MODUL BAHAN AJAR KEARSIPAN

Kelas XI/ Semester 1

Kompetensi Dasar Cara Pemecahaan Masalah Kearsipan

TUGAS PROJEK

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH

Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran

yang dibina oleh Drs. H. Mohammad Arief, M.Si

Penyusun:

Vivi Sri Jayanti (150412601935)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

DESEMBER 2017

i

Kurikulum 2013 dirancang untuk memperkuat kompetensi siswa dari sisi

sikap, pengetahuan dan keterampilan secara utuh. Keutuhan tersebut menjadi dasar

dalam perumusan kompetensi dasar tiap mata pelajaran mencakup kompetensi

dasar kelompok sikap, kompetensi dasar kelompok pengetahuan, dan kompetensi

dasar kelompok keterampilan. Semua mata pelajaran dirancang mengikuti rumusan

tersebut.

Pembelajaran kelas XI jenjang Pendidikan Menengah Kejuruan yang

disajikan dalam buku ini juga tunduk pada ketentuan tersebut. Buku siswa ini

diberisi materi pembelajaran yang membekali peserta didik dengan pengetahuan,

keterampilan dalam menyajikan pengetahuan yang dikuasai secara kongkrit dan

abstrak, dan sikap sebagai makhluk yang mensyukuri anugerah alam semesta yang

dikaruniakan kepadanya melalui pemanfaatan yang bertanggung jawab.

Buku ini menjabarkan usaha minimal yang harus dilakukan siswa untuk

mencapai kompetensi yang diharuskan. Sesuai dengan pendekatan yang digunakan

dalam kurikulum 2013, siswa diberanikan untuk mencari dari sumber belajar lain

yang tersedia dan terbentang luas di sekitarnya. Peran guru sangat penting untuk

meningkatkan dan menyesuaikan daya serap siswa dengan ketersediaan kegiatan

buku ini. Guru dapat memperkayanya dengan kreasi dalam bentuk kegiatan-

kegiatan lain yang sesuai dan relevan yang bersumber dari lingkungan sosial dan

alam.

Buku ini sangat terbuka dan terus dilakukan perbaikan dan penyempurnaan.

Untuk itu, kami mengundang para pembaca memberikan kritik, saran, dan masukan

untuk perbaikan dan penyempurnaan. Atas kontribusi tersebut, kami ucapkan

terima kasih. Mudah-mudahan kita dapat memberikan yang terbaik bagi kemajuan

dunia pendidikan dalam rangka mempersiapkan generasi seratus tahun Indonesia

Merdeka.

Malang, Desember 2017

KATA PENGANTAR

ii

Kata Pengantar ...................................................................................................... i

Daftar Isi ................................................................................................................ ii

Peta Kedudukan Modul ....................................................................................... iv

Glosarium .............................................................................................................. v

PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

A. Deskripsi ..................................................................................................... 2

B. Prasyarat ..................................................................................................... 3

C. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar .......................................................... 3

1. Penjelasan Bagi Peserta Diklat ............................................................ 3

2. Peran Guru Antara Lain ...................................................................... 4

D. Tujuan Akhir .............................................................................................. 5

E. Kompetensi ................................................................................................. 5

F. Cek Kemampuan ....................................................................................... 5

PEMBAHASAN .................................................................................................... 6

A. Rencana Belajar Peserta Didik ................................................................. 7

B. Kegiatan Belajar......................................................................................... 7

1. Kegiatan Belajar 1 (Mengidentifikasi Masalah Kearsipan Menurut

Beberapa Sumber) .................................................................................. 8

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ........................................................... 8

b. Uraian Materi ..................................................................................... 9

c. Rangkuman ....................................................................................... 11

d. Tugas ................................................................................................ 11

e. Tes Formatif ..................................................................................... 11

f. Kunci Jawaban Formatif ................................................................... 12

g. Lembar Kerja .................................................................................... 12

2. Kegiatan Belajar 2 (Memecahkam Masalah Kearsipan) ..................... 13

a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran ......................................................... 13

b. Uraian Materi ................................................................................... 14

c. Rangkuman ....................................................................................... 18

d. Tugas ................................................................................................ 18

e. Tes Formatif ..................................................................................... 18

DAFTAR ISI

iii

f. Kunci Jawaban Formatif ................................................................... 19

g. Lembar Kerja .................................................................................... 19

EVALUASI .......................................................................................................... 20

A. Kognitif Skill ............................................................................................. 21

a. Pilihan Ganda ................................................................................... 21

b. Uraian ............................................................................................... 24

B. Psikomotorik Skill .................................................................................... 24

C. Attitude Skill ............................................................................................. 25

D. Kunci Jawaban ......................................................................................... 26

a. Pilihan Ganda ................................................................................... 26

b. Uraian ............................................................................................... 27

PENUTUP ............................................................................................................ 30

Daftar Pustaka ................................................................................................. 31

iv

Modul Kearsipan mengenai Pemecahan Masalah Kearsipan adalah salah

satu kompetensi inti yang harus dikuasai dan sebagai bagian dari rangkain

pembelajaran dari kompetensi lainnya. Dimana antara satu kompetensi inti dengan

kompetensi dasar terdapat keterkaitan. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada peta

kedudukan modul berikut ini:

PETA KEDUDUKAN MODUL

Mengetahui Pengertian Masalah Berdasarkan

Beberapa Sumber

Mengidentifikasi Cara Penyelesaian Masalah

Kearsipan

KEARSIPAN

3.13 Mengidentifikasi Pemecahan Masalah

Kearsipan

v

Guru/Pendidik: adalah seseorang yang menyampaiakan materi pada pelatihan

di sekolah/Institusi pusat pelatihan. Orang tersebut lebih dikenal dengan

sebutan Guru, Instruktur, Pembimbing atau sebutan lainnya.

