Modul Access

Praktek Basis Data Microsoft Access

JS TI/MI 001 2006 JOB I MENGENAL BASIS DATA DAN MICROSOFT ACCESS

Tujuan Praktek : 1. Memahami konsep sistem manajemen basis data. 2. Mengenal elemen dasar Access. 3. Mengenal objek Access.

DASAR TEORI I.1. Apa itu Basis Data? Ide dasar dari basis data adalah untuk menyimpan data dengan rapi. Sistem manajemen basis data adalah piranti atau alat bantu bagi para pemrogram untuk menalar dan mengambil realitas dunia bisnis menjadi suatu sistem informasi yang terstruktur dan terkelola. Misalnya, ada data mentah tentang pelamar kerja dan kualifikasinya. Data tersebut tentu saja tidak terstruktur dan teratur. Oleh karena itu, apabila kita mencatat seluruh data tersebut dalam sebuah buku, maka hasil catatan tersebut disebut basis data. Selanjutnya catatan tersebut distrukturkan dan diatur ke dalam klasifikasi misalnya Nama, Pendidikan dan IP, maka hasil pengolahannya disebut manajemen basis data. Sebagai contoh adalah berikut ini. Nama Hendri Tornando Rani Maharani Jacklin Pendidikan D3 Sarjana Sarjana IP 2.69 3.01 3.35

Kemudian, hasil manajemen basis data tersebut diatur dan dikelola, dari proses membaca sampai dengan melaporkan datanya oleh sebuah program aplikasi disebut sebagai sistem manajemen basis data.

Teknologi Informasi Politeknik Negeri Padang

-1-


Sistem manajemen basis data ditujukan untuk menciptakan pengelolaan data yang bersiri sebagai berikut: Memudahkan pengaksesan data. Mengurangi redundansi dan inkonsistensi data. Mengisolasikan data untuk distandardisasikan. Mudah digunakan oleh banyak pemakai. Mengamankan data. Menjaga integritas data. Menciptakan independensi data.

I.2. Aplikasi pengolah Basis Data Sekarang telah banyak program aplikasi pengolah basis data. Diantaranya adalah Oracle, SQL server, MySQL, Foxpro, Microsoft Access dll. Pada praktikum ini, kita menggunakan Microsoft Access yang berkembang menjadi salah satu program basis data yang amat populer. Kepopulerannya tidak terlepas dari kemudahan pemakaiannya, tetapi juga dari warisan perangkat lunak yang mudah diperoleh. Microsoft Access merupakan perangkat lunak sistem manajemen basis data relasional dan berorientasi visual, serta berbasis windows. Fungsi kinerja utamanya adalah digunakan untuk membuat dan memodifikasi tabel, formulir entri data, query, laporan dan basis data. Kemampuan memodifikasikan keempat option basis data tersebut juga didukung dengan oleh keterkaitannya dengan bahasa pemrograman yang lain, salah satunya Visual Basic.

I.3. Mengenal Microsoft Access Tampilan utama Microsoft Access terdiri atas beberapa bagian yang dirancang sedemikian rupa agar anda bisa menggunakannya secara maksimal. Setiap bagian mempunyai fungsi dan tujuannya, seperti gambar dibawah ini.


-2-


Baris Judul

Baris Menu

Toolbar

Tombol Ukuran

Objek Database

Baris Status

Jendela Database

Task Pane

Gambar I.1 Tampilan Microsoft Access Sebagian besar aktivitas kita langsung dilakukan di dalam sebuah jendela database, yang sering disebut database container.

Objek Microsoft Access Tables Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan data. Tabel adalah sekumpulan data tentang subjek tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Tabel merupakan komponen utama dan pertama dari sebuah database yang harus dibuat. Kolom dikenal dengan istilah field berisi judul yang mewakili sekumpulan baris. Sedangkan baris dikenal dengan istilah record berisi kumpulan data yang memiliki karakteristik pengertian yang sama.


-3-


Field

Gambar I.2 Tabel Record Queries Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan query. Query yakni memanipulasi data dan mengendalikan manipulasi data tersebut melalui suatu bahasa. Bahasa pemrograman untuk basis data dikenal dengan istilah SQL (Structure Query Languange).

Gambar I.3 Query Forms Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan form. Form dirancang untuk menampilkan field-field yang dibutuhkan. Reports Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan laporan. Laporan digunakan untuk menampilkan atau mencetak informasi yang berasal dari tabel atau query. Isi report tidak dapat dimodifikasi dalam arti manipulasi database, tetapi hanya menampilkan isi tabel-tabel dan query-query.


-4-


Pages Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan data access pages. Pages dapat diletakkan di server sistem jaringan intranet atau internet.

Macros Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan macro. Macro adalah kumpulan perintah yang tersusun dalam sebuah daftar. Macro berisi sejumlah aksi dalam bentuk perintah yang dapat mengotomasasikan operasi setiap kali bekerja dengan cara yang sama.

Modules Digunakan untuk pembuatan dan pengolahan modul di dalam Visual Basic. Modules merupakan kumpulan deklarasi dan prosedur dari visual basic yang diletakkan bersama-sama dalam satu kesatuan. Modules berada di dalam jendela Microsoft Visual Basic.

LANGKAH KERJA Membuka Microsoft Access Cara pertama Anda dapat memulai microsoft Access dengan mengklik dua kali shortcut Microsoft Access , atau memilih Microsoft Access dari menu program pada menu Start di Windows seperti gambar dibawah ini

Gambar 1.4 Cara memanggil Microsoft Access lewat Start menu


-5-


Cara kedua Anda juga dapat memanggil dari Star Run. Klik Start kemudian pilih Run, ketikkan pada isian open: msaccess.exe . lihat gambar dibawah ini:

Gambar 1.5 Cara memanggil Access menggunakan Run

EVALUASI 1. Buatlah sebuah database data mahasiswa sederhana yang diberi nama dengan no BP masing-masing.


-6-


JOB 2 TABEL

Tujuan Praktek : 1. Mengetahui cara membuat tabel 2. Memahami tipe data 3. Mengetahui dan memahami relasi tabel 4. Mengetahui memanipulasi tabel dan meyunting data

DASAR TEORI Tabel : Tabel adalah sekumpulan data dan informasi spesifik tentang subjek tertentu yang disusun dalam bentuk kolom dan baris. Tabel merupakan komponen utama dan pertama dari sebuah database yang harus dibuat. Kolom atau yang lebih dikenal dengan istilah field berisi sekumpulan data dalam satu domain. Sedangkan baris (tupel) atau record berisi sekumpulan informasi dari suatu entitas. Model Relasional : Data dan keterhubungan direpresentasikan sebagai tabel yang mempunyai kolom-kolom dengan nama unik. Antara entitas-entitas (tabel) terdapat keterhubungan. Pada model ini, pemakai memandang basis data hanya sebagai kumpulan tabel (relasi). Model relasional ini yang akan dipraktekkan sebagai model data dalam pembuatan basis data.

LANGKAH KERJA 2.1 MEMBUAT TABEL & MERELASIKAN TABEL Untuk membuat tabel, anda mempunyai dua alternatif pilihan, yaitu membuat tabel kosong untuk memasukkan data atau membuat tabel menggunakan data yang sudah ada di tempat lain. Semuanya terangkum dalam lima metode pembuatan tabel, yaitu Datasheet View, Design View, Table Wizard, Import Table dan Link Table.

