Maximera effekten av din mikrocopySkriv bra småtexter i tekniken

Geek girl meetup Sthlm 2010-11-20 Anna Hass, språkkonsult, Expressiva @glimra @Expressiva_AB @AnnaHass

analyseraskriva

bearbeta

Skrivandets tre faser

Se till att du har tid till alla tre stegen. När du bearbetar, skriv ut (du läser tre gånger bättre på papper) och ringa in det bästa med en fin färg. Lyft upp det! Hitta också de viktigaste problemen. Låt gärna någon annan läsa, och låt det gärna gå lite tid mellan skrivandet och bearbetandet.

Kommunikationsprocessen

effekt

Det är inte slut när du har skrivit en text. Du vill att läsaren ska göra något. Är du tydlig med vad du vill att jag ska göra, och hur? Hur ska du få mig att vilja göra det? Tänk dig att alla texter är instruktioner.

Vad vill de att vi ska känna och göra?

Vad funkar bra? Vad ska vi känna?

Vad vill de att vi ska känna och göra?

Vad funkar bra? Vad kan ställa till problem?

Effekter du kanske vill ha ut av din mikrocopy

» Läsaren ska göra rätt» Tvekare ska inte sluta» Tvetydiga val ska bli tydliga» Ni ska verka trevliga och hjälpsamma» Läsaren ska känna sig inkluderad» ...

Läsningens tre steg

1. Orientera: rätt person till rätt plats. Var är jag? Vem ska läsa här? Vart kan jag gå, var ska jag läsa?

2. Informera: lättbegriplig målgruppsanpassad text.Vad vill de att jag ska göra, varför ska jag göra det, hur menar de, vad får jag ut av det här?

3. Aktivera: nästa steg. Vad ska jag göra nu? Hur då? Vad händer sedan?

Inleder med en orienterande text. Fördel: de som kommit fel hittar rätt. Risk: de som kommit rätt känner sig inte bekräftade på det.

Språkkonsultens tips

» Svara på läsarens frågor.

» Gör det oerhört tydligt vad och hur läsaren ska göra. Skriv direkta uppmaningar: fyll i, klicka ...

» Akta dig för teknikförklaringen.

» Använd en trevlig ton och ett personligt språk, precis som du skulle i telefon: du, vi ...

» Var noga med orden: ord som läsaren begriper, och alltid samma ord för samma sak.

Instruktioners tre delar

» Teknikförklaring» Teknikmotivering» Uppmaning

Perspektiv: inifrån tekniken. Vad kan jag göra?

Gör det tydligtvad läsaren ska göra, och hur.

... men jag vill känna mig motiverad först!

Skriv ur läsarens perspektiv. Motivera läsaren: ”Du kan ...”, ”Du får ...”

... betyder egentligen ”Du kan komma och säga vad du tycker att vi ska göra ...”

Ta reda på vad som behövs

» Ta ut statistik för när/var de gör fel eller slutar» Gör användningstester» Fråga användarna vad de undrar över» Kolla vilka frågor folk ställer i telefon/via mejl

och hur ni brukar svara på det

... vilka ord funkar bäst för läsaren?(Och vilka borde aldrig lämna huset?)

Välj läsarens egna konkreta ord

De menar inte samma sak med samma ord.

Läsarens vädjan:

Skriv om mig, inte om din maskin!

Svara på mina frågor! Säg vad jag ska göra och

vad jag får ut av det!

Och nu: lite bonusmaterial.

» Gör texten överblickbar med rubriker, punktlistor och stycken

Skriv effektiva webbtexter:

» Orientera, informera, aktivera

» Skriv enkelt med verb, bindeord och korta ord

» Tala till läsaren: du kan, fyll i, skicka ...

» Skriv ut och se hur sidan ser ut, och låt någon annan granska texten på papper

» Svara på läsarens frågor

Skriv effektiva e-brev:» E-brevet är lika mycket ett riktigt brev som

pappersbrevet, så skriv korrekt och tydligt

» ... men e-brevet behöver vara än mer effektivt.

» Ett ämne per brev!

» Skriv det viktiga även i ärenderaden: Möte 9 istället?

Skriv effektiva beslutsunderlag:» Låt dispositionen lyfta fram resultatet

» Skriv korrekt

» Skriv innehållsrika mellanrubriker som ger överblick

» Skriv effektiva meningar

» Använd snabblästa och begripliga ord

» Skapa en stark textbindning som ger tydlighet och flyt

Skriv effektiva brev och beslut:» Använd du-tilltal till privatpersoner och

namngivna adressater» Svara på läsarens frågor» Slutsatsen/svaret först, motivering sedan,

bakgrunden sist» Laghänvisningar allra sist» Skriv informativa rubriker» Skriv enkelt: Konkreta ord, korta meningar,

bindeord som eftersom, därför, alltså, men

Skriv effektiva protokoll:» Se till att innehållet är användbart:

argumenten till besluten, tydliga sammanhang » Använd snabblästa och begripliga ord:

korta, vanliga ord, många verb» Skriv effektiva meningar:

korta, börja med subjekt+verb, rak ordföljd» Framhäv det viktiga: tydliga beslut, informativa

rubriker, enhetlig form» Skriv korrekt: följ dagens skrivregler

Argumentera för din tes

» Vilken är tesen i texten? ”Du bör arbeta på X-företaget”

» Känsloargument:”Du kommer trivas i vårt gäng”

» Faktaargument: ”Du tjänar x kronor och har bra villkor”

» Pondusargument: ”Vi är en offentlig kunnig organisation, så det vi säger är sant”

Skriv ur läsarens perspektiv» Svara på de frågor läsaren har, i den

ordning hon har dem

» Tala till läsaren med direkt tilltal och uppmaningar

» Låt ”du” komma före ”vi” i texten

» Låt ”du” vara den som gör något i texten: ”Du får” hellre än ”Vi ger dig”

Tre typer av disposition» Kronologisk: Askungen

Det var en gång en ung flicka som bodde hos sin elaka styvmor. Varje dag fick hon städa, skura spisen och släpa tung ved. En dag fick hon hjälp av den goda fen att gå på bal på slottet. Prinsen och flickan blev förälskade, men vid midnatt bröts förtrollningen och flickan var tvungen att fly. Men sen kom prinsen och fann henne, och så levde de lyckliga i alla sina dagar.

