Ministria e Arsimit, Shkencës dhe Teknologjisë

Këshilli për Arsim dhe Aftësim Profesional

STANDARDI I PROFESIONIT

MENAXHIMI DHE PLANIFIKIMI I NGJARJEVE

Sektori: Turizëm

Kodi:

Data e aprovimit:

Ky standard i profilit është i zhvilluar në mbështetje të Projektit KSV/015 Project “Mbështetje reformës së Arsimit dhe Aftësimit Profesional në Kosovë”- financuar nga "Dukata e Madhe e Luksemburgut" në bashkëpunim me Odën Ekonomike të Kosovës.

Ekipi i zhvillimit:

Olivera Ceni

Executive MBA, General Management

Data e aprovimit ....

Valide prej ....

Profesioni:

Përshkrimi i profesionit:

Menxhimi dhe planifikimi i ngjarjeve ka të bëjë me një sërë konventash dhe ngjarjesh. Kur vjen puna për planifikimin e një ngjarje, ka një numër të gjërave që këta profesionistë duhet të marrin në konsideratë. Përgjegjësitë përfshijnë marketingun, signage (simbole për përcjelljen e mesazheve personave/njerëzve), marrëveshje audiovizuale pajisjet, shtypjen dhe masat e sigurisë etj. Perveç pjesës së planifikimit dhe aspektit financiar, planifikuesit ngjarje mund të jetë përgjegjës edhe për rregullimin dhe aranzhimin për transport dhe akomodimin e pjesëmarrësve të pranishëm në një ngjarje të veçantë.

Për projektuesin, një ngjarje ngjan në një produkt që ata gjithashtu duhet të tregtojnë dhe reklamojnë. Projektuesi ofron mënyra kreative për të promovuar shërbimet (ngjarjet) në mënyrë që të bëjë të pranishmit të ndjehen mirë në lidhje me organizatorët. Një rol kyç i planifikuesve është të sigurojnë që tek të pranishmit/pjesmarrësit e një ngjarje të lënë përvojë/përshtypje pozitive. Pa marrë parasysh se çfarë është natyra e ngjarjes së organizuar, rolet kryesore dhe përgjegjësitë e projektuesit/planifikuesit të ngjarjes mbeten gjithmonë të njëjta.

Planifikimi dhe menaxhimi i një ngjarje është një detyrë mjaft e vështirë. Ka aspekte të shumta që duhet të merrën në konsideratë dhe të kujdesen për ta bërë të gjithën sa më të suksesshme. Pavarësisht nëse kjo është për mbështetjen logjistike ose menaxhimin e shërbimeve dhe furnizimeve, projektuesi i ngjarjes ka një rol vendimtar, për të siguruar që asnjë detaj fizik nuk është anashkaluar ose keq-menaxhuar. Shqetësimet e tjera që lidhen me organizimin e një ngjarje përfshijnë, ndriçimin, komunikimin e shëndoshë, zërimin , çështjet e sigurisë së objektit, etj. Më e rëndësishmja, të gjitha detyrat e këtij planifikimi dhe menaxhimi duhet të kryhen duke pasur parasysh/konsideratë pjesën buxhetore.

Planifikimi i një ngjarje përfshin planifikimin dhe koordinimin e ngjarjeve. Një projektues i ngjarjeve njihet edhe si një koordinator ngjarje, koordinator i konferencave apo menaxher i takimeve të tilla si: festivale, ceremonitë e ndryshme, konventat, gara dhe ndeja. Ai ose ajo ka për të përmbushur punë të tilla si planifikimi, organizimi dhe koordinimin e ngjarjeve. Ai ose ajo duhet të bëhet i specializuar në planifikimin e ngjarjeve shoqërore ose të korporatave.

Menaxhimi i ngjarjeve është art dhe shkencë. Suksesi i çdo ngjarje varet nga përgatitjet e përpikta nga ekipi. Prandaj, planifikimi është pjesa më e rëndësishme për drejtimin e një ngjarje të suksesshme për klientët, dhe kjo do të thotë që duke

filluar në kohë, praktikimi i kornizës së menaxhimit të ngjarjeve të jenë në gjendje për të ofruar vlerë të lartë për klientët.

Mënyra më e mirë për t'iu qasur planifikimit të një ngjarje është që të zhvillohet një plan i detajuar i menaxhimit, dhe lidhur objektivat tuaja me ato të klientit tuaj për një ngjarje të suksesshme.

