Módulo de Evaluación del Desempeño del PPP · Web viewEn el menú principal, haga clic en “Administración de Inventario” 2. El sistema le presentará un buscador. Este buscador

Generador de Exámenes PPPManual de Procedimientos

GENERADOR DE EXÁMENES PPPPara la Medición de Capacidades Técnicas

Manual de Capacitación

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Índice

Introducción...................................................................................................................3¿Qué es una Capacidad?..............................................................................................3¿Qué tipos de Capacidades hay?.................................................................................3Importancia de las Capacidades en la organización...................................................4Generador de Exámenes PPP......................................................................................4

Generador de Exámenes PPP: Proceso General.............................................................51. Asignación de Administradores..................................................................................62. Mantenimiento de Catálogos......................................................................................83. Registro de Capacidades a Evaluar..........................................................................114. Registro de Preguntas..............................................................................................145. Configuración de Examen.........................................................................................206 Registro de Evaluados...............................................................................................247. Programación de Sesión de Evaluación....................................................................278 Inscripción.................................................................................................................29

Como evaluado..........................................................................................................29Como administrador..................................................................................................31

9. Evaluación de Capacidades Técnicas.......................................................................3410. Consulta de Resultados..........................................................................................3611. Administración del Inventario................................................................................39Bitácora de Accesos al Sistema....................................................................................43




IntroducciónUno de los problemas a que se enfrenta la mayoría de las organizaciones es sin duda, el referente a la evaluación del personal. Decidir qué persona es “mejor” o “más competente” es una decisión inherente a muchos de los procesos de Recursos Humanos (como Reclutamiento y Selección, Promoción, Capacitación, Plan de Carrera, Plan de Desarrollo, Plan de Sucesión, Compensación, etc.). En este contexto surge el concepto de Capacidad, como un intento de incrementar la objetividad a los procesos de evaluación del talento humano.

¿Qué es una Capacidad?

Una Capacidad es “el conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes, aplicados hacia el logro de objetivos propuestos, en un área determinada del desempeño personal, social u organizacional”.

Las Capacidades están ligadas al desempeño idóneo de una actividad y/o conjunto de tareas inherentes a un proceso de trabajo o negocio, sobre la base de un conjunto de conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y valores.

Las Capacidades se caracterizan por ser:

Definibles Observables

Medibles

Factibles de ser ranqueadas

Factibles de ser desarrolladas

¿Qué tipos de Capacidades hay?

Se identifican dos tipos básicos de capacidades:

1. Capacidades técnicas (o de conocimiento)2. Capacidades de gestión

Capacidades técnicas (o de conocimiento)

Son las capacidades asociadas a los conocimientos específicos requeridos por un puesto. Por ejemplo: “Uso del PPP”, “Normatividad Aduanera”, “Diseño de ERP´s”, etc.




Capacidades de gestión

Son las capacidades al estilo de personalidad, autoconcepto y actitud. Por ejemplo: “Liderazgo”, “Comunicación”, “Trabajo en Equipo”, etc.

Importancia de las Capacidades en la organización

Al ser características que hacen la diferencia entre un desempeño promedio y uno de excelencia, las organizaciones usan las Capacidades como un estándar para la evaluación de su personal. Cada puesto de la organización requiere el dominio de varias Capacidades Técnicas. El personal, desde su ingreso a una empresa, se incorpora a un proceso continuo de aprendizaje y desarrollo de sus capacidades

La gestión por medio de un Modelo de Capacidades tiene impacto en varias áreas de Recursos Humanos:

Dirección estratégica de Recursos Humanos Análisis y descripción de puestos

Atracción, reclutamiento y selección de personal

Desarrollo y planes de sucesión

Capacitación y desarrollo

Evaluación de desempeño

Compensaciones

Generador de Exámenes PPP

El Módulo Generador de Exámenes del PPP, como su nombre lo indica, es una herramienta que permite crear exámenes de orientados a evaluar Capacidades Técnicas.

