Embed Size (px)
Citation preview
i
MODUL
KEARSIPAN
UNTUK SMK/MA
KELAS X
BAHAN DOKUMENTASI
DAN PERATURAN KLIPING
Penyusun
Titik Rizky Amalia
DOKUMENTASI DAN PERATURAN KLIPING
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran
Yang dibina oleh Drs.H.Mohammad Arief, M.Si
FAKULTAS EKONOMI
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DOKUMENTASI DAN PERATURAN KLIPING
MODUL
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran
Yang dibina oleh Drs.H.Mohammad Arief, M.Si
Oleh :
Titik Rizky Amalia (150412601194)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
November 2017
DOKUMENTASI DAN PERATURAN KLIPING
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Bahan Ajar Administrasi Perkantoran
JURUSAN MANAJEMEN
PRODI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
i
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr.Wb.
Segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan
petunjuk-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Modul Kearsipan dengan
Judul “Mengidentifikasi Bahan Dokumentasi Dan Peraturan Kliping”, untuk
dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK).
Penulisan modul ini dimaksudkan untuk mengarahkan siswa belajar
menguasai kompetensi serta sebagai panduan guru dalam kegiatan belajar
mengajar di sekolah, supaya tujuan pembelajaran dapat tercapai dengan baik.
Penyusunan modul ini disesuaikan dengan kurikulum 2013 untuk memenuhi
kebutuhan pengembangan program sekolah berbasis pada kebutuhan potensi
wilayah, dengan tetap mengikuti yang tetap ditetapkan secara nasional.
Garis besar materi dalam modul ini mengkaji tentang ruangg lingkup
bahan dokumentasi, jenis-jenis bahan dokumentasi, syarat-syarat bahan
dokumentasi, peran penting bahan dokumentasi, kegunaan bahan dokumentasi,
peraturan dokumentasi, pengertian kliping, kegunaan kliping, tujuan kliping,
persyaratan pembuatan kliping, dan cara membuat dan mengatur kliping.
Akhir kata, ucapan terimakasih penulis sampaikan kepada semua pihak
yang telah membantu hingga terselesaikannya modul Kearsipan ini. Penulis telah
berusaha semaksimal mungkin dalam penyusunan modul ini. Oleh karena itu,
masukan, saran, dan kritik yang membangun, guna meningkatkan daya cipta dan
daya guna modul Kearsipan ini, sangat diharapkan.
Waalaikumsalam Wr.Wb.
Malang, November 2017
Penulis,
Titik Rizky Amalia
ii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ..................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii
PETA KEDUDUKAN MODUL ..................................................................... iii
GLOSARIUM.................................................................................................. iv
I. PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
A. Deskripsi .............................................................................................. 1
B. Prasyarat ............................................................................................... 1
C. Petunjuk Penggunaan Modul ............................................................... 1
D. Tujuan Akhir ........................................................................................ 3
E. Kompetensi........................................................................................... 3
F. Cek Kemampuan .................................................................................. 4
II. KEGIATAN BELAJAR............................................................................. 7
A. Tujuan .................................................................................................. 7
B. Uraian Materi ....................................................................................... 7
C. Rangkuman........................................................................................... 13
D. Tugas .................................................................................................... 14
E. Tes Formatif ......................................................................................... 14
F. Kunci Jawaban Tes Formatif ................................................................ 15
G. Lembar Kerja Siswa............................................................................. 19
III. EVALUASI................................................................................................ 20
Kognitif Skill ............................................................................................ 20
Psikomotor Skill........................................................................................ 20
Attitude Skill ............................................................................................. 23
Produk/Benda Kerja Sesuai Kriteria Standart........................................... 25
Batasan Waktu Yang Telah Ditetapkan.................................................... 26
PENUTUP........................................................................................................ 27
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................... 28
iii
PETA KEDUDUKAN MODUL
BAHAN DOKUMENTASI
DAN PERATURAN KLIPING
PERATURAN
KLIPING
a. Ruang lingkup
dokumentasi
b. Jenis-jenis bahan
dokumentasi
c. Syarat-syarat bahan
dokumentasi
d. Peran penting bahan
dokumentasi
e. Kegunaan bahan
dokumentasi
f. Peraturan Dokumentasi
a. Pengertian kliping
b. Kegunaan kliping
c. Tujuan kliping
d. Persyarataaan
pembuatan kliping
e. Cara membuat dan
mengatur kliping
TUGAS
DOKUMENTASI
iv
GLOSARIUM
Aktual
Betul-betul
ada (terjadi);sesungguhnya
Arca
Patung dari batu yang menyerupai
bentuk orang atau binatang
Autentik
Dapat dipercaya; asli; sah
Bahan pustaka
Kumpulan buku; kitab
Disertasi
Karangan ilmiah untuk memperoleh
gelar doktor
Ekstakta
Bidang ilmu tentang hal-hal yang
bersifat konkret
Faktual
Berdasarkan kenyataan;mengandung
kebenaran
Faktur
Daftar nama, jumlah, dan harga
barang
Independen
Mandiri
Keabsahan
Sifat yang sah
Konferensi/Seminar
Rapat; pertemuan
Korporil
Museum, sejarah
Kuitansi
Surat bukti penerimaan uang
Laporan
Berita; sesuatu yang dilaporkan
Literer
Tradisi; budaya
Microfilm
Rekaman foto, naskah kuno
Pita kaset
Pita rekaman pada kaset
Privat
Pribadi
Sistematik
Susunan; aturan
Substansi
Isi;pokok;inti
Thesis
Karangan ilmiah untuk memperoleh
gelar magister
1
1. PENDAHULUAN
A. DESKRIPSI
Kompetensi ini merupakan salah satu kompetensi yang harus dikuasai oleh
peserta didik pada program keahlian Kearsipan. Kompetensi ini memiliki satu
kompetensi dasar (KD) yaitu Mengidentifikasi Bahan Dokumentasi dan Peraturan
Kliping.
