Misiunea de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane

Universitatea din Craiova

Facultatea de Ştinnţe Economice

Specializarea MRU

LA FIRMA SC. POLICOLOR S.A.LA FIRMA SC. POLICOLOR S.A.

CUPRINS

PREZENTARE GENERALĂ

PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE

Procedura P – 01: ORDINUL DE SERVICIU

Procedura P – 02: DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Procedura P – 03: NOTIFICAREA DECLANŞĂRII MISIUNII DE AUDIT

Procedura P – 04: COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

PRELIMINARE

Procedura P – 05: ANALIZA RISCURILOR

Procedura P - 06: ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN

Procedura P - 07: ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

Procedura P - 08: COLECTAREA DOVEZILOR

Procedura P - 10: REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Procedura P - 11: ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE

Procedura P - 12: ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

PUBLIC INTERN

Procedura P - 14: REUNIUNEA DE CONCILIERE

Procedura P - 17: URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

Procedura P - 18: SUPERVIZAREA

PREZENTARE GENERALĂ

Gestionarea resurselor umane într-o instituţie publică reprezintă o funcţie suport importantă, fiind un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern, justificată în mare măsură de multitudinea de procese care sunt derulate şi în mod implicit de riscurile care le însoţesc.

Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezintă un model practic de desfăşurare a unei misiuni de audit, care prezintă în detaliu fiecare pas semnificativ al derulării misiunii, situaţiile concrete analizate fiind comentate pentru înţelegere în mod didactic.

Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurări managementului asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii, a funcţionalităţii sistemului de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

- organizarea recrutării personalului;- stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului;- evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor- evoluţia carierei personalului- pregătirea profesională continuă a personalului- gestionarea dosarelor profesionale- gestionarea carnetelor de muncă- funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane- arhivarea documentelorElaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile şi

documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.În etapa de pregătire a misiunii de audit intern au fost întocmite documentele

standard şi s-au adus clarificări, faţă de norme, cu privire la modul concret de iniţiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora şi modul de completare, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari, medii şi mici, clasarea riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca pe teren.

În etapa de intervenţie la faţa locului s-a realizat testarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în etapa anterioară, prin utilizarea unor tehnici diferite de eşantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şi analiză a problemelor şi eventual a formularelor de constatare şi raportare a iregularităţilor.

În etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmărit redactarea acestuia într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit şi comentarea constatărilor, consecinţelor şi recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.

În etapa de urmărire a recomandărilor care se va realiza în perioada de la finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată propunem unele modele de documente pentru evaluarea internă şi externă a activităţii de audit intern.

Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuţii la teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern. În acelaşi timp acesta reprezintă un model general, dar este şi o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa, atât de către responsabilii ghidului, cât şi de practicienii din domeniul auditului.Misiunea de audit intern se va realiza la firma S.C. POLICOLOR S.A.

Forma juridica : Societate pe actiuni

Data constituirii : S.C. Policolor S.A. s-a infiintat la data de 2.11.1990 prin HG

nr. 1176/1990.

Nr. Inregistrare registru : J 40/205/91

Cod fiscal : R 326318

Durata societatii : Nelimitata

Obiect activitate : Fabricarea vopselelor, lacurilor, cernelii tipografice si

masticurilor.

Telefon : 021 345.17.30

Fax : 021 345.19.30

Capitaluri propii : 66.982.952 mii lei

Filiale, sucursale : Blv. Theodor Pallady nr. 51, sector 3 , Tel. (021)345.17.30

int. 1234; Fax (021)345.13.15 , Calea Moşilor nr. 264, sector 2 , Tel.

(021)210.23.67; Fax (021)210.23.67 , Şos. Ştefan cel Mare nr. 34, sector 2 ,

Tel/Fax (021)210.74.15 , Şos. Pantelimon nr. 287, sector 2 , Tel/Fax

(021)255.03.61

Cifra de afaceri ( fara tva ) : 111.349.351 mii lei

Actionari (asociati ) : Actionari: 39,40% Romanian Investment Fund Cyprus

Ltd, 33,33% The Romanian American Enterprise Fund, 9,96% Romanian

Reconstruction (Cyprus) Ltd, 7,32% City Bank Romania S.A., 9,99% alti

actionari. Consiliul de administratie: Presedintele Consiliului de

Administratie: Ion Alexander Florescu, Membrii Consiliului de

Administratie: Peter Braun, Dumitru D. Popescu, Alin Giurgiu, Joel Douglas

Hayes, Carmen Seghete, Cezar Radu Cojocariu.

Cenzori : Dobre Georgiana, Dinca Alexandra, Dinca Adriana

Expert contabil : Buleandra Elisabeta

ORGANIGRAMA SOCIETATII S.C. POLICOLOR S.A.

Procedura – P01: Iniţierea audituluiSC. POLICOLOR.S.A.Serviciul Audit Public InternNr. 420575 din 15.03.2005

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a Planului de audit intern pentru anul 2005, se va efectua misiunea de audit intern la Direcţia Resurselor Umane în perioada 01.04.2005 – 15.05.2005.

Scopul misiunii de audit este de a da asigurări asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil, fiind structurate pe următoarele domenii auditabile:

Organizarea recrutării personalului cuprinzând:- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul

naţional de ocupare a funcţiilor publice;- organizarea concursurilor;- susţinerea concursurilor;- emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând:- stabilirea elementelor de natură salarială;- modificarea drepturilor salariale;- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de muncă; Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor

umane cuprinzând:- evaluarea sistemului informatic;- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;- securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică.

Echipa de auditori interni este formată din următorii:1. Baciu Otilia – Mariana2. Căderea Georgeta3. Bilauca Roxana - Nelia

Procedura - P02: Iniţierea audituluiServiciul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume şi prenume: Baciu Otilia - Mariana

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005

Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată

DDa

NNu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

--

xX

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

--

xX

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

--

xX

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane?

--

xX

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

--

xX

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

--

xX

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

--

xX

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

--

xX

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? --

xX

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată?

--

xX

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

-X

x-

Auditor, Şef serviciu,

Baciu Otilia – Mariana Ionescu Mircea

Serviciul Audit Public Intern


Nume şi prenume: Căderea Georgeta



DDa

NNu


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


xX


--

xX


-X

x-


Căderea Georgeta Ionescu Mircea



Nume şi prenume: Bilauca Nelia - Roxana



DDa

NNu


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


--

xX


xX


--

xX


-X

x-


Bilauca Nelia - Roxana Ionescu Mircea

Procedura – P03: Iniţierea AudituluiServiciul Audit Public Intern Nr. 420579 din 15.03.2005

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Către: SC. POLICOLOR S.A.De la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern „Modul de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane”

Stimate domnule Ivan Sokolov

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2005, urmează ca în perioada 01.04.2005-15.05.2005 să efectuăm o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane. Vă vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinzând:

- prezentarea auditorilor;- scopul misiunii de audit intern;- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;- programul intervenţiei la faţa locului;- alte aspecte.

Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi la

dispoziţie următoarea documentaţie necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile şi reglementările ce se aplica activităţilor dumneavoastră, organigrama direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la aceasta temă.

Dacă aveţi unele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe doamna Baciu Otilia - Mariana - auditor, coordonatoarea misiunii sau pe şeful structurii de audit intern.

Cu stimă,

Data: 15.03.2005

Şef Serviciu Audit Public InternIonescu Mircea

Procedura – P04: Colectarea şi prelucrarea informaţiilorServiciul Audit Public Intern

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Perioada auditată: 01.04.2009- 15.05.2009

Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 01.01.2009 Căderea Georgeta Bilauca Nelia

Avizat: Ionescu Mircea Data: 01.01.2009

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

DIRECŢIA RESURSE UMANED

DAN

NUObservaţii

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

XX

--

Obţinerea organigrameiX

X-

-

Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionareX

X-

-

Obţinerea fişelor posturilorX

X-

-

Obţinerea procedurilor scrise-

-X

XExistă

doar parţial

Identificarea personalului responsabilX

X-

-

Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior-

-X

X

Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 15.03.2005

Căderea Georgeta Bilauca Nelia


Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE OBS.

I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii

3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

4. Constituirea comisiilor de concurs

5. Anunţul de concurs

6. Publicarea anunţului de concurs

7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor8. Procesul verbal privind analiza dosarelor


9. Contestaţii privind respingerea dosarelor

Susţinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor

11. Susţinerea probei scrise

12. Susţinerea probei interviu

13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

15. Comunicarea rezultatelor

16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire

18. Comunicarea deciziei de numire

II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natură salarială

19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

20. Salariul de bază

21. Indemnizaţii de conducere

22. Sporul pentru titlul ştiinţific de doctor

23. Sporul pentru complexitatea în muncă

24. Sporul de vechime în muncă

25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

26. Salariul de merit


27. Sistemul de premiere

Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

31. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

34. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

35. Utilizarea foilor colective de prezenţă

36. Evidenţa concediilor de odihnă

37. Evidenţa concediilor de medicale

38. Evidenţa concediilor de studii

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

41. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

42. Planurile individuale de pregătire profesională

43. Realizarea programelor de pregătire profesională


44. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

46. Constituirea dosarelor profesionale

47. Accesarea dosarelor profesionale

48. Actualizarea dosarelor profesionale

VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ 49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă

50. Constituirea carnetelor de muncă

51. Accesarea carnetelor de muncă

52. Actualizarea carnetelor de muncă

VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluarea sistemului informatic

53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei

57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

58. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

59.Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice60.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor

curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)


Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

61.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Securitatea bazelor de date

62.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

63.Sistemul modificării periodice a parolelor de acces64.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall65.Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

NOTA:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezintă primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi cuprinde, pentru acest studiu de caz, 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.



IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Întocmit: Baciu Otilia – Mariana

Căderea Georgeta Bilauca Nelia Data: 15.03.2005


Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.




Schimbarea structurii obiectivelor entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective la şi de la alte entităţi publice

Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului

Utilizarea unor proceduri neadecvate

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare


Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Bibliografia incompletă/neactualizată

Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului



Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

5. Anunţul de concurs Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs


Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei



Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

Respingerea/acceptarea nejustificată a contestaţiilor

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

Susţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori

11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisa nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

12. Susţinerea probei interviu Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal


Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei

Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei

Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă



Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane


Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe



Candidaţii nu au fost anunţaţi in termen despre rezultatul contestaţiei

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au stabilite corect

Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire




Existenţa unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază

21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite


Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă



Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă


Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite

27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare



Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale


Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru


Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii

32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

33. Salarizarea timpului Aplicarea eronată a indicilor salariali de


lucrat peste programul normal de lucru

echivalare a orelor peste programul normal de lucru

III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR


Inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor nu au fost desemnaţi


Evidenta prezentei nu se încadrează in principiile de conformitate


Evidenta concediilor de odihna nu se încadrează in principiile de conformitate


Evidenta concediilor medicale nu se încadrează in principiile de conformitate


Evidenta concediilor de studii nu se încadrează in principiile de conformitate

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata


Perioada de stagiu nu a fost respectata

Vechimea minima în muncă nu a fost respectata

Calificativele anuale acordate nu au fost respectate




Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate


Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat


Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate


Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesionala

Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite



Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi


Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite


Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale


Dosarele profesionale nu au fost actualizate


VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

49. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă

Insuficienta procedurilor şi normelor privind administrarea carnetelor de muncă

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de munca nu au fost desemnaţi


Carnetele de munca pentru fiecare salariat nu au fost constituite


Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de munca


Carnetele de muncă nu au fost actualizate



53. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic

Insuficienta manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

Utilizarea într-o mare măsura a procedurilor manuale

Comunicare insuficienta intre utilizatori si informaticieni/proiectanţii sistemului informatic

55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate


Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată



Delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă


Discontinuitate in pregătirea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic

Informarea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta

59. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplica


60. Utilizarea echipamente-lor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu sunt utilizate

61. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Disfuncţionalitate in instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

Securitatea sistemului informatic

62. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

Insuficienta sistemului de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)


63. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces

Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta

Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat

64. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic

65. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

Rapoartele/listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate


Îndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor

Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor

Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul normelor şi procedurilor

67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

68. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei

Existenţa unei umidităţi ridicate Protecţie insuficientă a documentelor faţă de

sursele de căldură69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

NOTA:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la operaţiilor stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabil.

În acest studiu de caz, au fost identificate 69 de operaţii, prezentate în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, cărora le-au fost asociate 111 riscuri, aşa cum rezultă din documentul Identificarea riscurilor.

Anexa nr. 7

Procedura - P05: Analiza riscurilorENTITATEA PUBLICĂ


STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORAŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR



Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 19.03.2005 Căderea Georgeta Bilauca Nelia


Factori de risc(Fi)

Ponderea factorilor de risc

(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N 1 N 2 N 3

Aprecierea controlului intern

F1P1 – 50%

Există proceduri şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică

Nu există proceduri

Aprecierea cantitativă

F2P2 – 30%

Impact financiar scăzut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

Aprecierea calitativă

F3P3 – 20%

Vulnerabilitate mică

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Notă:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi

nivelurile de apreciere ale riscurilor.Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă

dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100.

Procedura - P05 : Analiza riscurilorENTITATEA PUBLICĂ


STABILIREA NIVELULUI RISCULUI ŞI A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Data: 15.03.2005 Căderea Georgeta

Bilauca NeliaAvizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor

Punctaj total

Aprecierea controlului intern (F1)

Aprecierea cantitativă (F2)

Aprecierea calitativă (F3)

P150%

NiP230%

NiP320%

Ni




Schimbarea obiectivului entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Utilizarea unor proceduri neadecvate0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,0


2. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

Bibliografia incompletă neactualizată

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5



0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Acceptarea unor dosare incomplete

0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3

Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2



0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Respingerea nejustificată a contestaţiilor

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3


10. Stabilirea subiectelor

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8


0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

11. Susţinerea probei scrise

Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7


Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

15.Comunicarea rezultatelor


0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



19.Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale


0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă 0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9

27. Sistemul de premiere

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni




0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizată de şeful structurii

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

32. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia


0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

IIII.

EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR



0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor nu au fost desemnaţi

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2


Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

IIV.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului


0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelată

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Perioada de stagiu nu a fost respectată

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Vechimea minimă în muncă nu a fost respectată

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5




0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


45.Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni



0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


Dosarele profesionale nu au fost actualizate 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2




0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de muncă nu au fost desemnaţi

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

50. Constituirea carnetelor de munca

Carnetele de muncă pentru fiecare salariat nu au fost constituite

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

51. Accesarea carnetelor de munca

Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de munca

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

52.Actualizarea carnetelor de munca

Carnetele de munca nu au fost actualizate

0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni



53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic

Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/proiectanţii sistemului informatic

0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3


Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni



0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficientă

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune ş.a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0



Insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5



0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


Actualizarea programelor antivirus, anti-spyware, firewall nu se efectuează zilnic

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni

IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66.Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

Îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3



0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

Existenţa unei umidităţi ridicate 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7 Protecţie insuficientă a

documentelor faţă de sursele de căldură

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

69. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei


0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

Nr

crtDOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE



Punctaj total




P150%

NiP230%

NiP320%

Ni


0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

NOTA:

Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu.

Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii.

Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe

toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor ataşate acestora, pe care le constată.



CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Căderea Georgeta

Bilauca Nelia Data: 15.03.2005Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005

Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Punctaj total Clasare OBS.





2,5 Mare


2,0 Mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate2,0 Mediu


2. Statul de funcţii care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

1,8 Mediu



1,5 Mic Nu

Bibliografia incompletă/neactualizată 2,0 Mediu Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de

zile înainte de data organizării concursului1,5 Mic Nu

Nr.crt.




1,5 Mic Nu


1,5 Mic Nu


1,3 Mic Nu


1,7 Mic Nu


1,5 Mic Nu



1,7 Mic Nu


1,7 Mic Nu


1,7 Mic Nu



2,5 Mare

Acceptarea unor dosare incomplete 2,3 Mare Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor

candidaţilor pentru ocuparea posturilor1,7 Mic Nu

8. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Lipsa acordului membrilor comisiei 1,7 Mic Nu Rezultatele selectării dosarelor de înscriere

nu au fost afişate la sediul instituţiei1,2 Mic Nu



1,5 Mic Nu

Nr.crt.


Respingerea nejustificată a contestaţiilor 1,5 Mic Nu Rezultatele selectării dosarelor de înscriere

nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

1,3 Mic Nu


10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

2,8 Mare


2,5 Mare

11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

2,7 Mare


2,5 Mare


2,0 Mediu


2,0 Mediu


Diferenţe semnificative intre calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

1,7 Mic Nu


1,5 Mic Nu


1,7 Mic Nu


Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane

1,2 Mic Nu



1,5 Mic Nu

Nr.crt.




1,7 Mic Nu

Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei

1,5 Mic Nu

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

2,2 Mediu


1,7 Mic Nu



1,8 Mediu





2,5 Mare

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază 2,5 Mare21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de conducere

necuvenite2,5 Mare



1,8 Mediu


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă

1,8 Mediu

24. Sporul de vechime în muncă Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă

1,8 Mediu



1,8 Mediu

26. Salariul de merit Acordarea de salarii de merit necuvenite 1,9 Mediu27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri

disciplinare2,0 Mediu

Nr.crt.





2,5 Mare


2,0 Mediu



1,7 Mic Nu


1,5 Mic Nu


1,8 Mediu



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru 2,0 Mediu


Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii

1,7 Mic Nu



2,5 Mare


Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

1,7 Mic Nu




2,0 Mediu


2,2 Mediu

Nr.crt.




