1

Rapport

Mobil Omsorg – bedre bruk av ressursene?

Erfaringer med fagsystemet Profil på bærbare enheter

Samarbeidspart:

2

Innholdsfortegnelse

Innholdsfortegnelse 2

Sammendrag 3

1. Innledning 4

1.1 Hva er Mobil Omsorg? 4

1.2 Mål for arbeidet 4

2. Gjennomføring og metode 5

2.1 Pilotsted og antall deltakere 5

2.2 Gjennomføring – pilotfase 5

2.3 Forskningsmetodikk og datafangst 6

3. Dagens praksis 7

3.1 Rapporter 7

3.2 Arbeidslister 7

3.3 Hjemmebesøk 7

3.4 Dokumentasjon 7

4. Ansattes erfaringer med Mobil Omsorg 7

4.1 Synspunkter på rapportering ved vaktstart 8

4.2 Synspunkter på bruk av arbeidslister på Mobil Omsorg 10

4.3 Synspunkter på bruk av Mobil Omsorg på hjemmebesøk 12

4.4 Synspunkter på praksis med dokumentasjon etter innføring av Mobil omsorg 14

4.5 Synspunkter på valgt teknologi-plattform 16

4.6 Synspunkter og erfaringer i bruk av Mobil Omsorg 18

4.7 Oppsummering – spørreundersøkelse 19

5. Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) 20

5.1 Driftsteknikk 20

5.2 Operasjonelt 20

6. Forutsetninger og læringspunkter med Mobil Omsorg 20

6.1 Ansattes involvering og forståelse 20

6.2 Opplæring 21

6.3 Organisering av arbeidsdag 21

6.4 Rutiner for bruk av Profil 21

6.5 Valg av teknologi-plattform 21

6.6 Support fra IKT-Drift 22

7. Gevinstrealisering / Kost-nytteanalyse 22

7.1 Utgifter til pilot – Mobil Omsorg 22

7.2 Gevinstpotensialet for Mobil Omsorg 23

7.3 Gevinstrealisering 25

8. Implementering av Mobil Omsorg i alle soner i hjemmesykepleien 25

9. Annet – ønsket funksjonalitet i Mobil Omsorg 26

10. Konklusjon – bedre og mer effektivt 26

Vedlegg 1: Gevinstanalyse – bakgrunn

Vedlegg 2: Gevinstanalyse – pilot

3

Sammendrag

Teknologiske løsninger har potensialet til å øke kvaliteten på håndtering av pasientdata og

effektivisere pleie og omsorgstjenesten. Prosjektet Mobil Omsorg har som mål å prøve ut

fagsystemet Profil på en bærbar løsning som smarttelefon eller nettbrett, for å få kunnskap og

erfaring om hvordan dette potensialet kan realiseres i praksis.

I prosjektet ble løsningen Mobil Omsorg pilotert i en av tre grupper i sone Landås (av totalt

10 soner) i hjemmesykepleien. Løsningen ble prøvd ut på 25 Samsung Galaxy S3, to

Samsung Galaxy S5 og en Samsung Galaxy Note. Det var ca. 50 ansatte, som deltok i

utprøving av løsningen. Erfaringer fra bruk ble innhentet gjennom to spørreundersøkelser, en

tidsstudie, samt fokusgruppeintervjuer. Selve piloten ble gjennomført i perioden 30. oktober

2014 til 31. januar 2015.

Prosjektet har vist at bruk av Mobil Omsorg på en bærbar løsning har potensial til å

effektivisere ressursbruk i tjenesten, samt bedre kvaliteten på håndtering av pasientdata.

Kartlegging av ansattes erfaringer gjennom spørreundersøkelsene bekrefter at Mobil Omsorg

fungerer som et effektivt verktøy i hjemmetjenesten og ansattes vurderinger viser at løsningen

bidrar til å nå målene om:

Bedre ressursutnyttelse

Redusert stress for ansatte

Økt pasientsikkerhet

Bedre kvalitet på håndtering av pasientinformasjon

Bedre kvalitet på dokumentasjon i pasientjournal

Arbeidet med gevinstrealisering (kost/nytte analyse) viser at gevinstene ved innføring av

Mobil Omsorg er større enn kostnadene. Analysen viser en netto årlig gevinst på kr. 21 mill.

Den reelle gevinsten det er mulig å realisere antas å være ca. 70 % av netto årlig gevinst, dvs.

14,7 mill.

Prosjektet har også vist at det er en rekke forutsetninger som må være på plass for å realisere

disse gevinstene. Et sentralt punkt er lederforankring, med tydelig informasjon og prioritering

av oppgaver knyttet til endret organisering av arbeidsdag, endret arbeidsmetodikk og behovet

for å øke kvaliteten på håndtering av pasientdata. Videre er valg av bærbar løsning og

dekningsgrad viktig. Løsningen må ha tilstrekkelig kapasitet, slik at ansatte opplever at

løsningen fungerer raskt og effektivt.

På bakgrunn av de erfaringene og den kunnskapen vi har fått om bruk av Mobil Omsorg i

prosjektet, anbefales det at løsningen i første omgang implementeres i hele hjemmesykepleien

i Etat for hjemmebaserte tjenester. Deretter bør løsningen vurderes tatt i bruk i de deler av

tjenesten som bruker fagsystemet Profil som pasientjournalsystem.

4

1. Innledning

Kravene til produktivitet, kvalitet og effektivitetsforbedringer i helse- og omsorgssektoren er

store og bruk av moderne hjelpemidler og ny teknologi blir viktige tiltak i denne sammenheng.

Som del av velferdsteknologiprogrammet i Bergen vil kommunen arbeide med

velferdsteknologiske løsninger for ansatte. Det har derfor vært ønskelig å teste ut fagsystemet

Profil på mobile enheter i en sone i hjemmebaserte tjenester.

1.1 Hva er Mobil Omsorg?

Visma Mobil Omsorg er en bærbar fagløsning for kommunale

pleie- og omsorgstjenester. Løsningen er en webapplikasjon,

og er tilgjengelig på de fleste mobile enheter som

smarttelefoner og nettbrett. Løsningen henger tett sammen

med hovedsystemet Visma Omsorg Profil og gir ansatte

tilgang til arbeidslister, tiltak og de mest nødvendige

brukeropplysninger, samt anledning til å kunne lese og skrive

rapporter fortløpende gjennom arbeidsdagen. Dette kan

redusere dobbeltregistrering og administrasjonsarbeid på

kontoret.

Mobil Omsorg bruker eksisterende supportordning fra Profil

brukerstøtte (IKT-Helse).

1.2 Mål for arbeidet

Arbeidet har hatt som mål å gjennomføre utprøving av en bærbar journalløsning på mobile

enheter for å oppnå en mer fleksibel samhandling, effektiv arbeidshverdag og økt

pasientsikkerhet. Vurderinger knyttet til omlegging av arbeidsmetodikk var en sentral del av

arbeidet.

