Möjligheter och förutsättningar för bolagen N ytt Ekonomikoncept i Göteborgs Stad

Möjligheter och förutsättningar för bolagen

Nytt Ekonomikoncept i Göteborgs Stad 2013-05-21

Räddnings-tjänsten

Boplats

Bostads-bolaget

Business Region Göteborg

Familje-bostäder

Framtiden

Gatubolaget

Go:teborg&co

Got Event

GötaLejon

Grefab

Gryaab

Göteborg Energi

Göteborgs-lokaler

HIGAB

Kommunleasing

Liseberg

Parkerings-bolaget

Portgot

Poseidon

Spårvägen

Stadsteatern

Störningsjouren

Upphandlings-bolaget

Utveckling i Nordost

Hypergene

Visma Proceedo

Stadslednings-kontoret

NEKK-projektet

Syfte med dagen är att…

…skapa en bild av era möjligheter och förutsättningar för användandet av de

kommungemensamma systemen Hypergene (Nekksus), Visma Proceedo (Winst 2.0) och nytt

Ekonomisystem (???)

3NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21

Fånga frågor viktigare än att försöka besvara!

Agenda

Inledning och bakgrund

Möjligheter

Systempresentation Hypergene

Fika (ca kl 10.00)

Systempresentation Visma Proceedo

Erfarenheter

Förutsättningar

Dialog – möjligheter och förutsättningar

Avslutning

NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21 4

Stadens intentioner & kommunstyrelsen budskap


En Stad

Inköps- och Upphandlingspolicy

Kommunikations-strategi

Gemensam byggprocess

Bolagsöversynen

Några korta om verksamhetsprojektet NEKK

Ett steg i harmoniseringen av kommunens stödprocesser Startade 2009 och införs successivt 2012-2015 med kontinuerlig

överlämning till förvaltarorganisationen Ett koncept som ska stödja och matcha

- förväntad nytta- olika målgruppers behov- gemensamma lösningar

Omfattar nya modeller, arbetssätt och systemlösningar för ekonomi/verksamhetsstyrning, inköp/fakturahantering samt ekonomihantering


Konceptmålbild NEKK

7

Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)

Beställning till betalning(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Ekonomihantering(Nytt ekonomisystem)

PersonalsystemVerksamhets-system

Kvalitetssäkrad datalagring

Utdata, rapporter Analys

Beslutsstöd

BudgetPrognos

Processtöd Koncern-konsolidering

Modeller, strukturer och systemadm

Framtida behov

Mötesplatsen

Verksamhet, ekonomi, inköp, personal

Leverantör

Kund

Huvudbok

AnläggningAvtal Beställning Faktura-

hantering

Faktura-motor



NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21

Optioner

Omfattning och nyttor

8

Ekonomistyrning (Nekksus, Hypergene)

Utdata, rapporter Analys

Beslutsstöd

BudgetPrognos

Processtöd


Beställning till betalning(Winst 2.0, Visma Proceedo)

Avtal Beställning Faktura-hantering


Mer tillgänglig informationUtveckling mot önskvärda rollerUtveckla kompetens och uppmuntra eget uppföljnings-intresseEffektivare verksamhetsprocesserMinskat systemunderhåll

Ökad trygghetTidsbesparingFörbättrad styrning och uppföljningKostnadsbesparing

Effektivare verksamhetsprocesserLägre underhålls- och utvecklingskostnaderUtveckling mot önskvärda rollerN

ytto

-ef

fekt

erO

mfa

ttn

ing

N

EK

K

Sammanhållen informationsstruktur Finansiell och personell information Integrationer med ekonomi- och

personalsystem Utdata, rapporter, analysstöd Processtöd för ekonomisk

budget/prognos (inkl. personalbudget)

Förvaltarorganisation

Processer, modeller och regelverk för beställning och fakturahantering

Avtalshantering Attestflöden Ordermatchning och abonnemang Konsekvenser för leverantörs- och

avtalshantering Förvaltarorganisation

Processer, modeller och regelverk för ekonomihantering

Huvudbok, systemadministration, kundreskontra, leverantörs-reskontra, anläggningsregister

Standardiserade integrationslösningar

Förvaltarorganisation

Ekonomihantering(Nytt ekonomisystem)


Leverantör

Kund

Huvudbok

Anläggning

Faktura-motor

Optioner

NEKK:s Färdplan2012 2014 20152011 2013

FörberedelserFörberedelser PilotPilot UtrullningUtrullning


Avtal

Avtal Överlämnat


Avtal Överlämnat

FörberedelserFörberedelser UtrullningUtrullning

Beställning till Betalning (Winst 2.0)

Ekonomisystem(?)

