Ministério Público Federal - MPF · LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AMGE Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica CCR Câmara de Coordenação e Revisão CQ CSMPF

Ministério Público Federal

Rodrigo Janot Monteiro de Barros

Procurador-Geral da República

Ela Wiecko Volkmer de Castilho

Vice-Procuradora-Geral da República

Lauro Pinto Cardoso Neto

Secretário-Geral do MPF

Flávio Oliveira Barboza

Secretário-Geral Adjunto do MPF

3ª Câmara de Coordenação e Revisão – Consumidor e Ordem Econômica

Coordenador

José Elaeres Marques Teixeira

Membro Titular

Roberto Luís Oppermann Thomé

Membro Titular

Sady D'Assumpção Torres Filho

Membro Suplente

Franklin Rodrigues da Costa

Membro Suplente

Alcides Martins

Membro Suplente

Maria Hilda Marsiaj Pinto

5ª Câmara de Coordenação e Revisão – Combate à Corrupção

Coordenador

Nicolao Dino de Castro e Costa Neto

Secretário-Executivo

Ronaldo Pinheiro de Queiroz

Membro Titular

Denise Vinci Túlio

Membro Titular

Ana Borges Coelho Santos

Membro Suplente

Márcio Andrade Torres

Membro Suplente

Francisco Rodrigues dos Santos Sobrinho

Membro Suplente

Marcelo Antônio Moscogliato


Procuradoria Geral da República

SAF Sul, Quadra 4, Conjunto C

Telefone: + 55 - 061 - 3105-5100

70050-900 – Brasília-DF

www.pgr.mpf.mp.br

Elaboração e organização

Álvaro André Santarém Amorim

Bruna Pereira de Alencar

Júlia Furiati Camargo

Márcia Maria da Silva Dutra

Tathyana Vieira Flores Sales

Projeto gráfico e diagramação

Comitê da Qualidade

Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP)

Brasil, Ministério Público Federal, Procuradoria Geral da República.

Manual da Qualidade das Câmaras de Coordenação e Revisão do Ministério Público Federal

– Brasília: MPF, 2015.

http://www.pgr.mpf.mp.br/

MINISTÉRIO PÚBLICO FEDERAL

PROCURADORIA GERAL DA REPÚBLICA

MANUAL DA QUALIDADE DAS

CÂMARAS DE COORDENAÇÃO E

REVISÃO DO MINISTÉRIO PÚBLICO

FEDERAL

BRASÍLIA| DF| 2015

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AMGE Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica

CCR Câmara de Coordenação e Revisão

CQ

CSMPF

Comitê da Qualidade

Conselho Superior do Ministério Público Federal

CVE Central de Viagens e Eventos

DC Documento Complementar

DE Documento Externo

FCFO Ficha de Controle de Formulários

GLPI Gestionnaire Libre de Parc Informatique

GCONS Gerador de Consultas

IC Inquérito Civil

ID Indicador de Desempenho

LM Lista Mestra de Documentos

LRQ Lista de Registros da Qualidade

MPF Ministério Público Federal

MPU Ministério Público da União

MQ Manual da Qualidade

MNP Manual de Normas e Procedimentos

NBR Norma Brasileira

NF Notícia de Fato

PA Procedimento Administrativo

PEAD Proposta de Elaboração de Alteração de Documentos

PGR Procurador-Geral da República

PIC Procedimento Investigatório Criminal

PMI Project Management Institute

PP Procedimento Preparatório

PR Procuradoria da República

PRM Procuradoria da República no Município

PRR Procuradoria Regional da República

PS Procedimento de Sistema

RD Representante da Direção

RNC Registro de Produto Não Conforme

RQ Registro da Qualidade

SA Secretaria de Administração

SACV Solicitação de Ação Corretiva

SAPV Solicitação de Ação Preventiva

SEA Secretaria de Engenharia e Arquitetura

SECOM Secretaria de Comunicação Social

SEDEP Secretaria de Educação e Desenvolvimento Profissional

SEJUD Secretaria Jurídica e de Documentação

SG Secretaria Geral

SGP Secretaria de Gestão de Pessoas

SGQ Sistema de Gestão da Qualidade

STIC Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação

ÍNDICE DE IMAGENS

Figuras

Figura 1 – Interação dos Processos com o Sistema de Gestão da Qualidade 28

Figura 2 – Estrutura Organizacional da 3ª Câmara de Coordenação e Revisão do MPF 30

Figura 3 – Estrutura Organizacional da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão do MPF 31

Figura 4 – Estrutura do Sistema de Gestão da Qualidade das Câmaras de Coordenação

e Revisão do Ministério Público Federal 32

Figura 5 – Pirâmide de Hierarquia dos Documentos 34

Figura 6 – Macrofluxo Triagem e Distribuição 50

Figura 7 – Macrofluxo Elaboração de Proposta de Enunciados 51

Figura 8 – Macrofluxo Elaboração de Minutas de Votos 53

Figura 9 – Macrofluxo Gestão de Eventos 54

Figura 10 – Macrofluxo Gestão de Projetos 55

Figura 11 – Macrofluxo Gestão dos Autos Distribuídos 56

Figura 12 – Responsabilidades acerca da Documentação 83

Figura 13 – Fluxo de Elaboração/Alteração de Documentos da Qualidade 85

Tabelas

Tabela 1 – Referência Normativa 17

Tabela 2 – Indicadores de Desempenho dos Objetivos da Qualidade 40

Tabela 3 – Matriz de Responsabilidade do Sistema de Gestão da Qualidade 42

Tabela 4 – Providências Adotadas para o Desenvolvimento dos Servidores 46

Tabela 5 – Alterações no Documento 97

SUMÁRIO

1. Introdução ..................................................................................................................... 12

1.1 Generalidades ........................................................................................................... 12

1.2 Escopo ...................................................................................................................... 13

1.3 Aplicação................................................................................................................... 15

1.3.1 Justificativas das Exclusões ................................................................................. 15

2. Referência Normativa ................................................................................................... 16

3. Termos e Definições ...................................................................................................... 20

3.1 Termos Relacionados com a ISO 9000:2005 .......................................................... 20

3.2 Termos Relacionados com a Gestão da Qualidade ............................................... 22

3.3 Termos Relacionados com o SGQ das Câmaras de Coordenação e Revisão ..... 23

3.4 Termos Relacionados com os Processos que são Escopo do SGQ das Câmaras

de Coordenação e Revisão do MPF .............................................................................. 23

4. Sistema de Gestão da Qualidade .................................................................................. 27

4.1 Requisitos Gerais ..................................................................................................... 27

4.2 Requisitos da Documentação ................................................................................. 33

4.2.1 Generalidades ..................................................................................................... 33

4.2.2 Manual da Qualidade ........................................................................................... 33

4.2.3 Controle de Documentos ..................................................................................... 34

4.2.4 Controle de Registros .......................................................................................... 35

5. Responsabilidade da Direção ....................................................................................... 36

5.1 Comprometimento da Direção ................................................................................ 36

5.2 Foco no Cliente ........................................................................................................ 36

5.3 Política da Qualidade ............................................................................................... 37

5.4 Planejamento ............................................................................................................ 38

5.4.1 Objetivos da Qualidade ........................................................................................ 38

5.4.2 Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade ............................................. 39

5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação ..................................................... 41

5.5.1 Responsabilidade e Autoridade ........................................................................... 41

5.5.2 Representantes da Direção ................................................................................. 44

5.5.3 Comunicação Interna ........................................................................................... 44

5.6 Análise Crítica pela Direção .................................................................................... 45

5.6.1 Generalidades ..................................................................................................... 45

5.6.2 Entradas para a Análise Crítica ............................................................................ 46

5.6.3 Saídas da Análise Crítica ..................................................................................... 46

6. Gestão de Recursos ...................................................................................................... 47

6.1 Provisão de Recursos .............................................................................................. 47

6.2 Recursos Humanos .................................................................................................. 47

6.2.1 Generalidades ..................................................................................................... 47

6.2.2 Competência, Treinamento e Conscientização .................................................... 47

6.3 Infraestrutura ............................................................................................................ 48

6.4 Ambiente de Trabalho .............................................................................................. 48

7. Realização do Produto .................................................................................................. 50

7.1 Planejamento da Realização do Produto ................................................................ 50

7.1.1 Macrofluxo: Triagem e Distribuição ...................................................................... 51

7.1.2 Macrofluxo Elaboração de Proposta de Enunciados ............................................ 51

7.1.3 Macrofluxo Elaboração de Minutas de Votos ....................................................... 53

7.1.4 Macrofluxo: Gestão de Eventos ........................................................................... 53

7.1.5 Macrofluxo: Gestão de Projetos ........................................................................... 54

7.1.6 Macrofluxo: Gestão dos Autos Distribuídos .......................................................... 55

7.2 Processos Relacionados com Clientes .................................................................. 56

7.2.1 Determinação de Requisitos Relacionados com o Produto .................................. 56

7.2.2 Análise Crítica dos Requisitos Relacionados com o Produto ............................... 57

7.2.3 Comunicação com o Usuário ............................................................................... 57

7.3 Projeto e Desenvolvimento ...................................................................................... 58

7.3.1 Planejamento de projeto e desenvolvimento ........................................................ 60

7.3.2 Entradas de projeto e desenvolvimento ............................................................... 60

7.3.3 Saídas de projeto e desenvolvimento .................................................................. 60

7.3.4 Análise crítica de projeto e desenvolvimento ....................................................... 61

7.3.5 Verificação de Projeto e Desenvolvimento ........................................................... 61

7.3.6 Validação de Projeto e Desenvolvimento ............................................................. 61

7.3.7 Controle de alterações de Projeto e Desenvolvimento ......................................... 62

7.4 Aquisição .................................................................................................................. 62

7.4.1 Processo de Aquisição......................................................................................... 62

7.4.2 Informações da Aquisição .................................................................................... 64

7.4.3 Verificação do Produto Adquirido ......................................................................... 64

7.5 Produção e Prestação do Serviço ........................................................................... 65

7.5.1 Controle de Produção e Prestação de Serviço ..................................................... 65

7.5.2 Validação dos Processos de Produção e de Prestação de Serviço...................... 65

7.5.3 Identificação e Rastreabilidade ............................................................................ 66

7.5.4 Propriedade do Cliente ........................................................................................ 67

7.5.5 Preservação do Produto ...................................................................................... 68

7.6 Controle de Equipamento de Monitoramento e Medição ...................................... 68

8.Medição, Análise e Melhoria .......................................................................................... 69

8.1 Generalidades ........................................................................................................... 69

8.2 Monitoramento e Medição ........................................................................................ 69

8.2.1 Satisfação do Cliente ........................................................................................... 69

8.2.2 Auditoria Interna................................................................................................... 70

8.2.3 Monitoramento e Medição dos Processos............................................................ 71

8.2.4 Monitoramento e Medição do Produto ................................................................. 71

8.3 Controle de Produto Não Conforme ........................................................................ 71

8.4 Análise de Dados ...................................................................................................... 72

8.5 Melhoria ..................................................................................................................... 72

8.5.1 Melhoria Contínua ................................................................................................ 72

8.5.2 Ação Corretiva ..................................................................................................... 72

8.5.3 Ação Preventiva ................................................................................................... 73

9. Procedimentos do Sistema .......................................................................................... 74

9.1 Procedimento do Sistema para Controle de Registros ......................................... 74

9.1.1 Identificação dos Registros .................................................................................. 74

9.1.2 Armazenamento dos Registros ............................................................................ 75

9.1.3 Proteção dos Registros ........................................................................................ 75

9.1.3 Recuperação dos Registros ................................................................................. 76

9.1.4 Tempo de Retenção de Registros ........................................................................ 76

9.1.5 Informações Relevantes sobre os Registros ........................................................ 76

9.1.6 Responsabilidades acerca dos Registros ............................................................ 77

9.2 Procedimento do Sistema para Controle de Documentos ..................................... 78

9.2.1 Elaboração ou Alteração de Documentos ............................................................ 78

9.2.2 Apresentação de Proposta de Documentos ......................................................... 79

9.2.3 Análise Crítica dos Documentos .......................................................................... 79

9.2.4 Identificação dos Documentos ............................................................................. 80

9.2.5 Codificação dos Documentos ............................................................................... 80

9.2.6 Revisão e Aprovação da Documentação ............................................................. 80

9.2.7 Controle de Versão e Distribuição da Documentação .......................................... 80

9.2.8 Controle de Obsolescência da Documentação .................................................... 81

9.2.9 Manutenção/Guarda da Documentação ............................................................... 81

9.2.10 Utilização da Documentação.............................................................................. 81

9.2.11 Implantação da Documentação .......................................................................... 81

9.2.12 Controle de Documentos Externos..................................................................... 82

9.2.13 Responsabilidades acerca da Documentação ................................................... 82

9.2.14 Fluxo de Elaboração/Alteração de Documentos da Qualidade ........................... 85

9.3 Procedimento de Sistema de Auditoria Interna ...................................................... 86

9.3.1 Programação de Auditorias .................................................................................. 86

9.3.2 Seleção e Qualificação de Auditores .................................................................... 86

9.3.3 Preparação de Auditoria ...................................................................................... 87

9.3.4 Execução de Auditoria ......................................................................................... 87

9.3.5 Relatório de Auditoria .......................................................................................... 87

9.3.6 Acompanhamento ................................................................................................ 88

9.3.7 Responsabilidades acerca do Procedimento de Auditoria Interna ........................ 88

9.3.8 Registros Relativos à Identificação e à Rastreabilidade ....................................... 89

9.4 Procedimento de Sistema para Controle de Produto Não Conforme ................... 90

9.4.1 Identificação, Disposição e Reinspeção de Não Conformidade ........................... 90

9.4.2 Registro de Não Conformidade ............................................................................ 90

9.4.3 Não Conformidade Interna ................................................................................... 91

9.4.4 Não Conformidade Externa .................................................................................. 91

9.4.5 Controle do Produto Não Conforme/Análise Crítica ............................................. 91

9.4.6 Responsabilidade acerca do Controle de Produto Não Conforme ....................... 91

9.4.7 Registros Relativos ao Controle de Não Conformidades ...................................... 92

9.5 Procedimento de Sistema para Ação Corretiva e para Ação Preventiva .............. 93

9.5.1 Solicitação de Ação Preventiva ............................................................................ 93

9.5.2 Solicitação de Ação Corretiva .............................................................................. 94

9.5.3 Investigação das Causas e Elaboração do Plano de Ação .................................. 94

9.5.4 Implementação de Ações Preventivas ................................................................. 94

9.5.5 Implementação de Ações Corretivas .................................................................... 95

9.5.6 Verificação da Implementação e da Eficácia ........................................................ 95

9.5.7 Responsabilidades Comitê da Qualidade:............................................................ 96

9.5.8 Registros Relativos à Ação Corretiva e à Preventiva ........................................... 96

10. Alterações ................................................................................................................ 97

Câmaras de Coordenação e Revisão do MPF

REVISADO POR: Bruna Pereira de Alencar

APROVADO POR: Álvaro André Santarém Amorim

DATA DE EMISSÃO: 30/11/2015

VERSÃO 3

12

Este documento não poderá ser copiado ou cedido sem prévia autorização da Presidente do CQ.