Modul ini disiapkan sebagai bahan pembelajaran untuk kompetensi dalam
menjelaskan bahan dokumentasi yang meliputi (ruang lingkup dokumentasi, jenis-
jenis bahan dokumentasi, syarat-syarat bahan dokumentasi, peran penting bahan
dokumentasi, kegunaan bahan dokumentasi, peraturan dokumentasi) dan
peraturan kliping yang meliputi (pengertian kliping, kegunaan kliping, tujuan
kliping, persyarataaan pembuatan kliping, cara membuat dan mengatur kliping).
Modul ini sangat penting dipelajari oleh siapa saja khususnya yang bergerak
dibidang bisnis dan manajemen.
B. PRASYARAT
Sebelum mempelajari modul ini peserta didik harus memahami tentang
peran, ruang lingkup dan tugas dokumentasi.
C. PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Untuk Peserta Didik
1. Petunjuk Umum
a) Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.
b) Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang diharapkan,
tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang ditargetkan.
c) Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur
tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.
d) Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.
e) Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda melanjutkan
2. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.
2
3. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan.
4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang
sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus
berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
5. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/bagian-bagian dari
bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari
pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum
anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.
Untuk Pendidik
1. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai
daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan
mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.
2. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan setiap peserta
didik dan sekligus memikirkan sumber informasi lain yang disarankan
kepada peserta didik.
3. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap
saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian,
penghargaan, hadiah kecil, dll).
4. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan pserta didik, pendidik harus
mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan pertanyaan,
otomatisasi kantor, test dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih
dahulu.
5. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara
berurutan.
6. Setiap satu bahan ajar selesai, peseta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya
jawab dan sebagainya.
3
7. Peserta didik ditugaskna untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar
yang telah mereka pelajari.
8. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh karena
itu, pendidik diharapkan:
a) Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini;
b) Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada, sesuai
dengan kondisi setempat.
D. TUJUAN AKHIR
1. Peserta didik dapat memahami bahan dokumentasi dan peraturan kliping.
2. Peserta didik mampu mempraktikkan tata cara menyiapkan bahan
dokumentasi dan peraturan kliping.
E. KOMPETENSI
Kompetensi inti
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
2. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan
pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai
permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan ligkungan
sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa
dalam pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
berdasarkan rasa dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan
peradapan terkait fenomena dan kejadian serta menerapkan pengetahuan
prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan
minatnya untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak
terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya disekolah secara
mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan
langsung.
4
Kompetensi Dasar
1.1 Menunjukkan keimanan sebagai rasa syukur dan keyakinan terhadap
kebesaran Sang Pencipta karena menyadari keteraturan dan
kompleksitas alam dan jagat raya yang diatur oleh Sang Pencipta
1.2 Menyadari kebesaran Tuhan yang menciptakan alam semesta dan
semua unsur di dalamnya
2.1 Memiliki motivasi internal dan menunjukkan rasa ingin tahu dalam
menemukan dan memahami pengetahuan dasar tentang ilmu yang
dipelajarinya
2.2 Menujukkan perilaku ilmiah (disiplin, jujur, teliti, tanggung jawab,
obyektif, kritis, kreatif,inovatif, santun, peduli dan ramah lingkungan)
dalam melakukan pekerjaan sebagai bagian dari sikap ilmiah
2.3 Menghargai kerja individu dan kelompok dalam pembelajaran sehari-
hari sebagai wujud implementasi sikap kerja
2.4 Memiliki sikap proaktif dalam melakukan kegiatan kearsipan
3.1 Menjelaskan Bahan Dokumentasi (mencakup jenis, syarat, peran,
kegunaan dan peraturan dokumentasi)
3.2 Mengidentifikasi Peraturan Kliping (mencakup kegunaan, tujuan,
persyaratan, cara membuat dan mengatur kliping)
F. CEK KEMAMPUAN
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberikan tanda
silang (Xpada: A, B, C, D, dan E.
