Modul Kearsipan

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

PROVINSI KALIMANTAN BARAT

TAHUN 2011

M O D U LDIKLAT MANAJEMEN KEARSIPAN

Disusun Oleh :

Dr. M. TAJUDIN NUR, M.Si - Drs. JA'FAR HUTAGAOL, M.Si

Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN - ROPINA, S.Pd

Drs. SUTIMAN - Drs. HAMKA, M.Si

MEIZI FAHRIZAL, SE, M.Si - CHUSNUL KHOTIMAH, S.Pd

HERU PURNAMA, S.Kom, MAP - ZAINURI, S.Pd, M.Si

KEBIJAKAN

Disusun Oleh :

Dr. M. TAJUDIN NUR, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii

BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………. 1

A. Latar Belakang……………………………………………………………. 1

B. Deskripsi Singkat…………………………………………………………. 2

C. Indikator Hasil Belajar…………………………………………………… 2

D. Pokok Bahasan……………………………………………………………. 2

BAB II KEBIJAKAN KEARSIPAN……………………………………………… 3

1. Pengertian…………………………………………………………………. 3

2. Jenis-jenis Arsip…………………………………………………………... 4

3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan…………………………………….. 5

4. Azas Penyelenggaraan Kearsipan……………………………………….. 7

5. Kewajiban dan Kewenangan…………………………………………….. 10

BAB III PENUTUP………………………………………………………………… 15

A. Rangkuman……..…..…………………………………………………...... 15

B. Latihan..…………………………………………………………………... 16

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………... 17

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan

penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa alasan

tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut.

Pertama, bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik

Indonesia dan mencapai citacita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan

Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas

dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan

oleh negara;

Kedua, bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,

menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta

mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai

dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem

penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal;

Ketiga, bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung

terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih,

serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,

organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem

penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu;

Keempat, bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan

penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan

perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-

undang tersendiri;

Kelima, bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum

bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari

pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh

berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara;

B. Deskripsi Singkat

Modul kebijakan kearsipan memaparkan pengertian dan jenis arsip, tujuan dan asas

penyelenggaraan kearsipan, serta kewenangan dan kewajiban pemerintah daerah

provinsi dan kabupaten/kota dalam pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan.

C. Indikator Hasil Belajar

1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan

2. Mengidentifikasikan jenis-jenis arsip

3. Menjelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik

4. Mengimplementasikan asas-asas penyelenggaraan kearsipan

5. Mengidentifikasikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam

pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan

D. Pokok Bahasan

1. Pengertian arsip dan kearsipan

2. Jenis-jenis Arsip

3. Tujuan penyelenggaraan kearsipan

4. Asas-asas penyelenggaraan kearsipan

5. Kewenanagan dan kewajiban pemerintah daerah dalam pengelolaan dan

penyelenggaraan kearsipan

BAB II

KEBIJAKAN KEARSIPAN

1. Pengertian

Dari sudut pandang kebahasaan, arsip termasuk kategori “kata benda”. Secara

harfiah, arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan

dipelihara di tempat khusus untuk referensi. (KBBI, 2008).

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dikatakan

bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(pasal 1 ayat 2).

Sementara itu, dalam Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata

Kearsipan di Daerah dikatakan bahwa arsip adalah naskah dinas yang dibuat dan diterima

pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal

maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan (pasal 1 ayat 1).

Berdasaarkan beberapa pengertian di atas, secara garis besar arsip dapat

didefinisikan secara luas, seperti dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang

Kearsipan, tetapi juga dapat didefinisikan secara sempit, seperti diatur dengan Permendagri

Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah. Dalam kaitan dengan

fungsi keasripan di daerah, maka paling tidak, berarti bahwa prioritas utama yang harus

dilakukan adalah mengelola naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh setiap unit kerja,

sedangkan prioritas berikutnya adalah mengelola setiap rekaman kegiatan atau persitiwa

yyang terjadi di lingkungan pemerintahan maupun organisasi dan lembaga lainnya.

Kearsipan adalah kata jadian yang berasal dari awalan ke dan kata dasar arsip.

Dari segi kebahasaan, maka kearsipan diartikan sebagai segala sesuatu mengenai arsip:

dokumentasi yg lengkap bergantung pada arsip yang baik (KBBI, 2008. Dalam Undang-

Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Keasripan dikatakan bahwa kearsipan adalah hal-

hal yang berkenaan dengan arsip.(Pasal 1 ayat 1).

2. Jenis-jenis Arsip

Secara garis besar, berdasarkan fungsinya, arsip dapat dibedakan antara arsip

statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip

karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh

Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis ini

tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan

kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi

negara. Dalam kaitan ini, penyelenggara kearsipan wajib melakukan kegiatan

pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, penggunaan dan pembinaan atas

pelaksanaan serah arsip dalam satu kesatuan sistem kearsipan..Sementara itu, arsip

dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan

disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:

(a) arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung, serta diperlukan dan

dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. (b) arsip yang senantiasa

masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya, dan (c) pada dasarnya arsip dinamis

bersitat tertutup, sehingga pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan

tentang kerahasiaan surat-surat.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dinamis meliputi arsip vital, arsip aktif,

dan arsip inaktif. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan

dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi

penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sementara itu, arsip inaktif adalah arsip

yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Di samping klasifikasi di atas, berdasarkan nilai, dikenal juga jenis arsip lainnya,

yaitu arsip terjaga dan arsip umum. Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan

dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga

keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Sementara itu, arsip umum adalah arsip yang

tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Menurut Hasugian (2003), berdasarkan sifatnya, arsip dibedakan menjadi arsip

tertutup dan arsip terbuka. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan

perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat. Arsip terbuka yakni

arsip yang pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.

Berdasarkan keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan, dan arsip petikan. Berdasarkan subyeknya atau isinya, arsip dapat dibedakan atas

berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan,

Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya,

arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal

ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang

berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak,

akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai,

tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa

pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.

Di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), khasanah arsip sangat kaya, yang

meliputi arsp konvensional maupun arsip media baru (kontemporer). Arsip konvesional

terdiri dari arsip tekstual sebanyak 16.897 ML, arsip kartografik sebanyak 31.916 lembar/84

pack. Arsip media kontemporer, antara lain terdiri dari film sebanyak 69.969 real, video

28.593 kaset, rekaman suara sebanyak 26.850 kaset, foto sebanyak 1.561.000 lembar negatif

dan positif, microfilm 9.200 real, dan microfische sebanyak 7.200 fische (Marjohan, t.t.).

3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan secara umum bertujuan untuk menghasilkan berbagai

kondisi sebagai berikut:

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,

pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi

kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan

nasional;

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang

sah. Tujuan kedua ini harus dipahami bahwa :

1) Pernyataan “menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai

alat bukti yang sah” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat

menjamin arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa yang dapat disediakan

atau disajikan dalam kondisi autentik dan terpercaya, sehingga dapat berfungsi

sebagai alat bukti yang sah maupun dapat menjadi sumber informasi dalam

pelaksanaan kegiatan pada masa yang akan datang.

2) Pernyataan “arsip yang autentik” memiliki makna sebagai arsip yang memiliki

struktur, isi, dan konteks, yang sesuai dengan kondisi pada saat pertama kali

arsip tersebut diciptakan dan diciptakan oleh orang atau lembaga yang memiliki

otoritas atau kewenangan sesuai dengan isi informasi arsip.

3) Makna “arsip terpercaya” berarti arsip yang isinya dapat dipercaya penuh dan

akurat karena merepresentasikan secara lengkap dari suatu tindakan, kegiatan

atau fakta, sehingga dapat diandalkan untuk kegiatan selanjutnya

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Hal ini berarti bahwa “pengelolaan

arsip yang andal” adalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan berdasarkan sistem

yang mampu menampung dan merespons kebutuhan perkembangan zaman. Sistem

pengelolaan arsip yang andal memiliki kemampuan: menjaring atau menangkap

(capture) semua arsip dari seluruh kegiatan yang dihasilkan organisasi; menata

arsip dengan cara yang mencerminkan proses kegiatan organisasi; melindungi arsip

dari pengubahan, pengurangan, penambahan, atau penyusutan oleh pihak yang tidak

berwenang; menjadi sumber utama informasi secara rutin mengenai kegiatan yang

terekam dalam arsip; dan menyediakan akses terhadap semua arsip berikut beserta

metadatanya

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui

pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; Pemahaman

tentang hak-hak keperdataan rakyat meliputi: hak sosial, hak ekonomi, dan hak

politik dan lain-lain yang dibuktikan dalam arsip misalnya sertifikat tanah, ijazah,

surat nikah, akte kelahiran, kartu penduduk, data kependudukan, surat wasiat, dan

surat izin usaha.

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang

komprehensif dan terpadu; Tujuan ini dimaksudkan bahwa dengan “mendinamiskan

penyelenggaraan kearsipan nasional” akan menghasilkan sistem yang komprehensif

dan terpadu penyelenggaraan kearsipan menjadi lebih dinamis dan terarah

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; Maksud dari pernyataan

“menjamin keselamatan dan keamanan arsip” adalah bahwa arsip baik secara fisik

maupun informasinya harus dijaga keselamatan dan keamanannya, sehingga tidak

mengalami kerusakan atau hilang. Arsip perlu dijaga kerahasiaanya dari

pengaksesan oleh pihak yang tidak berhak, karena arsip merupakan bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya,

pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; Maksud dari

pernyataan “aset nasional” adalah bahwa kekayaan negara dan masyarakat baik

secara ekonomi, sosial, politik, budaya, maupun aspek kehidupan lain yang terekam

dalam arsip seperti daftar kekayaan negara maupun bukti-bukti kepemilikan yang

harus dilindungi dan dijaga keselamatannya.

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip

yang autentik dan terpercaya. Maksud dari pernyataan “meningkatkan kualitas

pelayanan publik” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan yang komprehensif dan

terpadu dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana

dan sarana yang memadai akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam

memanfaatkan arsip yang dibutuhkan melalui ketersediaan arsip yang faktual, utuh,

sistematis, autentik, terpercaya, dan dapat digunakan

4. Asas Penyelenggaraan Kearsipan

Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah

dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para

pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu:

a. Asas kepastian hukum;

Yang dimaksud dengan asas “kepastian hukum” adalah penyelenggaraan

kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan selaras dengan peraturan

perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan dalam kebijakan penyelenggara

negara. Hal ini memenuhi penerapan asas supremasi hukum yang menyatakan

bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan negara didasarkan pada hukum yang

berlaku.

b. Asas keautentikan dan keterpercayaan;

Yang dimaksud dengan asas “keautentikan dan keterpercayaan” adalah

penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan

keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan

akuntabilitas

c. Asas keutuhan;

Yang dimaksud dengan asas “keutuhan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus

menjaga kelengkapan arsip dari upaya pengurangan, penambahan, dan

pengubahan informasi maupun fisiknya yang dapat mengganggu keautentikan dan

keterpercayaan arsip

d. Asas asal usul (principle of provenance);

Yang dimaksud dengan asas “asal-usul” adalah asas yang dilakukan untuk

menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance),

tidak dicampur

dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat

pada konteks penciptaannya

e. Asas aturan asli (principle of original order);

Yang dimaksud dengan asas “aturan asli” adalah asas yang dilakukan untuk

menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau

sesuai dengan

pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta

arsip

f. Asas keamanan dan keselamatan;

Yang dimaksud dengan asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus

memberikan jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan

penyalahgunaan informasi oleh pengguna yang tidak berhak. Sementara itu, yang

dimaksud dengan asas “keselamatan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus

dapat menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang

disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia

g. Asas keprofesionalan;

Yang dimaksud dengan asas “keprofesionalan” adalah penyelenggaraan kearsipan

harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia yang profesional yang memiliki

kompetensi di bidang kearsipan

h. Asas keresponsifan;

Yang dimaksud dengan asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan

harus tanggap atas permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait

dengan kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau

hilangnya arsip

i. Asas keantisipatifan;

Yang dimaksud dengan asas “keantisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan

harus didasari pada antisipasi atau kesadaran terhadap berbagai perubahan dan

kemungkinan perkembangan pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan

bernegara. Perkembangan berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan

antara lain perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.

j. Asas kepartisipatifan;

Yang dimaksud dengan asas “kepartisipatifan” adalah penyelenggaraan kearsipan

harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang

kearsipan

k. Asas akuntabilitas;

Yang dimaksud dengan asas “akuntabilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan

harus memperhatikan arsip sebagai bahan akuntabilitas dan harus bisa

merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang direkam

l. Asas kemanfaatan;

Yang dimaksud dengan asas “kemanfaatan” adalah penyelenggaraan kearsipan

harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarat, berbangsa, dan

bernegara.

m. Asas aksesibilitas;

Yang dimaksud dengan asas “aksesibilitas” adalah penyelenggaraan kearsipan

harus dapat memberikan kemudahan, ketersediaan dan keterjangkauan bagi

masyarakat untuk memanfaatkan arsip

n. Asas kepentingan umum.

Yang dimaksud dengan asas “kepentingan umum” adalah penyelenggaraan

kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa

diskriminasi

5. Kewajiban dan Kewenangan

Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan

Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan daerah provinsi, dan pemerintahan

kabupaten/kota, disebutkan bahwa urusan kearsipan merupakan salah satu dari 31 urusan

yang dibagi bersama antara pemerintah, pemerintahan daerah provinsi, dan

kabupetan/kota. Distribusi pembagian urusan kearsipan ini dapat dipaparkan sebagai

berikut.

Pertama, pemerintah (pusat) bertugas pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a)

kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi

dan sertifikasi, dan (e) pengawasan/supervisi. Rinciannya:

a. Kebijakan:

Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan kearsipan secara

nasional, meliputi :

1) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan

kearsipan dinamis secara nasional.

2) Penetapan norma, standar dan pedoman yang berisi kebijakan penyelenggaraan

kearsipan secara statis.

3) Penetapan kebijakan dan pengembangan sistem kearsipan secara nasional.

4) Penetapan kebijakan dan pengembangan jaringan kearsipan secara nasional.

5) Penetapan kebijakan dan pengembangan sumber daya manusia kearsipan secara

nasional.

6) Penetapan kebijakan pembentukan dan pengembangan organisasi kearsipan secara

nasional.

7) Penetapan kebijakan di bidang sarana dan prasarana kearsipan secara nasional.

b. Pembinaan

Pembinaan kearsipan terhadap lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat,

lembaga vertikal, provinsi dan kabupaten/ kota.

c. Penyelamatan, Pelestarian dan Pengamanan

d. Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip.

e. Pemberian persetujuan pemusnahan arsip.

f. Pengelolaan arsip statis lembaga negara dan badan pemerintahan tingkat pusat, badan

usaha milik negara, perusahaan swasta dan perorangan berskala nasional.

g. Akreditasi dan Sertifikasi

Pemberian akreditasi dan sertifikasi kearsipan.

h. Pengawasan/Supervisi

1) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan lembaga negara dan

badan pemerintahan tingkat pusat, lembaga vertikal serta provinsi.

2) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan kearsipan oleh

lembaga kearsipan provinsi.

Sementara itu, dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal 7)

disebutkan bahwa penetapan kebijakan kearsipan nasional meliputi :

1. Pembinaan;

2. Pengelolaan arsip;

3. Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN;

4. Organisasi;

5. Pengembangan sumber daya manusia;

6. Prasarana dan sarana;

7. Pelindungan dan penyelamatan arsip;

8. Sosialisasi kearsipan;

9. Kerja sama; dan

10. Pendanaan.

Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada 4 (empat)

ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan

pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya :

a. Kebijakan:

Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan

provinsi berdasarkan kebijakan kearsipan nasional meliputi :

1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan

provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.

2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan

provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.

3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di

lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.

4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di


5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan

di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional.

6) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan di


7) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di


b. Pembinaan :

Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah provinsi, badan usaha milik daerah

provinsi dan kabupaten/kota.


1) Pemberian persetujuan jadwal retensi arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang

telah memiliki pedoman retensi.

2) Pemberian persetujuan pemusnahan arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah

memiliki pedoman retensi.

3) Pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota,

badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi.

d. Pengawasan/Supervisi

1) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah

provinsi dan lembaga kearsipan kabupaten/kota.

2) Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan pembinaan oleh lembaga

kearsipan kabupaten/kota.

Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal

22 ayat 4 dan pasal 23), disebutkan bahwa Arsip Daerah Provinsi wajib melaksanakan

pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat daerah provinsi

dan penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; (b) lembaga negara di daerah provinsi

dan kabupaten/kota; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi

kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah

melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya

10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan

penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan melaksanakan pembinaan kearsipan

terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah

kabupaten/kota.

Ketiga, pemerintahan daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4

(empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan (b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian,

dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Rinciannya:

a. Kebijakan:

Penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan

kabupaten/kota berdasarkan kebijakan kearsipan nasional, meliputi :

1) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan dinamis di

lingkungan kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.

2) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan

kabupaten/kota sesuai dengan kebijakan nasional.

3) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan di


4) Penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan jaringan kearsipan di


5) Penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan sumber daya manusia kearsipan

di lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional.

6) Penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan di

lingkungan kabupaten/ kota sesuai dengan kebijakan nasional.

b. Pembinaan:

Pembinaan kearsipan terhadap perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik

daerah kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan.


Pengelolaan arsip statis perangkat daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah

kabupaten/kota, perusahaan swasta dan perorangan berskala kabupaten/kota.

d. Pengawasan/Supervisi:

Pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan kearsipan perangkat daerah

kabupaten/kota, kecamatan dan desa/kelurahan.

Sementara itu, menurut Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (pasal

24 ayat 4 dan pasal 25), disebutkan bahwa Arsip Daerah kabupaten/kota wajib

melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari: (a) satuan kerja perangkat

daerah kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; (b) desa

atau yang disebut dengan nama lain; (c) perusahaan; (d) organisasi politik; (e) organisasi

kemasyarakatan; dan (f) perseorangan. Di samping itu, tugas lainnya adalah

melaksanakan: (a) pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya

10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota dan

penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan melaksanakan pembinaan

kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota.

BAB III

PENUTUP

A. RANGKUMAN

Secara umum, arsip dapat didefinisikan secara sempit maupun secara luas. Dalam

pengertian sempit, yang dimaksud dengan arsip adal naskah dinas yang dibuat dan

diterima pimpinan unit kerja di daerah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Sementara

itu, dalam makna yang luas, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan

dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Di samping itu,

yang dimaksud kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

Arsip terdiri dari arsip statis dan arsip dinamis. Arsip dinamis meliputi arsip vital,

arsip aktif, dan arsip inaktif. Sementara itu, dikenal juga arsip terjaga dan arsip umum

(arsip selain arsip terjaga), arsip tertutup dan arsi terbuka, arsip asli, arsip tembusan,

arsip salinan, arsip petikan, arsip keuangan, arsip Kepegawaian, arsip pendidikan, Arsip

pemasaran, arsip Penjualan, surat (arsip korespondensi), pita rekaman, piringan hitam,

mikrofilm, CD, arsip konvensional, serta arsip media baru (komntemprer).

Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah: (a) menjamin terciptanya arsip dari

kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan

perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; (b) menjamin

ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. (c)

menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; (d) menjamin pelindungan

kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; (e) mendinamiskan penyelenggaraan

kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; (f) menjamin

keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; (g) menjamin keselamatan aset nasional dalam

bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas

dan jati diri bangsa; (h) meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan

pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Dalam rangka mewujudkan tujuan penyelenggaraan kearsipan seperti telah

dipaparkan sebelumnya, terdapat sejumlah asas yang harus dipedomani oleh para

pengelola dan penyelenggara kearsipan, yaitu: (a) asas kepastian hukum; (b) asas

keautentikan dan keterpercayaan; (c) ssas keutuhan; (d) asas asal usul (principle of

provenance); (e) asas aturan asli (principle of original order); (f) asas keamanan dan

keselamatan; (g) asas keprofesionalan; (h) asas keresponsifan; (i) asas keantisipatifan; (j)

assas kepartisipatifan; (k) asas akuntabilitas; (l) asas kemanfaatan; (m) asas aksesibilitas;

(n) asas kepentingan umum.

Adapun kewenanagan dan kewajiban pemerintah dalam pengelolaan dan

penyelenggaraan kearsipan diatur sebagai berikut. Pertama, pemerintah (pusat) bertugas

pada 5 (lima) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan,

pelestarian, dan pengamanan, (d) akreditasi dan sertifikasi, dan (e)

pengawasan/supervisi. Kedua, pemerintahan daerah provinsi mendapat tugas pada pada

4 (empat) ranah, yang meliputi (a) kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan,

pelestarian, dan pengamanan, dan (d) pengawasan/supervisi. Ketiga, pemerintahan

daerah kabupaten/kota mendapat tugas pada pada 4 (empat) ranah, yang meliputi (a)

kebijakan(b) pembinaan, (c) penyelamatan, pelestarian, dan pengamanan, dan (d)

pengawasan/supervisi.

B. LATIHAN

1. Apakah yang dimaksud dengan arsip ?

2. Kemukakan jenis-jenis arsip beserta penjelasan singkat masing-masing jenis

arsip tersebut !

3. Jelaskan perbedaan konsep tentang arsip menurut Undang-Undang Nomor 43

Tahun 2009 dan Permendagri Nomor 39 Tahun 2005 !

4. Jelaskan tujuan penyelenggaraan kearsipan secara sistemik dan sistimatik !

5. Kemukakan asas-asas penyelenggaraan kearsipan yang harus dipedomani oleh

para pengelola dan penyelengara kearsipan !

6. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah pusat dalam pengelolaan dan

penyelenggaraan kearsipan !

7. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah provinsi dalam pengelolaan

dan penyelenggaraan kearsipan !

8. Identifikan kewenanagan dan kewajiban pemerintah kabupaten/kota dalam

pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan !

DAFTAR PUSTAKA

Hasugian, J. (2003). Pengantar Kearsipan. Medan: Program Studi Ilmu Perpustakaan

Fakultas Sastra USU (USU digital library)

Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002

tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Kepmenpan Nomor 34/KEP/M.PAN/3/2004 tentang Perubahan atas Ketentuan Pasal 21

Kepmenpana Nomor 09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional

Arsiparis dan Angka Kreditnya.

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan

Arsip Statis.

Marjohan, (t.t.). Eksistensi Arsip di Era Globalisasi. Yogyakarta: Kantor Arsip Pasaman

dan UII.

Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan

Pemerimntahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, dan

Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 39 Tahun 2005 tentang Pedoman Tata

Kearsipan di Daerah

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

TATA NASKAH DINAS

Disusun Oleh :

Drs. JA’FAR HUTAGAOL, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii

BAB I PENDAHULUAN………………………………………………………….. 1

A. Latar Belakang…………………………………………………………... 1

B. Deskripsi Singkat………………………………………………………… 2

C. Indikator Hasil Belajar…………………………………………………. 2

D. Pokok Bahasan…………………………………………………………... 2

BAB II PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS……...………………………... 3

A. Azas…….…………………………………………………………………. 4

B. Pengertian.………………………………………………………….......... 5

C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip……..……… 6

BAB III JENIS TATA NASKAH DINAS………………………………………… 8

A. Jenis Naskah Dinas…...………………………………………………….. 8

B. Surat Dinas……………………………………...………………………… 8

C. Naskah Dinas Arahan……………………………………………………. 9

D. Naskah Dinas Khusus……………………..…………………………….. 9

E. Laporan………………………………..…………………………………. 9

F. Formulir…………………………..………………………………………. 9

G. Naskah Dinas Elektronik……......……………………………………….. 9

H. Bentuk Surat………………………………………………………………. 10

I. Format Naskah Dinas...…………………………………………………… 16

BAB IV PENUTUP………………………………………………………………… 21

A. Rangkuman……......……………………………………………………... 21

B. Latihan….…..…..………………………………………………………… 22

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Tata naskah dinas sebagai kebutuhan yang sangat penting bagi setiap organisasi,

baik pemerintah maupun swasta.Pembaharuan di bidang teknologi informasi memberi

pengaruh besar terhadap kegiatan perkantoran.

Setiap organisasi pada saat ini dapat melakukan komunikasi dengan sarana dan prasarana

yang lebih cepat, bahkan kemajuan teknologi komunikasi dan informasi telah menembus

batas – batas negara sehingga memudahkan terjadinya transaksi lintas negara sesuai

undang – undang informasi transaksi elektronik nomor 11 tahun 2010 dimana setiap

organisasi diwajibkan untuk menginformasikan melalui sarana elektronik disamping

media cetak.

Meskipun pada beberapa hal dengan korespondensi masih lebih menguntungkan

Daripada menggunakan sarana komunikasi yang tidak tertulis seperti telepon.

Keuntungan menggunakan korespondensi biaya lebih murah, informasi tercatat, dapat

disimpan relatif lebih lama, serta dapat disampaikan dengan biaya relatif murah keseluruh

pelosok tanah air. Itu sababnya kegiatan korespondensi pada setiap organisasi merupakan

kegiatan yang dominan.

Surat merupakan sarana penyampaian informasi yang sangat penting bagi

organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Kegiatan komunikasi menciptakan hubungan

antara satu pihak dengan pihak lainnya melalui kegiatan surat – menyurat. Komunikasi

dilakukan melalui proses baik yang secarainternal maupun eksternal.

Komunikasi yang internal maupun eksternal berjalan efektif, jika adanya

pemahaman, kesepakatan antara kedua belah pihak baik pengirim maupun penerima.

Oleh karena itu komunikasi efektif, jika dilakukan secara dua arah yaitu pengirim

mengirim suatu pesan dan penerima memahami dan memberikan umpan balik terhadap

pesan yang dikirim. Melihat gambaran diatas, nampak bahwa kenyataan kegiatan surat

menyurat yang terkait dengan tata naskah merupakan kegiatan yang vital dan dilakukan

secara integrasi dari seluruh kegiatan organisasi.

2

Penulisan surat pada organisasi merupakan bagian dari tata naskah dinas di

lingkungan organisasi swasta merupakan kegiatan korespondensi, banyak ditemukan

kejanggalan antara lain dari segi bentuk format surat tidak mengacu pada standar yang

ada dan kemungkinan tidak adanya keseragaman dalam pembuatannya. Kurang tepatnya

penulisan surat yang bersifat kedinasan antara lain penggunaan huruf dan tanda baca

yang menyalahi kaidah penulisan surat, pemakaian kalimat yang tidak sistematis, bentuk

rincian yang tidak sesuai dengan informasinya. Terjadi kesalahan dalam penulisan surat,

karen belum adanya pemahaman terhadap ketentuan – ketentuan yang berlaku dalam

pembuatan surat dinas pada organisasi. Karena itu materi ini perlu diketahui oelh pejabat

Arsiparis untuk menunjang pelaksanaan tugasnya.


Mata Diklat ini membahas tentang pengertian tata naskah dinas, jenis naskah

dinas, nomenklatur, mekanisme dan prosedur tatat naskah dinas.

C. Indikator Hasil Belajar :

Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran mata diklat ini, peserta mampu :

1. Memahami pengertian arsip aktif

2. Memahami asas-asas dan tujuan pengurusan surat

3. Mengidentifikasi pertimbangan pemilihan asas dalam pengurusan surat

4. Mengemukakan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar

5. Menginventarisasikan sarana dan prasarana pengurusan surat

6. Menjelaskan dan mempraktekkan cara penemuan arsip dengan cepat dan tepat

D. Pokok Bahasan

Tata Naskah Dinas, yang meliputi:

1. Pengertian tata naskah dinas

2. Jenis tata naskah dinas

3. Nomenklatur tata naskah dinas

3

BAB II

PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS

Apabila dikaitkan dengan daur hidup arsip (life cycle), tata naskah dinas

merupakan sub sistem paling awal dalam tata kearsipan yang mempunyai dampak

langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju pelestariannya, sehingga perlu diatur

sejak awal agar lebih terarah dalam penggunaan dan pengelolaannya. Pada waktu proses

penciptaan yang berupa surat, data dan informasi yang direkam harus dirancang

sedemikian rupa, agar membentuk susunan dan format surat sesuai ketentuan yang ada.

Tata naskah dinas di kalangan perusahaan swasta lebih dikenal dengan

penyebutan surat menyurat atau korespondensi. Kegiatan tata naskah dinas atau

korespondensi dimulai sejak pengkonsepan, pengetikan, penandatanganan, stempel,

penyiapan sampul surat sampai dengan pengiriman surat. Tata naskah dinas dapat

dilaksanakan secara efektif, karena itu harus dapat merancang dan mengatur bentuk dan

susuna surat, ukuran, kualitas kertas surat. Jika pengaturan dan perancangan dipersiapkan

sejak tahap awal dari hidup arsip, maka dapat mempermudah dalam penyimpanan dan

penemuan kembali arsip dan penetapan saran atau peralatan untuk penyimpananya.

Tujuan Tata Naskah Dinas Adalah:

a. Menciptakan adanya keseragaman baik yang menyangkut teknis maupun

prosedural penyelenggaraan tata naskah;

b. Mewujudkan keterpaduan tata naskah dinas dengan tata naskah kearsipan yang

semakin berdaya guna dan berhasil guna;

c. Menunjang kelancaran komuniksi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian

pelaksanaannya;

d. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam

penyelenggaraan tugas – tugas umum pemerintahan dan pembangunan;

e. Mencegah dan mengurangi terjadinya kesimpang siuran, tumpang tindih, salah

tafsir dan pemborosan dalam komunimksdi kedinasan.

4

Oleh karena itu surat sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi,

harus dikelola dengan baik dan tepat agar terciptanya efektifitas dan efisiensi sesuai

dengan tujuan organisasi.

A. Azas

Penerapan tata naskah dinas di lingkungan organisasi baik pemerintah maupun

swasta, sebaiknya memperhatikan beberapa asas yang meliputi:

1. Azas Daya Guna dan Hasil Guna

Pada pelaksanaan tata naskah dinas perlu dilakukan secara berdaya guna dan hasil

guna dalam memperhatikan penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah,

spesifikasi informasi maupun penggunaan bahasa secara baik dan benar.

2. Azas Pembakuan

Naskah Dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk – bentuk yang

telah ditetapkan. Di dalam petunjuk teknis yang diterbitkan oelh masing – masing

instansi perlu diadakan pembakuan untuk instansi yang bersangkutan, dengan

memperhitungkan kegiatan yang bersifat khusus yang khas bagi instansi yang

bersangkutan , agar diperoleh efesiensi dan efektifitas.

3. Azas Pertanggungjawaban

Secara administrasi semua naskah dinas, harus dapat dipertanggungjawabkan,

baik dari segi isi, format, maupun dari prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran

perlu sesuai dengan kaidah format tata persuratan dinas, terkait dengan fungsi dan

kewenangan pejabat yang menandatangani surat berdasar ketentuan yang berlaku di

instansi yang bersangkutan bobot informasi surat dinas.

4. Azas Keterkaitan

Pada umumnya tta naskah dinas mempunyai keterkaitan dengan administrasi

perkantoran dan khusunya administrasi kearsipan. Oleh karena itu seluruh

kegiatannya sebagai bagian integral dari tata laksanan perkantoran dan tata laksana

kearsipan instansi yang bersangkutan.

5. Azas Kecepatan dan Ketepatan

Untuk mendukung kelancaran tugas dan fungsi satuan kerja dan atau satuan

organisasi, semua kegiatan tata naskah dinas harus dapat diselesaikan dengan tepat

waktu dan tepat sasaran. Tingkat ketepatan dan kecepatan pemrosesan naskah dinas

5

dinyatakan dalam kejelasan redaksional, kekuatan prosedural dan kecepatan

pendistribusian.

6. Azas kemanan

Pada dasarnya semua naskah dinas harus aman baik fisik maupun informasinya

mulai dari penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan,

kearsipan dan distribusi.

B. Pengertian

Lingkup tata naskah dinas yang diaplikasikan pada kegiatan pengelolaan naskah,

menimbulkan adanya beberapa pengertian yang diuraikan sebagai berikut:

1. Naskah Dinas

Adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang

dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan instansi pemerintah dalam

rangka penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.

2. Surat Dinas

Adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak apapun

dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.

3. Tata Naskah Dinas

Adalah pengelolaan naskah pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan serta media yang digunakan dalam

komunikasi kedinasan.

4. Naskah Dinas Arahan

Adalah sejenis naskah yang berisi informasi mengenai apa dan bagaimana

melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat pengaturan dan

penetapan, naskah yang bersifat bimbingan, serta naskah yang bersifat perintah

melaksanakan tugas. Seperti surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan,

surat edaran, pengumuman, prosedur tetap, pedoman, petunjuk dan surat tugas

atau perintah.

6

5. Naskah Dinas Khusus

Adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat

yang berwenang untuk kepentingan khusus (dengan format dan keabsahan yang

diatur secara khusus.

6. Memorandum/Nota Dinas

Adalah jenis surat dimas yang digunakan sebagai sarana komunikasi tertulis yang

memiliki ruang lingkup intern yang isinya melaporkan dan atau menyarakan,

mngusulkan, mengingatkan, memberitahukan, menyampaikan, memberikan

tanggapan terhadap suatu masalah kedinasan.

7. Surat Elektronik

Adalah jenis surat yang berupa rekaman informasi dalam bentuk media magnetic

digital/optik dan dapat dibaca atau ditemukan informasinya dengan melalui mesin

komputer.

8. Surat Format Khusus

Adalah jenis surat baik yang konvensional maupun elektronik yang disusun

dengan ketentuan teknis tertentu untuk memenuhi standar perangkat mesin

produksi/distribusi, seperti telegram, teleks, faksimili.

9. Kewenangan Penandatanganan

Adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani naskah dinas yang

melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan.

C. Tata Naskah Dinas Dalam Kerangka Manajemen Arsip

Manajemen arsip dinamis merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang didasarkan

pada daur hidup arsip. Menurut Rebek et.al(1987:5), manajemen arsip dinamis

merupakan penerapan (aplikatif) pengendalian secara sistematis dan ilmiah terhadap

informasi yang terekam yang dibutuhkan suatu organisasi. Pada proses kegiatan daur

hidup arsip terdapat beberapa tahapan, seperti yang dikemukakan Rick et.al. (1991),

membagi daur hidup arsip kedalam beberapa tahapan, yaitu:

1. Tahap penciptaan atau penerimaan (creation and receipt)

2. Pendistribusian (distribution)

3. Penggunaan (use)

7

4. Pemeliharaan (maintenance); dan

5. Penyusutan arsip (dispotition)

Sedangkan Wallace (1992), membagi proses daur hidup arsip kedalam

beberapa tahap yaitu :

1. Penciptaan arsip (records creation)

2. Pendistribusian (records distribution)

3. Penggunaan (records utilitation)

4. Penyimpanan arsip aktif (storage active recods)

5. Pemusnahan arsip (recods disposal); dan

6. Penyimpanan arsip permanen (permanent storage)

Setiap tahapan dari daur hidup merupakan subsistem yang berkaitan antara

subsistem dengan yang lainnya. Dari beberapa pemdapat tentang konsep daur hidup

arsip seperti yang sudah disebutkan diatas, dapat disederhanakan kedalam tiga tahap

yaitu:

1. Tahap penciptaan arsip

2. Tahap penggunaan dan pemeliharaan arsip

3. Tahap penyusutan arsip.

Tahap penyusutan arsip merupakan masa istirahat arsip. Dari beberapa tahap

tersebut, tahap penciptaan arsip yang menentukan ”perjalanan hidup arsip”

selanjutnya. Tahap penciptaan merupakan tahap awal atau cikal bakal suatu

informasi terekam, tergolong sebagai arsip atau bukan.

Pada tahap awal ini, suatu organisasi akan menciptakan sarana penyampaian

informasi tertulis yang merupakan hasil fungsi kegiatannya, berupa surat,

memorandum atau nota dinas, formulir, laporan, surat elektronik, faksimili dan

sebagainnya.

8

BAB III

JENIS TATA NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas

Naskah dinas dibedakan menjadi beberapa jenis bergantung dari cara

melihatnya, sehingga terdapat berbagai penggolongan yang berbeda baik untuk

lingkup organisasi pemerintah maupun swasta. Sebagai contoh penggolongan jenis

surat yang disebutkan dalam Surat Bisnis Modern (Bratawidjaya, 199) adalah

sebagai berikut:

1. Penggolongan surat atas dasar isi dan asal surat:

2. Surat resmi atau surat dinas Pemerintah, Surat Pribadi, Surat Niaga.

3. Penggolongan menurut maksud dan Tujuan

4. Surat pemberitahuan, surat keputusan, surat perintah, surat peringatan, surat

penawaran.

5. Penggolongan menurut jaminan & keamanan

6. Surat sangat rahasia, surat rahasia, surat biasa, surat konfindensial.

7. Penggolongan menurut urgensi penyelesainnya

8. Surat kilat khusus, surat amat segera, surat segera, surat biasa.

Sedangkan dalam tata naskah dinas pada instansi pemerintah baik instansi

pusat maupun daerah hendaknya berpedoman pada Surat Keputusan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Pemerintah Nomor 72 tahun 2003 tentang Pedoman

Umum Tata Naskah Dinas yang terbagi dalam beberapa jenis sebagai berikut :

B. Surat Dinas

Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat/pegawai dalam

menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan

atau penyampaian naskah dinas kepada pihak lain di luar instansi/organisasi yang

bersangkutan.

Surat dinas dalam lingkup instansi ada dua jenis yaitu surat dinas ekstern yaitu

surat dinas yang ditujukan kepada instansi luar, dan surat intern yaitu surat yang

9

digunakan dala intern organisasi yaitu berupa nota dinas/memorandum, surat

pengantar serta surat undangan.

C. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas adalah naskah dinas yang berisi informasi mengenai apa dan

bagaimana melakukan suatu kegiatan, berupa produk hukum yang bersifat

pengaturan dan penetapan, naskah yang bersifat bimbingan serta naskah yang

bersifat melaksanakan tugas.

Naskah Dinas Arahan terdiri dari:

1. Naskah Dinas Pengaturan, meliputi : Keputusan, Instruksi, Petunjuk, Pelaksanaan,

Surat Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap.

2. Naskah Dinas Bimbingan, meliputi : Pedoman dan Petunjuk

3. Naskah Dinas Penugasan / Perintah.

D. Naskah Dinas Khusus

Naskah Dinas Khusus adalah naskah dinas sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan

oleh pejabat yang berwenang untuk kepentingan khusus. Naskah dinas khusus terdiri

dari Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa dan Berita Acara.

E. Laporan

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan

suatu kegiatan/kejadian. Wewenang pembuatan dan penandatanganan ada pada

pejabat yang diserahi tugas.

F. Formulir

Formulir adalah naskah dinas yang berbentuk pengaturan alokasi ruang, atau lembar

naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir biasanya dibuat dalam

bentuk lembaran atrau kartu tercetak, dengan judul tertentu yang berisi keterangan

yang diperlukan. Misalnya : Kartu kendali, lembar disposisi, lembar pengantar dan

sebagainya.

G. Naskah Dinas Elektronik

Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi dan informasi

yang dilakukan secara elektronik atau terekam dalam media elektronik. Naskah

dinas elektronik menyangkut surat elektronik, arsip dan dokumentasi elektronik,

transaksi elektronik lainnya. Ketentuan tentang tata naskah dinas elektronik diatur

10

dala Keputusan Menpan Nomor 13/KEP/M.PAN/5/200, tahun 2003 dan Instruksi

Presiden Nomor 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional

Pengembangan E-government.

H. Bentuk Surat

Untuk efisiensi dan efektivitas kegiatan tata naskah dinas seharusnya

ditetapkan asas pembakuan pada setiap organisasi. Pembakuan sebagai dasar untuk

menstandarisasikan bentuk surat, yang diwujudkan dalam pedoman teknis tata

naskah atau tata persuratan dinas. Standarisasi menyangkut penggunaan kertas,

bentuk, format, dan wewenang penandatanganan dan sebagainya.

Surat dinas yang ditujukan baik untuk intern maupun ekstern organisasi

pencipta surat, dapat berbentuk surat berperihal maupun surat berjudul. Yang

dimaksud dengan surat berperihal adalah surat yang memakai notasi perihal dan

tidak mempunyai judul, sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul

dan tidak mempunyai perihal, sehingga perbedaan antara surat yang berperihal

dengan berjudul terletak pada sistem penulisannya. Setiap surat akan mempunyai

bentuk yang berbeda seperti surat dinas antar oeganisasi, dan surat penawaran, akan

menggunakan surat bentuk berperihal, sedangkan surat keputusan dalam bentuk

berjudul. Bahkan untuk format surat berjudul, pada tubuh surat antara satu surat

dengan lainnya belum ada keseragaman. Bentuk surat adalah penyusunan letak pada

bagian – bagian surat (lay – out) pada setiap jenis surat. Bagian – bagian tersebut

akan membentuk model tertentu. Mengenai bentuk – bentuk surat sudah ada standar

tertentu yang telah digunakan secara internasional. Untuk surat berperihal ada tiga

bentuk utama , yaitu

1. Bentuk resmi Indonesia (official style)

2. Bentuk lurus (block style)

3. Bentuk bertekuk (indented style)

Ketiga bentuk utama tersebut masing-masing mempunyai variasi, sehingga

surat berperihal secara lengkap adalah bentuk resmi Indonesia, dan bentuk resmi

Indonesia baru ( new official style) adalah varian dari bentuk resmi Indonesia.

Bentuk lurus penuh (full block style), bentuk setengah lurus (semi block style)

11

adalah varian dari bentuk lurus, dan bentuk bertekuk. Bentuk alinea menggantung

(hanging paragraph style) merupakan varian bertekuk.

Bentuk naskah dinas / surat berperihal yang digunakan dalam kegiatan tata

naskah adalah bentuk resmi indonesia dan bentuk lurus dengan variasinya. Bentuk

resmi Indonesia dipakai oleh instansi pemerintah, sedangkan bentuk lurus dipakai

oleh instansi swasta. Bentuk naskah dinas / surat berjudul berbeda – beda, meskipun

sama-sama memakai judul. Surat keputusan misalnya, tidak akan sama surat

perjanjian, pengumuman, atau surat edaran, sehingga dalam penerapannya sebaiknya

mengacu kepada Surat Keputusan Menpan Nomor 72 tahun 2003. Dibawah ini akan

diberikan beberapa bentuk surat berperihal.

Contoh : Bentuk Resmi Indonesia

c

d

e

h

a

b

f

g

12

Keterangan :

a. Kepala Surat

b. Tanggal Surat

c. Nomor, perihal, lampiran

d. Alamat tujuan

e. Salam pembuka

f. Isi surat

g. Salam penutup, jabatan & nama penandatangan surat

h. Tembusan surat

13

Contoh : Bentuk Lurus

Keterangan :

a. Kepala surat

b. Tanggal surat

c. Nomor surat

d. Alamat tujuan

e. Perihal

f. Salam pembuka

g. Isi surat

h. Salam penutup

i. Nama dan jabatan

penandatngan surat

j. Lampiran

k. tembusan

c

d

e

f

j

k

a

b

g

h

i

14

Contoh : Bentuk Setengah Lurus

Keterangan :

a. Kepala surat

b. Tanggal surat

c. Nomor surat

d. Alamat tujuan

e. Perihal

f. Salam pembuka

g. Isi surat

h. Salam penutup

i. Jabatan dan nama

penandatangan surat

j. Lampiran

c

d

e

f

j

a

b

g

h

i

15

Contoh : Bentuk Bertekuk

Keterangan :

a. Kepala surat

b. Tanggal surat

c. Nomor surat

d. Alamat tujuan

e. Perihal

f. Salam pembuka

g. Isi surat

h. Jabatan dan nama

penandatangan surat

i. Lampiran

j. tembusan

c

d

e

f

i

j

a

b

g

h

16

I. Format Naskah Dinas

Format naskah dinas berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat dinas, naskah

arahan yang terdiri dari surat keputusan, instruksi, petunjuk pelaksanaan, surat

edaran, pengumuman, prosedur tetap, surat keterangan, surat pernyataan, surat

perjanjian, surat kuasa, berita acara, surat perintah, laporan. Beberapa jenis surat

tersebut mempunyai format yang berbeda saru sama lain, seperti diuraikan berikut ini.