1. Introdução

1.1 Generalidades

Este Manual da Qualidade (MQ) apresenta o Sistema de Gestão da Qualidade

(SGQ) da 3ª e 5ª Câmaras de Coordenação e Revisão do Ministério Público Federal

com base nos requisitos da Norma NBR ISO 9001:2008.

O SGQ das Câmaras contempla na 3ª CCR – Consumidor e Ordem

Econômica – os processos Elaboração de Proposta de Enunciados, Elaboração de

Minuta de Votos e Triagem e Distribuição, e na 5ª CCR – Combate à Corrupção –, os

processos Gestão de Eventos, Gestão de Projetos e Gestão dos Autos Distribuídos.

A unidade da 3ª CCR que está diretamente envolvida nos processos-escopo

do SGQ é a Assessoria de Revisão. A Assessoria Administrativa e o Colegiado

participam dos processos de trabalho elencados, porém não são objeto do escopo da

certificação.

As unidades da 5ª CCR que estão diretamente envolvidas nos processos do

escopo do SGQ são a Assessoria de Coordenação e a Assessoria Administrativa. A

Assessoria de Revisão e o Colegiado participam dos processos de trabalho

elencados, porém não são objeto do escopo da certificação.

O presente Manual detalha o escopo, a estrutura, o fluxo, a interação entre os

processos do SGQ das Câmaras e as justificativas para as exclusões de subitens do

item 7 da Norma em referência. Nele também estão descritos a estrutura

organizacional e os procedimentos documentados adotados pela 3ª e 5ª CCR.





VERSÃO 3

13


1.2 Escopo

O escopo do Sistema de Gestão da 3ª Câmara de Coordenação e Revisão do

MPF abrange a gestão dos processos Triagem e Distribuição, Elaboração de Proposta

de Enunciados e Elaboração de Minuta de Votos.

O escopo do Sistema de Gestão da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão do

MPF abrange a gestão dos processos Gestão de Eventos, Gestão de Projetos e

Gestão dos Autos Distribuídos.

Os usuários externos da 3ª e 5ª CCR são os membros do MPF lotados nas

Procuradorias da República nos Estados e nas Procuradorias Regionais da República.

Em uma abordagem mais ampla, a grande beneficiária do escopo é a

sociedade, uma vez que a eficiência dos processos em referência evidencia o

compromisso com a promoção da justiça e com a defesa do Estado Democrático de

Direito.

Como usuários internos, pode-se citar a Assessoria de Modernização e

Gestão Estratégica e os membros das Câmaras, a Assessoria de Revisão da 3ª CCR

e as Assessorias de Coordenação e da Administrativa da 5ª CCR.

A legislação e as normas que determinam os requisitos estatutários e

regulamentares do Sistema de Gestão da Qualidade das Câmaras são:

- Constituição da República Federativa do Brasil de 1988;

- Dicionário de Competências do Ministério Público Federal;

- Lei Complementar nº 75, de 20 de maio de 1993, que dispõe sobre a

organização, as atribuições e o estatuto do MPU;

- Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, que dispõe sobre o regime jurídico

dos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas

federais;

- Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que trata do acesso a

informações;

- Manual de Normas e Procedimentos Elaboração de Proposta de

Enunciados;





VERSÃO 3

14


- Manual de Normas e Procedimentos Elaboração de Minutas de Votos;

- Manual de Normas e Procedimentos Triagem e Distribuição;

- Manual de Normas e Procedimentos Gestão de Eventos;

- Manual de Normas e Procedimentos Gestão de Projetos;

- Manual de Normas e Procedimentos Gestão dos Autos Distribuídos;

- Portaria PGR/MPF nº 543, de 9 de julho de 2014, que institui o Manual de

Redação e a Padronização de Atos Oficiais do Ministério Público Federal;

- Portaria PGR/MPF nº 19, de 23 de janeiro de 2013, que aprova o Plano de

Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e a Destinação de

Documentos do Ministério Público Federal;

- Portaria PGR/MPF nº 54, de 8 de fevereiro de 2013, que regulamenta a

utilização e o funcionamento do Sistema Único de Informações no âmbito do Ministério

Público Federal;

- Portaria PGR/MPF nº 198, de 15 de abril de 2011, que regulamenta o

Programa de Treinamento, Desenvolvimento e Educação do Ministério Público da

União;

- Portaria SG/MPF nº 720, de 10 de agosto de 2015, que estabelece a

estrutura organizacional das Câmaras de Coordenação e Revisão e da Secretaria de

Apoio Pericial, com emprego das alocações, transformações e remanejamentos;

- Resolução nº 23, de 17 de setembro de 2007, do Conselho Nacional do

Ministério Público, que disciplina, no âmbito do Ministério Público, a instauração e

tramitação do inquérito civil;

- Resolução nº 87, de 6 de abril de 2010, do Conselho Superior do Ministério

Público Federal, que regulamenta a tramitação do Inquérito Civil no âmbito do MPF; e

- Resolução nº 102, de 2 de fevereiro de 2010, do Conselho Superior do

Ministério Público Federal, que dispõe sobre o Regimento Interno da 5ª Câmara de

Coordenação e Revisão do Ministério Público Federal;

- Resolução nº 145, de 5 de agosto de 2013, do Conselho Superior do

Ministério Público Federal, que dispõe sobre o Regimento Interno da 3ª Câmara de

Coordenação e Revisão do Ministério Público Federal.





VERSÃO 3

15


1.3 Aplicação

Todos os requisitos da Norma NBR ISO 9001:2008 são aplicáveis ao SGQ

das Câmaras, exceto os itens 7.3.1 a 7.3.5 e 7.3.7.

1.3.1 Justificativas das Exclusões

O escopo do SGQ das Câmaras não abrange diretamente todas as atividades

de projeto e desenvolvimento. Os itens 7.3.1 a 7.3.5 e 7.3.7 são realizados na

instituição, mas não são aplicados diretamente na 3ª Câmara pelas equipes dos

processos Triagem e distribuição, Elaboração de proposta de enunciados e

Elaboração de minuta de votos e, na 5ª Câmara, pelas equipes dos processos Gestão

de eventos, Gestão de projetos e Gestão dos autos distribuídos.

Ressalta-se que as exclusões não afetam a capacidade de as Câmaras de

Coordenação e Revisão fornecerem os produtos de acordo com os requisitos do

usuário, os estatutários e os regulamentares aplicáveis.





VERSÃO 3

16


2. Referência Normativa

O Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), como definido neste Manual, é

baseado na NBR 9001:2008, vigente desde 28 de dezembro de 2008. A Norma ISO

9001:2008 especifica os requisitos para um Sistema de Gestão da Qualidade, no qual

a organização precisa demonstrar sua capacidade para fornecer produtos e serviços

que atendam aos requisitos do usuário e aos estatutários e regulamentares aplicáveis,

com o objetivo de aumentar a satisfação do usuário.

A correspondência entre os itens da Norma NBR 9001:2008 e a

documentação do SGQ das Câmaras de Coordenação e Revisão está descrita na

Tabela de Referência Normativa a seguir:

Tabela 1 – Referência Normativa

Referência Normativa

Requisito da Norma Documento Síntese do requisito

1. Objetivo

2. Referência normativa

3. Termos e definições

Manual da

Qualidade (MQ)

Descrição de generalidades e

da abrangência de aplicação

da Norma, identificação de

sua vigência e termos

aplicáveis em sua última

versão.

4. Sistema de gestão da

qualidade

Apresentação da estrutura do

SGQ.

4.1 Requisitos de

documentação

- Procedimento de

Sistema (PS) nº 2,

item 9.2 do MQ

(Controle de

Documentos); e

Identificação dos documentos

exigidos no SGQ, forma de

elaboração e aprovação, além

do controle de sua

manutenção e descarte.





VERSÃO 3

17




- PS nº 1, item 9.1

do MQ (Controle de

Registros)

5. Responsabilidade da

Direção

MQ

Nomeação dos Responsáveis

da Direção, compromisso da

Direção, foco no cliente,

definição e medição dos

processos e suas inter-

relações, comunicação,

análise crítica.

6. Gestão de recursos MQ

Ambiente de trabalho,

provisão de recursos,

treinamento de Recursos

Humanos, infraestrutura geral.

7. Realização do produto

MQ

Macrofluxo de processos de

trabalho.

Determinação e análise crítica

de requisitos, e comunicação

com o usuário.

7.3 Projeto e

Desenvolvimento

Aplica-se parcialmente





VERSÃO 3

18




7.5.2 Validação dos

processos de produção e

prestação de serviço

Não se aplica

7.6 Controle de

equipamento de

monitoramento e

medição

Não se aplica

8. Medição, análise e

melhoria

MQ

Manutenção de

procedimentos voltados à

demonstração da

conformidade do

produto/serviço e à garantia

do SGQ e de sua eficácia.

8.3 Controle de Produto

Não Conforme

PS nº 4, item 9.4

do MQ (Controle de

Produto Não

Conforme)

Definição de controles e

responsabilidade para lidar

com produtos não conformes.

8.5.1 Ação Corretiva PS nº 5, item 9.5

do MQ (Ação

Corretiva e Ação

Preventiva)




do controle de não

conformidade, preocupação

ou oportunidade de melhoria.

8.5.2 Ação Preventiva








VERSÃO 3

19




do controle de possível falha

ou situação de risco.

Fonte: Elaboração pelo Comitê da Qualidade do MPF, com base na ISO 9001:2008.





VERSÃO 3

20


3. Termos e Definições

Os termos e as definições apresentados estão relacionados com a Norma ISO

9000:2005 (Sistema de Gestão da Qualidade - fundamentos e vocabulário), com os

princípios da gestão da qualidade e com a gestão dos processos Elaboração de

proposta de enunciado, Elaboração de minuta de votos e Triagem e distribuição, da

3ª Câmara, e Eventos, Gestão de projetos e Gestão dos autos distribuídos, da 5ª

Câmara, escopo do SGQ das referidas Câmaras de Coordenação e Revisão (CCRs).

3.1 Termos Relacionados com a ISO 9000:2005

Ação corretiva: ação para eliminar a causa de uma não conformidade identificada ou

de outra situação indesejável.

Ação preventiva: ação para eliminar a causa de uma não conformidade potencial ou

de outra situação potencialmente indesejável.

Alta Direção: pessoa ou grupo de pessoas que dirige e controla uma organização no

mais alto nível.

Ambiente de trabalho: conjunto de condições sob as quais um trabalho é realizado.

Análise crítica: atividade realizada para determinar a pertinência, a adequação e a

eficácia do que está sendo examinado, para alcançar os objetivos estabelecidos.

Cliente: organização ou pessoa que recebe um produto. Neste manual, será utilizado

o termo usuário para se referir a cliente.

Correção: ação para eliminar uma não conformidade identificada.

Direção/Administração: pessoa ou grupo de pessoas com autoridade e

responsabilidade para conduzir e controlar uma organização.

Documento: meio por meio do qual a informação é disponibilizada.

Eficácia: realização de atividades planejadas e alcance de resultados planejados.

Fornecedor: organização ou pessoa que fornece um produto.

Medição: quantificação de dimensão, quantidade, desempenho por comparação com

uma unidade padronizada ou com um padrão.





VERSÃO 3

21


Melhoria contínua: é a ação contínua que visa alterar as rotinas da organização para

obter desempenho melhor.

Monitoramento: observação e verificação de algo periodicamente.

Não conformidade: não atendimento a um requisito.

Objetivo da qualidade: aquilo que é buscado ou almejado no que diz respeito à

qualidade.

Organização: grupo de instalações e de pessoas com um conjunto de

responsabilidades, autoridades e relações.

Parte interessada: pessoa ou grupo que tem interesse no desempenho ou no

sucesso de uma organização.

Política da qualidade: intenções e diretrizes globais de uma organização relativas à

qualidade, formalmente expressas pela Alta Direção.

Procedimento: forma especificada de executar uma atividade ou um processo.

Procedimento documentado: um procedimento que é documentado, não

importando a forma ou o meio.

Processo: conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam

insumos (entradas) em produtos (saídas).

Produto: resultado de um processo.

Projeto e desenvolvimento: conjunto de processos que transformam requisitos em

características especificadas ou na especificação de um produto, processo ou

sistema.

Qualidade: satisfação de requisitos preestabelecidos.

Registro: documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de

atividades realizadas.

Requisito: necessidade ou expectativa que é expressa, geralmente, de forma

implícita ou obrigatória.

Satisfação do cliente: percepção do usuário quanto ao grau de atendimento dos

requisitos preestabelecidos.

Sistema de gestão: sistema para estabelecer políticas e objetivos, e para atingir

esses objetivos.





VERSÃO 3

22


Sistema de gestão da qualidade: sistema de gestão para dirigir e controlar uma

organização no que diz respeito à qualidade.

Validação: comprovação, por meio de fornecimento de evidência objetiva, de que os

requisitos para aplicação ou uso específicos pretendidos foram atendidos.

Verificação: comprovação, por meio de fornecimento de evidência objetiva, de que

requisitos especificados foram atendidos.

3.2 Termos Relacionados com a Gestão da Qualidade

Abordagem factual para tomada de decisão: decisões eficazes são baseadas na

análise de dados e de informações.

Abordagem sistêmica para a gestão: identificação, entendimento e gerenciamento

dos processos inter-relacionados como um sistema que contribui para o atingimento

de objetivos de uma organização, de forma eficaz e eficiente.

Benefícios mútuos nas relações com os fornecedores: uma organização e seus

fornecedores são interdependentes, e uma relação de benefícios mútuos aumenta a

capacidade de ambos agregarem valor.

Envolvimento das pessoas: pessoas de todos os níveis são a essência de uma

organização, e o envolvimento destas possibilita que suas habilidades sejam usadas

para o benefício da organização.

Foco no cliente: organizações dependem de seus usuários e, portanto, é

recomendável que atendam às necessidades atuais e futuras dos usuários, aos seus

requisitos, e procurem exceder às suas expectativas.

Liderança: líderes estabelecem a unidade de propósito e o rumo de uma organização.

Convém que eles criem e mantenham um ambiente interno, no qual as pessoas

possam estar totalmente envolvidas com o propósito de atingir os objetivos da

organização.







VERSÃO 3

23


3.3 Termos Relacionados com o SGQ das Câmaras de

Coordenação e Revisão

Análise crítica do Sistema de Gestão da Qualidade: avaliação da adequação do

Sistema de Gestão da Qualidade das Câmaras de Coordenação e Revisão (CCRs) à

Política e aos objetivos da qualidade.

Indicadores de Desempenho (ID): consistem em informações que quantificam os

recursos, insumos, produtos e desempenho do escopo.

Manual de Normas e Procedimentos (MNP): documento que detalha as atividades,

os materiais necessários e os resultados esperados com a realização da tarefa.

Manual da Qualidade (MQ): documento que descreve a política e os objetivos do

Sistema de Gestão da Qualidade, as funções envolvidas direta ou indiretamente no

escopo, assim como aqueles que as desempenham e o compromisso em atender a

cada um dos requisitos apresentados.

