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MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Y UDDAF DESCONCENTRADAS CLASE “A y B” Administración Financiera ADMINISTRACIÓN GENERAL 02.20.01.02.01.00.00 Guatemala, Julio de 2012

MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

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MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO Y

UDDAF DESCONCENTRADAS CLASE “A y B”

Administración Financiera ADMINISTRACIÓN GENERAL

02.20.01.02.01.00.00

Guatemala, Julio de 2012

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

1

PRESENTACIÓN

El Departamento de Programación y Presupuesto de la Administración Financiera del

Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación, tiene por objeto establecer los

lineamientos organizacionales, que ayudarán a controlar el desarrollo y cumplimiento

de las actividades que se llevan a cabo internamente.

Esta herramienta administrativa, contiene objetivos y normas de observancia general,

en cada procedimiento, proporcionando a los funcionarios un instrumento que facilita

la orientación de las actividades que deberán de realizarse en las dependencias que

conforman la Administración Financiera, incidiendo de esta manera en el cumplimiento

de las actividades que desarrolle cada responsable que interviene en los mismos.

Dentro del mismo, se elaboró un capítulo que deberán contemplar las Unidades

Desconcentradas de Administración Financieras -UDDAF- Clase “A y B”, diseñados de

forma clara y concreta para su ejecución, en este sentido además de servir de una

guía, fuente de consulta y dar lineamientos uniformes, también sirve de parámetro o

estándar de comparación para las instancias encargadas de monitorear las acciones

de las dependencias en la institución.

Este documento al igual que otras herramientas administrativas se caracteriza por ser

dinámico por optimizar las funciones del personal, por tal motivo está sujeto a mejoras

en la administración actual, así como las que exigen las Leyes vigentes, ofreciendo la

posibilidad de agregar otros procedimientos que se consideren necesarios dada la

demanda que se de en la práctica diaria.

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Director de Planeamiento

-DIPLAN-

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2

MARCO LEGAL

Decreto 101-97 Congreso de la República

En la que describe el contenido de la Ley Orgánica del Presupuesto, la que debe regular, entre otros, los procesos de formulación, ejecución y liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado.

Acuerdo Gubernativo 217-95 MINFIN

Por medio del cual se crea el “Sistema Integrado de Administración Financiera y Control (SIAF-SAG)” que comprende los subsistemas de presupuesto, contabilidad, tesorería, crédito público, adquisiciones y auditoría.

Artículo 46 del Decreto Número 57-92 Congreso de la República

Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas

Acuerdo Gubernativo 338-2010 MAGA

Reglamento Orgánico Interno.

Acuerdo Ministerial 38-2012 MAGA

Creación de las Unidades Desconcentradas de Administración Financiera.

Acuerdo Ministerial 47-2012 MAGA

Modificaciones al Acuerdo 38-2012.

Otras normas que regulan el control de la ejecución presupuestaria.

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y Alimentación

3

ÍNDICE

DESCRIPCIÓN Página

Presentación 01

Marco Legal 02

CAPITULO I

GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

Objetivo General 06

Objetivos Específicos 06

Alcance 06

Normas Generales del Manual 07

CAPITULO II

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

Nombre del Procedimiento Código Página

Formulación del anteproyecto de presupuesto 02.20.01.02.01.00.01 09

Programación de cuota indicativa anual 02.20.01.02.01.00.02 12

Programación de cuotas financieras cuatrimestrales

02.20.01.02.01.00.03 15

Reprogramación de cuotas financieras 02.20.01.02.01.00.04 18

Modificaciones presupuestarias 02.20.01.02.01.00.05 21

Modificaciones presupuestarias de ampliación o disminución

02.20.01.02.01.00.06 25

Ordenes de compra para regularizar gastos de ejecución

02.20.01.02.01.00.07 29

Órdenes de compra para traslado de cuotas a organismos regionales e internacionales

02.20.01.02.01.00.08 31

Comprobantes de disponibilidad presupuestaria (CDP’)

02.20.01.02.01.00.09 33

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ÍNDICE

CAPÍTULO III

PROCEDIMEINTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO PARA LAS UDDAF DESCONCENTRADAS CLASE “A Y B”

Nombre del Procedimiento

Código Página

Formulación del Anteproyecto de Presupuesto 01 36

Programación de Cuota Indicativa Anual 02 40

Programación de Cuotas Financieras Cuatrimestrales

03 43

Reprogramación de Cuotas Financieras 04 46

Modificaciones Presupuestarias 05 50

Comprobantes de Disponibilidad Presupuestaria (CDP’)

06 55

Glosario de Siglas 58

Glosario de Términos 60

ANEXOS

Formularios e instructivos de la DTP del 7 al 14 69

Ejemplo de Solicitud de Ampliación Presupuestaria 85

Ejemplo de Notificación de Modificación Presupuestaria al MINFIN 89

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CAPÍTULO I

GENERALIDADES DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

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OBJETIVO GENERAL

Dotar de los instrumentos que guíen el trabajo de los funcionarios de Programación y

Presupuesto en las Unidades Ejecutoras del MAGA, facilitándole las normas y los

procedimientos que rigen los procesos bajo su responsabilidad, en cumplimiento a lo

establecido en Ley.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1) Proveer a los funcionarios de Programación y Presupuesto de los

procedimientos a utilizar en la realización de las funciones y actividades

asignadas en cada Unidad Ejecutora del MAGA.

2) Responsabilizar a cada funcionario en la observancia y cumplimiento de las

normas y procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades de

Programación y Presupuesto en cada Unidad Ejecutora.

ALCANCE:

El presente Manual está dirigido al Departamento de Programación y Presupuesto de la

Administración Financiera y a las Unidades Ejecutoras que cuentan con UDDAF Clase

“A y B”, así como a los entes externos que mantienen alguna relación con la

dependencia, para el buen manejo del presupuesto asignado y el cumplimiento de sus

actividades.

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NORMAS GENERALES DEL MANUAL 1. La implementación del presente manual es inmediata, permanente y obligatoria

dentro del Departamento de Programación y Presupuesto de la Administración

Financiera y en las Unidades Ejecutoras que cuentan con UDDAF Clase “A y B”,

por lo que es responsabilidad de cada jefe inmediato superior socializar el

contenido de este documento con el personal bajo su cargo.

2. Los efectos operativos derivados de la aplicación del manual dentro del orden

jerárquico citado a los empleados y funcionarios de tesorería, se verán de

inmediato:

En el ordenamiento y racionalización de los sistemas de trabajo;

En la contribución al desarrollo eficiente y eficaz de los servicios que se

prestan;

En la contribución al cumplimiento de políticas, objetivos, prioridades y metas,

previstas para el proceso de análisis, diseño y ejecución de los planes de

trabajo establecidos.

3. Es responsabilidad del Administrador Financiero y el Jefe del Departamento de

Programación y Presupuesto, garantizar la socialización continua y aplicación del

presente manual, de tal manera que en el momento que las condiciones lo exijan,

se modifique o actualice a través de las acciones administrativas que

correspondan.

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CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

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OBJETIVO Establecer el procedimiento para consolidar los requerimientos financieros de las diferentes Direcciones a cargo de la UDAF Central, necesarias para la ejecución de sus correspondientes Planes Operativos Anuales (POA). NORMAS 1. Previo a la integración del Anteproyecto de Presupuesto del MAGA, las Unidades

Ejecutoras y las UDDAF, deben de realizar todas las actividades contempladas en el Manual de Formulación del Presupuesto, entre estas se encuentra el revisar la política Institucional y relacionarla con la política de gobierno, definición de metas institucionales identificando los productos terminales, volúmenes de trabajo y unidades de medida.

2. La UDAF Central debe de requerir a las UDDAF y estas últimas a las Unidades

Solicitantes (Direcciones) presentar el Anteproyecto de Presupuesto en la fecha establecida a través de oficio.

La forma en que las UDDAF deben de conformar el expediente a la UDAF para su consolidación es la siguiente:

a. Oficio dirigido al Administrador Financiero de la UDAF, con copia digital y Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto que incluya firmas y sellos de los Jefes y Titulares de la UDDAF.

b. Formatos DTP del 7 al 14 firmados y sellados por el Jefe el y Titular UDDAF con

copia física y digital. y copia al Jefe de Programación y Presupuesto que respondan al análisis a nivel de Programa, subprograma, proyecto actividad u obra. (Ver Anexo 1)

3. Los datos correspondientes a los formularios del DTP1 a DTP 6 deberán de ser

trasladados a la Dirección de Planificación (DIPLAN), conforme directrices que esta Dirección indique.

ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y

Presupuesto Código 02.20.01.02.01.00.01 Páginas

FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Fecha Julio 2012 3

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4. La fecha límite establecida para la entrega de la consolidación de los DTPs de las UDDAF, la establecerá la UDAF Central, por medio de oficio y correo electrónico dirigido a titulares y jefes de cada una de estas,

FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

ENTREGA DE SOLICITUDES DE ANTEPROYECTO DE LAS UDDAF

UDDAF 1 Presenta oficio de solicitud de integración del Anteproyecto de Presupuesto tomando en cuenta la (Ver Norma 1 y 2).

RECEPCION DE SOLICITUDES DE ANTEPROYECTO DE LAS UDDAF

Mesa de entrada

2

Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las Direcciones, cumpla con lo establecido en las normas Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente emitiendo observación con boleta de rechazo.

3 Elabora un registro de control interno y traslada expediente para análisis y tramite respectivo al Jefe de Programación y Presupuesto.

ANALISIS Y CONSOLIDACION DE DTPs

Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto

4 Recibe expediente y designa Analista que se encargara de la integración del anteproyecto de presupuesto de las UDDAF.

5 Traslada expediente para análisis y consolidación del anteproyecto.

Analista de Presupuesto

6

Verifica que la documentación registrada en DTPs cumpla con normativa así como también, con criterios técnicos y legislación vigente. Si, sigue paso 7. No, devuelve expediente a mesa de entrada para que realicen las modificaciones necesarias.

7 Consolida la información de los formularios.

REGISTRO EN SIGES

Analista de Presupuesto

8 Registra en SIGES.

9 Elabora oficio dirigido al MINFIN para que continúe el trámite respectivo.

10 Traslada expediente consolidado para verificación al Jefe de Programación y Presupuesto.

SOLICITUD EN SICOIN

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FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

Jefe de Programación y Presupuesto

11

Revisa y verifica que la integración del anteproyecto de presupuesto de la UDDAF se realizo conforme a normas Si, sigue paso 12 No, devuelve expediente para que se realicen los cambios pertinentes.