2,5 Mare



2,0 Mediu



1,8 Mediu



1,8 Mediu

IV.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI



2,7 Mare

Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata

1,7 Mic Nu


Perioada de stagiu nu a fost respectată 2,5 Mare Vechimea minimă în muncă nu a fost

respectată1,5 Mic Nu


1,5 Mic Nu

V.

PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI



1,8 Mediu

Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

1,5 Mic Nu



1,7 Mic Nu



1,7 Mic Nu

Nr.crt.



Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională

1,5 Mic Nu


1,7 Mic Nu




1,8 Mediu


1,7 Mic Nu



1,5 Mic Nu



1,7 Mic Nu


Dosarele profesionale nu au fost actualizate2,2 Mediu




1,8 Mediu

Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la administrarea carnetelor de muncă nu au fost desemnaţi

1,7 Mic Nu


Carnetele de muncă pentru fiecare salariat nu au fost constituite

1,5 Mic Nu


Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de muncă

2,2 Mediu


Carnetele de muncă nu au fost actualizate2,3 Mare

Nr.crt.


VIII FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATICUTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE




1,8 Mediu


1,8 Mediu



2,0 Mediu


2,3 Mare


Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate 2,0 Mediu



1,7 Mic Nu



1,8 Mediu



2,0 Mediu

Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta

1,8 Mediu

Nr.crt.



Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică 1,8 Mediu


75. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)


2,0 Mediu



2,0 Mediu




2,5 Mare



2,0 Mediu


1,8 Mediu



1,8 Mediu



2,0 Mediu



1,8 Mediu

Întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

1,7 Mic Nu

Nr.crt.


Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor

1,5 Mic Nu



2,3 Mare



1,7 Mic Nu

Existenţa unei umidităţi ridicate 1,7 Mic Nu Protecţie insuficientă a documentelor faţă de

sursele de căldură2,0 Mediu



1,8 Mediu


2,2 Mediu

Nota: Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 69 de obiecte auditabile şi 111 riscuri ataşate acestora, care au

fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic).În continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în auditare şi

vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe.În baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate în considerare în vederea auditării, fiind constituite numai

din operaţii ale căror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, şi în consecinţă, documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe cuprinde 51 de obiecte auditabile şi 65 riscuri asociate acestora.



TABELUL PUNCTE TARI ŞI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Întocmit: Baciu Otilia – Mariana Căderea Georgeta

Bilauca Nelia Data: 15.03.2005Avizat: Ionescu Mircea Data: 15.03.2005

Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S

Consecintele funcţionării/

nefuncţionării controlului

intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.





S Scăzut


S Mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate S Scăzut


2. Statul de funcţii care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

S Mediu


Bibliografia incompletă/neactualizată S Mediu

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.



S Scăzut

Acceptarea unor dosare incomplete S ScăzutSusţinerea concursurilor

10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs T

Există sistem de control

eficientRidicat

NU Subiectele sunt neclar formulate

sau conţin erori TExistă sistem

de control eficient

Ridicat

11. Susţinerea probei scrise Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

S Scăzut


S Scăzut


S Scăzut


S Scăzut

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, funcţiei, drepturilor salariale la încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

S Scăzut

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire S Scăzut



19. Procedurile scrise privid acordarea drepturilor salariale


S Scăzut


S Scăzut

21. Indemnizaţii de conducere Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite

S Mediu


Stabilirea eronată a sporului pentru titlul ştiinţific de doctor T


eficientRidicat NU


Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate în muncă S Mediu


Stabilirea eronată a sporului de vechime în muncă S Mediu



S Mediu


S Scăzut

27. Sistemul de premiere Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

S Scăzut



S Scăzut

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.



S Scăzut


Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profe-sional după soluţionarea contestaţiilor

S Scăzut



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru S Scăzut


Sistemul de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

S Scăzut




S Scăzut


S Mediu



S Scăzut



S Scăzut

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.



S Scăzut



S Scăzut

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI


Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelată cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

S Scăzut


Perioada de stagiu nu a fost respectată T


eficientRidicat NU




S Scăzut




S Scăzut


Dosarele profesionale nu au fost actualizate S Scăzut




S Scăzut

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.


Accesarea de către persoane neautorizate a carnetelor de muncă T

Există sistem de control eficient

Ridicat NU


Carnetele de muncă nu au fost actualizate

S Scăzut



53. Manuale de operare şi utIlizare a sistemului informatic


S Scăzut


S Scăzut



S Scăzut


S Scăzut


Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

S Scăzut



S Scăzut

58. Sistemul de pregătire profesională a personalului


S Scăzut

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.

implicat în operarea în sistemul informatic

Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta

TExistă sistem

de control eficient

Ridicat


Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică

S Scăzut




S Scăzut



S Scăzut




S Scăzut


Calendarul privind modificarea periodică a parolelor de acces nu se respectă

S Scăzut

Nr.crt.




intern

Grad de încredere

al auditorul

ui în controlul

intern

Obs.


S Scăzut



S Scăzut



S Scăzut



S Scăzut



S Scăzut


Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură

TExistă sistem

de control eficient

Ridicat NU



S Scăzut


S Scăzut

NOTAIerarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari şi puncte slabe, în care

au fost cuprinse cele 51 de obiecte auditabile şi 65 de riscuri asociate acestora, obţinute din clasarea riscurilor. În urma analizei au fost identificate 5 obiecte auditabile şi 6 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenţele fiind considerate puncte slabe.

Operaţiile identificate ca fiind puncte tari şi riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcţionale, pe baza documentelor transmise de entitate şi a misiunilor anterioare, care limitează apariţia riscurilor.

Pe baza activităţii de ierarhizare a operaţiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica în detaliu a misiunii de audit în care vor fi preluate numai operaţiile considerate ca fiind puncte slabe în număr de 45, ocazie cu care vor fi renumerotate.



TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE




Nr.

crt.DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista

centralizatoare



1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice 1

Organizarea concursurilor 2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs 23. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor 34. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor 7

Susţinerea concursurilor 5. Susţinerea probei scrise 116. Susţinerea probei interviu 12

Deciziile de numire 7. Emiterea deciziei de numire 178. Comunicarea deciziei de numire 18



9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 1910. Salariul de bază 2011. Indemnizaţii de conducere 2112. Sporul pentru complexitatea în muncă 2313. Sporul de vechime în muncă 2414. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 2515. Salariul de merit 26

Nr.


centralizatoare

16. Sistemul de premiere 27Modificarea drepturilor salariale

17. Decizia de modificare a drepturilor salariale 2818. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 29


19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 3020. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia 32



34

22. Utilizarea foilor colective de prezenţă 3523. Evidenţa concediilor de odihnă 3624. Evidenţa concediilor de medicale 3725. Evidenţa concediilor de studii 38

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 26. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului 39V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A

PERSONALULUI27. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

41

VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE 28. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale 4529. Actualizarea dosarelor profesionale 48


30. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă 4931. Actualizarea carnetelor de muncă

52



32. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic 53

33. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor 5485. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte 5586. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

57


58

88. Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice 59

Nr.


centralizatoare



60


61



62

92. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces 6393. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall 6494. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor 65

IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 95.Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

66

96. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor 6797. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei 69

NOTA:

Procedura Analiza riscurilor a început cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 69 de operaţii/obiecte auditabile, şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit, în care au fost selectate numai 46 de obiecte auditabile.

În continuare, cele 46 de operaţii/obiecte auditabile, vor fi avute în vedere în activitatea de auditare, deoarece reprezintă riscuri semnificative pentru domeniul auditat şi vor fi supuse diferitelor testări, stabilite pe baza Programului intervenţiei la faţa locului, care se vor materializa în F.I.A.P.-uri şi F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, şi în final vor fi transferate şi comentate în Raportul de audit intern, în ordinea din Tematica în detaliu a misiunii de audit.

Procedura – P06: Elaborarea programului de audit internServiciul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN




ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL ACTIVITĂŢIDURATA

(H)PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFĂŞURĂRII

Tema generală: Gestiunea resurselor umane 5441. PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT

1301. Tipărirea şi procesarea Ordinului de serviciu 2 Baciu Otilia SAI2. Tiparirea şi procesarea Declaraţiei de independenţă 2 Baciu Otilia SAI3. Pregătirea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern către părţile interesate

2 Căderea Georgeta SAI

4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor40 Baciu Otilia

SAIAUDITAT

5. Întocmirea Chestionarului de control intern

8

Baciu Otilia Bilauca Nelia

Căderea GeorgetaSAI

6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 40

Baciu OtiliaBilauca Nelia

Căderea GeorgetaSAI

7. Elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe 16 Baciu Otilia SAI8. Întocmirea Programului de audit intern 4 Baciu Otilia SAI

ETAPELE MISIUNII




9.Intocmirea Notei şi a Programului preliminar al intervenţiei la faţa locului

4 Căderea Georgeta SAI

10. Obţinerea aprobării Notei şi a anexelor acesteia: Colectarea şi prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari şi puncte slabe şi Programul intervenţiei la faţa locului.

4Bilauca Nelia

SAI

11. Planificarea şi organizarea Şedinţei de deschidere cu Direcţia Resurse Umane

4Bilauca Nelia SAI

AUDITAT12. Redactarea Minutei şedinţei de deschidere. Obţinerea numelui persoanelor de contact şi stabilirea unui loc pentru desfăşurarea activităţii de audit.

4Bilauca Nelia

AUDITAT

II. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

326OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenţiei la faţa locului

16Baciu Otilia

AUDITAT

1.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia SAI1.4. Colectarea dovezilor 8 Căderea Georgeta AUDITAT1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Căderea Georgeta

AUDITAT

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI


16Baciu Otilia

AUDITAT

2.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 1 Baciu Otilia SAI2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Baciu Otilia SAI2.4. Colectarea dovezilor 2 Căderea Georgeta AUDITAT2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

1Căderea Georgeta

AUDITAT

OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENŢIERE A PREZENŢEI,


10Baciu Otilia

AUDITAT

3.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Baciu Otilia SAI

ETAPELE MISIUNII




ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR, RECUPERĂRILOR

3.4. Colectarea dovezilor 4 Căderea Georgeta AUDITAT3.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

2Căderea Georgeta

AUDITAT

OBIECTIVUL 4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI


8Baciu Otilia

AUDITAT

4.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Baciu Otilia SAI4.4. Colectarea dovezilor 4 Bilauca Nelia AUDITAT4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 Bilauca Nelia AUDITAT

OBIECTIVUL 5. PREGĂTIREA PROFE-SIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI


8Baciu Otilia

AUDITAT

5.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia SAI5.4. Colectarea dovezilor 16 Bilauca Nelia AUDITAT5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Bilauca Nelia

AUDITAT

OBIECTIVUL 6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE


8Baciu Otilia AUDITAT

SAI6.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT6.4. Colectarea dovezilor 8 Bilauca Nelia AUDITAT6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Bilauca Nelia

AUDITATSAI

OBIECTIVUL 7. GESTIONAREA CARNETELOR DE



SAI7.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI

ETAPELE MISIUNII




MUNCĂ 7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT7.4. Colectarea dovezilor 8 Căderea Georgeta AUDITAT7.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 Căderea GeorgetaAUDITAT

SAI

OBIECTIVUL 8. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE



SAI8.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI

8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 16 Baciu Otilia AUDITAT8.4. Colectarea dovezilor 8 Căderea Georgeta AUDITAT

8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Căderea Georgeta

AUDITATSAI

OBIECTIVUL 9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR



SAI9.2. Discutarea constatărilor cu şeful de serviciu 2 Baciu Otilia SAI9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Baciu Otilia AUDITAT9.4. Colectarea dovezilor 8 Căderea Georgeta AUDITAT9.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conţinutului şi al formei şi întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8Căderea Georgeta

AUDITATSAI

13. Planificarea şi organizarea Şedinţei de închidere 16 Bilauca Nelia AUDITAT14. Discutarea constatărilor cu structura auditată 8 Baciu Otilia AUDITAT15. Concluzii 8 Baciu Otilia SAI

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 8416. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 32 Baciu Otilia SAI17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern 8 Bilauca Nelia SAI18. Obţinerea aprobării proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern

8Baciu Otilia SAI

ETAPELE MISIUNII




19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat şi solicitarea răspunsului asupra conţinutului în 15 zile

2 Bilauca NeliaSAI

20. Planificarea şi organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul

8 Bilauca NeliaAUDITAT

21. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punctul de vedere al auditatului

8 Baciu OtiliaSAI

22. Finalizarea Raportului de audit intern 8 Baciu Otilia SAI23. Obţinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituţiei

8Căderea Georgeta SAI

24. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat 2 Căderea Georgeta AUDITATIV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR 4

25. Iniţierea procesului de urmărire 4 Baciu Otilia SAI

Procedura - P06: Elaborarea programului de audit internServiciul Audit Public Intern

PROGRAMUL INTERVENŢIEI LA FAŢA LOCULUI




Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr.

crt.OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul

Durata

(h)Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori


- Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile în teritoriu

DRU 8 T 1 LV 1 Baciu Otilia

2. Statul de funcţii prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor;

- Analiza respectării modului de organizare al concursurilor;

- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004, reprezentând 100%

DRU 4 T 2 LV 2Căderea Georgeta



5. Susţinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise

DRU 2 T 3 LV 3 Bilauca Nelia

- Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu

- Eşantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004


7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire

- Eşantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidaţilor admişi în anul 2004

DRU 2 T 4 LV 4 Baciu Otilia8. Comunicarea deciziei de numire

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Chestionarea managementului - CCI DRU 2

Bilauca Nelia

10. Salariul de bază - Verificarea stabilirii drepturilor salariale înscrise în carnetul de muncă, dosarele profesionale şi statele de plată

- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidaţi admişi în anul 2004






15. Salariul de merit - Verificarea legalităţii acordării salariului de merit

- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidaţi admişi în

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori

anul 2004

16. Sistemul de premiere - Verificarea şi analiza dosarelor profesionale

- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidaţi admişi în anul 2004

17. Decizia de modificare a drepturilor salariale - Analiza diminuărilor salariale

- Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuărilor salariale ca urmare a sancţiunilor

- Eşantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariaţi sancţionaţi în anul 2004

DRU 2 T 6 LV 6

Căderea Georgeta



- Verificarea aprobării efectuării muncii peste programul normal de lucru- Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului prestat peste programul normal de lucru- Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru- Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile aprilie şi decembrie pentru 4 direcţii din cele 10 ale entităţii, respectiv 40%

DRU 2 T 7 LV 7 Baciu Otilia20. Evidenţa timpului lucrat peste programul

normal de lucru şi recuperarea acestuia

Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

Nr.


Durata (h)

Nr. testLista verificare

Auditori


- Examinarea procedurilor scrise privind completarea şi transmiterea foilor de prezenţă colectivă

DRU 1 - -Bilauca Nelia

22. Utilizarea foilor colective de prezenţă - Eşantionul va fi constituit din informaţiile pe lunile aprilie şi decembrie pentru 4 direcţii din cele 10 ale entităţii, respectiv 40%- Verificarea modului de evidenţiere al prezenţei în foile colective DRU 8 T 8 LV 8

Baciu Otilia

23. Evidenţa concediilor de odihnă - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de odihnă

24. Evidenţa concediilor medicale - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor medicale

25. Evidenţa concediilor de studii - Verificarea modului de evidenţiere al concediilor de studii

DRU 1 Căderea Georgeta

Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Nr.

Crt.OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul

Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii

- Analiza concordanţei documentelor (programe, decizii, dispoziţii) cu atribuţiile din fişele posturilor

- Eşntionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate

DRU 8 T 9 LV 9 Bilauca Nelia

Obiectivul V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor

- Verificarea fundamentării planurilor profesionale de pregătire

- Interviu adresat şefului Serviciului RU

DRU8 T 10 LV 10 Baciu Otilia

Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Verificarea conţinutului dosarelor profesionale

- Eşantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul dosarelor profesionale

DRU 8 T 11 LV 11Căderea Georgeta


Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

Nr.


Durata (h)


Auditori


- Verificarea procedurilor scrise pentru completarea carnetelor de muncă

SAPI 2

T 12 LV 12 Baciu Otilia

31. Actualizarea carnetelor de muncă - Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în carnetele de muncă

- Verificarea certificării carnetelor de muncă

- Verificarea actualizării sistematice a carnetelor de muncă

- Eşantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul carnetelor de muncă

- Interviu adresat persoanelor care operează în carnetele de muncă

DRU 8

Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic- Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic- Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor- Verificarea existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse în sistemul informatic- Eşantionul va fi constituit din informaţiile privind 3 salariaţi din cadrul compartimentului- Interviu adresat persoanelor responsa-bile cu operarea şi controlul operaţiunilor de gestiune a resurselor umane

DRU 8 T 13 LV 13

Căderea Georgeta




- Verificarea fişelor de post şi deciziile de numire ale personalului responsabil cu utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

DRU 2 - -

Bilauca Nelia


- Analiza documentelor privind programele de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

DRU 2 - -

Baciu Otilia


- Examinarea procedurilor privind întreţinerea programelor informatice

SAPI 2 - -Baciu Otilia


Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori


- Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic

- Inspecţia fizică pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune)

- Intervievarea privind examinarea manu-alului de utilizare şi dotarea sistemului cu echipamente auxiliare, adresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic

DRU 4 T 14 LV 14

Baciu Otilia


Analiza sistemului de instruire şi informare sistematică asupra modifi-cărilor operate în sistemul informatic

DRU 2 - -Bilauca Nelia


- Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea securităţii bazelor de date- Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic- Observarea fizică a sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor în sistem sau a





Nr.


