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IINNFFOORRMMEE DDEELL SSEERRVVIICCIIOO
EESSPPEECCIIAALLIIZZAADDOO PPAARRAA LLAA EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN
DDEELL
DDIIAAGGNNOOSSTTIICCOO DDEELL CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO
VVIIGGEENNTTEE
ÍÍNNDDIICCEE
Pagina SINTESIS GERENCIAL 03-08 I. INTRODUCCIÓN 09 II.
ANTECEDENTES 09
2.1. Origen 10 2.2. Objetivos 10 2.3. Alcance 10-11 2.4.
Compromiso de la Alta Dirección 12
III. BASE LEGAL 12 IV. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS
12-16
4.1. Recopilación, Estudio y Análisis de la Información y
documentación disponible sobre las disposiciones, procedimientos y
prácticas de control interno instituidas en el MINAM, como parte de
su Sistema de Control Interno de Operación, así como toda la
Normativa Interna Vinculada con el Control Interno Vigente.
13
4.2. Desarrollo y Procesamiento de Cuestionarios de Control
Interno para su
Aplicación en la Áreas que forma parte de la Organización del
MINAM.
13-14
4.3. Validación de Resultados Entrevistas y Reuniones de Trabajo
Directores y Especialistas.
14-15
4.4. Evaluación y Determinación de Nivel de Implementación y
Adecuación de
la Estructura de Control Interno en Actual Operación, en Línea
con las Disposiciones y Criterios Establecidos por la Ley y Norma
de Control Interno, Identificando, Analizando y Describiendo
algunos Aspectos.
15-16
4.5. Elaboración y Presentación del Plan de Actividades, Informe
de Avance e Informe Final, conteniendo las conclusiones y
recomendaciones que permitan determinar posteriormente el Plan de
Implementación de la Estructura del Sistema de Control Interno en
el MINAM.
16
V. DIAGNÓSTICO DEL CONTROL INTERNO VIGENTE 16-40
5.1. Análisis de la Normatividad Vigente – Cuadro de Brechas.
16-19
-
2
5.2. Nivel de Percepción de los Componentes y Normas básicas de
Control en Función al Resultado de las Encuestas.
20-36
5.3. Situación de las Direcciones en función al resultado de las
entrevistas y reuniones de trabajo con Directores y
Especialistas.
37
5.4. Nivel de Implementación y adecuaciones requeridas para la
adopción de la nueva estructura de control interno.
38-40
5.4.1 Fortalezas y debilidades de los Componentes de las Normas
de Control Interno.
38
5.4.2 Estimación de los recursos necesarios para la
implementación de las acciones en el SCI
39
5.4.3 Medición de la Efectividad de los Controles Internos en
los Procedimientos
39-40
5.4.4 Lineamientos a considerar por el equipo institucional
responsable del proceso de implantación en el sistema de control
interno
40
VI. CONCLUSIONES 41-42
VII. RECOMENDACIONES 42-43
VIII. ANALISIS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERN O
BAJO
UN ENFOQUE INTEGRAL DE GESTION POR PROCESOS 43
IX. CONDICIONES EN EL DESARROLLO DEL SERVICIO 43-44
X. ANEXOS 45-
Anexo N° 01: Entrevista a los Funcionarios del MINAM. 46-47
Anexo N° 02: Determinación de Brechas por Componentes del Control
Interno y
las Normas Internas Relacionadas. 48-66
Anexo Nº 03: Fortalezas y Debilidades de los Componentes de las
Normas de
Control Interno. 67-110
Anexo Nº 04: Estimación de los Recursos necesarios para la
Implementación
de las Acciones en el SCI. 111-125
Anexo Nº 05: Medición de la Efectividad de los Controles
Internos en los
Procedimientos. 126-141
Anexo N° 06: Análisis de Implementar un Sistema de Control
Interno Bajo un
Enfoque Integral de Gestión de Procesos. 142-160
-
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MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEELL AAMMBBIIEENNTTEE
IINNFFOORRMMEE DDEELL SSEERRVVIICCIIOO
EESSPPEECCIIAALLIIZZAADDOO PPAARRAA LLAA EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN
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DDIIAAGGNNOOSSTTIICCOO DDEELL CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO
VVIIGGEENNTTEE
SSIINNTTEESSIISS GGEERREENNCCIIAALL
1. ANTECEDENTES
La Ley Nº 28716, publicada el 18.ABR.2006, - “Ley de Control
Interno de las Entidades del Estado”, se dio con el propósito de
cautelar y fortalecer su sistema de control interno, administrativo
y operativo con acciones y actividades de control previo,
simultáneo y posterior. A través de la Resolución de Contraloría Nº
320-2006-CG, de fecha 03.NOV.2006, la Contraloría General de la
República, aprobó las Normas de Control Interno, que orientan la
efectiva Implantación, Funcionamiento y Evaluación del Control
Interno en las entidades del Estado, con el objetivo de propiciar
el fortalecimiento de los sistemas de control interno y la mejora
de la gestión pública, en relación con la protección del patrimonio
público y el logro de los objetivos y metas de las entidades
comprendidas en el ámbito de competencia del Sistema Nacional de
Control.
Asimismo en concordancia con la normativa antes citada, la
Contraloría General de la República emite la Resolución de
Contraloría N° 458-2008-CG Publicada el 30.OCT.2008, donde se
aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control
Interno en las entidades del Estado.
Así como también la Ley N° 29743, Ley que modifica el Artículo
Nº 10 de la Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las entidades
del estado.
2. ORIGEN
En cumplimiento de las disposiciones de la Ley Nº 28716 - Ley de
Control Interno de las Entidades del Estado, el Ministerio del
Ambiente, convocó la Adjudicación Directa Selectiva Nº
021-2012-MINAM/OGA Primera Convocatoria, otorgándose la Buena Pro
al Consorcio Noles Monteblanco & Asociados S.C. - Rejas, Alva y
Asociados S.C.R.Ltda., habiéndose suscrito el contrato Nº
050-2012-MINAM-OGA, de fecha 18.JUL.2012 Servicio Especializado
para la Elaboración del Diagnostico del Control Interno Vigente en
el Ministerio del Ambiente.
3. OBJETIVOS
El presente servicio especializado, para la elaboración de un
Diagnostico que permita determinar el estado actual del Sistema de
Control Interno, respecto a lo establecido por las Normas de
Control Interno aprobadas por Resolución de Contraloría Nº
320-2066-CG, concordante con la Guía para la implementación del
-
4
Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, aprobada
por Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Es de
precisar que este servicio no es una auditoria, por lo que consiste
en elaborar un diagnostico a fin de determinar en qué situación se
encuentra el Sistema de Control Interno vigente en el Ministerio
del Ambiente.
4. ALCANCE
Para la elaboración del Diagnostico de Control Interno vigente
en el Ministerio del Ambiente - MINAM, se desarrollaron las
siguientes acciones:
a. Recopilación, estudio y análisis de la información y
documentación disponible
sobre las disposiciones, procedimientos y prácticas de control
interno instituidas en el Ministerio del Ambiente, como parte de su
sistema de control interno en operación, así como toda la normativa
interna vinculada con el control interno vigente.
b. Desarrollo y procesamiento de cuestionarios de control
interno para su aplicación a los funcionarios de las áreas que
forman parte de la organización del Ministerio del Ambiente.
c. Validación de resultados mediante entrevistas y reuniones de
trabajo con
Directores y Especialistas responsables tales como:
- Secretaria General, Oficina General de Administración, y
Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Asesoría
Jurídica, Oficina de Asesoramiento de Conflictos y Convenios y
Negociaciones Internacionales.
- Vice Ministerio de Gestión Ambiental: Dirección General de
Políticas, Normas e Instrumentos de Gestión Ambiental, Dirección
General de Calidad Ambiental.
- Vice Ministerio de Desarrollo Estratégico de los Recursos
Naturales: Direcciones Generales de la Diversidad Biológica, y de
Cambio Climático, Desertificación y Recursos Hídricos.
d. Evaluación y determinación del nivel de implementación y
adecuación de la
estructura de control interno en actual operación, en línea con
las disposiciones y criterios establecidos por la Ley y Normas de
Control Interno, identificando, analizando y describiendo los
aspectos siguientes:
- El nivel de desarrollo, organización y vigencia del sistema de
control interno
actual. - Los estándares o elementos de control que conforman el
sistema existente y
su grado de formalidad. - Las deficiencias, vacios y
oportunidades de mejora que presenta el sistema
de control interno en operación. - Los ajustes o adecuaciones
que deben efectuarse e implementarse. - Las prioridades en la
implementación de la estructura de control interno de
acuerdo a los objeticos institucionales establecidos. - Una
estimación de los recursos económicos, materiales y de personal
requeridos para la superación de las deficiencias, vacios y
oportunidades antes mencionadas.
-
5
- Los lineamientos a considerar por el equipo institucional
responsable del proceso de implantación, para la formulación y
ejecución del plan de trabajo correspondiente a la etapa de diseño
e implementación de los componentes del sistema de control, de
acuerdo con lo establecido en la Guía del SCI.
e. Elaboración y presentación de Plan de Actividades, Informe de
Avance e
Informe Final, conteniendo este ultimo las conclusiones y
recomendaciones pertinentes que permitan determinar posteriormente
el plan de adopción e implementación de la estructura del Sistema
de Control Interno en el Ministerio de Ambiente, de conformidad con
la organización y componentes establecidos por la Ley y Normas de
Control Interno.
5. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
El Titular y la Alta Dirección se deben comprometer formalmente
en la implementación del Sistema de Control Interno, así como velar
por su eficaz funcionamiento. El Ministro y los Altos Funcionarios
de todas las Direcciones del Ministerio del Ambiente – MINAM, el
17.NOV.2010 suscribieron el Acta de Compromiso para la
Implementación de Control Interno. Es importante señalar que la
actual gestión del Ministerio del Ambiente – MINAM, ha suscrito el
Acta de fecha 16.FEB.2012, en la cual se compromete a realizar las
acciones necesarias para diseñar, implementar, mantener y
perfeccionar el Sistema de Control Interno.
CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ Otro de los pasos importantes para
implementar un Sistema de Control Interno eficaz, es la
constitución de un Comité de Control Interno encargado de poner en
marcha las acciones necesarias para la adecuada implementación del
Sistema de Control Interno y su eficaz funcionamiento. Es por ello,
que mediante Resolución Ministerial N° 256-2010-MINAM, de fecha
28.DIC.2010, se conformó el Comité de Control Interno del
Ministerio del Ambiente - MINAM, el mismo que fue modificado con la
Resolución Ministerial N° 004-2011-MINAM de fecha 10.ENE.2011.
