MODUL I

MODUL IKonsep Dasar Sistem

Kompetensi Dasar:Mampu menjelaskan arti sistemMampu menjelaskan pengertian data dan informasiIndikator :Mampu menjelaskan pengertian sistemMampu menjelaskan karakteristik sistem.Mampu menjelaskan perbedaan sistem dengan sub sistemMampu menjelaskan macam-macam sistemMampu menjelaskan data dan memberikan contohnyaMampu menjelaskan informasi, arti penting informasi dan memberikan contohnyaMampu menjelaskan perbedaan antara data dan informasi

1.1 Pengertian Sistem

Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Disini akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum:

Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang sama Contoh Sistem tatasurya Sistem pencernaan Sistem Transportasi umum Sistem Otomotif Sistem Komputer Sistem Informasi

Sekumpulan dari objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi dan hubungan antar objek bisa dilihat sbg 1 kesatuan yang dirancang untuk mencapai 1 tujuan

Dengan demikian secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sedangkan definisi sistem dalam kamus Websters Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.Scott (1996) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input) , pengolahan (processing) , serta keluaran (output) . Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama.

Pengolahan(Processing)Keluaran(Output)Masukan(Input)

Gambar. 1.1 Model sistemGambar diatas menunjukan bahwa sistem atau pendekatan sistem minimal harus mempunyai empat komponen, yakni masukan, pengolahan, keluaran da, balikan atau control.Sementara Mc. Leod (1995) mendifinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yangterintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumberdaya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut :

Tujuan

MekanismeKontrol

TransformasiInputOutput

Gambar. 1.2. Model hubungan elemen-elemen sistemBanyak ahli mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda namun pada prinsipnya hamper sama dengan konsep dasar sistem umumnya. Schronderberg (1971) dalam Suradinata (1996) minsalnya secara ringkas menjelaskan bahwa sistem adalah 1. Komponen-komponen sistem saling berhubungan satu sama lainya.2. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentukanya.3. Bersama-sama dalam mencapai tujuan.4. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainnya.5. Terdapat proses yang merubah input menjadi output.6. Menunjukan adanya entropi7. terdapat aturan8. Terdapat subsistem yang lebih kecil.9. terdapat deferensiasi antar subsistem.10. Terdapat tujuan yang sama meskipun mulainya berbeda.

1.2. Karakteristik Sistem.Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.1. Batasan (boundary) : Pengambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem3. Masukan (input) : Sumberdaya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.7. Penyimpanan (storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.1.3 Pengertian Subsistem

Suatu sistem yang kompleks biasanya tersusun atas beberapa subsistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Sebagai contoh :Automobile adalah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem: Sistem mesin Sistem Body Sistem Roda Setiap sub sistem bisa terdiri dari beberapa sub-sub --systems. Sistem mesin: sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan lain-lain

Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada bagan berikut ini:

Subsys ASubsys A-2Subsys A-3SubsysB-2SubsysB-1SystemSubsys BElemental Part CSubsys A-1Elemental part B1

1.4 Sistem Yang Buruk

Untuk menghindari pengembangan suatu sistem yang buruk maka perlu diketahui beberapa ciri-ciri dari sistem yang buruk:

Tidak memenuhi kebutuhan user Performance buruk Reliabilitas rendah Kegunaan rendah Contoh-contoh kesulitan: Tidak terjadwal Tidak ada rencana anggaran Bisa jalan = 100% over budget atau jadwal

1.5 Beberapa Konsep sistem yang penting

Untuk lebih mudah memahami pengertian sistem dan sistem informasi lebih jauh maka perlu diingat beberapa konsep yang penting dalam pengembangan sistem yaitu :

1. Decomposition Proses pembagian sistem ke dalam komponen-komponen yang lebih kecil Memungkinkan sistem analis untuk: Memecah sistem menjadi bagian-bagian (sub sistem ) yang lebih kecil sehingga mudah di-manage Fokus pada 1 area pada 1 waktu - Bisa membangun komponen-komponen secara paralel

Modularity Proses membagi sistem menjadi modul-modul yang relatif sama ukurannya Modul menyederhanakan desain sistem Coupling Subsystems yang saling bergantung 1 sama lain di-couple (dipasangkan) Cohesion Diperluas ke sub-sub sistem yang berdiri sendiri

1.6 Pengertian SistemInformasiInformasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yangh berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Akhirnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output IPO) dapat dilihat pada gambar berikut.