Peserta Didik/Siswa: adalah seseorang yang berusaha mencapai suatu

kemampuan di sekolah atau pusat pelatihan. Orang tersebut lebih dikenal

dengan sebutan pelajar, murid, siswa.

Pembelajaran: adalah proses kegiatan belajar mengajar yang berlangsung

disekolah/Institusi/pusat pelatihan di Industri.

Masalah: adalah sesuatu yang harus diselesaikan (dipecahkan).

Arsip: adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato,

ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari

waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset,

pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh

instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Kearsipan (filing): adalah sesuatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-

bahan secara sistematis sehingga bahan-bahan secara sistematis sehingga

bahan-bahan tersebut dengan cepat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali

diperlukan.

GLOSARIUM

1

PENDAHULUAN 1

2

Arsip memiliki arti yang sangat penting bagi sebuah lembaga, dan hal itu

menjadikan arsip harus untuk diselamatkan karena informasi yang terekam dalam

arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori kolektif

bangsa atau lembaga yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti

pertanggungjawaban di masa kini atau mendatang.

Arsip menjadi bukti otentik mengenai penyelenggaraan administrasi

pemerintahan dan kelembagaan yang merupakan bagian dari kehidupan

berkebangsaan. Oleh karena itu arsip yang tersimpan di lembaga kearsipan baik

pusat atau daerah dan lembaga-lembaga/instansi-instansi pemerintahan harus

dikelola dengan baik melalui pemeliharaan dan perawatan yang tepat sehingga

keberadaan arsip dapat dipertahankan selamanya mengikuti daur hidup arsip.

Dalam menjamin kelestarian arsip untuk masa mendatang bukan tugas yang

mudah karena secara alami semua bahan akan mengalami kerusakan apalagi

mengingat iklim tropis yang tidak menguntungkan bagi kelestarian khasanah arsip.

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh berbagai faktor seperti : kimia, fisika, biota,

manusia, bencana alam, musibah dan lain-lain. Untuk melindungi dan mencegah

arsip dari faktor-faktor perusak arsip yang dapat mengancam kelestarian arsip maka

harus dilakukan tindakan pemeliharaan dan perawatan termasuk perbaikan jika

arsip mengalami kerusakan.

Oleh sebab itu, pemeliharaan dan perawatan arsip harus senantiasa

dilaksanakan oleh lembaga arsip maupun lembaga pencipta arsip, namun tentu saja

hal itu tidak bernilai guna apabila pengelolaanya tidak profesional. Dengan

penataan/pengelolaan yang profesional maka arsip sebagai bahan penyaji informasi

dan bukti otentik sebuah lembaga dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pokok

masalah tentang kearsipan adalah pada bagaimana penemuan kembali arsip dan

bukan pada bagaimana penyimpanannya. Informasi yang tertulis disimpan untuk

kemudian dipergunakan pada waktu yang akan datang.

Tujuan dari kearsipan sebagaimana dinyatakan dalam Undang-Undang

Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan - Ketentuan Pokok Kearsipan Pasal 3 ialah

menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Salah satu kegiatan

dalam menjamin keselamatan dan melestarikan keberadaan arsip ialah melakukan

A. Deskripsi

3

kegiatan perawatan dan pemeliharaan arsip itu sendiri, sehingga perlu untuk dibuat

suatu pedoman mengenai pemeliharaan dan perawatan.

Untuk mempelajari bahan ajar ini peserta didik harus memahami tentang:

Sistem kearsipan

Ruang lingkup tujuan pengelolaan arsip

Syarat-syarat menjadi pegawai arsip

Cara pemeliharaan arsip

Masalah kearsipan menurut beberapa sumber

Cara pemecahan masalah kearsipan

Hal tersebut guna sebagai kompetensi/pengetahuan yang harus dikuasai

sebelumnya dan sebagai penunjang mempelajari bahan ajar pemecahan masalah

kearsipan.

Bacalah petunjuk penggunaan bahan ajar ini dan pahamilah isinya agar

memudahkan Anda dalam proses pembelajaran. Maka dalam mempelajari modul

ini, perhatikan dan ikutilah petunjuk-petunjuk beserta cara mempelajarinya agar

pembelajaran dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang ada pada petunjuk

penggunaan modul ini.

1. Bagi Peserta Didik

Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

Pergunakan bahan dan alat yang berkaitan dengan modul ini untuk

mempermudah pemahaman kompetensi ini.

Bacalah dengan cermat peta kedudukan bahan ajar, prasyarat, dan

pengertianistilah-istilah sulit dan penting dalam bahan ajar.

Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang

diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang

ditargetkan.

Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan

jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum Anda mengerjakannya.

B. Prasyarat

C. Petunjuk Penggunaan Bahan Ajar

4

Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajaribahan ajar.

Laporkan kemajuan anda kepada pendidik instruktur sebelum anda

melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya.

Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik, jika Anda ragu atau

belum memahami materi.

Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat

2. Bagi Guru

Pendidik memberi ppenjelasan kepada peserta didik tentang tata

cara memahami modul dengan prinsip cara belajar siswa aktif

(Student Center) dan guru bertindak sebagai fasilitator.

Pendidik selalu mengadakan pemantauan dan pengawasan terhadap

proses pembelajaran.

Apabila terdapat penggunaan bahan dan alat-alat, maka peserta

didik harus dilberi bimbingan oleh pendidik.

Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan

mempunyai daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta

didik dan mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.

Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap

peserta didik untuk dijadikan sebagai bahan umpan balik perbaikan

proses pembelajaran dan sekaligus memikirkan sumber informasi

lain yang dapat disarankan kepada peserta didik.

Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik

setiap saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi

pujian, penghargaan, hadiah kecil, dll).

Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik,

pendidik harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan

memberikan pertanyaan, test dan sebagainya yang telah

dipersiapkanterlebih dahulu.

Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara

berurutan.

Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya

kepada fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes

sederhana, tanya jawab dan sebagainya.

Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan

ajar yang telah mereka pelajari.

Peserta didik dapat melanjutkan ke bahan ajar berikutnya setelah

diverifikasi.

Bila peserta didik dapat menyelesaikan seluruh bahan ajar dalam

satu tingkat dengan waktu kurang dari yang ditetapkan, maka

mereka diberikan bahan ajar pengayaan.

5

Setelah mempelajari modul ini maka peserta didik diharapkan mampu:

Mengidentifikasi masalah kearsipan

Mengetahui cara pemecahan masalah kearsipan.

Mengidentifikasi pemecahan masalah kearsipan

Apabila Anda dapat menjawab seluruh pertanyaan di bawah ini, silakan

langsung mengambil unit kompetensi selanjutnya.

Soal Teori

Sebelum Anda mempelajari modul ini, jawablah semua pertanyaan di bawah ini

dengan singkat dan tepat, atau bisa dan tidak. Selanjutnya pelajarilah hal-hal yang

anda belum kuasai dengan tuntas.

No. Butir-Butir Pertanyaan atau Pernyataan

Kemampuan

Dapat Tidak

Dapat

1. Dapatkah Anda menyebutkan syarat dari pegawai

arsip

2. Dapatkah Anda menjelaskan sistem klasifikasi arsip

3. Dapatkah Anda memelihara arsip dengan baik

4. Dapatkah Anda menyimpan arsip berdasarkan

klasifikasinya

5. Dapatkah Anda mengelola ruang lingkup arsip

D. Tujuan Akhir

E. Kompetensi

F. Cek Kemampuan

6

PEMBAHASAN 2

7

Berikut ini akan dipelajari kegiatan belajar, yang mencakup kegiatan belajar

mengenai Cara Pemecahan Masalah Kearsipan.

Setelah mempelajari Kompetensi ini, Peserta didik diharapkan mampu:

Memahami pengertian masalah kearsipan menurut beberapa sumber.

Memecahkan masalah kearsipan.

No. Kegiatan Pertemuan Sesi-ke Waktu Tempat

1. Membaca Modul

2. Melihat Peragaan Guru

3. Melaksanakan Observasi

Lapangan

4. Mendiskusikan Kegiatan

Pembelajaran

5. Mendemonstrasikan,

mempraktekan

kompetensi yang telah

dipelajari

6. Mengerjakan tes formatif

A. Rencana Belajar Peserta Didik

B. Kegiatan Belajar

8

Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi didalam

kelompok, dan presentasi di depan kelas, diharapkan dalam proses pembelajaran

dapat:

1. Megaktifkan peserta didik selama proses pembelajaran

2. Meningkatkan rasa jujur, peduli, saling menghargai diantara peserta didik

3. Memupuk kerjasama dan sikap proaktif dalam menyelesaikan masalah

4. Memupuk kerjasama dalam kelompok

5. Memupuk kedisiplinan dalam memanfaatkan waktu

6. Mengembangkan keterampilan sosial antar peserta didik

Setelah proses pembelajaran, diharapkan peserta didik dapat:

1. Mengetahui masalah pokok kearsipan menurut Moekijat

2. Mengetahui masalah pokok kearsipan menurut Martono

3. Mengetahui masalah pokok kearsipan menurut Drs. The Liang Gie

4. Mengetahui masalah pokok kearsipan menurut Drs. AW. Widjaya

KEGIATAN

BELAJAR 1

MASALAH POKOK

KEARSIPAN MENURUT

BEBERAPA SUMBER

Tujuan Kegiatan Pembelajaran

9

A. Masalah Pokok dalam Kearsipan Menurut Beberapa Sumber

1. Menurut Moekijat, ada beberapa masalah yang dijumpai dalam

penyelenggaraan kearsipan suatu organisasi atau kantor yaitu sebagai

berikut:

a. Dipergunakan sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah.

b. Organisasi kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan

yang tidak jelas.

c. Pegawai-pegawai tidak terlatih.

d. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.

e. Tidak ada penentu waktu yang direncanakan untuk menyimpan atau

menghapus arsip-arsip.

f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

g. Kurang adanya pengawasan terhadap arsip-arsip (surat-surat) yang

dipinjam atau pengembaliannya.