Procedimentos de Sistema (PS): descrevem os métodos aplicáveis para que as

atividades se realizem de acordo com os padrões da qualidade. Nas Câmaras de

Coordenação e Revisão, os procedimentos de sistema estão consolidados no item 9

do Manual da Qualidade.

Registro da Qualidade (RQ): documentos que fornecem evidências objetivas de

atividades realizadas ou resultados obtidos e que comprovam a implementação do

Sistema de Gestão da Qualidade.

3.4 Termos Relacionados com os Processos que são Escopo do

SGQ das Câmaras de Coordenação e Revisão do MPF

Arquivamento: ocorre quando já foram realizados todos os atos que poderiam ser

praticados pelas partes e o auto é encaminhado ao arquivo.

Conflito de competência: ocorre entre autoridades que não têm competência. É

comum o conflito de atribuições entre membros do Ministério Público da União e/ou

membros do Ministério Público dos Estados.





VERSÃO 3

24


Declínio de atribuição: é o envio de peças informativas para outro membro do MPF,

para outro ramo do MPU ou, ainda, para o MP dos Estados.

Designação: é a vinculação, no Sistema Único, do processo a determinado servidor,

que deverá analisar os autos e confeccionar minuta de voto.

Distribuição interna: é a divisão do trabalho revisional no âmbito da 3ª Câmara.

Consiste na atribuição dos processos extrajudiciais aos servidores encarregados

desse mister.

Enunciado: é o meio pelo qual o colegiado expressa entendimento sobre determinado

tema e pode, ainda, firmar matéria repetitiva. A orientação, sem caráter vinculante,

visa manter, precipuamente, a uniformidade do exercício funcional.

GCONS: sistema de Geração de Relatórios do Sistema Único.

Índice: coletânea de minutas de votos enviadas para apreciação do colegiado.

Inquérito Civil (IC): procedimento de natureza unilateral e facultativa, instaurado para

apurar fato que possa autorizar a tutela dos interesses ou direitos a cargo do Ministério

Público, servindo como preparação para o exercício das atribuições inerentes às suas

funções institucionais.

Notícia de Fato (NF): qualquer expediente, notícia ou informação submetido à

apreciação do Procurador-Geral da República, conforme as atribuições das

respectivas áreas de atuação que ainda não tenha gerado um feito interno ou externo.

Podem ser formulados presencialmente ou não, entendendo-se como tal a entrada de

atendimentos, notícias, documentos e representações.

Prevenção: é a distribuição de auto de procedimento extrajudicial, sempre que

possível, ao mesmo servidor que elaborou a minuta do voto anterior apresentado em

sessão de julgamento, quando verificada a existência de manifestação anterior do

colegiado da 3ª CCR.

Procedimento de Alta Complexidade: são os procedimentos extrajudiciais que

tratam de matéria ou irregularidade cuja complexidade e relevância jurídica e social

demandam mais tempo para análise em relação aos demais procedimentos, ou que

demandam o desenvolvimento de tese jurídica ou o exame mais aprofundado da

doutrina e da jurisprudência.





VERSÃO 3

25


Procedimento de Acompanhamento: documento utilizado para o acompanhamento

de fiscalizações, de cunho permanente ou não, de fatos e instituições e de políticas

públicas e demais procedimentos não sujeitos a inquérito civil, instaurados pelo

Ministério Público, que não tenham o caráter de investigação cível ou criminal de

determinada pessoa, em função de ilícito específico.

Procedimento de Baixa ou Média Complexidade: são os procedimentos que

versam sobre matéria que já tenha sido objeto de apreciação e deliberação pelo

colegiado da 3ª CCR e que, por isso, já tenham sido alvo de padronização de voto,

bem como os procedimentos que tratam de teses jurídicas não complexas ou

permitem a confecção de votos simplificados e sem relatório detalhado.

Procedimento Investigatório Criminal (PIC): procedimento de natureza

administrativa e inquisitorial, instaurado por membros, que tem como finalidade apurar

a ocorrência de infrações penais de natureza pública. Serve, pois, como preparação

e embasamento para o juízo de propositura, ou não, de ação penal ou de outras

medidas processuais.

Procedimento Preparatório (PP): procedimento formal, prévio ao inquérito civil, que

visa apurar elementos para identificação dos investigados ou dos fatos.

Projeto: empreendimento temporário, planejado, devidamente aprovado pela

autoridade competente, com recursos quantificados previamente, realizado de

maneira coordenada, que visa alcançar uma finalidade específica

Recurso: é o meio voluntário de impugnação de decisões judiciais dentro do prazo,

antes do trânsito em julgado, visando à reforma, cassação, esclarecimento ou

integração da decisão.

Sistema Único de Informações: sistema de informações criado para registrar e

controlar as informações judiciais, extrajudiciais e administrativas no âmbito do

Ministério Público Federal (MPF). Trata-se de uma ferramenta de serviços eletrônicos

que contempla entre outras funcionalidades o registro, a autuação, a distribuição, a

instrução e a gestão de informações, de expedientes e de processos.

Triagem: é a atividade de separação de processos de acordo com critérios pré-

estabelecidos pelo Assessor-Chefe de Revisão das CCRs.





VERSÃO 3

26


Voto: posição individual do membro manifestada no julgamento de um processo.





VERSÃO 3

27


4. Sistema de Gestão da Qualidade

4.1 Requisitos Gerais

A 3ª e a 5ª Câmaras de Coordenação e Revisão estabelecem, documentam,

implementam e mantêm o Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ), que busca sua

eficácia e melhoria contínua por meio da Política e dos objetivos da qualidade.

Com base nas normas de gestão da qualidade, objeto da família NBR ISO

9000, utilizam-se os seguintes princípios da qualidade na condução das suas

atividades:

Abordagem de processos: sistema de gestão implementado em uma organização,

o qual se relaciona com a identificação, o mapeamento e o desenho de processos e

com as interações entre eles, visando ao alcance dos resultados desejados.

Abordagem factual para tomada de decisão: as Câmaras de Coordenação e

Revisão buscam tomar decisões eficazes baseadas na análise de dados e

informações.

Abordagem sistêmica para a gestão: as Câmaras se propõem a identificar, entender

e gerenciar os processos inter-relacionados como um sistema que contribui para o

atingimento de objetivos de uma organização, de forma eficaz e eficiente.

Benefícios mútuos nas relações com os fornecedores: as Câmaras visam

estabelecer uma relação de benefícios mútuos com seus fornecedores, visando

aumentar a capacidade de ambos agregarem valor.

Envolvimento das pessoas: pessoas de todos os níveis são a essência de uma

organização, e o total envolvimento destas possibilita que suas habilidades sejam

usadas para o benefício da organização.

Foco no cliente: as Câmaras visam atender às necessidades atuais e futuras dos

usuários, os seus requisitos, e procuram exceder às suas expectativas.





VERSÃO 3

28


Liderança: as Câmaras buscam manter um ambiente interno, no qual as pessoas

possam estar totalmente envolvidas com o propósito de atingir os objetivos da

organização.



Figura 1 – Interação dos Processos com o Sistema de Gestão da Qualidade

Fonte: Elaboração pelo Comitê da Qualidade do MPF, com base na ISO 9001:2008.

A interação entre os processos–escopo do Sistema de Gestão da Qualidade

dá-se da seguinte forma:

1. Os requisitos para a realização do produto são:

a) Especificados pelo usuário;

b) Não declarados pelo usuário;

c) Estatutários e regulamentares relacionados com o produto; e





VERSÃO 3

29


d) Adicionais determinados pelos coordenadores das Câmaras de Coordenação

e Revisão.

2. A Alta Direção tem foco na satisfação dos requisitos dos usuários, garantindo

que sejam determinados e cumpridos.

3. A realização dos produtos é monitorada, medida e analisada com vistas a

assegurar a conformidade e a melhoria contínua do SGQ. Para isso, podem ser

utilizados os resultados de auditorias, a análise de dados, as ações corretivas e

preventivas e a análise crítica da Alta Direção.

4. A satisfação do usuário com os serviços prestados é monitorada, com o objetivo

de coletar informações necessárias para a implementação de melhorias.

5. As melhorias identificadas para o SGQ devem fomentar o comprometimento da

Alta Direção com o desenvolvimento e a implementação do Sistema.

6. Os recursos necessários à implantação, manutenção e melhoria contínua da

eficácia do SGQ, bem como ao aumento da satisfação do usuário mediante o

atendimento aos seus requisitos são garantidos pela Alta Direção.

7. Recursos de tecnologia da informação, humanos, de infraestrutura, entre

outros, são fornecidos de acordo com os requisitos definidos para a realização do

produto. Esses recursos são identificados e disponibilizados para sua aplicação,

conforme necessidades estabelecidas pelo SGQ das Câmaras.

8. Os serviços são fornecidos conforme os requisitos especificados pelo usuário,

aumentando sua satisfação.





VERSÃO 3

30


Os parâmetros de monitoramento e os indicadores de desempenho dos

processos foram definidos com a finalidade de medir se os objetivos estão sendo

atingidos e de implementar as ações necessárias para atingir os resultados

planejados.

A 3ª e a 5ª Câmaras de Coordenação e Revisão são organizadas em

Assessoria Administrativa, Assessoria de Coordenação e Assessoria de Revisão, que

trabalham na instrução dos processos e procedimentos de competência das Câmaras,

conforme demonstrado nas figuras 2 e 3.

Figura 2 – Estrutura Organizacional da 3ª Câmara de Coordenação e Revisão do MPF

Fonte: Elaboração pelo Comitê de Qualidade do MPF, com base na Portaria SG nº 720, de 10 de

agosto de 2015.





VERSÃO 3

31


Figura 3 – Estrutura Organizacional da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão do MPF

Fonte: Elaboração pelo Comitê da Qualidade do MPF, com base na Portaria SG nº 720, de 10 de

agosto de 2015.

O Sistema de Gestão da Qualidade das Câmaras de Coordenação e Revisão

tem a seguinte composição:





VERSÃO 3

32


Figura 4 – Estrutura do Sistema de Gestão da Qualidade das Câmaras de Coordenação e Revisão do


Fonte: Elaboração pelo Comitê da Qualidade do MPF

A Alta Direção é representada pela Secretaria Geral do Ministério Público

Federal, responsável pela melhoria contínua do SGQ. O Secretário-Geral, enquanto

membro do MPF, é quem realiza a interlocução direta com os Coordenadores das

Câmaras de Coordenação e Revisão, fornecendo informações sobre a melhoria

contínua do SGQ.

Diretamente ligado à Alta Direção, está o Comitê da Qualidade, representado

pelo Escritório de Processos, que fomenta as iniciativas da qualidade na 3ª e 5ª CCR,

bem como monitora e analisa a conformidade dos documentos e dos registros. O

Comitê é responsável por fornecer insumos para as reuniões de análise crítica da Alta

Direção, bem como auxilia a coordenação do SGQ.

O Representante da Direção faz a interlocução da Alta Direção com os

operacionalizadores do Sistema de Gestão da Qualidade e é o responsável pela

promoção da conscientização sobre requisitos do usuário em toda a organização.





VERSÃO 3

33


As equipes das Assessorias Administrativa, de Revisão e de Coordenação

representam as interações do SGQ das Câmaras de Coordenação e Revisão,

incluindo o escopo, os clientes e o fluxo de informações.

4.2 Requisitos da Documentação

4.2.1 Generalidades

Os documentos que compõem o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) são

necessários às Câmaras de Coordenação e Revisão para garantir planejamento,

operação e controle eficazes dos seus processos, conforme registros solicitados pela

Norma NBR ISO 9001:2008.

Os documentos declaram a política, os objetivos, bem como o Manual da

Qualidade.

4.2.2 Manual da Qualidade

O Manual da Qualidade (MQ) tem como objetivo atender aos requisitos da

Norma NBR ISO 9001:2008, demonstrar a competência da 3ª e da 5ª Câmara de

Coordenação e Revisão em satisfazer os requisitos dos usuários e descrever

sinteticamente o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Dessa forma, este Manual representa um trabalho conjunto entre servidores

da Assessoria de Revisão da 3ª CCR, da Assessoria Administrativa da 5ª CCR e da

Assessoria de Coordenação da 5ª CCR e do Comitê da Qualidade (CQ), o qual é

responsável pela posse, guarda, controle, disponibilização e garantia de sua efetiva

utilização.

O MQ inclui o escopo do SGQ, a política da qualidade, os objetivos da

qualidade, as responsabilidades dos envolvidos, além dos requisitos determinados

pela Norma NBR ISO 9001:2008.





VERSÃO 3

34


4.2.3 Controle de Documentos

O controle de documentos está definido e mantido no PS nº 2, item 9.2 do

MQ, e possui suas descrições quanto à elaboração, à adequação, à análise crítica e

às atualizações, às alterações (incluindo novas versões), à manutenção (incluindo

legibilidade e identificação), ao controle de obsolescência, à guarda, à garantia de

acesso à versão atualizada dos documentos e dados relacionados ao SGQ. Além

disso, garante acesso a documentos de origem externa que são necessários para

planejamento e operação do sistema no órgão, bem como evita o uso não pretendido

de documentos obsoletos.

Quanto à obsolescência dos documentos, vale destacar que não é sempre

que a versão atual será aplicada/adequada ao caso concreto em respeito ao princípio

do “Tempus Regit Actum”, expressão jurídica segundo a qual os atos jurídicos se

regem pela lei da época em que ocorrem. Cabe ao responsável analisar a pertinência

da legislação adequada ao caso.

Figura 5 - Pirâmide de Hierarquia dos Documentos


DE Documento Externo MQ Manual da Qualidade

PS Procedimento de Sistema MNP Manual de Normas e Procedimentos

DC Documento Complementar RQ Registro de Qualidade





VERSÃO 3

35


4.2.4 Controle de Registros

Os registros da qualidade são demonstrados em procedimento documentado

(PS nº 1, item 9.1 do MQ) e mantidos para prover evidências da conformidade com

os requisitos da Norma de referência e da operação eficaz do SGQ.

O procedimento documentado em referência estabelece os controles

necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de

retenção e eliminação dos registros da qualidade.

As Câmaras mantêm os registros necessários à operação do trabalho

legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis.





VERSÃO 3

36


5. Responsabilidade da Direção

5.1 Comprometimento da Direção

A Alta Direção demonstra seu comprometimento com o desenvolvimento, a

implementação e a melhoria contínua da eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade

(SGQ) por meio:

Do atendimento dos requisitos dos usuários, dos regulamentares e dos

estatutários;

Do estabelecimento da política e dos objetivos da qualidade;

Da realização das Reuniões de Análise Crítica;

Da disponibilização dos recursos necessários à efetividade do SGQ; e

Do diálogo, da divulgação e da conscientização dos servidores e dos membros

das Câmaras quanto à relevância da satisfação do usuário para a instituição.

5.2 Foco no Cliente

A atividade desenvolvida nas Câmaras contribui para promover a realização

da justiça, a bem da sociedade e em defesa do Estado Democrático de Direito. A

realização do escopo tem como stakeholders os usuários internos - os membros das

Câmaras, a Assessoria de Revisão da 3ª Câmara, as Assessorias Administrativa e de

Coordenação da 5ª CCR e a Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica - e

externos, os membros que atuam na temática das Câmaras de Coordenação e

Revisão na 1ª e 2ª instância.

