian nhiều hơn hay ít hơn hơn so với kế hoạch để hoàn thành nhiệm vụ?

- Các chi phí của nhiệm vụ cao hơn dự kiến có làm tăng chi phí tổng thể của dự án?

Lưu ý: Khi bạn nhập các sự việc thực tế đã diễn ra, chẳng hạn như các giá trị về thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu, hoặc kết thúc thực tế, bạn có thể quan sát các giá trị về thời hạn thực hiện, ngày bắt đầu hoặc kết thúc được lên tiến độ trong kế hoạch của bạn thay đổi. Những thay đổi như vậy là kết quả của việc Project chủ động tính toán lại kế hoạch, chúng ta sẽ nói đến điều này khi nó xảy ra trong các ví dụ sau đây.

Project cung cấp nhiều nhiều cách để theo dõi sự thực hiện. Việc bạn lựa chọn cách thức theo dõi nào nên tùy thuộc vào mức độ của chi tiết hoặc việc kiểm soát theo yêu cầu của bạn, các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan khác. Theo dõi chính xác các chi tiết của một dự án đòi hỏi phải thêm sự làm việc từ bạn và có thể là từ các tài nguyên đang làm việc trong dự án. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu theo dõi sự thực hiện, bạn nên xác định mức độ chi tiết bạn cần.

Các mức độ khác nhau của việc theo dõi các chi tiết:

- Ghi chép sự làm việc của dự án đúng như tiến độ đã lập. Mức độ này hoạt động tốt nhất khi tất cả mọi thứ trong dự án xảy ra đúng như kế hoạch.

- Ghi chép tỷ lệ phần trăm hoàn thành của từng nhiệm vụ, đó là các giá trị chính xác hoặc ở các mức như 25%, 50%, 75% hoặc 100%.

- Ghi chép ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian làm việc thực tế và thời hạn thực hiện thực tế và còn lại đối với từng nhiệm vụ hoặc sự phân công.

- Theo dõi sự làm việc ở mức độ phân công theo khoảng thời gian. Đây là mức độ chi tiết nhất của việc theo dõi. Ở đây, bạn ghi lại thời gian làm việc thực tế từng ngày, từng tuần hoặc theo các khoảng thời gian khác.

Bởi vì các phần khác nhau của một dự án có thể có các nhu cầu theo dõi khác nhau nên bạn có thể cần phải áp dụng một cách thức là sự kết hợp giữa các phương thức theo dõi theo các nhu cầu đó trong một dự án. Ví dụ, bạn có thể muốn theo dõi các nhiệm vụ có tính rủi ro cao ở mức tỉ mỉ hơn những nhiệm vụ có tính rủi ro thấp. Trong chương này, bạn sẽ thực hiện việc theo dõi theo ba mức độ chi tiết đầu tiên đã được liệt kê ở trên, còn mức độ chi tiết thứ 4 ( theo dõi sự làm việc ở mức độ phân công theo khoảng thời gian) sẽ được đề cập trong Chương 13.

7.1. Lưu một đường cơ sở cho kế hoạch của bạn.Sau khi phát triển một kế hoạch, một trong những hoạt động quan trọng nhất của bạn khi

làm người quản lý của dự án là ghi chép lại các sự việc thực tế diễn ra và đánh giá sự thực hiện của dự án. Khi bạn ghi chép các sự việc thức tế diễn ra hoặc cập nhật kế hoạch của bạn, kế hoạch gốc ban đầu sẽ có khả năng sẽ thay đổi. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi kế hoạch ở trạng thái gốc ban đầu của nó.

Chương VII 102


Để đánh giá sự thực hiện của dự án một cách đúng đắn, bạn sẽ so sánh sự thực hiện thực tế của dự án với kế hoạch gốc ban đầu của bạn. Kế hoạch gốc ban đầu này được gọi là kế hoạch đường cơ sở-Baseline plan hoặc chỉ đơn giản gọi là đường cơ sở-Baseline. Một đường cơ sở là một tập hợp của những giá trị quan trọng về tiến độ, chi phí và thời gian làm việc, bao gồm một số giá trị phân bổ theo thời gian (gọi là các giá trị theo pha thời gian-timephased).

Lưu ý: Trong chương 13 bạn sẽ làm việc với timephased.

Khi bạn lưu một đường cơ sở, Project tạo một bản chụp nhanh về các giá trị hiện tại và lưu nó vào trong kế hoạch của bạn để so sánh trong tương lai. Bạn nên lưu đường cơ sở khi:

- Bạn đã phát triển kế hoạch ở mức độ đầy đủ nhất có thể. (Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn không thể bổ sung các nhiệm vụ, các tài nguyên hoặc các sự phân công tới kế hoạch sau khi công việc đã bắt đầu- điều này thường không thể tránh khỏi).