Durata (h)

Nr. testLista

verificareAuditori

transmiterilor neautorizate ale bazelor de date- Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall- Eşantionul se va constitui din administrator şi utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au în dotare 5 calculatoare- Intervievarea salariaţilor din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic


Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr.


Durata (h)


Auditori

44. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

- Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare

- Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor

DRU 4 T 16 LV 16 Baciu Otilia45. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor


Auditorii, Supervizorul,Baciu Otilia / Căderea Georgeta / Bilauca Nelia Ionescu Mircea

Procedura – P07: Şedinţa de deschidere


MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE



Avizat: Ionescu Dumitru Data: 27.03.2005A. Lista participanţilor

Numele FuncţiaDirecţia/Serviciul

Nr. telefon

E-mail Semnătura

Ionescu Dumitru Auditor Şef SAPI

Baciu Otilia – Mariana Auditor SAPI

Bilauca Nelia-Roxana Auditor SAPICăderea Georgeta Auditor SAPI

Dana Sârbu DirectorDirecţia Resurse

Umane

Voinescu Lucica InspectorDirecţia Resurse

Umane

Barbu Vasile InspectorDirecţia Resurse

Umane

Stroescu Tudora InspectorDirecţia Resurse

Umane

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de deschidere s-a procedat la:

- Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;- Prezentarea funcţiei de audit intern de către şeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaţia auditului intern;- Prezentarea Programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuţiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanţii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:

- Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;- Complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului

pentru atragerea personalului specializat;- Fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;De asemenea, s-au stabilit:- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuării de

teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor şi timpul necesar

pentru realizarea acestor proceduri;- condiţiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit

(spaţiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul misiunii,

informarea sistematică asupra constatărilor;- data şedinţei de închidere, inclusiv a participanţilor;- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum şi cui va fi distribuit).

Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncţionalităţi constatate, vor fi discutate şi analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acţiune şi a calendarului implementării şi persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori, Auditaţi,

Procedura – P08: Colectarea dovezilor


CHESTIONAR DE CONTROL INTERN


Căderea Georgeta Bilauca NeliaAvizat: Ionescu Mircea Data: 27.03.2005

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.

ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1-17

Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice: 1- obiectivele nou preluate au influenţat fundamentarea

planului?X

- obiectivele transferate au influenţat fundamentarea planului?

X

- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi de perspectiva ale entităţii?

X

- există o fundamentare detaliată a planului? X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.

XFundamentarea

proiectului- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X

Atribuţiile postului; ROF

- planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate?

X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar.X

Nu există lista activităţilor

- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de

verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), care nu respectă în

-


totalitateprevederile legale şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- se realizează operaţiuni de control intern prin proceduri?

XNu se elaborează

check-list-uri- examinarea procedurilor:

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru X- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi.

XNu există proceduri

Organizarea concursurilor 2-9- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X

- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea concursurilor?

XExistă, dar nu

sunt formalizate- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea

sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului:

X

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;

X

- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului;- există proceduri?/ (nu există proceduri?)- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi

pregătirea profesională necesare postului?X

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele

procesului de recrutare?X

- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat X Statul de funcţii


după ultimul concurs- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilorSusţinerea concursurilor 10-15

- există un sistem privind susţinerea concursurilor?X

Există, dar nu sunt formalizate


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XDeciziile de numire 16-17

- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi comunicarea deciziilor de numire?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X- există stabilită persoană responsabilă? X- respectaţi principiul dublei semnături? X- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţiObiectivul II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

18-32

Stabilirea elementelor de natura salarială 18-26- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de

natură salarială?X

Există dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi

actualizarea procedurilor?X


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea

profesională necesare postului?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postuluiModificarea drepturilor salariale 27-28

- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind modificarea şi comunicarea drepturilor salariale?

XExistă, dar nu este

formalizat- există stabilită persoana responsabilă? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea


- există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XSalarizarea muncii peste programul normal de lucru 29-32

- exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste programul normal de lucru?

XExistă dar nu este

formalizat


- se ţine un registru special? X- aveţi stabilit un responsabil pentru analiza şi aprobarea

fundamentării timpului lucrat peste programul normal de lucru?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- aveţi stabilit un responsabil privind aprobarea efectuării muncii

peste programul normal de lucru?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea



X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XObiectivul III.

EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR ŞI RECUPERĂRILOR

33-37

- există un sistem general de norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor?

XExistă, dar nu este

formalizat

- dacă da, vă rugăm ni-l furnizaţi? X- aveţi un responsabil pentru supravegherea şi actualizarea acestui

sistem?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului- există personal responsabil pentru completarea foilor colective de

prezenţă şi pentru evidenţa concediilor de odihnă, concediilor medicale şi a concediilor de studii?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele posturilor respective.

X


X X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X XObiectivul IV.

EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI38-39

- există o procedură scrisă şi formalizată?X

Există, dar nu este formalizată

- dacă da, vă rugăm sa ne furnizaţi un exemplar. X- este asigurată concordanţa între obiectivele entităţii şi capacitatea

profesională a personalului?X

- există un responsabil cu îmbunătăţirea/actualizarea acesteia? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa

postului.X

- există planuri de acţiune pentru realizarea concordanţei? X- dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Plan de acţiune- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul V.

PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A

40-43


PERSONALULUI

- există proceduri scrise şi formalizate?X


- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- modificarea politicilor/obiectivelor au influenţat fundamentarea

planurilor de pregătire profesională?X

- planurile individuale sunt adaptate la cerinţele de pregătire profesională ale fiecărui salariat?

X

- există o fundamentare detaliată a planurilor? X- aveţi persoane responsabile cu elaborarea planurilor

strategice şi anuale de pregătire profesională?X

- există persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de pregătire profesională?

X

- aveţi persoane responsabile cu realizarea programelor de pregătire profesională? X

- vă rugăm să ne prezentaţi atribuţiile specifice acestor funcţii. X Fişa postului- există un sistem de indicatori de performanţă privind

pregătirea profesională?X

- dacă da, vă rugam sa ne furnizaţi sistemul de indicatori. X- există persoana responsabila cu urmărirea realizării

indicatorilor de performanţă?X

- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa postului.

X


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista de activităţi

Obiectivul VI.

GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

44-47

- există norme pentru gestionarea dosarelor profesionale? X- aveţi stabilit responsabil cu gestionarea şi actualizarea dosarelor

profesionale?X


X Fişa postului

- sunt nominalizate persoanele care au acces la dosarele profesionale?

X

- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale.

XLista persoanelor

care au acces- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- există proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu

sunt formalizate- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

Obiectivul VII.48-51


GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

- există un sistem pentru gestionarea carnetelor de muncă? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi competenţele necesare. X- aveţi personal responsabil? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişa

postului.X Fişa postului

- sunt nominalizate persoanele care au acces la carnetele de muncă?

X

- dacă da, vă rugăm să ne prezentaţi situaţia cu persoanele care au acces.

X Listă persoane


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- există proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu


Obiectivul VIII.

FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

52-64

Evaluarea sistemului informatic 52-58- subsistemul informatic al gestiunii resurselor umane este integrat

în sistemul informatic general?X

- vă rugăm să ne prezentaţi cerinţele utilizatorilor? X- asigură prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte? X- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le

deţină personalul de specialitate.X

- personalul responsabil are experienţa necesară? X- există pregătire profesională continuă pentru personalul de

specialitate?X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi programele de pregătire aprobate.

XPrograme pregătire


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate pentru utilizarea

subsistemului informatic al gestiunii resurselor umane?X


- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. XSiguranţa in exploatare a sistemului informatic 59-60

- sistemul informatic este dotat cu echipamente de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric?

X

- există personal responsabil pentru această activitate? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanelor şi fişele

posturilor.X Listă persoane

- vă rugăm, să ne prezentaţi competenţele pe care trebuie să le deţină personalul de specialitate.

X


- personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională continuă?

X


XPrograme pregătire


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate?

XManual de instrucţiuni neactualizat

- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. XSecuritatea bazelor de date 61-64

- există un sistem pentru prevenirea şi detectarea accesărilor şi modificărilor neautorizate în sistem?

X

- aveţi personal responsabil de specialitate? X- dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi numele persoanei şi fişa

postului.X Fişa postului

- personalul responsabil beneficiază de pregătirea profesională continuă?

X


X

- utilizaţi programe antivirus, antispyware şi firewall? X- aceste programe sunt actualizate sistematic? X- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate?

XExistă, dar nu


Obiectivul IX.

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

65-68

- aveţi un sistem privind organizarea arhivării documentelor? X- există persoană desemnată pentru activitatea de arhivare a

dosarelor aferente activităţii de gestiune a resurselor umane?X


X Fişa postului

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- vă rugăm să ne furnizaţi atribuţiile postului. X- spaţiul destinat arhivării documentelor corespunde cerinţelor? X- completaţi lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/

subobiectivului?X

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind arhivarea

documentelor?X


- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (Obiect auditabil 1 - LC)

Obiectauditabil 1

(TD)1.1. Examinarea procedurilor privind

fundamentarea şi elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin

procedură a activităţilor necesare fundamentării şi elaborării planului:a) aprobarea de către persoanele

competente;- -

b) stabilirea modelelor de formulare necesare fundamentării;

- -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor specifice activităţilor;

- -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -

f) solicitarea motivaţiilor pentru faptul că nu se scot la concurs toate posturile vacante;

- -

g) justificarea numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor de formare specializată;

- -

h) cuprinderea modalităţilor de actualizare a Panului de ocupare a funcţiilor publice urmare a atribuirii de obiective noi sau de transfer al altor obiective;

- -

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului de fundamentare şi elaborare;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pe nivele de

execuţie, respectiv în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de

- -

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

formulare şi informaţiilor acestora, algoritmi de prelucrare ş.a.

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor cuprinse în fişele

posturilor cu cele din procedură şi evaluarea completitudinii preluării acestora

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către responsabilii cu realizarea activităţii

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constatată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?

- -

1.5. Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:

X Test nr. 1

a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, termene ş.a.;

X

Lista de control

b) concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;

X

c) existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante

X

d) existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.

X

1.6. Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate

X

1.7. Verificarea aprobării Planului de către conducere

- -

1.8. Existenţa listelor de verificare prin care să se poată constata elementele verificate de către persoanele care au avizat/aprobat planul

- -

1.9. Verificarea transmiterii Agenţiei Naţionale a Funcţionarilor Publici a Planului de ocupare a funcţiilor publice

- -

1.10. Analiza modalităţii de arhivare - -

Data: 01.04.2005

Auditor intern,

Baciu Otilia – Mariana

Procedura P08: Colectarea dovezilorServiciul Audit Public Intern

TEST NR. 1

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testuluiFundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Obiectivele testuluiAnaliza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice

transmise de structurile subordonate entităţii

Descrierea testului

Eşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică, din totalul celor 40 de direcţii şi a municipiului Bucureşti, (ex.: dintre Alba, Arad, Argeş s-a selectat Alba), astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a adăugat centrala entităţii publice.

Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:

Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare,

conţinutul acestora, termene ş.a.;- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare

specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate. Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizate

Pentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate.

ConstatăriDin analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de

fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie conform cadrului legal.

Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.

Data: 01.04.2005

Auditor intern, Supervizor,Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

Procedura - P08: Colectarea dovezilorServiciul Audit Public Intern

FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR.1


Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

PROBLEMA

Nestabilirea numărului funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.

CONSTATARE

Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 s-a constatat că nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, conform cadrului legal prevăzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, art. 1 şi Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) şi art. 21 alin. (1) lit. b).

CAUZE

- Lipsa unei colaborări între minister şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice;

- Inexistenţa unor proceduri de lucru privind planificarea strategică a ocupării funcţiilor publice între instituţiile şi autorităţile administraţiei publice centrale;

- Nerespectarea cadrului legislativ şi normativ în legătură cu rezervarea de posturi pentru absolvenţii programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate;

CONSECINŢE

- Imposibilitatea angajării absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, datorită faptului că nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ şi normativ;

- Fundamentarea nesatisfăcătoare a Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului.

RECOMANDĂRI

- Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia;

- Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor;- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu

Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Baciu Otilia – Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 2Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.1. Organizarea concursurilor

(Obiecte auditabile 2-9 - LC)Obiecte auditabile 2-4 (TD)

1.1. Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin

procedură a activităţilor necesare organizării concursurilor:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

b) stabilirea modelelor de formulare specifice;

- -

c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor;

- -

d) oferirea unor exemple în acest sens; - -

e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor candidaţilor;

- -

f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor;

- -

g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor;

- -

h) cuprinderea modului de comunicare a - -

Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.rezultatului analizei contestaţiilor;i) existenţa componentei de actualizare a procedurii;

- -

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru

comisia de organizare a concursurilor, respectiv verificarea statului de funcţii, constituirea comisiilor, publicarea anunţului de concurs, constituirea dosarelor candidaţilor, întocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor şi soluţionarea contestaţiilor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu

cele cuprinse în fişele posturilor- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea concursurilor

- -



b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -


- -

1.5. Verificarea existenţei documentelor obligatorii:

a) copia actului de identitate - -

b) formularul de înscriere - -

c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări

- -

d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate

- -

e) cazierul judiciar - -

f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate

- -

g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale individuale sau, după caz,

- -

Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.recomandarea de la ultimul loc de muncăh) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să ateste că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică

- -

i) completarea formularului de înscriere - -

1.6.Verificarea legalizării sau certificării

copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct 1.5.

X

- Test nr. 2- Liste de control- Centralizatorul privind modul de organizare al concursurilor

1.7. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:

X Test nr. 2

a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X

- Liste de control- Centralizatorul privind modul de organizare al concursurilor

b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor;

X

c)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;

X

d) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de zile înaintea desfăşurării concursurilor;

X

e)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;

X

f) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X1.8. Examinarea Procesului verbal de selecţie

a dosarelor în care au fost verificate:X

a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare

X

b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile lucrătoare;

X

c) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate;

X

d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele cuprinse în Procesul verbal;

-

e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în Procesul verbal de selecţie a dosarelor.

- -

1.9. Verificarea contestaţiilor: - - Nua) depunerea în termen de 24 de ore de la afişarea listei;

- -

Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.b) examinarea contestaţiilor; - -

c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul instituţiei.

- -

1.10. Analiza modalităţilor de arhivare - -

Data: 01.04.2005

Auditor intern,

Bilauca Nelia


TEST NR. 2


Obiectul testului:Modul de organizare al concursurilor

Obiectivele testului:Examinarea dosarelor candidaţilor

Descrierea testului:În anul 2004, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice. Eşantionul a fost

constituit din dosarele candidaţilor care au fost declaraţi admişi, la cele 6 concursuri, considerându-se ca fiind un număr redus de dosare pentru o entitate.

Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. şi 1.8. prin care s-a urmărit:

Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct. 1.5.;

Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:- existenţei posturilor în statul de funcţii;

- solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor;- emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;- publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de zile înaintea

desfăşurării concursurilor;- depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;- îndeplinirii condiţiilor de vechime.

Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:- verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;- verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile

lucrătoare;- verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate.

Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care ulterior au fost preluate într-un centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse verificării, iar pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să existe în dosare, prezentate în anexă.

Constatări Din verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al

concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente depuse care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.

ConcluziiÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Bilauca Nelia Ionescu Mircea


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI NR. 2



PROBLEMA

Existenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele candidaţilor la ocuparea funcţiilor publice

CONSTATARE

Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţii trebuie să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici sau copii însoţite de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.

CAUZE

- Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a funcţiilor publice;

- Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;

- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea organizării concursurilor.

CONSECINŢE

- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile prevăzute de lege;

- Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile din dosarul de concurs şi documentele originale;

- Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar al celorlalţi funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile vacante.

RECOMANDĂRI

- Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi responsabilităţile personale.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Căderea Georgeta Ionescu Mircea



Nr. crt.


1. Susţinerea concursurilor(Obiecte auditabile 10-16 - LC)

Obiecte auditabile 5-6 (TD)

1.1. Examinarea procedurii privind susţinerea concursurilor1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a

activităţilor aferente susţinerii concursurilor:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -


- -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -


f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -

g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -

h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaţiilor;

- -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie - -

Nr. crt.


ale procesului;1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare

a concursurilor, respectiv în fazele de susţinere a probei scrise, a probei orale, notarea probelor, anunţarea rezultatelor şi soluţionarea eventualelor contestaţii în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor

- -


a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Analiza susţinerii probelor scrise:X

TEST NR. 3

a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concur

X

Liste de control nr. 1 – 6

Centralizatorul privind susţinerea probelor scrise

b) stabilirea a două variante a câte trei subiecte Xc) pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test grilă

X

d) seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs

X

e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei Xf) lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU

X

g) lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus

X

h) asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor Xi) candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special

X

j) semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei

X

1.6. Analiza susţinerii probelor interviu: TEST NR. 3a) proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

XListe de control nr. 7 – 12

Centralizatorul privind

b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;

X

c) consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în X

Nr. crt.


anexa la Procesul verbal;

susţinerea probelor interviu

d) întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;

X

e) stabilirea planului interviului; Xf) semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.

