modal pendirian apotik

7/25/2019 modal pendirian apotik

1/41

Business Plan ApotekSYAH FARMA

Program Pendidikan Profesi Apoteker Periode 102

18

BAB 2

SISTEM MANAJEMEN

2.1 Modal

Modal merupakan hal yang vital dan dipertimbangkan dalam berdirinya

sebuah Apotek. Modal yang dibutuhkan untuk pendirian Apotek diusahakan

tidak terlalu besar namun juga tidak terlalu kecil. Modal yang terlalu besar

akan membebani Apoteker sehingga hanya fokus untuk mencari keuntungan

semata. Sedangkan modal yang terlalu kecil kemungkinan tidak akan mampu

untuk memenuhi stok yang dibutuhkan Apotek dan untuk menyediakan

fasilitas yang ada di Apotek. Modal awal pendirian ApotekSYAH FARMA

berasal dari aset pribadi milik orang tua.

2.2 Rencana Pasar dan Strategi

Perencanaan dan persiapan yang matang sangat diperlukan dalam

pendirian dan pengembangan suatu apotek, jadi perlunya memperhatikan

aspek pasar dan aspek sosial agar dapat memprediksi bagaimana kesempatan

suatu apotek untuk dapat berkembang dan maju. Aspek sosial yang meliputi

kondisi masyarakat sekitar seperti pola hidup dan tingkat sosial masyarakat

menjadi pertimbangan dalam mengambil kebijakan atau keputusan usaha

apotek, misalnya dalam pengadaan item obat dan penetapan harga obat.

Produk-produk yang disediakan disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat sekitar (Daftar Obat Esensial Nasional {DOEN}, pola penyakit,

pola peresepan, dan keadaan ekonomi konsumen) serta disesuaikan dengan

anggaran yang dimiliki. Produk yang ditawarkan oleh apotek SYAHFARMA antara lain obat-obatan (obat modern dan obat tradisional),

suplemen, alat kesehatan, dan produk kesehatan lainnya (misal: bedak, sabun,

kosmetik).

ApotekSYAH FARMA didirikan di Jalan Kampung Bugis kelurahan

Kenali Besar kecamatan Kota Baru, Jambi. Tempat ini merupakan lokasi

yang strategis karena berada di pinggir jalan raya yang dekat dengan Rumah

Sakit dan dekat dengan pemukiman warga padat penduduk. Target pasar dari


2/41



19

apotekSYAH FARMA diperkirakan dari berbagai kalangan, yakni kalangan

menengah hingga ke atas. Hal ini menjadi kekuatan apotek dalam

mendapatkan pangsa pasar.

Apotek SYAH FARMA sebagai apotek yang baru, akan

menitikberatkan dalam bidang pelayanan. Layanan jasa yang diberikan adalah

konseling sebagai pusat informasi obat (PIO) dan pemberian komunikasi,

informasi dan edukasi (KIE) pada saat penyerahan obat. Layanan jasa dapat

dilakukan secara langsung di apotek maupun secara tidak langsung melalui

telepon. Layanan ini juga dilengkapi dengan pencatatan pengobatan pasien

dengan kriteria tertentu (Patient Medication Record).

Dalam meningkatkan daya saing, apotekSYAH FARMA memberikan

layanan menerima pemesanan obat melalui telepon, dan layanan obat ke

rumah pasien disertai KIE. Selain itu, di ruang tunggu apotek juga disediakan

majalah dan leaflet kesehatan untuk meningkatan pengetahuan kesehatan

pasien.

Apotek memerlukan promosi ketika awal mula berdiri karena belum

dikenal masyarakat sekitar dan dokter yang praktek di sekitar, sehingga

memerlukan waktu untuk dikenal dan diberi kepercayaan oleh masyarakat

sekitar. Promosi yang akan dilakukan adalah memberikan kartu nama pada

pasien atau konsumen yang berkunjung ke apotek SYAH FARMA dan

membuka relasi dengan dokter praktek di sekitar.

Seorang apoteker harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama

dengan tenaga kesehatan lain, termasuk kepada dokter. Untuk mencapai

target pasar, perlu diketahui pola penyakit masyarakat sekitar apotek. Hal ini

dapat diketahui melalui bekerja sama dengan dokter sekitar apotek. Kerjasama dengan dokter di sekitar apotek juga dapat dilakukan dengan bertukar

informasi tentang obat-obat yang sering diresepkan dokter di sekitar apotek,

sehingga pasien yang berkunjung ke dokter tersebut dapat dengan mudah

memperoleh obat yang diresepkan.

Dalam perencanaan jangka datang, apotek SYAH FARMA akan

mengadakan kerjasama dengan dokter untuk melakukan praktek satu atap,

sehingga memudahkan akses pasien untuk mendapatkan pengobatan.


3/41



20

2.3 Prasarana dan Sarana

Sarana dalam menunjang kegiatan operasional dan pelayanan apotek

SYAH FARMA, antara lain :

2.3.1. Kelengkapan bangunan apotekSYAH FARMA

Lantai : Keramik

Dinding : Tembok

Sumber air : PDAM

Sumber listrik : PLN

Ventilasi : Kipas angin dan AC

Sanitasi : Kamar mandi

Komunikasi : Telepon dan Fax

2.3.2. Tata Ruang Apotek

Ruang dan peralatan apotek SYAH FARMA diatur sedemikian

rupa sehingga dapat menimbulkan rasa nyaman, bagi setiap pengunjung.

Adapun tata ruangnya adalah sebagai berikut :

2.3.2.1. Ruang tunggu.

Pada ruangan ini terdapat kursi tunggu yang nyaman, rak

bahan bacaan (majalah kesehatan dan koran), brosur produk,

poster informatif, tempat sampah, dan papan informasi

berukuran 60 40 cm berisi identitas apotek (nama apotek,

alamat dan nomor telepon, nama apoteker pengelola apotek,

SIA, dan SIPA). Disini nanti juga akan dilengkapi dengan

lemari pendingin yang berisi minuman.

2.3.2.2. Ruang Pelayanan

Kegiatan penerimaan resep, pembayaran dan penyerahanobat dilakukan di ruang pelayanan. Ruang pelayanan dibuat

senyaman mungkin dan ditata dengan dengan baik agar

pelayanan dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Ketika

obat diserahkan oleh apoteker, dilakukan pemberian

komunikasi, informasi, dan edukasi (KIE) kepada pasien.


4/41



21

2.3.2.3. Ruang Apoteker

Pada ruangan ini terdapat meja kerja apoteker tempat

meletakkan dokumen-dokumen administrasi keperluan apotek

untuk keperluan pengadaan dan lain-lain. Selain itu di meja

tersebut terdapat juga literatur-literatur untuk menunjang

pelayanan di apotek.

2.3.2.4. Ruang peracikan

Pada ruangan ini terdapat meja peracikan, peralatan

peracikan, lemari penyimpanan obat, lemari narkotika-

psikotropika, lemari penyimpanan peralatan peracikan, lemari

penyimpanan bahan obat dan bahan pembantu dalam peracikan

serta lemari es untuk obat yang harus disimpan pada suhu

dingin. Dalam ruangan ini dilakukan kegiatan mulai dari

penyiapan obat, peracikan, pengemasan, dan pemberian etiket.

Selain itu, juga terdapat wastafel untuk mencuci peralatan

peracikan.

Berdasarkan KepMenKes No.1322/MENKES/X/2002

Bab I pasal 1, yang dimaksud perlengkapan apotek adalah

semua peralatan yang digunakan untuk melaksanakan

pengelolaan apotek, dan merupakan sarana penunjang kegiatan

di apotek. Perlengkapan yang terdapat di apotek SYAH

FARMAmeliputi :

A. Alat pembuatan, pengolahan, dan peracikan :

a. Timbangan milligram dan gram dengan anak timbangan

masing-masing 1 (satu) set yang ditera setiap 1 tahun.b. Mortir dan stamper 2 set dengan ukuran yang berbeda

(besar dan kecil)

c. Gelas ukur 10 ml dan 100 ml masing-masing 1 (satu)

buah.

d. Corong 1 (dua) buah.

e. Spatel/sendok logam, porselen, dan tanduk.

f. Ayakan.


5/41



22

g. Batang pengaduk dan sudip.

h. Rak Tempat pengeringan alat

i. Termometer 1 buah.