2.1.1 Membuat Tabel


-7-


Membuat tabel dengan Design View, inilah cara paling kompleks. Pembuatannya memang relatif lama, tapi jika diisi dengan betul dapat menghasilkan hasil yang akurat. Langkah-langkah pembuatannya sebagai berikut: 1. Pada jendela database, klik Tables yang berada dibawah objects. 2. Klik icon New. Kotak dialog New Table akan muncul. 3. Klik DesignView, lalu klik OK. Modus Design View akan menampilkan kolom Field Name, Data Type serta sebuah kolom Description yang bersifat optional (boleh tidak diisi). 4. Ketikkan nama field yang anda inginkan pada kolom Field Name. 5. Tentukan tipe data pada kolom Data Type. 6. Untuk masuk ke Field Properties, tekan F6 atau klik mouse ke tempat yang diinginkan. 7. Tentukan ukuran field pada Field Size dan ekan F6 untuk kembali ke kolom. 8. Ketikkan keterangan yang anda perlukan pada kolom Description jika diperlukan. 9. Klik field yang ingin digunakan sebagai Primary Key. Tentukan dengan mengklik icon Primary Key. 10. Ulangi langkah 4 sampai 7 sesuai dengan kebutuhan anda sampai selesai. 11. Klik tombol Close(X) jika sudah selesai dan keluar dari jendela tabel. Kotak konfirmasi penyimpanan akan muncul. 12. Klik yes untuk melakukan penyimpanan. 13. Ketikkan nama file yang diinginkan dan tekan enter.

2.1.2 Mengimport Tabel Mengimpor data dari Excel Untuk mengimpor data dari excel, lakukan langkah-langkah berukut : 1. Klik menu File. 2. Klik Get External Data, pilih Import. 3. Kotak dialog Import akan muncul. 4. Pada kotak File of Type, pilih Microsoft Excel. 5. Tentukan lokasi file dan folder pada kotak Look In. 6. Sorot file tabel yang diinginkan.


-8-


7. Klik tombol Import. Kotak dialog Import Spreadsheet Wizard akan muncul. 8. Pilih Show Worksheet.

Gambar 2.6 Kotak dialog impor pertama 9. Pilih Worksheet yang diinginkan lalu klik Next. 10. Klik tombol radio First Row Contains Column Headings. Klik Next.

Gambar 2.7 Menetukan baris pertama sebagai kepala kolom 11. Selanjutnya tentukan lokasi penyimpanan tabel. Pilih In a new Table untuk menyimpan hasil pengimpor ke tabel baru. Jika anda ingin menyimpan ke tabel yang sudah anda buat pilih In a Existing Table. Klik Next. 12. Pada wizard berikut ini anda harus menentukan apakah ada field yang akan anda skip (tidak impor). Jika ya,klik pada field yang dimaksud baru kemudian klik kotak Do not import field (skip).


-9-


13. Berikutnya anda diminta untuk menentukan primary keynya. Jika anda ingin memberi primary key sendiri, klik tombol radio Choose my own primary key dan pilih field yang akan dijadikan primary key pada combo box.

Gambar 2.8 Menentukan primary key 14. Kotak wizard terakhir akan ditampilkan untuk memberikan konfirmasi data yang di impor 15. Klik tombol finish.

Gambar 2.9 Memberi nama tabel 16. Klik OK untuk konfirmasi pengimporan data.


- 10 -


Gambar 2.10 Kotak konfirmasi import data Bahwasanya hasil import data menghasilkan tabel dengan tipe data yang mempunyai ukuran field yang paling maksimal. Untuk itu anda harus membuka tabel dengan modus Design View untuk memodifikasi struktur data pada tabel hasil import sehingga mendapatkan tipe data dengan ukuran sesuai kebutuhan.

2.1.3 Me-link Tabel Me-link data dari tabel database lain Untuk me-link data dari database lain, lakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Klik menu file. 2. Klik Get External Data, pilih Link Table. Kotak dialog Link akan muncul.

Gambar 2.11 Kotak dialog link 3. Tentukan lokasi file dan folder pada kotak Look In. 4. Sorot file yang akan di-link. 5. Klik Link. Kotak dialog Link Tables akan muncul.

Gambar 2.12 Kotak dialog Link Tables


- 11 -


6. Pilih tab Tables, Klik salah satu tabel klik OK. Tabel tersebut akan ditambahkan ke database.

Gambar 2.13 Tabel hasil Link ditampilkan

2.1.4 Tipe Data Tiap field pada tabel Access harus didefinisikan tipe datanya. Pemilihan tipe data bagi sebuah field dilakukan dengan mengklik daftar yang tersedia pada kolom Data Type. 1. Text : Jenis data yang berisi teks atau angka-angka yang tidak digunakan untuk operasi logika dan matematika. Panjang maksimal tipe field adalah 255 karakter. 2. Memo 3. Number 4. Date/time 5. Currency 7. Yes/No : sama dengan teks. Panjang maksimal tipe field adalah 65.535 karakter. : Jenis data yang berisi khusus angka yang digunakan untuk operasi logika dan matematika. : Jenis data khusus tanggal dan waktu. : Jenis data khusus angka dalam format mata uang. : Jenis data khusus dikotomik. data ini meliputi gambar, suara. 9. Hyperlink : Jenis data khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar. 10. Lookup Wizard : Digunakan untuk membuat pilihan pengisian record dalam bentuk list box atau combo box.

6. Autonumber : Jenis data khusus penomoran otomatis oleh sistem. 8. OLE object : Jenis data khusus data eksternal Object Linked Embedded (OLE). Tipe

2.1.5 Relasi Tabel Untuk membuat hubungan antar tabel, ikuti langkah beikut ini :


- 12 -


1. Buka file database yang anda inginkan. 2. Pilih dan klik menu Tools, Relationships atau klik tombol toolbar Relationships . Kotak dialog show tabel akan ditampilkan.

Gambar 2.1 Kotak dialog show table 3. Pilih dan klik nama tabel yang ingin anda hubungkan, kemudian klik tombol perintah Add. 4. Untuk menutup kotak dialog show table, klik tombol perintah Close.

Gambar 2.2 Window Relationships


- 13 -


5. Untuk membuat hubungan antar tabel, anda perlu menggeser (drag) nama field yang ingin anda gunakan sebagai kunci penghubung ke posisi nama field pada tabel lain. Dengan langkah ini kotak dialog Edit Relationships akan ditampilkan. 6. pada kotak dialog tersebut, apabila nama field yang akan dijadikan kunci penghubung sudah sesuai, pilih dan klik tombol perintah Create. Apabila belum sesuai anda dapat memilih field lain dengan cara melakukan pemilihan pada tombol daftar pilihan dari masing-masing tabel yang ingin dihubungkan. 7. Langkah yang sama juga anda lakukan untuk tabel lain yang ingin anda hubungkan. Catatan : toolbar Show Table digunakan untuk menambahkan tabel baru pada jendela kerja relationships. 8. Untuk menyimpan hasil rancangan hubungan antar tabel tersebut klik toolbar Save. 9. Untuk menutup window kerja relationships, klik tombol Close(X).

Gambar 2.3 Contoh tampilan hubungan antartabel

2.1.6 Mengatur Relasi Antartabel Langkah-langkahnya sebagai berikut:


- 14 -


1. Pada window kerja relationships, pilih dan klik dua kali garis penghubung antartabel yang anda inginkan. Kotak dialog Edit Relationships akan ditampilkan.

Gambar 2.4 Kotak dialog Edit Relationships 2. Bila perlu beri tanda atau klik kotak cek Enforce Referential Integrity. Anda dapat memberikan dua pengecualian terhadap Referential Integrity, yaitu dengan memilih atau mengklik pada kotak cek berikut ini : Cascade Update Related Fields, perubahan pada primary key pada tabel primer secara otomatis mengubah nilai pada record-record yang bersesuaian dalam tabel yang memiliki relasi dengan tabel primer. Cascade Delete Related Records, penghapusan record pada tabel primer, mengakibatkan penghapusan record-record yang bersesuaian pada tabel yang direlasikan dengan tabel primer. 3. Klik tombol perintah Join Type, jika anda hendak mengubah join type.