6. BASE LEGAL
Para la elaboración del Diagnóstico e Implementación de las
Normas de Control Interno del Ministerio del Ambiente, - MINAM, se
consideró la aplicación de los lineamientos, criterios y
disposiciones establecidas en los siguientes documentos:
a) Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y
de la
Contraloría General de la República. b) Ley Nº 28716 - Ley de
Control Interno de las Entidades del Estado. c) Resolución de
Contraloría Nº 320-2006-CG publicada el 03.NOV.2006, que
aprueba las Normas de Control Interno.
-
6
d) Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG publicada el
30.OCT.2008, que aprueba la Guía para la Implementación del Sistema
de Control Interno de las entidades del Estado.
e) Ley N° 29743, - Ley que modifica el Artículo Nº 10 de la Ley
N° 28716 Ley de Control Interno de las instituciones del
Estado.
7. CONCLUSIONES
Sobre la base del resultado del Diagnóstico realizado respecto
de los elementos del Sistema de Control Interno del Ministerio del
Ambiente - MINAM, el nivel de desarrollo, organización y grado de
madurez observado para cada uno de los componentes es el
siguiente:
a) En el Ambiente de Control consideramos que el MINAM se
encuentra en etapa inicial (grado de madurez inicial = 1.89) debido
a que si bien es cierto, se cuenta con documentos como Directivas,
Reglamentos, Procedimientos, Manuales, Políticas, entre otros,
éstos, han sido elaborados para cumplir con la normativa vigente y
mejorar el sistema de control interno del MINAM, que a la fecha se
encuentran en un proceso de redefinición. Cabe mencionar que si
bien es cierto, se ha realizado actividad de difusión entre el
personal del MINAM, con respecto al concepto e importancia del
control interno, todavía la mayor parte del personal desconoce los
temas relacionados con Control Interno y demuestra un mínimo nivel
de participación en las actividades relacionadas.
b) Con respecto a la Evaluación de riesgos: Consideramos que el
MINAM, se encuentra en la etapa inicial casi inexistente (grado de
madurez = 1.20) debido a que no se ha realizado una evaluación
integral de riegos a nivel de todos los procesos del MINAM, siendo
una de las causas, el hecho de no contar con procesos y
macroprocesos adecuadamente identificados y documentados.
El no contar con documentación que permita comprender las
actividades que integran un proceso, disminuye la capacidad del
MINAM para poder efectuar una identificación efectiva de riesgos,
es decir, aquellos relacionados con factores que amenazan el
cumplimiento de uno o más objetivos estratégicos.
c) Con respecto a las Actividades de Control Gerencial al MINAM
se encuentra en etapa en proceso (grado de madurez = 2.27) si bien
es cierto cuenta con documentación integral de sus procesos
mediante el MAPRO (flujogramas y/o narrativas, análisis de
segregación de funciones y sus respectivos controles) no se han
identificado, diseñado o formalizado actividades de control que
permitan aplicar alguna estrategia de respuesta a los riesgos que
podrían aplicar a los procesos del MINAM.
-
7
d) En cuanto al componente de Sistemas de Información y
Comunicación el MINAM se encuentra en la etapa inicial (grado de
madurez = 1.75), debido a que los canales de comunicación interna o
externa no están claramente definidos y formalizados que permitan
un adecuado flujo de información relacionada, directa o
indirectamente, en forma de inputs o outputs, con los objetivos
estratégicos y operativos del MINAM.
Asimismo, existen factores relacionados con la seguridad de los
sistemas de información; generación no oportuna de reportes de
gestión; reprocesos en determinadas actividades, que evidencian una
ausencia de un sistema de control interno.
e) Con relación al componente de Supervisión: El MINAM se
encuentra en etapa en proceso (grado de madurez =2.67), debido a
que se cuenta con normas o procedimientos internos para las
actividades de prevención y monitoreo, monitoreo oportuno del
control interno, Reporte de Deficiencias, Implantación y
Seguimiento de Medidas Correctivas, autoevaluación y Evaluaciones
independientes.
El grado de Maduración en firma general promedio de todos los
componentes es de 1.96, percibiéndose que está en una etapa
inicial, esto es debido a que se encuentra en un proceso de
REDIFINICION de sus instrumentos normativos de gestión y sus
competencias.
Para la comprensión de la madurez de los componentes se detalla
la Matriz de Maduración:
MATRIZ DE MADURACIÓN
MATRIZ DE MADUREZ DEL CONTROL INTERNO COMPONENTES - NORMAS
BASICAS NIVEL DE RIESGO
ASOCIADO
NIVEL - PERCEPCIÓN ESCALA DE MEDICIÓN
1 Inexistente 0 1 Extremo
2
Inicial 1.01 2
Alto Los Componentes de Control Interno se encuentran
formalizados y sus normas básicas se encuentran incorporadas en muy
pocos procesos.
3
En Proceso 2.01 3
Moderado
Los Componentes de Control Interno están definidos formalmente y
sus normas básicas se encuentran en proceso de incorporación
(parcialmente) en los procesos.
4
Implementado 3.01 4
Las Componentes de Control Interno están definidas formalmente y
todos sus componentes y normas básicas se encuentran incorporados
en la mayoría de los de procesos.
5 Optimo 4.01 5 Bajo
-
8
Los Componentes de Control Interno están definidos formalmente y
sus normas básicas se encuentran incorporadas en todos sus
procesos.
8. RECOMENDACIONES
Sobre la base del resultado del Diagnóstico realizado, se
adjunta el Plan de Trabajo de Implementación de las Normas de
Control Interno, que muestra las acciones a implementar por el
MINAM, con relación a la brecha normativa identificada. De otro
lado, del análisis de implementar un sistema de control interno
bajo un enfoque integral de gestión de procesos y que se adjunta en
el Anexo Nº 06, el cual detalla las fases de una implementación
integral, opinamos que el Ministerio del Ambiente – MINAM, está en
una etapa de redefinición de sus competencias y de los instrumentos
normativos de gestión integral es de mayor relevancia aplicar la
recomendación que se incluye en ese acápite.
Lima – Perú, 25 de setiembre de 2012
Consorcio NOLES & REJAS CONSULTING
C.P.C. C. Alfredo O. Rejas Aguilar Socio del Proyecto
-
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EESSPPEECCIIAALLIIZZAADDOO PPAARRAA LLAA EELLAABBOORRAACCIIÓÓNN
DDEELL
DDIIAAGGNNOOSSTTIICCOO DDEELL CCOONNTTRROOLL IINNTTEERRNNOO
VVIIGGEENNTTEE
I. INTRODUCCION
El presente servicio se ha desarrollado de acuerdo con la
naturaleza, cultura organizacional, complejidad operativa,
atribuciones, circunstancias, presupuesto, infraestructura, entorno
normativo y nivel de automatización que corresponde al Ministerio
del Ambiente - MINAM.
Por lo tanto, se empezó con la sensibilización del personal en
el tema de Control Interno, mediante una reunión con los
principales funcionarios del Ministerio del Ambiente – MINAM, en
donde se les explicó el desarrollo del servicio y la importancia
del Sistema de Control Interno, y posteriormente se efectuó un
Taller con participación de personal de todas las Direcciones.
Luego se inicio el desarrolló en sí del diagnóstico que permitirá
determinar las brechas existentes que conduzcan al establecimiento
de los lineamientos, políticas y controles necesarios para la
implementación del Sistema de Control Interno.
Es importante, destacar que el Diagnóstico no interfiere ni se
contrapone con las disposiciones establecidas en la legislación
actual, ni limita la normativa dictada por el Ministerio del
Ambiente - MINAM, con respecto a los sistemas administrativos del
Estado, sino que complementa el adecuado establecimiento e
implementación del Sistema de Control Interno en la
organización.
Esta primera fase es la Planificación, la cual tiene como
objetivo la formulación de un Plan de Trabajo que incluya los
procedimientos orientados a implementar adecuadamente el Sistema de
Control Interno en base al diagnóstico que se viene desarrollando,
siendo aspectos inherentes a esta fase el asegurar el compromiso de
la Alta Dirección y del Comité de Control Interno.
En esta fase se considera la importancia de establecer el
compromiso de todos los niveles organizacionales del Ministerio del
Ambiente – MINAM, y se plantea la formalización de dicho compromiso
mediante documentos que reflejen las acciones a seguir para la
implementación de una adecuada estructura de control interno.
Es importante señalar, que como condición previa existe la
necesidad de contar con el Compromiso formal y por escrito de la
Alta Dirección para el proceso de implementación y la constitución
de un Comité de Control Interno responsable del mismo.
II. ANTECEDENTES
La Ley Nº 28716, publicada el 18.ABR.2006 - Ley de Control
Interno de las Entidades del Estado, se dio con el propósito de
cautelar y fortalecer su sistema
-
10
de control interno, administrativo y operativo con acciones y
actividades de control previo, simultáneo y posterior. A través de
la Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, de fecha 03.NOV.2006,
la Contraloría General de la República, aprobó las Normas de
Control Interno, que orientan la efectiva implantación,
funcionamiento y evaluación del Control Interno en las entidades
del Estado, con el objetivo de propiciar el fortalecimiento de los
Sistemas de Control Interno y la mejora de la gestión pública, en
relación con la protección del patrimonio público y el logro de los
objetivos y metas de las entidades comprendidas en el ámbito de
competencia del Sistema Nacional de Control.
Asímismo, en concordancia con la normativa antes citada, la
Contraloría General de la República emite la Resolución de
Contraloría N° 458-2008-CG, publicada el 30.OCT.2008, donde se
aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control
Interno en las entidades del Estado.
Así como también la Ley N° 29743, Ley que modifica el Artículo
Nº 10 de la Ley N° 28716 Ley de Control Interno de las entidades
del estado.
2.1. ORIGEN
En cumplimiento de las disposiciones de la Ley Nº 28716 - Ley de
Control Interno de las Entidades del Estado, el Ministerio del
Ambiente – MINAM, convocó la Adjudicación Directa Selectiva Nº
021-2012-MINAM/OGA Primera Convocatoria, otorgándose la Buena Pro
al Consorcio Noles Monteblanco & Asociados S.C. - Rejas, Alva y
Asociados S.C.R.Ltda., habiéndose suscrito el contrato Nº
050-2012-MINAM-OGA, de fecha 18.JUL.2012 “Servicio Especializado
para la Elaboración del Diagnostico del Control Interno Vigente en
el Ministerio del Ambiente.”