B. Perlengkapan dan alat perbekalan farmasi

a. Etalase kaca untuk obat bebas, obat bebas terbatas, obat

tradisional, alkes kosmetik..

b. Lemari/rak kayu untuk menyimpan obat dan menata obat

c. Lemari untuk menyimpan arsip

d. Lemari khusus penyimpanan narkotika dan psikotropika

yang terbuat dari kayu berukuran 40 80 100 cm dan

dibagi menjadi dua bagian yang masing-masing memiliki

kunci yang berbeda. Tempat penyimpanan narkotika dan

psikotropika dipisahkan dengan tempat penyimpanan

obat yang lain. Tempat khusus yang dimaksud berupa

dua buah tempat yang terpisah atau satu tempat yang

terbagi dua dan tiap bagian mempunyai daun pintu dan

kunci-kunci tersendiri. Bagian pertama untuk

menyimpan persediaan narkotika/psikotropika, bagian

lainnya untuk menyimpan narkotika/psikotropika untuk

keperluan sehari-hari (Permenkes no. 28 th 1978)

e. Lemari es untuk menyimpan obat-obat yang harus

disimpan pada suhu dingin.

A. Bahan pengemas dan pembungkus

a. Bahan pengemas yang terdiri dari plastik pembungkus,

plastik klip, tempat bedak, botol plastik, kantong plastik,kertas perkamen, pot plastik, botol, dan tube.

b. Etiket obat dibedakan menjadi dua macam yaitu etiket

warna putih dan etiket warna biru. Etiket warna putih

untuk sediaan obat dalam. Sedangkan etiket warna biru

untuk sediaan obat luar.

B. Alat-alat Administrasi meliputi :

a. Blanko surat pesanan obat non narkotika


6/41



23

b. Blanko surat pesanan narkotika

c. Blanko surat pesanan psikotropika

d. Blanko tanda terima faktur

e. Blanko Kartu Stok Obat dan Gudang

f. Blanko salinan resep

g. Kuitansi

h. Nota Penjualan

i. Tempat penyimpanan faktur.

j. Buku katalog obat dan daftar harga

k. Bukudefectadan buku daftar batas kadaluarsa.

l. Buku pencatatan narkotika dan psikotropika.

m. Buku keuangan apotek : buku penjualan obat non resep,

buku penjualan obat dengan resep.

n. Buku penerimaan kas

o. Buku pengeluaran kas

p. Form laporan penggunaan obat narkotika dan

psikotropika.

q. Kalkulator.

r. Stempel apotek.

s. Alat-alat tulis, steples, dan alat administrasi lainnya.

t. Buku-buku, meliputi: Farmakope Indonesia edisi IV,

kumpulan peraturan perundang-undangan yang

berhubungan dengan apotek, ISO Indonesia, MIMS, dan

buku acuan lain.

2.4 Penampilan (Performance)

Penampilan fisik dari suatu apotek akan membentuk gambaran

tersendiri pada masyarakat tentang jati diri dari apotek tersebut. Kondisi

apotek yang bersih, rapi, pemilihan warna cat tembok apotek yang tepat,

penataan ruangan yang memadai, sanitasi, ketersediaan obat-obatan dan alat

kesehatan yang ada di apotek merupakan komponen penting yang akan


7/41



24

mempengaruhi minat masyarakat dan menimbulkan kepuasan terhadap

pelayanan apotek.

Tampak luar bangunan apotek didesain dengan gaya modern

menggunakan pilihan warna putih dikombinasi dengan biru sebagai cat

tembok apotek sehingga menimbulkan kesan menarik, bersih dan lebih segar.

Lantai apotek digunakan keramik berwarna putih. Pada bagian depan apotek

terdapat neonbox bertuliskan apotek SYAH FARMA. Neonbox tersebut

tergantung pada tiang dan posisinya mengarah ke jalan utama. Di bagian luar

ruangan terdapat papan penanda dengan latar belakang putih dan tulisan

berwarna Ungu Tua bertuliskan nama apotek, jam kerja apotek, alamat dan

nomor telepon apotek, serta motto apotek. Papan tersebut menempel pada

bagian luar dinding apotek, dilengkapi dengan warna yang menarik dan

lampu dengan tingkat terang yang memadai.

Untuk penataan obat-obatan, Obat OTC dikelompokkan berdasarkan

bentuk sediaan dan kelas terapi kemudian disusun berdasarkan abjad pada

etalase yang mudah dilihat dari luar. Obat ethical disusun menurut kelas

terapi dan bentuk sediaan, kemudian disusun berdasarkan abjad.

Selain itu, area kerja di apotek juga dilakukan pembagian meliputi area

penerimaan pasien (atau resep), pengambilan obat dan pemberian etiket,

peracikan, konseling, ruang tunggu pasien antara lain:

2.4.1. Pada area depan, diletakkan produk-produk OTC serta alkes lain yang

diletakkan pada etalase kaca. Penataan produk OTC disusun menurut

bentuk sediaan dan kelas terapi kemudian disusun menurut abjad. Di

bagian depan juga tampak bagian penerimaan resep, kasir dan

penyerahan obat2.4.2. Pada area peracikan dan pengambilan obat terdapat meja besar yang

dilengkapi dengan etiket (biru dan putih), copy resep, kuitansi, plastik

klip ukuran (10x7cm), (8x5cm), (6x4cm), plastik ukuran (9x20cm),

(12x25cm), (14x33cm) dan berbagai alat tulis.

2.4.3. Pada area peracikan dilengkapi dengan berbagai perlengkapan

meracik seperti mortir, stamper, sudip, kertas perkamen, cangkang

kapsul, aquades, botol semprot, sendok takar, plastik klip dan lain-lain.


8/41



25

2.4.4. Pada area konseling akan disediakan meja dan kursi yang letaknya

cukupprivatsehingga memudahkan untuk melakukan konseling. Pada

area konseling disediakan pula alat peraga, brosur, dan literatur yang

mendukung untuk konseling. Pada masa yang akan datang diinginkan

disediakan teknologi komputer yang digunakan untuk menyimpan

data pasien yang berkonsultasi dan memudahkan akses terhadap

literatur penunjang yang dibutuhkan.

2.4.5. Pada area ruang tunggu, disediakan kursi tunggu, bahan bacaan (koran

dan majalah kesehatan), berbagai macam poster informatif tentang

kesehatan.

2.4.6. Pada rak-rak dan lemari penyimpanan obat, obat disusun secara rapi.

berdasarkan bentuk sediaan kemudian disusun menurut abjad. Obat

disimpan pada temperatur yang sesuai guna menjamin stabilitas obat.

2.4.7. Mushola dan toilet

2.4.8. Tempat parkir yang memadai.

2.5 Ketenagaan (Practice Teamwork)

Pada awal pembukaan, apotekSYAH FARMA dikelola oleh Apoteker

Pengelola Apotek (APA) sekaligus Pemilik Sarana Apotek (PSA), 1 orang

Apoteker Pendamping, 1 orang Asisten Apoteker (AA) dan 1 orang staff

Administrasi dan 1 orang serabutan/juru racik. Apotek buka setiap hari senin-

sabtu pukul 08.00-22.00 WIB, hari minggu dan hari libur nasional tidak

beroperasi. Jam kerja terdiri dari 2 shift, shift pagi mulai pukul 08.00-15.00

sedangkan shift malam mulai pukul 15.00-22.00 WIB. Untuk apoteker

pendamping, satu staff Administrasi dan satu asisten apoteker melayanipasien pada shift pagi mulai bekerja pukul 08.00-15.00, sedangkan shift

malam mulai pukul 15.00-22.00 dilayani oleh APA dan satu pegawai

serabutan. Seluruh pegawai apotek SYAH FARMA dibina dan diarahkan

agar selalu bekerja dengan baik dan penuh tanggung jawab sesuai dengan

kewajiban dan wewenangnya serta bersikap ramah kepada konsumen.

Adapun tugas dari masing-masing personel di apotekSYAH FARMAadalah

sebagai berikut :


9/41



26

2.5.1. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

2.5.1.1. Sebagai pemimpin apotek yang mengelola, mengkoordinasi,

serta mengawasi seluruh kegiatan pelayanan kefarmasian di

apotek.

2.5.1.2. Memberikan kegiatan pelayanan kefarmasian baik pelayanan

obat dengan resep maupun non resep, alkes, dan PKRT.

2.5.1.3. Memberikan pelayanan komunikasi, Informasi, dan Edukasi

(KIE) pada masyarakat.

2.5.1.4. Memberikan kesejahteraan pegawai dan membina hubungan

yang baik dengan para pegawai, PBF, dokter, dan tenaga medis

lainnya.

2.5.1.5. Bertanggung jawab terhadap pengadaan, penataan,

administrasi, dan pelaporan apotek.

2.5.1.6. Melakukan pengontrolan harga dan tanggal kadaluarsa obat

pada saat pembelian obat.

2.5.1.7. Mencatat dan memeriksa perbekalan farmasi yang mendekati

batas untuk dipesan kembali, mengontrol obat-obat yang

mendekati kadaluarsa.

2.5.1.8. Melakukan kegiatan administrasi harian, seperti melakukan

pembukuan harian, melakukan pencatatan kartu stok, dan lain-

lain.