2. Menurut Martono, masalah yang sering tumbul berkaitan dengan arsip,

antara lain:

Arsip tidak dapat ditemukan kembali karena hilang.

Arsip ditemukan setelah lama mencari dan membongkari seluruh

tumpukan arsip.

Arsip setiap hari selalu bertambah.

Tempat penyimpanan arsip terlalu sesak karena kurang tempat.

Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

Pegawai di bidang penyimpanan arsip kurang terlatih.

3. Menurut Drs. The Liang Gie, masalah-masalah pokok dalam bidang

kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi berkaitan dengan

hal–hal berikut:

Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu

surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan

organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-

kadang tidak dikembalikan.

Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan

sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

Uraian Materi

10

Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan

kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan

kurangnya bimbingan yang teratur.

4. Menurut Drs. Aw. Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan

antara lain:

Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang

diperlukan oleh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.

Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama,

bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyusutan,

sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

Tata kerja dan peralatan tak berkembang (Out of Date), tak mengikuti

perkembangan zaman (Up to Date) karena kujrang pengarahan kepada

petugas kearsipan.

Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di

instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan

adalah:

1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat

saat diperlukan.

2. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal

arsip itu harus segera disimpan.

3. Kurang menyadari arti pentingnya suatu arsip bagi organisasi.

4. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau

terlalu lama.

5. Penyusunan arsip secara serampangan.

6. Petugas arsip kurang terampil.

Masalah-masalah kearsipan memiliki dampak yang cukup besar

bagi kelangsungan hidup suatu instansi atau perusahaan. Selain masalah

arsip yang sering hilang, lebih dari pada itu dampak besar yang diberikan

dapat menghambat penyelengaraan kearsipan, sehingga tujuan yang ingin

dicapai dapat terhambat juga.

Masalah yang sering terjadi dan dampak yang diberikan dapat

menghambat proses penyelenggaraan kearsipan yaitu diantaranya tidak

dapat ditemukannya kembali secara cepat arsip-arsip yang diperlukan.

Melihat masalah itu, tentu hakikat dari arsip yang pada dasarnya

memberikan data-data yang berguna pada suatu organisasi di masa

mendatang. Jika masalah tersebut terjadi, tentu proses penyelenggaraan

11

kearsipan suatu instansi tidak tercapai, sehingga tujuan yang dingin di capai

dapat terhambat pula.

Sebelum memecahkan masalah kearsipan, maka akan dilakukan identifikasi

masalah pokok kearsipan dari beberapa sumber, antara lain yaitu: (1) Menurut

Moekijat, (2) Menurut Martono, (3) Menurut The Liang Gie, dan (4) Menurut Drs.

Aw. Widjaya. Dari identifikasi, maka dapat memecahkan masalah kearsipan sesuai

masalah yang sedang dihadapi oleh instansi/lembaga tertentu.

Untuk memperkuat pemahaman peserta didik, maka pendidik memberikan

tugas sebagai bahan untuk mempermudah daya ingat peserta didik mengenai

identifikasi masalah pokok kerasipan menurut beberapa sumber.

Buatlah rangkuman mengenai identifikasi masalah pokok kearsipan

menurut beberapa sumber dengan menggunakan Mind Mapping!

Cocokan pernyataan-pernyataan berikut sesuai pemahaman dan daya ingat

Anda dengan tanda panah!

1. Moekijat

2. The Liang Gie

3. Peralatan tidak memenuhi syarat

4. Drs. Aw. Widaya

5. Kurang menyadari pentingnya

suatu arsip bagi organisasi.

Rangkuman

A

B

C

D

E

Martono

Tidak ada prosedur kearsipan

Drs. Aw. Widaya

Out Of Date & Up To Date

Tanpa ada Penyusutan arsip

Tugas

Tes Formatif

12

1. Nomor (1) dengan (B)

2. Nomor (2) dengan (E)

3. Nomor (3) dengan (A)

4. Nomor (4) dengan (D)

5. Nomor (5) dengan (C)

Jawablah pertanyaan berikut berikut dengan benar!

1. Menurut pemahaman Anda, apa saja yang menjadi masalah

dalam sebuah instansi/lembaga mengenai sistem kearsipan!

Jelaskan serta kaitkan dengan masalah kearsipan menurut

beberapa sumber yang telah dipelajari!

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

..............................................................................................................

