MODUL SEBC – 07 : PELAPORAN - Kementerian PUPR

MyDoc/Pusbin-KPK/Draft1

PEKERJAAN

PELATIHAN AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (SUPERVISION ENGINEER OF BRIDGE CONSTRUCTION)

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA

PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI (PUSBIN-KPK)

MODUL SEBC – 07 : PELAPORAN

2007

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) i

KATA PENGANTAR

Pelaporan yang mencakup kegiatan penyusunan dan penyampaian laporan kepada

pihak-pihak yang berkepentingan terhadap pelaksanaan pekerjaan merupakan salah

unsur dalam pelaksanaan manajemen proyek.

Laporan merupakan unsur yang penting untuk mengetahui informasi tingkat kemajuan

pelaksanaan yang diperlukan baik oleh pengelola proyek maupun atasannya dalam

rangka pengendalian proyek.

Modul ini disusun berdasarkan dokumen kontrak yang selama ini dipakai oleh proyek-

proyek pemerintah terutama proyek di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga,

Departemen Pekerjaan Umum.

Dengan mempelajari modul ini diharapkan para pengawas pekerjaan jembatan dapat

memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai ketentuan-ketentuan dokumen

kontrak sehingga dapat melakukan tugas pengawasannya secara profesional sesuai

ketentuan dokumen kontrak dan mewujudkan sasaran proyek secara tepat mutu,

tepat waktu , dan tepat biaya.

Demikian modul ini dipersiapkan untuk membekali seorang Ahli Pengawasan

Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dengan

pengetahuan yang berkaitan dengan aspek hukum dan aspek non teknis lainnya

agar produk desain yang disiapkannya sudah mempertimbangkan aspek-aspek lain

yang riil berlaku di dalam upaya memberikan pelayanan kepada publik atau pengguna

jalan.

Jakarta, Desember 2006

Penyusun

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) ii

LEMBAR TUJUAN

JUDUL PELATIHAN : Pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan

(Supervision Engineer of Bridge Construction)

MODEL PELATIHAN : Lokakarya terstruktur

TUJUAN UMUM PELATIHAN :

Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu mengawasi pelaksanaan pekerjaan jembatan

sesuai dengan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan dokumen kontrak lainnya.

TUJUAN KHUSUS PELATIHAN :

Pada akhir pelatihan ini peserta diharapkan mampu:

1. Menerapkan ketentuan UUJK, mengawasi penerapan K3 dan memantau lingkungan

selama pelaksanaan pekerjaan jembatan

2. Menerapkan spesifikasi teknik, gambar, metode kerja dan ketentuan dokumen

kontrak yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan jembatan

3. Menyiapkan dan memeriksa bahan untuk rapat pra-pelaksanaan (pre construction

meeting/PCM), rapat-rapat pembahasan (berkala dan khusus), dan rapat

pembuktian (show cause meeting/SCM)

4. Melakukan pengawasan pelaksanaan metode kerja setiap kegiatan pekerjaan

jembatan

5. Melakukan pengawasan mutu, dimensi, kuantitas dan waktu pelaksanaan pekerjaan

jembatan

6. Membantu pengguna jasa dalam menyelenggarakan administrasi pelaksanaan

kontrak

7. Memeriksa laporan pelaksanaan dan membuat laporan pengawasan

8. Membantu proses serah terima hasil pekerjaan pertama (provisional hand

over/PHO), mengawasi pelaksanaan pemeliharaan (warranty period) dan membantu

proses serah terima hasil pekerjaan akhir (final hand over/FHO).

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) iii

NOMOR : SEBC – 07

JUDUL MODUL : PELAPORAN

TUJUAN PELATIHAN :

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU)

Setelah modul ini dipelajari, peserta mampu memeriksa laporan pelaksanaan dan

membuat laporan pengawasan.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK)

Pada akhir pelatihan peserta mampu :

1. Memeriksa laporan pelaksanaan yang diperlukan selama masa kontrak

2. Membuat laporan pengawasan

3. Menyampaikan laporan pengawasan

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) iv

DAFTAR ISI

Halaman KATA PENGANTAR ...................................................................................... i

LEMBAR TUJUAN ........................................................................................ ii

DAFTAR ISI .................................................................................................... iv

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN AHLI

PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision

Engineer of Bridge Construction) ..................................................... vi

DAFTAR MODUL ........................................................................................... vi

PANDUAN INSTRUKTUR .............................................................................. vii BAB I PENDAHULUAN

1.1. PENGERTIAN ........................................................................ I-1

1.2. MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................. I-1

1.3. SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN .......................................... I-2

1.4. MANFAAT DAN KONSEKUENSI ................................................ I-3

1.5. FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN ............................................. I-3

1.5.1. Fungsi Laporan ................................................................ I-3

1.5.2. Syarat Laporan ................................................................ I-4

BAB II LAPORAN PELAKSANAAN

2.1. LAPORAN HARIAN ..................................................................... I-1

2.2. LAPORAN MINGGUAN ............................................................... I-1

2.3. LAPORAN BULANAN ................................................................. I-2

2.4. TUGAS & TANGGUNG-JAWAB

PEMBUAT LAPORAN ................................................................. I-3

2.5. ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN

PEKERJAAN ............................................................................... I-3

2.6. RUJUKAN LAPORAN ................................................................. I-5

BAB III LAPORAN PENGAWASAN

LAPORAN YANG DIHASILKAN ......................................................................... II-1

LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN ............................................................. II-2

SASARAN DALAM PENGAWASAN ................................................................... II-2

LAPORAN DIREKSI TEKNIS ............................................................................ II-3

LAPORAN AKHIR PROYEK ............................................................................... II-5

BAB IV WAKTU PELAPORAN

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) v

4.1 UMUM ......................................................................................... III-1

4.2 MAKSUD DAN TUJUAN ............................................................. III-1

4.3 WAKTU PENGIRIMAN / PENYAMPAIAN

LAPORAN ................................................................................... III-1

4.3.1 Tepat Waktu .................................................................... III-2

4.3.2 Tepat Kirim ...................................................................... III-2

RANGKUMAN

DAFTAR PUSTAKA

HAND OUT

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) vi

DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN

AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN

(Supervision Engineer of Bridge Construction)

1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja Ahli Pengawasan

Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) dibakukan

dalam Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI) yang didalamnya

telah ditetapkan unit-unit kerja sehingga dalam Pelatihan Ahli Pengawasan

Pekerjaan Jembatan (Supervision Engineer of Bridge Construction) unit-unit

tersebut menjadi Tujuan Khusus Pelatihan.

