Ministrstvo za javno upravoDirektorat za organizacijo in kadre

Upravna akademija

Poslovanje organov javne uprave

dr. Vladimir Žumervladimir.zumer@gov.siLjubljana, november 2010

Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07,

115/07, 122/07, 31/08 in 35/09) Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju (Uradni

list RS, št. 75/2005) Pravilnik o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva

v javni upravi (Uradni list RS, št. 52/2009)Pravilnik o opravljanju izpita iz upravnega poslovanja

(Uradni list RS, št. 20/2006) – ne velja več!Pravilnik o podrobnejših vsebinah in času trajanja usposabljanja

za imenovanje v naziv (Uradni list RS, št. 44/2009)

Uredba o upravnem poslovanju(Uradni list RS, št. 20/2005)

• I. SPLOŠNE DOLOČBE• II. POSLOVANJE S STRANKAMI • III. ZAGOTAVLJANJE JAVNOSTI DELA• IV. DELOVNI IN POSLOVNI ČAS TER URADNE URE• V. URADNE ZGRADBE, PROSTORI IN OPREMA TER • ZAGOTAVLJANJE VARNOSTI• VI. UPRAVLJANJE Z DOKUMENTARNIM GRADIVOM• VII. VROČANJE• VIII. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA• IX. URADNA DEJANJA• X. POSLOVANJE V JEZIKIH NARODNIH SKUPNOSTI• XI. NADZOR NAD IZVAJANJEM TE UREDBE• XII. PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE

Pravila uredbe, ki določajo poslovanje z dokumentarnim gradivom, so obvezna za:

- Vlado RS, - vladne službe, - ministrstva, - organe v sestavi ministrstev, - upravne enote, - uprave lokalnih skupnosti (občin, mestnih občin) ter - druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil rešujejo upravne naloge (javna podjetja, javni zavodi).

Drugi predpisi (izbor)

• Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/1999, dopolnitev št. 73/2004)• Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 86/2004, 94/2007) • Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001)• Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 24/2003)

Predpisi o elektronskem poslovanju

Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št. 57/2000)

Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000)

Varna dolgoročna hramba izvirnega in zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki mora zagotavljati:

1. Dostopnost - varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa ves čas trajanja hrambe2. Uporabnost - zagotavljanje reproduciranja in

primernost reprodukcij za uporabo 3. Celovitost, avtentičnost - dokazljivost povezanosti

reproducirane vsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva (verodostojnost)

• Nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva.

• Ustrezne metapodatke o identifikaciji, izvoru, vsebini, tehničnih lastnostih, nadzoru in sledljivosti.

Arhivski predpisi

• Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS št. 30/2006)

• Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006)

• Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe – ETZ (objavljene na spletni strani Arhiva RS) – pripravlja se ETZ2

• Pravilnik o strokovni usposobljenosti uslužbencev javnopravnih oseb ter delavcev ponudnikov storitev, ki delajo z dokumentarnim gradivom (Uradni list RS, št. 132/2006, popravek 32/2998)

Predpisi o ravnanju s poslovno dokumentacijo

• Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/2006)

• Slovenski računovodski standardi, št. 21, 22 in 23 (Uradni list RS, št. 118/2005)

• Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 117/2006)

• Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006)

Izbor mednarodnih standardov in priporočil

• ISO 15489:2005, Information and documentation - Records management. • ISO 23081:2006, Information and documentation - Records management processes - Metadata for records.• ISO/IEC 27001 – Information security management systems• MoReq - Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov, DLM Forum 2001, Arhiv Republike Slovenije 2005, objavljeno tudi na spletni strani http://www.arhiv.gov.si • Moreq 2: Model requirements for the management of electronic records - MoReq Specification, European Communities, 2008).

Seznam oblik (formatov) zapisa za dolgoročno hrambo, ki ustrezajo zahtevam ETZ  Tekstovni in mešani dokumenti Grafični dokumenti  ISO Latin-2 8859-2 TIFF – v6.0 - ISO 12639 PDF/A - ISO 19005-1 SVG – v1.1 – W3C XML - SGML – ISO 8879 ODF – ISO/IEC DIS 26300   Film/Video/Audio Kompresija ANSI/SMPTE 268M   LZW – barvni dokumenti MPEG-2 - ISO/IEC 13818 CCIT group 4 – č/b dok. MPEG-4 - ISO/IEC 14496

Postopki poslovanja z dokumentarnim gradivom obsegajo

• Sprejemanje pošte (klasične in elektronske), zajemanje vse lastne in izhodne dokumentacije

• Razvrščanje (klasificiranje) po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov z roki hranjenja

• Dodeljevanje v reševanje (signiranje) na podlagi signirnega načrta

• Evidentiranje dokumentov, zadev, spisov oz dokumentacije v računalniške evidence in opremljanje gradiva z metapodatki

• Skeniranje dokumentov • Pripravo dokumentov in celostno podobo• Odpravo pošte• Hrambo gradiva (sistemi arhiviranja, roki hranjenja)• Elektronsko arhiviranje (e-hrambo v digitalni obliki)• Izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva • Odbiranje arhivskega gradiva

Vsako delo organov javne uprave, kadar opravljajo upravne naloge, je treba dokumentirati z ustreznim pisnim zapisom, dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo kasneje

*pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, *dokazovati dejstva in *ohraniti zapise za zgodovino, znanost in kulturo ter trajni pravni interes fizičnih in pravnih oseb.

Definicije pojmov • dokument, priloga, zadeva, dosje, spis • glavna pisarna• uradna pošta, prejemna štampiljka• klasifikacijski znak, klasifikacijski načrt • številka zadeve, številka dokumenta• signirni (dodeljevalni) znak• signirni načrt, signiranje• evidenca dokumentarnega gradiva • rokovnik, sejni dosje, zaznamek, pisarniška odredba• zbirka nerešenih zadev, tekoča in stalna zbirka dok. gradiva• elektronska hramba v digitalni obliki• arhivsko gradivo, trajno dokumentarno gradivo, gradivo z roki

hranjenja v letih• izločanje in uničevanje dokumentarnega gradiva • odbiranje arhivskega gradiva in izročanje arhivu

DOKUMENTARNO GRADIVO ALI POSLOVNA DOKUMENTACIJA

so pisani, risani, tiskani, fotografirani, filmani, fonografirani,magnetno, optično (elektronsko) ali kako drugače zapisanidokumenti, ki nastajajo pri poslovanju organov javne uprave,pravosodnih organov, gospodarskih družb, podjetij, zavodov,političnih strank, društev, verskih skupnosti, posameznikov itd.

Dokumentarno gradivo so vsi prejeti, lastni in izhodni dokumenti

Vrste dokumentarnega gradiva (glede na rok hranjenja): - gradivo z roki hranjenja - trajno dokumentarno gradivo - arhivsko gradivo

ARHIVSKO GRADIVO je tisti del dokumentarnega gradiva, ki ima TRAJEN POMEN ZA ZGODOVINO, ZNANOST ALI KULTURO ALI PRAVNO VARNOST OSEB.

Arhivsko gradivo za javne pravne osebe s pisnim navodilom za odbiranje arhivskega gradiva DOLOČI PRISTOJNI ARHIV v klasifikacijski načrt.

Arhivsko gradivo se izroči pristojnemu javnemu arhivu v izvirni obliki (na papirju ali v e-obliki) najkasneje v 30 letih od nastanka!

Splošne sezname arhivskega gradiva poleg arhivske uredbe določa tudi Priloga 1 Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, 86/2006).