1. Surat Dinas

Surat dinas memiliki ruang lingkup yang terdiri dari tiga bagian , yaitu:

a. Kepala Surat, meliputi Lambang Negara/Logo, Nama dan Alamat Instansi

pengirim, Keterangan Waktu, Nomor Surat, Sifat surat (berdasarkan

keamanan informasi), Lampiran (bila diperlukan), perihal, Alamat yang

ditujukan kepada pejabat yang berkaitan dengan informasi surat;

b. Batang Tubuh/Isi Surat, Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan

tujuan surat secara singkat dan jelas, isi pokok atau uraian inti permasalahan

surat;

c. Kaki, Jabatan penandatangan surat, tanda tangan, dan nama penandatangan di

sebelah kanan bawah, stempel dan tembusan (jika diperlukan) pada sebelah

kiri surat.

2. Nota Dinas / Memorandum

Nota dinas memiliki ruang lingkup terdiri dari tiga bagian, yaitu :

a. Kepala, meliputi Kop Surat, kata ”Nota Dinas” ditulis ditengah, Nomor,

Kepada, Dari, hal, Tempat, tanggal, bulan, tahun;

b. Batang Tubuh, pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat dan jelas;

c. Kaki, Nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat dan tembusan.

3. Naskah Dinas Arahan ( Keputusan, Instruksi, Petunjuk Pelaksanaan, Surat

Edaran, Pengumuman, Prosedur Tetap)

Dasar hukum pembuatan surat yang berupa produk hukum yaitu Keppres No.

44/1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundang-undangan dan Bentuk

Rancangan Undang-undang. Produk hukum dibedakan menjadi dua. Pertama

yang bersifat mengatur, berisi pasal-pasal, dan kedua produk hukum yang bersifat

menetapkan yang tidak berisi pasal-pasal, tetapi dengan kata-kata

17

’’Pertama’’,’’Kedua’’ dan seterusnya. Produk hukum seperti ini dalam tata

naskah dinas termasuk naskah arahan, karena isi informasinya berisi kebijakan.

a. Surat Keputusan dan Instruksi

Adapun susunannya terdiri dari:

1) Kepala, meliputi Kop naskah dinas yang terdiri atas Lambang Negara dan

Logo, Kata Keputusan (atau yang lain), Nomor dan Tahun, Judul

keputusan (atau yang lain), nama jabatan pejabat yang menetapkan,

Konsiderans, Diktum.

2) Batang tubuh, memuat substansi kebijakan yang diatur dalam keputusan

atau instruksi

3) Kaki, meliputi Nama tempat, tanggal, jabatan pejabat, Tanda tangan

pejabat, Nama lengkap pejabat, dan Cap/stempel.

b. Petunjuk Pelaksanaan

Adapun susunanya terdiri dari:

1) Kepala, meliputi lampiran, nomor, tanggal keputusan

2) Batang, Tubuh, meliputi pendahuluan memuat tentang penjelasan umum,

maksud dan tujuan, materi petunjuk pelaksanaan yang menunjukkan

tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengendalian.

3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggak penetapan, jabatan pejabat yang

menetapkan, tanda tangan, nama lengkap pejabat yang menandatangani.

c. Surat Edaran

Adapun susunannya terdiri dari:

1) Kepala, meliputi : Kop naskah dinas yang terdiri atas lambang

garuda/logo instansi dan nama jabatan ditulis huruf kapital, tulisan surat

edaran, judul surat edaran.

2) Batang Tubuh, memuat alasan tentang perlunya dibuat surat edaran,

peraturan yang menjadi dasar pembuatan surat edaran, memuat hal

tertentu yang dianggap mendesak.

3) Kaki, meliputi Tempat dan tanggal, jabatan pejabat yang menetapkan,

tanda tangan, nama lengkap yang menandatangani, dan cap/stempel.

18

4. Naskah Dinas Bimbingan ( Pedoman, Petunjuk )

Susunan memiliki ruang lingkup terdiri dari beberapa bagian, yaitu sebagai

berikut:

a. Kepala, meliputi lampiran, nomor dan tanggal keputusan pedoman

dicantumkan disebelah kanan atas. Tulisan pedoman dicantumkan di tengah

atas ditulis dengan huruf kapital, dan rumusan judul pedoman ditulis simetris

dengan huruf kapital.

b. Batang Tubuh, meliputi Pendahuluan yang berisi latar belakang / dasar

pemikiran / maksud, tujuan / ruang lingkup / tata urut, dan pengertian, materi

pedoman dan penutup.

c. Kaki, Nama jabatan pejabat, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf

kapital.

5. Naskah Dinas Penugasan / Surat Perintah.

Susunannya terdiri dari beberapa bagian yaitu :

a. Kepala, meliputi Nama instansi dengan atau tanpa logo, kata surat tugas /

perintah, nomor surat berada di bawah tulisan surat perintah

b. Batang Tubuh, meliputi konsiderans, diktum

c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal surat perintah, jabatan pejabat yang

menandatangani, tanda tangan pejabat, nama lengkap pejabat, cap dinas.

6. Naskah Dinas Khusus ( Surat Keterangan, Surat Perjanjian, Surat Kuasa,

Berita Acara )

a. Surat Perjanjian

Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/ tanggal/ tahun tempat pelaksanaan

penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang mengadakan

perjanjian.

2) Batang Tubuh, memuat materi perjanjian

3) Kaki, meliputi nama, tanda tangan pihak yang mengadakan perjanjian dan

saksi.

19

b. Surat Kuasa

Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

1) Kepala, memuat nama dan alamat instansi, judul dan nomor

2) Batang Tubuh, memuat materi yang dikuasakan

3) Kaki, memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan,

nama dan tanda tangan para pihak, dibubuhi materai.

c. Berita Acara

Susunannya terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

1) Kepala, memuat judul, nomor, hari/tanggal/tahun, tempat pelaksanaan

penandatanganan, nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara

2) Batang Tubuh, memuat berita acara

3) Kaki, memuat nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan saksi

7. Formulir

Formulir meliputi :

a. Kepala, yang berisi nama dan alamat instansi, judul, kode formulir, dan

informasi lain sesuai dengan spesifikasinya.

b. Batang Tubuh, terdiri dari kolom lajur yang berisi informasi mengenai data

yang diperlukan sesuai kebutuhan.

c. Kaki, yang memuat nama dan tanda tangan pengisi, nama pejabat yang

mengetahui atau yang mengesahkan ( jika diperlukan ), tempat, tanggal,

bulan, dan tahun dan informasi lain yang dibutuhkan.

8. Laporan

Susunannya memiliki ruang lingkup sebagai berikut:

a. Kepala, meliputi : judul laporan, seluruhnya ditulis dalam hurup kapital,

diletakkan di tengah.

b. Batang tubuh, meliputi Pendahuluan memuat penjelasan umum, maksud dan

tujuan, ruang lingkup serta sistematika laporan. Materi Laporan terdiri atas

kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan

kegiatan, hambatan yang di hadapi, kesimpulan dan saran sebagai bahan

pertimbangan. Penutup merupakan akhir laporan yang memuat harapan dan

ucapan terima kasih.

20

c. Kaki, meliputi tempat dan tanggal pembuatan laporan, nama jabatan/pejabat

pembuat laporan, tanda tangan, nama lengkap ditulis dengan huruf awal

kapital.

21

BAB IV

PENUTUP

A. Rangkuman

Tata naskah dinas merupakan bagian dari kegiatan yang mempunyai fungsi

yang sangat penting bagi organisasi .Fungsi tata persuratan jika diterapkan pada

organisasi secara benar dapat sebagai alat penyampaian suatu berita informasi kepada

pihak lainnya secara efektif dan efesien.

Diperoleh rangkuman yang dijadikan pedoman dalam penyusunan maupun

pelaksanaan pekerjaan tata naskah dinas atau surat menyurat baik dari mulai

pemahaman, bentuk surat, isi surat serta format dapat disimpulkan gambaran sebagai

berikut :

1. Surat dinas adalah rekaman informasi pada suatu media dalam bentuk dan corak

apapun dalam rangka pelaksanaan komunikasi dan fungsi kedinasan.dalam

penerapan tata naskah dinas harus memperhatikan beberapa asas yaitu efisiensi ,

pembakuan , pertanggungjawaban, keterkaitan, kecepatan dan asas ketepatan

dan keamanan.

2. Surat naskah dinas sebagai sarana komunikasi tertulis yg digunakan untuk

penyampaian informasi ,berfungsi sebagai bukti akuntansi, sebagai alat bukti

tertuliS, sebagai alat pengingat, sebagai wakil dan atau data organisasi, sebagai

pedoman melakukan kegiatan dan sebagai bukti sejarah

3. Persyaratan yg harus diketahui dalam membuat surat yang baik adalah kertas

surat harus memenuhi standar, bentuk surat mengacu pada standar yang ada,

tinta harus memenuhi standar , penggunaan bahasa indonesia yang baku,

penggunaan gaya bahasa yang ditulis harus lugas.

4. Informasi yang disajikan harus merupakan fakta dan atau peristiwa kegiatan yang

benar – benar akurat.

5. Bentuk dan format surat merupakan suatu pola yang ditentukan dari bagian –

bagian surat dan penempatan bagian – bagian surat pada posisi tertentu

dipengaruhi oleh bentuk surat asing yang ada di indonesia sebelumnya dimana

22

kebiasaan dalam suatu instansi yang pada akhirnya akan membentuk model dan

format tertentu.

6. Format naskah dinas mengacu pada S.K Menpan no.72 tahun 2003.

7. Dalam penulisan suatu surat harus memperhatikan penyiapan dan pengamanan

surat, pengonsep harus mengetahui permasalahan yang akan ditulis, bahasa surat,

kertas dan bentuk surat.

8. Penyiapan meliputi penyusunan naskah , pengklasifikasian surat yang terdiri dari

tingkat keaslian, bobot informasi, kecepatan penyampaian surat.

B. Latihan.

I. Berilah tanda silang (X) pada jawaban yang benar

1. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut :

a. Manajemen formulir

b. Produk hukum

c. Manajemen kearsipan

d. Koresponden.

2. Yang bukan dikategorikan sebagai surat dinas dalam tata naskah dinas adalah :

a. Formulir

b. Surat

c. Produk hukum

d. SMS

3. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan.......

a. Tata naskah

b. Tata kearsipan

c. Korespondensi

d. Tata usaha

4. Surat dinas dan formulir jika dikaitkan dengan daur hidup arsip termasuk tahap :

a. Pendistribusian

b. Penciptaan

c. Pemeliharaan

d. Penyusutan

23

5. Pengelolaan naskah atau surat yang mencakup pengeturan jenis dan ketentuan

umum,format,penyiapan dan pengamanan ,keabsahan dan media yang digunakan

dalam komunikasi kedinasan adalah :

a. Komunikasi

b. Tata naskah dinas

c. Surat dinas

d. Formulir

6. Surat yang informasinya dianggap vital, dicptakan sebagai bukti kegiatan

pertanggungjawaban organisasi, merupakan fungsi surat sebagai :

a. Bukti sejarah

b. Wakil / duta

c. Bukti akuntabilitas

d. Alat pengingat

7. Surat berfungsi antara lain , kecuali :

a. Bukti akuntabilitas

b. Sarana pengingat

c. Bukti sejarah

d. Komunikasi lisan

8. Tujuan tata naskah dinas antara lain untuk :

a. Keseragaman

b. Tata kearsipan semakin berdaya guna dan berhasil guna

c. Kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian

d. Betul semua

9. Salah satu persyaratan pembuatan surat yaitu harus menggunakan Bahasa

Indonesia yang baku, berarti :

a. Bahasanya berbelit – belit

b. Bahasa gaul

c. Bahasa sesuai dengan EYD

d. Bahasa melayu

24

10. Persyaratan yang harus dipenuhi dalam membuat surat yang baik ádalah :

a. Menggunakan bahasa indonesia yang baku

b. Kertas harus memenuhi estándar

c. Informasi yang disampaikan merupakan falta

d. Semua benar.

11. Kegiatan saling berkirim surat oleh perseorangan atau oleh organisasi disebut :

a. Manajemen formular

b. Manajemen kearsipan

c. Korespondensi

d. Naskah dinas

12. Bentuk surat yang banyak digunakan oleh instansi pemerintah hádala :

a. Semi block style

b. Indented style

c. New oficial style

d. Full block style

13. Salah satu jenis naskah dinas arahan adalah :

a. Surat keputusan

b. Nota dinas

c. Memorandum

d. Surat tugas

14. Susunan format yang terdapat pada suatu laporan meliputi :

a. Pendahuluan,isi dan penutup

b. Pembukaan ,isi dan kaki surat

c. Pendahuluan,penutup dan kaki surat

d. Pendahuluan,batang tubuh dan kaki surat.

15. Istilah koresponden dalam instansi pemerintah sering disebut dengan :

a. Tata naskah

b. Tata kearsipan

c. Tata usaha

d. Ketatausahaan

25

16. Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi dan berhubungan

dengan tugas kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat berwenang atau

yang ditunjung disebut :

a. Surat sangat rahasia

b. Surat rahasia

c. Surat terbatas

d. Surat biasa

17. Nama istilah lain dari tingkat keaslian surat berupa tembusan adalah :

a. Petikan

b. Kutipan

c. Copy carbon

d. Tindasan

18. Surat yang harus disampaikan secepat mungkin setelah ditanda tangani dalam

tingkat sifat surat termasuk dalam kelompok :

a. Tingkat keaslian surat

b. Tingkat pengamanan surat

c. Tingkat penyampaian surat

d. Tingkat kerahasiaan

19. Surat yang informasinya tidak memerlukan pengamanan khusus dalam tingkat

penyampaian surat disebut :

a. Surat terbata

b. Surat dinas

c. Surat rahasia

d. Surat biasa

20. Surat penting apabila :

a. Informasi mengandung hal rutin

b. Informasi mengandung kebijakan dan operasional

c. Informasi mengandung hal rutin maupun operasional

d. Salah semua.

26

21. Bentuk pelimpahan wewenang dimana penerima kuasa memberi kuasa lagi

kepada pejabat satu tingkat dibawahnya disebut :

a. Atas nama (a.n)

b. Atas perintah beliau (a.p.b)

c. Untuk beliau (u.b)

d. Tertanda.

22. Maksud tujuan dari pelimpahan wewenang penandatangan surat adalah :

a. Mempermudah pekerjaan atasan

b. Memberi tanggungjawab terhadap bawahan

c. Mempercepat pemrosesan kerja

d. Merampingkan birokrasi

23. Pembatalan dan pencabutan nazca dinas dapat dilakukan, asaltan :

a. Sudah ada penetapan nazca dinas baru

b. Tidak perlu ada nazca dinas pengganti

c. Tidak dapat dilakukan pembatalan dan pencabutan naskah dinas

d. Naskah dinas yang lama tidak berlaku.

PENGURUSAN SURAT AKTIF

Disusun Oleh :

Drs. MARSELINUS KUTJAI APIN

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii


A. Latar Belakang……………………………………………………………. 1


C. Indikator ……………..…………………………………………………… 3

D. Pokok Bahasan……………………………………………………………. 3

BAB II PENGURUSAN SURAT…………………...……...……………………… 4

A. Pengertian…………………………………………………………………. 4

B. Tujuan Pengurusan Pengendalian Surat………………………………... 4

C. Macam-macam Surat……………………………………………….…….. 5

D. Unit Kerja yang Terlihat dalam Pengurusan Surat……………………. 5

E. Pengorganisasian Pengurusan Surat…………………………………….. 6

F. Sarana dan Prosedur Pengurusan Surat………………………………… 9

BAB III PEMBERKASAN ARSIP AKTIF……………….……………………… 29

A. Pengertian………………………………………………………………….. 29

B. Langkah-langkah Pemberkasan………………..………………………… 29

C. Peralatan Pemberkasan…...………………………………………………. 29

D. Sistem Pemberkasan……………...……………………………………….. 33

E. Penemuan Kembali Arsip (RETRIEVAL)………………………………. 39

BAB IV PENUTUP………………………………………………………...………. 41

A. Rangkuman……………………………………………………………….... 41

B. Latihan….………………………………………………………………….. 42

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………... 43

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Peranan arsip bagi organisasi sangat penting karena arsip merupakan sumber

informasi, alat utama ingatan, bukti otentik atau alat pembuktian juga sebagai

dasar perencanaan dan penggambilan keputusan serta barometer kegiatan

Sehingga di setiap organisasi/ instansi ada bagian kearsipan yang tugasnya adalah

menerima, mencatat, mendistribuskan serta menyimpan, menata dan menemukan

kembali arsip sesuai dengan system tertentu. Selain itu juga memberikan

pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

Surat merupakan pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang

digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan

kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dengan demikian surat

meliputi surat dinas antar organisasi, memorandum, nota dinas, telegram,

faksimail. Surat-surat yang tercipta dalam rangka komunikasi organisasi

merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan operasional manajemen.

Karena itu lalu lintas surat pada suatu organisasi harus diatur dalam sistem

pengaturan surat yang baik agar pencapaian misi organisasi dapat dilakukan

secara optimal.

Di dalam organisasi / instansi arsip tercipta berdasarkan daur hidupnya

yaitu: Penciptaan, Pengurusan dan pengendalian, referensi, penyusutan,

pemusnahan, penyimpanan dan penyerahan. Tahap penciptaan arsip merupakan

tahap awal dari proses kehidupan arsip yang bentuknya berupa konsep, daftar,

formulir dan sebagainya. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu dimana surat

masuk dan surat keluar tersebut di arahkan atau dikendalikan guna pemrosesan

lebih lanjut. Tahap referensi surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan

adminstrasi sehari-hari. Setelah itu surat di klasifikasikan dan di indeks kemudian

di himpun berdasarkan system tertentu. Untuk tahap penyusutan adalah kegiatan

pengurangan arsip, sedangkan pemusnahan adalah arsip yang tidak mempunyai

nilai guna lagi dan dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga Negara atau Swasta.

Tahap penyimpanan di unit kearsipan adalah arsip yang sudah menurun

nilaigunanya (arsip Inaktif) dan untuk tahap terakhir adalah tahap penyerahan ke

ANRI, ke Badan Kearsipan Provinsi/Kabupaten dan Kota. Pengurusan surat

2

merupakan daur hidup tahap yang kedua yaitu tahap pengurusan dan pengendalian

surat masuk dan surat keluar.

PENGGUNAAN PENGGUNAAN

&&

PEMELIHARAANPEMELIHARAAN

PENYUSUTANPENYUSUTAN

PENCIPTAAN PENCIPTAAN

* Disain Formulir & Manajemen

* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah

* Manajemen Laporan

* Manajemen Produk Hukum

* Pengurusan Surat

* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik

* Manajemen Arsip aktif

* Manajemen Arsip Inaktif

* Program arsip Vital

* Disaster prevention & recovery plan

* Program Perawatan

*Survei/Inventarisasi arsip

* Penilaian arsip

* Jadwal retensi

* Pemindahan arsip inaktif

* Pemusnahan

* Penyerahan arsip Statis ke ANRI

Pengaturan surat ( mail handling) adalah kegiatan mengirim dan menerima

informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu kegiatan pengurusan

surat bukan hanya menerima dan mengirim surat keluar saja, tetapi juga meliputi

ditemukan dalam waktu yang singkat. Dengan tujuan inilah maka surat harus

diurus dan diatur sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang ada.


Modul ini memaparkan pengertian: arsip aktip, surat, pengurusan surat,

macam-macam surat, unit kerja yang terlibat dalam pengurusan surat,

pengorganisasian surat, prosedur dan tata kerja pengurusan surat masuk dan

keluar menggunakan kartu kendali ( sistem pola baru), sarana pengurusan surat

serta membahas mengenai sistem penataan arsip aktif yang ada di instansi

pemerintah.

3

C. Indikator

Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran mata diklat ini, peserta mampu :

1. Memahami pengertian arsip aktif

2. Memahami asas-asas dan tujuan pengurusan surat

3. Mengidentifikasi pertimbangan pemilihan asas dalam pengurusan surat

4. Mengemukakan prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar

5. Menginventarisasikan sarana dan prasarana pengurusan surat

6. Menjelaskan dan mempraktekkan cara penemuan arsip dengan cepat dan tepat

E. Pokok Bahasan

1. Pengurusan Surat

2. Pemberkasan Arsip Aktif

4

BAB II

PENGURUSAN SURAT

A. Pengertian

Arsip berdasarkan konsep asalnya dibedakan menjadi Records (arsip

Dinamis) dan Archives (arsip Statis), selanjutnya arsip dinamis di bedakan

menjadi arsip dinamis aktif ( Betty Ricks, menyebutkan jumlah arsip ini sekitar

(25%) dan arsip dinamis inaktif, pembedaan ini menurut frekuensi kegunaan.

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaan tinggi sedangkan arsip inaktif

adalah arsip yang frekuensinya menurun, beberapa ahli menyebutkan 6 sampai 10

kali dalam setahun. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 arsip

aktif adalah arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan

pekerjaan di lingkungan unit pengolah oleh suatu organisasi sedangkan arsip

inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dalam

penyelenggaraan administrasi.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan arsip

adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai

dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan

diterima oleh lembaga negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan,

Perusahaan Organisasi Politik, Organisasi Masyarakat dan perseoranagan dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan dan bernegara.

Surat adalah komunikasi tertulis yang dibuat dan atau diterima oleh suatu

instansi dalam menyampaikan berita/informasi, penjelasan atau pernyataan yang

berasal dari siapapun yang ditujukan kepada instansi yang berssangkutan dalam

pelaksanaan tugas pokok instansinya sedangkan pengurusan surat adalah kegiatan

yang dilakukan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar, meliputi

penerimaan, penggolongan/penggelompokkan, pengarahan, pencatatan,

pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

B. Tujuan Pengurusan dan Pengendalian Surat

Pengurusan dan pengendalian surat adalah kegiatan penaganan surat masuk

dan surat keluar meliputi penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian,

pemrosesan lebih lanjut dan mengirim surat keluar. Tujuannya agar surat sampai

kepada yang berkepentingan dengan cepat, tepat dan aman serta pengendalian

5

surat secara tertip melalui sarana dan prosedur yang efektif dan untuk kelancaran

penyelesaian surat melalui prosedur yang tertib.

C. Macam-macam Surat

1. Menurut Jenisnya :

Surat Terbuka Surat yang isinya tidak khusus dituju kan kepada seseorang

pejabat atau unit kerja tertentu

Surat Tertutup Surat yang isinya khusus dituju kan kepada seseorang atau

pejabat tertentu dan tidak boleh diketahui/dibuka oleh orang lain selain, selain

oleh alamat yang tertera pada sampul surat.

*) Biasanya pada sampul surat ditulis RHS

2. Menurut Isinya, dibedakan

Surat Penting Surat yang mengandung informasi penting yang memerlukan

tindak lanjut.

Surat Biasa Surat yang tidak memerlukan tindak lanjut, informasi didalamnya

berupa pemberitahuan yang sifatnya umum.

3. Menurut Tingkat Kerahasiannya, dibedakan : Sangat rahasia, Rahasia dan

Konfidensial

4. Menurut Alamat Asalnya, dibedakan : Surat Masuk dan Surat Keluar

5. Menurut Tingkat Kecepatannya, dikelompokkan Kilat, Sangat Segera, Segera

dan Biasa

D. Unit Kerja yang Terlibat Dalam Pengurusan Surat

Secara khusus unit pengolah yang terlibat langsung dalam pengurusan surat

adalah

1. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang mempunyai tugas pokoknya

meliputi : kegiatan pengendalian dan pengarahan arsip dinamis aktif, serta

menyimpan dan mengelola arsip dinamis inaktif yang berasal dari unit-unit

kerja.

2. Unit Pengolah adalah satuan kerja yang melaksanakan Tupoksi Organisasi/

Instansi.

3. Pimpinan Pengolah adalah Kepala atau Pimpinan yang bertanggung jawab

atas penyelesaian suatu urusan/kegiatan.

6

4. TU Pengolah adalah unsur unit pengolah yang bertugas membantu kelancaran

penyelesaian pekerjaan tugas ketata usahaan (penerimaan, pengendalian,

penyampaian, penyimpanan) serta melayani permintaan berkas arsip dinamis

aktif dan menyelenggarakan pemindahan arsip dinamis inaktif yang berada di

bawah tanggungjawabnya kepada Unit Kearsipan.

5. Pelaksana Pengolah adalah satuan/pejabat pelaksana yang oleh pimpinan

pengolah diserahi tugas menangani dan menyelesaikan suatu kegiatan

urusan.

E. Pengorganisasian Pengurusan Surat

1. Asas Pengorganisasian Surat

Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu

adanya asas pengurusan surat atau penentuan kebijaksanaan pengorganisasian

pengurusan surat secara baku. Dalam pengorganisasian surat ada beberapa

asas pengurusan surat yang dapat dipertimbangkan untuk digunakan pada

setiap organisasi, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, asas gabungan.

Penerapan asas-asas tersebut sebaiknya mempertimbangkan: ruang lingkup

dan fungsi organisasi yang bersangkutan, beban kerja serta volume surat,

jumlah pegawai serta bangunan fisik ( satu atap/terpencar)

a. Asas Sentralisasi : seluruh kegiatan pengurusan surat mulai dari

penerimaan, pengiriman sampai dengan distribusi dan pengendaliannya

dibebankan kepada satu unit kerja tertentu (satu pintu/terpusat)

1. Asas Sentralisasi umumnya digunakan pada :

(a) Organisasi kecil

(b) Lokasi Kerja/Unit Kerja dalam satu atap

(c) Jumlah Pegawai Sedikit

(d) Volume surat sedikit

2. Keuntungan Penerapan Asas Sentralisasi :

(a) Keseragaman sistem dan prosedur

(b) Keseragaman Peralatan

(c) Memudahkan dalam pengendalian pelaksanaan pengurusan surat

b. Asas Desentralisasi : seluruh kegiatan pengurusan surat mulai dari

penerimaan, pencatatan sampai pengurusan surat keluar dilaksanakan

sendiri oleh masing-masing unit kerja dalam organisasi.

7

1. Keuntungan Asas Desentralisasi :

(a) Kecepatan dalam penyampaian surat

(b) Kecepatan dalam pemerosesan surat

2. Kerugiannya :

(a) Tidak ada keseragaman sistem dan prosedur serta peralatan yang

digunakan

(b) Kesulitan dalam pengendalian dan pembinaan sistem serta prosedur

untuk seluruh lingkup organisasi.

Adanya kelebihan dan kelemahan kedua asas di atas, maka sebelum

menentukan penerapan asas pengorganisasian surat pada suatu organisasi

sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

- Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan

- Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi

- lokasi gedung kanot, satu atap atau terpencar;

- jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi

- jumlah surat yang di kelola

Karena kedua asas memiliki kelebihan dan kelemahan, maka

pertimbangan seperti di atas dilakukan secara baik sehingga efektifitas dan

efisiensi pengelolaan surat dapat tercapai.ng perlu diketahui dari struktur

organisasinya.

c. Asas Gabungan atau kombinasi antara asas sentralisasi dan desentralisasi,

sehingga kelemahan dari kedua asas tersebut dapat dihindari. Asas

kombinasi adalah desentralisasi terhadap pengurusan surat pada atau oleh

masing-masing unit kerja, tetapi sentralisasi terhadap prosedur, sistem,

peralatan dan sumber daya manusianya pada/oleh satu unit kerja ( unit

kearsipan). Keuntungan dari sistem ini adalah keseragaman dalam sistem

penyimpanan dan penemuan kembali, meminimalkan kesalahan

penyimpanan dan kehilangan arsip serta meminimalkan adanya duplikasi

arsip. Selain itu terwujudnya pengadaan peralatan yang terpusat dan

hasilnya lebih efisien masalah biaya, memudahkan pemindahan arsip

sesuai jadwal penyusutan. Tetapi kerugiannya adalah penyimpanan arsip

secara bersama-sama, namun tidak berkaitan, kurang fleksibilitas sebagai

akibat dari adanya penyeragaman.

8

2. Prosedur dan Tata Kerja

Sesuai dengan tujuan pengurusan surat maka harus dibuat suatu rencana

prosedur kerja yang baku sehingga apabila terjadi penggantian pimpinan atau

staf, tidak terjadi perubahan prosedur pelaksanaan pengurusan surat, maka

harus ada prosedur dan tata kerja yang baku. Untuk hal tersebut maka perlu

dipertimbangan : perencanaan pengurusan surat, asas yang akan dianut, jenis

surat yang harus dikendalikan dan sarana pengendalinya serta bagaimana cara

untuk mengurangi resiko kehilangan surat. Selain itu untuk penyusunan

prosedur kerja yang baik perlu dipertimbangkan :

a. Pengelompokkan surat adalah kegiatan menyeleksi surat untuk

memperoleh surat yang penting dicatat dan dikendalikan, surat biasa yang

bersifat rutin yang tidak perlu dicacat

b. Pencatatan surat, maksud dilakukan pencatatan surat adalah untuk

pengendalian informasi surat, sehingga surat-surat penting yang harus

segera ditindaklanjuti dapat dikendalikan secara baik. Dengan demikian

efektivitas dan efisiensi kerja, serta keamanan fisik ataupun informasi surat

dapat dilakukan ecara optimal.

c. Penanganan surat keluar, yang terpenting adalah penyiapan kelengkapan

surat, seperti penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang

penandatangan surat. Untuk menghindari kesalahan administrasi sebaiknya

hal ini dilakukan sesuai dengan standard tata persuratan. Hal lain yang

perlu diperhatikan dalam pengurusan surat keluar adalah teknik

penyampaian surat kepada alamat tujuan harus disesuaikan dengan sifat

surat itu sendiri

d. Pendisposisian, adakalanya surat harus disampaikan kepada lebih dari satu

unit kerja. Dalam keadaan demikian, perlu dipertimbangkan prosedur

pendisposisian yang akan digunakan. Pertimbangan yang perlu dilakukan

antara lain ukuran formulir disposisi, pengkopian disposisi kadangkala

lebih dari satu atau dua jenjang unit kerja dibawahnya sehingga perlu

ukuran formulir disposisi yang ideal untuk menampung pesan informasi

dari yang memberi disposisi. Sedangkan penggandaan atau pengkopian

disposisi akan banyak menciptakan duplikasi serta kurang terjaminnya

keamanan informasi surat.

9

3. Pedoman Kerja

Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, sebaiknya suatu organisasi

harus melengkapi kegiatan pengurusan suratnya dengan pembuatan suatu

pedoman kerja yang memuat penjelasan mengenai prosedur dan tata kerja

dalam pengurusan surat yang diterapkan pada organisasi yang bersangkutan.

Pedoman kerja memuat hal-hal sebagai berikut : Kebijaksanaan pengurusan

surat yang perlu bagi organisasi, penjelasan lengkap dan rinci mengenaiasas

pengorganisasi, prosedur dan tata kerja, serta tugas dan tanggung jawab

pengorganisasian surat.

Sesuai dengan asas yang telah diterapkan untuk dipergunakan pada organisasi

yang bersangkutan, maka tanggung jawab dan tugas unit kerja harus jelas.

Selain itu teknik prosedur pengurusan surat harus memberikan keterangan

yang rinci mengenai prosedur pengurusan surat, termasuk didalamnya

pencatatan, pengarahan dan sebagainya.

4. Sumber Daya Manusia

Peningkatan kualitas sumber daya manusia dalam upaya peningkatan

kemampuan kerja dapat dilakukan dengan mengikutsertakan

karyawan/pegawai yang bertugas pada tata persuratan dalam diklat kearsipan,

khususnya diklat kearsipan dinamis. Hal ini perlu dilakukan untuk mendukung

efisiensi dan efektivitas pekerjaan.

F. Sarana dan Prosedur Pengurusan Surat

1. Sarana Pencatatan dan Pengendalian Surat

Dalam proses pencatatan dan pengendalian naskah dinas agar tetap berjalan

lancar, tentunya perlu didukung dengan sarana yang lengkap yaitu :

a) Kode Klasifikasi

Melvil Dewey, seorang ahli perpustakaan dari Amerika Serikat pada tahun

1876 menciptakan pola klasifikasi yang di sebut D.D.C ( Deweny Decimal

Classification) atau U.D.C (Universal Decimal Classification), yang

menggelompokkkan sebuah ilmu pengetahuan menjadi 10 kelompok yaitu:

1. 000 - General Works ( Karya Umum)

2. 100 - ( Philosophy (ilmu Filsafat)

3. 200 - ( Sosial Sciences ( ilmu Sosal)

4. 400 - Linguistic (pengetahuan Bahasa)

10

5. 500 - Pure Sciences ( Ilmu Pasti Alam/Exakta)

6. 600 - aplplied Sciences ( Teknologi)

7. 700 - Arts (Kesenian)

8. 800 - culture & Literature ( Kebudayaan dan Sastra)

9. 900 - History & Geography (sejarah dan ilmu pengetahuan)

Menurut Melvil Dewey, setiap bidang ilmu pengetahuan tersebut diberi

kode angka berupa angka ratusan, dan terkenal juga dengan sebutan sistem

desimal ( sistem persepuluhan). Perkembangan berikutnya menyebabkan

sistem tersebut dapat dimanfaatkan di perpustakaan.

Pengelompokkan berdasarkan ilmu penetahuan yang seduai

digunakan untuk perpustakaan diseluruh dunia dapat sama pembagiannya,

sedangkan untuk penataan arsip pola klasifikasi kearsipan yangn

digunakan oleh sutau organisasi tidak sama dengan organisasi lainnya. Hal

tersebut karena kegiatan substantif (tugas Pokok) tiap kantor atau

organisasi belum tentu sama.

Pokok-pokok permasalahan pola klasifikasi sistem Dewey yang

semula digunakan untuk mengurus perpustakaan, akhirnya dipergunakan

untuk menata arsip berdasarkan sistem nomor. Jadi Melvil Dewey telah

membuat dasar klasifikasi yang dapat dimanfaatkan bukan saja untuk

kepentingan perpustakaan, tetapi dimanfaatkan juga dalam sistem penataan

arsip khusus sistem nomor. Oleh karena itu perlu diketahui tata cara

pembuatan pola klasifikasi arsip sebagai sarana penataan arsip yang

terbagi dalam 10 pokok masalah yaitu :

1. 000 – Umum

2. 100 – Pemerintahan

3. 200 – Politik

4. 300- Ketertiban

5. 400- Kesejateraan

6. 500- Perekonomian

7. 700 – Pengawasan

8. 800 – Kepegawaian

9. 900 - Keuangan.

Dengan terbaginya dalam 10 pokok masalah pola klasifikasi arsip disusun

berjenjang yaitu pokok masalah, sub masalah dan sub-sub masalah yang

11

digunakan dalam pemberian kode permasalahan pada saat menciptakan arsip

atau pengurusan surat. Contoh :

000 Umum ( Pokok Masalah)

003 Hari Raya / Besar

003.1 Hari Raya 17 Agustus

003.3 Hari Ulang Tahun ( sub-sub masalah

100 Pemerintahan (Ppokok masalah)

100 Pemerintahan Pusat

110 Presiden ( sub masalah )

Meliputi: Pencalonan, Pengangkatan, Pelantikan, sumpah dan Serah

Terima Jabatan

111.1 Pertanggung Jawaban Presiden kepada MPR dan sebagainya

Intinya klasifikasi arsip dalam pengurusan surat adalah

penggelompokkan urusan atau masalah secara logis dan sistematis

berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi/kantor yang menciptakan atau

menghimpunnya dan berguna untuk :

- Mengelompokkan arsip yang urusan/masalahya sama ke dalam satu

berkas

- Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis

- Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip, sehingga

dapat dicapai efesiensi kerja

b) Kartu Kendali Surat Dinas Masuk dan Keluar

Pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali disebut sistem

Kearsipan pola Baru. Kartu kendali adalah sehelai kertas tipis berukuran

10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat

keluar serta sarana pengendali surat dan berfungsi sebagi pengganti buku

agenda, yang mana penggunaannya dapat di tulis rangkap 2, rangkap 3,

atau rangkap di sesuaikan dengan kebutuhan masing-masing Kantor.

Sistem kartu kendali dibuat oleh ANRI bekerjasama dengan LAN pada

tahun 1972 dan mulai dikenalkan ke lembaga-lembaga pemerintah maupun

swasta pada tahun 1976, sistem ini dimaksudkan untuk menggantikan

sistem agenda yang di anggap tidak relevan dengan perkembangan jaman

12

Contoh Kendali Surat Masuk :

N Indek : Kode : Nomor Urut :

A

M Isi Ringkas :

A

Dari :

I

N

S Tgl. Surat: Nomor Surat : Lampiran :

T

A

N Pengolah : Tgl. diteruskan : Tanda Terima :

S

I

Catatan : Lembar I

Catatan : Lembar II

Catatan : Lembar III

Catatan : Lembar IV

Cara Pengisian:

Kolom indeks : Diisikan indeks masalah-masalah dinas atau diisikan

kata tangkap sebagai petunuk utama surat.

Kolom Kode : Diisikan kode klasifikasi arsip

Kolom Nomor Urut : Diisikan nomor urut surat berdasarkan daftar pengendali

pada surat masuk

Kolom Isi Ringkas : Diisikan ringkasan dari isi surat

Kolom Dari : Diisikan dari siapa surat itu diterima

Kolom Tanggal Surat : Diisikan tanggal surat yang diterima

Kolom Nomor Surat : Diisikan nomor surat yang diterima sesuai yang tertera

pada surat

Kolom Lampiran : Diisikan jumlah lampiran surat ( jika ada )

Kolom Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat tersebut

Kolom Tanggal diteruskan:Diisikan tanggal berapa surat diteruskan kepada unit

pengolah

Kolom Tanda Terima : Berisikan tanda tangan/paraf oleh penerima surat (unit

pengolah) khusus lembar III (warna kuning

Kolom Catatan : Diisikan keterangan-keterangan yang perlu dicatat

sebagai pengingat

13

Contoh Kendali Surat Keluar :

N

A Indek : Kode : Nomor Urut :

M Isi Ringkas :

A

I Kepada :

N

S

T Pengolah : Tgl.surat : Lampiran :

A

N

S Catatan : Lembar I

I

Catatan : Lembar II

Catatan : Lembar III

Cara Pengisian :

Kolom indeks : Diisikan indeks masalah surat

Kolom Kode : Diisikan kode klasifikasi surat

Kolom Nomor Urut : Diisikan nomor urut surat keluar berdasarkan

daftar pengendali surat keluar

Kolom Isi Ringkas : Diisikan ringkasan dari isi surat

Kolom Kepada : Diisikan kepada siapa surat itu ditujukan

Kolom Pengolah : Diisikan unit pengolah yang memproses surat

Kolom Tgl.& Nomor Surat : Diisikan tanggal dan nomor dibuat

Kolom Lampiran : Diisikan jumlah lampiran surat ( jika ada )

Kolom Catatan : Mencatat hal-hal yang dianggap perlu

c) Daftar Pengendali Surat Masuk / Keluar

Daftar pengendali surat keluar adalah daftar yang dipergunakan untuk

menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar yang sudah

dicacat dalam kartu kendali sekaligus sebagai alat kontrol. Pencatatan surat

dimulai dari nomor 01 dan terakhir 00, halaman mulai dari halaman 0 Demikian

halnya untuk daftar pengendali surat keluar. Kalau Pengendali keluar coret

Pengengadali Masuk.

14

Contoh Daftar Pengendali Surat Masuk/ Keluar Halaman ......

Tgl.

No. Urut

Klasifikasi

Unit Pengolah

Tgl.

No. Urut

Klasifikasi

Unit Pengolah

00 50 01 51 02 52 03 53 04 54 05 55 06 56 07 57 08 58 09 59 10 60 11 61 12 62 13 63 14 64 15 65 16 66 17 67 18 68 19 69 20 70 21 71 22 72 23 73 24 74 25 75 26 76 27 77 28 78 29 79 30 80 31 81 32 82 33 83 34 84 35 84 36 86 37 87 38 88 39 89 40 90 41 91 42 92 43 93 44 94 45 95 46 96 47 97 48 98 49 99

15

Cara Pengisian Daftar Pengendali Masuk / Keluar :

Kolom Tanggal : Diisikan tanggal surat masuk diterima/ atau dikirim

dicatat

Kolom Nomor Urut : Nomor urut 00 s.d 99 yang dipergunakan untuk

mencatat

Cara Mencatat nomor surat masuk / Keluar

Kolom Klasifikasi : Diisikan kode klasifikasi

Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat Dinas

tersebut tersebut

Halaman (sebelah kanan atas) diisikan nomor halaman daftar pengendali yang

telah dipergunakan

d) Lembar Kartu Tunjuk Silang

Lembar kartu tunjuk silang adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat untuk

memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah

dinas dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan antara berkas yang

satu dengan yang lainnya.

Indek :

Kode :

Tgl. :

No. :

Perihal / :

Isi Ringkas :

Dari :

Kepada :

LIHAT BERKAS

Indek :

Kode

Tgl. :

No. :

Cara Pengisian Kartu Tunjuk Silang :

Kolom indek : Diisikan indek masalah kedua

Kolom kode : Diisikan kode klasifikasi masalah kedua

Kolom tanggal & nomor: Diisikan tanggal penyampaian surat dan nomor urut

Surat masuk pada daftar pengendali

16

Kolom Perihal : Diisikan isi ringka / perihal surat

Kolom Dari : Diisikan dari mana / siapa surat diterima

Kolom Kepada : Diisikan kepada siapa surat itu ditujukan

Lihat Berkas

Indek : Diisikan indek masalah pertama

Kode : Diisikan kode klasifikasi masalah pertama

Tanggal, Nomor : Diisikan tanggal dan nomor surat diterima

e) Lembar Pengantar

Lembar Pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian

untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia/tertutup

1. Lembar Pengantar Surat Biasa

Contoh :

LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA

UNIT PENGOLAH :

DISAMPAIKAN TGL. :

NO.

ASAL SURAT

TANGGAL

NO.SURAT

PERIHAL

KET

Diterima Tanggal : Pukul :

Paraf Penerima :

Nama Terang :

Cara Pengisian Lembar Pengantar Surat Biasa :

Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat

Kolom Disampaikan Tanggal: Diisikan tanggal penyampaian surat

Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dicatat

Kolom Asal Surat : Diisikan asal surat tersebut/pengirim surat

17

Kolom Tanggal/No.Surat : Diisikan tanggal dan nomor surat

Kolom Perihal : Diisikan perihal surat

Kolom Diterima Tanggal : Diisikan tanggal terima surat oleh unit pengolah

Kolom Paraf Penerima : Paraf penerima surat

Kolom Nama Terang : Diisikan nama terang penerima surat

Pukul : Diisikan pukul berapa surat diterima

2. Lembar Pengantar Surat Rahasia / Tertutup

Contoh :

LEMBAR PENGANTAR SURAT RAHASIA / TERTUTUP

UNIT PENGOLAH :

DISAMPAIKAN TGL.:

N0.

ASAL SURAT

TANGGAL

NO.SURAT

KET

l Diterima Tanggal : Pukul :

Paraf Penerima :

Nama Terang :

Cara Pengisian Lembar Pengantar Surat Rahasia / Tertutup :

Kolom Unit Pengolah : Diisikan unit pengolah yang menangani surat

Kolom Disampaikan Tanggal : Diisikan tanggal penyampaian surat

18

Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dicatat

Kolom Asal Surat : Diisikan asal surat tersebut/pengirim surat

Kolom Tanggal/No.Surat : Diisikan tanggal dan nomor surat

Kolom Diterima Tanggal : Diisikan tanggal terima surat oleh Penerima

Kolom Paraf Penerima : Paraf penerima surat

Kolom Nama Terang : Diisikan nama terang penerima surat

Pukul : Diisikan pukul berapa surat diterima

f). Lembar Pengantar Ekspedisi Lepas

Lembar pengantar ekspedisi lepas adalah formulir yang dipergunakan sebagai

sarana penyampaian surat dinas pada instansi dan peorangan yang di tuju.