X

1.7. Analiza rezultatelor concursurilor - examinarea proceselor verbale întocmite - -- analiza baremurilor şi notelor acordate două probe - -- verificarea candidaţilor admişi privind obţinerea la

punctajul final a cel puţin 100 de puncte şi minim 50 de puncte la fiecare probă

- -

1.8. Garantarea anunţării rezultatelor în maximum 3 zile de la data susţinerii probelor

- -

1.9. Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor formulate - -1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: 01.04.2005Auditor intern,

Căderea Georgeta


TEST NR.3

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004

Obiectul testuluiModul de susţinere a concursurilor

Obiectivele testului Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei scrise Examinarea Proceselor verbale privind susţinerea probei interviu

Descrierea testuluiÎn anul 2004 fiind organizate un număr de mic de concursuri, respectiv 6, eşantionul pentru

testare a fost constituit, în mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri.Pentru efectuarea testării s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite în

Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., verificându-se următoarele: Analiza susţinerii probelor scrise:- stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;- stabilirea a două variante a câte trei subiecte;

- pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test grilă;

- seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs;- plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei;- lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU;- lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus;- asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor;- candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special;- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei. Analiza susţinerii probelor interviu:- proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei

scrise;- stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;- consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal;- întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului;- stabilirea planului interviului;- semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei.

Testarea s-a materializat în elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scrisă şi nr. 7-12 pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat şi sunt prezentate în anexe.

Constatări

Din analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise, prezentat în Anexa nr. 1, s-a constatat că la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcţia Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a lipsit din motive medicale şi nu a existat un membru supleant care să îl poată înlocui în comisia de concurs.

Analiza Centralizatorului privind susţinerea probelor interviu, prezentate în Anexa nr. 2, ne-a permis să constatăm că toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ în vigoare.

Concluzii

În baza testului şi a Centralizatorului privind susţinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Căderea Georgeta Ionescu Mircea


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 3



PROBLEMA

Modul de constituire a comisiilor de concurs şi a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor prin act administrativ al conducătorului autorităţii sau al instituţiei publice organizatoare a concursului.

CONSTATARE

Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri decât cel prevăzut prin H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi aprobat prin ordin al ministrului şi acceptarea unor soluţii neprocedurale.

Pentru ocuparea concursului de consilier superior în cadrul Direcţiei Generală Buget, Contabilitate şi Financiar s-a constituit comisia de concurs şi comisia de soluţionare a contestaţiilor, prin ordin al ministrului, în conformitate cu legislaţia şi actele normative în vigoare privind organizarea concursurilor.

La data desfăşurării concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut să participe din motive medicale.

Datorită inexistenţei unei proceduri, s-a optat pentru o soluţie de compromis, dar neprocedurală, prin solicitarea acordului verbal al candidaţilor de a se desfăşura concursul cu comisia incompletă formată din patru membri, din cei cinci desemnaţi prin ordinul ministrului.

CAUZE

- Legislaţia în vigoare nu prevede posibilitatea înlocuirii unui membru din comisiile de concurs şi nici nu oferă o soluţie în această situaţie

- Inexistenţa unei proceduri interne privind organizarea şi desfăşurarea concursurilor, care să prevadă situaţiile care pot impieta buna desfăşurare a acestor concursuri, respectiv existenţa unor membri supleanţi pentru cazuri deosebite.

CONSECINŢE

- Există posibilitatea contestării concursurilor datorită adoptării unor soluţii neprocedurale şi reluării procedurii.

RECOMANDĂRI

- Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 4Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Deciziile de numire

(Obiecte auditabile 17-18 - LC)Obiecte

auditabile 7-8 (TD)

1.1. Examinarea procedurii privind întocmirea şi comunicarea deciziilor:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin

procedură a activităţilor aferente întocmirii şi comunicării deciziilor de numire:

- -

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

b) stabilirea modelelor de decizie de numire;

- -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

d) precizarea modalităţilor de completare a deciziei de numire;

- -


f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de numire;

- -

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.g) cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor de numire.

- -

h) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

- -


- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor privind

întocmirea şi comunicarea deciziilor de numire, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu

fişele posturilor- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor

- -




- -


- -

1.5. Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale candidaţilor admişi în urma concursului:1.5.1. Decizia de numire are formă scrisă şi

conţine:X

Test nr. 4

a) denumirea funcţiei de încadrare X

- Liste de control

- Centralizator privind emiterea deciziilor de numire

b) temeiul legal al numirii X -

c) numele funcţionarului public X -

d) data de la care urmează să exercite funcţia publică

X -

e) drepturile salariale X -

f) locul de desfăşurare a activităţii X -

g) semnătura ordonatorului de credite X -

h) ştampila instituţiei X -1.5.2. Confirmarea semnăturii salariatului pentru

primirea deciziei de numire- -

1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei fişei postului, anexă la

- -

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.decizia de numire

1.6. Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data la care candidatul a fost declarat admis

--

1.7. Analiza modalităţilor de arhivare - -

Data: 01.04.2005

Auditor intern,Baciu Otilia – Mariana


TEST NR. 4


Obiectul testuluiEmiterea deciziei de numire

Obiectivele testuluiVerificarea respectării conformităţii actelor administrative (deciziilor) de numire

Descrierea testuluiEşantionul a fost constituit din deciziile de numire ale candidaţilor admişi în anul 2004, în mod

exhaustiv, ale celor 6 concursuri organizate pentru ocuparea unei funcţii publice.Pentru efectuarea testării deciziilor de numire, pentru personalul nou angajat, pe baza Listei de

verificare nr. 4, poz. 1.5.1. s-a analizat existenţa elementelor pe care trebuie să le conţină acestea şi anume:

-denumirea funcţiei publice;

-temeiul legal al numirii;-numele funcţionarului public;-data de la care urmează să exercite funcţia publică;-drepturile salariale;-locul de desfăşurare a activităţii;-semnătura ordonatorului de credite;-ştampila entităţii publice.

Testarea s-a concretizat în elaborarea listelor de control pentru fiecare decizie de numire, care ulterior au fost preluate într-un centralizator, prezentat în anexă.

ConstatăriDin analiza Centralizatorului privind emiterea deciziilor de numire a rezultat că decizia de

numire a dl. Constantinescu Ion a fost neconformă cu realitatea în sensul că denumirea funcţiei publice a fost completată cu o încadrare necorespunzătoare, respectiv consilier superior la DADR, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis, în baza Procesului verbal al comisiei de concurs.

Concluzii În baza acestui test se va întocmi FIAP-ul nr. 4.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Bilauca Nelia - Roxana Ionescu Mircea





PROBLEMA

Emiterea deciziilor de numire

CONSTATARE

Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2004, conform testelor anexe la Lista de verificare nr. 4, s-a constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3 pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs.

CAUZE

- Întocmirea Deciziei de numire de către un salariat care nu are atribuţii şi responsabilităţi în acest domeniu, respectiv cunoştinţele necesare respectării prevederilor legale în materie;

- Motivaţia directorului DRU a fost absenţa persoanei cu atribuţii şi competenţe în acest sens, cât şi de lipsa personalului şi a timpului necesar pregătirii acestuia.

- Inexistenţa unei proceduri, scrise şi formalizate privind modul de emitere al deciziilor de numire.

CONSECINŢE

- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice;- Perturbarea activităţii prin anularea deciziei de numire, refacerea acesteia în conformitate cu

prevederile legislative şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.

RECOMANDĂRI

- Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;

- Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia;

- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 5Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt.


1. Stabilirea elementelor de natură salarială (Obiecte auditabile 19-27 - LC)


1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor

aferente stabilirii elementelor de natură salarială:- -

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -


- -

d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -


f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale - -

Nr. crt.


procesului;1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor

salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5

a) salariului de bază X - Liste de control- Centralizator privind sabilirea elementelor de natură salarială

b) indemnizaţiei de conducere X

c) sporului pentru complexitatea în muncă X

d) sporului de vechime în muncă X

e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte X

f) salariului de merit X

g) sistemului de premiere X1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -

Data: 01.04.2005 Auditor intern,Căderea Georgeta


TEST NR. 5


Obiectul testuluiStabilirea elementelor de natură salarială

Obiectivele testuluiExaminarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale

Descrierea testuluiEşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi în anul 2004.

Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 după cum urmează:

- salariul de bază;- indemnizaţia de conducere;- sporul pentru complexitate în muncă;- sporul de vechime în muncă;- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;- salariul de merit.

În acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din deciziile de numire.

Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă salarială, prezentate în anexă.

ConstatăriDin testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform

Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat acordarea eronată a salariului de bază pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specifică faptul că salariul de bază pentru funcţia publică de execuţie de grad profesional "superior", clasa I, … este cel prevăzut pentru funcţia publică de execuţie de categoria A, …, clasa I, gradul 3.

Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.

Concluzii În baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea





PROBLEMA

Modalitatea de stabilire a salariilor de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie.

CONSTATARE

Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare.

Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire ale candidaţilor declaraţi admişi în urma organizării concursurilor în anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilirea eronată a salariului de bază al dl. Constantinescu Ion, urmare a încadrării necorespunzătoare pe funcţie. În conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu cele prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.

CAUZE- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite

prin decizia de numire cu cele prevăzute de cadrul normativ.

CONSECINŢE

- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;- Inexistenţa unor proceduri adecvate.

RECOMANDĂRI

- Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea periodică a acestuia;

- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;

- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementarea activităţilor de control şi a responsabilităţilor ce se impun, pentru realizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.




Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Modificarea drepturilor salariale

(Obiecte auditabile 28-29 - LC)Obiectauditabil 17-18 (TD)

1.1. Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură

a activităţilor aferente fundamentării şi comunicării modificărilor drepturilor salariale:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale;

- -

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale;

- -


f) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

- -


- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind

fundamentarea şi comunicarea modificărilor drepturilor salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Punerea de acord atribuţiilor din procedură cu


1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi comunicarea modificărilor drepturilor salariale

- -




- -


- -

1.5. Examinarea datei ultimei actualizări a drepturilor salariale

- -

1.6. Recalcularea majorărilor salariale, urmare a creşterii vechimii în muncă

- -

1.7. Analiza creşterilor/diminuărilor salariale, urmare a evaluărilor anuale

- -

1.8. Analiza diminuărilor salariale, urmare a aplicării sancţiunilor:

XTest nr. 6

a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul entităţii publice;

X- Liste de control - Centralizator privind diminuarea drepurilor salariale

b) existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplină. X

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1.9. Verificarea existenţei concordanţei atribuţiilor

din fişele posturilor cu cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională

- -

1.10. Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuării drepturilor salariale

X- Liste de control - Centralizator privind diminuarea drepurilor salariale

1.11. Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor

X

1.12. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: 01.04.2005

Auditor intern,

Bilauca Nelia – Roxana


TEST NR. 6



Obiectul testuluiModificarea drepturilor salariale

Obiectivele testuluiOperarea modificărilor drepturilor salariale

Descrierea testuluiEşantionul supus testării se va constitui integral din cele 7 cazuri de diminuări salariale care s-

au înregistrat în anul 2004.Verificarea va consta în examinarea operării modificărilor salariale ca urmare a sancţionării

abaterilor de la regulamente în baza de date electronică în dosarele profesionale şi în carnetele de muncă ale salariaţilor.

Pentru fiecare salariat sancţionat disciplinar s-a întocmit o listă de control pe baza elementelor prevăzute în Lista de verificare nr. 6, poz. 1.8, 1.10 şi 1.11, după cum urmează:

- modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul instituţiei publice;- existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a drepturilor salariale la

propunerea comisiei de disciplină;- diminuarea drepturilor salariale a fost operată în carnetul de muncă;- diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor.

Listele de control au fost preluate în Centralizatorul privind diminuarea drepturilor salariale urmare a aplicării sancţiunilor disciplinare, prezentate în anexă.

ConstatăriDin analiză s-a constatat că, într-un singur caz, respectiv cel al doamnei Dănescu Laura,

sancţiunea de 5%, aplicată la salariul de bază, a fost operată în baza de date electronică şi reţinută din drepturile salariale, dar nu a fost operată şi în carnetul de muncă.

Concluzii În baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 6.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor,Bilauca Roxana - Nelia Ionescu Mircea





PROBLEMA

Neînregistrarea modificărilor drepturilor salariale în carnetul de muncă

CONSTATAREA

Din analiza personalului care a fost sancţionat, în anul 2004, respectiv 7 salariaţi, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.

CAUZE

- Nerespectarea atribuţiilor de serviciu prevăzute în fişa postului de către persoana autorizată cu operarea în carnetele de muncă;

CONSECINŢE

- Reflectarea nereală a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special în situaţia unui transfer.

RECOMANDĂRI

- Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2003 pentru a se depista dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor;

- Implementarea unui nivel de control intern ierarhic suplimentar.




Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.1. Salarizarea muncii peste programul

normal de lucruObiecte auditabile

Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.(Obiecte auditabile 30-33 - LC) 19-20 (TD)

1.1. Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul normal de lucru:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin

procedură a activităţilor aferente fundamentării şi evidenţierii muncii prestate peste programul normal de lucru:a) aprobarea procedurii de către

persoanele competente;- -

b) stabilirea modalităţii de evidenţiere a muncii peste programul normal de lucru;

- -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

d) precizarea modalităţii recuperării în bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru;

- -

e) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program;

- -

f) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce va fi recuperat;

- -

g) oferirea unor exemple în acest sens. - -h) existenţa componentei de actualizare a

procedurii.- -


- -


fundamentarea şi evidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu


1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru

- -



Nr. crt. Activitatea de audit DA NU OBS.b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -


- -

1.5. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

XTest nr. 7

1.6. Existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat

XLista de control

1.7. Verificarea completării sistematice a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru

XLista de control

1.8. Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv:

X Test nr. 7

a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare în următoarele 30 de zile după efectuarea acesteia

X

b) compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă

XLista de control

c) acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază

X

1.9. Depăşirea duratei maxime legale a timpului de muncă, de 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare

- -

1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor

- -

Data: 01.04.2005 Auditor intern,

Căderea Georgeta


TEST NR. 7


Obiectul testuluiStabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului Obiectivele testuluiSalarizarea muncii peste programul normal de lucru

Descrierea testuluiEşantionul a fost constituit în mod aleator din patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a

Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Generală Buget Financiar Contabilitate (DGBFC), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.

La fiecare direcţie a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., pentru lunile aprilie şi decembrie 2004:

- aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru;- existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul

normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat;- completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate

peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat;- compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de

zile;- compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când

compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă;- acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul

de bază.

Rezultatele testării sunt prezentate în Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii anexată.

Constatări Pe baza testului efectuat s-au constatat următoarele:

- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior;- nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin

înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru;

- orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu-se posibilitatea compensării în timp echivalent în următoarele 30 de zile;

ConcluziiÎn baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 7.

Data: 01.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Căderea Georgeta Ionescu Mircea

FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 3: Evoluţia carierei personalului

La nivelul entităţii auditate există un număr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui

un eşantion de 3%, respectiv 15 dosare, procedând astfel:

- stabilim pasul de selecţie astfel 465:14 = 33;

- constituim din populaţia statistică, 465 dosare, eşantionul reprezentând un număr de 15 dosare,

prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numărul 1, rezultând o serie a dosarelor cu

numerele: 1, 34, …463;

- eşantionul astfel constituit va fi verificat integral;

- în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor, În prezenţa,

LISTA DE CONTROLprivind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru

la structurile din cadrul entităţii

Elemente testate

Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru

Completarea sistematică a Registrului special de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat

Compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de zile

Compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă

Acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază

Direcţiile testate

Aprilie 2004:

- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X

- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X

- DRU X FIAP FIAP X X X

- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X

Decembrie 2004:

- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X

- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X

- DRU X FIAP FIAP X X X

- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X


Baciu Otilia - Mariana





PROBLEMA

Inexistenţa unui sistem privind evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal şi a modului de compensare a acestora

CONSTATARI

- Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de recuperare a acestora de către salariaţii entităţii în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar, care implică utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru;

- Efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic superior, deşi în actul normativ acest lucru era stipulat în sens imperativ;

- Din documentele analizate nu a reieşit că nu ar fi fost posibilă compensarea muncii prestate peste programul normal de lucru cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, şi abia după aceea să poată fi aplicată compensarea în bani.

CAUZE

- Neutilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru;

- Lipsa personalului specializat şi existenţa unei fluctuaţii însemnate de personal;- Inexistenţa unei proceduri şi a unei documentaţii aferente evidenţei operative şi a modalităţilor de

compensare a muncii suplimentare efectuate peste program.

CONSECINŢE

Stabilirea eronată a orelor suplimentare efectuate peste program şi compensarea în timp sau în bani, fără a se urmări realizarea în timp echivalent corespunzător muncii prestate suplimentar.

RECOMANDĂRI

- Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute;

- Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate;

- Asigurarea unei pregătiri profesionale de specialitate a personalului şi evaluarea sistematică a acestuia.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Baciu Otilia – Mariana Ionescu Mircea


Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Modul de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi

concediilor(Obiecte auditabile 34-38 - LC)


1.1. Examinarea procedurii privind evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură

a activităţilor aferente fundamentării şi evidenţierii prezenţei, învoirilor şi concediilor de odihnă, medicale şi de studii:a) aprobarea procedurii de către persoanele

competente;- -

b) precizarea modalităţii de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor;

- -


- -

d) precizarea modalităţii de planificare a concediilor de odihnă;

- -

e) precizarea modalităţii de recuperare a învoirilor;

- -

f) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale în situaţia învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii;

- -

g) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce urmează a fi recuperat sau diminuarea corespunzătoare a drepturilor salariale;

- -

h) oferirea unor exemple în acest sens; - -i) existenţa componentei de actualizare a

procedurii.- -


- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind planificarea

şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele

posturilor- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă,

- -

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.medicale şi de studii


a) consideră procedura corespunzătoare?b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?

