MÔN:TOÅ CHÖÙC HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN QUAÛN

LYÙTRONG DOANH NGHIEÄP

Trường Cao Đẳng Nghề Số 8 Khoa Tài Chính – Kế ToánLớp: Quản trị CTên: MSSV: CĐQT09CQT…..

•moân học Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù khoâng phaûi laø moân hoïc veà maùy tính ;

•Muïc tieâu cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù laø

• laøm theá naøo ñeå söû duïng heä thoáng thoâng tin trong caùc toå chöùc phuïc vuï cho quaù trình quaûn lyù ( nhö : quaù trình laäp keá hoaïch, toå chöùc , haïch toaùn vaø kieåm soaùt)

Theo quan ñieåm cuûa nhaø quaûn lyù1. Phaûi bieát nhieàu veà caùc heä thoáng

thoâng tin ; caùc heä thoáng thoâng tin naøy laøm ñöôïc gì?ñöôïc taïo thaønh töø nhöõng gì ?ø heä thoáng thoâng tin ñöôïc trieån khai nhö theá naøo?

2. Bieát loaïi vaán ñeà naøo coù theå giaûi quyeát baèng heä thoáng thoâng tin ; loaïi vaán ñeà naøo khoâng theå; ; loaïi vaán ñeà naøo caàn giaûi quyeát baèng moät heä thoáng thoâng tin ñaëc thuø

3. Bieát laøm theá naøo ñeå thaønh laäp moät heä thoáng thoâng tin nhaèm hoã trôï cho nhaø quaûn lyù vaø toå chöùc cuûa mình ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu ñeà ra hieäu quaû nhaát.

Noäi dung goàm caùc vaán ñeà sau

1. Baûn chaát cuûa thoâng tin vaø vieäc söû duïng thoâng tin trong caùc quyeát ñònh veà quaûn lyù

2. Vai troø cuûa heä thoáng thoâng tin trong toå chöùc doanh nghieäp

3. Caùch thöùc thu thaäp; toå chöùc ; löu tröõ vaø xöû lyù thoâng tin baèng coâng ngheä thoâng tin hieän ñaïi

4. Caùc heä thoáng thoâng tin chuyeân moân trong moät doanh nghieäp

5. Quaù trình phaân tích vaø thieát keá heä thoáng thoâng tin quaûn lyù trong doanh nghieäp .

TOÅNG QUAN VEÀ HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN

• I)- KHAÙI NIEÄM VEÀ HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN

• 1)- HEÄ THOÁNG LAØ GÌ ? • Heä thoáng laø moät nhoùm caùc

thaønh toá taùc ñoäng qua laïi laãn nhau ñeå ñaït ñöôïc moät muïc ñích .

• Ñaëc tröng cuûa heä thoáng:

1.Muïc tieâu 2.Ranh giôùi3.Moâi tröôøng4.Ñaàu vaøo5.Ranh giôùi6.Ñaàu ra

: Heä thoáng quaûn lyù

Chuû theå quaûn lyù

Ñoái töôïng quaûn lyù

Ñaàu ra Ñaàu vaøo

1. Muïc tieâu: laø lyù do cuûa söï toàn taïi vaø laø cô sôû ñeå ñaùnh giaù/ ño löôøng söï thaønh coâng cuûa heä thoáng.

2. Ranh giôùi : xaùc ñònh caùi gì naèm trong heä thoáng; caùi gì naèm ngoaøi heä thoáng .

3. Moâi tröôøng : laø moïi caùi taùc ñoäng vaøo heä thoáng hoaëc bò heä thoáng taùc ñoäng tôùi nhöng naèm ngoaøi ranh giôùi heä thoáng .

4. Ñaàu vaøo : Caùc ñoái töôïng vaät lyù vaø thoâng tin töø moâi tröôøng xuyeân qua ranh giôùi ñeå vaøo heä thoáng

5. Ñaàu ra : Caùc ñoái töôïng vaät lyù vaø thoâng tin ñi töø heä thoáng xuyeân qua ranh giôùi ñeå ra moâi tröôøng .

Ví duï : Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù : "xöû lyù ñôn haøng " Khaùch haøng Khaùch haøng

Boä phaän baùn haøng

Xöû lyù ñôn haøng

Göûi haøng hoaëc töø

choái

Ñôn haøng cuûa khaùch

haøng

•Moät heä thoáng naøo ñoù luoân laø moät phaân heä cuûa moät heä thoáng lôùn hôn noù vaø noù laïi laø moät taäp caùcphaân heä thöïc hieän caùc phaàn khaùc nhau cuûa heä thoáng.