Organizatori i një ngjarje duhet të ketë njohuri për:

1 - Qëllimin e ngjarjes;2- Misioni, qëllimet dhe objektivat e organizimit dhe stejkholderët;3-Tregun e synuar;4- Vendndodhjen gjeografike dhe motivin, mjedisin, kultura e parashikuar nga kompania;5-Lloji i ngjarjes së parashikuar nga kompania p.sh. spektatori, pjesëmarrësit;6-Qëndrueshmëria në çështjet si :• Qëndrueshmëria financiare;• Shëndeti dhe siguria;• Ndotja,Zhurma;• Siguria• Biodiversitetit;• Prokurimi;• Ushqimi;• Transporti.

7-Buxheti;8-Datat e targetuara; 9-Kushtet specifike.

Profesioni:

NR.

Funksioni Aktivitetet kyçe

1

Përgatit aktivitetet ditore

Ky funksion ka të bëjë me konsultimin e agjendës ditore, konsultimin me postën elektronike dhe atë manuale siç janë klasifikimi i informacioneve hyrëse dhe dalëse, prioritizimi i aktiviteteve që kanë një rëndësi të madhe për atë ditë si dhe kontaktimi me palët bashkëpunuese siç mund të jenë stafi dhe klientët. Si aktivitete kyçe janë:

Konsulton agjendën ditore; Identifikon ngjarjet ditore; Prioritizon aktivitetet;

2

Kontakton klientët

Ky funksion ka të bëjë me informimin e klientit për mbarëvajtjen e pjesës organizative (prapaskenës), informim ky në baza ditore (mujore si dhe vjetore) me qëllim që të krijohet një pasqyrë lidhur me punët të cilat do të përfundohen që janë marrë nën përgjegjësi të kompanisë /personit për të organizuar aktivitetin. Si aktivitete kyçe janë:

Pranon kërkesat e reja; Përcjellja e aktiviteteve vijuese; (Ofron gatishmëri për risi për ndryshimet ); Vlerëson kërkesat e klientëve.

3

Hulumton tregun /kërkesë dhe ofertë

Ky funksion ka të bëjë me hulumtimin e tregut dhe marrjes së informatave të nevojshme nga tregu të cilat kontribuojnë në identifikimin e konkurrentëve.

Përcjell ndryshimet në treg dhe përcakton target grupet për shërbimet e reja;

Përcjell ndryshimet ekonomike; Identifikon aktivitetin e konkurrentit; Procedon informatat në nivel me të lart hierarkik.

4

Procedon kërkesat e klientëve

Ky funksion ka të bëjë me informimin rreth ngjarjes edhe të aktorëve tjerë relevant, tek ata të cilët japin instruksionet dhe miratimin për inicimin ose jo të një ngjarje.

Harmonizon kërkesat me agjendën e tij; Përcjellë informatën tek strukturat

vendimmarrëse/menaxheri; Merr informata plotësuese; Konfirmon palës së interesuar/klientit.

5

Planifikon aktivitetin

Ky funksion ka të bëjë me planifikimin e ngjarjes si tërësi duke u siguruar që të gjitha fazat të detajizohen dhe të merren parasysh të gjithë komponentët deri në realizim. Ndër aktivitetet kyçe janë:

Mbledh informatat (nga bashkëpunëtoret ); Dakordimi me klientin për aktivitetin planifikuar(data,

vendi ,koha); Finalizon fazën e planifikimit te aktivitetit përkatës; Përgatit planin e aktivitetit.

6

Harton buxhetin e aktivitetit

Ky funksion ka të bëjë me përllogaritjet që duhet të bëhen nga ana e organizatorit para, gjatë dhe pas ngjarjes. Ndër aktivitete kyçe të këtij funksioni janë:

Merr informata nga tregu; Krahason informatat; Përllogarit koston e buxhetit; Siguron se konsumatori i ka përmbushur obligimet

Funksioni 01: Përgatit aktivitetet ditore

Ky funksion ka të bëjë me konsultimin e agjendës ditore, konsultimin me postën elektronike dhe atë manuale siç janë klasifikimi i informacioneve hyrëse dhe dalëse, prioritizimi i aktiviteteve që kanë një rëndësi të madhe për atë ditë si dhe kontaktimi me palët bashkëpunuese siç mund të jenë stafi dhe klientët.