Kunci Jawaban Formatif

Lembar Kerja

13

Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, diskusi didalam

kelompok, dan presentasi di depan kelas, diharapkan dalam proses pembelajaran

dapat:

1) Megaktifkan peserta didik selama proses pembelajaran

2) Meningkatkan rasa jujur, peduli, saling menghargai diantara peserta

didik

3) Memupuk kerjasama dan sikap proaktif dalam menyelesaikan masalah

4) Memupuk kerjasama dalam kelompok

5) Memupuk kedisiplinan dalam memanfaatkan waktu

6) Mengembangkan keterampilan sosial antar peserta didik

Setelah proses pembelajaran, diharapkan peserta didik dapat:

1. Mengetahui bagaimana cara pemecahan masalah dalam kearsipan

2. Mengemukakan pendapat baik secara kelompok maupun individu

tentang materi pemecahan masalah kearsipan.

KEGIATAN

BELAJAR 2

CARA PEMECAHAN

MASALAH KEARSIPAN

Tujuan Kegiatan Pembelajaran

14

A. Cara Pemecahan Masalah Kearsipan

Dari masalah-masalah yang sering timbul di bidang kearsipan, sudah

tentu diusahakan cara pemecahan masalah tersebut. Untuk memecahkan

masalah itu dapat dilakukan bebeerapa langkah sebagai berikut:

1. Pergunakan Sistem Penyimpanan Arsip secara Tepat

Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system

adalah suatu rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu pedoman

tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana

diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat. Cepat atau lambatnya

penemuan kembli dari tempat penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau

tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda syarat.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya adalah sebagai

berikut:

a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-

warkat berdasarkan abjad.

b. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan

kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

d. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari,

bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

e. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah

surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat

dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut

dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam

membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan,

record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan

menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia

Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa

penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan

lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Uraian Materi

15

Prosedur penyimpanan arsip yang benar yaitu sebagai berikut:

a. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah

boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark). Tanda

pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang

menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.

b. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat

sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk

memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

c. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah

atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum

disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

d. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam

map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner,

portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari

arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.

e. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

2. Fasilitas Kearsipan yang harus Memenuhi Syarat

Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan

yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-pekerjaan dalam suatu

usaha kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan

menjadi 4 golongan, yaitu:

a. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel,

karbon dan sebagainya.

b. Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis, rak dan

sebagainya.

c. Alat-penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, filling

cabinet, lemari dan seterusnya.

d. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal

dan sebagainya.

3. Petugas Arsip yang Memenuhi Syarat

Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik

harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk

petugas tata usaha, umumnya yaitu:

a. Memiliki pengetahuan di bidang

b. Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat

dan arsip

c. Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta

tugastugasnya dan penjabat-penjabatnya

d. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan

16

e. Memiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan yang

sedang dijalankan

f. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,

kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat

menyimpan rahasia organisasi.

4. Penyelenggaraan Sistem Penyusutan Arsip

Penyelanggara penyusutan arsip diadakan secara berkala, sehingga

tidak terjadi penimbunan dan tercampurnya arsip yang penting dengan arsip

yang tidak berguna yang akan dimusnahkan. Menurut Dipobharoto M.A.

tujuan penyusutan arsip yaitu:

a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh

oleh adanya records yang kurang diperlukan.

b. Agar file aktif bisa lebih mudah di kontrol secra efisien serta lancar dalam

filing dan findingnya.

c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya

record baru yang deras datangnya karena file aktif hanya berisikan

rekords yang selalu diperlukan.

d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna

ditempatkan dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah,

dan tidak mengganggu ruang tempat kerja.

e. Agar segera bisa ditentukan nasib rekords selanjutnya: disimpan sebagai

arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau

bahkan dimusnahkan.

5. Secara Rutin Diadakan Perawatan dan Pencegahan Kerusakan

a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu

lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk

ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai

penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga

dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b. Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat

penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus

dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip.

Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur

barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu

buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.

c. Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun

membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok

diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung

pemadam kebakaran. Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi

arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing

17

maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan

kipas angin.

6. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman dan pengembalian

arsip yang memadai

Menciptakan prosedur peminaman dan pengembalian arsip yang

memadai, misalnya dengan menggunakan bon pinam arsip yang lazim

disebut dengan out slip

Contoh bon pinjaman arsip atau out slip

Ket : Bon pinjam arsip atau slip on.

18

Dari masalah-masalah yang sering timbul di bidang kearsipan, sudah tentu

diusahakan cara pemecahan masalah tersebut. Untuk memecahkan masalah itu

(sesuai beberapa sumber) dapat dilakukan beberapa langkah, seperti: (1)

Pergunakan Sistem Penyimpanan Arsip secara Tepat, (2) Fasilitas Kearsipan yang

harus Memenuhi Syarat, (3) Petugas Arsip yang Memenuhi Syarat, (4)

Penyelenggaraan Sistem Penyusutan Arsip, (5) Secara Rutin Diadakan Perawatan

dan Pencegahan Kerusakan, dan (6) Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman

dan pengembalian arsip yang memadai.

Untuk memperkuat pemahaman peserta didik, maka pendidik memberikan

tugas sebagai bahan untuk mempermudah daya ingat peserta didik mengenai materi

bagaimana cara pemecahanan masalah kearsipan dalam sebuah instansi/lembaga.

Di dalam pemecahan masalah kearsipan perlu adanya pengaturan prosedur

peminjaman dan pengambilan arsip yang memadai, misalnya dengan

menggunakan bon pinjam arsip atau sering disebut dengan out slip.

a) Buatlah contoh bon pinjaman arsip yang benar dan tepat!

b) Berdasarkan format yang telah anda buat, maka isilah format

tersebut sesuai dengan asumsi Anda!