1.2.1 Identifiserte målsettinger

5

Bergen kommune ønsket å få kunnskap om og erfaring med hvordan Mobil Omsorg kan bidra

til:

Bedre ressursutnyttelse; løsningen gir mulighet for endret organisering av

arbeidshverdag og arbeidsmetodikk ved bl.a. enkel tilgang til pasientinformasjon,

forenklet rapportering og dokumentasjon

Redusert stress for ansatte; ansatte har «med seg» nødvendig informasjon ut til brukere

og kan ferdigstille oppgaver knyttet til dokumentasjon og rapportering i løpet av

arbeidsdagen og slipper å vente på ledig pc, evt. arbeide utover normal arbeidstid

Økt pasientsikkerhet; ansatte har tilgang til oppdatert informasjon ute hos pasienten

Bedre kvalitet på håndtering av pasientinformasjon; unngår tap av arbeidslister, og kun

ansatte med behov for informasjon om pasienten får dette

Økt kvalitet på dokumentasjon i pasientjournal; Opprettelse og vedlikehold av

tiltaksplaner gir en strukturert og oversiktlig dokumentasjon og ansatte trenger bare å

kvittere for at et eller flere tiltak er utført. Det skal derfor ikke være nødvendig å bruke

tid på å skrive (lange) rapporter, med mindre det gjelder avvik fra tiltaksplanen.

Kommunen ønsket også mer kjennskap til valg av produkt (smarttelefon, nettbrett etc.),

hvilke tekniske krav som bør stilles til produktet, samt krav til brukervennlighet.

2 Gjennomføring og metode

2.1 Pilotsted og antall deltakere

Sone Landås i hjemmebaserte tjenester ble valgt for pilotering av Mobil Omsorg. Alle ansatte

i en (Natlandsgruppen) av tre grupper deltok i piloten, i tillegg til sykepleierne fra de to andre

gruppene i sonen, totalt ca. 50 ansatte (uten vikarer). Årsaken til at sykepleierne fra alle

gruppene ble valgt, er at de på vakt på kveld og helg har ansvar for alle pasientene i sonen, og

derfor har behov for å kunne hente pasientopplysninger. De bruker flere funksjoner i Profil,

og vil da lettere kunne benytte seg av funksjonalitetene som er i Mobil Omsorg.

2.2 Gjennomføring – pilotfase

Prosjektet Mobil Omsorg startet sitt arbeid i mars 2014. Det ble opprettet en prosjektgruppe,

der forankring i ledelsen i sone Landås var vektlagt. Videre ble det prioritert å bruke ressurser

på en grundig forberedelse til piloten, der ansatte fra Profil brukerstøtte (IKT Helse) i

Byrådsavdeling for helse og omsorg og pilotgruppe gikk gjennom behov for endringer i bruk

av Profil. I tillegg hadde lederne et særlig ansvar for informasjon og drøfting av behov for

endret arbeidsmetodikk med alle berørte ansatte. Det ble satt av ressurser til dugnadsarbeid

for ansatte for nødvendige tilpasninger i Profil.

Følgende forarbeid i Profil ble gjennomført:

Ryddet i mappene i pasientjournalen

Opprettet tiltaksbeskrivelser på alle pasientene

Sjekket tilganger for alle ansatte i Profil

6

Følgende forarbeid i sonen ble gjennomført:

Gjennomgang av struktur og arbeidsmetodikk i gruppen og hva som skulle endres

parallelt med innføring av Mobil Omsorg

o Morgenrapport ble redusert til kun å gå gjennom huskeliste

o Alle ansatte leser rapportene sine på telefonen hver for seg – kun på de

pasientene de skal til på vakten

o Rapportering i tiltaksbilde ble de ansatte bedt om å skrive underveis i løpet av

arbeidsdagen så langt det lot seg gjøre

Valg av type teknisk løsning (smarttelefon, nettbrett), bestilling av SIM kort,

telefonnummerrekker (nye eller bruke gamle).

o Det ble anskaffet 25 smarttelefoner type Samsung S3, 1 Samsung Note, 3

ladestasjoner med 18 punkt, 12 billadere (alle bilene) og noen powerbank

(håndholdte ladere– noe som er svært lite i bruk på S5 modellen). Mot slutten

av piloten ble det bestilt 5 Samsung S5, for å teste ut en modell med bedre

ytelse.

Piloten ble gjennomført i tidsrommet 30.oktober 2014 og ut januar 2015.

2.3 Forskningsmetodikk og datafangst

Det ble i samarbeid med SINTEF etablert en forskningsprotokoll for uthenting av erfaringer

og data fra piloten. Ansatte som var aktuelle for å være med, fikk informasjon gjennom

informasjonsskriv, samt muntlig i personalmøter etc. Det ble gjennomført workshop med

ansatte før oppstart av pilot for å kartlegge dagens praksis, samt identifisere forventninger til

bruk av Mobil Omsorg. Med utgangspunkt i workshop ble det utarbeidet og gjennomført en

spørreundersøkelse av totalt 43 ansatte på Landås, hvorav 21 sykepleiere, 14

hjelpepleiere/helsefagarbeidere og 6 gruppeledere/assisterende gruppeledere og 3 ufaglærte

for kartlegging av situasjon før oppstart.

Det ble identifisert fem hovedområder ut fra workshop med deltakere i piloten. Spørsmålene

knyttet seg til disse områdene:

1. Rapportering ved vaktstart

2. Arbeidslister

3. Hjemmebesøk

4. Dokumentasjon

5. Forventninger til Mobil Omsorg

En tilsvarende spørreundersøkelse ble utformet og gjennomført ved avsluttet pilot. Denne

undersøkelsen hadde i tillegg til de fem hovedområdene over også med erfaringer knyttet til

teknologi og til Mobil Omsorg generelt. Her var det 36 ansatte som fullførte besvarelsen av

undersøkelsen hvorav 25 sykepleiere, 15 hjelpepleiere/helsefagarbeidere og 5

gruppeledere/assisterende gruppeledere og 1 ufaglærte.

Hensikten med Mobil Omsorg er å være en støtte for de ansatte i sin arbeidshverdag og var

forventet å bidra til bedre kvalitet, mindre stress og mindre tid til rapportering og

dokumentasjon. I etterkant av workshop ble det gjennomført en studie av arbeidsdagen til de

7

ansatte. Det ble laget et tidsskjema som ansatte hadde med på vakt for å kartlegge tidsforbruk

på ulike aktiviteter. Tidsstudien ble gjennomført på 36 dagvakter, 15 kveldsvakter og 5

nattevakter.

3. Dagens praksis

Her beskrives dagens praksis for de 4 områdene som ble definert som sentrale i forbindelse

med innføring av Mobil omsorg:

3.1 Rapporter

Hver vakt starter med felles rapport med alle ansatte, der gruppeleder eller sykepleier

gjennomgår huskeliste og rapport. Arbeidslister er tatt ut på forhånd, slik at ansatte kan notere

på disse ved behov og rapport. Mange ansatt opplever denne formen som bra, fordi de på

denne måten får god kjennskap til alt nytt for alle brukere.

3.2 Arbeidslister

Gruppeleder eller assisterende gruppeleder fordeler arbeidsoppgavene elektronisk dagen før

og skriver ut arbeidslister fra Profil til hver ansatt på vakt. Ved sykdom må det evt.

omfordeles arbeidslister og skrives ut på nytt. På arbeidslistene står det oppført brukers

personalia, samt kort skissert de oppgavene som skal utføres. Det er tidkrevende både for

ansatte på sonekontoret og ute i tjenesten å gjøre endringer i arbeidslista i løpet av en vakt.

Ansatte må ofte inn til sonekontoret ved endringer i arbeidslista.

3.3 Hjemmebesøk

Ansatte har med seg arbeidslistene ut til bruker, for informasjon om oppdraget. Ved behov for

informasjon utover det (medisinske opplysninger, lege, pårørende, etc), må de kontakte

gruppeleder, ass.gruppeleder eller en kollega.

