Misiune de Audit

Universitatea „Ştefan Cel Mare” Suceava Facultatea de Ştiinţe Economice şi Administraţie Publică Specializarea: Audit și Guvernanţă Corporativă, Anul 1

MISIUNE DE AUDIT INTERN-ORGANIZAREA CONTROLULUI INTERN

Masterand :

Suceava, 2015

1

Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” IasiCompartimentul Audit Public InternNr. 100 /4.01.2015

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. 13, lit. c) din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, Hotărârea Guvernului nr. 1086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activităţii de audit public intern şi ale

Planului anual de audit public intern, în perioada . 01.01.2015 - 31.03.2015 se va efectua o misiune de audit public intern de regularitate/conformitate la Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” Iasi , cu tema Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern

Perioada cuprinsă în auditare: 01.06.2012- 01.03.2014

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de desfăşurare a activităţii de control financiar preventiv propriu, în conformitate cu cadrul legislativ şi normativ, iar obiectivele acesteia au în vedere:

1. Organizarea şi conducerea activităţii de control financiar preventiv propriu.

2. Respectarea cadrului legal, normativ şi procedural în desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv propriu.

3. Verificarea exercitării acordării/refuzului vizei CFP. Verificarea cazurilor de refuz de viză şi a măsurilor întreprinse în ceea ce priveşte cazurile de refuz de viză.

4. Raportarea activităţii de control financiar preventiv propriu.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate-regularitate privind activitatea de control financiar preventiv propriu.

Echipa de audit este formată din:1. CIOBOTARI ALEXANDRU, auditor intern, coordonator echipă de audit intern2.Victor Macovei, auditor intern

Supervizor al misiunii de audit intern este Ioana Matei, având funcţia de Şeful Compartimentului de audit public intern

Nume şi prenume,Şeful Compartimentului de audit public intern

Ioana Matei

2

Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-NapocaCompartimentul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Urzică AnamariaMisiunea de audit: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului internData: 10.02.2015

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată DA NU

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar puteasă vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi - Xslăbiciuni de audit în orice fel?Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar

- Xputea să vă influenţeze în misiunea de audit?Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în

- Xactivitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau

- Xparţial de Uniunea Europeană?Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale

- Xentităţii/structurii ce urmează a fi auditată?Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul

- Xentităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sauprimirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel - Xguvernamental?Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru

- Xentitatea/structura ce va fi auditată?Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - XAveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura

- Xce va fi auditată?Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sauorganizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face

X -rapoartele de audit imparţiale, notificaţi conducătorul compartimentului de auditintern de urgenţă?

Auditor interni,

Urzică Anamaria

Mihalache Andrei

3

DECLANSAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Compartiment Audit Public Intern

Nr. 101 /09.01.2015

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDITINTERN

Către: Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” Iasi

În atenţia: Doamnei ec. Ioana Irimescu- Birou Control Financiar Preventiv

Spre ştiinţa: Domnului Director Popescu Mircea

Doamnei Contabile: Ionela Danea

De la: Compartimentul Audit public Intern

Referitor la : Misiunea de audit intern „Auditarea Activitaţii financiar-contabilă”

Vă informez că în perioada 5.01.2015 – 31.03.2015 urmează să efectuez o misiune de audit intern având ca tema Organizarea controlului intern.

Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independentă conducerii în ceea ce priveşte funcţionalitatea sistemului de control intern ataşat activităţii auditate şi formularea de recomandări pentru îmbunătăţirea acestuia.

Perioada supusă evaluării este 01.01.2010 - 31.12.2012

Menţionez că se va efectua un audit de conformitate/regularitate (examinarea acţiunilor

asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public, sub aspectul

respectării ansamblului principiilor, regulilor procedurale si metodologice care le sunt

aplicabile).

Vă voi contacta ulterior pentru a stabili de comun acord o şedinţă de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit.

Vă rog, de asemenea să dispuneţi măsurile ce se impun astfel încât să fie puse la dispoziţia auditorului actele, documentele şi informaţiile privind organizarea activităţii de control financiar preventiv, pentru a contribui la derularea în bune condiţii a misiunii de audit intern.

Pentru o mai bună documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direcţiei, vă rugăm sa ne puneţi la dispoziţie următoarea documentaţie necesară:

cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil;

organigrama instituţiei;

regulamentul de organizare şi funcţionare;

fişele posturilor;

procedurile scrise care descriu activităţile ce se desfăşoară in cadrul direcţiei;

4

rapoartele de audit intern anterioare;

alte rapoarte, note, dosare anterioare care se referă la aceasta temă.

Cu stimă.

Compartiment Audit Public InternCIOBOTARI ALEXANDRU

VICTOR MACOVEI

5

SEDINŢA DE DESCHIDERE

Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-NapocaCompartiment Audit Public Intern

MINUTA SEDINTEI DE DESCHIDERE

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:Audit Public Intern Şedinţa de deschidere 15/02/2015Domeniu/activitatea auditată: Organizarea controlului internDenumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern

Document redactat de: Urzică Anamaria, Mihalache Andrei Supervizat: Lucanu Ioan

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDEREA. Lista participanţilor

Numele Funcţia Entitatea/structura auditată Semnătura

Neag Ioan DirectorUniversitatea Babeș-Bolyai

Cluj-Napoca

Petrișor Irina ContabilaUniversitatea Babeș-Bolyai

Cluj-NapocaUrzică Anamaria

AuditorUniversitatea Babeș-Bolyai

Cluj-Napoca

Mihalache Andrei Auditor Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-Napoca

Cazacu Alexandru

Birou Control Universitatea Babeș-Bolyai

Financiar Preventiv Cluj-Napoca

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit intern; Prezentarea şi discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia

acestora. În acelaşi timp, a fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective. Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, respectiv modul de abordare pe

teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, după analiza de risc efectuată. Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta în vederea colectării

informaţiilor, efectuării de teste şi asupra modului de obţinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul întâlnirilor şi timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri;

Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul derulării misiunii de audit, informarea sistematică asupra constatărilor efectuate ş.a.

Stabilirea Şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor la aceasta; Stabilirea modalităţii de redactare a Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi

distribuit). Explicarea modului cum vor fi discutate şi analizate recomandările formulate, ca urmare

a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, inclusiv Planul de acţiune realizat de entitatea auditată şi Calendarul implementării acestora, cu termene şi persoane responsabile.

6

COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMATIILOR

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:Audit Public Intern Colectarea si preluarea informatiilor 14/02/2015Domeniu/activitatea auditată: Organizarea controlului internDenumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern


CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS

A. Cunoaşterea contextului socio-economic

Există un buget aprobat? Da

Este asigurat un sistem adecvat de comunicare cu mediul extern? Da

Sunt realizate studii de piaţă şi acestea sunt utilizate în elaborarea strategiilor? Da

Este cunoscut de către întregul personal cadrul legislativ care reglementează Nuorganizarea şi funcţionarea entităţii?

B. Cunoaşterea contextului organizaţional

Structura organizatorică a compartimentului este adecvată şi funcţională? Da

Relaţiile de reprezentare asigură o bună reprezentare a organizaţiei în afara Daacesteia?De sistemul de motivare beneficiază întregul personal care obţine rezultate Dadeosebite?Au existat preocupări ale managementului privind îmbunătăţirea condiţiilor de Dalucru?Organizarea, coordonarea şi monitorizarea realizării activităţilor desfăşurate la Danivelul compartimentului se desfăşoară adecvat?Complexitatea obiectivelor individuale este îmbunătăţită anual, în corelaţie de Dacunoştinţele acumulate?Există organigramă la nivelul entităţii? Da

Organigrama exprimă corect relaţiile ierarhice? Da

Organigrama exprimă relaţiile între compartimente? Da

Există obiective definite la nivelul entităţii? Da

Există obiective specifice definite la nivelul compartimentelor funcţionale? Da

Există obiective individuale la nivelul posturilor de lucru? Da

Există fişe ale posturilor pentru toate posturile existente în cadrul entităţii? Da

7

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS

Toate documentele elaborate la nivelul entităţii sunt cuprinse în circuitul Dadocumentelor?Sunt organizate şedinţe de analiza a riscului? Da

Neregulile sunt identificate în mod corespunzător? Da

Neregulile sunt analizate şi evaluate? Da

Realizarea activităţilor este supravegheată? Da

C. Cunoaşterea funcţionării structurii auditate

În cadrul compartimentului sunt elaborate procedurile de lucru? Da

Procedurile de lucru acoperă toate activităţile? Da

Procedurile de lucru descriu corect activităţile procedurate? Da

Procedurile de lucru sunt cunoscute şi aplicate de salariaţi? Da

Drepturile de acces ale personalului la sistemul informatic sunt acordate pe Daniveluri de autorizare?Reformele implementate au fost în consens cu strategia entităţii? Da

Este asigurată securitatea aplicaţiilor utilizate în cadrul compartimentului? Da

8

COLECTAREA INFORMATIILOR

DA NU OBSERVATII

Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile X -structurii auditate

Obţinerea organigramei X -

Obţinerea Regulamentului de organizare si funcţionare X -

Obţinerea fiselor posturilor X -

Obţinerea procedurilor scrise si formalizate - X Exista doar parţial

Identificarea personalului responsabil X -

Obţinerea Raportului de audit intern anterior - X Anterior nu au fost realizatemisiuni de audit intern

Rapoarte elaborate de alte instituţii X -

Auditori interni, Supervizor,Urzică Anamaria Lucanu IoanMihalache Andrei

9

Studiu preliminar

Compartimentul de PREGĂTIREA MISIUNII Data:Audit Public Intern Colectarea si preluarea informatiilor 17/02/2015Domeniu/activitatea auditată: Organizarea controlului internDenumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern


STUDIU PRELIMINAR

Obiectiv Descrierea activităţilor derulateAnaliza 1) Prezentarea generală a entităţii publice auditate;

domen ulu 2) Descrierea domeniului auditabil;3) Identificarea şi analiza obiectivelor entităţii/structurii stabilite;auditabil4) Identificarea riscurilor asociate activităţilor/acţiunilor specificedomeniului auditabil;5) Analiza structurii, dinamici şi pregătirii profesionale a personalului;6) Analiza modului de asigurare a resurselor în vederea realizăriiactivităţilor/acţiunilor auditabile;7) Examinarea organizării şi desfăşurării proceselor de administrare încadrul domeniului auditabil;8) Identificarea politicilor de îmbunătăţire şi dezvoltare a activităţilorspecifice domeniului auditabil.9) Stabilirea activităţilor/acţiunilor pentru fiecare obiectiv general almisiunii de audit public intern.

Auditori interni,Urzică AnamariaMihalache Andrei

10

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Organizarea controlului intern Perioada auditată: 01.01.2010 - 31.12.2013

Întocmit: CIOBOTARI ALEXANDRU

VICTOR MACOVEI

Data: 17.01.2015

Nr.