Apabila di dalam tempat penyimpanan arsip terlalu sesak karena

kurangnya tempat penyimapan arsip, maka menurut pendapat Anda

bagaimana cara yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut ? uraikan

jawaban Anda berdasarkan materi yang sudah dipelajari!

Rangkuman

Tugas

Tes Formatif

19

Sebelum membuat tempat penyimpanan arsip yang baru, maka perlu

memperhatikan beberapa hal, yang pertama adalah mengenai penganggaran dana

atau keuangan dari suatu instansi/lembaga. Dimana apabila semakin besar dana

yang dimiliki oleh instansi/lembaga, maka semakin besar pula peluang untuk

membuat tempat penyimpanan arsip yang baru, tetapi apabila dana

instansi/lembaga rendah atau bisa dikatakan tidak bisa mencukupi dana yang

diperkirakan untuk membuat tempat baru, maka sebaiknya arsip dilakukan

penyusutan sesuai dengan cara penyusutan arsip yang benar. Kedua, harus

memperhatikan tempat lokasinya strategis atau tidak. Hal ini supaya arsip dapat

dijangkau oleh setiap kalangan yang membutuhkan arsip dikala arsip itu

dibutuhkan.

Identifikasi dan analisislah studi kasus di bawah ini sesuai pemahaman

Anda mengenai materi yang sudah dipelajari.

Carilah studi kasus dari internet mengenai masalah

kearsipan dalam sebuah instansi/lembaga. Kemudian

identifikasi studi kasus tersebut apa saja yang menjadi

permasalahannya serta bagaimana cara menyelesaikan

masalah tersebut!

..............................................................................................

..............................................................................................

..............................................................................................

..............................................................................................

..............................................................................................

..............................................................................................

..............................................................................................

..............................................................................................

..............................................................................................

..............................................................................................

Kunci Jawaban Formatif

Lembar Kerja

20

EVALUASI 3

21

Berikut adalah tugas yang harus diselesaikan oleh peserta didik untuk tolak

ukur pemahaman mengenai materi yang telah disampaikan oleh pendidik dan

diharapkan dapat dipahami oleh peserta didik. Pertanyaan-pertanyaan dibawah ini

mengenai materi bagaimana penyelesaian masalah kearsipan yang menjadi patokan

pendidik dalam penilaian pengetahuan/kognitif peserta didik.

1. PILIHAN GANDA

Pilihlah jawaban yang menurut Anda paling tepat dan berilah tanda silang

(X) pada huruf a, b, c, d atau e sesuai pada lembar kerja yang sudah

disediakan!

1. Di bawah ini yang bukan merupakan syarat petugas arsip yang memenuhi

syarat adalah… .

a. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang

sedang dijalankan

b. Memiliki pengetahuan umum yang menyangkut masalah surat-menyurat

dan arsip

c. Memiliki pengetahuan seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta

tugastugasnya dan pejabat-pejabatnya

d. Memiliki postur tubuh yang bagus dan menarik

e. Berkebribadian baik yakni ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian,

kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta royal dan dapat menyimpan

rahasia organisasi.

2. Manfaat dan kegunaan adanya penyelenggaran penyusutan arsip di dalam

penangganan masalah arsip adalah… .

a. Agar tidak terjadi penimbunan arsip

b. Agar arsip tidak hilang

c. Agar arsip mudah ditemukan

d. Agar tidak ada penggandaan arsip

e. Agar arsip bisa tersusun dengan rapi

A. KOGNITIF SKILL

22

3. Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik agar tidak terjadi masalah

dalam kearsipan, kecuali… .

a. Sistem abjad

b. Sistem masalah

c. Sistem isi arsip

d. Sistem nomor

e. Sistem tunggal

4. Berikut ini merupakan isi format bon peminjaman arsip yang benar adalah… .

a. Kode arsip, nomor surat, tanggal surat, hal surat, nama peminjam,

tanggal kembali

b. Kode arsip, nomor surat, tanggal surat, hal surat,nama peminjam, tanggal

kembali

c. Kode arsip, nomor surat, tanggal surat, hal surat, nama peminjam, lama

pinjam, tanggal kembali

d. Kode arsip, nomor surat, tanggal surat, nama peminjam, tanggal kembali

e. Kode arsip, nomor surat, tanggal surat, hal surat, lama pinjam

5. Cara pemecahan masalah kearsipan dapat dilakukan dengan beberapa langkah

salah satunya adalah… .

a. Fasilitas kearsipan ang memenuhi syarat

b. Arsip yang penting

c. Petugas yang berpakaian rapi

d. Petugas yang aktif

e. Sistem abjad yang dipakai

6. Berikut yang bukan merupakan cara perawatan dan pencegahan arsip

adalah…

a. Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau

terlalu lembab)

b. Penggunaan racun serangga.