O atendimento a este requisito da Norma NBR ISO 9001:2008 também pode

ser observado no item 7 (Realização do Produto), pois vários requisitos das partes

interessadas são explanados de modo a demonstrar o constante foco nos usuários

internos e externos.





VERSÃO 3

37


5.3 Política da Qualidade

A Política da Qualidade das Câmaras de Coordenação e Revisão retratada no

presente manual demonstra o propósito dos colegiados, o comprometimento com o

atendimento dos requisitos do cliente, a estrutura para estabelecimento e análise

crítica dos objetivos da qualidade, além atestar a cultura organizacional da qualidade.

Dessa forma, a política está definida da seguinte forma:

“A Política da Qualidade das Câmaras de Coordenação e Revisão busca a

excelência na promoção da justiça, da cidadania e no combate ao crime e à corrupção,

por meio da melhoria contínua dos processos internos, com base:

- na promoção de modelo de gestão que promova a eficácia, a eficiência, a efetividade

e a transparência nas ações das CCR;

- no atendimento às demandas da sociedade, com celeridade e qualidade;

- no fortalecimento de iniciativas que estimulem a transparência e o diálogo com a

sociedade civil e com os órgãos governamentais;

- na capacitação contínua de membros e servidores nos temas de atuação das CCRs,

de modo a construir uma cultura de unidade institucional e um sentimento de

engajamento;

- no fomento ao uso de ferramentas de Tecnologia da Informação que possibilitem a

efetividade e a eficiência da atuação;

- no aprimoramento da gestão da informação e do conhecimento, com foco em

resultados, para o compartilhamento de boas práticas;

- na articulação e atuação conjunta das CCRs, visando a uma atuação coordenada e

efetiva; e

- no estímulo à atuação preventiva e à promoção de soluções extrajudiciais para os

conflitos, com compromisso e profissionalismo”.

A Política da Qualidade das Câmaras de Coordenação e Revisão do MPF

será analisada criticamente a cada ano pelos Coordenadores das Câmaras em

exercício, de modo a revisá-la para homologação ou retificação. A atual Política foi

aprovada em 29 de outubro de 2015.





VERSÃO 3

38


Além de estar disponível no sítio da modernização

(www.modernização.mpf.mp.br), também está afixada nas dependências da 3ª e da 5ª

Câmara de Coordenação e Revisão, devidamente datada e aprovada pela Alta

Direção.

5.4 Planejamento

5.4.1 Objetivos da Qualidade

Os objetivos da qualidade são estabelecidos pela Alta Direção, que, por meio

deles, visa atender aos requisitos do produto e assegurar que sejam estabelecidos

nas funções e nos níveis pertinentes da 3ª e da 5ª Câmara de Coordenação e Revisão

do MPF.

Os objetivos são coerentes com a Política da Qualidade e em cada área que

interage e contribui para a realização do produto na 3ª e na 5ª Câmara de

Coordenação e Revisão do MPF.

Vale apontar que os objetivos em comento, cujas formas de mensuração

estão disponíveis na tabela 2 (Indicadores de Desempenho dos Objetivos da

Qualidade), são estes:

a) Investir na qualificação profissional dos servidores;

b) Garantir infraestrutura adequada às atividades do escopo;

c) Buscar a celeridade dos serviços e a eficácia da realização do produto;

d) Certificar que a prestação dos serviços seja realizada de modo adequado; e

e) Proporcionar a melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade.

Todos os objetivos têm pertinência com a Política da Qualidade determinada

pela Alta Direção para a 3ª e a 5ª CCR. A mensuração dos indicadores dos objetivos

pode ser verificada no sítio da Modernização (http://www.modernizacao.mpf.mp.br/) e

também está disponível no diretório T:AMGE/ISSO 9001-CCRs/RQ - Registros da

Qualidade\ID – Indicadores.

http://www.modernização.mpf.mp.br/

http://www.modernizacao.mpf.mp.br/monitoramento-da-estrategia-institucional-1





VERSÃO 3

39


Para garantir que os servidores estejam direcionados para a melhoria

contínua, as equipes das Câmaras de Coordenação e Revisão estabelecem metas

bianuais de atuação em seus planejamentos temáticos, além de possuírem

indicadores de desempenho dos processos de trabalho do escopo da certificação.

5.4.2 Planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade

O planejamento do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é estabelecido

para satisfazer os requisitos do produto, os objetivos da qualidade, a integridade do

sistema, o planejamento e a implementação de mudanças.

O planejamento consiste em preparar, organizar e estruturar as diversas

áreas das Câmaras de Coordenação e Revisão para o alcance dos objetivos

estabelecidos. Portanto, inclui a documentação, a implementação e a busca da

melhoria contínua por meio do atendimento aos requisitos da Norma em referência.

O Comitê da Qualidade é formado pelos seguintes servidores:

Bruna Pereira de Alencar;

Júlia Furiati Camargo;

Márcia Maria da Silva Dutra; e

Tathyana Vieira Flores Sales.

O Comitê tem as seguintes responsabilidades:

Identificar quais processos devem ser aplicados ao SGQ;

Determinar, em nível macro, como ocorrerá a sequência e a interação dos

processos;

Determinar métodos e sistemáticas que demonstrem o controle eficaz desses

processos de trabalho;

Assegurar interação com a Alta Direção para prover recursos e informações

necessárias à operação e ao monitoramento dos processos do SGQ;

Monitorar, mensurar e analisar os processos; e

Auxiliar equipes na implementação das ações que forem necessárias ao

alcance dos resultados planejados, bem como na melhoria contínua do SGQ.





VERSÃO 3

40


Sinteticamente, o planejamento estabelecido está demonstrado a seguir:

Tabela 2 – Indicadores de Desempenho dos Objetivos da Qualidade

Requisitos

Relação com

Objetivos da

Qualidade

Indicador de

Desempenho

P

5. Responsabilidade

da Direção

Investir na

qualificação

profissional dos

servidores

Média de capacitações

realizadas por servidor.

D

6. Gestão de

Recursos

Garantir

infraestrutura

adequada às

atividades do

escopo

Percentual de GLPIs

direcionados à Secretaria

de Engenharia e

Arquitetura (SEA) e

solucionados pela

Secretaria.

Buscar celeridade

dos serviços e a

eficácia da

realização do

produto

Quantidade de

enunciados propostos por

ano.

Satisfatoriedade da

Triagem.

Tempo de permanência

dos procedimentos até a

sessão de revisão.

Tempo de saída do auto.





VERSÃO 3

41


Requisitos

Relação com

Objetivos da

Qualidade

Indicador de

Desempenho

Percentual dos eventos

realizados.

Percentual das entregas

programadas e realizadas

em cada projeto.

C

7. Realização do

Produto

Certificar que a

prestação dos

serviços seja

realizada de modo

adequado

Número de não

conformidades

detectadas na realização

do trabalho, conforme

respectivo Manual de

Normas e Procedimentos.

A

8. Medição, Análise e

Melhoria

Proporcionar a

melhoria contínua

do Sistema de

Gestão da

Qualidade

Número de ações

corretivas e preventivas

realizadas, conforme

período definido, de

acordo com plano de

melhorias.


5.5 Responsabilidade, Autoridade e Comunicação

5.5.1 Responsabilidade e Autoridade





VERSÃO 3

42


A Alta Direção deve assegurar que as responsabilidades e autoridades

estejam definidas e comunicadas na instituição. Compõem a Alta Direção: o

Secretário-Geral do MPF e o Secretário-Geral Adjunto do MPF.

Conforme estabelecido pela Alta Direção, o Comitê da Qualidade é o órgão

responsável pela correta execução do Sistema de Gestão da Qualidade das Câmaras

de Coordenação e Revisão do MPF. Ele é submetido diretamente à Secretaria Geral

e é composto pelos integrantes do Comitê da Qualidade do MPF e pelo Representante

da Direção.

A servidora Bruna Pereira de Alencar, Assessora de Modernização e Gestão

Estratégica, fica designada como Presidente do Comitê da Qualidade.

As responsabilidades estabelecidas pela Alta Direção em relação aos

requisitos da Norma NBR ISO 9001:2008 estão demonstradas na tabela a seguir. Vale

assinalar que o fundo verde se refere ao responsável e o amarelo, ao colaborador. O

traço (-) significa que não há interação do agente para atendimento ao requisito da

Norma.

Tabela 3 – Matriz de Responsabilidade do Sistema de Gestão da Qualidade

Requisito da Norma Comitê da

Qualidade Servidores

4.1 a 4.2.1 – Requisitos Gerais do Sistema de

Gestão da Qualidade -

4.2.2 – Manual da Qualidade

4.2.3 – Controle de Documentos

4.2.4 – Controle de Registros

5.1 – Comprometimento da Direção -

5.2 – Foco no Cliente

5.3 – Política da Qualidade -

5.4 – Planejamento -

5.5.1 – Responsabilidade e Autoridade -

5.5.2 – Representante da Direção -





VERSÃO 3

43




5.5.3 – Comunicação Interna -

5.6 – Análise Crítica pela Direção -

6 – Gestão de Recursos -

7.1 – Planejamento da Realização do Produto -

7.2 – Processos Relacionados a Clientes

7.3 – Projeto e Desenvolvimento Não se aplica

7.3.1 – Planejamento de projeto e desenvolvimento Não se aplica

7.3.2 – Entradas de projeto e desenvolvimento Não se aplica

7.3.3 - Saídas de projeto e desenvolvimento Não se aplica

7.3.4 – Análise crítica de projeto e desenvolvimento Não se aplica

7.3.5 – Verificação de projeto e desenvolvimento Não se aplica

7.3.6 – Validação de projeto e desenvolvimento

7.3.7 – Controle de alterações de projeto e

desenvolvimento Não se aplica

7.4 – Aquisição -

7.5.1 – Controle de Produção e Prestação de

Serviço -

7.5.2 – Validação dos Processos de Produção e

Prestação de Serviço Não se aplica

7.5.3 a 7.5.5 – Identificação e Rastreabilidade;

Propriedade do Cliente; Preservação do Produto -

7.6 – Controle de Equipamento de Monitoramento e

Medição Não se aplica

8.1 – Medição, Análise e Melhoria: Generalidades -

8.2.1 – Satisfação do Cliente

8.2.2 – Auditoria Interna -





VERSÃO 3

44




8.2.3 a 8.2.4 – Medição, Monitoramento de

Processos e de Produto -

8.3 – Controle de Produto Não Conforme -

8.4 – Análise de Dados -

8.5.1 – Melhoria Contínua


5.5.2 Representantes da Direção

Os Representantes da Direção são servidores da organização que exercem,

cumulativamente com suas atividades rotineiras, as atribuições atinentes ao Sistema

de Gestão da Qualidade (SGQ), sendo responsáveis por:

a) Assegurar que os processos necessários para o SGQ sejam estabelecidos,

implementados e mantidos;

b) Relatar à Alta Direção o desempenho do SGQ, bem como qualquer

necessidade de melhoria; e

c) Assegurar a promoção da conscientização sobre requisitos do usuário em toda

a organização.

Nesse contexto, fica designado como Representante da Direção o servidor

Álvaro André Santarém Amorim e, como seu substituto, o servidor Weslei Gomes de

Sousa.

5.5.3 Comunicação Interna

A comunicação interna nas CCR é estabelecida por meio de correio

eletrônico, intranet, boletins internos, internet e telefone.

A eficácia do SGQ é divulgada por meio de indicadores de desempenho dos

objetivos da qualidade na intranet da CCR.





VERSÃO 3

45


Nas Câmaras, a comunicação interna dos autos e procedimentos

extrajudiciais é feita por meio do Sistema Único na 3ª CCR, que gerencia todos os

documentos incluídos nos processos, bem como indica despachos a realizar,

localização dos feitos e distribuição. Na 5ª CCR, por sua vez, a comunicação interna

é coordenada por meio de relatórios GCONS e planilhas compartilhadas no Diretório

de Rede.

O Sistema Único foi desenvolvido para agilizar e unificar o trâmite de

documentos judiciais, extrajudiciais e administrativos. Objetiva, entre outras coisas,

proporcionar uma visão consolidada para a Alta Direção, de forma a oferecer meios

de responder a questões estratégicas que possibilitem uma noção quantitativa e a

melhoria qualitativa da gestão do MPF.

5.6 Análise Crítica pela Direção

5.6.1 Generalidades

A análise crítica realizada pela Alta Direção objetiva avaliar a eficácia do

Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de modo que seja assegurada a melhoria

contínua, de acordo com a Política e com o Objetivos da Qualidade instituídos neste

Manual.

Essa análise será realizada por meio de reuniões a serem realizadas, pelo

menos, uma vez por ano. Nessas reuniões, são avaliados os principais aspectos do

SGQ, acompanhamento de ações preventivas e corretivas, mudanças que possam

afetar o sistema, avaliação de indicadores, entre outros. As reuniões são conduzidas

pela Presidente do Comitê da Qualidade, com participação do Representante da

Direção e, quando necessário, de outros servidores que interajam com o escopo do

SGQ.

Todas as análises são registradas em atas de reuniões que, após

homologação do Presidente, são publicadas pela Presidente do Comitê da Qualidade

no diretório T:AMGE/ISO 9001-CCRs.





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46


5.6.2 Entradas para a Análise Crítica

As entradas para análise crítica pela Alta Direção incluem informações

sobre:

a) Resultados de auditorias;

b) Realimentação de usuário;

c) Desempenho de processo e conformidade do produto;

d) Situação das ações preventivas e corretivas;

e) Ações de acompanhamento sobre análises críticas anteriores pela Alta

Direção;

f) Mudanças que possam afetar o SGQ; e

g) Recomendações para melhoria.

5.6.3 Saídas da Análise Crítica

As saídas da análise crítica pela Alta Direção incluem quaisquer decisões e

ações relacionadas com a:

a) Melhoria da eficácia do SGQ e de seus processos;

b) Melhoria do produto em relação aos requisitos do usuário; e

c) Necessidade de recursos.





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6. Gestão de Recursos

6.1 Provisão de Recursos

Os recursos necessários para implementar e manter o Sistema de Gestão da

Qualidade (SGQ), melhorar continuamente sua eficácia, bem como para aumentar a

satisfação dos usuários são providos pela Alta Direção. Os recursos necessários são

apontados nas Reuniões de Análise Crítica e providos pelos diferentes fornecedores

institucionais.

6.2 Recursos Humanos

6.2.1 Generalidades

Todas as atividades diretamente relacionadas com os requisitos do produto

são realizadas por servidores competentes que possuem os requisitos legais de

escolaridade (educação), treinamentos, habilidades e experiência necessários.

6.2.2 Competência, Treinamento e Conscientização

As atividades referentes a recursos humanos são realizadas em conjunto com

a Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP) e a de Educação e Desenvolvimento

Profissional (SEDEP). Essas áreas auxiliam as Câmaras de Coordenação e Revisão

na adequação dos servidores à competência necessária ao desenvolvimento das suas

atividades, por meio de métodos e de ações cujos objetivos estão dispostos a seguir,

com as providências adotadas.