InputDataPemrosesanOutput DataGambar. 2.3. Konsep Sistem Informasi.1.6.1. Komponen Sistem InformasiStair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut : Hardware, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data. Software, yaitu program dan instruksi yang diberikan kekomputer. Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif. Manusia, yaitu personil dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, operator dan bertanggungjawab terhadap perawatan sistem.Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.Pendapat Burch dan Grudnistki (1986), sistem informasi terdiri dari komponen-komponen diatas disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok mkeluaran (output block), blok teknologi (technology block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.1. Blok Masukan. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.2. Blok Model. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.3. Blok Keluaran. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.4. Blok Teknologi. Tenlogi merupakan kotakalat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknlogi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.5. Blok Basis Data. Basis Data (Data Base) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.6. Blok Kendali. Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.Sedangkan menurut pendapat Davis (1995) sistem informasi maajemen terdiri dari elemen-elemen berikut :1. Perangkat keras komputer (hardware).2. Perangkat Lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan, program aplikasi.3. Database.4. Prosedur.5. Petugas pengoperasian.

1.6.2 Computer Based Information System

Istilah Computer Based Information Sistem (CBIS), sebenarnya mengacu kepada sistem informasi yang dikembangkan berbasis teknologi komputer.Computer-based Information System = Hardware + Software + People + Procedures + Information Dalam modul ini, CBIS selanjutnya akan disebut sebagai sistem informasi saja.

1.7 Tipe-tipe sistem informasi CBIS biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe aplikasi, yaitu : Transaction Processing Systems (TPS) Management Information Systems (MIS) Decision Support Systems (DSS) Expert System and Artificial Intelligence (ES &AI)

1.7.1 Transaction Processing System

TPS adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin.1 Mengotomasi penanganan data-data aktifitas bisnis dan transaksi. Yang bisa dianggap sebagai kejadian diskrit dalam kehidupan organisasi :2 Data setiap transaksi ditangkap3 Transaksi di verifikasi untuk diterima atau ditolak4 Transaksi yang telah di validasi disimpan untuk pengumpulan data berikutnya.5 Laporan bisa dihasilkan untuk menyediakan rangkuman dari setiap transaksi6 Transaksi bisa dipindah dari 1 proses ke proses yang lainnya untuk menangani seluruh aspek bisnis

1.7.2 Management Information System Management Information System (MIS) atau Sistem informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manager untuk menjalankan tanggung jawabnya. Untuk mengembangkan suatu SIM diperlukan pemahaman yang baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut.

1.7.3 Decision Support SystemSistem informasi pada level manajemen dari suatu organisasi yang mengkombinasikan data dan model analisa canggih atau peralatan data analisis untuk mendukung pengambilan yang semi terstruktur dan tidak terstruktur. DSS dirancang untuk membantu pengambilan keputusan organisasional. DSS biasanya tersusun atas : Basis Data (bisa diekstraksi dari TPS/MIS) Model grafis atau Matematis yang digunakan untuk proses bisnis Use interface yang digunakan oleh user untuk berkomunikasi dengan DSS

1.7.4 Decision Support SystemRepresentasi pengetahuan yang menggambarkan cara seorang ahli dalam mendekati suatu masalah. ES lebih berpusat pada bagaimana mengkodekan dan memanipulasi pengetahuan daripada informasi (misalnya aturan ifthen). B iasanya ES bekerja sebagai berikut: User berkomunikasi dengan sistem menggunakan interaktif dialog ES menanyakan pertanyaan (yang akan ditanyakan seorang pakar), dan pengguna memberikan jawaban. Jawaban digunakan untuk menentukan aturan mana yang dipakai, dan ES sistem menyediakan rekomendasi berdasarkan aturan yang telah disimpan. Seorang knowledge enginer bertanggung jawab pada bagaimana melakukan akuisisi pengetahuan, sama seperti seorang analis tetapi dilatih untuk menggunakan teknik yang berbeda.

MODUL 2Stake Holder dalam Sistem Informasi

Kompetensi DasarMampu menjelaskan stakeholder yang terlibat dalam pengembangan sebuah SI

Indikator Mampu membedakan tugas dan tanggung jawab dari stake holder pada pengembangan sistemMampu mengidentifikasi keahlian yang harus dimiliki oleh stakeholder SI

2.1 Stake HolderStake Holder adalah orang yang memiliki kepentingan tertentu pada suatu kegiatan bisnis. Di dalam pengembangan sebuah sistem informasi stake holder dapat dibedakan menjadi: Manager SI System analyst pada pengembangan sistem Programmer dalam pengembangan sistem End user dalam pengembangan sistem Supporting end user Business manager Teknisi SI lainnya

2.1.1 Manager SI

Manager dalam departemen Sistem informasi memiliki peranan secara langsung dalam proses pengembangan sistem jika organisasi yang ditanganinya berskala kecil. Manager SI berperan dalam mengalokasikan dan mengawasi proyek pengembangan sistem daripada terlibat langsung dalam proses pengembangan sistem. Ada beberapa manager SI pada departemen SI yang berskala besar: Manager untuk keseluruhan departemen SI biasa disebut sebagai Chief Information Officer dan berada dibawah president atau direktur perusahaan. Setiap divisi dalam departemen SI juga memiliki seorang manager misalnya manager pengembangan SI, Manager operasi ,manager programmer SI dan lain-lain