1.5. Verificarea modului de evidenţiere a prezenţei: X Test nr. 8a) utilizarea formularelor tipizate X

Lista de control

b) respectarea principiului dublei semnături Xc) datele preluate în statul de plată corespund cu

cele din foile colective de prezenţăX

1.6. Verificarea modului de evidenţiere a învoirilor:a) sistemul de evidenţă a învoirilor - -b) modul de compensare a învoirilor - -c) diminuarea corespunzătoare a salariilor - -d) aprobarea învoirilor - -

1.7. Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de odihnă:

X Test nr. 8

a) planificarea anuală a concediilor de odihnă X

Lista de control

b) concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală

X

c) existenţa justificării pentru cererile de concediu care nu concordă cu perioadele planificate (rechemare, lucrări suplimentare, lucrări nefinalizate ş.a.)

X

1.8. Verificarea modului de evidenţiere a concediilor medicale

X Test nr. 8

a) conformitatea certificatelor medicale X

Lista de control

b) corespondenţa perioadelor din certificate cu cele din foile colective de prezenţă

X

c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale

X

1.9. Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de studii

a) existenţa actului adiţional la contractul de muncă

- -

b) respectarea prevederilor contractelor individuale de muncă

- -

1.10. Compararea atribuţiilor prevăzute în fişa postului cu cerinţele funcţiei

- -



Căderea Georgeta


TEST NR. 8


Obiectul testuluiSistemul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

Obiectivele testuluiVerificarea sistemului foilor colective de prezenţă

Verificarea planificării şi efectuării concediilor de odihnă

Verificarea evidenţei concediilor medicale

Descrierea testului

Eşantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Achiziţii (DA), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.

La fiecare direcţie s-a analizat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004.

Testul pentru evaluarea sistemului de evidenţă a prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, comportă următoarele verificări:

evidenţierea prezenţei, pentru lunile februarie şi august 2004:- utilizarea formularelor tipizate;- respectarea principiului dublei semnături;- datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezenţă.

evidenţierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie şi august 2004:- existenţa planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2004;- concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală;- existenţa justificării neconcordanţei.

evidenţierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie şi august 2004:- conformitatea certificatelor medicale;- perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă;- datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.Constatări

În urma verificărilor efectuate şi analizei Listei de control privind evidenţa prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:

- neutilizarea unui sistem de evidenţiere a prezenţei personalului unitar la DPA, DA, DRU şi DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate şi diferite de la o direcţie la alta, care nu conţin rubricile prevăzute de cadrul normativ;

- inexistenţa justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă la DA şi la DGIE.


Data: 12.04.2005 Auditor intern, Supervizor,Baciu Otilia – Mriana Ionescu Mircea

LISTA DE CONTROLprivind evidenţa prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale

la DPA, DA, DRU şi DGIE

Elemente testate EVIDENŢIEREA PREZENŢEI CONCEDII DE ODIHNĂ CONCEDII MEDICALE

Structuri testate

Utilizarea formularelor tipizate

Respectarea principiuluidublei semnături

Datele preluate în statul de plată corespund cu cele din foile colective de prezenţă

Existenţa planificării anuale

Concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală

Existenţa justificării neconcordanţei

Conformitatea certificatelor medicale

Perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă

Datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale

Februarie 2004:

- DPA FIAP X X X X X X X X

- DA FIAP X X X X - X X X

- DRU X X X X X X X X X

- DGIE FIAP X X X X - X X X

August 2004:

- DPA FIAP X X X X X X X X

- DA FIAP X X X X - X X X

- DRU X X X X X X X X X

- DGIE FIAP X X X X - X X X







PROBLEMA

Inexistenţa unui sistem privind evidenţa prezenţei şi a justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului

CONSTATAREA

Din analiza efectuată s-a constatat că în cadrul entităţii publice se utilizează diferite formulare de foi colective de prezenţă, care nu conţin elementele obligatorii prevăzute de lege.

Din verificarea foilor colective de prezenţă, pentru lunile februarie şi august 2004, a rezultat utilizarea formularelor diferite de evidenţă a prezenţei la Direcţia Patrimoniu Administrativ, Direcţia Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare Europeană. Prin analiza acestora s-a demonstrat că nici unul dintre modelele privind evidenţa personalului, utilizate de direcţiile selectate, nu conţineau elementele prevăzute de cadrul normativ.

De asemenea, din testare a reieşit inexistenţa unui sistem de justificare a nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului la Direcţia Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare Europeană.

CAUZE

- Nedesemnarea persoanelor responsabile cu evidenţa prezenţei în cadrul structurilor entităţii;- Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezenţă.

CONSECINŢE

- Efectuarea unor plăţi nejustificate care de altfel ar putea fi evitate.

RECOMANDĂRI

- Desemnarea prin fişele de post a atribuţiilor persoanelor cu evidenţa prezenţei personalului;- Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi

justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni;- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru organizarea sistemului de evidenţă a

personalului şi stabilirea formularelor prevăzute de cadrul normativ.



Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Evoluţia carierei personalului

(Obiecte auditabile 39-40 - LC)Obiect auditabil 26 (TD)

1.1. Examinarea procedurii privind evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin

procedură a activităţilor aferente evaluării şi promovării în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului:a) aprobarea procedurii de către persoanele

competente;- -

b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

c) precizarea modalităţii de evaluare şi promovare în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului;

- -

d) oferirea unor exemple în acest sens; - -e) existenţa componentei de actualizare a

procedurii.- -


- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind evaluarea

şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele

posturilor- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului

- -


a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?

- -

1.5. Analiza respectării criteriilor de promovare în cadrul funcţiei publice:

a) evaluarea anuală a funcţionarilor din ultimii 2 ani;

- -

b) lipsa sancţiunilor pe ultimii 2 ani; - -c) vechimea pe funcţie; - -d) alte criterii stabilite de conducerea entităţii

publice (cursuri absolvite, specializări ş.a.)- -

1.6. Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii

X Test nr. 9

1.7. Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:

X Test nr. 9

a) existenţa fişelor de evaluare a personalului; X Lista de control

b) completarea fişelor de evaluare a personalului;

- -

c) semnarea fişelor de evaluare, atât de evaluatori, cât şi de evaluaţi;

- -

d) corespondenţa criteriilor de evaluare din fişa de evaluare cu sarcinile aferente salariatului stabilite prin fişa postului;

- -

e) existenţa fişelor postului la dosarul profesional

- -

f) completarea fişelor postului; - -

g) semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere;

X

Lista de controlh) corespondenţa sarcinilor din fişa postului

cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa structurii din care face parte salariatul;

X

i) actualizarea periodică a fişelor postului. X1.8. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -




TEST NR. 9


Obiectul testuluiEvoluţia carierei personalului

Obiectivele testuluiEvaluarea concordanţei dintre obiectivele entităţii stabilite prin ROF şi structura fişelor

de post ale personalului

Descrierea testului

Eşantionul pentru verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu activităţile cuprinse în

fişele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numărul total al dosarelor, rezultând

14 fişe ale posturilor care vor constitui elementele eşantionului supus testării, conform foii de

lucru, prezentate în anexă.

Testarea fişelor de post selectate, în număr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite

în Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. în totalitate şi 1.7. selectiv, urmărindu-se:

Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii;

Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:

- existenţa fişelor de evaluare a personalului;

- semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere;

- corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa

structurii din care face parte salariatul;

- actualizarea periodică a fişelor postului.

Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordanţa obiectivelor

entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor, prezentată în anexă.

Constatări

Din testare nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile

personalului cuprinse în fişele posturilor.

Concluzii

În acest caz nu se va elabora FIAP.

Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor,


FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 4: EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Pentru constituirea eşantionului de 3% în vederea testării dosarelor profesionale din cadrul entităţii procedurii astfel:

populaţia 465 dosare profesionale; eşantionul de 3% = 14 dosare stabilim pasul de selecţie, astfel: 465:14 = 33 eşantionul va cuprinde următoarele 14 dosare profesionale selectate din populaţia totală:

33, 66, 99, 132, 165, 198, 231, 264, 297, 330, 363, 396, 429, 462. eşantionul constituit va fi verificat integral; în urma verificării efectuate se va întocmi un test.


LISTA DE CONTROLprivind concordanţa dintre obiectivele entităţii şi structura fişelor de post

Elementele testate

Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii

Existenţa fişelor de evaluare a personalului

Semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere

Corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa structurii din care face parte salariatul

Actualizarea periodică a fişelor postuluiElementele

eşantionului

01 - 33 X X X X X

02 - 66 X X X X X

03 - 99 X X X X X

04 - 132 X X X X X

05 - 165 X X X X X

06 - 198 X X X X X

07 - 231 X X X X X

08 - 264 X X X X X

09 - 297 X X X X X

10 - 330 X X X X X

11 - 363 X X X X X

12 - 396 X X X X X

13 - 429 X X X X X

14 - 462 X X X X X




Obiectivul IV. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Pregătirea profesională continuă a

personalului (Obiecte auditabile 41-44 - LC)

Obiect auditabil 27

(TD)1.1. Examinarea procedurii privind pregătirea

profesională a personalului:1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin

procedură a activităţilor aferente pregătirii profesionale a personalului:f) aprobarea procedurii de către

persoanele competente;- -

g) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

h) precizarea modalităţii de pregătire profesională continuă a personalului;

- -

i) oferirea unor exemple în acest sens; - -j) existenţa componentei de actualizare a

procedurii.- -


- -


pregătirea profesională a personalului în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -

1.1.12. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor

XInterviu

Notă1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de

către persoanele cu responsabilităţi în pregătirea profesională

- -


d) consideră procedura corespunzătoare? - -e) constată disfuncţionalităţi în timpul

aplicării practice?- -

f) există propuneri de perfecţionare a procedurii?

- -

1.5. Verificarea fundamentării planurilor de X Interviu

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.pregătire profesională Notă

1.6. Verificarea coroborării planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii

- -

1.7. Analiza adaptării planurilor individuale la cerinţele de pregătire ale fiecărui salariat

- -

1.8. Analiza sistemului indicatorilor de performanţă

- -

1.9. Verificarea atribuţiilor din fişa postului cu cerinţele funcţiei de elaborare a sistemului indicatorilor de performanţă

--

1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor

- -




INTERVIU privind analiza conţinutului fişelor posturilor (1.2.) şi fundamentarea pregătirii profesionale (1.5.-1.6.) adresat domnului Enescu Ion, şef

Serviciu de Resurse Umane



Nr.crt. Întrebări Da Nu Observaţii

1. Aţi semnat fişa postului? XLV nr. 10, poz. 1.2.

2. Desfăşuraţi şi alte activităţi decât cele menţionate în fişa postului?

X

3. Dacă da, vă rugăm enumeraţi-le.X

Lista de activităţi

4. Pentru întocmirea Planului programelor de formare şi perfecţionare a funcţionarilor aţi solicitat propuneri din cadrul direcţiilor din entitate?

XLV nr. 10, poz. 1.5.

5. Dacă da, vă rugăm să ni le furnizaţi. X Propuneri6. Există o legătură între cursurile de pregătire

profesională organizate şi obiectivele entităţii?X

7. Dacă da, vă rugăm să ni le prezentaţi. X Notă8. Prin Planul pe care l-aţi întocmit anul trecut aţi

avut în vedere ca toţi funcţionarii să urmeze cursuri de pregătire şi perfecţionare profesională?

XLV nr. 10, poz. 1.6.9. În cursul anului 2004, funcţionari din cadrul

ministerului au participat la Programul Tinerilor Profesionişti (YPS)?

X

10. Dacă da, vă rugăm să ne furnizaţi contractele dintre entitatea publică şi participanţi

X Contracte

11. Funcţionarii publici care au urmat aceste cursuri au fost încadraţi pe un post de conducere?

X

12. Dacă nu, specificaţi motivulX

Cadrul legislativ

13. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus?

X

Data: 03.04.2005 Auditori, Intervievat,

NOTA:Pe baza răspunsurilor la interviu şi a documentelor transmise s-a hotărât ca pentru acest

obiectiv să nu se elaboreze FIAP.Informaţiile primite prin documentele transmise în cadrul interviului vor fi utilizate la

elaborarea Raportului de audit intern.

Auditor,


Obiectivul VI. Gestionarea dosarelor profesionale

Nr. crt.

Activitate de audit DA NU Obs.

1.Gestionarea dosarelor profesionale(Obiecte auditabile 45-48 - LC)


1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a

activităţilor privind gestionarea dosarelor profesionale:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) precizarea modalităţii de gestionare a dosarelor profesionale;

- -


- -

d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse în dosarele profesionale;

- -

e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea dosarelor profesionale;

- -

f) precizarea elementelor ce asigură securitatea dosarelor profesionale;

- -

Nr. crt.


g) oferirea unor exemple în acest sens; - -

h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie

ale procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea dosarelor

profesionale;- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în gestionarea dosarelor profesionale- -



b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la

dosarele profesionale- -

1.6. Verificarea conţinutului dosarelor profesionale X Test nr. 11a) nume şi prenume X

Listă de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale

b) data şi locul naşterii X

c) starea civilă X

d) numele copiilor şi data naşterii X

e) siuaţia miliară X

f) pregătirea profesională X

g) cazierul judiciar X

h) cazierul administrativ X

i) funcţia, categoria, clasa, gradaţia X

j) copii de pe carnetul de muncăX

k) declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică

X

l) declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii. X

m) cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani X

n) copia de pe cartea de identitate sau buletin X

o) Decizia de numire X

p) fişa postului X1.7. Analiza modalităţii de arhivare - -

Data: 01.04.2005

Auditor intern,



TEST NR. 11


Obiectul testuluiModul de gestionare a dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici.

Obiectivele testuluiConstituirea dosarelor profesionale

Descrierea testuluiEşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit

pe baza unui procent de 10%, din totalul populaţiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare profesionale, conform foii de lucru anexate.

Efectuarea testării a urmărit dacă dosarele profesionale conţin datele şi documentele obligatorii stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, şi anume:

- nume şi prenume- data şi locul naşterii- starea civilă- numele copiilor şi data naşterii- situaţia militară- pregătirea profesională- cazierul judiciar

- cazierul administrativ- funcţia, categoria, clasa, gradaţia- copii de pe carnetul de muncă- declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi

de poliţie politică- declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii.- cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani- copia de pe cartea de identitate sau buletin- decizia de numire- fişa postului

Testarea elementelor conţinute în dosarele profesionale s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, prezentată în anexă.

ConstatăriÎn general, din analiza modului de întocmire, actualizare, rectificare, păstrare şi evidenţa

dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a funcţionarilor publici s-a constatat că acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitară şi eficientă a resurselor umane, precum şi necesităţilor de urmărire a carierei funcţionarilor publici.

În urma verificării eşantionului stabilit, aşa cum rezultă din Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat că la unele dosare lipsesc următoarele documente:

Cazierul judiciar pentru elementele eşantionate 61, 151, 211, 261, 321 şi 431; Copii de pe carnetele de muncă pentru elementele eşantionate 11, 141, 291 şi 321; Declaraţii de avere pentru elementele eşantionate 121, 151 şi 241.



FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 6: GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Testarea se va realiza pe un eşantion care a fost constituit astfel:

- populaţia totală este de 465 dosare profesionale;

- eşantionul va fi de 10%, respectiv 465 x 10% = 46,5 = 47 dosare profesionale;

- pasul de selecţie va fi 465 : 47 = 10;

- eşantionul se va constitui din dosarele profesionale de la poziţiile prezentate în Lista de

control anexată la Testul nr. 11:

1, 11, 21, …, 441, 451, 461.

- eşantionul constituit va fi verificat integral;- în urma verificării se va întocmi un test.