DenumireaDenumirea activitatii/activitatilor

Denumirea riscurilor inerente asociate obie

obiectivelorcorespunzatoare

obiectivelorcrt.

acestospecifice specifice

1.Nu au fost stabilite obiectivele specificepreventiv propriu

1. Stabilireaobiectivelo

r,

planificarea,coordonare

a, 2.În organizarea CFPP nu a fost aplicat

monitorizarea şimanageme

ntul controlului financiar preventiv, prevăzut în N

riscului la nivelul activităţii de nr. 522/2003

control financiar preventiv propriu 3.Nu au fost stabiliţi indicatori de performan

Organizarea şi

preventiv în vederea monitorizării

conducerea

1 2. Stabilireaatribuţiilor

, 4. Conducerea universităţii nu a emis actul de

activităţii de

funcţiilor, sarcinilor, delegareadepersoanele care exercită CFPP

control financiar

competenţe şi emiterea deciziilorpreventiv propriu 5. Actul de numire nu cuprinde limitele de co

6. În fişele postului personalului desemnat cu

prevăzute atribuţii concrete în acest sens

7. Persoanele implicate în controlul financiar

sarcinile şi delegările de competenţe

3. Pregătirea profesionalăşi 8. Numirea persoanelor care desfăşoară activit

competenţele personale

ale s-a făcut fără acordul Ministerului Educaţiei N

Nr.Denumirea Denumirea activitatii/activitatilor

Denumirea riscurilor inerente asociate obieobiectivelor corespunzatoare obiectivelor

crt. acestospecifice specifice

salariaţilor ce desfăşoară această 9. Persoanele numite cu exercitarea CFPP nuactivitate juridice

10. Nu se evaluează anual activitatea persoane4. Intocmirea, aprobarea, 11. Nu au fost identificate activităţile proceduactualizarea şi comunicarea

12. Procedurile specifice pentru activitatea deprocedurilor ce reglementeazăactivitatea de control financiar 13. Procedurile operaţionale specifice altor acpreventiv propriu controlul financiar preventiv propriu, ca şi co

2 Respectarea 5. Constituirea la nivelul instituţiei 14. Nu a fost constituit Registrul privind opecadrului legal, a Registrului privind operaţiunile financiar preventiv

normativ şi prezentate la viza de control 15. Documentele prezentate la viza de controlfinanciar preventiv

procedural în Registrul privind operaţiunile prezentate la vizdesfăşurareaactivităţii de 6. Stabilirea operaţiunilor supuse 16. Nu au fost stabilite operaţiunile care fac o

control financiar controlului financiar preventiv 17. CFPP nu s-a exercitat asupra tuturor opepropriu

preventiv propriu şi/sau patrimoniul public18. Operaţiunile specifice nu sunt cunoscute d

7. Întocmirea şi prezentarea 19. Listele de verificare sunt incompletelistelor de verificare

20. Listele de verificare nu sunt actualizate

8. Exercitarea vizei de control 21. Nu a fost confecţionat sigiliul de viză a Cfinanciar preventiv propriu prin 22. Sigiliul personal nu cuprinde următoarelesemnătură şi aplicarea sigiliului menţiunea "vizat pentru control financiar prev

identificare a titularului acestuia); data acordă

Nr.Denumirea Denumirea activitatii/activitatilor

Denumirea riscurilor inerente asociate obieobiectivelor corespunzatoare obiectivelor

crt. acestospecifice specifice

3. Verificarea 9. Verificarea refuzurilor de viză, 23.Nu s-a stabilit prin decizie termenul pentrucazurilor de refuz respectiv motivarea în scris pentrude viză şi a operaţiunile care nu întrunesc

24.Refuzul de viză s-a comunicat peste termencondiţiile de legalitate, regularitatemăsurilor

şi, după caz, de încadrare în limiteleintreprinse în ceea şi destinaţia creditelor bugetare 25.Persoanele desemnate cu exercitarea contce priveşte şi/sau de angajament şi motivat, în scris, acordarea vizei de control finoperaţiunile consemnarea acestui fapt în

refuzate la viză Registrul privind operaţiunile 26. Persoanele desemnate cu exercitareaprezentate la viza de control consemnat refuzul de viză în Registrul prfinanciar preventiv control financiar preventiv

10. De verificat dacă refuzul de 27.Refuzul de viză, însoţit de actele justificviză, însoţit de actele justificative cunoştinţa conducătorului universităţiirelevante a fost adus la cunoştinţăconducătorului instituţiei, respectivdacă celelalte documente au fost 28.Celelalte documente care nu au legătură crestituite, sub semnătură, semnătură, compartimentelor de specialitate ccompartimentului de specialitatecare a iniţiat operaţiunea11. Existenţa actului de decizie 29.Efectuarea pe propria răspundere a operaţinternă în cazul în care operaţiunea preventiv nu s-a făcut printr-un act derefuzată la viza de control financiar universităţiipreventiv propriu a fost efectuată 30.O copie de pe actul de decizie internă nupe propria răspundere a viza şi compartimentului de audit public interconducătorului instituţiei 31.Efectuarea unor operaţiuni dispuse de căt

prealabil refuzate la viză datorită depăşirii creAVIZAT,

DIRECTOR COORDONATOR

Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” Iasi


STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR ŞI NIVELURILOR DE APR

Misiunea de audit: Organizarea controlului intern Perioada auditată: 01.03.2010.-31.09.2014 Întocmit: CIOBOTARI ALEXANDRU

VICTOR MACOVEI Data: 20.01.2015

Factori de riscPonderea factorilor de

Nivelul de apreciere arisc

(Fi) (Pi) N 1 N 2

Aprecierea controluluiP1 – 50% Există proceduri şi se aplică

Există procedurintern – F1 cunoscute, dar nu

Aprecierea cantitativăP2 – 30% Impact financiar scăzut Impact financiar

- F2

Aprecierea calitativă –P3 – 20% Vulnerabilitate mică Vulnerabilitate

F3

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RORGANIZAREA CONTROLULUI INTERN

Compartimentul de Audit PREGĂTIREA MISIUNIIPublic Intern Analiza riscurior si evaluarea controlului internDomeniu/activitatea auditată: Organizarea controlului internDenumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern

Document redactat de: CIOBOTARI ALEXANDRU, Victor Macovei Supervizat: Ioana Matei

Nr.Denumirea

Denumirea riscurilor inerente asociate obiectivelor siobiectivelor Obiecte auditabile

crt. activitatilor corespunzatoare acestoraspecifice

1. Stabilirea 1.Nu au fost stabilite obiectivele specifice privind organiobiectivelor, controlului financiar preventiv propriuplanificarea,coordonarea, 2.În organizarea CFPP nu a fost aplicat Cadrul genera

Organizarea şi monitorizarea şi operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv, prevăzmanagementul riscului Normele metodologice aprobate prin OMFP nr. 522/2003

conducereala nivelul activităţii de 3.Nu au fost stabiliţi indicatori de performanţă pentru activiactivităţii de

1 control financiar de control financiar preventiv în vederea monitorizăriicontrolpreventiv propriufinanciar2. Stabilirea 4. Conducerea universităţii nu a emis actul de decizie prin carepreventivatribuţiilor, funcţiilor, sunt nominalizate persoanele care exercită CFPPpropriusarcinilor, delegarea 5. Actul de numire nu cuprinde limitele de competenţă înde competenţe şi exercitarea CFPPemiterea deciziilor

6. În fişele postului personalului desemnat cu controlul financipreventiv nu sunt prevăzute atribuţii concrete în acest sens

Nr.Denumirea



7. Persoanele implicate în controlul financiar preventiv nu îşicunosc atribuţiile, sarcinile şi delegările de competenţe

3. Pregătirea 8. Numirea persoanelor care desfăşoară activităţi de controlprofesională şi financiar preventiv propriu s-a făcut fără acordul Ministeruluicompetenţele Educaţiei Naţionalepersonale ale 9. Persoanele numite cu exercitarea CFPP nu au studii superiosalariaţilor ce economice sau juridicedesfăşoară această 10. Nu se evaluează anual activitatea persoanelor desemnate sactivitate exercite CFPP4. Intocmirea, 11. Nu au fost identificate activităţile proceduraleaprobarea,

12. Procedurile specifice pentru activitatea de CFPP nu suntactualizarea şi

cunoscute şi nu se aplicăcomunicarea

13. Procedurile operaţionale specifice altor activităţi nu includprocedurilor cedescrieri referitoare la controlul financiar preventiv propriu, careglementeazăcomponentă a controlului internactivitatea de control

financiar preventivpropriu

2 Respectarea 5. Constituirea la 14. Nu a fost constituit Registrul privind operaţiunile prezencadrului legal, nivelul instituţiei a la viza de control financiar preventiv

normativ şi Registrului privind 15. Documentele prezentate la viza de control financiar prevenoperaţiunile prezentate

procedural în nu s-au înscris în Registrul privind operaţiunile prezentate la vla viza de control

desfăşurarea de control financiar preventivfinanciar preventivactivităţii de 6. Stabilirea 16. Nu au fost stabilite operaţiunile care fac obiectul CFPP

control operaţiunilor supuse 17. CFPP nu s-a exercitat asupra tuturor operaţiunilorfinanciar controlului financiar

afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public

Nr.Denumirea



preventiv preventiv propriu 18. Operaţiunile specifice nu sunt cunoscute de către persoanepropriu care exercită CFPP

7. Întocmirea şi 19. Listele de verificare sunt incompleteprezentarea listelor de

20. Listele de verificare nu sunt actualizateverificare8. Exercitarea vizei 21. Nu a fost confecţionat sigiliul de viză a CFPPde control financiar 22. Sigiliul personal nu cuprinde următoarele informaţii:preventiv propriu prin denumirea entităţii publice; menţiunea "vizat pentru controlsemnătură şi aplicarea financiar preventiv"; numărul sigiliului (numărul de identificasigiliului titularului acestuia); data acordării vizei (an, luna, zi).

3. Verificarea 9. Verificarea 23.Nu s-a stabilit prin decizie termenul pentru pronunţare încazurilor de refuzurilor de viză, refuzului de vizărefuz de viză şi respectiv motivarea în

24.Refuzul de viză s-a comunicat peste termenele stabilitscris pentrua măsurilor decizieoperaţiunile care nuintreprinse în întrunesc condiţiile de 25.Persoanele desemnate cu exercitarea controlului finaceea ce priveşte legalitate, regularitate preventiv nu au refuzat motivat, în scris, acordarea vizeoperaţiunile şi, după caz, de control financiar preventiv propriu

încadrare în limitele şirefuzate la viză 26. Persoanele desemnate cu exercitarea controlului finadestinaţia creditelor preventiv nu au consemnat refuzul de viză în Registrul pribugetare şi/sau de operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventivangajament şiconsemnarea acestuifapt în Registrulprivind operaţiunileprezentate la viza decontrol financiarpreventiv

Nr.Denumirea



10. De verificat dacă 27.Refuzul de viză, însoţit de actele justificative semnificativrefuzul de viză, însoţit au fost aduse la cunoştinţa conducătorului universităţiide actele justificativerelevante a fost adusla cunoştinţă 28.Celelalte documente care nu au legătură cu refuzul de vizconducătorului au fost restituite, sub semnătură, compartimentelor de speciainstituţiei, respectiv care au iniţiat operaţiuneadacă celelaltedocumente au fostrestituite, subsemnătură,compartimentului despecialitate care ainiţiat operaţiunea11. Existenţa actului 29.Efectuarea pe propria răspundere a operaţiunii refuzate lade decizie internă în de control financiar preventiv nu s-a făcut printr-un act de decazul în care internă emis de conducătorul universităţiioperaţiunea refuzată la 30.O copie de pe actul de decizie internă nu a fost tranviza de control persoanei care a refuzat viza şi compartimentului de audit pfinanciar preventiv intern al universităţiipropriu a fost 31.Efectuarea unor operaţiuni dispuse de către ordonatoruefectuată pe propria credite, care au fost în prealabil refuzate la viză datorită deprăspundere a creditelor bugetare şi/sau de angajamentconducătoruluiinstituţiei

CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULORGANIZAREA CONTROLULUI INTERN

Nr.Denumireaobiectivelor Obiective auditabile Riscuri semnificative

crt.specifice

1. Stabilirea 1.Nu au fost stabilite obiectivele specifice privind organcontrolului financiar preventiv propriuobiectivelor, planificarea,

coordonarea,2.În organizarea CFPP nu a fost aplicat Cadrul gene

monitorizarea şioperaţiunilor supuse controlului financiar preventiv, prevă

managementul riscului laNormele metodologice aprobate prin OMFP nr. 522/2003

nivelul activităţii de3.Nu au fost stabiliţi indicatori de performanţă pentru acticontrol financiarde control financiar preventiv în vederea monitorizăriipreventiv propriu

2. Stabilirea 4. Conducerea universităţii nu a emis actul de decizie prin cOrganizarea şi atribuţiilor, funcţiilor, sunt nominalizate persoanele care exercită CFPPconducerea sarcinilor, delegarea de 5. Actul de numire nu cuprinde limitele de competenţă înactivităţii de competenţe şi emiterea1 exercitarea CFPPcontrol deciziilorfinanciar 6. În fişele postului personalului desemnat cu controlul finapreventiv preventiv nu sunt prevăzute atribuţii concrete în acest senspropriu 7. Persoanele implicate în controlul financiar preventiv nu î

cunosc atribuţiile, sarcinile şi delegările de competenţe3. Pregătirea 8. Numirea persoanelor care desfăşoară activităţi de controlprofesională şi financiar preventiv propriu s-a făcut fără acordul Ministerucompetenţele personale Educaţiei Naţionaleale salariaţilor ce 9. Persoanele numite cu exercitarea CFPP nu au studii supedesfăşoară această economice sau juridiceactivitate 10. Nu se evaluează anual activitatea persoanelor desemnat

exercite CFPP4. Intocmirea, 11. Nu au fost identificate activităţile procedurale


crt.specifice

aprobarea, actualizarea şi 12. Procedurile specifice pentru activitatea de CFPP nu suncomunicarea procedurilor cunoscute şi nu se aplicăce reglementează 13. Procedurile operaţionale specifice altor activităţi nu incactivitatea de control descrieri referitoare la controlul financiar preventiv propriufinanciar preventiv componentă a controlului internpropriu