2.1.2 Systems AnalystsSistem analis merupakan individu kunci dalam proses pengembangan sistem. Sistem analis mempelajari masalah dan kebutuhan dari organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Seorang sistem analis juga merupakan orang yang paling bertanggung jawab pada proses analisa dan perancangan sistem informasi. Seorang sistem analis yang sukses harus memiliki beberapa skill.Keahlian analisa Memahami organisasi Keahlian memecahkan masalah Pemahaman sistem, untuk melihat organisasi dan sistem infromasi sebagai sebuah sistem.Keahlian teknis Memahami potensi dan limitasi dari suatu teknologiKeahlian Managerial Kemampuan untuk mengatur proyek, sumber daya resiko dan perubahan. Interpersonal skills Kemampuan untuk berkomunikasi secara aktif baik tertulis maupun lisan Sangat membantu untuk komunikasi dengan end user, sistem analis maupun programmer

Adapun tanggung jawab dari seorang sistem analis meliputi :1. Pengambilan data yang efektif dari sumber bisnis2. Aliran data menuju ke komputer3. Pemrosesan dan penyimpanan data dengan komputer4. Aliran dari informasi yang berguna kembali ke proses bisnis dan penggunanya

Gambar 2.1 Posisi sistem analis di antara stack holder yang lain

2.1.3 Programmer

Programmer mengubah Spesifikasi yang diberikan oleh sistem analis ke dalam instruksi yang bisa dijalankan oleh komputer. Langkah mngubah ke dalam kode yang bisa dijalankan komputer ini disebut coding. Code generator telah dikembangkan untuk menghasilkan kode dari spesifikasi yang telah dibuat, menghemat waktu dan biaya. Tujuan dari penggunaan CASE (Computer Aided Software Engineering) adalah untuk menyediakan beberapa code generator yang secara otomatis menghasilkan 90% atau lebih dari spesifikasi sistem normal yang diberikan oleh programmer secara normal.

2.1.4 Business manager

Kelompok lain dalam pengembangan sistem adalah manajer bisnis misalnya kepala bagian atau kepala departemen atau eksekutif perusahaan. Manajer-manajer ini penting karena mereka memiliki kekuatan pendanaan pengembangan sistem dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk keberhasilan proyek.

2.1.5 Teknisi lainnya

Masih banyak lagi teknisi lain yang terlibat dalam pengembangan sistem diantaranya: database administrator Ahli network dan telekomunikasi

MODUL 3ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Kompetensi DasarMampu menjelaskan tahapan-tahapan pengembangan sistem dengan metode SDLC

IndikatorMampu menjelaskan definisi analisa dan perancangan sistemMampu menjelaskan tahapan-tahapan pengemabangan sistem berdasarkan model SDLC Mampu menganalisa kelemahan dan kelebihan metode SDLC

3.1 Pengertian Analisa dan Perancangan Sistem

Analisa sistem didefinisikan sebagai bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Sedangkan sistem desain diartikan sebagai menjelaskan dengan detail bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan. Sehingga Analisa dan desain sistem informasi (ANSI) bisa didefinisikan sebagai: Proses organisasional kompleks dimana sistem informasi berbasis komputer diimplementasikan. Sehingga bisa diringkas sebagai berikut:

Analysis: mendefinisikan masalah From requirements to specificationDesign: memecahkan masalah From specification to implementation

Kenapa tahapan-tahapan ini penting? Kesuksesan suatu sistem informasi tergantung pada analisa dan perancangan yang baik ANSI telah digunakan secara luas di berbagai industri (teknologi yang telah teruji) Bagian dari karir dalam dunia IT, menawarkan banyak kesenangan dan tantangan serta gaji yang tidak rendah Kenaikan permintaan akan keahlian sistem analis

Secara singkat berdasarkan pendekatan ANSI, seorang sistem analios adalah orang yang bertugas: Bagaimana membangun sistem informasi Bagaimana menganalisa kebutuhan dari sistem informasi Bagaimana merancang sebuah Sistem Informasi berbasi komputer Bagaimana memecahkan masalah dalam organisasi melalui sistem informasi

3.2 System development methodology

Proses-proses standard yang digunakan untuk membangun suatu sistem informasi meliputi langkah-langkah berikut ini: Analisa Desain Implementasi MaintenancePada perkembangannya, proses-propses standar tadi dituangkan dalam satu metode yang dikenal dengan nanma Systems Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan metodologi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain. SDLC meliputi fase-fase sebagai berikut:1. Identifikasi dan seleksi proyek2. Inisiasi dan perencanaan proyek3. Analisa4. Desain Desain logikal Desain Fisikal5. Implementasi 6. Maintenance

3.2.1 Identifikasi dan seleksi proyek

Langkah pertama dalam SDLC keseluruhan informasi yang dubutuhkan oleh sistem diidentifikasi, dianalisa, diprioritaskan dan disusun ulang. Dalam langkah ini dilakukan beberapa hal diantaranya: Mengidentifikasi proyek-proyek yang potensial Melakukan klasifikasi dan me-rangking proyek Memilih proyek untuk dikembangkan.