3.4 Dokumentasjon

Ansatte dokumenterer i Profil enten i forbindelse med lunsjpause, eller etter siste

hjemmebesøk. Dette fører til stor pågang på felles datamaskiner, og det blir da venting. Det er

vanlig at ansatte ikke blir ferdig med å dokumentere før vakta er over, noe som fører til

overtidsarbeid.

4. Ansattes erfaringer med Mobil Omsorg

I rammen av prosjektet Mobil omsorg ble det (som beskrevet i 2.4) gjennomført to

spørreundersøkelser blant ansatte i Natlandsgruppen og sykepleierne i resten av sonen, en før

oppstart av pilot og en etter gjennomført pilot. Hensikten med undersøkelsen var å

gjennomføre en analyse av hvordan hjemmesykepleietjenesten fungerte i forhold til tjenesten

som ytes til pasientene og arbeidsdagen til de ansatte etter innføring av Mobil Omsorg. Dette

inkluderte rapportering, arbeidslister, hjemmebesøk og dokumentasjon i fagsystemet m.m.

Kartleggingen ble gjort for å kunne vurdere/analysere hvilken virkning innføring av Mobil

Omsorg har hatt.

8

4.1 Synspunkter på rapportering ved vaktstart

Hver vakt starter med en rapportering hvor ansatte får informasjon om besøkene som skal

gjøres hos pasientene, hvordan situasjonen til de ulike pasientene er og hva som er viktig å

huske på. Dette møtet blir gjennomført med ansatte i grupper og de ansatte får rapportering på

mange brukere som de selv ikke skal besøke. Dette er tildels unødvendig informasjon og det

er etisk ikke riktig at alle ansatte får informasjonen.

Figur 1 Rapportering før hjemmebesøk

I den første spørreundersøkelsen var de ansatte ganske fornøyd med rapporteringsmøtene,

men de opplevde at de ikke fikk nok informasjon om sine pasienter og de ansatte mente at det

var mulighet for en forbedring av morgenmøtene. Som vist i Figur 1 var det 49 % som syntes

at rapporteringsmøtene var effektive før innføring av Mobil Omsorg, men samtidig var det

32,6 % som var uenige i dette.

Figur 1 viser at ansatte opplever at rapporteringen har blitt mer effektiv med Mobil Omsorg.

Det er 58,5 % som er enige i at rapporteringen er mer effektiv med Mobil Omsorg og kun

12,1 %, dvs. 20 % færre, som er uenig i at den er blitt mer effektiv. Dette er en sterk

indikasjon på at Mobil Omsorg bidrar med økt effektivitet.

Etter MO: Jeg synes rapportering før vi drar ut på

hjemmebesøk er blitt mer effektiv med Mobil

Omsorg.

Før MO: Jeg synes rapportering før vi drar ut på

hjemmebesøk er effektiv i dag

Før Nå

Enig/helt enig 49 % 58,5 %

Uenig/helt uenig 32,6 % 12,1 %

9

Figur 2 Viktig informasjon før hjemmebesøk

Informasjon er viktig i hjemmetjenesten og det er 83 % av de ansatte som opplever at det er

enklere å oppfatte viktig informasjon relatert til sine pasienter etter innføring av Mobil

Omsorg. Det er var 16,3 % som var uenig i at det var enkelt å oppfatte informasjon relatert til

sine pasienter før innføringen, men med Mobil Omsorg er det faktisk ingen som er uenig i

dette. Dette er nok både knyttet til mer effektiv rapporteringen og til at ansatte med Mobil

Omsorg har enkel tilgang til informasjon ute hos bruker.

Etter MO: Det er enklere å oppfatte viktig informasjon som er

relatert til mine pasienter ved rapportering når jeg vet at all

informasjon ligger i Mobil Omsorg.

Mobil omsorg gjør det enklere å få viktig informasjon om pasienter

• 20 % flere som mener det er enkelt å oppfatte viktig informasjon

• 16,3 % færre som er uenige - INGEN

Før Nå

Enig/helt enig 62% 83%

Uenig/helt uenig 16,3% 0%

Før MO: Det er enkelt å oppfatte informasjonen

som er relatert til mine pasienter.

20 % flere som opplever at MO gir mer

utfyllende informasjon

Kun 9,7 % som opplever at de med MO ikke har

utfyllende informasjon (mot 20 % uten MO)

Etter MO: Med Mobil Omsorg får jeg mer utfyllende

informasjon til å forberede besøk hos pasientene og å

sette meg inn i hva jeg skal gjøre hos hver enkelt

pasient.

Før MO: Rapporteringen er utfyllende og gir meg

tilstrekkelig informasjonen til å forberede besøk hos

pasientene og å sette meg inn i hva jeg skal gjøre hos

hver enkelt pasient.

10

Figur 3 Utfyllende informasjon for forberedelse

Det er 75,6 % som opplever at de med Mobil Omsorg har tilgang til mer utfyllende

informasjon om pasientene og at det gjør det enklere å forberede hvert besøk hos pasientene.

Dette er omtrent 20 % flere enn før innføring av Mobil Omsorg. Andelen som er uenig i dette

er redusert til 9,7 % .

Figur 4 Bruke Mobil Omsorg til å sjekke på oppdrag

Som vist i Figur 4 er det hele 95 % som er enig i at det er greit å sjekke i Mobil Omsorg ute

på pasientoppdrag. Det betyr at så og si alle aktivt benytter Mobil Omsorg for å få

informasjon når de er ute hos pasienter.

Mobil Omsorg effektiviserer rapporteringen ved vaktstart, gjør det enklere å oppfatte

informasjon og gir mer utfyllende informasjon om egne pasienter.

4.2 Synspunkter på bruk av arbeidslister på Mobil omsorg

Arbeidslistene er viktige da det er denne som gir informasjon om oppdragene til de ansatte.

Uten Mobil Omsorg må arbeidslister skrives ut til alle ansatte før vaktstart. Det er tidkrevende

å gjøre endringer i papirlistene, noe som forekommer daglig.

Etter MO: Det er greit å kunne sjekke i Mobil Omsorg

når jeg er ute på pasientoppdrag.

Før Nå

Enig/helt enig 55,8% 75,6%

Uenig/helt uenig 20,9% 9,7%

11

Figur 5 Håndtering av arbeidslister

80 % av de ansatte er enig i at Mobil Omsorg gjør det enklere å håndtere arbeidslisten og det

er kun en respondent som ikke er enig, se Figur 5. Dette er en tydelig indikasjon på at Mobil

Omsorg forenkler håndtering av arbeidslistene og gjør det enklere å gjennomføre endringer i

løpet av en vakt.

Gruppeledere på sonekontoret har hatt ansvar for å ta ut arbeidslistene på papir til de ansatte i

forkant av hver vakt, noe som er en tidkrevende oppgave i tillegg til at det forbruker mye

papir. Gruppeledere må ofte i løpet av en vakt gjøre endringer i arbeidslisten på grunn av

uforutsette hendelser, noe som er utfordrende når arbeidslisten er på papir.

Figur 6 Ta ut arbeidslister

Mobil omsorg gjør det mindre tidkrevende å ta ut lister. 62,5 % av de ansatte opplever at det

er mindre tidkrevende og kun en respondent er uenig i dette. De resterende, 35 %, har svart

"verken eller" eller "vet ikke". Dette skyldes at det kun er gruppeledere som faktisk tar ut

arbeidslister. Her har mange derfor valgt ikke å svare at de er enige eller uenige.