12 Solicita en SICOIN.

13 Firma y sella las formas DTP y el oficio.

14 Traslada expediente para visto bueno al Administrativo Financiero.

TRAMITE ANTE EL MINFIN DE EL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

Administrativo Financiero

15

Revisa que el expediente cumpla con los requerimientos necesarios. Si, sigue paso 16. No, devuelve expediente para su corrección con las observaciones pertinentes.

16 Firma y sella oficio y DTPs .

17 Traslada el expediente para trámite respectivo ante el Despacho Ministerial.

Despacho Ministerial

18 Revisa expediente y firma oficio

19 Traslada expediente para que realicen tramite respectivo en MINFIN.

Administrativo Financiero

19 Recibe expediente y solicita el envió al MINFIN.

Secretaria

20 Obtiene copia digital del expediente de Anteproyecto de Presupuesto y adjunta expediente

21 Traslada expedientes a MINFIN para su análisis y Tramite de aprobación. ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y

Presupuesto Código 02.20.01.02.01.00.02 Páginas

PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL Fecha Julio 2012 3

OBJETIVO Proporcional al personal de la UDAF Central, el procedimiento a seguir para proyectar los requerimientos financieros anuales necesarios para la obtención de los productos finales, en términos de bienes y servicios necesarios para dar cumplimiento a la Programación de la Planificación Operativa Anual correspondiente. NORMAS 1. La Administración Financiera previo a la aprobación del presupuesto dará

asesoría a las UDDAF y Unidades Solicitantes (Direcciones) a su cargo, para la presentación de la Programación Indicativa Anual.

2. La UDAF Central, enviará oficio y correo electrónico a las UDDAF indicando la

fecha límite que tienen para la presentación de la solicitud de la Programación Indicativa Anual, tomando en cuenta la fecha fijada que a la UDAF Central reciba de la Dirección Técnica de Presupuesto –DTP-.

3. Las Unidades Ejecutoras a cargo de la UDAF Central y las UDDAF con base en

el Anteproyecto de Presupuesto, Plan Operativo Anual y Plan de Adquisiciones elaboran y presentan a la UDAF Central la Planificación Indicativa Anual la cual debe de incluir.

a. Grupo de gasto, b. Fuente de financiamiento y c. Justificación de montos.

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PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL ADMINISTRACION CENTRAL

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE PROGRAMACION

UDAF Central 1 Proporciona lineamientos por escrito para elaboración Programación Indicativa Anual a Unidades Ejecutoras y a la UDDAF.

UDDAF y Unidades Ejecutoras a cargo de la UDAF Central.

2

Presentan por medio de oficio la solicitud para la Programación Indicativa Anual de las Unidades a su cargo, tomando en cuenta el Plan Operativo Anual y Plan Anual de Adquisiciones.

ANALISIS DE PROGRAMACION DE CUOOTA INDICATIVA ANUAL

Encargado de Mesa de Entrada

3

Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las UDDAF cumplan con lo establecido en la (Ver Norma 3) Si, sigue paso 4 No, devuelve expediente con boleta de rechazo indicando los motivos, para que puedan realizar correcciones.

4 Elabora un registro de control interno en la base de datos y genera nota de traslado al Departamento de Programación y Presupuesto.

ANALISIS DE INFORMACIÓN

Jefe Departamento de Programación y Presupuesto

5 Asigna un analista para para que realice la consolidación de la Programación Indicativa Anual de todo el Ministerio.

Analista del Departamento de Programación y Presupuesto

6

Analiza y Verifica que la información de las solicitudes que vienen de las UDDAFs cumpla con normativa 3. Si, sigue paso 7 No, regresa expediente para corrección a la mesa de entrada, indicando las acciones que deben de realizarse.

REGISTRA EN SICOIN CO3i

Analista del Departamento de Programación y Presupuesto

7 Registra el Comprobante de la Programación de la Indicativa Anual CO3 i en el SICOIN.

8 Elabora el oficio de solicitud dirigido al MINFIN para la solicitud de la Programación Indicativa Anual.

9

Envía expediente para análisis al Jefe del departamento de Programación y Presupuesto.

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PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL ADMINISTRACION CENTRAL

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD EN SICOIN CO3i

Jefe Departamento de Programación y Presupuesto

10

Coteja que el expediente se realizo conforme a normas y criterios técnicos, administrativos y financieros. Si, sigue paso 11. No, regresa expediente para corrección con boleta de traslado, consignando los motivos del rechazo para que se realicen las acciones adecuadas.

11 Solicita CO3 i.

12 Sella y firma oficio de solicitud y forma CO3 i.

13 Traslada expediente para análisis y visto bueno.

Administrativo Financiero

14 Revisa expediente y da visto bueno para su traslado ante la DTP.

TRASLADO DE EXPEDIENTE A LA DTP DEL MINFIN

15 Traslada expediente al Despacho para visto bueno.

Despacho Ministerial 16 Revisa, firma y sella expediente.

17 Traslada expediente a Programación y Presupuesto.

Jefe de Programación y Presupuesto

18 Traslada expediente y copia digital del expediente con oficio al MINFIN. --------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y

Presupuesto Código 02.20.01.02.01.00.03 Páginas

PROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS CUATRIMESTRALES Fecha Julio 2012 3

OBJETIVO Contar con lineamientos uniformes para gestionar ante la DTP del MINFIN, los requerimientos de cuotas cuatrimestrales que permitan a las diferentes Unidades Ejecutoras del MAGA el cumplimiento de metas y resultados establecidos en el POA conforme a lo establecido en la Programación Indicativa Anual. NORMAS 1. Las UDAF deben de presentar al MINFIN al inicio de cada año, en forma física y

digital, la programación de cuotas por fuente de financiamiento y grupo de gasto de las UDDAF y UDAF Central del MAGA, así como su justificación. vinculada la Planificación Indicativa anual, para luego ser consolidada la información y enviar al MINFIN.

2. Deberá informar a las UDDAF, que los requerimientos de reprogramación de

cuotas financieras deben canalizarse a la UDAF Central, ya que la DTP deniega cualquier requerimiento que sean presentado directamente por Unidades Ejecutoras.

3. El departamento de Programación y Presupuesto notificara por correo electrónico

a las Unidades Ejecutoras del monto aprobado por el MINFIN para cada cuatrimestre.

4. Se debe hacer del conocimiento de las UDDAF que de no ejecutarse en el

cuatrimestre el monto asignado por la Administración Financiera, las Unidades ejecutoras perderán los recursos correspondientes de las cuotas asignadas no ejecutadas.

5. Las Unidades Ejecutoras que generan ingresos, deben presentar la información

sobre los ingresos que estiman percibir por cuatrimestre.

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PROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS CUATRIMESTRALES ADMINISTRACION CENTRAL

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE CUOTAS CUATRIMESTRALES

UDAF Central 1 Da lineamientos por escrito para la elaboración de Programación Cuatrimestral tomando como parámetro la Programación Indicativa Anual.

UDDAF 2 Presenta la Programación de cuotas cuatrimestrales de las Direcciones a su cargo.

Encargado de Mesa de Entrada

3

Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las UDDAF cumpla con lo establecido en la Norma 1. Si, sigue paso 4. No, devuelve expediente con boleta de rechazo señalando las razones para que se complete expediente.

4 Elabora en la base de datos registro de control interno y traslado el expediente.

Jefe Departamento de Programación y Presupuesto

6 Revisa expediente y asigna analista para la consolidación de las cuotas cuatrimestrales.

CONSOLIDACION DE CUOTAS CUATRIMESTRALES

Analista Departamento de Programación y Presupuesto

7

Analiza y Verifica que la información de las solicitudes cumpla con normativa 3.

Si, sigue paso 8. No, regresa expediente a la UDDAF con boleta de traslado para que realicen correcciones.

Consolida cuotas de las UDDAF.

REGISTRO EN SICOIN CO3

Analista Departamento de Programación y Presupuesto

8 Registra el Comprobante de la Programación de la Ejecución del Gasto CO3 en el SICOIN.

9 Elabora el oficio de solicitud correspondiente dirigido al MINFIN para la solicitud de cuotas cuatrimestrales.

10 Traslada expediente para análisis.

Jefe Departamento de Programación y Presupuesto 11

Coteja que el expediente se realice conforme a normas y criterios técnicos, administrativos y financieros. Si, sigue paso 12 No, regresa expediente para corrección.

12 Sella y firma oficio de solicitud y la forma CO3 .

13 Traslada expediente para análisis y visto bueno.

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PROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS CUATRIMESTRALES ADMINISTRACION CENTRAL

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

TRAMITE DE DE PROGRAMACION DE CUOTAS EN MINFIN

Administrativo Financiero

14 Revisa expediente y da visto bueno para su traslado.

15 Traslada expediente al Despacho para visto bueno.

Despacho Ministerial

16 Revisa, firma y sella expediente.

17 Traslada expediente de Programación de cuotas cuatrimestrales del Ministerio al Jefe de Programación y Presupuesto.

Jefe de Programación y Presupuesto

18 Traslada expediente y copia digital del expediente con oficio al MINFIN. --------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y

Presupuesto Código 02.20.01.02.01.00.04 Páginas

REPROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS

Fecha Julio 2012 3

OBJETIVO Contar con un procedimiento que sirva al personal de la UDAF Central para reprogramar cuotas y corregir variaciones que puedan afectar el cumplimiento de metas priorizadas, asegurando la disponibilidad de recursos, para que las unidades ejecutoras puedan realizar sus planes de trabajo. NORMAS 1. Debe notificar a las UDDAF que los requerimientos de reprogramación de cuotas

financieras se canalicen a través de UDAF Central, ya que la DTP deniega oficios de requerimientos que sean presentados directamente por Unidades Ejecutoras para este se someta a consideración de el Comité de Ejecución Presupuestaria –COPEP-.

2. La UDAF Central deberá solicitar por medio de oficio el Comité de Ejecución Presupuestaria COPEP, la reprogramación de los saldos no ejecutados durante el cuatrimestre de las UDDAF que presenten sus requerimientos 15 días antes de finalizado el cuatrimestre para su consideración, para ello tendrá que tomar en cuenta lo siguiente:

a. El oficio para solicitar reprogramación de cuotas debe de ir dirigido a el Comité

de Ejecución Presupuestaria COPEP firmado y sellado por el Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto, Administrativo Financiero y contar con el visto bueno del Ministro de Agricultura,

b. Incluir el Monto. c. Renglones de gasto y fuente de financiamiento. d. Justificaciones por grupo de gasto y fuente de financiamiento.

El Jefe del departamento de Programación y presupuesto y los Encargados de Presupuesto, deberán de llevar control de los saldos cuatrimestrales no ejecutados de las UDDAF.

.