2 Respectarea 5. Constituirea la 14. Nu a fost constituit Registrul privind operaţiunilecadrului legal, nivelul instituţiei a prezentate la viza de control financiar preventiv

normativ şi Registrului privind 15. Documentele prezentate la viza de control financiar preoperaţiunile prezentate la

procedural în nu s-au înscris în Registrul privind operaţiunile prezentate lviza de control financiar

desfăşurarea de control financiar preventivpreventivactivităţii de 6. Stabilirea 16. Nu au fost stabilite operaţiunile care fac obiectul CFPP

control operaţiunilor supuse 17. CFPP nu s-a exercitat asupra tuturor operaţiunilofinanciar controlului financiar

afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul publicpreventiv preventiv propriu 18. Operaţiunile specifice nu sunt cunoscute de către persoapropriu care exercită CFPP

7. Întocmirea şi 19. Listele de verificare sunt incompleteprezentarea listelor de

20. Listele de verificare nu sunt actualizateverificare8. Exercitarea vizei de 21. Nu a fost confecţionat sigiliul de viză a CFPPcontrol financiar 22. Sigiliul personal nu cuprinde următoarele informaţii:preventiv propriu prin denumirea entităţii publice; menţiunea "vizat pentru controlsemnătură şi aplicarea financiar preventiv"; numărul sigiliului (numărul de identifisigiliului titularului acestuia); data acordării vizei (an, luna, zi).

3. Verificarea 9. Verificarea 23.Nu s-a stabilit prin decizie termenul pentru pronunţcazurilor de refuzurilor de viză, cazul refuzului de viză


crt.specifice

la viza de control 30.O copie de pe actul de decizie internă nu a fost trafinanciar preventiv persoanei care a refuzat viza şi compartimentului de auditpropriu a fost efectuată intern al universităţiipe propria răspundere a 31.Efectuarea unor operaţiuni dispuse de către ordonatoconducătorului instituţiei credite, care au fost în prealabil refuzate la viză datorită de

creditelor bugetare şi/sau de angajament

Programul misiunii de audit public intern

Compartimentul Audit Public Intern PREGĂTIREA MISIUNII

Elaborarea Programului misiunii de audit public internDomeniu/activitatea auditată: Organizarea controlului internDenumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului internDocument redactat de: CIOBOTARI ALEXANDRU, Victor MacoveiSupervizat: Ioana Matei

OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITĂŢILE PROGRAMATEDURATA

(H)Tema generală:Evaluarea activităţii de control financiar preventiv propriu în cadrul UNIVERSITATEAI. Pregătirea misiunii de audit 76

1. Întocmirea Ordinului de serviciu 2

2. Întocmirea Declaraţiei de independenţă 2

3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind 2declanşarea misiunii de audit intern către părţileinteresate4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor 24

5. Elaborarea Chestionarului de control intern - CCI şi 8a Chestionarului de luare la cunoştinţă - CLC8. Întocmirea Programului de audit intern 8

9. Întocmirea Programului preliminar al intervenţiei la 8faţa locului

10. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere 4

11. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. 2

II. Intervenţia la faţa locului 220Obiectiv 1 1.1 Efectuarea testărilor 2

Organizarea şi conducerea 1.2 Discutarea constatărilor 4activităţii de control financiar 1.3 Elaborare FIAP - urilor 8

preventiv propriu 1.4 Colectarea dovezilor 41.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de 4vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Noteicentralizatoare a documentelo de lucruTOTAL ORE 44

Obiectiv 2 2.1 Efectuarea testărilor 60Respectarea cadrului legal 2.2 Discutarea constatărilor 8normativ şi procedural în 2.3 Elaborarea FIAP - urilor 8

desfăşurarea activităţii de control 2.4 Colectarea dovezilor 8

financiar preventiv propriu2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de 6vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Noteicentralizatoare a documentelo de lucruTOTAL OR 90

Obiectiv 3 2.1 Efectuarea testărilor 20Verificarea cazurilor de refuz de 2.2 Discutarea constatărilor 4viză şi a măsurilor intreprinse în 2.3 Elaborarea FIAP - urilor 8

ceea ce priveşte operaţiunile 2.4 Colectarea dovezilor 4refuzate la viză 2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de 4

vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Noteicentralizatoare a documentelor de lucru

TOTAL OR 40

III. Raportul de audit intern 6016. Redactarea proiectului de Raport d audit intern 24

17. Revizuirea Raportului de audit intern 6

18. Obţinerea proiectului de Raport de audit intern 4aprobat de conducere19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern 2la compartimentul auditat şi solicitarea de răspuns în15 zile20. Planificarea şi organizarea Reuniunii de 4conciliere, dacă este cazul

21. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor 6reţinute din punct de vedere al auditatului22. Fina izarea Raportului de audit intern 8

23. Obţinerea Rap rtului de audit intern aprobat de 4conducerea instituţiei24. Transmiterea recomandărilor aprobate către 2auditat

IV. Urmărirea recomandărilor 25. Intocmirea Fişei de urmărire a recomandărilor 4

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN DE REGULARITATE/CONF

Auditori interni, SupervizorCIOBOTARI ALEXANDRU Ioana MateiVictor Macovei

Intervenţia la faţa locului


Misiunea de audit: Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu Perioada auditată: 01.01.2013-01.01.2015

LISTA DE VERIFICARE NR.1

Obiectivul I Organizarea şi conducerea activităţii de control financiar preventiv propriu

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea şi managementul riscului lanivelul activităţii de control financiar preventiv propriuAu fost stabilite obiective specifice privind organizarea CFPP xExistă un management al riscului şi se gestionează riscurile posibile

xpentru controlul financiar preventiv propriu2. Stabilirea atribuţiilor, funcţiilor, sarcinilor, delegarea de competenţă şi emiterea deciziilorStabilirea de atribuţii şi sarcini pentru persoanele care exercită

xcontrolul financiar preventiv propriuPrevederea în fişa postului a atribuţiilor şi sarcinilor legate de CFPP xEmiterea de decizii pentru persoanele care exercită CFPP xSolicitarea în scris a acordului MEN pentru numire xDeciziile emise sunt conforme cu OMFP nr. 522/2003 xSuspendarea, schimbarea sau destituirea din activitatea de exercitarea atribuţiilor de control financiar preventiv propriu s-a făcut prin xdecizie internă a rectorului, cu acordul MEN3. Pregătirea profesională şi competenţele personale ale salariaţilor ce desfaşoară acest controlPersoanele care exercită controlul financiar preventiv au studii

xsuperioare economice sau juridicePersoanele care exercită controlul financiar preventiv au o vechime

xefectivă de cel putin 3 ani în domeniul financiar-contabilPersoanele care exercită controlul financiar preventiv au prezentatdeclaratia privind respectarea prevederilor referitoare la xincompatibilitatile prevazute la art. 4, lit. f) din codul specificExercitarea atributiilor de control financiar preventiv de cătrepersoanele desemnate s-a realizat pe baza principiilor prevăzute în xprevederile OMFP nr. 522/2003Persoanele care au exercitat CFPP nu sunt soţi sau rude de gradul I

xcu conducătorul entităţii publicePersoanele care exercita CFPP nu au fost implicate, prin sarcinile deserviciu, în aprobarea, efectuarea şi înregistrarea operaţiunilor supuse xcontrolului financiar preventiv propriuPersoanele desemnate să exercite CFPP şi-au îmbunătăţit

xcunoştiinţele şi practica profesională printr-o pregătire continuăS-a efectuat evaluarea activităţii persoanelor care exercită controlul xfinanciar preventiv propriu de către rectorul universităţii4. Întocmirea, aprobarea, actualizarea şi comunicarea procedurilor ce reglementează activitatea de control financiar preventiv propriu

26

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.Existenţa unor proceduri scrise care să reglementeze activitatea de

xcontrol financiar preventiv propriuProcedurile specifice elaborate pentru reglementarea activitatii de

xCFPP îndeplinesc condiţiile de conformitate.Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de

xCFPP sunt actualizate în funcţie de modificările legislative.Procedurile specifice elaborate pentru reglementarea activităţii de

xCFPP sunt cunoscute şi se aplică.

27


Misiunea de audit: Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu Perioada auditată: 01.01.2013 - 01.01.2015

LISTA DE VERIFICARE NR.2

Obiectivul II Respectarea cadrului legal normativ şi procedural în desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv propriu

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Constituirea la nivelul instituţiei a Registrului privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventivA fost constituit Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de

xcontrol financiar preventivRegistrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiarpreventiv a cuprins toate rubricile prevăzute în anexa 3 din OMFP nr. x522/20032.Stabilirea operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriuAu fost stabilite operaţiunile care fac obiectul CFPP xCFPP s-a exercitat asupra tuturor operaţiunilor care afectează fondurile

xpublice şi/sau patrimoniul publicOperaţiunile stabilite sunt specifice instituţiei xOperaţiunile specifice sunt cunoscute de către persoanele care exercită

xCFPPCFPP s-a efectuat prin verificarea sistematică a operaţiunilor care facobiectul acestuia, din punct de vedere al respectării tuturor prevederilor

xlegale care le sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor(control de legalitate)CFPP s-a efectuat prin verificarea sistematică a operaţiunilor care facobiectul acestuia, din punct de vedere al îndeplinirii sub toate aspectele aprincipiilor şi a regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile xcategoriilor de operaţiuni din care fac parte operaţiunile supusecontrolului (control de regularitate)CFPP s-a efectuat prin verificarea sistematică a operaţiunilor care facobiectul acestuia, din punct de vedere al încadrarii în limitele şi destinaţia xcreditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz (control bugetar).3. Intocmirea şi prezentarea listelor de verificareAu fost detaliate, prin liste de verificare (check-list), obiectivele

xverificării, pentru fiecare operaţiune cuprinsă în Cadrul SpecificListele de verificare (check-list) sunt complete xListele de verificare (check-lists) constituie ghid in exercitarea CFPP xPersoanele care exercită CFPP au formulat propuneri de perfecţionarea listelor de verificare, de actualizare a acestora în funcţie de modificările xlegislative sau de alte condiţii apăruteModificarile listelor de verificare au fost aprobate de rectorul

xuniversităţii4. Exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu prin semnătură şi prin aplicareasigiliuluiA fost confecţionat sigiliul de viză a CFPP x