2.5.1.9. Melakukan evaluasi baik tentang hasil yang dicapai apotek,

kinerja karyawan dan langkah-langkah yang perlu diambil

demi kemajuan apotek.

2.5.2. Apoteker Pendamping (Aping)Tugas dari apoteker pendamping hampir sama dengan APA.

Semua bentuk kegiatan dari poin 2.5.1.1 sampai 2.5.1.8 di atas juga

dilakukan oleh Aping, namun khusus untuk poin 2.5.1.9 yang

menyangkut evaluasi dan bentuk langkah yang diambil demi kemajuan

apotek Aping hanya akan memberikan penilaian dan rekomendasi.

Keputusan langkah-langkah yang diambil selanjutnya akan diambil oleh

APA karena APA disini adalah penanggung jawab utama sekaligus


10/41



27

pemilik sarana apotek. Pada intinya, Aping bertugas membantu APA

untuk melaksanakan tugas manajerial dan pelayanan yang dilakukan

APA.

2.5.3. Asisten Apoteker (AA)

2.5.3.1. Membantu apoteker dalam meracik obat dan pengambilan obat

untuk pasien.

2.5.3.2. Membantu mengecek kebenaran barang yang diterima saat

penerimaan perbekalan farmasi dan memastikan keabsahannya,

pengontrolan harga, dan tanggal kadaluarsa.

2.5.3.3. Menerima barang pesanan, memeriksa dan mencatat ke dalam

buku pembelian (komputer) dan menjaga agar daftar harga

tetapup to date.

2.5.3.4. Menyusun, membendel dan menyimpan resep dengan baik

2.5.3.5. Melayani pembelian produk OTC dan melayani proses

pembayaran.



mendekati batas kadaluarsa.

2.5.3.7. Ikut serta dalam peningkatan kemajuan apotek.

2.5.4. Staff administrasi

2.5.4.1. Melakukan kegiatan administrasi harian, seperti melakukan

pembukuan harian, melakukan pencatatan kartu stok, dan lain-

lain.

2.5.5. Pembantu umum/juru resep

2.5.5.1. Membantu APA, Aping dan AA dalam melayani resep daridokter yakni meracik dan mempersiapkan resep di bawah

pengawasan APA dan Aping.

2.5.5.2. Melayani pembelian produk OTC dan melayani proses

pembayaran.

2.5.5.3. Mengantarkan obat ke pasien yang menginginkan obatnya

diantar.


11/41



28

2.5.5.4. Membelikan obat yang dibutuhkan ke apotek lain jika tidak

tersedia di apotek



mendekati batas kadaluarsa.

2.5.5.6. Ikut serta dalam peningkatan kemajuan apotek

Gambar 2.1Struktur Organisasi ApotekSYAH FARMA

Gambar 2.2Pembagianshiftkerja ApotekSYAH FARMA

APA/PSA

APING

Pembantu umum/jururesep

Asisten Apoteker

Staff Administrasi

Apotek Syah Farma

ShiftMalam

15.00-22.00

ShiftPagi

08-15.00

ApotekerPendamping

Asisten Apoteker

Apoteker PengelolaApotek

Pembantu Umum /

Juru resep

Staff Administrasi Ada


12/41



29

2.6 Proses

Proses kegiatan di apotek harus dilakukan dengan sebaik mungkin.

Setiap satuan kegiatan baik menyangkut pelayanan dan pengelolaan apotek

harus ada standar operasional prosedur (SOP) yang harus diikuti dan dipatuhi

oleh semua anggota organisasi. SOP yang ditetapkan antara lain tentang

pengelolaan obat dan alkes (termasuk pemesanan, penerimaan, dan

penyimpanan barang), pelayanan resep dan non resep, serta pelayanan

konseling dan pemberian informasi obat.

Pengorganisasian dan job description masing-masing karyawan harus

terbagi secara jelas. Hal ini bertujuan untuk memperkecil tingkat kesalahan

dan kerugian bagi apotek dipandang dari segi bisnis dan profesi. Selain itujob

description secara teknis diperlukan untuk membantu masing-masing

karyawan melakukan apa yang menjadi kewajibannya secara terarah dan

tidak mengganggu karyawan yang lain. Melalui pembagian kerja yang jelas,

diharapkan masing-masing karyawan dapat berkontribusi terhadap kemajuan

apotek.

Dalam perjalanannya ketika apotek telah didirikan, diharapkan

melakukan monitoring dan evaluasi kerja secara rutin. Hal ini bertujuan untuk

terus melakukan perbaikan kinerja secara terus menerus. Evaluasi dapat

dilakukan secara tertulis atau dilakukan dengan mengajak seluruh karyawan

apotek berdiskusi bersama mengenai hal-hal yang perlu ditingkatkan dan

upaya peningkatannya.

2.7 Rencana Manajemen

2.7.1 Finansial

Penetapan harga jual sediaan farmasi dan alat kesehatan diApotekSYAH FARMAdilakukan dengan memperhatikan faktor biaya

seperti biaya profesi apoteker, gaji pegawai, biaya untuk wadah/label

serta biaya lain yang dikeluarkan secara tidak langsung seperti biaya

pemakaian keperluan kantor dan apotek. Selain itu ada faktor non-biaya

misalnya persaingan usaha. Harga jual obat harus mempertimbangkan

harga jual obat di apotek sekitarnya. Bila apotek tidak memiliki

kelebihan dibanding apotek pesaingnya, misalnya tempat yang nyaman,


13/41



30

pelayanan yang memuaskan, barang yang lengkap, maka apotek tidak

dapat menetapkan harga yang lebih tinggi dari apotek pesaingnya.

Selain itu harus dibedakan harga antara obat dengan resep dokter, obat

non resep dan obat bebas

Perencanaan pemberian harga di ApotekSYAH FARMA adalah

sebagai berikut:

a. Harga untuk kosmetik, alat kesehatan, obat tradisional adalah harga

netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 10 %

b. Harga untuk obat bebas adalah harga netto apotek (HNA) + PPn

10% + laba 10 %

c. Harga untuk obat keras (OWA) dengan pelayanan non resep adalah

harga netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 15 %

d. Harga untuk obat dengan pelayanan resep non racikan adalah harga

netto apotek (HNA) + PPn 10% + laba 15 % + embalage

e. Harga untuk obat dengan pelayanan resep racikan adalah harga netto

apotek (HNA) + PPn 10% + laba 15 % + jasa resep + embalage

Jasa Resep :

Tabel 2.1Biaya Jasa Resep

Jasa Wadah Jasa Peracikan

Puyer 100 / bungkus 4.000

Bedak 1000/dos bedak 4.000

Salep 1000/tube 4.000

Kapsul

1 25 200 / kapsul 2.000

25 50 200 / kapsul 3.000

> 50 200 / kapsul 4.000

Embalage Resep : - 1-3 R/ per lembar : Rp 2.000 / lembar

- Lebih dari 3 R/ per lembar : Rp 2.000 / lembar

Harga yang telah ditetapkan bersifat fleksibel dimana presentase

laba yang diinginkan menurun apabila harga netto obat meningkat. Mark

upyang lebih besar ditambahkan pada harga netto obat yang lebih murah

danmark upyang lebih kecil ditambahkan pada produk yang lebih mahal.

Semua itu dimaksudkan untuk pengendalian harga obat agar tetap

bersaing dan terjangkau masyarakat.


14/41



31

2.7.1.1 Neraca Awal

Tabel 2.2 Neraca Awal Apotek SYAH FARMA Per Januari 2018Aktiva Passiva

Aktiva LancarKas

Persediaan awal obat&alkes

Suplai kantor

Suplai apotek

Aktiva Tetap

Inventaris apotek

Inventaris kantor

Inventaris Gedung

Inventaris Kendaraan

10.000.000,-

39.000.000,-

2.000.000,-

4.000.000,-

13.000.000,-

15.000.000,-

80.000.000,-

17.000.000,-

ModalModal 180.000.000

180.000.000,- 180.000.000,-


15/41



32

Dengan rincian sebagai berikut:

Tabel 2.3Rincian AktivaNo Keterangan Nilai (Rp) Total

1 Kas 12.000.000,-

2 Inventaris kantora. Papan nama apotek + lampu 960.000

b. Kursi tunggu 300.000

c. Etalase 1.500.000

d. Lemari dan rak kayu 6.000.000

e. Meja + kursi 1.000.000

f. Komputer +printer 3.500.000

g. Lemari es 750.000

h. Telepon 350.000

i. Lampu 100.000

j. Jam dinding 50.000

k. Tempat sampah + alat kebersihan + keset 100.000l. Kipas angin (2) 300.000

m. Kalkulator 90.00015.000.000,-

3 Inventaris apotek

a.Stamper dan mortir (2 buah) 200.000

b. Timbangan gram dan milligram 2.000.000

c.Stempel apotek 300.000

d. Lemari pendingin 2.000.000

e.Alat-alat gelas 500.000

f. Rak obat dan lemari obat 2.000.000g. Lemari khusus narkotika dan

psikotropika

1.000.000

H. literatur 600.000

I. Etalase kaca (3 buah) 3.000.000

J. Televisi 14 1.400.000

13.000.000,-

4 Inventaris Kendaraan 17.000.000,-

7. Inventaris Gedung 80.000.000,-

TOTAL 125.000.000,-


16/41



33

2.7.1.2 Analisis Break Even

A. Biaya tetap

Tabel 2.4Biaya Tetap Apotek

Biaya 1 Bulan (Rp) 1 Tahun (Rp) Total (Rp)Gaji karyawan + THRAPA

Apoteker PendampingStaff AdministrasiAsisten Apoteker

Juru racik/kurir

2.250.000,-2.000.000,-

750.000,-750.000,-

500.000,-

29.250.000,-26.000.000,-

9.750.000,-9.750.000,-

6.500.000,-

81.250.000,-

Biaya listrikBiaya air

Biaya telepon

10.000.000,-10.000.000,-

10.000.000,-

30.000.000,-

Biaya pemeliharaan apotek 3.500.000,- 3.500.000,-

Biaya pajak (PBB, Pajak Iklan) 4.000.000,- 4.000.000,-

Biaya penyusutan (25%)a. Penyusutan inventaris kantorb. Penyusutan inventaris gedungc. Penyusutan inventaris apotekd. Penyusutan inventaris kendaraan

3.750.00020.000.000

3.250.0004.250.000

31.250.000,-

TOTAL BIAYA TETAP 150.000.000,-

Biaya gaji dalam 1 tahun dihitung 13 bulan dimana ditambahkan 1

bulan dengan THR (tahun baru dan hari raya keagamaan) sebesar 1 gaji.

Sedangkan asumsi biaya listrik, telepon, air di anggap sebagai biaya tetap

meskipun ada perubahan-perubahan dari bulan ke bulan (semi tetap) tetapi

di anggap tidak bermakna.

a. Perhitungan batas laba rugi/break event pointtahun pertama

Asumsi biaya variabel adalah 80% dari total pendapatan

meliputi:

i. Harga Pokok Penjualan (HPP)

ii. Biaya promosi

iii.Biayaserviceapotek

iv. Biaya pemakaian keperluan apotek dan kantor


17/41



34

v. Biaya transportasi

BEP =

p

vF

1

= 100/801

,000.000.150

Rp

= Rp 750.000.000,- /tahun

= Rp 62.500.000,- /bulan, 1 bulan = 30 hari

= Rp 2.083.300,- /hari.

Dengan hasil penjualan Rp. 62.500.000 per bulan, maka Apotek

SYAH Farma tidak mendapat untung maupun rugi. Sedangkan jika

diinginkan keuntungan bersih sebesar Rp. 24.000.000,00 pada tahun

pertama maka :

Perkiraan laba tahun pertama = Rp 24.000.000,-

P/unit = Rp 50.000,-

dimana P adalah pasien membelanjakan uangnya dari resep

ataupun swamedikasi

VC = 80% P

FC = Rp 150.000.000,-

BEP = FC/RPM

= Rp 150.000.000,-/ 0.2

= Rp 750.000.000,- /tahun

Kontribusi = 20% x 50.000 = Rp. 10.000,-

BEP dalam unit = FC/kontribusi

= Rp 150.000.000,-/ Rp 10.000,-

= 15.000 unit

Rekonsiliasi ( BEP ) : P = Rp 750.000.000,-

VC (80%P) = Rp 600.000.000,-

PM = Rp 150.000.000,-

FC = Rp 150.000.000,-

L = Rp 0,-

Penjualan (omzet) = FC + VC pada P + Laba

= Rp. 150.000.000 + 80% P + Rp. 24.000.000


18/41



35

20 % P = Rp. 174.000.000

P = Rp. 870.000.000,-/tahun

Jumlah pasien dalam 1 tahun = Rp 870.000.000,-/50.000 = 17.400

pasien

Pemeriksaan Hasil : Selisih dari BEP = Omzet BEP

= Rp. 120.000.000,-

Laba = RPM x selisih dari BEP

= 20% x Rp. 120.000.000,-

= Rp. 24.000.000,-

TC = FC + VC

= Rp. 150.000.000,- + 80% P

= Rp. 846.000.000,-

Gambaran data di atas bisa diamati pada grafikbreak evenberikut:

Gambar 2.3Break Even ChartApotek Pada Tahun Pertama

870

846

750

150

15000 17400


19/41



36

Keterangan :< 15000 pasien : rugi

> 15000 pasien : untung

Tabel 2.5PerhitunganVariable cost,Fixed Cost, Total Costdan Laba/RugiApotek Berdasarkan Perkiraan Jumlah Pasien

Unit 1000 Px 2000 Px 10000 Px 15000 Px 17400 Px 20000 Px

VC 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000 40.000

FC 150.000 75.000 15.000 10.000 8.620 7.500

TC 190.000 115.000 55.000 50.000 48.260 47.500

P 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000

L/R (140.000) (20.000) (5.000) 0 (BE) 1.740 2.500

Gambar 2.4Grafik Break Even untuk analisa 1 unit

TotalCost(da

lam

ribuan)

10 15 17,4


20/41



37

b. Target Pendapatan (dalam 1 tahun)

Jika diinginkan keuntungan sebesar Rp. 24.000.000,-/tahun maka

hasil penjualan harus mencapai penghasilan sebesar :

Target penjualan setahun =

penjualanvolume

variabelbiaya-1

keuntungantetapBiaya

= 150.000.000,- + 24.000.000

1- ( 80/100)

= Rp. 870.000.000,-/tahun

= Rp. 72.500.000,-/bulan, 1 bulan = 30 hari

= Rp 2.416.000,-/hari

Asumsi penjualan per hari :

Target penjualan per hari Rp 2.416.000,-

13 lembar resep @ Rp 50.000,- Rp 650.000,-

OWA Rp 800.000,-

non resep dan non obat Rp 966.000,-Target total pendapatan per hari Rp 2.416.000,-

Target total pendapatan per bulan Rp72.500.000,-

( 1 bulan = 30 hari)

Omzet 1 tahun Rp 870.000.000,-

P unit merupakan rata-rata per pasien baik resep dan swamedikasi

yang dibelanjakan untuk obat. Omzet apotek per hari sebesar Rp.

2.416.000,-. Berdasarkan prediksi yang telah dibuat, maka jumlah

pasien yang dapat dilayani dalam satu hari adalah Rp. 2.416.000,-

/Rp. 50.000,- = 48 pasien, dalam satu tahun adalah Rp.

870.000.000,-/Rp. 50.000,- = 17.400 pasien. Maka perencanaan

strategik yang telah dibuat sudah sesuai dengan prediksi awal.

Rekonsiliasi

Penjualan Rp. 870.000.000,-

Biaya variabel (80%) Rp 696.000.000,-


21/41



38

Pendapatan marginal Rp. 174.000.000,-

Biaya tetap Rp. 150.000.000,-

Laba per tahun sebelum pajak Rp. 24.000.000,-

2.7.1.3 Perhitungan Pajak

A. Pajak Penghasilan (PPh) Apotek

Sesuai ketentuan PP RI No.46 tanggal 12 juni 2013 dan

diberlakukan per 1 juli 2013. WP orang pribadi yang bersifat final

adalah pendapatan bruto tidak melebihi Rp. 4.800.000.000,- (4,8M)

dalam 1 tahun, pajak penghasilan dihitung berdasarkan tarif 1% dari

pendapatan bruto yang dibayar tiap bulan (dari omzet bulanan) dan hal

ini tidak berkaitan dengan PPN.

PPh akhir yang terutang disetor paling lambat tanggal 15 bulan

berikutnya setelah masa pajak berakhir serta menggunakan SSP dengan

kode MAP 411128.420 dilaporkan paling lambat tanggal 20 setelah

masa pajak berakir. Jadi Apotek SYAH Farma membayar pajak

penghasilan pada bulan Februari (dari nilaiCash Budgeting) sebesar:

1% x Rp. 870.000.000,- = Rp. 8.700.000,-

B. Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Apotek memiliki omzet Rp. 4.800.000.000,- per tahun (Apotek

SYAH Farma memiliki omzet sebesar Rp. 870.000.000,-), sehingga

apotek tidak diwajibkan membayar PPN setiap bulan sejumlah Pajak

Keluaran (PK) dikurangi Pajak Masukan (PM).