2)- THOÂNG TIN LAØ GÌ ?

• a)- khaùi nieäm :

• Theo ñònh nghóa coå ñieån thì " thoâng tin laø söï hieåu bieát coù ñöôïc töø tín hieäu "

• tín hieäu ôû ñaây laø caùc söï kieän, soá lieäu , cöû chæ, aâm thanh, ….ñöôïc ghi nhaän ñöôïc . Tuy nhieân khaùi nieäm naøy chöa roõ ôû choå söï hieåu bieát laø gì ? coù ñöôïc laø gì ? …

• khaùi nieäm roäng hôn veà thoâng tin nhö sau :

•

•" Thoâng tin laø söï phaùt bieåu veà cô caáu cuûa moät thöïc theå maø noù giuùp ta ñöa ra quyeát ñònh hoaëc ñöa ra moät cam keát ".

Coù nhieàu quan nieäm khaùc nhau veà thoâng tin

1. Theo caùc nhaø kyõ thuaät : Thoâng tin laø baát kyø moät thoâng baùo naøo ñöôïc taïo thaønh bôûi moät soá löôïng daáu hieäu nhaát ñònh.

2. Theo caùc nhaø thoáng keâ : thoâng tin laø ñoä ño söï giaûm tính baát ñònh khi thöïc hieän bieán coá naøo ñoù ; thoâng tin chæ chöùa nhöõng döõ lieäu laøm giaûm tính baát ñònh töùc laø nhöõng thoâng tin môùi .

3. Theo caùc nhaø quaûn lyù : thoâng tin laø nhöõng thoâng baùo; soá lieäu duøng laøm cô sôû cho vieäc ra quyeát ñònh .

Theo treân coù theå chia thoâng tin ra thaønh 4 loaïi :

1. Thoâng tin coù ích : phuïc vuï cho vieäc ra quyeát ñònh

2. Thoâng tin döï tröõ: phuïc vuï cho vieäc ra quyeát ñònh sau naøy

3. Thoâng tin thöøa : khoâng phuïc vuï cho vieäc ra quyeát ñònh

4. Thoâng tin nhieåu : do ñoái thuû caïnh tranh tung ra ñeå laøm sai leäch quyeát ñònh cuûa mình .

Quaù trình hình thaønh thoâng tin

DAÁU HIEÄU THOÂNG TIN

HÌNH THAØNH TAØI LIEÄU

THOÂNG TIN SÖÛ DUÏNG

b)- Phaân loaïi thoâng tin :

• Theo moái quan heä ñoái vôùi moät toå chöùc :

• * Thoâng tin beân ngoaøi: • caùc vaên baûn phaùp cheá.• Caùc chæ thò , meänh leänh cuûa caáp

treân• Caùc höôùng daãn veà kieåm tra, thanh

tra, ñònh möùc kyõ thuaät, an toaøn .

• *Thoâng tin beân trong:.• caùc soá lieäu veà keá toaùn;taøi

chính;thoáng keâ;cung öùng; bieân cheá

• Theo chöùc naêng theå hieän :• Thoâng tin chæ ñaïo : mang

caùc chuû tröông , meänh leänh , nhieäm vuï muïc tieâu cuûa toå chöùc , taùc ñoäng ñeán hoaït ñoäng cuûa ñoái töôïng quaûn lyù.

• Thoâng tin thöïc hieän : phaûn aûnh toaøn dieän keát quaû thöïc hieän muïc tieâu ñaõ ñònh cuûa toå chöùc .

• Theo caùch truyeàn tin :• *- Thoâng tin coù heä thoáng :

truyeàn ñi theo noäi dung va thuû tuïc ñaõ ñònh trong thôøi haïn nhaát ñònh ; goàm :

• caùc baùo caùo thoáng keâ ñöôïc duyeät .

• thoâng tin veà tình hình hoaït ñoäng haøng ngaøyhoaëc 10 ngaøy cuûa toå chöùc .

• *-Thoâng tin khoâng coù toå chöùc : truyeàn ñi khi coù söï kieän ñoät xuaát naûy sinh trong quaù trình hoaït ñoäng, ngaãu nhieân, taïm thôøi, caàn coù söï can thieäp cuûa caáp treân .