Os membros do Comitê da Qualidade receberam treinamento externo de

capacitação referente à ISO 9001:2008 e são os responsáveis por prover os

treinamentos necessários aos demais servidores da organização no que se refere à

norma em referência, favorecendo métodos de capacitação por meio de instrutoria





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interna. Para tanto, há necessidade de envio de Projeto Básico do Treinamento à

SEDEP, que é a unidade responsável por atender às demandas de capacitação

inerentes ao SGQ.

Além disso, cabe ao Representante da Direção e ao Comitê da Qualidade

identificar necessidades de treinamento para o SGQ e, quando necessário, ministrar

treinamentos em serviço.

Há também a avaliação da necessidade de capacitação nas Reuniões de

Análise Crítica do SGQ.

6.3 Infraestrutura

As instalações prediais são monitoradas pela Secretaria de Administração

(SA) e a de Engenharia e Arquitetura (SEA), de modo a garantir a adequação, a

segurança e os recursos físicos para a infraestrutura do trabalho.

Os servidores das Câmaras de Coordenação e Revisão podem solicitar

reparo de mobiliários, aquisição de mobiliário e ajustes na infraestrutura por meio de

sistema informatizado existente na instituição.

As Câmaras de Coordenação e Revisão possuem estrutura física composta

por microcomputadores, que são renovados conforme Política de Tecnologia da

Informação; mesas; cadeiras; estantes; armários; telefones; impressoras; e os devidos

softwares necessários à operação do escopo do Sistema de Gestão da Qualidade

(SGQ).

6.4 Ambiente de Trabalho

Há preocupação com o bem-estar dos servidores. Para tanto, a satisfação e

a motivação de todos os servidores são verificadas por meio da pesquisa de clima

organizacional, elaborada anualmente, pela Secretaria de Educação e

Desenvolvimento Profissional (SEDEP).





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49


Com as informações da pesquisa, são elaboradas ações e iniciativas

necessárias à melhoria contínua da qualidade no ambiente de trabalho.





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7. Realização do Produto

7.1 Planejamento da Realização do Produto

O planejamento para realização do produto baseia-se na Norma NBR ISO

9001:2008. Os requisitos necessários à realização do produto são definidos em leis,

portarias, autos, e nos Manuais de normais e procedimentos dos processos que são

objeto do escopo do SGQ das Câmaras.

A 3ª e a 5ª Câmara de Coordenação e Revisão (CCR) definiram ao planejar a

realização do produto:

a) Os objetivos da qualidade;

b) Os requisitos do produto;

c) Os processos e documentos necessários;

d) A provisão dos recursos específicos para a realização do produto;

e) As formas de verificação, validação, monitoramento, medição e inspeção

específicos para o produto; e

f) Os registros necessários para fornecer evidência de que os processos de

realização e o produto resultante atendem aos requisitos.

Os principais registros associados à realização do produto são a Guia da

Movimentação; e o Livro de Protocolo.

Os macrofluxos dos processos de trabalho Triagem e distribuição, Elaboração

de proposta de enunciados e Elaboração de minuta de votos, da 3ª CCR, e os

macrofluxos Gestão de eventos, Gestão de projetos e Gestão dos autos distribuídos,

da 5ª CCR, estão descritos nos respectivos Manuais de Normas e Procedimentos, em

detalhes.

Os Manuais estão disponíveis em diretório de rede, em T:AMGE/ISO 9001-

CCRs.





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7.1.1 Macrofluxo: Triagem e Distribuição

O fluxograma a seguir demonstra o processo de trabalho Triagem e

Distribuição, que compreende o recebimento físico dos autos, a análise do conteúdo

dos procedimentos extrajudiciais, a verificação de manifestação anterior do colegiado

e, por fim, a sugestão de encaminhamento dos autos, considerando declínios de

atribuição, arquivamento, conflitos e recursos e a complexidade da matéria.

Figura 6 – Macrofluxo Triagem e Distribuição

Fonte: Elaboração pelo Comitê da Qualidade do MPF.

7.1.2 Macrofluxo Elaboração de Proposta de Enunciados

O fluxograma a seguir demonstra o processo de trabalho Elaboração de

proposta de enunciados, que envolve a preparação da informação que será submetida

à deliberação do colegiado, para uniformizar o entendimento da Câmara a respeito de

determinada matéria e orientar os membros que atuam nos feitos daquela temática.





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52


Figura 7 – Macrofluxo Elaboração de Proposta de Enunciados






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53


7.1.3 Macrofluxo Elaboração de Minutas de Votos

O fluxograma a seguir demonstra o processo de trabalho Elaboração de

minuta de votos, que se inicia com o recebimento físico dos autos triados. Em seguida,

realiza-se a análise do conteúdo e do mérito com o objetivo de identificar possível

diretriz para elaboração de voto, avaliação da matéria (se é objeto da 3ª CCR e se

permite atuação federal) e, por fim, a elaboração da minuta de voto, que será

submetida à deliberação do colegiado.

Figura 8 – Macrofluxo Elaboração de Minutas de Votos


7.1.4 Macrofluxo: Gestão de Eventos

O fluxograma a seguir demonstra o processo de trabalho Gestão de eventos,

que envolve a preparação dos eventos regionais e nacionais a serem realizados pela

Câmara para coordenar as atividades planejadas anualmente, além de acompanhar

a execução do encontro.





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Figura 9 – Macrofluxo Gestão de Eventos


7.1.5 Macrofluxo: Gestão de Projetos

O fluxograma a seguir demonstra o processo de trabalho Gestão de projetos,

que envolve a avaliação das propostas de projetos, sua aprovação, elaboração do

plano de projeto, acompanhamento e gerenciamento da execução, suporte necessário

para a realização das atividades e acompanhamento do seu encerramento.





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Figura 10 – Macrofluxo Gestão de Projetos


7.1.6 Macrofluxo: Gestão dos Autos Distribuídos

O fluxograma a seguir demonstra o processo de trabalho Gestão dos autos

distribuídos, que envolve o encaminhamento, a guarda e o acompanhamento dos

autos distribuídos na 5ª Câmara de Coordenação e Revisão.





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Figura 11 – Macrofluxo Gestão dos Autos Distribuídos


7.2 Processos Relacionados com Clientes

7.2.1 Determinação de Requisitos Relacionados com o Produto

As Câmaras de Coordenação e Revisão do MPF determinam os requisitos:

a) Especificados pelo usuário;

b) Não declarados pelo usuário;

c) Estatutários e regulamentares relacionados com o produto; e

d) Adicionais determinados pelas Câmaras.

Para os usuários das CCRs, são considerados os seguintes requisitos:





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a) Celeridade do serviço prestado;

b) Adequada prestação de informações processuais; e

c) Garantia de distribuição igualitária entre membros atuantes na área, levando

em conta as características de cada auto.

Por seu turno, os requisitos atinentes aos servidores da Câmara são:

a) Instalações, mobiliário e equipamentos adequados à realização das funções;

b) Realização de treinamentos para constante aperfeiçoamento;

c) Cordialidade nas relações interpessoais;

d) Clareza de regras e diretrizes na condução dos trabalhos; e

e) Transparência nas decisões que impactem o trabalho da equipe.

O escopo do SGQ, como mencionado, consiste nos processos Triagem e

Distribuição, Elaboração de Proposta de Enunciados e Elaboração de Minuta de Votos

na 3ª CCR; Gestão de eventos, Gestão de Projetos e Gestão dos Autos Distribuídos

na 5ª CCR.

7.2.2 Análise Crítica dos Requisitos Relacionados com o Produto

As Câmaras de Coordenação e Revisão analisam criticamente os requisitos

relacionados com o produto. Essa análise crítica assegura que os requisitos estão

definidos segundo as diretrizes dos Manuais de Normas e Procedimentos.

São mantidos registros dos resultados da análise crítica e das ações

resultantes dessa análise nas Atas de Reunião de Análise Crítica.

Quando os requisitos do produto são alterados, as Câmaras de Coordenação

e Revisão asseguram que os documentos a ele referentes são complementados e é

disponibilizada a versão atualizada.

7.2.3 Comunicação com o Usuário

Para a comunicação com o usuário estão definidos os seguintes canais:

memorandos, ofícios, contatos telefônicos, correio eletrônico e intranet.





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Esses canais permitem a rastreabilidade do andamento dos procedimentos,

das ações, dos enunciados, dos votos, dos eventos e dos projetos que possibilitam o

acesso às informações referentes aos processos que são escopo da certificação.

Quando necessário, são implementadas providências no que diz respeito à

realimentação de clientes, conforme PS nº 5, item 9.5 do MQ, que trata das ações

corretivas e preventivas.

7.3 Projeto e Desenvolvimento

Os principais projetos aplicados referem-se ao desenvolvimento de novas

funcionalidades no Sistema Único, utilizado para a realização da distribuição dos feitos

judiciais, movimentação de autos, juntada de documentos e para a finalização de

procedimentos, no caso dos expedientes extrajudiciais.

O planejamento de projetos relativos ao Sistema é realizado pela Governança

do Sistema Único, conforme disposto na Portaria MPF/PGR nº 357, de 5 de maio de

2015. A Governança é um grupo de trabalho constituído por membros do MPF e pela

Secretaria Geral, com apoio da Sejud e da STIC. Além disso, o Secretário-Geral pode

designar membro ou servidor para auxiliar a realização das atividades administrativas.

As entradas para o desenvolvimento do Sistema correspondem às sugestões

de melhorias das diversas áreas recebidas pela Governança, por meio de documentos

oficiais, e-mails ou GLPIs. Após consolidar as sugestões, a equipe prioriza demandas

a serem atendidas, conforme os módulos do Sistema – judicial, extrajudicial, processo

administrativo, documento e geral.

As saídas desse desenvolvimento incluem as demandas priorizadas,

considerando as demandas sugeridas pela Sejud e as demandas reprimidas. Cada

demanda priorizada será acompanhada por meio do Sistema Jira, aplicativo para

registro e acompanhamento de pedidos de melhoria e de correção do Sistema Único.

Nas reuniões da Governança, são avaliadas a capacidade de atendimento

dos requisitos do Sistema, bem como a pertinência das mudanças requeridas pelas

diversas áreas do MPF. Na análise das informações, não há preferências de





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atendimento a áreas específicas, pois o grande objetivo do Sistema é unificar a

atuação do MPF e verificar as soluções que melhor atendam à necessidade geral do

MPF. Eventuais problemas ou ações necessárias à realização do desenvolvimento do

Sistema, são debatidas e definidas as responsabilidades pelo atendimento das ações,

em que a situação deve ser evidenciada na próxima reunião da Governança.

Além disso, são verificados se os resultados gerados, em termos de

demandas executadas, estão de acordo com as demandas priorizadas. Os casos que

não cumprirem esse requisito são devidamente justificados, e, normalmente, estão

relacionados a impedimentos técnicos, identificados durante o desenvolvimento de

determinada funcionalidade. Esses impedimentos deverão ser relatados por escrito

pela STIC e enviados, com as devidas justificativas e, se possível, com proposta de

alteração do prazo de desenvolvimento e/ou pedido suspensão, à Sejud, antes do

encerramento da fase de desenvolvimento, para comunicação à Governança.

Na análise das informações, não há preferências de atendimento a áreas

específicas, pois o grande objetivo do Sistema é unificar a atuação do MPF e verificar

as soluções que melhor atendam a necessidade geral do MPF. Eventuais problemas

ou ações necessárias a realização do desenvolvimento do sistema, são debatidas e

definidas as responsabilidades pelo atendimento das ações, em que a situação deve

ser evidenciada na próxima reunião da Governança.

Diretamente relacionado ao escopo do SGQ, há o projeto “e-MPF” relacionado

ao processamento eletrônico dos expedientes extrajudiciais, que proporcionará

agilidade na instrução processual, otimização do fluxo de trabalho e economia de

recursos. O projeto ainda está em andamento e tem previsão de término em dezembro

de 2015.

O controle do desenvolvimento é feito por meio de procedimento de gestão

administrativa e do Jira. Além disso, o próprio Sistema, em sua página inicial, indica

as alterações que foram feitas para que todos os usuários sejam devidamente

informados das alterações realizadas.





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Dessa forma, os itens de 7.3.1 a 7.3.5 e o 7.3.7 são de responsabilidade da

Governança e, assim, não se aplicam aos integrantes do escopo da certificação, pois

não há competência definida para a execução dessas ações.

Destaca-se, ainda, que todos os projetos em desenvolvimento no MPF,

contidos no portfólio do Escritório de Projetos do MPF, seguem os parâmetros

metodológicos do Project Management Institute (PMI), garantindo a gestão da

interface entre os diferentes grupos envolvidos nos projetos, a gestão e documentação

dos requisitos do produto, o monitoramento da adequação das saídas do projeto e a

realização de reuniões de governança que analisam os projetos. A metodologia do

Escritório de Projetos está disponível no endereço

http://www.modernizacao.mpf.mp.br/escritorio-de-projetos/processo-metodologia/.

7.3.1 Planejamento de projeto e desenvolvimento

Este requisito não é aplicável ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) das

Câmaras de Coordenação e Revisão, conforme justificado no item 1.3 Aplicação deste

Manual.

7.3.2 Entradas de projeto e desenvolvimento



Manual.

7.3.3 Saídas de projeto e desenvolvimento



Manual.

http://www.modernizacao.mpf.mp.br/escritorio-de-projetos/processo-metodologia/





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7.3.4 Análise crítica de projeto e desenvolvimento



Manual.

7.3.5 Verificação de Projeto e Desenvolvimento



Manual.

7.3.6 Validação de Projeto e Desenvolvimento

A validação do projeto e desenvolvimento deve ser executada, conforme

definido pela Governança para assegurar que as funcionalidades desenvolvidas

sejam capazes de atender aos requisitos para aplicação especificada ou uso

pretendido, onde conhecido. Onde for praticável, a validação deve ser concluída antes

da entrega ou implementação do produto. Devem ser mantidos registros dos

resultados de validação e de quaisquer ações necessárias.

Os registros podem ser obtidos por meio de GLPIs direcionados ao

atendimento negocial do Sistema Único. Esses GLPIs podem conter relatos de erros,

necessidades de adequação, bem como outras informações relevantes. Além disso,

são disponibilizados, no Wiki MPF, manuais, que demonstram um roteiro para a

realização das atividades relacionadas ao sistema único.

Os registros podem incluir:

GLPIs;

Wiki MPF; e

Jiras.





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7.3.7 Controle de alterações de Projeto e Desenvolvimento



Manual.

7.4 Aquisição

7.4.1 Processo de Aquisição

As Câmaras de Coordenação e Revisão asseguram que o produto adquirido está

conforme os requisitos especificados na aquisição. O tipo e a extensão do controle

aplicados ao fornecedor e aos produtos adquiridos levam em consideração o produto

final.

As unidades da Procuradoria Geral da República não envolvidas no escopo e

que fornecem insumos para a realização do escopo das Câmaras são consideradas

fornecedoras institucionais.