2. Standar Latih Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisis dari masing-masing Unit

Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja yang menghasilkan

kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku dari setiap Elemen

Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus

pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut.

3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan

Kurikulum dan Silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusun seperangkat modul

pelatihan (seperti tercantum dalam Daftar Modul) yang harus menjadi bahan

pengajaran dalam pelatihan Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan (Supervision

Engineer of Bridge Construction).

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) vii

DAFTAR MODUL

Jabatan Kerja : Ahli Pengawasan Pekerjaan Jembatan

(Supervision Engineer of Bridge Construction/SEBC)

Nomor Modul

Kode Judul Modul

1 SEBC – 01 UUJK, K3 dan Pemantauan Lingkungan

2 SEBC – 02 Dokumen Kontrak

3 SEBC – 03 Rapat Pelaksanaan Pekerjaan Jembatan

4 SEBC – 04 Pengawasan Pekerjaan Jembatan

5 SEBC – 05 Pengawasan Mutu, Kuantitas dan Waktu

6 SEBC – 06 Administrasi Kontrak

7 SEBC – 07 Pelaporan

8 SEBC – 08 Serah Terima Pekerjaan

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) viii

PANDUAN INSTRUKTUR

A. BATASAN

NAMA PELATIHAN : AHLI PENGAWASAN PEKERJAAN JEMBATAN (Supervision Engineer of Bridge Construction )

KODE MODUL : SEBC - 07

JUDUL MODUL : PELAPORAN

DESKRIPSI : Materi ini berisi tentang Laporan Pelaksanaan, Laporan

Pengawasan dan Waktu Penyampaian Laporan yang

memang penting untuk diajarkan pada suatu pelatihan

bidang jasa konstruksi sehingga perencanaan,

pelaksanaan, dan pengawasan pekerjaan konstruksi

betul-betul dapat dikerjakan dengan penuh tanggung

jawab yang berazaskan efektif dan efisien, nilai

manfaatnya dapat mensejahteraan bangsa dan negara.

TEMPAT KEGIATAN : Ruangan Kelas lengkap dengan fasilitasnya.

WAKTU PEMBELAJARAN : 6 (Enam) Jam Pelajaran (JP) (1 JP = 45 Menit)

SEBC-07: Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) ix

B. KEGIATAN PEMBELAJARAN

Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung

1. Ceramah Pembelajaran

Pengantar Menjelaskan TIU dan TIK serta

pokok pembahasan Menjelaskan Pendahuluan Merangsang motivasi peserta

untuk mengerti/memahami dan membandingkan pengalamannya

Bab I - Pendahuluan Waktu = 30 menit

Mengikuti penjelasan, pengantar,

TIU,TIK, dan pokok bahasan. Mengajukan pertanyaan apabila

kurang jelas atau sangat berbeda dengan pengalaman

OHT

2. Ceramah Bab II Laporan

Pelaksanaan Pengertian Maksud dan Tujuan Syarat Penyusunan Laporan Manfaat dan Konsekuensi Fungsi dan Syarat Laporan Laporan Harian Laporan Mingguan Tugas & Tanggung Jawab

Pembuat Laporan Arsip Dokumen Pelaksanaan

Pekerjaan Rujukan Laporan

Waktu = 120 menit

Mengikuti ceramah dengan tekun dan

memperhatikan hal-hal penting yang perlu di catat

Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta yang ada di lapangan dan atau pengalaman

OHT

3. Ceramah Bab III Laporan

Pengawasan Laporan yang dihasilkan Lingkup Kegiatan Pengawasan Sasaran dalam Pengawasan Laporan Direksi Teknis Laporan Akhir Proyek

Waktu = 60 menit



Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman

OHT

4. Ceramah Bab IV Waktu Laporan

Tepat Waktu Tepat Pengiriman

Waktu = 30 menit



Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas atau sangat berbeda dengan fakta dilapangan dan atau pengalaman

OHT

SEBC-07: Pelaporan Bab I: Pendahuluan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) I-1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 PENGERTIAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian

hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama

masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada

dasarnya merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas

kepada pihak yang diberi tugas.

1.2 MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian,

pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga

dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan

terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil

pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan

sejarah pelaksanaan konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu

tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan

merekam kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus.

Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta

susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu

diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang

personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan,

waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk

menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian

keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian kegagalan pekerjaan konstruksi,

bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu

tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas.



Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk

perincian kegiatannya.

Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang

berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi

tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-

pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan

selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat

penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan

dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau

tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang

akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan

alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran

tersebut ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan

akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai

jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini

menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu

disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum

semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman

tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak

terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan

sebelumnya.

1.3 SYARAT PENYUSUNAN LAPORAN

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di

atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun

secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan

keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan

pekerjaan, termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang

diambil.



1.4 MANFAAT DAN KONSEKUENSI

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat

bermanfaat untuk:

memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;

mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan

dapat dipergunakan sebagai:

bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan

dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.

1.5 FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN

Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam

pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan

yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-

hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pi,pinan mampu bertanggung jawab

secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar

kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup

3 pokok dasar, yakni:

1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan

keadaan secara nyata dari proyek.

2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapai

proyek termasuk penyebabnya.

3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan

masalah secara tepat.