Zadeva je celota vseh dokumentov in prilog, ki se nanašajo na isto vsebinsko vprašanje ali nalogo Dosje je celota več dokumentov ali zadev različne vsebine, ki se nanašajo na isto fizično ali pravno osebo ali celota istovrstnih dokumentov ali zadev enake vsebine, ki se nanašajo na različne pravne ali fizične osebe

Signirni znak je številčna, črkovna ali kombinirana oznaka organizacijske enote in delavca, ki zadevo rešuje Klasifikacijski znak je številčni znak, vzet iz načrta klasifikacijskih znakov, s katerim se razvrščajo zadeve po vsebini Številka zadeve je evidenčna oznaka zadeve, sestavljena iz klasifikacijskega znaka, zaporedne številke zadeve v okviru tega znaka in vse štiri številke letnice leta, v katerem je zadeva nastala (35102-122/2009) Številka dokumenta je evidenčna oznaka dokumenta, ki je sestavljena iz številke zadeve in zaporedne številke vhodnega, izhodnega ali lastnega dokumenta v okviru zadeve (35102-122/2009-16)

Evidenca dokumentarnega gradiva je evidenca dosjejev, zadev in dokumentov Rokovnik je evidenca nerešenih zadev, ki jih glede na vsebino ni mogoče neprekinjeno reševati. V rokovniku čakajo zadeve na določeno dopolnitev ali na upravno dejanje. Pisarniška odredba je določeno napotilo za poslovanje z dokumentarnim gradivom (Reš 1. 9. 2009, podpis) Uradni zaznamek je zapis dejanja poslovanja, ki ima lahko tudi pravne posledice za nadaljnje poslovanje

Zbirka nerešenih zadev je zbirka, v kateri se hranijo zadeve dorešitve (v glavni pisarni, rokovniku in pri delavcih)

Tekoča zbirka dokumentarnega gradiva je zbirka, v kateri sehranijo zadeve najmanj dve leti po dokončni rešitvi

Stalna zbirka dokumentarnega gradiva (arhiv) je zbirkadokončno rešenih zadev in zaključenih evidenc ali delov gradiva,ki jih organ javne uprave mora hraniti skladno s predpisi več kotdve leti

Naloge in pooblastilaPooblastila predstojnika: • za sprejemanje pošte • za odpiranje pošte,• za sprejemanje vlog in vlog na zapisnik • za signiranje - dodeljevanje zadev in dokumentov v

reševanje• za evidentiranje dokumentov in zadev• za skeniranje dokumentov in notranjo kontrolo

pravilnosti skeniranja• za odpiranje ovojnice v kateri je tajni podatek• za imenovanje komisije za izločanje in odbiranje

dokumentarnega gradiva • …….Naloge javnih uslužbencev

Glavna pisarna• Organiziranost:

– samostojna notranja organizacijska enota– del druge notranje organizacijske enote– pooblaščeni javni uslužbenci– več glavnih pisarn enega organa na več lokacijah– več glavnih pisarn različnih organov na isti lokaciji

• Naloge: – sprejemni prostor – vložišče– evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov– odpravništvo– skrb za varovanje dokumentarnega gradiva– vodenje in skrb za enotno vodenje evidenc– usklajevanje in nadzor ravnanja z dokumentarnim

gradivom

vodja glavne pisarne

Pojem pošte

Pošta je vsakršen na kakršen koli prejet dokument, ki: • ga prepoznamo kot sporočilo in ga lahko preberemo,• ga je možno reproducirati za potrebe • poslovanja,• ki je v elektronski obliki v predpisanem • formatu, • ga je potrebno evidentirati glede na pristojnosti

organa.

Sprejemanje vlog

• Vloge v fizični obliki• Obveznost sprejema vlog

• Vloge v elektronski obliki– poslovni ponudniki za posredovanje vlog v e-obliki– postopki in storitve ponudnika za sprejem vlog v e-obliki– tehnološke zahteve in pogoji– enotni državni portal in poslovni ponudniki– obveznost sprejema vlog v e-obliki

• Elektronska izmenjava podatkov

Oblika in sprejem pošteoblika način sprejem čas sprejemafizična poštna, pooblaščeni poslovni čas

kurirska, delavecdostavna služba dežurna služba kadarkoli

elektronska el.pošta inf. sistem kadarkolitelefaksel.izmenjavapodatkov

spletni obrazci CIS – centr.inf.sist.

preverjanje identitete pošiljatelja !

Odpiranje pošte

• Ravnanje z nevarno pošto

• Pošta, prejeta na elektronski naslov uslužbenca

• Pošta, označena s stopnjo tajnosti

• Označitev ovojnic za javni natečaj

• Prepoved odpiranja:

• tajnih pošiljk

• ponudb za razpise

• osebnih pošiljk z oznako “osebno” ali “v roke”

• naslovljenih na drug organ

• Postopek s pomanjkljivo in nepravilno pošto

• Ravnanje s prilogami

Neposredno sprejemanje vlog

• Formalna pravilnost vloge in ukrepanje ob pomanjkljivih vlogah - zaznamek

• Ustna vloga na zapisnik

• zapisnik

• potrditev prejema

Potrjevanje sprejema

• osebne vloge odtis prejemne štampiljke, datum, podpis (praviloma na kopiji

dokumenta)

• fizične pošiljke datum, podpis, uradni žig(na vročilnici, povratnici,

posebnem obrazcu, kopiji dokumenta) lahko tudi ura in minuta čas prejema na pisemski ovojnici

• pošta v el. obliki povratno sporočilo v el. obliki navedba prejetega sporočila ali vsebina, datum, čas, varen el. podpis organa)

Obrazci in plačevanje

• Obrazci vlog– elektronska oblika,– tiskovine,– predpisani obrazci v javni prodaji

• Plačila upravnih taks– gotovina, taksne vrednotnice, položnice,

sodobna plačilna sredstva • Elektronsko plačevanje upravnih taks

– CIS,– informacijski sistem organa,– poslovni ponudniki

Ravnanje s prilogami

• Pisemska ovojnica

• Denar ali vrednotnice

Prejemna štampiljka

• Fizična pošta• praviloma zgornji desni del dokumenta

• prva stran dokumenta

• ne prekriva teksta

• ne na priloge

• Elektronski dokumenti

• Zapisi z drugimi tehničnimi sredstvi

Prejemna štampiljka

6,5 cm

2,5 cm

Prejeto: 5. 1. 2004

Številka zadeve: 35103-25/2004

Signirni znak: UE 112

Priloge: 3

UPRAVNA ENOTA KRANJ

Vrednotnice.: 510 SIT

Klasificiranje dokumentarnega gradiva oziroma dokumentacije v javni upravi

• Klasificiranje zadev in dokumentov po vsebini na podlagi načrta klasifikacijskih znakov

• Načrti klasifikacijskih znakov: - okvirni klasifikacijski načrt, ki ga je določila Vlada RS,

- posamezni klasifikacijski načrt, ki ga določi predstojnik organa, javnega zavoda ali javnega podjetja

- enoten načrt, ki ga določi minister, pristojen za vsebinsko področje, (na primer za upravne enote, občine, šole…),

• Klasifikacijski načrt obsega: seznam klasifikacijskih znakov, opis vsebin, roke hrambe, določbe o arhivskem gradivu.