2.2. OBJETIVOS
El presente servicio especializado, para la elaboración de un
Diagnostico que permita determinar el estado actual del Sistema de
Control Interno, respecto a lo establecido por las Normas de
Control Interno aprobadas por Resolución de Contraloría Nº
320-2066-CG, concordante con la Guía para la implementación del
Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado aprobada por
Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG. Es de precisar
que este servicio no es una auditoria, por lo que consiste en
elaborar un diagnostico a fin de determinar en qué situación se
encuentra el Sistema de Control Interno vigente en el Ministerio
del Ambiente.
2.3. ALCANCE
Para la elaboración del Diagnostico de Control interno vigente
en el Ministerio del Ambiente - MINAM, se desarrollaran las
siguientes acciones: a. Recopilación, estudio y análisis de la
información y documentación
disponible sobre las disposiciones, procedimientos y prácticas
de control interno instituidas en el Ministerio del Ambiente, como
parte de su
-
11
sistema de control interno en operación, así como toda la
normativa interna vinculada con el control interno vigente.
b. Desarrollo y procesamiento de cuestionarios de control
interno para su aplicación a los funcionarios de las áreas que
forman parte de la organización del Ministerio del Ambiente.
c. Validación de resultados mediante entrevistas y reuniones de
trabajo con Directores y Especialistas responsables tales como:
- Secretaria General, Oficina General de Administración, y
Oficina de
Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Asesoría Jurídica,
Oficina de Asesoramiento de Conflictos y Convenios y Negociaciones
Internacionales.
- Vice Ministerio de Gestión Ambiental: Dirección General de
Políticas, Normas e Instrumentos de Gestión Ambiental, Dirección
General de Calidad Ambiental.
- Vice Ministerio de Desarrollo Estratégico de los Recursos
Naturales: Direcciones Generales de la Diversidad Biológica, y de
Cambio Climático, Desertificación y Recursos Hídricos.
d. Evaluación y determinación del nivel de implementación y
adecuación
de la estructura de control interno en actual operación, en
línea con las disposiciones y criterios establecidos por la Ley y
Normas de Control Interno, identificando, analizando y describiendo
los aspectos siguientes:
- El nivel de desarrollo, organización y vigencia del sistema de
control
interno actual. - Los estándares o elementos de control que
conforman el sistema
existente y su grado de formalidad. - Las deficiencias, vacios y
oportunidades de mejora que presenta el
sistema de control interno en operación. - Los ajustes o
adecuaciones que deben efectuarse e implementarse. - Las
prioridades en la implementación de la estructura de control
interno, de acuerdo a los objeticos institucionales
establecidos. - Una estimación de los recursos económicos,
materiales y de
personal requeridos para la superación de las deficiencias,
vacios y oportunidades antes mencionadas.
- Los lineamientos a considerar por el equipo institucional
responsable del proceso de implantación, para la formulación y
ejecución del plan de trabajo correspondiente a la etapa de diseño
e implementación de los componentes del sistema de control, de
acuerdo con lo establecido en la Guía del SCI.
e. Elaboración y presentación de Plan de Actividades, Informe de
Avance
e Informe Final, conteniendo este ultimo las conclusiones y
recomendaciones pertinentes que permitan determinar posteriormente
el plan de adopción e implementación de la estructura del Sistema
de Control Interno en el Ministerio de Ambiente, de conformidad con
la organización y componentes establecidos por la Ley y Normas de
Control Interno.
-
12
2.4. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
El Titular y la Alta Dirección se deben comprometer formalmente
en la implementación del Sistema de Control Interno, así como velar
por su eficaz funcionamiento. El Ministro y los Altos Funcionarios
de todas las Direcciones del Ministerio del Ambiente – MINAM, el
17.NOV.2010 suscribieron el Acta de Compromiso para la
Implementación de Control Interno. Es importante señalar que la
actual gestión del Ministerio del Ambiente – MINAM, ha suscrito el
Acta de fecha 16.FEB.2012, en la cual se compromete a realizar las
acciones necesarias para diseñar, implementar, mantener y
perfeccionar el Sistema de Control Interno. CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ
Otro de los pasos importantes para implementar un Sistema de
Control Interno eficaz, es la constitución de un Comité de Control
Interno encargado de poner en marcha las acciones necesarias para
la adecuada implementación del Sistema de Control Interno y su
eficaz funcionamiento. Es por ello, que mediante Resolución
Ministerial N° 256-2010-MINAM, de fecha 28.DIC.2010, se conformó el
Comité de Control Interno del Ministerio del Ambiente – MINAM, el
mismo que fue modificado con la Resolución Ministerial N°
004-2011-MINAM de fecha 10.ENE.2011.
III. BASE LEGAL
Para la elaboración del Diagnóstico e Implementación de las
Normas de Control Interno del Ministerio del Ambiente, se consideró
la aplicación de los lineamientos, criterios y disposiciones
establecidas en los siguientes documentos:
a) Ley Nº 27785 - Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y
de la
Contraloría General de la República. b) Ley Nº 28716 - Ley de
Control Interno de las Entidades del Estado. c) Resolución de
Contraloría Nº 320-2006-CG publicada el 03.NOV.2006, que
aprueba las Normas de Control Interno. d) Resolución de
Contraloría Nº 458-2008-CG publicada el 30.OCT.2008, que
aprueba la Guía para la Implementación del Sistema de Control
Interno de las entidades del Estado.
e) Ley N° 29743, - Ley que modifica el Artículo Nº 10 de la Ley
N° 28716 Ley de Control Interno de las instituciones del
Estado.
IV. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES CUMPLIDAS
De acuerdo al capítulo III “Términos de Referencia” numeral, 3
Alcance del Servicio, para la elaboración del Diagnostico de
Control Interno vigente en el Ministerio del Ambiente, se han
realizado las siguientes acciones:
-
13
4.1. Recopilación, Estudio y Análisis de la Información y
documentación
disponible sobre las disposiciones, procedimientos y prácticas
de control interno instituidas en el MINAM, como parte de su
Sistema de Control Interno de Operación, así como toda la Normativa
Interna Vinculada con el Control Interno Vigente.
Actividades Realizadas:
a) Requerimientos de Información
Hemos cumplido con requerir a la entidad la información sobre la
normativa y los procesos que han implementado en consideración a
las Normas de Control Interno, esta ha sido alcanzada en forma
satisfactoria.
b) Taller de Sensibilización Control Interno
Los talleres de sensibilización, tienen como finalidad crear
conciencia en todo el personal sobre la importancia de Sistema de
Control Interno en la entidad, y para tal fin se plantearon
desarrollar dos (02) sesiones de noventa (90) minutos cada una; los
días 01.AGO.2012 y 02.AGO.2012 de 5.30 p.m. a 7.00 p.m
respectivamente.
Al respecto, debemos indicar que en coordinación con la Oficina
General de Administración, solo se realizo un solo taller el día
07.AGO.2012 de 5.40 pm a 07:00 pm, en el local de la Sociedad
Nacional de Industrias situado en Calle Los Laureles Nº 365 San
Isidro, con una asistencia de Veintitrés (23) servidores.
4.2. Desarrollo y Procesamiento de Cuestionarios de Control
Interno para
Aplicación en las Áreas que forman parte de la Organización del
MINAM.
Encuestas: Con el objeto de obtener la percepción sobre el
funcionamiento e implementación de los Componentes de Control
Interno, Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de
Control, Información y Comunicación y Supervisión, establecidos en
las Normas de Control Interno, y tomando en consideración la
composición de la fuerza laboral distribuida en treinta y cuatro
(34) trabajadores que se encuentran dentro del marco laboral del
Decreto Legislativo Nº 728 “Ley de Productividad y Competitividad
Laboral” y trescientos cuarenta y dos (342) servidores bajo la
modalidad de Contrato Administrativo de Servicios – CAS, haciendo
un total de trescientos setenta y seis (376) personas. Se cumplió,
con remitir una encuesta a los trescientos setenta y seis (376)
trabajadores, en coordinación con la Oficina de General de
Administracion y la Secretaria General, habiéndose recibido a la
fecha ciento noventa y cinco (195) encuestas resueltas lo que
representa un 51.86 % de la población total.