Ved innføring av Mobil Omsorg vil arbeidslisten som de ansatte kjenner, ikke lenger eksistere.

Det er alltid en fare ved innføring av nye løsninger at ansatte ikke opplever at verktøyet de

hadde ikke blir helt erstattet. Her er det stor enighet om at Mobil Omsorg erstatter

Det er enklere å håndtere endringer på arbeidslista etter

innføring av Mobil Omsorg

Mobil Omsorg gjør det mindre tidkrevende å ta ut

arbeidslister enn tidligere

12

arbeidslisten, se Figur 7, det er kun et lite fåtall som er uenige i dette. Det er noen ansatte som

opplever at papirlisten var raskere å bruke på travle dager. Med Mobil Omsorg opplever de at

de må vente på å logge inn og at det fungerer dårlig hos enkelte brukere der det er dårlig

dekning. Dette kan ha en sammenheng med at Mobil Omsorg fortsatt er nytt som verktøy og

at det i enkelte situasjoner oppleves mer effektivt å bruke den kjente papirlisten.

Figur 7 Mobil omsorg erstatter arbeidslisten på papir

4.3. Synspunkter på bruk av Mobil Omsorg på hjemmebesøk

Ansatte har ofte behov for informasjon ute hos pasient. Tidligere kontaktet de oftere

sonekontoret og andre kollegaer for å innhente informasjon. Mobil omsorg gir tilgang til

informasjonen ute hos pasienter.

Figur 8 Kontakt med sonekontor

Ansatte tar ikke så ofte kontakt med sonekontoret som tidligere – 85 % av de ansatte svarer

dette i undersøkelsen, og det er et lite fåtall som ikke er enige i dette, se Figur 8. Ansatte får

informasjonen de trenger i Mobil Omsorg, noe som fører til besparelse av tid både hos ansatte,

hos bruker og på sonekontoret.

Arbeidslista i Mobil Omsorg erstatter arbeidslista vi før

hadde på papir.

Jeg må ikke så ofte som før ta kontakt med sonekontoret for å få

informasjon om pasienter siden jeg finner informasjonen i Mobil

Omsorg.

13

Figur 7 Hvor ofte kontakt med sonekontor

Hyppigheten på kontakten med sonekontoret er redusert etter innføringen. Tidligere hadde ca.

21 % kontakt med sonekontoret daglig og denne andelen er redusert til ca. 8 %, se Figur 7.

Dette reduserer tidsforbruket både for ansatte ute hos pasienter, men også for de som er på

sonekontoret.

Figur 8 Mobil omsorg for å finne informasjon

Mobil Omsorg benyttes ofte til å finne informasjon om pasienter, se Figur 10. 86 % av de

ansatte er enige i at de ofte bruker Mobil Omsorg, og det er kun en respondent som er uenig.

Dette viser at også at verktøyet er tatt i bruk av ansatte og at de i mindre grad benytter

sonekontoret eller andre kollegaer for å skaffe informasjon.

Hvor ofte tar du kontakt med sonekontoret nå etter innføring

av Mobil Omsorg?

Jeg bruker ofte Mobil Omsorg til å finne informasjon om

pasienter

14

Figur 9 Mobil omsorg og rapportering hos pasienter

Mobil Omsorg gir mulighet for å rapportere ute hos pasient, noe som reduserer behovet for å

dokumentere etter vakt. Det er i Mobil Omsorg også innført forhåndsdefinerte tiltak som skal

gjøre at det er enklere og raskere for ansatte å rapportereute. 75 % av de ansatte opplever at

disse tiltakene fungerer bra og bare 5 % er uenige, se Figur 9. Tiltakene bidrar også til redusert

rapportering etter oppdrag.

Rapporteringen er endret med Mobil Omsorg, og for noen krever dette tilvenning. Tiltakene

er ment å gjøre rapporteringen kort og konsis, men noen opplever at dette er utfordrende.

Mange ansatte foretrekker å bruke PC for å rapportere, fordi det er bedre med større skjerm og

bedre tastatur enn på smarttelefonene. Bergen kommune har byttet til en større og bedre

smarttelefon, og Mobil Omsorg på de nye telefonene er blitt vesentlig bedre. Noen ansatte

opplever at de bruker mer tid på rapportering ute på oppdrag, men samtidig mindre tid på

rapportering etter oppdrag.

4.4 Synspunkter på praksis med dokumentasjon etter innføring av Mobil omsorg

En målsetning med Mobil omsorg er å redusere tiden som brukes på rapportering og spesielt

at ansatte blir sittende etter endt vakt for å dokumentere.

Det er etter innføring av Mobil Omsorg, mindre

tidkrevende å rapportere etter oppdrag ute hos

pasienten

De forhåndsdefinerte tiltakene i Mobil

Omsorg fungerer bra til rapportering

ute hos pasienter.

15

Figur 12 Dokumentering i løpet av en vakt

Før innføringen var det 23,8 % av de ansatte som var ferdig med å dokumentere ved endt

vakt, denne andelen er økt til 47,4 % med Mobil Omsorg. Samtidig har andelen som ikke er

ferdig blitt redusert fra 59.6 % til 29 %, dvs. redusert med 30 %, se Figur 12 Dokumentering i

løpet av en vakt

.

Figur 10 Dokumentere i pause eller etter endt vakt

Det er 52,5 % av de ansatte som opplever at de ikke trenger å dokumentere i pause eller etter

endt vakt etter innføring av Mobil Omsorg, og 23,6 % som opplever at de fortsatt må gjøre

dette. Dette oppleves litt ulikt, men det kan allikevel være at de bruker mindre tid på denne

Når jeg dokumenterer i Mobil Omsorg ute hos

pasient, trenger jeg ikke å dokumentere i fagsystemet

i pausen eller ved endt vakt.

Før Nå

Enig/helt enig 23,8% 47,4%

Uenig/helt uenig 59,6% 29%

Jeg er alltid ferdig med å dokumentere når

arbeidsøkta/vakta er over.

Etter innføring av Mobil Omsorg er jeg alltid ferdig

med å dokumentere når arbeidsøkta/vakta er over.

16

dokumenteringen enn tidligere. Erfaringen fra ledelsen er også at ansatte i mindre grad jobber

overtid.

Figur 11 Arbeidslista på smarttelefon

73,7 % av de ansatte opplever at det er nyttig å ha arbeidslista på smarttelefonen istedet for

papir, se Figur 12, mens 7,8 % er uenige i dette.

Figur 12 Arbeidslista og økt sikkerhet

Det er stor enighet om at sikkerheten knyttet til arbeidslista er blitt bedre med Mobil Omsorg.

Det er liten mulighet for at uvedkommende skal få mulighet til å se arbeidslistene til de

ansatte på smarttelefonen. Dette er også grunnen til at ansatt ofte må logge inn på Mobil

Omsorg.

4.4 Synspunkter på valgt teknologiplattform (smarttelefon, nettbrett)

Det er i undersøkelsen lagt til spørsmål knyttet til Mobil Omsorg og teknologien. De ansatte

har Mobil Omsorg som en applikasjon på en smarttelefon.

Med Mobil Omsorg et det ikke lenger et problem at arbeidslista kan være

synlig for uvedkommende i bil, hos pasienten eller andre steder

Det er nyttig for meg at arbeidslista er på smarttelefonen istedet

for på papir

17

Figur 13 Erfaringer med teknologien for Mobil Omsorg

Nærmere 79 % er uenig i at det aldri er tekniske problemer med Mobil Omsorg, se Figur 13,

og det er kun 13 % som ikke opplever at det er problemer.