Aktivitetet kyçe Kriteret e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Konsulton agjendën ditore

Cakton punët që në fillim të ditës;Konsulton postën elektronike;Anashkalon të gjitha punët tjera që nuk përkojnë me punët të cilat janë urgjente;Radhit punët të cilat pritet të përfundohen me urgjencë;Përfundon punët e parashikuara sipas agjendës;Identifikimi i punëve urgjente;Ndarja e punëve sipas kategorive;Fokusimi në kryerjen e detyrave;Merr dhe jep informata të ndryshme lidhur me kompaninë;Në kohën dhe vendin e duhur bën shpërnarjen e informatës;Në kohën e duhur jep përgjigjen nga posta elektronike;Konfirmon marrjen e porosisë.

Njohuri pune në kompjuter; Njohuri të përdorimit të internetit, faksit, telefonit etj.Të ketë njohuri në të të shkruarit e shpejtë;Njohuri për gamën e shërbimeve të kompanisë përkatëse;Njohuri të gjuhëve të huaja.

Analitike; Efikasiteti; Efektiviteti;Aftësi negociuese;Puna nën presion;Bashkëpunues dhe i pavaruar;Aftësi të planifikimit strategjik; Administrimi dhe diplomaci;Komunikimi, numërimi dhe buxhetimi; Menaxhim i stresit dhe zgjidhje të problemeve; Përsosmëri dhe esikasitet; Dizajnimi dhe energji.

Komunikimi; Organizimi; Bashkëpunimi; Prezantimi; Negocim me afatet; kohore/deadline; Vëmendje ndaj detajeve; Marrëdhënie me publikun; Aftësi të menaxhimit të projekteve;Aftësi të mira komunikimi me aftësi të theksuara

Identifikon Merr informata për aktivitetet e përafërta

ngjarjet ditoreme ato që kompania organizon;Identifikon aktivitetet e konkurrencës;Konsulton mjetet e informimit dhe verifikon oraret e aktiviteteve ditore,javore dhe mujore.

ndërpersonale;

Prioritizon aktivitetet

Mban evidencën e të dhënave të klientëve;Kontakton klientët atëherë kur është e nevojshme;Informon klientët lidhur me ndryshimet e bëra nga kompania;Siguron kushteve të nevojshme/kushtet teknike;Prioritizon kërkesat në bazë të kohës/datës , sipas situates/rrethanave /destinacionit .

Kushtet për realizim të funksonit:Mjetet e punës: Për të performuar këtë funksion, nxënësi duhet të ketë në dispozicion dhe të përdorë këto mjete: Kompjuter, Kalkulator, Scaner, Printer, Fotokopje, Telefon, Fax dhe Centralen telefonike.Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: Evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 02: Kontakton klientëtKy funksion ka të bëjë me informimin e klientit për mbarëvajtjen e pjesës organizative (prapaskenës), informim ky në baza ditore (mujore si dhe vjetore) me qëllim që të krijohet një pasqyrë lidhur me punët të cilat do të përfundohen që janë marrë nën përgjegjësi të kompanisë /personit për të organizuar aktivitetin.

Aktivitetet kyçe

Kriteret e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë

Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Pranon kërkesat e reja

Kontakt dhe konsultim në baza të rregullta me palët e përfshira;Informon në baza ditore klientin për nivelin e pregatitjes së aktivitetit;Informimi i klientit lidhur me aktivitetet;Informimi përmes email, telefon, faks etj. Ndërlidhje me klient.

Njohuri të gjuhëve të huaja;Njohuri mbi informatat e besueshme të klientëve;Njohuri se njerëzit janë të ndryshëm dhe kanë pritje të ndryshme për arsye të personalitetit moshës dhe kulturës;Njohuri mbi gjuhen trupore pozitive dhe negative, shprehjet e fytyrës;Njohuri mbi shenjat kur një klient kërkon vëmendje;Njohuri mbi rëndësinë e kohës së klientit;Njohuri mbi elementet themelore të shërbimit të klientëve.

Komunikuese;Përgjegjësi për punën e tij/saj;Prezantuese;Fleksibile;Analitike;Vlerësuese;Bindëse.

Komunikuese (Lexim/shkrim / dëgjim);Efektive;Natyrë të ndershme dhe të besueshme personale;Fleksibile;E sjellshme;Eficiente.