Dessa forma, os principais fornecedores das Câmaras são:

A Central de Viagens e Eventos (CVE), que fornece suporte aos membros e

servidores na compra de passagens, no pagamento de diárias e na realização

de eventos, encontros ou atividades afins.

A Secretaria de Administração (SA), que provê aquisições de materiais, bens e

serviços solicitados pelas Câmaras, além do mobiliário necessário.

A Secretaria de Comunicação Social (Secom), responsável pela divulgação de

notícias e elaboração de projetos gráficos referentes à atuação das Câmaras.

Secretaria de Educação e Desenvolvimento Profissional (SEDEP), que

organiza e disponibiliza as capacitações necessárias ao desenvolvimento das

competências dos servidores e membros das Câmaras.

A Secretaria Jurídica e de Documentação (Sejud), que fornece soluções

negociais para o sistema de distribuição, movimentação e acompanhamento





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de procedimentos e disponibiliza informações estatísticas sobre a atuação

funcional dos membros do Colegiado.

A Secretaria de Gestão de Pessoas (SGP), que fornece recursos humanos

para realização das atividades concernentes às Câmaras, bem como é

depositária dos registros funcionais dos servidores das Câmaras.

A Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC), que

disponibiliza soluções de software e hardware necessárias à atuação das

Câmaras.

O fornecimento de serviços, materiais e equipamentos que influenciam a

qualidade dos produtos/ serviços consiste em atestado de que estão em conformidade

com os requisitos especificados pelas Câmaras.

As Câmaras não desqualificam fornecedores institucionais.

A qualificação ou desqualificação de fornecedores externos observa normas

legais aplicáveis às aquisições e é realizada pela SA.

As solicitações de materiais – a exemplo de mobiliário, equipamentos de

informática, materiais de consumo – podem ser realizadas por meio de memorando

destinado à SA, quando específicos; pelo Sistema ASI WEB, que disponibiliza a

relação dos principais materiais de consumo que podem ser solicitados; ou pelo

Sistema GLPI. Caso não haja o bem ou o material, a SA realiza seus procedimentos

específicos para a aquisição do material e envio às Câmaras.

As solicitações de serviços internos de informática são feitas por GLPI,

destinados à Coordenadoria de Atendimento e Relacionamento/ STIC.

As solicitações de treinamento são enviadas à SEDEP. Normalmente, esses

pedidos são realizados no fim do ano, com as solicitações para o próximo ano, e

consolidados no Plano Anual de Capacitação.

A SEJUD é responsável por fornecer informações processuais em estatísticas

de atuação e produtividade.

Se julgar conveniente, o Comitê da Qualidade pode convidar para reunião os

fornecedores com maior impacto para realização do produto das Câmaras, visando à





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integração contínua e ao apontamento de pontos positivos e de oportunidades de

melhorias.

7.4.2 Informações da Aquisição

As informações de aquisição das Câmaras de Coordenação e Revisão

descrevem o produto a ser adquirido e também incluem, se apropriado, requisitos de:

aprovação do produto, dos procedimentos, dos processos e dos equipamentos;

qualificação de pessoal; e sistema de gestão da qualidade.

Os serviços prestados pelos fornecedores institucionais são avaliados quanto

à eficácia e celeridade, com base em informações repassadas pelo Representante da

Direção envolvido no Sistema de Gestão da Qualidade e pelos demais servidores.

7.4.3 Verificação do Produto Adquirido

As Câmaras de Coordenação e Revisão, por meio das Assessorias

Administrativa, de Coordenação e de Revisão, estabelecem e implementam ações

necessárias para assegurar que o produto adquirido atenda aos requisitos de

aquisição especificados.

No caso de contratações realizadas com fornecedores externos, o solicitante

é o responsável por verificar se o produto ou serviço adquirido atende às

especificações solicitadas.

Podem ser realizadas reuniões específicas para a definição dos requisitos

necessários às soluções que visem garantir o bom andamento do Sistema de Gestão

da Qualidade (SGQ).





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7.5 Produção e Prestação do Serviço

7.5.1 Controle de Produção e Prestação de Serviço

As Câmaras de Coordenação e Revisão planejam e realizam a produção e o

fornecimento de serviço sob condições controladas, que incluem:

a) A disponibilidade de informações que descrevam as características do

produto;

b) A disponibilidade de Manuais de Normas e Procedimentos, quando

necessária;

c) O uso de equipamento adequado;

d) A disponibilidade e o uso de dispositivos para monitoramento e medição;

e) A implementação de medição e monitoramento; e

f) A implementação da liberação, entrega e atividades pós-entrega.

A execução das atividades pode ser verificada nos Manuais de Normas e

Procedimentos, os quais estão disponíveis, no diretório T:AMGE/ISO 9001-

CCRs/MNP – Manuais de Normas e Procedimentos, para acesso pelos servidores

da instituição. Esses manuais descrevem a realização do produto e o processo de

realização do trabalho pelos servidores que participam do escopo do SGQ.

Os requisitos necessários à adequada realização do produto podem ser

obtidos por informações constantes da Lei e dos autos e por meio dos manuais.

7.5.2 Validação dos Processos de Produção e de Prestação de Serviço

Ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) das Câmaras de Coordenação e

Revisão este requisito não é aplicável, conforme disposto no item 1.3 deste Manual.





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7.5.3 Identificação e Rastreabilidade

Na 3ª CCR, os procedimentos físicos tramitam também no Sistema

Único. Dessa forma, o acesso ao Sistema possibilita a identificação dos autos

e documentos, bem como garante a rastreabilidade dos procedimentos trabalhados.

No processo de elaboração de minutas de votos, as minutas são

confeccionadas em editores de texto e, quando aprovadas, são incluídas no Sistema

Único. Esses documentos podem ser recuperados por meio do diretório de rede do

setor, em que são gravados todos os documentos elaborados que componham

procedimentos extrajudiciais. Informações processuais sobre procedimentos

extrajudiciais mais antigos podem ser consultados no sistema Aptus. Além disso, as

informações processuais constam do portal da transparência do MPF, em consulta

Judicial e Extrajudicial (www.transparencia.mpf.mp.br/atuacao-funcional/consulta-

judicial-e-extrajudicial).

O salvamento, a guarda e a recuperação de dados (backup) é de competência

da Secretaria de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC).

No processo de elaboração de proposta de enunciados, as informações

elaboradas são armazenadas no diretório de rede.

Para o processo de triagem e distribuição, as informações dos processos

constam nas guias de movimentação. Todas as áreas que atuam no processo, por

mais que não façam parte do escopo, devem movimentar os processos quando

finalizada sua atuação naquele feito.

Aos demais servidores da 3ª CCR envolvidos diretamente no escopo cabe a

rastreabilidade e a conferência dos processos e dos procedimentos sob sua

responsabilidade, bem como a adequada movimentação para garantir o registro da

tramitação dos processos no Sistema Único.

No processo de gestão dos autos distribuídos, os procedimentos físicos têm

sua movimentação controlada por meio de relatório extraído do GCONS, cujos dados

são consolidados em tabelas para acompanhamento da movimentação. Esse controle

garante a rastreabilidade dos autos trabalhados.

http://www.transparencia.mpf.mp.br/





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No processo de gestão de eventos, os documentos gerados em virtude da

organização e produção dos eventos são anexados ao processo administrativo

principal autuado, além de existir controle por meio de tabela e correio eletrônico.

Esses documentos podem ser analisados dentro do processo físico autuado.

Para o processo de gestão de projetos, as informações dos processos

constam no Sistema Channel. A 5º CCR atua no processo e alimenta o sistema com

as informações pertinentes à execução do projeto, suas entregas, seus prazos e

participantes e outras informações relevantes.

Aos demais servidores da 5ª CCR envolvidos diretamente no escopo cabe a

rastreabilidade e a conferência dos processos e dos procedimentos sob sua

responsabilidade, bem como a adequada movimentação para garantir o registro da

tramitação dos processos na planilha de controle.

7.5.4 Propriedade do Cliente

Nas Câmaras, as peças que constituem os autos e procedimentos

extrajudiciais são propriedades das unidades do MPF (PGR, PRRs, PRs e PRMs),

que são partes do processo identificadas por meio de sistema informatizado.

Há procedimentos específicos, por exemplo, para tratamento das informações

que estejam protegidas por sigilo. Estas tramitam no sistema de forma sigilosa –

confidenciais e reservados. Somente usuários que possuam autorização interna

podem acessá-los, garantindo a guarda e o adequado manuseio das informações de

propriedade do usuário.

A guarda e localização dos processos é monitorada por meio do Sistema

Único ou pelo uso de planilhas de controle.

Qualquer extravio ou dano das peças processuais é informado às partes

(usuários do SGQ), com procedimentos para regularização do trâmite processual.





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7.5.5 Preservação do Produto

A preservação dos autos e procedimentos extrajudiciais é garantida por meio

da identificação os autos; adequado manuseio, de forma a manter sua integridade,

quando em meio físico; adequado acondicionamento; armazenagem em locais

próprios; e garantia da adequada proteção dos autos contra danos físicos.

O armazenamento e a proteção dos autos e procedimentos extrajudiciais são

feitos em local apropriado (mesas, salas, estantes, prateleiras e armários) até a

destinação adequada.

Os documentos e autos tramitam, sejam físicos ou eletrônicos, no Sistema

Único. Em caso de indisponibilidades temporárias do sistema, que impossibilitem a

distribuição interna ou a consulta do processo, são solicitadas providências aos

fornecedores institucionais (STIC e SEJUD), para normalização do sistema e

retomada da tramitação normal do processo.

7.6 Controle de Equipamento de Monitoramento e Medição

Ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) das Câmaras de Coordenação e

Revisão este requisito não é aplicável, conforme disposto no item 1.3 deste Manual.





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8.Medição, Análise e Melhoria

8.1 Generalidades

As Câmaras de Coordenação e Revisão planejam e implementam os

processos necessários de monitoramento, medição, análise e melhoria para:

a) Demonstrar a conformidade com os requisitos do produto;

b) Assegurar a conformidade do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ); e

c) Melhorar continuamente a eficácia do SGQ.

Isso inclui a determinação dos métodos aplicáveis e técnicas estatísticas.

Existe procedimento documentado o qual trata de ações corretivas e

preventivas (PS nº 5, item 9.5 do MQ) e demonstra os métodos para monitoramento,

medição e análise para assegurar a conformidade e a melhoria contínua do SGQ.

8.2 Monitoramento e Medição

8.2.1 Satisfação do Cliente

Na 3ª CCR, são realizadas pesquisas de satisfação com os membros e os

usuários internos que sejam clientes dos processos-escopo da certificação. A

periodicidade da pesquisa é, pelo menos, anual.

Há formulário próprio com os itens a serem avaliados que devem ser

preenchidos pelo público-alvo da pesquisa. Com as informações levantadas, é

elaborado relatório de satisfação dos serviços prestados.

Na 5ª CCR, são realizadas pesquisas de satisfação com os clientes internos

e externos dos processos que são escopo da certificação.

A pesquisa é realizada ao final de cada evento na Gestão de Eventos e

semestralmente na Gestão dos Autos distribuídos e na Gestão de Projetos.

Há formulário próprio com os itens a serem avaliados que devem ser

preenchidos pelo público-alvo da pesquisa.





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8.2.2 Auditoria Interna

É estabelecido e mantido procedimento documentado (PS nº 3, item 9.3 do

MQ) para a preparação e a realização das auditorias internas da qualidade, a

elaboração de relatório e o acompanhamento da implementação das ações.

As auditorias internas têm por objetivo verificar se o Sistema de Gestão da

Qualidade (SGQ) está em conformidade com as disposições planejadas, com os

requisitos da ISO 9001:2008 e com os requisitos do próprio SGQ estabelecidos pelas

Câmaras. Além disso, é verificado se o SGQ está mantido e implementado

eficazmente.

É planejado anualmente um programa de auditoria. Os critérios de auditoria,

escopo, frequência e métodos são definidos nesse planejamento.

A seleção dos auditores e a execução das auditorias asseguram objetividade

e imparcialidade do processo de auditoria, pois as atividades são executadas por

pessoal qualificado e independente daqueles que têm responsabilidade direta pela

área auditada.

As responsabilidades e os requisitos para o planejamento, a execução de

auditorias, o relato dos resultados e a manutenção dos registros são definidos em

procedimento documentado (PS nº 3, item 9.3 do MQ).

Os resultados das auditorias internas são registrados em relatórios

específicos e levados ao conhecimento dos responsáveis pelas áreas auditadas,

visando gerar ações corretivas e/ou preventivas.

O responsável pela área auditada assegura que as ações corretivas sejam

executadas, no prazo definido, para eliminar não conformidades detectadas e suas

causas em tempo hábil. As atividades de acompanhamento incluem a verificação das

ações executadas e o relato dos resultados de verificação. As evidências objetivas

das ações corretivas e seu acompanhamento estão registradas nas Solicitações de

Ações Corretivas (SACV) ou nas Solicitações de Ações Preventivas (SAPV).

Os relatórios de auditoria servirão, ainda, como fonte de informação para as





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Reuniões de Análise Crítica.

8.2.3 Monitoramento e Medição dos Processos

As Câmaras de Coordenação e Revisão aplicam métodos adequados para o

monitoramento e a medição dos processos que são escopo do SGQ. Os métodos

demonstram a capacidade dos processos em alcançar os resultados planejados.

Quando os resultados planejados não são alcançados, são efetuadas correções

visando assegurar a conformidade do produto.

8.2.4 Monitoramento e Medição do Produto

As Câmaras de Coordenação e Revisão medem e monitoram as

características do produto para verificar se seus requisitos são atendidos. Isso é

realizado nas fases apropriadas do processo de realização do produto, de acordo com

as providências planejadas e as disposições dos Manuais de Normas e

Procedimentos.

A evidência de conformidade com os critérios de aceitação é mantida em

registros. Os registros indicam as pessoas autorizadas a liberar o produto.

8.3 Controle de Produto Não Conforme

As Câmaras de Coordenação e Revisão estabelecem critérios para o controle

e o tratamento de não conformidades identificadas no Sistema de Qualidade (SGQ),

a fim de prevenir o uso ou a entrega não intencionais de produtos não conformes.

Há procedimento documentado (PS nº 4, item 9.4 do MQ) que define os

controles, as responsabilidades e as autoridades relacionadas para lidar com produtos

não conformes. Além disso, mantêm-se registros da identificação dos produtos não

conformes e das ações subsequentes executadas.





VERSÃO 3

72


8.4 Análise de Dados

As Câmaras de Coordenação e Revisão determinam, coletam e analisam os

dados necessários para demonstrar a adequação e a eficácia do Sistema de Gestão

da Qualidade (SGQ) e para avaliar em que aspectos podem ser realizadas melhorias

contínuas da eficácia do SGQ. Isso inclui dados gerados como resultado de

monitoramento e medições, além de outras fontes pertinentes.

A análise de dados fornece informações relativas a:

a) Satisfação dos usuários;

b) Conformidade com os requisitos do produto;

c) Características e tendências dos processos; e

d) Fornecedores.