Figur 14 Utfordringer med mobildekning

Mobildekningen ser ut til å være et problem sammen med at det tar lang tid å laste inn ny

informasjon i Mobil Omsorg. Mobildekningen er det ikke enkelt å utbedre, men det kan være

mulig for leverandør å tilpasse applikasjonen bedre til kommunikasjon med lavere

båndbredde.

Figur 15 Laste inn informasjon i Mobil Omsorg

Det skjer aldri at det er tekniske problemer med Mobil omsorg

Det skjer aldri at det er problemer med mobildekning slik at Mobil omsorg

ikke fungerer

Det tar ikke lang tid å laste inn ny informasjon i Mobil omsorg evt. lagre

det som er rapportert

18

Det kan se ut som om ansatte opplever at det tar lang tid å laste inn informasjon i Mobil

Omsorg. Dette kan skje dersom det er dårlig dekning, noe det er hos enkelte pasienter. 54,1 %

er enige i at det tar lang tid og 21.6 % er uenige, se Figur 15.

Det er tydelig fra undersøkelsen at det har vært tekniske utfordringer knyttet til teknologien

som er benyttet for Mobil Omsorg. Tilbakemeldinger fra ansatte er relatert til:

- Forholdvis liten skjerm og lite tastatur

- Krever dekning for å fungere.

- Må stadig logge seg inn på systemet

- Tar lang tid å logge seg inn, samt påloggingsproblemer

- Huskelapper i systemet blir slettet dersom smarttelefonen mister dekningen

- Tidkrevende å laste inn informasjon i noen situasjoner

- Utfordringer knyttet til nettilkoblingen

Mange av de tekniske problemene er løst i pilotprosjektet. Utfordringer knyttet til

nettilkoblingen er løst ved å sette smarttelefonen i 3G permanent. Det var noe problem med

innlogging og inntasting av passord. Smarttelefonen husket brukernavn/passord fra tidligere

og for flere hadde det kommet til et mellomrom (space) etter brukernavn/passord. Dette tok

det tid å finne ut av, men dette er nå utbedret. Prosjektet valgte også å endre til en

smarttelefon med større display og dette har også bidratt til en bedre brukeropplevelse. Det

vurderes også om enkelte kan ha behov for en enda større smarttelefon eller et nettbrett.

Svarene fra de ansatte er til dels farget av problemene som har vært og dette bekreftes også i

kommentarene. De fleste tekniske utfordringer er løst, og de som gjenstår vil kommunen

diskutere videre med leverandør. Eksempel på en gjenstående utfordring er å sørge for at

huskelapper som skrives i løsningen ikke slettes dersom mobilen mister dekning.

De ansatte ser ut til å skille mellom Mobil Omsorg som verktøy, brukeropplevelsen og nytten

på den ene siden og de tekniske utfordringene på den andre siden. Dette skyldes nok at de

fleste tekniske utfordringer har blitt løst gjennom prosjektet. De ansatte ser absolutt nytte av

Mobil Omsorg

4.6 Synspunkter og erfaringer i bruk av Mobil Omsorg

Ansatte opplever Mobil Omsorg som et effektivt verktøy i tjenesten. Det er 97,2 % som er

enige i at Mobil Omsorg gir enklere tilgang til informasjon om pasienter og til arbeidslister, se

Figur 16.

19

Figur 16 Enklere tilgang til informasjon og arbeidslister

Mobil Omsorg reduserer risikoen for feil og bidrar til bedre kvalitet på journalen

4.7 Oppsummering – spørreundersøkelse

Undersøkelsen blant ansatte viser at Mobil Omsorg fungerer som et effektivt verktøy i

hjemmetjenesten og ansattes vurdereringer viser at Mobil Omsorg bidrar til å nå målene om:

Bedre ressursutnyttelse

Redusert stress for ansatte

Økt pasientsikkerhet

Bedre kvalitet på håndtering av pasientinformasjon

Bedre kvalitet på dokumentasjon i pasientjournal

Ansatte er spurt om hvilke gevinster de opplever at Mobil Omsorg gir:

1. Bedre informasjon om pasienter 88,9 %

2. Enklere å dokumentere 66,7 %

3. Kortere rapporteringsmøte 52,8 %

4. Bedre dokumentasjon 52,8 %

5. Bedre kvalitet i tjenesten 47,2 %

6. Mindre stress for ansatte 30,6 %

7. Mer ro i pausene for de ansatte 30,6 %

8. Bedre tid til hver pasient 13,9 %

Ansatte gir også uttrykk for noen negative sider eller noe de opplever at de mister ved Mobil

Omsorg. Dette er primært knyttet til oversikt og mer helhetlig informasjon. Noen savner også

diskusjonen rundt hver pasient som de ofte hadde under rapporteringsmøtene.

Mobil Omsorg har gitt enklere tilgang til informasjon om

arbeidsoppgaver og pasienter.

20

Det er tydelig fra undersøkelsen at ansatte bruker mindre tid på å dokumentere, kontakte

sonekontoret eller kollegaer og på å få tilgang til informasjon. Ansatte trekker frem økt

effektivitet i rapportering, dokumentering, informasjon og i håndtering av arbeidslister som de

viktigste resultatene av Mobil Omsorg.

Ansatte opplever Mobil Omsorg som en støtte i sin arbeidsdag og de ansatte er absolutt

motivert for fortsatt bruk.

5. Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse)

Det er gjennomført en ROS-analyse for å identifisere områder knyttet til bruk av Mobil

Omsorg, som krever at det iverksettes tiltak for å redusere risiko for sannsynlige

konsekvenser. Pkt. 5.1 og 5.2 viser de definerte områdene som ble identifisert og hvor risiko

er høy. Disse krever særskilte tiltak, som må iverksettes før løsningen evt. implementeres i

aktuelle enheter i helse og omsorgstjenesten. En rekke andre risikoelementer er beskrevet og

tiltak er allerede satt i verk for å redusere enten sannsynlighet eller konsekvens hvis hendelser

oppstår.

5.1 Driftsteknisk

ID Beskrivelse Sannsynlighet

1-4

Konsekvens

1-4

Risiko

1-8

R2 Feil på eksternt nettverk Telenettet kan være ned + dårlig dekning

3 2 6

5.2 Operasjonelt

R8 Misbruk eller uheldig bruk av inform.system

Utro tjenere 2 4 8

R9

Manglende eller mangelfull hendelsesregistrering/-logging

Bruker henter ut informasjon han ikke har behov for, og informasjonen kommer på avveier. Kilden til informasjonen kan ikke spores opp.

2 4 8

6. Forutsetninger og læringspunkter med Mobil Omsorg

De følgende avsnittene diskuterer og oppsummerer erfaringer og kunnskap fra Mobil

Omsorg-piloten. Dette inkluderer viktige forutsetninger for innføring av løsningen og hva

kommunen har gjort av erfaringer som er viktige for videre innføring av Mobil Omsorg i våre

tjenester..