28

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.Sigiliul personal cuprinde următoarele informaţii: denumirea entităţiipublice; menţiunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numărul

xsigiliului (numărul de identificare a titularului acestuia); data acordăriivizei (an, lună, zi).Controlul financiar preventiv s-a exercitat, prin viză, de către persoane

xdesemnate în acest sens de către conducătorul entităţii publiceActul de numire, întocmit conform modelului din anexa nr. 2 la OMFP

xnr. 522/2003 cuprinde limitele de competenţă în exercitarea acestuia.Este asigurat principiul separării atribuţiilor de aprobare, efectuare şi

xcontrol al operaţiunii.Viza de control financiar preventiv s-a exercitat prin semnătura

xpersoanelor desemnateViza de control financiar preventiv s-a exercitat prin aplicarea sigiliului

xpersonal şi completarea datei acordării vizei.5. Prezentarea documentelor pentru viza de control financiar preventiv propriuCFPP s-a exercitat asupra documentelor în care sunt consemnateoperaţiunile patrimoniale, înainte ca acestea să devină acte juridice, prin xaprobarea lor de către titularul de drept al competenţei.CFPP al operaţiunilor s-a exercitat pe baza actelor şi/sau documentelorjustificative certificate în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii, de xcătre conducătorii compartimentelor de specialitate emitente.Documentele prezentate la viza de control financiar preventiv s-au înscrisîn Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar xpreventivOperaţiunile ce privesc acte juridice prin care se angajează patrimonialentitatea publică s-au supus controlului financiar preventiv după avizarea

xlor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabilă.Documentele privind operaţiunile prin care se afectează fondurile publiceşi/sau patrimoniul public au fost însoţite de avizele compartimentelor despecialitate, de note de fundamentare, de acte şi/sau documente xjustificative şi, dupa caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli"şi/sau de un "Angajament individual/globalDocumentele care privesc operatiuni asupra cărora este obligatorieexercitarea controlului financiar preventiv s-au transmis persoanelor

xdesemnate cu exercitarea acestuia de către compartimentele despecialitate care initiază operaţiunea.Documentele vizate şi actele justificative ce le-au însoţit au fost restituite,sub semnătură, compartimentului de specialitate emitent, în vederea xcontinuării circuitului acestora6. Conformarea cu Cadrul general al operaţiunilor supuse controlului financiar preventivA fost întocmit cadrul specific al operaţiunilor supuse controlului

xfinanciar preventivCadrul specific al operaţiunilor supuse controlului financiar preventivpropriu cuprinde toate rubricile prevăzute în anexa 1 din OMFP nr. x522/2003

29


Misiunea de audit: Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu Perioada auditată: 01.01.2013 - 01. 01.2015

LISTA DE VERIFICARE NR. 3

Obiectivul III Verificarea cazurilor de refuz de viză şi a măsurilor intreprinse în ceea ce priveşte operaţiunile refuzate la viză

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Verificarea refuzurilor de vizăRefuzul de viză a fost motivat în scris xRefuzul de viză a fost consemnat în Registrul privind operaţiunile prezentate la

xviza de control financiar preventivLa refuzul de viză s-a anexat şi un exemplar al listei de verificare, cu indicareaelementului/elementelor din această listă a cărui/ale căror cerinţă/cerinţe nu a/au xfost îndeplinită/îndeplinite2. De verificat dacă refuzul de viză, însoţit de actele justificative relevante a fost adus la cunoştinţă conducătorului instituţiei, respectiv dacă celelalte documente au fost restituite, sub semnătură, compartimentului de specialitateRefuzul de viză, însoţit de actele justificative semnificative, au fost aduse la

xcunoştinţa conducătorului universităţiiCelelalte documente care nu au legatură cu refuzul de viză au fost restituite, sub

xsemnatură, compartimentelor de specialitate care au iniţiat operaţiunea3. Existenţa actului de decizie internă în cazul în care operaţiunea refuzată la viza de control financiar preventiv propriu a fost efectuată pe propria răspundere a conducătorului instituţieiEfectuarea pe propria răspundere a operaţiunii refuzate la viză s-a făcut în baza

xunui act de decizie internă emis de conducătorul instituţieiO copie de pe actul de decizie internă nu a fost transmis persoanei care a refuzat

xviza şi compartimentului de audit public intern al universităţiiEfectuarea unor operaţiuni dispuse de către ordonatorul de credite, care au fost în

xprealabil refuzate la viză datorită depăşirii creditelor bugetare şi/sau de angajament4. Informarea Curţii de Conturi, a Ministerului Finanţelor Publice şi a M.E.N. asupra operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe propria răspundere a conducătorului instituţieiPersoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu auinformat Curtea de Conturi cu ocazia efectuării controalelor care intră în xcompetenţa saPersoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv au informatorganul ierarhic superior de îndată ce efectuarea operaţiunii a fost dispusă, prin

xtransmiterea unei copii de pe actul de decizie internă şi de pe motivaţia refuzului devizăPersoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv au informatMinisterul Finanţelor Publice asupra operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe xpropria răspundereDacă prin operaţiunea refuzată la viză, dar efectuată pe propria răspundere de cătreconducătorul entităţii publice, s-a prejudiciat patrimonial instituţia şi dacăconducătorul organului ierarhic superior (după caz) nu a dispus măsurile legale, s-a xsesizat inspecţia centrală şi/sau inspecţia teritorială a Ministerului FinanţelorPublice

30

Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-Napoca Compartiment Audit Public Intern


TESTUL NR. 2.1

Misiunea de audit: "Auditarea activităţii de control financiar preventiv propriu"Obiectiv: Respectarea cadrului legal, normativ şi procedural în desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv propriuObiectul testului: Constituirea Registrului privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv

Descrierea testului:Testarea a urmărit dacă la nivelul UNIVERSITATEA a fost constituit Registrul privind

operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.După efectuarea verificării, s-a constatat că la nivelul instituţiei a fost constituit Registrul

privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv, al cărui conţinut corespunde cu prevederile OMFP nr. 522/2003.

Eşantionul a fost constituit din documentele justificative intocmite şi supuse vizei de control fonanciar preventiv în urmatoarele luni:

- ianuarie, februarie, martie, aprilie, mai, iunie, iulie, decembrie 2013; - ianuarie, februarie, martie, august, iulie, septembrie, 2014;

In Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv au fost înscrise documentele prezentate la viza de control financiar preventiv în mod cronologic şi sistematic.

Nu s-au constatat disfuncţii privind constituirea Registrului privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

31



TESTUL NR. 2.2

Misiunea de audit: "Auditarea activităţii de control financiar preventiv propriu"Obiectiv: Respectarea cadrului legal, normativ şi procedural în desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv propriuObiectul testului: Exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu prin semnătură şi aplicarea sigiliului

Descrierea testului:Testarea a urmărit dacă:

a fost confecţionat sigiliul de viză a CFPP;

sigiliul personal cuprinde următoarele informaţii: denumirea entităţii publice; menţiunea"vizat pentru control financiar preventiv"; numărul sigiliului (numărul de identificare atitularului acestuia); data acordării vizei (an, luna, zi);

controlul financiar preventiv s-a exercitat, prin viză, de persoane desemnate în acestsens de către conducătorul entităţii publice;

persoanele care exercită controlul financiar preventiv sunt altele decât cele care aprobăşi efectuează operaţiunea supusă vizei;Eşantionul a fost constituit din documentele justificative întocmite şi supuse vizei de

control fonanciar preventiv în următoarele luni:- ianuarie, februarie, martie, aprilie, mai, iunie, iulie, decembrie 2013; - ianuarie, februarie, martie, august, iulie, septembrie, 2014;

Din verificările efectuate, s-au constatat următoarele:

controlul financiar preventiv s-a exercitat, prin viză, de persoane desemnate în acest sens de către conducerea instituţiei;

persoanele care au exercitat controlul financiar preventiv au fost altele decât cele care au aprobat şi efectuat operaţiunile supuse vizei;

viza de control financiar preventiv s-a exercitat prin semnătura persoanelor desemnate şi prin aplicarea sigiliilor personale, care au cuprins următoarele informaţii: denumirea entitătii publice; menţiunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numărul sigiliului (numărul de identificare a titularului acestuia); data acordării vizei (an, luna, zi);

Din analiza documentelor solicitate şi puse la dispoziţie de persoanele care exercită controlul financiar preventiv a rezultat că au fost vizate, în principal, următoarele operaţiuni: - angajamentele legale şi angajamentele bugetare; - ordonanţarea cheltuielilor; - acte juridice prin care se creează obligaţii de plată pe seama fondurilor institutiei; - alte operaţiuni stabilite prin Cadrul specific al operaţiunilor supuse controlului preventiv.

32


Misiunea de audit: Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriuPerioada auditată: 01.01.2013 - 01. 01.2015

TESTUL NR. 2.3

Misiunea de audit: "Auditarea activităţii de control financiar preventiv propriu"Obiectiv: Respectarea cadrului legal, normativ şi procedural în desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv propriuObiectul testului: Prezentarea documentelor pentru viza de control financiar preventiv propriu

Descrierea testului:La efectuarea testării s-a verificat dacă documentele ce au privit operaţiunile prin care

s-au afectat fondurile UNIVERSITATEA au fost însoţite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de documente justificative şi, dupa caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli" şi/sau de un "Angajament individual/global", întocmite conform anexei nr. 1 şi, respectiv, anexei nr. 2 la Normele metodologice aprobate prin OMFP nr.1.792/2002.

Eşantionul a fost constituit din documentele justificative intocmite şi supuse vizei de control fonanciar preventiv în urmatoarele luni:

- ianuarie, februarie, martie, aprilie, mai, iunie, iulie, decembrie 2013; - ianuarie, februarie, martie, august, iulie, septembrie, 2014;

In urma verificărilor efectuate, auditorul opinează că documentele ce au privit operaţiunile prin care s-au afectat fondurile UNIVERSITATEA au fost însoţite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de documente justificative şi, dupa caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli" şi/sau de un "Angajament individual/global",întocmite conform prevederilor legale în vigoare.

33



INTERVIU nr. 1.1privind organizarea controlului financiar preventiv propriu

Nr. Întrebare DA NU Obs.crt.1. Numirea persoanei care exercită controlul financiar

preventiv s-a făcut cu acordul Ministerului EducaţieiNaţionale ?

2. Persoana desemnată să exercite viza de controlfinanciar preventiv, are atribuţii concrete în acest sensstipulate în fişa postului ?

3. Fişa postului a fost adusă la cunoştinţa persoaneiresponsabile cu controlul financiar preventiv ?

4. Există un sistem de motivare, având în vederecomplexitatea activităţii ?

5. Există un program de pregătire profesională care săaibă în tematică şi cursuri de specialitate pentrupersoana care exercită controlul financiar preventiv?Dacă nu, motivaţi.

6. Persoana desemnată cu exercitarea controluluifinanciar preventiv este evaluată anual ?

7. Evaluarea activităţii persoanei cu atribuţii de controlfinanciar preventiv s-a realizat cu acordul instituţieiierarhic superioare care a avizat numirea ?

8. Vă rog să precizaţi dacă persoana care exercităcontrolul financiar preventiv a fost sancţionată înperioada 2010 – 2012. În cazul în care a fostsancţionată, vă rog să prezentaţi avizul MinisteruluiEducaţiei Naţionale.

9. Mai aveţi ceva de adăugat?

34

Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” IasiCompartiment Audit Public Intern


INTERVIU nr. 2.1privind organizarea controlului financiar preventiv propriu

Nr. Întrebare DA NU Obs.crt.1. Pentru activităţile desfăşurate în cadrul Biroului

Patrimoniu şi Administrativ, sunt întocmite procedurioperaţionale ?

2. Procedurile elaborate pentru activităţile specificecompartimentului dumneavoastră includ descrierireferitoare la controlul financiar preventiv propriu încazul în care operaţiunile respective intră în sferaCFPP ?

3. Contractele de închiriere sunt vizate pentru controlfinanciar preventiv ? Dacă nu, vă rog să argumentaţi.

4. Procesele verbale de scoatere din funcţiune amijloacelor fixe sunt vizate pentru control financiarpreventiv ? Dacă nu, vă rog să argumentaţi.

5. Consideraţi oportună actualizarea Circuituluidocumentelor şi informarea tuturor compartimentelorcare întocmesc documente aferente proiectelor deoperaţiuni supuse controlului financiar preventiv ?

6. Mai aveţi ceva de adăugat?

35

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. I. 1.

Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-NapocaCompartiment Audit Public InternMisiunea de audit: Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu Perioada auditată: 01.01.2013 - 01. 01.2015Obiect auditabil: 1.Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea şi managementul riscului la nivelul activităţii de control financiar preventiv propriu

PROBLEMA

În ceea ce priveşte stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea şi managementul riscului, s-a constatat că, la nivelul Compartimentului de control financiar preventiv, nu sunt stabilite obiective specifice/detaliate, în conformitate cu reglementările legale privind standardele de control intern.

CONSTATARE

Din analiza modului de organizare şi conducere a activităţii de control financiar preventiv propriu, s-a constatat că nu au fost stabilite obiectivele specifice, care să fie definite în mod exact, să fie măsurabile, realiste şi cu termene de îndeplinire, aşa cum prevede legislaţia în materie. Astfel, nu au putut fi identificate riscurile ce pot afecta realizarea obiectivelor. La nivelul compartimentului este monitorizat ca risc probabil doar „neacordarea vizei de CFP pe documente”.