Glavne skupine okvirnega klasifikacijskega načrta

po Uredbi iz upravnega poslovanja 2005

0 DRŽAVNA IN DRUŽBENA UREDITEV1 DELO, DRUŽINA, ZDRAVJE IN SOCIALNE ZADEVE2 NOTRANJE ZADEVE 3 GOSPODARSTVO, KMETIJSTVO, GOZDARSTVO, PREHRANA, OKOLJE, PROSTOR, PROMET IN ZVEZE4 FINANCE, JAVNE FINANCE IN DRŽAVNO

PREMOŽENJE5 ZUNANJE ZADEVE6 ZNANOST, KULTURA, ŠOLSTVO IN ŠPORT7 PRAVOSODJE 8 OBRAMBA TER ZAŠČITA, REŠEVANJE IN POMOČ 9 ZADEVE ZUNAJ RAZREDOV OD 0 DO 9

1002 Individualna delovna razmerja

A Centralna kadrovska evidenca, druge kadrovske evidence, poročila in analize,…

1003 Personalne mape

T Personalne mape,.. T oziroma najmanj 100 let od rojstva delavca

1004 Pritožbe in spori

10 A Prenehanje delovnega razmerja (A) Disciplinski postopki, delovni spori, pritožbe (10),…

101 Kolektivna delovna razmerja in socialno partnerstvo

5 Splošne sistemske ureditve, kolektivne pogodbe in aneksi, pogajanja, sodelovanje delavcev pri upravljanju, reprezentativnost sindikatov, hramba statutov sindikatov, delovanje sindikatov, stavke ...

102 Varnost in zdravje pri delu

5 A Prijava nesreče pri delu, ocena varnosti in zdravja pri delu (A) Naloge v zvezi z zagotavljanjem varnega delovnega okolja, redni servisi gasilske in druge tehnike, opreme in sredstev za varstvo pred požarom, požarni redi (5),...

6030 Delo šole (VIZ) – splošno

60300 Kronika A Šolska kronika, domska kronika,.. (A)

60301 Delovni načrt 5 A Letni delovni načrt (A)Ostali delovni načrti za krajše časovno obdobje (5)

60302 Poročila o delu 5 A Letno organizacijsko poročilo, letno poročilo o delu dijaškega doma (A)Ostala poročila o delu za krajše časovno obdobje (5)

60303 Koledar 2 Šolski koledar, študentski koledar (2)

60304 Evidenca prisotnosti na delu

2 Evidenca prisotnosti na delu, urniki, nadomeščanja,... (2)

6031 Učenci, dijaki in študenti – evidence in dokumentacija

60310 Matične knjige A

60311 Matični listi A

6032 Delo oddelkov in skupin

60320 Dnevniki 5*

A vzorčno Dnevnik za podaljšano bivanje/jutranje varstvo, dnevnik individualnega pouka v glasbenih šolah , dnevnik skupinskega pouka v glasbenih šolah, dnevnik za druge oblike dela z učenci, dnevnik vzgojnega dela, (A vzorčno oz. * 1 leto po zaključku šolanja),dnevnik vzgojiteljevega dela v domu,… (A vzorčno oz. 5)

60321 Redovalnice * A vzorčno Redovalnica z opisnimi ocenami, redovalnica s številčnimi ocenami, (A vzorčno oz. * 1 leto po zaključku šolanja)

60322 Zbirni športno vzgojni karton

* A vzorčno (A vzorčno oz. * 1 leto po zaključku šolanja)

60323 Vzgojno ukrepanje * A vzorčno Mapa vzgojnih opominov (A vzorčno oz. * do konca šolanja)Postopek vzgojnega ukrepanja (A vzorčno oz. *do konca šolanja)

900 Seje, sestanki, posvetovanja

9000 Svet zavoda A Vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih, … (A)

9001 Svet staršev A Vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih, … (A)

9002 Učiteljski zbor, oddelčni učiteljski zbor, vzgojiteljski zbor, oddelčni vzgojiteljski zbor

A Vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih, … (A)

9003 Roditeljski sestanki A Vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih, … (A)

9004 Strokovni aktiv, komisije A Vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih, … (A)

9005 Kolegij ravnatelja A Vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih, … (A)

9006 Aktiv ravnateljev A Vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih, … (A)

9007 Posvetovanja, zborovanja, konference

A Vabila, zapisniki, gradivo za seje, poročila o izvršenih sklepih, … (A)

9008 Šolski sklad A Vabila, zapisniki, dopisi … (A)

Načrt signirnih znakov

• Signirni znaki (številčni, črkovni ali

kombinirani)označujejo:

- notranje organizacijske enote in

- delovna mesta oziroma delavci

• Osnova je pravilnik o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest organa

• Signiranje je dodeljevanje zadev v reševanje

1 UPRAVNA ENOTA 10 Načelnik Franc Novak 11 Oddelek za upravne notranje zadeve

110 Vodja oddelka Vlasta Turk111 Svetovalec I – državljanstvo Andrej Koren112 Sodelavec I – matičar Nada Zapet113 Sodelavec I – matičar Jožka Kirn114 Referent I – vozniška dovoljenja Majda Bizjak

12 Oddelek za okolje in prostor

120 Vodja oddelka Iztok Šabec121 Svetovalec načelnika – denacionalizacija Maja Režek122 Svetovalec I – lokacijske in gradbene zadeve Bojan Suhadolc123 Referent I – stanovanjske zadeve Erika Štular

Načrt signirnih znakov

Dodeljevanje - signiranje • Dodeljevanje zadev in dokumentov

• postopek predpiše predstojnik

• popolno, nepopolno

• presigniranje

• Dopolnilno dodeljevanje - dosigniranje• v evidenci celoten signirni znak

• Načrt signirnih znakov• določi predstojnik – akt o notranji organizaciji in sistemizaciji

• vezani na delovno mesto

• spremembe le najnujnejše - dokumentirane

strokovni delavec

notranja org.enota

glavna pisarna

Splošno o evidentiranjuPomen evidence dokumentarnega gradiva

Evidentiranje v elektronski obliki

Evidenca zadev in dokumentov

Evidenca se vodi s pomočjo informacijskega sistema

Evidenca dokumentarnega gradiva je temeljna evidenca o :• zadevah• dokumentih• dosjejih V računalniške aplikacije

(SPIS, DOKSIS) vgradimo:

načrt klasifikacijskih znakov

• načrt signirnih znakov

• šifrant subjektov

• seznam ključnih besed

Evidentiranje pošte in neevidenčno gradivo

•Evidenčno gradivo

• Neevidenčno gradivo

(oglaševalska sporočila, čestitke, voščila, poslovna vabila, časopisi, publikacije, predstavitve izobraževalnih programov …

•Specifično gradivo (računovodsko gradivo…)

Zadeva• Evidenčni podatki o zadevi:

– številka zadeve (klasif.znak - zap.št. / letnica)– subjekt ali tema– ključne besede (opcijsko)– kratka vsebina– stanje – datum začetka– signirni znak– rok hrambe– zveza (če obstaja)– seznam dokumentov v zadevi – drugi podatki

• Dokumenti v zadevi

04122-1/2005

Ovoj zadeve

• ena zadeva = en ovoj

• splošne vsebine

• dokumenti po kronološkem zaporedju

• elektronski ovoj

021-1/2005 (R)

010

(Upr.p.:UE15)

NOVAK JANEZ

Prešernova 135, Zg. Duplek

PRITOŽBA NA MOLK ORGANA

hramba

(rok rešitve) (A/T/letnica)

Evidentiranje posameznih dokumentov v zadevi

signiranje

starazadeva

novazadeva dosigniranje

reševanje

vhodnidokument

• Evidentiranje prejetih (vhodnih) dokumentov

• Informacijski sistem za sprejem vlog, vročanje in obveščanje

• Evidentiranje izhodnih dokumentov

• Evidentiranje lastnih dokumentov

Evidentiranje dokumentov• Vloga dokumenta• Evidenca dokumentov• Vsebina evidence o dokumentu:

– subjekt– datum dokumenta– številka dokumenta– kratka vsebina dokumenta– oznaka dokumenta (V, I, L)– signirni znak– število in kratek opis prilog– ključne besede– (drugi podatki)

• Postopek vpisa dokumenta v evidenco• Vlaganje dokumentov v zadeve

Metapodatki elektronskih dokumentov -MoReq

Identifikator (šifra, številka ali druga temeljna oznaka dokumenta)Naslov, zadeva, kratka vsebina dokumentaAvtor (pravna ali fizične oseba)NaslovnikiDatum, nastanka, sprejema ali odprave in datum evidentiranjaDostopne praviceStopnja tajnostiMetapodatki o e-hrambi (ime datoteke, odvisnost od strojne opreme,operacijskih sistemov, aplikacijske programske opreme, formati datotek, resolucija, verzije in parametri kompresije, shema kodiranja, podatki za prikazovanje)Rok hrambeStatus prenosaElektronski podpis, certifikat, digitalno kvalificirano potrdiloDatum pošiljanja, datum prejemaVerzija zapisaJezikInformacije o šifriranju …

Priprava dokumentov

Obvezni podatki uradnega dopisa:- glava,- številka (šifra) dokumenta,- datum dokumenta,- naziv in naslov prejemnika,- zadeva (kratka vsebinska identifikacija),- zveza- besedilo dokumenta,- uradni žig v fizični ali elektronski obliki,- podpis pooblaščene osebe,- podpis osebe, ki je vodila postopek ali je avtor - priloge, v vednost

Poslovni dopis

Preoblikovanje celostne grafične podobe RS 2007Vsi simboli

R E P U B L I K A S L O V E N I J AM I N I S T R S T V O Z A K U L T U R O

ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE1127 Ljubljana, Zvezdarska 1, Slovenija, p.p.21Tel.: + 386 (1) 24 14 200; fax: + 386 (1) 24 14 269;e-mail: ars@gov.si; http://www.gov.si/ars

Številka:: 017- 22//2003-4 MZUDatum: 17. 03. 2003 Spoštovana gospaAndreja RIHTER, ministrica Ministrstvo za kulturo RSCankarjeva 51000 Ljubljana ZADEVA: Zakon o dostopu do informacij javnega značaja ZVEZA: Naš dopis šifra 017-22-6/2003-2 z dne 1. 2. 2003 javinf.doc

 Zakon o dostopu do informacij javnega značaja - ZDIJZ (Uradni list RS št. 24/2003), ki ga je na predlog Vlade RS oziroma Ministrstva za informacijsko družbo RS sprejel Državni zbor RS dne 25. februarja 2003 in ki je v 45. členu razveljavil prvi odstavek 38. člena in prvi odstavek 40. člena Zakona o arhivskem gradivu in arhivih - ZAGA (Uradni list RS, št. 20 in popravek št. 32/97), je povsem nestrokovno in medresorsko neusklajeno posegel v pravno varstvo arhivskega gradiva kot kulturnega spomenika oziroma v določbe arhivskega zakona, ki urejajo dostopnost in uporabo javnega arhivskega gradiva v javnih arhivih. 45. člen je predlagala Vlada RS v drugem branju predloga ZDIJZ.  Prosimo vas, da sprožite ustrezen postopek za spremembo ZDIJZ oziroma za črtanje 45. člena tega zakona. S spoštovanjem 

Pripravil Marjan Zupančič mag. Vladimir Žumer NAMESTNIK DIREKTORJA DIREKTOR 

V vednost: - Zoran Pistotnik, generalni sekretar, MK  Priloge: - Obrazložitev predloga sprememb

žig

Dosje

• Enota več dokumentov različne vsebine, ki zadevajo isti subjekt (personalni dosje)

• Enota več istovrstnih dokumentov različnih subjektov (inšpekcijski pregledi)

• Enota, sestavljena iz več zadev• Poseben pogled v informatizirano evidenco• Vsebine, ki se originalno hranijo v dosjejih,

določi predstojnik

Dosje

• Dosje je celota več različnih dokumentov ali zadev različne vsebine, ki se nanašajo na isto pravno ali fizično osebo

• Dosje je celota istovrstnih dokumentov ali zadev enake vsebine, ki se nanašajo na različne pravne in fizične osebe

zadeva

dokumenti

zadeva

kopije fizičnih dokumentov

dosje

Pisarniške odredbe • Vpis

– spodnji levi kot dokumenta ali kopije– v evidenco dokumentarnega gradiva– zgornji desni kot ovoja (R)

• Podatki o odredbi– vrsta odredbe,– datum, – podpis strokovnega delavca

• Odredbe pri poslovanju z zadevami:– R(okovnik) + datum, ko rok poteče,

podpis– REŠ + datum, podpis– REF + n, datum in podpis

Napotilo za delo z dokumentarnim

gradivom!

Rokovnik

• V rokovnik uvrščamo do določenega datuma nerešene zadeve, ki jih ne moremo reševati neprekinjeno, ker čakamo na dopolnitve ali na določene roke oziroma upravna dejanja

• Za vsako zadevo pisarniška odredba z obveznim datumom, do katerega je zadeva v rokovniku

• Dolžnost spremljanja rokovnika

Evidenca sejnega gradiva

• Sejno gradivo je dosje

• Hrani se praviloma v glavni pisarni

• Vsebina sejnega dosjeja:

– izvirnik vabila z dnevnim redom in seznamom povabljenih

– neoverjen zapisnik prejšnje seje

– poročilo o izvrševanju sklepov

– gradivo k posameznim točkam dnevnega reda

Evidenca sklepov

• Vsebina sklepov:

– kaj je treba opraviti;

– kdo mora to opraviti;

– rok izvršitve.

• Evidenca v elektronski obliki

• Spremljanje izvrševanja

Ravnanje s podatki

• Dajanje podatkov iz zadev

• Shranjevanje in varovanje podatkov - “poslovanje ob praznih mizah”

• Uničevanje nosilcev podatkov

Varstvo tajnih podatkov, poslovnih skrivnosti in varstvo osebnih podatkov  

Varovanje tajnih podatkov (stopnje tajnosti: strogo tajno, tajno, zaupno, interno, največ 40 let)

Varstvo osebnih podatkov, ki se nanašajo na zasebnost posameznika oziroma na njegovo ideološko, versko in politično prepričanje, na izobrazbo, intimne in zdravstvene zadeve, davčne ter premoženjske zadeve itd. (75 let od nastanka ali 10 let od smrti) Varstvo poslovnih skrivnosti in davčnih skrivnosti

Ukrepi za varovanje zadev, ki vsebujejo tajne podatke

• Zakon o tajnih podatkih in uredba

• Evidentiranje tajnih dokumentov

• Hramba tajnih dokumentov

• Stopnje tajnosti:– strogo tajno

– tajno

– zaupno Največ 40 let!