D. Analisis Laporan Keuangan

a. Return On Equity (ROE)

Return of Equity (ROE) atau perolehan atas modal sendiri

digunakan untuk mengukur apakah dana yang diinvestasikan

dalam apotek oleh PSA/APA telah digunakan secara efektif

ROE = 100%xModal

Laba

= 100%x000.000.180Rp

000.000.24Rp

,-

,-

= 13,3 %


22/41



39

Keterangan : menurut pengalaman, ROE minimal 18% untuk

apotek (Seto dkk., 2012). ROE Apotek SYAH FARMA selama

12 bulan pertama sebesar 13,3 % sehingga ROE tersebut tidak

memenuhi persyaratan.

b. Return On Assets (ROA)

Return of Assets (ROA) atau perolehan atas harta

digunakan untuk mengukur apakah semua dana yang tersedia oleh

apoteker baik hutang maupun modal telah digunakan secara

efektif :

ROA = 100%x

Modal

Laba

= 100%x000.000.180Rp

000.000.24Rp

,-

,-

= 13,3 %

Keterangan : menurut pengalaman, ROA minimal 12% untuk

apotek (Seto dkk., 2012). ROA ApotekSYAH FARMA selama

12 bulan pertama sebesar 13,3 % sehingga ROA tersebut telah

memenuhi persyaratan.


23/41



40

Tabel 2.6 Laporan Laba Rugi Proforma Apotek SYAH Farma

(Per 31 Desember 2018)

Penjualan

HPP (78%)Laba kotor

Gaji karyawan (+ THR)- APA- Apoteker pendimping- Staff Administrasi

- Asisten Apoteker- Juru resepBiaya listrik, telepon, PAMBiaya pemeliharaan apotekBiaya pajak PBB

Biaya pajak ReklameBiaya penyusutan

Biaya Suplai KantorBiaya Suplai ApotekBiaya bahan bakar kendaraan

Biaya servis kendaraanBiaya promosi

Biaya serba serbi

Laba

870.000.000,-

678.600.000,-

29.250.000,-26.000.000,-

9.750.000,-

9.750.000,-6.500.000,-

30.000.000,-3.500.000,-2.000.000,-

2.000.000,-31.250.000,-

2.000.000,-4.000.000,-4.500.000,-

2.500.000,-2.000.000,-

2.400.000,-

191.400.000,-

167.400.000,- _24.000.000,-

2.7.1.4 Perencanaan Keuangan Jangka Pendek

Perencanaan keuangan jangka pendek dibutuhkan karena

kas tidak mengalir masuk dan keluar pada tingkat yang tetap,

selalu berubah-ubah dari waktu ke waktu. Hal ini disebabkan

karena penjualan, pembelian obat dan biaya-biaya yang berubah.

Pada awal pembukaan, apotek SYAH FARMA akan menyusun

anggaran kas 3 bulan pertama yaitu Januari sampai dengan maret

2018 sebagai berikut :

A. Untuk mendapatkan laba Rp 24.000.000,-/tahun

(Rp .2000.000,-/bulan), maka taksiran penjualan per bulan

untuk bulan Januari s.d. juni 2018 adalah sebagai berikut :


24/41



41

Tabel 2.7Taksiran Penjualan 6 Bulan Pertama

Asumsi omzet setahun adalah Rp 870.000.000,- berarti dalam

6 bulan pertama, omzet minimal yang harus diperoleh adalah

Rp 435.000.000,-

B. Penjualan di apotek 100% tunai

Harga Pokok Penjualan (HPP)

Tabel 2.8Taksiran Harga Penjualan dan Pembelian Obat per Bulan

JenisTaksiran penjualan

per bulan(Rp)

Faktor Jual Harga Beli(Rp)

Obat resep 19.500.000 1,30 15.000.000

Obat keras (OWA) 24.000.000 1,30 18.461.000

Obat non resep dannon obat

28.980.000 1,25 23.184.000

Total 72.480.000 56.645.000

HPP = 100%xPenjualanTotal

BeliHargaTotal

= 100%x,-72.480.000Rp

,-57.384.000Rp

= 78,15 = 78%

C. Pembelian obat dengan harga pokok 78% dilakukan satu bulan

sebelum taksiran penjualan, pembayaran dilakukan secara

tunai.

D. Pembelian obat-obat yang diperlukan untuk penjualan Bulan

Januari 2018 adalah 78% x Rp 50.000.000,- = Rp 39.000.000,-

Bulantahun 2015 Taksiran(Rp)

Januari 50.000.000,-

Februari 68.000.000,-

Maret 73.000.000,-

April 77.500.000,-

Mei 81.500.000,-

Juni 85.000.000,-


25/41



42

E. Biaya penyusutan inventaris selama 6 bulan sebesar 25% dari

harga perolehan :

i. Inventaris apotek : Rp 1.625.000,-

ii. Inventaris kendaraan : Rp 2.125.000,-

iii.Inventaris gedung : Rp 10.000.000,-

iv. Inventaris kantor : Rp 1.875.000,-

Total : Rp 15.625.000,-

F. Pemakaian suplai apotek per bulan : Rp 333.000,-

Pemakaian suplai apotek per 6 bulan : Rp 1.998.000,-

G. Pemakaian suplai kantor per bulan : Rp 167.000,-

Pemakaian suplai kantor per 6 bulan : Rp 1.002.000,-

H. Biaya gaji per 6 bulan : Rp 40.625.000,-

I. Biaya operasional lainnya per tahun :

i. Biaya listrik, telepon, PAM : Rp 30.000.000,-

ii. Biaya pemeliharaan Apotek : Rp 3.500.000,-

iii. Biaya pajak PBB : Rp 2.000.000,-

iv. Biaya pajak reklame : Rp 2.000.000,-

v. Biaya servis kendaraan : Rp 2.500.000,-

vi. Biaya bahan bakar kendaraan : Rp 4.500.000,-

vii. Biaya promosi : Rp 2.000.000,-

viii. Biaya serba-serbi : Rp 2.400.000,-

Total : Rp 48.900.000,-

Biaya per bulan : Rp 4.075.000,-

Biaya operasional per 6 bulan : Rp 24.450.000,-

J. Saldo kas akhir bulan Desember 2014 adalah Rp 10.000.000,-.K. Bila kas melebihi jumlah minimal, kelebihannya untuk

mengembangkan usaha dan apabila kurang akan

meminjam/utang bank dengan kelipatan Rp. 1.000.000,-


26/41

Business Plan Apotek SYAH FARMA

Program Pendidikan Profesi Apoteker FFUA Periode 102

43

Laporan Laba Rugi Proforma

Tabel 2.9 Laporan Laba Rugi Proforma Apotek SYAH FARMA Bulan

Januari s.d. Juni 2018

Penjualan Rp 435.000.000,-HPP (78%) Rp 339.300.000,- _ Laba kotor Rp 95.700.000,-Biaya Gaji Rp 40.625.000,-Biaya operasional Rp 24.450.000,-

Biaya penyusutan Rp 15.625.000,-Biaya pemakaian Rp 3.000.000,- +

Rp 83.700.000,- _Laba apotek (sebelum pajak) Rp 12.000.000,-

Simpulan : bahwa selama periode waktu 6 bulan

(Januari s.d. juni 2018), diprediksi Apotek SYAH

FARMA akan memperoleh laba sebesar Rp 12.000.000,-

(sebelum pajak).

Dari neraca awal dan anggaran kas dapat dievaluasi

perubahan-perubahan dari perkiraan-perkiraan Apotek

SYAH FARMAyang dapat dihitung sebagai berikut :

Dari neraca awal dan anggaran kas dapat dievaluasi

perubahan-perubahan dari perkiraan-perkiraan Apotek

Syah Pharmayang dapat dihitung sebagai berikut :

a. Kas Apotek bertambah menjadi Rp 79.625.000,-

dari kas awal Rp. 10.000.000,-

b. Persediaan obat :

Stok awal Rp 39.000.000,-

Pembelian Rp 368.160.000,- +Obat yang dapat dijual Rp 417.160.000,-

Harga pokok penjualan Rp 339.300.000,-

Stok akhir Rp 67.860.000,-

c. Hutang Usaha :

Hutang Awal Rp 0,-

Pembelian (kredit) Rp258.180.000,-+

Jumlah Hutang Rp258.180.000,-


27/41

Business Plan Apotek SYAH FARMA

Program Pendidikan Profesi Apoteker FFUA Periode 102

44

Pembayaran Hutang Rp 190.320.000,-

Akhir Rp 67.860.000,-

d. Suplai kantor :

Awal Rp 2.000.000,-

Pemakaian Rp 1.002.000,-

Akhir Rp 998.000,-

e. Suplai apotek :

Awal Rp 4.000.000,-

Pemakaian Rp 1.998.000,-

Akhir Rp 2.002.000,-

f. Aktiva tetap :