1.5.1 Fungsi Laporan

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai

berikut:

a. Pertanggungjawaban (Accountability)

Laporan yang disampaikan oleh pemimpin proyek kepada atasannya merupakan

suatu pertanggungjawaban sesuai dengantugas yang dibebankan kepadanya. Di

samping itu laporana merupakan salah satu alat penilaian bagi pimpinan, oleh



karenannya laporan harus berisi informasi yang benar, tepat dan lengkap serta

dapat dipertanggungjawabkan.

b. Pengawasan (Control)

Laporan yang disampaikan secara teratur dan berkala akan memungkinkan

pimpinan mampu mengadakan evaluasi atas hasil nyata yang dicapai terhadap

hasil yang direncanakan. Sewaktu-waktu pimpinan dapat melakukan pengecekan

secara langsung ke lapangan atau melakukan penelitian yang mendalam atas

kebenaran isi laporan.

c. Penyampaian informasi

Bagi pimpinan, laporan merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan

dalam pelaksanaan tugasnya. Setiap kegatan mempunyai hubunggan dengan

unit-unit lain, oleh karenanya laporan selain disampaikan secara vertikal, perlu

juga disampaikan secara horisontal.

d. Alat/bahan pengambil keputusan

Setiap saat pemimpin proyek harus mengambil keputusan yang diperlukan. Untuk

itu dibutuhkan data dan informasi yang relevan. Dengan demikian laporan harus

memuat data yang lengkap, benar dan terkini, sehingga pengembilan keputusan

yang diperlukan dapat segera dilakukan dan tindakan yang tepat dapat diambil

untuk pelaksanaan pekerjaan lebih lanjut.

1.5.2 Syarat Laporan

Agar laporan memberikan daya guna yang optimal, maka laporan harus memenuhi

syarat-syarat dan berisi informasi yang baik, sesuai kebutuhan bagi pimpinan atau

pihak yang berkepentingan untuk pengambil keputusan atau tindakan.

Syarat-syarat tersebut sebagai berikut:

a. Laporan harus benar dan obyektif

Laporan yang benar-benar obyektif akan mampu menggali dan menyajikan

kondisi-kondisi nyata, kemampuan pelaksanaan, kekurangan/hambatan yang

terjadi dan lain-lain. Apapun obyeknya, faktor laporan harus dapat dimengerti oleh

si penerima. Data yang dimasukkan harus erat hubungannya atau relevan dengan

masalah yang akan dikemukakan, sehingga keputusan yang akan diambil

pimpinan banyak tergantung pada kualitas laporan tersebut.



b. Laporan harus jelas dan cermat

Laporan harus memuat data yang diseleksi dari sekian banyak dan ragam data

agar permasalahan yang disampaikan cukup jelas dan tidak kabur. Informasi yang

bebas dari kesalahan dan tepat atu akurat akan lebih berguna bagi penerima

laporan dalam menilai permasalahan dan mengambil keputusan tindak lanjutnya.

Penyusun laporan harus menempatkan dirinya pada penerima/pembaca laporan

sehingga susunan kalimat, materi serta istilah yang digunakan harus dapat benar-

benar dimengerti.

c. Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam

menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping

cara mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk

uraian yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika

disukung oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.

Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

1) Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.

2) Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-

masalah atau pertanyaan baru.

3) Disertai data penunjang.

d. Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai

penerima laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar

memberikan kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta

langsung mengenai persoalan.

e. Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan

keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu

penyampaian menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu

penyimpangan yang terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu.

Keterlambatan pengambilan keputusan sering berakibat terkatung-katungnya

penyelesaian masalah bahkan mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih

parah.



f. Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara

yang meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan imgin

mengetahui sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya

bawahan ingin mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk

menjamin pengertian tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada

pihak yang seharusnya menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada

penerima laporan akan da[pat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran

rahasia, keterlambatan penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan.

Untuk keperluan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan di

lapangan, maka sesuai ketentuan kontrak perlu dibuat laporan hasil pekerjaan

berupa Laporan harian, Laporan Mingguan, Laporan Bulanan, Laporan

Triwulanan, dan Laporan Akhir. Untuk dapat memberikan informasi yang lengkap,

maka ruang lingkup laporan harus meliputi aspek-aspek teknis, finansial, dan

manajemen proyek agar dapat digunakan sebagai masukan bagi pengendali dan

pengawas proyek dalam pengambilan keputusan dan tindak turun tangan.

SEBC-07: Pelaporan Bab II: Laporan Pelaksanaan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) II-1

BAB II

LAPORAN PELAKSANAAN

2.1. LAPORAN HARIAN

Pelaksana proyek harus membuat buku harian yang mencacat seluruh rencana dan

realisasi kegiatan pekerjaan yang selanjutnya akan dipakai sebagai bahan

penyusunan lapran harian. Laporan harian ini mencakup informasi harian mengenai

semua kelengkapan yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan,

realisasi kemajuan pekerjaan, perbandingan antara realisasi pekerjaan terhadap

rencana kerja, dan permasalahan yang ada, yang antara lain terdiri dari:

Tenaga kerja: tugas, penempatan, dan jumlah;

Bahan: jenis dan jumlah;

Peralatan: jenis, kapasitas, jumlah, dan kondisi;

Perubahan desain, gambar rencana;

Perintah dan persetujuan untuk melaksanakan pekerjaan;

Realisasi pekerjaan, termasuk perbandingan dengan rencana terhadap jenis dan

kuantitas pekerjaan terlaksana;

Cuaca dan kondisi alam yang mempengaruhi pelaksanaan;

Dokumentasi foto hasil pelaksanaan pekerjaan, yang diambil dari satu titik tetap

untuk satu obyek yang sama;

Permasalahan yang mempengaruhi produksi pekerjaan.

Dari laporan harian harus dapat diperoleh informasi sebab-sebab terjadinya

keterlambatan pekerjaan.

Sebagai tambahan, laporan harian ini merupakan dasar bagi penyusunan pelaporan

lainnya. Oleh karena itu, suatu laporan harian yang lengkap dan akurat akan sangat

bermanfaat untuk keperluan penyusunan laporan mingguan.

2.2. LAPORAN MINGGUAN

Laporan mingguan berupa tabel perhitungan pencapaian kemajuan fisik pekerjaan

(volume dan bobot) setiap mata pembayaran selama satu minggu dengan



memperbandingkan hasil tersebut terhadap Dokumen Kontrak, rencana kerja dan

deviasi, hasil minggu yang lalu, dan kumulatif pencapaian kemajuan fisik terakhir.