c. Menediakan dan sarana perlengkapan arsip

d. Melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat

kearsipan

e. Memperhatikan kondisi arsip

23

7. Cara pencegahan agar arsip tidak di makan serangga adalah:

i. Setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang

sejenis

ii. Menggunakanlah kipas angin kalau tidak ada bukalah jendela dan pitu

lebar-lebar

iii. Fumigasi

iv. Meletakkan sodium di celah-celah lantai

v. Arsip disimpan di dalam rak yang terbuat dari logam

Pernyataan di atas cara pencegahan agar arsip tidak dimakan serangga

adalah… .

a. i, ii, iii

b. i, ii, v

c. i, iii, v

d. i, iii, iv

e. iii, iv, v

8. Melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat

kearsipan dan larangan untuk merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan

atau orang lain disebut tindakan… .

a. Tindakan antisipatif

b. Tindakan kuratif

c. Tindakan prevektif

d. Tindakan persuasif

e. Tindakan represif

9. Berikut ini cara menjaga kondisi arsip agar tetap prima kecuali… .

a. Arsip-arsip, barang-barang cetakan, peta, bagan, dan lain-lain hendaknya

diatur sebaik mungkin dengan diberi tanda masing-masing

b. Bila terdapat arsip-arsip yang rusak, segera dipisahkan untuk diberikan

kepada yang berwenang untuk diperbaiki.

c. Tidak diperkenankan merokok, baik rokok putih maupun rokok kretek

d. Mengunakan system penyimpanan secara tepat

e. Membersihan arsip dengan kemucing maupun dengan peralatan modern

dan mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.

24

10. Rino memiliki 13 hasil soal yang tercecer dikamarnya. Dia ingin

mengaturnya sesuai dengan sistem abjad agar masalahnya terselesaikan oleh

karena itu dia akan memulai dari awal hingga akhir. Dibawah ini manakah

yang merupakan cara pemecahan masalah arsip yang benar… .

a. Gunakan sistem tanggal sesuai dengan kapan hasil ulangan itu digunakan

lalu tumpuk dari yang terlama hingga terbaru.

b. Gunakan sistem masalah sesuai dengan kapan hasil ulangan itu

digunakan lalu tumpuk.

c. Gunakan sistem nomor sesuai dengan tanggal ulangan itu digunakan lalu

tumpuk dari yang terlama hingga terbaru

d. Gunakan sistem masalah sesuai dengan tanggal ulangan itu digunakan

lalu tumpuk dari yang terlama hingga terbaru

e. Gunakan sistem nomor sesuai dengan kapan hasil ulangan itu digunakan

lalu tumpuk

2. SOAL ESSAY

Jawablah pertanyaan berikut ini dengan benar!

1. Sebutkan masalah pokok kearsipan menurut Moekijat!

2. Sebutkan masalah pokok kearsipan menurut Martono!

3. Jelaskan masalah pokok kearsipan menurut Drs. The Liang Gie!

4. Jelaskan masalah pokok kearsipan menurut Drs. AW. Widjaya!

5. Sebut dan jelaskan minimal 4 cara pemecahan masalah kearsipan dalam

suatu lembaga/instansi?

Dalam lembar kerja siswa, peserta didik diharapkan dapat membaur dengan

peserta didik lainnya dengan cara bertukar pendapat antara yang satu dengan yang

lainnya. Dalam lembar kerja siswa ini sebagai patokan penilaian

psikomotorik/keterampilan dari peserta didik. Adapun keterangannya adalah

sebagai berikut:

Petujuk diskusi

Berkelompoklah dengan teman kalian yang terdiri dari 5-6 anak tiap

kelompok dengan cara menghitung acak

Setiap kelompok mencari contoh kasus tentang masalah kearsipan melalui

internet

Diskusikan bersama kelompok kalian mengenai kasus yang telah kelompok

kalian pilih

B. PSIKOMOTORIK SKILL

25

Berikan analisis kasus tersebut dan komentar secara kritis

Waktu pengerjaan adalah 35 menit

Apabila ada yang kurang jelas segera tanyakan kepada guru

Bahan dan alat:

Laptop

Internet

ATK

Kertas Folio

Langkah kerja :

Pahami konsep dasar cara pemecahan masalah kearsipan

Carilah contoh kasus tentang masalah di dalam kearsipan dalam sebuah

perusahaan.

Diskusikan kasus tersebut berdasarkan cara pemecahannya

Identifikasi masalah tersebut meliputi:

a. Penyebab terjadinya masalah

b. Akibat yang ditimbulkan

c. Dampak jangka pendek dan dampak jangka panjang

Analisis pemecahan masalah yang terjadi di dalam kasus tersebut

berdasarkan teori yang telah kalian dapatkan

Berikan kesimpulan dan solusi yang tepat terhadap kasus tersebut

Komunikasikan kepada kelompok lain mengenai pemecahan masalah

tersebut.

Berilah tanda centang (√) pada salah satu kolom tanggapan di bawah ini dan

berikan alasan atas jawaban yang Anda pilih!

No. Pertanyaan

Tanggapan

Alasan Setuju

Kurang

Setuju

Tidak

Setuju

1. Seorang pegawai arsip

melakukan penyusutan arsip

setiap 1 tahun sekali.