Contoh : Lembar Ekspedisi Lepas

Dari : ………………………………………. TANGGAL PENGIRIMAN :

No.

Nomor dan

Tanggal. Surat

Perihal

Alamat Dituju

Ket

TANDA TERIMA :

Cara Pengisian :

Kolom Dari : Diisikan nama instansi yang mengirim surat

Kolom Tanggal Pengiriman : Diisikan Tanggal surat dikirim

19

Kolom Nomor : Diisikan nomor urut surat yang dikirim

Kolom Nomor/Tanggal Surat : Diisikan nomor surat dan tanggal surat dibuat/

diterima

Kolom Alamat yang dituju : Diisikan alamt instansi yang dituju

Kolom Keterangan : Diisikan keterangan yang dianggap perlu

Kolom Tanda Terima : Diisikan nama dan tanda tangan penerima

g). Lembar Pengantar Naskah/Lembar Disposisi

Lembar pengantar naskah atau disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan

intruksi dari atasan kepada bawahan atau informasi dari bawahan kepada atasan

dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas.

Contoh : LEMBAR PENGANTAR NASKAH

Kode : Indek :

Perihal :

Sifat :

Tgl. / Nomor

Asal Surat :

Dari Unit Kerja :

Dikemukakan Kepada :

(1) Mohon Koreksi

(2) Mohon Paraf

(3) Mohon Tanda

Tangan

(4) MohonPengarahan /Petunjuk/

Putusan

(5) Untuk diketahui / sebagai

laporan

DISPOSISI / NOTA *)

*) Coret yang tidak perlu

Pengisian Lembar Pengantar Naskah

Kolom kode : Diisikan kode klasufikasi surat

Kolom Indek : Diisikan indek surat / kata tangkap surat

Kolom Perihal : diisikan isi ringkas / perihal surat

Kolom Sifat : diisikan sifat surat ( penting,segera, rahasia)

Kolom Tanggal & Nomor : Diisikan tanggal dan nomor surat yang diterima;

20

Kolom asal surat : Diisikan asal instansi pencipta surat;

Kolom unit Kerja : Diisikan unit kerja yang membuat surat/menyiapkan

Lembar disposisi;

Kolom dikemukankan : Diisikan kepada siapa (pimpinan,kepala bidang, dsb)

Surat tersebut dikemukakan

Kolom mohon koreksi, mohon maaf, mohon tanda tangan, mohon

pengarahan/petunjuk/putusan, untuk ketahui sebagai laporan, cukup memberi

tanda ceklist (V) pada kotak yang ada sesuai dengan permintaan.

Kolom Disposisi : Memuat catatan, perintah dan sebagainya dari Pimpinan

Contoh Lembar Pengantar Naskah ( Lembar Disposisi )

LEMBAR DISPOSISI

Surat dari :

Tanggal surat :

No. Surat :

Diterima tanggal :

No. Urut / kode :

Diteruskan kepada :

Isi Disposisi

h). Buku Agenda

Buku agenda adalah buku yang berisi daftar yang berfungi sebagai pencatatan

surat masuk dan surat keluar berdasarkan nomor urut datangnya surat. Pencatatan

surat masuk dan keluar dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat

masuk dan buku agenda surat keluar, yang biasanya dibedakan tahunnya.

Pengurusan surat dengan buku agenda mempunyai kelemahan antara lain

pencatatan yang berulang-ulang, sulit untuk di tata berdasarkan klasifikasi surat,

buku agenda tidak dapat digunakan untuk penelusuran arsip dan hanya cocok

untuk organisasi yang volumenya kecil.

21

Contoh buku agenda Surat masuk

Diteruskan No.

Urut

Tgl.

terima

Pengirim/Asal

surat

Tgl. &

No.Surat

Perihak/

Isi surat Tgl Tanda

terima

Ket

1. Perbedaan antara buku agenda dengan sistem pola baru (kartu kendali) sebagai

berikut :

Sistem Lama (Buku Agenda) Sistem Baru ( Kartu Kendali )

a. Sulit untuk penyusunan lebih lanjut

b. Sarana penemuan kembali, nomor/

Kode surat, sukar

c. Pengaturan arsip dengan peralatan

d. Sukar diterapkan

e. Kurang fleksibel, tunjuk silang tidak

Dapat diterapkan

a. Mudah untuk penyusunan lebih lanjut

b. Sarana penemuan kembali indeks

Mudah diingat

c. Karena persyaratannya baik vertikal

File dapat terwujud, dan dapat

Disesuaikan dengan calon pengguna

d. Fleksibel, tunjuk silang dapat

diterapkan

2. Satuan kerja yang terlibat langsung dalam proses pengurusan dan

pengendalian

a. Unit Kearsipan, meliputi :

1. Penerima surat

2. Pengarah surat

3. Pencatat surat

4. Pengendali surat

5. Penyimpan Surat

6. Pengirim surat

22

b. Tata Usaha Pimpinan

c. Unit Pengolah, meliputi :

1. Tata Usaha Unit Pengolah

2. Pimpinan Unit Pengolah

3. Unit / Unsur Pelaksana

3. Prosedur Pengurusan Surat

a. Prosedur Pengurusan Surat Penting Masuk

Unit kerja atau petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian

surat masuk adalah :

1). Unit Kearsipan ( Bagian Umum/Bagian Tata Usaha)

a). Penerima, mempunyai tugas

- Menerima surat baik yang disampaikan petugas pos, caraka,

kurir dan sebagainya.

- Meneliti kebenaran alamat instansi yang dituju

- Membubuhkan paraf pada buku penerimaan dari petugas

pengantar surat;

- Mencortir surat masuk

- Mengeluarkan surat dalam amplop;

- Meneliti kelengkapan lampiran suyrat masuk ( jika ada)

- Melampirkan amplop / sampul surat bilamana alamat pengirim

tidak dicantumkan dalam surat

- Menyampaikan surat/naskah dinas kepada pengarah untuk

diarahkan

- Bilamana surat yang diterima bersifat rahasia tidak perlu dibuka,

disampaikan secara tertutup kepada pencatat dan disampaikan

kepada alamat yang dituju dengan menggunakan lembar

pengantar surat tertutup.

b). Pengarah, mempunyai tugas :

- Membaca surat masuk dan menentukan surat penting dan biasa

- Menentukan arah surat kepada unit pengolah mana surat itu

disampaikan

23

- Menentukan kode klasifikasi, indek dan unit pengolah yang

menangani dengan menuliskan di bagian Kanan bawah surat

memakai pensil tidak boleh menggunakan pulpen

- Menyampaikan surat kepada pencatat

c). Pencatat mempunyai tugas :

- Mencatat surat masuk pada lembar daftar pengendali;

- Mencantumkan nomor urut surat masuk sesuai dengan daftar

pengendali;

- Mencatat surat dinas penting pada kartu kendali surat masuk;

- Mencatat surat biasa dan surat tertutup pada lembat pengantar

surat;

- Menyampaikan surat penting beserta empat (4) lembar kartu

kendali kepada pengendali;

- Menyampaikan surat biasa dan surat tertutup berikut lembar

pengantar surat kepada pengendali.

4). Pengendali, mempunyai tugas :

- Menerima surat penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali

dan surat biasa atau tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar

pengantar surat dari pencatat.

- Meneliti kebenaran kode,indek dan pengisian kartu kendali serta

meneliti kelengkapan lainnya atau lampiran.

- Menyampaikan surat penting beserta kartu kendali lembar III

(kuning) dan lembar IV ( merah ) kepada TU Pengolah;

- Menyampaikan surat biasa atau tertutup beserta 2 (dua) rangkap

lembar pengantar surat kepada TU Pengolah;

- Menyimpan / menata kartu kendali lembar 1 (putih) berdasarkan

kode klasifikasi dan lembar II (hijau) berdasarkan instansi dalam

lemari katalog.

5). Penyimpan, mempunyai tugas :

- Menerima kartu kendali surat masuk lembar III (kuning) yang

sidah diparaf oleh TU pengolah;

- Menyimpan / menata kartu kendali surat masuk lembar III

(kuning) berdasarkan kode sebagai pengganti arsip selama surat

tersebut masih berada di unit pengolah;

24

- Menyimpan 1 (satu) lembar pengantar surat biasa / rahasia

berdasarkan unit pengolah dan kurun waktu;

- Menyimpan 1 (satu) lembar ekspedisi lepas berdasarkan masalah

dan kurun waktu.

6). Tata Usaha Unit Pengolah

Dalam melaksanakan tugasnya tata usaha unit pengolah melakukan

kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

- Menerima surat penting beserta kartu kendali lembar III (kuning)

dan IV (merah) dari pengendali;

- Meneliti kebenaran pengarahan dan kelengkapan surat;

- Membubuhkan paraf, nama jelas tanggal penerimaan pada kartu

kendali lembar III (kuning) sebagi tanda bukti bahwa surat sudah

diterima;

- Mengembalikan kartu kendali lembar III (kuning) kepada

pengendali;

- Menyimpan kartu kendali lembar IV (merah) dalam lemari

katalog berdasarkan kode;

- Menyiapkan dan mengisi lenbar disposisi dalam rangkap 2;

- Menyampaikan surat beserta lembar disposisi kepada pimpinan

untuk disposisi atau kepada pengolah untuk diselesaikan;

- Menyimpan 1 (satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip

yang ada pada pimpinan atau pengolah/pelaksana;

- Menerima surat beserta 2 lembar disposisi dari pimpinan unit

pengolah;

- Menyampaikan surat dan lembar disposisi lembar pertama yang

telah di disposisi oleh pimpinan kepada pengolah/unit pelaksana.

7). Unit Pelaksana (Unit Pengolah)

Dalam melakukan tugasnya unit pelaksana melakukan kegiatan

sebagai berikut :

- Menerima surat beserta 2 lembar disposisi dari TU unit

pengolah untuk penyelesaian lebih lanjut;

- Meneliti surat yang disampaikan oleh TU unit pengolah, apakah

permasalahan surat tersebut sesuai dengan arahan yang ditujukan

pada unit pelaksana;

25

- Memaraf kedua lembar disposisi sebagai tanda terima;

- Mengembalikan lembar disposisi lembar ke 2 kepada TU unit

pengolah;

- Memproses penyelesaian surat sesuai petunjuk pimpinan.

2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Unit kerja dan petugas yang terlibat, serta kegiatan yang dilakukan dalam

pengurusan surat keluar adalah :

a. Unit Pengolah

Dibagian unit pengolah pengurusan dan pengendalian surat keluar

dilaksanakan oleh :

1). Pengolah / Pelaksana

- Menyiapkan / menyampaikan konsep surat keluar ;

- Menyampaikan surat keluar yang telah diketik net untuk ditanda

tangani pimpinan.

2) TU Pengolah

- Menerima surat yang telah ditanda tangani pimpinan dari pengolah

/ pelaksana;

- Mencatat surat keluar dalam kartu kendali rangka 3 (tiga) putih,

kuning dan merah;

- Menyampaikan konsep dan net surat keluar beserta kartu kendali

kepada pengendali pada unit kearsipan;

- Menyimpan kartu kendali berwarna merah menurut urutan nomor

kode;

- Mengendalikan surat yang belum selesai pengolahannya dan

menyampaikan surat yang sudah selesai pengolahannya kepada

pimpinan.

b) Unit Kearsipan

Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan dan

pengiriman :

1). Pengendali

- Menerima surat yang telah ditandatangani dari TU unit

pengolah, serta meneliti kelengkapannya;

- Memberikan nomor urut pada kartu kendali / surat

26

- Menyimpan kartu kendali lembar 1 (putih) warna putih dalam

lemari katalog berdasarkan kode;

- Menyampaikan kartu kendali lembar II (kuning) lkepada

penyimpan;

- Menyampaikan kartu kendali lembar III ( warna merah )

kepada TU pengolah;

- Mengembalikan konsep surat kepada TU pengolah.

2). Penyimpanan

- Menyimpan kartu kendali lembar II (warna kuning) menurut

urutan nomor kode sebagi pengganti arsip selama surat tersebut

masih berada di unit pengolah;

- Menyimpan lembar ekspedisi lepas berdasarkan masalah/sesuai

dengan nomor kode berikut 1 (satu) lembar surat keluar.

3) Pengirim

- Mengirim surat kepada alamat yang dituju;

- Menyampaikan konsep kepada pengendali.

3. Prosedur Pengurusan surat Biasa (Rutin) Masuk

Menangani surat biasa (rutin) masuk, prosesnya sangat sederhana. Sarana

pencatatan surat biasa adalah menggunakan lembar pengantar surat biasa

a. Pencatat bertugas

1).Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatat

dalam pengantar rangkap dua

2).Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit

pengolah

3).Menyimpan lembar pengantar 1 setelah diparaf unit pengolah

b. Unit Pengolah

1. Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua

2. Menyimpan lembar pengantar II

3. Menyerahkan lembar pengantar 1 kepada pencatat di unit kearsipan

4. Menyerahkan surat kepada pimpinan (bila perlu) atau menyerahkan

surat kepada pengolah/pelaksana

27

4. Prosedur Pengurusan Surat Biasa (Rutin) Keluar

1. Unit Pengolah bertugas :

a. Mencatat surat biasa keluar dalam 2 lembar pengantar

b. Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencacat di unit

kearsipan

2. Pencatat bertugas

a. Memasukkan surat asli dalam sampul setelah di stempel dan

meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.

b. Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan di kembalikan ke

unit pengolah dengan disertai lembar pengantar II

c. Menyimpan lembar pengantar I di pencatat sebagai bukti

penyampaian

5. Prosedur Pengurusan Surat Rahasia Masuk

Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap

dua) dan disampaikan pada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.

28

29

BAB III

PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

A. Pengertian

Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam

suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk

digunakan secara aman dan ekonomis. Pemberkasan arsip yang baik dan teratur,

mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu yang akan

lebih besar pengaruhnya terhadap pengembangan dimasa mendatang. Tujuan

penataan arsip (berkas) adalah agar arsip dapat disimpan dan diktemukan kembali

dengan cepat dan tepat serta menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan

berdaya guna dan berhasil guna.

B. Langkah-Langkah Pemberkasan

Arsip yang akan ditata perlu dipersiapkan terlebih dahulu, agar mempermudah

dan mempercepat pelaksanaan.Adapun kegiatan yang dilaksanakan dalam

penataan arsip maka :

1. Memisah-misahkan ( segregating ) yaitu merupakan kegiatan sortir

pendahuluan, untuk mengelompokkan arsip sesuai pokok permasalahannya.

2. Meneliti disposisi yaitu mengadakan penelitian, agar diketahui surat yang akan

disimpan telah mendapat disposisi atau belum. Untuk surat yang belum ada

disposisinya perlu mendapat persetujuan oleh pejabat yang berwewenang.

3. Memadukan ( assembling) yaitu kegiatan mengelompokkan arsip yang

merupakan bagian langsung dari suatu masalah atau saling berkaitan.

4. Mengklasifikasi yaitu menentukkan klasifikasi arsip.

5. Mengindeks yaitu menentukan inti dari isi surat dan menentukan indeksnya.

6. Mempersiapkan tunjuk silang (cross refence) yaitu menggunakan formulir

tunjuk silang untuk memudahkan pencarian kembali arsip (bila perlu).

7. Menyusun arsip yang sudah diberi kode, bersama tunjuk silang sesuai dengan

system yang digunakan.

8. Menyimpan arsip secara benar ke dalam tempat penyimpanan sesuai kode

masing-masing.

C. Peralatan Pemberkasan

Peralatan Keras

1. Folder adalah alat untuk menyimpan arsip, yang sama dengan map tetapi

mempunyai tab yang fungsinya untuk tempat penulisan kode dan indeks.

30

2. Map Gantung (hangmap)

3. Guide atau sekat adalah alat yang digunakan untuk pengelompokkan atau

sebagai pembatas atau petunjuk antara pokok masalah (primer) dengan rincian

sub masalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tertier) atau untuk

mengelompokkan antara subyek yang satu dengan yang lainnya.

4. Filing Cabinet

Peralatan Lunak

1. Kode adalah sarana untuk memberkaskan arsip dan menentukan lokasi

penyimpanan arsip. Fungsi kode untuk membedakan antara urusan/subyek

yang satu dengan yang lainnya dalam berbagai jenjang klasifikasi. Kode yang

umum digunakan dalam penyimpanan arsip adalah kode angka murni ( 1, 2, 3,

…… dst). Kode angka dibedakan menjadi beberapa yaitu Kode angka urut,

misalnya :

1 – Pendidikan dan Pelatihan

2 – Personalia

3 – Keuangan

Kode angka Blok, biasanya terdiri dari beberapa angka yang ditulis sampai

dengan batasan tertentu untuk satu subyek,

misalnya : 000-099 untuk personalia

100-199 untuk administrasi

850.cuti

31

Kode Abjad, kode yang berupa abjad dari A sampai dengan Z, kode ini dapat

menggunakan abjad tunggal atau lebih misalnya :

Abjad Tunggal : A = keuangan

B = perlengkapan

C = perlengkapan

Abjad ganda AA = hukum

BB = keuangan

BB = diklat, dst

Kode abjad ini biasanya digunakan untuk penyimpanan arsip nama nasabah,

pegawai klien dan sebagainya.

2. Klasifikasi adalah suatu pengelompokkan arsip berdasarkann subyek, yang

disusun secara sistematis dan logis dari pelaksanaan fungsi dan kegiatan

organisasi. Klasifikasi antara satu organisasi dengan organisasi lainnya

berbeda, karena fungsi dan kegiatannya juga berbeda. Fungsi dan kegiatan

organisasi dikelompokkan menjadi :

a. Fasilitatif, yaitu pengelompokkan arsip yang menyangkut kegiatan

penunjang bagi organisasi, yaitu subyek personalia, keuangan, kehumasan

dan lain-lain. Semua subyek tersebut di atas dimiliki setiap organisasi,

hanya kebijakannya berbeda-beda. Contoh :

Personalia

Perencanaan Pegawai

Pengadaan Pegawai

Tenaga teknis

Tenaga Administrasi

Tenaga Honor

Pengangkatan Pegawai

b. Subtantif, yaitu pengelompokkan arsip yang menyangkut kegiatan pokok

bagi organisasi, oleh karena itu antara organisasi yang satu dengan lainnya

mempunyai klasifikasi subtantif yang berlainnya, misalnya Kantor

pengacara mempunyai klasifikasi yang berbeda antara di suatu Bank.

Misalnya pada kantor pengacara klasifikasi subtantif :

- Bantuan Hukum

Kasus Pidana

Kasus Perdata

32

3. Indeks, adalah sebagai tanda pengenal berkas disebut juga judul berkas, yang

fungsinya untuk mempermudah penemuan kembali arsip, Indeks dapat dibagi

menjadi beberapa jenis yaitu :

a. indeks nama orang, b. indeks nama organisasi. c. indeks nama wilayah, d.

indeks angka, indeks masalah

Dari jenis indeks harus mempelajari tatacara peraturan mengindeks.

Kenyataan yang banyak diterapkan di lingkungan kegiatan organisasi dan

yang paling sulit adalah indeks masalah. Indeks masalah biasanya untuk

menentukan arsip yang tercipta dari hasil korespondensi, misalnya surat

penawaran mobil, surat penuntutan terhadap pengiriman barang. Tata cara

menentukan indeks masalah adalah :

- membaca keseluruhan informasi surat;

- menentukan isi ringkas surat, dari isi ringkas surat ditentukan indeks

masalahnya yang memungkinkan dapat mewakili seluruh informasi pada

file dan dapat dijadikan sebagai judul file agar mempermudahkan

penemuan kembali.

Persyaratan dalam indeks masalah :

- Harus singkat, jelas dan padat.

- Bersifat kebendaan

- Tidak boleh sama dengan judul klasifikasi

Contoh menentukan indeks masalah :

- Permintaan nama peserta Bimtek Kearsipan

- Permintaan Nama Pengajar

- Jadwal Kegiatan Materi

- SK Panitia Kegiatan Bimtek Kearsipan

- Pengiriman nama Peserta

- Sertifikat Peserta Bimtek Kearsipan

- Laporan Pelaksanaan Bimtek Kearsipan

- Materi Bimtek Kearsipan

Surat-surat tersebut diatas (baik surat masuk maupun keluar) dalam

penyimpanannya dijadikan satu berkas ( file) dengan judul berkas atau

indeks ----� Bimtek Kearsipan

4. Tunjuk Silang (cross reference) adalah suatu formulir yang digunakan untuk

mengetahui lokasi penyimpanan arsip yang saling berkaitan dengan lokasi

33

penyimpanan yang berlainan. Tidak semua penyimpanan arsip selalu

menggunakan tunjuk silang.imbulnya tunjuk silang karena :

a. Jika terdapat surat yang mempunyai lebih dari satu subyek

b.Adanya penggantian nama

c. Adanya lampiran pada surat yang penyimpanannya tidak memungkinkan

dijadikan satu dengan suratnya.

Contoh formulir tunjuk silang

Indeks: Kode : Tgl.

No.

Isi ringkas :

Dari : Kepad :

LIHAT BERKAS :

Indeks : Kode Tgl.

D. Sistem Pemberkasan

Menurut Bennick (1989:1) mengemukkan bahwa system pemberkasan arsip aktif

(filing system) adalah suatu proses kegiatan mendisain, mendokumentasikan dan

mengimplementasikan standar prosedur untuk pengklasifikasian, penyortiran,

penyimpanan informasi yang bertujuan menjamin efektivitas kegiatan

administrasi dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Dari pengertian di atas, maka filing atau pemberkasan arsip adalah suatu proses

kegiatan menyusun arsip secara logis dan sistematis dengan menggunakan system

tertentu yang disesuaikan dengan jenis arsip dan fungsi unit kerja yang mengelola

arsip. Dalam pemberkasan arsip harus mengetahui tugas dan fungsi organisasi

khususnya masing-masing unit kerja. Dari tugas dan fungsi tersebut

mencerminkan kegiatan yang dilaksanakan.

Tujuan pemberkasan arsip menurut Bennick (1989:2) adalah untuk mempermudah

dalam penemuan kembali informasi, jika diperlukan. Arsip yang disimpan pada

prinsipnya harus menggambarkan informasi secara utuh dan lengkap mengenai

fungsi dan kegiatan yang ada pada organisasi. Arsip yang terhimpun secara utuh

dan lengkap membentuk dalam berkas atau file.

34

Dari gambaran di atas tujuan pemberkasan arsip untuk mewujudkan : a. adanya

kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip

b. mengantisipasi adanya dokumen yang hilang

c. mempermudah dalam mengidentifikasi arsip

d. efisiensi dan efektif bagi pelaksana

e. efisiensi dalam penggunaan ruangan dan peralatan

f. adanya standar dalam pemberkasan arsip

Seorang sekretaris atau petugas kearsipan harus mengetahui tahapan / prosedur

kegiatan filing atau pemberkasan arsip yaitu :

1. Pemberkasan arsip sebaiknya dilakukan secara rutin bagi seorang sekretaris

atau petugas kearsipan yaitu pada waktu siang hari sebelum meninggalkan

pekerjaan.

2. Arsip yang sudah selesai diproses sebaiknya segera diberkaskan

3. Membaca keseluruhan arsip untuk menentukan system filing yang tepat

4. Menentukan kode klasifikasi arsip untuk arsip yang disimpan berdasarkan

subyek

5. Menentukan indeks sesuai dengan isi informasi arsip, sehingga berupa suatu

cerminan keseluruhan informasi arsip dalam satu berkas/filr

6. Memberkaskan arsip pada folder

7. Meletakkan folder dan menyusunnya dalam filing cabinet.

Dalam filing atau pemberkasan prinsip dasar yang harus diperhatikan adalah

Kegiatan yang ada pada organisasi khususnya unit kerja dan Jenis Arsip yang

tercipta. Berdasarkan prinsip tersebut maka pemberkasan dibedakan menjadi :

1. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Abjad ( Alphabetical filing System)

Perangkat lunak yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah indeks. Indeks

yang digunakan biasanya indeks nama orang, dan nama Badan serta Wilayah.

Oleh karena itu pemberkasan ini digunakan untuk arsip yang mempunyai sifat

khusus dan ditata berdasarkan urutan abjad dimulai A sampai dengan Z,

seperti untuk menyimpan :

a. Data Pegawai (personal file) yang didalamnya berisi arsip sejarah orang mulai

pertama kali masuk kerja, pelaksanaan kegiatan yang dilakukan sampai

dengan pensiun atau berhenti bekerja, harus disimpan dalam satu file

berdasarkan nama pegawai tersebut dan disusun secara abjad. Dalam

35

pelaksanaannya sering digabungkan dengan system angka yaitu digabung

dengan NIP Pegawai tersebut.

b. Data mahasiswa, yang didalam berkasnya berisi arsip mulai dari mahasiswa

masuk sampai menyelesaikan kuliah. Penataan berkasnya berdasarkan urutan

nama-nama mahasiswa dari A sampai dengan Z. Dan biasanya digabungkan

dengan nomor induk mahasiswa (NIM).

c. Arsip Rekam Medis (medical records) arsip sejarah seorang pasien dari awal

pemeriksaan sampai dengan akhir pemeriksaan, arsip disimpan berdasarkan

nama pasien dari A sampai dengan Z.

d. Arsip klien pada seorang pengacara, yang didalamnya berisi arsip-arsip

mulai klien minta bantuan hukum sampai selesai proses pengadilan.

Penataan arsipnya berdasarkan nama-nama klien mulai dari A sampai

dengan Z.

2. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Angka (Numerical Filing System)

Perangkat lunak yang digunakan untuk pemberkasan ini adalah indeks angka.

Oleh karena itu pemberkasan untuk menyimpan arsip yang mempunyai identitas

berupa angka-angka yaitu untuk rekening Koran, voucher ( tanda bukti

pembayaran) ditata berdasarkan nomor voucher, rekening dan arsip data pegawai

yang ditata berdasarkan NIP dan biasanya digabungkan dengan nama pegawai,

dan ditata berurutan berdasarkan NIP, demikian juga data mahasiswa, yang biasa

digabungkan dengan NIM dan ditata berdasarkan urutan NIM mahasiswa.

A-B A

B

C-D

C

D

E-F

E

F

A-F

36

3. Sistem Pembekasan Berdasarkan Kronologis ( Chronological Filing System)

Sistem pemberkasan ini merupakan pengembangan dari pemberkasan yang

berdasarkan angka yang berurutan/kronologis dari tahun, bulan, dan tanggal.

Arsip yang ditata berdasarkan system ini adalah arsip tentang pengiriman

barang, agenda kepala dinas dan sebagainya.

Contoh : Tahun 2009 ( sekat pertama), bulan Januari (Sekat kedua) dan

tanggal ( sekat ke tiga)

000 1

2

10

11

12

21

20

100

101

000 – 101

37

4. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Wilayah (Geographical Filing System)

Sistem wilayah adalah salah satu system penataan berkas berdasarkan tempat

(lokasi) daerah atau wilayah tertentu. Sistem ini merupakan pengembangan

dari system pemberkasan berdasarkan abjad. Pemberkasan pada system ini

penataannya atas dasar wilayah dan penyusunannya secara hirarki wilayah.

Contoh sekat pertama untuk penulisan Tingkat Provinsi, sekat kedua untuk

Kabupaten/Kota dan jika diperlukan sekat ke tiga untuk tingkat kecamatan

yang disusun secara abjad, dan dapat dikembangkan lebih lanjut misalnya

nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing

wilayah.

Contoh : Provinsi : Kalimantan Barat (sekat pertama)

Kota/Kab : Pontianak (sekat kedua)

Kecamatan : Pontianak Kota (sekat ke tiga)

Nama : Amat ( nama nasabah )

Januari

1 2

4 3

5 6

8

7

9

11 12

10

13

14 15

16 17

18 19 20

38

5. Sistem Pemberkasan Berdasarkan Subyek ( Subject Filing Systems).

Sistem ini paling sulit jika dibandingkan dengan system yang lainnya, karena

dalam pemberkasannya harus mengetahui permasalahan yang ada. Akan tetapi

kenyataannya system ini paling banyak diterapkan untuk pemberkasan arsip

dilingkungan kerja. Perangkat lunak yang digunakan selain indeks masalah,

juga kode klasifikasi. Biasanya arsip yang digunakan untuk pemberkasan ini

adalah arsip hasil korespondensi. Seperti surat permintaan peserta diklat,

undangan pembukaan diklat, permintaan tenaga pengajar dan sebagainya.

Oleh karena itu menggunakan kode klasifikasi sebagai sarana

penyimpanannya, maka penyimpanannya dikelompokan berdasarkan

subyeknya.

400 ( Kesejahteraan Sosial )----� sekat pertama

411 (Pembangunan Desa/Pembangunan Masyarakat Desa ----� sekat kedua

411.2 Lembaga sosial ---� sekat ketiga

KALIMANTAN

BARAT

Kalimantan

Barat

Kalimantan

Barat

PTK

KEC.PTK SELATAN

KEL.KOTA BARU

KAB.KKR

KEC.RASAU JAYA

KAB.PTK

KALIMANTAN

BARAT

KEC. SEI KUNYIT

39

E. Penemuan Kembali Arsip (Retrieval)

Penemuan kembali arsip dilakukan biasanya adanya permintaan. Permintaan biasa

dilakukan melalui telepon, langsung di tempat penyimpanan atau melalui memo,

jika ada permintaan arsip agar mempermudah untuk pengendalian, maka harus

dicatat pada lembat peminjaman. Jumlah lembar peminjaman sebagiknya tiga

lembar, lembar pertama disimpan oleh pelaksana berdasarkan tanggal

pengembalian arsip, satu lembar (lembar kedua) diberikan kepada peminjam dan

lembar ketiga disimpan difolder. Adapun tahapan dalam penemuan kembali, tidak

melalui sarana apapun antara lain nomor surat, buku agenda, akan tetapi langsung

ke berkasnya, yang diuraikan berikut ini.

a. mengetahui informasi / subyek arsip yang diminta

b. menentukan klasifikasi arsip sesuai permintaan

c. menetapkan indeksnya

d mengambil arsip dari file/berkas jika yang diminta sebagian saja

e. mengambil satu file, jika arsip yang diminta semua yang ada dalam file dan

menggantikannya dengan folder pengganti

f. Mencatat arsip yang dipinjam pada lembar peminjaman arsip rangkap tiga yaitu

lembar pertama setelah ditandatangani peminjam disimpan pelaksana pada

811 LAMARAN 810

PENGADAAN

811.1 TESTING

811.3 panggilan

820. Mutasi

822.Kenaikan GB

823.Kenaikan PGKT

824.5 Lolos Butuh

830.Kedudukan

800

KEPEGAWAIAN

40

kotak pengendalian berdasarkan tanggal pengembalian, lembar kedua

diberikan kepada peminjam dan lembar ketiga disimpan dalam folder.

g. Menyampaikan arsip yang dipinjam beserta lembar peminjaman kedua kepada

peminjam.

Contoh Kartu Peminjaman Arsip

Subjek/Kode : Tanggal Kembali :

Indeks / Titel : Tanggal Arsip :

Nama Peminjam : Tanggal Peminjaman:

Tanda Tangan : Nama / Unit Kerja :

Out Indikator yang berfungsi sebagai pengganti arsip yang dipinjam

No. Series arsip Tgl. Peminjaman Tgl. Kembali Keterangan

Keluar

41

BAB IV

PENUTUP

A. RANGKUMAN

Surat adalah pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang digunakan

sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan kepada

pihak lain dengan demikin surat-surat yang diciptakan organisasi dalam rangka

pelaksanaan operasional manajemen harus diatur dengan sistem pengurusan surat

yang baik, mencakup kegiatan penerimaan, pengiriman, pengarahan,

pendistribusian surat ke unit-unit kerja.

Asas sentralisasi pengurusan surat adalah kegiatan pengendalian surat

masuk dan keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat oleh satu unit kerja. Asas

ini cocok digunakan untuk organisasi yang volume suratnya kecil dan atau unit-

unit kerja berada dalam satu atap.

Asas desentralisasi adalah kegiatan pengendalian surat masuk dan surat

keluar sepenuhnya di lakukan oleh masing-masing unit kerja. Asas ini cocok

digunakan untuk organisasi yang volume suratnya besar dan/ atau unit-unit kerja

yang terpencar ( tidak satu atap )

Prosedur pengurusan surat masuk dilakukan sebagai berikut : Penerimaan,

penggolongan, pengarahan dan pengendian sedangkan prosedur pengurusan surat

keluar : penyiapan konsep, pengetikan, pemberian nomor, tanda tangan,

penggolongan, pengendalian dan pengiriman.

Sarana pengurusan surat adalah Kode Klasifikasi, Kartu Kendali Surat

Masuk/Keluar, Daftar Pengendali surat masuk/keluar, Lembar Pengantar surat

biasa dan tertutup, lembar pengantar ekspedisi lepas, lembar Kartu Tunjuk, serta

lembar pengantar naskah / lembar disposisi

Pemberkasan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam

suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk

digunakan secara aman dan ekonomis. Langkah-langkah pemberkasan adalah

memisah-misahkan, meneliti disposisi, memadukan, mengklasifikasi, mengindeks,

mempersiapkan tunjuk silang, menyusun arsip dan menyimpan

Sarana pemberkaan ada perangkat lunak dan perangkat keras, perangkat

lunak : kode, klasifikasi, indeks, tunjuk silang, sedangkan perangkat keras adalah

filing cabinet, map / folder, map gantung dan guide.

42

Sistem utnuk menata arsip aktif dapat menggunakan beberapa sistem

yaitu sistem abjad/ alphabetical filing system, sistem masalah/perihal/subject

filing system, sistem nomor/numerical filing system, sistem tanggal/urutan

waktu/chronological filing system dan sistem wilayah/daerah /regional/

geographical filing system.

B. LATIHAN

1. Jelaskan tujuan dari pengurusan surat

2. Sebutkan pengorganisasian pengurusan surat

3. Coba saudara jelaskan langkah-langkah pemberkasan.

4. Jelaskan sarana pengurusan surat yang saudara ketahui

5. Apa perbedaan arsip aktif dan inktaf

6. Coba saudara sebutkan perangkat lunak dan perangkat keras pentaan arsip aktif.

7. Apa guna indeks dalam pemberkasan arsip aktif

8. Apa yang dimaksud dengan klasifikasi

9. Salah satu perangkat keras pemberkasan arsip adalah guide, coba saudara

jelaskan apa kegunaan dari guide

10. Apa definisi arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009

43

DAFTAR PUSTAKA

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

2. Peraturan Pemerin tah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

3. Peraturan Gubernur Nomor 453 Tahun 2005 tentang Tata Kearsipan Pemerintah

Provinsi Kalimantan Barat

4. ANRI, Modul Manajemen Arsip Dinamis, 2005

5. Sudarmayanti, Manajemen Kearsipan Modern, Mandar Maju, Bandung 2003

44

Di dalam organisasi / instansi arsip tercipta berdasarkan daur hidupnya yaitu:

Penciptaan, Pengurusan dan pengendalian, referensi, penyusutan, pemusnahan,

penyimpanan dan penyerahan. Tahap penciptaan arsip merupakan tahap awal dari

proses kehidupan arsip yang bentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan

sebagainya. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu dimana surat masuk dan

surat keluar tersebut di arahkan atau dikendalikasn guna pemrosesan lebih lanjut.

Tahap referensi surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan adminstrasi

sehari-hari. Setelah itu surat di klasifikasikan dan di indeks kemudian di himpun

berdasarkan system tertentu. Untuk tahap penyusutan adalah kegiatan

pengurangan arsip, sedangkan pemusnahan adalah arsip yang tidak mempunyai

nilai guna lagi dan dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga Negara atau Swasta.

Tahap penyimpanan di unit kearsipan adalah arsip yang sudah menurun

nilaigunanya (arsip Inaktif) dan untuk tahap terakhir adalah tahap penyerahan ke

ANRI, ke Badan Kearsipan Provinsi/Kabupaten dan Kota. Pengurusan surat

merupakan daur hidup tahap yang kedua yaitu tahap pengurusan dan pengendalian

surat masuk dan surat.

KEBIJAKAN

Disusun Oleh :

Dr. M. TAJUDIN NUR, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii


A. Latar Belakang……………………………………………………………. 1


C. Kompetensi yang Diharapkan ……………..…….……………………… 1

D. Indikator…….……………………………………………………………. 2

E. Pokok Bahasan……………………………………………………………. 2

BAB II PENDATAAN ARSIP……………………...……...……………………… 3

A. Pengertian…………………………………………………………………. 3

B. Penyususnan Rencana Penataan Arsip...………………………………... 6

C. Proposal Penataan Arsip…………………..……………………….…….. 8

BAB III PENATAAN ARSIP INAKTIF……………….………………………… 10

A. Pengertian Arsip, Arsip Inaktif dan Penataan Arsip…..……………….. 10

B. Tujuannya………………………………………..………………………… 10

C. Langkah-langkah Penataan Arsip Aktif…...……………………………. 10

BAB IV PENUTUP………………………………………………………...………. 21

A. Rangkuman……………………………………………………………….... 21

B. Latihan……………………………………………………………………... 21

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 22

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Hubungan arsip dengan administrasi pada hakekatnya merupakan dua sisi

sebuah mata uang yang sulit dipisahkan meskipun tampak adanya garis pemisah

yang jelas. Arsip sebagai bagian dari suatu proses administrasi hanya ada apabila

organisasi itu berjalan sesuai dengan tugas dan fungsi organisasi. Kita yakin tidak

mungkin ada organisasi bila tiada kegiatan administrasi yang bermuara pada

keberadaan arsip karena keberadaan arsip di satu instansi / organisasi bukanlah hal

yang diciptakan secara khusus, tetapi lahir secara otomatis sebagai bukti berjalannya

suatu fungsi instansi/organisasi tersebut dan merupakan informasi yang terekam

dalam berbagai media seperti kertas, film, foto,slide, gambar, foster, kaset, dan

sebagainya. Selain itu arsip bukanlah hasil samping dari kegiatan administrasi,

melainkan endapan rekaman informasi pelaksanaan kegiatan administrasi itu sendiri.

Untuk itu arsip harus dikelola sesuai dengan aturan yang ada, dengan tujuan bila

diperlukan mudah di temukan dengan cepat dan tepat serta terselamatkannya arsip-

arsip yang memiliki nilai guna permanen atau sebagai bahan pertanggungjawaban

nasional dan warisan budaya bangsa


Modul ini memaparkan tentang proses pengelolaan arsif inaktif yang meliputi

pendataan, langkah-langkah pendataan, penyusunan rencana penataan, membuat

proposal, langkah-langkah penataan dan penyusunan daftar arsip serta penyimpanan

arsip pada bok dan rak arsip

C. Kompetensi yang diharapkan

Setelah mengikuti dan menyelesaikan mata diklat ini diharapkan peserta diklat

memiliki kemampuan dalam membuat perencanaan serta keterampilan dalam

mengelola arsip inaktif.

2

D. Indikator

Indikator-indikator hasil belajar adalah :

1. Peserta mampu memahami pengetian pendataan, langkah-langkah pendataan.

2. Peserta mampu menyusun rencanaan penataan

3. Peserta mampu mampu pengertian penataan, langkah-langkah penataan.

4. Peserta mampu melaksanakan pengelolaan arsip inaktif

5. Peserta mampu membuat daftar arsip dan menata arsip pada bok arsip serta pada

rak arsip atau pada sarana penyimpanan arsip

E. Pokok Bahasan

1. Pendataan

2. Penataan Arsip Inaktif

3

BAB II

PENDATAAN ARSIP

A. Pengertian

Pendataan arsip merupakan suatu proses kegiatan untuk mengumpulkan,

mengidentifikasi dan mengolah keseluruhan data dan informasi tentang arsip-arsip

yang tercipta pada unit-unit organisasi. Proses pendataan pada dasarnya adalah upaya

menginventarisasi mengenai jumlah, kurun waktu, subtansi informasi kondisi arsip

serta hal lain yang diperlukan sebagai dasar perencanaan pengelolaannya. Arsip aktif

adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus sedang

arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Fungsi pendataan arsip untuk mengetahui data tentang arsip yang dimiliki oleh

suatu organisasi. Diharapkan dengan adanya pendataan arsip akan dapat dipahami

dan disusun suatu perencanaan penataan/pembenahan arsipLangkah-langkah

Pendataan

Pendataan arsip pada dasarnya merupakan proses kegiatan untuk mengumpulkan

data-data yang perpedoman pada kaidah-kaidah metode penelitian. Setiap tahapan

dalam penelitian sebenarnya dapat diterapkan dalam kegiatan pendataan. Akan tetapi

karena arsip memiliki kekhasan bentuk, focus perhatian yang perlu dipertimbagkan

dalam kegiatan pendataan arsip adalah substansi didalam mengumpulkan data.

Kegiatan pengumpulan data ini dibutuhkan suatu teknik pengumpulan data dalam

bentuk daftar pertanyaan atau formulir. Daftar atau formulir ini menjadi sangat

penting karena akan mempengaruhi data apa saja yang akan dikumpulkan. Kesalahan

dan kekurangan informasi dalam daftar pertanyaan atau formulir akan mengakibatkan

arsip-arsip tidak akan teridentifikasi secara menyeluruh sesuai dengan yang

dibutuhkan.

1. Pendataan Struktur dan Fungsi Organisasi

Pelaksanaan fungsi-fungsi instansi/organisasi tercermin dalam arsip-arsip yang

terbagi dan tertata di unit-unit kerja. Oleh karena itu untuk mengetahui

keberadaan arsip perlu dilakukan pendataan unit-unit kerja dan fungsi unit

4

organisasi yang tercermin dalam struktur organisasi. Memahami struktur

organisasi perlu dilakukan, selain untuk mendata unit-unit kerja dan fungsi unit

organisasi dalam struktur organisasi yang masih berlaku, juga untuk mengetahui

perkembangan organisasi

2. Pendataan Arsip

Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi mengenai :

a. Kondisi fisik arsip yaitu berkaitan dengan keadaan fisik arsipnya seperti

robek, rusak, rapuh, buram, dan sebagainya

b. Kondisi tempat penyimpanan,misalnya:suhu,cahaya,kelembaban,ventilasi, dll

c. Media rekan arsip, misalnya kertas, kaset, video, film, optical disc dan lain-lain

d. Jumlah arsip yang ada di unit kerja berapa meter linier (1 meter linier = 100

cm linier)

e. Kurun waktu adalah waktu dari arsip yang tertua sampai termuda di tempat

pendataan

f. Sistem penataan adalah tata cara penyimpanan arsip pada waktu aktifnya

seperti system penataan berdasarkan abjad, subyek,nomor, tanggal, geografi

dan lain-lain

g. Alat temu balik (access) adalah suatu sarana yang digunakan untuk penemuan

kembali arsip yang dapat berupa buku agenda,daftar pertelaan,inventarisasi

dan lain-lain.

h. Asal arsip adalah unit kerja pencipta arsip

i. Lokasi arsip adalah tempat penyimpanan arsip

j. Unit kerja adalah tempat dilakukannya pendataan arsip, misalnya Tata usaha,

Kepegawaian, Keuangan

5

Contoh :

Formulir Pendataan Arsip

Nama Instansi : Dinas Pendidikan Nasional Kota Pontianak

Alamat :

Unit Kerja : Tata Usaha

Lokasi Arsip : di Gudang Arsip

Asal Arsip : Bagian Umum

Kondisi Ruangan : Baik

Kondisi Arsip : Baik

Media Rekam : Kertas

Jumlah : 20 Meter linier (2.000 cm linier)

Kurun Waktu : 1999 – 2008

Sistem Penataan : Sistem Subyek

Alat Temu Balik : Agenda

Pelaksana Survei : Rudi

Tanggal : 22 April 2009

3. Penyusunan Daftar Ikhtisar Arsip

Kegiatan pendaftaran arsip berupa pendataan melalui suatu survey terhadap arsip-

arsip yang berada di unit-unit kerja dan unit kearsipan merupakan langkah awal

dari proses kegiatan penyusutan. Dari hasil survey pendataan berkas arsip ini

dibuat Daftar Ikhtisar Arsip. Daftar Ikhtisar ini merupakan kompilasi dari seluruh

data berkas arsip dari seluruh unit kerja yang terkumpul sebagai hasil pendataan.