- Bạn vẫn chưa bắt đầu nhập các giá trị thực tế, chẳng hạn như tỷ lệ phần trăm hoàn thành của một nhiệm vụ.

Các giá trị cụ thể được lưu trong một đường cơ sở bao gồm một số trường dữ liệu về nhiệm vụ, tài nguyên và các sự phân công và cũng như các trường dữ liệu theo pha thời gian.

Các trường dữ liệu về nhiệm vụ

Các trường dữ liệu về tài nguyên

Các trường dữ liệu về sự phân công

Ngày bắt đầu-Start Thời gian làm việc-Work và thời gian làm việc theo pha thời gian -timephased work

Ngày bắt đầu-Start

Ngày kết thúc-Finish Chi phí-Cost và chi phí theo pha thời gian -Timephased cost

Ngày kết thúc-Finish

Thời hạn thực hiện-Duration Thời gian làm việc-Work và thời gian làm việc theo pha thời gian-timephased work

Thời gian làm việc-Work và thời gian làm việc theo pha thời gian -Timephased work

Chi phí-Cost và chi phí theo pha thời gian -Timephased cost

Project cung cấp không chỉ một mà còn lên đến 11 đường cơ sở trong một kế hoạch. Đường cơ sở đầu tiên được gọi là Baseline và các đường còn lại là từ Baseline 1 đến Baseline 10. Lưu nhiều đường cơ sở có thể hữu ích cho các dự án có giai đoạn lên kế hoạch đặc biệt là dài, mà trong đó bạn có thể muốn so sánh các thiết lập về các giá trị giữa các đường cơ sở. Ví dụ, bạn có thể muốn lưu và so sánh các đường cơ sở của kế hoạch theo từng tháng khi các chi tiết của kế hoạch thay đổi. Hoặc bạn có thể muốn lưu một đường cơ sở mới tại các thời điểm khác nhau trong quá trình thực hiện dự án. Ví dụ, Bạn có thể lưu Baseline là đường cơ sở trước khi công việc bắt đầu, Baseline 1 sẽ là đường cơ sở của tháng đầu tiên sau khi công việc bắt đầu, Baseline 2 là của tháng thứ hai tiếp theo và cứ tiếp tục như vậy với các đường cơ sở tiếp theo. Sau đó, bạn có thể xem các đường cơ sở khác nhau này và so sánh chúng với thực tế đã diễn ra-actual trong suốt quá trình thực hiện của dự án.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, kế hoạch ra mắt cuốn sách mới bây giờ đã phát triển đầy đủ. Sự làm việc trong thực tế của dự án sẽ sớm bắt đầu. Để có được sự so sánh sau này giữa sự làm việc thực tế và tiến độ hiện tại với kế hoạch gốc ban đầu, đầu tiên bạn sẽ lưu một đường cơ sở.

Trong ví dụ này, bạn lưu trạng thái hiện tại của một kế hoạch tiến độ làm đường cơ sở và sau đó xem các giá trị về nhiệm vụ trong đường cơ sở.

Bạn cần đến tập tin Simple Tracking_Start nằm trong thư mục tập tin Practises/Chapter 7 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Simple Tracking _Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Simple Tracking.

Chương VII 103


Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Schedule, kích Set Baseline và chọn Set Baseline.

Hộp thoại Set Baseline xuất hiện.

Bạn sẽ thiết lập đường cơ sở này cho toàn bộ dự án bằng cách sử dụng các thiết lập mặc định của hộp thoại.

Bước 2: Nhấn OK.

Project sẽ lưu đường cơ sở mặc dù không có dấu hiệu nào trong khung nhìn Gantt Chart cho thấy có bất cứ điều gì đã thay đổi. Bây giờ bạn sẽ thấy một số thay đổi do việc lưu đường cơ sở.

Lưu ý: Khi làm việc với một kế hoạch mà bao gồm một đường cơ sở đã được lưu, bạn có thể nhìn thấy thời điểm mà nó đã được lưu trong hộp thoại Set Baseline. Ngày mà đường cơ sở được lưu xuất hiện sau tên của đường cơ sở đó trong hộp chọn có nhãn Set Baseline.

Bước 3: Trên tab Task, tại nhóm lệnh View kích vào biểu tường đầu mũi tên bên dưới Gantt Chart và sau đó kích vào Task Sheet.