– interno

Odprava pošte

• Priprava odprave pošte• glavna pisarna• strokovni delavci sami• podpisovanje• žig

• Odreditev odprave• pisarniške odredbe (naslovnik, priloge, v vednost, način odprave)• izvirnik ali overjen prepis• ZUP => izvirnik ostane organu, izvirnik se vroči tudi stranki/am• ostali dokumenti => določi predstojnik• evidenca in vložitev v zadevo

Vročanje v fizični obliki

• vročanje v fizični obliki

• ovojnica za osebno vročanje v fizični obliki– uporaba ovojnice

– oblika ovojnice

Osebno elektronsko vročanje

• priprava za osebno elektronsko vročanje• centralni sistem za sprejem vlog, vročanje in

obveščanje• elektronsko sporočilo naslovniku• ponovno sporočilo v elektronski obliki• vročitev in vrnitev vročilnice• neuspešna vročitev• elektronska vročilnica in sporočila

Pridobivanje in posredovanje podatkov

• pristojnost za pridobivanje podatkov

• način pridobivanja podatkov

• pridobivanje podatkov z vpogledom

• pridobivanje podatkov na zahtevo

• rok za posredovanje podatkov na zahtevo

• zavrnitev zahteve za posredovanje podatkov

• brezplačno posredovanje podatkov

Upravna overitev lastnoročnih podpisov, prepisov in kopij

• splošno o overitvi• overitev lastnoročnega podpisa• evidentiranje overitve lastnoročnega podpisa• oblika overitvene knjige• overitev overitvene knjige• vodenje overitvene knjige• način vpisa• pomotni vpis• overitev izpolnjene strani• zaključek overitvene knjige ob koncu leta

Upravna overitev lastnoročnih podpisov, prepisov in kopij

• Vsebina elektronske overitvene knjige– zaporedna številka– datum overitve– podatki overitelja– vrsta listine– način ugotovitve istovetnosti strank– datum in ura vpogleda listine– upravna taksa po ZUT– podpis uradne osebe– opombe

• Overitev prepisa ali kopije• Overitev elektronske kopije dokumenta

Arhiviranje - hramba gradiva1. Predpisi o arhiviranju dokumentarnega gradiva2. Sistemi klasičnega in elektronskega arhiviranja 3. Elektronsko arhiviranje v skladu z novim Zakonom o

varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih in drugimi predpisi

3. Roki hranjenja dokumentarnega gradiva, ki jih določajo predpisi in potrebe poslovanja4. Izločanje in uničevanje nepotrebnega dokumentarnega

gradiva, ko so potekli roki hranjenja ali po skeniranju5. Odbiranje arhivskega gradiva, ki ima trajen pomen za zgodovino, znanost in kulturo ter trajno pravno varnost6. Varovanje dokumentacije v arhivu, varstvo tajnih

podatkov, osebnih podatkov in poslovnih skrivnosti.

Hramba dokumentarnega gradiva Zbirke dokumentarnega gradiva

tekoča zbirka- glavna pisarna

+

2 leti

stalna zbirka-arhiv

reš.

zbirka nerešenih zadev

• vpogled v zbirke

• seznam in izpis rešenih zadev

Tekoča zbirka• Vsebuje samo rešene zadeve

• Gradivo tekočega + 2 predhodnih let

• Obvezno označen rok hrambe

• Ureditev dokumentov v zadevi

• Izločitev nepotrebnega gradiva

• Prenos v stalno zbirko (2 leti)

Stalna zbirka - arhiv

• Skupna za cel upravni organ

• Zanjo skrbi arhivar

• Prenos iz tekoče v stalno zbirko po dveh letih

• Gradivo se hrani do izteka rokov hrambe

oziroma do izročitve arhivskega gradiva pristojnemu arhivu

• Izločanje dokumentarnega gradiva in uničevanje po preteku rokov hranjenja

• Odbiranje arhivskega gradiva in izročanje pristojnemu arhivu

SISTEMI ARHIVIRANJA

a) Sistemi razvrščanja dokumentarnega gradiva: vsebinski, numerični, kronološki, abecedni, geografski, kombinirani načini

b) Sistemi arhiviranja po:• vsebini oziroma klasifikacijskih načrtih,• organizacijski strukturi, • poslovnih funkcijah, • vrstah poslovne dokumentacije, • časovnih obdobjih - letnikih in • po drugih podrobnejših elementih (po abecedi, številkah, datumih, kombinaciji elementov).

c) Tehnična oprema in označitev gradiva oziroma tehničnih enot (rednikov, registratorjev, fasciklov, škatel, map, kolutov, magnetnih trakov, kaset, disket, CD ROM-ov itd.).

Hramba

• Način hrambe (v okviru leta po klasifikacijskih znakih!)

• Hramba gradiva v elektronski obliki

• Hramba gradiva s tajnimi podatki

• Vpogled v zbirke dokumentarnega gradiva

Označevanje tehničnih enot arhiviranegadokumentarnega gradiva

Na posamezne tehnične enote kot so fascikli, ovoji, mape, redniki(registratorji), arhivske škatle, knjige, kartotečne škatle, koluti, kasete,diskete, magnetni trakovi, optični diski, CD ROM itd.) napišemo:1. Naziv pravne ali fizične osebe2. Naziv ožje organizacijske enote (sektor, služba, oddelek, skupina,center) ali njena oznaka (šifra)3. Oznaka vsebine z navedbo klasifikacijskega znaka ali (in) opisvsebine oziroma vrste vloženega gradiva4. Podrobne oznake gradiva (zaporedne številke, črke, datumi, krajiitd.)5. Leto ali obdobje nastanka gradiva (1999 ali 1995 - 2000)6. Rok hranjenja gradiva (A - arhivsko gradivo, T - trajnodokumentarno gradivo oziroma oznaka leta, ko se gradivo lahkouniči).

1. primer Občina Ribnica Občinski svet

033 Zapisniki sej občinskega sveta 1. do 6. seja 8.1.1998 do 24.12.1998 A (arhivsko gradivo)--------------------------------------------------------------2. primer ODIN d. o. o. Kadrovski sektor, oddelek za izobraževanje

Javni razpisi seminarje 1996 10 let (uničiti 2007)

3. primer Državni zbor RS Služba za pravne in kadrovske zadeve Personalne mape delavcev A do J Trajno----------------------------------------------------------------------4. primer Triglav d. o. o. Računovodstvo

Izdani računi 2.1. do 15.1.1999 10 let (uničiti 2010)

Gimnazija Kranj Svet šole 9001 Zapisniki sej 1. do 4. seja 8.1.1998 do 24.12.1998  A (arhivsko gradivo) --------------------------------------------------------------------------------------------------- Osnovna šola Poljane Zadeve 060 - 0601 (Nadzorstvo, inšpekcije, šolska inšpekcija) 2006 A

Roki hrambe

• Roke hranjenja dokumentarnega gradiva določi predstojnik organa v skladu s predpisanimi roki in potrebami poslovanja

• Arhivsko gradivo določi pristojni arhiv

• Roki hranjenja in določbe o arhivskem gradivu se vpišejo v klasifikacijski načrt

Vrste dokumentarnega gradiva

Vrste dokumentarnega gradiva glede na rok hranjenja:

A - arhivsko gradivo

T - trajno dokumentarno gradivo

LLLL - gradivo z določenim rokom hranjenja

(2 leti, 3 leta, 5 let, 10 let, 20 let)

Arhivsko gradivo

• Arhivsko gradivo je del dokumentarnega gradiva, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ter zagotavljanje trajne pravne varnosti pravnih in fizičnih oseb

• Za vsak organ javne uprave določi arhivsko gradivo pristojni arhiv s pisnim navodilom za odbiranje

• Arhivsko gradivo se odbira iz

dokumentarnega gradiva praviloma

vsakih pet let in izroča pristojnemu arhivu

najkasneje 30 let od nastanka

Roki hranjenja dokumentarnega gradiva so določeni v predpisih o:

- evidencah na področju dela, zaposlovanja, delovnih razmerjih, matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja, zdravstvenem zavarovanju in socialnem varstvu, - varstvu osebnih podatkov, tajnih podatkih, policiji, osebni izkaznici ter druge predpise s področja notranjih zadev,- državni statistiki, popisu prebivalstva ter drugih statističnih popisih,- graditvi objektov ter druge predpise s področja gradbeništva, - računovodstvu, knjigovodstvu, slovenske računovodske standarde, - davku na dodano vrednost, davčnem postopku, davčni službi, - o dokumentaciji rednih sodišč in druge predpise s področja pravosodja, ki določajo roke hranjenja dokumentarnega gradiva pravosodnih organov, - visokem šolstvu, gimnazijah, dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju, dokumentaciji v osnovni šoli in 9 letni osnovni šoli, v vrtcih in druge predpise s področja izobraževanja,- zbirkah podatkov s področja zdravstvenega varstva, - splošnem upravnem postopku, obligacijskih razmerjih, kazenski zakonik in druge predpise, ki določajo zastaralne roke.