Dalam daftar ikhtisar arsip berisi beberapa informasi yaitu :

a. Nama Instansi

b. Alamat Instansi

c. Nomor Urut

d. Asal arsip

e. Kurun waktu

6

f. Jumlah

g. Media rekam

h. Sistem pendataan

i. Lokasi

j. Keterangan

Daftar ikhtisar arsip ini digunakan sebagai dasar untuk menyusun perencanaan

pembenahan arsip. Ketepatan data sangat menentukan dalam menghitung

kebutuhan pembenahan arsip.

DAFTAR IKHTISAR ARSIP

Nama Instansi : Dinas Pendidikan Nasional Kota Pontianak

Alamat : -

No Asal Arsip Kurun Waktu Jumlah Media

Rekam

Sistem

Penataan

1.

2

3

4.

Bagian tata Usaha

Bidang Pendidikan SD

Bidang Pendidikan

SLTP/SMU

Bidang Pendidikan

Kejuruan

1989 -2001

1990-2006

1998-2007

1999-2008

20 ml

10 ml

25 ml

15 ml

Kertas

Kertas

Kertas

Kertas

Subyek

Subyek

Subyek

Subyek

B. Penyusunan Rencana Penataan Arsip

Akhir kegiatan pendataan arsip adalah penyusunan rencana penataan arsip.

Berdasarkan Daftar Ikhtisar Arsip dapat dilakukan pembuatan perkiraan kebutuhan-

kebutuhan apa yang diperlukan untuk penatan arsip. Kebutuhan-kebutuhan ini terdiri

dari: peralatan dan perlengkapan, biaya, tenaga dan waktu penataannya.

1. Peralatan dan Perlengkapan

a. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penataan arsip antara lain

ATK terdiri dari kertas HVS, ballpoint, spidol, cutter, staples, klip (jepit

kertas), pensil, penghapus pensil, white board (jika perlu).

7

b. Rak Arsip

c. Bok Arsip

d. Folder

e. Label Bok

f. Kartu deskripsi

g. Masker, tali rafia dan sebagainya.

Jumlah kebutuhan peralatan dan perlengkapan penataan arsip yang diperlukan,

ditentukan berdasarkan jumlah seluruh arsip yang terdata.

Contoh:

Jumlah arsip hasil pendataan adalah 300 meter linier, setelah dikurangi duplikasi

dan non arsip lebih kurang 25 % dari jumlah seluruh arsip tersebut adalah 240

meter linier, maka jumlah arsip yang akan ditata.

a. Kebutuhan folder

JF (jumlah folder ) = JA (jumlah arsip) x 100 ( 100 cm linier)

TA (tebal Arsip)

= 240 x 100 = 24.000 = 8.000 folder

3 3

b. Kebutuhan Bok Arsip

Jika diperlukan bok arsip dengan ukuran lebar 20 cm, maka :

JB (jumlah bok) = JA (Jumlah Arsip x 100

LB (lebar Arsip)

= 240 x 100 = 24.000 = 1.200 bok

20 20

c. Kebutuhan Rak Arsip

Jika diperlukan rak arsip dengan ukuran panjang 3 meter dan terdiri dari 5

trap/shelf. Setiap shelf berisi 5 bok arsip ukuran lebar 20 cm, maka :

JR (Jumlah Arsip) = JA (Jumlah Arsip)

PR (Panjang Rak x JS (Jumlah Shelf)

= 240 = 16 rak arsip

3 x 5

Jika rak arsip terdiri dari 2 muka, maka jumlah rak yang dibutuhkan adalah 16

: 2 = 8 rak arsip

8

2. Tenaga dan Waktu

Kebutuhan tenaga dan waktu dapat ditentukan dari perkiraan tentang beban kerja

seseorang dalam melakukan penataan arsip. Kecepatan dalam melakukan

pembenahan arsip tergantung pada beberapa factor, diantaranya kemampuan

SDM dan kompleksitas arsip yang dibenahi. Semakin terampil seseorang

mengerjakan arsip maka memiliki produktivitas semakin besar dan waktu

penyelesaiannya relatif lebih cepat. Semakin komplek arsip yang dibenahi maka

membutuhkan waktu yang semakin lama. Misalnya : satu orang dalam satu hari (8

Jam) mampu mengerjakan 1 meter linier (m l) maka apabila arsip tersebut

dikerjakan satu orang akan memerlukan waktu :

W (Waktu) = JA (jumlah arsip)/1 x 1 hari

= 240 /1 x 1 hari = 240 hari

Dengan demikian bila ingin mempercepat waktu sesuai yang dikehendaki

perlu menambah jumlah orang.

3. Biaya

Biaya diperhitungkan dari jumlah peralatan dan perlengkapan serta biaya

gaji/upah, termasuk juga biaya untuk penataan dan penyusutan disesuaikan

dengan standar dari instansi masing-masing.

C. Proposal Penataan Arsip

Proposal penataan arsip dibuat sebagai tindak lanjut penghitungan perkiraan

kebutuhan yang diperlukan dalam penataan arsip. Proposal diperlukan sebagai dasar

pelaksanaan kegiatan pembenahan arsip

Sistematika proposal penataan arsip dapat berisi sebagai berikut :

1. Latar Belakang

a. Berisikan penjelasan tentang pentingnya arsip

b. Ketentuan dalam peraturan perundang-undangan kearsipan

c. Kebijakan pemerintah dalam menangani masalah kearsipan

d. Hal-hal lain yang menyebabkan perlunya penanganan arsip pada suatu

Instansi

9

2. Tujuan Kegiatan

a. Untuk menertibkan/menata arsip yang tidak teratur agar mudah dalam

penemuan kembali

b. Untuk memudahkan dalam penyusutan arsip

3. Hasil Kegiatan

Hasil-hasil yang akan didapatkan dengan dilaksanakannya kegiatan penataan

antara lain :

a. Tertatanya arsip di instansi dengan baik sebanyak ….. dst

b. Terdapatnya daftar pertelaan arsip (DPA) instansi

c. Tersedianya sarana dan prasarana untuk mendukung kegiatan penataan arsip

4. Kegiatan

Kegiatan yang diuraikan adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan yaitu

identifikasi arsip, rekonstruksi arsip, pendekripsian arsip, penomoran definitif dan

penataan fisik arsip sampai penyusunan Daftar Arsip .

5. Pelaksanaan Kegiatan

Menyebutkan susunan tim Pelaksana

6. Jadwal kegiatan

Berisi tentang tahapan kegiatan dan waktu pelaksanaannya

7. Biaya

Berisi uraian tentang biaya keseluruhan dari proses kegiatan baik tenaga, perlatan

dan perlengkapan yang diperlukan

8. Lampiran

Berisi tentang lampiran-lampiran yang mendukung kegiatan penataan

(kalau ada)

10

BAB III

PENATAAN ARSIP INAKTIF

A. Pengertian Arsip, Arsip Inaktif dan Penataan Arsip

Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah

rekaman semua kegiatan naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga

Negara, Badan-Badan Pemerintah/Swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak

apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan

kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan,

Arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk

penyelenggaraan administrasi sudah menurun, berkisar kurang dari 5 kali dalam

setahun.

Penataan adalah : adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk

kepentingan temu balik arsip.

B. Tujuannya :

Untuk menyatukan informasi, mengamankan informasi dan fisik arsip serta

memudahkan penemuan kembali dan pelaksanaan penilaian arsip.

C. Langkah-Langkah Penataan Arsip Inaktif

1. Persiapan

Mempersiapkan peralatan dan sarana yang akan digunakan dalam rangka

kegiatan penataan : Seperti Sapu bulu ayam, pembuka hacter, isi hacter, hacter,

spidol, isolasi bening, kertas kebat, kartu deskripsi atau pisis, label bok, bok arsip,

blanko Daftar Arsip (DA), alat tulis, kertas.

2. Identifikasi

Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan sistem penataannya.

Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi organisasi.

Fungsi-Fungsi dan kegiatan unit-unit kerja tercermin dalam struktur organisasi dan

tata laksana suatu lembaga atau institusi. Hal ini dapat dipahami bahwa setiap

lembaga atau institusi pasti memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan itu dicapai

11

melalui penjabaran tugas dan fungsi yang jelas dan dibagi habis ke dalam unit-unit

kerja yang ada dalam suatu organisasi.

Arsip sebagai rekaman informasi merupakan cermin dari tugas dan fungsi

organisasi yang bersangkutan. Arsip tercipta karena pelaksanaan tugas dan fungsi

organisasi, maka setiap kegiatan organisasi dalam rangka pelaksanaan tugas dan

fungsinya akan tercermin dalam arsip yang dihasilkannya. Oleh karena itu

pemahaman dan keberhasilan penataan arsip sangat tergantung kepada kemampuan

memahami dan mendalami organisasi dan tata laksananya. Penataan arsip dapat

dilakukan apabila dapat memahami fungsi dan kegunaan arsip dalam kaitannya

dengan fungsi dan kegiatan organisasi. Selain itu sejarah perkembangan organisasi

perlu juga dipahami karena setiap perubahan system administrasi dan manajemen

suatu organisasi dan ini akan mempermudah penerapan asal usul (prinsip

provenance) dalam penataan arsip. Terakhir yang perlu juga dipahami adalah

seluruh system penataan arsip yang pernah digunakan, karena penataan arsip

senantiasa harus dilakukan sesuai dengan system-sistem yang pernah ada sesuai

dengan tahun arsip itu tercipta. Hal ini perlu dilaksanakan karena adanya tuntutan

prinsip original order (aturan asli)

3. Rekonstruksi

Kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan penataan

aslinya. Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip dalam

setiap file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu

dengan series arsip yang lain dalam grup arsip. Secara umum hirarkhi

pengelompokan arsip terdiri dari grup, series, file dan lembaran. Series terdiri dari

file-file dan file terdiri dari lembaran-lembaran

a. Group arsip adalah keseluruhan arsip yang dikelola oleh suatu

organisasi/individu pencipta arsip (creating agency) yang dihasilkan karena

pelaksanaan tugas dan fungsinya.

b. Series arsip adalah kelompok arsip yang diatur sebagai suatu kesatuan unit

informasi karena kesamaan aktivitas, kesamaan urusan dan kesamaan bentuk

12

redaksi atau kerena adanya hubungan satu sama lain saat arsip diciptakan atau

diterima.

c. File adalah kelompok arsip yang diatur sebagai satu kesatuan informasi untuk

aktivitas organisasi sehari-hari dan pada umumnya merupakan untuk

pembentukan series arsip

d. Lembaran adalah unit arsip terkecil yang secara intelektual tidak dapat dibagi.

Misalnya: surat, nota dinas.

Kegiatan rekonstruksi untuk penataan arsip terutama untuk memperoleh series-

series arsip yang lengkap. Adapun langkah-langkahnya :

a. Pemilahan untuk memisahkan arsip dan non arsip. Yang dimaksud non arsip

antara lain berupa map, blanko kosong, duplikat arsip termasuk membersihkan

berkas arsip dari penjepit besi dan lainnya yang dapat merusak arsip dan

menggantinya dengan bahan-bahan yang tidak merusak arsip.

b. Pengelompokan arsip berdasarkan azas provenance. Arsip dikelompokan

berdasarkan perubahan struktur dan fungsi organisasi. Di samping itu arsip yang

bukan milik organisasi bersangkutan dipisahkan.

c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan system filing atau system

pemberkasan yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original order).

d. Penyusnan file-file kedalam series arsip dilaksanakan secara sistematis

4. Pendeskripsian Arsip

a. Unsur-Unsur Deskripsi

Pendeskripsian arsip merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series

arsip. Kegiatan perekaman informasi arsip minimal memuat 6 unsur yaitu:

b. Informasi Series

c. Kurun Waktu / Tahun penciptaan arsip

d. Bentuk redaksi

e. Tingkat keaslian

f. Kondisi arsip, jumlah arsip.

13

Informasi series arsip atau isi berkas : isi ringkas yang terkandung dalam

series arsip. Unsur ini harus dituangkan dalam uraian yang jelas dan dapat

menggambarkan informasi arsip secara lengkap dan singkat. Contoh:

a. Kumpulan surat tugas

b. Kumpulan surat cuti tahunan.

c. Pembinaan Pegawai

d. Kesejahteraan

e. Pensiun

Setelah isi informasi perlu dituangkan kurun waktu arsip tersebut diciptakan.

Kurun waktu dapat dalam bentuk waktu seperti tahun, bulan dan tanggal.

Kurun Waktu : tahun arsip tersebut diciptakan, dapat dalam bentuk tanggal,

bulan dan tahun . Contoh : 2001-2006, 21 April 2007, 1975, 1980-1988.

Bentuk redaksi adalah berkaitan dengan bentuk atau format informasi dan

fisik arsip bersangkutan. Contoh: Laporan, Surat-surat, Risalah rapat, dll.

Tingkat Keaslian berkaitan dengan otentisitas (dari organisasi yang

berwewenang) keabsahan (sah secara hukum, ke aslian (data /informasi

terpecaya suatu arsip yang bersangkutan. Contoh: asli, salinan, tembusan,

copi. Kondisi arsip berkaitan dengan karakteristik fisik maupun kondisi arsip,

diperlukan untuk memberitahukan keadaan arsip. Contoh: kertas rapuh,

berlubang, arsip rusak, arsip sobek dan sebagainya.

Jumlah arsip yaitu menjelaskan jumlah arsip yang dideskripsikan. Contoh : 1

bungkus, 1 folder, 2 bungkus

f. Format Deskripsi Arsip

Mendeskripsikan arsip dapat dilakukan dengan kartu atau daftar.

g. Kartu Deskripsi

Pendeskripsian arsip dapat dituangkan dalam kartu deskripsi. Kartu ini dapat

dibuat dari kertas HVS folio dilipat dan dipotong menjadi 4 kartu deskripsi.

Penuangan deskripsi arsip dalam kartu deskripsi disamping memperhatikan

unsur-unsur deskripsi sebagimana yang disebutkan diatas perlu ditambahkan

lagi keterangan tentang kode pembuat deskripsi dan unit kerja asal arsip. Hal

14

ini diperlukan karena kegiatan deskripsi diperlukan dengan pertimbangan

karena kegiatan deskripsi dilakukan untuk penataan yang volume arsipnya

relative banyak dan dikerjakan lebih dari dua orang. Deskripsi arsip dalam

bentuk kartu memudahkan pengecekan kesalahan atau ketidakjelasan

penuangan unsur-unsur deskripsi yang dilakukan oleh orang per orang atau

setiap petugas arsip.

Contoh pendeskripsian arsip kertas

Kode Klasifikasi :822 * 1/D/2009 **

Unit Kerja : Kepegawaian ***

Isi berkas : Kumpulan SK Kenaikan Gaji Berkala Pegawai Lurah ****

Akcaya. Tahun 2000 *****

Tembusan ******

Baik ******* 2 folder/bungkus********

Keterangan :

* Kode Klasifikasi

** Kode yang melakukan pendeskripsian (Sri) dan nomor pendeskrisian

*** Unit Kerja

**** Isi berkas

***** Kurun Waktu arsip

***** *Tingkat Keaslian

****** *Kondisi Arsip

******* *Jumlah Arsip

15

Contoh Pendeskripsian Arsip Bentuk Khusus

Kode Klasifikasi :893.5 1/A/2009

Unit Kerja : Kepegawaian

Isi berkas : Film Pembukaan Diklat Manajemen Keuangan

7 April 2009

Ukuran 35 mm, 12 feet, 15 menit

Kondisi /Ket :

Baik Released

1 reel

Daftar Deskripsi

Pendeskripsian arsip dapat dituangkan pula dalam bentuk daftar yang berisi

kolom-kolom keterangan yang memuat unsur-unsur deskripsi. Contoh

pendeksripsian dalam bentuk daftar.

DAFTAR ARSIP

No. Series Arsip Kurun

Waktu

Jumlah Tingkat

Keaslian

Ket.

1.

2.

Kumpulan surat cuti

tahunan pegawai Lurah

Kota Baru

Kumpulan SK Kenaikan

Gaji Berkala pegawai

Lurah Kota Baru

2000-2008

2000-2007

2 bks

1 bks

tembusan

tembusan

baik

baik

16

Selain bentuk di atas ada juga bentuk lain, di mana bentuk deskripsinya langsung

sampai ke penilaian. Kolom penilaian ini bertujuan untuk melakukan penilaian arsip

berdasarkan Jadwal retensi Arsip, dimana yang melakukan penilaian adalah para

arsiparis.

Unit Kerja : Umum

Hasil yang melaksanakan Nomor Difinitif

Kode : 005 01/R/2009 Bok:1 /Bks : 1

Isi Berkas : Kumpulan Undangan

Januari s/d Desember 2006

Unit Kerja : Bagian Umum Sekda Prov.kalbar

Bulan/Tahun : Januari s/d Desember 2006

Media : Kertas

Kelengkapan: -

Tingkat Perkembangan

Asli / Tembusan / Foto copy / pertinggal

Penilaian

Masalah :

Nilai Guna :

Aktif : Tahun

In Aktif : Tahun

Jlh.Retensi : Tahun

Retensi : M/DK/P

Tahun :

Korektor : Ani

17

5. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip.

Setelah seluruh arsip dilakukan pendeskripsian pada kartu deskripsi, selanjutnya

dilakukan penomoran definitif dan penataan fisik arsip. Kegiatan ini meliputi :

penentuan skema arsip, pengelompokan dan penomoran kartu deskripsi serta

penomoran definitif dan penataan fisik arsip.

a. Penentuan Skema Arsip

Skema arsip mmerupakan susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan

subyek/fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip instansi bagi yang telah

memiliki system penataan arsipnya.

Contoh : - 800 ( Kepegawaian),900 (Keuangan ), 000 ( Umum ) dll

b. Pengelompokan dan Penomoran Definitif Kartu Deskripsi

Pengelompokan kartu deskripsi dilakukan berdasarkan skema arsip yang telah

ditentukan sebelumnya. Series-series arsip yang telah dituangkan pada kartu

deskripsi dilakukan pemeriksaan ulang. Apakah series arsip tersebut

merupakan series tersendiri atau merupakan sub series sebagai bagian dari

series arsip yang lain. Apabila merupakan sub series dari series arsip lain

maka perluk dilakukan pengelompokan pada series tersebut

Setelah pemeriksaan series pada kartu deskripsi telah dilakukan secara

keseluruhan sehingga series telah menjadi kesatuan series arsip tersendiri

maka kemudian dilakukan penomoran definitif pada kartu deskripsi seluruh

series arsip tersebut. Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai sususnan

pada skema arsip dari nomor 1,2,3 dan seterusnya sehingga seluruh series

arsip selesai.

c. Penomoran Definitif dan Penataan Fisik Arsip

Kegiatan ini dilakukan berdasarkan pada susunan kartu deskripsi yang telah

dilakukan penomoran definitifnya. Apabila terjadi penggabungan kartu

deskripsi dalam satu nomor definitif maka perlu dilakukan penggabungan

fisik arsip sesuai kesatuan series arsipnya. Langkah ini dilanjutkan dengan

penomoran definitive pada sampul/pembungkus arsip sesuai nomor urut series

arsip pada nomor kartu deskripsi.

18

d. Memasukkan arsip dalam bok dan Penulisan Label Bok

Setelah diberi nomor pada sampul/pembungus maka arsip dimasukkan dalam

bok dengan posisi baring dan diurut mulai nomor 1 s.d nomor selanjutnya,

sampai bok penuh atau isinya maksimal 18 cm. Bok sudah penuh maka

tulislah label bok yang memuat : Nomor Bok, Isi bok, unit kerja, tahun. Label

bok berukuran : 15 Cm x 10 Cm. Catatan Isi Bok tidak boleh ditulis masalah

berkasnya,Contoh : berkas kepegawaian an. Amat / Nip. 5200001001. Tetapi

cukup nomor bungkus saja, maksudnya adalah untuk keamanan arsip.

Cara Mengisi label Bok :

d. Bok : di isi nomor bok yang dikerjakan

e. Isi Bok : nomor berkas/sampul arsip yang dimasukkan dalam bok

f. Unit Kerja : Arsip unit mana yang dimasukkan dalam bok

g. Tahun : tahun penciptaan arsip

Contoh : label bok

Bok : 1

Isi Bok :

1 s.d 10

Unit Kerja : Kepegawaian

Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Barat

Tahun : 2002

Selesai penulisan label bok maka arsip disusun secara berurutan sesuai dengan

nomor bok sampai penuh dan pindah ke rak lain. Setelah disusun dalam rak

maka deskripsi arsip yang sudah diberi nomor bungkus dan nomor bok,

pekerjaan terakhir adalah pembuatan daftar arsip.

19

6. Penyusunan Daftar Arsip

Daftar Arsip adalah daftar yang berisi uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil

pendeskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Daftar ini dapat

digunakan untuk melakukan penilaian arsip baik untuk menentukan nilaiguna

arsip, retensi arsip dan kegiatan penyusutannya, tetapi apabila arsipnya sudah di

nilai pada kartu deskripsi maka daftar yang di buat daftar arsip usul musnah,

daftar arsip di nilai kembali dan daftar arsip statis atau permanen. Daftar Arsip

terdiri dari kolom-kolom yang berisi keterangan-keterangan meliputi nomor,

series/uraian arsip, kurun waktu, jumlah dan keterangan.

Contoh :

DAFTAR ARSIP

Nama Instansi : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Pontianak

Alamat : Jln. Alianyang No.

Telpon :

Nomor

Bok Bks

SERIES/URAIAN ARSIP

TAHUN

JUMLAH

KET.

1

1

2

3

Peringatan hari Kemerde-

kaan RI ke 63

Pengadaan Alat Tulis Kantor

Kumpulan Surat Tugas

2008

2008

2008

1 bks

1 bks

1 bks

Baik

Baik

Baik

7. Penataan Arsip Dalam Rak Arsip Atau Roll O”pack

Arsip yang sudah tertata dalam bok arsip dan di buatkan daftar arsip maka di

simpan atau di tata pada tempat penyimpanan arsip baik di rak arsip, lemari arsip

20

atau rool opck. Penataannya mulai dari boks nomor bok pertama dari sebelah kiri

ke kanan dan seterusnya.

RAK ARS IP

PENATAAN

ARSIP

21

BAB IV

PENUTUP

A. Rangkuman

Penataan arsip pada dasarnya merupakan proses pengumpulan data arsip di

Instansi tempat bekerja. Pendataan arsip dilakukan untuk memperoleh data mengenai

jumlah, kurun waktu, substansi informasi, kondisi arsip serta hal lain yang diperlukan

sebagai dasar pengelolaannya. Keseluruhan data arsip dari unit kerja di tuangkan

dalam bentuk daftar ikhtisar arsip yang dijadikan sebagai dasar untuk penyusunan

rencana pengelolaan arsip ( proposal ).

Penataan arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk

memudahkan penemuan kembali. Kegiatan ini meliputi identifikasi, rekonstruksi

arsip, pendeskripsian arsip, pengelompokan kartu deskripsi, penomoran definitive,

penataan fisik arsip dalam bok dan rak arsip serta penyusunan daftar arsip.

B. Latihan

1. Apakah yang di maksud dengan rekonstruksi arsip ?

2. Sebutkan langkah-langkah pendataan

3. Coba anda sebutkan unsur-unsur deskripsi ?

4. Pendataan arsip dilakukan untuk mengidentifikasi, sebutkan

5. Apakah yang dimaksud dengan Daftar Arsip

6. Coba saudara buat proposal penataan arsip di Instansi saudara tempat bekerja

7. Coba saudara sebutkan langkah-langkah penataan arsip inaktif

8. Apakah tujuan dari penataan arsip ?

9. Sebutkan salah satu sarana temu balik arsip.

10. Apakah fungsi dari pendataan.

22

DAFTAR PUSTAKA

1. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

2. Surat edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor SE/01/1981 tentang

Penanganan Arsip Inaktif sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan

Pemerintah Tentang Penyusutan

3. ANRI, Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Nasional Arsip Orde Baru, Jakarta 2000

PENYUSUTAN ARSIP

Disusun Oleh :

MEIZI FAHRIZAL, SE, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii


A. Latar Belakang……………………………………………………………. 1


C. Hasil Pembelajaran …………..……………..…….……………………… 2

D. Indikator…….……………………………………………………………. 2

E. Pokok Bahasan……………………………………………………………. 2

BAB II KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP……...……………………… 3

A. Pengertian Penyusutan Arsip……………………………………………. 3

B. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip...……..………………………... 3

BAB III NILAI GUNA ARSIP………………………….………………………… 5

A. Nilai Guna Sementara dan Permanen…..……………………………….. 5

B. Metode Penentuan Nilai Guna Arsip 5

BAB IV PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP……………………………..……. 7

A. Penataan Arsip…………………………………………………………….. 7

B. Penyusutan Arsip dari Aktif ke Inaktif………………………………….. 7

C. Pemusnahan Arsip………………………………………………………… 10

D. Penyusutan Arsip Instansi ke Arsip Nasional…………………………… 12

BAB V PENUTUP…………………………………………………………………. 13

A. Rangkuman………………………………………………………………… 13

B. Latihan……………………………………………………………………... 13

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 14

LAMPIRAN…………………………………………………………………………. 15

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam menjalankan aktivitas administrasi perkantoran, tentu tidak akan terlepas

dari kegiatan tata persuratan, perdokumenan dan lain-lain. Surat-surat, laporan, gambar,

foto, dan lain sebagainya harus disimpan dengan baik dalam suatu aturan tertentu. Hal

ini dimaksudkan agar jika suatu saat diperlukan dapat diketemukan dengan mudah.

Kegiatan mengelola arsip dikenal dengan istilah manajemen kearsipan.

Pada prinsipnya manajemen kearsipan adalah pengelolaan arsip mulai dari arsip

tersebut diciptakan hingga arsip tersebut dimusnahkan, atau dilindungi secara permanen

karena memiliki nilai guna yang permanen. Pengertian ini menggambarkan bahwa

dengan terciptanya surat atau dokumen, maka sejak saat itu manajemen kearsipan harus

dijalankan. Manajemen kearsipan akan terus berjalan seiring dengan aktivitas

perkantoran yang selalu tidak terlepas dari kegiatan tata persuratan dan perdokumenan.

Untuk itu semua kantor atau instansi sudah selayaknya memberikan perhatian yang

cukup di dalam pelaksanaan manajemen kearsipannya.

Permasalahan yang selalu dihadapi pada setiap instansi pemerintah maupun

swasta adalah bertambahnya volume arsip yang tidak diimbangi dengan tersedianya

tempat penyimpanan arsip yang memadai. Dapat dibayangkan jika hal ini terus

berlangsung, tentunya akan berdampak pada ketidakefisienan kegiatan administrasi

perkantoran secara keseluruhan. Selain itu tidak semua arsip memiliki nilai guna yang

abadi, untuk itu tidak semua arsip harus disimpan secara terus menerus. Sebagian arsip

harus ada yang dipindahkan, bahkan ada yang harus dimusnahkan atau diserahkan

sebagai arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban nasional.

Salah satu upaya untuk mengatasi hal ini adalah dengan cara melakukan

penilaian, untuk kegiatan penyusutan arsip secara berkala. Penyusutan arsip dimaksudkan

agar terjadi pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip in-aktif dari unit

pengolah ke unit kearsipan, dan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan

penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan (pasal 1 UU No. 43 tahun 2009).

2

B. Deskripsi Sungkat

Modul ini membahas tentang pengertian dan konsep dasar tentang penilaian

dan penyusutan arsip, nilai guna arsip, dan prosedur penyusutan arsip.

C. Hasil Pembelajaran

Setelah mempelajari modul ini, peserta pelatihan dapat melakukan penilaian dan

penyusutan arsip sesuai dengan tata cara penyusutan arsip yang baik dan benar, sesuai

dengan peraturan/perundangan yang ada.

D. Indikator

1. Peserta dapat memahami tentang penilaian dan penyusutan arsip

2. Peserta dapat memahami tentang nilai guna arsip sebagai salah satu dasar

pertimbangan untuk melaksanakan penyusutan arsip

3. Peserta dapat melaksanakan penyusutan arsip sesuai dengan unsur-unsur penilaian

arsip dan prosedur penyusutan arsip

E. Pokok Bahasan

Adapun pokok bahasan di dalam modul ini meliputi ;

1. Konsep Dasar Penyusutan Arsip

2. Nilai Guna Arsip

3. Prosedur Penyusutan Arsip

3

BAB II

KONSEP DASAR PENYUSUTAN ARSIP

A. Pengertian Penyusutan Arsip

Bertambahnya volume arsip merupakan bagian dari dinamika kegiatan

adminsitrasi perkantoran. Hampir setiap hari instansi dihadapkan pada penciptaan arsip.

Jika pertambahan volume arsip ini tidak didukung dengan pelaksanaan manajemen

kearsipan secara profesional, maka pada suatu saat instansi akan berhadapan dengan

permasalahan kepengelolaan arsip itu sendiri.

Salah satu bagian terpenting dari pelaksanaan manajemen kearsipan adalah

kegiatan penyusutan arsip. Arsip yang tidak secara langsung dipergunakan lagi di dalam

kegiatan operasional organisasi sehari-hari maka sudah seharusnya dipisahkan dengan

arsip yang masih memiliki nilai kegunaan yang tinggi (arsip aktif) dengan arsip in-aktif.

Sehingga pada saat arsip tersebut habis masa berlakunya atau tidak berguna sama sekali

harus segera dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Secara umum penyusutan arsip adalah suatu kegiatan mengurangi volume arsip

yang berdasarkan pada nilai kegunaan arsip itu sendiri dan retensinya. Pengurangan

volume arsip dapat dilakukan dengan cara memindahkan, memusnahkan ataupun

menyerahkan arsip tersebut.

Berkaitan dengan pengertian penyusutan arsip, menurut pasal 2 Peraturan

Pemerintah No. 34 Tahun 1979 disebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan

pengurangan arsip dengan cara :

1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan

lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah masing-masing.

2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada lembaga kearsipan

B. Tujuan dan Manfaat Penyusutan Arsip

Menurut Sedarmayanti (2001:202) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:

1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi

2. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

4

3. Mempercepat penemuan kembali arsip

Lebih lanjut menurut Dipobharoto dalam Wijaya (1993:180) penyusutan arsip

bertujuan untuk :

a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh

adanya records yang kurang diperlukan.

b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam

filing dan findingnya.

c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record

baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan records yang

selalu diperlukan.

d. Menghemat tempat, biaya alat, karena records yang kurang berguna

ditempatkan dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah dan

tidak mengganggu ruang tempat kerja

e. Agar segera bisa ditentukan nasib records selanjutnya; disimpan sebagai arsip,

diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional atau bahkan

dimusnahkan.

Berdasarkan tujuan dari penyusutan arsip yang telah dikemukakan di atas, kita

dapat menyimpulkan bahwa tujuan penyusutan arsip tiada lain adalah agar tercapainya

efisiensi menyelenggarakaan kegiatan layanan informasi yang juga merupakan bagian

dari kegiatan administrasi perkantoran secara keseluruhan. Adapun manfaat yang dapat

diperoleh dari kegiatan penyusutan arsip adalah sebagai berikut:

1. Pelaksanaan penyusutan arsip akan menghindarkan tercampurnya arsip aktif dan arsip

inaktif dalam satu tempat menyimpanan

2. Memungkinkan arsip baru untuk menempati tempat penyimpanan arsip yang masih

aktif

3. Proses pencarian tidak akan memakan waktu sehingga akan menghemat tenaga

4. Terselamatkannya arsip-arsip yang bernilai guna permanen.

5

BAB III

NILAI GUNA ARSIP

A. Nilai Guna Sementara dan Permanen

Arsip ada yang bernilai guna sementara, dan ada yang bernilai guna permanen

(abadi). Nilai kegunaan arsip yang paling rendah adalah nilai guna sementara, sedangkan

nilai kegunaan arsip yang tertinggi adalah nilai guna permanen. Biasanya nilai guna

sementara diberi nilai 1 dan yang permanen diberi nilai 10. Jadi rentang antara 1 s.d. 10

ini dapat dijadikan patokan dalam proses penyusutan arsip. Rentang ini dapat saja diubah

dari 1 s.d. 5 dan sebagainya tergantung pada masing-masing organisasi.

Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk

menentukan jangka waktu penyimpanannya yang didasarkan pada metode penilaian

tertentu. Penentuan nilai guna arsip ini merupakan salah satu pertimbangan untuk

melaksanakan proses penyusutan arsip.

Berdasarkan Surat Edaran Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor:

SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip, maka perlu

diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk memisahkan arsip

ke dalam dua katagori, yaitu:

1. Arsip yang bernilai guna permanen yang harus terus disimpan

2. Arsip yang bernilai guna sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau

dikemudian hari.

Keberhasilan penilaian tersebut, tergantung kepada:

1. kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana kegiatan

instansi itu terekam dalam arsip-arsipnya.

2. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaannya serta

kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan

pertanggungjawaban nasional.

B. Metode Penentuan Nilai Guna Arsip

Penilaian yang paling esensial dari sebuah arsip adalah penilaian atas dasar

informasi yang terkandung di dalam arsip itu sendiri. Jika penilaian atas dasar informasi

6

yang ada dalam sebuah arsip telah dapat ditentukan, maka akan dapat ditentukan pula

masa simpan dari arsip tersebut.

Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia (2009:24) untuk melakukan

penilaian arsip suatu organisasi diperlukan metode analisis penilaian arsip yang meliputi:

1. Analisis Fungsional

Adalah pengujian terhadap siapa yang menciptakan arsip dan apa fungsinya. Analisis

ini didasarkan pada anggapan bahwa arsiparis harus memahami hubungan keterkaitan

antara arsip dan fungsi lembaga/instansi pencipta, apabila dikehendaki untuk

memahami kegunaan arsip.

2. Analisis Isi

Analisis ini untuk mengevaluasi pentingnya perihal/topik yang terkandung dalam

arsip dan kemudian untuk menentukan seberapa jauh informasi dalam arsip

mengandung perihal atau topik tersebut.

3. Analisis Konteks

Dalam era lingkungan informasi yang kompleks perlu menilai arsip dalam konteks

yang lebih luas, menguji hubungan komparatif antara informasi dalam arsip dengan

informasi lain yang ada atau berkaitan.

4. Analisis Kegunaan

Analisis mempertimbangkan kegunaan arsip bagi penggunanya, baik secara fisik,

intelektual, dan permasalahan hukum untuk mengakses serta mengurangi nilai

kegunaannya. Evaluasi kegunaan didasarkan kegunaan arsip pada waktu lalu,

sekarang dan yang akan datang.

5. Analisis Biaya-Manfaat

Analisis biaya-manfaat mengevaluasi perbandingan antara biaya dan manfaat

informasi yang terkandung dalam arsip bagi kepentingan organisasi. Biaya-biaya

yang perlu dipertimbangkan meliputi biaya proses pengolahan, pengaturan,

pemeliharaan dan penyimpanan.

7

BAB IV

PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP

A. Penataan Arsip

Hampir di semua instansi pemerintah maupun swasta kondisi arsip yang ada

umumnya terbagi menjadi dua kelompok arsip, yakni arsip yang sudah tertata dengan

baik dengan menggunakan sistem tertentu dan arsip yang belum tertata dengan baik atau

arsip yang belum diatur dengan sistem tertentu. Baik arsip dengan kondisi yang sudah

tertata maupun yang belum tertata perlu untuk dilakukan proses penyusutan arsipnya.

Apakah dipisahkan antara aktif dan in-aktif kemudian dipindahkan ke tempat lain, atau

dimusnahkan karena nilai gunanya telah habis atau diserahkan oleh suatu instansi ke arsip

nasional. Untuk arsip yang telah tertata dengan baik tentu proses penyusutannya agak

lebih mudah jika dibandingkan dengan arsip yang belum tertata, sepanjang telah

ditentukan retensinya berdasarkan nilai kegunaan arsip tersebut. Untuk arsip yang belum

tertata dengan sistem tertentu harus dilakukan penataan terlebih dahulu yang dimulai dari

proses penyiangan arsip, pengelompokkan berdasarkan sistem tertentu, dan menentukan

bagaimana tempat penyimpanannya.

Menurut Sedarmayanti (1990:90) penyusutan arsip dapat dibagi menjadi 3,

yaitu:

1. Penyusutan arsip dari aktif ke in-aktif

2. Pemusnahan Arsip

3. Penyusutan arsip instansi ke arsip nasional.

B. Penyusutan Arsip dari Aktif ke In-Aktif

Prosedur penyusutan arsip aktif ke in-aktif dapat dilakukan dengan langkah-

langkah sebagai berikut:

1. Pemeriksaan

Pemeriksaan diperlukan agar dapat dipastikan apakah arsip-arsip yang akan

dipisahkan dari aktif ke in-aktif memang benar-benar siap untuk dilakukan

pemindahan. Adapun dasar pemeriksaan arsip aktif maupun in-aktif dilakukan

dengan berdasarkan pada jadwal retensi arsip. Jadual retensi arsip adalah suatu

8

daftar yang menunjukkan (1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file

aktif (disatuan kerja) sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip. (2)

Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum

dimusnahkan atau dipindahkan ke arsip Nasional RI. Penyusunan jadual retensi

arsip tidak lepas dari tindakan untuk menilai suatu arsip, baik atas dasar jenisnya,

fisiknya, maupun informasinya.

Misalkan saja arsip kenaikan pangkat seorang pegawai beretensi aktif selama 5

tahun dan dikeluarkan pada tahun 2004, maka setelah tahun 2009 arsip tersebut

dapat dikatagorikan menjadi in-aktif. Untuk menentukan retensi arsip dapat

berpedoman pada metode penentuan nilai guna arsip yang telah dijelaskan pada

bab III di atas. Contoh Jadwal Retensi Arsip adalah sebagai berikut:

Instansi : ....................... Masalah Utama : KEPEGAWAIAN

Retensi Keterangan

Masalah

Sub Masalah

Judul

Berkas Aktif In-Aktif Musnah Permanen

Kenaikan

Pangkat

Surat

Keputusan

Kenaikan

Pangkat

Surat

Keputusan

Kenaikan

Pangkat Gol

III

5 tahun

setelah

dikeluarkan

1 tahun

setelah tidak

dipergunakan

lagi

Musnah

2. Mempersiapkan tempat dan peralatan untuk menampung arsip in-aktif yang akan

disusutkan. Untuk menentukan tempat (ruang) penyimpanan dapat dilakukan

dalam satu ruang kerja yang sama sepanjang masih memungkinkan dan hanya

membedakan kelompok tempat penyimpanan antara arsip aktif dan in-aktif. Jika

tidak memungkinkan instansi dapat saja menyiapkan ruang atau bangunan khusus

yang terpisah dari bangunan sebelumnya ataupu pada lokasi yang berbeda.

3. Membuat catatan atau daftar tentang arsip yang akan disusutkan

Catatan atau daftar ini akan sangat berguna bagi petugas agar dapat diketahui

bagaimana kondisi arsip yang akan dipindahkan, berapa banyaknya, kapan tahun

pemindahan dan sistem apa yang dipergunakan dalam penataannya. Sebaiknya

penataan arsip aktif maupun in-aktif dilakukan dengan sistem yang berkelanjutan.

9

Artinya pada masa retensi arsip tersebut aktif menggunakan penataan Numerik,

maka pada saat arsip tersebut menjadi inaktif juga harus menggunakan penataan

numerik. Contoh Daftar arsip yang dipindahkan adalah sebagai berikut :

DAFTAR ARSIP YANG DIPINDAHKAN

No. Jenis Arsip Tahun Volume Kondisi Penataan Ket

1. Kenaikan Pangkat Golongan III 2004 1 bok Baik Subjek -

2. Dan Seterusnya

4. Penataan Arsip

Setelah langkah pemeriksaan dan pembuatan daftar arsip yang akan dipindahkan

dilaksanakan, maka arsip yang siap untuk dipindahkan (arsip in-aktif) harus ditata

sesuai dengan penataan sebelumnya. Tidak dibenarkan memindahkan arsip

dengan cara mengikat arsip atau memasukkan ke dalam kotak tanpa adanya

penataan. Hal ini dikarenakan arsip tersebut memang belum untuk dimusnahkan,

sehingga suatu saat diperlukan akan mudah ditemukan.

5. Membuat Berita Acara Pemindahan Arsip

Pelaksanaan pemindahan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit arsip akan

berdampak adanya pelimpahan wewenang dan tanggung jawab pengelolaan arsip.

Untuk menjamin tertib administrasi dan kejelasan serah terima tanggungjawab

tersebut maka perlu dibuat berita acara pemindahan arsip. Sebelum

menandatangani berita acara pemindahan arsip ada baiknya kedua belah pihak

memeriksa kembali arsip yang diserah terimakan, baik mengenai kondisinya,

jumlahnya dan lain sebagainya.

6. Pelaksanaan Pemindahan

Apabila semua langkah telah dilaksanakan dan ruang dan peralatan penyimpanan

arsip inaktif telah tersedia, maka pemindahan arsip inaktif dapat segera

dilaksanakan. Perlu diperhatikan faktor keamanan pada saat arsip dipindahkan.

Apalagi jika lokasi pemindahan arsip yang cukup jauh jangan sampai arsip

tercecer, rusak akibat kelalaian atau bahkan hilang pada saat pemindahan.

10

C. Pemusnahan Arsip

Arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi harus segera dilakukan pemusnahan.

Jika tidak akan berdampak pada tinggi biaya operasional organisasi. Pasal 51 UU No. 43

Tahun 2009 menyatakan:

1. Pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang:

a. Tidak memiliki nilai guna;

b. Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;

c. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan

d. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

2. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan sesuai

dengan prosedur yang benar.

3. Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) pada pencipta

arsip merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan.

Menurut Wijaya (1993:184) pemusnahan arsip adalah aktivitas

menghancurkan arsip yang telah habis guna. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara

dibakar, dihancurkan dengan mesin pencacah kertas atau dihancurkan dengan

menggunakan bahan kimia. Penghancuran dilakukan secara total, sehingga hilang sama

sekali identitas dan informasi yang terkandung di dalam arsip yang bersangkutan.

Adapun prosedur pemusnahan arsip tersebut adalah sebagai berikut:

1. Pemeriksaan

Prosedur pemeriksaan dilakukan untuk memastikan apakah arsip yang akan

dimusnahkan memang tidak memiliki nilai guna lagi dan habis masa simpannya.

Selain itu meskipun telah habis masa simpannya perlu juga dilakukan pemeriksaan

untuk memastikan apakah arsip tersebut memang tidak memiliki keterkaitan dengan

informasi lainnya.

2. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan

Setelah prosedur pemeriksaan dilakukan semua arsip yang akan dimusnahkan

dibuatkan daftar. Daftar ini memuat informasi arsip yang akan dimusnahkan yang

meliputi Jenis arsipnya, tahun diterbitkannya arsip tersebut beserta jumlahnya.

Contohnya sebagai berikut:

11

DAFTAR ARSIP YANG DIMUSNAHKAN

No. Jenis Arsip Tahun Volume Ket

1. Kenaikan Pangkat Golongan III 2004 1 bok -

2. Dan Seterusnya

3. Membentuk Panitia Pemusnahan Arsip

Pembentukan panitia pemusnahan arsip dilakukan apabila arsip yang akan

dimusnahkan memiliki retensi diatas 10 tahun atau lebih. Sedangkan untuk arsip

dengan retensi di bawah 10 tahun belum diperlukan pembentukan kepanitiannya.