Koncern-konsolidering(Cognos)

Ekonomi-styrning(Hypergene)

Överlämnat


UtvecklingUtveckling

Överlämnat

Agenda


Möjligheter


Fika (ca kl 10.00)


Erfarenheter

Förutsättningar


Avslutning


Stadens systemflora – nuläge

11

Ekonomistyrning

Beställning till Betalning Ekonomihantering

Horisonten RaindanceAgressoBusiness

World

VismaControl

VismaBusiness

Jeeves IFS

VismaSPCS

XXX

Hypergene MercurReal

report

Cognosplanning

Qlickview

ExcelMicrosoft

BI

VismaActit

XXX

VismaProceedo

PaletteArena

AgressoEFH

Gasell

JeevesEFH

BasWare

IFSE-faktura

Logica XXX

NEKK | Informationsträff för bolagen | 2013-05-21

Flera olika tekniska plattformar

Flera olika drifts-lösningar

Flera licenser för samma produkt

Flera olika lösningarför support

Olika grad av nyttjande av gem. ekonomitjänster

Möjligheter

Nyttjanderätt för stadens samtliga förvaltningar och bolag Ingen upphandling behövs Sannolikt lägre nyttjanderättskostnader Tillvarata tidigare erfarenheter Standardprodukter Egna anpassningar i modeller och processer Gemensam support Gemensam eller egen driftslösning (Hypergene) Molntjänst (Visma Proceedo och nytt ekonomisystem)


Agenda


Möjligheter


Fika (ca kl 10.00)


Erfarenheter

Förutsättningar


Avslutning


supporting successful decisions supporting successful decisions

Hypergene Beslutsstöd™Marknadens effektivaste beslutsstöd för verksamhetsstyrning

Göteborg 2013-05-21

Jonas LeisvikMikael Stern

supporting successful decisions

Hypergene AB


Hypergene AB

2000


Hypergene AB

> 60


Hypergene AB

Malmö

GöteborgStockholm


Hypergene AB

5 x


Exempel på referenserPRIVAT SEKTOR

OFFENTLIG SEKTOR

KOMMUNALA BOLAG

supporting successful decisions supporting successful decisions

Produkten Hypergene





Verksamhetsstyrning



Ekonomiuppföljning



Personaluppföljning



NKI - Enkätdata


Kontraktsportfölj


Rapport paket




Uppgiftshanterare



Inmatning på konto eller kontogrupper



Drivarbaserad budgetering – Antal * Pris



Underhåll utifrån timmar


Intäktsbudgetering


Underhållsprojektplanering flera år


Underhåll ett år (men med önskelista för flera år)





Verksamhetsstyrning

Rapportering i HypergeneGöteborgs Stads Parkerings AB

Marie Ideström

• Intern kontroll• Tydligare ekonomistyrning och

kostnadsmedvetenhet• Strukturerad process för budget och

prognos saknades

Varför Hypergene ?

• Förarbete‐Ny ekonomimodell definierad‐Nya planeringsprocesser definierade

• Omfattning‐Utfallsrapportering /integration med Jeeves ekonomisystem‐Budgetering‐Införandet startade september 2012‐Utfall och budget klart i systemet årsskiftet 2012/2013

• Typ av resurser‐En projektledare‐En projektdeltagare‐En applikationsexpert

Projektet

Intern kontroll

Tydligt ekonomiskt ansvar

En strukturerad process

Kvalitetssäkrade av siffror

Bättre rapporter och analysmöjligheter

Förenklad rapportering till moderbolaget

Vad har vi uppnått?

• Fler rapporter – Underlätta bokslutsprocessen– Årsredovisning

• Verksamhetsstyrning‐ Måluppföljning

Nästa steg

Agenda


Möjligheter


Fika (ca kl 10.00)


Erfarenheter

Förutsättningar


Avslutning


Fredrik Klevebring, Lennart Aronsson

VISMA COMMERCE

Om oss | Visma Commerce

Fakta•Omsätter 215 MSEK•170 anställda •Över 10 000 kunder•Ca 350 000 användare•Enbart SaaS-tjänster•Verksamhet i Sverige, Norge och Finland

•2012 hanterade vi ca 30 000 upphandlingar, 42000 anbud lämnades i våra system. Varje månad passerade över 100 000 ordrar genom systemen och vi hanterade 300 000 fakturor varje månad, varav 54% e-faktura

Affärsområden

Vi är Nordens största leverantör av inköps-, upphandlings- och anbudstjänster.