2. člen Uredbe o upravnem poslovanju

Trajno dokumentarno gradivo

je lastno gradivo, ki je bilo prejeto ali je nastalo pri delu organa in ga je zato potrebno hraniti trajno oziroma do poteka roka trajne hrambe pri organu, kadar nima narave arhivskega gradiva in ga ni treba izročiti pristojnemu arhivu.

Trajno dokumentarno gradivo (hrani organ sam, če ni arhivsko

gradivo)• uradne evidence (evidence, registri, katastri, seznami)

• sejno gradivo s potrjenimi zapisniki

• gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov

• poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih

• zbirna statistična poročila in rezultati raziskav

• vse tiskane in elektronske publikacije;

• zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah

• premoženjskopravne zadeve

• investicijske, projektne, lokacijske, gradbene zadeve

194. člen Uredbe o upravnem poslovanju

Lastnemu dokumentarnemu gradivu se lahko rok trajne hrambe omeji na časovno omejen rok hrambe, dokler ne prenehajo vse pravne in dejanske posledice, ki izhajajo iz gradiva.

Roke hrambe določi Arhiv Republike Slovenije.

Časovno opredeljeni roki hranjenja trajnega dokumentarnega gradiva, ki se lahko uporabljajo, kadar trajnemu gradivu prenehajo vse pravne in dejanske posledice

Personalne mape: T oziroma najmanj 100 let od rojstva javnega uslužbenca

Plačilne liste: T oziroma najmanj 50 let od nastanka

PRAVILNIK O DOLOČANJU ROKOV HRANJENJA DOKUMENTARNEGA

GRADIVA V JAVNI UPRAVI(Uradni list RS, št. 52/2009 z dne 8. 7. 2009)

Pravilnik določa osnove za:

1. določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva 2. določanje arhivskega gradiva organov javne uprave

Pravilnik vsebuje v zbirnem klasifikacijskem načrtu:1. orientacijske roke hranjenja dokumentarnega gradiva, izražene v letih (2, 5, 10 let in več), 2. trajno dokumentarno gradivo oziroma roke trajnega dokumentarnega gradiva ter 5. predlog določitve arhivskega gradiva.

Zbirni klasifikacijski načrt v prvem delu vsebuje roke hranjenja ločeno za:

• organe državne uprave ter pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge (ministrstva, organi v sestavi ministrstev, vladne službe ter javne agencije, javni skladi, javna podjetja, javni zavodi in druge pravne in fizične osebe, ki na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge), • upravne enote in davčne urade kot območne državne organe in • organe samoupravnih lokalnih skupnosti (občine).

Zbirni klasifikacijski načrt v drugem delu vsebuje roke hranjenja ločeno za:

• specifične upravne organe ter javne zavode in podjetja oziroma za specifične dejavnosti (na primer za inšpektorate, centre za socialno delo,arstvo kemikalij, varstvo pred sevanjem, varstvo intelektualne lastnine, jedrsko varnost, cestni, zračni, železniški in pomorski promet, vrtce, šole, ustvarjanje in posredovanje kulturnih vrednot, varstvo kulturne dediščine, javno arhivsko službo, znanstvenoraziskovalno dejavnost, državno statistiko ter javnopravne evidence in storitve).

Posebne določbe Pravilnika o določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi

Najpomembnejše zadeve iz upravnih in drugih postopkov organ praviloma hrani v celoti kot trajno dokumentarno gradivo oziroma kot arhivsko gradivo.

V nekaterih pomembnih zadevah se kot trajno dokumentarno gradivo ali kot arhivsko gradivo lahko hrani le del dokumentov zadeve (na primer odločbe, sklepi, poročila, analize), ostali dokumenti v zadevi pa le določeno število let (na primer vloge, priloge, soglasja, mnenja, mesečna poročila in statistika itd.), vendar ne manj kot 10 let.

Zadeve manj pomembnih (množičnih) upravnih in drugih postopkov hrani organ najmanj 2 leti.

Pomembnost zadev iz pristojnosti organa določi predstojnik organa.     .

Posebne določbe pravilnikaDokumentarno gradivo, ki ga organ prejme od pravnih in fizičnih oseb zaradi informiranja ali v vednost in ne povzroči upravnega poslovanja oziroma upravnega postopka, se hrani najmanj 2 leti.

Na primer: prejeti zapisniki in gradivo za seje državnega zbora, vlade, občinskega sveta, svetov javnih zavodov, nadzornih odborov, skupščin, razna obvestila, okrožnice, splošni dopisi in korespondenca)

Posebne določbe pravilnika

Vloge strank s prilogami, ki so podlaga za vpis dejstev oziroma podatkov v javne in druge evidence, ki jih v skladu s predpisi vodi organ, se hranijo najmanj 2 leti.

Vloge za izstavljanje potrdil iz javnih in drugih evidenc, ki jih vodi organ, ter kopije izdanih potrdil se hranijo najmanj 2 leti.

Posebne določbe pravilnika

Letni, srednjeročni, dolgoročni ali občasni programi, plani, poročila, analize in statistika, se hranijo trajno oziroma kot arhivsko gradivo, dnevna, tedenska, mesečna, kvartalna pa najmanj 2 leti.

 

ZAKON O GRADITVI OBJEKTOV (Uradni list RS, št. 110/2002) (106. in 107. člen) Pristojni upravni organ za gradbene zadeve hrani: - projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja ter - projekt izvedenih del, na podlagi katerega je izdal uporabno

dovoljenje, 10 let po izdaji gradbenega oziroma uporabnega dovoljenja. Lastnik objekta, etažni lastnik in upravljalec objekta v etažni lastnini mora hraniti: - projekt za pridobitev gradbenega dovoljenja, - projekt izvedenih del, - projekt za vzdrževanje in obratovanje objekta in - projekt za vpis v uradne evidence, dokler objekt stoji oziroma do odstranitve objekta, če ni s posebnimi predpisi za določeno vrsto objektov določeno, da jih je treba hraniti trajno. Projekt se lahko hrani na papirju, elektronskem mediju ali na mikrofilmu.

Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/2006)

14. členDokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehavoditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine,na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenihdelavcih, se hranijo kot listina trajne vrednosti.

17 .členDokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o stroških dela, se hranijo kot listina trajne vrednosti.

19. členDokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehavoditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kotlistina trajne vrednosti.