CAUZE

Au fost întâmpinate dificultăţi în definirea acestor obiective în mod exact/specific, astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe „S.M.A.R.T”, adică să fie precise, măsurabile şi verificabile, necesare, realiste şi cu termene de realizare, în conformitate cu prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial.

CONSECINŢE

Pentru obiectivele specifice activităţii de control financiar preventiv propriu nu au fost identificate riscurile în îndeplinirea acestor obiective. Astfel, nu sunt introduse acele activităţi de control care pot conduce la diminuarea sau eliminarea riscurilor specifice.

RECOMANDĂRI

Descompunerea obiectivelor generale în obiective specifice şi definirea riscurilor corespunzătoare în documentul “Registrul riscurilor”, în scopul monitorizării şi evaluării permanente a acestora

36

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. II. 1.

Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-NapocaCompartiment Audit Public InternMisiunea de audit: Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu Perioada auditată: 01.01.2013 - 01. 01.2015Obiect auditabil: 2.Stabilirea atribuţiilor, funcţiilor, sarcinilor, delegarea de competenţe şi emiterea deciziilor

PROBLEMA

Pentru persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv nu au fost actualizate fişele posturilor din punct de vedere organizatoric .

CONSTATARE

În urma observării directe a fişelor de post pentru persoanele cu atribuţii în controlul financiar preventiv propriu, s-a constatat că acestea nu sunt actualizate în conformitate cu noile modificări intervenite în organizarea şi conducerea UNIVERSITATEA.

CAUZE

Nu s-au respectat prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările ulterior în special Standardul nr. 2 – „Atribuţii, funcţii, sarcini”, în ceea ce priveşte actualizarea permanentă a fişelor posturilor.

CONSECINŢE

Din punct de vedere organizatoric şi al relaţiilor ierarhice, fişele de post ale persoanelor desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu nu sunt conforme cu ultimaOrganigramă aprobată.

RECOMANDĂRI

Actualizarea fişelor de post în conformitate cu prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările ulterioare

37

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. III. 1.

Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-NapocaIasi Compartiment Audit Public InternMisiunea de audit: Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu Perioada auditată: 01.01.2013 - 01. 01.2015Obiect auditabil: 4.Întocmirea, aprobarea, actualizarea şi comunicarea procedurilor ce reglementează activitatea de control financiar preventiv propriu

PROBLEMA

La nivelul Compartimentului de control financiar preventiv nu este actualizată Procedura privind acordarea vizei de control financiar preventiv – cod PO-SFC-21 – întocmită şi aprobată în luna august 2010.

CONSTATARE

În urma studierii procedurilor operaţionale, s-a constatat că Procedura privind acordarea vizei de control financiar preventiv – cod PO-SFC-21 – menţionează ca documente de referinţă acte normative care nu mai sunt în vigoare şi nu este prezentat un circuit al documentelor care să acopere întregul spectru de activităţi/compartimente cu atribuţii legate de activitatea de control financiar preventiv propriu.

CAUZE

Nu s-au respectat prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările ulterioare.

CONSECINŢE

Procedurile, ca element de control managerial, aduc o contribuţie importantă la îmbunătăţirea activităţii şi la transferul de cunoştinţe, consolidează monitorizarea proceselor administrative şi întăresc responsabilitatea în atingerea obiectivelor. Procedurile constituie şi un instrument de lucru pentru executanţi, aceştia cunoscând astfel normele legale ce trebuie respectate pentru fiecare domeniu de activitate. Prin parcurgerea „Circuitului documentelor”², fiecare persoană din instituţie trebuie să înţeleagă rolul individual pe care îl are în sistem şi modul în care activităţile proprii se leagă de activitatea celorlalţi.

Caracterul incomplet şi neactualizarea procedurilor specifice constituie riscuri în realizarea obiectivelor.

RECOMANDĂRI

- Actualizarea Procedurii privind acordarea vizei de control financiar preventiv-cod PO-SFC-21;

- Completarea „Circuitului documentelor” astfel încât la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea de control financiar preventiv să fie eliminată orice situaţie pentru care nu au fost fixate responsabilităţi.

38

Minuta şedinţei de închidere

Compartimentul de AuditINTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

Public Intern Data: 10.03.2015

Şedinţa de închidere

Domeniu/activitatea auditată: Organizarea controlului internDenumirea misiunii: Misiunea de audit intern privind Organizarea controlului intern

Document redactat de: Urzică Anamaria, Mihalache Andrei Supervizat: Lucanu IoanPerioada auditată: 01.01.2013-01.01.2015

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDEREA. Lista participanţilor

Numele Funcţia Entitatea/structura evaluată Semnătura

Neag Ioan Director

Petrișor Irina Contabila

Urzică AnamariaAuditor

Mihalache Andrei Auditor

Cazacu Alexandru

Birou Control

Financiar Preventiv

39

B. Concluzii

În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. Constatările efectuate au fost susţinute cu dovezi.

Problemele identificate au fost discutate în detaliu, insistându-se asupra cauzelor şi a consecinţelor pe care acestea le-ar produce, în cazul în care nu sunt soluţionate.

În cadrul Şedinţei de închidere structura auditată şi-a însuşit în totalitate constatările şi recomandările formulate.

Raportul de audit intern va fi însoţit de o SINTEZĂ care va conţine principalele constatări şi recomandări ale echipei de auditori interni şi concluziile generale pentru activitatea auditată.

Prin semnarea prezentei minute, persoanele responsabile cu efectuarea controlului financiar preventiv recunosc că le-au fost înapoiate toate documentele puse la dispoziţia auditorului.

Structura auditată se angajează să completeze Planul de acţiune şi Calendarul implementării recomandărilor, cu termenele de realizare şi persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.

………………………………………………………………………………………………….

40

ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT INTERN

Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” IasiCompartiment Audit Public Intern

PLANUL DE ACŢIUNEŞI

CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDĂOBIECTE

RECOMANDĂRI ACŢIUNI / MĂSURIAUDITABILE

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate

1. Organizarea şi Trecerea Compartimentului de control financiar - Propunerea spre analiză în cadrulpreventiv în subordinea D.E.R.U., asigurând astfel Senatului a modificării Orgaconducereaatât independenţa structurii funcţionale, cât şi o mai UNIVERSITATEA, prinactivităţii debună coordonare a urmăririi încadrării în limitele Compartimentului de controlcontrol financiarcreditelor bugetare sau creditelor de angajament, preventiv în subordinea D.E.R.U.preventivdupă caz.propriu

2. Stabilirea Descompunerea obiectivelor generale în obiective - Luarea măsurilor pentru descoobiectivelor, specifice şi definirea riscurilor corespunzătoare în obiectivelor generale în obiective splanificarea, documentul “Registrul riscurilor”, în scopul individuale, care trebuie să fiecoordonarea, monitorizării şi evaluării permanente a acestora. măsurabile şi verificabile, necesare, r

monitorizarea şi cu termene de realizare, în conformanagementul prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005;

riscului la - Identificarea riscurilor care pot intnivelul activităţii realizarea acestor obiective.

de controlfinanciarpreventivpropriu

41

OBIECTERECOMANDĂRI ACŢIUNI / MĂSURI

AUDITABILE

3. Stabilirea Actualizarea fişelor de post, în conformitate cu - Luarea măsurilor de actualizare aatribuţiilor, modificările intervenite în organizarea universităţii. post, prin corelarea relaţiilor ierafuncţiilor, modificările intervenite în Orgsarcinilor, UNIVERSITATEA

delegările decompetenţă şi

emitereadeciziilor

42

PROCEDURA TRANSMITEREA PROIECTULUI DE

RAPORT DE AUDIT INTERN


Doamnei ec. Cornelia Sipos – persoana împuternicită cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu

Spre ştiinţă: Doamnei ec. Georgeta Irimescu – Director Economic şi resurseUmane

Stimată Doamnă,

Vă transmit alăturat, spre studiu şi analiză, Proiectul raportului de audit încheiat în urma misiunii de audit cu tema „Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu”.

Vă rog totodată ca în termen de 15 zile să îmi transmiteţi punctul dumneavoastră de vedere cu privire la constatările, concluziile şi recomandările propuse.

În cazul în care veţi exprima obiecţiuni faţă de unele aspecte inserate în cuprinsul proiectului de raport, vă adresez rugămintea ca în conformitate cu prevederile legale, să fixaţi data şi locul desfăşurării unei Reuniuni de conciliere.

Dacă nu veţi transmite observaţii, voi presupune acordul dumneavoastră tacit în legătură cu conţinutul proiectului de raport.

Cu deosebită consideraţie,

AUDITORI,

Urzică AnamariaMihalache Andrei

43

RAPORT DE AUDITINTERN

STRUCTURA AUDITATĂ:COMPARTIMENTUL DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND

„Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu”

44

I. INTRODUCERE

I.1. Echipa de auditori numiţi: Urzică Anamaria, Mihalache Andrei

I.2. Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 394 / 11.01.2013 aprobat de Rectorul universităţii pentru auditorul intern Urzică Anamaria, Mihalache Andrei

I.3. Baza legală a acţiunii de auditare:

- Planul de audit intern pentru anul 2013, aprobat de conducerea universităţii şi de Serviciul Audit din cadrul M.E.N.;

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 prin care se aprobă Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordinul M.E.C.T. nr. 5281/2003 prin care se aprobă Normele metodologice proprii privind exercitarea activităţii de audit.

I.4. Durata acţiunii de auditare: 01.02.2015 – 01.05.2015

I.5. Perioada supusă auditării : 01.01.2013 – 01.01.2015

I.6. Scopul misiunii de audit internScopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de control financiar preventiv propriu de la nivelul Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-Napoca în privinţa transparenţei şi a conformităţii cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate. De asemenea, formularea recomandărilor are ca scop îmbunătăţirea activităţii şi corectarea iregularităţilor identificate.

I.7. Obiectivul general al audituluiObiectivul auditului a fost de a da asigurări rezonabile conducerii instituţiei asupra

faptului că sistemele de management şi control intern, există şi funcţionează corespunzător şi că recomandările formulate în cadrul rapoartelor de audit anterioare au fost implementate.Obiectivele specifice acestei acţiunii de auditare au urmărit:

- Organizarea şi conducerea activităţii de control financiar preventiv propriu;

- Respectarea cadrului legal, normativ şi procedural în desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv propriu;

- Verificarea cazurilor de refuz de viză şi a măsurilor întreprinse în ceea ce priveşte operaţiunile refuzate la viză;

- Raportarea activităţii de control financiar preventiv propriu.

I.8. Tipul de auditareAuditorul intern a efectuat un audit de conformitate/regularitate privind respectarea

principiilor, regulilor metodologice şi procedurale în organizarea şi desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv, la Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” Iasi.

I.9. Metode şi tehnici utilizate:a) Verificarea - în vederea asigurării validării, confirmării şi acurateţei documentelor, a concordanţei cu legile şi regulamentele în vigoare, precum şi a eficacităţii controlului intern prin următoarele tehnici de verificare:- examinarea: pentru detectarea erorilor şi/sau iregularităţilor; - confirmarea: cu scopul validării informaţiilor prin solicitarea acestora din mai multe surse

45

independente;- garantarea: pentru verificarea realităţii tranzacţiilor înregistrate pornind de la examinarea înregistrărilor spre documentele justificative; - urmărirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul înregistrat în vederea stabilirii realităţii înregistrării în totalitate a tranzacţiilor. b) Observarea fizică - în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a documentelor; c) Interviul - pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor; d) Analiza - pentru a evalua elementele componente ale activităţii de control financiar preventiv;

Principalele instrumente de audit intern utilizate au fost: chestionarul de control intern şi chestionarul – listă de verificare .

Pentru realizarea obiectivelor stabilite, în Etapa de intervenţie la faţa locului, auditorul a avut în vedere:

- cunoaşterea activităţii de control financiar preventiv propriu şi studierea procedurii aferente;

- intervievarea personalului;

- analiza datelor şi informaţiilor;

- evaluarea eficienţei şi eficacităţii controlului intern;

- realizarea de testări.