-
14
RELACION DE ENCUESTAS PROCESADAS POR CADA AREA DEL
MINISTERIO
DEL AMBIENTE
DIRECCION O AREA Nº DE
SERVIDORES
Nº DE ENCUESTAS
PROCESADAS
DM DESPACHO MINISTERIAL 8 0
CMA COMISION MULTISECTORIAL AMBIENTAL 0 0
CCA COMISION CONSULTIVA AMBIENTAL 0 0
OCI OFICINA DE CONTROL INSTITUCIONAL 6 6
PP PROCURADURIA PUBLICA 18 0
TSCA TRIBUNAL DE SOLUCION DE CONTROVERSIAS AMBIENTALES
0 0
SG SECRETARIA GENERAL 53 11
OGA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION 79 45
OAJ OFICINA DE ASESORIA JURIDICA 6 3
OPP OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO 18 15
OCNI OFICINA DE COOPERACION Y NEGOCIACIONES INTERNACIONALES
5 2
OAASA OFICINA DE ASESORAMIENTO EN ASUNTOS SOCIO-AMBIENTALES
7 7
VGA VICEMINISTERIO DE GESTION AMBIENTAL 8 1
DGPNIGA DIRECCION GENERAL DE POLITICAS, NORMAS E INSTRUMENTOS DE
GESTION AMBIENTAL
22 9
DGCA DIRECCION GENERAL DE CALIDAD AMBIENTAL 35 29
DGECCA DIRECCION GENERAL DE EDUCACION, CULTURA Y CIUDADANIA
AMBIENTAL
15 9
DGIIA DIRECCION GENERAL DE INVESTIGACION E INFORMACION
AMBIENTAL
10 10
VDERN VICEMINISTERIO DE DESARROLLO ESTRATEGICO DE LOS RECURSOS
NATURALES
8 3
DGDB DIRECCION GENERAL DE LA DIVERSIDAD BIOLOGICA 17 2
DGCCDRH DIRECCION GENERAL DE CAMBIO CLIMATICO, DESERTIFICACION Y
RECURSOS HIDRICOS
14 9
DGOT DIRECCION GENERAL DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL 35 22
DGEVFPN DIRECCION GENERAL DE EVALUACION, VALIDACION Y
FINANCIAMIENTO DEL PATRIMONIO NATURAL
12 12
376 195
PORCENTAJE 51.86 %
4.3. Validación de Resultados de las Entrevistas y Reuniones de
Trabajo
con Directores y Especialistas
A fin de tener una percepción directa sobre el funcionamiento
del Sistema de Control, Interno se realizaron entrevistas con los
funcionarios responsables de las Direcciones Ejecutivas del
Ministerio, así como con diversos Especialistas vinculados a los
procesos claves de las referidas Direcciones como se detalla en el
cuadro a continuación;
-
15
DIRECCIÓN ENTREVISTA Y VALIDACION DE PROCEDIMIENTOS
CON ESPECIALISTAS
1. Secretaria General N/A
2. Oficina General de Administración
Especialista responsable de Tesorería Especialista responsable
de Contabilidad Especialista responsable de Logística Especialista
responsable de Recursos Humanos
3. Oficina de Asesoría Jurídica Abogado Especialista en Asuntos
Administrativos
4. Oficina de Planeamiento y Presupuesto Especialista en
Racionalización
5. Oficina de Cooperación y Negociaciones Internacionales
Especialista de Cooperación Internacional
6. Oficina de Asesoramiento en Asuntos Socio Ambientales
Asistente Administrativo
7. Vice Ministerio de Desarrollo Estratégico de los Recursos
Naturales
N/A
8. Dirección General de Diversidad Biológica
Especialista en la Gestión de Flora
9. Dirección General de Cambio Climático, Desertificación y
Recursos Hídricos
Especialista en gestión , desertificación y recursos
hídricos
10. Dirección General de Ordenamiento Territorial - DGOT
Coordinador Administrativo
11. Dirección General de Evaluación, Valoración y Financiamiento
del Patrimonio Natural
Especialista en formulación de proyectos
12. Vice Ministerio de Gestión Ambiental N/A
13. Dirección General de Políticas, Normas e Instrumentos de
Gestión Ambiental
Especialista en política y normatividad ambiental
14. Dirección General de Calidad Ambiental Especialista en
Gestión de Sustancias Químicas
15. Dirección General de Educación, Cultura y Ciudadanía
Especialista Administrativo y la Técnico en Educación
Ambiental
16. Dirección General de Investigación e Información
Ambiental
Especialista den Sistema de Información y Base de Datos y
Especialista para la Organización y Promoción de la Red de
Investigación.
4.4. Evaluación y Determinación de Nivel de Implementación y
Adecuación
de la Estructura de Control Interno en Actual Operación, en
Línea con las Disposiciones y Criterios Establecidos por la Ley y
Norma de Control Interno, Identificando, Analizando y Describiendo
algunos Aspectos.
El Control Interno, es un concepto fundamental de la
administración y control, aplicable en las entidades del Estado
para describir las acciones que corresponde adoptar a sus titulares
y funcionarios para preservar, evaluar y monitorear las operaciones
y la calidad de los servicios, en tal sentido, un adecuado control
interno tiene por misión el cumplimiento de los siguientes
objetivos: (i) Promover la efectividad, eficiencia, transparencia y
economía en las operaciones de la entidad, así como la calidad de
los servicios públicos que presta; (ii) Cuidar y resguardar los
recursos y/o bienes del estado contra cualquier forma de pérdida,
deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general,
contra todo hecho irregular o situación perjudicial que pudiera
afectarlos; (iii) Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y
sus operaciones; (iv) Garantizar la confiabilidad y oportunidad de
la información; (v) Fomentar e impulsar la práctica de valores
institucionales; y (vi) Promover el cumplimiento de los
funcionarios o servidores públicos de
-
16
rendir cuentas por los fondos o bienes públicos a su cargo o por
una misión u objetivo encargado y aceptado. En tal sentido, nuestro
estudio y evaluación del Sistema de Control Interno implementado en
el Ministerio del Ambiente, se realizo a través de la revisión de
sus normas internas, percepción de sus funcionarios y personal, así
como de la evaluación selectiva de algunos procesos sobre la
efectividad de los controles internos implementados en estos; no
revela necesariamente todas las debilidades detectadas como
producto de la revisión efectuada de cuyo resultado se determinó
que el nivel de implementación y adecuación de la estructura de
control interno vigente, en línea con los componentes establecidos
en las Normas de Control Interno, al estar en un proceso de
actualización e implementación. El resultado de esta evaluación, se
determina en las Fortalezas y Debilidades que se comentan en el
Capítulo V del presente informe.
4.5. Elaboración y Presentación del Plan de Actividades, Informe
de Avance
e Informe Final, conteniendo las conclusiones y recomendaciones
que permitan determinar posteriormente el Plan de Implementación de
la Estructura del Sistema de Control Interno en el MINAM.
Para el desarrollo de las actividades se presento con Carta N.R.
003 -2012 del 23.JUL.2012 el Plan de Actividades para el desarrollo
de la consultoría el mismo que ha sido cumplido totalmente de
acuerdo al cronograma establecido.
V. DIAGNOSTICO DEL CONTROL INTERNO
5.1. ANÁLISIS DE LA NORMATIVIDAD VIGENTE – CUADRO DE BRECHAS
Del revisión normativa interna (Resoluciones, Directivas,
Reglamentos entre otros) aprobadas por el MINAM, en concordancia
con las Normas de Control Interno establecidas en la Resolución de
Contraloría General N° 320-2006-CG, se determinó que hay brechas
parciales respecto a los componentes Ambiente de Control,
Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación y
Supervisión, lo que significa que hay insuficiencia de cobertura
normativa en el Sistema de Control Interno del MINAM, haciéndolo
vulnerable a los riesgos a los que se encuentra expuesta la entidad
y no logre de manera razonable el cumplimiento de los objetivos
relacionados al adecuado uso de los recursos, formulación de
información que cumpla con los criterios de integridad,
confiabilidad y disponibilidad y cumplimiento de la normativa
interna y del marco regulatorio. Anexo Nº 02. En relación al
componente Evaluación de Riesgos no se han formulado normas que
permitan la adecuada implementación de este componente es motivo
por el cual la brecha mostrada es total, requiriéndose adoptar las
medidas necesarias a fin de cerrar esta brecha.
-
17
MATRIZ DE MADURACION DE LAS BRECHAS POR COMPONENTE DE CONTROL
INTERNO
A continuación se muestra una tabla a fin de entender el grado
de madurez por cada componente y la concordancia con la
normatividad interna del MINAM.
TABLA DE COMPRENSION DE LAS BRECHAS POR COMPONENTE DE
CONTROL
INTERNO Y LA NORMATIVIDAD INTERNA CONCORDANTE
NORMAS DE CONTROL INTERNO BRECHA
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
COMPONENTE SUPERVISIÓN
GRAFICO GRADO DE
COBERTURA DESCRIPCION
RAZONABLEMENTE CUBIERTO
Los procesos de la entidad cuentan con documentos normativos
internos de gestión vigente (políticas, manuales, procedimientos,
directivas, circulares entre otros), y en su formulación se han
considerado los componentes de Control Interno (Ambiente de
Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control Gerencial,
Información y Comunicación y Supervisión) y las Normas Básicas.
SUSTANCIALMENTE CUBIERTO
Se han formulado documentos normativos de gestión y se aplican
en la mayoría de los procesos, se encuentran vigentes y consideran
los componentes de Control Interno (Ambiente de Control, Evaluación
de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Información y
Comunicación y Supervisión) y las Normas Básicas
PARCIALMENTE CUBIERTO
Se cuenta con documentos de gestión que cubren parcialmente, y/o
se encuentran en proceso de aprobación consideran los componentes
de Control Interno (Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos,
Actividades de Control Gerencial, Información y Comunicación y
Supervisión) y las Normas Básicas de manera limitada.
LIMITADAMENTE CUBIERTO
Se han formulado algunos documentos de gestión interna, no se
encuentran vigentes, o no se cumplen con los mismos, limitando el
cumplimiento de las funciones y responsabilidades se aplican
criterios. personales (discrecionalidad) en el desarrollo de las
funciones
-
18
En el cuadro siguiente se observa la brecha que tiene la
normatividad interna vigente respecto a los componentes y las
normas básicas de control. MATRIZ DE BRECHAS NORMATIVA INTERNA /
COMPONENTES DEL CONTROL
INTERNO Y LAS NORMAS BASICAS
NORMAS DE CONTROL INTERNO BRECHAS
1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
1.1. Filosofía de la Dirección
1.2. Integridad y Valores Éticos
1.3. Administración Estratégica
1.4. Estructura Organizacional
1.5. Administración de los Recursos Humanos
1.6. Competencia Profesional
1.7. Asignación de Autoridad y Responsabilidades
NO CUBIERTO
No se ha formulado ningún documento de gestión interna, hay
discrecionalidad en el cumplimiento de las funciones asignadas
informalmente y los procedimientos que se ejecutan varían de
acuerdo al criterio del personal.