Akan lebih baik jika kepantiaan tersebut adalah mereka yang berkaitan secara

langsung di dalam pengelolaan arsip, Unit Satuan Pengawasan Internal ataupun

Unit layanan hukum jika memang ada.

4. Pengesahan dan Persetujuan

Meskipun panitia telah melakukan pemeriksaan terkait dengan arsip apa saja yang

akan dimusnahkan, pemusnahan arsip perlu mendapatkan pengesahan dan

persetujuan dari pihak yang berwenang pada institusi tersebut.Selain itu untuk

arsip yang memiliki keterkaitan informasi pada bidang-bidang tertentu perlu pula

panitia meminta pertimbangan kepada pihak yang benar-benar memahami fungsi

dan nilai guna arsip tersebut. Misalkan saja untuk arsip keuangan dengan retensi

di atas 10 tahun perlu dikonsultasikan dengan Badan Pemeriksa Keuangan, arsip

kepegawaian perlu dikonsultasikan dengan Badan kepegawaian Negara (BKN)

maupun BKD setempat.

5. Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip

Berita acara pemusnahan arsip ditandatangani oleh pejabat pengelola arsip dan

disaksikan oleh minimal dua orang pejabat yang berwenang di dalam isntitusi

tersebut. Akan lebih baik apabila juga disaksikan oleh pejabat bidang hukum.

6. Pelaksanaan Pemusnahan

Pelaksanaan pemusnahan dilakukan dengan cara yang tepat sehingga informasi

arsip benar-benar tidak ada lagi. Arsip yang telah habis masa berlakunya dan telah

diputuskan untuk dimusnahkan, tidak dibenarkan untuk dimanfaatkan dengan cara

lain, misalnya dibuat amplop atau dijual sebagai kertas pembungkus makanan

12

D. Penyusutan arsip instansi ke arsip nasional.

Pada prinsipnya penyusutan arsip instansi ke arsip nasional dilaksanakan

dengan cara menyerahkan arsip instansi tersebut kepada arsip nasional. Prosedur yang

dilakukan juga dimulai dari pemeriksaan, membuat daftar arsip yang akan diserahkan,

membuat berita acara penyerahan kewenangan dan tanggungjawab pengurusan arsip

tersebut kepada arsip nasional. Bukti penyerahan berupa berita acara penyerahan yang

telah ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan (instansi) dan pihak yang menerima

(arsip nasional).

13

BAB V

PENUTUP

A. Rangkuman

Kegiatan penyusutan arsip merupakan salah satu bagian dari pelaksanaan

manajemen kearsipan. Sudah selayaknya setiap institusi berkewajiban untuk

melaksanakan kegiatan penyusutan arsip secara berkala dan berdasarkan pada prosedur

dan ketentuan yang berlaku. Penyusutan arsip dapat dilakukan dengan cara memindahkan

arsip inaktif ke unit kearsipan, menghapus arsip yang sudah tidak berguna lagi dan

menyerahkan kepada arsip nasional jika ada arsip yang memiliki kegunaan statis.

Melalui kegiatan penyusutan arsip diharapkan akan tercapainya efisiensi kerja

layanan administrasi perkantoran. Hal ini dikarenakan pertambahan volume arsip tidak

dapat dihindari seiring dengan perkembangan sebuah organisasi. Sementara pertambahan

volume arsip juga memerlukan pertambahan biaya operasional organisasi untuk

mengelola arsip tersebut.

B. Latihan

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan penyusutan arsip!

2. Jelaskan perbedaan antara arsip yang bernilai guna sementara dengan arsip yang

bernilai guna permanen!

3. Jelaskan metode analisis penilaian arsip sebagai dasar pertimbangan untuk menyusun

jadwal retensi arsip tersebut!

4. mengapa untuk arsip yang memiliki retensi di atas 10 tahun pada saat akan

dimusnahkah harus diminta pertimbangan institusi yang terkait dan memahami arti

penting arsip tersebut?

5. Kasus :

Lakukan analisis penilaian arsip yang ada pada bagian tempat anda bekerja, kemudian

buatlah jadwal retensinya. Selain itu lakukan pula prosedur pemindahan arsip

inaktifnya.

14

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional RI, 2009, Seri Bahan Pengajaran Diklat Pengangkatan Arsiparis, Modul

Penyusutan Arsip, ANRI

Abubakar, Hadi, 1992, Pola Kearsipan Modern, PT Cahaya Aksara Agung, Jakarta.

Amsyah, Zulkifli, 1995, Manajemen Kearsipan, PT Gramedia Pusaka Utama, Jakarta.

Barthos, Basir,1989, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi , Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyono, Sularso, dkk,1984, Dasar-Dasar Kearsipan, Liberty, Yogyakarta.

Sedarmayanti, 2001, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, CV

Mandar Maju, Bandung

The , Liang, Gie,1993, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.

Widjaja, A, W, 1993, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, PT Raja Grafindo

Persada, Jakarta.

Wursanto, Ig, 1991, Kearsipan 1, Kanisius, Yogyakarta.

15

LAMPIRAN:

BERITA ACARA

PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF

Pada hari ini ..........................tanggal ............................bulan..................tahun..............

Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ...................... ke Pusat Arsip yang

dilakukan oleh:

Nama :

Jabatan :

N I P :

Unit Kerja :

Dalam hal ini bertindak dan atas nama unit kerja .............. yang selanjutnya disebut sebagai pihak

I,

Nama :

Jabatan :

N I P :

Unit Kerja :

Dalam hal ini bertindak dan atas nama Pusat Arsip .............. yang selanjutnya disebut sebagai

pihak II.

Pihak I menyerahkan wewenang dan tanggungjawab pengelolaan arsip sebagaimana daftar arsip

yang dipindahkan (terlampir). Pihak II menerima dan akan memberikan layanan arsip kepada

Pihak I apabila sewaktu-waktu diperlukan.

Pihak II, Pihak I,

(…………………………) (………………………..)

16

BERITA ACARA

PEMUSNAHAN ARSIP


Berdasarkan hasil penilaian dan pertimbangan telah dilaksanakan pemusnahan arsip ……………

sejumlah …………….. sebagaimana tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir.

Pemusnahan dilakukan dengan cara ………………………………..

Demikian berita acara pemusnahan arsip ini dibuat dan ditandatangani oleh pejabat

pengelola arsip dan disaksikan oleh Kepala Bagian Pengawasan dan Kepala Bagian

Hukum. .

Pejabat Pengelola Arsip,

(………………………..)

Saksi-Saksi:

Bagian Pengawasan,

(……………………….)

Bagian Hukum

(……………………….)

17

BERITA ACARA

PENYERAHAN ARSIP STATIS


Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ...................... ke Pusat Arsip yang

dilakukan oleh:

Nama :

Jabatan :

N I P :

Unit Kerja :

Dalam hal ini bertindak dan atas nama ...................... (instansi yang menyerahkan arsip) yang

selanjutnya disebut sebagai pihak I,

Nama :

Jabatan :

N I P :

Unit Kerja :

Dalam hal ini bertindak dan atas nama Arsip Nasional Repiblik Indonesia yang selanjutnya

disebut sebagai pihak II.

Pihak I menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis sebagaimana tercantum dalam

Daftar Pertelaan Penyerahan Arsip terlampir kepada Pihak II untuk disimpan di Arsip Nasional

Republik Indonesia.

Yang menerima Yang menyerahkan

Pihak II, Pihak I,

(…………………………) (………………………..)

ANRI Instansi ………………..

PEMELIHARAAN ARSIP

Disusun Oleh :

CHUSNUL KHOTIMAH, S.Pd

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii

BAB I PENDAHULUAN…….……………………………………………………. 1

A. Latar Belakang……..……………………………………………………. 1

B. Deskripsi Singkat…………………………………………..……………. 1

C. Hasil Pembelajaran …………..……………..…….……..……………… 2

D. Indikator…….…………...………………………………………………. 2

E. Pokok Bahasan..…………………………………………………………. 2

BAB II PENGERTIAN DAN FUNGSI PEMELIHARAAN DAN

PENGAMANAN ARSIP…………………….……………………………. 3

A. Pengertian Pemeliharaan Arsip………….……………………………. 3

B. Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip.………………………... 4

BAB III PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP………….………………………… 6

A. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip…………………..……………….. 6

BAB IV TEHNIK PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN…………...……. 8

A. Tehnik Pemeliharaan………………………………………………….. 8

B. Tehnik Pengamanan…………………………………………………. 9

C. Pencegahan Kerusakan Arsip………………………………………….. 9

BAB V PENUTUP…………………………………………………………………. 11

A. Rangkuman……………………………………………………………… 11

B. Latihan…………………………………………………………………... 11

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 12

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Manajemen kearsipan memegang peranan yang sangat penting dalam

menjalankan kegiatan administrasi perkantoran. Surat-surat, baik surat keluar maupun

surat masuk, laporan, risalah rapat, dan lain-lain tentunya pada saat pertama kali dibuat

akan menciptakan arsip yang senantiasa harus dikelola sampai batas waktunya untuk

dimusnahkan karena tidak memiliki nilai guna lagi.

Meskipun manajemen kearsipan memiliki peranan yang sangat penting dalam

administrasi kantor, hingga saat ini masih banyak instansi pemerintah maupun swasta

yang belum melakukan pengelolaan arsip dengan baik. Arsip ditumpuk begitu saja di atas

meja, disimpan di dalam kotak, di atas lemari dan lain sebagainya.

Terdapat banyak faktor yang menyebabkan belum terlaksananya manajemen

kearsipan dengan baik pada suatu kantor. Faktor utama dan berperan sangat penting

adalah belum adanya kesadaran para pegawai di dalam melakukan pemeliharaan dan

pengamanan arsip (kertas). Sering ditemui para pegawai akan kebingungan pada saat

memerlukan arsip, ternyata arsip tersebut tidak ditemukan. Kalaupun ditemukan, mereka

mencari dengan waktu yang cukup lama. Untuk itu sudah saatnya setiap kantor memiliki

tenaga fungsional arsiparis yang diharapkan dapat bertanggungjawab dalam pemeliharaan

dan pengamaan arsip.

Selain faktor petugas (arsiparis), faktor peralatan tempat penyimpanan arsip

juga memiliki peranan yang sangat penting. Keamanan suatu arsip akan sangat ditentukan

oleh tempat penyimpanan arsip itu sendiri, baik keamanan dari ulah manusia, lingkungan

atau faktor kerusakan dari arsip itu sendiri.

B. Deskripsi Sungkat

Modul ini membahas tentang pengertian dan fungsi pemeliharaan arsip,

penyebab kerusakan arsip, teknik pemeliharaan dan pengamanan

2

C. Hasil Pembelajaran

Setelah mempelajari modul ini, peserta pelatihan diharapkan dapat melakukan

pemeliharaan dan pengamanan arsip sesuai dengan prosedur yang berlaku.

D. Indikator

1. Peserta dapat memahami tentang fungsi pemeliharaan dan pengamanan arsip (kertas)

2. Peserta dapat memahami berbagai faktor penyebab kerusakan arsip (kertas).

3. Peserta dapat melaksanakan teknik pemeliharaan dan pengamanan arsip (kertas).

E. Pokok bahasan

Adapun pokok bahasan di dalam modul ini meliputi ;

1. Pengertian dan Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

2. Penyebab Kerusakan Arsip

3. Teknik Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

3

BAB II

PENGERTIAN DAN FUNGSI PEMELIHARAAN

DAN PENGAMANAN ARSIP

A. Pengertian Pemeliharaan Arsip

Pengelolaan arsip pada setiap instansi pemerintah maupun swasta tidak hanya

sekedar menyimpan atau melayani peminjaman arsip bagi setiap unit yang ada pada

instansi yang bersangkutan. Arsip yang disimpan sampai habis masa pakainya harus

dilakukan pemeliharaan dan pengamanan. Kenyataan selalu kita temui arsip khususnya

arsip inaktif hanya disimpan di dalam kardus, diikat dengan tali rafia, berdebu dan

berserakan di sembarang tempat. Meskipun memiliki tempat penyimpanan arsip akan

tetapi arsip disimpan dengan kondisi yang berhimpitan. Hal ini akan berakibat pada

kerusakan arsip seperti terlipat dan bahkan ada yang sobek. Bandingkan gambar kedua

ruang penyimpanan arsip berikut:

Gambar 1. Kondisi ruang arsip yang tidak terpelihara

4

Gambar 2. Kondisi ruang arsip yang terpelihara dengan baik

Agar fungsi dan peranan arsip sebagai sumber informasi dapat dimanfaatkan

secara maksimal, maka diperlukan tindakan untuk melakukan pemeliharaan dan

pengamanan terhadap semua arsip yang dikelola oleh suatu organisasi.Pemeliharaan dan

pengamanan arsip yang baik dan profesional akan menjamin tersedianya informasi secara

cepat dan akurat baik bagi instansi secara internal maupun dengan pihak luar.

Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip yang dikelola oleh

setiap organisasi secara rutin dengan tujuan untuk mencegah kerusakan arsip. Sedangkan

pengamanan arsip adalah kegiatan untuk menjaga agar arsip terhindar dari kehilangan

maupun kerusakan. Hingga saat ini wujud arsip sudah bermacam-macam seperti film,

rekaman (pita, CD), gambar, foto dan lain sebagainya sehingga memerlukan

pemeliharaan dan pengamanan sesuai dengan wujudnya.

B. Fungsi Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Salah satu tujuan dari penyelenggaraan kearsipan menurut UU No 43 tahun

2009 pasal 3 huruf (f) adalah menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti

pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Hal ini

menunjukkan bahwa pelaksanaan pengelolaan arsip tidak hanya sekedar melaksanakan

5

proses penyimpanan arsip tersebut, akan tetapi juga menyangkut jaminan terhadap

keselamatan dan keamanan arsip. Adapun fungsi pemeliharaan dan pengamanan arsip

adalah sebagai berikut:

1. Menjaga agar kondisi fisik arsip sesuai dengan pada saat kelahiran arsip tersebut baik

dari segi informasi yang terkandung di dalamnya maupun keasliannya.

2. Menjaga agar tidak terjadi kehilangan arsip sebagai akibat pengelolaan arsip yang

tidak tertib.

3. Menjamin tersedianya arsip setiap saat apabila diperlukan sebagai bukti dan

pertanggungjawaban kegiatan administrasi.

6

BAB III

PENYEBAB KERUSAKAN ARSIP

A. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Secara fisik semua arsip harus dapat diamankan dari kerusakan. Sebab

kerusakan arsip akan berdampak kepada hilangnya informasi yang terkandung di dalam

arsip. Agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih memiliki nilai guna perlu kita

ketahui faktor-faktor penyebab kerusakan arsip. Secara umum penyebab kerusakan arsip

terbagi menjadi dua, yakni faktor internal dari arsip itu sendiri (faktor intrinsik) dan

faktor eksternal (faktor ekstrinsik).

1. Faktor Internal

Faktor internal (intrinsik) penyebab kerusakan arsip adalah penyebab kerusakan

yang berasal dari benda arsip itu sendiri, khususnya arsip kertas. Penyebabnya antara

lain:

a. Kualitas Kertas

Adalah kerusakan arsip yang disebabkan oleh kualitas kertas sebagai media dari arsip.

Kualitas kertas yang baik biasanya akan memperlambat rusaknya arsip jika

dibandingkan dengan kualitas yang kurang baik. Perlu diketahui bahwa media kertas

terbuat dari bahan kimiawi yang tentunya akan mengalami proses kimiawi pada saat

disimpan, secara perlahan media kertas tersebut dapat saja hancur.

b. Tinta

Sering kita temui arsip yang informasinya sudah tidak dapat terbaca dan dikenali lagi.

Hal ini disebabkan oleh kualitas tinta yang dipergunakan untuk penulisan maupun

pencetakan arsip. Kualitas tinta yang baik akan tidak mudah pudar sehingga dapat

menjaga informasi arsip tetap terbaca dan dikenali.

c. Bahan Perekat

Selain kualitas kertas maupun tinta yang dipergunakan dapat menyebabkan kerusakan

arsip, bahan perekat yang dipergunakan juga dapat mempengaruhi fisik dari sebuah

arsip. Arsip yang menggunakan bahan perekat (Lem) juga akan mengalami proses

kimiawi yang secara perlahan juga akan menyebabkan kerusakan arsip.

7

2. Faktor Eksternal

Faktor eksternal adalah faktor penyebab kerusakan arsip yang berasal dari luar

benda arsip. Kerusakan itu antara lain disebabkan oleh lingkungan fisik, organisme

perusak, dan kelalaian manusia.

a. Lingkungan Fisik

Faktor lingkungan fisik adalah faktor penyebab kerusakan arsip yang disebabkan oleh

temperatur, kelembaban udara,sinar matahari polusi udara, dan debu dimana arsip

tersebut disimpan.

b. Organisme Perusak

Adalah penyebab kerusakan arsip yang berasal dari organisme perusak seperti

jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus.

c. Kelalaian Manusia

Hal yang sering dilakukan baik secara sengaja maupun tidak di dalam pengelolaan

arsip adalah sikap lalai dari pelaksana. Kelalaian tersebut juga dapat menyebabkan

terjadinya kerusakan arsip. Misalnya kebiasaan merokok dapat menimbulkan bara

rokok, tumpahan minuman, dsb.

8

BAB IV

TEKNIK PEMELIHARAAN DAN PENGAMANAN

Arsip pada setiap instansi pemerintah maupun swasta harus dijaga selama masih

memiliki nilai guna. Penjagaan ini meliputi sisi kuantitas ( tidak ada arsip yang hilang)

maupun dari sisi kualitas (tidak ada arsip yang mengalami kerusakan). Agar

pemeliharaan dan pengamanan arsip dapat dilaksanakan secara efektif, maka setiap

petugas kearsipan perlu diberikan pengetahuan terkait dengan teknik pemeliharaan,

pengamanan dan pencegahan rusaknya arsip.

A. Teknik Pemeliharaan

Pemeliharaan arsip harus dilakukan secara terus-menerus dengan menggunakan

teknik pemeliharaan tertentu. Adapun teknik yang dapat dilakukan untuk pemeliharaan

arsip adalah sebagai berikut:

1. Pengaturan Ruangan

Kadangkala kita kurang memperhatikan pengaturan ruang tempat penyimpanan arsip.

Agar arsip terpelihara dengan baik ruangan penyimpanan arsip harus dijaga agar tetap

kering (tidak terlalu lembab), terang (dengan sinar matahari meskipun jangan sampai

terkena sinar secara langsung). Ruangan harus juga mempunyai fentilasi yang

memadai untuk pengaturan sirkulasi udara.

2. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan

Arsip harus disimpan di tempat-tempat yang terbuka, dengan menggunakan rak-rak

arsip. Kalaupun harus disimpan di tempat tertutup ( di lemari), maka lemari tempat

penyimpanan itu harus sering dibuka agar tingkat kelembabannya terjaga. Penataan

arsip di lemari tersebut juga diatur secara renggang agar ada sirkulasi udara diantara

berkas-berkas yang disimpan. Kelembaban yang terlalu tinggi akan mengakibatkan

tumbuhnya jamur dan sejenisnya yang dapat merusak arsip yang disimpan.

3. Kebersihan

Salah satu hal penting untuk melaksanakan pemeliharaan arsip adalah dengan selalu

memperhatikan kebersihan ruangan dan tempat penyimpanan arsip dari segala macam

debu. Untuk membersihkan arsip sebaiknya menggunakan penyedot debu (Vacuum

Cleaner). Selain itu penggunaan clip atau penjepit kertas yang menggunakan bahan

9

logam akan berakibat timbulnya karat pada arsip. Untuk itu sebaiknya menggunakan

clip dari bahan plastik.

Selain ketiga teknik di atas pada ruangan arsip perlu juga dibuatkan peraturan

dan larangan yang harus dipatuhi oleh setiap orang dalam lingkungan instansi yang

bersangkutan. Misalnya dilarang untuk makan dan minum di ruangan arsip, dilarang

merokok.

B. Teknik Pengamanan

Pengamanan arsip bertujuan agar jangan sampai arsip yang dikelola berkurang

jumlahnya sebagai akibat kehilangan baik secara sengaja maupun tidak. Terdapat

beberapa teknik untuk melaksanakan pengamanan arsip, yakni:

1. Pengaman Tempat Penyimpanan Arsip

Pastikan bahwa tempat penyimpanan (ruang) arsip terhindar dari ruangan atau bagian

yang menjadi sumber kerusakan arsip, misalnya upayakan ruangan jauh dari sumber

api. Pada beberapa instansi ruangan arsip berada bersebelahan dengan ruang dapur

kantor. Hal ini sangat berbahaya sekali jika terjadi kebakaran. Selain itu ruangan juga

harus terhindar dari bahaya air seperti atap yang bocor, banjir air pasang dan

sebagainya. Ada baiknya instansi membuat ruang penyimpanan arsip yang terpisah

dari ruang unit kerja lainnya.

2. Melaksanakan pengendalian arsip

Pengendalian arsip dimaksudkan agar arsip terhindar dari kehilangan. Salah satunya

adalah melakukan prosedur peminjaman sesuai dengan ketentuan yang berlaku,

seperti peminjaman harus melalui petugas yang ditunjuk, mengisi bon peminjaman

dan pengaturan lamanya sebuah arsip dipinjamkan. Jika hal ini tertib dilakukan maka

kehilangan arsip mestinya tidak akan terjadi.

C. Pencegahan Kerusakan Arsip

Pepatah mengatakan “mencegah lebih baik daripada memperbaiki“, demikian

pula apabila kita memberlakukan arsip. Ada baiknya setiap instansi melakukan

pencegahan dari kerusakan arsip. Beberapa upaya pencegahan yang dapat dilakukan

adalah dengan cara sebagai berikut:

10

1. Pengaturan Suhu Ruangan

Kelembaban dan suhu ruangan dapat dilakukan dengan memasang Air Condition

(AC). Suhu ruangan yang baik untuk menyimpan kertas berkisar antara 22o – 25o

Celcius. Penggunaan AC juga mencegah debu yang dapat melekat pada arsip.

2. Melakukan Fumigasi

Untuk mencegah kerusakan arsip sebagai akibat dari organisme perusak dapat

dilakukan dengan Fumigasi. Fumigasi dilakukan dengan cara penyemprotan bahan

kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau bakteri.

3. Melakukan restorasi arsip

Beberapa arsip yang sudah mulai rusak dapat dicegah dengan cara melakukan

laminating, yakni dengan cara menutup kertas dengan dua lembar plastik dan dipress

dengan suhu tertentu.

11

BAB V

PENUTUP

A. Rangkuman

Untuk menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan

arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku maka

pemeliharan dan pengamanan arsip sangat diperlukan. Pemeliharaan arsip bertujuan

untuk menjaga agar kondisi fisik arsip sesuai dengan pada saat kelahiran arsip tersebut

baik dari segi informasi yang terkandung di dalamnya maupun keasliannya. Sedangkan

pengamanan arsip bertujuan untuk menjaga agar tidak terjadi kehilangan arsip sebagai

akibat pengelolaan arsip yang tidak tertib.

Untuk melaksanakan pemeliharaan dan pengamanan arsip perlu diketahui

faktor-faktor yang menjadi penyebab kerusakan arsip. Selain pemeliharaan dan

pengamanan perlu juga dilakukan upaya pencegahan terhadap kerusakan arsip.

B. Latihan

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan pemeliharaan dan pengamanan arsip!

2. Jelaskan faktor-faktor penyebab kerusakan arsip!

3. Mengapa kebersihan dan pengaturan ruangan sangat diperlukan di dalam memelihara

arsip?

Jelaskan upaya-upaya pencegahan kerusakan arsip!

12

DAFTAR PUSTAKA

Arsip Nasional RI, 2009, Seri Bahan Pengajaran Diklat Pengangkatan Arsiparis, Modul

Penyusutan Arsip, ANRI

Abubakar, Hadi, 1992, Pola Kearsipan Modern, PT Cahaya Aksara Agung, Jakarta.

Amsyah, Zulkifli, 1995, Manajemen Kearsipan, PT Gramedia Pusaka Utama, Jakarta.

Barthos, Basir,1989, Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan

Perguruan Tinggi , Bumi Aksara, Jakarta.

Mulyono, Sularso, dkk,1984, Dasar-Dasar Kearsipan, Liberty, Yogyakarta.

Sedarmayanti, 2001, Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran, CV

Mandar Maju, Bandung

The , Liang, Gie,1993, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.

Widjaja, A, W, 1993, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, PT Raja Grafindo

Persada, Jakarta.

Wursanto, Ig, 1991, Kearsipan 1, Kanisius, Yogyakarta.

JABATAN FUNGSIONAL

Disusun Oleh :

Drs. SUTIMAN

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii


A. Latar Belakang……..……………………………………………………. 1


C. Kompetensi yang Diharapkan.……………..…….……..……………… 2

D. Indikator Hasil Belajar…………………………………………………. 2

BAB II PROFESI KEARSIPAN…………………………………………………… 3

A. Pengertian……………………….………….……………………………. 3

B. Perbedaan Kegiatan Fungsional dengan Kegiatan Menejerial.…….... 4

C. Pengertian dan Kedudukan Arsiparis…………………………………. 5

D. Peraturan Bidang Jabatan Arsiparis…………………………………... 6

E. Keuntungan terselenggaranya Jabatan Fungsional…………………… 7

F. Jenjang Jabatan dan Pangkat Fungsional Arsiparis………………….. 8

G. Unit Kerja Struktural Pembina Profesi Arsiparis……………………. 9

H. Tempat Kerja Arsiparis………………………………………………… 9

BAB III TATA CARA PENGUMPULAN ANGKA KREDIT…………………… 10

A. Beberapa Pengertian……………………………………………………. 10

B. Penghitungan Angka Kredit……………………………………………. 11

C. Buku Kerja Arsiparis…………………………………………………… 11

D. Surat-surat Pernyataan dan Pejabat Pembuat Pernyataan…………... 12

E. Pengajuan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit…………………….. 12

F. Pejabat Pengusul………………………………………………………… 13

G. Pejabat Penetap…………………………………………………………. 14

BAB IV TIM PENILAI……………………………………………………………... 15

A. Tim Penilai……………………………………………………………….. 15

B. Persyaratan Pembentukan Tim Penilai………………………………... 16

C. Keanggotaan Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Instansi/Tim Penilai

Daerah……………………………………………………………………. 17

D. Masa Kerja Tim Penilai………………………………………………… 18

E. Tugas dan Fungsi Penilai……………………………………………….. 18

F. Sekretaris Tim Penilai…………………………………………………… 19

BAB V PENGANGKATAN DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS 20

A. Pejabat yang Berwenang Mengangkat dalam Jabatan Arsiparis……. 20

B. Kenaikan Pangkat/ Jabatan…………………………………………….. 22

C. Pembebasan Sementara dari Jabatan Arsiparis………………………. 22

D. Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis………………………………… 23

BAB VI ETIKA PROFESI ARSIPARIS…………………………………………. 25

A. Pengertian Etika Profesi……………………………………………….... 26

B. Pengertian Profesi……………………………………………………….. 27

C. Arsiparis Sebagai Profesi……………………………………………….. 29

D. Kode Etik Arsiparis……………………………………………………... 32

E. Rancangan Kode Etik Arsiparis Versi Arsiparis PNS………………… 34

BAB VII PENUTUP….……………………………………………………………. 35

A. Rangkuman……………………………………………………………… 35

B. Latihan…………………………………………………………………... 35

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 37

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dewasa ini berlangsung sangat pesat

sehingga menimbulkan tantangan dan sekaligus memberikan peluang bagi dunia

kearsipan. Dampak dari perubahan tersebut terjadinya pergeseran tata kehidupan dunia

yang memasuki abad informasi dengan penemuan dan pengembangan teknologi

informasi.

Sebagaimana kita ketahui, bahwa arsip adalah rekaman informasi yang dibuat

atau diterima dan dipelihara sebagai bukti dari aktivitas suatu organisasi. Dalam

kaitannya dengan kegiatan pemerintah, arsip merupakan sumber bukti dan informasi

yang outentik dalam menunjang penyelenggaraan pemerintah. Oleh karena itu, maka

informasi yang terekam dalam arsip diberbagai media perlu dikelola dengan baik sesuai

prosedur dan ketentuan yang berlaku. Pengelolaan arsip yang baik akan dapat

meningkatkan produktivitas dan kualitas pelayanan, memperlancar program kerja ,

mengurangi biaya administrasi juga mendukung pelaksanaan misi organisasi sesuai

peraturan perundang- undangan yang berlaku. Agar arsip dapat dikelola dengan baik,

maka diperlukan sumber daya manusia yang secara khusus mengelola kearsipan.

Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi serta peningkatan

pengelolaan arsip sebagai sumber informasi, maka pemerintah melalui Keputusan

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor : PER/3/M.PAN/3/2009 Tentang

Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya telah menetapkan pekerjaan di

bidang kearsipan sebagai profesi dan tenaga pelaksanaannya disahkan sebagai pejabat

Fungsional Arsiparis.

Arsiparis sebagai tenaga profesional semakin dituntut untuk meningkatkan

pengetahuan dan keterampilan dalam pengelolaan arsip, tanggap terhadap segala

perkembangan yang terjadi terutama berkaitan dengan perkembangan teknologi

informasi. Disisi lain, pembinaan arsiparis harus terus ditingkatkan sehingga terciptanya

peningkatan kinerja bagi Arsiparis yang pada akhirnya betul- betul tercipta Arsiparis

profesional.

2


Modul ini menyampaikan materi tentang jabatan fungsional Arsiparis terutama

tugas pokok, fungsi, dan ketentuan menjadi Arsiparis serta Penetapan Angka

Kredit.

C. Kompetensi yang Diharapkan

Setelah mengikuti pembelajaran Modul ini peserta diharapkan memahami tugas

pokok, fungsi, persyaratan dan ketentuan jabatan fungsional arsiparis.

D. Indikator Hasil Belajar

Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran Modul ini peserta mampu :

1. Memahami Pengertian Fungsional Arsiparis rumpun jabatan, kedudukan dan

tugas pokok Fungsional Arsiparis

2. Memahami Unsur dan sub unsur kegiatan Fungsional Arsiparis

3. Memahami Jenjang jabatan dan Pangkat Fungsional Arsiparis

4. Memahami Rincian kegiatan dan unsur yang dinilai dalam memberikan angka

kredit.

5. Memahami Pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis

3

BAB II

PROFESI KEARSIPAN

A. Pengertian

Kegiatan kearsipan di Indonesia telah dilakukan sejak zaman dahulu, profesi

Arsiparis dikenal pada sekitar tahun 1892 dengan diangkatnya Van Der Chijs sebagaai

Arsiparis pertama di Indonesia yang mengelola arsip Sekretrariat Negara pada masa

Hindia Belanda. Pemberian nama Arsiparis berasal dari bahasa Belanda, archivaris yang

dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebagai archivist yakni orang yang bekerja dalam

bidang kearsipan . Kata Arsiparis sendiri tidak ditemukan dalam kamus Umum Bahasa

Indonesia yang disusun oleh W.J.S Poerwadarminta yang diolah kembali oleh pusat

pembinaan dan pengembangan bahasa Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (1999)

maupun dalam kamus Umum Bahasa Indonesia yang disusun oleh Prof.Dr.J.S. Badudu

dan Prof. Sutan Mohammad Zein (1996).

Arsiparis adalah Jabatan Fungsionil dibidang kearsipan, Jabatan Fungsional adalah

kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, wewenang dan hak seseorang PNS

dalam satu satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian

dan/atau ketrampilan tertentu serta bersifat mandiri.

Penyebutan kata Arsiparis muncul pertama kali pada surat Keputusan Menteri

Pendayagunaan Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka kredit bagi jabatan

Arsiparis, ketika pemerintah mulai mengakui adanya profesi fungsional tersebut.

Arsiparis dikatakan adalah pegawai negeri sipil yang diberi tugas, tanggung jawab,

wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan

kegiatan kearsipan pada instansi pemerintah, tidak termasuk dalam kegiatan mengurus,

memberkaskan dan mengelola arsip aktif. Pengertian ini kemudian disempurnakan

kepada keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 09/

KEP/M.PAN/2/2002 tentang jabatan fungsional arsiparis dan angka kreditnya bahwa

Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan

hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan.

Penyempurnaan ini dilakukan sejalan dengan perubahan pengertian tentang

kegiatan kearsipan pada surat edaran bersama kepala ANRI dan kepala BAKN Nomor

4

01/SEB/1990 dan Nomor 46/SE/1990 tentang angka kredit bagi jabatan arsiparis

disebutkan bahwa kegiatan kearsipan adalah kegiatan dalam bidang pembinaan,

pengelolaan dan pelayanan kearsipan, penilaiaan dan penyeleksian arsip, serta

pemasyarakatan kearsipan. Keputusan Menpan yang baru memberikan pengertian

mengenai kegiatan kearsipan secara lebih luas yaitu proses kegiatan yang

berkesinambungan dalam pengelolaan arsip melalui berbagai bentuk media rekam

dimulai dari proses penciptaan, pengelolaan informasi dan penggunaan, pengaturan, dan

penyusutan sampai dengan proses pelestariaannya dan kegiatan pembinaannya.

Seperti halnya pejabat struktural dalam suatu lembaga/ instansi pemerintah,

Pejabat Fungsional Arsiparis memperoleh tunjangan jabatan yang disesuaikan dengan

tingkat atau jenjang jabatan yang ada tunjangan jabatan ini dikeluarkan pertama kali

melalui Surat Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1995 tentang

tunjangan Arsiparis.

B. Perbedaan Kegiatan Fungsional Dengan Kegiatan Manajerial

Dalam pelaksanaan tugas-tugas penyelenggaraan pemerintahan terdapat dua

macam kegiatan, yakni kegiatan manajerial dan kegiatan teknis. Kegiatan manajerial

adalah kegiatan yang sifatnya mengatur dan mengendalikan pelaksanaan tugas pokok

suatu unit. Pengendalian kegiatan ini dilaksanakan dalam suatu pembagian pelaksanaan

tugas, sesuai dengan tingkatan tanggungjawab eselonisasi. Oleh karenanya kegiatan

kegiatn manajerial ini disebut dengan kegiatan structural dan pelaksana kegiatan-kegiatan

manajerial dinamakan pejabat structural.

Kegiatan teknis adalah kegiatan pokok suatu unit yang penyelesaiannya

membutuhkan ketrampilan dan atau keahlian tertentu serta bersifat mandiri.Kegiatan

teknis juga merupakan fungsi dari suatu unit atau satuan organisasi.Oleh karenanya

kegiatan teknis ini disebut sebagai kegiatan fungsional dan pelaksana kegiatan-kegiatan

teknis ini dinamakan pejabat fungsional. Berdasarkan pembedaan diatas, posisi jabatan

fungsional adalah sebagai pelaksana teknis suatu kegiatan .

5

C. Pengertian dan Kedudukan Arsiparis

Salah satu kegiatan teknis dari penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan

adalah kegiatan kearsipan. Terbitnya Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara No. Per/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional dan Angka

Kreditnya merupakan pengakuan resmi bahwa kegiatan teknis kearsipan pada instansi

pemerintah adalah kegiatan fungsional dan sekaligus merupakan pengakuan bahwa

kegiatan kearsipan adalah suatu profesi.

Dalam Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.

Per/3/M.PAN/3/2009 menyebutkan bahwa :

1. Arsiparis adalah Jabatan yang mempunyai ruang lingkup, tugas, tanggung jawab dan

wewenang untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan

yang diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil dengan hak dan kewajiban yang diberikan

secara penuh oleh Pejabat yang berwenang.

2. Jabatan fungsional arsiparis termasuk dalam rumpun Arsiparis Pustakawan dan yang

berkaitan.

3. Arsiparis berkedudukan sebagai pelaksanaan teknis fungsional dibidang pengelolaan

arsip dan pembinaan kearsipan.

4. Arsiparis adalah jabatan karier yang hanya dapat diduduki oleh Pegawai Negeri Sipil.

Kegiatan-Kegiatan teknis Fungsional kearsipan yang tercantum dalam

PER/3/M.PAN/3/2009 yang dapat dinilai angka kreditnya adalah :

1. Pendidikan terdiri dari:

a) Pendidikan sekolah dan memperoleh ijazah/ gelar.

b) Pendidikan dan pelatihan fungsional dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan

kearsipan dan memperoleh surat tanda tamat pendidikan dan pelatihan (STTPP)

atau sertefikat.

c) Pendidikan dan pelatihan prajabatan dan memperoleh Surat Tanda Tamat

Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) atau sertefikat.

2. Pengelolaan arsip terdiri dari:

a) Ketatalaksanaan kearsipan

b) Pengolahan arsip

c) Perawatan dan pemeliharaan arsip

6

d) Pelayanan kearsipan

e) Publikasi kearsipan

3. Pembinaan kearsipan

a) Bimbingan dan supervisi kearsipan

b) Akreditasi dan sertifikasi kearsipan

4. Pengembangan profesi Arsiparis terdiri atas:

a) Membuat karya tulis/ karya ilmiah dibidang kearsipan

b) Menyusun standar/ pedoman kearsipan

c) Menemukan teknologi tepat guna dibidang kearsipan

d) Uji kompetensi

e) Penerjemahan/ penyaduran buku dan bahan lainnya dibidang kearsipan

5. Penunjang tugas Arsiparis terdiri atas:

a) Pengajar/ pelatih dibidang kearsipan

b) Mengikuti bimbingan dibidang kearsipan

c) Peran serta dalam seminar/ lokakarya dibidang kearsipan

d) Keanggotaan dalam organisasi profesi arsiparis

e) Keanggotaan dalam tim Penilai Jabatan fingsional Arsiparis

f) Perolehan penghargaan/ tanda jasa

g) Perolehan gelar kesarjanaan lainnya

D. Peraturan Bidang Jabatan Arsiparis

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

2. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994, tentang Jabatan Fungsional

Pegawai Negeri Sipil.

3. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2007 tentang Tunjangan

Jabatan Fungsional Arsiparis.

4. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang Rumpun

Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil.

5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor

PER/3/M.PAN/3/2009 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka

Kreditnya.

7

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Th. 2010 tentang

Rincian Bukti Kerja Arsiparis.

7. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor.KP 30.6/069/36/191 tanggal 2

September 1991 tentang Petunjuk dan Prosedur Pengangkatan bagi Pelaksanaan

Penyesuaian dalam jabatan dan angka kredit Arsiparis.

8. Keputusan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 1992 tanggal 25 Juni 1991, tentang

Prosedur dan Petunjuk Pelaksanaan Pembinaan bagi Jabatan Arsiparis.

9. Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 Tahun 2004 tentang Tata Kerja

Tim Penilai dan Tata Cara _Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis.

10. Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI dan Kepala Badan Administrasi

Kepegawaian Negara Nomor 03 Tahun 2002 dan Nomor 15 Tahun 2002 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

11. Surat Edaran Kepala ANRI Nomor.KP.30.6/174/1992 tanggal 17 Februari 1992,

Perihal Tim Penilai Instansi.

12. Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor.SE.77/PB/2007 Tentang Tunjangan

Jabatan Fungsional Arsiparis.

E. Keuntungan Terselenggaranya Jabtan Fungsional

Keuntungan terselenggaranya Jabatan Fungsional bagi Pegawai Negeri Sipil adalah :

1. Sebagai alternative atau jalan keluar bagi PNS yang tidak mendapatkan

kesempatan untuk menduduki jabatan structural

2. Untuk mengatasi kenaikan pangkat yang berhenti(mentok) karena latar belakang

pendidikan(ijazah) karena tingkatan jabatan (eselon) atau karena tidak boleh

mendahului pangkat atasan/pimpinan.

3. Adanya kesempatan untuk menempuh kenaikan pangkat pilihan(percepatan

kenaikan pangkat) yaitu satu kali dalam dua tahun.

4. Adanya jaminan jenjang karir yang jelas. Selama seorang pejabat fungsional

mampu bekerja dan dapat mengumpulkan angka kredit yang dipersaratkan maka

karirnya, baik pangkat maupun jabatannya akan terus naik sesuai dengan tingkat

jabatannya.

5. Dibebaskan dari keharusan mengikuti ujian dinas tingkat III.

8

6. Adanya pemerataan kesejahteraan berupa tunjangan jabatan.

7. Kemungkinan adanya penambahan batas usia pensiun karena profesionalitasnya.

8. Menjadi jaminan adanya peluang untuk berkreasi secara mandiri dan bersaing

untuk berprestasi secara sehat.

F. Jenjang Jabtan dan Pangkat Fungsional Arsiparis

Jabatan fungsional Arsiparis terdiri dari jabatan tingkat terampil dan jabatan

tingkat ahli. Jenjang jabatan Fungsional Arsiparis disusun berdasarkan suatu jenjang

jabatan sesuai dengan jumlah angka kredit yang dipersaratkan untuk dikumpulkan

pada jenjang itu.

Jabatan Arsiparis Tingkat Ketrampilan dibagi/dibedakan dalam 3 (tiga) jenjang yaitu :

Pangkat Gol /

Ruang Jabatan

Angka

Kredit

Angka

Kumulatif

Pengatur

Pengatur tingkat I

II/c

II/d

Arsiparis

pelaksana

20

20

60

80

Penata Muda

Penata Muda Tk I

III/a

III/b

Arsiparis

pelaksana

lanjutan

20

50

100

150

Penata

Penata Tingkat I

III/c

III/d

Arsiparis

penyelia

50

100

200

300

Sedangkan jabatan Arsiparis tingkat Keahlian dibagi/dibedakan dalam 4 (empat)

jenjang yaitu :

Pangkat Gol /

Ruang

Jabatan Angka

Kredit

Angka

Kumulatif

Penata Muda

Penata Muda Tk I

III/a

III/b

Arsiparis Pertama

50

50

100

150

Penata

Penata Tk I

III/c

III/d

Arsiparis Muda 100

100

200

300

Pembina

Pembina Tk I

Pembina Utama Muda

IV/a

IV/b

IV/c

Arsiparis Madya 150

150

150

400

550

700

Pembina Utama Madya

Pembina Utama

IV/d

IV/e

Arsiparis Utama 200

200

850

1050

9

G. Unit Kerja Struktural Pembina Profesi Arsiparis

Pembinaan Profesi Arsiparis pada suatu instansi yang memiliki Unit Kearsipan

menjadi beban dan tanggung jawab Unit Kearsipan tersebut. Yang dimaksud dengan Unit

Kearsipan disini adalah Unit Kerja pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan

Pemerintahan di Pusat dan di Daerah baik secara structural maupun Fungsional

melakukan kegitan kearsipan.Unit Kerja setingkat eselon II yang biasanya berfungsi

sebagai Unit Kearsipan adalah Biro Umum. Di Daerah Propinsi adalah Badan Arsip

Daerah dan di Daerah kabupaten/Kota adalah Kantor Arsip Kabupaten/Kota atau nama

lain untuk itu.

H. Tempat Kerja Arsiparis.

Pada dasarnya, Arsiparis sebagai Pelaksana tugas-tugas teknis operasional di

bidang kearsipan harus ditempatkan pada Unit Kerja Teknis Kearsipan, yaitu unit kerja

yang secara fungsional melaksanakan kegiatan kearsipan.

Lahan kerja Arsiparis secara sederhana adalah mengelola rekaman kegiatan

organisasi, administrasi dan penyusunan peraturan pengelolaannya yang tersebar di

hampir seluruh unit kerja suatu instansi.Oleh karenanya secara logika seorang Arsiparis

tidak terikat oleh struktur arganisasi dan dapat bekerja pada suatu unit kerja yang

melaksanakan kegiatan kearsipan, bahkan seorang Arsiparis dapat bekerja diluar

instansinya sebagaimana jabatan dokter dapat bekerja diluar Puskesmasnya.