Khung nhìn Task Sheet xuất hiện. Bởi vì đây là một khung nhìn dạng bảng nên nó không bao gồm biểu đồ Gantt, do đó bạn có thể nhìn thấy nhiều trường dữ liệu có sẵn hơn trong bảng Entry này.

Bây giờ bạn sẽ chuyển sang bảng Variance trong khung nhìn Task Sheet. Bảng Variance là một trong số các bảng có sẵn chứa đựng các giá trị của đường cơ sở.

Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables.

Trong danh sác các bảng được liệt kê, lưu ý tới dấu kiểm bên cạnh mục Entry. Điều này có nghĩa là rằng bảng Entry (nhập dữ liệu) đang được hiển thị trong khung nhìn Task Sheet. Bước tiếp theo, bạn sẽ chuyển sang loại bảng khác.

Bước 5: Kích Variance.

Lưu ý: Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All nằm ở góc trên cùng bên trái ( ở ngay trên cùng cột ID) để chuyển sang một bảng khác.

Bảng Variance xuất hiện. Bảng này bao gồm cả cột ngày bắt đầu, ngày kết thúc của cả kế hoạch tiến độ hiện tại lẫn đường cơ sở được lưu, và chúng được đặt ở bên cạnh để dễ dàng so sánh.

Chương VII 104

Nút Select All


Bởi vì chưa có sự làm việc thực tế nào đã diễn ra và không có sự thay đổi nào tới sự làm việc được lên tiến độ nên các giá trị trong các trường dữ liệu thuộc cột Start và Baseline Start giống hệt nhau, các cột Finish và Baseline Finish cũng như vậy. Sau khi sự làm việc thực tế được ghi chép lại hoặc các điều chỉnh về tiến độ được thực hiện, các giá trị của ngày bắt đầu (Start) và kết thúc (Finish) theo tiến độ hiện tại có thể khác với các giá trị của đường cơ sở. sau đó, bạn có thể nhìn thấy các sự khác biệt được hiển thị trong các cột Variance ( Start Var. Và Finish Var.)

Bước 6: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart.

Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện.

Lưu ý: Project có nhiều khung nhìn dùng để so sánh tiến độ hiện tại với đường cơ sở, nhưng đây là một cách nhanh nhất để xem các giá trị của đường cơ sở trong khung nhìn Gantt Chart: trên tab Format, trong nhóm lệnh Styles Bar, kích Baseline và sau đó kích vào đường cơ sở ( Baseline hoặc Baseline1, … Baseline10 ) mà bạn muốn hiển thị. Project sẽ vẽ các thanh bar Gantt cơ sở cho đường cơ sở mà bạn chọn.

Bây giờ, bạn đã nhìn thấy một số trường dữ liệu của đường cơ sở và đây là lúc để nhập một số sự việc thực tế đã diễn ra.

7.2. Theo dõi sự thực hiện đúng như kế hoạch tiến độ đến một ngày cụ thể

Phương pháp đơn giản nhất để theo dõi sự thực hiện của dự án là báo cáo rằng các công việc ngoài thực tế đang được diễn ra đúng như kế hoạch đã lập. Ví dụ, nếu tuần đầu tiên của một dự án có thời hạn thực hiện là năm tuần đã trôi qua và tất cả các nhiệm vụ của nó đã bắt đầu và kết thúc đúng như tiến độ, thì bạn có thể nhanh chóng ghi lại điều này trong hộp thoại Update Project.

Khi bạn ghi lại sự thực hiện của dự án đến một ngày cụ thể, Project tính toán thời hạn thực hiện thực tế, thời hạn thực hiện còn lại, các chi phí thực tế và các giá trị khác tới ngày cụ thể mà bạn đã nhập vào. Phương pháp này có thể là tốt ngay cả khi các giá trị của thời gian làm việc và chi phí thực tế được tạo ra bởi Project không đúng chính xác với những gì đã xảy ra trong thực tế, nhưng đó cũng gần đủ cho mục đích theo dõi tiến độ của bạn.

Lưu ý: Một cách khác dùng để chỉ ra rằng chỉ những nhiệm vụ nhất định nào đó (không phải toàn bộ kế hoạch) đã được hoàn thành đúng như tiến độ kế hoạch là sử dụng lệnh Mark On Track (trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule). Lệnh này chỉ áp dụng cho các nhiệm vụ được lựa chọn, và nó thiết lập rằng kể từ ngày dự án bắt đầu thực hiện cho đến ngày trạng thái-Status date (nếu bạn thiết lập ngày trạng thái bằng lệnh Status Date trên tab Project, trong nhóm lệnh Status) các nhiệm vụ này đã hoàn thành đúng như kế hoạch. Hoặc nếu bạn chưa thiết lập một ngày trạng thái, thì lệnh đó được áp dụng cho đến ngày hiện tại (ngày hiện tại trên máy tính)-Current date.