Data: 08.04.2005

Auditor intern,

Baciu Otilia –Mariana

LISTA DE CONTROLprivind modul de evidenţă al dosarelor profesionale

Elemente testate

Num

e şi

pr

enum

e

Dat

a şi

locu

l na

şter

ii

Sta

re c

ivil

ă Num

ele

cop

iilo

r şi d

ata

Sit

uaţi

a m

ilit

ară P

regă

tir

e

Caz

ier

judi

ciar

Caz

ier

adm

inis

trat

iv

Fun

cţi

a ca

tego

ria,

cl

asa,

gra

daţi

a

Cop

ii

de p

e ca

rnet

ul

de m

uncă

Dec

lara

ţii d

e po

liţi

e po

liti

că

Dec

lara

ţii d

e av

ere

Cer

eric

once

diu

odih

nă p

e ul

tim

ii 3

ani Cop

ii

cart

e de

id

enti

tate

Dei

zia

de n

umir

e

Fiş

a po

stul

ui

Eşantion Marca01 0844 X X X X X X X X X X X X X X X X

11 1078 X X X X X X X X X FIAP X X X X X X

21 1112 X X X X X X X X X X X X X X X X




61 1288 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X






121 1380 X X X X X X X X X X X FIAP X X X X



151 1456 X X X X X X FIAP X X X X FIAP X X X X






Elemente testate

Num

e şi

pr

enum

e

Dat

a şi

locu

l na

şter

ii

Sta

re c

ivil

ă Num

ele

cop

iilo

r şi d

ata

Sit

uaţi

a m

ilit

ară P

regă

tir

e

Caz

ier

judi

ciar

Caz

ier

adm

inis

trat

iv

Fun

cţi

a ca

tego

ria,

cl

asa,

gra

daţi

a

Cop

ii

de p

e ca

rnet

ul

de m

uncă

Dec

lara

ţii d

e po

liţi

e po

liti

că

Dec

lara

ţii d

e av

ere

Cer

eric

once

diu

odih

nă p

e ul

tim

ii 3

ani Cop

ii

cart

e de

id

enti

tate

Dei

zia

de n

umir

e

Fiş

a po

stul

ui

Eşantion Marca211 1581 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X



241 1627 X X X X X X X X X X X FIAP X X X X


261 1660 X X X X X X X X X X X X X X X






321 1747 X X X X X X FIAP X X FIAP X X X X X X











431 1911 X X X X X X FIAP X X X X X X X X X441 1921 X X X X X X X X X X X X X X X X451 1932 X X X X X X X X X X X X X X X X

Elemente testate

Num

e şi

pr

enum

e

Dat

a şi

locu

l na

şter

ii

Sta

re c

ivil

ă Num

ele

cop

iilo

r şi d

ata

Sit

uaţi

a m

ilit

ară P

regă

tir

e

Caz

ier

judi

ciar

Caz

ier

adm

inis

trat

iv

Fun

cţi

a ca

tego

ria,

cl

asa,

gra

daţi

a

Cop

ii

de p

e ca

rnet

ul

de m

uncă

Dec

lara

ţii d

e po

liţi

e po

liti

că

Dec

lara

ţii d

e av

ere

Cer

eric

once

diu

odih

nă p

e ul

tim

ii 3

ani Cop

ii

cart

e de

id

enti

tate

Dei

zia

de n

umir

e

Fiş

a po

stul

ui

Eşantion Marca461 1943 X X X X X X X X X X X X X X X X





PROBLEMA

Neconstituirea dosarului profesional în termen de 10 zile de la angajarea personalului, respectiv intrarea în corpul funcţionarilor publici.

CONSTATĂRI

Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarului public, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004 privind constituirea dosarului profesional al funcţionarilor publici.

În urma verificării eşantionului stabilit pe baza Testului nr. 11 şi analiza informaţiilor prezentate în Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat lipsa, la unele dosare profesionale, a următoarelor documente:

- Cazierul judiciar pentru dosarele 61, 151, 211, 261, 321 şi 431 din eşantion;- Copii de pe carnetele de muncă pentru dosarele 11, 141, 291 şi 321 din eşantion;- Declaraţii de avere pentru dosarele 121, 151 şi 241 din eşantion.

CAUZE

- Inexistenţa procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al funcţionarului public.

CONSECINŢE

- În situaţia unor solicitări, nu pot fi obţinute informaţii complete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici (stabilirea corectă şi promptă a salariului, a vechimii în muncă şi în funcţie, debite de recuperat ş.a.), deşi aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regulă, în regim de urgenţă.

RECOMANDĂRI

- Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici;

- Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural;- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate, Baciu Otilia - Mariana Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 12Obiectivul VII. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

Nr. crt.


1.Gestionarea carnetelor de muncă (Obiecte auditabile 49-52 - LC)


1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea carnetelor de muncă:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a

activităţilor privind gestionarea carnetelor de muncă:a) aprobarea procedurii de către persoanele

competente;- -

b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

c) precizarea modalităţii de gestionare a carnetelor de muncă;

- -

d) precizarea elementelor de identificare, familiale, de studii, profesionale şi salariale obligatorii, cuprinse în carnetele de muncă;

- -

e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea carnetelor de muncă;

- -

f) precizarea elementelor ce asigură securitatea carnetelor de muncă;

- -

g) oferirea unor exemple în acest sens. - -

h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Existenţa activităţilor de control intern în punctele cheie

ale procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea

carnetelor de muncă;- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele

cu responsabilităţi în gestionarea carnetelor de muncă- -




c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la - -

Nr. crt.


carnetele de muncă1.6. Analiza sistemului de securitate al carnetelor de muncă - -1.7. Verificarea existenţei procedurilor scrise pentru

completarea carnetului de muncăX Interviu

1.8. Verificarea completării cu datele de identificare extraprofesionale:

X TEST nr. 12

a) nume şi prenume; X Liste de control privind evidenţa carnetelor de muncă

b) situaţia militară; X

c) starea civilă; X

d) documente care atestă studiile X1.9. Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor

salariale în carnetele de muncă:X TEST nr. 12

a) salariul de bază înscris în Decizia de numire este corespunzător categoriei, clasei şi gradului funcţiei;

X

Liste de control privind evidenţa carnetelor de muncă

b) sporul de vechime; X

c) indemnizaţia de conducere; X

d) sporul pentru titlul ştiinţific de doctor; X

e) sporul pentru complexitatea în muncă; X

f) sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; X

g) salariul de merit X1.10. Punerea de acord a datelor înscrise din carnetele de

muncă cu cele din dosarele profesionale- -

1.11. Verificarea certificării carnetelor de muncă X TEST nr. 121.12. Verificarea actualizării sistematice a carnetelor de muncă

(schimbarea numelui, schimbarea încadrării) X- Interviu- Nota de relaţii- FIAP nr. 12

1.13. Analiza modalităţii de arhivare a carnetelor de muncă - -

Data: 01.04.2005Auditor,

Căderea Georgeta


TEST NR. 12


Obiectul testuluiGestionarea carnetelor de muncă

Obiectivul testuluiModul de completare al carnetelor de muncă

Descrierea testului

Eşantionul pentru verificarea modului de completare al carnetelor de muncă a fost de 10% din populaţia totală, conform foii de lucru anexate, respectiv 47 de carnete de muncă.

Testarea a urmărit completitudinea ţi corectitudinea datelor înscrise în carnetele de muncă pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 12, poz. 1. 9., 1.10 şi 1.12., astfel:

Verificarea completării cu datele de identificare extraprofesionale:- nume şi prenume;- situaţia militară;- starea civilă;- studii;

Verificarea corectitudinii înregistrării elementelor salariale în carnetele de muncă:- salariul de bază înscris în Decizia de numire;- sporul de vechime;- indemnizaţia de conducere;- sporul pentru titlul ştiinţific de doctor;- sporul pentru complexitatea în muncă;- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;- salariul de merit;

Verificarea certificării carnetelor de muncă

Testarea s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind evidenţa carnetelor de muncă, prezentată în anexă.

ConstatăriÎn urma verificării eşantionului şi pe baza Listei de control privind evidenţa carnetelor de muncă

s-a constatat neînregistrarea unor date obligatorii şi/sau neactualizarea, în totalitate, a carnetelor de muncă, şi anume:

- starea civilă la 7 carnete de muncă şi anume: 41, 131, 171, 211, 271, 341, 371;- sporul de vechime la 8 carnete de muncă, şi anume: 51, 91, 161, 201, 271, 351, 391, 431.

Analiza a stabilit existenţa unor carnete de muncă incomplete încă de la angajarea salariaţilor şi, de asemenea, a constatat lipsa de preocupare pentru completarea acestora.



FOAIE DE LUCRU

Obiectivul nr. 7: GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

Pentru constituirea eşantionului de 10% în vederea testării modului de completare a carnetelor de muncă din cadrul entităţii se procedează astfel:

populaţia totală: 465 carnete de muncă; eşantionul va fi de 10% din populaţia totală, respectiv 47 de carnete de muncă; pasul de selecţie va fi de 10 (465:47=10); eşantionul va cuprinde următoarele elemente selectate din populaţie:

1, 11, 21, …., 451, 461. eşantionul constituit va fi verificat integral; în urma verificării efectuate se va întocmi un test.


LISTA DE CONTROLprivind evidenţa carnetelor de muncă

Elementele testate

Verificarea datelor de identificare

Verificarea corectitudinii înscrierii elementelor salarialeVerificareacertificării carnetelor de muncă

Eşantion-

Marca

Nume şi prenume

Situaţiamilitară

Starea civilă

StudiiSalariul de bază

Sporul de vechime

Indemnizaţia de conducere

Sporul pt. titlul ştiinţific de doctor

Sporul pt. complexitate în muncă

Sporul pt. orele de noapte

Salariul de merit

01-0844 X X X X X X X X X X X X11-1078 X X X X X X X X X X X X21-1112 X X X X X X X X X X X X31-1134 X X X X X X X X X X X X41-1256 X X FIAP X X X X X X X X51-1273 X X X X X FIAP X X X X X X61-1288 X X X X X X X X X X X X71-1302 X X X X X X X X X X X X81-1318 X X X X X X X X X X X X91-1330 X X X X X FIAP X X X X X X101-1345 X X X X X X X X X X X X111-1364 X X X X X X X X X X X X121-1380 X X X X X X X X X X X X131-1420 X X FIAP X X X X X X X X X141-1437 X X X X X X X X X X X X151-1456 X X X X X X X X X X X X161-1481 X X X X X FIAP X X X X X X171-1499 X X FIAP X X X X X X X X X181-1512 X X X X X X X X X X X X191-1530 X X X X X X X X X X X X201-1555 X X X X X FIAP X X X X X X211-1581 X X FIAP X X X X X X X X X221-1598 X X X X X X X X X X X X231-1611 X X X X X X X X X X X X

Elementele testate

Verificarea datelor de identificare

Verificarea corectitudinii înscrierii elementelor salarialeVerificareacertificării carnetelor de muncă

Eşantion-

Marca

Nume şi prenume

Situaţiamilitară

Starea civilă

StudiiSalariul de bază

Sporul de vechime

Indemnizaţia de conducere

Sporul pt. titlul ştiinţific de doctor

Sporul pt. complexitate în muncă

Sporul pt. orele de noapte

Salariul de merit

241-1627 X X X X X X X X X X X X251-1646 X X X X X X X X X X X X261-1660 X X X X X X X X X X X X271-1679 X X FIAP X X FIAP X X X X X X281-1692 X X X X X X X X X X X X291-1703 X X X X X X X X X X X X301-1716 X X X X X X X X X X X X311-1730 X X X X X X X X X X X X321-1747 X X X X X X X X X X X X331-1761 X X X X X X X X X X X X341-1777 X X FIAP X X X X X X X X X351-1792 X X X X X FIAP X X X X X X361-1806 X X X X X X X X X X X X371-1819 X X FIAP X X X X X X X X X381-1840 X X X X X X X X X X X X391-1859 X X X X X FIAP X X X X X X401-1871 X X X X X X X X X X X X411-1886 X X X X X X X X X X X X421-1900 X X X X X X X X X X X X431-1911 X X X X X FIAP X X X X X X441-1921 X X X X X X X X X X X X451-1932 X X X X X X X X X X X X461-1943 X X X X X X X X X X X X


INTERVIUprivind verificarea existenţei procedurilor scrise (1.7.)

şi actualizarea carnetelor de muncă (1.12.)adresat

salariaţilor care operează în carnetele de muncă



Nr.crt. ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII

1.Aţi semnat o fişă a postului?

X

2.Activităţile pe care le desfăşuraţi sunt menţionate în fişa postului?

X

3. Există proceduri pentru completarea carnetului de muncă?

X

Lista de verificare nr. 12, poz. 1.7. şi 1.12.

4. Dacă da, vă rugăm să ni le prezentaţi. X5. Activitatea de actualizare a carnetelor de muncă

intră în atribuţiile dvs.?X

6. Activitatea de actualizare este trecută în fişa postului dvs.?

X

7. Vă rugăm să ne prezentaţi o copie de pe fişa postului.

X

8. Aţi efectuat lunar actualizarea carnetelor de muncă?

X

9. Când aţi efectuat ultimele actualizări? X

Februarie 2005

10. Vă rugăm să ne motivaţi aceasta în scris? X Nota de relaţii

Auditori, Intervievat,


NOTĂ DE RELAŢII

privind respectarea cadrului normativ referitor la gestionarea carnetelor de muncăadresat

doamnei Iliescu Veronica

Întrebarea nr. 1: Activitatea de gestiune a carnetelor de muncă este în atribuţia dvs.?

Răspuns nr. 1: În cadrul Direcţiei de Resurse Umane este prevăzut un singur post de referent care să desfăşoare activitatea de completare în carnetele de muncă, dar acest post este momentan vacant, iar această activitate mi-a fost atribuită recent, dar nu mi-a fost înscrisă şi în fişa postului.

Întrebarea nr. 2: La nivelul Direcţiei de Resurse Umane există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privind gestiunea carnetelor de muncă?

Răspuns nr. 2: Nu, dar există o fişă a postului pentru persoana care ar trebui să îndeplinească această activitate, care conţine principalele elemente care trebuie respectate pentru realizarea acestei activităţi.

Întrebarea nr. 3: Precizaţi motivele pentru care actualizarea carnetelor de muncă nu s-a mai efectuat din luna februarie 2005?

Răspuns nr. 3: În luna februarie am fost în concediu medical, iar în timpul perioadei cât am absentat nu a fost desemnată o altă persoană care să îndeplinească această activitate. După revenirea din concediul medical s-a considerat de către şeful serviciului că sunt alte priorităţi, respectiv cele aferente atribuţiilor înscrise în fişa postului meu, urmând a opera modificările în carnetele de muncă, ulterior finalizării acestora.

Întrebarea nr. 4: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele negative relevate mai sus?

Răspuns nr. 4: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile direcţiei, cum este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca o activitate auxiliară şi care nu le aparţine.

Întrebarea nr. 5: Mai aveţi ceva de adăugat?

Răspuns nr. 5: Nu.

Auditor, Referent,

Baciu Otilia-Mariana Iliescu Veronica

Nota:Pentru constatarea de la întrebarea 3 se va elabora FIAP.





PROBLEMA

Neactualizarea carnetelor de muncă.

CONSTATAREA

Din testul şi interviul efectuate a rezultat faptul că carnetele de muncă nu sunt actualizate, în special, la rubricile privind starea civilă şi sporul de vechime.

CAUZE

- Personalul angajat în cadrul entităţii prin transfer de la alte instituţii a prezentat carnete de muncă cu informaţii incomplete, nesolicitându-se aducerea imediată a actelor necesare;

- Efectuarea completării carnetelor de muncă de către persoane care nu au atribuţii şi competenţe stabilite prin fişa postului;

- Inexistenţa procedurilor scrise privind completarea carnetului de muncă.

CONSECINŢE

- Lipsa unei surse de informaţii complete privind datele de identificare, elementele salariale şi profesionale ale funcţionarilor publici din cadrul entităţii.

RECOMANDĂRI

- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post;

- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit intern;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;

- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă;

- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.




Nr. crt.


1. Evaluarea sistemului informatic

(Obiecte auditabile 53-59 - LC)


1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: X Interviu

1.1.1. Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic în activitatea de gestiunea a resurselor umane: X

a) existenţa manualului de instrucţiuni;X

b) completitudinea manualului de instrucţiuni;X

c) aprobarea manualului de instrucţiuni de către persoanele competente; X

d) modalitatea de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic; X FIAP nr. 13

e) oferirea unor exemple în acest sens.X

1.1.2. Cuprinderea unor operaţii de control în punctele cheie ale sistemului informatic - -

1.1.3. Realizarea rapoartelor şi documentelor utile sistemului de gestiune a resurselor umane - -

1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care au drept de operare şi consultare în sistemul informatic - -

1.1.5. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în domeniu - -

1.1.6. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în domeniu asupra modificărilor sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.1.7. Gradul de prelucrare a informaţiilor- -

1.1.8. Modalitatea stocării informaţiilor- -

1.2.Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor

- -

1.3.Examinarea cunoaşterii instrucţiunilor prevăzute în manual

de către persoanele cu responsabilităţi în utilizarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.4.Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile

utilizatorilor privind: XInterviu

a) există un număr suficient de manuale?X FIAP nr. 13

b)consideră instrucţiunile ca fiind corespunzătoare?X

c) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?X

d)există propuneri de perfecţionare a instrucţiunii?X

e) permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse? X

1.5. Analiza programului de pregătire profesională pentru personalul de specialitate

- -

1.6. Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de acces funcţie de nivelul de control exercitat asupra datelor? - -

Nr. crt.


1.7. Verificarea în cadrul sistemului informatic a: X Test nr. 13- existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii

datelor introduse;X

- existenţei unui responsabil pentru administrarea subsistemului de control.

X

1.8. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri ş.a.)

- -


Căderea Georgeta


TEST NR. 13


Obiectul testului:Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.

Obiectivele testuluiAnaliza funcţionalităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane şi a subsistemului

de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte.

Descrierea testuluiAuditorii au testat funcţionalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicaţia de

gestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eşantion constituit din trei salariaţi.Testul s-a efectuat astfel:- pentru doi salariaţi s-au introdus date eronate privind marca şi numele şi prenumele

salariatului;- pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem,

practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului.

Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacţionează sistemul la numere de marcă eronate sau duble.

Rezultatele obţinute trebuie să demonstreze existenţa unui sistem de control privind corectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.

Testarea a avut la bază elementele stabilite prin Lista de verificare nr. 13, poz. 1.7.

ConstatăriDin analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu are

prevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa de reacţie a acestuia la introducerea datelor.

Concluzii Pentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 13.



INTERVIUprivind existenţa unui număr suficient de manuale de instrucţiuni, actualizarea acestora (1.1)

şi gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)

adresatsalariaţilor cu operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU




1.

Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic? XLista de verificare nr. 13 poz. 1.1.

2.Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X

3.Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X

Manualul de utilizare

4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual?

