Hoe goed plant uw organisatie?

Personeelsplanning gaat over het bereiken van

doelstellingen op de gebieden kostenbeheersing,

kwaliteit en tevredenheid. Een duidelijke visie,

organisatiecultuur en inbedding van het planproces

bepalen uw succes. Hoe tevreden bent u over de

resultaten?

Organisaties worden steeds vaker genoodzaakt

personeel efficiënter in te zetten om daarmee de

organisatie financieel gezond te houden of te maken.

In dienstverlenende organisaties zijn 70-80% van de

kosten personeel gerelateerd. Dit alleen al vraagt om

effectieve en efficiënte, zo niet optimale,

personeelsinzet.

Optimale planning

En daar ligt direct ook de kern van de vraag, wanneer

is planning optimaal? Vanuit WFM (Workforce

Management) kennen we verschillende krachten die

van invloed zijn op de planning en is het een continu

balanceren tussen de eisen van de klant, de

organisatie, wetgeving en niet in de laatste plaats de

medewerker. Kostenbeheersing, kwaliteit en

tevredenheid als centrum van de planning. Om dit

meetbaar te maken wordt in veel gevallen HR

Metrics gebruikt (zie kader); om zo de planning te

kwantificeren en te kwalificeren. Het betreft dan HR

Metrics data over inzet, financiën, verzuim,

contractgegevens, loonsom en rechtensaldi. Dit zegt

echter weinig over de kwaliteit van de planning noch

over de tevredenheid van de medewerkers, laat

MONACO Academy® whitepapers

Kwaliteit meten met De Delta Pi score

HR Metrics is het proces om kwantitatieve HR

data (zoals ken- en stuurgetallen) en overige HR

data (zoals survey data uit engagement- en

werknemers-tevredenheids-onderzoeken) te

verzamelen en te rapporteren.

HR Analytics gaat een stap verder en gebruikt

strategisch belangrijke HR Metrics gegevens

i.c.m. bestaande bedrijfsdata (zoals omzet,

productiviteit, enz.) om verbanden en inzichten te

verkrijgen in de HR praktijken en processen

binnen de organisatie.

Metrics vs Analytics (Bron: Kirkman Company)

staan iets over het verbeter-potentieel van de

planning. Daarnaast zegt HR Metrics alleen iets over

de huidige situatie en niet zozeer over de

mogelijkheden en kansen in de toekomst.

Om optimale personeelsinzet te kunnen bepalen en

meetbaar te maken is meer nodig.

Big Data en HR Analytics

Continu inzicht in verbetermogelijkheden is de

primaire behoefte vanuit WFM oogpunt. Hiervoor is

een compleet beeld nodig over het wat, hoe en

waarom van de planning, met daarin meegenomen

de doelstelling en ambitie van de organisatie

uitgezet in de tijd. In hoeverre kan een organisatie

zijn doelstellingen en ambitie op het gebied van inzet

van personeel meten en verbeteren?

Welke veranderingen/verbeteringen in de planning

zijn mogelijk, wat is het verbeterpotentieel?

De laatste ontwikkelingen binnen HR komen uit de

hoek van HR Analytics en Big Data.

HR Analytics: gaat om de waarde meting en de

verbanden en verbeteringen tussen de HR praktijken

en processen.

Big Data: geeft de mogelijkheid om gegevens te halen

uit een veelvoud van informatie, informatie waar

eerst niets of weinig mee werd gedaan.

Voor WFM heeft dit uiteindelijk geresulteerd in de

standaard WFM-score Delta Pi.

Delta Pi score

De Delta Pi score is dé graadmeter van personele

inzet binnen de organisatie. Hoe efficiënt en

kwalitatief wordt gepland?

De Delta Pi score is het resultaat van een

kwantitatieve analyse van de planningsgegevens

(data) op een reeks sleutel indicatoren (KPI’s). De

score drukt uit hoe ver de organisatie is verwijderd

van de maximaal haalbare efficiëntie waarbij de

kwaliteit blijft gewaarborgd. Per sleutel indicator kan

worden aangegeven hoe zwaar deze moet wegen.

Daarnaast worden de eigen doelstellingen van de

organisatie meegenomen in de waarde-berekening.

Figuur: Delta Pi KPI scoreboard

Een voorbeeld is het maximaal gewenste percentage

aan verzuim als uitgangspunt van de waardemeting.

De te bereiken score is echter altijd 100% ofwel een

10. Door de meting periodiek uit te voeren wordt

exact zichtbaar hoe succesvol uw personeel wordt

ingezet en in hoeverre verbeteringen zijn

doorgevoerd en waar nog kansen liggen.