Theo phöông thöùc thu nhaän vaø xöû lyù :

– Thoâng tin khoa hoïc kyõ thuaät

– Thoâng tin thu nhaän tröïc tieáp trong quaù trình saûn xuaát kinh doanh

• Theo höôùng chuyeån ñoäng • Thoâng tin chieàu ngang : noái caùc

chöùc naêng quaûn lyù cuûa moät caáp• Thoâng tin leân : höôùng töø caáp

döôùi leân theo caùch toång hôïp daàn.• Thoâng tin xuoáng : höôùng töø treân

xuoáng döôùi theo caùch chi tieát hoùa daàn

• Theo soá laàn gia coâng :1. Thoâng tin sô caáp : coù söï

theo doõi; ghi cheùp tröïc tieáp.2. Thoâng tin thöù caáp : ñöôïc

cheá bieán töø thoâng tin ban ñaàu vaø thoâng tin trung gian.

• Theo yù ñònh cuûa ñoái thuû

• Thoâng tin giaû• Thoâng tin thaät• Thoâng tin phoùng ñaïi .

3)- KHAÙI NIEÄM THOÂNG TIN QUAÛN LYÙ

• Thoâng tin quaûn lyù laø nhöõng tín hieäu môùi, ñöôïc thu nhaän, ñöôïc caûm thuï vaø ñöôïc ñaùnh giaù laø coù ích trong vieäc ra quyeát ñònh hoaëc giaûi quyeát moät nhieäm vuï naøo ñoù trong quaûn lyù .

QUAÙ TRÌNH THOÂNG TIN QUAÛN LYÙ

Tín hieäu Thu nhaän Caûm thuï Ñaùnh giaù Söû duïng thoâng tin

4)- Ñaëc ñieåm cuûa thoâng tin quaûn lyù :

1. Thoâng tin khoâng phaûi laø vaät chaát, nhöng khoâng toàn taïi ngoaøi vaät chaát töùc laø vaät mang tinñoù laø taøi lieäu, soá lieäu, saùch , baùo, hình aûnh …

2. Thoâng tin trong quaûn lyù coù soá löôïng lôùn, coù nhieàu moái quan heä ; vì vaäy moãi ngöôøi, moãi heä thoáng ñeàu coù theå trôû thaønh moät trung taâm thu phaùt thoâng tin .

3. Thoâng tin phaûn aûnh traät töï vaø caáp quaûn lyù .

4. Thoâng tin mang tính hoäi nhaäp thoâng qua caùc sieâu xa loä thoâng tin; caùc maïng thoâng tin lôùn cuûa caùc nöôùc; taäp ñoaøn ….

Thôøi gian möùc chi tieát nguoàn chaéc chaén taàn soá

Chieán löôïc Chieán thuaät Quaûn lyù

Taùc nghieäp

Daøi haïn toùm taét ngoaøi Φ chaéc baát thöôøng Hieän taïi chi tieát trong chaéc chaén th xuyeân

5)- Yeâu caàu cuûa thoâng tin quaûn lyù :

1. Thích hôïp :2. Kòp thôøi3. Chính xaùc4. Heä thoáng; toång hôïp; ñaày

ñuû; coâ ñoïng vaø logic.5. Coù yeáu toá baát ngôø 6. Coù tính kinh teá

6)- Vai troø cuûa thoâng tin quaûn lyù :

1. Thông tin là ñoái töôïng lao ñoäng cuûa caùn boä quaûn lyù noùi chung vaø laõnh ñaïo noùi rieâng

2. Thoâng tin quaûn lyù laø coâng cuï quaûn lyù

3. Thoâng tin laø daáu hieäu phaûn aûnh caáp ñoä cuûa heä thoáng quaûn lyù.

thoâng tin töø ngoaøi thoâng tin quyetá ñònh ñaàu vaøo nhieãu ñaàu ra

MOÁI LIEÂN HEÄ THOÂNG TIN TRONG HEÄ THOÁNG

CHUÛ THEÅ QUAÛN LYÙ

ÑOÁI TÖÔÏNG QUAÛN LYÙ

II- HEÄ THOÁNG THOÂNG TIN QUAÛN LYÙ TRONG DOANH

NGHIEÄP • 1.Khaùi nieäm heä thoáng

thoâng tin• Heä thoáng thoâng tin laø moät

nhoùm caùc thaønh toá taùc ñoäng laãn nhau ñeå taïo ra thoâng tin

• Heä thoáng thoâng tin toái thieåu bao goàm : con ngöôøi; quaù trình vaø döõ lieäu

•Con ngöôøi theo caùc quaù trình ñeå xöû lyù döõ lieäu taïo ra thoâng tin

•Döõ lieäu laø söï ghi nhaän caùc soá lieäu cuûa caùc quan saùt; döõ lieäu ñöôïc xöû lyù ñeå taïo ra caùc baùo caùo lieân quan ñeán thöïc tieån naøo ñoù .

