Siklus akuntansi perusahaan dagang DENGAN MYOB V.17

Siklus akuntansi perusahaan dagang DENGAN MYOB V.172009

PENGANTAR MYOB VERSI 17(INTRODUCTION)Waktu: 1 Jamon

TUJUAN PEMBELAJARANSetelah mempelajari JOB ini, diharapkan:1. Siswa dapat menjelaskan pengertian MYOB2. Siswa dapat menjelaskan langkah-langkah memulai program MYOB3. Siswa dapat mengerjakan backup data MYOB

B. URAIAN MATERI

1. Pengertian MYOB Accounting

MYOB merupakan kepanjangan dari Mind Your Own Bussiness, yang berarti bagaimana cara kita untuk mengelola transaksi keuangan kita sendiri. Secara umum fungsi dari MYOB sama dengan program akuntansi lainnya, yaitu mengerjakan siklus akuntansi dan menghasilkan laporan keuangan serta laporan lain yang disediakan oleh MYOB Accounting.

2. Membuka Program MYOB

Program MYOB dapat langsung dibuka melalui desktop komputer Anda apabila telah terinstal sebelumnya dengan benar. Caranya adalah dengan mengklik double atau tekan Enter pada icon MYOB seperti gambar berikut :

Setelah ikon MYOB diklik ganda atau di enter, maka akan muncul tampilan awal MYOB seperti berikut :

Keterangan : Open: Membuka Data Perusahaan yang telah dibuat sebelumnya Create: Membuat Data baru perusahaan Explore: Melihat contoh data perusahaan yang telah disediakan oleh MYOB Whats New: Melihat informasi tentang fasilitas baru yang disediakan MYOB Exit: Keluar dari program MYOB

a. Membuka Data Perusahaan Yang Sudah Ada (Open)

Untuk membuka data perusahaan yang telah dibuat sebelumnya, yaitu dengan langkah-langkah sebagai berikut :1) Klik OPEN. Selanjutnya akan muncul kotak dialog seperti berikut, klik tanda panah pada kotak Look in untuk mencari lokasi penyimpanan file. Kemudian Klik nama file nya, lalu klik Open.2) Pilih Opsi yang ketiga, kemudian klik Continue

3) Klik Ok No

b. Membuat Data Baru Perusahaan (Create)

Untuk memulai data baru klik Create, kemudian klik Next.

c. Melihat Contoh Data Perusahaan (Explore)

MYOB menyediakan contoh data perusahaan yang telah selesai dibuat. Klik Explore, kemudian klik Ok. Maka akan tampil contoh data perusahaan yang disediakan MYOB 17.

d. Menutup Program MYOB (Exit)

Untuk menutup program MYOB klik Exit.

3. Backup Data

a. Membuat Backup Data

Backup data adalah kegiatan menyimpan file data dalam bentuk ZIP dan meletakkannya di folder BACKUP.Tujuan dari backup data adalah untuk mengantisipasi terjadinya masalah mengenai keamanan dan kehilangan data, agar file memiliki cadangan apabila sewaktu-waktu terjadi kerusakan atau kehilangan data yang telah dibuat dalam MYOB. Jadi apabila data atau file perusahaan tiba-tiba rusak atau hilang, maka pengguna tidak perlu mengentri/memasukkan data dari awal lagi. Backup data dilakukan apabila pengguna ingin meninggalkan atau menutup program MYOB.Berikut ini adalah langkah-langkah melakukan BackUp Data :1) Klik File Backup

2) Kemudian muncul kotak dialog seperti berikut :

Pilih Check Company File For ErrorsPilih Backup company file only

3) Klik tombol Continue. Setelah itu, biarkan proses berjalan beberapa saat sampai muncul tampilan direktori penyimpanan data.4) Pilihlah media penyimpanan yang akan digunakan melalui kotak Save In, misalnya akan disimpan pada Flash disk atau CD atau media penyimpanan lainnya. Contoh berikut adalah menyimpan atau membackup data ke dalam Flashdisk.

5) Kemudian Ubah nama file, selanjutnya Klik Save.6) Tunggu proses selesai, maka data Anda telah di backup ke flashdisk.

b. Memanggil Kembali Data Backup (Restore)

Restore adalah kegiatan memanggil kembali data yang tersimpan dalam bentuk ZIP yang merupakan hasil backup.Sesuai dengan fungsi backup data yaitu mengantisipasi kerusakan atau kehilangan data, maka apabila terjadi hal tersebut kita dapat membuka file backup data kita dalam bentuk ZIP. Adapun langkah-langkah restore sebagai berikut :1) Klik File Restore2) Kemudian Klik No3) Setelah itu, muncul kotak dialog untuk mencari lokasi penyimanan file backup data yang telah dibuat. Klik tanda panah pada kolom Look in. Kemudian klik file backup yang dimaksud, lalu klik Open.4) MYOB akan mengkonfirmasi penyimpanan ulang file backup tersebut. Pilih lokasi penyimpanan dan nama file yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Kemudian klik Save. 5) Tunggu hingga proses backup data selesai.