1. Dokumentasi yang berisi tentang permuseuman adalah ...
a. Dokumentasi literer
b. Dokumentasi korporil
c. Dokumentasi privat
d. Dokumentasi niaga
e. Dokumentasi pemerintah
2. Berikut contoh dari dokumentasi literer ...
5
a. Buku, majalah, brosur d. Teks pancasila, pidato, kwitansi
b. Buku, arsip, surat e. UUD 1945, buku, arsip
c. Brosur, surat, ijazah
3. Bahan dokumentasi memiliki 2 syarat, yaitu pemeriksaan fisik dan
konfirmasi. Pernyataan dibawah ini yang salah tetang kedua syarat tersebut
adalah ...
a. Pemeriksaan fisik digunakan untuk memastikan jumlah deskripsi
b. Konfirmasi berasal dari sumber yang independen
c. Konfirmasi memerlukan biaya yang besar
d. Pemeriksaan fisik memerlukan biaya yang besar
e. Pemeriksaan fisik merupakan bahan bukti yang paling andal
4. Yang bukan merupakan peranan dari dokumentasi, adalah ...
a. Dokumentasi dgunakan dalam pengambilan keputusan
b. Dokumentasi digunakan dalam menyelenggarakan konferensi/seminar
ilmiah
c. Dokumentasi digunakan sebagai bahan penelitian
d. Dokumentasi digunakan untuk perkantoran
e. Dokumentasi digunakan dalam mengembangkan sistem pengolahan
perkantoran
5. Pernyataan:
1) Memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
2) Dokumentasi yang dibuat memenuhi dan memahami dasar hukum
3) Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen
4) Memperhatikan fakta-fakta secara tepat dan akurat
5) Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan
Dari pernyataan di atas yang merupakan kegunaan dari dokumentasi yang
cukup berpengaruh pada kegiatan seseorang ataupun suatu
organisasi,terdapat pada angka ...
a. 1), 2), dan 3)
b. 1), 2), dan 4)
c. 1), 2), dan 5)
d. 1), 3), dan 5)
6
e. 2), 3), dan 4)
6. Pidato kenegaraan, peraturan pemerintah dan peraturan menteri merupakan
contoh dari dokumen ...
a. Sejarah d. Korporil
b. Pemerintah e. Literer
c. Pribadi
7. Dibawah ini yang bukan merupakan cara membuat dokumentasi yang baik
adalah ...
a. Proses pencatatan harus aktual dan faktual
b. Hasil pencatatan harus jelas
c. Memberikan informasi yang tepat
d. Proses pencatatan harus realistik
e. Hasil pencatatan tidak harus transparan
8. Kata kliping dalam kamus bahasa inggris yaitu Clipping, yang artinya ...
a. Guntingan koran d. Kertas
b. Klip e. Penjepit
c. Brosur
9. Pernyataan dibawah ini yang bukan merupakan kegunaan kliping, yaitu ...
a. Kliping digunakan untuk menambah koleksi perpustakaan
b. Kliping digunakan untuk meningkatkan cakrawala berfikir
c. Kliping digunakan untuk memupuk kreatifitas
d. Kliping digunakan sebagai bahan penelitian
e. Kliping digunakan sebagai dokumentasi informasi
10. Dalam peraturan pembuatan kliping, yang tidak perlu disebutkan dalam
judul artikel adalah ...
a. Nama pengarang d. Halaman
b. Kota pengarang e. Nama surat kabar
c. Tanggal terbit
7
2. K E G I A T A N B E L A J A R
A. TUJUAN
Pada kegiatan belajar ini, Anda akan mempelajari tentang bahan dokumentasi
yang meliputi (ruang lingkup dokumentasi, jenis-jenis bahan dokumentasi,
syarat-syarat bahan dokumentasi, peran penting bahan dokumentasi, kegunaan
bahan dokumentasi, peraturan dokumentasi) dan peraturan kliping yang
meliputi (pengertian kliping, kegunaan kliping, tujuan kliping, persyarataaan
pembuatan kliping, cara membuat dan mengatur kliping).. Diharapkan setelah
mempelajari kegiatan belajar ini, Anda dapat mempraktikkan tata cara
menyiapkan bahan dokumentasi dan peraturan kliping dengan baik dan benar.
B. URAIAN MATERI
Istilah Dokumentasi berasal dari kata document (Belanda), document
(Inggris), documentum (Latin). Sebagai kata kerja document berarti :
menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen;
sebagai kata benda berarti: wahana (wahana = kebenaran, alat pengangkut,
angkutan, alat untuk mencapai tujuan) informasi, data yang terekam atau
dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya yang digunakan untuk
belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi, dan sebagainya.