Selain hal tersebut di atas, perlu dicantumkan juga mengenai hasil analisa atas

identifikasi permasalahan yang telah dilakukan, dengan mengelompokkan

permasalahan: personil, material, peralatan, dan metoda kerja, beserta upaya

pemecahan permasalahan yang berupa tindakan nyata sesuai action plan yang telah

ditetapkan dalam rapat mingguan.

Penyusunan laporan mingguan ini sangat dipengaruhi oleh kelengkapan dan akurasi

laporan harian yang bersangkutan serta laporan mingguan sebelumnya.

2.3. LAPORAN BULANAN

Laporan bulanan secara umum merupakan rangkuman laporan mingguan yang berisi

hasil kemajuan pekerjaan bulanan. Penyusunan laporan bulanan ini juga sangat

dipengaruhi oleh kelengkapan dan keakurasian laporan mingguan yang telah disusun

sebelumnya.

Secara garis besar, laporan bulanan merupakan rangkuman informasi mengenai

kemajuan pelaksanaan pekerjaan bulanan secara teknis, finansial, dan manajemen,

yang antara lain terdiri dari:

Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

Perbandingan realisasi dan rencana kemajuan pelaksanaan pekerjaan (kurva-S),

serta deviasi yang terjadi;

Sertifikat dan perincian pembayaran bulanan;

Foto dokumentasi, rangkuman kondisi cuaca harian,

Review design, CCO, dan perubahan Kontrak (bila ada);

Rangkuman tentang berbagai permasalahan yang timbul beserta upaya

pemecahannya sesuai dengan hasil penetapan dalam rapat bulanan.

Seyogyanya, hal ini dibuat dalam suatu format yang berisi, antara lain:

o Rencana kerja, realisasi kemajuan pekerjaan, dan deviasi yang terjadi;

o Permasalahan yang timbul, beserta cara dan tingkat penyelesaiannya;

o Tindak lanjut penyelesaian permasalahan, yang mencakup penunjukan

penanggung jawab dan batas waktu penyelesaian permasalahan.



2.4. TUGAS & TANGGUNG-JAWAB PEMBUAT LAPORAN

Setiap jenis laporan seperti tersebut di atas, kecuali laporan direksi teknis dan laporan

akhir direksi pekerjaan, dibuat dengan melalui 3 (tiga) tahapan proses sebagai

berikut:

dibuat oleh penyedia jasa,

diperiksa oleh direksi teknis, dan

disetujui oleh direksi pekerjaan.

Proses pembuatan laporan direksi teknis lebih sederhana, yaitu:

dibuat langsung oleh direksi teknis, dan

diperiksa untuk mendapat persetujuan direksi pekerjaan.

Untuk keperluan distribusi laporan, maka setiap laporan dibuat dalam jumlah rangkap

tertentu, yaitu sebagai berikut:

URAIAN

LAPORAN

HARIAN MINGGUAN BULANAN DIREKSI

TEKNIS AKHIR

Direksi Pekerjaan

(Pengguna Jasa) Asli Asli Asli Asli Copy-3

Atasan Pengguna Jasa - - Copy-1 Copy-1 Asli

Atasan Langsung

Pengguna Jasa - - Copy-2 Copy-2 Copy-1

Penyedia Jasa (Kontraktor) Copy-1 Copy-1 Copy-3 - Copy-2

Direksi Teknis (Konsultan

Supervisi) Copy-2 Copy-2 Copy-4 - -

Jumlah 3 3 5 3 4

2.5. ARSIP DOKUMEN PELAKSANAAN PEKERJAAN

Semua pihak yang terkait dengan pelaksanaan pekerjaan (direksi pekerjaan,

penyedia jasa, direksi teknis, dan perencana), wajib menyimpan dan memelihara

dokumen pelaksanaan pekerjaan selama umur rencana konstruksi atau maksimal 10

(sepuluh) tahun terhitung sejak penyerahan akhir pekerjaan. Hal ini diperlukan untuk

dapat memenuhi ketentuan-ketentuan dibawah ini:



UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi:

o Sehubungan dengan kegagalan bangunan, maka pertanggungjawaban pihak-

pihak yang terkait dalam pelaksanaan konstruksi (pemilik, perencana,

pelaksana, dan pengawas) masih terus berlanjut setelah penyerahan akhir

pekerjaan;

o Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan tersebut

ditentukan sesuai dengan umur rencana konstruksi dengan paling lama 10

(sepuluh) tahun sejak penyerahan akhir pekerjaan konstruksi.

PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi:

o Kegagalan bangunan adalah merupakan keadaan dimana bangunan tidak

dapat berfungsi, baik secara keseluruhan maupun sebagian ditinjau dari sisi

teknis, manfaat, keselamatan dan kesehatan kerja, dan/atau keselamatan

umum, sebagai kesalahan penyedia jasa dan atau pengguna jasa setelah

penyerahan akhir pekerjaan konstruksi. Kegagalan bangunan dapat terjadi

karena kesalahan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, ataupun

pengelolaan; yang selanjutnya menjadi tanggungjawab masing-masing pihak.

o Jangka waktu pertanggungjawaban atas kegagalan bangunan harus

dinyatakan secara tegas dalam Dokumen Kontrak.

Dokumen pelaksanaan pekerjaan yang harus disimpan oleh direksi pekerjaan dan

diserahkan kepada penyelenggara jembatan, antara lain terdiri dari:

Dokumen kontrak, termasuk addendum/amandemen;

Seluruh laporan pelaksanaan pekerjaan;

Seluruh korespondensi selama pelaksanaan pekerjaan;

Berita Acara pembayaran, beserta lampirannya;

Berita acara dan notulen rapat;

Foto dokumentasi pelaksanaan pekerjaan (sebelum, sedang, selesai dikerjakan);

Gambar terlaksana (as-built drawing);

Laporan akhir.