Përcjellë aktivitetet

Shkëmbimi i informatave relevante;Identifikimi i ndryshimeve të domosdoshme dhe informon klientin për to dhe impaktet në

vijuese proces;Shkëmben informatat relevante edhe me persona/kompani dhe institucione të jashtme;

Vlerëson kërkesat e klientëve

Identifikon dhe konsideron nëse dëshirat dhe nevojat e klientit ndërrojnë gjatë fazës së realizimit;I gatshëm për të iniciuar ndryshimet dhe për ti përfshirë në planin e realizimit; Përcaktimi i aktiviteteve sipas dëshirës/nevojës së klientit.

Kushtet për realizim të funksonit:Mjetet e punës: Për të performuar këtë funksion , nxënësi duhet të ketë në dispozicion dhe të përdorë këto mjete: Kompjuter, Scaner, Printer, Fotokopje, Telefon dhe Fax.

Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: Evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 03: Hulumton tregun /kërkesë dhe ofertëKy funksion ka të bëjë me hulumtimin e tregut dhe marrjes se informatave të nevojshme nga tregu të cilat kontribuojnë në identifikimin e konkurrentëve.

Aktivitetet kyçe Kriteret e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Përcjell ndryshimet në treg dhe përcakton target grupet për produktet e reja

Përcjell raportet e ndryshme që lidhen me ndryshimet eventuale në treg;Analizon pyetësorët dhe anketat e ndryshme që mund t’i ofrojnë informata relevante; Mbledh informatat e nevojshme ;Analizon të gjitha të dhënat; Në bazë të karakteristikave të nevojshme, bën përzgjedhjen e target grupit.

Aftësi hulumtimi të tregut;Aftësi organizimi dhe strukturimi;Njohuri mbi analizimin e tregut;Njohuri mbi Standardet dhe politikat e kompanise;Njohja e gjuhëve të huaja;Të ketë aftësi të mira në të transmetuar të detyrave.

Puna në mënyrë të sigurtë; Identifikimi i problemit;Vendim marrja; Leximi;Komunikimi; Prezantime; personale; Kërkesat.

Komunikimi (leximi/ të folurit / dëgjimi); Puna ekipore; Planifikimi; Organizimi; Regjistrimi; Negocimi; Zgjedhja e problemit; Menaxhimi i kohës.

Përcjell ndryshimet ekonomike

Përcjell në vazhdimësi rrjedhën e ngjarjeve ekonomike të vendit dhe ato ndërkombëtare; Përmes pyetësorëve mëson më tepër rreth gjendjes ekonomike të konsumatorëve aktual dhe atyre potencial.

Identifikon aktivitetin e konkurrentit

Hulumton dhe merr informacione nga tregu mbi aktivitetet e konkurrencës në mënyrë të specifikuar për: çmimin, llojin e paketave

turistike ,reklamat etj.Mban kontakt të vazhdueshëm me bashkëpunëtorë.

Procedon informatat në nivel me të lart hierarkik.

Pas identifikimit të aktiviteteve të konkurrencës, i përcjellë informatat tek strukturat e larta hierarkike;Merr feedback-un nga niveli i lartë.

Kushtet për realizim të funksonit:Mjetet e punës: Për të performuar këtë funksion, nxënësi duhet të ketë në dispozicion dhe të përdorë këto mjete: Kompjuter,Telefon, Fax, ambient i përshtatshëm dhe miqësor.

Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 04: Procedon kërkesat e klientëve

Ky funksion ka të bëjë me informimin rreth ngjarjes edhe të aktorëve tjerë relevant, tek ata të cilët japin instruksionet dhe miratimin për inicimin ose jo të një ngjarje.

Aktivitetet kyçe Kriteret e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Harmonizon kërkesat me agjendën e tij

Pranon porosinë nga klienti;Mbanë shënime dhe arkivon kërkesën;Përshtat agjendat e palëve të përfshira për organizimin e ngjarjes;Rekomandon hapa të cilët do të mund të lehtësonin fazat e realizimit të ngjarjes.

Njohuri të procedurave të organizimit dhe menaxhimit të ngjarjeve;Njohuri të përcjelljes qartë të informatës;Njohuri të strukturimit të kërkesave;Njohuri mbi harmonizimin e agjendave dhe vendosjen e prioriteteve;Njohuri rreth prioritizimit të kërkesave;Të ketë aftësi në të të shkruarit e shpejtë;Interpretim i saktë i informatës.

Identifikimi i problemit; Planifikimi ;Leximi;Komunikimi; Prezantimet personale; Prezantimi i informatës ; Identifikimi të kërkesave;Menaxhim i kohës.