Los usos más comunes de este Módulo del PPP son:

Reclutamiento y Selección de personal. Promociones Internas

Conformación de plantillas de proyectos

Detección de Necesidades de Capacitación




Evaluación previa y posterior a la Capacitación

Certificación de Capacidades Técnicas




Generador de Exámenes PPP: Proceso General

Generador de Exámenes PPPE

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Evaluados ProductoRecursosHumanosEntrada

Banco de Preguntasde Capacidades

Técnicas

Registro deEvaluados

Registro deCapacidades a

Evaluar

Inscripción

Evaluación deCapacidades

Técnicas

Consulta deResultados

Resultados deCapacidades

Técnicas

Inicio

Fin

Modelo deCapacidades

Técnicas

Asignación deAdministradores

Mantenimiento deCatálogos

Registro dePreguntas

Configuración deExámen

Programación deSesión deEvaluación

Administración delInventario




1. Asignación de Administradores

El primer paso del proceso del Generador de Exámenes es el registro de los diversos administradores que harán uso del sistema ya sea para la creación de exámenes, asignación de los mismos o consulta de resultados. Es importante destacar que el registro de nuevos Administradores solo puede ser hecho por un Administrador General. La Asignación de Administradores se hace de la siguiente manera:

1. En el menú principal, haga clic en “Usuarios del Sistema”

2. El sistema le presentará un listado con todos los usuarios administradores registrados hasta el momento. Haga clic en “Agregar”




3. Llene el formulario con los datos del usuario administrador que quiere agregar. Asígnele la sucursal/dependencia sobre la que operará el administrador. Asigne también el rol correspondiente. Haga clic en “Guardar”

4. El sistema le presentará un listado actualizado de los usuarios administradores que podrán hacer uso de la herramienta. Repita este procedimiento hasta tener registrados a todos los usuarios administradores que requiera la organización.


Cada Rol tiene asignada una serie de privilegios, de acuerdo a lo definido por la organización.



2. Mantenimiento de Catálogos

Usted podrá registrar y actualizar los catálogos del sistema. Estos catálogos están ligados a los expedientes de los evaluados (Inventario de Personal), así como a la administración general del sistema (Sucursales / Dependencias, Población, Estado, etc.)

A continuación se presenta el procedimiento genérico:

1. En el menú principal, haga clic en “Mantenimiento de Catálogos”.

2. El sistema por default le presentará el catálogo de “Sucursales / Dependencias”.




3. En la parte superior, usted tendrá acceso a todos los catálogos del sistema. Seleccione uno. El sistema lo desplegará automáticamente.

4. Una vez que esté visualizando un catálogo, para actualizarlo haga clic en “Agregar”

5. Registre el nuevo elemento del catálogo, de acuerdo con los datos que le pida el formulario. Haga clic en “Aceptar”




6. El sistema desplegará el catálogo actualizado. Repita este procedimiento para actualizar todos los catálogos que utilizará la organización.

IMPORTANTE: Usted podrá eliminar elementos de los catálogos SIEMPRE Y CUANDO NO ESTÉN EN USO en alguna otra parte del sistema. Usted podrá modificar los elementos del catálogo, pero se recomienda que se cuide el posible impacto que esa modificación podría tener en los expedientes de los evaluados.




3. Registro de Capacidades a Evaluar

El primer paso del proceso de Evaluación del Desempeño es registrar a los participantes en el sistema. Se hace de la siguiente manera:

1. En el menú principal, haga clic en “Catálogo de Competencias”.

2. El sistema desplegará un listado con todas las Capacidades / Competencias registradas. Escriba el nombre de la nueva Capacidad en el campo de texto. Haga clic en “Agregar”




3. El sistema desplegará un listado actualizado. Para registrar las definiciones de la capacidad que registró, haga clic en “Detalle”

4. Seleccione el tipo de capacidad que se acaba de registrar. Escriba la definición general de la capacidad. Haga clic en la pestaña “Niveles de Dominio”.




5. Registre las definiciones específicas de cada nivel de dominio de la capacidad. Haga clic en “Guardar”

6. El sistema desplegará un listado actualizado del catálogo de capacidades. Repita este procedimiento para registrar todas las capacidades que usará la organización.




4. Registro de Preguntas

Una vez que se han registrado las capacidades que se quieren evaluar, es necesario generar preguntas que permitan su medición. Para registrar estas preguntas, siga este procedimiento:

1. En el menú principal, haga clic en “Catálogo de Preguntas”

2. El sistema desplegará el banco de preguntas que esté registrado hasta el momento. Para registrar una nueva pregunta, haga clic en “Agregar”




3. El sistema desplegará un formulario para el registro de las preguntas. Indique a que Capacidad / Competencia se refiere la pregunta, así como su nivel de dominio. No olvide indicar (por medio del puntaje) cuál es la respuesta correcta. Haga clic en “Guardar y agregar nueva pregunta”. Registre de este modo todas las preguntas para la medición de la capacidad que registró previamente.




