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Modèle d’organigramme de la Direction des Approvisionnements et de gestion des stocks Direction Approvisionnements & Gestion des stocks Service Achats Service Gestion des Stocks Service Comptabilité Matières Service Contrôle des factures

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Modèle d’organigramme de la Direction des

Approvisionnements et de gestion des stocks

Direction Approvisionnements & Gestion des stocks

Service Achats Service Gestion

des Stocks

Service Comptabilité

Matières

Service Contrôle des

factures

Le respect du principe d’indépendance

1. Le Service des achats doit être indépendant du Service

chargé de la gestion (détention) des stocks

2. Le Service chargé de la gestion (détention) des stocks

doit être indépendant du Service chargé de la comptabilité

matière.

3. Sauf cas dument justifié, le Service chargé de la gestion

(détention) des stocks doit suivre uniquement les quantités

entrées et sorties.

Le respect du principe d’indépendance

4. Sauf cas dument justifié, le Service chargé de la gestion

(détention) des stocks ne doit pas connaître au préalable les

quantités à recevoir des fournisseurs.

5. Sauf cas dument justifié, le Service chargé de la gestion

(détention) des stocks ne doit pas détenir des fiches de

stocks ni manuelles ni informatisées, car ces fiches doivent

être le Monopole du Service chargé de la Comptabilité

Matières.

Attributions du service « Achats »

- Recensement des

besoins

- Analyse des

besoins

- Etablissement

des budgets d’ap-

provisionnement

- Choix des

fournisseurs

- Conclusion des

contrats

- Suivi du budget

des achats

- La notation des

fournisseurs

- Le contrôle

Qualité

Le choix des fournisseurs

La procédure à engager : Appel d’offres, Consultation

ou Achat Direct

La prédéfinition des critères de sélection

L’exécution du choix du fournisseur

Le choix des fournisseurs : La procédure à engager

Procédure type: Appel d’offres

Exceptions :

- Achats spécifiques : Fournisseurs exclusifs

- Achats auprès des sociétés du Groupe Fournisseurs prédéfinis

- Montant de l’achat Consultation ou Achat Direct

- Si la population des fournisseurs est listée (architectes, experts, etc.)

Procéder à une consultation de toute la population listée.

- Fournisseur Stratégique (Risque significatif de détérioration de la

qualité des produits ou services de la société en cas de changement

non réfléchi du fournisseur) Achat Direct

L’exécution du choix du fournisseur

La centralisation des offres

L’établissement du Tableau Comparatif des Offres

Le choix définitif

Le recensement des besoins

1. Le recensement des besoins se fait en se basant sur :

-Les achats de l’année précédente ;

-Les besoins prévisionnels des Unités de Production

compte tenu des prévisions de production.

2. Les besoins en quantité et en qualité doivent être

matérialisés par écrit et signés par les différentes unités

consommatrices de la société.

L’analyse des besoins

Elle a pour but de :

- Regrouper les demandes (ou besoins) d’achat de même

nature afin qu’elles forment un Lot ou ensemble de Lots

homogènes ;

- Détecter les demandes (ou besoins) d’achat doublement

exprimées par deux Unités différentes relevant de la société.

L’analyse des besoins a deux vocations : Interne & Externe.

L’analyse des besoins à vocation interne :

L’analyse des besoins

Elle a pour but de :

- Identifier les achats spécifiques devant suivre des

procédures particulières d’approvisionnement ;

- Identifier les fournisseurs exclusifs auprès desquels la

société doit s’approvisionner.

L’analyse des besoins a deux vocations : Interne & Externe.

L’analyse des besoins à vocation externe :

L’établissement des budgets des achats

VariationBudget des achats de

l’année N

Total des achats de

l’année N-1

Budget

Budget B1

Budget B2

Budget B3

Totaux

Le Tableau Récapitulatif des budgets divisionnaires

VariationEn % du Chiffre

d’affaires de l’année N

En % du Chiffre

d’affaires de l’année N-1

Budget

Budget B1

Budget B2

Budget B3

Totaux

L’établissement des budgets des achats

Le Tableau Détaillé d’un budget divisionnaire

VariationQuantité à acheter en

N

Quantité achetée en

N-1

Désignation

Article ou

Famille

Article ou

Famille

Article ou

Famille