Menurut kamus administrasi perkantoran, Dokumentasi adalah suatu pekerjaan
yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti &
mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi dokumen yang
dapat digunakan. Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau
gambar atau foto sebagai dokumen.
Kliping merupakan suatu karya seni yang disusun dengan memanfaatkan
koran, majalah, atau media cetak lain dengan mengambil berita atau artikel
tertentu yang sesuai dengan tema dengan cara menggunting kemudian
menempelkannya pada kertas baru hingga menyerupai sebuah makalah.
Sedangkan peraturan kliping merupakan tata cara yang baik dan tepat yang
INFORMASI PENDUKUNG
8
perlu diperhatikan seseorang atau sebuah organisasi dalam proses penyusunan
kliping agar dapat menjadi kliping yang menarik dan dijadikan sebagai salah
satu bentuk dokumentasi.
1. BAHAN-BAHAN DOKUMENTASI
A. Ruang Lingkup Dokumentasi
Dokumentasi dibedakan menjadi 3, yaitu :
a. Dokumentasi Literer
Dokumentasi literer meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini
merupakan kegiatan mengumpulkan buku, majalah koran brosur, dan
bahan pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu agar
pengunjung lebih mudah mencari bahan yang diperlukan serta
diinginkan.
b. Dokumentasi Korporil
Dokumentasi korporil meliputi bidang permuseuman. Dokumen ini
merupakan kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-tulisan kuno, fosil-
fosil, arca-arca, dan benda kuno yang disusun berdasarkan sistem
tertentu.
c. Dokumentasi Privat
Dokumentasi privat meliputi bidang kearsipan. Dokumentasi ini
merupakan kegiatan mengumpulkan warkat-warkat, arsip-arsip, atau
surat menyurat lainnya yang berguna dan disimpan menurut sistem
tertentu agar bila diperlukan mudah ditemukan.
B. Jenis Bahan Dokumentasi
Terdapat 4 jenis bahan dokumentasi, antara lain:
1. Dokumen pribadi, adalah surat-surat penting lainnya yang berguna untuk
keperluan individu, baik dalam lembaran maupun terjilid. Contoh ijazah,
piagam, surat nikah, dll.
2. Dokumen pemerintah, adalah surat atau lembaran-lembaran kerja yang
erat hubungannya dengan kegiatan pemerintah. Contoh :
- Undang-undang pemerintah
PAPARAN ISI MATERI
9
- Pidato kenegaraan
- Surat-surat resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah
- Peraturan pemerintah
- Peraturan menteri
3. Dokumen niaga, yaitu surat atau lembaran-lembaran berharga yang
mempunyai hubungan dengan kegiatan perdagangan. Contoh :
- Surat jaminan pembayaran yang ditanggung bank
- Perincian barang yang dimuat di kapal
- Tagihan konsumen
- Faktur perdagangan
4. Dokumen sejarah, yaitu surat-surat rekaman, candi/tugu perjuangan,
prasasti dan lain sebagainya yang memunyai nilai sejarah dan hubungan
dengan kegiatan kenegaraan/bangsa. Contoh :
- Undang-undang Dasar 1945
- Teks pancasila
- Teks proklamasi
- Teks sumpah pemuda
- Rekaman film perjuangan bangsa
- Candi seperti Borobudur, Prambanan, Mendut
- Supersemar
C. Syarat-Syarat Bahan Dokumentasi
Terdapat syarat-syarat bahan dokumentasi, antara lain :
1. Pemeriksaan fisik
Pemeriksaan fisik ini sebagai alat yang dipakai langsung memverifikasi
dan dianggap sebagai bahan bukti yang paling amdal dan berguna yang
bertujuan untuk memastikan jumlah deskripsi.
2. Konfirmasi
Konfirmasi menjadi bahan yang berbilai tinggi dan sering dipakai karena
berasal dari sumber yang independen, namun diperlukan biaya yang besar dan
dapat menimbulkan ketidakenakan dari pihak yang dimintai jawaban.
10
D. Peran penting Dokumentasi
Peranan dokumentasi sebagai dasar pengambilan keputusan.
Dengan bertambah luasnya ilmu pengetahuan, maka dokumentasi itu dapat
bertambah luas peranannya, yaitu sebagai alat untuk menemukan
keterangan-keterangan tertentu. Oleh karena itu, dengan adanya
keterangan-keterangan ini nantinya akan dipergunakan sebagai dasar di
dalam pengambilan suatu keputusan serta perkembangan suatu organisasi.