8.5 Melhoria

8.5.1 Melhoria Contínua

As Câmaras de Coordenação e Revisão buscam sempre melhorar

continuamente a eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), por meio da

política e dos objetivos da qualidade, dos resultados das auditorias, da análise de

dados, das ações corretivas e preventivas, além da análise crítica pela Alta Direção.

8.5.2 Ação Corretiva

Ações corretivas são executadas para eliminar as causas de não

conformidades, de forma a evitar sua repetição. As ações corretivas são apropriadas

aos efeitos das não conformidades encontradas.

Está estabelecido e mantido um procedimento documentado (PS nº 5, item

9.5 do MQ) que define requisitos para:

a) Análise crítica de não conformidades;





VERSÃO 3

73


b) Determinação das causas da não conformidades;

c) Avaliação da necessidade de ações para assegurar que as não

conformidades identificadas não ocorram novamente;

d) Determinação e implementação de ações necessárias;

e) Registro dos resultados das ações executadas; e

f) Análise crítica da eficácia da ação corretiva executada.

As soluções adotadas devem agir, obrigatoriamente, sobre as causas dos

problemas.

8.5.3 Ação Preventiva

O Comitê da Qualidade se reúne trimestralmente para discutir necessidade

de alteração nos documentos, planejar prioridades e verificar possíveis itens

desconformes antes que a desconformidade ocorra de fato. As ações preventivas são

personalizadas e proporcionais aos efeitos dos problemas potenciais.

As causas de problemas e não conformidades, tanto reais quanto potenciais,

devem ser analisadas e ações preventivas devem ser tomadas, com a finalidade de

evitar que o problema se concretize. Além disso, cada ação deve ser estabelecida

observando proporcionalidade e coerência com a não conformidade/problema

relacionado.

As ações preventivas que forem implantadas passam por monitoramento e

controle para verificar sua eficácia e os resultados esperados. Está estabelecido

procedimento documentado que trata de ação preventiva (PS nº 5, item 9.5 do MQ).





VERSÃO 3

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9. Procedimentos do Sistema

9.1 Procedimento do Sistema para Controle de Registros

A Norma ISO 9000:2005, que descreve os fundamentos do Sistema de

Gestão da Qualidade e estabelece várias terminologias para esse sistema, conceitua

registros como “documentos que fornecem evidência objetiva de atividades realizadas

ou de resultados alcançados”. Tal disposição está contida no item 2.7.2, alínea “f”.

A Norma ISO 9001:2008, por sua vez, dispõe que deverá haver controle de

registros, de modo que estes sejam estabelecidos e mantidos para prover evidências

da conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da

qualidade.

Também é critério para o estabelecimento e a manutenção dos registros que

estes sejam legíveis, prontamente identificáveis, além de recuperáveis.

Dessa forma, este procedimento documentado visa estabelecer rotinas

padronizadas para a identificação, o armazenamento, a proteção, a recuperação, o

tempo de retenção e a eliminação dos registros do Sistema de Gestão da Qualidade

(SGQ).

O disposto neste procedimento é aplicável a todos os servidores das Câmaras

de Coordenação e Revisão e está disponível no sítio da Modernização

(http://www.modernizacao.mpf.mp.br/).

9.1.1 Identificação dos Registros

Os registros da qualidade são identificados por meio de nome e sigla contidos

na Lista de Registros da Qualidade (LRQ).

http://www.modernizacao.mpf.mp.br/





VERSÃO 3

75


9.1.2 Armazenamento dos Registros

Os registros da qualidade são armazenados em consonância com os

requisitos da Norma e obedecendo a:

Ordem alfabética;

Descrição do registro;

Forma de arquivamento (se fisicamente ou em meio eletrônico);

Local de arquivamento; e

Responsável pelo arquivamento.

Todas essas informações devem estar compiladas na LRQ.

9.1.3 Proteção dos Registros

Os registros da qualidade são armazenados de modo a permitir a proteção

contra danos, perdas ou deterioração por condições ambientais.

Na 3ª CCR, os procedimentos extrajudiciais permanecem sob a guarda da

Assessoria de Revisão, entre a distribuição e a sessão do colegiado, ressalvada

eventual movimentação temporária aos Gabinetes por solicitação de membro do

coleado. Após a sessão, serão destinados à Assessoria Administrativa que realizará

a guarda e movimentação dos procedimentos.

As guias de movimentação são armazenadas em pastas apropriadas

localizadas na Assessoria de Revisão.

Quando em meio eletrônico, os registros ficam disponíveis no próprio Sistema

Único, a fim de que os servidores possam acessá-los.

Na 5ª CCR, os autos permanecem sob a guarda da Assessoria Administrativa

entre o recebimento e a entrega ao cliente (Assessoria de Revisão) e depois de

devolvidos pela Assessoria de Revisão, após sessão, até sua expedição conforme

deliberações.

Ressalvam-se eventuais movimentações temporárias aos gabinetes por

solicitação de membro do colegiado.





VERSÃO 3

76


As listas com relatórios de distribuição geradas pelo GCONS e os índices são

armazenados em pastas apropriadas na Assessoria Administrativa.

Os procedimentos de acompanhamento dos eventos e dos projetos são

armazenados na Assessoria de Coordenação; os e-mails, mantidos em pastas

próprias no Groupwise; e os documentos produzidos, arquivados no diretório de rede

G.

9.1.3 Recuperação dos Registros

É garantida a recuperação das informações para demonstrar a conformidade

com os requisitos especificados e para comprovar a efetiva implantação do SGQ.

9.1.4 Tempo de Retenção de Registros

Os registros da qualidade devem ser mantidos para demonstrar conformidade

com os requisitos especificados e para comprovar a efetiva implantação do SGQ.

Cada registro da qualidade possui período específico de retenção, em arquivo

físico ou eletrônico, levando-se em conta o tempo de utilização, conforme descrito na

LRQ e na tabela de temporalidade dos documentos da instituição.

9.1.5 Informações Relevantes sobre os Registros

Todos os servidores das Câmaras de Coordenação e Revisão podem

demonstrar os comprovantes de capacitação pessoal no Sistema de Gestão de

Pessoas. Além de estarem disponíveis nesse Sistema, os comprovantes também

estão armazenados no diretório de rede do setor.

Ademais, a Secretaria de Gestão de Pessoas mantém pasta funcional com os

documentos relevantes a respeito de cada servidor, tais como: curriculum vitae, cópia

do diploma de conclusão de curso, cópia de comprovantes de treinamentos, cópia de





VERSÃO 3

77


portaria de indicação para exercer função de confiança ou cargo em comissão. Todos

esses documentos encontram-se disponíveis na área de cadastro da instituição.

9.1.6 Responsabilidades acerca dos Registros

Os registros da qualidade das Câmaras estão previstos na LRQ.

Cabe aos servidores envolvidos com o SGQ o cumprimento das disposições

previstas na LRQ.

É competência do Comitê da Qualidade manter atualizada a LRQ quanto à

criação, à supressão ou à modificação de registros, para que seja garantida a

operacionalização efetiva do SGQ.





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9.2 Procedimento do Sistema para Controle de Documentos

O item 4.2.3 da Norma ISO 9001:2008 versa sobre o controle de documentos

do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). De acordo com a Norma, os documentos

exigidos pelo SGQ devem ser controlados.

Este procedimento é estabelecido para definir controles necessários para:

a) Aprovar documentos quanto à sua adequação, antes da sua emissão;

b) Analisar criticamente, atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos;

c) Assegurar que as alterações e a situação da revisão atual dos documentos

sejam identificadas;

d) Assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam

disponíveis nos locais de uso;

e) Assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente

identificáveis;

f) Assegurar que documentos de origem externa determinados pela organização

como necessários para o planejamento e a operacionalização do SGQ sejam

identificados e que sua distribuição seja controlada; e

g) Evitar uso não pretendido de documentos obsoletos e aplicar identificação

adequada nos casos em que eles forem retidos por qualquer propósito.

Este procedimento aplica-se às Câmaras de Coordenação e Revisão no

escopo do SGQ e está disponível no sítio da Modernização


9.2.1 Elaboração ou Alteração de Documentos

As proposições de alteração ou a elaboração de formulários devem ser

encaminhadas por e-mail de Proposta de Elaboração de Alteração de Documentos

(PEAD).






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Seja qual for a elaboração ou alteração, ela deve ser realizada conforme o

fluxo descrito no item 9.2.15 deste Procedimento de Sistema, com a posterior

publicação eletrônica pela Presidente do Comitê da Qualidade (CQ).

Cabe ao proponente formalizar a proposta de alteração por e-mail com a

finalidade de que o Comitê proceda à análise crítica e à aprovação da proposta

submetida. Cada uma das folhas dos documentos do SGQ recebe numeração

sequencial, e a data de emissão e a versão correspondente também são indicadas.

Os Documentos Externos ou Complementares possuem formatos próprios a

serem seguidos, não cabendo ao órgão interferências.

9.2.2 Apresentação de Proposta de Documentos

Todos os servidores com acesso ao diretório de rede T:AMGE/ISO 9001-

CCRs podem apresentar proposta de criação ou edição de documentos do SGQ. Para

tanto, deve-se encaminhar e-mail para [email protected]. Antes de

inserir o assunto, deve-se colocar a sigla de Proposta de Elaboração e Alteração de

Documentos, a saber: PEAD.

9.2.3 Análise Crítica dos Documentos

Todos os documentos que se relacionam com o SGQ e o influenciam devem

ser analisados criticamente e, caso seja interessante e oportuno, aprovados quanto a

sua adequação.

O Comitê da Qualidade deve analisar criticamente as propostas de alteração

nos quesitos adequação ao Sistema de Gestão da Qualidade e aos requisitos da

Norma ISO 9001:2008, e seus membros podem propor alterações no conteúdo. Feita

a análise, os e-mails de PEADs serão salvos no diretório T:AMGE/ISO 9001-

CCRs/RQ-Registros da Qualidade/PEADs-Propostas de Elaboração ou

Alteração de Documentos/PEADs Aprovadas.

mailto:[email protected]





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80


9.2.4 Identificação dos Documentos

Serão utilizados códigos para a identificação dos documentos do SGQ:

Manual da Qualidade: MQ Tipo de documento

Manual de Normas e Procedimentos: MNP – 00 Sequencial

9.2.5 Codificação dos Documentos

A codificação dos documentos é a seguinte: Manual da Qualidade (MQ) e

Manual de Normas e Procedimentos (MNP).

Os Documentos Externos (DE) e os Documentos Complementares (DC) têm

identificação própria.

9.2.6 Revisão e Aprovação da Documentação

A fase seguinte à elaboração e à identificação dos documentos é a revisão e

a aprovação. Se aprovadas, as alterações são registradas em campo específico do

documento original, mantendo registro da alteração e identificação da nova versão,

quando necessário. No rodapé das páginas, deve ser identificado o responsável pela

aprovação do documento.

9.2.7 Controle de Versão e Distribuição da Documentação

A versão anterior de documento permanece válida até a publicação da nova

versão. Todas as atualizações de versões estão acessíveis em meio eletrônico, na

rede interna das Câmaras de Coordenação e Revisão.

Caso sejam necessárias a reprodução e a distribuição de cópias controladas,

será feita a seguinte identificação no texto: CÓPIA CONTROLADA. As versões dos

documentos e formulários são mantidas por meio da Lista Mestra de Documentos

(LM) e da Ficha de Controle de Formulários (FCFO), contendo a relação dos





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documentos e formulários aplicáveis ao SGQ e suas atualizações. Tanto a LM quanto

a FCFO deverão ser atualizadas sempre que documentos ou formulários forem

atualizados, ou em caso de cancelamento ou substituição.

9.2.8 Controle de Obsolescência da Documentação

Em caso de aprovação de nova versão do documento, a anterior é transferida

para o diretório T:AMGE/ISO 9001-CCRs/RQ-Registros da Qualidade/DO-

Documentos Obsoletos. Caso haja cópias controladas, elas deverão ser entregues

com o recolhimento da última versão para a eliminação no prazo de cinco dias.

Em caso de cancelamento de documento, o anterior é transferido para o

diretório T:AMGE/ISO 9001-CCRs/RQ-Registros da Qualidade/DCN-Documentos

Cancelados. Caso ocorra a entrega de cópias controladas, a última versão deve ser

recolhida para eliminação no prazo de cinco dias.

9.2.9 Manutenção/Guarda da Documentação

As versões atualizadas dos documentos do SGQ serão mantidas, em meio

eletrônico no drive T: AMGE/ISO 9001-CCRs, pela Presidente do Comitê da

Qualidade.

9.2.10 Utilização da Documentação

Todos os servidores das Câmaras de Coordenação e Revisão (3ª e 5ª CCR)

têm acesso aos documentos do SGQ, porém a edição e a impressão são restritas.

9.2.11 Implantação da Documentação

Para fins de geração de registros, os documentos são considerados válidos a

partir da data de sua publicação.





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9.2.12 Controle de Documentos Externos

O Comitê da Qualidade é o responsável pelo controle (versão, validade e

obsolescência) dos documentos. Entre as tarefas desse Comitê, também se encontra

a manutenção de referência e a identificação dos documentos externos por meio

eletrônico.

O sítio da Presidência da República (http://www4.planalto.gov.br/legislacao) é

a referência para atualização da legislação federal.

9.2.13 Responsabilidades acerca da Documentação

As PEADs podem ser analisadas, revisadas e aprovadas pelo Presidente do

Comitê da Qualidade. Caso haja alguma proposta aprovada, deverá ser apresentada

em reunião seguinte, para a ciência dos demais membros do CQ. Se houver

discordância com as alterações, poderá ser apresentada nova proposta para análise,

na mesma reunião.

As outras responsabilidades estão definidas no quadro a seguir, cabe informar

que as relativas aos formulários são as mesmas que as atribuídas aos Manuais de

Normas e Procedimentos (MNP).

http://www4.planalto.gov.br/legislacao





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Figura 12 – Responsabilidades acerca da Documentação






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O Representante da Direção (RD) é responsável pelos documentos

específicos e a Presidente do CQ é responsável pelos documentos corporativos.





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9.2.14 Fluxo de Elaboração/Alteração de Documentos da Qualidade

Figura 13 – Fluxo de Elaboração/Alteração de Documentos da Qualidade






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9.3 Procedimento de Sistema de Auditoria Interna

Este procedimento tem como objetivo estabelecer diretrizes para a

preparação e a realização de auditoria interna, a fim de garantir que o Sistema de

Gestão da Qualidade (SGQ) esteja em conformidade com as disposições planejadas

e com os requisitos da Norma de referência, e que será efetivamente implementado e

mantido.




9.3.1 Programação de Auditorias

As auditorias internas ocorrem anualmente e são programadas nas Reuniões

de Análise Crítica, levando-se em conta a situação e a importância dos processos e

das áreas a serem auditadas, assim como o resultado de auditorias anteriores.

9.3.2 Seleção e Qualificação de Auditores

Com a antecedência necessária, é selecionada a equipe de auditores

internos, buscando garantir a objetividade e a imparcialidade no processo de auditoria.

Os auditores não auditam suas próprias atividades. Apresentam qualificação

específica evidenciada por meio do certificado de participação no curso de auditores

internos.

O auditor líder é escolhido entre os auditores internos que têm qualificação

específica comprovada.