10

BAB III

TATA CARA PENGUMPULAN ANGKA KREDIT

A. Beberapa Pengertian

1. Buku kerja Arsiparis adalah jurnal dan atau catatan harian Arsiparis mengenai

kegiatan pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, pengembanngan profesi

kearsipan, dan penunjang kegiatan yang dilakukannya, keikutsertaannya dan

kegiatan kearsipan atau bimbingan yang diterimanya.

2. Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan dan Pelatihan, adalah sejenis teks

yang berisi daftar rincian kegiatan diklat diikuti dan satuan hasilnya yang diikuti

Arsiparis pada periode tertentu.

3. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip adalah sejenis teks yang

berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari kegiatan pengelolaan arsip

yang telah dilakukan atau selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode

tertentu.

4. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan adalah sejenis teks

yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil kegiatan pembinaan kearsipan

yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada periode tertentu.

5. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan adalah

sejenis tek yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari kegiatan

pengembangan profesi kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh

Arsiparis pada periode tertentu.

6. Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan adalah sejenis teks

yang berisi daftar rincian kegiatan dan satuan hasil dari pelaksanaan penunjang

kegiatan kearsipan yang telah dilakukan /selesai dilaksanakan oleh Arsiparis pada

periode tertentu.

7. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Menteri, Jaksa Agung, Sekretaris Negara,

Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil

Presiden,Kepala Kepolisian Negara, Pimpinal Lembaga Pemerintah Non

Departemen, Pimpinan Kesekretariatan di Daerah Provinsi dan Bupati/Walikota

di daerah Kabupaten/Kota.

11

8. Pejabat Pembuat Pernyataan adalah pejabat struktural yang secara langsung

memberikan tugas-tugas kearsipan atau mengetahui pelaksanaan kegiatan

kearsipan yang dlakukan Arsiparis. Pejabat dimaksud ada kalanya memiliki

berkedudukan sebagai atasan langsung Arsiparis atau pejabat tempat Arsiparis

bersangkutan bekerja atau ditugaskan.

9. Pejabat Pengusul adalah pejabat yang berwenang mengusulkan Usul Penetapan

Angka Kredit kepada Pejabat Pembina Kepegawaian.

10. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) adalah sejenis teks yang memuat

uraian seluruh kegiatan kearsipan yang dilakukan Arsiparis dan diusulkan angka

kreditnya sesuai dengan jumlah/volume kegiatannya secara kuantitatif untuk

diperiksa, dinilai, dan diberikan angka kredit oleh Tim Penilai.

B. Perhitungan Angka Kredit

Perhitungan Angka kredit diperlukan untuk mengetahui seberapa banyak seorang

Arsiparis dapat mengumpulkan angka kredit dari kegiatan yang dilakukannya dalam

periode tertentu. untuk perhitungan tersebut secara teknis dapat diajukan pertanyaan awal

umpamanya kegiatan apa saja yang telah dilakukan seorang Arsiparis dan berapa jumlah

atau volume kegiatannya apa satuan hasilnya. Jika telah terdapat jawabnya, maka tinggal

mengkalikan jumlah kegiatan tersebut dalam nominal angka kredit standar yang dimuat

pada lampiran II keputusan Menpan Nomor PER/3/M.PAN/3/2009

C. Buku Kerja Arsiparis

Buku Kerja Arsiparis adalah jurnal atau catatan harian Arsiparis mengenai

kegiatan pengelolaan arsip, kegiatan pembinaan kersipan, kegiatan pengembangan

profesi kearsipan dan penunjang yang dilakukan Arsiparis, keikutsertaannya dalam

kegiatan dan atau bimbingan yang diterimanya.

Buku kerja ini pada saat pengumpulan angka kredit menjadi bahan dasar dan

rujukan dalam pengisian formulir Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengelolaan

Arsip, Pembinaan Kearsipan, Pengembangan Profesi Kearsipan, dan Penunjang Profesi

Kearsipan. Bahkan dalam beberapa kasus, Tim Penilai mendasarkan penilaian yang

dilakukannya kepada buku kerja, atau mencocokan kegiatan yang diusulkan

12

penilaiannya dengan buku kerja yang harus dilampirkan dalam pengumpulan angka

kredit.

D. Surat-Surat Pernyataan dan Pejabat Pembuat Pernyataan

Dari kegiatan-kegiatan kearsipan dan kegiatan yang dianggap berkaitan dengan

kearsipan yang dicatat dalam buku kerja, Arsiparis sendiri harus memilah kegiatan

tersebut menjadi 5 (lima) kelompok kegiatan.

1. Kelompok kegiatan pendidikan dituangkan dalam Surat Pernyataan Telah Mengikuti

Pendidikan dan Pelatihan Fungsional.

2. Kelompok Kegiatan pengelolaan arsip, dituangkan dalam formulir Surat Pernyataan

Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip.

3. Kelompok kegiatan pembinaan kearsipan , dituangkan dalam formulir Surat

Pernyataan Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan.

4. Kelompok kegiatan pengembangan profesi Arsiparis dituangkan dalam formulir Surat

Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan.

5. Kelompok kegiatan penunjang Tugas Arsiparis dituangkan dalam formulir Surat

Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan.

Kelima macam surat pernyataan tersebut ditandatangani oleh pejabat struktural

tempat Arsiparis bekerja atau tempat Arsiparis ditugaskan, yang tentunya setelah pejabat

tersebut memeriksa terlebih dahulu kebenaran isi kelima macam surat pernyataan

dimaksud.

E. Pengajuan Daftar Usul Penetapan Angka Kredit

Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK), diisi oleh Arsiparis bersangkutan

berdasarkan surat-surat pernyataan yang telah ditandatangani oleh pejabat struktural

tempat Arsiparis bekerja atau ditugaskan. DUPAK yang telah diisi kemudian

ditandatangani oleh pejabat pengusul untuk diusulkan kepada Pejabat Pembinaan

Kepegawaian sebagai Pejabat Penetap.

Besaran dan jumlah angka kredit merupakan nilai dan cerminan dari prestasi kerja

Arsiparis. Nilai tersebut dihitung sendiri oleh Arsiparis berdasarkan jumlah/kegiatan yang

secara kuantitatif dilakukan oleh Arsiparis dalam periode tertentu. Nominal nilai yang

13

dihasilkan dari perhitungan yang dilakukan oleh Arsiparis kemudian dicantumkan dalam

kolom-kolom pada DUPAK sesuai lajur dan nama kegiatannya. Jumlah atau volume

kegiatannya sendiri tidak disebutkan dalam DUPAK akan tetapi hanya disebutkan dalam

surat-surat pernyataan.

DUPAK yang diajukan kepada pejabat penetap tersebut dilampiri dengan:

1. Surat Pernyataan Telah Mengikuti Pendidikan

2. Surat Pernyataan Telah Melakukan Kegiatan Pengelolaan Arsip;

3. Surat Pernyataan Telah Melakukan Kegiatan Pembinaan Kearsipan;

4. Surat Pernyataan Melakukan Kegiatan Pengembangan Profesi Kearsipan;

5. Surat Pernyataan Melakukan Penunjang Kegiatan Kearsipan;

6. Salinan atau rekap dari buku kerja (bila tim penilai memintanya);

7. Bukti-bukti lain yang diminta oleh tim penilai, seperti copy dari satuan hasil kegiatan

atau yang lainnya.

F. Pejabat Pengusul

Prestasi kerja seorang Arsiparis yang tertuang dalam DUPAK diusulkan oleh

pimpinan unit kerja pengusul kepada pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit.

Pimpinan unit kerja pengusul dimaksud disebut dengan istilah Pejabat Pengusul. Pada

instansi yang memiliki Unit Kearsipan, maka yang bertindak sebagai pejabat pengusul

adalah Kepala Unit Kearsipannya. Demikian Pula bagi Pemerintah Provinsi yang

memiliki Kantor Arsip Daerah (KAD) atau Badan Arsip Daerah (BAD) yang bertindak

sebagai pejabat pengusul adalah Kepala KAD/BAD. Dalam hal sebuah instansi atau

Pemerintah Provinsi tidak memiliki Unit Kearsipan atau KAD, atau karena sesuatu dan

hal lain Unit Kearsipan KAD/BAD yang ada jauh dari tempat Arsiparis bertugas atau

tidak dapat diakses maka Pejabat Struktural setingkat III yang berada pada tempat

Arsiparis bertugas dapat bertindak sebagai Pejabat Pengusul. Pejabat eselon III dimaksud

umpamanya Kepala Bidang pada Kantor Wilayah, Kepala Kantor pada Pemerintah

Kabupaten/Kota, dan eselon III pada Direktorat Jenderal, Sekretaris Jenderal, Inspektorat

Jenderal, Kedeoutian, dan sebagainya.

Pejabat pengusul sebaiknya memberikan penjelasan dalam bentuk catatan-catatan

dalam kolom yang tersedia pada angka Romawi IV formulir DUPAK. Catatan tersebut

14

umpamanya berupa penjelasan kapasitas Arsiparis bersangkutan, dan lahan kerja yang

tersedia.

G. Pejabat Penetap

Penetapan angka kredit disiapkan oleh Tim penilai dalam sebuah formulir

penetapan angka kredit yang lazim disebut PAK. Dalam PAK tersebut dituangkan jumlah

angka kredit yang pernah dimiliki Arsiparis, jumlah angka kredit baru hasil perhitungan

periode berjalan dan jumlah angka kredit keseluruhan. Penetapan angka kredit juga

merekomendasikan mengenai dapat atau tidaknya seorang Arsiparis diusulkan kenaikan

pangkat/jabatannya setingkat lebih tinggi dari pangkat/jabatan yang dimilikinya sesuai

dengan jumlah angka kredit kumulatif yang dapat dikumpulkannya. PAK ini

ditandatangani oleh pejabat penetap yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian.

Yang dimaksud dengan pejabat penetap adalah pejabat yang berwenang

menetapkan angka kredit yaitu Pejabat Pembina Kepegawaian adalah Menteri, Jaksa

Agung, Sekretaris Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden,

Sekretaris Wakil Presiden,Kepala Kepolisian Negara, Pimpinal Lembaga Pemerintah

Non Departemen, Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/tinggi Negara, Gubernur,

Bupati/Walikota atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya untuk menetapkan angka kredit

bagi Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda di lingkungan instansi masing-masing.

Pejabat penetap dan pejabat lain yang ditunjuk pejabat penetap sebagaimana

tersebut diatas adalah sama dengan pejabat-pejabat pembina kepegawaian, atau pejabat

yang berwenang mengangkat dalam jabatan Arsiparis dan memberhentikan dari jabatan

Arsiparis.

15

BAB IV

TIM PENILAI

A. Tim Penilai

Produktivitas Arsiparis diukur dengan angka kredit. Angka Kredit ini dihitung

oleh Arsiparis untuk diusulkan kepada Pejabat Penetap dan dihitung kembali oleh sebuah

Tim Penilai yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab oleh pimpinan instansi

untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja Arsiparis yang diusulkan. Hasil

penilaian ini merupakan sebuah pertimbangan dari Tim Penilai bagi pejabat yang

berwenang menetapkan angka kredit untuk memberikan keputusan mengenai mutasi

Arsiparis.

Tim Penilai bagi Arsiparis terdiri dari 2 Tim :

1. Tim Penilai Pusat.

Tim ini dibentuk oleh pimpinan instansi Pembina jabatan Arsiparis, yaitu pimpinan

Arsip Nasional RI. Tim Penilai Pusat memiliki kewenangan untuk melakukan penilaian

terhadap prestasi kerja Arsiparis golongan IV a s.d Arsiparis gol. IV/e. atau Arsiparis

yang menduduki jabatan Arsiparis Madya s.d Arsiparis Utama.Tim Penilai Pusat

berdomisili di Arsip Nasional Republik Indonesia.

2. Tim Penilai Instansi.

Tim ini dibentuk oleh pimpinan instansi pengguna jabatan Arsiparis. Tim Penilai

Instansi memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan penilaian terhadap prestasi kerja

Arsiparis yang menduduki jabatan Arsiparis Pelaksana s.d Arsiparis Penyelia dan

Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda di lingkungan instansi masing-masing (gol. II/b s.d

gol.III/d).Tim Penilai Instansi ini berdomisili pada instansi pengguna jabatan Arsiparis.

Tim Penilai Instansi di daerah dapat disebut dengan nama Tim Penilai Daerah. Pada

Pemerintah Propinsi dapat disebut dengan sebutan Tim Penilai Jabatan Arsiparis Propinsi

dan Tim Penilai Daerah di Pemerintah Kabupaten /Kota dapat disebut dengan sebutan

Tim Penilai Jabatan Arsiparis Kabupaten/Kota.

16

B. Persyaratan Pembentukan Tim Penilai

Tim penilai Instansi dan Tim penilai Daerah dapat dibentuk apabila :

1. Pada suatu instansi pengguna Arsiparis terdapat sekurang – kurangnya 15 orang

pejabat Arsiparis

2. Tersedia 3 orang Arsiparis yang diangggap memenuhi syarat untuk dapat duduk

dalam Tim penilai sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 Bab 3 surat keputusan

bersama Kepala ANRI dan Kepala BKL yaitu :

a. Memiliki Jabatan/Pangkat serendah-rendahnya sama dengan jabatan/Pangkat

Arsiparis yang dinilai.

b. Memiliki kompetensi untuk menilai prestasi kerja Arsiparis.

c. Dapat aktif melakukan penilaian.

Oleh karenanya dalam membentuk Tim Penilai Instansi atau Tim Penilai Daerah

factor keahlian dalam profesi Kearsipan menjadi syarat dan pertimbangan utama. Apabila

pada Instansi pengguna tidak terdapat PNS yang dianggap ahli di bidang kearsipan maka

dapat ditempuh 2 cara :

Pertama, Instansi yang bersangkutan dapat meminta tenaga Arsip Nasional RI

untuk duduk sebagai Anggota Tim Penilai Instansi. Bahkan Instansi bersangkutan dapat

meminta Tim penilai Instansi Arsip Nasional RI bertindak sebagai Tim penilai Instansi

dimaksud sampai Instansi bersangkutan memiliki tenaga Tim Penilai yang memenuhi

persyaratan. Permintaan dan penunjukan tenaga Arsip Nasional RI untuk menjadi Tim

Penilai pada sebuah Instansi Pemda diajukan secara tertulis kepada ANRI dan ditetapkan

oleh Kepala Arsip Nasional RI.

Kedua, dalam hal Instansi belum dapat memenuhi persyaratan terbentuknya Tim

Penilai Instansi, maka Penilaian untuk menetapakan angka kredit dan menentukan

tunjang Jabatan bagi seorang Arsiparis dilakukan oleh :

(a) Pejabat yang menangani Bidang Kepegawaian.

(b) Pejabat selain Arsiapris yang mempunyai kompetensi dalam Bidang Kearsipan.

Pendek kata, untuk lebih menjamin terbentuknya Tim Penilai yang diangggap mampu

melakukan Penilaian, maka dianjurkan dalam pembentukannya dapat mengakomodir :

17

1. Unsur unit Kepegawaian sebagai unsur yang paling mengerti mengenai pembinaan

Kepegawaian.

2. Unsur unit Kearsipan yang paling mengetahui pembinaan kearsipan dan propesi

Kearsipan.

3. Mengakomodir sekurang – kurangnya 3 orang Arsiparis dengan Jabatan / Pangkat

setingkat dengan Jabatan / Pangkat yang dinilai.

C. Keanggotaan Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Instansi/Tim Penilai Daerah

Personalia Tim Penilai Instansi / Tim Penilai Daerah sekurang – kurangnya terdiri

dari 7 orang yaitu :

1. Seorang Ketua merangkap Anggota.

2. Seorang Wakil Ketua merangkap Anggota.

3. Seorang Sekretaris merangkap Anggota.

4. Sekurang – kurangnya 4 orang Anggota.

Pembentukan Tim Penilai ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian

masing – masing Instansi pengguna Arsiparis, yaitu Mentri, Jaksa Agung, Sekretaris

Negara, Sekretaris Kabinet, Sekretaris Militer, Sekretaris Presiden, Sekretaris Wakil

Presiden, Kepala Kepolisian Negara, Pimpinan Lembaga Pemerintah non Departemen,

Pimpinan Kesekretariatan Lembaga Tertinggi/ Tinggi Negara, Gubernur dan Bupati /

Walikota. Namun demikian Pimpinan Instansi dapat mendelegasikan wewenangnya

kepada Pejabat lain yang ditunjuknya dengan sebuah penetapan.

Walaupun Tim penilai Instansi/Tim penilai Daerah ditetapkan oleh Pimpinan

Instansi, akan tetapi Ketua Tim Penilai Instansi/Daerah terpilih dapat menonaktifkan

sementara anggota Tim Penilai Instansi/Daerah apabila anggota Tim dimaksud sedang

dinilai atau erhalangan melaksanakan tugas atau mendapatkan tugas lain yang melebihai

batas waktu 6 (enam ) bulan.Dalam hal terjadi penonaktifan anggota Tim Penilai, Ketua

Tim Penilai dapat mengangkat anggota Tim Penilai Pengganti.Selanjutnya Ketua Tim

Penilai dapat mengaktifkan kembali anggota Tim Penilai yang dinonaktifkan apabila alas

an-alasan penonaktifan pulih kembali dan apabila tidak digantikan oleh anggota

pengganti.

18

Apabila penonaktifan terjadi pada Ketua Tim Penilai Instansi/Daerah maka tugas

sebagai Ketua dilaksanakan oleh Wakil Ketua. Demikian pula apabila penonaktifan

menimpa Sekretaris Tim Penilai, maka tugas sebagai Sekretaris dilaksanakan oleh Wakil

Ketua.

Bagi Instansi yang memiliki sejumlah Arsiparis yang penilaiannya mustahil

dilakukan oleh Tim Penilai yang hanya terdiri dari 7 orang, pejabat yang berwenang pada

instansi bersangkutan dapat membentuk Tim Teknis Penilai Instansi yang berfungsi

untuk membantu Tim Penilai Instansi. Umpamanya membentuk Tim Teknis Penilai

Instansi pada tiap unit kerja setingkat eselon I yang mendayagunakan lebih dari 15 orang

tenaga Arsiparis.

D. Masa Kerja Tim Penilai.

Masa kerja Tim Penilai ditetapkan 3 (tiga) tahun. Namun pejabat yang berwenang

dapat memberhentikan atau mengganti anggota Tim Penilai sebelum masa jabatannya 3

(tiga) tahun selesai. Oleh karenanya Surat Keputusan pembentukan Tim Penilai dapat

dibuat pada setiap tahun sesuai dengan tahun anggaran.

E. Tugas dan Fungsi Penilai

1. Memberikan pertimbangan dalam pembinaan profesi kearsipan di instansinya.

2. Mengkoordinasikan antara kegiatan struktural di bidang kearsipan dengan kegiatan

arsiparis.

3. Melakukan penelitian dari sisi adminstrasi terhadap Daftar Usul Penetapan Angka

Kredit dan bukti – bukti kerja yang diajukan Arsiparis.

4. Meberikan penilaian terhadap hasil kerjadan prestasi kerja Arsiparis.

5. Melakukan penilaian dan penghitungan / penetapan Angka Kredit bagi Arsiparis

Pelaksana s.d Arsiparis Penyelia dan Arsiparis Pertama s.d Arsiparis Muda

dilingkungan Instansinya.

6. Mengajukan usul penetapan Angka Kredit Kepada Pejabat Berwenang menetapkan

Angka Kredit.

19

F. Sekretaris Tim Penilai

1. Pengertian.

Sekretaris Tim Penilai adalah sekelompok Personalia yang menjadi pendukung

Fasilitatif bagi tertselenggaranya Penilaian prestasi kerja Arsiparis.

2. Fungsi

Sekretariat Tim Penilai berfungsi sebagai :

a. Unsur bantu Administratif bagi Tim Penilai.

b. Unsur Bantu Teknis Pelaksanaan Penilaian.

c. Pengelola Administrasi Tim Penilai.

d. Koordinator bagi Tim Penilai Instansi Gabungan.

e. Pembina Hubungan dengan Sekretariat Tim Penilai Pusat ( ANRI ) danb Tim

Penilai Jabatan Arsiparis pada Instansi Lain.

3. Tugas

a. Memfasilitasi Tim Penilai dalam melaksanakn Tugas Penilaian, baik sabelum

maupun sesudah Penilaian.

b. Memfasilitasi Tim Penilai dalam monitoring Arsiparis.

c. Mengkoordinasikan Penilaian bagi Arsiparis yang Penilaian prestasi kerjanya

digabungkan/ di titipkan.

20

BAB V

PENGANGKATAN DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS

A. Pejabat yang berwenang mengangkat dalam jabatan Arsiparis

Adalah pejabat yang berwenang sesuai dengan peraturan perundang- undangan.

1. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan Arsiparis

tingkat terampil harus memenuhi syarat sebagai berikut:

a. Berijazah diploma III bidang kearsipan, atau

b. Berijazah diploma III bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang ditentukan untuk

jabatan Arsiparis

c. Pangkat paling rendah pengatur ,golongan ruang II/c; dan

d. Setiap unsur penilaiaan prestasi pekerjaan dalam daftar penilaiaan pelaksanaan

pekerjaan (DP 3) paling kurang bernilai baik dalam 1 (satu) tahun terakhir..

2. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat untuk pertama kali dalam jabatan Arsiparis

tingkat ahli harus memenuhi syarat sebagai berikut:

a. Berijazah sarjana (S1)/ diploma IV bidang kearsipan ; atau

b. Berijazah sarjana (S1)/ diploma IV bidang ilmu lain sesuai kualifikasi yang

ditentukan untuk jabatan Arsiparis

c. Pangkat paling rendah penata muda golongna ruang III/a ; dan

d. Setiap unsur penilaiaan prestasi pekerjaan dalam daftar penilaiaan pelaksanaan

pekerjaan (DP3) paling kurang bernilai baik dalam 1(satu )tahun terakhir.

3. Pengangkatan Arsiparis sebagaimana pengangkatan yang dilakukan untuk mengisi

lowongan formasi jabatan Arsiparis melalui pengangkatan Calon Pegawai Negeri

Sipil (CPNS)

4. Kualifikasi pendidikan untuk jabatan fungsional ditentapkan lebih lanjut oleh Kepala

Arsip Nasional RI selaku pimpinan Instansi Pembina Jabatan Funfsional Arsiparis.

5. Pegawai Negeri Sipil yang diangkat sebagaiamana sebelum diangkat harus mengikuti

dan lulus diklat pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis.

21

Disamping syarat diatas pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam jabatan

Arsiparis dilaksanakan sesuai formasi jabatan Fungsional Arsiparis dengan ketentuan

sebagai berikut:

a. Pengangkatan PNS pusat dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai dengan formasi

jabatan fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab

dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara setelah mendapat pertimbangan teknis

kepala Badan Kepegawaian Negara.

b. Pengangkatan PNS daerah dalam jabatan Arsiparis dilaksanakan sesuai dengan

formasi jabatan Fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh kepala daerah masing-

masing setelah mendapat persetujuan tertulis dari Menteri yang bertanggung jawab

dibidang Pendayagunaan Aparatur Negara setelah mendapat pertimbangan teknis

Kepala Badan Kepegawaian Negara.

Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dari jabatan lain ke dalam jabatan Arsiparis

dapat dipertimbangkan dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Memenuhi syarat sebagaimana ketentuan tersebut di atas

b. Mengalami pengalaman dibidang Kearsipan paling kurang dua tahun.

c. Usia paling tinggi 50 (lima puluh) tahun

d. Telah mengikuti dan lulus diklat pengangkatan dalam jabatan Fungsional Arsiparis

yang dipersyaratkan ; dan

e. Setiap unsur penilaian prestasi pekerjaan dalam Daftar Penilaiaan Pelaksanaan

Pekerjaan (DP3) paling kurang bernilai baik dalam satu tahun terakhir

Pangkat yang ditetapkan bagi PNS adalah sama dengan pangkat yang dimilikinya

dan jenjang jabatan ditetapkan sesuai dengan jumlah angka kredit yang ditetapkan oleh

pejabat yang berwenang menetapkan angka kredit dan Jumlah angka kredit ditetapkan dari

unsur utama dan unsur penunjang. Arsiparis tingkat terampil yang memperoleh ijazah

sarjana (S1)/ diploma IV dapat diangkat dalam jabatan Arsiparis Tingkat Ahli, apabila

memenuhi persyaratan sebagai berikut :

a. Tersedia formasi untuk jabatan Arsiparis tingkat ahli

b. Telah mengikuti dan lulus diklat fungsional Arsiparis Tingkat Ahli; dan

c. Memenuhi jumlah angka kredit kumulatif yang ditentukan.

22

Arsiparis tingkat terampil yang akan beralih menjadi Arsiparis Tingkat Ahli diberikan

angka kredit sebesar 65% angka kredit kumulatif yang berasal dari unsur utama ditambah

angka kredit ijazah (S1)/ Diploma IV yang sesuai kompetensi dengan tidak

memperhitungkan angka kredit dari kegiatan penunjang.

B. Kenaikan Pangkat/Jabatan.

Arsiparis yang dapat mengumpulkan angka kredit kumulatif yang dipersaratkan

untuk kenaikan pangkat dan telah mendapatkan PAK yang ditandatangani oleh pejabat

penetap dapat diajukan oelh bagian kepegawaian untuk dinaikkan dalam pangkat/jabatan

setingkat lebih tinggi dari pangkat/jabatan yang dipangkunya..

Keputusan dapat dinaikkan atau tidaknya seorang Arsiparis dalam Pangkat setingkat

lebih tinggi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian(pimpinan instansi) setelah

mendapat persetujuan kenaikan pangkat dari Kepala BKN, Apabila Arsiparis tersebut

berada pada golongan antara III/a s.d IV/a

Sedangkan bagi Arsiparis yang telah menduduki golongan ruang IV/b,IV/c dan

IV/d ditetapkan dengan Keputusan Presiden setelah mendapat pertimbangan teknis dari

Kepala BKN atau oleh Pejabat Pembina Kepegaweaian Daerah setelah mendapat

pertimbangan teknis dari Kepala kantor Regional BKN yang bersangkutan.

Adapun keputusan dapat diangkat atau tidaknya seorang Arsiparis dalam jabatan

setingkat lebih tingggi ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian setelah terbitnya

Keputusan pengangkatan dalam pangkatnya yang baru.Dengan kata lain jabatan seorang

Arsiparis dapat dinaikkan ke jenjang lebih tinggi setelah Pangkat Arsiparis tersebut naik.

C. Pembebasan Sementara dari Jabatan Arsiparis

Pembebasan sementara dari jabatan Arsiparis dilakukan apabila :

a. Dalam jangka waktu 5 (lima) tahun sejak diangkat dalam pangkat terakhir tidak

dapat mengumpulkan angka kredit yang ditentukan untuk kenaikan pangkat

setingkat lebih tinggi dari :

1) Arsiparis Pelaksana, pangkat Pengatur Muda Tingkat I, golongan ruang II/c

sampai dengan Arsiparis Penyelia, pangkat Penata golongan III/c; dan

23

2) Arsiparis Pertama, pangkat Penata Muda, golongan ruang III/a sampai dengan

Arsiparis Utama, pangkat Pembina Utama Madya golongan ruangan IV/d.

a. Setiap 1 (satu) tahun sejak diangkat dalam pangkat/jabatan terakhir tidak

dapat mengumpulkan angka kredit sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) point

bagi Arsiparis Penyelia pangkat Penata tingkat I, golongan ruang III/d;

b. Arsiparis Utama, Pangkat Pembina Utama Golongan ruang IV/e,

dibebaskan sementara dari jabatan apabila dalam waktu satu tahun sejak

menduduki jabatan/pangkat tidak dapat mengumpulkanangka kredit paling

rendah 25(dua puluh lima) dari kegiatan tugas pokok.

c. Sedang ditugaskan di luar jabatan Arsiparis; atau

d. Sedang menjalankan tugas belajar lebih dari 6 (enam) bulan; atau

e. Dijatuhi hukuman Disiplin PNS berdasarkan PP Nomor 30/1980 dengan

tingkat hukuman disiplin sedang atau tingkat hukuman disiplin berat; atau

f. Diberhentikan sementara sebagai PNS berdasarkan PP No. 4/1966; atau

g. Sedang menjalani cuti diluar tanggungan negara, kecuali cuti di luar

tanggungan sementara untuk persalinan keempat dan seterusnya.

D. Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis

1. Arsiparis diberhentikan dari jabatannya, apabila :

a. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan dalam

waktu 1 (satu) tahun sejak pembebasan sementara karena tidak dapat

mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan dalam tempo 5

(lima) tahun.

b. Tidak dapat mengumpulkan angka kredit 10 point dalam waktu satu tahun

setelah pembebasan sementara bagi Arsiparis Penyelia, pangkat Penata Tingkat

I golongan ruang III/d.

c. Dijatuhi hukuman disiplin PNS berdasrkan PP Nomor 30 tahun 1980 dengan

tingkat hukuman disiplin berat dan telah mempunyai kekuatan hukum yang

tetap.

24

2. Pemberhentian dari jabatan Arsiparis, ditetapkan dengan keputusan pejabat yang

berwenang, dengan langkah sebagai berikut:

a. Tim penilai membuat deskripsi mengenai posisi Arsiparis. Posisi Arsiparis

dimaksud adalah keadaan Arsiparis yang menjadi sebab (alasan) adanya

pemberhentian dari jabatan.

b. Langkah kedua, deskripsi tersebut dituangkan kedalam sebuah catatan

(memo) yang diajukan kepada pimpinan serta dilampiri konsep Surat

Keputusan Pemberhentian dari Jabatan Arsiparis.

c. Langkah ketiga, pimpinan Instansi mengeluarkan Surat keputusan

Pemberhentian dari jabatan Arsiparis

d. Keputusan tersebut disampaikan kepada yang bersangkutan, sedangkan

tembusannya disampaikan kepada Kepala BKN Up. Deputi Bidang Informasi

Kepegawaian, KPKN setempat, Ketua Tim Penilai dan pejabat yang

menetapkan angka kredit.

e. Arsiparis yang diberhentikan dari jabatannya, tidak dapat diangkat kembali

dalam jabatan Arsiparis.

25

BAB VI

ETIKA PROFESI ARSIPARIS

Arsip adalah rekaman informasi yang dibuat atau diterima dan dipelihara oleh

suatu organisasi/individu sebagai bukti dari aktivitas organisasi yang bersangkutan.

Dalam kaitannya dengan bidang pemerintahan, arsip merupakan sumber bukti dan

informasi yang sangat penting dalam menunjang pelaksanaan Administrasi

Pemerintahan. Oleh karena Arsip sebagai sumber informasi yang sangat penting, maka

harus dikelola dengan baik. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya dapat menigkatkan

produktifitas dan kualitas pelayanan, memperlancar program kerja, serta mengurangi

biaya administrsi saja, melainkan juga agar lembaga tersebut dapat menjalankan misinya

sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku. Agar arsip lembaga dapat dikelola

dengan baik, maka diperlukan sumber daya manusia yang yang bertugas secara khusus

mengelola kearsipan. Sepanjang sejarah pemerintahan di Indonesia, sumber daya

manusia kearsipan hampir diidentikkan dengan petugas gudang atau pekerja buangan

yang bergelut dengan kertas-kertas dan debu, sehingga keberadaannya tidak

diperhitungkan. Keberadaan sumber daya manusia dibidang kearsipan mengalami

perubahan sejak diterbitkannya Surat Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara nomor 36 tahun 1990, tentang angka kredit bagi Jabatan Arsiparis.

Dengan Keputusan tersebut, pekerjaan kearsipan diakui sebagai profesi, dan tenaga

pelaksanaannya disahkan sebagai Pejabat Fungsional Arsiparis.

Pengakuan pemerintah terhadap Profesi Arsiparis merupakan sebuah

penghormatan. Namun demikian pengakuan tersebut sekaligus menjadikan suatu

tantangan tersendiri, sebab predikat profesi dalam pelaksanaan tugasnya tidak hanya

sekedar melakukan pekerjaan kearsipan saja, melainkan harus berdasarkan persyaratan

atau kriteria sebuah profesi. Salah satu persyaratan sebagai suatu profesi tersebut adalah

memiliki Etika Profesi/Kode Etik Profesi.

26

A. Pengertian Etika Profesi

Ilmu pengetahuan, teknologi, maupun informasi merupakan benda mati yang bisa

digunakan oleh manusia untuk berbagai kepentingan. Manusia yang menentukan apakah

ilmu pengetahuan, teknologi dan informasi tersebut untuk tujuan baik atau tidak. Oleh

karena itu diperlukan standar/norma untuk menentukan suatu hal tersebut baik, tidak

baik, terpuji atau tercela. Dalam ilmu filsafat hal tersebut dikatakan sebagai etika. Jadi

etika merupakan ilmu yang membicarakan masalah perbuatan atau tingkah laku manusia,

mana yang dapat dinilai baik dan mana yang buruk. Etika sebagai suatu ilmu yang

normatif dengan sendirinya berisi norma dan nilai-nilai yang dapat digunakan oleh

manusia dalam kehidupan sehari-hari. Sedangkan etika profesi adalah sistem norma,

nilai, aturan yang secara tegas menyatakan apa yang benar atau baik, dan apa yang tidak

benar dan tidak baik bagi kalangan profesional. Dalam konteks pemerintahan,

sebagaimana ditegaskan dalam Perauturan Pemerintah RI nomor 16 tahun 1994 tentang

Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil dijelaskan, bahwa etika profesi adalah norma-

norma atau kaidah-kaidah yang ditetapkan oleh disiplin ilmu dan organisasi profesi yang

harus dipatuhi oleh pejabat fungsional di dalam melakukan tugas dan tanggung jawabnya.

Etika sifatnya praktis, normatif, dan fungsional sehingga dengan demikian bagi

suatu ilmu yang langsung berguna didalam kehidupan sehari-hari. Etika dapat menjadi

asas dan menjiwai norma-norma dalam kehidupan bermasyarakat, disamping

memberikan penilaian terhadap corak perbuatan seseorang sebagai manusia. Etika

menyangkut penilaian baik buruknya perbuatan/tingkah laku seseorang. Etika dapat

dipelajari seseorang. Akan tetapi belajar etika tidak sama dengan belajar ilmu yang

lainnya. Sebagai contoh seseorang yang mempelajari bahasa sampai bergelar doktor

dalam bidang bahasa, maka dengan sendirinya dapat disebut dengan ahli bahasa.

Keahliannya itu identik dengan pribadinya. Hal ini berbeda dengan ilmu etika. Seseorang

yang telah ahli dalam ilmu etika bahkan sampai bergelar doktor dibidang etika belum

merupakan jaminan bahwa gelarnya sudah indentik dengan perilakunya dan keagungan

budi pekerti yang dimilikinya. Dengan kata lain seorang profesor etika belumlah dapat

manjamin bahwa akhlak dan perbuatannya sudah beretika. Etika profesi ditetapkan dan

disusun oleh organisasi profesi sehingga setiap organisasi profesi mempunyai etika

profesi yang berbeda-beda. Etika profesi kedokteran ditetapkan oleh Ikatan Dokter

27

Indonesia (IDI), etika profesi akuntansi ditetapkan oleh Asosiasi Akuntansi Indonesia.

Begitu pula etika profesi kearsipan harus ditetapkan oleh organisasi pengelola arsip

Indonesia.

Etika profesi bagi seorang profesional adalah unsur mutlak yang harus ditegakkan

sebelum seseorang menjalankan profesi tertentu layak menyandang predikat profesional.

Ketentuan tersebut telah diterima sebagai keniscayaan yang harus dipenuhi. Namun

demikian, dalam prakteknya keniscayaan tersebut sering kali belum dijalankan atau

bahkan dilanggar. Oleh karenanya pelanggaran terhadap etika profesi ini harus secara

tegas diputuskan oleh organisasi profesi, karena pelanggar etika profesi tidak diadili oleh

pengadilan, melainkan oleh Mejelis Kode Etik Profesi. Etika profesi sifatnya tidak kaku,

karena dapat berubah sesuai dengan perkembangan jaman. Ketaatan tenaga profesioanl

terhadap etika profesi merupakan ketaatan naluriah yang telah bersatu dengan pikiran,

jiwa, dan perilaku tenaga profesional. Jadi, ketaatan itu terbentuk dari masing-masing

orang bukan karena paksaan. Dengan demikian tenaga profesional merasa bila ia

melanggar etika profesinya sendiri, maka profesinya akan rusak dan yang rugi adalah

dirinya sendiri.

B. Pengertian Profesi

Istilah pekerjaan dengan profesi hampir mirip namun sesungguhnya istilah

tersebut sangat berlainan. Istilah pekerjaan merupakan setiap kegiatan yang menghasilkan

ataupun tidak menghasilkan upah. Profesi merupakan suatu pekerjaan yang memenuhi

syarat tertentu serta pengertian khusus. Profesi berasal dari kata profess yang artinya saya

mengakui, pengakuan. Istilah ini sudah ada dalam kosa kata inggris sejak abad ke 12

sebagai bagian dari ibadah agama katolik.pada awalnya istilah profess berarti mengakui

atau pengakuan dosa yang dilakukan oleh umat kepada pastor dan biarawan. Pastor/

biarawan menerima pengakuan dosa karena profesinya mereka memperoleh pendidikan

khusus, pengetahuan khusus mempunya kode etik serta melakukan tugasnya secara

sungguh- sungguh. Istilah profesi kemudian lebih berkembang lagi sejak munculnya

revolusi industri membutuhkan banyak tenaga manusia yang memerlukan keahlian

khusus yang disebut profesi. Pada waktu itu pengertian profesi mengacu kepada orang

yang memiliki keterampilan, keahlian khusus dengan imbalan (gaji), memiliki asosiasi

28

profesional serta kode etik.Flexner mengemukakan 6 (enam) syarat untuk dapat disebut

sebagai profesi yaitu :

1. Profesi merupakan pekerjaan intelektual artinya menggunakan intelegensinya secara

bebas yang diterapkan dalam masalah yang dihadapi dengan tujuan untuk memahami

masalah, menguasainya serta memecahkannya.

2. Profesi merupakan pekerjaan yang berasal dari ilmu pengetahuan dalam arti luas

sehingga hasilnnya dapat dipertanggung jawabkan secara ilmiah.

3. Profesi merupakan pekerjaan praktis artinya tidak selalu merupakan kajian teori

akademis melainkan harus juga dapat diterapkan.

4. Profesi memiliki standar pelaksanaan serta tolak ukur keberhasilannya.

5. Profesi merupakan pekerjaan yang berorientasi pada jasa artinya memberikan jasa

untuk orang lain.

6. Profesi merupakan pekerjaan yang memiliki kode etik yang berlaku untuk kalangan

sendiri.

Keppres 87/1990 menyebutkan ciri- ciri SDM profesional sebagai berikut :

a. Ahli/ terampil dalam bidangnya;

b. Menguasa teori (teknik, konsep, metode, prosedur dan sebagainya)

c. Mampu mengembangkan fungsinya yang m ungkin dapat dikembangkan sehingga

berdampak pada penyelesaiaan tugas / kegiatan secara efektif, efisien dan makin

sempurna.

d. Mandiri dalam pelaksanaan tugas;

e. Terikat dengan etika profesi.

Keppres 87/1999 menyebutkan pula beberapa persyaratan bagi suatu kegiatan untuk

dapat diakui sebagai kegiatan profesi antara lain:

a. Memiliki disiplin ilmu tersendiri dan spesifik;

b. Tersedianya lembaga pendidikan profesi; atau

c. Tersedianya lembaga magang/ lembaga ahli keterampilan;

d. SDM nya menampilkan kinerja profesional

e. Tergabung dalam organisasi profesi

f. Memiliki kode etik

29

Berdasarkan kriteria profesi yang dikemukan diatas. Apakah arsiparis sudah memenuhi

syarat sebagai sebuah profesi?

C. Arsiparis Sebagai Profesi

Terlepas dari pemenuhan kriteria atau prasyaratan suatu profesi bahwa secara

historis dan yuridis formal profesi arsiparis di Indonesia telah diakui

keberadaannya.secara historis profesi kearsipan di Indonesia telah ada sejak tahun 1892

saat pemerintah kolonial Hindia Belanda menetapkan Mr.J.Van der Chijs sebagai

Landsarchivaris. Dalam sebuah lembaga yang disebut Landsarchief. Perjalanan profesi

kearsipan dalam urusan- urusan arsip statis terus berlanjut sampai priode pasca

kemerdekaan RI tahun 1945. Perluasan kerja profesi kearsipan dari yang semula hanya

mengurusi masalah pengelolaan arsip statis merambah ke pengelolaan Arsip Dinamis.

Hal ini sebagaimana telah diamanatkan dengan dikeluarkannya Peraturan Presiden nomor

19 tanggal 26 Desember 1961 tentang pokok- pokok Kearsipan Nasional. Peraturan ini

sepuluh tahun kemudian disempurnakan dalam bentuk Undang- Undang Nomor 7 tahun

1971 tentang ketentuan pokok kearsipan.

Profesi kearsipan secara yuridis formal diakui setelah dikeluarkannya Keputusan

Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 36 tahun 1990 tentang angka

kredit Jabatan Arsiparis. Dalam Surat Keputusan tersebut disebutkan bahwa Arsiparis

adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung jawab dan wewenang hak

secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada

instansi pemerintah. Sedangkan dalam Surat Edaran Bersama Kepala Arsip Nasional RI

dan Kepala Badan Kepegawaiaan Negara Nomor: 01/SEB/1990 dan nomor 46/SE/1990

disebutkan bahwa Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggung

jawab, wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yang berwenang untuk melakukan

kearsipan pada instansi pemerintah.

Pengertian profesi kearsipan di Indonesia tersebut berbeda dengan pengertian

profesi kearsipan diluar negeri, diluar negeri profesi kearsipan dinamis disebut sebagai

records manager, sedangkan profesi kearsipan statis disebut Archivist. Dalam ARMA

Standarts disebutkan records manager adalah seseorang dalam suatu organisasi yang

diberi tanggung jawab dalam mengontrol rekaman informasi yang diciptakan dan

30

diterima oleh organisasi. Jadi records manager adalah pengelola arsip dinamis baik

diinstansi pemerintah maupun swasta. Sedangkan Archivist adalah seseorang yang

bertanggung jawab beberapa aktivitas dalam lembaga kearsipan seperti penilaiaan,

pemeliharaan dan pelestarian, pendeskripsian, pelayanan refrensi, pameran dan lain- lain.

Pengakuan referensi pemerintah terhadap Profesi Arsiparis sebagai jabatan

fungsional sebagaimana telah diterbitnya Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara tersebut merupakan sebuah penghormatan, namun demikian pengakuan

tersebut sekaligus menjadikan suatu tantangan tersendiri bagi seorang Arsiparis .

Arsiparis merupakan suatu profesi maka pekerjaan Arsiparis bukan hanya pekerjaan

kearsipan saja melainkan merupakan pekerjaan profesional yang harus memenuhi

persyaratan tertentu.

Dalam Keputusan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 2 tahun 1992 ditegaskan

bahwa syarat profesionalisme Arsiparis ditentukan oleh 4 faktor yaitu:

1. Kemampuan teknis dan ke Ilmuan yang menjamin efisiensi dan efektifitas perawatan,

pengamanan dan pelayanan informasi pada instansi dan pelestarian budaya bangsa

se selektif dan se lengkap mungkin

2. Memahami suatu sistem administrasi secara baik dan memiliki kemampuan untuk

mengembangkan suatu system kearsipan dan mengolah informasi arsip untuk

berbagai kepentingan dalam rangka pelayanan administrasi, praktisi, ilmuwan dan

umum tanpa mengorbankan kepentingan lain yang karena ketentuan perundangan

atau etika harus memperoleh perlindungan.

3. Memahami dengan baik prinsipnya kearsipan dan mampu menjabarkan konsep dan

teori kearsipandan menterjemahkan dalam praktek kearsipan.

4. Memiliki kemampuan untuk melakukan pengkajian terhadap teori/ konsep kearsipan,

melaksanakan pelaksanaan penelitian dan merumuskan alternatif baru dibidang

kearsipan.