Chương VII 105


Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một khoảng thời gian đã trôi qua kể từ khi lưu đường cơ sở trong kế hoạch ra mắt cuốn sách mới. Các nhiệm vụ trong tuần đầu tiên và nữa tuần kế tiếp đã được hoàn thành đúng như kế hoạch đã lập. Bạn cần kê khai các nhiệm vụ đã hoàn thành này trong kế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn theo dõi sự thực hiện của dự án mà kể từ ngày bắt đầu cho đến một ngày cụ thể nào đó các nhiệm vụ đã thực hiện đúng như tiến độ kế hoạch đã lập, dẫn đến Project ghi lại các sự việc thực tế đã diễn ra của dự án.

Bước 1: Trên tab Project, trong nhóm lệnh Status, kích Update Project.

Hộp thoại Update Project xuất hiện.

Bước 2: Đảm bảo là tùy chọn Update work as complete through được chọn. Trong hộp nhập ngày kế bên, nhập hoặc chọn 14/1/15.


Project ghi tỷ lệ phần trăm hoàn thành cho các nhiệm vụ mà được lên tiến độ bắt đầu trước ngày 14 tháng 1. Nó hiển thị sự thực thi này bằng cách vẽ các thanh bar tiến triển-Progress bar trong phần biểu đồ Gantt cho những nhiệm vụ này.

Trong phần biểu đồ Gantt của khung nhìn Gantt Chart, thanh bar Progress cho thấy mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ. Bởi vì nhiệm vụ 2, 3 và 4 đã được hoàn thành nên dấu tích chọn xuất hiện trong cột chỉ số của các nhiệm vụ này, ngoài ra các thanh bar Progress kéo dài trên toàn bộ chiều dài thanh bar Gantt của các nhiệm vụ đó. Còn nhiệm vụ 5 thì mới chỉ hoàn thành một phần.

7.3. Nhập giá trị phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ.Sau khi sự làm việc bắt đầu trong một nhiệm vụ, bạn có thể nhanh chóng ghi lại tiến triển

của nó theo một tỷ lệ phần trăm. Khi bạn nhập một tỷ lệ phần trăm hoàn thành lớn hơn 0, Project sẽ thiết lập ngày bắt đầu thực tế (actual start date) của nhiệm vụ đó để phù hợp với ngày bắt đầu theo tiến độ kế hoạch của nó. Sau đó Project tính toán thời hạn thực hiện thực tế, thời hạn thực hiện còn lại, các chi phí thực tế và các giá trị khác dựa trên tỷ lệ phần trăm bạn nhập Chương VII 106

Dấu tích xuất hiện trong cột chỉ số của các nhiệm vụ đã hoàn thành

Progress bar chỉ ra phần đã hoàn thành của nhiệm vụ


vào. Ví dụ, nếu bạn chỉ rõ rằng một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện là bốn ngày hoàn thành 25 phần trăm thì Project tính toán rằng nhiệm vụ đó có thời hạn thực hiện thực tế là một ngày và thời hạn thực hiện còn lại là ba ngày.

Dưới đây là một số cách thức nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thành:

- Sử dụng nút 0%, 25%, 50%, 75% và 100% Complete trong nhóm lệnh Schedule của tab Task.

- Thêm cột phần trăm hoàn thành (Có nhãn là % Complete ) trong một bảng trong một khung nhìn về nhiệm vụ, và sau đó nhập giá trị bạn muốn.

- Nhập bất kỳ giá trị phần trăm nào mà bạn muốn trong hộp thoại Update Tasks. (Để truy cập vào hộp thoại này, trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở bên phải của lệnh Mark On Track, và sau đó chọn Update Tasks).

- Sử dụng chuột để thiết lập sự hoàn thành trên thanh bar Gantt.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, sự làm việc vẫn tiếp tục trong dự án ra mắt cuốn sách mới. Bạn có thêm các tiến triển về công việc để ghi lại trong kế hoạch theo các giá trị phần trăm hoàn thành.

Trong ví dụ này, bạn sẽ ghi lại tỷ lệ phần trăm hoàn thành của một số nhiệm vụ.

Bước 1: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 5, Design and order marketing material.

Tiến triển của nhiệm vụ này đã được ghi chép lại trong ví dụ trước, nhưng nó vẫn chưa được thiết lập là đã hoàn thành.

Bước 2: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích 100% Complete.

Project ghi lại rằng sự làm việc thực tế của nhiệm vụ này là đúng như tiến độ kế hoạch và kéo dài thanh bar Progress cho đến hết chiều dài của thanh bar Gantt.