VERSÃO 3

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9.3.3 Preparação de Auditoria

A preparação de auditoria interna obedece às seguintes etapas:

a) Obtenção de detalhes sobre a auditoria (objetivo, tipo, escopo, tempo de

duração);

b) Análise de informações sobre auditorias anteriores;

c) Análise de informações sobre a situação dos processos a serem

auditados; e

d) Obtenção de informações/documentos do Sistema de Qualidade.

9.3.4 Execução de Auditoria

Na primeira etapa da auditoria, é realizada a coleta de dados, inclusive

verificando-se o cumprimento do requisito 8.2.2 do Manual da Qualidade e

registrando-se todas as evidências claras e objetivas.

Os dados coletados são, então, analisados pela equipe auditora, que deverá,

mediante consenso, consolidar parecer com todas as observações relevantes e as

não conformidades detectadas, confirmando ou não a eficácia do Sistema de

Qualidade.

Concluída a auditoria, o auditor líder encaminha por e-mail ao presidente do

Comitê da Qualidade os resultados encontrados, destacando os aspectos positivos,

apresentando as não conformidades e observações eventualmente encontradas, e

solicitando a definição de planos de ação, se for o caso.

9.3.5 Relatório de Auditoria

O relatório final de auditoria deve ser elaborado de forma precisa e objetiva e

conter descrição dos aspectos positivos detectados, das não conformidades

eventualmente encontradas, de outras observações relevantes e do parecer

consolidado da equipe de auditoria. O relatório será entregue ao Comitê da Qualidade,

que deverá dar publicidade aos resultados encontrados.





VERSÃO 3

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9.3.6 Acompanhamento

Para as não conformidades registradas no Relatório de Auditoria, será

elaborado plano de ação no formulário Solicitação de Ação Corretiva (SACV) e/ou

Solicitação de Ação Preventiva (SAPV), visando à eliminação das causas e à busca

da melhoria contínua.

Verifica-se, ainda, se as ações planejadas, por ocasião de auditorias

anteriores realizadas para a solução de não conformidades ou observações, foram

efetivamente implementadas e eficazes.

9.3.7 Responsabilidades acerca do Procedimento de Auditoria Interna

Auditor Líder:

a) Coordenar a equipe auditora;

b) Elaborar e entregar o relatório final ao Comitê da Qualidade; e

c) Solicitar ao Comitê da Qualidade plano de ação para as não conformidade

presentes no Relatório de Auditoria.

Equipe de auditores:

a) Preparar a auditoria interna, tomando por base a documentação aplicável

ao Sistema da Qualidade;

b) Acompanhar as atividades executadas e verificar junto aos servidores a

aplicação da documentação e a adequação do Sistema da Qualidade; e

c) Analisar e registrar todas as observações relevantes, e consolidar parecer

consensual sobre a auditoria.





VERSÃO 3

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Presidente do Comitê de Qualidade:

a) Indicar e selecionar os integrantes da equipe auditora;

b) Repassar o relatório da auditoria ao Comitê da Qualidade, por ocasião das

Reuniões de Análise Crítica do SGQ;

c) Realizar análise crítica das não conformidades identificadas nas auditorias

com o Representante da Direção, descrevendo as causas geradoras, o

tipo de ação a ser adotada e o plano a ser implementado;

d) Sugerir programação anual de auditorias internas a ser aprovada pelo

Comitê da Qualidade; e

e) Garantir a implementação das ações sem atraso injustificado, a fim de

eliminar as não conformidades detectadas e suas causas.

9.3.8 Registros Relativos à Identificação e à Rastreabilidade

a) Programa Anual de Auditorias; e

b) Relatório de Auditoria Interna.





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9.4 Procedimento de Sistema para Controle de Produto Não

Conforme

As Câmaras de Coordenação e Revisão garantem que produtos não

conformes com requisitos estabelecidos sejam identificados e controlados, de modo

a evitar seu uso ou entrega não pretendidos.

O procedimento documentado a ser descrito a seguir define os controles e as

responsabilidades e as autoridades relacionadas para lidar com os produtos não

conformes.

Este procedimento aplica-se às Câmaras no escopo do SGQ e está disponível

no sítio da Modernização (http://www.modernizacao.mpf.mp.br/).

9.4.1 Identificação, Disposição e Reinspeção de Não Conformidade

As não conformidades podem ser identificadas por meio da operacionalização

do Sistema da Qualidade, da inspeção e das reclamações de usuários.

Identificada a não conformidade por meio de inspeção, o servidor envolvido é

comunicado. Em momento posterior, é feita a reinspeção.

Caso a não conformidade seja oriunda de outra unidade, detectada na

reinspeção ou proveniente de reclamação de usuário, o servidor que a identificou

preenche o formulário de Registro de Produto Não Conforme (RNC) e relata, no

campo “descrição da não conformidade”, o problema identificado, o qual será

repassado para o fornecedor institucional por e-mail.

9.4.2 Registro de Não Conformidade

Os registros de não conformidade são compilados no diretório T:AMGE/ISO

9001-CCRs/RQ-Registros da Qualidade/RNC-Registro de Não Conformidade

para que o Representante da Direção possa analisá-los na Análise de Dados.






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9.4.3 Não Conformidade Interna

Será apontada no formulário de não conformidade e de inspeção de não

conformidade, disponível no diretório T:AMGE/ISO 9001-CCRs/RQ-Registros da

Qualidade/FM-Formulários.

9.4.4 Não Conformidade Externa

Será apontada no formulário de não conformidade e de inspeção de não

conformidade, disponível no diretório T:AMGE/ISO 9001-CCRs/RQ-Registros da

Qualidade/FM-Formulários, e servirá para análise dos fornecedores institucionais.

Os registros recorrentes serão encaminhados à unidade que originou a não

conformidade.

9.4.5 Controle do Produto Não Conforme/Análise Crítica

Os Registros de Não Conformidade concluídos são submetidos ao Comitê de

Qualidade para análise da frequência e da relevância das não conformidades

identificadas, e para avaliação da necessidade de adoção de ações corretivas.

9.4.6 Responsabilidade acerca do Controle de Produto Não Conforme

Qualquer servidor é responsável por identificar eventuais não conformidades

durante a execução das atividades de sua competência e adotar a disposição imediata

para correção. Deve, ainda, preencher o formulário de não conformidade, disponível

no diretório T:AMGE/ISO 9001-CCRs.

Cabe ao Representante da Direção, dentre outras atribuições, identificar

produto não conforme; avaliar a eficácia do formulário de não conformidade; compilar

os registros de não conformidades e submetê-los ao Comitê da Qualidade para

Análise de Dados.

Por fim, é responsabilidade do Comitê da Qualidade a análise crítica da

frequência e da relevância das não conformidades para tomada de ações corretivas.





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9.4.7 Registros Relativos ao Controle de Não Conformidades

a) Registro de Produto Não Conforme (RNC).





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9.5 Procedimento de Sistema para Ação Corretiva e para Ação

Preventiva

Este procedimento visa estabelecer padrões para a implementação e a

verificação da eficácia de ações preventivas e corretivas, necessárias à contínua

melhoria da eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), ao atendimento da

política e aos objetivos da qualidade.

Em relação às ações preventivas, é possível registrar os possíveis problemas

do sistema, antecipar situações de risco e traçar planos de ação para evitar que

cenários indesejados aconteçam. Quanto às ações corretivas, é possível registrar as

ações a serem implementadas, acompanhar a respectiva situação, verificar o

responsável, ter conhecimento da data de registro da ação e seu prazo de

implantação.




9.5.1 Solicitação de Ação Preventiva

Os possíveis problemas ou situações indesejadas são previstos e analisados

criticamente, com a finalidade de se verificar a necessidade de abertura de Solicitação

de Ação Preventiva (SAPV).

As ações Preventivas são registradas em formulário (SAPV) por verificação

de possível erro ou não conformidade, falha potencial, reclamação ou sugestão

relevante do usuário, surgimento de novas regras ou diretrizes e resultados de

auditorias do SGQ.






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9.5.2 Solicitação de Ação Corretiva

As não conformidades do SGQ são analisadas criticamente, com a finalidade

de se verificar a necessidade da abertura de uma Solicitação de Ação Corretiva

(SACV).

As ações corretivas são registradas em formulário (SACV) por incidência de

não conformidade, reclamação, sugestão relevante de usuário, novas regras /

diretrizes, e como resultado de auditorias internas e externas, e de Reuniões de

Análise Crítica do SGQ.

9.5.3 Investigação das Causas e Elaboração do Plano de Ação

Caso a solução da não conformidade seja uma ação imediata, não é

necessária a emissão de uma SACV. Quando for ação preventiva, será analisada a

necessidade de criar documentação e emitir SAPV.

Nas Reuniões de Análise Crítica são identificadas, para ações preventivas, as

ameaças potenciais e, para as corretivas, as causas das não conformidade reais,

elaborando-se, em ambos os casos, Plano de Ação adequado às consequências dos

problemas, no qual se indicam os responsáveis para implementação das ações e se

estabelecem os prazos para a conclusão.

O Comitê da Qualidade (CQ) e o Representante da Direção têm,

extraordinariamente, autonomia para abrir SACV e SAPV em período anterior à

Reunião de Análise Crítica, sendo necessária sua inclusão na pauta da próxima

reunião para cumprimento do artigo anterior.

9.5.4 Implementação de Ações Preventivas

A implementação das ações preventivas é feita, em conjunto, pelos servidores

das Câmaras de Coordenação e Revisão e pelo CQ, e pode envolver outras unidades

para garantir sua efetividade.





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Essas ações têm como finalidade principal evitar o surgimento de situações

indesejadas que comprometam o funcionamento eficiente do SGQ.

9.5.5 Implementação de Ações Corretivas

A implementação das ações é feita pelos servidores das Câmaras e pelo CQ,

e pode envolver outras unidades para garantir a efetividade das ações, contanto que

essas unidades estejam no Plano de Ação.

As ações possuem como finalidade cessar a causa da não conformidade e

assegurar que não voltem a acontecer.

9.5.6 Verificação da Implementação e da Eficácia

O controle da implementação e da eficácia é feita por meio da ficha de controle

da Solicitação de Ação Corretiva (FC-SACV) e Solicitação de Ação Preventiva (FC-

SAPV).

Quando a implementação não for concluída na data prevista poderá ser

prorrogado o prazo, desde que o responsável apresente justificativas, e haja acordo

com o Comitê da Qualidade. O novo prazo deverá ser registrado no campo

“verificação da implementação da ação” e as fichas de controle FC-SACV/FC-SAPV

deverão ser atualizadas.

Concluída a implementação, define-se a data que será feita a avaliação da

eficácia, mediante registro nas FC-SACV/FC-SAPV. Na data determinada, será

considerado se as possíveis falhas e as causas das não conformidades foram, de fato,

eliminadas, por meio da coleta de evidências objetivas dos resultados das ações

implementadas e o seu respectivo registro.

Caso as ações sejam consideradas ineficazes, o Comitê da Qualidade deverá

emitir uma nova SACV e SAPV.





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96


9.5.7 Responsabilidades Comitê da Qualidade:

a) Realização de análise crítica da não conformidade, decidindo a abertura de

SACV e SAPV;

b) Elaboração do Plano de Ação, mediante investigação das causas; e

c) Verificação da eficácia do Plano de Ação.

Responsável indicado na SACV e SAPV:

a) Implementação das ações definidas no Plano de Ação.

Presidente do Comitê da Qualidade:

a) Verificação da Implementação do Plano de Ação; e

b) Realização do controle das SACV e SAPV emitidas pelo Comitê.

9.5.8 Registros Relativos à Ação Corretiva e à Preventiva

a) Ficha de Controle da Solicitação de Ação Corretiva (FC-SACV); e

b) Ficha de Controle de Solicitação de Ação Preventiva (FC-SAPV).





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10. Alterações

Tabela 5 – Alterações no Documento

Data Versão Descrição Página

11/11/2015 1

Inclusão, no expediente, do Secretário-Executivo da 5ª CCR, Sr. Ronaldo Pinheiro de Queiroz.

-

Exclusão do servidor Bruno Gouveia de Lima dos participantes da elaboração e da organização do Manual da Qualidade.

-

Atualização da lista de siglas. -

Atualização dos termos relacionados com os processos que são escopo do SGQ das Câmaras de Coordenação e Revisão do MPF.

23 a 25

Inclusão dos “membros” nesta frase: “Do diálogo, da divulgação e da conscientização dos servidores e dos membros das Câmaras quanto à relevância da satisfação do usuário para a instituição”.

34

Exclusão do servidor Bruno Gouveia de Lima dos integrantes do Comitê da Qualidade.

37

Inclusão de indicadores para medir o objetivo “Buscar celeridade dos serviços e a eficácia da realização do produto”.

38

Atualização da Tabela 2 - Indicadores de Desempenho dos Objetivos da Qualidade.

39

Substituição de “Representantes da Direção” por “Representante da Direção” e adequações de português devido a mudança.

39, 43, 61, 86, 87, 90

Reformulação de frase. “Nesse contexto, fica designado como Representante da Direção o servidor Álvaro André Santarém Amorim e, como seu substituto, o servidor Weslei Gomes de Sousa”.

42

Exclusão de “Procedimento de Gestão Administrativa” da lista relativa ao que os registros podem incluir.

58

Inclusão da CVE e da Secom como fornecedores das CCRs e reorganização da ordem alfabética.

59

Substituição de frase, que passou a ser “Informações processuais sobre procedimentos extrajudiciais mais antigos podem ser consultados no sistema Aptus”.

62

Adequação do nome do processo. Em vez de “elaboração de minuta de enunciados” passou a ser “elaboração de proposta de enunciados”.

63





VERSÃO 3

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Data Versão Descrição Página

Substituição de frase, que passou a ser “As peças que constituem os autos e procedimentos extrajudiciais são propriedades das unidades do MPF (PGR, PRRs, PRs e PRMs), que são partes do processo identificadas por meio de sistema informatizado”.

64

Inclusão de texto referente à satisfação do cliente. 66

A programação de auditorias é feita anualmente e não, trimestralmente.

72

Atualização de texto sobre proteção dos registros. 83

Adequação do sítio referência para atualização da legislação federal.

89

26/11/2015 2

Atualização da lista de normas e legislação que regulamentam o SGQ das CCRs.

13 e 14

Inclusão dos termos “prevenção”; “procedimento de alta complexidade” e “procedimento de baixa ou média complexidade” na lista de termos relacionados com os processos que são escopo do SGQ das CCRs.

24 e 25

Atualização do nome de indicadores. “Quantitativo de capacitações realizadas” passou a ser “Média de capacitações realizadas por servidor”. “Satisfatoriedade dos formulários de triagem” passou a ser “Satisfatoriedade da Triagem”

39

Alteração do fluxo do processo Elaboração de Proposta de Enunciado.

52

Alteração do fluxo do processo Gestão de Eventos. 54

Atualização da figura 12 (Responsabilidades acerca da Documentação).

83






VERSÃO 3

99


Documents

Ministério Público Federal - MPF · LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AMGE Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica CCR Câmara de Coordenação e Revisão CQ CSMPF