Komunikimi (leximi/ të folurit / dëgjimi); Puna ekipore; Planifikimi; Organizimi; Regjistrimi; Negocimi; Zgjedhja e problemit; Menaxhimi i kohës.

Përcjell informatën tek strukturat vendimmarrëse/menaxheri

Pranon prosinë nga personeli ndihmës ose drejtë nga klienti përmes telefonit, faksit, email etj.Pranon dhe dërgon raportet te personeli ndihmës për organizim të ngjarjes;Harton me përpikmeri raportet dhe i përcjellë ato tek stafi, mbi

kërkesat specifike të klientit sipas qëllimeve të realizimit të ngjarjes;Pasi të ketë realizuar aktivitetet e lartcekura, përcjellë dhe informon menaxhmentin e kompanisë për planet dhe aktivitetet e parapara.

Merr informata plotësuese

Mban kontakt të vazhdueshëm me palët e përfshira, konkurrentët dhe klientin kryesor.

Konfirmon palës se interesuar/klientit

Kontakton palën dhe konfirmon për vendimet e marra dhe fazat e realizuara për organizimin e ngjarjes.

Kushtet për realizim të funksonit:

Mjetet e punës: Për të performuar këtë funksion, nxënësi duhet të ketë në dispozicion dhe të përdorë këto mjete: Kompjuter, Telefon, Fax dhe letër.

Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: Evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: Test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 05: Planifikon aktivitetet

Ky funksion ka të bëjë me planifikimin e ngjarjes si tërësi duke u siguruar që të gjitha fazat të detajizohen dhe të merren parasysh të gjithë komponentët deri në realizim.

Aktivitetet kyçe Kriteret e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Mbledh informatat (nga bashkëpunëtoret)

Pregatitja e informatës;Konsulton agjendën, planin e aktivitetit, afatet kohore, dhe pregatit informatën për ngjarje;Hartimi dhe dërgimi ftesave dhe materialeve.

Njohuri rreth hartimit të planit të aktivitetit;Njohuri të vlerësimit të afatit kohor;Njohuri në identifikim të nevojave,dëshirave dhe kërkesave të klientit;Njohuri të përpilimit të shkresave, ftesave, etj.Njohuri të pregatitjes së informatave, pregatitjes së materialeve.

Reflektuese;Identifikimi i problemit;Vendimmarrja; Leximi;Komunikimi Prezantim të ideve; Identifikim të kërkesave.

Komunikimi (leximi/ të folurit / dëgjimi) Puna ekipore; Planifikimi; Organizimi; Negocimi; Zgjedhja e problemit ;Menaxhimi i kohës.

Dakordimi me klientin për aktivitetin planifikuar(data, vendi ,koha)

Konsultohet me klientin, cakton datën e aktivitetit, venue, (chief guest), emrin e eventit and tag-line;Konsideron nevojat dhe kërkesat e tij;Analizon infrastrukturen përcjellëse;Pregatit listen e të ftuarve;Kontakton klientin dhe merr nga

ai instruksionet për njerëzit e ftuar në takim;Listën e pregatitë në bazë të aspektit kulturor, nacional dhe personal të të ftuarve;Pregatit mailing list.

Finalizon fazën e planifikimit të aktivitetit përkatës

Prioritizon fazat për realizim;Analizon kushtet e realizimit dhe i prioritizon aktivitetet;Cakton afatet kohore;Konsideron afatin kohorë të nevojshem për realizim;Konsideron logjistikën përcjellëse të nevojshme për realizim;Përcakton time-line për secilin aktivitet.

Përgatit planin e aktivitetit

Pregatit planin e aktivitetit (pregatit draft skedulin për aktivitete);Analizon rrethanat;Harton dokumentin me plan të aktivitetit;Pregatit ftesën dhe agjendën.

Kushtet për realizim të funksonit:Mjetet e punës: Për të performuar këtë funksion, nxënësi duhet të ketë në dispozicion dhe të përdorë këto mjete: Kompjuter,printer, scanner, Telefon, Fax dhe letër.

Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: Evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 06: Harton buxhetin e aktivitetitKy funksion ka të bëjë me përllogaritjet që duhet të bëhen nga ana e organizatorit para, gjatë dhe pas ngjarjes.