Aktiva tetap awal Rp 125.000.000,-

Penyusutan Rp 15.625.000,- _

Aktiva tetap akhir Rp 109.375.000,-

g. Modal

Awal Rp 180.000.000,-

Laba Rp 12.000.000,- +

Akhir Rp 192.000.000,-

h. Hutang Bank :

Hutang Bank Awal Rp 0,-

Pinjaman Kumulatif Rp 14.000.000,- +

Hutang Bank Rp 14.000.000,-

Pembayaran Hutang Rp 14.000.000,- _

Hutang Bank Akhir Rp 0,-


28/41



45

Tabel 2.10 Neraca Proforma Apotek Syah Pharma Per 30 Juni 2018

Aktiva Pasiva

Kas

Persediaan obat

Aktiva Tetap

Suplai apotek

Suplai kantor

Rp 79.625.000,-

Rp 67.860.000,-Rp109.375.000,-

Rp 2.002.000,-

Rp 998.000,-

Modal APA

Hutang UsahaHutang Bank

Rp 192.000.000,-

Rp 67.860.000,-Rp 0,-

Total Aktiva Rp 259.860.000,- Total Passiva Rp 259.860.000,-

2.7.2 Perbekalan Kefarmasian

2.7.2.1 Pengadaan Tahap Awal

Adapun perbekalan farmasi yang akan disediakan pada awal

pembukaan apotekSYAH FARMA, meliputi :

A. Obat (obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, Obat Wajib

Apotek, baik bentuk paten maupun generik), obat golongan

narkotika dan psikotropika, obat tradisional (jamu, OHT, dan

fitofarmaka), bahan obat (seperti: alkohol), bahan bantu

peracikan (seperti: glukosa, cangkang kapsul, vaselin,

sacharum lactis), vitamin dan suplemen makanan.

B. Alatalat kesehatan, seperti: alat tes kehamilan (test pack),

alat kontrasepsi non hormonal (kondom), termometer, kasa

steril, plester, kapas, jarum suntik, spuit injeksi, masker,

breast pump, dan lain-lain.

C. Kosmetik, seperti: sunblock, body lotion, cairan antiseptik,

bedak, sabun, sampo, dan lain-lain.

D. Perbekalan kesehatan rumah tangga (PKRT), seperti: produk

dan peralatan bayi, popok bayi dan dewasa, pembalut, sikat

gigi, pasta gigi, dan lain-lain.

Untuk pengadaan tahap awal, karena pihak PBF belum tahu

keberadaan apotekSYAH FARMAyang merupakan apotek baru,

maka pihak apotek atau APA datang langsung ke PBF dengan

membawa SP rangkap dua dan berisi nama barang dan jumlah

barang yang dipesan, dan fotokopi SIA (bila diperlukan). Apabila

ternyata jumlah pemesanan belum mencukupi kuota minimal


29/41



46

faktur, apotek SYAH FARMA melakukan pengadaan dengan

bekerja sama dengan apotek lain. Untuk pemesanan awal

dilakukan secara tunai.

Untuk pengadaan narkotika hanya dapat dilakukan di PBF

Kimia Farma dengan menggunakan SP khusus narkotika yang

dibuat oleh Kimia Farma. SP ini dibuat rangkap empat, tiga

lembar diserahkan ke PBF Kimia Farma dan satu lembar untuk

arsip apotek. SP narkotika ini hanya memuat satu macam sediaan

untuk satu lembarnya dan memuat nama APA, alamat rumah

APA, nomor SIPA, jenis narkotika yang dipesan, dan tanda

tangan APA sebagai pemesan.

Sedangkan, untuk pengadaan psikotropika menggunakan

SP khusus psikotropika, SP ini rangkap dua yang berisi nama

APA, alamat rumah APA, nomor SIPA, tanda tangan APA

sebagai pemesan, nama PBF yang dituju dan alamatnya, serta

jenis psikotropika yang dipesan. Untuk satu lembar SP

psikotropika dapat digunakan untuk memesan lebih dari satu jenis

psikotropika.

2.7.2.2 Perencanaan Selanjutnya

Untuk pengadaan selanjutnya, perencanaan pengadaan

perbekalan apotek SYAH FARMA dilakukan sendiri oleh

Apoteker dibantu oleh AA dengan memperhatikan hal-hal sebagai

berikut :

A. Pencatatan pada buku defektaB. Kecepatan penjualan atau pergerakan produk (fast/slow/dead

moving)

C. Besarnya anggaran yang tersedia atau omzet apotek sesuai

periode pesanan

D. Obat-obat yang sering diresepkan oleh dokter

E. PBF, berupa nilai kecukupan faktur pesanan

F. Pola penyakit yang umum terjadi di masyarakat


30/41



47

G. Informasi obat baru terutama obat bebas dan bebas terbatas

yang sering diiklankan di berbagai media.

2.7.2.3 Prosedur Pengadaan

Prosedur pengadaan perbekalan farmasi apotek SYAH

FARMAyaitu:

A. Memeriksa obat yang sudah habis atau tinggal sedikit

(diketahui melalui kartu stok pada setiap obat), dicatat di buku

daftar obat habis dan dilihat bagaimana mobilitas obat tersebut

(termasukfast/slow/dead moving product)

B. Melakukan pemeriksaan pembelian obat tersebut dari PBF

mana beserta satuan kemasan dan harganya untuk

memperkirakan harga pembelian dan PBF yang akan

dihubungi.

C. Menyesuaikan dengan keuangan apotek untuk menentukan

prioritas dan jumlah pemesanan.

D. Menentukan pesanan obat yang meliputi jenis obat (termasuk

di dalamnya bentuk sediaan dan dosis), jumlah obat, dan nama

PBF yang dituju.

E. Menulis di blanko Surat Pesanan (SP) :

a. Surat pesanan obat dan alat kesehatan

Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan

arsip apotek)

Nomer urut SP yang telah tercetak di buku SP

berguna untuk memudahkan pemeriksaan kembali SP yang

telah kita berikan pada PBF bila terjadi masalah. Ditulisnama dan alamat PBF, jenis dan jumlah obat yang dipesan.

b. Surat Pesanan Narkotika

Diperoleh dari PBF Kimia Farma, dibuat rangkap

empat (tiga untuk PBF Kimia Farma dan satu untuk arsip

apotek)


31/41



48

Ditulis nomor urut lembar SP, nama, alamat dan

jabatan APA sebagai pemesan, jenis dan jumlah yang

dipesan serta tujuan penggunaan.

Satu lembar SP hanya dapat digunakan untuk

memesan satu jenis Narkotika.

c. Surat Pesanan Psikotropika

i. Dibuat rangkap dua (masing-masing untuk PBF dan arsip

apotek)

ii. Ditulis Nomor urut lembar SP, nama, alamat dan jabatan

APA sebagai pemesan, nama dan alamat PBF, jenis dan

jumlah yang dipesan.

iii.Satu lembar SP dapat digunakan untuk memesan lebih

dari satu jenis psiktropika (dengan catatan PBFnya sama)

iv. SP ditandatangani oleh APA dan diberi stempel apotek

v. Pemesanan dapat dilakukan melalui sales PBF yang

datang setiap hari ke apotek atau dengan menelpon PBF

yang bersangkutan.

2.7.2.4 Prosedur Penerimaan

Prosedur penerimaan perbekalan farmasi di apotek SYAH

FARMAyaitu:

A. Diperiksa keabsahan faktur meliputi :

a. Nama, alamat, dan nomor telepon PBF

b. Tanda tangan penanggung jawab PBF

c. Stempel PBFBila tidak ada maka dikembalikan

B. Dicocokkan antara SP dengan faktur meliputi

a. Nama PBF

b. Jenis obat yang dipesan

c. Jumlah obat yang dipesan

d. Harga obat yang dipesan


32/41



49

Bila tidak sesuai, ditanyakan kepada kurir yang

membawa barang/obat dan harus disesuaikan.

C. Dicocokkan antara isi faktur dan perbekalan farmasi yang

datang meliputi :

a. Jenis perbekalan farmasi yang dipesan

b. Jumlah perbekalan farmasi yang dipesan

c. Nomorbatch

d. Expired date (ED)

e. Kemasan

f. Bentuk sediaan

g. Kekuatan

Bila jenis, jumlah, bentuk sediaan, kekuatan, kemasan,

tanggal kadaluarsa dan nomor batch perbekalan farmasi tidak

sama dengan yang tercantum pada faktur, maka dikembalikan

dan ditukar sesuai yang tertera pada faktur dan SP.

D. Perbekalan farmasi diperiksa kondisi fisiknya antara lain :

a. Wadahnya harus baik dan tertutup rapat

b. Kondisi sediaan tidak rusak (bentuk, warna, bau)

c. Tanggal kadaluarsa masih jauh

Bila rusak atau tanggal kadaluarsa sudah dekat,

dikembalikan kepada PBF atau ditukar.