Dokumen-dokumen tersebut di atas diperluan untuk kegiatan penyelenggaraan

jembatan dalam hal-hal sebagai berikut:

Catatan sejarah penanganan jembatan;

Perencanaan, pemrograman, penganggaran;



Pemeliharaan; dan

Pengoperasian.

2.6. RUJUKAN LAPORAN

Pada prinsipnya, pembuatan laporan telah diatur dan harus mengikuti ketentuan-

ketentuan yang tercakup dalam berbagai keputusan sebagai berikut:

Keppres No. 80/2003: Lampiran I, Bab II.D.2.c mengenai Laporan hasil Pekerjaan;

Kepmen Kimpraswil No. 257/2004 mengenai Syarat-syarat Umum Kontrak, Bab

IV.A.26 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;

Kepmen Kimpraswil No. 349/2004 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kontrak Jasa

Pelaksanaan Konstruksi (Pemborongan), Bab VI Huruf R angka 12 mengenai Laporan

Hasil Pekerjaan

Kepmen Kimpraswil No. 349/2004, Bab V.R.12 mengenai Laporan Hasil Pekerjaan;

UU No. 18/1999 tentang Jasa Konstruksi;

PP No. 29/2000 tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi; dan

Syarat Umum Dokumen Kontrak.

SEBC-07: Pelaporan Bab III: Laporan Pengawasan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) III-1

BAB III

LAPORAN PENGAWASAN

Laporan pengawasan pekerjaan jembatan diperlukan untuk mengendalikan kelancaran

pelaksanaan pekerjaan yang sedang dikerjakan, sehingga didapat hasil kerja yang sesuai

dengan bestek dan persyaratan teknis lainnya serta dapat diselesaikan dalam waktu yang

telah ditentukan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai peraturan yang

berlaku.

Pengawasan yang dilakukan menyangkut masalah kuantitas, kualitas, biaya dan waktu

pelaksanaan sehingga terwujudnya bangunan dan kelengkapannya sesuai dengan

dokumen kontrak.

Secara keseluruhan lingkup yang masuk dalam pekerjaan pengawasan proyek adalah

meliputi :

a. Perencanaan (Planning)

b. Pengorganisasian (Organizing)

c. Penggerakan (Motivating)

d. Pengawasan (Controlling)

Rencana terperinci adalah sebuah dokumen dimana di dalamnya terdapat segala sesuatu

yang direncanakan dari awal termasuk segala usaha yang dilakukan dalam

menyelesaikan proyek.

3.1. LAPORAN YANG DIHASILKAN

Dokumen yang dihasilkan selama proses pengawasan adalah sbb :

1. Program kerja, alokasi tenaga dan konsep pekerjaan pengawasan;

2. Buku Harian Lapangan (BHL) yang memuat kejadian, perintah atau petunjuk yang

penting konsultan pengawas atau direksi yang dapat mempengaruhi pelaksanaan

pekerjaan, konsekwensi keuangan, keterlambatan penyelesaian dan tidak

terpenuhinya syarat teknis;

3. Laporan Harian Lapangan yang berisikan keterangan tentang tenaga kerja, bahan-

bahan yang datang, diterima atau ditolak, alat-alat, pekerjaan yang diselesaikan,waktu

pekerjaan dan laporan cuaca;



4. Laporan Mingguan, sesuai resume laporan harian yang berisi kemajuan pekerjaan,

penyimpangan-penyimpangan yang terjadi serta tindakan perbaikan yang telah

dilakukan;

5. Laporan Bulanan yang merupakan resume laporan mingguan;

6. Berita Acara kemajuan pekerjaan untuk angsuran pembayaran serta dilengkapi

dengan photo visual;

7. Surat Perintah Perubahan Pekerjaan (addendum) dan Berita Acara Pemeriksaan

Pekerjaan Tambah/Kurang bilamana terdapat perubahan pekerjaan;

8. Surat Perintah Perubahan Waktu Pelaksanaan (adendum) dan Berita Acara

Perubahan Waktu Pelaksanaan bila terdapat perubahan waktu pelaksanaan

pekerjaan;

9. Gambar Kerja terinci (Shop Drawing), Bar Chart dan S Curve serta Network Planing

yang dibuat sebelum pelaksanaan pekerjaan dimulai;

10. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Pertama (Provisional Hand Over);

11. Berita Acara Penyerahan Pekerjaan Kedua (Final Hand Over);

12. Laporan Gambar Terlaksana (As Built Drawing).

3.2. LINGKUP KEGIATAN PENGAWASAN

Secara umum lingkup pengawasan suatu proyek konstruksi adalah dalam kegiatan

membandingkan antara rencana dengan realisasi yang meliputi :

1. Pengawasan kualitas pekerjaan konstruksi

2. Pengawasan kesesuaian gambar dengan spesifikasi

3. Pengawasan waktu penyelesaian proyek sesuai dengan yang diharapkan

4. Pengawasan biaya sesuai dengan biaya yang tersedia

5. Melakukan tindakan koreksi atas penyimpangan yang terjadi selama pelaksanaan

berlangsung.

3.3. SASARAN DALAM PENGAWASAN

Untuk melaksanakan suatu jenis pekerjaan diperlukan sumberdaya, dengan demikian

pengawasan yang dilakukan diarahkan pada sumberdaya yang diperlukan untuk

pelaksanaan pekerjaan bersangkutan yaitu :

1. Bahan

Pengawasan terhadap mutu bahan, tanggal pengadaan, jumlah bahan yang dibeli

untuk suatu periode tertentu.

Pengawasan terhadap penggunaan bahan.



2. Tenaga Kerja

Pengawasan terhadap pengadaan jumlah tenaga dan kualifikasi tenaga tersebut.

Pengawasan terhadap penggunaan tenaga kerja.

3. Peralatan

Pengawasan terhadap mobilisasi peralatan, jumlah dan jenis peralatan.

Pengawasan terhadap penggunaan peralatan, bahan bakar dan hasil kerja.

Pengawasan terhadap pemeliharaan.

4. Hasil Kerja

Pengawasan terhadap kemajuan hasil pelaksanaan.