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REPROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS ADMINISTRACION CENTRAL

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

ENTREGA DE EXPEDIENTES

UDDAF 1 Solicita la reprogramación de cuotas de las Direcciones a su cargo.

REVISION DE EXPEDIENTES

Encargado de Mesa de Entrada

2

Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las UDDAF sea presentada conforme a normativa reprogramación de las UDDAF. Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente con boleta de rechazo.

3 Elabora registro de control de expediente y realiza traslado del expediente al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN DE LA REPROGRAMACION

Jefe Departamento de Programación y Presupuesto

4

Verifica que el expediente llene los requisitos establecidos en normativa de las UDDAF y asigna analista para la consolidación de la reprogramación de cuotas.

Analista Departamento de Programación y Presupuesto

5

Analiza y Verifica que la información de las solicitudes cumpla con (normativa 2) Si, sigue paso 6. No, regresa expediente para corrección.

6 Consolida la reprogramación de las UDDAF.

REGISTRO DE REPROGRAMACION EN SICOIN

Analista Departamento de Programación y Presupuesto

7 Registra el Comprobante CO3 en el SICOIN.

8 Elabora el oficio de solicitud correspondiente dirigido al MINFIN para la solicitud de reprogramación de cuotas.

9 Traslada expediente para análisis.

SOLICITUD DE REPROGRAMACION EN SICOIN

Jefe Departamento de Programación y Presupuesto

10

Coteja que el expediente se realizo conforme a normas y criterios técnicos, administrativos y financieros. Si, sigue paso 11. No, regresa expediente para corrección.

11 Solicita reprogramación.

12 Firma y sella y oficio de solicitud y forma CO3.

Traslada expediente para análisis y visto bueno

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REPROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS ADMINISTRACION CENTRAL

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE REPROGRAMACION ANTE EL MINFIN

Administrativo Financiero

13 Revisa expediente y da visto bueno para su traslado ante la DTP

14 Traslada expediente al Despacho para visto bueno

Despacho Ministerial

15 Revisa, firma y sella expediente.

16 Traslada expediente de reprogramación de cuotas del Ministerio al Jefe de Programación y Presupuesto.

Jefe de Programación y Presupuesto

17 Traslada expediente y copia digital del expediente con oficio al MINFIN. --------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

21

ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y

Presupuesto Código

02. 02.20.01.02.01.00.05

20. Páginas

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Fecha Julio 2012 4

OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir para facilitar a las Dependencias del MAGA, el efectuar las modificaciones presupuestarias necesarias para regularizar sobregiros, saldos en la ejecución del gasto por incrementos o decrementos aprobados, modificaciones interinstitucionales, a fin de realzar reajustes a las asignaciones de gasto del Ministerio. NORMAS 1. Tomar en cuenta al analizar y presentar una modificación presupuestarias realizar

las siguientes acciones: a. Verificar que el expediente cuente con oficio de solicitud de modificación

presupuestaria con firmas del Jefe y Titular de la UDDAF dirigido al Administrativo Financiero con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto de la UDAF Central.

b. Revisar que la solicitud de modificación presupuestaria cuente con justificación de la exposición de los motivos que la originan, grado de afectación de metas, objetivos, bases de cálculo y otra información que aporte elementos de juicio para la toma de decisiones.

c. Supervisar que el expediente cuente con cuadro de débitos y créditos que se afectaran, comprobando además que cuenten con la disponibilidad presupuestaria en los renglones de créditos que comprometieron en cada observando además que los créditos y débitos sumen la misma cantidad y que no incluyan decimales.

d. Cuando las modificaciones presupuestarias afecten metas programadas deberán recordar a las UDDAF que deben efectuar una reprogramación de metas y justificarse ante DIPLAN.

e. Revisar que las partidas presupuestarias cuenten con sus correspondientes códigos geográficos y fuentes de financiamiento que se afectaran; de incluir asignaciones con financiamiento externo de préstamos o donaciones deben de consignarse los códigos de organismo y correlativo.

f. Si la modificación presupuestaria requiere la creación de nuevos renglones verificar si se realizo y justifico la creación con la excepción del grupo “0” por ser aprobados por la DTP.

g. Cuando la solicitud de modificación es del grupo 18 debe tomarse en cuenta lo planteado en el manual de clasificación presupuestaria para el sector público

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de Guatemala, la Ley de compras y contrataciones e incluir la programación correspondiente, la cual debe contener: descripción de la naturaleza de los servicios requeridos, periodo de contratación y costo total.

h. La solicitud de requerimiento de utilización del renglón 151 (Alquiler de edificios y locales) debe de incluir las programaciones pertinentes.

i. Si la solicitud de modificación incluye asignaciones del subgrupo 32 (Maquinaria y Equipo) debe contener la programación respectiva y las características necesarias, sin incluir marcas, pero si la descripción, costo unitario y costo total estimado, informando si es equipo nuevo, o de reposición.

j. Programación de obras (Cuando corresponda) deberá de existir una partida presupuestaria a nivel de proyecto y obra y registrarse en el SNIP.

k. Incluir fotocopia de la Base legal: Decretos, Acuerdos Gubernativos. Acuerdos Ministeriales y Convenios cuando corresponda.

l. Toda solicitud de Ampliación Presupuestaria Interna INTRA 2 deberá contener el visto bueno del Despacho Superior.

En el caso de Organizaciones No Gubernamentales ONG´s por entidades desconcentradas, autónomas, organismos regionales o internacionales el incisos f o h no aplica, ya que se rigen por normativas específicas. 2. Para la solicitud de modificaciones Presupuestarias de cierre conocida como

INGRU, deben se les notifica a las Unidades Ejecutoras y a las UDDAF, analizar lo siguiente.

a. Sobregiros en renglones presupuestarios. b. Disponibilidad de saldos para regularizar los renglones sobregirados y que las

modificaciones se realicen entre grupos 100 a 200 o de estos al 300 y en este último solo pueden hacerse transferencias entre el mismo.

c. Tomar en cuenta que el grupo cero solo puede ser modificado de ubicación geográfica.

Cuando las modificaciones presupuestarias afecten metas programadas deberán efectuarse una reprogramación de metas y justificarse ante DIPLAN. Al presentar la modificación presupuestaria es importante integrar bien la partida presupuestaria. Año Inst Unidad

Ejecutora Programa Subprograma Actividad Obra Renglón Ubicación

Geográfica Fuente de Financiamiento

El procedimiento para realizar una modificación Externa (INTRA 1) es el mismo que se realiza con las modificaciones Internas (INTRA 2), con la diferencia que esta es

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y Alimentación

23

trasladada al MINFIN para aprobación mientras que la INTRA 2 es aprobada en el MAGA y trasladado al MINFIN para su conocimiento.

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE MODIFICACIONES

UDDAF 1

Presenta solicitud y expediente de modificaciones presupuestarias dirigido al Administrativo Financiero y copia al Jefe del Departamento de Programación Presupuestaria.

RECEPCION DE EXPEDIENTES

Mesa de entrada de la Administración Financiera

2

Verifica que el expediente de modificaciones presupuestarias cumpla con normativa conforme a solicitud.

Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente para su corrección con boleta de rechazo.

3 Traslada la solicitud y expediente al departamento de Programación y Presupuesto para su trámite.

ANALISIS DE EXPEDIENTES Y SOLICITUD DE CO2 EN SICOIN

Jefe de Programación y Presupuesto

4 Asigna al analista para que se encargue de evaluar la modificación solicitada.

Analista de Programación y Presupuesto

5

Verifica solicitud de modificación con base a criterios, leyes establecidas y normativa establecida para el presente proceso.

Sí sigue paso 6. No, la devuelve al interesado para las correcciones correspondientes con boleta de rechazo.

6 Registra CO2 en SICOIN.

SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA EN SICOIN

Analista de Programación y Presupuesto

7

Imprime el Comprobante de Modificación Presupuestaria CO2 en el SICOIN y elabora propuesta de � dictamen y resolución para firma del Ministro.

8 Traslada el expediente al Jefe de Presupuesto, para su revisión.

Jefe de Programación y Presupuesto

9

Verifica que el expediente cumpla con normativa de modificación.

Sí, sigue paso 11.

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Director de Planeamiento

-DIPLAN-

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Administrador Financiero

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Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

24

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

10 No, devuelve expediente al analista para correcciones.

11 Sella y firma expediente.

12 Solicita en SICOIN.

13 Traslada el expediente al Administrador financiero.

APROBACION DEL DESPACHO DE MODIFICACIONES INTERNAS CON RESULUCIÓN Y DICTAMEN

Administrador Financiero

14 Verifica que el expediente llene requerimientos y cuente con firmas y sellos al jefe de Programación y Presupuesto.

15 Firma y sella documentos.

16 Traslada el expediente al Despacho Ministerial MAGA para aprobación de la resolución.

Despacho Ministerial MAGA

17 Verifica que el expediente este completo y firmado. Si, sigue paso 18. No, devuelve para su corrección.

18 Firma Resolución Ministerial y dictamen.

19 Traslada el expediente al departamento de Programación y Presupuesto para aprobación de CO2.

Administrador Financiero

20 Revisa que el expediente tenga la firma del Despacho Ministerial.

21 Aprueba CO2 en el SICOIN si es modificación interna aprueba modificación si no continua solicitud de aprobación de modificación ante la DTP.

APROBACION DEL CO2 EN SICOIN|

Jefe de Programación y Presupuesto

22 Recibe expediente.

23 Se envía original a DTP y se guarda copia en el archivo de la UDAF. --------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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y Alimentación

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ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y

Presupuesto Código 02.20.01.02.01.00.06 Páginas

MODIFICACION DE ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS AMPLIACIÓN O

DISMINUCIÓN Fecha Julio 2012 4

OBJETIVO Establecer el procedimiento al personal actual y de nuevo ingreso del Departamento de Programación y Presupuesto un procedimiento que les guie para el registro de las modificaciones presupuestarias por ampliación o disminución decretadas por el Congreso de la República de Guatemala. NORMAS

1. La UDAF al recibir notificación por parte del Despacho Ministerial en las cuales se indique se efectuaron modificaciones de Aplicación o Disminución al presupuesto del MAGA por el Congreso de la Republica, realizara de inmediato las siguientes acciones:

a. En modificaciones dirigidas a una Unidad Ejecutora concreta, la UDAF le solicitara que presente lo antes posible propuesta de modificación conforme lo establece el Decreto del Congreso de la Republica.

b. Si no existe un destinatario concreto para la aplicación de una modificación presupuestaria, la UDAF Central debe coordinar con el Despacho Ministerial y DIPLAN a quien aplicar las modificaciones decretadas, analizando compromisos, metas y ejecución financiera que han tenido las Unidades Ejecutoras en el transcurso del periodo, las consecuencias de su aplicación y determinaran que es lo más conveniente para la población a atender.

c. Al establecer a que Unidad Ejecutora se afectara, la UDAF Central notificara vía correo electrónico y oficio a las UDDAF y Unidades Ejecutoras adjuntando del Decreto que origino la modificación para la aplicación de los renglones de gasto permitidos, si la modificación incluye creación de renglones del grupo 0, 911 y 914 estos deben crearse en el sistema y aprobarse en la DTP.

d. Toda modificación debe contar con la justificación de los renglones a utilizar, partida presupuestaria, renglón, ubicación fuente de financiamiento y Decreto.

e. Notificar a DIPLAN de la reprogramación de metas, adjuntando el Decreto que las origino.