Tiếp theo bạn sẽ ghi lại rằng nhiệm vụ cột mốc trong nhiệm vụ khái quát Planning Phase và nhiệm vụ con đầu tiên của nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase đã hoàn thành.

Bước 3: Trong cột Task Name, chọn tên của nhiệm vụ 6, Planning complete!, và trong khi đang giữ phím Ctrl, chọn tên của nhiệm vụ 8, Kickoff book launch meeting.

Bước 4: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, kích 100% Complete.

Chương VII 107


Bởi vì nhiệm vụ 6 là một nhiệm vụ cột mốc không có thời hạn thực hiện nên không có bất kỳ sự thay đổi nào xuất hiện trong biểu tượng của nó trong các phần biểu đồ Gantt của khung nhìn Gantt Chart như đã xảy ra đối với nhiệm vụ 8. Tuy nhiên, bạn có thể nhìn dấu tích thể hiện sự hoàn thành đối với cả hai nhiệm vụ này trong cột chỉ số ID.

Tiếp theo, bạn sẽ có được một cái nhìn rõ ràng hơn về cái cách mà sự tiến triển được hiển thị trong thanh bar Gantt của một nhiệm vụ. Bạn sẽ nhập vào một giá trị phần trăm hoàn thành cho một nhiệm vụ khác.

Bước 5: Kích vào tên của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement.

Bước 6: trên tab Task, trong nhóm lệnh Schedule, kích 50% Complete.

Project sẽ ghi lại rằng sự làm việc thực tế của nhiệm vụ này đúng như tiến độ kế hoạch và sau đó vẽ ra một thanh bar Progress đến một vị trí nào đó trên thanh bar Gantt của nó.

Lưu ý rằng mặc dù 50% công việc của nhiệm vụ 9 đã hoàn thành, nhưng thanh bar Progress không kéo dài tới vị trí 50% chiều dài của thanh bar Gantt. Điều này là do Project đo lường thời hạn thực hiện theo khoảng thời gian làm việc Working time, nhưng lại vẽ thanh bar Gantt kéo dài trên cả khoảng thời gian không làm việc-Nonworking Time, và trong trường hợp này thì nó bao gồm cả thứ ba ngày 22 tháng 1 là một ngày không làm việc ( một ngày ngoại lệ mà bạn đã thiết lập trong các ví dụ trước đó).

Bước 7: Trong phần biểu đồ ( phía bên phải) của khung nhìn Gantt Chart, di chuyển con trỏ chuột bên trên thanh bar Progress bên trong thanh bar Gantt của nhiệm vụ 9 và di chuyển dọc theo nó cho đến khi biểu tượng con trỏ chuột thay đổi thành ký hiệu phần trăm+ mũi tên hướng sang phải, một ScreenTip của thanh bar Progress đó sẽ xuất hiện.

ScreenTip của thanh Progress thông báo cho bạn về tỷ lệ phần trăm hoàn thành của nhiệm vụ và các giá trị theo dõi khác.

Dưới đây là một số lời khuyên và gợi ý thêm cho cách nhập tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ:

- Bạn cũng có thể thiết lập phần trăm hoàn thành bằng cách di chuyển con trỏ chuột đến điểm đầu của một thanh bar Gantt ( đối với các nhiệm vụ chưa được ghi lại sự tiến triển) hoặc

Chương VII 108


thanh bar Progress ( Đối với nhiệm đã ghi lại sự tiến triển). Khi con trỏ chuột thay đổi thành ký hiệu phần trăm và mũi tên hướng sang bên phải, thì nhấn và giữa phím trái chuột rồi kéo con trỏ chuột từ trái sang phải. Khi bạn làm như vậy, hãy chú ý tới ngày ở bên cạnh nhãn “Complete through" xuất hiện trong một ScreenTip như hình minh họa dưới đây.

- Nếu bạn có thể thu thập được ngày bắt đầu thực tế của một nhiệm vụ thì hãy ghi lại ngày thực tế bắt đầu (được mô tả trong phần kế tiếp) và sau đó ghi lại một tỷ lệ phần trăm hoàn thành.