Pengawasan terhadap mutu hasil pelaksanaan.

5. Metode Kerja

Pengawasan terhadap metoda kerja yang dilakukan di lapangan apakah sesuai

dengan kondisi lapangan yang ada.

3.4. LAPORAN DIREKSI TEKNIS

Laporan ini disusun oleh direksi teknis dan terdiri dari:

Laporan Harian Direksi Teknis (Engineer Daily Report) dibuat oleh personil inti

(key personel), mulai dari inspector, Engineer (highway, material, bridge, dan

structure), site engineer (Engineer Representative), Pemimpin Proyek/Bagian Proyek.

Dalam laporan ini dicatat:

1. Hari dan tanggal

2. Keadaan cuaca

3. Aktivitas kegiatan di hari itu, termasuk instruksi-instruksi dan tindakan turun tangan

kepada Kontraktor.

4. Kegiatan pekerjaan kontraktor di lapangan

5. Masalah-masalah yang terjadi di lapangan dan penyelesaiannya

6. Diskusi-diskusi dengan Kontraktor yang dianggap penting.

7. Tamu-tamu resmi yang diinspeksi ke proyek.

8. Pekerjaan atau material yang ditolak dan alasannya

9. Jam mulai dan selesainya operasi hari itu dari personil dan peralatan.

10. Kedatangan dan pemindahan peralatan.

11. Kemajuan survei (staking out) dan pekerjaan.



Laporan tugas inspektur lebih detail dari lingkup tugas yang menjadi tanggung

jawabnya laporan pemimpin proyek atau site Engineer merupakan kondisi secara

umum. Semua laporan harian tersebut merupakan arsip permanen pada penyelesaian

proyek.

Laporan Bulanan diperlukan sebagai dasar pembayaran, terdiri dari rangkuman data

berupa:

o Kemajuan fisik di lapangan, termasuk perbandingan bobot realisasi dan rencana,

serta deviasi yang terjadi;

o Hasil pengawasan pelaksanaan pekerjaan;

o Hasil pengujian kualitas pekerjaan;

o Hasil perhitungan kuantitas pekerjaan;

o Permasalahan yang terjadi di lapangan dan penanganan yang telah dilakukan

sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

o Kelengkapan dokumen berupa foto dokumentasi, kondisi cuaca, perubahan

Kontrak (bila ada).

Laporan Triwulan merupakan rangkuman laporan bulanan yang berisi hasil

kemajuan pekerjaan triwulan. Penyusunan laporan triwulan ini sangat dipengaruhi

oleh kelengkapan dan akurasi laporan bulanan yang telah disusun sebelumnya.

o Ringkasan kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

o Sketsa kemajuan pelaksanaan pekerjaan;

o Perbandingan realisasi - rencana pelaksanaan (kurva-S);

o Rekapitulasi sertifikat pembayaran bulanan;

o Ringkasan pengendalian mutu pekerjaan;

o Ringkasan perhitungan kuantitas dan pembayaran pekerjaan; dan

o Permasalahan yang terjadi selama triwulan yang bersangkutan dan penanganan

yang telah dilakukan sesuai hasil penetapan dalam rapat bulanan;

Laporan Akhir merupakan rangkuman seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan yang

telah dicapai sampai dengan serah terima pekerjaan sementara (PHO). Secara teknis

laporan ini terdiri dari:

o Justifikasi teknik/Review Design;

o Rekapitulasi kemajuan pekerjaan;

o Monitoring penggunaan peralatan;

o Kegiatan mata pembayaran utama;

o Rangkuman sertifikat pembayaran bulanan;



o Ringkasan pengendalian mutu;

o Ringkasan kuantitas akhir, yang harus sesuai dengan kuantitas dalam Kontrak;

o Petunjuk pemeliharaan, pengoperasian, dan pemanfaatan;

o Hal-hal khusus tentang pekerjaan perlu penanganan yang berkaitan dengan

kondisi tanah, drainase, dan perkerasan;

o Status perintah perubahan (Change Order) dan adendum kontrak;

o Program masa pemeliharaan;

o Hal ikhwal tentang AMDAL; dan

o Lampiran - lampiran, yang terdiri dari:

Jadwal pelaksanaan;

Berita Acara PHO;

Gambar tipikal;

Gambar kerja (Shop drawing);

Gambar terlaksana (As-built drawing);

Rekapitulasi pekerjaan;

Daftar lokasi pekerjaan perlu penanganan;

Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir

pekerjaan.

Laporan Khusus dibuat oleh konsultan dan diserahkan kepada Pemimpin Proyek

atas kejadian-kejadian yang tidak terduga seperti:

o Persoalan-persoalan penting mengenai kondisi tanah antara lain, longsoran, erosi

karena banjir.

o Perpanjangan waktu pelaksanaan

o Penyimpangan terhadap spesifikasi

o Hal-hal lain yang dianggap perlu.

3.5. LAPORAN AKHIR PROYEK

Laporan Akhir Proyek disusun oleh direksi pekerjaan berdasarkan Laporan Akhir direksi

teknis, dilengkapi dengan informasi kegiatan yang dilakukan selama masa pemeliharaan

sampai dengan serah terima pekerjaan akhir (FHO). Tambahan informasi ini antara lain

terdiri dari:

Hasil pemeriksaan terhadap pekerjaan pemeliharaan, dan penyelesaian sisa

pekerjaan;

Ringkasan dan perincian perhitungan akhir; dan

Lampiran tambahan, yang terdiri dari:



o Sertifikat Berakhirnya Masa Pemeliharaan;

o Berita Acara Penyerahan Akhir (FHO);

o Gambar terlaksana (as-built drawing); dan

o Dokumentasi photo pada kondisi awal, selama masa pelaksanaan, dan akhir

pekerjaan.

SEBC-07: Pelaporan Bab IV: Waktu Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) IV-1

BAB IV

WAKTU PELAPORAN

4.1. UMUM

Secara umum pada pelaksanaan proyek-proyek di bidang jembatan ditemui beberapa

permasalahan dalam pembuatan laporan seperti:

tidak disiplin dan tepat waktu;

laporan kurang lengkap;

laporan kurang akurat; dan

manfaat laporan kurang dipahami.