Gambar 2.5 Join Properties Pada kotak dialog tersebut, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut ini :


- 15 -


Only include rows where the joined fields from both tables are equal. Pilihan default, artinya hanya menampilkan record-record yang bersesuaian dari kedua tabel yang memiliki relasi.

Include ALL record form XXX and only those records from YYY where the joined fields are equal. Artinya menampilkan semua record dalam tabel yang direlasikan dan hanya record-record yang bersesuaian pada tabel primer.

Include ALL records from YYY and only those records from XXX where the joined fields are equal. Artinya menampilkan semua record dalam tabel primer dan hanya record-record yang bersesuaian pada tabel yang direlasikan.

Setelah melakukan pemilihan klik OK. Catatan : Dengan anggapan XXX adalah tabel yang direlasikan, YYY adalah tabel primer.

EVALUASI 1. Buat tabel data mobil (kode_mobil text(4)*, jenis_mobil text(15), merk_mobil text(15), tarif_sewa currency, Catatan memo) 2. Buat tabel data pelanggan (kode pelanggan text(4)*, nama_pelanggan text(20), kontak text(20), alamat text(50), kota text(15), kodepos number, telp text(10)) 3. Buat tabel sewa mobil (nomor_faktur text(10), pelanggan text(4), tgl_pinjam date, kode_mobil text(4), lama_pinjam number, uang_muka currency, catatan memo) 4. isikan data-data berikut pada tabel yang telah dibuat di atas :

Tabel 1 Data Mobil


- 16 -


Tabel 2 Data Pelanggan

Tabel 3 Data Sewa Mobil 5. Buat relasi antar tabel Tabel data mobil (kode_mobil) relasi ke tabel sewa_mobil (kode_mobil) Tabel date_pelanggan (kode_pelanggan) relasi ke tabel sewa_mobil (pelanggan)


- 17 -


LANGKAH KERJA 2.2 MEMANIPULASI TABEL DAN MENYUNTING DATA Pembuatan sebuah database dimulai dengan merancang tabel yang diperlukan untuk mengelompokkan data. Tabel yang dihasilkan tergantung pada struktur tabel yang dibuat. Jika struktur tabel yang dibuat terdapat kesalahan atau kekurangan-kekurangan, maka tabel yang dihasilkan tidak akan sesuai dengan yang diinginkan. Untuk mengubah struktur tabel, gunakan langkah-langkah berikut : 1. Aktifkan window database dan pastikan bahwa objek yang dipilih pada Places Bar adalah Tables. 2. Klik Tabel yang akan diubah. 3. Klik ikon design. 4. Lakukan perubahan pada field yang diinginkan. 5. Klik ikon Save. 6. Klik tombol Close Setiap saat anda dapat mengubah design struktur tabel yang telah anda buat. Anda dapat menambah, menghapus atau mengganti nama suatu field.

Menentukan Tabel Lookup pada Tabel Anda bisa memasukkan data pada field tertentu yang datanya dapat diambil dari tabel lain. Untuk melakukannya, anda dapat menggunakan fasilitas Lookup Wizard pada saat pendefinisian Data Type untuk field tertentu. Langkah-langkahnya sebagai berikut : 1. Klik tabel. Klik toolbar Design. Jendela desain struktur tabel akan ditampilkan. 2. Pilih field yang diinginkan. Ganti tipe data menjadi Lookup Wizard. 3. Klik Next untuk mengambil data dari tabel. 4. Pilih tabel yang ada di list box dengan cara mengkliknya. Klik next ke langkah selanjutnya. 5. Pilih field yang diinginkan pada daftar pilihan Available Fields dan klik tanda panah ke kanan > untuk menampilkan di kotak Selected Fields. Klik Next. 6. Lakukan pengaturan lebar kolom sesuai dengan keinginan anda. Klik Next untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya. 7. Ketikkan nama field, atau jika sama seperti yang tertulis. Klik tombol Finish.


- 18 -


Mempercanggih Metode Pemasukan Data Untuk mempercanggih metode pemasukkan data, dapat memanipulasi properti-properti yang ada pada tabel. Salah satunya dengan mengelola Input Mask. Karaker 0 9 # L ? A a & C < > ! \ Membutuhkan angka Angka atau spasi bisa diketikkan tapi bukan keharusan Angka,tanda plus/minus, atau spasi bisa diketikkan tapi bukan keharusan Membutuhkan huruf Huruf bisa diketikkan tapi bukan keharusan Membutuhkan huruf atau angka Huruf atau angka bisa diketikkan tapi bukan keharusan Membutuhkan sembarang karakter atau spasi Sembarang karakter/spasi bisa diketikkan tapi bukan keharusan Karakter-karaker di belakangnya diubah ke huruf kecil Karakter-karaker di belakangnya diubah ke huruf besar Karakter diisikan dari kanan ke kiri Karakter dibelakangnya tampil apa adanya, bukan dibaca sebgai kode Tabel 2.1 Karakter Input Mask Contoh penggunaan input mask adalah pemasukan data nomor telepon biasanya terdiri atas nomor area dan nomor lokal, misal 021-8935846. anda dapat membuatkan input mask 000-0000000 untuk membantu pengetikan datanya. Deskripsi

2.2.1 Mengurutkan Data Data yang terurut akan memudahkan proses pencarian suatu data. Ada dua cara pengurutan data, yaitu secara Ascending (menaik) dan secara Descending (menurun). Untuk mengurutkan data gunakan langkah-langkah berikut : 1. Aktifkan jendela Tabel. 2. Sorot field data yang akan diurutkan. 3. Klik ikon Sort Descending tabel. yang berada pada toolbar.

4. Jika selesai, tekan tombol Close untuk menyimpan sekaligus keluar dari jendela


- 19 -


Untuk membatalkan pengurutan dan mengembalikan data ke posisi awal, pilih dan klik menu Records, Remove Filter/Sort.

2.2.2 Menyaring Data Mencari informasi dari database seperti data karyawan bernama Rinna atau mengelompokkan seluruh karyawati yang bekerja sebagai operator. Pada tabel yang mempunyai ratusan bahkan ribuan data, mencari sebaris data saja pasti membutuhkan waktu untuk menelusurinya. Untuk mempercepat pencarian bisa dilakukan dengan fasilitas filter atau fasilitas find. Penggunaan menu find, lakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Klik menu Edit, Find. 2. Kotak dialog Find akan muncul. Ketikkan item yang akan dicari pada kolom Find What.

Gambar 2.14 Menelusuri Record 3. Klik tombol Find First untuk mencari data pertama yang cocok. Jika data belum ditemukan, klik tombol Find Next. 4. Setelah menemukan data yang diinginkan, klik tombol Close. Selain pencarian secara sederhana diatas, ada beberapa karakter yang bisa membantu dalam pencarian data. Anda dapat melihat penggunaan karakter seperti yang ditampilkan pada tabel berikut. Karakter ? * [] [!] Contoh penggunaan ri?a, cocok dengan rina,rita,risa,rida ri*, cocok dengan rina,rinni,rindy,rianto rin[ai], cocok dengan rina,rini saja Rin[!i], cocok dengan rina,rinu,rine tapi bukan rini


- 20 -


[-]

[r-t], cocok dengan semua yang berawalan r,s,t Tabel 2.2 Contoh Penggunaan Karakter

Ada beberapa macam menyaring data dengan fasilitas filter,yaitu : 1. Filter by Selection : menyaring data sesuai dengan kriteria 2. Filter Excluding Selection : menyaring data selain kriteria yang ditunjuk. 3. Filter by Form : menyaring data pada satu waktu dengan menggunakan lebih dari satu kriteria.