-
19
NORMAS DE CONTROL INTERNO BRECHAS
1.8. Órgano de Control Institucional – OCI
2. COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS
2.1. Planeamiento de la Gestión de Riesgos
2.2. Identificación de los Riesgos
2.3. Valoración de los Riesgos
2.4. Respuesta al Riesgo
3. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
3.1. Procedimientos de Autorización y Aprobación
3.2. Segregación de Funciones
3.3. Evaluación Costo- Beneficio
3.4. Controles Sobre Acceso a los Recursos o Archivos
3.5. Verificación y Conciliaciones
3.6. Evaluación de Desempeño
3.7. Rendición de Cuentas
3.8. Documentación de Procesos, Actividades y Tareas.
3.9. Revisión de Procesos, Actividades y Tareas
3.10. Controles para las Técnicas de la Información y
Comunicaciones (TIC)
4. COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
4.1. Funciones y Características de la Información
4.2. Información y Responsabilidad
4.3. Calidad y Suficiencia de la Información
4.4. Sistemas de Información
-
20
NORMAS DE CONTROL INTERNO BRECHAS
4.5. Flexibilidad al Cambio
4.6. Archivo Institucional
4.7. Comunicación Interna
4.8. Comunicación Externa
4.9. Canales de Comunicación
5. COMPONENTE SUPERVISIÓN
5.1 Normas Básicas para las Actividades de Prevención y
Monitoreo
5.2 Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados
5.3 Normas Básicas para el Compromiso de Mejoramiento
5.2. NIVEL DE PERCEPCIÓN DE LOS COMPONENTES Y NORMAS BÁSICAS DE
CONTROL EN FUNCIÓN AL RESULTADO DE LAS ENCUESTAS. Para determinar
el nivel de percepción que tienen los funcionarios y servidores del
Ministerio del Ambiente - MINAM, respecto a la incorporación de los
componentes de control interno en el Sistema de Control, se
aplicaron encuestas de control - CSA (Técnica de Autoevaluación de
Controles), basados en el enfoque del Marco Integrado de Control
Interno COSO, así como los establecidos en la Resolución de
Contraloría General Nº 320-2006-CG “Normas de Control Interno”:
Ambiente Interno Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Supervisión
Monitoreo
(Seguimiento)
Opera
cione
s
Repo
rte
Cump
limien
to
Un
ida
dA
Un
ida
dB
Ac
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ida
d1
Acti
vid
ad
2
Información y Comunicación
Actividades de Control
Evaluación de Riesgos
Ambiente de Control
Monitoreo
(Seguimiento)
Opera
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s
Repo
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Cump
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to
Un
ida
dA
Un
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ida
d1
Acti
vid
ad
2
Información y Comunicación
Actividades de Control
Evaluación de Riesgos
Ambiente de Control
-
21
Para obtener un nivel razonable de la percepción, se aplico la
encuesta a ciento noventa y cinco (195) servidores que representan
un 51.86% de un total de trescientos setenta y seis (376),
servidores. Las respuestas fueron calificadas de acuerdo a una
escala del 1 al 5, según los conceptos indicados en el Cuadro Nº 01
Percepción del Control Interno Componentes – Normas Básicas, que
consideran cinco (05) niveles de percepción, tales como
Inexistente, Inicial, En Proceso, Implementado y Optimo. Asimismo
los niveles de percepción, fueron asociados al nivel de riesgo
correspondiente; es decir con una percepción de ausencia de
controles, mayor es el riesgo y a la inversa cuando mayor es la
percepción de la presencia de controles menor es el riesgo al que
se encuentra expuesta la entidad y los procesos de esta.
CUADRO Nº 01
MATRIZ DE MADUREZ DEL CONTROL INTERNO COMPONENTES - NORMAS
BASICAS NIVEL DE RIESGO
ASOCIADO
NIVEL - PERCEPCIÓN ESCALA DE MEDICIÓN
1 Inexistente 0 1 Extremo
2
Inicial 1.01 2
Alto Los Componentes de Control Interno se encuentran
formalizados y sus normas básicas se encuentran incorporadas en muy
pocos procesos.
3
En Proceso 2.01 3
Moderado
Los Componentes de Control Interno están definidos formalmente y
sus normas básicas se encuentran en proceso de incorporación
(parcialmente) en los procesos.
4
Implementado 3.01 4
Las Componentes de Control Interno están definidas formalmente y
todos sus componentes y normas básicas se encuentran incorporados
en la mayoría de los de procesos.
5
Optimo 4.01 5
Bajo Los Componentes de Control Interno están definidos
formalmente y sus normas básicas se encuentran incorporadas en
todos sus procesos.
-
22
5.2.1. Calificación del Nivel de Percepción del Sistema de
Control Interno a nivel del Ministerio del Ambiente – MINAM, en
relación al riesgo asociado.
Del proceso de calificación de las respuestas de las encuestas
relacionadas a la percepción del funcionamiento del Sistema de
Control Interno se observa que el componente Supervisión es el que
ha obtenido la mayor calificación 2.67 respecto a los otros cuatro
componentes, esto debido a que los encuestados perciben que hay un
contacto directo entre los niveles de mando superior y los
operativos, y que la Gestión adopta de manera oportuna las acciones
correctivas que permitan garantizar el logro de los objetivos del
MINAM, tanto de las que surgen de las evaluaciones desempeño a
nivel entidad (informes periódicos que realizan las Direcciones,
evaluaciones del Plan Estratégico Institucional, así como de los
informes de evaluación anual al Plan Operativo) que realiza el
Ministerio, y de los informes del Órgano de Control Institucional.
Cabe resaltar que el componente Actividades de Control Gerencial
obtiene una calificación de 2.27 que significa que la percepción de
los servidores es que el Ministerio a formulado e implementado
normas internas para el desarrollo de sus actividades (MAPRO), lo
comentado se parecía en el cuadro a continuación:
1.89
1.20
2.271.75
2.67
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control Gerencial
Información y Comunicación
Supervisión
PERCEPCION PROMEDIO POR COMPONENTE A NIVEL MINISTERIO - SISTEMA
DE CONTROL INTERNO
Nivel Optimo
Implementado
En Proceso
Inicial
Inexistente
-
23
Por otra parte, se considero conveniente comparar las
calificaciones de los cinco componentes versus la calificación
promedio de estos, obteniéndose como resultado una calificación
promedio de 1.96 puntos, lo que significa un nivel “Inicial”,
entendiéndose que los componentes de Control Interno se encuentran
formalizados y sus normas básicas se encuentran incorporadas en muy
pocos procesos, o que los mismos no se perciben claramente a través
de las acciones que viene realizando la Alta Dirección. Asimismo,
esta calificación ha sido asociada a un nivel de riesgo “Alto”, lo
que significa que el Sistema de Control Interno se presenta
vulnerable a diversos riesgos como los Operativos, Informáticos,
Estratégicos por citar algunos, que le imposibilitarían al
Ministerio lograr de manera razonable los objetivos vinculados a
una adecuada gestión de sus recursos, reportes íntegros y que se
cumplan las normativas internas y externas que la regulan. Se
concluye que se requiere la atención de la Alta Dirección, a fin de
reducir el nivel de exposición a los riesgos a los que se encuentra
expuesto el Ministerio del Ambiente. En el cuadro siguiente se
puede observar gráficamente lo anteriormente comentado:
-
24
1.89
1.20
2.27
1.75
2.67
1.96
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
Ambiente de Control Evaluación de Riesgos Actividades de Control
Gerencial
Información y Comunicación
Supervisión Percepción Global
PERCEPCION POR COMPONENTE vs PERCEPCION GLOBAL ASOCIADA AL NIVEL
DE RIESGO
Nota: Comprende la percepción que tienen los servidores del
Ministerio de lAmbiente.
Bajo
Moderado
Alto
Extremo
Nivel de Riesgo Asociado
Esc
ala
de
Pe
rce
pci
ón
de
Co
ntr
ol
-
25
5.2.2. Calificación del Nivel de Percepción del Sistema de
Control
Interno a nivel del Ministerio del Ambiente por Componente y
Normas Básicas
Percepción por Componente de Control Interno:
Ambiente de Control: El ambiente que establece un entorno
organizacional, para influenciar la conciencia de control de su
gente. Es el fundamento de todos los demás componentes del control
interno, proporcionando disciplina y estructura. Los factores del
ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
competencia de la gente en la entidad; la filosofía de los
administradores y el estilo de dirección, la manera como la
administración asigna autoridad y responsabilidad, y como organiza
y desarrolla a su gente y la atención y dirección que le presta el
consejo de directores. El componente Ambiente de Control, registra
una calificación de 1.89 puntos, ubicándose en el nivel de
percepción “Inicial”, debido a que se percibe que las políticas,
procedimientos, valores, conductas apropiadas, para un adecuado
entorno organizacional, no han sido difundidas apropiadamente, a
fin de sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una
cultura de control interno. La carencia de un Código de Ética, la
necesidad de adecuar la Estructura Orgánica, la carencia de
Capacidad Operativa (modalidad de contratación CAS), la falta de
ejecución del CAP. Las normas básicas de control que han obtenido
calificaciones superiores al promedio de este componente (1.89),
son la de Administración Estratégica 2.09 y Competencia Profesional
2.06, ya que se percibe que el hecho de contar con un Plan
Estratégico ayuda a que las actividades se dirijan hacia el
cumplimiento de los objetivos propuestos y que el Ministerio cumpla
con su rol de ser el ente rector del Sistema de Gestión Ambiental
en el País; asimismo la percepción general es que se cuenta con
personal altamente calificado y que esto se constituye en una
fortaleza indistintamente del régimen laboral o de prestación de
servicios. La norma básica de control con la calificación mas baja
corresponde a Integridad y Valores Éticos 1.63, ya que se percibe
que el Ministerio fomenta el logro de los objetivos a corto plazo y
que este no va acompañado de incentivos por el logro de estos.
Asimismo se percibe que no se han implementado mecanismos para
verificar en cumplimiento de los valores éticos y evitar el
conflicto de intereses, esto se correlaciona a la falta de un
Código de Ética propio y de la carencia de mecanismos que lo
fomenten y que se cumpla con el mismo. Lo comentado se aprecia en
el cuadro a continuación distribuido por norma básica:
-
26
1.841.63
2.091.96 1.95
2.061.91
1.681.89
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
Filosofía de Dirección
Integridad y Valores Éticos
Administración Estratégica
Estructura Organizacional
Asignación de Autoridad &
Responsabilidad
Competencia Profesional
Administración de Recursos
Humanos
Órgano de Control Institucional
Calificación Componente
Nota: Comprende la percepción que tiene el Despacho
Ministerial/Secretaria
General/Viceministerios/Comisiones/Direcciones/Tribunal/Procuraduria/Oficinas,
respecto a las Normas Básicas de Control, dentro del componente
Ambiente de Control y se compara con el nivel promedio
(Calificación componente).
PERCEPCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTE AMBIENTE DE
CONTROL
Bajo
Moderado
Alto
Extremo
Nivel de Riesgo
Asociado
Esca
lad
e P
erc
ep
ció
n d
e C
on
tro
l
-
27
Evaluación de Riesgos: Cada entidad enfrenta una variedad de
riesgos derivados de fuentes externas e internas, los cuales deben
de valorarse. Una condición previa para la valoración de los
riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles
diferentes y consistentes internamente. La valoración de riesgos es
la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos, formando una base para la
determinación de cómo deben administrarse los riesgos. Dado que las
condiciones económicas, industriales, reguladoras y de operación
continuaran cambiando, se necesitan mecanismos para identificar y
tratar los riesgos especiales asociados con el cambio. El
componente Evaluación de Riesgos, obtuvo la calificación de 1.20
puntos, ubicándose en el nivel de percepción inicial casi
“Inexistente”, siendo esta la calificación más baja obtenida de los
cinco componentes, esto debido la falta de su incorporación en el
Sistema de Control Interno del Ministerio del Ambiente – MINAM, sin
embargo, llama la atención que no habiéndose implementado
formalmente este componente las personas que respondieron a las
diversas preguntas planteadas efectuaran calificaciones que
permitieron que este componente obtuviera la calificación señalada,
lo que estaría revelando que no se tiene claro en qué consiste la
gestión de riesgos, confundiéndose esta con la relacionada a
lesiones, accidentes o desastres que afecten la integridad física
de las personas o materiales, si bien la gestión de riesgos no deja
de lado los eventos antes señalados, esta es mucho más amplia y
abarca desde la gestión estratégica hasta los resultados que la
entidad obtiene producto del desarrollo de sus actividades. Lo
comentado se puede apreciar gráficamente en el cuadro a
continuación:
-
28
1.24 1.291.12 1.16
1.20
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
Planeamiento de la gestión de Riesgos / Evaluación de
Riesgos
Identificación de Riesgos Valoración de los Riesgos Respuesta al
Riesgo Calificación Componente
Nota: Comprende la percepción que tiene el Despacho
Ministerial/Secretaria
General/Viceministerios/Comisiones/Direcciones/Tribunal/Procuraduria/Oficinas,
respecto alas Normas Básicas de Control, dentro del componente
Evaluación de Riesgos y se compara con el nivel promedio (Califi
cación componente).
PERCEPCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTE EVALUACION
DE RIESGOS
Bajo
Moderado
Alto
Extremo
Nivel de Riesgo
AsociadoE
sca
lad
e P
erc
ep
ció
n d
e C
on
tro
l
-
29
Actividades de Control Gerencial: Las actividades de control son
las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se
están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales
actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones
necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los
objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo
lo largo y ancho de la organización, en todos los niveles y en
todas las funciones. Incluyen un rango de actividades tan diversas
como aprobaciones, autorizaciones, verificaciones,
reconciliaciones, revisión del desempeño de operaciones, seguridad
de activos y segregación de responsabilidades. Respecto al
componente Actividades de Control Gerencial, este obtiene la
segunda calificación, siendo 2.27 puntos, ubicándose en el nivel de
percepción “En Proceso”, los componentes de Control Interno están
definidos formalmente y sus normas básicas se encuentran en proceso
de incorporación en los procesos del Ministerio. La percepción por
parte de los servidores es que el Manual de Procedimientos - MAPRO
permite que las actividades de control se encuentren en proceso de
implementación a nivel de todo el Ministerio, el nivel de riesgo
asociado es Moderado. Cabe señalar que la norma básica de control
que obtiene la mayor calificación es la de “Documentación de
Procesos, Actividades y Tareas” 4.19, esto debido a que la
percepción del personal es que el Ministerio cuenta con los
procedimientos necesarios para el desarrollo de sus actividades y
el mismo esta formalizado en el Manual de Procedimientos “MAPRO”,
la calificación obtenida se interpretaría que el componente
Actividades de Control Gerencial está definido formalmente y que la
norma básica se encuentra incorporada en el Sistema de Control
Interno siendo su estado Optimo, teniendo como correlación un nivel
de riesgo bajo. La siguiente norma básica con mejor calificación es
la referida a “Controles para las Tecnologías de la Información y
Comunicación” 3.91, lo que significa que se percibe que esta norma
básica se encuentra incorporada al Sistema de Control Interno de
manera adecuada y se le correlaciona aun nivel de riesgo moderado.
Cabe señalar que la normativa interna formulada para esta norma
básica por el Ministerio es importante, sin embargo se requieren
algunos ajustes a la misma para mejorar su incorporación de manera
optima al Sistema de Control Interno. Las normas básicas que
obtienen las calificaciones más bajas son, Evaluación Costo –
Beneficio 1.20 y Segregación de Funciones 1.60, esta percepción no
está distante de lo revelado en la verificación de la normativa
interna emitida en relaciona estas dos normas.
-
30
Otra norma básica que es importante señalar es la de Evaluación
de Desempeño que obtiene una calificación de 1.78, que se
interpreta que esta norma se encuentra en un proceso inicial de
implementación en el Sistema de Control Interno. Cabe señalar que
por la denominación que se le da a esta norma, la misma haya sido
confundida con la evaluación de desempeño que se realiza al
personal y del cual están exceptuados los servidores bajo la
modalidad de contratación CAS. Es importante aclarar que la norma
básica referida corresponde a la evaluación del desempeño del
Ministerio, la misma que se realiza a través del seguimiento al
cumplimiento de sus objetivos, metas y se revela a través de los
informes semestrales o anuales que se realizan. A continuación en
el grafico siguiente se observan los resultados obtenidos en las
normas básicas de control de este componente:
-
31
2.11
1.60
2.00
1.71
4.19
1.83
3.91
1.20
1.78
2.342.27
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
Procedimiento de Autorización y
Aprobación
Segregación de funciones
Controles Sobre el Acceso a los Recursos
o Archivos
Verificación y Conciliaciones
Documentos de Procesos, Actividades
y Tareas
Revisión de Procesos, Actividades
y Tareas
Controles para las Tecnologías de la
Información y Comunicación
Evaluación Costo-Beneficio
Evaluación de Desempeño
Rendición de Cuentas Calificación Componente
Nota: Comprende la percepción que tiene el Despacho
Ministerial/Secretaria
General/Viceministerios/Comisiones/Direcciones/Tribunal/Procuraduria/Oficinas,
respecto a lasNormas Básicas de Control, dentro del componente
Actividades de Control Gerencial y se compara con nivel promedio
(Cal ificación componente).
PERCEPCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTE ACTIVIDADES
DE CONTROL GERENCIAL
Bajo
Moderado
Alto
Extremo
Nivel de Riesgo
Asociado
Esca
lad
e P
erc
ep
ció
n d
e C
on
tro
l
-
32
Información y Comunicación: La información pertinente debe
identificarse, capturarse y comunicarse en una forma y oportunidad
que facilite a la gente cumplir con sus responsabilidades. El
sistema de información produce documentos que contienen información
operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual
hace posible operar y controlar la entidad. También debe darse una
comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo,
a lo largo y hacia arriba de la organización. La entidad debe
capturar información pertinente, financiera y no financiera
relacionada con actividades y eventos externos como internos. Con
relación al componente Información y Comunicación, este obtiene una
calificación de 1,75 puntos, ubicándose en el nivel de percepción
“Inicial”, esto debido a que se percibe que el soporte informático
y las comunicaciones en el Ministerio del Ambiente – MINAM,
requieren de implementación de aplicativos que soporten las
actividades de las Direcciones o que se adecuen y mejoren los
canales de comunicación internos, y por ende las comunicaciones
entre el personal, asimismo el nivel de riesgo asociado es Alto. Lo
comentado se corrobora con las calificaciones bajas que han tenido
las normas básicas Flexibilidad al Cambio 1.55, Sistemas de
Información 1.56, Información y Responsabilidad 1.64 y Comunicación
Interna 1.67. A continuación se aprecia los resultados obtenidos
por cada norma básica:
-
33
1.811.64
1.981.88
1.55 1.561.67
1.95
1.75 1.75
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
Función y Características
de la Información
Información y Responsabilidad
Calidad y Suficiencia de la
Información
Archivo Institucional
Flexibilidad al Cambio
Sistema de Información
Comunicación Interna
Comunicación Externa
Canales de comunicación
Calificación Componente
Nota: Comprende la percepción que tiene el Despacho
Ministerial/Secretaria
General/Viceministerios/Comisiones/Direcciones/Tribunal/Procuraduria/Oficinas,
respecto a las Normas Básicas de Control, dentro del componente
Información y Comunicación y se compara el Nivel promedio
(Calificación componente).
PERCEPCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTE INFORMACION
Y COMUNICACIÓN
Bajo
Moderado
Alto
Extremo
Nivel de Riesgo
Asociado
Esca
lad
e P
erc
ep
ció
n d
e C
on
tro
l
-
34
Supervisión: Los sistemas de control interno requieren que sean
monitoreados, un proceso que valora la calidad del desempeño del
sistema en el tiempo. Ello es realizado mediante acciones de
monitoreo en línea, evaluaciones separadas o una combinación de las
dos. El monitoreo en línea ocurre en el curso de las operaciones.
Incluye las actividades regulares de administración y supervisión,
así como otras acciones personales y tomadas en el desempeño de sus
obligaciones. El componente Supervisión, que agrupa las actividades
de Prevención y Monitoreo, Seguimiento de Resultados y Compromisos
de Mejoramiento, obtiene una calificación de 2.67 puntos,
ubicándose en el nivel de percepción “En Proceso”, debido a que los
encuestados perciben que se han implementado mecanismos internos de
autoevaluación del control interno en el desarrollo de sus
actividades, como seguimiento y monitoreo del desempeño del
Ministerio a través de sus objetivos y metas, así como de la
implementación de las recomendaciones realizadas por el Órgano de
Control Institucional, el nivel de riesgo asociado es Moderado. A
continuación en el grafico siguiente se puede observar los
resultados obtenidos por cada norma básica:
-
35
1.64
4.91
1.47
2.67
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
Actividades de Prevención y Monitoreo /
Monitoreo oportuno del Control Interno
Seguimiento de Resultados /
Seguimiento e implantación de Medidas
Correctivas
Compromisos de Mejoramiento /
Autoevaluación
Calificación Componente
Nota: Comprende la percepción que tiene el Despacho
Ministerial/Secretaria/Viceministerios/Comisiones/Direcciones/Tribunal/Procuraduria/Oficinas,
respecto a lasNormas Básicas de Control, dentro del componente de
Supervision y se compara con el Nivel Promedio (Calificación
componente).
PERCEPCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COMPONENTE
SUPERVISION
Bajo
Moderado
Alto
Extremo
Nivel de Riesgo
Asociado
Escala
de P
erc
ep
ció
n d
e C
ontr
ol
-
36
Cabe resaltar, que el componente Supervisión obtiene el mayor
puntaje de los cinco componentes 2,67 dentro de la escala de
percepción, lo que indica que la percepción que se tiene por parte
de los servidores es que hay un sistema de Supervisión permanente y
constante de los Mandos Directivos sobre la gestión que se realiza
en el MINAM.