Adapun sumber daya yang terlibat adalah user, sistem analis, manager yang mengkoordinasi proyekAktivitas yang dilakukan meliputi: mewawancarai manajemen user, merangkum pengetahuan yang didapatkan, dan mengestimasi cakupan proyek dan mendokumentasikan hasilnyaOutput: Laporan kelayakan berisi definisi masalah dan rangkuman tujuan yang ingin dicapai

3.2.2 Inisiasi dan perencanaan proyek

Dfalam tahapan ini Proyek SI yang potensial dijelaskan dan argumentasi untuk melanjutkan proyek dikemukakan. Rencana kerja yang matang juga disusun untuk menjalankan tahapan-tahapan lainnya. Hasil dari tahapan ini adalah : Langkah-langkah detail-rencana kerja-high level system requirement-penugasan untuk anggota tim.

3.2.3 Tahapan Analisa

Fase ketiga dalam SDLC dimana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Dalam tahapan ini dideskripsikan sistem yang sedang berjalan, masalah dan kesempatan didefinisikan, dan rekomendasi umum untuk bagaimana memperbaiki , meningkatkan atau mengganti sistem yang sedang berjalan diusulkan. Tujuan utama dari fase analisis adalah untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis (business need) dan persyaratan proses dari sistem baru. Ada 6 aktifitas utama dalam fase ini: Pengumpulan informasi Mendefinisikan sistem requirement Membangun prototype untuk menemukan requirement Memprioritaskan requitement Menyusun dan mengevaluasi alternatif Mereview requiremen dengan pihak manajemen

3.2.4 Tahapan Desain

Pada tahapan ini deskripsi dari requirement yang telah direkomendasikan diubah ke dalam spesifikasi sistem physical dan logical.

Logical DesignBagian dari fase desain dalam SDLC dimana semua fitur-fitur fungsional dari sistem dipilih dari tahapan analisis dideskripsikan terpisah dari platform komputer yang nanti digunakan. Hasil dari tahapan ini adalah : Deskripsi fungsional mengenai data dan proses yang ada dalam sistem baru Deskripsi yang detail dari spesifikasi sistem meliputi: Input Output Process

Physical designPada bagian ini spesifikasi logical diubah ke dalam detail teknologi dimana pemrograman dan pengembangan sistem bisa diselesaikan. Adapun output dari sistem ini adalah : Deskripsi teknikal Deskripsi yang detail dari spesifikasi sistem meliputi: programs, files, network, system software Pada tahapan desain ada beberapa aktifitas utama yang dilakukan yaitu: Merancang dan mengintegrasikan network Merancang Arsitektur aplikasi Mendesain user interface Mendesain sistem interface Mendesain dan mengintegrasikan database Memnuat prototype untuk detail dari desain Mendesain dan mengintegrasikan kendali sistem

3.2.5 ImplementasiTahapan kelima pada SDLC, dimana pada tahapan ini dilakukan beberapa hal yaitu: Coding Testing Insalasi Output dari tahapan ini adalah : source code, prosedur pelatihan.

3.2.6 MaintancesLangkah terakhir dari SDLC dimana pada tahapan ini sistem secara sistematis diperbaiki dan ditingkatkan. Hasil dari tahapan ini adalah Versi baru dari software yang telah dibuat.

3.3 Kelemahan dari SDLC tradisional Terlalu mahal (biaya dan waktu) ketika terjadi perubahan ketika sistem sudah dikembangkan SDLC merupakan metode dengan pendekatan terstruktur yang mensyaratkan mengikuti semua langkah yang ada Biaya maintenace cukup besarKONSEP DASAR SISTEM Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan unsur atau komponen yang terorganisasi, berinteraksi dan saling tergantung satu sam lain. Ada dua pendekatan yang dapat dilakukan untuk mendefinisikan sebuah sistem, yaitu :

1. Tinjauan atas dasar fasilitas ( komponen / elemen)

Sistem yaitu kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2. Tinjauan atas dasar aktivitas ( prosedur )

Sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Urutan kegiatan digunakan untuk mejelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. Suatu sistem memiliki beberapa komponen diantaranya : pekerjaan, aktivitas dan misi. Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau atau sasaran (objektives). Tujuan (goal) : meliputi ruang lingkup yang luas. Sasaran (objektives) : meliputi ruang lingkup yang sempai, jadi lebih dikenai pada sub-sistemnya. Jadi perbedaan tujuan dan sasaran terletak pada ruang lingkupnya. Model dasar sebuah sistem : Masuka, proses, keluaran. Namun sistem dapat dikembangkan hingga menyertakan media penyimpanan, dan sistem juga dapat bersifat terbuka dan tertutup. AnSi-Sri hartati, S.Kom AKMI Baturaja 3