2.2.3 Mengekspor Data Anda dapat menampilkan tabel yang telah dibuat kedalam aplikasi lain seperti microsoft excel, word, halaman web dan sebagainya menggunakan fasilitas export. Caranya sebagai berikut : 1. Pada jendela database, tentukan tabel yang akan diekspor. 2. Klik file. 3. Klik Export 4. Kotak dialog Export Table To akan muncul. 5. Tentukan format file yang diinginkan pada kotak Save As Type. 6. Tentukan file atau folder tujuan pada kotak Save In. 7. Ketikkan nama file pada kotak File Name. 8. Klik Save All.

EVALUASI 1. Buatlah lookup pada field kode_pelanggan dan kode_mobil pada tabel data_sewa_mobil. 2. Tampilkan data pada tabel data_mobil, jenis mobil sedan dan tarif sewanya lebih besar atau sama dengan 300 ribu. 3. Tuliskan sintak untuk mencari data pada tabel data_mobil, semua jenis mobil selain yang berawalan S. 4. buatlah tampilan tabel data_pelanggan field kota, menjadi huruf kecil semua.dan field nama_pelanggan menjadi huruf kapital semua.


- 21 -


5. Buatlah input masukan pada tabel data_pelanggan field kode_pelanggan spt berikut C. 6. lakukan export data dari tabel data_sewa_mobil ke microsoft excel.


- 22 -


JOB 3 QUERY

Tujuan Praktek : 1. Memahami Query dan Penggunaannya 2. Mengetahui bermacam-macam query beserta Fungsinya 3. Mampu Melakukan Modifikasi terhadap Tampilan Data 4. Mengetahui Kegunaan Expression Builder

DASAR TEORI Mengenal Query Query adalah cara yang lebih formal untuk mengurutkan dan menyaring informasi dalam suatu database. Query dapat anda gunakan untuk menentukan field-field mana yang ingin anda lihat, urutan munculnya field, kriteria penyaringan untuk masingmasing field, dan permintaan field mana yang ingin anda urutkan. Ada beberapa macam query yang terdapat dalam Access, diantaranya : Select Query Merupakan jenis query yang paling umum. Select query mengambil data dari satu tabel atau lebih menggunakan suatu kriteria tertentu kemudian menampilkannya. Parameter Query Adalah query yang dijalankan menampilkan kotak dialog yang menanyakan informasi yang akan digunakan sebagai kriteria untuk mengambil data. Crosstab Query Menampilkan nilai-nilai yang telah diolah dari suatu field dalam tabel dan mengelompokkannya ke dalam suatu kelompok fakta yang didaftarkaan pada bagian kiri dari datasheet dan kelompok fakta yang lain pada bagian atas dari datasheet. Action Query Adalah query yang membuat perubahan terhadap satu atau beberapa record sekaligus. Ada 4 macam action query :


- 23 -


o Delete Query yang digunakan untuk menghapus sekumpulan record dalam satu tabel atau lebih. o Update Query yang digunakan untuk membuat perubahan umum terhadap sekumpulan record dalam satu tabel atau lebih. o Append Query yang digunakan untuk menambahkan sekelompok record dari satu atau lebih tabel ke dalam satu atau lebih tabel. o Make-Tabel Query yang digunakan untuk membuat tabel baru dari seluruh atau sebagian data dalam satu atau lebih tabel. SQL Query Adalah query yang dibuat menggunakan pernyataan SQL. Terdiri atas : o Union. Jenis query ini menggabungkan field dari satu atau lebih tabel atau query ke dalam satu field atau kolom dalam query hasilnya. o Pass-Through. Jenis query ini mengirimkan perintah secara langsung ke database ODBC, seperti Microsoft SQL Server, menggunakan perintah yang dapat diterima oleh server. o Data-Definition. Jenis query ini membuat obyek database, seperti tabel Microsoft Access atau tabel Microsoft SQL Server. o SubQuery. Jenis query ini merupakan query bersarang. Dalam satu query terdapat beberapa statement SQL.

LANGKAH KERJA 3.1 Membuat Query Anda dapat membuat query baru menggunakan fasilitas design view atau dengan fasilitas wizard. Untuk membuat query menggunakan design view, gunakan langkahlangkah berikut : 1. Aktifkan jendela database dan pastikan bahwa objek yang terpilih pada place bar adalah Query. 2. Pada jendela kerja Query, klik dua kali Create query in Design View. Cara lain adalah dengan mengklik tombol New sehingga kotak dialog New Query muncul. Klik Design View dan klik OK. Jendela kerja Select Query dengan kotak dialog Show Table akan muncul.


- 24 -


3. Pada kotak dialog Show Table, pilih dan klik tabel atau query lain yang ingin dimasukkan. Kemudian pilih dan klik tombol Add. 4. Pada jendela kerja Select Query tersebut, tempatkan field-field yang diinginkan pada kolom yang disediakan. Cara- caranya sebagai berikut : a. pada kolom pertama, baris Table pilih dan klik tabel yang diinginkan. b. Pada baris Field , pilih dan klik nama field yang ingin ditampilkan. 5. Untuk melihat hasil query, pilih dan klik menu Query, Run atau klik tombol toolbar Run. 3.2 Memanipulasi Query Query dapat dimanipulasi sesuai dengan kebutuhan. Rancangan query yang telah dibuat dapat dimanipulasi lebih lanjut dengan berbagai cara. Menghapus sebuah field Menyisipkan kolom baru Menyembunyikan sebuah field Mengurutkan data berdasarkan sebuah field Memindahkan posisi sebuah field

3.3 Memodifikasi Query Access memberikan beragam fasilitas untuk memodifikasikan Query yang telah dibuat. Mengatur format tampilan data Untuk mengatur format tampilan data dengan memilih field yang diinginkan. Kemudian klik kanan pada field tersebut sehingga memunculkan menu Popup. Pilih Properties.

Gambar 3.1 Menu Pop-up Menampilkan sebagian data


- 25 -


Jika ingin menampilkan sebagian data dari query yang dibuat. Dapat digunakan fasilitas access yang terdapat pada toolbar Top Values, lakukan pengisian atau pemilihan jumlah data yang ingin ditampilkan. 3.4 Menampilkan Data dengan Menggunakan kriteria Operator Contoh penggunaan operator dalam ekspresi. Ekspresi > 2500 Between #2/1/99# and #12/1/99 < 1500 >= Budi Bilangan lebih kecil dari 1500 Semua teks dari Budi s.d huruf terakhir dari alfabet Arti Bilangan lebih besar dari 2500 Tanggal dari 2 jan 99 s.d 1 des 99

Tabel 3.1 Contoh Ekspresi Operator Wildcard Karakter ? * [] [!] [-] Contoh penggunaan ri?a, cocok dengan rina,rita,risa,rida ri*, cocok dengan rina,rinni,rindy,rianto rin[ai], cocok dengan rina,rini saja Rin[!i], cocok dengan rina,rinu,rine tapi bukan rini [r-t], cocok dengan semua yang berawalan r,s,t Tabel 3.2 Contoh Ekspresi Wildcard 3.5 Menghitung Data untuk Kelompok Data tertentu Untuk menghitung kelompok data tertentu, dapat menggunakan Total. Fungsifungsi operasi yang tersedia diantaranya: Group By, mengelompokkan isi field. Sum, menjumlahkan isi field. Avg, membuat rata-rata isi field.


- 26 -


Count, menghitung banyaknya kejadian/data dari suatu field. Min, mencari nilai minimum dari isi field.dsb

EVALUASI 1. Buatlah query sederhana yang menampilkan semua field pada tabel data_sewa. 2. Buat query yang menampilkan data-data sebagai berikut disorting descending berdasarkan tgl_pinjam.