6.1 Ansattes involvering og forståelse

En avgjørende suksessfaktor for optimal bruk av Mobil Omsorg, er å bruke tid på

forberedelse og planlegging. Lederforankring er her helt sentralt, med tydelig informasjon om

hensikt og prioriteringer til ansatte. Dette gjelder både i forhold til endringer i daglige rutiner

og endret bruk av Profil. Endringsarbeidet må være så integrert i ledergruppen at de styrer

21

hele prosessen slik at det ikke forekommer ulike arbeidsmetoder. Eksempelvis må det ikke gis

unntak for bruk av Mobil Omsorg, det må være «papirløst» fra første dag. Tett oppfølging

vurderes å være en viktig suksessfaktor for en vellykket implementering og endringsarbeidet

kan med fordel starte opp i god tid før løsningen skal innføres, slik at ansatte er godt forberedt

og modne til å ta teknologien i bruk.

Det må også pekes på betydningen av å bruke «ildsjelene» i sonen, og sikre at de er

tilgjengelige i arbeidet med planlegging og utprøving av løsningen.

6.2 Opplæring, inkl. tett oppfølging første uken

For å gi god opplæring i bruk av Mobil omsorg, må man først kartlegge ansattes erfaring med

smarttelefoner og gi nødvendig støtte i oppstartfasen. Opplæringen kan legges opp strukturert,

men like gjerne mulighet for å komme med spørsmål på møter internt knyttet til bruk og

hvordan andre ansatte utfører ulike oppgaver i Mobil Omsorg. Videre er det vår erfaring at

tett oppfølging fra Profil brukerstøtte (IKT Helse) i tillegg til «ildsjeler» på stedet første uken

er en viktig suksessfaktor. Det at utfordringer i oppstartfasen blir løst raskt og effektivt, mener

vi var viktig for å øke ansattes «tillit» til og tro på løsningen.

Vår erfaring er at Mobil Omsorg er enkel å ta i bruk og ca. 2 timer til opplæring regnes som

tilstrekkelig. Opplæringen blir best om ansatte har med seg en smarttelefon/nettbrett med

løsningen lastet ned til kurset.

6.3 Organisering av arbeidshverdag

Endret organisering av arbeidshverdagen må gjennomgås med alle ansatte. Eksempelvis

kortere og endret rapport om morgenen, at dokumentasjon og kvittering for utførte oppdrag

skal gjøres hjemme hos bruker eller mellom oppdrag, etc. Leder må være tydelig i forhold til

slik informasjon og at ny praksis gjelder fra 1.dag. Viktig å unngå unntaksløsninger, da kan

målet om endret arbeidsmetodikk og ønsket gevinst bli langt mer tidkrevende å oppnå.

Det er viktig å være oppmerksom på at det for noen krever tilvenning å gå fra å bruke fritekst

i rapportering, til kun å hake av på utførte forhåndsdefinerte tiltak.

6.4 Rutiner for bruk av Profil

Optimal effekt i bruk av Mobil Omsorg, krever endret bruk av Profil, jfr. kap 2.2. Alle ansatte

må involveres i dette arbeidet og det må legges til rette for nødvendig endringsarbeid i forkant

av innføring.

6.5 Valg av teknologiplattform (smarttelefon, nettbrett, etc.)

Piloten ga oss viktig kunnskap og erfaring i valg av smarttelefon/nettbrett, og at dette er en

viktig suksessfaktor. Samsung SIII ble først testet ut. Tilbakemeldinger viste imidlertid at den

ikke hadde nok batterikapasitet til 1 vakt før den måtte lades. I tillegg opplevde man at

mobildekningen var ustabil. Tiltak for å bedre bruk av Samsung SIII ble utført samtidig som

man også testet ut en nyere modell Samsung Galaxy S5, 16GB. Denne modellen fungerte

mye bedre, med god batterikapasitet, bedre mobildekning og «raskere» i bruk (bedre

22

prosessorkapasitet). Egenskaper og spesifikasjoner for denne mobilen bør danne grunnlag for

basis modell til videre bruk av Mobil Omsorg.

Piloten avdekket også at enheter med litt større skjerm enn en ordinær smarttelefon vil være

hensiktsmessig for enkelte. I piloten ble telefonen Samsung Galaxy Note 3 og et nettbrett

testet ut for dette formålet. Erfaringen var at Samsung Galaxy Note 3 (skjerm 5,7 tommer)

egnet seg godt, mens man ikke fikk løsningen til å fungere med nettbrett.

6.6 Support fra IKT-drift

Kommunen har valgt et administrasjonssystem for alle mobile enheter og denne oppgaven

ivaretas av IKT Drift. Dette innebærer f.eks. at når enheter skal oppdateres synkroniseres

dette sentralt, og at nødvendig support på selve telefonen gis herfra.

Profil brukerstøtte (IKT Helse) gir nødvendig support på Mobil Omsorg applikasjonen.

Det gjenstår å lage en bestillingstjeneste på Mobil Omsorg på IKT Drift sin Bestillingsweb.

Dette arbeidet må gjøres i samarbeid med IKT-Drift.

7. Økonomi - Gevinstrealisering / Kost-nytteanalyse

7.1 Utgifter knyttet til Pilot – Mobil Omsorg. Art (T) Tekst Summer av Beløp

Kjøp av tjenester internt Mobilomsorg 50 581

Konsulenttjenester Prosjektbistand iht. 201337268-22/23 206 088

Mobiltelefon, satelitttelefon o.l. Korr b. 914101560 => drift - SAMSUNG Galaxy Note 3 4G 32GB 5 027

Korr b. 914122248 => drift - Mobiler 7 stk til Pilot Landås 18 602

Korr. b. 914060624 1 stk Sony Xperia Z1 C. for MobilOmsorg til Profil brukerstøtte 3 738

Mobil Profil pilot ladere til mobitelefoner, NoteSync Lite U15, Lading og synk of oppgradering14 574

Mobiler Sony Xperia Z1 Compact til Mobil Profil pilot 25 stk 100 318

Utstyr 5 Mobiler Pilot landås 12 875

Diverse utstyr til mobiler Pilot Landås 12 384

Totalsum 424 187

Regnskapet viser at det i BHOs regnskap er belastet til sammen ca. 167.000 i anskaffelser av

mobiltelefoner og utstyr. I dette ligger det 25 mobiler som var det opprinnelige omfanget i

piloten. I tillegg er det kjøpt inn noen mobiler av andre typer og størrelser samt nettbrett for å

få testet ut funksjonalitet og brukervennlighet for ulike typer av enheter.

I tillegg til mobiltelefoner og utstyr er det foretatt frikjøp av personell i forbindes med

forberedelse til pilot på ca 50.000. SINTEF har bistått prosjektet med følgeforskning og

utgiftene på kr 175.000,- kommer i tillegg til utgiftene over.

Som beskrevet i kap. 6.5 avdekket piloten at hastighet/brukervennligheten ble betydelig

bedret ved å benytte Samsung Galaxy S5 i forhold til Samsung Galaxy SIII, som er den

mobilen man til slutt satset på i piloten, i tillegg til Samsung Galaxy Note 4.

23

Det er lagt til grunn at Samsung S5 (eller tilsvarende i hastighet og skjermstørrelse) blir

hovedenhet i en videre implementering. I tillegg er det i beregningene for en full innføring av

Mobil Omsorg, lagt til grunn at det vil være behov for at ca. 20 % av enhetene er en «stor»

mobiltelefon (Samsung Galaxy Note 4 eller tilsvarende)

7.2 Gevinstpotensialet for Mobil Omsorg

Piloten har identifisert en rekke muligheter for gevinster med Mobil Omsorg. Gevinstene er

definert i forhold til direkte gevinster (økonomiske), indirekte gevinster (frigjort tid-årsverk)

og kvalitative gevinster (eks. omdømme). De identifiserte gevinstene i piloten er vist i

gevinstrealiseringsverktøyet i figur 1, samt en oppskalering av de direkte og de indirekte

økonomiske gevinstene ved en evt. full implementering i alle 10 hjemmesykepleie-soner.