Sistem terbuka artinya sistem tersebut dapat menerima berbagai masukan dari lingkungan sekitarnya. Sistem terbuka, sebaliknya. Selain sistem, ada juga yang disebut dengan sub-sistem. Mekanisme pemisahan (pengunsuran ) Pengunsuran sistem dan sub-sistem adalah tindakan untuk menyederhanakan perancangan sistem. Tujuan adanya pengunsuran sistem atas sub-sistem yaitu untuk mengurangi kerumitan koordinasi dan komunikasi.

1. SUB SISTEM

Kalau beli sepeda tanpa roda, tidak akan berfungsi artinya sepeda tidak bisa dikatakan sebuah sistem karena salah satu sub sistem nya tidak ada. Sebuah sistem mahal karena, sebuah sistem merupakan gabungan dari banyak sub sistem. Misalnya punya jam analog yang ada komponennya rusak.. Jadi, sub sistem adalah bagian dari sistem. Misalnya : sistem komputer Sub sistem : perangkat keras (hardware) Perangkat lunak (software) Sub-sub sistem hardware : alat masukan, proses, keluaran. Sub-sub sistem software : Pengertian sub sistem menurut beberapa ahli : a. Menurut Norman L. Enger yaitu serangkaian kegiatan yang dapat ditentukan identitasnya yang berhubungan dalam suatu sistem.

b. Gordon B. Davis yaitu sistem terbagi atas beberapa faktor atau unsur2 ke dalam beberapa sub-sistem.

2. KARAKTER SISTEM

Karakteristik atau Ciri-ciri SISTEM yaitu :

a. Komponen sistem (Componens)

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama membentuk satu kesatuan.

b. Batasan sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya. Dengan batasan ini, sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

c. Lingkungan luar sistem (Environtment)

Yaitu bentuk apapun yang berada di luar ruang lingkup yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan. Jika menguntungkan maka lingkungan luar tersebut harus dijaga, jika merugikan maka lingkungan luar tersebut harus dikendalikan, karena lingkungan luar yang merugikan dapat mengganggu kelangsungan hidup sistem.

d. Penghubung sistem (Interface)

Yaitu sebagai media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem. Penghubung ini mwmungkinkan sumber2 daya mengalir dari suatu sub sistem ke sub sistem lain. Keluaran sub sistem akan menjadi masukan bagi sub sistem lainnya.

e. Masukan sistem (Input)

Yaitu energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yg dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan signal (signal input) Contoh : dalam unit kompute3r, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input yang alan diolah menjadi informasi.

f. Keluaran sistem (Output)

Yaitu hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi bagi sub sistem yang lain. Contoh : sebuah sistem informasi, yang menjadi keluaran adalah informasi, yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk hal-hal yang merupakan input bagi subsistem lain.

g. Pengolah sistem (Proses)

Yaitu proses yang mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh : Sistem akuntansi, sistem ini mengolah data transaksi menjadi laporan2 yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

h. Sasaran sistem (Objektive)

Suatu sistem harus mempunyai tujuan dan sasaran, kalau tidak maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika sudah mengenai tujuan dan sasaran yang telah direncanakan.

3. KLASIFIKASI SISTEM

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yangn berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan : 1. sistem abstrak dan sistem fisik

sistem abstrak yaitu sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, Contohnya sistem teologia, yaitu satu sistem yang berupa pemikiran tentanng hubungan antara manusia dengan Tuhan; Sistem Fisik yaitu sistem yang ada secara fisik, Contohnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dsb.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah yaitu sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, Contohnya sistem pemutaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sistem buatan manusia yaitu sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut denga Human machine System. Contohnya sistem informasi berbasis komputer, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem deterministik yaitu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Contohnya sistem pemprograman dalam komputer, karena berdasarkan program2 komputer yang dijalankan. Sistem probabilistik yaitu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Contohnya sistem pemilu, sistem pemerintahan.

4. Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem terbuka yaitu sistem yang berhubuingan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub sistem lainnya. Contohnya sistem perdagangan. Sistem tertutup yaitu sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Contohnya sistem robotic, sistem arloji, ATM sistem.