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a) Incluir el Cuadro de Débitos, consensuado con las unidades ejecutoras y la UDDAF, que incluye partida presupuestaria, renglón, ubicación y fuente de financiamiento.

2. Las modificaciones se autorizan al amparo de lo establecido en Constitución Política de la República de Guatemala Artículo 240.

MODIFICACIÓN DE ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS

DE AMPLIACIÓN O DISMINIUCIÓN

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

ENTREGA DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Despacho Ministerial

1 Recibe del Congreso de la Republica notificación de disminuciones o ampliaciones al presupuesto conforme Decreto del Congreso de la Republica.

2

Notifica a la UDAF Central de las disminuciones o ampliaciones que deben de aplicarse al Presupuesto del MAGA según Decreto del Congreso.

ANALISIS Y PROPUESTA DE MODIFICACION DIPLAN - UDAF

Administrador Financiero

3

Analiza expediente para realizar el trámite a la modificación para ampliación o disminución: Amp: sigue paso 8 Dism: reúne equipo financiero, DIPLAN y analizan conforme a lo establecido (en inciso b) y sigue paso 4

4 Elabora propuesta al Ministro de lo acordado con DIPLAN conforme inciso b.

5 Traslada expediente con propuesta, al Despacho para su análisis.

ANALISIS DE PROPUESTA DE MODIFICACION DEL DESPACHO

Despacho 6

El Ministro y asesores analizan propuesta y dictaminan si la propuesta es conveniente. Si, continua paso 7 No, regresa a paso 3 para que realicen un nuevo análisis conforme a propuesta.

7 Devuelve propuesta para aplicar las modificantes correspondientes.

Administrador Financiero 8 Verifica expediente.

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27

MODIFICACIÓN DE ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS

DE AMPLIACIÓN O DISMINIUCIÓN

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

9 Traslada al Departamento de Programación y presupuesto para continuar el tramite.

NOTIFICACIÓN DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Jefe de Programación y Presupuesto

10

Notifica por medio de oficio a las UDDAF de las disminuciones o ampliaciones al presupuesto de las Unidades Ejecutoras para que coordinen con estas y DIPLAN la reprogramación de metas físicas y trasladen la reprogramación de presupuestaria.

UDDAF 11

Coordina la reprogramación física y financiera con las Direcciones a su cargo y presenta solicitud para modificaciones AMP o DIS con forme a Normativa.

REVISION DE MODIFICACIONES PRESENTADAS

Mesa de entrada de la Administración Financiera

12

Verifica que el expediente de modificaciones AMP o Dis esté completo.

Si, sigue paso 13 No, devuelve expediente para su corrección con boleta de rechazo indicando las acciones a tomar.

13 Traslada la solicitud y expediente al departamento de Programación y presupuesto para su trámite.

Jefe de Programación y Presupuesto

14 Asigna un analista que se encargará de evaluar la modificación presupuestaria.

ANALISIS DE MODIFICACION PRESENTADA POR LAS UDDAF

Analista de Programación y Presupuesto

15

Verifica los requerimientos con base a criterios, leyes establecidas y normativa establecida para el presente proceso.

Sí sigue paso 16 No, devuelve expediente a la UDDAF para que realice las correcciones correspondientes con boleta de rechazo.

REGISTRO Y SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA

Analista de Programación y Presupuesto

16

Registra el Comprobante de Modificación Presupuestaria CO2 en el SICOIN.

17

Adjunta el Comprobante de Modificación Presupuestaria CO2 al expediente.

18

Traslada el expediente al Jefe de Presupuesto, para su revisión.

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-DIPLAN-

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MODIFICACIÓN DE ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS

DE AMPLIACIÓN O DISMINIUCIÓN

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

Jefe de Programación y Presupuesto

19

Analiza y revisa el expediente AMP o DIS.

Sí, sigue paso 20. No, devuelve al analista para correcciones.

20 Sella y firma expediente y solicita en SICOIN CO2.

21 Traslada expediente al Administrador financiero.

Administrador Financiero

22 Verifica expediente llene requerimientos y cuente con firmas y sellos jefe de Programación y Presupuesto.

23 Firma y sella documentos.

24 Traslada el expediente al Despacho Ministerial MAGA para que coloque visto bueno.

Despacho Ministerial MAGA

25 Verifica que el expediente este completo y firmado. Si, da Visto Bueno al oficio. No, devuelve para su corrección.

26 Traslada el expediente al departamento de Programación y Presupuesto para trámite.

Departamento de Programación y de Presupuesto

27 Revisa que el expediente tenga la firma del Despacho Ministerial.

28 Traslada a la e la DTP del MINFIN para su registro y aprobación correspondiente.

APROBACIÓN DE TRANSFERENCIA MINFIN

Departamento de Programación y Presupuesto

29 Recibe notificación del Ministerio de Finanzas Públicas, dónde aprueba la transferencia solicitada.

30 Notifica a los interesados de la aprobación para que realicen las acciones pertinentes.

Unidades Ejecutoras y UDDAF

31

Reciben expediente de modificación presupuestaria e Inician a ejecutar conforme a su nueva planificación y presentando reprogramación de metas a DIPLAN. -------------FIN DEL PROCEDIMIENTOS----------------

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Presupuesto Código

02. 02.20.01.02.01.00.0720

Páginas

ORDENES DE COMPRA PARA REGULARIZAR GASTOS DE

EJECUCIÓN Fecha Julio 2012 2

OBJETIVO Contar con un procedimiento que sirva al personal de Presupuesto par regularizar gastos ejecutados a través de administradores de recursos, descentralizados y autónomos y regularización de fideicomisos. NORMAS 1. Para poder regularizar gastos de administradores de Recursos, descentralizados,

autónomos y regularización de Fideicomisos se debe tomar en cuenta lo siguiente: a. Comprometerán órdenes de Compra y pago para Administración de

Convenios conforme a lo establecido en el Acuerdo Ministerial 25-2010 A. b. Todas las órdenes de compra y pago deberán fundamentarse con base

legal, Constitución de la Republica, Acuerdos Gubernativos, Ministeriales, convenios u otros de los cuales se guarde registro en el Departamento de Contabilidad.

ORDENES DE COMPRA PARA REGULARIZAR GASTOS DE EJECUCIÓN

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE REGULARIZACION

Departamento de Contabilidad

1 Traslada expediente de órdenes de compra para regularizar gastos de ejecución.

ANALISIS DE EXPEDIENTE

Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto

2 Asigna analista para que realice regularizar órdenes de compra.

Analista del Departamento de Programación y Presupuesto

3

Verifica que el expediente cumpla con legislación y normativas internas para su regularización.

Si, sigue paso 4. No, devuelve expediente para corrección con boleta de rechazo al Departamento de Contabilidad.

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30

ORDENES DE COMPRA PARA REGULARIZAR GASTOS DE EJECUCIÓN

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

CREACION DE ORDEN DE COMPRA Y REGISTRO EN SIGES

Analista del Departamento de Programación y Presupuesto

4 Crea la orden de compra y la registra en SIGES.

5 Imprime orden de compra y firma al reverso.

6 Traslada expediente a jefatura para autorización en SIGES.

Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto

7

Verifica que la documentación cumpla con los requerimientos establecidos en normativa Si, sigue paso 8. No, devuelve al analista para correcciones.

8 Autoriza en SIGES la Orden de Compra.

9 Firma documentos del expediente.

10 Traslada expediente a Secretaria del Departamento de Programación y Presupuesto.

Secretaria del Departamento de Programación y Presupuesto

11 Elabora un registro de control interno para el traslado del expediente en la base de datos y genera nota de traslado.

12

Traslada expediente a Departamento de Contabilidad para elaboración de CUR de compromiso y devengado. --------------- FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y

Presupuesto Código 02.20.01.02.01.00.08 Páginas

ORDENES DE COMPRA PARA TRASLADO DE CUOTAS A

ORGANISMOS REGIONALES E INTERNACIONALES

Fecha Julio 2012 2

OBJETIVO Establecer el procedimiento para el traslado de fondos a organismos regionales e internacionales conforme a convenios o el Congreso de la Republica establecidos previamente. NORMAS

1. Se deberá tomar en cuenta las programaciones de cuotas y la disponibilidad financiera que determine el MINFIN para el traslado.

2. Se deberá verificar la vigencia de las bases legales, previo a la elaboración de

órdenes de compra y al traslado de cuotas a organismos regionales e

internacionales.

ÓRDENES DE COMPRA PARA TRASLADO DE CUOTAS A ORGANISMOS REGIONALES E INTERNACIONALES

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

ASIGNACION DE ANALISTA

Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto

1 Asigna analista para que realice el trámite de órdenes de compra para traslado de cuotas conforme a planificación.

ANALISIS DE EXPEDINTE Y REGISTRO EN SIGES

Analista del Departamento de Programación y Presupuesto

2

Analiza bases legales para traslado de cuotas a organismos Regionales e Internacionales. Si Vigentes sigue paso 3. No vigentes Realiza orden de rechazo.

3 Registra la orden de compra en el SIGES.

4 Traslada expediente a jefatura para su autorización en el SIGES.

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Director de Planeamiento

-DIPLAN-

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y Alimentación

32

ÓRDENES DE COMPRA PARA TRASLADO DE CUOTAS A ORGANISMOS REGIONALES E INTERNACIONALES

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITA EN SIGES DE ORDEN DE COMPRA

Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto

5

Analiza si expediente cumple con las normativas establecidas. Si, sigue paso 6 No. devuelve a analista para realizar enmienda pertinente si es factible.