5.2.3. Calificación del Nivel de Percepción del Sistema de
Control Interno a nivel del Ministerio del Ambiente por las
Direcciones.
Con el objeto de revelar el nivel de percepción por Direcciones,
se agruparon las encuestas por Dirección y se compararon con la
percepción promedio de todo el Ministerio 1.96. Como resultado se
obtuvo que la Dirección General de Diversidad Biológica, tiene la
calificación con el nivel más bajo de percepción del Sistema de
Control Interno 1.52 lo que indica que las normas básicas de
control dadas por los procedimientos establecidos en el MAPRO, y en
las Resoluciones, Directivas y todo lo vinculado al Sistema de
Control es muy débil o su implementación esta aun en proceso
Inicial, este resultado se obtiene del procesamiento de dos (02) de
las diecisiete (17) encuestas remitidas a dicha Dirección. Asimismo
la Dirección de Cooperación y Negociaciones Internacionales, es la
que obtiene la mayor calificación de percepción de funcionamiento
del Sistema de Control Interno 3.23 lo que significa que los
componentes de control interno están definidos formalmente y todas
sus normas básicas están incorporadas en la mayoría de sus
procesos, con un nivel de riesgo Moderado.
-
37
0.00
2.94
2.66 2.73
1.52
2.13
2.92 2.86
2.55
3.12
2.52
2.12
2.38
0.00 0.00
2.18
0.00 0.00
1.90
2.52
3.23
2.76
1.96
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
D
.
M
.
S
.
G
.
O
G
A
V
D
E
R
N
D
G
D
B
D
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C
C
D
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H
D
G
O
T
D
G
E
V
F
P
N
V
G
A
D
G
P
N
I
G
A
D
G
C
A
D
G
E
C
C
A
D
G
I
I
A
C
M
A
C
C
A
O
C
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P
PT
S
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A
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A
J
O
P
P
O
C
N
I
O
A
A
S
A
P
e
r
c
e
p
.
G
l
o
b
a
l
Nota: Comprende la percepción que tiene el Ministerio del
Ambiente.
PERCEPCION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOA NIVEL DEL MINISTERIO
DEL AMBIENTE
Bajo
Moderado
Alto
Extremo
Nivel de Riesgo
Esc
ala
de
Pe
rce
pci
ón
de
Co
ntr
ol
-
38
5.3. SITUACIÓN DE LAS DIRECCIONES EN FUNCIÓN AL RESULTADO DE LAS
ENTREVISTAS Y REUNIONES DE TRABAJO CON DIRECTORES Y
ESPECIALISTAS
El análisis y evaluación de la estructura del Sistema de Control
Interno actual se efectuó en las Direcciones del MINAM que se
detallan a continuación: Secretaria General y Gabinete de Asesores
Oficina General de Administración Oficina de Planeamiento y
Presupuesto Oficina de Asesoría Jurídica Viceministerio de Gestión
Ambiental Dirección General de Políticas, Normas o Instrumentos de
Gestión Ambiental Dirección General de Calidad Ambiental
Viceministerio de Desarrollo Estratégico de los Recursos Naturales
Dirección General de Diversidad Biológica Dirección General de
Cambio Climático, Desertificación y Recursos Hídricos Esta
evaluación se ha efectuado, en línea con los componentes
establecidos en las Normas de Control Interno, a través de
entrevistas y se solicitó información a los funcionarios
responsables, toda vez que son ellos quienes poseen el conocimiento
de la naturaleza de las actividades de la entidad. Se concluye que
estas vienen aplicando la normatividad interna en cada una de ellas
dentro del marco de sus responsabilidades y funciones, siendo
razonable su accionar en este contexto, pero se ha evidenciado que
existen aspectos internos que deben ser mejorados en forma integral
y que corresponde a una acción en conjunto del MINAM en
alineamiento a su rol que le corresponde, el detalle de las
reuniones se puede observar en el Anexo Nº 01.
A continuación se detallan aspectos relevantes desde diversas
perspectivas pero que son comunes a todas las Direcciones del
Ministerio, y que se deben de tomar en consideración al momento de
adoptar las acciones de fortalecimiento del Sistema de Control
Interno y de Gestión:
a. Una clara necesidad de REDISEÑAR todos sus instrumentos de
gestión
bajo un ENFOQUE DE PROCESOS y adecuarlos a la Ley N° 27658, de
enero del 2002 en que se declara al Estado Peruano en Proceso de
Modernización, con la finalidad de mejorar la gestión pública.
b. Fortalecimiento del componente Ambiente de Control a través
de sensibilizar al personal sobre los principios y valores éticos
en su accionar, así como de implementar mecanismos internos
vinculados a un Código de Ética propio.
c. Necesidad de implementar el Componente de Evaluación de
Riesgos en vista que los entrevistados señalaron que tema de
riesgos en el Ministerio le corresponde exclusivamente a la
OGA.
-
39
d. Necesidad de reestructurar el Ministerio con el objeto que la
Estructura Orgánica este en correspondencia a las actividades que
se desarrollan, a fin de lograr integrarla estratégica y
operativamente. Por lo que la estructura debe tener los niveles
adecuados de desagregación organizacional.
e. La modalidad contractual que prevalece en el MINAM es la de
Contrato de Administración de Servicios (CAS), evidenciándose a
través de lo manifestado por los funcionarios y especialistas que
hay una insuficiencia de personal que afecta la capacidad
operativa, y que contribuye a generar un clima inadecuado para
crear una solida Cultura de Control y Riesgos en el desarrollo de
las actividades del Ministerio.
f. El área de Informática por la estructura organizacional que
tiene no le permite otorgar un adecuado Soporte Informático a las
actividades del Ministerio a nivel estratégico y operativo, por lo
que requiere su adecuación organizativa a un nivel organizacional a
la altura de la OGA.
En este contexto la adecuación a un Sistema de Control Interno
bajo el Enfoque COSO es integral, para el caso del MINAM, es por
esta razón que estamos incluyendo un análisis normativo del Estado
en función a la Gestión Pública con concordancia a la Ley de
Modernización del Estado y a la Ley de Descentralización y a un
Enfoque de Gestión por Procesos, ver Anexo Nº 06.
5.4. NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN Y ADECUACIONES REQUERIDAS PARA
LA ADOPCIÓN DE LA NUEVA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO.
5.4.1 Fortalezas y Debilidades de los Componentes de las Normas
de Control Interno. De acuerdo a la evaluación realizada a la
normativa interna, entrevistas, y medición de la efectividad de
controles internos en algunos procedimientos seleccionados
selectivamente, se han determinado las Fortalezas y Debilidades que
tiene el Sistema de Control Interno vigente del Ministerio, Con el
objeto de guardar correspondencia con el Análisis efectuado a la
Normatividad Interna alienada a los cinco componentes establecidos
en las Normas de Control Interno Resolución SBS N° 320-2006-CG,
Ambiente de Control Interno, Evaluación de Riesgos, Actividades de
Control Gerencial, Información y Comunicación y Supervisión y sus
34 normas Básicas, las Fortalezas y Debilidades se presentan dentro
de esa estructura. Finalmente como resultado del análisis se han
establecido las Acciones a Implementar a fin de fortalecer el
sistema de control interno vigente, el detalle de lo comentado se
observa en el Anexo Nº 03.
-
40
5.4.2 Estimación de los recursos necesarios para la
implementación de las acciones en el Sistema de Control Interno De
acuerdo a la evaluación realizada a la normativa interna,
entrevistas, y medición de la efectividad de controles internos en
algunos procedimientos seleccionados, se han determinado las
Fortalezas y Debilidades que tiene el Sistema de Control Interno
vigente del Ministerio. Igualmente, se ha efectuado una estimación
de los recursos necesarios para la implementación de las acciones
en el sistema de control interno, en la cual se ha incluido la
priorización en función a los objetivos estratégicos del MINAM, Ver
Anexo Nº 04.
5.4.3 Medición de la Efectividad de los Controles Internos en
los
Procedimientos. Con el objetivo de validar la efectividad de los
controles internos se seleccionaron treinta y cinco (35)
procedimientos vinculados a las diversas Direcciones del
Ministerio, de los cuales se validaron veinte seis (26) de ellos,
para tal efecto se establecieron cinco (05) criterios de medición:
Tipo de Control, Controles según su Ejecución, Controles según su
Documentación, Controles según su Periodicidad, Controles según la
Asignación de Responsabilidad, los mismos que se explican en el
Anexo Nº 05.