4. DAUR HIDUP SISTEM

Siklus hidup sistem yaitu proses evolusioner yang diikuti dalam penerapan sistem atau sub sistem informasi berbasis komputer. Siklus hidup system terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langkah pendekatan system, karena tugas-tugas tersebut mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara topdown. Siklus hidup system sering disebut sebagai pendekatan air terjun (waterfall approach) bagi pembanguna dan pengembangan system. Pembangunan system hanyalah salah satu dari serangkaian dari daur hidup suatu system, meskipun demikian proses ini merupakan aspek yang sangat penting. Fase/tahapan dari daur hidup suatu system :

a. Mengenali adanya kebutuhan Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan atau problema yang harus dapat dikenali sabagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil perkembangan organisasi. Volume kebutuhan itu meningkat melebihi kapasitas dari system yang ada. Semua kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan system akan kehilangan arah dan efektivitasnya.

b. Pembangunan system

Suatu proses atau serangkaian prosedur yang harus diikuti guna menganalisis kebutuhan yang timbul dan membangun sebuah system untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

c. Pemasangan system

Setelah tahap pembangunan selesai, system kemudian akan dioperasikan. Pemasangan system merupakan tahap yang penting dalam daur hidup system, dimana peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional adalah pemasangan system yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan system.

d. Pengoperasian system

Program program computer dan prosedur prosedur pengoperasian yang membentuk suatu system informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi yang ditunjang oleh system informasi selalu mengalami perubahan karena pertumbuhan kegiatan, perubahan peraturan dan kebikjaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, system harus diperbaiki atau diperbaharui.

e. Sistem menjadi usangKadang kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan pada system yang sedang berjalan. Tiba saat dimana secara ekonomis dan teknis, system yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan system yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya. System informasi kemudian akan melanjutkan daur hidupnya. System dibangun untuk memenuhi kebutuhan. System beradaptasi terhadap berbagai perubahan lingkungannya yang dinamis sehingga kemudian sampai pada kondisi dimana system tidak dapat lagi beradaptasi. System baru kemudian dibangun untuk menggantikannya. Tentang daur hidup system dapat ini dapat dilihat pada gambar berikut : 1. Mengenali adanya kebutuhan 2. Pembangunan sistem 3. System menjadi usang 4. Pengoperasian sistem 5. Pemasangan sistem 6. Gambar Daurhidup system

B. KONSEP DASAR INFORMASI Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting peran dan kedudukannya didalam sebuah organisasi. Suatu system yang kekurangan informasi akan menjadi loyo. Kerdil dan akhirnya berakhir. Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian, sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik. Akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi. 3. Data yang terorganisir untuk membantu memilih beberapa tindakan yang akan dilakukan atau tidak dilakukan.

Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3 bagian, yaitu : 1. Informasi strategis Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal, rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. 2. Informasi Taktis Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti informasi trend penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana penjualan. 3. Informasi Teknis Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari, seperti informasi persediaan stock, return penjualan dan laporan kas harian.

1. TEST KEBUTUHAN INFORMASI

Terdapat 4 test untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi : a. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi di tujukan? b. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujuka? c. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah? d. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan?

2. SIKLUS INFORMASI

Untuk memperolah informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah dip roses akan menghasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level managemen). Sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, dari keputusan yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses) begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi atau (information cycle).

3. KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan 3 hal, yaitu :

a. Relevan Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

b. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data hasil tersebut.

c. Tepat waktu Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (using), informasi yang using tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi2 terbaru.

d. Ekonomis Apa tingkat sumber daya diperlukan untuk informasi dalam pemecahan masalah?

e. Efisien Apakah tingkat sumber daya apa yang diperlukan untuk setiap unit output informasi?

f. Dapat dipercaya

4. KOMPONEN SISTEM INFORMASI

a. Hardware Terdiri dari computer, peripheral (printer) dan jaringan.

b. Software Merupakan kumpulan dari perintah / fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memrintahkan computer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat digolongkan menjadi system operasi (windows 95 dan NT), aplikasi (akuntasi ), utylitas (antivirus, speed disk), serta bahasa.

c. Data Merupakan komponen dasar informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi.

d. Prosedur Dokumentasi prosedur / proses system, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis.

e. Manusia Yang terlibat dalam komponen manusia, seperti operator, pemimpin system, informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas.

C. DETEKSI MASALAH SISTEM

1. Permasalahan Sistem Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena : a. Waktu (overtime). b. Lingkungan sistem yang berubah. c. Perubahan prosedur operasional. Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor). Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

a. Relevansi (relevancy). b. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), kebenaran (correctness), dan keamanan (security). c. Ketepatan waktu (timeliness). d. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan biaya (cost). e. Efisiensi (eficiency). f. Dapat dipercaya (reliability). g. Kegunaan (usability).

a. Relevansi (relevancy) Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak gunakan oleh pihak yang menerimanya. Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan. Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

b. Kelengkapan (completeness) Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap. Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan. Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

c. Kebenaran (correctness) Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya. Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan. Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan. Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat engurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

d. Keamanan (security) Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

e. Ketepatan waktu (timeliness) Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu : Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan. Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda). Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan. Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

f. Ekonomi (economy) Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.