6 Solicita en SIGES.

Analista del Departamento de Programación y Presupuesto

7 Imprime orden de compra.

8 Firma orden de compra y traslada documentos a secretaria del Departamento.

Secretaria del Departamento de Programación y Presupuesto

9 Registra en controles el expediente y guarda copia del CUR.

10

Traslada expediente a Departamento de Contabilidad la elaboración de CUR de compromiso y devengado. ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-----------------

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y Alimentación

33

ADMINISTRACION FINANCIERA Departamento de Programación y

Presupuesto Código 02.20.01.02.01.00.09 Páginas

COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP’s) Fecha Julio 2012 2

OBJETIVO Contar con normativa y procedimiento que garantice la disponibilidad presupuestaria y libre de afectación que cubre los montos de los compromisos de las Unidades ejecutoras previos a adquirirlos. NORMAS

1. La Solicitud y emisión la CDP’s debe ser previa a adquirir compromisos y suscribir contratos de servicios con cargo a los renglones de los subgrupos 15 “Arrendamientos y derechos”, 17 “Mantenimiento y reparación de obras e instalaciones”, 18 “Servicios técnicos y profesionales”, grupo 2 materiales y suministros y 3 “Propiedad, equipo, planta e intangibles”.

2. La Unidad solicitante deberá trasladar a la UDAF la Solicitud de disponibilidad presupuestaria la cual deberá incluir lo siguiente: a. Solicitudes de pedido para programar la constancia. b. Incluir NIT. c. Monto. d. Descripción del pago a realizar. e. Deberán tomar en cuenta lo establecido en el Artículo 69 del Decreto 33-

2011. f. Los CDP`s tendrá vigencia para el ejercicio del año en curso.

g. Copia de solicitud de pedido y de cotización en. compra directa.

h. cotización Copia de solicitud de pedido y acta de adjudicación.

i. Fotocopia de solicitud de pedido y acta de adjudicación de licitación en Licitación.

j. Fotocopia de solicitud de pedido y contrato abierto publicado en guate compras cuando se trate de contrato abierto.

k. Fotocopia de solicitud de pedido y adjudicación (según sea el caso).

l. Copia de nómina de personal subgrupo 18 (según sea el caso).

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y Alimentación

34

COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP’s) UDAF CENTRAL

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE CDPs

Unidades Solicitantes 1 Entregan solicitud de CDP`s a la UDAF en mesa de entrada.

REVISION DE SOLICITUDES DE CDPs

Mesa de entrada de Administración financiera

2

Verifica que la documentación contenida en los expedientes de las Direcciones cumpla con lo establecido en la Normas Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente con boleta de rechazo.

3 Elabora un registro de control interno y traslada expediente al Departamento de Programación y Presupuesto para su análisis.

Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto

4 Asigna un analista para atender la solicitud de CDP.

5 Traslada Solicitud al analista destinado.

REGISTRO DE CDP`s

Analista del Departamento de Programación y Presupuesto

6

Verifica que el expediente cumpla con la normativa de CDPs y verifica que cuente con disponibilidad presupuestaria conforme a solicitud.

Si, sigue paso 7. No devuelve para corrección.

7 Procede al registro de la programación del detalle de las partidas y renglones presupuestarios en el SIGES del CDP generando Form C02.

8 Imprime CDP, archiva copia de CUR y adjunta copia al expediente de la Unidad solicitante.

9 Notifica a interesados. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-------------

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35

CAPÍTULO III

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS UDDAF TIPO “A” Y “B”

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y Alimentación

36

OBJETIVO Establecer el procedimiento para Consolidar los requerimientos financieros que las diferentes Direcciones a cargo de las UDDAF, necesarias para la ejecución de sus correspondientes Planes Operativos Anuales (POA). NORMAS Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Gubernativo 101–97 Ley Orgánica del Presupuesto, su reglamento y las normas de formulación emitidas por el MINFIN. 1. Previo a la integración del Anteproyecto de Presupuesto del MAGA, las Unidades

Ejecutoras y las UDDAF, deben de realizar todas las actividades contempladas en el Manual de Formulación del Presupuesto, entre estas se encuentra, el revisar la política Institucional y relacionarla con la política de gobierno, definición de metas institucionales identificando los productos terminales, volúmenes de trabajo y unidades de medida.

2. La UDAF Central debe de requerir a las UDDAF y estas últimas a las Unidades

Solicitantes que presenten el Anteproyecto de Presupuesto en la fecha que se les establezca por medio de oficio.

3. Las Unidades solicitantes deben entregar oficio a la UDDAS verificando que contengan lo siguiente: a. Firmas y sellos de los Directores de las Unidades Solicitantes. b. Formatos DTP del 7 al 14 firmados y sellados por los Directores de las Unidades

Solicitantes en forma física y digital.

4. Los datos correspondientes a los formularios del DTP1 a DTP 6 deberán de ser trasladados a la Dirección de Planificación (DIPLAN), conforme directrices que esta Dirección indique.

Programación y Presupuesto UDDAF CLASE “A” y “B”

Código 01 Páginas

FORMULACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Fecha Julio 2012 4

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y Alimentación

37

FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO UDDAF “Clase A”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE INTEGRACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

Unidades Solicitantes 1 Presentan oficio solicitando la integración de DTPs al Anteproyecto de Presupuesto a la UDDAF

ANALISIS DE EXPEDIENTE

Auxiliar de Presupuesto 2

Recibe expediente y analiza que la documentación registrada en DTPs cumpla con normativas e instructivos. Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente a Direcciones con boleta de rechazo para correcciones.

CONSOLIDACION DE DTPs Y REGISTRO EN SIGES

Auxiliar de Presupuesto 3 Consolida la información y registra en SIGES.

4 Traslada expediente consolidado al Encargado de Presupuesto para su análisis.

ENVIO EN SIGES

Encargado de Presupuesto

5

Revisa y verifica que la integración del anteproyecto de presupuesto de la UDDAF se realizo conforme a las normas establecidas. Normativas así como también, con criterios técnicos, administrativos, financieros, normas y legislación vigente. Si, sigue paso 6. No, devuelve expediente emitiendo observación con boleta de rechazo.

6 Realiza traslado en SIGES.

7 Firma y sella las formas DTP y oficio

8 Traslada expediente para visto bueno al Jefe de la UDDAF.

Jefe de la UDDAF

9

Revisa que el expediente cumpla con los requerimientos necesarios. Si, sigue paso 10. No, devuelve expediente para su corrección con las observaciones.

10 Firma y sella oficio y DTPs .

11 Traslada el expediente para trámite respectivo ante la UDAF al Auxiliar de Presupuesto.

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38

FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO UDDAF “Clase A”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

Auxiliar de Presupuesto

12 Obtiene copia digital del expediente de Anteproyecto de Presupuesto de la UDDAF.

13 Traslada expedientes a mesa de entrada de la UDAF y guarda archivo firmado y sellado. --------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

39

FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO UDDAF “Clase B”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE INTEGRACION DE ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

Unidades Solicitantes 1 Presentan oficio de solicitud de integración del Anteproyecto de Presupuesto a la UDDAF.

ANALISIS DE EXPEDIENTE Y CONSOLIDACION DE DTPs

Encargado de Presupuesto

2

Recibe y analiza que la documentación contenida en los expedientes de las Direcciones cumpla con lo establecido en las normas establecidas. Si, sigue paso 3. No, devuelve expediente a Direcciones con boleta de rechazo para correcciones.

REGISTRO Y ENVIO EN SIGES

Encargado de Presupuesto

3 Consolida formato de la DTP y Registra en SIGES.

4 Elabora oficio de Solicitud dirigido a la UDAF Central para el trámite de consolidación.

5 Traslada expediente para verificación al Jefe de la UDDAF.

Jefe de la UDDAF

6

Revisa y verifica que la integración del anteproyecto de presupuesto de la UDDAF se realizo conforme a normas. Si, siguen paso 7 No, emite observación en boleta de traslado y devuelve expediente al Encargado de Presupuesto para su corrección.

7 Realiza envió en SIGES.

8 Firma y sella DTPs y oficio.

9 Traslada el expediente para trámite respectivo ante la UDAF Central y guarda archivo firmado y sellado.

Encargado de Presupuesto

10 Obtiene copia digital del expediente de Anteproyecto de Presupuesto de la UDDAF y adjunta a expediente.

11 Traslada expedientes a mesa de entrada de la UDAF y guarda archivo firmado y sellado. ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

40

Programación y Presupuesto UDDAF CLASE “A” y “B”

Código 02 Páginas

PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL Fecha Julio 2012 3

OBJETIVO Contar con directrices para proyectar los requerimientos financieros anuales necesarios para la obtención de los productos finales, en términos de bienes y servicios necesarios para dar cumplimiento a la Programación de la Planificación Operativa Anual correspondiente de las Unidades que conforman la UDDAF. NORMAS

1. Las UDDAF junto con las Direcciones y departamentos a su cargo, con base en el Plan Operativo Anual, Anteproyecto de Presupuesto y Plan de Adquisiciones elaborarán la Programación Indicativa Anual la cual debe de incluir;

a. Grupo de gasto. b. Fuente de financiamiento. c. Justificación de montos. d. Oficio de solicitud firmado y sellado por el Director de la Unidad Solicitante.

PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL UDDAF Clase “A”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE CUOTA INDICATIVA ANUAL

Unidad solicitante

1 Presentaran oficio y propuesta de Programación de Cuota Indicativa Anual conforme normativa y lineamientos recibidos de la UDDAF.

2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF

Auxiliar de Presupuesto 3

Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Si, continua paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

41

PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL UDDAF Clase “A”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

CONSOLIDACION DE PROGRAMACION Y REGISTRO EN SICOIN

Auxiliar de Presupuesto

4 Consolida la información y Registra en SICOIN el CO3 i .

5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

6 Traslada expediente con forma C03 i al Encargado de Presupuesto.

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

7

Recibe expedientes de las Unidades solicitantes y verifica que la consolidación de Programación se realizo correctamente. Si, sigue paso 8. No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados.

SOLICITUD EN SICOIN DE CO3 i

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

8 Solicita en SICOIN CO3 i y firma oficio de solicitud.

9 Traslada expediente al Jefe de la UDDAF para que firme oficio y expediente de programación indicativa anual.

SOLICITUD DE PROGRAMACION INDICATIVA ANUAL EN LA UDAF

Jefe de UDDAF

10 Revisa, firma y sella expediente.

11 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo. ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

42

PROGRAMACION DE CUOTA INDICATIVA ANUAL UDDAF Clase “B”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE CUOTA INDICATIVA ANUAL

Unidad solicitante

1 Presentaran oficio y propuesta de Programación de Cuota Indicativa Anual conforme normativa y lineamientos recibidos de la UDDAF.

2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

3

Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Si, continua paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias.