MEMBUAT DATA PERUSAHAAN BARU(CREATE NEW COMPANY)Waktu: 2 Jam

TUJUAN PEMBELAJARANSetelah mempelajari Job 1, diharapkan siswa dapat :1. Mengerjakan data baru perusahaan2. Mengerjakan daftar akun dan melakukan import data akun3. Mengerjakan link akun4. Mengerjakan link untuk pajak5. Mengerjakan daftar nama pelanggan dan nama pemasok

URAIAN MATERILangkah-langkah untuk membuat data baru perusahaan adalah :1. Mengisi identitas perusahaan dan kebijakan akuntansi perusahaan2. Membuat daftar akun dan import data akun3. Mengatur link untuk akun4. Menyempurnakan daftar akun5. Membuat link untuk pajak yang digunakan6. Membuat daftar nama pelanggan dan pemasok7. Menginput saldo awal Neraca Saldo, saldo Piutang, dan saldo Hutang8. Membuat Daftar Persediaan Barang

Berikut ini adalah contoh perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan.

DATA PERUSAHAAN

PT KARYA MANDIRI SEJAHTERANERACA SALDOPer 1 Desember 2008No. akunNama AkunDebet (Rp)Kredit (Rp)

1.1101Cash on Hand252.000.000--

1.1102Cash in Bank769.000.000--

1.1201Account Receivable1.319.452.585--

1.1202Allowance of Doubtful Debt--26.389.052

1.1300Inventory2.636.960.000--

1.1400Office Supplies

1.1501Prepaid Insurance

1.1502Prepaid Rent

1.1601VAT In

1.1602Prepaid Tax Article 22

1.2100Land1.050.000.000--

1.2210Building875.000.000--

1.2220Building Accumulated Depreciation --43.750.000

1.2310Car900.000.000--

1.2320Car Accumulated Depreciation --243.000.000

1.2410Equipment300.000.000--

1.2420Equipment Accumulated Depreciation --48.000.000

2.1100Account Payable--869.539.000

2.1301VAT Out

2.1302Tax Article 21 Payable--9.901.768

2.1400Pension Payable

2.2100Stockholder Borrowing500.000.000

3.1000Capital Stock--4.556.000.000

3.2000Retained Earning1.339.856.765

3.3000Current Year Earning

3.4000Dividen351.000.000

3.9999Historical Balancing

4.1000Sales3.372.860.000

4.2000Sales Retur34.000.000

4.3000Sales Discount27.066.000

5.1000Cost of Goods Sold2.042.335.000

5.2000Purchase Retur

5.3000Purchase Discount12.700.000

6.2100Wages and Salaries321.000.000

6.2201Telephone Expense35.000.000

6.2202Electricity Expense65.400.000

6.2203PAM Expense15.000.000

6.2301Building Depreciation Expense12.789.000

6.2302Car Depreciation Expense23.000.000

6.2303Equipment Depreciation Expense17.490.000

6.2400Insurance Expense

6.2500Rent Expense

8.1000Interest Income36.870.000

9.1000Bank Service Charge5.000.000

9.2000Tax Article 4(2) Deductible7.374.000

JUMLAH11.058.866.58511.058.866.585

PT KARYA MANDIRI SEJAHTERADAFTAR AKUN

Account No.Account NameHeaderBalancesAccount Type

1.0000ASSETHASSET

1.1000CURRENT ASSETHASSET

1.1101Cash on HandBank

1.1102Cash in BankBank

1.1201Account ReceivableAccounts Receivable

1.1202Allowance of Doubtful DebtAccounts Receivable

1.1300InventoryOther Current Asset

1.1400Office SuppliesOther Current Asset

1.1501Prepaid InsuranceOther Current Asset

1.1502Prepaid RentOther Current Asset

1.1601VAT InOther Current Asset

1.1602Prepaid Tax Article 22Other Current Asset

1.2000FIXED ASSETSHASSET

1.2100LandFixed Asset

1.2210BuildingFixed Asset

1.2220Building Accum. DepFixed Asset

1.2310CarFixed Asset

1.2320Car Accum. DepFixed Asset

1.2410EquipmentFixed Asset

1.2420Equipment Accum. DepFixed Asset

2.0000LIABILITIESHLIABILITY

2.1000CURRENT LIABILITIESHLIABILITY

2.1100Account PayableAccounts Payable

2.1301VAT OutOther Current Liability

2.1302Tax Article 21 PayableOther Current Liability