» Emfatisk: Trafikkaos vid SlottetEn ung kvinna orsakade trafikkaos på Skeppsbron vid midnatt natten mellan fredag och lördag. Kvinnan hade precis lämnat festligheterna vid Stockholms slott, då hon rusade rakt ut i trafiken. När slottets vakter kom till platsen var kvinnan borta. Hon uppgavs vid tillfället vara klädd i vit balklänning och sakna ena skon.

» Logisk: Bakgrund till skoförlustEftersom Askungen ville ha en make, beslöt hon sig för att gå på bal på slottet. Då klädkoden var aftondräkt och hennes närstående omöjliggjorde framförhållning i planeringen av hennes utstyrsel kände hon sig nödsakad att anlita magisk assistans. Detta föranledde hennes abrupta avvikande från nämnda festligheter, vilket fick till följd att en av hennes fotbeklädnader gick förlorad i slottets omedelbara närhet.

Företag som har tjänstemän kan frivilligt teckna försäkringsavtal Arbetsgivaren kan dock själv svara för ITPs ålderspension. Svenskt Näringsliv rekommenderar att motsvarande Om du anlitar någon som har ett eget företagISS provanställde tolv personer Almega pekar på fem viktiga åtgärderUlf Lindberg konstaterar

Börja meningen med subjekt och verb

För att underlätta den enskildes möjlighet att välja vårdgivare, och för att försäkra medborgarna högkvalitativ och effektiv vård och omsorg, krävs att ett oberoende granskningsinstitut inrättas.

Det krävs ett oberoende granskningsinstitut som kan underlätta den enskildes möjlighet att välja vårdgivare och försäkra medborgarna högkvalitativ och effektiv vård och omsorg.

Balansera vänstertunga meningar

Plocka fram de gömda verbenMed hänsyn till det nedbrytningsförlopp av betong och armering som pågår bör en omfattande reparation, alternativt rivning av bron utföras.

Med hänsyn till det nedbrytningsförlopp (bryta ned) av betong och armering (armera) som pågår bör en omfattande reparation (reparera), alternativt rivning (riva) av bron utföras.

Vi bör låta reparera bron grundligt eller riva den eftersom betongen och armeringen hastigt bryts ned.

om för att som den en

allmänord: bil, cykla, bro, skylt, torg, parkera

allmänna fackord: 30-zon, farthinder, fordon, km/h

formord perifera fackord: upplagssnitt, GC-bro, frifältsvärde, f/d

Ordförrådet

Vad betyder ordet – här?» Man bör undvika att utsätta patienten för en

alltför hög dos av hormoner.

» I de flesta fallen försvann klådan efter utsättning av läkemedlet.

» Utsättning av fisk har varit den vanligaste fiskevårdsåtgärden sedan slutet av 1800-talet.

Välj korta prepositionerUndvik Skriv hellreavseende om, av, iangående omrörande om, för vad gäller om, för när det gäller omgällande om beträffande om, avmed avseende på om, till, föri fråga om omi enlighet med enligt, som

Ord på rätt sätt» Skriv ska hellre än skall» Skriv de eller dem, inte dom» Börja gärna meningar med men eller och» Skriv ett centrum, två centrum, centrumet» Skriv en ordförande, två ordförande;

den sökande, de sökande, men den här sökanden

» Skriv ut förkortningar, även till exempel » Skriv ut procent och kronor» Skriv ut miljoner kronor (förkortat: mnkr)

Tryck på rätt tangenter

» Sätt mellanslag före enheter: 25 %

» Använd fasta mellanslag (ctrl + shift + mellanslag)Ser ut så här om du visar ¶: ·2°000°kronor·

» Använd mjuka bindestreck: språk¬riktig¬het (ctrl + bindestreck)

» Skilj på bindestreck (-) och tankstreck (–) (ctrl + minus på siffertangentbordet)

Det finns hjälpmedel:

» Att skriva bättre i jobbet av Ehrenberg-Sundin m.fl.

» Fästa prat på pränt av Lundin och Wedin

» Tydliga texter av Jenny Forsberg» Skriv bättre texter av Lena Holst» Klarspråk lönar sig, Ds 2006:10» Språkriktighetsboken» Ju av Olle Josephson» Ord för ord» Svensk ordbok, Norstedts

» Svenska skrivregler utgivna av Svenska språknämnden

» www.språkrådet.se» Checklistan Klarspråkstestet,

www.språkrådet.se/testet» Myndigheternas skrivregler» Svenska Akademiens ordlista

(trettonde upplagan)» Svenskt språkbruk. Ordbok

över konstruktioner och fraser» Svenska Akademiens

språklära

Språkanvändningen i offentlig verksamhet, 11 § språklagen:

Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.

I Klarspråkstestet förklaras 38 faktorer som påverkar en texts begriplighet.

Expressiva analyserar texter, redigerar, skriver nytt och håller workshoppar och kurser..

Välkommen att höra av dig! www.expressiva.se