Aktivitetet kyçe Kriteret e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Merr informata nga tregu

Analizon tregun dhe çmimet e tij për të caktuar çmimet dhe llogaritur shpenzimet shtesë;Përllogaritja e vlerës reale për organizim të ngjarjes; Llogarit kostot totale;Përllogaritë shumat që duhet të paguhen për ngjarje;Përllogaritë shumën e taksave që duhet ndalet për interesin e fituar nga klienti.

Duhet të ketë njohuri për të rregulluar dhe kalkuluar gjëra ose veprime në një mënyrë të caktuar apo sipas një  modeli  të veçantë ose grup rregullash të përdorur përmes numrave, shkronjave, fjalëve, fotove;Operacione matematikore;

Analitike;Vlerësimi;Planifikimi;Organizimi;Komunikimi;Punë ekipore;Vendosje nën presion.

Saktësia;Shpejtësia;Vërejtja e detajeve;Komunikimi;Prioritizimi;Bashkëpunimi.

Krahason informatat

Krahason informata e marra nga tregu dhe llogaritjet paraprake të bëra për organizim të këtij eventi;Dakordohet për kushtet e realizimit (koha, çmimi, kostoja-marrëveshja).

Njohuri të planifikimit të buxhetit;Njohuri për të hartuar dhe lexuar buxhetin;Të dijë të përdorë programet aplikative si Word dhe Excel; Të ketë aftësi në të shkruarit e shpejtë.

Përllogarit koston e buxhetit

Vlerëson në bazë të kalkulimeve nëse të hyrat janë të arsyeshme për të mbuluar shpenzimet e organzimit të ngjarjes;Përllogaritja e kostos së stafit dhe koha e tyre;Vlerësimi i buxhetit në raport me shpenzimet;Përllogaritë interesin që duhet të ndalet për kohën e stafit të kompanisë që merr pjesë në organizimin e ngjarjes.

Siguron se konsumatori i ka përmbushur obligimet financiare;

Mbledh të gjitha faturat, nga stafi ndihmës i realizimit të aktivitetit dhe kontrollon vlerën e obligimit financiar;Kontrollon nëse është bërë pagesa në bazë të marrëveshjes dhe vlerës reale të organizimit të ngjarjes.

Kushtet për realizim të funksonit:Mjetet e punës: Për të performuar këtë funksion , nxënësi duhet të ketë në dispozicion dhe të përdorë këto mjete: Kompjuter, Kalkulator, Scaner, Printer, Fotokopje, Telefon dhe Fax.

Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: Evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: Test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 07: Koordinon aktivitetet me aktoret e tjerë relevantKy funksion ka të bëjë me koordinimin e aktiviteteve duke u bazuar në planin e hartuar dhe përmes komunikimit, me qëllim eliminimin e mundësisë së përsëritjes së aktiviteteve që do të zgjasnin kohën e implementimit.

Aktivitetet kyçe Kriteret e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Koordinon aktivitetet konform planit

Analizon planin e aktiviteteve dhe koordinon takimet;Mban shënime për datat e takimeve;Informon me kohë palet pjesëmarrëse për çfarëdo lloj aktiviteti.

Njohuri të organizimit dhe koordinimit të takimeve;Njohuri për aspektin administrativ;Njohuri mbi aspektin kulturor, kombëtar të vendit;Njohuri për pregatitjen e mailing listës;Njohuri për identifikimin e nevojave të klientit dhe qëllimeve të ngjarjes;Të ketë aftësi në të të shkruarit

Koordinimi;Bashkëpunimi;Identifikimi i problemit;Vendosjes; Leximi;Komunikimi; Prezantimi të qëllimit;Strukturim kërkesave.

Komunikimi (leximi/ të folurit / dëgjimi); Puna ekipore; Planifikimi ;Organizimi; Koordinimi;Negocimi; Zgjedhja e problemit; Menaxhimi i kohës.

Përcjellë dhe informon bartësit e detyrave

Kontrollon mbarëvajtjen e aspektit administrativ;Definon qëllimin e ngjarjes- Cili është mesazhi që do të përcjellë aktiviteti;

Kontrollin në vazhdimësi punën dhe aktivitetet e stafit ndihmës, për të vlerësuar motivimin e tyre, nëse janë duke u realizuar fazat dhe nëse janë duke u përmbushur afatet poashtu nëse aktivitetet janë me prioritet;Përshkruan detajisht funksionin dhe përgjegjësinë e secilit.

e shpejtë.