3. Buat query dari tabel data_mobil yang menampilkan hanya mobil dengan jenis Sedan. 4. Buat query yang mana menampilkan jenis mobil, merk mobil dan tarif sewa mobil diatas Rp.250000. 5. Buat query seperti contoh berikut lama pinjam antara 5 10. dan ada colom tambahan untuk user. Untuk kolom user isikan nama masing2

6. Buat query spt gambar dibawah ini:


- 27 -


JOB 4 QUERY ACTION

Tujuan Praktek : 1. Mengetahui dan memahami jenis dari Query Action 2. Mampu melakukan perubahan, penghapusan, dan penambahan data

DASAR TEORI Query action adalah sebuah query yang bisa merubah, menghapus, menambah data dari suatu tabel. Ada 4 macam Query Action yaitu: 1. Membuat Tabel baru dengan Make-Table Query 2. Update Query 3. Append Query 4. Delete Query

LANGKAH KERJA 1. Membuat Tabel baru dengan Make-Table Query Sama halnya dengan pembuatan query sebelumnya. Pada jendela perancangan query tsb, tempatkan field-field yang diinginkan pada kolom yang disediakan. Pilih dan klik menu Query, Make-Table Query. Muncul kotak dialog. Pada kotak isian Table Name. Ketikan nama tabel baru. Kemudian beri tanda atau klik tombol pilihan berikut ini : # Current Database, bila tabel baru ingin tersimpan pada database yang sedang aktif. # Another Database, bila tabel baru ingin disimpan pada database lain (jangan lupa ketikkan nama database tsb). Untuk membentuk tabel baru tempat hasil query, pilih dan klik menu Query, Run. Dengan langkah ini kotak dialog yang mengkonfirmasi pembentukan tabel baru akan ditampilkan. Apabila setuju dengan konfirmasi tsb, klik tombol Yes. Catatan:


- 28 -


Setiap anda menjalankan kembali query yang dipakai untuk membentuk tabel, secara otomatis tabel yang terbentuk akan diperbarui. 2. Memperbarui Isi Tabel dengan Update Query Dengan Update query dapat memperbarui isi tabel secara otomatis. Sebagai contoh untuk menaikkan semua tarif sewa pada tabel data mobil sebesar 15% dari tarif sewa semula. Langkah-langkahnya sbb : Pada jendela kerja query. Pilih dan klik menu Query,Update Query. Tempatkan field yang ingin diperbarui. Pada baris Update To, ketikkan rumus [Data Mobil]![Tarif Sewa] * 1,15 Untuk melaksanakan proses pembaruan data, klik tombol toolbar Run. Kotak dialog akan muncul, pilih Yes untuk melaksanakan pembaruan.

3. Menambah Data dengan Append Query Fasilitas Append Query dapat menambahkan data dari suatu tabel ke tabel lain yang strukturnya sama. Sama halnya dengan pembuatan query sebelumnya. Pada jendela perancangan query tsb, tempatkan field-field yang diinginkan pada kolom yang disediakan. Pilih dan klik menu Query, Append Query. Muncul kotak dialog. Pada kotak isian Table Name, ketikkan nama tabel yang akan menerima data. Pada jendela kerja Select Query, tempatkan semua field yang datanya ingin anda tambahkan ke tabel lain. Klik tombol Run, untuk melaksanakan proses penambahan data. Kotak dialog konfirmasi akan ditampilkan. Klik Yes untuk melaksanakan penambahan. 4. Menghapus Data dengan Delete Query Delete Query dapat menghapus tertentu yang dikriteriakan secara otomatis tanpa harus dihapus record per record. Langkah-langkahnya: Pada jendela kerja query. Pilih dan klik menu Query,Delete Query. Pada jendela kerja select query, tempatkan semua field yang datanya ingin dihapus. Pada baris kriteria, ketikkan kriteria penghapusan data yang anda inginkan. Contoh, ketikkan pada field tanggal_pinjam kriteria Month ([data sewa mobil]![tanggal pinjam]) = 4


- 29 -


Klik tombol Run untuk proses penghapusan data. Pada kotak dialog yang mengkonfirmasi pengahpusan data akan ditampilkan.

Crosstab Query Langkah-langkahnya: Klik dua kali Create query in Design View. Kotak dialog Show Tabel akan ditampilkan. Pilih tabel pelanggan, mobil dan sewa mobil. Pilih dan klik menu Query, Crosstab Query. Pada jendela kerja Select Query, tempatkan semua field yang datanya ingin anda libatkan dalam perancangan Crosstab Query. Pada bari Total lengkapi dengan pemilihan berikut ini: Pada field nama pelanggan dari tabel data_pelanggan, pilih dan klik Group By. Pada field Merk Mobil dari tabel data mobil, pilih dan klik Group By. Pada field Uang Muka dari tabel Data Sewa Mobil, pilih dan klik Sum. Pada baris Crosstab, pilih dan klik field mana yang akan dijadikan Row Heading, Column Heading, dan Value. Sebagai contoh lakukan pemilihan berikut ini: Field nama pelanggan dari tabel data pelanggan sebagai Row Heading. Field merk mobil dari tabel data mobil sebagai Column Heading. Field uang muka dari tabel data sewa mobil sebagai Value. Klik tombol Run untuk melaksanakan proses pembuatan Crosstab Query.

EVALUASI 1. Ubahlah tarif sewa mobil yang bermerk BMW 312i dengan Rp 250000. 2. Update semua field catatan dengan SELESAI di tabel data_sewa_mobil dimana tanggal pinjam sebelum bulan april 2006. 3. Buat query dengan fasilitas Crosstab Query spt dibawah ini :

4. Analisa SQL Statement dibawah ini :


- 30 -


SELECT nomor_faktur, [username] AS [user], Date() AS tanggal FROM data_sewa_mobil; 5. Analisa SQL Statement dibawah ini : select pelanggan, sum(uang_muka) as [total uang muka] from data_sewa_mobil group by pelanggan having sum(uang_muka) > 100000


- 31 -


JOB 5 BEKERJA DENGAN EXPRESSION BUILDER

Tujuan Praktek : 1. Mengetahui cara menggunakan Expression Builder 2. Mampu memodifikasikan query dengan Expression Builder 3. Mengetahui fungsi-fungsi yang disediakan Expression Builder

DASAR TEORI Expression memungkinkan untuk melakukan perhitungan terhadap data, mentransformasikan bentuk teks, menjumlahkan nilai seluruh data pada suatu field dsb. Mengenal Expression Expression ibarat perhitungan yang setelah selesai dilakukan akan langsung membuahkan hasil. Expression adalah formula matematika yang digunakan untuk mengkalkulasi nilai. Sebagai contoh : = [quantity] * [harga] * (1-[diskon]) * 100 Field yang diisi expression tsb akan langsung menampilkan hasil perhitungannya. Persamaan expression biasanya ditulis secara langsung di kolom field Query Design Grid atau di Expression Builder. Expression Builder Berfungsi untuk membuat persamaan terbuka yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah proses yang sudah didefinisikan.