g. Efisiensi (eficiency) Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000 ------- = 20% 500.000 Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain : Keluaran / nilai uang (trougput/dollar). Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked). Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours). Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar). Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers). Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

h. Dapat dipercaya (reliability) Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan. Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan aryawan baru ditraining. Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu. Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya. i. Kegunaan (usability) Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula. Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi. Naiknya keluhan-keluhan pemakai. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer. 2. Information systems backlog Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius. Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs. Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi : 1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase). 2. Penurunan kinerja (decreasing performance). 3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). 4. System downtime. 5. Transaction variances. Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain : Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency). Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates). Kenaikan biaya (increased costs). Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover). Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi : a. Keluhan pemakai (user complaints). b. Perhatian top manajemen (top management concerns) c. Penunjuk jalan (scouting). d. Pengawas pemakai (user surveys). e. Pengawas (audits). f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems). 3. Laporan awal masalah Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut: 1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal. 2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah. 3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature). 4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan. Tipe recommendation, terdiri dari : a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan. b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem. c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

D. ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek bisnis dan teknologi komputer). Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system engineer. Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami teknologi komputer). Tugas dan tanggung jawab Sistem analis : a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program computer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer. Tugas dan tanggung jawab Programmer : a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer. b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program. Pengetahuan dan keahlian analis system. Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik : a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman computer Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya.

b. Pengetahuan tentang bisnis secara umum Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

c. Pengetahuan tentang metode kuantitatip Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network, decision tree, trend, simulasi.

d. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahan-permasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, emecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.

e. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan.

f. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis system tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.

Team pengembangan sistem (I) Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut :

1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst) Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan system b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan system lainnya. c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan. d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem. f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem. g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report). h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim.

2. Ketua analis sistem (lead systems analyst) Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan.

3. Analis sistem senior Analis sistem senior (senior systems analyst) Merupakan analis system yang sudah berpengalaman.

4. Analis sistem junior (junior systems analyst) Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee).

5. Programer aplikasi senior (senior applications programmer) Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis.

6. Programmer aplikasi (application programmer) Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi.

7. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer)

Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).

Team pengembangan sistem (II) 1. Pengguna Sistem

a. User : Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user. b. Manajemen : Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan system dan penyediaan dana. 2. Perancang Sistem a. Project Coordinator Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana. b. Sistem analist & design c. System Analyst & Design Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru. d. Programmer Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis. e. Network Designer Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN. f. Technician (Hardware) Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal. g. Database Administrator Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa database. h. Documenter Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional aplikasi, teknis dan sistem. i. Software Tester Personil yang menjamin bahwa program aplikasi ang dibuat programmer sesuai spesifikasi.

j. Graphic Designer Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis GUI (Graphic Interface).

E. ANALISIS KEBUTUHAN Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu :

a. Menjelaskan system saat ini secara lengkap

b. Menggambarkan system informasi yang ideal

c. Membawa system informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya

d. Member dorongan terhadap keyakinan pemakai ke dalam team mengembangan system

Tahap Requirement analis adalah tahap interaksi intensif antara analisis system dengan komunitas pemakai system dimana team pengembangan system menunjukkan keahlian nya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah system informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan system informasi sebelumnya.

1. KEINGINAN PEMAKAI

Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan system informasi yang ideal. Ideal di sini merupakan konsep dari pada kenyataan, artinya bahwa tidak system yang ideal (tidak ada system informasi yang senmpurna), tetapi bersifat subjektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end user.

2. METODE KEBUTUHAN ANALISIS

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interview, questionnaires, observation, procedure analysis, dan dokumen survey. Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :

a. TANYA JAWAB (INTERVIEW)

1. Bagaimana metode itu digunakan.

a. Pemilihan potential interviewes

b. Membuat perjanjian terhadap potentian interviewes

c. Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas

d. Memilih person yang di interview secara pribadi dan merekamnya

2. Target dari metode

a. Kunci pribadi dalam proses DFD

b. Kadang kala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors

3. Keuntungan metode a. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai dengan situasi yanag terjadi.

b. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berfikir hal ini dapat terjadi?

c. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi

d. Memunculkan respon yang tinggi sejak penyusunan pertemuan

4. Kerugian metode

a. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit

b. Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara

c. Sulit mkembandingkan laporan wawancara karena subjektifitas alamiah

5. Kapana metode tersebut baik digunakan

a. Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personal kunci

b. Test kredibilitas dari interviewers

c. Mencari interview yang unsuranes atau kontradiktions

d. Memantapkan kredibilitas team

Beberapa factor penting dalam interview yang baik yaitu objectives, audience, format, weighting dan combining responses, and documentation.

b. QUESTIONERS

1. Bagaimana metode itu digunakan

- Mendesain dengan menggunakan standar questioner

- Questioner dikirimkan ke lingkunga kerja end user.