Cabe señalar que los Procedimientos que no se validaron, fue
porque los Analistas respectivos no cumplieron con entregar
oportunamente la información solicitada, en el cuadro a
continuación se detallan los procedimientos evaluados:
DIRECCION O AREA PROCEDIMIENTOS
VALIDADOS PROCEDIMIENTOS
NO VALIDADOS
OGA OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
MP-OGA-02 MP-OGA-03 MP-OGA-06 MP-OGA-14 MP-OGA-21 MP-OGA-22
MP-OGA-36 MP-OGA-43 MP-OGA-51 MP-OGA-52 MP-OGA-53 MP-OGA-55
MP-OGA-56 MP-OGA-57
OAJ OFICINA DE ASESORIA JURIDICA MP-OAJ-01
OPP OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO MP-OPP-01
MP-OPP-02
OCNI OFICINA DE COOPERACION Y NEGOCIACIONES INTERNACIONALES
MP-OCNI-01
-
41
DIRECCION O AREA PROCEDIMIENTOS
VALIDADOS PROCEDIMIENTOS
NO VALIDADOS
OAASA OFICINA DE ASESORAMIENTO EN ASUNTOS SOCIO-AMBIENTALES
MP-OAAS-01
VMGA VICEMINISTERIO DE GESTION AMBIENTAL MP-VMGA-01
DGPNIGA DIRECCION GENERAL DE POLITICAS, NORMAS E INSTRUMENTOS DE
GESTION AMBIENTAL
MP-DGPNIGA-01 MP-DGPNIGA-02 MP-DGPNIGA-03 MP-DGPNIGA-06
DGCA DIRECCION GENERAL DE CALIDAD AMBIENTAL MP-DGCA-06
MP-DGCA-08
DGECCA DIRECCION GENERAL DE EDUCACION, CULTURA Y CIUDADANIA
AMBIENTAL
MP-DGECCA-01
DGIIA DIRECCION GENERAL DE INVESTIGACION E INFORMACION
AMBIENTAL
MP-DGIIA-02 MP-DGIIA-03
VMDERN VICEMINISTERIO DE DESARROLLO ESTRATEGICO DE LOS RECURSOS
NATURALES
MP-VMDERN-01
DGDB DIRECCION GENERAL DE LA DIVERSIDAD BIOLOGICA MP-DGDB-01
MP-DGDB-04 MP-DGDB-06
DGCCDRH DIRECCION GENERAL DE CAMBIO CLIMATICO, DESERTIFICACION Y
RECURSOS HIDRICOS
MP-DGCCDRH-01
DGOT DIRECCION GENERAL DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL
MP-DGOT-01
DGEVFPN DIRECCION GENERAL DE EVALUACION, VALIDACION Y
FINANCIAMIENTO DEL PATRIMONIO NATURAL
MP-DGEVFPN-01
TOTAL 26 10
5.4.4 Lineamientos a considerar por el equipo institucional
responsable del proceso de implantación en el Sistema de Control
Interno
Nuestra consultoría, ha diseñado un Plan de Trabajo a
implementar en base a las debilidades y a la brecha normativa
existente con los componentes del Sistema de control Interno COSO,
el mismo que contiene prioridades, tiempo estimado y los recursos
tentativos que se debe insumir. De otro lado, estamos adjuntado un
análisis de implementar un sistema de control interno bajo un
enfoque integral de Gestión de Procesos el cual incluye cuatro
fases para su implementación y esto por haber determinado que el
MINAM debe de rediseñar todos sus instrumentos de gestión en marco
de la definición de sus competencias a Nivel General y de
Dirección, por tanto somos de la opinión de que se el equipo
Institucional opte por la recomendación incluida en ese análisis,
si en caso no se pudiera efectuar se tendría que aplicar el Plan de
Trabajo por componentes y factores que se incluyen en el presente
informe.
-
42
VI. CONCLUSIONES
Sobre la base del resultado del Diagnóstico realizado respecto
de los elementos del Sistema de Control Interno del MINAM, el nivel
de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada
uno de los componentes es el siguiente:
a) En el Ambiente de Control consideramos que el MINAM se
encuentra en etapa inicial (grado de madurez inicial = 1.89) debido
a que si bien es cierto, se cuenta con documentos como Directivas,
Reglamentos, Procedimientos, Manuales, Políticas, entre otros,
éstos, han sido elaborados para cumplir con la normativa vigente y
mejorar el sistema de control interno del MINAM, que a la fecha se
encuentran en un proceso de redefinición. Cabe mencionar que si
bien es cierto, se ha realizado actividad de difusión entre el
personal del MINAM, con respecto al concepto e importancia del
control interno, todavía la mayor parte del personal desconoce los
temas relacionados con Control Interno y demuestra un mínimo nivel
de participación en las actividades relacionadas.
b) Con respecto a la Evaluación de riesgos: Consideramos que el
MINAM, se encuentra en la etapa inicial casi inexistente (grado de
madurez = 1.20) debido a que no se ha realizado una evaluación
integral de riegos a nivel de todos los procesos del MINAM, siendo
una de las causas, el hecho de no contar con procesos y
macroprocesos adecuadamente identificados y documentados.
El no contar con documentación que permita comprender las
actividades que integran un proceso, disminuye la capacidad del
MINAM para poder efectuar una identificación efectiva de riesgos,
es decir, aquellos relacionados con factores que amenazan el
cumplimiento de uno o más objetivos estratégicos.
c) Con respecto a las Actividades de Control Gerencial la MINAM
se encuentra en etapa en proceso (grado de madurez = 2.27) si bien
es cierto cuenta con documentación integral de sus procesos
mediante el MAPRO (flujogramas y/o narrativas, análisis de
segregación de funciones y sus respectivos controles) no se han
identificado, diseñado o formalizado actividades de control que
permitan aplicar alguna estrategia de respuesta a los riesgos que
podrían aplicar a los procesos del MINAM.
d) En cuanto al componente de Sistemas de Información y
Comunicación el
MINAM se encuentra en la etapa inicial (grado de madurez =
1.75), debido a que los canales de comunicación interna o externa
no están claramente definidos y formalizados que permitan un
adecuado flujo de información relacionada, directa o
indirectamente, en forma de inputs o outputs, con los objetivos
estratégicos y operativos del MINAM.
Asimismo, existen factores relacionados con la seguridad de los
sistemas de información; generación no oportuna de reportes de
gestión; reprocesos en determinadas actividades, que evidencian una
ausencia de un sistema de control interno.
-
43
e) Con relación al componente de Supervisión: El MINAM se
encuentra en etapa en proceso (grado de madurez =2.67), debido a
que se cuenta con normas o procedimientos internos para las
actividades de prevención y monitoreo, monitoreo oportuno del
control interno, Reporte de Deficiencias, Implantación y
Seguimiento de Medidas Correctivas, autoevaluación y Evaluaciones
independientes.
El grado de Maduración en firma general promedio de todos los
componentes es de 1.96, percibiéndose que está en una etapa
inicial, esto es debido a que se encuentra en un proceso de
REDIFINICION de sus instrumentos normativos de gestión y sus
competencias.
Para la comprensión de la madurez de los componentes se detalla
la Matriz de Maduración:
MATRIZ DE MADURACIÓN
MATRIZ DE MADUREZ DEL CONTROL INTERNO COMPONENTES - NORMAS
BASICAS NIVEL DE RIESGO
ASOCIADO
NIVEL - PERCEPCIÓN ESCALA DE MEDICIÓN
1 Inexistente 0 1 Extremo
2
Inicial 1.01 2
Alto Los Componentes de Control Interno se encuentran
formalizados y sus normas básicas se encuentran incorporadas en muy
pocos procesos.
3
En Proceso 2.01 3
Moderado
Los Componentes de Control Interno están definidos formalmente y
sus normas básicas se encuentran en proceso de incorporación
(parcialmente) en los procesos.
4
Implementado 3.01 4
Las Componentes de Control Interno están definidas formalmente y
todos sus componentes y normas básicas se encuentran incorporados
en la mayoría de los de procesos.
5
Optimo 4.01 5
Bajo Los Componentes de Control Interno están definidos
formalmente y sus normas básicas se encuentran incorporadas en
todos sus procesos.
VII. RECOMENDACIONES
Sobre la base del resultado del Diagnóstico realizado, se
adjunta el Plan de Trabajo de Implementación de las Normas de
Control Interno, que muestra las acciones a implementar por el
MINAM, con relación a la brecha normativa identificada.
-
44
De otro lado, del análisis de implementar un sistema de control
interno bajo un enfoque integral de gestión de procesos y que se
adjunta en el Anexo Nº 06, el cual detalla las fases de una
implementación integral, opinamos que el Ministerio del Ambiente –
MINAM, que está en una etapa de redefinición de sus competencias y
de los instrumentos normativos de gestión integral es de mayor
relevancia aplicar la recomendación que se incluye en ese
acápite.
VIII. ANALISIS DE IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO BAJO
UN ENFOQUE INTEGRAL DE GESTION DE PROCESOS
Al efectuar el Diagnostico en el MINAM, se han identificado las
políticas y normativas de control necesarias para la salvaguarda de
los objetivos institucionales, bajo el marco de las Normas de
Control Interno. Igualmente, se ha determinado que el MINAM, no
cuenta con una política de GESTION DE PROCESOS, que garanticen el
cumplimento de los objetivos institucionales, si bien es cierto se
cuenta con: Un Plan Estratégico Institucional Ministerio del
Ambiente 2011 – 2015, Plan Nacional de Acción Ambiental, Política
Nacional del Ambiente y un Plan Operativo Institucional 2012, los
cuales permiten su accionar en el cumplimiento de sus objetivos en
la Ley de su creación. De otro lado, la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto mediante el Oficio N° 125-2012-SG-OPP/MINAM del
28.AGO.2012, nos informa que el Ministerio del Ambiente – MINAM, no
ha iniciado la elaboración de los Macroprocesos, Procesos y Sub
Procesos, debido a que se encuentra en proceso la elaboración y
aprobación de la matriz de Competencias. Es necesario, comentar que
la adecuación a una Gestión por Procesos por parte del Ministerio
del Ambiente - MINAM, será fundamental para el desarrollo de una
implementación o mejoramiento de controles a este nivel, por tanto
hemos creído conveniente adjuntar un análisis de implementar un
sistema de control interno bajo un enfoque integral de Gestión de
Procesos y que se encuentra en el Anexo N° 06.
IX. CONDICIONES EN EL DESARROLLO DEL SERVICIO Los requerimientos
de información, así como la disposición de los funcionarios, para
la realización de las entrevistas se han efectuado sin
contratiempos. Sin embargo, cabe señalar que han existido demoras
en la concertación de entrevistas y de documentación relativa a la
validación de ciertos procedimientos.
Es importante, mencionar que los trabajos desarrollados por el
equipo consultor se han realizado en las instalaciones del
Consorcio Rejas Alva Asociados S.C.R.Ltda. y Noles Monteblanco y
Asociados S.C. en vista que el Ministerio del Ambiente - MINAM, no
cuenta con un ambiente disponible.
-
45
En cuanto a las encuestas, hasta la fecha se han recibido ciento
noventa y cinco (195) encuestas de trescientos setenta y seis (376)
servidores del Ministerio del Ambiente, que es el óptimo requerido
para obtener una mejor percepción del Sistema de Control Interno a
nivel integral y por direcciones.
Lima – Perú, 25 de setiembre de 2012
Consorcio NOLES & REJAS CONSULTING
C.P.C. C. Alfredo O. Rejas Aguilar Socio del Proyecto
-
46
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-
47
AANNEEXXOO NN°° 0011
EENNTTRREEVVIISSTTAA CCOONN LLOOSS FFUUNNCCIIOONNAARRIIOOSS
DDEELL MMIINNAAMM
-
48
ENTREVISTA CON LOS FUNCIONARIOS DEL MINAM
DIRECCIONES Y AREAS CUESTIONARIO
DESARROLLADO
SECRETARIA GENERAL Y GABINETE DE ASESORES NO
OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIÓN SI
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO SI
OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA SI
OFICINA DE COOPERACIÓN Y NEGOCIACIONES INTERNACIONALES