4. Para añadir una imagen a una pregunta, haga clic en el “clip”




5. En la ventana emergente, haga clic en “Examinar” para buscar la imagen que desea añadir a la pregunta.

6. Busque el archivo y selecciónelo. Haga clic en “Abrir”




7. Haga clic en “Subir Archivo”.

8. Una vez que se haya cargado el archivo, haga doble clic en la imagen. Esto incrustará la imagen en la pregunta.




9. Arrastre la imagen de modo que quede en el lugar que desee. Si la pregunta (y sus opciones de respuesta) ya está terminada, haga clic en “Guardar”

10. El sistema desplegará un banco de preguntas. Estas estarán clasificadas por capacidad.




5. Configuración de Examen

Una vez que se ha creado un banco de preguntas, es necesario configurar el examen correspondiente. Para hacerlo, siga el siguiente procedimiento:

1. En el menú principal, haga clici en “Catálogo de Exámenes”.

2. Seleccione la sucursal / dependencia para la cual se desee hacer el examen.




3. El sistema desplegará un listado de exámenes existentes (de existir alguno). Para crear un nuevo examen, haga clic en “Agregar”.

3. El sistema desplegará un formulario para la configuración del examen. Seleccione las opciones de presentación del examen que desee. Si desea incluir una introducción, seleccione la opción correspondiente y escríbala en el campo de texto. Registre también el tiempo asignado al examen.




4. Haga clic en la pestaña de “Secciones y Preguntas”. Aquí usted podrá asignar las secciones y las preguntas que contendrá el examen. Para ello, haga clic en “Agregar”.

5. En la ventana emergente, asigne un nombre a la nueva sección. Asígnele un peso dentro del examen (si es la única sección, asigne un 100%). Seleccione la capacidad / competencia que va a a ser evaluada en la sección. Seleccione su nivel de dominio y por último, seleccione el número de reactivos que contendrá esta sección (de los disponibles en el banco de preguntas que registró). También es posible crear una introducción para esta sección si así lo desea. Haga clic en “Aceptar”.




6. El sistema entonces mostrará el listado de secciones actualizado. Asigne tantas secciones como lo requiera. Asegúrese de que las secciones sumen 100%. Por último, asegúrese de que la casilla “Activo” esté seleccionada. Haga clic en “Guardar”.

7. El sistema mostrará una lista de exámenes actualizada. Repita este procedimiento para crear tantos exámenes como lo requiera.




6 Registro de Evaluados

El registro de evaluados se hace de la siguiente manera:

1. En el menú principal, haga clic en “Inventario de Personal”.

2. El sistema va a presentar un listado de las personas registradas a la fecha. Haga clic en “Agregar Persona”




3. Llene el formulario que se le presenta. Es importante recalcar que la clave CURP de la persona será el nombre de usuario del evaluado. Con ésta y con el password, el participante podrá entrar el sistema. No deje espacios sin llenar. Haga clic en “Aceptar”

4. Se le presentará el expediente del evaluado, mismo que podrá ser llenado posteriormente. Haga clic en “Aceptar”




5. El sistema le presentará un listado actualizado de los evaluados registrados. Repita este procedimiento, hasta que estén registradas todas las personas que serán evaluadas.




7. Programación de Sesión de Evaluación

Las evaluaciones de capacidades/competencias serán aplicadas por medio de sesiones de evaluación. Para programar una sesión de evaluación se debe seguir el siguiente procedimiento:

1. En el menú principal, haga clic en “Sesiones de Examen”.

2. El sistema presentará un listado con las sesiones de evaluación registradas hasta el momento. Para programar una sesión de evaluación, haga clic en “Agregar”




3. Llene el formulario que le presenta el sistema con los datos de la sesión de evaluación. Haga clic en “Guardar”

4. El sistema le presentará un listado actualizado de las sesiones de evaluación programadas. Repita este procedimiento hasta registrar todas las sesiones de evaluación que requiera.




8 InscripciónPara que una persona pueda presentar una evaluación, es necesario que se inscriba a una sesión de evaluación. Esto se hace de la siguiente manera:

Como evaluado

1. El evaluado entrará a la dirección Web que se le proporcione. Deberá escribir su CURP como clave de usuario y su password.

2. El sistema le mostrará un menú con tres opciones: modificación de su información personal (CV), cambio de password, aplicación de evaluaciones e inscripción a sesiones de examen. Haga clic la última.




3. El sistema desplegará un listado de las sesiones de evaluaciones disponibles. Seleccione la que requiera.

4. El sistema mostrará la información de la sesión de evaluación seleccionada. Para inscribirse a ella, haga clic en “Inscribir”.




5. El sistema registrará la inscripción del evaluado, y le asignará un número de folio. El sujeteo deberá presentarse a la sesión de evaluación de acuerdo a la programación de la misma. El evaluado debe repetir este procedimiento para inscribirse a todas las sesiones de evaluación que le apliquen.

