Upload
others
View
1
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Contractmanagement bij NSMirjam Kop/André Mulder
“Onze medewerkers staan voor u klaar om u een goede reis te bezorgen”
Wij helpen u graag
Agenda
• Even voorstellen
• Wat is contractmanagement
• Hoe heeft NS dit ingericht
• Contractmanagement van bedrijfskleding
• Vragen
Even voorstellen
• Mirjam Kop, hoofd generieke inkoop
• André Mulder, Segmentinkoper kleding (sector
P&O diensten)
Kengetallen NS
• Missie: reizigers veilig, op tijd en comfortabel vervoeren via
aantrekkelijke stations
• 9 miljoen klanten, 1,1 miljoen reizigers per dag
• Station Arnhem, 10e station van Nederland met
40.000 in+uitstappers
• 93% van de treinen rijden op tijd
• Klantoordeel: 76% van de klanten
geven 7 of hoger
• 10% van de energie bestaat uit
groene stroom
Historie Inkoop NS
• Concern Inkoop opgericht in 2006
• Samenvoeging van alle decentrale
inkoopafdelingen
• Inkoop van energie, treinen en onderhoud
(inclusief reiniging) decentraal
• Focus 2006-2007 op inkoopstrategie, governance
en het professioneel aanbesteden
• Focus 2008-2009 op het effectief uitnutten van
bedrijfskritische contracten via
contractmanagement
Wat is contractmanagement:
• Uitvoering contract:
juiste prestaties, kwaliteit, moment,
plaats en hoeveelheden
• Monitoring contract:
managementinfo en analyse, feedbackloop met de
gebruikers en het volgen van marktontwikkelingen
• Voor het beëindigen van contracten:
op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk
moment en met borging van het vervolg
Contractmanagement bij NS
Inkoop en de business zijn samen verantwoordelijk
voor contractmanagement:
• inrichten daar waar het ertoe doet dwz bij
bedrijfskritische leveranciers
• Reeds tijdens het aanbestedingsproces denken
we na over of en hoe we dit willen
inrichten per af te sluiten contract
en wie wat hierin doet
Samenwerking business en inkoop
Wat regelen inkoop en de business gezamenlijk:
• Totstandkoming van het contract/ aanbesteding
• Periodieke communicatie met de leverancier
• Escalaties
• Contractwijzigingen/heronderhandelingen
• het continue initiëren van procesverbeteringen in
samenwerking met gebruikers, leveranciers en
inkoop
Operationeel
contractbeheerdergebruiker(s) (stuurgroep)
NS
(gedelegeerd) opdrachtgeverDirecteur Inkoop directie opdrachtnemer
Opdrachtnemer
manager bedrijfsonderdeel/contractmanager/projectleider/bouwopzichter/anders
(Senior) Inkoper
accountmanager opdrachtnemer/anders
Vertegenwoordiging opdrachtnemer
Tactisch en operationeel
Strategisch en tactisch
Vervolg samenwerking business en inkoop
Wat regelt inkoop:
• Juridische aspecten van het contract
• Contract administratie
• Jaarlijkse toets op financiële gezondheid van
leverancier
• Houdt ontwikkelingen in de markt bij
• Mediator bij escalaties
Vervolg samenwerking business en inkoop
Wat regelt de business:
• het sturen van de interne organisatie t.b.v.
contractbeheersing
• het coördineren en monitoren van het
bestelproces en regie over de leverancier
• de prestatiemeting van de performance en de
informatievoorziening hierover
• het periodiek informeren van inkoop over hoe het
loopt (tijdigheid igv escalaties!)
Bedrijfskleding
• Uniformkleding (Corporate Identity Fashion)
• Werkkleding (excl. pers.beschermingsmiddelen)
• ca. 12.000 Kledingdragers
• uitgaven ca.€ 3 milj. p/jr
• Puntensysteem
• Imago
• Emotie
Voor Aanbesteding
• onvrede over leverancier
• veel klachten bij kledingdragers
• onvoldoende managementinfo
• te weinig prikkels bij de leverancier om te
verbeteren
• te weinig prioriteit voor contractmanagement
door de business
• business en inkoop trokken onvoldoende samen
op
overlegstructuur
Beheermanagementinformatie
Doelstellingen
Na Aanbesteding
• Invulling Contractmanagement
Contractmanagement
Doelstellingen
(1) Strategisch niveauUitstraling, Service, Efficiency en Aansturing
te continueren of te vergroten
(2) Tactisch niveau
Selecteren en contracteren van een innovatieve aanbieder
(3) Operationeel niveau
Zorg dragen voor de juiste prestaties en de juiste kwaliteit
Operationele Doelstellingen
(3) Operationele Doelstellingen
• Prestatie
• Kwaliteit
• Logistiek
• MVO
• Klanttevredenheid
• Innovatie
uitleveringsgraad%
systeembeschikbaarheid%
afkeur%
certificaten >2
< calls
klanttevredenheidscijfer
voorstellen
< voorraadniveau
< retourzendingen
KPI
Communicatiematrix Bedrijfskleding
Resultaten tot nu toe
• Performance leverancier is verbeterd
(bonus/malus)
• Klanttevredenheid
• MVO ontwikkelingen
• Professionalisering (intern en extern)
• Business overtuigd van noodzaak
contractmanagement
• Business en inkoop transparant naar elkaar over
visie en wederzijdse verwachtingen
Vragen?