Peranan dokumentasi sebagai bahan penelitian
Lembaga swasta, pemerintah, dan perorangan merupakan beberapa pihak
yang seringkali menghimpun dokumentasi tertentu. Dokumentasi yang
terhimpun tersebut ada yang memiliki nilai keterangan dan dapat
dipergunakan sebagai sumber keterangan. Adapun keterangan-keterangan
yang terdapat pada dokumentasi baik yang terhimpun dikalangan
pemerintah, swasta, atau perorangan dapat dipergunakan sebagai bahan
penelitian di bidang ilmu pengetahuan. Sumber dokumentasi itu sendiri
dapat berasal dari berbagai kegiatan kemanusiaan ataupun beberapa
dokumen di bidang ilmu sosial, teknik, dan eksakta.
Peranan dokumentasi bagi perkantoran:
Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
Berperan dalam menyelenggarakan konferensi/seminar ilmiah
Mengembangkan sistem pengolahan dokumen
Menerbitkan dan mengembangkan katalog perkembangan ilmu
pengetahuan
E. Kegunaan Dokumentasi
Adanya dokumentasi dapat memiliki beberapa kegunaan yang cukup
berpengaruh pada kegiatan seseorang ataupun suatu organisasi, diantaranya:
Memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
Menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen
Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen
Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
11
Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara
Dapat menjamin keutuhan dan keautentikan informasi yang termuat dalam
dokumen
F. Peraturan Dokumentasi
Salah satu cara untuk membuat membuat dokumentasi yang baik adalah
dengan berfokus pada:
Selalu melaksanakan proses pencatatan yang aktual, faktual, dan realistik
Hasil pencatatan harus dibuat jelas, sistematik dan terarah
Dalam membuat dokumentasi perlu diperhatikan substansi dasar yang harus
ada, hal ini dimaksudkan agar dokumentasi berguna dan memiliki arti untuk
berbagai kepentingan.
Beberapa peraturan yang perlu diikuti agar dokumentasi yang dibuat sesuai
dengan standar hukum, diantaranya sebagai berikut :
Dokumentasi yang dibuat memenuhi dan memahami dasar hukum
Memberikan informasi secar tepat
Memperhatikan fakta – fakta secar tepat dan akurat.
2. PERATURAN KLIPING
A. Pengertian Kliping
Kata kliping dalam kamus bahasa Inggris yaitu Clipping yang artinya
guntingan surat kabar atau Koran. Kliping merupakan alat penunjang
informasi yang dapat dibuat dari bahan-bahan yang akan terbuang, kemudian
dikumpulkan sehingga menjadi bahan dokumentasi yang sangat berguna.
B. Kegunaan Kliping
1. Menunjang kegiatan pribadi dan organisasi lainnya
2. Menambah koleksi perpustakaan
3. Memperkaya sumber ilmu pengetahuan
4. Meningkatkan cakrawala berpikir
5. Sumber dokumentasi informasi
12
6. Sebagai bukti autentik
7. Sebagai bahan penelitian
C. Tujuan Kliping
1. Menyimpan dan melestarikan ilmu pengetahuan
2. Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang
3. Merangkum beberapa pemikiran dalam suatu bidang pengetahuan tertentu
4. Memupuk kreatifitas
5. Menunjang pokok bahasan bidang studi
6. Menunjang kegiatan intelektual
D. Persyaratan Pembuatan Kliping
1. Disusun secara rapi dan serasi
2. Penghematan dalam kolom
3. Pembuatan data dan fakta harus lengkap dan dapat dipertanggung
jawabkan keabsahannya
4. Mudah dalam pembuatannya
E. Cara Membuat dan Mengatur Kliping
1. Kumpulan gunting surat kabar, majalah atau media cetak lainnya yang
menarik perhatian.
2. Tuliskan subjek atau masalah yang akan diklipingkan.
3. Tempelkan guntingan Koran, majalah dan sumber lainnya dengan lem
secara rapi dan teratur pada lembaran kertas HVS.
4. Pada masing-masing judul artikel harus disebutkan :
Sumbernya (nama pengarang, majalah atau nama surat kabar)
Tanggal, bulan, tahun terbit
Halaman
Dan lain-lain yang dirasa perlu.
5. Jilid dengan rapi sehingga kelihatan seperti buku.
6. Lakukan perwajahan kliping sehingga kelihatan menarik.
13
7. Agar kliping terlihat manis dan rapi perlu diatur cara meletakkan
guntingannya. Bila terdapat dalam surat kabar artikel yang timbal balik,
maka sebaiknaya di fotokopi atau dibeli Koran baru.
8. Kliping disusun diatas rak, diberi kode dan dibuatkan kartu katalognya
sehingga memenuhi syarat sebagai koleksi dokumentasi dan
perpustakaan.
C. RANGKUMAN
Dokumentasi dibedakan menjadi 3 macam, yaitu dokumentasi literal yang
meliputi bidang kepustakaan, dokumentasi korporil yang meliputi bidang
permuseuman, dan dokumentasi privat yang meliputi bidang kearsipan.