Finančno, računovodsko, knjigovodsko, davčno in komercialno dokumentarno gradivo kot specifično dokumentarno gradivo hrani organ v skladu z roki, ki jih določajo zakon o računovodstvu, računovodski standardi in zakon o davku na dodano vrednost:

-pomožne obrazce in obračune ter kopije kontrolnih blokov 2 leti,

- poslovne knjige najmanj 10 let,

- računovodske oziroma knjigovodske listine (računi, pogodbe)

najmanj 10 let (5 let, če organ ni zavezanec za DDV),

- obdavčenje nepremičnin 20 let,

- blagajniške priloge 5 let,

- končne obračune plač in plačilne liste za obdobje, ko letnih obračunov ni bilo, trajno,

- proračunska dokumentacija, zaključni računi in poslovna poročila predstavljajo arhivsko gradivo

ZAKON O RAČUNOVODSTVU (Uradni list RS, št. 23/99) Letni računovodski izkazi trajno Končni obračuni plač zaposlenih trajno Izplačilni listi za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač trajno Glavna knjiga in finančni dnevnik 10 let (po računovodskih standardih trajno) Pomožne poslovne knjige (blagajniška knjiga, knjiga osnovnih sredstev, analitične evidence terjatev in obveznosti, materiala, nadomestnih delov, drobnega inventarja, nedokončane proizvodnje, končnih izdelkov in blaga itd.) najmanj 5 let Knjigovodske listine, na podlagi katerih se knjiži (računi, banka, blagajna) najmanj 5 let Knjigovodske listine plačilnega prometa najmanj 3 leta Prodajni in kontrolni bloki najmanj 2 leti Pomožni obračuni in podobne knjigovodske listine najmanj 2 leti Opomba: Roke hranjenja poslovnih knjig in knjigovodskih listin vsebujeta tudi Slovenski računovodski standard 21 - Knjigovodske listine in Slovenski računovodski standard 22 - Poslovne knjige, ki se uporabljata od leta 1993 dalje in sta objavljena v publikaciji: SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARDI, Slovenski inštitut za revizijo, Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije, Ljubljana, april 1995, str. 104 – 115 ter novi standardi v Uradnem listu RS, št. 118/2005.

SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARD št. 21 (Uradni list RS, št. 118/2005) - Hramba knjigovodskih listin Podjetje v svojem splošnem aktu opredeli način hrambe knjigovodskih listin (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov). Po reviziji oziroma sprejetju letnih računovodskih izkazov se knjigovodske listine na papirju arhivirajo oziroma računalniški nosilci podatkov shranijo. Knjigovodske listine se hranijo v izvirnikih na papirju ali pri računalniškem oziroma mikrografskem obravnavanju na nosilcih podatkov, na katere se prenašajo iz izvirnikov. Knjigovodske listine, nastale na podlagi računalniškega obravnavanja podatkov, je treba hraniti na nosilcih podatkov in v obliki, ki omogočajo ponovno predstavitev v prvotni nespremenjeni obliki. Izvirne papirne knjigovodske listine, s katerih so preneseni podatki na elektronske nosilce podatkov, se lahko po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma v skladu s predpisi fizično uničijo.

SLOVENSKI RAČUNOVODSKI STANDARD št. 22 (Uradni list RS, št. 118/2005) - Hramba poslovnih knjig Podjetje s splošnim aktom opredeli način hrambe poslovnih knjig. Po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oziroma po sprejetju letnih računovodskih izkazov se poslovne knjige, ustrezno urejene in zaključene, arhivirajo. Pisni odtisi glavne knjige in dnevnika se praviloma hranijo trajno. Podjetje pa lahko ob upoštevanju ustreznih predpisov sámo določi, po kolikšnem času od dneva sprejetja in potrditve računovodskih izkazov bo shranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige pa uničilo. Poslovne knjige se do konca revidiranja letnih računovodskih izkazov hranijo v priročnem arhivu računovodske službe, potem pa zapisniško predajo v varnejši osrednji arhiv podjetja.

Slovenski računovodski standard 23 (Uradni list RS, št. 118/2005) - Računovodsko obračunavanje in računovodski obračuni

e) Hramba računovodskih obračunov Letni računovodski izkazi in končni obračuni plačzaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera nikončnih obračunov plač zaposlencev, se hranijo trajno, pomožni obračuni pa dve leti. Letni obračuni se hranijo v izvirnikih.

ZAKON O DAVKU NA DODANO VREDNOST (Uradni list RS, št. 117/2006), 86. člen

(5) Davčni zavezanec mora zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev na ozemlju Slovenije, ter računov, ki jih prejmejo od davčnih zavezancev, ki imajo sedež na ozemlju Slovenije, najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo. (6) Ne glede na peti odstavek tega člena, mora davčni zavezanec zagotoviti hrambo računov, ki se nanašajo na nepremičnine, najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo.

Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 117/2006, 32. člen)

Dokumenti in evidence se morajo hraniti v fizični oziroma elektronski obliki do poteka absolutnega zastaralnega roka pravice do izterjave davka, na katerega se nanašajo…

(10 let)

ZAKON O ZBIRKAH PODATKOV S PODROČJA ZDRAVSTVENEGA VARSTVA (Uradni list RS, št. 65/2000)

A. ZBIRKE PODATKOV, KI VSEBUJEJO OSEBNE PODATKE

1. Osnovna medicinska dokumentacija izvajalcev zdravstvene dejavnosti, ki služi tudi kot vir podatkov za evidence, zdravstveni kartoni, dosjeji pacientov:

• zobozdravstveni karton trajno,

• zdravstveni karton in popis bolezni (zdravstveni dosje) 10 let po smrti bolnika,

• ostala osnovna medicinska dokumentacija 15 let.

PRAVILNIK O DOKUMENTACIJI V OSNOVNI ŠOLI (Uradni list RS, št. 59/2008) ------------------------------------------------------------------------------------------------------- Osnovna šola trajno hrani: 1. matično knjigo, 2. matične liste, 3. šolsko kroniko, 4. letni delovni načrt šole, 5. letna organizacijska poročila, 6. zapisnike sej učiteljskega zbora, 7. zapisnike sej oddelčnih učiteljskih zborov, 8. zapisnike sej sveta šole. Eno leto po zaključku šolanja učencev osnovna šola hrani: 1. zapisnike komisije za ugotavljanje pripravljenosti otrok za vstop v šolo, 2. vpisne liste, 3. osebne mape učencev, ki potrebujejo pomoč in svetovanje, 4. športnovzgojne kartone, 5. dnevnike, 6. redovalnice, 7. zapisnike o popravnih, razrednih in predmetnih izpitih učencev, 8. soglasja staršev. Do konca šolskega leta osnovna šola hrani letne priprave in priprave na pouk in mapo vzgojnih ukrepov.

Izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva in odbiranje arhivskega gradiva

• Komisija za izločanje in odbiranje– določi direktor

– pisno obvesti pristojni arhiv o odbiranju

• Izločanje dokumentarnega gradiva, ki mu potečejo roki hranjenja– najmanj vsakih 5 let

– gradivo, ki mu je potekel rok hranjenja

– zapisnik o izločitvi oziroma uničenju

– okvirni popis izločenega gradiva

• Odbiranje arhivskega gradiva– najmanj vsakih 5 let

– izročanje pristojnemu arhivu najkasneje 30 let od nastanka gradiva

– zapisnik o izročitvi

ELEKTRONSKA HRAMBA GRADIVA V DIGITALNI OBLIKI

Postopki elektronskega arhiviranja (notranja pravila, organizacija in kadri, zajem, pretvorba, pogoji pretvorbe in digitalne hrambe, dolgoročna hramba, oblike in nosilci zapisov, varnostna politika, nadzor in dokumentiranje postopkov)

Infrastruktura (oprema in storitve e-hrambe, ponudniki opreme in storitev, registracija ponudnikov, akreditacija opreme in storitev)

Dolgoročna hramba v digitalni obliki

• hramba gradiva za časovno obdobje, daljše od pet let

• elektronski dokumenti, ki se hranijo dolgoročno, so izpostavljeni tveganju zaradi:

– propadanja nosilca zapisa

– zastarevanja strojne opreme

– zastarevanja oblike zapisa.