- Theo mặc định, Project thể hiện thanh bar Gantt kéo dài trên cả những ngày không làm việc-Nonworking time (chẳng hạn như ngày cuối tuần) như bạn thấy trong phần này. Tuy nhiên, Project cũng có thể không thể hiện sự kéo dài này lên cả những ngày không làm việc, nhìn bề ngoài thì sự thể hiện này nói lên không có sự làm việc nào trong nhiệm vụ diễn ra trong thời gian không làm việc. Nếu bạn thích kiểu trình bày này, kích chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trong phần biểu đồ trong khung nhìn Gantt Chart ( chỉ trừ trên các thanh bar, liên kết, nhãn và biểu tượng) và chọn Nonworking Time trong Shortcut Menu xuất hiện. Trong hộp thoại Timescale, kích vào tab Non-Working Time. Bên cạnh nhãn Draw chọn tùy chọn In front of task bars.

- Và đây là một kỹ thuật đơn giản để theo dõi các dự án có nhiều nhiệm vụ có thời hạn thực hiện ngắn mà không yêu cầu theo dõi chi tiết. Chỉ sử dụng các giá trị hoàn thành là 0%, 50%, và 100%. 0% có nghĩa là sự làm việc trên nhiệm vụ chưa bắt đầu, 50% nghĩa là sự làm việc đã bắt đầu, và 100% có nghĩa là nhiệm vụ đã hoàn thành. Nếu bạn chỉ cần biết những nhiệm vụ nào đang tiến triển và những nhiệm vụ nào đã hoàn thành thì đây là dạng theo dõi đơn giản nhất mà bạn có thể áp dụng.

7.4. Nhập các giá trị thực tế cho nhiệm vụ.Một cách chi tiết hơn để giữ cho tiến độ của bạn được cập nhật là ghi lại những thực tế gì

đã diễn ra đối với từng nhiệm vụ trong dự án của bạn. Bạn có thể ghi lại ngày bắt đầu, kết thúc, thời gian làm việc và thời hạn thực hiện thực tế cho từng nhiệm vụ. Ví dụ, khi bạn nhập thời hạn thực hiện thực tế là 3 ngày cho một nhiệm vụ có thời hạn thực hiện dự kiến là 5 ngày ( tức là có 40 giờ làm việc), Project sẽ tính toàn thời gian làm việc thực tế là 24 giờ, phần trăm hoàn thành là 60% và thời hạn thực hiện còn lại là 2 ngày.

Khi bạn nhập các giá trị thực tế khác với kế hoạch tiến độ, Project sử dụng các quy tắc sau đây để cập nhật kế hoạch tiến độ:

- Khi bạn nhập ngày bắt đầu thực tế của một nhiệm vụ, Project sẽ di chuyển ngày bắt đầu của kế hoạch tiến độ để phù hợp với ngày bắt đầu thực tế.

- Khi bạn nhập ngày kết thúc thực tế của một nhiệm vụ, Project sẽ di chuyển ngày kết thúc của kế hoạch tiến độ để phù hợp với ngày kết thúc thực tế và thiết lập là nhiệm vụ hoàn thành 100% .

- Khi bạn nhập một thời gian làm việc thực tế của nhiệm vụ, Project tính toán lại thời gian làm việc còn lại, nếu có.

- Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó ít hơn thời hạn thực hiện dự kiến theo kế hoạch tiến độ thì Project sẽ lấy thời hạn thực hiện theo kế hoạch trừ đi thời hạn thực hiện thực tế để tính ra thời hạn thực hiện còn lại.

- Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó bằng thời hạn thực hiện dự kiến theo kế hoạch tiến độ thì Project sẽ thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100%.

- Khi bạn nhập vào một thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ, nếu nó dài hơn thời hạn thực hiện dự kiến theo kế hoạch tiến độ thì Project sẽ điều chỉnh thời hạn thực hiện theo kế hoạch cho phù hợp với thời hạn thực hiện thực tế và thiết lập nhiệm vụ hoàn thành 100%.

Chương VII 109


Bởi vì kế hoạch tiến độ của bạn được cập nhật với các giá trị thực tế nên nó sẽ có khả năng thay đổi. Tuy nhiên là kế hoạch tiến độ gốc ban đầu đã được lưu trong một đường cơ sở vẫn không bị thay đổi.

Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, một vài ngày đã trôi qua và sự làm viện trong dự án ra mắt cuốn sách mới vẫn tiến triển. Các tài nguyên thực hiện các công việc có phản hồi cho bạn rằng sự tiến triển ngoài thực tế khác đôi chút so với kế hoạch tiến độ, và bạn muốn ghi lại những thực tế này và quan sát ảnh hưởng của nó tới toàn bộ kế hoạch.

Trong ví dụ này, bạn ghi lại các thời gian làm việc thực tế cho một số nhiệm vụ, cũng như ngày bắt đầu, kết thúc thực tế đối với các nhiệm vụ khác.

Bước 1: trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Tables và sau đó chọn Work.

Bảng Work xuất hiện.