UpphandlingUpphandling

AvtalshanteringAvtalshantering

BeställningBeställning

FakturahanteringFakturahantering

Integrerad lösning från upphandling till betalningV

ism

a

Tend

Sig

n

Upphandla

re

Vis

ma

Tend

Sig

n

Upphandla

re

Vis

ma

Pro

ceed

o

Slu

tan

vändare

Vis

ma

Pro

ceed

o

Slu

tan

vändare

Fokus på användar

-vänlighet

!

Fokus på användar

-vänlighet

!

Visma Proceedo

• Utveckling, drift och tjänster kring inköp och fakturahantering

• Lösningarna är SaaS – alla kunder kör samma lösning

• Tre releaser per år

Industri

Strängnäs kommun

Exempel på Visma Proceedos kunder

Funktioner och tjänster i Visma Proceedo

ERP

Varför elektroniskt inköp?

Kostnaden för varje krona spenderad på ett inköp utanför ett

upphandlat avtal är i snitt 22% högre*Kostnaden för varje krona spenderad på ett inköp utanför ett

upphandlat avtal är i snitt 22% högre*

* Aberdeen Group, “The CFO’s View of Producrement”, Nov 2009

Besparingar Schenker 2012

*Årlig inköpsvolym i Visma Proceedo

**Antal beställningar per år i Visma Proceedo

***Antal fakturor per år i Visma Proceedo som matchats mot order eller abonnemang

http://www.visma.se/Inkop-Inkasso/Inkopssystem/Proceedo/Oversikt/

Kommunfakta nyckeltal• Över 76 000 invånare

• Ca 6 500 anställda

• 12 förvaltningar

• Expansiv kommun nära Göteborg

• Antal leverantörsfakturor 140 000

• Antal beställare 1 000

• Lev.fakturor volym 1,7 miljard

• Antal ramavtal 460

• Antal upph. per år 150

Målsättning

• Målsättning att effektivisera ALL handel genom automatisering

• Bättre inköpsprocesser / ramavtalstrohet

• målsättning är att spara 10 miljoner årligen ( < 1% )

• Bättre tidsanvändning / resursanvändning

• Ger mer tid till kärnverksamhet

• Lägre administrativa kostnader inget mål, endast bonus

• Trolig besparing var 10 miljoner årligen (100 kr per faktura * 100.000 fakturor)

• Bättre kontroll och information

• Kvalitetsförbättring / Upphandlingsunderlag

Utfall Kungsbacka Kommun 2013

• Statistik• Ca 750 ramavtalsleverantörer anslutna

• Ca 15 integrerade kataloger, 300 egenhanterade kataloger

• Ca 3800 användare varav 1000 aktiva beställare.

• Ca 6 000 order/mån

• 9 300 e-fakturor och 2400 skannade fakturor /mån (79% e-faktura)

• 73% av e-fakturorna matchar mot order eller abonnemang

• Sparar > 10 miljoner per år i form av lägre priser

• Uppskattas spara ytterligare 10 miljoner per år genom mindre administration

• Ledningen har beviljat ytterligare resurser till upphandlingsenheten

Automatiskt steg Manuellt steg

Kund – Visma Proceedo Beställning

Leverantör – Visma Proceedo Leverantörsportal

Winst 1.0 hanterar hela behovsflödet

Order

Notification of order resp.

Automatiskt steg Manuellt steg

Kund – Visma Proceedo Beställning

Info om godkänd, ändrad eller nekad order

Leverantör – Visma Proceedo Leverantörsportal

Winst 2.0 hanterar hela inköps- och fakturaflödet

Påminnelse om ei kvitterad order

Order

Orderbekräftelse

Page 69

Användaren

ser vad denne

har att

hanteraVia startsidan

finns det

möjlighet att

sprida

information till

användarna

Om en användare

delegerat sina eller

fått t rättigheter

delegerat till sig så

visa det i denna

ruta.

Page 70

Det är möjligt att

markera produkter

för jämförelse.

Page 71

Produkterna som

markeras jämförs

sida vid sida

Page 72

De produkter

som beställaren

väljer hamnar i

varukorgen. När användaren har

plockat ihop de

produkter som ska

beställas klickar

denne på ”Fortsätt”

Page 73

I och med att ordern som

skapas kan vara underlag

för ordermatchad faktura så

konteras beställningen

redan i beställningsskedet.