Selain persyaratan profesional yang telah tertuang dalam keputusan tersebut

Arsiparis harus memenuhi persyaratan lain sebagaimana persyaratan sebuah profesi

yakni :

1. Karena pekerjaan Arsiparis adalah pekerjaan intelektual seorang Arsiparis harus

mengikuti pendidikan dan pelatihan kearsiparis

31

2. Karena seorang profesional berorientasi pada jasa orang lain maka Arsiparis

disamping harus menguasai teori juga harus bisa menerapkannya.

3. Arsiparis harus bisa mandiri artinya Arsiparis harus dapat mengambil keputusan

tanpa campur tangan orang lain.

4. Arsiparis memiliki organisasi profesi

5. Arsiparis harus mempunyai kode etik

6. Arsiparis mempunyai perilaku profesional yakni lebih mengutamakan kepentingan

pengguna arsip dari pada kepentingan sendiri.

7. Arsiparis hendaknya mempunyai terbitan yang profesional yang dapat digunakan

sebagai ajang untuk belajar dan mengembangkan wawasan atau pengetahuan

arsiparis.

Keppres 87/1999 yang mendasari terbitnya keputusan Menpan nomor

09/KEP/M.PAN/2/2002 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya

menyiratkan suatu persyaratan fungsional ke dalam dua tingkatan:

1. Pertama Arsiparis dengan kualifikasi profesional yaitu:

a. Kegiatan bersifat keahlian

b. Pelaksanaan tugas didasarkan pada ilmu pengetahuan yang didapatkan dari

pendidikan formal berkelanjutan secara otomatis

c. Pelaksanaan tugasnya meliputi penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan,

pengembangan dan penerapan konsep, teori,ilmu dan seni untuk pemecahan

masalah.

d. Memberikan pengajaran

e. Terikat pada etika profesi

2. Kedua Arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional:

a. Bersifat keterampilan

b. Pelaksanaan tugas didasarkan pada ilmu pengetahuan yang didapat dari

pendidikan kejujuran dan pelatihan teknis

c. Pelaksanaan tugasnnya meliputi kegaiatan teknis operasional berdsarkan prosedur

standar

d. Memberikan pelatihan

e. Terikat pada etika profesi

32

D. Kode Etik Arsiparis

Jabatan Arsiparis telah diakui sebagai jabatan fungsioanal namun demikian

sehingga saat ini Indonesia belum ada Kode Etik Arsiparis yang merupakan rambu-

rambu bagi Arsiparis dalam menjalankan tugas. Dibeberapa negara sebagian besar

Arsiparis mempunyai Kode Etik Profesi. Di Amerika Serikat ada the Society of

American Archivist (SAA) dan the The Association of Records manager administrators

(ARMA), di kanada ada The Association of Canadian Archivist (ACA). Oleh karena

Arsiparis Indonesi belum memiliki Kode Etik sebagai pedoman dalam pelaksanaan

profesinnya maka kita mengacu pada Kode Etik Arsiparis yang telah disepakati oleh

Majelis Umum Internasional Council Of Archive (ICA) dalam sidang abad ke 13 di

Beijing, Cina pada tanggal 6 September 1996. Kode etik Arsiparis yang telah disepakati

oleh Majelis Umum ICA tersebut lantaran lain berbunyi:

1. Arsiparis adalah melindungi integritas arsip dan menjamin bahwa arsip tetap akan

dipercaya sebagai bukti masa lampau

2. Arsiparis harus menilai, menyeleksi, dan memelihara arsip berdasarkan standart dan

mempertahan kan prinsip kearsipan

3. Arsiparis harus menjamin autensitas arsip selama dalam proses pekerjaan

pengolahan, pelestarian dan penggunaan arsip

4. Arsiparis harus menjaga aksesabilitas arsip secara terus menerus

5. Arsiparis harus mencatat/ merekam dan mampu menjustifikasi tindakan/

pelaksanaan pekerjaan terhadap bahan kearsipan

6. Arsiparis harus meningkatkan akses terhadap bahan kearsipan seluas mungkin dan

menyediakan suatu layanan yang adil kepada semua pengguna

7. Arsiparis harus menghormati baik hak pribadi, dan bertindak dalam batas peraturan

yang berlaku

8. Arsiparis harus menggunakan kepercayaan yang diberikan kepadannya untuk

kepentingan umum untuk menghindari pengguna jabatan mereka untuk kepentingan

sendiri atau pihak tertentu secara tidak adil

9. Arsiparis harus meningkatkan mutu profesionalnya secara terus menerus

meningkatkan ilmu pengetahuan dibidang kearsipan

33

10. Arsiparis harus memajukan pelestarian dan penggunaan warisan budaya melalui

kerja sama dengan para anggota sendiri maupum profesi lainnya.

Mengingat, bahwa Kode Etik Arsiparis yang telah diputuskan oleh majelis umum

ICA tersebut merupakan Kode Etik untuk profesi kearsipan statis, maka Kode Etik

Arsiparis Indonesia perlu acuan Kode Etik profesi kearsipan dinamis di Negara lain

sudah menjadi standar mereka seperti ARMA (The Association Of Records Managers

and Administrators) di Amerika Serikat. Kode etik pengelolaam arsip dinamis (Records

Manager) dalam ARMA tersebut diputuskan sbb:

1. Pengelola arsip dinamis harus mendukung adanya kebebasan dalam masyarakat

dalam memperoleh informasi.

2. Pengelola arsip dinamis harus mendukung penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan

arsip yang akurat serta senantiasa berusaha untuk mengembangkan sistem manajemen

arsip.

3. Pengelola arsip dinamis harus melindungi informasi yang berkaitan dengan individu

seperti hak privasi seseorang.

4. Pengelola arsip dinamis senantiasa mentaati pada peraturan Per Undang - Undangan

yang berlaku khususnya yang berkaitan dengan informasi.

5. Pengelola arsip dinamis senantiasa mengejar target persyaratan profesional termasuk

program pendidikan.

6. Pengelola arsip dinamis bisa menunjukkan kemampuannya kepada atasan maupun

klien.

7. Pengelola arsip dinamis harus bisa memberikan pelayanan kepada pengguna arsip

secara cepat dan tepat .

8. Pengelola arsip dinamis senantiasa menghindari kepentingan / keuntungan pribadi

dengan mengorbankan kepentingan pengguna.

9. Pengelola arsip dinamis selalu menjaga kerahasiaan informasi yang harus

dirahasiakan.

10. Pengelola arsip dinamis berusaha meningkatkan keprofesionalan dengan menambah

pengetahuan dan melaksanakan diskusi atau seminar.

34

E. Rancangan Kode Etik Arsiparis Versi Arsiparis Versi Arsiparis PNS

1. Arsiparis melaksanakan segala kebijakan pemerintah dalam bidang kearsipan;

2. Jujur dalam melaksanakan kegiatan;

3. Melaksanakan tugas sesuai dengan kewenangan yang diberikan kepadannya;

4. Melaksanakan tugas dengan penuh tanggung jawab.

5. Tidak mengakui suatu hasil kegiatan yang dilakukan bukan oleh dirinya.

6. Selalu menambah pengetahuan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

7. Arsiparis menciptakan suasana kerja yang menunjang terselenggaranya sistem

kearsipan.

8. Menjaga kerahasiaan suatu arsip yang menurut sifatnya harus dirahasiakan menurut

ketentuan umum dan ketentuan perundang- undangan.

9. Arsiparis hanya memberikan informasi kearsipan kepada yang berhak.

10. Saling mengingatkan akan sanksi yang harus ditanggung apabila membocorkan

rahasia suatu yang menurut sifatnya harus dirahasiakan.

11. Tidak memberikan layanan informasi atau suatu imbalan jasa yang dijanjikan yang

diduga atau patut dapat mengira berkaitan dengan suatu yang harus dirahasiakan.

12. Arsiparis melakukan bimbingan, penyuluhan dan permasyarakatan arsip sesuai

dengan kewengan nya.

13. Arsiparis secara sendiri- sendiri dan secara bersama- sama memelihara dan

meningkatkan mutuorganisasi profesi sebagai sarana perjuangan dan pengabdian.

14. Arsiparis meningkatkan dan mengembangkan mutu dan martabat profesi.

15. Arsiparis memelihara hubungan seprofesi, semangat kekeluargaan dan

kesetiakawanan arsiparis..

35

BAB VII

PENUTUP

A. Rangkuman

Arsiparis adalah sebuah jabatan fungsional dibidang kearsipan.oleh karena itu

Arsiparis merupakan suatu profesi maka pekerjaan Arsiparis bukan hanya sekedar

melakukan kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan kearsipan, tetapi dia terikat oleh

suatu aturan yang ditentukan, yakni etika profesi. Etika profesi merupakan suatu

pegangan atau pedoman bagi seorang Profesional (Arsiparis) dalam menjalankan

profesinya. Arsiparis sebagai suatu profesi pekerjaan yang ditetapkan secara hokum oleh

pemerintah Indonesia terbilang masih muda dibandingkan dengan profesi yang sama di

banyak Negara maju. Ruang lingkupnyapun masih terbatas pada lingkungan

pemerintahan (Pegawai Negeri Sipil).

Meski demikian, peraturan yang ada telah dibuat untuk membantu berkembangnya

profesi ini, baik dari sisi keterampilan maupun keahlian. Penghargaan terhadap profesi

Arsiparis juga diberikan oleh Pemerintah melalui pemberian tunjangan jabatan sesuai

dengan jenjang / hierarki jabatan yang telah diatur dalam peraturan yang berlaku.

B. Latihan

1. Sebutkan persyaratan ijazah dan persyaratan diklat untuk dapat diangkat dalam

jabatan Arsiparis Tk. Keahlian?

2. Arsiparis dibebaskan sementara dari jabatannya apabila dalam waktu 5 tahun

sejak diangkat dalam pangkat/jabatannya yang terakhir tidak dapat

mengumpulkan angka kredit minimal yang dipersyaratkan (Betul / Salah).

3. Jelaskan jenjang jabatan dan pangkat fungsional Arsiparis?

4. Uraikan perbedaan antara jabatan Struktural dengan jabatan fungsional ?

5. Sebutkan empat ciri seseorang dianggap ahli/professional

6. Sebutkan definisi Jabatan Arsiparis

7. Apa yang dimaksud dengan istilah buku kerja dalam jabatan Arsiparis ?

8. Siapakah Pejabat yang dapat menandatangani Surat Pernyataan melakukan

kegiatan pengelolaan arsip di lingkungan kerja saudara ?

36

9. Siapakah yang berhak menandatangani DUPAK dan mengusulkan DUPAK

saudara

10. Siapakah yang harus mengisi DUPAK yang akan diajukan dan siapa yang berhak

menilai DUPAK ?

11. Sebutkanlah hal-hal yang perlu dilampirkan dalam DUPAK

12. Sebutkanlah persyaratan ijasah dan persyaratan Diklat untuk diangkat dalam

jabatan Arsiparis Tingkat Keahlian

13. Bagaimana proses kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi yang harus

dilalui Arsiparis ?

14. Kelebihan angka kredit dari angka kredit kumulatif yang dipersaratkan untuk

kenaikan pangkat/jabatan setingkat lebih tinggi tidak dapat diperhitungkan untuk

kenaikan pangkat selanjutnya (betul/salah)

15. Loncat jabatan dimungkinkan dalam jabatan Arsiparis (betu/salah)

16. Penyesuaian ijazah karena mendapat ijazah lebih tinggi dimungkinkan apabila

kredit seorang Arsiparis terpenuhi untuk pangkat/Jabatan yang baru.(betul/salah)

37

DAFTAR PUSTAKA

1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara No.PER/3/M.PAN/3/2009

Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis dan Angka Kreditnya.

2. Pengantar Kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia, 2005

3. Petunjuk Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis Bagi Tim Penilai Arsiparis, Arsip Nasional

Republik Indonesia, 2002

BUILDING LEARNING

COMMITMEN

Disusun Oleh :

Drs. HAMKA, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii


A. Latar Belakang……..……………………………………………………. 1


C. Manfaat Bagi Peserta………………………..…….……..……………… 2

D. Tujuan Pembelajaran Umum……………..……………………………. 2

E. Tujuan Pembelajaran Khusus……………...…….……..……………… 3

F. Materi Pokok dan Sub Materi.…………………………………………. 3

BAB II PENGERTIAN DAN PROSES MEMBANGUN KOMITMEN

BELAJAR (BUILDING LEARNING COMMITMENT)………………... 4

A. Pengertian Membangun Komitmen Belajar (Building Learning

Comitment)………………………………………………………………. 4

B. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning

Commitment/BLC)………………………………..……………………... 5

C. Rangkuman………………………………………….…………………… 5

D. Evaluasi…………………………………………………………………... 6

BAB III PROSES PENGENALAN DAN MEMBANGUN KERJASAMA……… 7

A. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas………………………………… 7

B. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri…………………………………. 10

C. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain………………………... 11

D. Rangkuman………………………………………………………………. 14

E. Evaluasi…………………………………………………………………... 14

BAB IV GAYA BELAJAR DAN KETIDAK MAMPUAN BELAJAR………….. 15

A. Gaya Belajar……………………………………………...……………… 15

B. Memahami Ketidak Mampuan Belajar (Learning Disabilities)……… 17

C. Rangkuman………………………………………………………………. 19

D. Evaluasi…………………………………………………………………... 19

BAB V MEMBANGUN TIM BELAJAR DAN MENGATASI KONFLIK……... 20

A. Pengertian dan Manfaat Tim…………………………………………… 20

B. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim……………………………….. 22

C. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik…………………… 23

D. Enggan untuk Bekerja Sama…………………………………………… 25

E. Langkah-langkah Penyelesaian Konflik……………………………….. 27

C. Rangkuman………………………………………………………………. 28

D. Evaluasi…………………………………………………………………... 29

BAB VI NILAI-NILAI, NORMA DAN KOMITMEN BELAJAR………………. 30

A. NIlai-nilai dan Norma (Values and Norms)………………………….… 30

B. Komitmen Belajar (Learning Comitment)…………………………….. 30

C. Rangkuman………………………………………………………………. 30

D. Evaluasi…………………………………………………………………... 31

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 32

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah pekerja pada instansi pemerintah yang

terdiri dari berbagai unsur dan jenis sesuai dengan tugas dan fungsinya di dalam

bekerja akan membutuhkan kerjasama dengan pihak-pihak terkait, atau mereka butuh

jaringan/jejaring kerja, yang pada umumnya disebut tim kerja. Mereka butuh bekerja

dengan nyaman, butuh informasi, kerjasama, pelanggan, prestasi, penghasilan,

pengakuan, alat, tempat, dan sebagainya. Sebagian cara untuk mencapai hal-hal

tersebut adalah dengan membangun kerjasama tim, sebab dengan melakukan

kerjasama akan dapat memberikan berbagai kemudahan dalam bekerja.

Dalam dunia kediklatan, peserta diklat pasti membutuhkan bantuan,

informasi, pelanggan, kerjasama, pesanan, dan sebagainya dalam rangka mendukung

pencapaian tujuan. Proses untuk mendapatkan semua itu hanya kan dapat dilakukan

dengan berinteraksi dengan orang lain. Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah

dengan melakukan kerjasama. Kerjasama tersebut tidak akan berjalan dengan baik

jika tidak dirintis melalui niat yang kuat dan proses yang benar. Peserta diklat agar

bekerja efektif membutuhkan lingkungan yang nyaman, menggunakan alat

(teknologi) yang memadai dengan berbagai metode yang tepat. Lingkungan yang

nyaman dapat terwujud jika komitmen kerjasama menjadi modal dasar pribadi

anggotanya, dan merupakan hal selalu diingat. Membangun komitmen kerjasama

dalam hal ini, merupakan suatu pekerjaan yang tidak boleh ditinggalkan, karena

apabila terjadi pergeseran komitmen kerjasama akan berakibat yang sangat

merugikan.

Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah unsur aparatur negara dan abdi

masyarakat yang berperan melayani masyarakat. Dalam rangka mengemban

perannya tersebut PNS perlu memiliki kompetensi yang sesuai dengan persyaratan

yang ditentukan.

2


Mata Diklat Membangun Komitmen Belajar (Building Learning

Commitmen / BLC) ini menguraikan tentang cara mengenal diri sendiri dan mengenal

orang lain, mengenal modalitas belajar dan gaya belajar, membangun kerjasama tim,

membangun komitmen diri dan komitmen kelas, dengan mata diklat ini diharapkan

peserta dapat mengenali potensi dirinya untuk membangun komitmen belajar secara

mandiri maupun belajar bersama dalam tim kerja untuk itu peserta juga harus

mengenal orang lain. Setelah mengikuti proses pembelajaran mata diklat ini peserta

dapat menjelaskan dan menerapkan berbagai cara untuk mengikuti pembelajaran

dengan baik sehingga dapat meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap

perilakunya.

C. Manfaat Bagi Peserta

Setelah mengikuti pembelajaran ini, peserta diklat diharapkan mampu

memahami tentang pentingnya membangun komitmen dalam proses pembelajaran

dalam tim. Selanjutnya peserta diklat dapat mengerti bahwa bekerjasama dalam tim

adalah merupakan ilmu pengetahuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang PNS,

yang pada akhirnya akan merupakan modal dasar untuk melaksanakan pekerjaan di

instansinya. Oleh karena itu peserta harus dapat memahami peran penting yang

diembannya pada instansi masing-masing. Dalam lingkup kediklatan mereka harus

mampu membantu dalam proses pembelajaran dengan cara menentukan

pengetahuan, keterampilan dan sikap apa yang akan didapat dalam diklat tersebut.

Proses pembelajaran yang dilakukan hendaknya dapat efektif dan dapat dilakukan

evaluasi apakah pelajaran dapat diterima oleh peserta diklat.

D. Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta diklat diharapkan mampu

menjelaskan konsep Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen

/ BLC) dan mengaplikasikannya dalam membangun komitmen belajar secara efektif

dan efisien.

3

E. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mempelajari mata diklat ini peserta diharapkan dapat :

1. Menjelaskan pengertian dan proses Membangun Komitmen Belajar (Building

Learning Commitmen / BLC).

2. Mengenal diri sendiri dan orang lain serta membangun kerjasama dalam

kelompok.

3. Mengidentifikasi gaya belajar dan ketidakmampuan belajar.

4. Membangun Tim Belajar dan Mengatasi Konflik

5. Menyusun nilai-nilai, norma dan komitmen belajar.

F. Materi Pokok dan Sub Materi

1. Pengertian dan Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning

Commitmen) :

a. Pengertian Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen)

b. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitmen)

2. Proses Pengenalan dan Membangun Kerjasama :

a. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas

b. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri

c. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain

3. Gaya Belajar dan Ketidakmampuan belajar :

a. Gaya Belajar

b. Memahami Ketidakmampuan Belajar

4. Membangun Tim Belajar dan Mengatasi Konflik

a. Pengertian dan Manfaat Tim

b. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim

c. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik

d. Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik

5. Nilai-nilai, Norma dan Komitmen Belajar :

a. Nilai – Nilai dan Norma (Values and Norms)

b. Komitmen Belajar (Learning Commitmen)

4

BAB II

PENGERTIAN DAN PROSES

MEMBANGUN KOMITMEN BELAJAR

(BUILDING LEARNING COMMITMENT)

A. Pengertian Membangun Komitmen Belajar (Building Learning

Commitment)

Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC)

dalam program diklat merupakan suatu proses membangun komitmen peserta

diklat untuk mengikuti proses belajar secara individual, kelompok maupun

bersama secara menyeluruh dalam upaya mengembangkan wawasan,

intelektual maupun emosional.

Dalam upaya pengembangan diri, diperlukan komitmen untuk terus

menerus belajar dalam kondisi apapun, mengingat proses belajar tidak mengenal

batas waktu (Lifelong learning). Prahalad menyatakan “If you don’t learn, you

don’t change, you will die”.

Komitmen mengembangkan kualitas diri dengan komitmen belajar dapat

dilakukan melalui :

1. Mengalami langsung (direct experience), artinya pembelajaran tidak harus

dialami dalam secara nyata, namun dapat dilakukan melalui simulasi yang

serupa dengan realita, sehingga simulasi itu dapat diterapkan pada permanen

sistem;

2. Melakukan Observasi (eflective observation), artinya pembelajaran dapat

dilakukan dengan cara melakukan perbandingan belajar observasi yang

serupa, sehingga dapat merefleksikan, memproyeksikan hasil studi

perbandingan dengan organisasi permanen.

3. Melakukan Konseptualisasi Abstrak (abstract conceptualization), artinya

pembelajaran dilakukan denan cara melakukan internalisasi, konseptualisasi,

pemenuhan, pemaknaan dan abstaksi pribadi terhadap pengalaman belajar

yang pernah dilalui.

5

4. Melakukan percobaan secara aktif (active experiment), yaitu pembelajaran

dilakukan dengan cara mempraktikan sendiri secara aktif dalam rangka

menemukan makna belajar secara pribadi.

B. Proses Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment /

BLC)

Membangun Komitmen Belajar dilakukan melalui :

1. Pengenalan Sesama Peserta (Ice Breaking), yaitu dilakukan dengan cara

memperkenalkan diri masing-masing, bidang tugasnya dan pengalaman yang

pernah dimiliki, sehingga di antara mereka saling berkomunikasi dan saling

berdiskusi, sehingga bisa saling mengenal lebih dekat.

2. Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment); yaitu berusaha

mengetahui gaya belajar diri sendiri dan juga gaya belajar orang lain, dan

memahami Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment

Ketidakmampuan Belajar (Learning Disabilities); yaitu bahwa dalam proses

pembelajaran terdapat masalah yang dihadapi oleh pembelajar dalam

memahami suatu permasalahan yaitu ketidakmampuan belajar (learning

disabilities).

3. Pembentukan Nilai – Nilai dan Norma (Values and Norms) serta Komitmen

Belajar (Learning Commitment):

C. Rangkuman

1. Membangun Komitmen Belajar (Building Learning Commitment / BLC)

merupakan suatu proses membangun komitmen peserta diklat untuk

mengikuti proses belajar secara individual, kelompok maupun bersama

secara menyeluruh dalam upaya mengembangkan wawasan, intelektual

maupun emosional.

2. Proses Membangun Komitmen Belajar dapat dilakukan melalui langkah-

langkah :

a. Pengenalan Sesama Peserta (Ice Breaking)

b. Pemahaman Gaya Belajar (Learning Style Assessment) dan Pemahaman

Gaya Belajar (Learning Style Assessment).

6

c. Pembentukan Nilai – Nilai dan Norma (Values and Norms) serta

Komitmen Belajar (Learning Commitment)

D. Evaluasi

Petunjuk : jawablah pertanyaan berikut ini dengan singkat, tepat dan jelas.

1. Jelaskan secara singkat makna Membangun Komitmen Belajar (Building

Learning Commitment / BLC).

2. Jelaskan secara singkat langkah-langkah Membangun Komitmen Belajar

(Building Learning Commitment / BLC).

7

BAB III

PROSES PENGENALAN DAN MEMBANGUN KERJASAMA

A. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas

1. Judul : “Peleburan Diri”

a. Tujuan : Mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta

merasa rileks dan tidak kaku.

b. Waktu : 15 – 20 menit

c. Sarana/Prasarana Ruangan yang cukup luas untuk bergerak sejumlah peserta

d. Proses Kegiatan :

1) Mulailah kegiatan ini dengan meminta peserta untuk berdiri melingkar,

kemudian berjalanlah pelan-pelan.

2) Berpencarlah dan lihatlah ke lantai dengan penuh konsentrasi.

3) Coba bayangkan bahwa sekarang Saudara adalah orang lanjut usia (kira-

kira 70 tahun). Saudara boleh memandang ke segala arah dan jika

Saudara bertemu dengan orang tua yang lain, Saudara boleh memberi

salam dengan menganggukkan kepala saja. Setelah beberapa lama (± 1

menit) peserta diminta berhenti dan memandang ke lantai.

4) Sekarang lambat laun kalian menjadi lebih muda, berumur 60 tahun dan

lebih segar dari yang tadi. Berkelilinglah dan bila bertemu dengan orang

lain, berilah salam dengan berjabatan tangan. Berilah waktu lebih kurang

satu menit. Kemudian berhenti dan memandang ke lantai.

5) Sekarang Saudara menjadi lebih muda lagi, kira-kira berumur 50 tahun.

Saudara bertemu dengan orang lain dan berilah salam kepada yang lain

dengan melambaikan kedua tangan. Berilah waktu lebih kurang satu

menit. Kemudian berhenti dan memandang ke lantai.

6) Sekarang Saudara menjadi lebih muda, berumur 40 tahun yang penuh

semangat dan segar bugar. Bila bertemu dengan teman-teman saudara,

tepuk-tepuklah pundaknya. Bergeraklah selama lebih kurang satu menit.

Setelah itu berhentilah dan menghadap ke lantai.

7) Sekarang Saudara menjadi lebih muda, gesit dan segar, berumur sekitar

25 tahun. Berjalanlah dengan cepat ke segala arah, sentuhlah teman

8

Saudara sekilas dan usahakan jangan sampai disentuh orang lain.

Lakukan hal ini sekitar satu menit. Kemudian tiba-tiba Saudara menjadi

belasan tahun, sehat dan kuat. Larilah semau kalian dengan cepat, ...

cepat... dan semakin cepat. Hindari tabrakan dengan teman lain dan

usahakan pegang pundaknya tapi kalian jangan sampai kepegang. Berilah

aba-aba berhenti pada saat kecepatan lari sampai pada puncaknya.

8) Selanjutnya proses simulasi tersebut ke arah tujuan pembelajaran.

Tanyakan bagaimana perasaan mereka sekarang, dan pada usia berapa

perasaannya paling senang.

2. Judul “Nama Panggilan”

a. Tujuan : Memecah kebekuan antara peserta dan widyaiswara dan sesama

peserta.


c. Sarana/Prasarana : Ruangan yang cukup luas untuk membuat barisan

berbanjar.


1) Bagi peserta menjadi beberapa kelompok yang terdiri dari 8 – 10 orang

setiap kelompok, dengan cara berhitung (sesuai jumlah kelompok yang

akan dibentuk)

2) Minta peserta berdiri sesuai urutan abjad awal nama panggilannya

(misalnya Ali, Dedi, Endang, Ratih dstnya sampai dengan Zainuddin).

3) Widyaiswara akan menyebut satu kata, misalnya bunga, binatang atau

benda-benda alam, maka orang-orang yang huruf awal nama

panggilannya ada dalam kata tersebut harus mengucapkan kata bermakna

dimulai dengan huruf awal nama panggilannya. Contoh: Kalau

Widyaiswara menyebutkan Mawar, maka orang-orang yang nama

awalnya adalah A (Anti, Anto, Ali, Abidin, Ana dstnya) harus

meneriakkan satu kata bermakna di belakang namanya, misalnya Anti-

Angka, Anto-Anak, Ali-Alasan, dan seterusnya. Begitu juga dengan M

(Mansur, Maman, Maria atau Maulana) harus meneriakkan satu kata

bermakna misalnya Mansur-Mandat, Maman-malang, Maria-mawar,

Maulana-mahkamah dan seterusnya.

9

4) Widyaiswara bebas menunjuk kelompok mana yang dikehendaki terlebih

dahulu untuk menyebutkan nama panggilannya. Penyebutan harus

dilakukan dengan cepat. Bila kelompok tersebut menyebut nama tidak

berurutan abjad, maka bagi kelompok yang salah mendapat tugas untuk

menghibur temannya dengan bernyanyi, berjoget atau tugas lain yang

disepakati. Begitu seterusnya sampai setiap orang mempunyai nama

panggilan tambahan.

5) Proses (refleksi) ke arah tujuan pembelajaran.

3. Judul “Lempar Bola”

a. Tujuan : Memecah kebekuan antar peserta dan antara peserta dengan

widyaiswara.

b. Waktu 15-20 menit

c. Sarana/Prasarana : Ruang yang cukup luas untuk membuat lingkaran dan

bola plastik.

d. Proses Kegiatan:

1) Buka acara dengan salam. Jelaskan pada peserta bahwa keberhasilan

diklat sangat ditentukan oleh persamaan, peran serta dan spontanitas.

Persamaan adalah arti bahwa semua orang (peserta, widyaiswara dan

panitia penyelenggara) selama diklat memiliki kedudukan yang sama.

Artinya tidak ada perbedaan status, usia, sosial, pendidikan dan latar

belakang keluarga. Sebagai konsekuensinya adalah setiap orang harus

mau memperlakukan dan diperlakukan sama sederajat. Peran serta, setiap

peserta harus mau berperan aktif dalam proses pembelajaran.

Keterlibatan bukan hanya dari aspek fisik tetapi juga dari aspek pikiran

dan perasaan. Spontanitas adalah sikap dan perilaku yang menampilkan

keberadaan diri sendiri menurut apa adanya (tidak dibuat-buat), tanggap,

sigap, teliti, kritis dan terbuka (siap dan sedia memberi dan menerima

umpan balik).

2) Tanyakan pada peserta tentang kesediaannya dan adakan uji coba.

3) Ajak peserta berdiri melingkar bergandengan tangan satu sama lain.

Widyaiswara melempar bola ke atas dan pada waktu bola diatas peserta

mengayunkan gandengan tangannya sambil bergumam heeeem...

10

4) Pada waktu bola sudah ditangkap kembali oleh widyaiswara peserta

mengatakan “enak teenan”.

5) Setelah beberapa kali hal tersebut di atas dilakukan, tanyakan pada

peserta apakah mereka sudah saling mengenal? Bila sudah, cek sejauh

mana mereka mengenal temannya, misalnya tanyakan apakah mereka

sudah mengetahui tanggal lahir atau hobby salah seorang di antara

mereka. Bila belum saling mengenal, maka kegiatan selanjutnya

tawarkan pada mereka untuk saling mengenal lebih baik satu dengan

lainnya. Untuk itu, silahkan memilih salah satu instrumen atau simulasi

perkenalan.

6) Akhirnya tanyakan perasaan mereka setelah melakukan kegiatan simulasi

tadi.

B. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri

1. Judul “Menggambar Wajah”

a. Tujuan : Mengenal diri dengan lebih baik


c. Sarana/Prasarana : Kertas ukuran folio/kuarto sejumlah peserta.


1) Bagikan kepada peserta selembar kertas (ukuran kuarto/folio). Lipat

menjadi 2 (dua) bagian berdasarkan panjangnya.

2) Pada salah satu bagian (atas) kertas diminta peserta menggambar

wajahnya masing-masing. Pada lipatan bagian bawah buat garis tengah

memanjang ke bawah. Pada masing-masing bagian tulislah perilaku-

perilaku positif dan negatif dari diri Saudara.

Perilaku Positif (+) Perilaku Negatif (-)

1. Bertanggung jawab 1. Suka menunda nunda kerja

2. Pandai 2. Keras kepala

3. Terbuka 3. Cerewet

4. Mudah bergaul 4. Boros

5. Pekerja keras 5. Malas Olahraga

11

3) Setelah itu proses ke arah tujuan pembelajaran. Kaitkan juga dengan

manfaat mengenal diri, mengenal kelebihan-kelebihan diri agar dapat

dioptimalkan dan mengenal kelemahan-kelemahan diri agar dapat

diminimalisir.

2. Judul “Bintang”

a. Tujuan : Mengenal diri secara lebih baik.

b. Waktu : 30-45 menit

c. Sarana/Prasarana : Lembar kerja-1 (bintang) sebanyak peserta dan krayon


1) Bagikan masing-masing peserta lembar kerja-1 (bintang). Tulislah nama

panggilan saudara pada kotak yang ada di tengah-tengah bintang.

2) Berikutnya pada masing-masing sudut bintang tersebut, tulislah secara

berturut mulai sudut pertama sampai dengan sudut ke lima: 2 tokoh idola

saya (boleh tokoh nasional, internasional atau keluarga terdekat kita

seperti ayah atau ibu), dua keberhasilan saya belum lama ini, dua

kegagalan saya belum lama ini, tiga kata yang menggambarkan diri saya

dan dua cita-cita saya.

3) Setelah selesai, beri kesempatan peserta memberi warna pada bintang

mereka masing-masing (gunakan crayon).

4) Proses ke arah tujuan pembelajaran. Tanyakan apakah mudah bagi

mereka untuk mengisi lembar kerja-1 tersebut. Kalau sulit itu merupakan

indikator bahwa mereka belum mengenal diri mereka secara lebih baik.

5) Peserta dikelompokkan 3 s.d 4 kelompok dengan anggota maksimal 10

orang (mempertimbangkan waktu yang tersedia).

6) Selanjutnya gambar tersebut ditempelkan dan diungkapkan maknanya

pada peserta lain. Peserta lain menyimak dan tidak boleh membantah,

hanya boleh minta klarifikasi.

C. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain

1. Judul “Menyusun Peribahasa/Couplet”

a. Tujuan : Peserta saling mengenal dengan lebih baik, sehingga terjadi

interaksi yang intensif, komunikasi dan kerjasama yang efektif.

12


c. Sarana Kartu-kartu berisi potongan peribahasa. Ukuran kartu 5x6 cm dari

kertas manila.


1) Mulailah kegiatan ini dengan menjelaskan apa yang akan dilakukan

peserta. Peserta dibagikan masing-masing selembar kartu yang berisi

sepotong peribahasa (bisa peribahasa dalam bahasa Indonesia atau

bahasa Inggris).

2) Peserta diminta mencari potongan lain dari peribahasa tersebut sehingga

membentuk satu peribahasa yang lengkap dan bermakna.

3) Selanjutnya masing-masing pasangan saling berkenalan. Setelah

pasangan tersebut berkenalan secara lebih intensif, pasangan tersebut

diminta melanjutkan perkenalan secara berkelompok dengan pasangan-

pasangan lain yang terdiri dari 3 atau 4 pasangan. Dalam perkenalan

tersebut dapat dikemukakan mengenai nama, latar belakang pendidikan,

status, hobby dan lain-lain yang dianggap perlu. Dari perkenalan dalam

kelompok tersebut, mereka diminta untuk menunjuk salah seorang

perwakilan yang akan memperkenalkan mereka dikelompok besar

(pleno). Kalau pesertanya tidak terlalu banyak, masing-masing pasangan

langsung saja memperkenalkan pasangannya di kelas besar (pleno).

4) Setelah kegiatan tersebut selesai dapat dilanjutkan dengan simulasi “Zip-

Zap” agar lebih mengingat nama-nama orang yang telah

memperkenalkan diri atau dapat saja setiap peserta diminta menyebut 3

atau 4 orang nama teman disebelah kiri atau sebelah kanannya.

5) Proses atau refleksi kegiatan tersebut dengan menggunakan ELC.

2. Judul “Bulan Kelahiran”

a. Tujuan : Mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta

rileks.


c. Sarana Ruangan yang cukup lebar untuk dapat berpindah atau bergerak.


13

1) Minta kepada peserta untuk berkeliling menemukan orang yang bulan

kelahirannya sama. Setelah itu buatlah kelompok bulan Januari, Pebruari

s/d bulan Desember.

2) Dalam kelompok minta peserta untuk saling mengenal nama, latar

belakang pendidikan, hobby, kelebihan dan kekurangan masing-masing.

3) Setelah kegiatan tersebut selesai, salah seorang anggota mewakili

kelompok menyampaikan hasilnya pada kelompok besar (pleno).

4) Untuk lebih mengingat nama-nama peserta yang lain, boleh dilanjutkan

dengan melakukan simulasi “Zip-Zap” atau menyebut nama 3-4 orang

teman di sebelahnya.

5) Proses atau refleksi kegiatan ini ke arah tujuan pembelajaran.

3. Judul Siapa Dia

a. Tujuan : mendorong terjadinya interaksi yang intensif, membuat peserta

rileks, terbuka dalam berkomunikasi.


c. Sarana/Prasarana Ruang kelas yang cukup besar


1) Mulailah kegiatan ini dengan meminta peserta untuk berdiri dan mencari

peserta lain untuk diajak ngobrol. Berusahalah mendapatkan informasi

tentang orang yang diajak ngobrol tersebut dan juga membuka diri

tentang siapa dirinya sebenarnya terhadap peserta lain yang menanyakah

hal tersebut. Setiap peserta diberi waktu 5 menit untuk menyampaikan

atau menanyakan mengenai peserta lain.

2) Setelah 5 menit berlalu, widyaiswara memberi aba-aba tanda waktu

ngobrol dengan orang tersebut habis dan segera cari orang lain. Setelah

30 menit berlalu, Widyaiswara meminta masing-masing orang

menyebutkan secara sekilas nama teman yang berhasil dikenalnya dan

sampaikan kepada pleno. Kalau dapat diungkapkan juga mengenai hal-

hal menonjol (kelebihan atau kekurangan) yang dimiliki orang

bersangkutan.

3) Akhiri sesi ini dengan merefleksi ke arah tujuan pembelajaran.

14

4) Variasi : Pada saat peserta mencari peserta lain, bisa menggunakan

potongan gambar hewan atau tanaman. (potongan sesuai dengan jumlah

peserta yang ditemukan oleh setiap peserta.

D. Rangkuman

Proses Pengenalan dan Membangun Kerjasama dapat dilakukan dengan

langkah-langkah :

1. Simulasi dan Latihan Pencairan Kelas

2. Simulasi dan Latihan Pengenalan Diri

3. Simulasi dan Latihan Pengenalan Orang Lain

E. Evaluasi

Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas.

1. Sebutkan langkah-langkah proses pengenalan dan membangun kerjasama

disertai contohnya masing-masing.

15

BAB IV

GAYA BELAJAR DAN KETIDAKMAMPUAN BELAJAR

A. Gaya Belajar

Memahami Gaya Belajar (Learning Style Assessment), yaitu berusaha

mengetahui gaya belajar diri sendiri dan juga gaya belajar orang lain. Gaya belajar

seseorang mempengaruhi efektivitas belajar bersama. Para ahli di bidang

pendidikan mencoba mengembangkan teori mengenai gaya belajar sebagai cara

untuk mencari jalan agar belajar menjadi hal yang mudah dan menyenangkan.

Sebagaimana kita ketahui, belajar membutuhkan konsentrasi. Situasi dan kondisi

untuk berkonsentrasi sangat berhubungan dengan gaya belajar Anda. Jika Anda

mengenali gaya belajar Anda, maka Anda dapat mengelola pada kondisi apa,

dimana, kapan dan bagaimana Anda dapat memaksimalkan belajar Anda.

Apa gaya belajar itu? Gaya belajar adalah (www.ut.ac.id/strategi-

bjj/gaya1.htm) cara yang cenderung dipilih seseorang untuk menerima

informasi dari lingkungan dan memproses informasi tersebut. Gaya belajar

setiap orang dipengaruhi oleh faktor alamiah (pembawaan) dan faktor lingkungan

(hasil belajar). Jadi ada hal-hal tertentu yang tidak dapat diubah dalam diri

seseorang bahkan dengan latihan sekalipun. Tetapi ada juga hal-hal yang dapat

dilatihkan dan disesuaikan dengan lingkungan yang terkadang justru tidak dapat

diubah. Mengenali gaya belajar sendiri, belum tentu membuat Anda menjadi lebih

pandai. Tapi dengan mengenali gaya belajar, Anda akan dapat menentukan cara

belajar yang lebih efektif. Anda tahu bagaimana memanfaatkan kemampuan

belajar secara maksimal, sehingga hasil belajar Anda dapat optimal.

Kemampuan seseorang untuk memahami suatu materi yang sedang

dipelajarinya dapat dipengaruhi oleh hubungannya dengan orang lain. Alasan

kebutuhan belajar berkelompok ini bisa bermacam-macam, seperti:

1. Agar termotivasi untuk belajar, karena kelompok yang kuat biasanya akan

saling memotivasi untuk belajar;

2. Lebih mudah memahami suatu informasi/pengetahuan, karena anggota dalam

kelompok saling mengisi dalam belajar;

16

3. Adanya mata diklat tertentu yang menuntut belajar dalam kelompok sebagai

bagian dari kegiatan atau tugas belajar.

Jika Anda tidak suka belajar dalam kelompok, Anda mungkin dapat

memilih belajar sendiri. Di samping itu, ada yang memiliki kecenderungan untuk

belajar dengan bimbingan dari orang yang dianggap lebih tahu, seperti

widyaiswara, instruktur, guru, dosen, tutor, atau bahkan alumni. Coba kenali

kebutuhan sosialisasi Anda. Kemandirian Anda ditentukan oleh kemampuan Anda

mengenali kebutuhan sosialisasi Anda. Baik belajar sendiri, dengan bantuan tutor

maupun belajar berkelompok; Anda tetap mandiri jika Anda dapat memutuskan

kebutuhan sosialisasi ini. Ini berarti Anda mengenali kebutuhan sosialisasi Anda.

Ada empat macam metode belajar :

1. Concrete Experience (CE)

Metode ini menggambarkan seseorang cepat mengerti didasarkan karena

pengalaman yang dimiliki dan apa yang diyakininya.

2. Reflective Observation (RO)

Menggambarkan pendekatan pembelajaran yang bersifat tentatif, adil, dan

reflektif. Seseorang yang menggunakan metode ini cenderung menjadi

pengamat yang obyektif.

3. Abstract Concentualization (AC)

Pembelajaran dengan mendasarkan pada analisis konseptual. Seseoang yang

termasuk menggunakan metode ini cenderung memilih situasi belajar yang

impersonal yang menekankan pada teori dan analisis yang sistematis.

4. Active Experience (AE)

Pembelajaran dengan berorientasi pada pelaksanaan yang aktif, meyakini hasil

eksperimen.

Gabungan metode belajar tersebut di atas menghasilkan Gaya Belajar

(Learning Style) yaitu :

1. Accomodator Style :

Gaya belajar ini merupakan gabungan dari CE dan AE. Seseorang dengan gaya

ini lebih menyukai pelaksanaan suatu rencana dan melibatkan diri dan

bertindak lebih berdasarkan perasaan daripada hasil analisis logika. Dalam

17

memecahkan masalah mengandalkan informasi dari orang lain dari pada

analisis teknis dari dirinya sendiri. Gaya belajar ini penting untuk efektivitas

seseorang sebagai tenaga marketing / sales.

2. Converger Style :

Gaya belajar ini merupakan gabungan cara belajar AC dan AE. Gaya belajar

ini baik sekali dalam menemukan cara-cara praktis untuk menggunakan ide-ide

dan teori. Gaya ini menunjukkan kemampuan memecahkan masalah dan

membuat keputusan berdasarkan temuan/jawaban atas pertanyaan atau

masalah. Gaya ini lebih suka berhadapan dengan tugas-tugas teknis daripada

berhadapan dengan isu-isu sosial dan interpersonal. Gaya ini baik untuk

efektivitas dalam karier seorang tenlog atau spesialis.

3. Diverger Style :

Gaya ini merupakan gabungan metode belajar CE dan RO. Orang dengan gaya

ini baik dalam melihat situasi konkret dari berbagai sudut pandang.

Pendekatannya terhadap situasi adalah lebih untuk mengamati daripada untuk

ikut bertindak. Seseorang dengan gaya ini cenderung menyukai situasi yang

membutuhkan tumbuhnya berbagai ide, seperti dalam curah pendapat. Ada

ketertarikan pada budaya dan suka mengumpukan informasi. Kemampuan

imaginasi dan sensitivitas terhadap perasaan ini dibutuhkan untuk efektivitas

dalam karier seni, hiburan dan jasa pelayanan.

4. Assimilator Style :

Gaya belajar ini merupakan gabungan metode belajar AC dan RO. Seseorang

dengan gaya ini sangat baik dan dapat memahami sejumlah besar informasi

dan mengartikannya ke dalam bentuk yang sangat dan logis. Gaya ini

cenderung lebih tertarik pada konsep dan ide-ide abstrak. Biasanya seseorang

dengan gaya ini berpendapat bahwa teori lebih penting, mempunyai kekuatan

logik. Gaya ini cocok dalam karier scientist.