Jenis bahan dokumentasi antara lain, doumen pribadi, dokumen
pemerintah, dokumen niaga, dan dokumen sejarah.
Syarat-syarat bahan dokumentasi meliputi pemeriksaan fisik dan
konfirmasi.
Dokumen memiliki peran penting, diantaranya sebagai dasar pengambilan
keputusan, sebagai bahan penelitian, dan sebagai bahan dalam kegiatan
perkantoran.
Kegunaan dokumentasi:
a. Memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan
b. Menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan
dokumen
c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isis dokumen
d. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan
e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan
negara
g. Dapat menjamin keutuhan dan keautentikan informasi yang termuat
dalam dokumen
14
Dalam membuat dokumentasi perlu diperhatikan substansi dasar yang
harus ada, hal ini dimaksudkan agar dokumentasi berguna dan memiliki
arti untuk berbagai kepentingan.
Kliping merupakan alat penunjang informasi yang dapat dibuat dari bahan-
bahan yang akan terbuang, kemudian dikumpulkan sehingga menjadi
bahan dokumentasi yang sangat berguna.
Kegunaan kliping antara lain, untuk menunjang kegiatan pribadi dan
organisasi, menambah koleksi perpustakaan, memperkaya sumber ilmu
pengetahuan, meningkatkan cakrawala berpikir, dan sebagai sumber
dokumentasi informasi.
D. TUGAS
E. TES FORMATIF
Carilah bahan-bahan dokumentasi. Judul bebas. Buatlah kliping sesuai
dengan peraturan-peraturan yang harus dipenuhi. Minimal berisi 15
lembar. Jilidlah dengan rapi dan berilah kode serta buatlah kartu
katalognya sehingga memenuhi syarat sebagi koleksi dokumentasi dan
perpustakaan !
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat, jelas dan benar!
1. Menurut pendapat Anda, bagaimana cara membuat dokumentasi yang
baik serta apa saja peraturan yang perlu diikuti agar dokumentasi yang
dibuat sesuai dengan standar hukum?
2. Jelaskan peran penting suatu dokumentasi bagi pengambilan keputusan,
penelitian dan bagi perkantoran!
3. Jelaskan kegunaan dokumentasi pada kegiatan seseorang atau suatu
organisasi!
4. Jelaskan pengertian kliping menurut pemahaman anda!
5. Sebutkan apa saja tujuan dari pembuatan kliping!
15
F. KUNCI JAWABAN TES FORMATIF
No Butir Pertanyaan Kunci Jawaban
1. Menurut pendapat Anda,
bagaimana cara membuat
dokumentasi yang baik
serta apa saja peraturan
yang perlu diikuti agar
dokumentasi yang dibuat
sesuai dengan standar
hukum?
Salah satu cara untuk membuat membuat
dokumentasi yang baik adalah dengan
berfokus pada:
a. Selalu melaksanakan proses pencatatan
yang aktual, faktual, dan realistik
b. Hasil pencatatan harus dibuat jelas,
sistematik dan terarah
c. Dalam membuat dokumentasi perlu
diperhatikan substansi dasar yang harus
ada, hal ini dimaksudkan agar
dokumentasi berguna dan memiliki arti
untuk berbagai kepentingan
Beberapa peraturan yang perlu diikuti agar
dokumentasi yang dibuat sesuai dengan
standar hukum, diantaranya sebagai berikut :
a. Dokumentasi yang dibuat memenuhi
dan memahami dasar hukum
b. Memberikan informasi secar tepat
c. Memperhatikan fakta – fakta secar tepat
dan akurat
2. Jelaskan peran penting
suatu dokumentasi bagi
pengambilan keputusan,
penelitian dan bagi
perkantoran!
Peranan dokumentasi sebagai dasar
pengambilan keputusan.
Dengan bertambah luasnya ilmu
pengetahuan, maka dokumentasi itu dapat
bertambah luas peranannya, yaitu sebagai
alat untuk menemukan keterangan-
keterangan tertentu. Oleh karena itu,
16
dengan adanya keterangan-keterangan ini
nantinya akan dipergunakan sebagai dasar
di dalam pengambilan suatu keputusan
serta perkembangan suatu organisasi.
Peranan dokumentasi sebagai bahan
penelitian
Lembaga swasta, pemerintah, dan
perorangan merupakan beberapa pihak
yang seringkali menghimpun dokumentasi
tertentu. Dokumentasi yang terhimpun
tersebut ada yang memiliki nilai
keterangan dan dapat dipergunakan
sebagai sumber keterangan. Adapun
keterangan-keterangan yang terdapat pada
dokumentasi baik yang terhimpun
dikalangan pemerintah, swasta, atau
perorangan dapat dipergunakan sebagai
bahan penelitian di bidang ilmu
pengetahuan. Sumber dokumentasi itu
sendiri dapat berasal dari berbagai
kegiatan kemanusiaan ataupun beberapa
dokumen di bidang ilmu sosial, teknik,
dan eksakta.