Cadrul legal care stă la baza activităţilor desfăşurate de structura auditată:

- Ordonanţa nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv – republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

- Legea 500/2002 privind finanţele publice, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.M.F.P. nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.M.F.P. nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial;

I.10. Documente şi materiale examinateDocumentele examinate în desfăşurarea misiunii de audit privind activitatea de control

financiar preventiv au fost:- fişele posturilor; - Procedura operaţională privind acordarea vizei de control financiar preventiv cod PO- SFC-21. - reglementări interne ale universităţii, cum sunt : Regulamentul intern al UNIVERSITATEA; Decizia nr. 173 din 24.03.2008 privind angajarea, lichidarea, ordonantarea şi plata cheltuielilor; Deciziile nr. 235 din 21.04.2004, nr. 304 din 02.10.2006 şi nr. 331 din 18.10.2006 privind exercitarea controlului financiar preventiv; - registrele privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv; - rapoartele trimestriale privind activitatea de control financiar preventiv propriu; - documentele supuse vizei controlului financiar preventiv propriu;

I.11. Materiale ce se întocmesc conform procedurii, pe durata desfăşurării misiunii de audit

Notificări pentru declanşarea misiunii de audit (N); Minuta şedinţei de deschidere (MSD);

46

Identificarea riscurilor asociate (IRA); Chestionar de control intern (CCI); Stabilirea factorilor de risc (SFR); Stabilirea nivelului riscurilor şi a punctajului total (SNRPT); Clasarea riscurilor (CR); Programul de audit (PA); Chestionare de verificare (CV) Liste de verificare pe obiective (LV); Interviuri (I); Teste (T); Fişe de identificare şi analiză a problemei (FIAP); Minuta şedinţei de închidere (MSI); Raport de audit intern-proiect (RAI-P); Nota centralizatoare a documentelor de lucru (NCDL);

I.12. Recomandările misiunilor de audit intern anterioareCa urmare a misiunii de audit intern denumită „Auditarea activităţilor financiare sau cu

implicaţii financiare desfăşurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din finanţare externă” desfăşurată în anul 2012, s-au făcut următoarele recomandări care privesc activitatea de control financiar preventiv propriu:- Prezentarea tuturor proiectelor de angajamente legale pentru viza de control financiar propriu la persoana desemnată în acest sens; - Prezentarea tuturor proiectelor de contracte de achiziţii de la cantină pentru viza Oficiului juridic şi pentru viza CFP împreună cu formularul „Propunere de angajare a unei cheltuieli”.

Persoanele responsabile şi-au însuşit aceste recomandări.

I.13. Recomandările misiunilor de audit externeCa urmare a misiunilor de audit ale Camerei de Conturi IASI nu sunt recomandări privind

obiectivele prezentei misiuni. Nu s-au primit copii după rapoartele altor misiuni de audit externe.

I.14. Organizarea Compartimentului de control financiar preventivConform Organigramei aprobată prin Hotărârea Senatului nr. 25 din 13 martie 2012,

Compartimentul de control financiar preventiv funcţionează în directa subordine a Rectorului universităţii şi cuprinde o persoană.

Principalele activităţi referitoare la controlul financiar preventiv propriu desfăşurate în cadrul compartimentului sunt următoarele:- efectuarea controlului formal şi de fond al documentelor prezentate la viza de CFP; - acordarea vizei de CFP prin aplicarea sigiliului personal; - completarea Registrului privind operaţiunile prezentate la viza de CFP; - informarea M.E.N. asupra operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe propria răspundere a conducătorului universităţii; - întocmirea Raportului trimestrial şi transmiterea la M.E.N. la termenele fixate; - păstrarea şi arhivarea documentelor specifice activităţii desfăşurate.

II. CONSTATĂRI SI RECOMANDĂRI

Importanţa auditării activităţii de control financiar preventiv propriu rezultă din scopul acesteia: de a identifica proiectele de operaţiuni care nu respectă condiţiile de legalitate şi regularitate şi/sau, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi de angajament şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul universităţii şi/sau fondurile

47

publice.În continuare, sunt prezentate principalele constatări precum şi recomandările formulate în

vederea îmbunătăţirii sistemelor de management şi control intern al activităţii auditate, cu scopul facilitării atingerii obiectivelor prestabilite.

II.1.Organizarea şi conducerea activităţii de control financiar preventiv propriu

Organizarea controlului financiar preventiv propriu intră în competenţa ordonatorului de credite şi are la bază principiul separării atribuţiilor persoanelor care iniţiază operaţiunea, de atribuţiile celor care o verifică.

Controlul financiar preventiv se bazează în amonte pe certificarea realităţii, regularităţii şi legalităţii, confirmate prin semnătura şefilor compartimentelor care iniţiază operaţiunea.

Gama largă de acte administrative a făcut ca legea să prevadă implicarea compartimentului de specialitate juridică în controlul legalităţii actelor administrative, prin avizul premergător exercitării vizei de control financiar preventiv. Al doilea compartiment de specialitate din cadrul unei instituţii publice, care nu intră în categoria compartimentelor iniţiatoare, este compartimentul financiar-contabil. În funcţie de natura operaţiunilor şi, mai ales, de conţinutul concret al operaţiunii, compartimentele de specialitate juridic şi financiar-contabil îşi exercită atribuţiile de control separat sau conjugat, prin dublu aviz.

Controlul financiar preventiv intern este o acţiune suplimentară, prin care ordonatorul se asigură că angajamentele juridice pe care le semnează îndeplinesc condiţiile prevăzute de lege (inclusiv de Legea finanţelor publice).

Actele normative care reglementează această activitate, prevăd organizarea controlului financiar preventiv în compartimentul de specialitate financiar-contabilă. De asemenea, înManualul de control financiar preventiv publicat pe site-ul Ministerului Finanţelor Publice se precizează: “o astfel de organizare este firească, deoarece, în organizarea instituţiei publice, acesta este compartimentul de specialitate care deţine informaţiile cu privire la execuţia bugetului şi situaţia patrimoniului la un moment dat: creditele angajate, creditele disponibile, creditele consumate, necesarul de fonduri, datoriile, creanţele etc. De asemenea, tot în acest compartiment se arhivează documentele justificative ale operaţiunilor patrimoniale reflectate în conturi.”

Prin urmare, auditorul intern RECOMANDĂ trecerea Compartimentului de control financiar preventiv în subordinea D.E.R.U., asigurând astfel atât independenţa structurii funcţionale, cât şi o mai bună coordonare a urmăririi încadrării în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, după caz.

Aşa cum prevede Ordonanţa nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul financiar preventiv, controlul financiar preventiv se va integra, în mod treptat, în sfera răspunderii manageriale, ca urmare a evaluării făcute de Ministerul Finanţelor Publice, pe măsură ce controlul intern va asigura eliminarea riscurilor în administrarea fondurilor publice.

II.1.1. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea şi managementul riscului la nivelul activităţii de control financiar preventiv propriu

Implementarea sistemului de control intern/managerial la nivelul universităţii implică realizarea legăturii între misiunea instituţiei de învăţământ superior, strategia acesteia, stabilirea obiectivelor generale şi stabilirea obiectivelor specifice. Un sistem de control intern eficient presupune monitorizarea permanentă a riscurilor identificate care pot afecta realizarea obiectivelor.

Existenţa unor obiective clare şi realiste este esenţială pentru succesul instituţiei în ansamblu şi a fiecărui compartiment în parte. În privinţa stabilirii obiectivelor, a planificării, coordonării, monitorizării şi managementului riscului, CODUL CONTROLULUI INTERN-

48

cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice, prevede: “ ▪ Descompunerea şi formularea obiectivelorÎn entitatea publică, obiectivele generale se descompun în obiective derivate, care, la rândul

lor, se descompun în obiective specifice (individuale), formând un ansamblu coerent. Formularea obiectivelor poate fi calitativă sau cantitativă, însă, în orice caz, trebuie definiţi indicatori de rezultate, pe cât posibil comensurabili.

▪ PlanificareaPentru a se realiza obiectivele, se desfăşoară activităţi adecvate, cărora este necesar să li se

aloce resurse. Expresia valorică a resurselor se reflectă în buget, care reprezintă planul financiar. Obiectivele, activităţile eşalonate în timp şi resursele aferente constituie planul de management.Planificarea constituie un element fundamental al sistemului de control managerial, deoarece, prin plan, se stabileşte baza de referinţă în raport cu care aceasta se exercită.

▪ OrganizareaActivităţile prin care se realizează obiectivele (individuale, derivate şi generale) sunt

transpuse în sarcini (componenţa elementară), atribuţiuni şi funcţiuni (componente agregate) şi sunt atribuite, spre efectuare, componentelor structurale ale entităţii publice (posturi şi compartimente). Aceasta conduce la definirea unei structuri organizatorice adecvate îndeplinirii obiectivelor. Controlul managerial nu poate opera în afara unui plan şi a unei structuri organizatorice adecvate. “Constatări pozitive

La nivelul Universităţii „Ştefan cel Mare” s-au constituit structuri cu atribuţii de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a implementării şi dezvoltării Sistemului de control managerial intern, în conformitate cu Decizia rectorului nr. 28/2011 şi este întocmitRegistrul riscurilor.

În privinţa stabilirii obiectivelor specifice activităţii de control financiar preventiv propriu, s-a identificat problema prezentată în FIAP nr. I.1:

PROBLEMAÎn ceea ce priveşte stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea şi

managementul riscului, s-a constatat că, la nivelul Compartimentului de control financiar preventiv, nu sunt stabilite obiective specifice/detaliate, în conformitate cu reglementările legale privind standardele de control intern.CONSTATARE

Din analiza modului de organizare şi conducere a activităţii de control financiar preventiv propriu, s-a constatat că nu au fost stabilite obiectivele specifice, care să fie definite în mod exact, să fie măsurabile, realiste şi cu termene de îndeplinire, aşa cum prevede legislaţia în materie. Astfel, nu au putut fi identificate riscurile ce pot afecta realizarea obiectivelor. La nivelul compartimentului este monitorizat ca risc probabil, doar „neacordarea vizei de CFP pe documente”.CAUZE

Au fost întâmpinate dificultăţi în definirea acestor obiective în mod exact/specific, astfel încât să răspundă pachetului de cerinţe „S.M.A.R.T”, adică să fie precise, măsurabile şi verificabile, necesare, realiste şi cu termene de realizare, în conformitate cu prevederileO.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial .CONSECINŢE

Pentru obiectivele specifice activităţii de control financiar preventiv propriu nu au fost identificate riscurile în îndeplinirea acestor obiective. Astfel, nu sunt introduse acele activităţi de control care pot conduce la diminuarea sau eliminarea riscurilor.RECOMANDARE

Descompunerea obiectivelor generale în obiective specifice şi definirea riscurilor

49

corespunzătoare în documentul “Registrul riscurilor”, în scopul monitorizării şi evaluării permanente a acestora.

II.1.2. Stabilirea atribuţiilor, funcţiilor, sarcinilor, delegările de competenţă şi emiterea deciziilor

Pentru verificarea acestui obiect auditabil s-a urmărit dacă la nivelul universităţii au fost stabilite atribuţii, sarcini şi au fost emise decizii privind exercitarea controlului financiar preventiv propriu.Constatări pozitiveLa nivelul Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-Napoca a fost stabilită persoana care va acorda viza de control financiar preventiv şi înlocuitoarea acesteia, prin Decizia nr. 331 din 18.10.2006 emisă de Rectorul universităţii. Numirea a fost precedată de acordarea avizului favorabil de către Ministerul Educaţiei, Cercetării şi Tineretului.

La desemnarea persoanelor responsabile cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu, s-a urmărit dacă acestea îndeplinesc cumulativ următoarele condiţii:- au cetăţenie romană şi domiciliul în România; - cunosc limba română, scris şi vorbit; - au capacitate deplină de exerciţiu; - au o stare de sănătate corespunzătoare, atestată pe baza de examen medical de specialitate; - au studii superioare economice sau juridice; - au o vechime efectivă de minimum 3 ani în domeniul financiar-contabil; - nu au fost condamnate pentru săvârşirea unei infracţiuni care le-ar face incompatibile cu exercitarea acestei activităţi; - prezintă minimum două scrisori de recomandare. Persoanele numite în vederea exercitării controlului financiar preventiv propriu în cadrul Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-Napoca nu au fost implicate, prin sarcinile de serviciu, în aprobarea, efectuarea şi înregistrarea operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu.