CONSOLIDACION DE PROGRAMACION Y REGISTRO EN SICOIN

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

4 Consolida la información y Registra en SICOIN el CO3 i .

5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

6 Traslada expediente con forma C03 i al Jefe de la UDDAF.

SOLICITUD EN SICOIN DE CO3 i Y ANTE UDAF

Jefe de UDDAF

7 Solicita en SICOIN CO3 i.

8 Firma y sella oficio de solicitud.

9 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo. -------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

43

Programación y Presupuesto UDDAF CLASE “A” y “B”

Código 03 Páginas

PROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS CUATRIMESTRALES Fecha Julio 2012 3

OBJETIVO Contar con lineamientos uniformes para gestionar ante la DTP del MINFIN, los requerimientos de cuotas cuatrimestrales que permitan a las diferentes Unidades Ejecutoras del MAGA el cumplimiento de metas y resultados establecidos en el POA conforme a lo establecido en la Planificación Operativa Anual. NORMAS

1. Las UDDAF deben de presentar a la Administración Financiera al inicio de cada año en forma física y digital, la programación de cuotas por fuente de financiamiento y grupo de gasto, así como su justificación. vinculado a la Planificación Indicativa anual para luego ser consolidada la información y enviar al MINFIN.

2. Los requerimientos de reprogramación de cuotas financieras deberán

canalizarse de UDDAF a la UDAF Central, ya que la DTP deniega cualquier requerimiento que sean presentado directamente por Unidades Ejecutoras.

3. La UDDAF al recibir del departamento de Programación y Presupuesto

notificación por correo electrónico del monto aprobado por el MINFIN para cada cuatrimestre notificara a las Unidades Ejecutoras

4. De no ejecutarse en el cuatrimestre el monto asignado por la Administración Financiera, las Unidades ejecutoras perderán los recursos correspondientes por las cuotas asignadas no ejecutadas.

5. Las Unidades Ejecutoras que generan ingresos, deben presentar la información

sobre los ingresos que estiman percibir por cuatrimestre.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

44

PROGRAMACION DE CUOTAS CUATRIMESTRALES UDDAF Clase “A”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE CUOTAS CUATRIMESTRALES

Unidad solicitante

1 Presentaran oficio y propuesta de Programación de Cuotas cuatrimestrales conforme a normativa y lineamientos recibidos de la UDDAF.

2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF

ANALISIS DE CUOTAS CUATRIMESTRALES

Auxiliar de Presupuesto 3

Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Si, continua paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias.

CONSOLIDACION DE PROGRAMACION DE CUOTAS Y REGISTRO EN SICOIN

Auxiliar de Presupuesto

4 Consolida la información y Registra en SICOIN el CO3.

5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

6 Traslada expediente con forma C03 al Encargado de Presupuesto.

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

7

Recibe expedientes de las Unidades solicitantes y verifica que la consolidación de Programación se realizo correctamente. Si, sigue paso 8. No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados.

SOLICITUD EN SICOIN DE CO3

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

8 Solicita en SICOIN CO3 y firma oficio de solicitud.

9 Traslada expediente al Jefe de la UDDAF para que firme oficio y expediente de programación indicativa anual.

SOLICITUD DE PROGRAMACION DE CUOTAS CUATRIMESTRALES A UDAF

Jefe de UDDAF

10 Revisa, firma y sella expediente.

11 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo.--------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

45

PROGRAMACION DE CUOTAS CUATRIMESTRALES UDDAF Clase “B”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE CUOTAS CUATRIMESTRALES

Unidad solicitante

1 Presentaran oficio y propuesta de Programación de Cuotas cuatrimestrales conforme normativa y lineamientos recibidos de la UDDAF.

2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF.

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

3

Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Si, continua paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias.

CONSOLIDACION DE PROGRAMACION Y REGISTRO EN SICOIN

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

4 Consolida la información y Registra en SICOIN el CO3.

5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

6 Traslada expediente con forma C03 al Jefe de la UDDAF.

SOLICITUD DE CUOTAS CUATRIMESTRALES ANTE UDAF

Jefe de UDDAF

7 Solicita en SICOIN CO3.

8 Firma y sella oficio de solicitud.

9 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo. ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO---------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

46

Programación y Presupuesto UDDAF CLASE “A” y “B”

Código 04 Páginas

REPROGRAMACION DE CUOTAS FINANCIERAS

Fecha Julio 2012 4

OBJETIVO Reprogramar cuotas para corregir variaciones que puedan afectar el cumplimiento de metas priorizadas, asegurando la disponibilidad de recursos, para que las unidades ejecutoras puedan realizar sus planes de trabajo.. NORMAS

1. Los requerimientos de reprogramación de cutas financieras deberán canalizar de UDDAF a la UDAF Central, ya que la DTP deniega oficios de requerimientos que sean presentados directamente por Unidades Ejecutoras.

2. Las Direcciones analizan su ejecución y determinan la necesidad de reprogramar

sus recursos financieros por grupo de gasto ante la UDDAF. 3. Las UDDAF deberán, solicitar ante la Administración Financiera la

reprogramación de los saldos no ejecutados durante el cuatrimestre, por medio de oficio presentado con 15 días de antes de finalizar el cuatrimestre, para este se someta a consideración de el Comité de Ejecución Presupuestaria –COPEP-..

4. La Administración Financiera deberá solicitar ante el Comité de Ejecución Presupuestaria COPEP, la reprogramación de los saldos no ejecutados durante el cuatrimestre, para su consideración.

5. Tanto la Administración Financiera como las UDDAF, al momento de realizar reprogramaciones de cuotas financieras deberán de tomar en cuenta las siguientes acciones. Toda solicitud de reprogramación de cuotas deberá contener: a. Oficio de solicitud firmado y sellado por el jefe y titular de la UDDAF dirigido

a la Administración Financiera con copia al Departamento de Programación y Presupuesto.

b. Monto. c. Renglones de gasto y fuente de financiamiento. d. Justificaciones por grupo de gasto y fuente de financiamiento. e. Al igual que la programación de cuotas de compromiso, la reprogramación

de cuotas de devengado mensual se efectúan a nivel de grupo de gastos.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

47

6. El Jefe del departamento de Programación y presupuesto y los Encargados de Presupuesto, deberán de llevar control de los saldos cuatrimestrales no ejecutados de las UDDAF.

REPROGRAMACION DE CUOTAS UDDAF Clase “A”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE REPROGRAMACION DE CUOTAS

Unidad solicitante

1 Presentaran oficio y propuesta de reprogramación de Cuotas conforme a necesidades y normativa.

2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF

Auxiliar de Presupuesto

3

Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación Si, continua paso 4 No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias.

CONSOLIDACION DE REPROGRAMACION DE CUOTAS Y REGISTRO EN SICOIN

Auxiliar de Presupuesto

4 Consolida la información y Registra en SICOIN.

5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

6 Traslada expediente al Encargado de Presupuesto.

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

7

Recibe expedientes de las Unidades solicitantes y verifica que la consolidación de reprogramación se realizo correctamente. Si, sigue paso 8 No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados.

SOLICITUD EN SICOIN

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

8 Solicita en SICOIN y firma oficio de solicitud.

9 Traslada expediente al Jefe de la UDDAF para que firme oficio y expediente de reprogramación de cuotas.

SOLICITUD DE REPROGRAMACION DE CUOTAS ANTE LA UDAF

Jefe de UDDAF 10 Revisa, firma y sella expediente.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

48

REPROGRAMACION DE CUOTAS UDDAF Clase “A”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

11 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo. ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

49

REPROGRAMACION DE CUOTAS UDDAF Clase “B”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE REPROGRAMACION DE CUOTAS

Unidad solicitante

1 Presentaran oficio y propuesta de Reprogramación de Cuotas conforme normativa y lineamientos recibidos de la UDDAF.

2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF.

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

3

Recibe expediente y verifica que cumpla con la normativa para su presentación. Si, continua paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado a Unidad Ejecutora para que realice las enmiendas necesarias.

CONSOLIDACION DE REPROGRAMACION Y REGISTRO EN SICOIN

Encargado de Presupuesto de la UDDAF

4 Consolida la información y Registra en SICOIN.

5 Elabora oficio dirigido al Administrativo Financiero de la UDAF Central con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

6 Traslada expediente al Jefe de la UDDAF

SOLICITUD DE REPROGRAMACION DE CUOTAS ANTE LA UDAF

Jefe de UDDAF

7 Solicita en SICOIN.

8 Firma y sella oficio de solicitud.

9 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo. ---------------FIN DEL PROCEDIMIENTO----------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

50

Programación y Presupuesto UDDAF CLASE “A” y “B”

Código 02.20.05.06 Páginas

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS Fecha Julio 2012 5

OBJETIVO Establecer el procedimiento a seguir para facilitar a las Dependencias del MAGA, efectuar modificaciones presupuestarias necesarias para regularizar sobregiros, saldos en la ejecución del gasto por incrementos o decrementos aprobados, modificaciones interinstitucionales, a fin de realzar reajustes a las asignaciones de gasto del Ministerio. NORMAS

1. Tomar en cuenta al analizar y presentar una modificación presupuestarias realizar las siguientes acciones:

a. Toda solicitud de modificación se justificara mediante la exposición de los motivos que la originan, grado de afectación de metas, objetivos, bases de cálculo y otra información que aporte elementos de juicio para la toma de decisiones.

b. Oficio de solicitud de modificación presupuestaria con firmas del Director de la Unidad solicitante, Jefe y titular de la UDDAF dirigido al Administrativo Financiero con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto de la UDAF Central.

c. Presentar cuadro de débitos y créditos que se afectaran, verificando que cuenten con la disponibilidad presupuestaria en los créditos que se están comprometiendo en cada renglón y verificar que los créditos y débitos sumen la misma cantidad, (no se deben de incluir decimales).

d. Colocar las partidas presupuestarias con sus correspondientes códigos geográficos y fuentes de financiamiento que se afectaran, de incluir asignaciones con financiamiento externo de prestamos o donaciones deben de consignarse los códigos de organismo y correlativo.

e. Si la modificación presupuestaria requiere la creación de nuevos renglones debe justificarse su creación con la excepción del grupo “0” “911” y “914” ya que estos son aprobados únicamente por la DTP.

f. Cuando la solicitud de modificación incluye el subgrupo 18 debe tomarse en cuenta lo planteado en el manual de clasificación presupuestaria para el sector público de Guatemala, la Ley de compras y contrataciones e incluir la programación correspondiente, la cual debe contener: descripción de la naturaleza de los servicios requeridos, periodo de contratación y costo total.

g. La solicitud de requerimiento de utilización del renglón 151 (Alquiler de edificios y locales) debe de incluir las programaciones pertinentes.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

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Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

51

h. Si la solicitud de modificación incluye asignaciones del subgrupo 32 (Maquinaria y Equipo) debe contener la programación respectiva y las características necesarias, sin incluir marcas, pero si la descripción, costo unitario y costo total estimado, informando si es equipo nuevo, o de reposición.

i. Programación de obras (Cuando corresponda) deberá de existir una partida presupuestaria a nivel de proyecto y obra y registrarse en el SNIP.

j. Incluir fotocopia de la Base legal: Decretos, Acuerdos Gubernativos. Acuerdos Ministeriales y Convenios cuando corresponda.

k. Toda solicitud de Ampliación Presupuestaria Interna INTRA 2 deberá contener el visto bueno del Despacho Superior.