2)-heä thoáng thoâng tin quaûn lyù :

• laø heä thoáng thoâng tin nhaèm cung caáp thoâng tin cho caùc nhaø quaûn lyù ra quyeát ñònh

• Thaønh phaàn quan troïng nhaát cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù laø :

1. döõ lieäu-thoâng tin ;2.quaù trình quaûn lyù;3.nhaø quaûn ly

• döõ lieäu vaø thoâng tin, döõ lieäu laø ñaàu vaøo vaø ñaàu ra laø thoâng tin cung caáp cho nhaø quaûn lyù ra quyeát ñònh ; ñeå xöû lyù ñöôïc döõ lieäu vaø cung caáp thoâng tin toát cho nhaø quaûn lyù caàn phaûi döïa treân quaù trình quaûn lyù vaø toå chöùc . Vai troø cuûa nhaø quaûn lyù trong heä thoáng thoâng tin quaûn lyù laø tích cöïc; laø ngöôøi ñaët ra caùc yeâu caàu ñeå caùc chuyeân gia heä thoáng thoâng tin thieát keá moät heä thoáng thoâng tin cho hoï ñeå ñaït muïc tieâu cuûa quaù trình quaûn lyù ñeà ra

•Tröôùc ñaây khoâng coù maùy tính ( maùy tính, maùy vi tính, coâng ngheä thoâng tin…) cuõng ñaõ coù heä thoáng thoâng tin quaûn lyù trong doanh nghieäp .

• Tuy nhieân, trong thôøi ñaïi cuûa coâng ngheä thoâng tin ngaøy nay vieäc löu, truyeàn, xöû lyù döõ lieäu khoâng phaûi treân maùy tính chaéc chaén khoâng coù hieäu quaû baèng coù maùy tính.

• Neân ngaøy nay khi ñeà caäp ñeán heä thoáng thoâng tin - heä thoáng thoâng tin quaûn lyù thì moïi ngöôøi ñeàu cho raèng phaûi laø heä thoáng thoâng tin treân maùy tính thì môùi thích hôïp.

coù theå phaùt bieåu :

• " heä thoáng thoâng tin quaûn lyù laø moät heä thoáng goàm caùc thieát bò(phaàn cöùng, phaàn meàm,… ); con ngöôøi ( ngöôøi chuyeân moân veà heä thoáng thoâng tin , nhaø quaûn lyù ,…) ; döõ lieäu - thoâng tin vaø caùc qui trình; toå chöùc nhaèm cung caáp thoâng tin cho caùc nhaø quaûn lyù ra quyeát ñònh "

hay coù theå noùi :

• " heä thoáng thoâng tin quaûn lyù treân maùy tính ( hay heä thoáng thoâng tin quaûn lyù tin hoïc hoaù ) laø heä thoáng thoâng tin bao goàm con ngöôøi, caùc quy trình, döõ kieän, chöông trình vaø caùc maùy tính nhaèm cung caáp thoâng tin cho caùc nhaø quaûn lyù ra quyeát ñònh "

• Caùc quy trình laø caùc chæ thò cho con ngöôøi • coøn chöông trình laø caùc chæ thò cho maùy

tính .

Vai troø cuûa maùy tính trong vieäc taïo ra thoâng tin :

1. laø moät kho döõ kieän vaø coâng cuï truy xuaát - theo caùch naøy maùy tính hoaït ñoäng nhö moät ngöôøi quaûn thuû thö vieän döõ kieän.

2. Coù theå cung caáp caùc khaû naêng xöû lyù cho vieäc taïo ra thoâng tin

3. Laø moät coâng cuï giao tieáp ñeå thu nhaän döõ kieän hay thoâng tin töø caùc maùy tính khaùc .

4. Trình baøy thoâng tin theo yù ñoà cuûa nhaø quaûn lyù ( baûng , bieåu ñoà, baùo caùo …)

3)- Vai troø cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù trong

doanh nghieäp • Muïc tieâu cuûa heä

thoáng thoâng tin quaûn lyù laø laøm theá naøo ñeå söû duïng heä thoáng thoâng tin trong caùc toå chöùc phuïc vuï cho quaù trình quaûn lyù .