Sarcinile / atribuţiile asociate activităţii de control financiar preventiv sunt stabilite în concordanţă cu prevederile legale în vigoare şi sunt prevăzute în fişele de post.

În urma analizării Organigramei aprobată prin Hotărârea Senatului nr. 25 din 13 martie 2012 şi a fişelor de post, s-a întocmit FIAP nr. I.2:

PROBLEMA IDENTIFICATĂPentru persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv nu au fost

actualizate fişele posturilor, din punct de vedere organizatoric .CONSTATARE

În urma observării directe a fişelor de post pentru persoanele cu atribuţii în controlul financiar preventiv propriu, s-a constatat că acestea nu sunt actualizate în conformitate cu noile modificări intervenite în organizarea şi conducerea UNIVERSITATEA.CAUZE

Nu s-au respectat prevederile O.M.F.P. nr. 946 / 2005, pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările ulterioare1, în special Standardul nr. 2 – „Atributii, funcţii, sarcini”, în ceea ce priveşte

1 Standard 2 - ATRIBUŢII, FUNCŢII, SARCINI „ 2.1. Descrierea standarduluiEntitatea publică transmite angajaţilor şi actualizează permanent:▪ documentul privind misiunea entităţii publice; ▪ regulamentele interne; ▪ fişa postului (funcţiei). [...]

50

actualizarea permanentă a fişelor posturilor. CONSECINŢE

Din punct de vedere organizatoric şi al relaţiilor ierarhice, fişele de post ale persoanelor desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv propriu nu sunt conforme cu ultimaOrganigramă aprobată.RECOMANDARE

Actualizarea fişelor de post, în conformitate cu modificările intervenite în organizarea universităţii.

II.1.3. Pregătirea profesională şi competenţele personale ale salariaţilor ce desfăşoară activitatea de control financiar preventiv propriu

Constatări pozitiveExercitarea atribuţiilor de control financiar preventiv de către persoanele desemnate se

realizează pe baza următoarelor principii:Competenţa profesională

Persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv propriu cunosc şi aplică prevederile legale în domeniu, asigurând legalitatea şi regularitatea proiectelor de operaţiuni ce fac obiectul vizei, precum şi încadrarea acestora în limitele creditelor bugetare sau ale creditelor de angajament. În acest scop, aceste persoane studiază în permanenţă toate reglementările legale specifice domeniului în care îşi exercită atribuţiile de acordare a vizei de control financiar preventiv propriu.Independenţa decizională în condiţiile separării atribuţiilor

Persoanele cu atribuţii în exercitarea controlului financiar preventiv propriu au fost şi sunt independente în luarea deciziilor şi nu l-i s-a impus în nici un fel acordarea sau refuzul vizei de control financiar preventiv propriu.Obiectivitate

În desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv propriu şi, mai ales, în luarea deciziei de a acorda sau respinge viza, persoanele desemnate verifică sistematic proiectele de operaţiuni şi dau dovadă de imparţialitate, atitudine neutră, lipsită de subiectivism.Conduită morală

Persoanele numite pentru controlul financiar preventiv propriu sunt de o probitate morală recunoscută, au o conduită corectă, dau dovada de comportare ireproşabilă. Aceste persoane îşi desfăşoară activitatea astfel încât să aibă o bună reputaţie.Confidenţialitate

Persoanele desemnate în exercitarea activităţii de control financiar preventiv propriu păstrează secretul de serviciu în legătură cu conţinutul proiectelor de operaţiuni ce au făcut obiectul vizei.Incompatibilitate

Nu au fost desemnate să exercite activitatea de control financiar preventiv propriu persoanele aflate în curs de urmărire penală, de judecată, sau care au fost condamnate, pentru fapte privitoare la abuz în serviciu, fals, uz de fals, înşelăciune, dare sau luare de mită şi alte infracţiuni prin care au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice. De asemenea, aceste persoane nu sunt soţi sau rude de gradul I cu conducătorul instituţiei.

II.2. Respectarea cadrului legal normativ şi procedural în desfăşurarea

Managementul entităţii publice va comunica tuturor angajaţilor care sunt sarcinile entităţii, rezultate din actul normativ de organizare şi funcţionare. Totodată, se va îngriji ca aceste sarcini să se regăsească în Regulamentul de organizare şi funcţionare a entităţii publice, la care să aibă acces toţi salariaţii. Se vor întocmi şi se vor actualiza, ori de câte ori necesităţile o vor cere, fişele postului pentru toţi funcţionarii publici şi personalul contractual din entitatea publică. Aceasta este o obligaţie permanentă a fiecărui nivel de management.”

51

activităţii de control financiar preventiv

II.2.1. Constituirea la nivelul instituţiei a Registrului privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv

Constatări pozitiveDin analiza documentelor puse la dispoziţie, s-a constatat că la nivelul Universitatea

„Alexandru Ioan Cuza” Iasi a fost constituit Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv, cuprinzând următoarele rubrici:-numărul curent;-denumirea documentului - numărul şi data emiterii;-conţinutul operaţiunilor înscrise în documente;-compartimentul emitent;-data prezentării la viză a documentului;-valoarea operaţiunilor pentru care s-a acordat viza; -valoarea operaţiunilor pentru care s-a refuzat viza; -data restituirii actelor justificative;-observaţii.

Acest registru corespunde modelului prezentat în Anexa nr. 3 la Normele metodologice generale referitoare la controlul financiar preventiv, aprobate prin O.M.F.P. nr. 522 / 2003 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările şi completările ulterioare.

În Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv au fostînscrise documentele prezentate la viză în mod cronologic şi sistematic, asigurându-se astfel baza de date pentru raportările trimestriale.

II.2.2. Stabilirea operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu

Pentru abordarea acestui obiectiv s-au urmărit, în principal, operaţiunile care au făcut obiectul controlului financiar preventiv propriu, modul de identificare a proiectelor de operaţiuni care nu respectă condiţiile de legalitate şi regularitate şi/sau, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi de angajament şi prin a căror efectuare s-ar prejudicia patrimoniul public şi/sau fondurile publice.Constatări pozitive

Din analiza documentelor solicitate şi puse la dispoziţie de persoanele care exercită controlul financiar preventiv a rezultat că CFPP s-a exercitat asupra operaţiunilor care afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public şi au fost vizate, în principal, următoarele operaţiuni:- angajamentele legale şi angajamentele bugetare; - deschiderea şi repartizarea de credite bugetare; - ordonanţarea cheltuielilor; - acte juridice prin care se creează obligaţii de plată pe seama fondurilor instituţiei; - alte operaţiuni stabilite prin Cadrul specific al operaţiunilor supuse controlului preventiv. Nu au fost operaţiuni dispuse în mod expres de către conducătorul instituţiei prin decizie internă.

Controlul financiar preventiv propriu a constat în verificarea sistematică a operaţiunilor dinurmătoarele trei puncte de vedere:- din punct de vedere al respectării tuturor prevederilor legale care le sunt aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor (control de legalitate); - din punct de vedere al îndeplinirii sub toate aspectele a principiilor şi a regulilor procedurale şi metodologice care sunt aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac parte operaţiunile supuse controlului (control de regularitate); - din punct de vedere al încadrării în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de

52

angajament, după caz (control bugetar).Prin respectarea normelor procedurale s-a garantat utilizarea fondurilor pentru cheltuieli de

interes public şi respectarea principiului unei bune gestiuni financiare.

II.2.3. Întocmirea şi prezentarea listelor de verificare

Verificarea a avut in vedere următoarele elemente:- dacă au fost detaliate, prin liste de verificare, obiectivele verificării, pentru fiecare operaţiune cuprinsă în cadrul specific; - dacă listele de verificare sunt complete; - dacă listele de verificare constituie ghid în exercitarea CFPP; - dacă persoanele care exercită CFPP au formulat propuneri de perfecţionare a listelor de verificare; - dacă modificările listelor de verificare au fost aprobate de rectorul universităţii. Constatări pozitive

Listele de verificare au fost întocmite în conformitate cu prevederile Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prinO.M.F.P. nr. 522/2003, şi au constituit un ghid în exercitarea controlului financiar preventiv.

În efectuarea controlului financiar preventiv de către persoanele desemnate, parcurgerea listei de verificare specifică operaţiunii primită la viză a fost obligatorie, dar nu şi limitativă. În conformitate cu prevederile actelor normative în vigoare - Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999şi O.M.F.P. nr. 522/2003, persoanele desemnate să exercite controlul financiar preventiv au extins verificările ori de câte ori a fost necesar.

Dacă prin parcurgerea listei de verificare cel puţin unul din elementele verificării formale (de exemplu: completarea documentelor în concordanţă cu conţinutul acestora, existenţa semnăturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate sau existenţa actelor justificative specifice operaţiunii prezentate la viză) nu a fost îndeplinit, atunci operaţiunea nu a fost autorizată.

Nu s-au constatat disfuncţii privind întocmirea şi folosirea listelor de verificare. Auditorul recomandă completarea listelor de verificare precum şi a Cadrului specific al

operaţiunilor supuse controlului financiar preventiv ori de câte ori modificarea legislaţiei o impune.

II.2.4. Exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu prin semnătura şi prin aplicarea sigiliului

Prin auditarea acestui obiectiv s-a urmărit dacă viza de control financiar preventiv s-a exercitat prin semnătura persoanelor în drept şi prin aplicarea de către acestea a sigiliului personal.Constatări pozitive- au fost confecţionate sigiliile personale pentru viza de CFPP; - sigiliile personale cuprind următoarele informaţii: denumirea entităţii publice, menţiunea "vizat pentru control financiar preventiv", numărul sigiliului (numărul de identificare a titularului acestuia), data acordării vizei (an, luna, zi); - controlul financiar preventiv s-a exercitat, prin viză, de persoanele desemnate în acest sens de către rectorul universităţii; - actul de numire, întocmit conform modelului din anexa nr. 2 la O.M.F.P. nr. 522/2003 a cuprins limitele de competenţă în exercitarea acestuia; - persoanele care au exercitat controlul financiar preventiv au fost altele decât cele care aprobă şi efectuează operaţiunea supusă vizei; - viza de control financiar preventiv s-a exercitat prin semnătura persoanelor desemnate şi prin aplicarea sigiliului personal dacă, în urma verificării de fond, operaţiunea a îndeplinit condiţiile

53

de legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament;- documentele prezentate la viza de control financiar preventiv au fost înscrise în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

Controlul financiar preventiv a constat în verificarea sistematică a operaţiunilor care au făcut obiectul acestuia, din punct de vedere al respectării tuturor prevederilor legale care le-au fost aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor, a îndeplinirii sub toate aspectele a principiilor şi a regulilor procedurale şi metodologice care au fost aplicabile categoriilor de operaţiuni din care au făcut parte operaţiunile supuse controlului şi a încadrării în limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de angajament, după caz.

În perioada auditată, nu au fost situaţii de refuz de viză.

II.2.5. Prezentarea documentelor pentru viza de control financiar preventiv propriu

Pe timpul verificării acestui obiectiv, auditorul a urmărit dacă documentele ce au privit operaţiunile prin care s-au afectat fondurile publice au fost însoţite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de documente justificative şi după caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli" şi/sau de un "Angajament individual/global", întocmite conform anexei nr. 1 şi, respectiv, anexei nr. 2 la normele metodologice aprobate prin O.M.F.P. nr. 1792/2002Constatări pozitive

În urma verificărilor efectuate auditorul opinează că documentele ce au privit operaţiunile prin care s-au afectat fondurile universităţii au fost însoţite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de documente justificative şi, după caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli" şi/sau de un "Angajament individual/global", întocmite conform prevederilor legale în vigoare.

Controlul financiar preventiv al operaţiunilor s-a exercitat pe baza actelor şi documentelor justificative certificate în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii, de către şefii compartimentelor de specialitate emitente.

Operaţiunile ce au privit acte juridice prin care s-a angajat patrimonial universitatea s-au supus controlului financiar preventiv după avizarea lor de către compartimentele de specialitate juridică şi financiar-contabilă. În conformitate cu prevederile legale, nu au intrat în sfera controlului financiar preventiv analiza şi certificarea situaţiilor financiare şi/sau patrimoniale, precum şi verificarea operaţiunilor deja efectuate.