Omdat de Delta Pi gebaseerd is op de analyse van Big

Data is planning in een geautomatiseerd systeem een

vereiste. De Delta Pi is daarmee een volledig

objectieve meting in tegenstelling tot kwalitatieve

evaluaties en fysieke meetmomenten.

De standaard Delta Pi KPI’s

De Delta Pi score kent 10 onderliggende KPI’s:

10 Delta Pi KPI’s

1. Flexrato: het percentage van flex en inleen t.o.v.

de vaste bezetting.

Hoewel in Nederland Workforce Management (WFM)

nog relatief in de kinderschoenen staat is in de

Verenigde Staten dit een vast onderdeel van HRM, en in

veel gevallen een vaste pijler in het integrale

bedrijfsproces (bron: Gartner 2012). Het plannen vanuit

een traditionele aanpak met een continu rooster

verschuift naar een vraag-gestuurde oriëntatie planning.

Forecasting en sturen op planresultaten zijn nu een

essentieel onderdeel voor een optimale planning.

Workforce Management (WFM)

2.Capaciteitsplanning effectiviteit in gebruik en

geld: in hoeverre wordt gestuurd op

capaciteitsbezetting binnen de organisatie? Wat is

de kwaliteit van de inzet?

3. Planproces lange termijn: kenmerken van het

planproces over een lange planperiode. Op welke

manier komen de roosters/planningen tot stand?

4. Planproces korte termijn: planning over

maandperiode. Wanneer wordt het systeem

gebruikt en hoe wordt geroosterd en met

dagsturing omgegaan?

5. Kwaliteit van planning: analyse van de

effectiviteit van het planproces op

organisatieniveau en functies, zowel organisatie-

breed als op planner en detail niveau.

6. Deelnemers planproces en gebruik: aantal (en

functies van) deelnemers binnen het planproces,

activiteit en effectiviteit hiervan.

7. Kwaliteit basisroosters en diensten: het gebruik

van basis dienstcodes op organisatie en

afdelingsniveau en de handmatige afwijkingen

hiervan

8.Ziekteverzuim: percentage verzuim per periode,

per organisatieonderdeel en de betekenis hiervan.

9. Verlofplanning: analyse van de ingeplande

verlofdiensten op verschillende organisatorische

onderdelen binnen verschillende tijdseenheden

(maand/jaar).

10. FTE Benutting: analyse van de verhouding

tussen het aantal FTE’s , de contractformaties en

de werkelijke benutting daarvan.

Wat betekent deze score nu?

De Delta Pi is een samengesteld gewogen cijfer over de

genoemde 10 KPI’s. Elk van deze KPI’s hebben een

eigen waardering, wederom in een cijfer, vergelijkbaar

met een schoolrapport, met daarbij een algemeen

gemiddelde als totaal cijfer, de Delta Pi score.

En hier zit tevens de kracht; door de verschillende

onderzoekgebieden (KPI’s), waarbij de doelstellingen

van de organisatie als uitgangspunt dienen, vormt de

Delta Pi score een uniek inzicht in de stand en kwaliteit

van het planproces. Delta Pi maakt het tevens mogelijk

om intern te benchmarken tussen (vergelijkbare)

afdelingen, maar ook tussen vergelijkbare organisaties.

De Delta Pi score is onmisbaar bij het

professionaliseren van WFM. Het is een objectieve

input voor een effectieve, gerichte roadmap WFM

waarbij de organisatie bepaalt waar de meeste urgentie

ligt, meetbaar en concreet toepasbaar.

De inzet van Delta Pi verspreidt zich snel in diverse

sectoren. In de zorg wordt zelfs al gesproken over Delta

Pi als landelijk benchmark instrument.

Ervaring Delta Pi

Emma Beaujon - Directeur Zorgpalet:

“De Delta Pi geeft gedetailleerd inzicht in hoe wij

plannen en waar de verbeterkansen liggen. Ten

opzichte van onze BI tool geeft de analyse

gedetailleerde planningsinformatie en inzicht in

de werkwijzen. De uitkomst is een belangrijke les,

die ik iedere organisatie kan aanbevelen.”

Tot slot

Met de relatief nieuwe Delta Pi score wordt WFM

objectief meetbaar en liggen doelstellingen en

veranderpotentieel binnen handbereik. De Delta Pi

hoort dan ook in een moderne bedrijfsvoering en

planningsproces waarin verantwoordelijkheid,

zelfsturing en meetbaar resultaat centraal staan.

De Monaco Academy is het instituut voor MONACO

gebruikers en andere planners. Optimale planning is

niet alleen mogelijk door juist gebruik van MONACO,

maar ook door gedegen kennis van het planproces. De

Monaco Academy is opgericht met als doel de

continuïteit en verdieping van kennis met betrekking

tot planning te borgen. www.monacoacademy.nl

Monaco Academy