En el caso de Organizaciones No Gubernamentales ONG´s por entidades desconcentradas, autónomas, organismos regionales o internacionales el incisos h no aplica, ya que se rigen por normativas específicas.

d. Sobregiros en renglones presupuestarios.

a. Disponibilidad de saldos para regularizar los renglones sobregirados y que las modificaciones se realicen entre grupos 100 a 200 o de estos al 300 y en este último solo pueden hacerse transferencias entre el mismo.

b. Tomar en cuenta que el grupo cero solo puede ser modificado de ubicación geográfica.

Cuando las modificaciones presupuestarias afecten metas programadas deberá efectuarse una reprogramación de de metas y justificarse ante DIPLAN. Al presentar la modificación presupuestaria es importante integrar bien la partida presupuestaria. Año Inst Unidad

Ejecutora Programa Subprograma Actividad Obra Renglón Ubicación

Geográfica Fuente de Financiamiento

MODIFICACION PRESUPUESTARIAS UDDAF “Clase A”

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA

Unidad Ejecutora

1 Elabora propuesta de modificación presupuestaria según normativa.

2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

52

MODIFICACION PRESUPUESTARIAS UDDAF “Clase A”

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

RECEPCION DE EXPEDIENTES

Encargado de Presupuesto

3

Recibe expediente y verifica que el expediente cumpla con los requerimientos necesarios según tipo de modificación. Si, sigue paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado para que realice modificaciones.

4 Nombra a Auxiliar de Presupuesto para que analice expediente.

ANALISIS DE EXPEDIENTES Y REGISTRO DE CO2 EN SICOIN

Auxiliar de Presupuesto

5

Verifica que el expediente cumpla con la normativa de modificación presupuestaria. Si, sigue paso 6. No, devuelve expediente a Unidad ejecutora

6 Registra en SICOIN la modificación, imprime y firma en el reverso

7

Elabora oficio de modificación presupuestaria dirigida al Administrador Financiero de la UDAF con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto

8 Traslada expediente con forma C02 al Encargado de Presupuesto.

SOLICITUD DE CO2 EN SICOIN

Encargado de Presupuesto

9

Recibe expediente y verifica que se cumpla con normativa y criterios administrativos y financieros para la solicitud en SICOIN. Si, sigue paso 10. No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados en boleta de traslado.

10 Solicita en SICOIN modificación presupuestaria u firma oficio de solicitud de modificación presupuestaria.

11 Traslada expediente al Jefe de la UDDAF para que firme oficio y expediente de modificación presupuestaria.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

53

MODIFICACION PRESUPUESTARIAS UDDAF “Clase A”

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

Jefe de UDDAF

12 Firma y sella oficio.

13 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-------------

Page 55: MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

54

MODIFICACION PRESUPUESTARIAS UDDAF “Clase B”

RESPONSABLES No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA

Unidad Ejecutora

1 Elabora propuesta de modificación presupuestaria por categoría según normativa.

2 Traslada Oficio y expediente en forma física y digital a la UDDAF.

ANALISIS DE EXPEDIENTES Y REGISTRO EN SICOIN

Encargado de Presupuesto

3

Verifica que el expediente cumpla con los requerimientos necesarios según tipo de modificación. Si, sigue paso 4. No, devuelve expediente con nota de traslado para que realicen las enmiendas necesarias para continuar su trámite.

4 Registra en SICOIN la modificación, imprime y firma en el reverso.

5

Elabora oficio de modificación presupuestaria dirigida al Administrador Financiero de la UDAF con copia al Jefe del Departamento de Programación y Presupuesto.

6 Traslada expediente con forma C02 al Encargado de Presupuesto.

SOLICITUD DE MODIFICACION PRESUPUESTARIA ANTE LA UDAF

Jefe de UDDAF

7

Recibe expediente y verifica que se cumpla con normativa y criterios administrativos y financieros para la solicitud en SICOIN. Si, sigue paso 8. No, devuelve expediente para que se realicen los cambios indicados en boleta de traslado.

8 Solicita en SICOIN modificación presupuestaria u firma oficio de solicitud de modificación presupuestaria.

9 Traslada expediente a la UDAF para trámite respectivo. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-------------

Page 56: MINISTERIO DE AGRICULTURA, GANADERÍA Y ALIMENTACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

55

Programación y Presupuesto UDDAF CLASE “A” y “B”

Código 06 Páginas

COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP’s) Fecha Julio 2012 3

OBJETIVO Contar con normativa y procedimiento que garantice la disponibilidad presupuestaria y libre de afectación que cubre los montos de los compromisos de las Unidades ejecutoras previos a adquirirlos. NORMAS

1. La Solicitud y emisión la CDP’s debe ser previa a adquirir compromisos y suscribir contratos de servicios con cargo a los renglones de los subgrupos 15 “Arrendamientos y derechos”, 17 “Mantenimiento y reparación de obras e instalaciones”, 18 “Servicios técnicos y profesionales”, grupo 2 materiales y suministros y 3 “Propiedad, equipo, planta e intangibles”.

2. La Unidad solicitante deberá trasladar a la UDAF la Solicitud de disponibilidad

presupuestaria la cual deberá incluir lo siguiente: a. Solicitudes de pedido para programar la constancia, b. Incluir NIT, c. Monto. d. Descripción del pago a realizar. e. Deberán tomar en cuenta lo establecido en el Artículo 69 del Decreto 33-

2011. f. Los CDP`s tendrá vigencia para el ejercicio del año en curso.

g. Copia de solicitud de pedido y de cotización en. compra directa.

h. cotización Copia de solicitud de pedido y acta de adjudicación.

i. Fotocopia de solicitud de pedido y acta de adjudicación de licitación en Licitación.

j. Fotocopia de solicitud de pedido y contrato abierto publicado en guate compras cuando se trate de contrato abierto.

k. Fotocopia de solicitud de pedido y adjudicación (según sea el caso).

l. Copia de nómina de personal subgrupo 18 (según sea el caso).

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

56

COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP’s) UDDAF Clase“ A”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE CDPs

La Unidad Solicitante 1 Entregan solicitud de CDP`s a la UDAF en mesa de entrada.

REGISTRO DE CDP`s

Auxiliar de Presupuesto

2

Verifica que el expediente cumpla con la normativa de CDPs y verifica que cuente con disponibilidad presupuestaria conforme a solicitud.

Si, sigue paso 3. No devuelve para corrección.

3 Procede al registro de la programación del detalle de las partidas y renglones presupuestarios en el SIGES del CDP generando Form C02.

4 Imprime CDP y adjunta al expediente de la Unidad solicitante.

5 Traslada CDP para firma.

ENTREGA DE CDP`s

Encargado de Presupuesto

6 Firma y sella CDP.

7 Notifica a interesados. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-------------

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Programación y Presupuesto

Elaboró:

Director de Planeamiento

-DIPLAN-

Autorizó:

Administrador Financiero

Aprobó:

Ministro de Agricultura, Ganadería

y Alimentación

57

COMPROBANTES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA (CDP’s) UDDAF Clase “ B”

RESPONSABLE No. PROCEDIMIENTO

SOLICITUD DE CDPs

La Unidad Solicitante 1 Entregan solicitud de CDP`s a la UDAF en mesa de entrada

REGISTRO DE CDP`s

Encargado de Presupuesto

2

Verifica que el expediente cumpla con la normativa de CDPs y verifica que cuente con disponibilidad presupuestaria conforme a solicitud.

Si, sigue paso 3 No devuelve para corrección.

3 Procede al registro de la programación del detalle de las partidas y renglones presupuestarios en el SIGES del CDP generando Form C02.

IMPRESIÓN Y ENTREGA DE CDP`s

Encargado de Presupuesto

4 Imprime CDP, archiva CUR y adjunta copia al expediente de la Unidad solicitante.

5 Notifica a interesados. ------------------FIN DEL PROCEDIMIENTO-------------

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58

GLOSARIO DE SIGLAS

SIGLAS

SIGNIFICADO AMP Ampliación Presupuestaria

CDP Comprobante de Disponibilidad Presupuestaria

CGC Contraloría General de Cuentas

CO2 Comprobante de Modificación Presupuestaria

CO3 Comprobante de la Programación de la Ejecución del

Gasto

CO3i Comprobante de Programación Indicativa Anual

COPEP Comité de Programación de Ejecución Presupuestaria

CUR Comprobante Único de Registro

DIPLAN Dirección de Planeamiento

DIS Disminución Presupuestaria

DTP Dirección Técnica de Presupuesto

INGRU Modificación de cierre presupuestario

INTRA 1 Modificaciones presupuestarias externas

INTRA 2 Modificaciones presupuestarias internas

MAGA Ministerio de Agricultura, Ganadería y Alimentación

MINFIN Ministerio de Finanzas Publicas

ONG Organización No Gubernamental

POA Planificación Operativa Anual SEGEPLAN Secretaria de Planificación y Programación de la

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GLOSARIO DE SIGLAS

SIGLAS

SIGNIFICADO

Presidencia SICOIN Sistema de Contabilidad Integrada

SIGES Sistema de Gestión

SNIP Sistema Nacional de Inversión Pública

UDAF Unidad de Administración Financiera

UDDAF Unidad Desconcentrada de Administraciòn Financiera

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINO

DEFINICIÓN

ACTIVIDAD

Categoría presupuestaria relativa a un conjunto especializado de acciones íntimamente relacionadas y complementarias entre sí, para el logro de los programas y subprogramas; comprende el conjunto de acciones, los recursos humanos, físicos, materiales y financieros, necesarios para su realización. Cada actividad se compone de las relaciones insumo – proceso - resultado (producto).partidas de activo fácilmente convertible a efectivo, no asignado a fines específicos distintos al pago de una partida de pasivo circulante, o a una inversión fácilmente realizable. Activos que pueden ser utilizados para hacer pagos de forma inmediata.

APROBACION DE CUR

Es la autorización del CUR por parte del Jefe del Área de Contabilidad, luego de revisar la documentación física con los datos registrados en el Sistema.