II.3. Raportarea trimestrială şi anuală a activităţii de control financiar preventiv propriu

Constatări pozitivePe timpul desfăşurării misiunii de audit s-a verificat modul în care au fost întocmite

rapoartele trimestriale cu privire la activitatea de control financiar preventiv propriu, cuprinzând situaţia statistică a operaţiunilor supuse controlului.

Din analiza acestor rapoarte şi comparându-le cu datele înscrise în Registrul privind operaţiunile prezentate la viza de control financiar preventiv, s-a constatat că acestea reflectă sintetic operaţiunile prezentate la viză

Rapoartele au fost înaintate la Ministerul Educaţiei Naţionale în termenul stabilit şi nu s-au constatat cazuri de întârziere.

III. CONCLUZII

În baza analizei privind riscurile, a testărilor pe teren, şi a evaluărilor realizate privind activitatea de control financiar preventiv propriu, auditorul intern apreciază activitatea auditată, structurată pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, după cum urmează:

54

Nr. OBIECTIVUL APRECIEREcrt.

FUNCŢIONAL DE CRITICÎMBUNĂTĂŢIT

I Organizarea şi conducerea activităţii decontrol financiar preventiv propriu X

II Respectarea cadrului legal, normativ şiprocedural în desfăşurarea activităţii de Xcontrol financiar preventiv propriu

III Raportarea trimestrială a activităţii decontrol financiar preventiv propriu X

Prezentul Raport de audit intern a fost întocmit în baza Tematicii în detaliu a misiunii de auditşi a Programului intervenţiei la faţa locului, a constatărilor efectuate în etapa colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul intervenţiei la fata locului.

Constatările au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, xerocopii ale documentelor. În urma analizei / interpretării acestora s-au elaborat Fişe de identificare şi analiză a problemelor (FIAP) şi toate constatările / recomandările au fost cuprinse în prezentul Raport de audit. S-au elaborat un număr de 3 (trei) FIAP-uri, 0 (zero) FCRI şi un număr de 5 (cinci) recomandări, aferente obiectivelor misiunii de audit intern.

În şedinţa de închidere a misiunii de audit intern, recomandările făcute au fost apreciate de către participanţi ca fiind realiste şi posibil de implementat.

Structura auditată are obligaţia să întocmească Planul de acţiune şi Calendarul implementării recomandărilor şi să comunice periodic stadiul implementării acestora, până la implementarea în totalitate a tuturor recomandărilor (cu ataşarea copiilor după actele doveditoare).

Compartimentul de Audit Public Intern,

Întocmit,Urzică Anamaria, Mihalache Andrei

Supervizat,Lucanu Ioan

55

RAPORT DE AUDIT INTERN

SINTEZĂ

STRUCTURA AUDITATĂ:COMPARTIMENTUL DE CONTROL FINANCIAR PREVENTIV

MISIUNEA DE AUDIT INTERN PRIVIND

„Auditarea organizării controlului financiar preventiv propriu”

56

I.1. Echipa de auditori numiţi: Urzică Anamaria, Mihalache Andrei

I.2. Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr. 394 / 11.01.2013 aprobat de Rectorul universităţii pentru auditorii interni Urzică Anamaria, Mihalache Andrei

I.3. Baza legală a acţiunii de auditare:

- Planul de audit intern pentru anul 2013, aprobat de conducerea universităţii şi de Serviciul Audit din cadrul M.E.N.;

- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, cu modificările şi completările ulterioare;

- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 prin care se aprobă Normele metodologice de aplicare a Legii nr. 672/2002, cu modificările şi completările ulterioare;

- Ordinul M.E.C.T. nr. 5281/2003 prin care se aprobă Normele metodologice proprii privind exercitarea activităţii de audit.

I.4. Durata acţiunii de auditare: 01.02.2013 – 01.01.2015

I.5. Perioada supusă auditării : 01.01.2013 – 01.01.2015

I.6. Scopul misiunii de audit internScopul misiunii de audit intern este de a evalua activitatea de control financiar preventiv propriu de la nivelul în privinţa transparenţei şi a conformităţii cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate. De asemenea, formularea recomandărilor are ca scop îmbunătăţirea activităţii şi corectarea iregularităţilor identificate.

I.7. Obiectivul general al audituluiObiectivul auditului a fost de a da asigurări rezonabile conducerii instituţiei asupra faptului

că sistemele de management şi control intern, există şi funcţionează corespunzător şi că recomandările formulate în cadrul rapoartelor de audit anterioare au fost implementate.Obiectivele specifice acestei acţiunii de auditare au urmărit:

- Organizarea şi conducerea activităţii de control financiar preventiv propriu;

- Respectarea cadrului legal, normativ şi procedural în desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv propriu;

- Verificarea cazurilor de refuz de viză şi a măsurilor întreprinse în ceea ce priveşte operaţiunile refuzate la viză;

- Raportarea activităţii de control financiar preventiv propriu.

I.8. Tipul de auditareAuditorul intern a efectuat un audit de conformitate/regularitate privind respectarea

principiilor, regulilor metodologice şi procedurale în organizarea şi desfăşurarea activităţii de control financiar preventiv, la Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-Napoca.

57

II. PRINCIPALELE CONSTATĂRI SI RECOMANDĂRI

Obiectivul 1 Organizarea şi conducerea activităţii de control financiar preventiv propriu

CONSTATARE 1 Conform Organigramei aprobată prin Hotărârea Senatului nr. 25 din 13 martie 2012, Compartimentul de control financiar preventiv funcţionează în directa subordine a Rectorului universităţii.RECOMANDARE Trecerea Compartimentului de control financiar preventiv în subordinea D.E.R.U., asigurând astfel atât independenţa structurii funcţionale, cât şi o mai bună coordonare a urmăririi încadrării în limitele creditelor bugetare sau creditelor de angajament, deoarece Direcţia Economică şi Resurse Umane deţine informaţiile cu privire la execuţia bugetului şi situaţia patrimoniului la un moment dat: creditele angajate, creditele disponibile, creditele consumate, necesarul de fonduri, datoriile, creanţele etc.

II.1.1. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea şi managementul riscului la nivelul activităţii de control financiar preventiv propriu

CONSTATARE 2 Din analiza modului de organizare şi conducere a activităţii de control financiar preventiv propriu, s-a constatat că nu au fost stabilite obiectivele specifice, care să fie definite în mod exact, să fie măsurabile, realiste şi cu termene de îndeplinire, aşa cum prevede legislaţia în materie. Astfel, nu au putut fi identificate riscurile ce pot afecta realizarea obiectivelor.RECOMANDARE Descompunerea obiectivelor generale în obiective specifice şi definirea riscurilor corespunzătoare în documentul “Registrul riscurilor”, în scopul monitorizării şi evaluării permanente a acestora.

II.1.2. Stabilirea atribuţiilor, funcţiilor, sarcinilor, delegările de competenţă şi emiterea deciziilor

CONSTATARE 3 În urma analizării a fişelor de post pentru persoanele cu atribuţii în controlul financiar preventiv propriu, s-a constatat că acestea nu sunt actualizate în conformitate cu noile modificări intervenite în organizarea şi conducerea universităţii.RECOMANDARE Actualizarea fişelor de post, în conformitate cu modificările intervenite în organizarea universităţii.

II.1.4. Întocmirea, aprobarea, actualizarea şi comunicarea procedurilor ce reglementează activitatea de control financiar preventiv propriu

CONSTATARE 4 În urma studierii procedurilor operaţionale, s-a constatat că Procedura privind acordarea vizei de control financiar preventiv – cod PO-SFC-21 – menţionează ca documente de referinţă acte normative care nu mai sunt în vigoare şi nu este prezentat un circuit al documentelor care să acopere întregul spectru de activităţi/compartimente cu atribuţii legate de activitatea de control financiar preventiv propriu.RECOMANDĂRI : - Actualizarea Procedurii privind acordarea vizei de control financiar preventiv-cod PO-SFC-21;

- Completarea „Circuitului documentelor” astfel încât la precizarea compartimentelor cu atribuţii legate de activitatea de control financiar preventiv să fie eliminată orice situaţie pentru care nu au fost fixate responsabilităţi.

58

III. CONCLUZII

În baza analizei privind riscurile, a testărilor pe teren, şi a evaluărilor realizate privind activitatea de control financiar preventiv propriu, auditorul intern apreciază activitatea auditată, structurată pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, după cum urmează:

Nr. OBIECTIVUL APRECIEREcrt.

FUNCŢIONAL DE CRITICÎMBUNĂTĂŢIT

I Organizarea şi conducerea activităţii decontrol financiar preventiv propriu X

II Respectarea cadrului legal, normativ şiprocedural în desfăşurarea activităţii de Xcontrol financiar preventiv propriu

III Raportarea trimestrială a activităţii decontrol financiar preventiv propriu X

Prezenta Sinteză a fost întocmită în baza Raportului de audit intern, a constatărilor efectuate în etapa colectării şi prelucrării informaţiilor şi în timpul intervenţiei la fata locului.

Constatările au la bază probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri / note de relaţii, liste de control, xerocopii documente. În urma analizei / interpretării acestora s-au elaborat un număr de 3 (trei) FIAP-uri, 0 (zero) FCRI şi au fost formulate un număr de 5 (cinci) recomandări, aferente obiectivelor misiunii de audit intern.

În şedinţa de închidere a misiunii de audit intern, recomandările făcute au fost apreciate de către participanţi ca fiind realiste şi posibil de implementat.

Structura auditată are obligaţia să întocmească Planul de acţiune şi Calendarul implementării recomandărilor şi să comunice periodic echipei de auditori stadiul implementării acestora, până la implementarea în totalitate a tuturor recomandărilor.Compartimentul de Audit Public Intern,

Întocmit,Urzică Anamaria, Mihalache Andrei

Supervizat,Lucanu Ioan

59

MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE

A. Mentiuni generale

Tema misiunii de audit: “Auditarea activităţii financiar contabile”

Auditul: Universitatea Babeș-Bolyai Cluj-Napoca

Perioada auditata 1.01.2013- 01.01.2015

Intocmit de: Urzică Anamaria, Mihalache AndreiData: 20.12.2014

Lista participantilor:

- Doamna ec. Ioana Irimescu- Birou Control Financiar Preventiv

- Doamna Director Popescu Mircea

- Doamna Contabilă: Petrișor Irina

- Auditor Urzică Anamaria

- Auditor Mihalache Andrei

B. Rezultatele concilierii:

Constatările din proiectul de Raport de audit intern transmis structurii auditate în urmă cu 10 zile au fost examinate, după care au fost rediscutate în cadrul şedinţei.

Pentru concluziile si recomandarile mentionate, structura auditată a avut puncte de vedere si a precizat problemele întâlnite. S-a ajuns la un consens in vederea eliminarii acestora.

60

MONITORIZAREA IMPLEMENTARII RECOMANDARILOR


FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

ENTITATEA PUBLICĂ Compartiment Audi

Universitatea „Alexandru Ioan Cuza” IasiMisiunea de audit pu

Auditarea organizării contCOMPARTIMENTUL C.F.P.

preventiv proNr.

RecomandareaImplement Parţial

crt. at implementa

1. Organizarea şi conducerea activităţii de control financiar preventi1. Trecerea Compartimentului de control financiar preventiv în subordinea

D.E.R.U., asigurând astfel atât independenţa structurii funcţionale, cât şio mai bună coordonare a urmăririi încadrării în limitele creditelorbugetare sau creditelor de angajament, după caz.

2. Stabilirea obiectivelor, planificarea, coordonarea, monitorizarea şi managementul riscului la nivelu propriu

2. Descompunerea obiectivelor generale în obiective specifice şi definirea riscurilor corespunzătoare în documentul “Registrul riscurilor”, în scopul monitorizării şi evaluării permanente a acestora

3. Stabilirea atribuţiilor, funcţiilor, sarcinilor, delegările de competenţă şi em

3. Actualizarea fişelor de post, în conformitate cu modificările intervenite în organizarea universităţii

Compartimentul Audit Public Intern,Auditori,

MACOVEI VICTOR

CIOBOTARI ALEXANDRU

61

Documents

Misiune de Audit