B. Memahami Ketidakmampuan Belajar (Learning Disabilities) :

Dalam proses pembelajaran terdapat masalah yang dihadapi oleh

pembelajar dalam memahami suatu permasalahan, yaitu gangguan belajar atau

ketidakmampuan belajar (learning disabilities). Ketidakmampuan belajar adalah

18

ketidakmampuan untuk menerima, menyimpan dan menggunakan secara luas

kemampuan ataupun informasi khusus, yang terjadi akibat kurangnya pemusatan

perhatian, memori atau pemikiran dan hal ini mempengaruhi prestasi akademik.

(http://developmentbehaviourclinic.wordpress.com/gangguan-belajar).

Terdapat berbagai jenis ketidakmampuan belajar dan masing-masing tidak

memiliki penyebab yang pasti. Tetapi dasar dari semua jenis ketidakmampuan

belajar ini diyakini merupakan suatu kelainan pada fungsi otak.

Ketidakmampuan belajar lima kali lebih sering ditemukan pada pembelajar pria.

Seorang pembelajar yang mengalami ketidakmampuan belajar seringkali

mengalami kesulitan dalam mengkoordinasikan penglihatan dan gerakannya

serta menunjukkan kecanggungan ketika melaksanakan kegiatan fisik, seperti

memotong, mewarnai, mengancingkan baju, mengikat tali sepatu dan berlari.

Pembelajar juga mungkin mengalami masalah dengan persepsi penglihatan atau

pengolahan fonologis (misalnya dalam mengenali bagian-bagian atau pola dan

membedakan berbagai jenis suara) atau masalah dengan ingatan, percakapan,

pemikiran serta pendengaran.

Gejala lainnya adalah pemusatan perhatian yang pendek dan perhatiannya

mudah terganggu, percakapannya terputus serta ingatannya pendek. Pembelajar

juga mungkin mengalami kesulitan dalam berkomunikasi dan mengendalikan

dorongan serta memiliki masalah dalam kedisiplinan artinya gangguan belajar

secara sosial dan emosional. Mereka mungkin menunjukkan sikap hiperaktif,

menarik diri, pemalu atau agresif. Kadang-kadang pembelajar mengalami

kesulitan dalam mengekspresikan perasaan mereka, menenangkan diri, dan

membaca isyarat-isyarat non verbal yang dapat menyebabkan kesulitan di dalam

kelas dan dengan rekan-rekan mereka.

Ada tujuh macam ketidakmampuan belajar :

1. Hanya mengenal peran dan posisi masing-masing (I’m my position);

2. Musuh (penyebab masalah) ada di luar sana (the enemy is out there);

3. Ilusi mengambil tanggungjawab (the illusion of taking charge);

4. Terpaku pada peristiwa-peristiwa (the fixation on events);

5. Perumpamaan Kodok Rebus (the parable of boiled frog);

19

6. Kesalahpahaman dalam mengambil pelajaran dari pengalaman (the delusion

of learning from experience);

7. Mitos Tim Manajemen (the myth of the management team).

Hal-hal ini dapat diatasi dengan menciptakan sistem dukungan yang kuat

bagi pembelajar dan membantu mereka belajar untuk mengekspresikan diri,

menghadapi frustrasi dan bekerja melalui tantangan. Fokus pada pertumbuhan

mereka sebagai pribadi, dan bukan hanya pada prestasi akademis akan

membantu mereka mempelajari kebiasaan emosional yang baik dan alat yang

tepat untuk kesuksesan seumur hidup.

C. Rangkuman

1. Gaya belajar adalah cara yang cenderung dipilih seseorang untuk menerima

informasi dari lingkungan dan memproses informasi tersebut. Gaya belajar

setiap orang dipengaruhi oleh faktor alamiah (pembawaan) dan faktor

lingkungan (hasil belajar).

2. Berdasarkan empat metode belajar, ada empat kelompok gaya belajar yaitu :

Accomodator Style, Converger Style, Diverger Style, dan Assimilator Style

dengan karakteristiknya masing-masing.

3. Ketidakmampuan belajar adalah ketidakmampuan untuk menerima,

menyimpan dan menggunakan secara luas kemampuan ataupun informasi

khusus, yang terjadi akibat kurangnya pemusatan perhatian, memori atau

pemikiran dan hal ini mempengaruhi prestasi akademik.

4. Ketidakmampuan belajar dapat disebabkan faktor fisik, psikologis, sosial

maupun emosional.

D. Evaluasi

Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas.

1. Jelaskan pengertian gaya belajar.

2. Jelaskan empat gaya belajar disertai kecocokannya masing-masing dengan

profesi.

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ketidakmampuan belajar

4. Jelaskan penyebab terjadinya ketidakmampuan belajar.

20

BAB V

MEMBANGUN TIM BELAJAR DAN MENGATASI KONFLIK

A. Pengertian dan Manfaat Tim

Kata “Tim” berasal dari bahasa Inggris : team : regu / sekelompok orang

yang melakukan kegiatan (Kamus Inggris Indonesia Peter Salim). Sebenarnya

pengertian tim hampir sama dengan pengertian kelompok, hanya saja pengertian

tim mengarah kepada kebutuhan tertentu. Tim adalah suatu kelompok yang

berinteraksi secara positif dengan hubungan secara timbal balik sesuai fungsi dan

tugas masing-masing individu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi

dapat diartikan bahwa kelompok belum tentu tim sedang tim pasti merupakan

suatu kelompok. (Pranoto, 2003: 8).

Tim pada dasarnya dapat diklasifikasikan berdasarkan sasaran yang

meliputi:

1. Tim Pemecah masalah, yakni tim pada suatu departemen yang bertemu secara

teratur untuk membahas cara-cara memperbaiki kualitas, efisiensi, dan

lingkungan kerja.

2. Tim pengelola diri, adalah tim yang bertanggung jawab dari mantan penyelia

mereka.

3. Tim fungsional-silang, adalah tim dari tingkat herarkis dengan bidang kerja

yang berlainan yang bertugas menyelesaikan suatu tugas, atau tugas serupa

dengan komite.

Manfaat membangun tim yang efektif adalah sebagai berikut (Maddux,

2001 : 10) :

1. Dengan adanya tim, maka sasaran yang realistis ditentukan, dan dapat dicapai

secara optimal;

2. Anggota tim dan Pemimpin Tim memiliki komitmen untuk saling mendukung

satu sama lain agar tim berhasil;

3. Anggota tim memahami prioritas anggota lainnya, dan dapat saling membantu

satu sama lain;

21

4. Komunikasi bersifat terbuka, diskusi cara kerja baru atau memperbaiki kinerja

lebih berjalan secara baik, karena anggota tim terdorong untuk lebih

memikirkan permasalahannya;

5. Pemecahan masalah lebih efektif karena kemampuan tim lebih memadai;

6. Umpan balik kinerja lebih memadai karena anggota tim mengetahui apa yang

diharapkan dan dapat membandingkan kinerja mereka terhadap sasaran tim;

7. Konflik diterima sebagai hal yang wajar, dan dianggap sebagai kesempatan

untuk menyelesaikan masalah. Melalui diskusi tersebut konflik bisa

diselesaikan secara maksimal;

8. Keseimbangan tercapainya produktivitas tim dengan pemenuhan kebutuhan

pribadi;

9. Tim dihargai atas hasil yang sangat baik, dan setiap anggota dipuji atas

kontribusi pribadinya;

10. Anggota kelompok termotivasi untuk mengeluarkan ide-idenya dan

mengujinya serta menularkan dan mengembangkan potensi dirinya secara

maksimal;

11. Anggota kelompok menyadari pentingnya disiplin sebagai kebiasaan kerja dan

menyesuaikan perilakunya untuk mencapai standar kelompok;

12. Anggota kelompok lebih berprestasi dalam bekerja sama dengan tim dan tim

lainnya.

Perlu dipahami pula ciri-ciri ketidakberhasilan tim yang menurut Belbin

(1991 : ) disebabkan :

1. Desain visi, misi dan strategi tidak jelas,

2. Moral atau semangat tim rendah,

3. Konflik antar personal merebak,

4. Kemampuan mental (inteligensi, kreativitas) rendah,

5. Seleksi yang kurang berhasil,

6. Kepribadian yang dominan egois,

7. Komposisi susunan tim tidak efektif,

8. Peran anggota tidak jelas,

9. Tertutup untuk evaluasi,

10. Pemberdayaan kurang efektif.

22

B. Unsur dan Tahapan Pembentukan Tim

Unsur-unsur tim yang dinamis menurut Richard Y Chang (1999 : 8) adalah

sebagai berikut :

1. Menyatakan secara jelas misi dan tujuan tim

2. Beroperasi secara kreatif

3. Memfokuskan pada hasil

4. Memperjelas peran dan tanggung jawab

5. Diorganisasikan dengan baik

6. Dibangun atas kekuatan individu

7. Saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain

8. Mengembangkan iklim tim

9. Menyelesaikan ketidaksepakatan

10. Berkomunikasi secara terbuka

11. Membuat keputusan secara obyektif

12. Mengevaluasi efektifitasnya sendiri.

Tahapan pertumbuhan tim yang yang baik dalam suatu organisasi tidak akan

terjadi dengan sendirinya dalam waktu yang pendek, melainkan perlu upaya yang

sungguh-sungguh, kebijakan dan program yang konsisten, berkesinambungan dan

sistematis atau dapat dikatakan perlu proses dan waktu yang diusahakan dengan

sungguh-sungguh. Adapun tahapan pertumbuhan tim sebagai berikut :

1. Tingkat forming, yakni tingkat pengumpulan informasi yang dibutuhkan

sebagai penentuan dasar tim.

2. Tingkat storming, yakni tingkat keraguan atas kepercayaan terhadap tugas

dan metodologinya, sehingga pesimis dengan program yang ada.

3. Tingkat norming, yaitu tingkat di mana anggota mulai mau menerima

perbedaan-perbedaan dan mengadakan rekonsiliasi tentang hal-hal yang tidak

disetujuinya.

4. Tingkat performing, pada tingkat ini anggota mulai matang, mengerti tentang

apa yang diharapkan dirinya. Mereka mulai membicarakan gagasan-gagasan

penyempurnaan, mencari data, mendiagnosis, mengembangkan solusi dan

mencoba melakukan perubahan-perubahan.

23

C. Konflik dalam Tim dan Respon Terhadap Konflik

Dalam suatu tim yang berinteraksi satu sama lain dalam mencapai tujuannya

selalu mengalami perbedaan pendapat. Perbedaan Pendapat yang berlarut-larut

akan menyebabkan konflik. Anggota tim perlu memahami bahwa konflik atau

ketidaksepakatan adalah sesuatu yang tidak bisa dihindarkan dan tidak memiliki

sifat baik atau buruk (konflik bersifat netral). Konflik akan menghancurkan

kemajuan tim jika dibiarkan tidak terkelola, tetapi juga dapat mengarah pada

pengambilan keputusan yang mantap jika dikelola secara efektif. Hasil dari suatu

konflik sangat tergantung pada bagaimana tim mengelolanya. Lalu apa

sebenarnya yang dimaksud dengan konflik? Isyarat apakah yang merupakan

gejala konflik dalam suatu tim? Bagaimana konflik merebak dan bagaimanakah

respon terhadap konflik? Dalam Pokok bahasan inilah akan dibahas hal tersebut.

Sebelum Saudara membaca pokok bahasan ini silahkan Saudara merenungkan

terlebih dahulu hakekat tentang konflik menurut pikiran saudara.

Dari jawaban saudara tersebut silahkan diidentifikasi mana perasaan yang

cenderung positif dan mana yang cenderung negatif. Kecenderungan dari kita

adalah konflik berkonotasi negatif. Kata konflik menimbulkan kesan tidak

menyenangkan. Reaksi kita pada umumnya adalah negatif. Pada umumnya

merupakan bahaya dan menyakiti perasaan orang lain. Kita cenderung

menghubungkan konflik dengan kekerasan, krisis, perkelahian, perang, kalah,

menang, kehilangan kendali dan lain sebagainya.

Kebanyakan dari kata-kata ini memberikan gambaran adanya kerusakan

besar, merasa disakiti, dan hubungan menjadi rusak. Haruskah demikian? Lalu

apa sebenarnya konflik tersebut? Konflik selalu melibatkan dua orang atau lebih

(perseorangan atau kelompok) yang terjadi apabila salah satu pihak merasa

kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi (Lembaga

Administrasi Negara, 2000:23).

Apabila Saudara mendengar kata konflik apa yang terfikirkan

dalam benak Saudara dan bagaimanakah perasaan Saudara?

24

Selanjutnya Hanmer dan Hogan (Suprapti, 2006:32) mengatakan bahwa

yang dimaksud dengan konflik adalah segala macam bentuk pertikaian yang

terjadi dalam organisasi, baik antara individu dengan individu, individu dengan

kelompok maupun kelompok yang bersifat antagonis.

Dari pengertian tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa (Suprapti,

2006:ibid): konflik terkait dengan persepsi pihak yang bersangkutan yang

merasa kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi, terlepas

dari ada atau tidak ada halangan tersebut. Apabila konflik ini dibiarkan maka

akan menghancurkan kemajuan tim, sebaliknya juga dapat mengarah pada

pengambilan keputusan yang mantap bila dikelola dengan baik.

Hasil dari suatu konflik tergantung pada bagaimana mengelolanya. Untuk

itu perlu mengenali konflik secara dini. Isyarat adanya konflik (Chang, 1999:32)

antara lain:

1. Anggota kelompok memberikan komentar dan saran dengan penuh emosi;

2. Anggota tim menyerang gagasan orang lain sebelum gagasan tersebut

diselesaikan;

3. Anggota tim saling menuduh bahwa mereka tidak memahami masalah yang

sebenarnya,

4. Anggota Tim selalu beroperasi dan menolak untuk berkompromi dan anggota

tim saling menyerang secara langsung pada pribadinya

Menurut Bolton (Suprapti, 2006:34) sumber-sumber konflik adalah :

1. Menghalangi pencapaian sasaran perorangan;

2. Kehilangan status;

3. Kehilangan otonomi atau kekuasaan;

4. Kehilangan Sumber-sumber;

5. Merasa diperlakukan tidak adil;

6. Mengancam nilai dan norma;

7. Perbedaan persepsi dan lain sebagainya.

Sedangkan Robert B. Maddux (2001:22), penyebab konflik sebagai berikut :

1. Perbedaan kebutuhan, tujuan,dan nilai-nilai

2. Perbedaan cara pandang terhadap motif, ajaran, tindakan, dan situasi

3. Perbedaan harapan terhadap hasil suka >< tidak suka

25

D. Enggan untuk bekerjasama

Adanya konflik akan berdampak terjadinya perubahan-perubahan dalam

suatu kelompok, organisasi atau tim kerja. Perubahan tersebut meliputi perubahan

di dalam kelompok itu sendiri maupun perubahan antar kelompok. Adapun

perubahan di dalam kelompok, yakni :

1. Meningkatnya kepaduan kelompok untuk menghadapi konflik eksternal

dengan mengesampingkan perbedaan individu.

2. Munculnya kepemimpinan yang otokratis, yakni dalam menghadapi kondisi

yang kurang kondusif perlu adanya pemimpin yang kuat / otokratis.

3. Munculnya perhatian atas kegiatan, toleransi membuang-buang waktu

menurun, kepuasan secara individu sementara terkesampingkan, semua

perhatian tertuju pada konflik yang dihadapi.

4. Penekanan pada kesetiaan, dalam situasi konflik; interaksi dengan anggota

diperkuat dan interaksi anggota dengan kelompok lain merupakan pelanggaran.

Sedangkan perubahan di antara kelompok antara lain sebagai berikut :

1. Persepsi yang terganggu, merasa dirinya/kelompoknya lebih penting dari yang

lain.

2. Stereotip negatif lebih menonjol, hal-hal negatif yang sudah terpendam dapat

timbul kembali.

3. Menurunnya komunikasi. Akibat terjadinya konflik biasanya komunikasi antar

kelompok menurun dratis atau justru malah hilang sama sekali, pengambilan

keputusan sulit dilakukan (terganggu), para pelanggan atau fihak-fihak yang

dilayani terganggu.

Konflik akan tambah merebak apabila :

1. Tindakan bermusuhan;

a. Anggota Tim memasuki permainan menang kalah;

b. Mereka lebih senang memenangkan kemenangan pribadi daripada

memecahkan masalah.

2. Memegang posisinya dengan kuat; Anggota tim tidak melihat perlunya

mencapai tujuan yang menguntungkan, mereka memegang teguh posisinya,

mempersempit komunikasi dan membatasi keterlibatannya satu sama lain.

26

3. Keterlibatan emosional; Anggota tim mempertahankan posisinya secara

emosional.

Tidak setiap orang merespon konflik dengan cara yang sama, respon

tersebut (Suprapti, 2006:ibid) antara lain :

1. Konfrontasi agresif,

2. Melakukan manuver negatif,

3. Penundaan terus menerus, serta

4. Bertempur secara pasif.

Sebagian besar manusia menganggap bahwa konflik itu suatu hal yang

merugikan dan harus dihindari, tetapi sebagian yang lain menyadari bahwa dalam

berinteraksi dengan orang lain mungkin pada suatu saat akan terjadi konflik, dan

itu dianggap sebagai hal yang wajar. Faham yang terakhir ini menganggap bahwa

dengan adanya konflik justru dapat menambah wawasan dan informasi untuk

kemajuan. Oleh karenanya konflik perlu diantisipasi dan dikelola dengan baik dan

sistematis artinya tim merespon dari segi positif. Apabila hal ini yang terjadi

maka pemecahan konflik mengarah ke hal yang positif. sadar untuk Respon

tersebut adalah Mengarahkan energi secara sehat dan langsung untuk

memecahkan masalah atau tidak ada reaksi secara emosional, melakukan upaya

yang menanggapinya dengan cara rasional. Respon yang tepat ini akan

memperkuat tim kerja dan melancarkan jalan untuk mengatasi konflik, Huruf

Tionghoa krisis berarti kesempatan yang mengandung resiko. Untuk itu maka

perlu melihat konflik tidak selalu mengandung resiko, tetapi juga merupakan

kesempatan-kesempatan yang bersifat petualangan, tantangan, kegembiraan dan

kesempatan-kesempatan.

Gaya tanggapan setiap anggota tim dalam menghadapi suatu konflik

menurut Robert B. Maddux (2001:57) dapat diklasifikasikan ke dalam 5 (lima)

pola seperti yang tertuang dalam Tabel Gaya Tanggapan Terhadap Konflik

berikut.

27

TABEL 1

GAYA TANGGAPAN TERHADAP KONFLIK

No Gaya Ciri Perilaku Alasan Penyesuaian

1 Menghindar Tidak mau

berkonfrontasi.

Mengabaikan atau

melewatkan pokok

permasalahan.

Menyangkal bahwa hal

tersebut merupakan

masalah.

Perbedaan yang ada terlalu

kecil atau terlalu besar

untuk diselesaikan. Usaha

penyelesaian mungkin

mengakibatkan rusaknya

hubungan atau menciptakan

masalah yang lebih

kompleks.

2 Mengakomodasi Bersikap menyetujui,

tidak agresif. Kooperatif

bahkan dengan

mengorbankan

keinginan pribadi.

Tidak sepadan jika

mengambil resiko yang

akan merusak hubungan &

menimbulkan

ketidakselarasan secara

keseluruhan.

3 Menang/Kalah Konfrontatif, menuntut

dan agresif. Harus

menang dengan cara

apapun.

Yang kuat menang. Harus

membuktikan superioritas.

Paling benar secara etis dan

profesi.

4 Kompromi Mementingkan

pencapaian sasaran

utama semua pihak serta

memelihara hubungan

baik. Agresif namun

kooperatif.

Tidak ada ide individu yang

sempurna. Seharusnya ada

lebih satu cara yang baik

dalai melakukan sesuatu.

Anda harus berkorban

untuk dapat menerima.

5 Penyelesaian

masalah

Kebutuhan kedua belah

pihak adalah sah dan

penting. Penghargaan

yang tinggi terhadap

sikap saling mendukung.

Tegas dan kooperatif.

Ketika pihak-pihak yang

terlibat mau membicarakan

secara terbuka pokok

permasalahan, solusi yg

saling menguntungkan

dapat ditemukan tanpa satu

pihakpun dirugikan

E. Langkah-Langkah Penyelesaian Konflik

Gejala konflik dalam tim dinamis tidak dibiarkan berlarut-larut tetapi

diselesaikan secara terbuka. Adapun beberapa langkah dalam penyelesaian

konflik tersebut secara skematis menurut Richard Y. Chang (1999:35) adalah

sebagai berikut :

28

Bagan 1

Alur Penyelesaian Konflik

E. Rangkuman

1. Tim adalah suatu kelompok yang berinteraksi secara positif dengan hubungan

secara timbal balik sesuai fungsi dan tugas masing-masing individu untuk

mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Unsur-unsur tim yang dinamis antara lain : menyatakan secara jelas misi dan

tujuan tim, beroperasi secara kreatif, memfokuskan pada hasil, memperjelas

peran dan tanggung jawab, diorganisasikan dengan baik, dibangun atas

kekuatan individu, saling mendukung kepemimpinan anggota yang lain,

mengembangkan iklim tim, menyelesaikan ketidaksepakatan, berkomunikasi

secara terbuka, membuat keputusan secara obyektif, dan mengevaluasi

efektifitasnya sendiri. Tahapan pembentukan tim meliputi : forming, norming,

storming, dan performing.

3. Konflik terkait dengan persepsi pihak yang bersangkutan yang merasa

kepentingannya dihalang-halangi atau akan dihalang-halangi, terlepas dari

ada atau tidak ada halangan tersebut. Apabila konflik ini dibiarkan maka akan

29

menghancurkan kemajuan tim, sebaliknya juga dapat mengarah pada

pengambilan keputusan yang mantap bila dikelola dengan baik. Ada lima

gaya merespon konflik yaitu menghindar, mengakomodasi, menang/kalah,

kompromi, dan penyelesaian masalah.

4. Teknik pemecahan konflik terdiri dari enam langkah sebagai berikut : (1)

Langkah 1: mengakui adanya konflik., (2) Langkah 2: identifikasi masalah,

(3) Langkah 3: dengarkan semua sudut pandang dan kumpulkan fakta, akibat,

dan opini, (4) Langkah 4: lakukan pengkajian penyelesaian masalah, (5)

Langkah 5: dapatkan kesepakatan untuk menemukan solusi, dan (6) Langkah

6: jadwalkan sesi tindak lanjut untuk mengkaji.

F. Evaluasi

Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas

1. Jelaskan pengertian tim.

2. Jelaskan unsur-unsur tim dan tahapan pembentukan tim.

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan konflik dan respon apa saja yang

mungkin timbul terhadap konflik.

4. Jelaskan teknik penyelesaian konflik.

30

BAB VI

NILAI-NILAI, NORMA DAN KOMITMEN BELAJAR

A. Nilai – Nilai dan Norma (Values and Norms) :

Guna menemukan nilai yang mempunyai kesesuaian dengan pribadi

seseorang (peserta diklat) dalam belajar bersama, diberikan tugas perseorangan

dan tugas kelompok yaitu :

1. Memilih sejumlah nilai pada lembar himpunan nilai yang diberikan yang

sangat terpaut dengan kesesuaian pribadi peserta dalam belajar bersama;

2. Pilihan nilai pribadi didiskusikan dalam kelompok dan selanjutnya disarikan

untuk dipilih sejumlah nilai tertentu untuk dijadikan “Norma Belajar

Bersama”.

B. Komitmen Belajar (Learning Commitment):

Komitmen menerapkan nilai belajar bersama yaitu norma belajar bersama

yang telah dibangun merupakan perwujudan komitmen belajar. Tindakan lebih

lanjut dalam upaya membangun komitmen belajar, maka peserta ditugaskan

untuk membuat “Jurnal Harian” atas proses pembelajaran yang telah diberikan

setiap hari, yaitu peserta diminta memberikan catatan, ungkapan dan kesimpulan

dengan membuat rangkuman atas pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :

1. Kejadian apa saja yang dialami dan diamati selama proses pembelajaran;

2. Apa saja yang dirasakan atau bagaimana perasaan peserta selama mengikuti

pembelajaran;

3. Pengalaman baru yang mempunyai kesan mendalam;

4. Kesan manfaat belajar apa yang dapat diperoleh yang berpengaruh bagi karier

anda ke depan;

5. Manfaat apa yang mungkin dapat diterapkan dalam pertumbuhan atau

perkembangan organisasi peserta.

C. Rangkuman

1. Nilai-nilai pribadi peserta diklat selanjutnya diformulasi menjadi norma kelas

yang disepakati. Langkahnya yaitu peserta memilih nilai pribadi yang tersaji

31

dan dianggap paling sesuai, selanjutnya didiskusikan dalam kelompok untuk

disarikan menjadi norma kelas dalam pembelajaran.

2. Norma belajar bersama yang telah dibangun merupakan perwujudan

komitmen belajar yang ditindaklanjuti dengan berbagai kegiatan.

D. Evaluasi

Petunjuk : Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan norma kelas dan langkah

pembentukannya.

2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan komitmen belajar dan apa saja kegiatan

yang merupakan tindak lanjutnya.

32

DAFTAR PUSTAKA

Chang, Richard Y. 1999. Membangun Tim yang Dinamis. Jakarta : PT. Gramedia.

--------------, 1999. Sukses melalui Kerja Sama TIM. Jakarta : PT. Gramedia.

Maddux, Robert B. 2001. Team Building, Terampil Membangun Tim Handal, Edisi

ke-dua, penterjemah Kristiyabudi P. Hananto, Surabaya : PT. Erlangga.

Pranoto, Juni dan Wahyu Suprapti, 2000. Pengembangan Potensi Diri. Modul

SPAMA, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.

--------------, 2000. Leadership Laboratory. Bahan Ajar Diklat SPAMA, Jakarta :

Lembaga Administrasi Negara.

Suprapti, Wahyu, 2006. Membangun Kerjasama Tim. Modul Prajabatan Golongan

III. Jakarta : Lembaga Administrasi Negara.

OBSERVASI LAPANGAN

Disusun Oleh :

HERU PURNAMA, S.Kom, MAP

ZAINURI, S.Pd, MSi

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……………………………………………………………….. i

DAFTAR ISI…………………………………………………………………………. ii


A. Latar Belakang……..……………………………………………………. 1


C. Hasil Belajar……………………………..…..…….……..……………… 2

D. Indikator Hasil Belajar…………………………………………………. 2

E. Materi Pokok…………………………………………………………….. 2

F. Manfaat…………………………………………………………………… 2

BAB II PENJELASAN UMUM MEKANISME OBSERVASI LAPANGAN…... 3

A. Obyek dan Materi……………………………………………………….. 3

B. Organisasi………………………………………………………………… 3

C. Jadwal Kegiatan…………..……………………………………………... 4

BAB III PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA……………………….…… 5

A. Metode Pengumpulan Data…………………………...………………… 5

B. Latihan………………………………………………...…………………. 6

C. Rangkuman………………………………………………………………. 6

BAB IV PENCATATAN INFORMASI……………………………………………. 7

A. Pengumpulan Data………………………………………………………. 7

B. Jenis-jenis Data………………………………………………………….. 7

C. Latihan…………………………………………………………………… 8

D. Rangkuman……………………………………………………………… 8

BAB V PELAPORAN DAN PRESENTASI……………………………………….. 9

A. Penyusunan Laporan……………………………………………………. 9

B. Presentasi……………………..………………………………………….. 0

C. Latihan…………………………………………………………………… 11

D. Rangkuman……………………………………………………………… 11

BAB VI PENUTUP…………………………………………………………………. 12

A. Kesimpulan.……………………………………………………………… 12

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………….. 13

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Observasi Lapangan (OL) merupakan bagian integral dari program Diklat

Kearsipan, yang merupakan penerapannya melalui upaya mencocokkan antara teori yang

di peroleh di kelas, pengalaman peserta di tempat tugas masing masing dan kenyataan

yang diamati di tempat observasi lapangan (praktek kerja lapangan). Melalui observasi

lapangan peserta akan dapat melihat sejauh mana pengetahuan yang diperoleh di kelas

dapat diterapkan/diimplementasikan dalam pelaksanaan tugas-tugas pemerintahan dan

pembangunan serta pelayanan publik baik di lokus maupun di unit kerja asal peserta.

Dengan demikian peserta akan menjadi terlatih untuk mengamati lingkungan dan

mengasah ketajaman serta kemampuan melakukan identifikasi, analisis dan mampu

menemukan pokok masalah dan kemudian menetapkan/merumuskan solusi

penanggulangannya.

Adapun kompetensi yang dipersyaratkan bagi pengelola kearsipan yaitu antara

lain memiliki kemampuan menyusun strategi perencanaan program di bidang

administrasi sesuai dengan prinsip-prinsip kearsipan. Sehingga kegiatan observasi

lapangan akan menjadi suatu sarana latihan mengembangkan dan meningkatkan

wawasan.

Peserta sebagai unsur aparatur negara dan abdi masyarakat senantiasa dituntut

untuk memiliki kemampuan yang professional jujur, adil, beretika dan bertanggungjawab

dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Hal ini sangat ditentukan oleh tingkat

intelegensia, pengetahuan, kemampuan kerjasama serta pemahaman terhadap tugas dan

fungsi unit organisasinya.

Oleh karena itu hasil laporan observasi lapangan dari peserta perlu dituangkan

dalam suatu laporan. Penyusunan laporan ini dilakukan baik secara perorangan maupun

bersama dalam kelompok melalui kegiatan “Group Decision Making”.

2


Dalam modul ini dibahas tentang metode dan instrument pengumpulan data, pelaksanaan

pengumpulan data, analisis data dan penyusunan laporan observasi lapanagan

C. Hasil Belajar

Setelah mengikuti proses pembelajaran Observasi Lapangan ini, peserta mampu

memahami, menjelaskan dan menerapkan data/informasi dan masalah pelayanan public

di bidang kearsipan untuk dianalisis dan dicari cara pemecahannya di instansi yang

dikunjungi.

D. Indikator Hasil Belajar :

1. Peserta diklat mampu mengeksplorasi pengelolaan arsip;

2. Peserta diklat mampu menerapkan pengelolaan arsip di instansi masing-masing;

E. Materi Pokok :

1. Penjelasan Umum Mekanisme Observasi Lapangan.

2. Pelaksanaan Pengumpulan Data (Kunjungan Lapangan).

3. Pencatatan Informasi.

4. Pelaporan dan Presentasi .

F. Manfaat

Berbekal hasil belajar Observasi Lapangan ini, peserta diklat kearsipan diharapkan

memperoleh pengalaman dan gambaran nyata tentang :

1. Pengelolaan arsip ;

2. Pelaksanaan dan penataan arsip;

3. Penerapan Hasil Pengamatan guna peningkatan administrasi kearsipan dengan baik

dan benar di instansinya.

3

BAB II

PENJELASAN UMUM MEKANISME OBSERVASI LAPANGAN

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami

mekanisme observasi lapangan.

A. Obyek dan Materi

1. Obyek

Obyek observasi lapangan adalah unit kerja ( instansi, Pemerintah, BUMD,

Perusahaan , Swasta maupun organisasi lain) yang di dalam gerak opersionalnya

dapat dijadikan obyek pengamatan, obyek pembanding dan bermanfaat bagi seluruh

maupun sebagian peserta dan penyelenggara dalam upaya meningkatkan kinerja

pengelolaan arsip di tempat utgas masing-masing. Unit kerja seperti diatas dapat

dijadikan obyek observasi lapangan dan dapat disesuaikan dengan jumlah kelompok

peserta ang dibentuk dan atas dasar kesepakatan antara penyelenggara dengan

pimpinan unit kerja yang di kunjungi.

2. Materi

Observasi lapangan pada dasarnya dilakukan untuk memberikan

pemahaman pengelolaan arsip yang nyata dilaksanakan oleh Instansi, termasuk di

dalamnya adalah komitmen dan prosedur kerja yang ada di lokus. Materidigali dari

ceramah, pengamatan, dan diskusi serta literature.

Dalam pelaksanaan observasi lapangan perlu ditetapkan focus masalah dari

aspek perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan, sarana dan prasarana, pengawasan dll

yang dianggap aspek mempengeruhi manajemen kearsipan.

B. Organisasi

1. Peserta

Observasi lapangan peserta dibagi ke dalam kelompok kecil dengan jumlah

5 - 6 orang tergantung keperluan penyelenggaraan diklat, dengan keperluan

4

kelompok minimal terdiri dari : Ketua, Sekretaris, Penyaji. Kepengurusan ini dapat

disesuaikan dengan keperluan nyata pada waktu penentuan masalah yang ingin

diamati pada lokus.

2. Penyelenggaraan.

Penyelenggaraan diklat kearsipan dimaksud untuk menambah kompetensi

bidang pada peserta, di dalam pelaksanaan observasi lapangan pimpinan rombongan

oleh instansi penyelenggara dengan dibantu oleh staf administrasi dan teknis yang

berfungsi untuk memfasilitasi pelaksanaan observasi lapangan

C. Jadual Kegiatan

Untuk kelancaran pelaksanaan observasi lapangan, perlu dilakukan

persiapan yang terkoordinasi antara penyelenggara, widyaiswara/ pembimbing dan

peserta serta unit kerja yang akan dijadikan lokus pembelajaran observasi lapangan.

Kegiatan observasi lapangan suapaya mendapat hasil yang maksimal maka

dilakukan beberapa kegiatan persiapan yaitu :

1. Pembahasan rencana observasi lapangan dengan penyelenggara diklat,

pembimbing dan peserta :

2. Penyelesaian administrasi keperluan observasi lapangan

3. Penjajakan lokus oleh penyelenggara diklat ;

4. Pembagian kelompok ;

5. Penyiapan dan penyusunan daftar pertanyaan.

Kegiatan observasi lapangan yang dilakukan satu hari diharapkan dapat

memberikan gambaran manfaat yang besar dan dapat disajikan untuk menyusunan

laporan dan presentasi.

5

BAB III

PELAKSANAAN PENGUMPULAN DATA

( KUNJUNGAN LAPANGAN )

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu memahami metode

dan instrumen pengumpulan data, guna penyusunan laporan observasi lapangan.

A. Metode Pengumpulan Data

Metode atau cara adalah pengetahuan tentang cara-cara (Science of methods). Dalam

konteks observasi lapangan ini “metode” adalah “totalitas cara” untuk melakukan

pengamatan guna menemukan kebenaran sesuai teori (science). Kegiatan observasi

lapangan dimaksudkan adalah untuk melakukan pengamatan secara langsung yang

didasari oleh kebenaran ilmiah. Adapun kegiatan pengamatan dilakukan guna menggali

dan mengumpulkan data yang menjadi kebutuhan dan relevan sesuai dengan topik kajian

pengembangan kearsipan. Instrumen adalah alat untuk mengumpulkan data. Instrumen

mudah dibayangkan bila apa yang diukur jelas (tangible).

1. Mempelajari dan mengkaji dokumen-dokumen yang relevan dengan topik bahasan;

2. Mengikuti ceramah yang berisikan keberhasilan atau kebijakan dari pejabat yang

bertanggungjawab terhadap keberhasilan pengelolaan administrasi kearsipan di

tempat obyek observasi lapangan;

3. Melakukan diskusi hasil pengumpulan data.

Adapun instrument yang umum di persiapkan adalah sebagai berikut :

1. Kuesioner.

2. Pedoman wawancara.

3. Pedoman observasi lapangan.

Langkah-langkah yang harus dicermati adalah :

1. Ceramah Pejabat di Lokus OL berkaitan dengan kebijakan pengelolaan Kearsipan;

2. Program kearsipan dapat dilihat dari beberapa aspek kelembagaan, ketatalaksanaan

maupun sumber daya manusia.

6

3. Menyusun instrumen berkaitan dengan indikator keberhasilan;

4. Melakukan wawancara untuk mendapatkan data/informasi dan memperdalam

instrumen yang telah disampaikan;

5. Melakukan pengolahan data/informasi sebagai bahan diskusi/kompilasi hasil

penjajakan;

6. Menyusun laporan hasil observasi lapangan.

C. Latihan

1. Dalam membuat instrumen OL, apa yang sebaiknya harus dicermati sebagai langkah

awal? Jelaskan!

2. Ceramah adalah salah satu metode dalam kegiatan OL, apa saja yang harus dicermati

pada saat pimpinan Instansi/Daerah berbicara?

3. Dalam penyusunan kuesioner, bentuk-bentuk apa saja yang Saudara ketahui?

D. Rangkuman

Metode sebagai bentuk atau cara yang dapat digunakan dalam kegiatan pembelajaran

adalah dengan melakukan pengamatan guna menemukan kebenaran sesuai teori. Suatu

metode dapat diterapkan berkaitan dengan kegiatan pengumpulan data/informasi yang

menjadi kebutuhan dan relevan sesuai dengan topik kajian dengan persiapan. Selanjutnya

dengan menggunakan instrumen dalam bentuk kuesioner, pedoman wawancara, dan

pedoman observasi lapangan.

7

BAB IV.

PENCATATAN INFORMASI

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu melakukan pengumpulan

data/informasi, guna penyusunan laporan observasi lapangan

A. Pengumpulan Data

Pengumpulan data adalah kegiatan yang paling penting dalam melakukan

observasi lapangan. Semua kegiatan observasi lapangan yang dilakukan dengan

pengamatan dimaksudkan pengumpulan data, sehingga tanpa data observasi lapangan

tidak berguna dan tidak akan memberi hasil kajian.

Dengan mempersiapkan instrument pengumpulan data maka peserta dapat

dengan cepat dan terarah dalam pengambilan data dalam waktu singkat. Kegiatan

observasi lapangan satu hari harus dibuat sedemikian rupa sehingga hasil maksimal.

Observasi lapangan yang telah mempersiapkan instrument seperti diatas akan

menguji instrument sehingga dapat digunakan untuk mencari data dari kegiatan

mendengarkan dan pengemetan di lokus . Data yang dimaksud adalah segala sesuatu

yang ditemukan dilapangan yang ada relevansinya dengan topik pembahasan yang sudah

dicatat (record). Segala sesuatu itu bisa dokumen, sarana dan prasarana, SDM, kebijakan,

system dan prosedur (sisdur) dan lain-lain.

B. Jenis-jenis Data

Agar dapat lebih memahami apa itu data, maka berikut ini disampaikan jenis-jenis data

sebagai berikut :

1. Data kuantitatif adalah data yang berbentuk angka-angka;

2. Data kualitatif adalah data yang berbentuk non angka seperti kondisi baik, jelek;

3. Data primer adalah data yang diambil dengan kuesioner yaitu langsung dari

sumbernya;

4. Data sekunder adalah data yang telah tersedia biasanya diambil dari dokumen

atau informasi;

8

C. Latihan

1. Apakah kualitas data dapat menunjukkan keberhasilan penyusunan Observasi

Lapangan? Jelaskan!

2. Apa saja yang harus dicari dalam sebuah dokumen?

D. Rangkuman

Keberhasilan kegiatan observasi lapangan sangat tergantung dari kualitas data

yang dihasilkan, apakah menjadi kebutuhan dan relevan dengan topik kajian, mudah

untuk melakukan identifikasi masalah, maupun analisis masalah dan jelas untuk

menetapkan sebuah solusi dari pembahasan. Ada sembilan jenis data dan mempunyai

karakteristik masing-masing.

9

BAB V

PELAPORAN DAN PRESENTASI

Setelah membaca Bab ini, peserta Diklat diharapkan mampu melakukan analisis sesuai

data lapangan yang dihasilkan, guna penyusunan laporan dan membuat presentasi

sesuai kegiatan observasi lapangan

A. Penyusunan Laporan

Diakhir kegiatan observasi lapangan adalah menyusun laporan observasi

disini hasil pembelajaran pada unit kerja secara nyata melaksanakan manajemen

kearsipan. Dalam penulisan laporan hasil Observasi Lapangan atau lazim disebut

“Identifikasi dan Analisis Masalah” dan/atau “Analisis dan alternative pemecahan

masalah”. Di bagian ini peserta dituntut untuk mengerahkan segala kemampuan

analisisnya dengan menggunakan dasar pemikiran teori yang relevan untuk menganalisis

penyebab dari suatu permasalahan dan menghidangkan alternatif-alternatif pemecahan

yang tepat.

Beberapa pertanyaan perlu dipertimbangkan agar hasil analisis dapat dilakukan secara

obyektif, efektif dan efisien antara lain:

a. Data dan informasi apa saja yang perlu dilaporkan ?

b. Bagaimana dan dengan teknik apa analisis dilakukan ?

c. Bagaimana dan dalam bentuk apa data dan informasi yang ada disajikan ?

d. Bagaimana kaitan temuan dengan permasalahan dalam topik kajian dan kerangka

berpikir observasi lapangan ?

Bentuk laporan sistematika adalah :

1. Pendahuluan

2. Isi

3. Penutup

10

Secara utuh sistematika laporan adalah sebagai berikut :

Judul

Kata pengantar

Daftra isi

Bab I Pendahuluan

a. Latar belakang

b. Perumusan masalah

Bab II Gambaran Umum

a. Visi dan Misi serta Tupoksi

b. Prosedur kerja dalam melaksanakan manajemen arsip

c. Penangan arsip di unit kerja yang bersangkutan.

Bab III. Analisa dan Pemecahan Masalah

a. Identifikasi data dan informasi.

b. Analisa data dan hasil temuan.

Bab IV Penutup

a. Kesimpulan

b. Rekomendasi

Daftar pustaka

Lampiran.

B. Presentasi

Setelah membuat laporan yang di susun secara kelompok oleh peserta maka

kelompok tersebut menyusun bahan presentasi yaitu memberikan penyajian yang lengkap

dimulai dengan menyusun bahan dan kemudahan dalam memaparkan hasil observasi

lapangan.

Bahan yang dapat dijadikan untuk memaparkan dan penyusunan bahan adalah

laporan observasi lapangan yang telah selesai dibuat. Dengan dukungan komputer maka

akan mempermudah membuat laporan seperti program power point yang menyediakan

fasilitas presentasi.

11

C. Latihan

1. Bagaimanakah cara untuk menyusun laporan data lapangan ? Jelaskan!

2. Setujukah Saudara bahwa instrumen/alat analisis mempunyai kekhususan dan

kegunaan masing-masing? Jelaskan!

D. Rangkuman

Analisis data lapangan bertujuan untuk mendapatkan ketepatan dan kebenaran dari

ata/informasi yang diperoleh. Melakukan analisis berarti melakukan identifikasi

permasalahan untuk menyusun laporan yang dapat di buat bahan presentasi

12

BAB VI

P E N U T U P

A. Kesimpulan

Setelah menguraikan bahan dari modul ini maka dapat ditarik kesimpulan, yaitu :

1. Dalam melakukan pengamatan pada kegiatan OL, metode yang digunakan dapat

menemukan kebenaran sesuai teori;

2. Keberhasilan kegiatan OL sangat tergantung dari kualitas data yang dihasilkan;

3. Penyusunan sebuah laporan OL harus memperhatikan ketepatan dan kebenaran dari

data/informasi yang diperoleh melalui hasil analisis;

4. Dalam penyusunan laporan OL harus memperhatikan komposisi tulisan dan

obyektivitas sesuai dengan fakta yang didapat sebagai data/informasi.

13

DAFTAR PUSTAKA

H.M. Mansyur dan Titiek Rostiah , Observasi lapangan , Bahan Ajar diklatpim IV,

LANRI- Jakarta 2001

Irawan, Prasetya, Dr, M.Sc, Logika dan Prosedur Penelitian,Lembaga Administrasi

Negara RI. STIA-LAN Press.

Soedjadi, Drs, F.X, MPA. (1995). Organisasi dan Metode, Jakarta: PT. Gunung Agung;

Soeparman, Atwi, Prof, DR, M.Sc. Model-Model Pembelajaran Interaktif, Jakarta

Documents

Modul Kearsipan