2.1400Pension Payable Other Current Liability

2.2000HUTANG JANGKA PANJANGHLIABILITY

2.2100Stockholder BorrowingLong Term Liability

3.0000EQUITYHEQUITY

3.1000Capital StockEquity

3.2000Retained EarningEquity

3.3000Current Year EarningEquity

3.4000DividenEquity

3.9999Historical BalancingEquity

4.0000SALESHINCOME

4.1000SalesIncome

4.2000Sales ReturIncome

4.3000Sales DiscountINCOME

5.0000Cost of Goods SoldHCOST OF SALES

5.1000Cost of Goods SoldCost of sales

5.2000Purchase ReturCost of sales

5.3000Purchase DiscountCost of sales

6.0000Operating ExpenseHEXPENSE

6.2100Wages and SalariesExpense

6.2201Telephone ExpenseExpense

6.2202Electricity ExpenseExpense

6.2203PAM ExpenseExpense

6.2301Building Depreciation ExpenseExpense

6.2302Car Depreciation ExpenseExpense

6.2303Equipment Depreciation ExpenseExpense

6.2400Insurance ExpenseExpense

6.2500Rent ExpenseExpense

8.0000PENDAPATAN LUAR USAHAHOTHER INCOME

8.1000Interest IncomeOther Income

9.0000BEBAN LUAR USAHAHOTHER EXPENSE

9.1000Bank Service ChargeOther Expense

9.2000Tax Article 4(2) DeductibleOther Expense

LANGKAH 1 : MEMBUAT DATA BARU PERUSAHAAN

Langkah awal sebelum kita dapat mengentri transaksi ke dalam MYOB, maka Anda harus membuat data baru perusahaan. Data-data perusahaan dapat dilihat dari informasi perusahaan yang ada di perusahaan atau dalam hal ini pada buku soal. Berikut ini digunakan contoh soal diatas.Adapun langkah-langkah membuat data baru adalah sebagai berikut :1. Buka program MYOB2. Klik tombol Create new company file3. Kemudian klik Next

4. Setelah itu, masukkan data-data perusahaan. Gunakan tombol Tab pada keyboard untuk berpindah ke kolom selanjutnya. Jika data perusahaan telah diisi dengan benar, langkah selanjutnya adalah klik Next.

Keterangan Pengisian : Company name : diisi sesuai dengan nama perusahaan Company no: diisi sesuai dengan Nomor KLU Perusahaan VAT no: diisi sesuai dengan NPPKP perusahaan Address: alamat perusahaan Phone number : nomer telepon Fax number: nomer fax Email Address: alamat email perusahaan

5. Berikutnya adalah mengisi Accounting Information pada MYOB. Pengisian ini disesuaikan dengan sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Perhatikan gambar berikut.

Awal Bulan BukuBulan Tutup BukuTahun BukuJumlah Bulan dalam Setahun

6. Kemudian klik Next, akan muncul gambar berikut. Ini adalah kolom konfirmasi yang disediakan oleh MYOB yang digunakan untuk memastikan sistem akuntansi yang dipilih telah sesuai dengan sistem yang digunakan perusahaan atau belum. Pastikan bahwa pengisian Accounting Information ini sudah benar, karena jika salah tidak dapat diperbaiki.

7. Klik Next. Kemudian pilih opsi yang kedua karena Anda akan mengimport data akun (Account List) dari Notepad atau dari Microsoft Excel yang telah dibuat sebelumnya.

8. Klik Next. Berikut adalah menentukan nama dan lokasi penyimpanan file untuk data perusahaan yang dibuat. Caranya adalah dengan mengklik tombol Change, kemudian tentukan lokasi penyimpanan dan nama file yang diinginkan. Misalnya Anda akan menyimpan di drive C atau di drive D.

9. Kemudian klik Next dan tunggu proses pembuatan data baru selesai.10. Pilih Command Center.

LANGKAH 2MEMBUAT DAN IMPORT DATA AKUN

Import akun merupakan metode yang digunakan agar pekerjaan membuat daftar akun menjadi lebih cepat dan lebih praktis, serta daftar akun yang telah dibuat dapat digunakan lagi untuk data perusahaan yang lain.