Page 74

Beställningen

åsätt en

fullständig

kontering

Page 75

Beställaren anger

leverans- och

fakturaadress

Beställaren kan

ange

beställningens

syfte vilket visas

för attestanten.

Beställaren skickar

beställningen

vidare genom att

klicka på skicka

Page 76

Beställningen

skickas på attest och

beställaren kan se

var i flödet

beställningen ligger.

Page 77

Attestanten kan

välja att godkänna

eller neka

beställningen.

Page 78

När beställaren tagit

emot produkterna så är

det dags att

leveranskvittera. Det är

leveranskvittensen som

gör det möjligt att

matcha en faktura mot

ordern

Page 79

Om fakturan stämmer

överens med vad som är

beställt och

leveranskvitterat så

matchar fakturan och blir

klar automatiskt

Fakturan konteras

automatiskt

baserat på

orderns kontering

Page 80

E-fakturaE-faktura

Skannad faktura

Skannad faktura

Ankomst-hanteringAnkomst-hantering

Granskning och konteringGranskning

och kontering AttestAttest

Matchning mot abonnemang

Matchning mot abonnemang

Matchning mot orderMatchning mot order

Konterings- kontroll

Konterings- kontroll

Klar-markerad faktura

Klar-markerad faktura

Slut-bokning

Slut-bokning

Ankomst-registreringAnkomst-

registrering

Winst 2.0 Fakturaflöde

Agenda


Möjligheter


Fika (ca kl 10.00)


Erfarenheter

Förutsättningar


Avslutning


Erfarenheter och framgångsfaktorer

Definiera och förankra vision och målbild

Gör nyttoeffekterna ständigt närvarande

En strukturerad projekt– och lärandeprocess med dialog och beslut

Vikten av utformningsförberedelser och införandeförberedelser

Säkerställ mottagande av resultatet (ägandeskap, förvaltarorganisation, utvecklingsområden, överlämningsstrategi, avvecklingsplan etc.)


Agenda


Möjligheter


Fika (ca kl 10.00)


Erfarenheter

Förutsättningar


Avslutning


Förutsättningar per systemlösning

Hypergene Visma Proceedo Nytt Ekonomisystem

Nyttjanderätt Hela Staden Hela Staden Hela Staden

Nyttjanderätt löptid Livslång Livslång (ensidig uppsägningsrätt 1 år)

10 år (ensidig uppsägningsrätt 2 år)

Avgift till leverantör Engångsavgift Månatlig avgift + volymbaserad avgift

Volymbaserad avgift

Driftalternativ Intraservice/Egen drift Molntjänst Molntjänst

Avgift till driftleverantör Enligt Intraservice prislista/egen drift

Ingår enligt ovan Ingår enligt ovan

Underhåll Hypergene Visma Proceedo ”Lev nytt ek.system”

Support Intraservice (2nd)Hypergene (3rd)

UHB/Intraservice (2nd)Visma Proceedo (3rd)

Intraservice (2nd)”Lev nytt ek.system”(3rd)

Avgift UH/support till leverantör

20% av engångsavgift årligen

Ingår enligt ovan Ingår enligt ovan

Avgift support till Intraservice/UHB

Ekonomimodellen TBD via ekonomimodellen TBD via ekonomimodellen

Att hantera inför och under ett införande


Staden

•Paketering av tjänster

•Finansieringsmodell(er)

•Utveckling av förvaltar-organisation(er)

•…

Bolagen

•Modell- och processutformning

•Införandeprojekt

•Övergång och avveckling

•Översyn av avtalsvillkor med nuvarande systemleverantörer

•…

Agenda


Möjligheter


Fika (ca kl 10.00)


Erfarenheter

Förutsättningar


Avslutning


Dialog om möjligheter och förutsättningar

1. Vilka möjligheter ser vi?

2. Vilka frågor behöver besvaras?

3. Vilka krav ställs på oss eller på staden som helhet?

Sitt några minuter tillsammans med dina grannar och teckna ned det väsentligaste.

Kortare summering i helgrupp.