Prioritizon aktivitetet konform planit te aktivitetit

Kontrollon nëse janë përcjellë informatat me kohë tek të ftuarit;Nëse janë shpërndarë sipas planit, materialet, ftesa, agjenda etj.Siguron se kërkesat e klientit janë në prioritet.

Komunikon me bartësit e aktivitetit brenda dhe jashtë

Mban kontakte me bashkëpunëtorët brenda;Komunikon me klientin dhe merr sugjerimet e tij në baza të rregullta;Shkëmben informatat e nevojshme.

Kushtet për realizim të funksonit:Mjetet e punës: Për të performuar këtë funksion , nxënësi duhet të ketë në dispozicion dhe të përdorë këto mjete: Kompjuter, Scaner, Printer, Fotokopje, Telefon, Fax, Centralen telefonike etj

Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: Evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 08: Organizimi i ngjarjesKy funksion ka të bëjë me organizimin e nën-aktiviteteve, prej të cilave rezulton aktiviteti final. Qëllimi i këtij funksioni është të mos përsëriten nën-aktivitetet dhe që në mënyrë sa më efikase dhe efektive të menaxhohet organizimi i ngjarjes.

Aktivitetet kyçe(+ rezultatet e punës)

Kriteret e performancës Njohuritë e nevojshme për të performuar funksionin

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe të shoqëruara me funksionin kryesor

Koordinon aktivitetet/takimet

Zgjedh vendin e organizimit të aktivitetit;Pas vlerësimit të cilësisë së ngjarjes, bën aranzhimin e sallës, kapacitetit të saj;Negociomi për çmimin më të mirë;Përzgjedh materialin shtesë dekorativ,

Njohuri të organizimit;Njohuri rreth koordinimit të aktiviteteve;Njohuri rreth organizimit administrativ;Të ketë njohuri në të të shkruarit e shpejtë.

Aftësinë për të punuar me kujdes dhe me saktësi;Aftësi të mira komunikimi me shkrim dhe me gojë;

Komunikimi (leximi/ të folurit / dëgjimi; Puna ekipore ;Planifikimi ;Organizimi ;

Backdrop;Konsideron qëllimin e ngjarjes, pastaj bashkë me stafin ndihmës realizojnë pjesën dekorative;Përzgjedh vendin dhe dekorin që shfaqet gjatë ngjarjes.

Njohuri rreth natyrës së negocimit;Aftësi prezantimi;Njohur rreth përpilimit të ftesës, agjendës etj.;Njohuri bazike për pajisjet përkatëse teknologjike; njohuri e gjuhëve të huaja.

Natyrë të ndershme dhe të besueshme personale;Vëmendje të mirë për detaje;

Regjistrimi ;Negocimi ;Zgjedhja e problemit;Menaxhimi i kohës.

Kontrollon mbarëvajtjen e aspektit administrativ

Hartimi i ftesës dhe përpilimi i agjendës;Kujdeset për organizimin e pjesës teknike si: zërimi, projektorë, laptop, përkthimin;Aspekti ndriçues (në rast ngjarjeve natën);Pajisjet teknike përcjellëse.

Mbikëqyrë organizimet për transport

Mbikëqyrë aspektin logjistik;Identifikon disponueshmërinë e mjeteve për transport;Përzgjedh mjetet adekuate për transport;Mëson mjetet të cilat janë në dispozicion për transport;Njihet me karakteristikat e mjeteve të transportit.

Njohuri dhe orientim gjeografik;Njohuri mbi ligjin e komunikacionit dhe kufizimet eventuale;Njohuritë për mjetet e transportit që posedon kompania/ose qëduhet marrë me qira;Njohuri për karakteristikat e tyre.

Kushtet për realizim të funksonit:Mjetet e punës:Për të performuar këtë funksion , nxënësi duhet të ketë në dispozicion dhe të përdorë këto mjete: Kompjuter, Scaner, Printer, Fotokopje, Telefon, Fax.

Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.

Evidenca e njohurive: test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 09: Merr feedback nga klienti

Ky funksion ka të bëjë me marrjen e vlerësimit për realizimin e ngjarjes nga ana e klientëve.