Peranan dokumentasi bagi perkantoran:
Memberikan pelayanan dalam bidang
dokumentasi
Menerbitkan suatu jurnal publikasi
dokumentasi
Berperan dalam menyelenggarakan
konferensi/seminar ilmiah
Mengembangkan sistem pengolahan
dokumen
17
Menerbitkan dan mengembangkan
katalog perkembangan ilmu
pengetahuan
3. Jelaskan kegunaan
dokumentasi pada
kegiatan seseorang atau
suatu organisasi!
Adanya dokumentasi dapat memiliki
beberapa kegunaan yang cukup berpengaruh
pada kegiatan seseorang ataupun suatu
organisasi, diantaranya:
Memberikan informasi tentang isi
dokumen kepada yang memerlukan
Menyiapkan alat bukti dan data-data
tentang suatu keterangan dokumen
Menyimpan dan menyelamatkan fisik
dokumen dan isi dokumen
Melestarikan dokumen-dokumen dari
kemusnahan.
Menyiapkan isi dokumen sebagai
bahan penelitian para ilmuwan
Mengembangkan koleksi dokumen
untuk kepentingan bangsa dan negara
Dapat menjamin keutuhan dan
keautentikan informasi yang termuat
dalam dokumen
4. Jelaskan pengertian
kliping menurut
pemahaman anda!
Kliping merupakan suatu karya seni yang
disusun dengan memanfaatkan koran,
majalah, atau media cetak lain dengan
mengambil berita atau artikel tertentu yang
sesuai dengan tema dengan cara menggunting
kemudian menempelkannya pada kertas baru
hingga menyerupai sebuah makalah.
5. Sebutkan apa saja tujuan
dari pembuatan kliping!
Tujuan Kliping
1. Menyimpan dan melestarikan ilmu
18
pengetahuan
2. Menyebarluaskan gagasan, ide seseorang
3. Merangkum beberapa pemikiran dalam
suatu bidang pengetahuan tertentu
4. Memupuk kreatifitas
5. Menunjang pokok bahasan bidang studi
6. Menunjang kegiatan intelektual
19
LEMBAR KERJA SISWA
1. Jelaskan mengenai cara membuat dan mengatur kliping!
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
2. Buatlah kliping mengenai materi dokumentasi, bahan dokumen bisa di dapat
dari surat kabar, majalah atau media cetak lainnya, tempelkan bahan/subjek
masalah pada lembaran kertas HVS berwarna, untuk kertas cover
menggunakan plastik berwarna, jilid rapi.
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
20
3. EVALUASI
A. KOGNITIF SKILL
Penilaian pengetahuan siswa dapat dilakukan dengan test tertulis atau test lisan,
sedang bentuknya; test formatif (essay, pilihan ganda, benar salah).
B. PSIKOMOTOR SKILL
Contoh:
INSTRUMEN PENILAIAN KETERAMPILAN
(PROSES PEMBELAJARAN)
Mata Pelajaran : Kearsipan
Materi : Bahan Dokumentasi dan Peraturan Kliping
Kelas : ................
Kompetensi Dasar : 3.4 Mengidentifikasi Bahan Dokumentasi dan Bahan
Dokumentasi
4.4 Mempraktikkan tata cara menyiapkan bahan
dokumentasi dan peraturan kliping
Pertemuan ke : ................
Alokasi : ................
KOMPONEN INDIKATOR KOMPONEN INDIKATOR
1. Keterampilan Berpikir Berpikir Menunjukkan cara berfikir logis, rasional dan sistematis dalam proses pembelajaran
2. Keterampilan Reaktif Memberikan respon secara efektif terhadap peristiwa dan situasi yang terjadi dalam proses pembelajaran dengan pendekatan berpikir positif
3. Keterampilan Interaktif Mampu berkomunikasi secara efektif dan tidak mendominasi setiap topik pembicaraan dengan menggunakan body language yang positif
4. Keterampilan Mengkreasi/Mencipta
Mampu membuat kliping
21
22
No. Nama Siswa ASPEK PENILAIAN Total Skor Predikat
Sikap1 2 3 4 5
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.
Nilai Kriteria4 Selalu, apabila melakukan sesuai indikator 3 Sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan dan
kadang tidak melakukan2 Kadang-kadang, apabila kadang-kadang melakukan dan
sering tidak melakukan1 Tidak pernah, apabila tidak pernah melakukan
.............., ........................ 20....
Guru Pengampu
.................................................