3)- Vai troø cuûa heä thoáng thoâng tin quaûn lyù trong doanh nghieäp

Heä thoáng ñieàu khieån

Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù

Heä thoáng thöïc hieän

Moâi tröôøng

VaøoRa

Ba heä thoáng trong moät toå chöùc

Nhö vaäy heä thoáng thoâng tin quaûn lyù laø moät yeáu toá caáu thaønh cuûa moät toå

chöùc • Nhieäm vuï cô baûn cuûa HTTT quaûn lyù trong toå chöùc

laø hoã trôï cho vieäc ra caùc quyeát ñònh vaø giuùp cho caùc nhaø quaûn lyù thöïc hieän caùc chöùc naêng cuûa quaûn lyù

• Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù cung caáp caùc thoâng tin , döõ lieäu caàn thieát, giuùp caùc nhaø quaûn lyù laäp keá hoïach; toå chöùc boá trí vieäc söû dung caùc nguoàn löïc ñang vaø seõ coù

• moät caùch toái öu nhaát; thöïc hieän caùc chöùc naêng chæ ñaïo vaø kieåm ra , kieåm soùat caùc hoïat ñoäng cuûa toå chöùc .

• Ngoøai ra noù coøn trang bò cho caùc nhaø quaûn lyù caùc phöông phaùp, kyõ thuaät môùi rong xöû lyù,phaân tích vaø ñaùnh giaù.

Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù trôû thaønh moät thaønh phaàn cô baûn cuûa moät toå chöùc ; giöõ vai troø quan troïng trong thaønh coâng cuûa hoïat ñoäng quaûn lyù ñieàu haønh cuûa moät toå chöùc

Vai troø của HTTTQL thể hiện:1.Trong giai ñoaïn laäp keá hoaïch

2.Trong quaù trình toå chöùc

3.Trong quaù trình kieåm soaùt

• Trong giai ñoaïn laäp keá hoaïch :• Quaù trình laäp keá hoaïch laø quaù trình xaùc

laäp muïc tieâu; xaùc ñònh caùc nguoàn löïc vaø caùch thöùc ñaït ñöôïc muïc tieâu ñoù . Muc tieâu ñeà ra phaûi ñöôïc cuï theå hoaù baèng caùc chæ tieâu vaø caùc chæ tieâu naøy phaûi ño löôøng ñöôïc.

• Ñeå ñaït ñöôïc muïc tieâu daøi haïn ño,ù nhaø laõnh ñaïo caàn coù nhieàu thoâng tin veà töông lai vaø nhöõng thoâng tin hieän taïi ; thoâng tin töông lai phuï thuoäc vaøo kieán thöùc , trình ñoä, kinh nghieäm cuûa nhaø quaûn lyù coøn heä thoáng thoâng tin quaûn lyù cung caáp caùc thoâng tin hieän taïi ( chuû yeáu töø coâng ty,doanh nghieäp , moät phaàøn ít töø beân ngoaøi ) vaø döïa vaøo ñoù coù theå döï baùo cho töông lai .

• Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù coøn coù theå giuùp laäp keá hoaïch toái öu laøm theá naøo ñeå ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu .

•Trong quaù trình toå chöùc :• Quaù trình toå chöùc laø quaù trình

phaân chia coâng vieäc ra thaønh nhieàu phaàn vieäc khaùc nhau vaø phoái hôïp caùc phaàn vieäc ñoù ñeå hoaøn thaønh moät hoaëc nhieàu muïc tieâu. Heä thoáng thoâng tin quaûn lyù giuùp toå chöùc phaân coâng coâng vieäc cho caùc nhoùm ngöôøi vaø thieát laäp moät tieán ñoä thöïc hieän chung nhaèm ñaït hieäu quaû cao nhaát, toái öu nhaát .

• Trong quaù trình kieåm soaùt :• Kieåm soaùt laø quaù trình quan saùt

hoaït ñoäng coâng vieäc , so saùnh keát quaû thöïc hieän vôùi muïc tieâu döï tính ( keát quaû döï ñònh ñaõ löôïng hoaù) vaø söûa chöõa khi caàn thieát. Nhö vaäy, Vaán ñeà kieåm soaùt lieân quan ñeán :• * muïc tieâu hoaëc tieâu chuaån

ñaõ ñöa ra • * quan saùt vaø ño löôøng hoaït

ñoäng cuûa coâng vieäc• ( thu thaäp soá lieäu trong quaù trình

toå chöùc thöïc hieän ) • *phaûi coù caùch söûa chöõa khi

thöïc teá sai leäch so vôùi keá hoaïch.