Gbr 5.1 Expression Builder


- 32 -


Dari gambar diatas diperlihatkan adanya 5 buah objek yang aktif seperti folder jenis_sedan, Tables, Queries, Forms, Reports, Functions yang merupakan identifier. Operator-operator aritmetika (+ - * / ) biasa digunakan selain itu expression juga ditulis dengan kombinasi elemen-elemen lainnya, antara lain : Identifier, digunakan untuk menghubungkan objek-objek database spt tabel, form, report, control dan properti terutama pada field di tabel yang sedang diedit. Simbolsimbol yan digunakan untuk menghubungkan identifier: Literal , merupakan nilai (teks, angka, dsb) yang muncul apa danya pada expression. Contohnya : = (1 - [diskon] ) * 100 Dimana angka 100 digukan sebagai literal. Berikut ini aturan penggunaan Literal : o Teks harus diapit oleh o Tanggal harus diapit oleh # # o Angka tidak memerlukan pengapit dan tidak boleh diberi tanda pemisah ribuan. Constant atau konstanta adalah nilai yang didefinisikan selalu tetap, misalnya Null. Sementara jenis konstanta yang bisa ditulisakan pada expression adalah : o melambangkan teks yang kosong. o Null melambangkan expression yang kosong. o False merupakan expression logika yang mencek kesalahan suatu nilai. o True merupakan expression logika yang mencek kebenaran suatu nilai. Operator berupa simbol yang digunakan dalam perhitungan spt * + - dsb. Operator memfasilitasi : o Aritmetic, digunakan untuk membuat operasi aritmatika. o Comparison, digunakan untuk membuat operasi perbandingan. o Logical, digunakan untuk membuat operasi logika. Function merupakan aneka perhitungan khusus yang sudah baku spt LOG (Logaritma), AVG (Average), SQR (Square) dsb. Built-in Functions dikelompokkan menjadi: o Array, berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk mendefinisikan data bertipe variant (tipe data mengandung numerik, string, date) dalam sebuah array. Yang dimaksud dengan array adalah serangkaian elemen yang diindeks secara berurutan.


- 33 -


o Conversion, berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk mengkonversi tipe data tertentu. o Database, berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk membuat perintah sebagai kontrol yang berhubungan dengan database. o Date/Time, berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk mengubah/ memodifikasi yang berhubungan dengan data waktu. o DDE/OLE, berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk mengubah data dari/ke Access dari/ke aplikasi windows lain. o Domain Aggregate, berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk melakukan prosedur statistik. o Error Handling, berisi fungsi-fungsi yang digunakan untuk menangani error. o Financial, fungsi yang digunakan untuk mengelola data keuangan. o General, fungsi yang digunakan untuk mendefinisikan obyek database yang sedang dimanipulasi. o Input/Output, fungsi yang digunakan untuk mendefinisikan obyek yang berhubungan dengan drive atau path tertentu. o Inspection, fungsi yang digunakan untuk memeriksa apakah sebuah data dapat dimanipulasi menggunakan fungsi yang lain, atau mengandung informasi yang dispesifikasikan. o Math, fungsi yang digunakan untuk melakukan operasi matematika. o Messages, fungsi yang digunakan untuk membuat kotak input dan kotak dialog. o Program Flow, fungsi yang digunakan untuk memeriksa isi record tertentu sesuai dengan spesifikasi dalam argumen. o SQL Aggregate, berisi 4 fungsi (sum, count, average dan variance) yang digunakan untuk melakukan prosedur statistik. o Text, fungsi yang berhubungan dengan teks atau data bertipe string. Common Expression (Expression Umum), terdiri atas : o Page Number, menunjukkan nomor halaman dari form atau report yang sedang dicetak. o Total Pages, menunjukkan jumlah halaman total dari form atau report. o Page N of M, menunjukkan nomor halaman sekaligus jumlah halaman total dari form atau report yang sedang dicetak.


- 34 -


o Current Date, menunjukkan tanggal hari ini. o Current Date/Time, menunjukkan tanggal / waktu saat ini. o Current User, menunjukkan nama pemakai database.

LANGKAH KERJA Expression Builder dapat ditampilkan dengan mengklik toolbar Build Manipulasi Teks dengan Expression Ada beberapa fungsi expression yang dapat digunakan untuk memanipulasi teks, seperti Left, Right, Mid dsb. Seluruh ekspresi ini dapat diletakkan pada sel field. Contoh penggunaannya sbb : Nilai Data Field Nama Ms Access XP Ms Access XP Ms Access XP Expression Left([Nama],2) Right([Nama],2) Mid([Nama],4,6) Ms XP Access Hasil .

Disamping diletakkan pada sel field, suatu ekspresi dapat juga diletakkan pada sel criteria. Contoh penggunaannya sbb: Field Jenis_mobil No_faktur Kontak Expression Like S* Not SM-0001 Len([kontak]) > val(15) Deskripsi Menampilkan record yang berawalan karakter S Menampilkan semua record selain record dgn kriteria SM-0001 Menampilkan record dimana nama kontak memiliki panjang karakter lebih dari 15

Operasi Aritmetika dengan Expression Selain teks penggunaan expression juga dipakai untuk operasi aritmetika. Expression Total:[Qty]*[HargaPerUnit] Total: Sum(CLng([Qty]*[HargaPerUnit] * (1[Diskon])*100)) HargaPerUnit Untuk mencari jumlah pembayaran dengan melakukan perkalian dan pengurangan. Sum disini untuk menjumlahkan isi field. Deskripsi Untuk mengalikan isi field Qty dengan isi


- 35 -


Seleksi Kondisi dengan Expression Seleksi kondisi digunakan untuk menampilkan data yang bercabang, penggunaan If disini mirip dengan If di microsoft Excel. Expression Ket: Iif([nilai]>60,Lulus,Gagal) Deskripsi Jika isi field nilai lebih besar dari 60, maka Ket diisi dgn Lulus; sebaliknya bila nilai lebih kecil dari 60 diisi dengan Gagal. Grade: Iif([nilai]>90,A,Iif([nilai]>80,B, Jika nilai>90 maka grade diisi dgn A, nilai>80 s.d 60 s.d 60,D,E))) B, nilai>70 s.d untuk memindahkannya ke daftar Selected Field. 5. Pindahkan field-field sampai anda membuat daftar field yang lengkap yang ingin dimasukkan dalam form. Anda dapat memindahkan semua field dengan cepat dari daftar Available Field ke Selected Fields dengan mengklik tombol >>. Sebaliknya klik tombol untuk memindahkan ke daftar Selected Fields. 5. Pindahkan field-field sampai anda membuat daftar field yang lengkap yang ingin anda masukkan pada report. 6. Jika anda ingin memasukkan field dari table atau query lain, ulangi langkah 2 sampai 5. 7. Klik next untuk melanjutkan. Apabila report yang akan terbentuk ingin dikelompokkan berdasarkan field tertentu, pada kotak daftar pilihan Do you want to add any grouping levels?, pilih dan klik nama field yang dijadikan dasar pengelompokannya, kemudian klik tombol >. 8. Klik Next. Apabila report yang terbentuk ingin diurutkan, pada tombol daftar pilihan yang disediakan, pilih dan klik nama field yang akan dijadikan kunci pengurutan serta klik tombol metode pengurutan (ascending/descending). 9. KLik Next. Pada kotak dialog report , lakukan pemilihan berikut: Pada kotak layout, beri tanda atau klik tombol pilihan bentuk layout report yang anda inginkan. Pada kotak orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan orientasi report. 10. Klik Next. Pada kotak pilihan gaya tampilan report (style), pilih dan klik salah satu gaya tampilkan report yang anda inginkan. 11. Klik Next. Pada kotak isian What title do you want for your report? Ketikkan judul report yang anda rancang. 12. Untuk mengakhiri perancangan report, klik tombol perintah Finish.

Membuat report dengan Design View Langkah-langkahnya sebagai berikut: 1. Pada jendela kerja Database, klik reports yang ada di bawah objects. 2. Klik dua kali ikon Create report in Design View. Jendela perancangan report akan ditampilkan.