23
C. ATTITUDE SKILL
Penilaian sikap (attitude) dilakukan pada saat pembelajaran berlangsung, nilai-
nilai yang ditumbuhkan dan dibiasakan disesuaikan dengan KI-1 dan KI-2
yang mendukung pembelajaran KI-3 dan KI-4. Adapun alternatif format
penilaian sikap (attitude) yang dapat dipergunakan adalah sebagai berikut:
Contoh:
INSTRUMEN PENILAIAN KETERAMPILAN
(PROSES PEMBELAJARAN)
Mata Pelajaran : Kearsipan
Materi : Bahan Dokumentasi dan Peraturan Kliping
Kelas : ................
Kompetensi Dasar : 3.4 Mengidentifikasi Bahan Dokumentasi dan Bahan
Dokumentasi
4.4 Mempraktikkan Tata Cara Menyiapkan Bahan
Dokumentasi dan Peraturan Kliping
Pertemuan ke : ................
Alokasi : ................
KOMPONEN INDIKATOR1. Disiplin Hadir tepat waktu Menyelesaikan tugas tepat
waktu 2. Tanggungjawab Memiliki tanggung jawab untuk menyelesaikan
tugas dengan baik 3. Kesantunan Santun dalam berbicara, berperilaku, berbusana
berdasarkan norma-norma umum4. Kerjasama Mampu bekerjasama dalam menyelesaikan tugas
dan bersama-sama mencari solusi terhadap permasalahan yang dihadapi kelompok
5. Proaktif Mampu bekerjasama dalam menyelesaikan tugas dan bersama-sama mencari solusi terhadap permasalahan yang dihadapi kelompok
24
No. Nama Siswa ASPEK PENILAIAN Total Skor Predikat
Sikap1 2 3 4 5
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.
Nilai Kriteria4 Selalu, apabila melakukan sesuai indikator 3 Sering, apabila sering melakukan sesuai pernyataan dan
kadang tidak melakukan2 Kadang-kadang, apabila kadang-kadang melakukan dan
sering tidak melakukan1 Tidak pernah, apabila tidak pernah melakukan
.............., ........................ 20....
Guru Pengampu
.................................................
25
D. PRODUK/BENDA KERJA SESUAI KRITERIA STANDART
Contoh:
INSTRUMEN PENILAIAN KETERAMPILAN
(PROSES PEMBELAJARAN)
Mata Pelajaran : Kearsipan
Materi : Bahan Dokumentasi dan Peraturan Kliping
Kelas : ................
Kompetensi Dasar : 3.4 Mengidentifikasi Bahan Dokumentasi dan Bahan
Dokumentasi
4.4 Mempraktikkan tata cara menyiapkan bahan
dokumentasi dan peraturan kliping
Pertemuan ke : ................
Alokasi : ................
No. Nama Siswa NILAI TUGAS Nilai Rata-rata Tugas
Tugas1
Tugas2
Tugas3
Tugas4
Tugas5
1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.
Keterangan: Nilai Tugas diisi dengan angka
26
Nilai Predikat93-100 Sangat Memuaskan85-92 Memuaskan80-84 Baik Sekali71-79 Baik<70 Kurang
.............., ........................ 20....
Guru Pengampu
.................................................
E. BATASAN WAKTU YANG TELAH DITETAPKAN
Batasan waktu pelaksanaan pembelajaran dan penilaian proses pembelajaran
disesuaikan program tahunan dan program semester mata pelajaran Kearsipan
serta kondisi nyata proses pembelajaran.
27
P E N U T U P
Setelah menyelesaikan bahan ajar ini, anda telah menguasai kompetensi yang
telah anda pelajari.
Mintalah kepada guru/instruktur/fasilitator untuk melakukan uji kompetensi
dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau
asosiasi profesi yang berkompeten, apabila anda telah menyelesaikan kompetensi
tertentu. Atau apabila anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap bahan
ajar, maka hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio
dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi.
Selanjutnya hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar
kompetensi administrasi perkantoran dasar kompetensi kejuruan mata pelajaran
kearsipan.
Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam bahan ajar ini anda dinyatakan
memenuhi syarat kelulusan, maka anda berhak untuk melanjutkan ke topik/bahan
ajar berikutnya di kelas XII.
28
DAFTAR PUSTAKA
Sholikah, Mar’atus. 2014. Materi Kearsipan, (Online),
(http://limaratus15.blogspot.com/materi-kearsipan.html), diakses pada 20
November 2017.
Xlashawol, Riezta. 2014. Modul Dokumen dan Dokumentasi, (Online),
(http://yunissa41.blogspot.co.id/2014/09/modul-dokumen-dan-
dokumentasi.html), diakses pada 20 November 2017.
Widodo H. Wijoyo. 2010. Konsep dan Definisi Dokumentasi, (Online),
(http://widodo.staff.uns.ac.id/2010/03/08/ringkasan-modul-1-konsep-dan-
definisi-dokumentasi/), diakses pada 21 November 2017.