X

5. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor

X

Lista de verificare nr. 13, poz. 1.4. Parţial

6. Aplicaţia pe care o utilizaţi permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse?

X Parţial

7.Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP

8.Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? X FIAP

9.Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 2001

10. Aveţi propuneri de perfecţionare a instrucţiunilor? X11. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X


NOTĂ:În baza acestui interviu se va elabora FIAP.

Procedura - P08: Colectarea dovezilor





PROBLEMA

Neadaptarea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

CONSTATAREA

- Existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi acestea nu sunt actualizate;

- Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate.

CAUZE

- Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să prevadă instrucţiunile de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor, prevăzute de buna practică în domeniu;

- Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.

CONSECINŢE

- Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicaţiei informatice datorită manualelor insuficiente şi neactualizate;

- Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informaţii nereale privitoare la salariaţi (încadrare, cuantum, deduceri etc.).

RECOMANDĂRI

- Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;- Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie,

răspândire şi utilizare a datelor;- Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;- Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control

pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;- Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în

utilizarea sistemului informatic.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Căderea Georgeta Ionescu Mircea



Nr. crt.

ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.

1.Siguranţa în exploatare a sistemului informatic



1.1.Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:

1.1.1. Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic:

X Interviu

f) precizarea instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare sistemului informatic;

X

g) completitudinea instrucţiunilor; Xh) aprobarea instrucţiunilor de către persoanele competente; Xi) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a

echipamentelor şi instalaţiilor;X

j) oferirea unor exemple în acest sens. X1.1.9. Cuprinderea unui program de întreţinere ale echipamentelor şi

instalaţiilor auxiliare;- -

1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care realizează service-ul echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare

- -

1.1.11. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în asigurarea service-ului echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare

- -

1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în operarea în sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare

- -

1.2. Coroborarea atribuţiilor din fişa postului cu competenţele pe care trebuie să le deţină personalul care realizează utilizarea în siguranţă a sistemului informatic

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în realizarea siguranţei în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5.Analizarea programelor de pregătire profesională continuă a personalului de specialitate

- -

1.6.Observarea fizică a dotării sistemului cu echipamente periferice care să le asigure stabilitatea în funcţionare:

XTest nr. 14 Interviu

- back UPS; X- stabilizatoare de tensiune ş.a. X

1.7.Verificarea dotării sistemul cu aplicaţii informatice pentru asigurarea stabilităţii în funcţionare

- -

Nr. crt.

ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.

1.8.Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanentă în privinţa noilor modificări introduse în sistem şi asupra extinderii posibilităţilor de utilizare a sistemului?

- -


Baciu Otilia – Mariana


TEST NR. 14


Obiectul testuluiSiguranţa în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.

Obiectivele testuluiAnaliza utilizării corespunzătoare a echipamentelor auxiliare pentru funcţionarea sistemului

informatic.

Descrierea testuluiTestarea s-a realizat prin observarea directă a existenţei pe teren, la cele 5 calculatoare din

cadrul Direcţiei Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6.

De asemenea, testarea s-a realizat şi printr-un interviu adresat salariaţilor Direcţiei Resurse Umane, prezentat în anexă.

ConstatăriDin testare a rezultat o dotare corespunzătoare cu echipamente auxiliare destinate funcţionării

optime a sistemului informatic.

ConcluziiÎn baza acestui test nu s-a întocmit FIAP.

Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Bilauca Nelia – Roxana Ionescu Mircea

ENTITATEA PUBLICĂ Serviciul Audit Public Intern

INTERVIUprivind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) şi a gradului de dotare cu echipamente

auxiliare a calculatoarelor din cadrul Direcţiei Resurse Umaneadresat salariaţilor care utilizează sistemul informatic




1.

Există un manual de utilizare a sistemului informatic? XLista de verificare nr. 14, poz. 1.1.1.

2. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual?

X

3. Atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelor sunt declarate prin fişa postului?

X

4. Instrucţiunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic sunt aprobate?

X

5. Instrucţiunile/procedurile sunt actualizate sistematic? X6. Consideraţi instrucţiunile ca fiind suficiente? X7. Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente

auxiliare, suporturi amovibile, consumabile) este corespunzătoare? XLista de verificare nr. 14, poz. 1.4.

8. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X


NOTĂ:În baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.

LISTA DE VERIFICARE NR. 15Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU

GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr. crt. ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.

1.Securitatea sistemului informatic



1.1. Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea securităţii sistemului informatic aferent activităţii de gestiune a resurselor umane:1.1.1. Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea

securităţii bazelor de date:X

TEST nr. 15Interviu

a) atribuirea responsabilităţilor persoanelor care asigură securitatea sistemului informatic

X

b) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care

previne accesarea şi modificarea acestora de către persoane neautorizate prin parole;

X -

d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de acces;

- X

e) existenţa unui responsabil pentru modificarea parolelor; Xf) actualizarea programelor care asigură securitatea

sistemului informatic;- -

g) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor privind realizarea securităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane;

- -

h) oferirea unor exemple în acest sens; - -i) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -

1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate în punctele cheie ale sistemului informatic

- -

1.1.3. Modalitatea de perfecţionare continuă a personalului cu atribuţii în domeniu

- -

1.1.4. Informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor aduse sistemului informatic de către personalul cu atribuţii în domeniul realizării securităţii sistemului informatic

X Interviu

1.2. Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic

X Test nr. 15

- există un sistem de parole de acces? X- există un responsabil cu verificarea periodică a schimbării

sistematice a parolelor de acces?X

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în asigurarea securităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -


- -

a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

Nr. crt. ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.

1.5.Analiza listelor de control privind prevenirea şi detectarea accesărilor şi modificărilor neautorizate

- -

1.6.Observarea fizică a sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus, antispyware, firewall ş.a. prin programe de audit informatic pentru înregistrarea intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor autorizaţi sau neautorizaţi

X Interviu

1.7.Examinarea programelor antivirus, antispyware şi firewall X Interviu

1.8.Verificarea actualizării sistematice a programelor antivirus, antispyware şi firewall

- -



Căderea Georgeta


TEST NR. 15


Obiectul testuluiEvaluarea securităţii sistemului informatic

Obiectivele testuluiVerificarea sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor

neautorizate ale bazelor de date

Descrierea testuluiEşantionul s-a realizat asupra administratorului şi utilizatorilor sistemului informatic din cadrul

Direcţiei Resurse Umane, care au în dotare 5 calculatoare.

Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la bază elementele stabilite în Lista de verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d şi e, respectiv:

existenţa unui sistem de parole care să fie modificate periodic; realizarea calendarului privind parolele de acces; existenţa unei persoane responsabile cu verificarea periodică a sistemului de parole de acces;

Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenţei sistemului de parole de acces şi a responsabilului cu verificarea schimbării periodice a acestora de către utilizatori.

Constatări Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea

directă pe teren, s-a constatat:- inexistenţa unui sistem de parole de acces;- nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbării sistemului de parole de acces;- inexistenţa unui sistem de informare şi pregătire sistematică al utilizatorilor.

ConcluziiÎn baza acestui test s-a întocmit FIAP-ul nr. 15.


Serviciul Audit Public Intern la

INTERVIUprivind securitatea sistemului informatic

adresat salariaţilor din cadrul DRU




1.

Există un responsabil cu securitatea sistemului informatic? X

Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. a.

2.

Aveţi o procedură pentru sistemul de securitate aprobată de conducere?

X

Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. b.

3.

Accesul în sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o parolă de acces?

X

Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. c.

4.Schimbaţi periodic parola? X FIAP

5.Parola este cunoscută doar de dvs.? X

6.Există o persoană responsabilă cu verificarea schimbării parolelor de acces?

X FIAP

7.Acest responsabil are ca atribuţii informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor aduse sistemului informatic?

XLista de verificare nr. 15 poz. 1.1.4.

8.

Calculatorul dvs. este prevăzut cu programe antivirus, antispyware, firewall ş.a.?

X

Lista de verificare nr. 15 poz. 1.7. şi 1.8.

9.Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic?

X

10.Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X


NOTĂ:În baza acestui interviu se va elabora FIAP.





PROBLEMA

Neasigurarea securităţii sistemului informatic

CONSTATAREA

- Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.

- Analiza interviului a scos în evidenţă, de asemenea, faptul că nu există un sistem de securitate a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.

CAUZE

- Entitatea nu aplică procedura care prevede schimbarea sistematică a parolelor, precum şi verificarea acestora de către o persoană responsabilă;

- Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează programul informatic de gestiune a resurselor umane.

CONSECINŢE

- Posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate;

- Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în faţa unor intrări nedorite sau unor atacuri informaţionale.

RECOMANDĂRI

- Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic;- Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a

parolelor de acces;- Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate;- Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică

a utilizatorilor.


Căderea Georgeta Ionescu Mircea

LISTA DE VERIFICARE NR. 16OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr. crt.


1.Arhivarea documentelor(Obiecte auditabile 66-69 - LC)


1.1. Examinarea procedurii privind organizarea activităţii de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a

activităţii de arhivare:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

c) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -

e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la arhivă;

- -

f) exemple în acest sens; - -

g) cuprinde modalitatea de predare-primire a documentelor la arhivă;

- -

h) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie

ale procesului;- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -1.1.4. Stabilirea locaţiei şi ale condiţiilor pe care trebuie să le

îndeplinească aceasta;- -

1.1.5. Stabilirea responsabilităţilor privind arhivarea documentelor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fazelor;

- -

1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare ş.a.

- -

1.1.7. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în


1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în activitatea de arhivare a documentelor

- -




c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la

activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.)

X Interviu

a) verificarea numerotării, şnuruirii şi semnării X FIAP nr. 16

Nr. crt.


procesului de predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului

b) verificarea existenţei la dosarele arhivate a documentelor trecute în opis

X


Bilauca Nelia - Roxana


INTERVIU

privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documenteloradresat domnei Dana Sârbu, director al Direcţiei de Resurse Umane

Întrebarea nr. 1: Activitatea de pregătire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, în vederea predării la arhiva instituţiei, este repartizată prin fişa postului unei persoane din cadrul Direcţiei de Resurse Umane?Răspuns nr. 1: În cadrul Direcţiei de Resurse Umane este prevăzut un post de referent care să desfăşoare şi activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor prevăzute prin organigrama instituţiei la nivelul acestei direcţii numai 70% sunt, în prezent, ocupate.

Întrebarea nr. 2: La nivelul Direcţiei de Resurse Umane există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privind arhivarea documentelor?

Răspuns nr. 2: Nu, dar în urma discuţiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborată Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnată o persoană responsabilă cu asigurarea pregătirii dosarelor din cadrul DRU în vederea arhivării. Această persoană a primit şi sarcina elaborării procedurilor specifice în vederea arhivării documentelor, până la sfârşitul anului.

Întrebarea nr. 3: Aveţi cunoştinţe privind normele de arhivare a documentelor?

Răspuns nr. 3: Da. Am cunoştinţe generale, dar nu am efectuat cursuri de pregătire de specialitate.

Întrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregătite spre arhivare au fost numerotate, şnuruite şi opisate?

Răspuns nr. 4: Până la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin rotaţie de către referenţii din cadrul direcţiei, fără a se efectua, în totalitate, verificarea conţinutului acestora.

Întrebarea nr. 5: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele negative relevate mai sus?

Răspuns nr. 5: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile direcţiei, cum este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca o activitate auxiliară şi care nu le aparţine.

Întrebarea nr. 6: Mai aveţi ceva de adăugat?

Răspuns nr. 6: Nu.

Director Direcţia Resurse Umane,

Dana Sârbu

NOTĂ: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.





PROBLEMA

Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Direcţiei Resurse Umane

CONSTATAREA

Predarea-primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate.

CAUZE

- Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune neimportantă;- Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane;- Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;- Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare.

CONSECINŢE

- Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;- Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;- Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă;

RECOMANDĂRI

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate;

- Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei.

Întocmit, Supervizare, Pentru conformitate,


Procedura – P10: Revizuirea documentelor de lucru


NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Entitatea: Direcţia Resurse UmaneMisiunea de audit intern: Gestiunea resurselor umaneNumele auditorului: Data realizării:

CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIVEXISTĂ

AUDITORIDA NU

1. Nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate

- Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004;- Note de fundamentare a planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004.

X

X

2. Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformi-tate de către secretariatul comisiei de concurs

Copii documente ale candidaţilor la:

- Concursul pentru ocuparea postului de consilier la DMRU- Concursul pentru ocuparea postului de asistent la DBFC- Concursul pentru ocuparea postului de consilier sup. la DBFC- Concursul pentru ocuparea postului de consilier pr. la DADR- Concursul pentru ocuparea postului de consilier superior la DAI- Concursul pentru ocuparea postului de consilier principal la DAI

X

X

X

X

X

X

3. Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri

- Procese verbale ale concursurilor organizate în anul 2004.

X

4. Încadrarea eronată a salariaţilor pe alte funcţii decât cele pentru care au fost declaraţi admişi de către comisia de concurs

- Procese verbale ale concursurilor organizate în anul 2004;- Decizia de numire nr. 1234/2004.

X

5. Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare

- Stat salarii lunile august şi septembrie 2004.- Decizia de numire nr. 1234/2004.

X

X

6. Sancţiunea de 5% aplicată - Decizie de sancţionare nr. 2345/2004; X


AUDITORIDA NU

pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă

- Copie de pe carnetul de muncă a dl. Constantinesu Ion

X

7. Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de recuperare a acestora de către salariaţii entităţii

- Evidenţa orelor suplimentare pentru lunile aprilie şi decembrie 2004 ale DPA, DGBCF, DRU şi DGIE.;- Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii

X

X

8. Utilizarea a diferite formulare de foi colective de prezenţă, care nu conţin elementele obligatorii prevăzute de legeInexistenţa unui sistem de justificare a nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului la Direcţia Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare Europeană

- Foi colective de prezenţă lunile februarie şi august 2004 ale DPA, DA, DRU şi DGIE.

X

9. Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documen-tele de evidenţiere a carierei funcţionarului public

- Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale

X

10. Carnetele de muncă nu sunt actualizate, în special, la rubricile privind starea civilă şi sporul de vechime

- Lista de control privind evidenţa carnetelor de muncă;- Nota de relaţii

X

11. Existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi acestea nu sunt actualizate.

Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate.

- Liste ale operaţiunilor efectuate pentru verificarea aplicaţiei;- Interviuri adresate utilizatorilor.

X

12. Inexistenţa unui sistem de stabilire de către

- Interviuri adresate managementului resurselor umane

X


AUDITORIDA NU

fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces. Nu există un sistem de securitate a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.

X

13. Predarea - primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate.

- Interviu privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnului Rădulescu Dumitru, director al Direcţiei de Resurse Umane

X

Auditori,

PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARULIMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Nr. crt.

Recomandarea Plan de acţiune Calendarul implementarii

Responsabil cu implementarea

1.

Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici

- Constituirea prin decizia managerului a unei comisii pentru elaborarea procedurilor de planificare

- Întocmirea procedurilor specifice de fundamentare a Planului de ocupare a funcţiilor publice

31.12.2005Director

DRU

2. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia

- Organizarea cursurilor de pregătire pentru personalul responsabil cu elaborarea Planului

31.12.2005

Director DRU

3. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi în elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice, prin fişele posturilor

- Completarea atribuţiilor şi responsabilităţilor în fişele de post

30.06.2005

Director DRU

4. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice

- Desemnarea persoanelor responsabile cu elaborarea procedurilor privind organizarea şi susţinerea concursurilor

30.06.2005

Director DRU

5. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

- Pregătirea membrilor comisilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii pentru cunoaşterea aprofundată a procedurilor privind organizarea şi susţinerea concursurilor

30.06.2005

Director DRU

6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

- Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea deciziilor de numire emise în anul 2003;- Comunicarea rezultate-lor verificării comparti-mentului de audit intern

30.09.2005

Director DRU

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia

- Organizarea unor cursuri de pregătire profesională cu specialişti din domeniul resurselor umane şi/sau participarea la cursurile de profil organizate de INA

31.12.2005

Director DRU

Nr. crt.



8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative la emiterea deciziilor de numire

30.06.2005

Director DRU

9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire

- Desemnarea de către directorul DRU a persoa-nelor cu atribuţii în elaborarea şi actualizarea procedurilor pentru sistemul de emitere şi comunicare a deciziilor

30.06.2005Director

DRU

10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

- Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003;- Comunicarea rezultate-lor verificării comparti-mentului de audit intern.

30.09.2005Director

DRU

11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2003 pentru a se depista dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor

- Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea modului de aplicare a sancţiunilor în anul 2003;- Includerea în atribuţiile şefului de serviciu RU a obligativităţii verificării completării sancţiunilor în dosarele profesionale şi în carnetele de muncă.

30.09.2005Director

DRU

12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute

- Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea sistemului de evidenţă a timpului supli-mentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia;- Transmiterea rezultate-lor verificării comparti-mentului de audit.