- 50 -


3. Sebelum merancang report harus ditentukan data sourcenya terlebih dahulu. Untuk itu pada toolbar Object, pilih dan klik report. Kemudian pilih dan klik menu view properties. Pada kotak dialog report tersebut, klik tab Data, kemudian pada tombol daftar pilihan Record Source , pilih dan klik table yang anda inginkan.Toolbar Object Toolbar Field List Toolbar Toolbox Daftar Field(Field List)

Kotak Piranti (Toolbox)

4. Pada jendela perancangan report tersebut, lakukan perancangan report dengan memanfaatkan field list (daftar field) dan toolbox (kotak peranti) yang ada. 5. Untuk menampilkan field list, pilih dan klik menu View, Field List, atau klik tombol toolbar Field List. Untuk menampilkan toolbox, pilih dan klik menu View,Toolbox atau klik tombol toolbar Toolbox.

Menutup dan Menyimpan Report Untuk menutup dan mnyimpan report yang telah dibuat, gunakan langkah-langkah berikut: 1. Pilih dan klik File, Close atau klik tombol Close(X). Kotak dialog yang mengkonfirmasi penyimpanan akan ditampilkan. 2. Untuk menyimpan report yang telah dibuat, klik tombol perintah Yes. Kotak dialog Save As akan ditampilkan. 3. Pada kotak dialog tersebut, ketikkan nama report yang anda inginkan. Kemudian klik OK.


- 51 -


EVALUASI 1. Buatlah laporan data pelanggan 2. Buatlah laporan transaksi sewa mobil per bulan


- 52 -


JOB 9 MACRO Tujuan Praktek : 1. Mengetahui fungsi dari macro 2. Bisa menggunakan macro 3. Bisa menjalankan macro 4. mampu membuat menu dengan macro

DASAR TEORI Macro berisi rangkaian perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Terutama untuk perintah yang sifatnya sama dan sering digunakan.

LANGKAH KERJA Mendefinisikan Macro Baru Langkah-langkah : 1. Klik Macros yang ada dibawah Objects. 2. Pilih dan klik tombol perintah New. Kotak dialog Macro akan ditampilkan.

3. pada tombol pilihan Action, pilih dan klik perintah berupa aksi yang diinginkan. Misalnya anda pilih perintah Beep untuk mengeluarkan bunyi bip dan dibaris berikutnya pilih perintah OpenReport untuk membuka report. 4. Setiap action yang anda pilih hampir sebagian besar mempunyai pengaturan Action Arguments di bawahnya. Sebagai contoh tempatkan penunjuk pada


- 53 -


baris Action yang berisi OpenReport, kemudian pada bagian Action Arguments lakukan pengisian dan pemilihan berikut: Pada kotak isisan report name, ketikkan atau pilih nama report yang ingin anda buka. Pada kotak view, pilih bentuk keluaran yang ingin ditampilkan. 5. Untuk menyimpan Macro yang dibuat, pilih dan klik menu File, Save(Ctrl+S) Menjalankan Macro Banyak cara dan alternatef untuk menjalankan macro yang sudah anda definisikan, diantaranya: 1. Buka file database, kemudian klik Macros. Pada jendela kerja Macros, pilih dan klik nama macros yang akan dijalankan, kemudian klik tombol toolbar Run. 2. pada kotak dialog macro yang sedang anda buat atau sunting, pilih dan klik menu Run catatan : apabila proses pelaksanaan macro ingin dilakukan secara tahap demi tahap, sebelum menjalankan macro tersebut pilih dan klik menu Run, Single Step atau klik tombol toolbar Single Step. 3. Pada jendela kerja database yang sedang aktif, pilih dan klik menu Tools, Macro, Run Macro. Kotak dialog Run Mcro akan ditampilkan.

Pada kotak isian Macro Name, ketikkan atau pilih nama macro yang anda inginkan, kemudian klik OK. Mendefinisikan Macro Kombinasi Kunci Langkah-langkah : 1. Klik Macros yang ada dibawah Objects 2. Pilih dan klik tombol perintah New. Kotak dialog macro akan ditampilkan. 3. pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik View, Macro Names. Dengan langkah ini kolom Macro Name akan ditampilkan.


- 54 -


4. Pada kotak isian Macro Name, ketikkan tombol kunci yang anda gunakan. Misalnya anda ketikkan ^L. 5. Karena anda ingin mencoba menjalankan macro lain. Pada tombol daftar pilihan Action, pilih dan klik perintah RunMacro. 6. lakukan pemilihan dan pengisian pada bagian Action Arguments. Sebagai contoh pada kotak isian Macro Name, pilih nama macro yang ingin anda jalankan.

7. Untuk menyimpan macro, pilih dan klik menu File, Save (Ctrl+S). 8. Pada kotak isian Macro Name, ketikkan nama Macro AutoKeys. Kemudian klik OK.

Mendefinisikan Group Macro Bila perlu anda dapat mengelompokkan beberapa macro dalam satu group. Langkahlangkah : 1. Klik Macros yag ada dibawah Objects. 2. Pilih dan klik tombol perintah New. Kotak dialog Macro akan ditampilkan. 3. Pada kotak dialog tersebut, pilih dan klik View,Macro Names. Dengan langkah ini kolom Macro Name akan ditampilkan. 4. Pada kotak isian Macro Name, ketikkan nama macro yang diinginkan. Misalnya mendefinisikan group macro UTAMA yang berisi tiga buah macro yaitu: table, Formulir dan Laporan. 5. Pada tombol daftar pilihan Action, pilih dan klik perintah-perintah yang ingin dimasukkan pada masing-masing macro tersebut.


- 55 -


6. Bila perlu pada kotak isian Comment, ketikkan komentar yag diinginkan. 7. Lakukan pemilihan dan pengisian sesuai dengan kebutuhan pada bagian Action Arguments. 8. Simpan Macro dengan mengklik tombol toolbar Save. 9. Pada kotak isian Macro Name, ketikkan nama group macro . Misalnya anda ketikkan group macro UTAMA . kemudian klik OK. Untuk menjalankan macro yang tersimpan pada suatu group macro dengan cara menjalankan Run Macro , ketikkan atau pilih Nama Group Macro.Nama Macro. Misalnya anda ketikkan UTAMA.Formulir.

EVALUASI 1. Buatlah menu untuk aplikasi rental mobil


- 56 -


JOB 10 Menggunakan Menu Navigasi Berupa Switchboard dan Form

Tujuan Praktek : 1. Mengetahui fungsi dari Switcboard 2. Mampu membuat menu dengan switchboard

DASAR TEORI Untuk memudahkan menavigasi semua obyek pada file database yang telah Anda racang, Anda dapat membuat menu navigasi yang berupa switchboard atau berupa form yang berisi menu hasil rancangan Anda sendiri. Sebagai contoh, Anda bermaksud membuat menu navigasi untuk memudahkan Anda membuka atau mengedit obyek databasedengan struktur menu seperti terlihat di halaman berikut ini.

Menu Utama

Menu 1 Formulir Data Pelanggan Formulir Data Mobil Formulir data Transaksi Baru Kembali ke Menu Utama Menu 2

Formulir data

Laporan Utama

Laporan data Pelanggan Laporan Data Mobil Laporan Transaksi Sewa Mobil Kembali ke Menu Utama Menu 3

Laporan Pelengkap

Label Data Pelanggan Grafik Lama Sewa Grafik Pendapatan Sewa Kembali ke Menu Utama

Keluar


- 57 -


LANGKAH KERJA 15.1 Membuat dan Menggunakan Switchboard Access 2000 menyertakan Switchboard Manager sebagai fasilitas bantu yang akan memudahkan Anda dalam merancang menu navigasi. 15.1.1 Membuat Switchboard Untuk membuat menu navigasi berupa switchboard dengan berdasarkan struktur menu di atas, ikuti langkah berikut ini: 1. Buka atau aktifkan file database yang ingin dilengkapi menu navigasi. 2. Pilih dan klik menu Tools, Database Utilities, Switchboard Manager. Apabila Anda belum pernah mendefenisikan switchboard sebelumnya, kotak dialog konfirmasi yang meminta Anda menyetujui pembuatan switchboard baru akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut klik tombol perintah Yes. Kotak dialog Switchboard Manager akan ditampilkan.