Como administrador

1. En el menú principal, haga clic en “Sesiones de Examen”.




2. El sistema desplegará las sesiones de evaluación registradas hasta el momento. Seleccione alguna de ellas haciendo clic en su nombre.

3. El sistema mostrará la información de la sesión de evaluación. Haga clic en “Seleccionar Personas”.




4. En la ventana emergente, seleccione a las personas que desea inscribir en la sesión de evaluación. Haga clic en “Agregar a la selección actual”. Una vez que haya agregado a todos los evaluados que desee, haga clic en “Aceptar”.

5. El sistema desplegará la información de la sesión de evaluación actualizada, incluyendo los evaluados inscritos. El sistema mostrará el estado de la evaluación. Para generarla, haga clic en “Generar Evaluaciones No Generadas”. Finalmente, haga clic en “Guardar”. Repita este procedimiento para inscribir a todas las personas que desee a las sesiones de evaluación.




9. Evaluación de Capacidades Técnicas

De acuerdo a lo programado en las sesiones de evaluación, el evaluado deberá presentarse para realizar su evaluación de capacidades / competencias técnicas. La evaluación se hará de la siguiente manera:

1. El evaluado verá los exámenes asignados en su pantalla. El evaluado deberá hacer clic en el nombre de la prueba.

2. El sistema le presentará la introducción que se haya creado para el examen, así como las instrucciones generales para responder la evaluación. Dentro de estas instrucciones, se le notificará al evaluado el tiempo del que dispone para terminar su evaluación. Una vez que haya leido la información presentada, el evaluado deberá hacer clic en “Continuar”




3. El sistema presentará el examen de acuerdo a la configuración que se le haya asignado. El evaluado deberá contestar dentro del tiempo asignado. De lo contrario, la evaluación se cerrará.

4. Una vez que el evaluado haya terminado de responder su evaluación, deberá hacer clic en “Terminar”




10. Consulta de Resultados

Para consultar los resultados de las evaluaciones de capacidades / competencias, siga este procedimiento:

1. En el menú principal, haga clic en “Resultados de Exámenes”

2. Seleccione la sucursal / dependencia sobre la cual vaya a hacer la consulta.




3. El sistema desplegará un buscador de exámenes por fecha y estatus. Seleccione los criterios que requiera y haga clic en “Actualizar”.

4. El sistema desplegará un listado de evaluados. Usted podrá ver su estatus, examen asignado y calificación. Para acceder a un mayor nivel de detalle, haga clic en “Detalle”.




5. Usted verá en pantalla el detalle de la evaluación. Verá las puntuaciones, así como el detalle de preguntas y respuestas.




11. Administración del InventarioUna vez que las evaluaciones han sido hechas, el sistema le permite administrar y depurar el inventario de personal. Para hacerlo, siga este procedimiento:

1. En el menú principal, haga clic en “Administración de Inventario”

2. El sistema le presentará un buscador. Este buscador está alineado con los datos del expediente del personal. Establezca los criterios de búsqueda que requiera y haga clic en “Contar Personas”.




3. El sistema mostrará en la parte superior de la pantalla el número de personas que cumplen con los criterios de búsqueda que cargó.

4. Para exportar los datos de las personas encontradas a un archivo de excel, haga clic en “Exportar”. El archivo resultante podrá ser abierto o guardado en su computadora.




5. La computadora desplegará la información de la siguiente manera:

6. Si en lugar de exportar la información, usted quisiera borrarla del inventario, haga clic en “Depurar”.




7. Confirme que desea eliminar esa información del sistema.

8. El sistema confirmará que la información ha sido borrada. Repita este procedimiento hasta exportar o depurar la información necesaria.




Bitácora de Accesos al SistemaUna funcionalidad que incluye el sistema es la capacidad de consultar los accesos que se han hecho al sistema. Esto le permite al Administrador General saber quiénes han entrado a hacer cambios. Para consultar esta bitácora, siga este procedimiento:

1. En el menú principal, haga clic en “Bitácora de Accesos”

2. El sistema desplegará un buscador para la consulta.




3. Seleccione el usuario que quiere monitorear y las fechas del monitoreo. Haga clic en “Consultar”.

4. El sistema presentará una lista con las acciones realizadas por ese usuario.




5. El sistema le permite también depurar (borrar) la bitácora de accesos. Seleccione la fecha hasta la cual quiere depurar la bitácora.

6. Haga clic en “Depurar”. El sistema le pedirá que confirme la depuración de los datos. Haga clic en “Aceptar”.




7. El sistema confirmará la depuración de la Bitácora de Accesos. Repita este procedimiento hasta hacer todas las consultas / depuraciones que requiera.



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