Akibat hal-hal tersebut maka dapat berakibat antara lain:

Pengambialn keputusan dan tindakan turun tangan oleh pengendali proyek tidak

tepat dan terlambat;

Keterlambatan pelaksanaan proyek menjadi berlarut-larut tanpa keputusan yang

pasti;

4.2. MAKSUD DAN TUJUAN

Laporan dibuat dengan maksud memberikan informasi kepada semua bagian atau

unit kerja terkait berbagai hal mengenai pelaksanaan pengawasan pekerjaan

jembatan yang sekiranya diperlukan sesui dengan tugas masing-masing dengan

dapat menyiapkan diri dan mengambil langkah-langkah seperlunya untuk

mendukung pelaksanaan pengawasan pekerjaan jembatan sehingga dapat lancar

dan berhasil dengan baik yang pada dasarnya sangat mernbantu kelancaran

pekerjaan dan keberhasilan suatu proyek.

4.3. WAKTU PENGIRIMAN/PENYAMPAIAN LAPORAN

Laporan-laporan yang dibuat atau disusun (Laporan Harian, Laporan Mingguan /

Bulanan), secara hirarkhis disampaikan kepada unit-unit atasan. Laporan harus

disampaikan dengan tepat waktu dan tepat kirim.

SEBC-07: Pelaporan Bab IV: Waktu Pelaporan

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) IV-2

4.3.1. TEPAT WAKTU

Dengan tepat waktu, dimaksudkan bahwa laporan harus disampaikan sesuai dengan

waktu yang tidak ditetapkan, sesuai dengan jenis laporannya.

Laporan harian disampaikan setiap hari, pada hari yang bersangkutan atau paling

lambat sehari sesudahnya atau disampaikan batas akhir yang ditentukan.

Laporan mingguan, disamapaikan pada akhir minggu yang bersangkutan, atau

sesuai dengan yang ditentukan

Laporan-Bulanani\disampaikan pada tiap akhir bulan.

4.3.2. TEPAT KIRIM

Tepat kirim dimaksudkan bahwa laporan harus dikirim dan disampaikan kepada

para pejabat pada bagian-bagian atau unit-unit kerja terkait atau institusi lain yang

ditentukan, menurut jenis dan tingkat hirarkinya. Misalnya Laporan Harian dikirim dan

disampaikan kepada atasan langsung atau pejabat yang ditentukan.

SEBC-07: Pelaporan Rangkuman

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) R-1

RANGKUMAN

Laporan merupakan kumpulan informasi mengenai setiap aktivitas dan pencapaian

hasil pelaksanaan pekerjaan yang disusun pada periode-periode tertentu selama

masa pelaksanaan pekerjaan secara obyektif dan akuntabel.

Laporan yang menyajikan hal-hal berkaitan dengan pelaksanaan proyek pada

dasarnya merupakan pertanggungjawaban tugas yang diberikan pemberi tugas

kepada pihak yang diberi tugas.

Laporan dimaksudkan untuk mendukung pelaksanaan aktivitas pengendalian,

pengawasan, pemantauan, dan pengambilan keputusan. Selain itu, laporan ini juga

dapat dipergunakan dan bermanfaat sebagai bahan evaluasi dan pemeriksaan

terhadap akuntabilitas kinerja baik dari sisi manajemen proyek maupun hasil

pekerjaan tersebut. Selanjutnya, laporan-laporan tersebut akan menjadi suatu catatan

sejarah pelaksanaan konstruksi.

Menurut tujuannya, laporan disusun untuk memberi keterangan, memulai suatu

tindakan, mengkoordinasi proyek, menyarankan sesuatu langkah dan tindakan, dan

merekam kegiatan.

Laporan untuk memberi keterangan terdiri dari laporan berkala dan laporan khusus.

Laporan berkala memuat keterangan yang bersifat rutin dan bentuk serta

susunannya biasanya telah ditentukan. Namun jika belum ditentukan, terlebih dahulu

diidentifikasi pokok-pokok masalah yang perlu dimasukkan, seperti tentang

personalia, peralatan, bahan, keuangan, kelancaran pekerjaan, volume pekerjaan,

waktu pelaksanaan dan permasalahan lainnya. Laporan khusus dibuat untuk

menyampaikan suatu kejadian atau keadaan yang khusus, seperti kejadian

keterlambatan pelaksanaan proyek, kejadian kegagalan pekerjaan konstruksi,

bencana alam dan permasalahan khusus lain di luar hal yang bersifat rutin.

Laporan untuk memulai suatu tindakan, memusatkan perhatian kepada suatu

tindakan termasuk alasannya. Laporan ini harus bersifat tegas, terperinci, dan jelas.

Penekanan diberikan pada apa, bagaimana, siapa, kapan,, dan di mana termasuk

perincian kegiatannya.



Laporan untuk mengkoordinasi proyek, hanya mengemukakan pokok yang

berhubungan dengan semua hal yang harus dikoordinasi. Untuk maksud koordinasi

tersebut, maka laporan ini memuat hal-hal yang mutakhir dan yang bersifat pokok-

pokok yang berkaitan dengan tindakan yang harus dikoordinasikan saja, sedangkan

selebihnya tidak perlu dimuat. Dalam hal jenis laporan ini, unsur waktu sangat

penting. Keterlambatan penyampaian data mutakhir dapat menyebabkan kekeliruan

dalam penafsiran dan dapat berakibat merugikan kepentingan proyek.

Laporan untuk menyarankan suatu langkah atau tindakan berisi langkah atau

tinadakan yang harus diperbuat penerima laporan termasuk alsannya, manfaat yang

akan diperoleh, serta hal-hal lain yang terkait misalnya waktu, uang, alat, tenaga dan

alat. Dalam laporan jenis ini juga perlu dimuat resiko yang harus dihadapi apbila saran

tersebut ditolak atau diterima.