GEVINSTER:

Gevinst (kopieres automatisk fra endringsanalysen):

Gevinsttype (velg fra listen):

Gevinstbudsjett (direkte - NOK,

indirekte - årsverk,

kvalitative - fylles ikke ut)

Gevinst-betydning (for kvalitative

gevinster, 1(lav) - 5 (høy)):

2015

Rapportering ved vaktstart - Spart tid for alle ansatte Indirekte (frigjort tid - årsverk) 12 096 000

Rapportering ved vaktstart - Ansatte innhenter rapport etter behov

Kvalitative (f.eks. omdømme)

3

Rapportering ved vaktstart - Etisk side; taushetsbelagt info om pas begrenses til aktuelle ansatte

Kvalitative (f.eks. omdømme)

5

Arbeidslister - Redusere tidsbruk Indirekte (frigjort tid - årsverk) 1 820 000

Arbeidslister - Redusert risiko for taushetsbelagt informasjon kommer på avveie. Større trygghet for pasienten

Kvalitative (f.eks. omdømme)

5

Arbeidslister - Redusert papirbruk og toner Direkte (økonomiske - NOK) 28 000

Hjemmebesøk - Ansatte får raskere og bedre tilgang til info om pas.

Indirekte (frigjort tid - årsverk) 6 048 000

Hjemmebesøk – Bedre mestringsfølelse hos ansatte ved å kunne svare umiddelbart

4

Hjemmebesøk - Pas får raskere svar på spørsmål/problemstillinger

4

Dokumentasjon - Unngå å vente på ledig PC - sparer tid/ mindre stress

3

Dokumentasjon - Skrive rapport umiddelbart når informasjonen er "fersk"

4

Dokumentasjon - Unngå å skrive rapport 2 ganger Indirekte (frigjort tid - årsverk) 6 048 000

Dokumentasjon - Etisk side: Rapport kan skrives i samarbeid med pasient

4

Sum gevinst pr år 26 040 000

24

Gevinster:KOSTNADER:

2015

Kjøp av mobiltelefoner (4288*25) - fordele dette ut over

levetiden 2,5 år 3 178 000

Induksjonsladere (200*25) 140 000

Billadere (200*25) 140 000

Innkjøp servere 100 000

Drift mobiltlf pr år 560 000

SLA for Mobil Omsorg - sjekkes av BEB 250 000

Datatrafikk 2 492 000

CAL-lisens 140 000

Kalkulatoriske kostnader på innkjøpt utstyr (levetid 2,5år) 1 537 000

SUM: 3 558 000 4 979 000 4,5 %

Gevinster:OPPSUMMERING:

Sum Gevinster pr år kr 26 040 000

Sum kostnader pr år -kr 4 979 000

Netto gevinst (100 % frigjort tid) kr 21 061 000

70% realisering av gevinst kr 14 742 700

Andel av gevinst som må realiseres for at det er lønnsomt. 19,1 %

Beskrivelse av kostnader: Investering i år:Drifskostnader:

Rente:

Etter erfaringene i piloten legges følgende til grunn for en eventuell videre implementering:

Mobiltelefoner og utstyr:

80 % ordinære smarttelefoner pris 4.200

20 % store smarttelefoner pris 5.900

Ladere og diverse utstyr kr 400 pr enhet

Levetid 2,5 år for alt utstyr

Dette er dagens priser. Det er stor sannsynlighet for betydelig lavere priser på utstyret ved en

full innføring (egen anskaffelse – ikke rammeavtale)

Driftskostnader:

Drift av mobiltelefoner kr 780 pr tlf. pr år (dagens priser)

SLA for mobil omsorg har vært på ca. 120.000 pr år. Ved en full innføring anslås

denne til å øke til ca. 250.000 pr år.

Datatrafikk er på 295 kr pr enhet pr måned, som gjenspeiler dagens priser.

CAL-lisens er på kr 182 pr enhet pr år, som er dagens pris.

25

Denne gjennomførte piloten viser at det er en gevinst på ca. 930.000 på årsbasis, hovedsakelig

i form av frigjort tid, og at de årlige kostnadene er på 305.000.

Skalert opp til full innføring (28 grupper på samme størrelse som piloten) gir dette en netto

innsparing på ca. 21 mill. kr. Dette forutsetter at man klarer å omsette 100 % av den frigjorte

tiden til tjenesteytende tid. Hvis man klarer å omsette 70 % av den frigjorte tiden til å gi

tjenester vil dette gi en nettogevinst på ca. 14,5 mill. kr.

7.4 Gevinstrealisering

Det er gjennom Mobil Omsorg piloten identifisert et potensial for gevinster. Det er behov for

å vurdere tiltak som vil føre til at sone Landås også kan realisere disse gevinstene.

Det er identifisert at det er behov for kortere rapporteringsmøter etter innføring av Mobil

omsorg. Dette er allerede gjennomført i Natlandsgruppen i sone Landås, men før dette blir en

besparelse må denne tiden benyttes til å gjøre andre oppgaver.

Det er også identifisert at ansatte etter innføring av Mobil Omsorg oftere er ferdig med å

dokumentere når vakten er over (det er 24 % flere som er enige i dette og 30 % færre som er

uenige). Dersom adskillig flere ansatte er ferdig med å rapportere når vakten er over, fordi de

dokumenterer i større grad i Mobil Omsorg, vil det være mindre behov for at ansatte jobber

overtid eller opparbeider avspasering. Dette vil være en direkte besparelse for kommunen og

er antagelig også en kvalitetsforbedring for de ansatte.

Tilsvarende gjelder for redusert tidsbruk knyttet til å ta ut arbeidslister. Denne oppgaven

utføres av gruppeledere/ass.gruppeledere, og de får frigjort tid med Mobil Omsorg, men

denne tiden gir ingen besparelse med mindre den fører til at de jobber mindre eller at de

utfører nye/andre oppgaver på denne tiden.

Redusert tidsbruk knyttet til å innhente informasjon om pasienter ved å bruke Mobil Omsorg

istedet for å kontakte sonekontoret eller andre kolleger, vil ikke føre til en reell gevinst før

denne tiden omdisponeres.

8. Implementering av Mobil Omsorg i alle soner i hjemmesykepleien

Følgende må gjennomføres hvis Mobil Omsorg skal implementeres i full drift:

Anbudskonkurranse - innkjøp av teknologisk løsning som smarttelefon, nettbrett, etc.

Mobil Omsorg - bestillingstjeneste

Det må utarbeides en bestillingstjeneste på Mobil Omsorg på IKT Drift sin Bestillingsweb.

Arbeidet må gjøres i samarbeid med IKT-Drift.

Plan for nedlasting av Mobil Omsorg-applikasjon.

Nedlasting av applikasjonen er beregnet å ta ca. en time pr telefon. Full implementering i

26

hjemmesykepleien vil omfatte ca. 500 telefoner/nettbrett. Det må tidlig i planlegging av

implementering utarbeides en plan i samarbeid med IKT-drift for dette arbeidet.

Forankring av endringsprosesser i hver sone

Jfr. kap 6.1 tom 6.4.