2. Ketika arsiparis menerima

arsip baru, si arsiparis

meletakan arsip tersebut di

meja dan melakukan

C. ATTITUDE SKILL

26

penyimpanan arsip pada

hari berikutnya. Tindakan

ini karena ada pekerjaan

yang harus diselesaikan

arsiparis terlebih dahulu.

3. Samsul bekerja sebagai

seorang arsiparis di PT.X

karena ia lulusan D II di

bidang kearsipan dan

pekerjaannya juga bagus.

Tetapi saat ada orang yang

meminjam arsip, ternyata

arsip yang dicari tidak ada

ditempat melainkan ada di

meja arsiparis.

4. Arif adalah arsiparis yang

teliti, dimana ada arsip yang

masuk ia langsung

menyimpan arsip tersebut

sesuai dengan sistem yang

berlaku dala perusahaan

tersebut.

5. Dalam penyusutan arsip

ternyata ditemukan ada

arsip yang rusak, dan arsip

tersebut termasuk arsip in-

aktif.

KOGNITIF

A. Pilihan Ganda

1. D

2. A

3. C

4. C

5. A

6. C

7. D

8. C

9. C

10. A

D. KUNCI JAWABAN

27

B. Uraian:

1. Masalah Pokok dalam Kearsipan Menurut Moekijat adalah:

Dipergunakan sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah.

Organisasi kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan

kekuasaan yang tidak jelas.

Pegawai-pegawai tidak terlatih.

Tidak ada prosedur kearsipan tertentu.

Tidak ada penentu waktu yang direncanakan untuk menyimpan atau

menghapus arsip-arsip.

Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan.

Kurang adanya pengawasan terhadap arsip-arsip (surat-surat) yang

dipinjam atau pengembaliannya.

2. Masalah Pokok dalam Kearsipan Menurut Martono, masalah yang

sering tumbul berkaitan dengan arsip, antara lain:

Arsip tidak dapat ditemukan kembali kerena hilang.

Arsip detemukan setelah lama mencari dan membongkari seluruh

tumpukan arsip.

Arsip setiap hari selalu bertambah.

Tempat penyimpanan arsip terlalu sesak karena kurang tempat.

Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

Pegawai di bidang penyimpanan arsip kurang terlatih.

3. Masalah Pokok dalam Kearsipan Menurut Drs. The Liang Gie

umumnya adalah sebagai berikut:

Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu

surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan

organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-

kadang tidak dikembalikan.

Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan

sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan

kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil

dan kurangnya bimbingan yang teratur.

4. Masalah Pokok dalam Kearsipan Menurut Drs. Aw. Widjaya

antara lain:

Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang

diperlukan oleh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.

28

Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu

lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada

penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

Tata kerja dan peralatan tak berkembang (Out of Date), tak

mengikuti perkembangan zaman (Up to Date) karena kujrang

pengarahan kepada petugas kearsipan.

5. Cara memecahkan masalah itu dapat dilakukan bebeerapa langkah

sebagai berikut:

1) Pergunakan Sistem Penyimpanan Arsip secara Tepat

Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing

system adalah suatu rangkaian tata-cara yang teratur menurut sesuatu

pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat-warkat

sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara

cepat.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya adalah sebagai

berikut:

a. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali

warkat-warkat berdasarkan abjad.

b. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan

penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

c. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada

folder.

d. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan

tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

e. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan

daerah/wilayah surat yang diterima.

2) Fasilitas Kearsipan yang harus Memenuhi Syarat

Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai

kebutuhan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-

pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan

dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu:

a. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil,

stempel, karbon dan sebagainya.

b. Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat, meja tulis,

rak dan sebagainya.

c. Alat-penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner,

filling cabinet, lemari dan seterusnya.

d. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode

pokok soal dan sebagainya.

29

3) Petugas Arsip yang Memenuhi Syarat

Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan

baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga

persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu:

a. Memiliki pengetahuan di bidang

b. Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-

menyurat dan arsip

c. Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi

beserta tugastugasnya dan penjabat-penjabatnya

d. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan

e. Memiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan

yang sedang dijalankan

f. Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian,

kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat

menyimpan rahasia organisasi.

4) Penyelenggaraan Sistem Penyusutan Arsip

Penyelanggara penyusutan arsip diadakan secara berkala,

sehingga tidak terjadi penimbunan dan tercampurnya arsip yang

penting dengan arsip yang tidak berguna yang akan dimusnahkan.

Tujuan penyusutan arsip yaitu:

a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak

terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan.

b. Agar file aktif bisa lebih mudah di kontrol secra efisien serta

lancar dalam filing dan findingnya.

c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan

bertambahnya record baru yang deras datangnya karena file aktif

hanya berisikan rekords yang selalu diperlukan.

d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang

berguna ditempatkan dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat

yang lebih murah, dan tidak mengganggu ruang tempat kerja.

e. Agar segera bisa ditentukan nasib rekords selanjutnya: disimpan

sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke

arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.

30

PENUTUP 3

31

DAFTAR PUSTAKA

Agusjp.com. 2013. Masalah Pokok dalam Kearsipan dan Pemecahannya,

(http://www.agusjp.com/2013/09/masalah-pokok-dalam-kearsipan-dan.html) diakses 24

November 2017