Lưu ý: Bạn có thể hiển thị bất cứ bảng nào mà có liên quan nhất tới các chi tiết mà bạn đang hướng đến khi theo dõi sự tiến triển trong một kế hoạch. Các bảng hữu ích bao gồm bảng Work, tập trung vào thời gian làm việc và bảng Cost, tập trung vào các giá trị chi phí. Bảng Tracking là một bảng toàn diện nhất khi ghi lại hoặc xem sự tiến triển.

Bước 2: Nếu cần thiết, kéo thanh chia đứng khung nhìn sang bên phải để lộ cột cuối cùng trong bảng Work có nhãn là W%. Comp (% Work Complete).

Bảng này bao gồm cả cột tổng thời gian làm việc theo kế hoạch tiến độ ( cột nhãn Work), cột tổng thời gian làm việc thực tế (Actual) và cột tổng thời gian làm việc còn lại (Remaining). Bạn sẽ đề cập tới các giá trị trong các cột này khi bạn cập nhật cho các nhiệm vụ.

Trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart, bạn có thể thấy rằng nhiệm vụ 9 đã hoàn thành một phần. Trong bảng Work , chú ý tới giá trị thời gian làm việc thực tế ( cột Actual) là 8 giờ. 8 giờ này là kết quả của việc thiết lập nhiệm vụ đã hoàn thành 50% ở trong ví dụ trước. Nhiệm vụ có tổng số giờ làm việc là 16 giờ, do hoàn thành 50% nên dẫn đến thời gian làm việc thực tế là 8 giờ và thời gian làm việc còn lại cũng là 8 giờ. Bây giờ bạn muốn ghi lại rằng nhiệm vụ này bây giờ đã hoàn thành nhưng với thời gian làm việc thực tế nhiều hơn so với dự kiến trong kế hoạch tiến độ.

Bước 3: Trong trường dữ liệu thuộc cột Actual của nhiệm vụ 9, Prepare book P&L statement, gõ hoặc chọn 24 và sau đó nhấn phím Enter.

Project ghi lại rằng tổng thời gian làm việc của nhiệm vụ số 9 là 24 giờ và nhiệm vụ đã hoàn thành. Bởi vì 24 giờ lớn hơn so với 16 giờ dự kiến ban đầu 16 (có thể nhìn thấy trong trường dữ liệu thuộc cột có nhãn Baseline), Project đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành và kéo dài thanh bar Gantt của nhiệm vụ này để chỉ ra giằng thời hạn thực hiện đã dài hơn.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ nhập ngày bắt đầu thực tế và thời hạn thực hiện thực tế của

các nhiệm vụ khác trong nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase.

Bước 4: Trong cột Task Name, kích chọn nhiệm vụ 10, Plan author’s travel.

Thực tế thì nhiệm vụ này đã bắt đầu ngày làm việc trước ngày dự kiến trong kế hoạch tiến độ 1 ngày ( ngày dự kiến là thứ tư ngày 21/1) và mất tổng cộng bảy ngày để hoàn thành. Bạn sẽ ghi lại các thông tin này trong hộp thoại Update Tasks.

Bước 5: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở bên cạnh nút Mark on Track và sau đó kích vào Update Tasks.Chương VII 110


Hộp thoại Update Tasks xuất hiện. Hộp thoại này cho thấy các giá trị của ngày bắt đầu, kết thúc và thời hạn thực hiện của nhiệm vụ trong thực tế lẫn kế hoạch tiến độ, ngoài ra có cả thời gian thực hiện còn lại. Trong hộp thoại này, bạn có thể cập nhật các giá trị thực tế và còn lại.

Bước 6: Trong trường dữ liệu nhập có nhãn Start thuộc khu vực Actual ở phía bên trái hộp thoại, gõ hoặc chọn 20/01/15.

Bước 7: Trong trường dữ liệu nhập có nhãn Actual dur, gõ hoặc chọn 7d.


Project ghi lại ngày bắt đầu và thời hạn thực hiện thực tế, thời gian làm việc thực tế và thời gian làm việc theo kế hoạch của nhiệm vụ này. Những giá trị này cũng cuộn lên nhiệm vụ khái quát Internal Launch Phase (nhiệm vụ 7) và nhiệm nhiệm tổng quát (nhiệm vụ 0), bạn lưu ý tới các trường dữ liệu được làm nổi bật do bị thay đổi.

Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ ghi lại rằng nhiệm vụ 11 đã bắt đầu như kế hoạch nhưng mất nhiều thời gian hơn so dự kiến để hoàn thành.

Bước 9: Trong cột Task Name, kích chọn nhiệm vụ, Channel Sales prep.