MöjligheterFrågor

Krav

1. Vilka möjligheter ser vi?

• Kunna nyttja de avtal som finns • Slipper egen upphandling • Samma uppdateringar och releaser som staden • Nyttja Göteborgs idéer för vår organisation • Dra nytta av erfarenheter och idéer från införandet i Nekk – både vad

gäller själva projektet och utformningen av systemlösningarna• Återanvända integrationslösningar som utformats i NEKK• Använda avtal och istället kunna fokusera mer på den egna

kärnverksamheten• Ta del av och tillgodogöra oss Göteborgs Stads upphandlingsarbete

av konceptet • Samordning och kostnadseffektivitet • Gemensam drift och support (skalfördelar) • Fler användare och bättre support • Färre system • Bättre kontroll • Moderna system • Kompetensåterföring • Erfarenhetsutbyte inom ekonomi, IT och inköp • Gemensam kunskapsbank• Helhet, del av en större verksamhet • Kostnadseffektivt och• Lättare att möjliggöra en förändring • Benchmarking


• Förbättrad och utvecklad intern kontroll

• Avtalstrohet

• Förbättrad inköpsstatistik

• Effektivare inköpsprocess

• Order/fakturamatchning

• Standardisering

NEKK som helhet Specifikt Winst 2.0

• Förbättrad budgetering, planering, rapportering och uppföljning

• Bättre analys

• Snabbare beslut och effekt

• Standardisering: rapportering styrning och uppföljning

• Bättre uppföljning av verksamhetsmål

• Bättre kostnadskontroll

Specifikt Hypergene

• Mer effektiva processer (ex. bokslut)

• Standardisering

Specifikt Nytt ekonomisystem

Bruttodokumentation från dialogenBruttodokumentation från dialogen

2. Vilka frågor behöver besvaras?

• Hur ser ekonomi-/finansieringsmodellen ut?• Vad kostar det för oss?• När kan vi börja? • Hur skall vi prioritera/upprätta tidsplan?• Tidshorisont för uppstart? • Hur skall projektorganisation se ut/projektledning? • Hur tar vi oss igenom projektet? (idé checklista vad vi

behöver göra)• Möjlighet till integration med övriga/andra

beställningssystem, ex vis Fastighetssystem (reparationer, inre underhåll)? • Möjligheter till konsulthjälp (separat upphandling)? • Finansiering?• Krav på teknik? • Krävs tillgång till stadsnätet? • Hur göra vid leasingbeställning?



• Historik? (ex. Kommunleasing)• När stängs program? • Inköpsprocessen! • Hur hantera stadens process kontra verksamhetskrav? • Hur ser den långsiktig målbild kopplat till hela staden

perspektivet ut?• Hur vill vi jobba? • Vilka processer stödjer systemen? • Vilka faser behöver gås igenom i ett projekt?• Hur ser arbetsmodellen ut? • Vilka processer behöver gås igenom och hur görs detta

bäst? • Vilket regelverk gäller?• Gränssnitt Winst/Beställningsportalen? • Översyn av nuvarande system?

3. Vilka krav ställs på oss eller på staden som helhet?OSS• Översyn och utvärdering av befintliga system och

processer • Översyn av befintliga avtal i nuvarande system• Modell och processutformning viktig för att systemen ska

fungera (ex. Hypergene)• Viktigt att göra sin hemläxa• Hur involvera verksamheterna i förändringsarbetet? • Kommunikation och information internt • Skapa trygghet • Fundera igenom sin strategi relaterat till dagens system

och de möjligheter NEKK erbjuder• Avveckling av egna system


STADEN• Besvara frågan när vi kan dra igång • Tydligare kommunikation och information – vilka

möjligheter finns och när?• Prioriteringsordning/turordning för införandet; många bolag

samtidigt• Synka med styrmodell 2.0• Avveckling av gemensamma system• Tydligt kommunicera vilken styrning staden har relaterat till

användandet av NEKK-systemen, frivilligt eller obligatoriskt?• Behov av en kontaktperson för respektive system • Erfarenhetsutbyte och möjlighet att göra studiebesök • Viktigt med tillgång till bra supportfunktion (tillgänglighet

och pris) • Vi behöver veta de långsiktiga förutsättningarna • Tydliggöra erbjudandet för produkterna (inkl prismodell) • Viktigt att det är enkelt för oss att bedöma om det är ett

alternativ för oss


Agenda


Möjligheter


Fika (ca kl 10.00)


Erfarenheter

Förutsättningar


Avslutning


Avslutning

Sammanfattning och intryck från dagen

Nästa steg

•Webbenkät med kortfattade frågor om nuläge, frågeställningar och intresse

• Riktat möte till intresserade efter sommaren

• Frågor till [email protected]

• Hur-frågorna?


Documents

Möjligheter och förutsättningar för bolagen N ytt Ekonomikoncept i Göteborgs Stad