Utarbeide tiltak jfr. ROS-analyse kap 5

Tempoplan

Arbeidet med anbudskonkurranse, ferdigstilling av teknisk løsning og endringsprosessene

i sonene må gå parallelt. Det anbefales at det settes av ca. 2 måneder til denne fasen. Når

dette arbeidet er ferdigstilt, bør utrulling av løsningen gjennomføres relativt raskt, med

implementering av ny sone hver 14.dag. Sone Landås bør prioriteres først for full

utrulling, da de har en delvis implementert løsning etter pilot. Brukerstøtte fra Profil

brukerstøtte (IKT Helse) må følge denne utrullingen tett.

Oppfølging

Det anbefales at det utarbeides en plan for oppfølging etter implementert Mobil Omsorg,

der en sjekker ut at anbefalt praksis er gjennomført og hvorvidt det er viktige innspill til

endring av praksis. Det anbefales videre at prosjektgruppen følger opp i

implementeringsfasen.

9. Annet – ønsket funksjonalitet i Mobil Omsorg

I prosjektperioden er det fremkommet flere ønsker fra ansatte om bedre funksjonalitet i Mobil

Omsorg. Ønskene er knyttet til følgende:

Det ønskes tilgang til å kunne gjøre:

målinger + registrere målinger

Sammenfatning + skrive sammenfatning

E-meldinger + sende e-melding

HL + å skrive huskeliste

Skjema + å fylle ut skjema

Det er ønskelig å kunne endre på:

Medisiner

Tiltaksbilde

Iplos

10. Konklusjon – bedre og mer effektivt

Evalueringen av prosjektet har hatt til hensikt å identifisere kvalitative og økonomiske

gevinster ved innføring av Mobil Omsorg på bærbar plattform i pleie og omsorgstjenestene.

27

Prosjektgruppe, ansatte og ledere har identifisert følgende kritiske suksessfaktorer for en

vellykket implementering av Mobil Omsorg:

Ansattes involvering og forståelse

Lederforankring er helt sentralt, med tydelig informasjon om hensikt og prioriteringer til

ansatte i forhold til endringer i daglige rutiner og endret bruk av Profil. Bruk «ildsjelene»,

og ressurser fra Profil brukerstøtte ved oppstart.

Opplæring

Sikre ansatte god opplæring og ta hensyn til varierende kjennskap til bruk av

smarttelefoner. Tilgjengelige ressurser ved oppstart som effektivt løser «plunder og heft».

Organisering av arbeidshverdag

Endret organisering av arbeidshverdagen må gjennomgås med alle ansatte. Leder må være

tydelig i forhold til slik informasjon og at ny praksis gjelder fra 1.dag. Viktig å unngå

unntaksløsninger.

Rutiner for bruk av Profil

Optimal effekt av Mobil Omsorg, krever endret bruk av Profil, jfr. kap 2.2., og det må

legges til rette for nødvendig endringsarbeid.

Rutiner for tett oppfølging de to første ukene

Valg av produkt (smarttelefon, nettbrett, etc.)

Erfaringer har vist at egenskaper og spesifikasjoner for valg av smarttelefon jfr Samsung

Galaxy S5 og Samsung Galaxy Note 3, bør danne grunnlag for basis modell til videre

bruk av Mobil Omsorg.

Support fra IKT-drift

Administrasjon av løsningen må kunne gjøres sentralt, dvs. alle oppdateringer av

løsningen må kunne synkroniseres sentralt

På bakgrunn av resultatene fra prosjektet anbefales det at Mobil Omsorg implementeres i de

deler av pleie og omsorgstjenesten som vil oppnå gevinster ved å ta dette i bruk

Vedlegg 1. Gevinstanalyse - bakgrunn

Vedlegg 2. Gevinstanalyse – pilot Mobil Omsorg

28

Vedlegg 1: Gevinstberegning – bakgrunn

29

Vedlegg 2: Gevinstanalyse – pilot Mobil Omsorg

Gevinstanalyse - Velferdsteknologi - Mobil OmsorgGevinster:GEVINSTER:

2015 2016 2017 2018

Rapportering ved vaktstart - Spart tid for alle ansatteIndirekte (frigjort tid -

årsverk)432000,00 432000,00 432000,00 432000,00

Rapportering ved vaktstart - Ansatte innhenter rapport etter

behovKvalitative (f.eks. omdømme)

Rapportering ved vaktstart - Etisk side; taushetsbelagt info

om pas begrenses ti l aktuelle ansatte

Indirekte (frigjort tid -

årsverk)

Arbeidslister - Redusere tidsbrukIndirekte (frigjort tid -

årsverk)65000,00 65000,00 65000,00 65000,00

Arbeidslister - Redusert risiko for taushetsbelagt

informasjon kommer på avveie. Større trygghet for pasientenKvalitative (f.eks. omdømme)

Arbeidslister - Redusert papirbruk og toner Direkte (økonomiske - NOK) kr 1 000 kr 1 000 kr 1 000 kr 1 000

Hjemmebesøk - Ansatte får raskere og bedre ti lgang til info

om pas.

Indirekte (frigjort tid -

årsverk)216000,00 216000,00 216000,00 216000,00

Hjemmebesøk - Bedr mestringsfølelse hos ansatt ved å

kunne svare umiddelbatHjemmebesøk - Pas får raskere svar på

spørsål/problemstil l inger Dokumentasjon - Unngå å vente på ledig PC - sparer

tid/mindre stressDokumentasjon - Skrive rapport umiddelbart når

informasjonen er "fersk"

Dokumentasjon - Unngå å skrive rapport 2 gangerIndirekte (frigjort tid -

årsverk)216000,00 216000,00 216000,00 216000,00

Dokumentasjon - Etisk side: Rapport kan skrives i samarbeid

med pasient

Sum gevinst pr år 930000 930000 930000 930000

Gevinster:KOSTNADER:

2015 2016 2017 2018

Kjøp av mobiltelefoner - fordele dette ut over levetiden 2,5

år 113 500

Induksjonsladere (200*25) 5 000

Bil ladere (200*25) 5 000

Innkjøp servere 40 000

Drift mobiltlf pr år (Drift av smarttlf pår enhet - gjelder alle

smart tlf) (782*25) 20 000 20 000 20 000 20 000

SLA for Mobil Omsorg - sjekkes av BEB 120 000 120 000 120 000 120 000

Datatrafikk (295 pr mnd * 25) 89 000 89 000 89 000 89 000

CAL-lisens (182 pr tlf pr år) 5000 5000 5000 5000

Kalkulatoriske kostnader på innkjøpt utstyr (levetid 2,5år) kr 71 000,00 kr 71 000,00 kr 71 000,00 kr 71 000,00

SUM: kr 163 500 kr 305 000 kr 305 000 kr 305 000 kr 305 000 4,5 %

Gevinster:OPPSUMMERING:

Sum Gevinster pr år kr 930 000 kr 930 000 kr 930 000 kr 930 000

Sum kostnader pr år -kr 305 000 -kr 305 000 -kr 305 000 -kr 305 000

Netto gevinst (frigjort tid) kr 625 000 kr 625 000 kr 625 000 kr 625 000

Andel av gevinst som må realiseres for at det er lønnsomt 32,8 %

Gevinst

(kopieres automatisk fra endringsanalysen):

Gevinsttype

(velg fra l isten):

Gevinstbudsjett

(direkte - NOK, indirekte - årsverk, kvalitative - fylles ikke ut)

Gevinst-

betydning

(for kvalitative

gevinster,

1(lav) - 5 (høy)):

Beskrivelse av kostnader: Investering i år:Drifskostnader:

Rente:

FORRIG NESTEMENY