Laporan untuk merekam kegiatan terbagi dalam laporan kemajuan dan laporan

akhir.Laporan kemajuan dapat berupa laporan berkala maupun setiap waktu. Sesuai

jangka waktu yang ditetukan seperti bulanan, triwulanan, atau tahunan, laporan ini

menyajikan semua kegiatan selama masa laporan termasuk rincian yang perlu

disampaikan berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Laporan akhir merangkum

semua aspek pekerjaan setelah semua pelaksanaan pekerjaan selesai. Rangkuman

tersebut bersifat menyeluruh terhadap hal-hal yang telah lewat. Laporan ini tidak

terlepas dari laporan kemajuan dan pembuatannya mengacu pada laporan kemajuan

sebelumnya.

Untuk dapat mendukung maksud dan tujuan pembuatan laporan seperti disebutkan di

atas, maka setiap jenis laporan yang telah ditentukan dalam kontrak, perlu disusun

secara tepat waktu, obyektif, lengkap, akurat, dan akuntabel dalam menggambarkan

keseluruhan informasi mengenai realisasi aktivitas dan pencapaian hasil pelaksanaan

pekerjaan, termasuk di dalamnya semua permasalahan dan penanganan yang

diambil.

Laporan yang disusun secara tepat waktu, objektif, lengkap, dan akurat sangat

bermanfaat untuk:

memenuhi persyaratan dan ketentuan dokumen kontrak;

mempermudah penyusunan laporan selanjutnya; dan

dapat dipergunakan sebagai:

o bahan pemantauan, evaluasi, dan pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan; dan

o dokumen pendukung pada proses serah terima pekerjaan.



Ditinjau dari siklus pengendalian, laporan merupakan salah satu unsur penting dalam

pengawasan dan merupakan umpan balik bagi perencanaan. Dengan sistem laporan

yang baik, pimpinan akan mampu membandingkan hasil-hasil nyata dengan hasil-

hasil yang seharusnya dicapai dan berarti pula pimpinan mampu bertanggung jawab

secara sempurna atas pelaksanaan tugas-tugas yang dibebankan padanya.

Sebagai salah satu alat mekanisme pengawasan, maka laporan bertujuan agar

kepada pimpinan dapat disajikan informasi yang memuat fakta-fakta yang mencakup

3 pokok dasar, yakni:

1) Mencerminkan kemajuan-kemajuan hasil yang dicapai dan menggambarkan

keadaan secara nyata dari proyek.

2) Mengetengahkan pelbagai masalah, kesulitan, dan hambatan yang dihadapi

proyek termasuk penyebabnya.

3) Memuat pemikiran, pertimbangan, dan pandangan serta saran-saran pemecahan

masalah secara tepat.

Laporan sebagai salah satu alat manjemen yang mempunyai fungsi-fungsi sebagai

berikut:

1. Pertanggungjawaban (Accountability)

2. Pengawasan (Control)

3. Penyampaian informasi

4. Alat/bahan pengambil keputusan

Laporan harus lengkap

Kelengkapan suatu laporan banyak ditentukan oleh kemampuan penyusun dalam

menghimpun, mengolah dan menyajikan masalah yang diperluakan, di samping cara

mengemukakannya yang komprehensif. Penyusunan laporan dalam bentuk uraian

yang komprehensif berdasarkan data yang selektif akan lebih lengakap jika disukung

oleh data pendukung seperti: data statistik, skema, foto, dan sebagainya.

Oleh karenanya laporan yang lengkap harus:

Mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan.

Uraiannya tidak memberikan kesempatan untuk menimbulkan masalah-masalah

atau pertanyaan baru.

Disertai data penunjang.



Laporan harus tepat mengenai sasaran

Dalam rangka efisiensi waktu pembacaan laporan oleh pimpinan sebagai penerima

laporan, maka laporan haruslah tidak terlalu panjang yang sekedar memberikan

kesan tebal. Laporan hendaklah bersifat singkat dan padat serta langsung mengenai

persoalan.

Laporan harus tepat pada waktunya

Sebagai bahan bagi pimpinan untuk menentukan kebijakan dan pengambilan

keputusan atas suatu masalah, maka ketepatan dan kecepatan waktu penyampaian

menjadi hal sangat penting, agar tindakan korektif atas suatu penyimpangan yang

terjadi dapat diberikan oleh pimpinan secara tepat waktu. Keterlambatan pengambilan

keputusan sering berakibat terkatung-katungnya penyelesaian masalah bahkan

mendapatmenimbulkan masalah baru yang lebih parah.

Laporan harus tepat penerimaanya

Pada dasarnya laporan mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang

meminta laporan dan yang memberi laporan. Sebagai atasan ingin mengetahui

sampai di mana pelaksanaan tugas yang diberikan, sebaliknya bawahan ingin

mendapatkan tanggapan atas laporan yang disampaikan. Untuk menjamin pengertian

tersebut maka laporan harus diyakini telah sampai pada pihak yang seharusnya

menerima laporan. Laporan yang tidak tepat sampai pada penerima laporan akan

dapat menimbulkan hal-hal negatif seperti: kebocoran rahasia, keterlambatan

penyelesaian masalah, atau penilaian negartif atasan.

Laporan-laporan yang dibuat oleh proyek meliputi: laporan pelaksanaan terdiri atas:

laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan, sedangkan laporan pengawasan

terdiri atas laporan harian direksi teknis (engineer daily report, laporan bulanan, laporan

triwulan, laporan akhir, dan laporan khusus serta laporan akhir proyek yang disusun oleh

direksi pekerjaan

SEBC-07: Pelaporan Daftar Pustaka

Pelatihan Supervision Engineer of Bridge Construction (SEBC) DP-1

DAFTAR PUSTAKA

1. Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas), 2003, Keputusan

Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

2. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri

Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 257/KPTS/M/2004 tentang

Standar dan Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi

3. Departemen Permukiman dan Prasarana Wilayah, Keputusan Menteri

Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor : 349/KPTS/M/2004 tentang

Pedoman Penyeleggaraan Kontrak Jasa Pelaksanaan Konstruksi

(Pemborongan)

Documents

MODUL SEBC – 07 : PELAPORAN - Kementerian PUPR