1. Membuat daftar akun di Microsoft ExcelSebelum melakukan proses import, maka Anda harus menyiapkan daftar akun terlebih dahulu yang dibuat pada Microsoft Excel. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:a. Setelah daftar akun diketik sesuai dengan urutan seperti gambar dibawah, klik File Save As

b. Tentukan nama dan lokasi penyimpanan file, kemudian klik Save

c. Setelah file tersimpan dalam format Excel (*.xls), langkah selanjutnya adalah menyimpan file data akun ke dalam format Text (Tab Delimited). Klik File Save As. Ubah Save As Type menjadi Text (Tab Delimited) dengan cara mengklik tanda panah yang ada pada kolom tersebut.

d. Kemudian klik Save

e. Klik Ok kemudian Yes

f. Apabila file Akun tersebut sudah benar tersimpan dalam format Text, maka tulisan Sheet 1 pada worksheet akan berubah menjadi Nama File nya. Misalnya menjadi Data Akun.

g. Agar daftar akun dapat diimport ke dalam MYOB, maka Microsoft Excel ini harus ditutup terlebih dahulu. Klik File Exit atau Close, kemudian pilih No

2. Setelah membuat daftar akun di Microsoft Excel, bukalah kembali program MYOB 17 yang Anda buat.3. Kemudian Klik Menu File Import Data Accounts Account Information

4. Pada kolom Duplicate Record pilih Update Existing Records, setelah itu Klik Continue seperti gambar berikut :

5. Carilah file Data Akun.txt yang sebelumnya telah Anda buat, klik file tersebut lalu klik Open.

6. Klik Match All. Jika telah sesuai dengan masing-masing nama, kemudian klik Import. 7. Setelah proses import data selesai, klik OK

Seluruh akun berhasil di import

Setelah Anda selesai mengimport data akun, periksa kembali akun-akun Anda. Pastikan daftar akun sudah benar dan lengkap.

1. Dengan cara klik Accounts Accounts List

2. Menambah atau memperbaiki kesalahan pada akun :a. Menambah akun, caranya klik Newb. Kemudian pilih Account Type isi nomer akun nama akun, klik OK

c. Mengedit akun, caranya klik akun yang akan diedit. Kemudian klik tanda panah pada akun tersebut. Edit akun, lalu klik OK

LANGKAH 3MEMBUAT LINKS ACCOUNT

Tujuan Linked Account adalah mengatur sistem kerja MYOB sehubungan dengan daftar akun (Account List) perusahaan yang baru saja diimpor.Ada 3 (tiga) jenis Link Account, yaitu :1. Accounts & Banking Account, 2. Sales Accounts, yaitu link akun yang berhubungan dengan penjualan3. Purchases Accounts, yaitu link akun yang berhubungan dengan pembelian

Akun-akun yang biasa digunakan pada link account dan harus disesuaikan dengan link standar yang diberikan MYOB : Undeposited Funds diganti dengan Cash on Hand Trade DebtorsAccount Receivable Cheque AccountCash in Bank Trade CreditorsAccount Payable

Langkah-langkah mengubah Link Account :1. Klik menu Setup Linked Accounts Accounts & Banking Accounts

2. Klik tanda panah untuk mengganti akun, pilih Kas kemudian klik Use Account seperti contoh berikut :

3. Pilih Yes, kemudian klik Ok4. Lanjutkan dengan link pada Sales Account dan Purchases Account, seperti gambar berikut :

LANGKAH 4SETTING DAFTAR AKUN

Setelah Anda mengatur link akun, maka langkah selanjutnya adalah menghapus atau mengganti akun-akun yang memiliki kesamaan fungsi.

1. Menghapus Akun

a. Buka Account list, dengan cara klik Accounts Accounts List b. Klik tanda panah pada akun yang akan dihapus, contoh seperti berikut :

c. Klik menu Edit Delete Accounts

d. Ulangi cara tersebut untuk menghapus akun-akun lain yang tidak diperlukan

Kemudian pada kolom Equity, terdapat akun-akun ganda yang masih harus disesuaikan yaitu : Retained EarningsLaba ditahan Current Year EarningsLaba tahun berjalan Historical BalancingPerkiraan Selisih Penyeimbang

Cara menyesuaikannya adalah sebagai berikut :a. Hapus akun-akun : Retained Earnings, Current Year Earnings, dan Historical Balancing yang tidak terdapat tanda Check List ()

b. Setelah itu, ubah nomor akun sesuai dengan Daftar Akun dengan cara Klik tanda panah pada Retained Earnings

c. Ubah nomor akun, kemudian klik OK

d. Ulangi langkah tersebut untuk mengedit Current Year Earnings dan Historical Balancing

LANGKAH 5MEMBUAT LINK UNTUK PAJAK (VAT)

Link yang dimaksudkan adalah untuk PPN Masukan dan PPN Keluaran. Caranya adalah klik menu List Tax Codes.

1. Kemudian pilih VAT Value Added Tax, klik tanda panah untuk mengedit.

2. Editlah kolom-kolom tersebut seperti berikut : Tax code: VAT Description: Value Added Tax Rate: 10% Linked Account for Tax Collected: VAT Out Linked Account for Tax Paid: VAT In

3. Kemudian klik OK Close

Balai Pelatihan Pendidikan KejuruanJakarta Selatan 24