E. Setelah pemeriksaan dan pencocokan selesai, faktur

ditandatangani pihak apotek dan diberi stempel apotek. Faktur

asli diberikan kepada PBF dan salinannya disimpan sebagai

arsip apotek.2.7.2.5 Prosedur Pembayaran

Prosedur pembayaran obat di Apotek SYAH FARMA

dapat dilakukan dengan dua cara sebagai berikut :

A. Pembayaran secara tunai (Cash on Delivery)

Pihak PBF mengirim barang ke apotek dan dilakukan

pemeriksaan barang sesuai prosedur penerimaan barang :


33/41



50

a. Jika barang sudah sesuai pesanan, dapat dilakukan

pembayaran

b. Jika tidak sesuai pesanan, dikonfirmasi ke pengirim atau

retur

c. Setelah pembayaran, faktur asli yang ditandatangani pihak

PBF dan salinannya akan langsung diberikan kepada

penerima barang di apotek.

B. Pembayaran secara kredit

Pihak PBF mengirim barang ke apotek dan dilakukan

pemeriksaan barang sesuai prosedur penerimaan barang :

a. Jika barang sudah sesuai pesanan, faktur ditandatangani

petugas penerima dan diberi stempel apotek. Faktur asli

dibawa oleh PBF, apotek membawa faktur copy, catat

nomor faktur, dan jumlah yang harus dibayar pada buku

pembelian, kemudian faktur copy tersebut disimpan pada

odner faktur pembelian sesuai dengan bulannya dan urut

seperti pada urutan buku pembelian.

b. Jika tidak sesuai pesanan, dikonfirmasi ke pengirim atau

retur

c. Beberapa hari sebelum waktu jatuh tempo pembayaran,

PBF akan datang ke apotek, selanjutnya:

i. Faktur asli diserahkan kepada apotek

ii. Apotek membuat tanda terima faktur (rangkap dua) yang

ditandatangani apoteker dan diberi stempel apotek

d. Tanda terima faktur asli diserahkan kepada PBF sebagaibukti penagihan kepada apotek pada waktu jatuh tempo.

Jika pada faktur terdapat CN (Credit Nota), yaitu barang

dikembalikan (misalnya karena tidak sesuai pesanan) maka

tanda terima faktur harus dilakukan penyesuaian jumlah

uang yang harus dibayar ke PBF


34/41



51

e. Salinan tanda terima faktur disatukan dengan faktur asli

untuk diarsip pada buku kas keluar dan faktur asli disimpan

pada order kas keluar sesuai dengan bulannya.

f. Pada tanggal pembayaran yang telah disepakati, tagihan

dibayar apotek kepada petugas PBF yang datang ke apotek :

i. Tanda terima faktur asli diserahkan kembali ke apotek

ii. Pada faktur asli diberi tanda lunas serta tanda tangan dan

nama terang petugas PBF, dan disimpan kembali sebagai

arsip apotek.

2.7.2.6 Perencanaan Penataan dan Penyimpanan Perbekalan

Farmasi

Penataan perbekalan farmasi merupakan faktor penentu

kelancaran kegiatan operasional di apotek. Adapun maksud dan

tujuan penataan dan penyimpanan di apotek adalah :

A. Penggunaan ruang yang optimum dari ruang yang tersedia

B. Mengurangi kehilangan waktu dan energi karena gerak selama

pelayanan

C. Memudahkan pekerjaan dan pengambilan barang

D. Memberikan kenyamanan kepada pasien/klien

E. Mengurangi biaya pemeliharaan

F. Untuk menjamin stabilitas obat.

Penataan dan penyimpanan perbekalan farmasi di Apotek

SYAH FARMAdiatur berdasarkan :

A. Penggolongan obat

Obat bebas, bebas terbatas, obat tradisional, kosmetika,beberapa alat kesehatan dan PKRT diletakkan pada etalase di

bagian depan apotek agar konsumen bebas memilih sesuai

keinginannya. Penataannya dilakukan berdasarkan bentuk

sediaan, kelas terapi, dan alfabetis. Lay out diusahakan

seefektif mungkin untuk menarik perhatian konsumen dan

mempermudah pengambilan produk.


35/41



52

a. Obat keras baik generik maupun non generik diletakkan

pada lemari pelayanan di ruang peracikan. Bentuk dan

ketinggian lemari dirancang sesuai dengan kapasitas

personel apotek. Penataan dibedakan atas bentuk sediaan

dan alfabetis. Sedangkan untuk obat-obat yang memiliki

resiko tinggi dan indeks terapinya sempit, penyimpanannya

disendirikan berdasarkan kelas terapi kemudian disusun

menurut abjad.

b. Alat kesehatan seperti spuit injeksi diletakkan pada tempat

yang sama di ruang peracikan.

c. Obat narkotika dan psikotropika masing-masing diletakkan

pada lemari khusus berukuran 100 x 80 x 40 cm dengan 2

lapis pintu dan dengan dua kunci yang berbeda. Pintu

pertama sebagai lemari pelayanan dan pintu kedua sebagai

gudang. Lemari diletakkan didalam ruang peracikan dalam

kondisi terkunci pada tempat yang tidak terlihat umum dan

tidak mudah dipindahkan.

B. Bentuk sediaan

Likuida : obat dalam (sirup, elixir, suspensi, emulsi, dry

Syrup, dan obat luar (tetes mata, inhaler)

Semisolida : salep, krim, gel, ointment

Solida : tablet, kaplet, kapsul

C. Kelas terapi

Tujuan penataan ini adalah untuk menghindari kesalahan

pengambilan obat karena nama maupun kemasan yang hampirsama, selain itu juga untuk memudahkan pemilihan obat jika

terjadi substitusi terapetik. Untuk obat - obat yang beresiko

tinggi yaitu yang mempunyai indeks terapi sempit seperti

antihipertensi, obat jantung, dan antidiabetes, penataannya

disendirikan berdasarkan kelas terapinya, kemudian disusun

secara alfabetis.


36/41



53

D. Stabilitas Obat (Obat yang disimpan di lemari pendingin)

Di dalam lemari pendingin disimpan sediaan yang tidak

stabil pada suhu kamar atau membutuhkan suhu penyimpanan

yang rendah, antara lain suppositoria, ovula, sediaan dengan

bakteri Lacto bacillus, tablet salut gula dan selaput, sirup,

beberapa sediaan injeksi, dan lain-lain.

E. MetodeFEFOdan FIFO

Metode penataan berdasarkan First Expired First Out

(FEFO) yaitu jika obat yang baru diterima atau diterima

belakangan waktu kadaluarsanya lebih pendek diletakkan di

depan untuk dikeluarkan terlebih dahulu. Juga menggunakan

metodeFirst In First Out(FIFO) yaitu obat yang datang lebih

dulu dikeluarkan terlebih dahulu, hal ini untuk menghindari

obat kadaluarsa.

F. Alfabetis

Penataan dan penyimpanan obat dan perbekalan farmasi

lainnya setelah ditata berdasarkan bentuk sediaan kemudian

ditata secara alfabetis sehingga memudahkan pengambilan.

Untuk obat-obat yang memiliki indeks terapi sempit dan

beresiko tinggi apabila tertukar seperti obat diabetes mellitus,

antihipertensi, dan jantung penyimpanannya dikelompokkan

berdasarkan kelas terapi lalu disusun menurut alfabetis.

Dengan sistem penataan seperti ini, diharapkan akan

lebih memudahkan pemilihan obat yang sesuai dengan

kebutuhan, serta menghindari kesalahan pemberian obat yang

dapat berakibat fatal.

Penataan dan penyimpanan sediaan farmasi juga harus

memperhatikan faktor lingkungan untuk menjaga stabilitas

obat. Faktor lingkungan yang diperhatikan dalam penataaan

dan penyimpanan obat adalah sinar matahari, suhu, dan

kelembaban. Diusahakan obat-obat tidak terkena sinar

matahari langsung, suhu dijaga dengan sirkulasi yang cukup,


37/41



54

dan lemari penyimpanan dijauhkan dari kamar mandi karena

kelembaban yang relatif tinggi di sekitar kamar mandi.

2.7.3 Administrasi dan Pelaporan

2.7.3.1 Administrasi Apotek

Untuk ketertiban dan keteraturan dalam pelaksanaan

kegiatan, apotek SYAH FARMA melengkapi sistem

administrasinya dengan melakukan pencatatan yang meliputi :

A. Pencatatan persediaan

Pencatatan sediaan farmasi meliputi pencatatan pada

kartu stok gudang dan pencatatan pada kartu stok apotek di

lemari peracikan ataupun etalase.