- Struktur respon diringkas dalam statistic distribusi

2. Target dari metode - Semua end user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan system

- End user dihubungakan dengan proses pemakaian symbol-simbol dalam DFD

3. Keuntungan metode

- Murah dan cepat dari pada interview

- Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang di butuhkan untuk mendesain questioner end user yang terpilih)

- Mudah untuk mensistensis hasil sejak pembuatan questioner

- Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end user.

4. Kerugian metode

- Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end user

- Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end user

- Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan questioner

- Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end user secara spesifik

5. Kapan metode tersebut baik di gunakan

- Pertanyaan nya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua

- Membutuhkan wawasan yang luas dari end user. - Bila memiliki sedikit waktu dan biaya

c. OBSERVASI

1. Bagaimana metode itu digunakan

- Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan

- Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volume dan pengolahan lembar kerja

2. Target Dari metode

- Lokasi proses secara geografis di tunjukkan dalam DFD

3. Keuntungan metode

- Mendapatkan fakta record dari pada pendapat (opinion)

- Tidak membutuhkan kontruksi pertanyaan

- Tidak mengganggu atau menyembunyikan sesuatu (end user tidak mengetahui bahwa mereka sedang di amati)

- Analis tidak tergantung pada penjelasan lisan dari end user

4. Kerugian metode

- Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end user merasa diamati)

- Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan.

- Membutuhkan pengalaman dan keahlian khusus dari analis

5. Kapan metode tersebut baik digunakan

- Membutuhkan gambarana kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya - Kecurigaan bahwa end user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat)

Tips praktis dalam melakukan observasi :

1. Jangan mengamati dalam jangka waktu yang lama

Terdapat 2 alasan, yaitu dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya.

2. Buat catatan yang ringkas

3. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemaka yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan

4. Gunakan chek list yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama

5. Jangan melakukan observasi tanpa rencana

d. PROSEDUR ANALISIS

1. Bagaimana metode ini digunakan

- Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui system informasi, yaitu dengan DFD

- Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi system

- Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan dari pada mendeskripsikan kolom distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya

2. Target dari metode

- Dokumen utama dan DFD

- Proses dalam DFD

3. Keuntungan metode

- Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferensis) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai

- Prosedur aliran dapat menjadi sebuah struktur chek list untuk melakukan observasi

4. Kerugian metode

- Prosedur mungkin tiudak lengkap dan tidak up to date lagi

- Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis

5. Kapan metode tersebut baik digunakan

- Memutuskan apakah masalah kegagalan system dapat membantu perancangan yang baik

- Team analis tidak secara total famylian dengana liran dokumen

- Mendeskripsikan aliran dokumen yang mengganggu kerjanya fungsi

e. PENGAMATAN DOKUMEN

1. Bagaimana metode itu digunakan

- Mengidentifikasikan dopkumen utama dan laporan (Physical DFD)

- Mengumpulkan salinan dokumen actual dan laporan - Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data meliputi field (ukuran dan type), frekuensi penggunaan dan struktur codingnya (codink struikture)

2. Target dari metode

- Aliran data kunci ditunjukkan dalam DFD

3. Keuntungan metode

- Minimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya

- Permulaan elemen kamus data

- Sering kali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural

4. Kerugian metode

- Membutukan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan)

5. Kapan metode tersebut baik digunakan

- Harus dikerjakan jika sebuah system akan di desain (selama kegiatan analis, dalam memperjelas desain system yang baru dan analis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).

3. SAMPLING

Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sampel dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistic supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.

4. KENDALA SUMBER DAYA

1. Waktu Sebuah penggantian system harus di utarakan dalam kertangka kerja sejak system mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga dapat membuat alternative yang paling baik.

2. Uang System informasi yang ideal akan emmbutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam system informasinya.

3. Keahlian

Staff system informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi data base, dan interaktif setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan.

4. Teknologi

Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja system, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terus menerus, yang konsekwensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari pesaingnya.

5. Factor eksternal

Banyak kendala yang dating dari luar setting desain seperti pencegahan menggunakan teknologi eksotik (eksotic of technologies), mencegah memelihara data local dalam sebuah system data base pusat, dan sebagainya.

5. DOKUMEN KEBUTUHAN ANALISIS 1. Arahan (conduct) analisis - Sehubungan dengan pemakai akhir - Menganalisa record, forms dan laporan - Pengamatan proses - Menganalisa metode yang di gunakan - Memiliki permasalahan dalam pengumpulan data

2. Kebutuhan pemakai - Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya - Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya) - Kebutuhan pelatihan - Pengaruh system baru

3. Kendala system

- Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan factor eksternal

- Realistis system

4. Dokumentasi - Instrument pengumpulan data (kebutuhan questioner, interview) - Consensus statistic - Aliran data secara logical dan physic - Elemen awal dalam kamus data