3. Pada kotak dialog tersebut, lakukan pendefinisian semua halaman switchboard yang akan digunakan. Apabila mengacu ke contoh struktur menu di atas, anda perlu membuat 4 (empat) halaman switchboard. Untukmembuat dan menyunting halaman switchboard ikuti langkah berikut ini: Nama halaman Main Switchboard (Default) Anda ganti dengan nama Menu Utama, dengan mengklik tombol perintah Edit. Kotak dilog Edit Switchboard Page akan ditampilkan. Lihat Gambar 15.2


- 58 -


Pada kotak isian Switchboard Name, ketikkan Menu Utama menggantikan Main Switchboard. Kemudian klik tombol perintah Close. Buat halaman Swithcboard baru, dengan mengklik tombol perintah New.Kotak dialog Create New akan ditampilkan.

Pada kotak isian Switchboard Page Name, ketikkan Menu 1 kemudian klik OK. Dengan menggunakan langkah yang sama buat halaman switchboard baru lainnya (Menu2 dan Menu3). Lihat Gambar 15.4.

4. Langkah berikutnya mulai mendefinisikan isi dari setiap halaman switchboard. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard yang akan didefinisi isinya. Anda mulsi dengan memilih Menu Utama, kemudian klik tombol perintah Edit. Kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama akan ditampilkan. Lihat Gambar 15.5.


- 59 -


Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama tersebut lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingi ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan.

Pada kotak dialog tesebut, lakukan pengisian dan pemilihan seuai dangan table di bawah ini, kemudian klik OK.

Text Formulir Data

Command Go to Switchboard

Switchboard Menu1

Lanjutkan dengan pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New kemudian lanjutkan dengan pengisian seperti pada table di bawah ini.

Text Laporan Utama Laporan Pelengakap Keluar

Command Go to Switchboard Go to Switchboard Exit Application

Switchboard Menu2 Menu3


- 60 -


Untuk menutupi kotak dialog Edit Switchboard Page Menu Utama, Klik tombol perintah Close. 5. Langkah berikutnya lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Menu1. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard Menu1, kemudian klik tombol perintah Edit. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Menu1 tersebut lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan. Lihat Gambar 15.8.

Text Formulir Data Pelanggan

Command Open Form in Edit Mode

Form Formulir Data Pelanggan (disesuaikan dengan nama form yang ingin dibuka)

Lanjutkan dengan pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New kemudian lanjutkan dengan pengisian seperti pada table di bawah ini.

Text Formulir Data Mobil Formulir Data Transaksi Sewa

Command Open Form in Edit Mode Open Form in Edit Mode

Form/Switchboard Formulir Data Mobil Formulir Data Transaksi Sewa


- 61 -


Kembali ke Menu Utama

Go to Switchboard

Menu Utama

Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Menu1, klik tombol perintah Close.

6. Langkah berikutnya lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard Menu2. Pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard Menu2, kemudian klik tombol perintah Edit. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page Menu2 tersebut lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol perintah New. Kotak dialog Edit Switchboard Item akan ditampilkan.

Pada kotak dialog tersebut, lakukan pengisian dan pemilihan sesuai dengan table di bawah ini, kemudian klik OK. Text Laporan Data Pelanggan Command Open Report Report Laporan Data Pelanggan (disesuaikan dengan nama report yang ingin dibuka)

Lanjutkan dengan pendefinisian menui pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New kemudian lanjutkan dengan pengisian seperti pada table dibawah ini.


- 62 -


Text Laporan Data Mobil Laporan Transaksi Sewa Mobil Kembali ke Menu Utama

Command Open Report Open Report Go to Switchboard

Report/Switchboard Laporan Data Mobil Laporan Transaksi Sewa Mobil Menu Utama

Untuk menutup kotak dialog Edit Switchboard Page Menu2, Klik tombol perintah Close. 7. Langkah terakhir lanjutkan dengan mendefinisikan isi dari halaman switchboard menu3. pada kotak daftar pilihan Switchboard Pages, pilih dan klik halaman switchboard Menu3, kemudian klik tombol perintah Edit. Pada kotak dialog Edit Switchboard Page menu3 tersebut lakukan pendefinisian menu pilihan yang ingin ditampilkan. Mulai dengan menu pertama, klik tombol perintah New. Kemudian pada kotak dialog tersebut, lakukan pengisian dan pemilihan sesuai denga tabel di bawah ini, kemudian klik OK. Text Command Report Label Data Pelanggan (disesuaikan dengan nama report yang ingin dibuka)

Label Data Pelanggan Open Report

Lanjutkan dengan pendefinisian menu pilihan lainnya, dengan mengklik tombol New kemudian lanjutkan dengan pengisian seperti pada table dibawah ini.


- 63 -


Text Grafik Lama Sewa Mobil Grafik Pendapatan Sewa Kembali ke Menu Utama

Command Open Report Open Report Go to Switchboard

Report/Switchboard Grafik lama sewa mobil Grafik Pendapatan Sewa Menu Utama

Untuk menutup kotak dilog Edit Switchboard page Menu3, klik tombol perintah Close. 8. Setelah seluruh halaman switchboard dilengkapi, tutup jendela Switchboard Manager tersebut dengan memilih dna mengklik tombol perintah Close. 9. Dengan langkah diatas, pada jendela obyek form dan tabvel akan terbentuk file Switchboard. Menjalankan Menu Navigasi berupa Switchboard Untuk menjalankan menu navigasi berupa switchboard yangtelah anda definisikan, ikuti langkah berikut ini: 1. Buka file database yang anda inginkan, kemudian pada jendela kerja database, klik Forms yang ada di bawah Objects atau pilih dan klik menu View, Database Objects, Forms. 2. Pilih dan klik Switchboard , kemudian klik tombol toolbar Open atau klik dua kali pada Switchboard. Dengan langkah ini halaman switchboard pertama yang menampilkan Menu Utama akan ditampilkan.


- 64 -


3. Untuk memilih halaman switchboard yang ada dibawah Menu Utama, klik tombol pilihan yang ditampilkan pada Menu Utama. Bisa juga anda melakukan pemilihan dengan menggunakan tombol keyboard panah atas atau bawah, kemudian tekan tombol Enter. Mengatur agar Switchboard Otomatis ditampilkan Untuk mengatur agar menu navigasi berupa switchboard secara otomatis ditampilkan pada saat file database dibuka, ikuti langkah berikut ini: 1. pilih dan klik menu Tools, Startup. Kotak dilog Startup akan ditampilkan.

2. pada kotak dialog tersebut, lakukan pemilihan dan pengaturan berikut ini: Pada tombol daftar pilihan Display Form/Page, pilih dan klik Switchboard.


- 65 -


Bila perlu pada kotak isian Application Title, ketikkan nama baris judul yang anda inginkan. Misalnya Anda ketikkan Program Pengolahan Data Sewa.

Bila perlu pada kotak isian Application Icon, ketikkan lokasi dan nama file icon yang ingin digunakan untuk menggantikan icon yang sekarangsedang digunakan.

3. Klik OK. 4. Tutup File database dan program aplikasi Access, kemudian buka dan aktifkan kembali Access dan file databse tersebut. Dengan langkah ini menu navigasi berupa switchboard akan otomatis ditampilkan.

EVALUASI 1. Buat menu aplikasi rental mobil dengan menggunakan switchboard


- 66 -

Documents

Modul Access