Bước 10: Trên tab Task, tại nhóm lệnh Schedule, click vào biểu tượng đầu mũi tên ở bên cạnh nút Mark on Track và sau đó kích vào Update Tasks.

Hộp thoại Update Tasks xuất hiện.

Bước 11: Trong trường dữ liệu Actual dur, gõ hoạch chọn 7d, và sau đó nhấn OK.

Project ghi lại thời hạn thực hiện thực tế của nhiệm vụ này. Hãy nhớ rằng giá trị thời hạn thực hiện thực tế "7d" ở đây nghĩa là bảy ngày làm việc chứ không không phải bảy ngày theo lịch.

Chương VII 111


Bởi vì bạn đã không chỉ rõ ngày bắt đầu thực tế, Project giả định rằng nhiệm vụ đã bắt đầu như dự kiến trong kế hoạch tiến độ. Tuy nhiên, thời hạn thực hiện thực tế mà bạn nhập vào đã khiến Project tính toán ra một ngày kết thúc thực tế muộn hơn so với ngày kết thúc dự kiến gốc ban đầu. Tương tự như vậy, thời gian làm việc thực tế (112 giờ) là lớn hơn so với thời gian làm việc dự kiến ban đầu (80 giờ).

Lưu ý: Bạn cũng có thể áp dụng tất cả các phương pháp theo dõi đã được nói đến trong chương này cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công. Bạn cũng có thể ghi lại ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn thực hiện thực tế hoặc thời hạn thực hiện còn lại cho các nhiệm vụ có chế độ tiến độ thủ công.

* Nghiệp vụ quản lý dự án: Dự án đang trong theo dõi ?

Đánh giá đúng hiện trạng của dự án có thể rất khó khăn. Hãy xem xét các vấn đề sau:

- Đối với rất nhiều nhiệm vụ, có thể rất khó để đánh giá tỷ lệ phần trăm hoàn thành của chúng. Khi nào thì thiết kế của một kỹ sư về một động cơ lắp ráp mới hoàn thành 50 phần trăm công việc? Hoặc khi nào thị bộ mã của một lập trình viên viết cho một module phần mềm hoàn thành 50 công việc? Việc báo cáo tiến triển của công việc, trong nhiều trường hợp, là một sự nỗ lực về phỏng đoán và có tính rủi ro.

- Phần thời gian trôi đi của thời hạn thực hiện của một nhiệm vụ không phải lúc nào cũng tương ứng với số lượng công việc hoàn thành. Ví dụ, ban đầu một nhiệm vụ có thể yêu cầu tương đối ít sự nỗ lực, nhưng sau đó nó có thể yêu cầu sự làm việc nhiều hơn nữa khi thời gian trôi đi. ( Nhiệm vụ này còn được gọi là nhẹ trước nặng sau Back-loaded task). Khi thời hạn thực hiện đã trôi qua 50 phần trăm nhưng có không đến 50% thời gian làm việc của nó sẽ được hoàn thành. Trong thực tế, Project theo dõi cả hai giá trị: % Complete theo dõi tỉ lệ phần trăm thời hạn thực hiện của nhiệm vụ đã được hoàn thành, trong khi đó % Work Complete theo dõi tỷ lệ phần trăm thời gian làm việc của nhiệm vụ đã được hoàn thành.

- Các tài nguyên được phân công tới một nhiệm vụ có thể có tiêu chí về cái gì được tạo thành khi nhiệm vụ hoàn thành khác với tiêu chí được quyết định bởi người quản lý của dự án hoặc các tài nguyên được phân công tới các nhiệm vụ kế nhiệm. Nói cách khác, các nhóm thiếu một sự định nghĩa chung về việc đã làm.

Lập kế hoạch và truyền đạt dự án tốt có thể giúp bạn tránh hoặc giảm thiểu những điều này và các vấn đề khác nảy sinh trong khi thực hiện dự án. Ví dụ, phát triển các thời hạn thực hiện của nhiệm vụ và các giai đoạn báo cáo tình trạng thích hợp sẽ giúp bạn xác định các nhiệm vụ mà đã thay đổi đáng kể so với lúc ban đầu trước khi thực hiện điều chỉnh. Có tiêu chí về sự hoàn thành của nhiệm vụ được soạn thảo và truyền đạt tốt sẽ giúp ngăn chặn những bất ngờ về sản phẩm tạo thành. Tuy vậy, các dự án lớn và phức tạp hầu như sẽ luôn luôn thay đổi so với lúc ban đầu.

Chương VII 112

Documents

Microsoft Project 2013 Chuong VII (Tieng VIet)