Notranja pravila pravnih oseb priprava in sprejem potrjevanje in register notranjih pravil pri državnem arhivu prevzem vzorčnih notranjih pravil (VNP za podjetja od 1. 9. 2009 na spletni strani Arhiva RS!) spremljanje izvajanja obvezno spreminjanje in dopolnjevanje

Dokumenti, ki sestavljajo vzorčna notranja pravila za podjetja

1. Navodila za prevzem VNP2. Obrazložitev VNP3. Ugotovitve faze priprave za podjetja4. Enotna pravila za varstvo gradiva za podjetja 5. Vzorčni klasifikacijski načrt z roki hranjenja za podjetja6. Tehnična navodila za zajem, pretvorbo in e-hrambo7. Enotna informacijska varnostna politika za podjetja8. Pregled groženj in ocena tveganj9. Zagotavljanje neprekinjenega poslovanja10. Obrazci sklepov, izjav, pooblastil, prijav

Zajem in pretvorba gradiva v digitalno obliko

Zajem gradiva, ki je izvirno nastalo v digitalni obliki Zajem in pretvorba gradiva, ki je izvirno nastalo v fizični ali elektronski analogni obliki Pretvorba zajetega gradiva v standardizirano digitalno obliko za dolgoročno hrambo

Zanesljiva pretvorba v digitalno obliko mora zagotavljati upravljanje, evidentiranje in klasificiranje ter:

1. ohranjanje celovitosti vsebine in oblike izvirnega gradiva (reproduciranje vseh sestavin vsebine izvirnega gradiva) 2. uporabnost vsebine izvirnega gradiva 3. avtentičnost gradiva z zajemom ključnih vsebin izvirnega gradiva 4. strogo kontrolirano in dokumentirano dodajanje vsebin in metapodatkov 5. primerno število kontrol pravilnosti in kakovosti pretvorbe 6. primeren obseg dokumentacije o uporabljenih metodah in postopkih pretvorbe

Uničenje izvirnega dokumentarnega gradiva po pretvorbi - skeniranju Uničenje pretvorjenega izvirnega dokumentarnega gradiva (tričlanska komisija) Evidentiranje uničenja gradiva (zapisnik, popis gradiva za uničenje)

Po pretvorbi (skeniranju) se NE SME UNIČITI, ampak arhivirati tudi v izvirniku NA PAPIRJU: 

- arhivsko gradivo, ki v izvirniku nastane na papirju! (seznam arhivskega gradiva v Uredbi o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva iz leta 2006, v Pravilniku o določanju rokov hranjenja dokumentarnega gradiva v javni upravi iz leta 2009, ter v navodilih pristojnih arhivov),

- osnovnošolska dokumentacija (po Pravilniku o dokumentaciji v osnovni šoli)

- zaključni računi po Slovenskih računovodskih standardih

(št. 23),

Varna standardizirana dolgoročna hramba dokumentarnega gradiva v digitalni obliki(dolgoročno ohranjanje vsebine in oblike)

Oblika zapisa (format)Oblika zapisa mora zagotavljati ohranitev vsebine gradiva in vse druge pogoje hrambe gradiva v digitalni obliki in sicer več kot pet let ter omogočati po tem obdobju pretvorbo v novo digitalno obliko zapisa, ki bo takrat izpolnjevala pogoje varne hrambe gradiva.  

Nosilec zapisa (medij)Nosilec zapisa mora zagotavljati vse pogoje varne hrambe gradiva in omogočati večje število prepisov s sedanjih na bodoče nosilce zapisa.

Oblika (format) zapisa za dolgoročno hrambo

• Zagotavlja ohranitev izvirne vsebine gradiva • Je široko priznana, uveljavljena oziroma uporabljana • Neposredno uporabna za reprodukcijo vsebine • Omogoča samodejno pretvorbo zapisa • Je neodvisna od posamezne programske ali strojne opreme oziroma okolja• Zagotavlja varno hrambo več kot pet let• Omogoča po tem obdobju pretvorbo v novo, takrat določeno obliko zapisa za dolgoročno hrambo• Temelji na mednarodnem, državnem ali splošno priznanem in praviloma odprtem standardu

Nosilec zapisa za dolgoročno hrambo mora:

• Biti široko priznan in uveljavljen oziroma uporabljan ter njegova uporaba podprta z na trgu uveljavljeno strojno in programsko opremo

• Temeljiti na mednarodnem, državnem ali splošno priznanem in praviloma odprtem standardu, če obstaja

• Omogočati ohranitev zapisa podatkov na nosilcu zapisa tudi ob prekinitvi dobave energije

Strojna in programska oprema za zajem gradiva, hrambo gradiva v digitalni obliki in spremljevalne storitve mora biti:

• široko priznana in uveljavljena oziroma uporabljana

• skladna z mednarodnimi, državnimi in drugimi splošno priznanimi in praviloma odprtimi standardi, če obstajajo

• skladna z določbami zakona, uredbe ter enotnimi tehnološkimi zahtevami

Varna dolgoročna hramba mora obsegati:

• Varno okolje za hrambo in delovanje elektronskih nosilcev zapisa (fizična, okoljska in elektronska varnost)• Dostopnost podatkov in nosilcev podatkov samo pooblaščenim osebam • Obvezno uporabo varnih šifriranih povezav pri pošiljanju občutljivih podatkov in pri uporabi storitev hrambe zunanjih izvajalcev• Glede na vrsto dokumentarnega gradiva ustrezno število varnostnih kopij na različnih lokacijah• Prepis podatkov na nove nosilce zapisa pred propadom obstoječih nosilcev zapisa• Stalno kontrolo nosilcev zapisa, itd.

Storitve e-hrambe velikih registrov, evidenc ali drugih zbirk podatkov javnopravnih oseb morajo zagotavljati (25. člen arhivske uredbe):

   izdelavo varnostne kopije celotne zbirke podatkov praviloma enkrat letno;

   zaporedno izdelavo varnostnih kopij posameznih enot zbirke podatkov, ki so bile spremenjene od zadnje izdelave varnostne kopije celotne zbirke podatkov;

   sledenje spremembam v zbirkah podatkov in hrambo celotne zgodovine sprememb zbirk podatkov.

NALOGE DRŽAVNEGA ARHIVA Potrditev notranjih pravilRegister potrjenih notranjih pravil (na spletu)

Registracija ponudnikov opreme in storitev Register ponudnikov opreme in storitev

Akreditacija opreme in storitev Register akreditrianih ponudnikov opreme in storitevAkreditacijski nadzor

Varstvo dokumentarnega gradiva pred poškodbami,uničenjem, izgubo in zlorabo 1. Varstvo gradiva pred vlomom, tatvino, zlorabo, ognjem, vodo,

neprimerno temperaturo in zračno vlago, pred biološkimi, kemičnimi in drugimi škodljivimi vplivi.

2. Arhivska skladišča in oprema (kovinske police, ognjevarne omare…).

3. Ukrepi za zagotavljanje varstva gradiva (javljalci požarov, javljalci vlomov, zračne vlage in temperature)