Prosedur pencatatan sediaan farmasi :

a. Dilakukan pencatatan pada kartu stok gudang untuk sediaan

farmasi yang baru datang meliputi nama PBF, tanggal

kadaluarsa, nomor batch, satuan kemasan, harga satuan,

jumlah persediaan, jumlah pengeluaran ke lemari, sisa dan

paraf pengarsip. Untuk obat-obat narkotika dan psikotropika

disimpan dilemari khusus, yang terdiri dari dua pintu

dipisahkan antara stok gudang dan stok harian.

b. Dilakukan pencatatan pada kartu stok apotek untuk obat

yang dimasukkan, tanggal pemasukan obat serta jumlah

stok pada lemari obat. Setiap pengeluaran sediaan farmasi

dari etalase/lemari peracikan dilakukan pencatatan pada

kartu stok apotek sehingga setiap saat dapat dipantaujumlah yang keluar dan jumlah yang masih ada.

B. Pencatatan pada buku defekta

Pencatatan sediaan farmasi yang habis, tidak ada atau

stok tinggal sedikit dilakukan pada buku defekta sehingga

memudahkan pengecekan perbekalan farmasi yang harus

dipesan pada pihak PBF. Pencatatan dilakukan setiap kali

ditemukan adanya sediaan farmasi yang habis, tidak ada atau


38/41



55

stok tinggal sedikit. Hal ini dilakukan untuk mencegah

terjadinyastock-out(barang habis saat ada permintaan).

C. Pencatatan pembelian

Pencatatan pembelian dilakukan untuk pembelian yang

dilakukan meliputi pencatatan obat yang datang, nomor faktur,

nominal pembelian. Catatan diarsip dalam buku tersendiri yang

dikelompokkan menurut bulan pembelian.

D. Pencatatan tanggal kadaluarsa

Pencatatan ini dilakukan pada buku tersendiri. Dibuat

pengelompokan berdasar bulan dan tahunexpired datemasing-

masing item sediaan farmasi yang masih ada.

E. Pencatatan penjualan harian

Pencatatan penjualan harian dilakukan pada buku

tersendiri, kemudian direkap kembali dengan pencatatan pada

komputer, dipisahkan antara file penjualan untuk non resep

(misalnya obat wajib apotek, alat kesehatan, kosmetik, obat

tradisional, obat bebas dan obat bebas terbatas tanpa resep dan

komoditi lainnya) danfilepenjualan dengan resep dokter.

F. Pencatatan narkotika dan psikotropika

Tiap pengeluaran obat narkotika dan psikotropika harus

dicatat dalam catatan pengeluaran narkotika dan psikotropika

berisi tanggal, nomor resep, nama dan alamat pasien, nama dan

alamat dokter pemberi resep, jumlah serta sisa yang ada di

persediaan. Hal ini untuk memudahkan pengawasan dan

pelaporan pemakaian narkotika/psikotropika tiap bulannya.G. Pencatatan keuangan

Pencatatan keuangan meliputi pengeluaran kas,

pemasukan kas, serta pembelian. Pengeluaran kas meliputi

pengadaan obat secara tunai dan kredit, biaya-biaya (listrik, air,

telepon, gaji karyawan, perlengkapan apotek, dan lain-lain).

Semua bukti pengeluaran diarsipkan dan pengeluaran total

dijumlah tiap bulannya. Pemasukan kas meliputi penjualan


39/41



56

obat dengan resep dan non resep, penjualan alat kesehatan, dan

komoditas lainnya. Tiap hari transaksi yang terjadi serta

jumlah uang yang masuk dan yang ada dicatat dalam buku

tersendiri, kemudian tiap bulannya dipindahkan ke dalam buku

penerimaan kas.

H. Pencatatan pengobatan pasien (PMR)

Data masukan berasal dari pencatatan penjualan yang

meliputi data pasien, tanggal penjualan, nomor resep,

keterangan dokter, nama obat, dan aturan pakai. PMR di

apotek SYAH FARMA menggunakan sistem dua kartu, yaitu

buku rekam pengobatan pasien yang diberikan kepada pasien

dan kartu PMR untuk disimpan di apotek.

I. Pencatatan lain-lain

a. Nota, digunakan sebagai bukti untuk penjualan tanpa resep..

b. Kuitansi, digunakan untuk bukti penjualan dengan resep.

c. Turunan resep, diberikan pada pasien yang membeli resep

sebagian atau apabila ada permintaan dari pasien.

d. Etiket, digunakan dalam pelayanan resep untuk memberikan

keterangan bagi pasien terhadap obat yang diserahkan,

berisi informasi pemakaian obat, nama pasien, tanggal, dan

nomor resep.

e. Form pemberian informasi, digunakan untuk memberikan

informasi tertulis tentang cara pemakaian obat serta hal-hal

yang perlu diperhatikan oleh pasien selama terapi obat.

Pengelolaan keuangan dilakukan dengan melihat setiappencatatan dalam laporan keuangan harian dan bulanan.

Pengeluaran keuangan harus disertai tanda bukti transaksi

seperti nota sehingga proses administrasinya teratur dan benar.

2.7.3.2 Pelaporan Apotek

Pelaporan digunakan untuk obat narkotika dan psikotropika

yang dilakukan tiap bulan sebelum tanggal 10 pada bulan

berikutnya dengan menggunakan form software SIPNAP (Sistem


40/41



57

Pelaporan Narkotika dan Psikotropika). Pelaporan ini dibuat 4

rangkap, ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jambi,

dan Kepala Balai Besar POM Jambi, serta satu rangkap digunakan

sebagai arsip apotek.

Selain pelaporan narkotika dan psikotropika, pelaporan

Pajak Penghasilan (PPh) apotek dilakukan setiap bulannya

menggunakan SSP (Surat Setoran Pajak) dari kantor pajak dengan

menggunakan dasar perhitungan dari laporan Laba/Rugi ditahun

sebelumnya. Pembayaran pajak dilakukan di kantor pos atau bank

yang ditunjuk paling lambat tanggal 15 di bulan berikutnya dan

lapor apabila sudah bayar ke kantor pajak paling lambat tanggal 20-

nya. (Apabila terlambat dalam melakukan pembayaran maka akan

diberikan sanksi berupa denda biaya bunga perhari dan apabila

terlambat melaporkan ke Kantor Pajak maka akan diberi sanksi

dalam jumlah tertentu).

2.8 Rencana Pengembangan

2.8.1 Sumber Daya Manusia (SDM)

Peningkatan kualitas SDM akan sangat berpengaruh terhadap

kelangsungan hidup apotek. Langkah yang dapat ditempuh adalah

dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbagai seminar kesehatan

dan kefarmasian. Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengikuti

perkembangan dunia kesehatan dan kefarmasian di masyarakat sehingga

diharapkan kualitas pelayanan yang dilakukan apotek meningkat.

Selain itu, kinerja karyawan perlu dilakukan evaluasi selamaperiode waktu tertentu. Evaluasi ini terkait dengan jumlah penjualan dan

pencapaian target penjualan apotek dalam periode waktu tertentu.

Volume penjualan yang tinggi secara tidak langsung mengindikasikan

kepuasan konsumen dengan sistem pelayanan yang diberikan apotek.

Bila hal ini tercapai, maka diberikan rewardbagi para karyawan sebagai

motivator untuk terus meningkatkan kualitas kinerjanya.


41/41



Pengembangan SDM juga diwujudkan dengan penambahan

personel apotek, yaitu pembantu umum. Dengan penambahan personel

ini, diharapkan meningkatkan profesionalitas apotek dalam melakukan

pelayanan kefarmasian di masyarakat.

2.8.2 Manajemen dan Pelayanan

Seiring dengan kemajuan dan berkembangnya suatu apotek, maka

manajemen suatu apotek akan semakin berkembang. Salah satu

pengembangan apotek SYAH FARMA adalah penerapan adanya SOP

(Standard Operating Procedure). Dengan adanya SOP, alur manajemen

serta pelayanan akan lebih teratur dan kualitas manajerial serta pelayanan

yang ada di apotek akan terjaga.

Pelayanan di apotek SYAH FARMA tidak hanya berupa pelayanan

resep dan non resep, tetapi juga pelayanan jasa yang berupa Konseling,

Edukasi, dan Informasi (KIE) yang berorientasi pada kualitas hidup

pasien (patient oriented). Selain itu, apotek SYAH FARMA juga

melayani pemesanan perbekalan farmasi via telepon dan jasa

pengantaran perbekalan farmasi dengan memberikan penjelasan pada

lembar informasi pasien.

Evaluasi terhadap kegiatan apotek akan dilakukan setiap akhir

bulan untuk mengevaluasi kinerja apotek dan SDM yang berperan di

dalamnya. Evaluasi tersebut dilakukan untuk mengetahui kekurangan

apotek yang harus diperbaiki untuk meningkatkan pelayanan di apotek

serta meningkatkan kepuasan konsumen.

Documents

modal pendirian apotik