ASIGNACION PRESUPUESTARIA

Son las cantidades o créditos autorizados que representan el límite máximo de gastos que puedan ejecutar los organismos e instituciones del Estado en un ejercicio fiscal.

CÓDIGO PROGRAMÁTICO (PRESUPUESTARIO)

Relación de números formados por cifras que funcionan como claves de año, instituciones, unidades ejecutoras, categorías programáticas, grupos y renglones de gasto, regiones, departamentos y fuentes de financiamiento, en la partida presupuestaria, del presupuesto de egresos. También incluye el tipo de gasto, la finalidad y función del mismo. El código programático actual en Guatemala, tiene 31 dígitos de la manera siguiente: Ejercicio fiscal 4, institución 3, unidad ejecutora 3, programa o categoría equivalente 2, subprograma 2, proyecto 3, actividad u obra 2, grupo y renglón de gasto 3,

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINO

DEFINICIÓN ubicación geográfica 4, fuente de financiamiento 5; adicionalmente hay otros cinco dígitos de la manera siguiente tipo de gasto 2 finalidad 1 y función 2 con lo cual el código programático llega a 36 dígitos.

CONTROL INTERNO

Sistema de su organización, compuesto por los procedimientos que tiene implantados y el personal dedicado a ello, estructurado para el logro de los objetivos siguientes: a) obtención de información financiera correcta, segura y oportuna; b) protección de los activos del negocio o institución y, c) promoción de la eficiencia de operación.

CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

Proceso a cargo la autoridad superior, la autoridad administrativa superior, la unidad de auditoría interna y las dependencias de cada institución gubernamental, diseñado y estructurado para establecer una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos y metas institucionales; comprendido por uno o más de los componentes siguientes: a) Eficacia, eficiencia y efectividad de las operaciones; b) Confiabilidad de la información financiera y administrativa; y, c) Cumplimiento de las leyes, reglamentos y procedimientos aplicables. El control interno gubernamental incluye: 1) El plan de organización y el conjunto de métodos y medidas que se adopten para asegurar el cumplimiento de los objetivos, funciones, tareas y metas de ejecución, relacionadas con la previsión, seguimiento y control de las actividades económicas y administrativas de la institución; 2) La protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente de un ente público; medible tanto en lo relativo a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINO

DEFINICIÓN funcionarios o empleados públicos que intervienen en ellos.

PROGRAMACION DE CUOTA

Es el proceso de programación de la ejecución presupuestaria que permite realizar una previsión dinámica, para cada uno de los subperiodos del ejercicio presupuestario, de realizaciones en términos de productos terminales e intermedios, de requerimientos de recursos reales y financieros en tiempo oportuno, así como de los procesos necesarios para obtener dichos productos con el objeto de poder cumplir con los compromisos de gastos durante un periodo establecido.

DISMINUCIONES PRESUPUESTARIOS

Son disminuciones a los créditos presupuestarios que se asignaron a programas o categorías equivalentes, subprogramas, proyectos, actividades, obras y grupos de gastos, debido a cambios en las expectativas de los ingresos que se estima resultarán insuficientes, por lo que no se dispondrá de las fuentes de financiamiento para atender las erogaciones programadas. Como resultado de este proceso el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, es disminuido por el Congreso de la República mediante Decreto.

EJERCICIO FISCAL

Período que comprende la ejecución del presupuesto, que comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre, de cada año.

FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Indica de donde provienen los recursos financieros para la realización del gasto público, permitiendo conocer si se obtienen por impuestos, tasas, contribuciones, bonos del tesoro, préstamos,

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINO

DEFINICIÓN donaciones, etc. pérdidas obtenidas por operaciones de transferencia, cesión, compra - venta, permuta u otra forma de negociación de bienes y derechos de la entidad que no corresponden al giro normal de sus operaciones.

GLOSARIO

Diccionarios de palabras o términos específicos de una ciencia o una técnica de vocabulario.

GRUPO DE GASTO:

Clase de gastos, que corresponde a una ordenación sistemática de los egresos, con base en el tipo de los mismos.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Instrumento técnico básico para aplicarlo a las labores coadyuvando a establecer condiciones uniformes de comportamiento laboral y de entendimiento operativo.

MODIFICACIONES A LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Son cambios entre fuentes de financiamiento de los gastos, que pueden o no modificar la composición de los mismos en el ámbito de la estructura programática o del objeto del gasto.

MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS

Son cambios que se efectúan a los montos asignados a los programas, subprogramas, proyectos, actividades, obras y grupos de gasto previstos en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado por subestimaciones, incorporación de nuevos programas, subprogramas, proyectos o actividades, reajustes de gasto, alteración en las metas o volúmenes de trabajo en los programas.

MODIFICACIÓN DE Son incrementos a los créditos presupuestarios

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINO

DEFINICIÓN AMPLIACIONES que se asignan a programas o categorías

equivalentes, subprogramas, proyectos, actividades, obras, grupos de gasto, para atender requerimientos no previstos o que no resultan insuficientes, siempre que se disponga de las fuentes de financiamiento para atender la erogación correspondiente. Este tipo de modificación presupuestaria es el resultado de un proceso de ampliación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, efectuado por el congreso de la Republica mediante el Decreto correspondiente.

NORMA

Regla de conducta cuyo fin es el cumplimiento de un precepto legal. Precepto positivo de orden jurídico menor. Especificación técnica u otro documento accesible al público, establecido con la cooperación y el consenso o aprobación mayoritaria de las partes interesadas, basada en los resultados conjuntos de la ciencia, la tecnología y la experiencia, que tiene como propósito conseguir un beneficio óptimo de la acción a realizar referencia para organizar el ambiente y estructura del control interno de cada institución al tenor de sus necesidades, su complejidad operacional y de las circunstancias específicas de funcionamiento y operación de cada entidad, las cuales exigen el total apego y cumplimiento a las leyes y reglamentos, a las políticas nacionales, gubernamentales, sectoriales e institucionales, así como a las disposiciones administrativas internas.

NORMAS DE CONTROL INTERNO

Son de interés para los auditores en general, pero especialmente están dirigidas a los responsables de las instanciassuperiores de dirección y coordinación y de los gerentes, administradores y

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINO

DEFINICIÓN empleados públicos.

OBJETIVO

Es el logro que se pretende alcanzar con la ejecución de las actividades de un plan, programa o proyecto. Constituye un punto central de referencia para emprender determinadas acciones.

OBRA

Categoría programática de mínimo nivel en términos de asignación de recursos, al Igual que la actividad.

PLAN

Proyecto de cursos de acción a realizar para alcanzar determinados objetivos. Es el resultado del proceso de planeación.

PLAN OPERATIVO ANUAL

Consiste en la Planificación de actividades a realizarse por área de trabajo, en las cuales se indique la cuantificación de las mismas tomando en cuenta indicadores y techo estimado.

PROCEDIMIENTO

Sistema, método de ejecución, actuación o fabricación. Modo de tramitar las actuaciones administrativas. Conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisa la forma sistemática de hacer determinado trabajo.

PROCESO Es el conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o técnica. .

PROGRAMA

Categoría programática cuya producción es terminal de la red de acciones presupuestarias de una institución o sector. Tiene las características siguientes: a) es la categoría programática de mayor nivel en el ámbito de la producción terminal; b) expresa la contribución a una política, ya que refleja un propósito esencial en la red de acciones presupuestarias que ejecuta una institución o

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINO

DEFINICIÓN sector, a través de la producción terminal; c) se conforma por la agregación de categorías programáticas de menor nivel que confluyen al logro de su producción como subprogramas, actividades y proyectos; y, d) tiene una unidad administrativa responsable de su ejecución. El programa como conjunto de actividades o proyectos coordinados, capaces de producir resultados homogéneos y cuantificables, es la unidad presupuestaria básica..

PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA

Consiste en la fijación de metas y en la asignación de recursos (humanos, materiales y financieros) que permitan alcanzar los objetivos propuestos de los planes o Programas de Gobierno

PROYECTO Modelo socio económico para la búsqueda de solución de problemas..

REVERSION Anulación de una operación.

UNIDAD DE ADMINISTRACION FINANCIERA

Esta conformada por los Departamentos de Programación y Presupuesto, Contabilidad y Tesorería que tiene la responsabilidad de cumplir y aplicar las leyes, normas y procedimientos en materia financiera y presupuestaria de observancia general a nivel Nacional y de la Institución.

UNIDADES EJECUTORAS DESCONCENTRADAS

Se les denomina así a las Unidades ejecutoras desconcentradas con atribuciones y competencias para realizar funciones administrativas y financieras y que forman parte del MAGA pero que manejan sus propios presupuestos para atender a diferentes Direcciones dentro de la Institución. Aun cuando cuentan con sus presupuestos como unidades ejecutoras desconcentradas, se regirán por las normas establecidas en el Manual de

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GLOSARIO DE TÉRMINOS

TÉRMINO

DEFINICIÓN Normas y Procedimientos de la UDAF central en cuanto a autorizaciones o aprobaciones especificas; por tanto, son la instancia responsable, en lo operativo, de las distintas fases del ciclo presupuestario; para tal efecto se regirá a las disposiciones y normas del ente rector canalizadas a través de la UDAF.

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA (SICOIN)

Es la herramienta que lleva el control de la ejecución presupuestaria, registrando ingresos y el gasto de los programas y proyectos según corresponda, generando automáticamente con cada registro la Contabilidad del Estado y el proceso de pago. También contempla el registro de metas, indicadores de desempeño e ingreso del Plan Operativo Anual de cada institución así como el registro y control de inventarios.

SISTEMA DE GESTION (SIGES)

Es una herramienta informática que utilizan las entidades públicas del Gobierno de Guatemala, para emitir las Órdenes de Compra, liquidación y Pago, generación de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria CDP, en la gestión de compra de los productos y/o servicios que requieran.

SOLICITUD DE PAGO

Es la autorización del CUR para que sea pagado por parte del Coordinador Financiero, luego de revisar la documentación física con los datos registrados en el Sistema.

TECHO PRESUPUESTARIO

Máxima asignación presupuestaria que el Ministerio de Finanzas Públicas da a cada Ministerio, para que este lo distribuya dentro de las diferentes unidades, proyectos, actividades, etc.

UNIDAD SOLICITANTE Se le denominara a las Direcciones que forman parte de las UDDAF Clase “A” y “B”.

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ANEXOS

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ANEXO 1 DTPs DEL 7 AL 14 CON SU INSTRUCTIVO

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ANEXO 2 EJEMPLO SOLICITUD DE AMPLIACION PRESUPUESTARIA

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ANEXO 3 EJEMPLO DE NOTIFICACION DE APROBACION DE MODIFICACION

PRESUPUESTARIA AL MINFIN

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