30.09.2005Director

DRU

13. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi

- Desemnarea unei comisii privind elaborarea procedurilor pentru gestionarea timpului

30.06.2005 Director DRU

Nr. crt.



implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate

efectuat peste programul normal de lucru

14. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative privind evidenţa prezenţei personalului

31.12.2005Director

DRU

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici

- Constituirea unei comisii pentru verificarea dosarelor profesionale necuprinse în analiza echipei de auditori

30.09.2005Director

DRU

16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative privind gestionarea dosarelor profesionale

30.06.2005Director

DRU

17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale

- Desemnarea unei comisii privind elaborarea procedurilor pentru gestionarea dosarelor profesionale

30.06.2005Director

DRU

18. Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post

- Desemnarea unei persoane şi trecerea în fişa postului a atribuţiilor privind gestionarea carnetelor de muncă, respectiv a unei alte persoane care să preia aceste atribuţii în situaţia absenţei îndelungate a primei persoane

30.06.2005Director

DRU

19. Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit intern

- Decizia conducerii pentru constituirea unei comisii reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului

31.12.2005 Director DRU

Nr. crt.



compartimentului de audit intern

20. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile

- Desemnarea persoane-lor cu atribuţii în elaborarea şi actualizarea procedurilor pentru gestionarea carnetelor de muncă

30.09.2005Director

DRU

21. Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă

- Înscrierea în Planul de pregătire profesională pe anul 2005 a participării personalului la cursuri de pregătire de profil

31.12.2005Director

DRU

22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări

- Întocmirea unui plan de evaluare sistematică a personalului 28.02.2006

Director DRU

23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni

- Desemnarea unei persoane şi completarea prin fişa postului a atribuţiilor privind actualizarea manualului de instrucţiuni

30.06.2005

Director DRU

Şef serviciu IT

24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor

- Desemnarea unei persoane responsabile cu verificarea periodică a actualizării instrucţiunilor şi a stabilirii numărului necesar de manuale de instrucţiuni.

30.09.2005

Director DRU

Şef serviciu IT

25. Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii

26. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate

- Implementarea unui modul de control suplimentar la sistemul informatic existent

30.06.2005

Director DRU

Şef serviciu IT

27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic

- Organizarea unor aplicaţii practice cu personalul responsabil şi evaluarea cunoştinţelor obţinute

31.12.2005

Director DRU

Şef serviciu IT

28. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic

- Urmărirea realizării unui calendar de modificare a parolelor şi aplicarea practică a acestuia

30.06.2005

Director DRU

Şef serviciu IT

29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces

- Înscrierea în fişa postului persoanei desemnate a atribuţiilor

30.06.2005Şef serviciu

IT

Nr. crt.



30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate

- Desemnarea unei persoane care să preia automat atribuţiile responsabilului cu schimbarea parolelor


IT

31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor

Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic privind cele mai noi informaţii în domeniu şi crearea posibilităţii accesului la manuale şi reviste de specialitate


IT

32. Elaborarea procedurilor scrise şi forma-lizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate

- Desemnarea unei persoane cu elaborarea şi actualizarea procedurilor specifice activităţii de arhivare a documentelor

30.06.2005

Director DRU

Şef serviciu administrativ

33. Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei

- Elaborarea şi înscrierea atribuţiilor în fişa de post a persoanei responsabile 30.06.2005

Director DRU

Auditori, Director DRU,


Căderea Georgeta

Bilauca Nelia - Roxana

Procedura – P11: Şedinţa de închidereENTITATEA PUBLICĂServiciul de Audit Intern

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Menţiuni generale:

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004-31.12.2004Întocmit: Baciu Otilia - Mariana Data: Avizat: Ionescu Mircea Data:

Lista participanţilor:


Nr. telefon

E-mail Semnătura

Baciu Otilia - Mariana Auditor Şef SAPICăderea Georgeta Auditor SAPIBilauca Nelia – Roxana Auditor SAPI

Dana Sârbu DirectorDirecţia Resurse Umane

Voinescu Lucica InspectorDirecţia Resurse Umane

Barbu Vasile InspectorDirecţia Resurse Umane

Stroescu Tudora InspectorDirecţia Resurse Umane

B. Concluzii: În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare

obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.

Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşite în totalitate.

În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.


RAPORT DE AUDIT INTERN

- PROIECT -

STRUCTURA AUDITATĂ:

DIRECŢIA RESURSELOR UMANE DIN CADRUL S.C. POLICOLOR S.A.

Misiunea de audit: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din: Baciu Otilia – Mariana - auditor coordonator al misiunii; Căderea Georgeta – auditor Bilauca Nelia – Roxana - auditordin cadrul Serviciul Audit Public Intern al entităţii publice

Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/15.03.2009

Baza legală a acţiunii de auditare:- Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea instituţiei;- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern;- O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare

a auditului public intern;- Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice

Durata acţiunii de auditare: 01.04 - 15.05.2005

Perioada supusă auditării: 01.01 - 31.12.2004

Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective:

- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice;

- organizarea concursurilor;- susţinerea concursurilor;- deciziile de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective:- stabilirea elementelor de natură salarială;- modificarea drepturilor salariale;- salarizarea muncii peste programul normal de lucru.

Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de muncă; Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu

principalele subobiective:- evaluarea sistemului informatic;- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;- securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.

Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate:a) verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în carnetele de

muncă şi dosarele profesionale.Tehnici de verificare utilizate:

- comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în carnetele de muncă, în dosarele profesionale şi în bazele de date;

- examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea carnetelor de muncă, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;

- garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;

- urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate.

b) interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor;c) eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor;d) observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi

emitere a documentelor.

Instrumente de audit: - chestionarele;- liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuie sa le îndeplinească

fiecare obiectiv auditabil. Documente şi materiale examinate în cadrul Direcţiei de Resurse Umane: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2004 - 31.12.2004:

- documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor, procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.)

- decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale;- carnete de muncă, dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi

Funcţionare;- foile colective de prezenţă;- cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.;- Registrul de evidenţă a salariaţilor;- alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării:- foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate;- liste de verificare pe obiective (LV);- fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP);- documente de lucru; - Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ;- programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului;- Chestionarul de control intern (CCI);- rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Direcţiei Resurse Umane. Direcţia a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 16 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea direcţiei a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.

Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu.

Activităţi desfăşurate în cadrul Direcţiei Resurselor Umane:- întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii;- răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri;- fundamentarea corectă şi acordarea premiilor;

- aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul normal de lucru;- fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile;- verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi nelucrat;- organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului;- întocmirea şi actualizarea carnetelor de muncă;- întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale;- pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.

Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus

II. CONSTATĂRI ŞI RECOMANDĂRI

1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice

1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (1)

În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a modului de fundamentare a acestuia.

Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică.

În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.

Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată.

1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la

concurs (2)………………………………………………………….

1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3)………………………………………………………….

1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4)

În anul 2004, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea acestuia.

La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.

Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5.

Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative.

În acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii publice.

Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură activitatea de secretariat.

1.3. Susţinerea concursurilor

1.3.1. Susţinerea probei scrise (5)

Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a concursului.

Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.

Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este reglementat pentru această zonă.

1.3.2. Susţinerea probei interviu (6)

Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare.

1.4. Deciziile de numire

1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7)

Întocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane, în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.

Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2008, în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs.

Încadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.

Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2007, precum şi implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi. 1.4.2. Comunicarea deciziei de numire (8)

………………………………………………………….

2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială

2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale (9)………………………………………………………….

2.1.2. Salariul de bază (10)

Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.

Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.

Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane şi evaluarea periodică a acestuia.

2.1.3. Indemnizaţii de conducere (11)………………………………………………………….

2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă (12)………………………………………………………….

2.1.5. Sporul de vechime în muncă (13)………………………………………………………….

2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)………………………………………………………….

2.1.7. Salariul de merit (15)………………………………………………………….

2.1.8. Sistemul de premiere (16)………………………………………………………….

2.2. Modificarea drepturilor salariale

2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)

În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.

Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul 2004, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.

Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special, în situaţia unui transfer.

Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control suplimentar.

2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)………………………………………………………….

2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19)………………………………………………………….

2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia (20)

Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar.

Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.

Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială semnificativă pentru entitate care putea fi evitată.

Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.

De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.

3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR

3.1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor (21)………………………………………………………….

3.2. Utilizarea foilor colective de prezenţă (22)

În vederea analizei sistemului de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor, a fost constituit un eşantion format din 4 direcţii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat în baza Listei de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004.

În urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenţierea prezenţei, precum şi inexistenţa unui sistem de justificare a neconcordanţei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă şi efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăţi nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.

Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenţei personalului stabilite prin fişele posturilor.

3.3. Evidenţa concediilor de odihnă (23)………………………………………………………….

3.4. Evidenţa concediilor de medicale (24)………………………………………………………….

3.5. Evidenţa concediilor de studii (25)………………………………………………………….

4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

4.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26)

Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor.

5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

5.1. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională (27)

Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 10 şi a documentelor transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii.

6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

6.1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28)…………………………………………………………

6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29)

În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a dosarului profesional, trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor angajaţi în corpul funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente obligatorii , conform art. 4 din H.G. nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici.

În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor, acordarea salariului de merit, indemnizaţia de conducere) acestea se introduc în dosare, pe ani, în ordinea cronologică a emiterii acestora.

În urma verificării eşantionului pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal, constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. 11 conform Listei de verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarilor publici.

În consecinţă, în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari autorizaţi acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici, deşi în unele cazuri aceste informaţii sunt solicitate în regim de urgenţă (stabilirea corectă a salariului, a vechimii în muncă şi în funcţie, debite de recuperat ş.a.).

Pentru rezolvarea acestei neconformităţi, echipa de auditori recomandă reverificarea tuturor dosarelor profesionale în vederea completării cu datele şi documentele care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici.

7. GESTIONAREA CARNETELOR DE MUNCĂ

7.1. Norme şi proceduri privind administrarea carnetelor de muncă (30)

Din testarea efectuată prin Testul nr. 12 şi a interviului adresat persoanelor care operează în carnetele de muncă, în baza Listei de verificare nr. 12 poz. 1.7. -1.12., s-a constatat faptul că acestea nu sunt aduse la zi de persoanele care au responsabilitatea completării sistematice a lor.

Problema neactualizării carnetelor de muncă are o primă consecinţă inexistenţa unor informaţii complete de identificare ale salariaţilor din cadrul entităţilor. Pe baza analizei, echipa de auditori propune o serie de recomandări, după cum urmează:

- Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post;

- Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit intern;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile;

- Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă;

- Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări.

7.2. Actualizarea carnetelor de muncă (31)………………………………………………………….

8. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

8.1. Evaluarea sistemului informatic

8.1.1. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic (32)În scopul utilizării eficiente şi corecte a sistemului informatic de către operatorii autorizaţi, în

practică sunt utilizate manuale de instrucţiuni, care trebuie să existe într-un număr suficient şi să fie actualizate sistematic.

Echipa de auditori a constatat existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi de asemenea faptul că acestea nu sunt actualizate.

Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte şi eronate, conform Testului nr. 13, realizat în baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. şi 1.7., a rezultat că acesta nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare.

În vederea asigurării eficientizării funcţionalităţii sistemului informatic pentru GRU auditorii recomandă următoarele:

- stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;- actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie,

răspândire şi utilizare a datelor;- asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;- stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control

pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;- asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în

utilizarea sistemului informatic.

8.1.2. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor (33)………………………………………………………….

8.1.3. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte (34)………………………………………………………….

8.1.4. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi

operarea în cadrul bazelor de date (35)………………………………………………………….

8.1.5. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic (36)………………………………………………………….

8.1.6. Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice (37)………………………………………………………….

8.2. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

8.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38)

Auditorii prin analiza răspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat salariaţilor, dar şi în baza inspecţiei fizice realizate pe teren au constatat existenţa unei dotări adecvate cu echipamente auxiliare şi care asigură funcţionalitatea optimă a sistemului informatic.

8.2.2. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic (39)………………………………………………………….

8.3. Securitatea bazelor de date

8.3.1. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (40)………………………………………………………….

8.3.2. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces (41)

În activitatea de stocare, prelucrare şi transmiterea a datelor, asigurarea securităţii acestora trebuie să includă un sistem de parole de acces în sistemul informatic utilizat şi un responsabil cu administrarea acestui sistem.

Echipa de auditori pe baza observării fizice a existenţei şi funcţionalităţii sistemului de parole şi a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos în evidenţă, inexistenţa unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces în sistem şi, în consecinţă, lipsa unui calendar de modificare sistematică a acestor parole de acces.

Echipa de auditori consideră că prin inexistenţa sistemului de acces pe bază de parole, sistemul este vulnerabil în faţa unor intrări nedorite sau a unor atacuri informaţionale, existând şi posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate.

În scopul reglementării acestei situaţii, recomandăm desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea modificării periodice a parolelor de acces şi stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate.

8.3.3. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42)………………………………………………………….

8.3.4. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor (43)………………………………………………………….

9. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

9.1. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane (44)………………………………………………………….

9.2. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)………………………………………………………….

9.3. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei (46)………………………………………………………….

III. CONCLUZII

Echipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:

NR. CRT.

OBIECTIVUL

APRECIERE

FUNCŢIONAL

DE ÎMBUNĂTĂŢ

ITCRITIC

1. Organizarea recrutării personalului

X

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

X

3. Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor

X

4. Evoluţia carierei personalului

X

5. Pregătirea profesională continuă a personalului

X

6. Gestionarea dosarelor profesionale X

7. Gestionarea carnetelor de muncă X

8. Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane

X

9. Arhivarea documentelor X

Precizăm, faptul că constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.

Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului

intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Auditori,

Baciu Otilia – Mariana / Căderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana

Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public internENTITATEA PUBLICĂ


MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Întocmit: Baciu Otilia – Mariana / Căderea Georgeta / Bilauca Nelia - Roxana

Data: 27.03.2005Avizat: Ionescu Mircea Data: 27.03.2005

A. Lista participanţilor


Nr. telefon

E-mail Semnătura

Ionescu Mircea Auditor Şef SAPIBaciu Otilia - Mariana Auditor SAPICăderea Georgeta Auditor SAPIBilauca Nelia - Roxana Auditor SAPI

Dana Sârbu DirectorDirecţia Resurse

Umane

Voinescu Lucica InspectorDirecţia Resurse

Umane

Barbu Vasile InspectorDirecţia Resurse

Umane

Stroescu Tudora InspectorDirecţia Resurse

Umane

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în

proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:

- activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc;- complexitatea activităţii Direcţiei Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului pentru

atragerea personalului specializat;- fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;- neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;

Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată a întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor.

Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele din activitatea specifică.

Notă:Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp, şi raport de audit intern final.

Procedura: Urmărirea recomandărilorServiciul de Audit Intern

FIŞA DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR

ENTITATEA PUBLICĂServiciul de audit

public intern

Data:

31.08.2005

Direcţia Resurse UmaneMisiunea de audit public intern:Gestiunea resurselor umane

Raport de audit nr.X/ ......2005

RecNo.

RecomandareaImplementat

Parţial implementat

Neimplementat

Data planificată/Data implementării

1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia

X 31.12.2005

2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor

X 30.06.2005

3. Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici

X 31.12.2005

4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

X 30.06.2005

5. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice

X 30.06.2005

6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

X 30.09.2005

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia

X 31.12.2005

8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii

X 30.06.2005

9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire

X 30.06.2005

10. Reverificarea modului de stabilire a X 30.09.2005


public intern

Data:

31.08.2005



salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere pe anul 2003 pentru a se depista dacă mai există şi alte situaţii de acest gen

X 30.09.2005

12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului comparti-mentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute

X 30.09.2005

13. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate

X 30.06.2005

14. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni

X 31.12.2005

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici

X 30.09.2005

16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

X 30.06.2005

17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale

X 30.06.2005

18. Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de muncă şi a atribuţiilor prin fişele de post

X 30.06.2005

19. Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului actualizării carnetelor de muncă şi informarea cu rezultatele acesteia a şefului compartimentului de audit intern

X 31.12.2005

20. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea carnetelor de muncă

X 30.09.2005


public intern

Data:

31.08.2005



în care să fie înglobate activităţile de control şi persoanele responsabile

21. Realizarea unui sistem de pregătire profesională a personalului implicat în gestionarea carnetelor de muncă

X 31.12.2005

22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări

X 28.02.2006

23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni

X 30.06.2005

24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor

X 30.09.2005

25. Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii

X 30.09.2005

26. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate

X 30.06.2005

27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic

X 31.12.2005

28. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic

X 30.06.2005

29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces

X 30.06.2005

30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate

X 30.06.2005

31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor

X 31.12.2005

32. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate

X 30.06.2005

33. Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei

X 30.06.2005

Instrucţiuni1. Introduceţi recomandările de audit după Entitatea/structura auditată:

cum sunt prezentate în Raportul de audit

2. Verificaţi coloana corespunzătoare: implementat, parţial implementat, neimplementat

3. Introduceri data planificată pentru implementare în Raportul de audit şi data implementării

Direcţia Resurse UmaneData şi semnătura conducătorului:

Dana SârbuAuditor:

Data şi semnătura:

Procedura – P18: SupervizareaENTITATEA PUBLICĂ


FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată 01.01.2004-31.12.2005Perioada misiunii 01.04-15.05.2005Auditor evaluat: Baciu Otilia -Mariana Luat la cunoştinţă: Întocmit: Ionescu MirceaData: 15.05.2005

Bugetul de timp efectiv: 274 oreBugetul de timp planificat: 2741 2 3 4 5 Observaţii

În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii

XX

Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat

X

A fost necesar să se lucreze peste

orele de program

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit

X

A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern;

X

A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern

X

Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit

X

Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp XAuditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele

X

Normele de audit intern, au fost respectate XConstatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate

X

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte XExistă probe de audit care să susţină concluziile auditorului XProcedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare

X

Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern

X

Bugetul de timp a fost respectat XNivel de productivitate personală al auditorului intern. X

NOTA:Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:

1 pentru nesatisfăcător 2 pentru slab 3 pentru satisfăcător 4 pentru bine 5 pentru foarte bine

În practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.

Documents

Misiunea de Audit Intern Privind Gestiunea Resurselor Umane