Aktivitetet kyçe Kriteret e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Organizimi i një pyetësori

Analizimi i aktiviteteve në tërësi dhe hartimi i pytjeve relevante për të nxjerr nivelin e pranueshmerisë dhe satisfaksionit të klientit;Grumbullimi i informatave shtesë rreth eventit;Organizimi dhe shpërndarja e pyetësorit

Njohuri për hartim të pyetësorit;Njohuri parashikimi/vlersimi të pritjeve nga pyetësori;Njohuri rreth metodave të motivimit të njerëzve;

Analitike;Vlerësimi;Organizimi;Komunikimi;Punë ekipore;Vendimmarrje.

Saktësia;Shpejtësia;Vërejtja e detajeve;Komunikimi;Prioritizimi.

tek pjesëmarrësit (në raste të caktuara edhe tek stafi bashkëpunues).

Njohuri mbi nxjerrjen e informatave nga klienti/pjesëmarrësi.Kontakti direkt me

klientMbajtja e kontaktit me pjesëmarrësit edhe pas përfundimit të eventit;Kontaktimi përmes telefonit, takim i sërishëm për të marrë vlersimin, kontakt edhe me email, fax, etj.

Kushtet për realizim të funksonit:

Mjetet e punës : Kompjuteri, printeri, telefoni, softueri dhe letër.

Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.

Funksioni 10: Mrojtja dhe siguria ne vendin e punes

Ky funksion ka të bëjë me procesin e shëndetit dhe sigurisë dhe vendin e punës. Punonjësi duhet të ndjek rregullat e veçanta për identifikimin e politikave, vlerësimin e aspekteve të dëmshme dhe raportimin e tyre tek zyrtarët kompetent.

Aktivitetet kyçe

Standardet e Përformancës Njohuritë e kërkuara për kryerjen e funksionit

Shkathtësitë Shkathtësitë kyçe dhe shkathtësitë e shoqëruara me funksionet kyçe

Identifikimi i politikave të vendit të punës të cilat i përkasin shëndetit dhe sigurisë brenda organizatës

Identifikon se cilat politika të vendit të punës janë relevante për praktikat e punës; Identifikon ato praktika të punës të cilës do pjesë të rolit tuaj të cilat mund të dëmtojnë veten tuaj ose të tjerët; Identifikon ato aspekte të vendit të punës të cilat mund të dëmtojnë veten tuaj ose të tjerët .

Politikat e dakorduara të vendit të punës të lidhura me kontrollin e rreziqeve për shëndetin dhe sigurinë;Rreth detyrave për shëndet dhe siguri siç janë përkufizuar me legjislacionin e veçantë i cili mbulon rolin e punës;Çfarë rreziqe mund të ekzistojnë në vendin e punës ;Rreziqet e sigurisë dhe shëndetit të cilat mund të jenë prezente në kuadër të rolit të punës dhe masat paraprake që duhet të merren;Rëndësia e alarmit të mbetur në paraqitjen e rrezikut në tërë vendin e punës; Rëndësia e marrjes me rreziqet e raportuara menjëherë;

Puna në mënyrë të sigurtë; Identifikimi i problemit;Vendimmarrja; Leximi;Komunikimi; Prezantimet personale; Kërkesat.

Komunikimi (leximi/ të folurit / dëgjimi Puna ekipore; Planifikimi; Organizimi; Regjistrimi; Negocimi; Zgjedhja e problemit; Menaxhimi i kohës.

Vlerësimi i aspketeve të dëmshme potenciale të vendit të punës

Vlerëson cilat nga aspektet e dëmshme të vendit të punës janë me rrezik të lartë për ju si dhe për të tjerët.

Raportimi tek personat kompetent ne lidhje me rrezikshmërinë

Raporton ato rreziqe të cilat i takojnë nivelit të lartë të rrezikshmërisë për personat përgjegjës për shëndet dhe siguri në vendin e punës; Shqyrton ato rreziqe me rrezik të ulët

potenciale duke zbatuar politikat e vendit të punës dhe kërkesat ligjore.

Kërkesat dhe udhëzimi për masat paraprake.

Kushtet për realizim të funksonit:Mjetet e punës: Përdorimi i politikave të organizatës dhe rregulloreve për rreziqe potenciale në vendin e punës: udhëheqje, përshkrim i detyrës. Kërkesat e vlerësimit:Evidenca e performancës: evidencë se personi mund të planifikojë dhe organizojë punën e tij në vende reale të punës.Evidenca e njohurive: test me shkrim i njohurive, pyetjet dhe përgjigjet me gojë, për të treguar se nxënësi ka kuptuar kërkesat e punës në lidhje me funksionet e përshkruara më lart.