MONOGRAFÍA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE

UNIVERSIDAD APEC

-UNAPEC-

Escuela de Graduados Maestría Gerencia y Productividad

Propuesta para un “Sistema de inventario” para efic ientizar la productividad: Caso de estudio. (Empresas Manufactu reras).

MONOGRAFÍA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE Maestría en Gerencia y Productividad

Preparado Por:

Ignacia Rodríguez 2007-2484

Asesor:

Lic. Edmundo Morel

Santo Domingo, D. N. Diciembre, 2009

ESQUEMA DEL CONTENIDO Página (s)

CAPITULO 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 Introducción 1

1.2 Planteamiento del problema 6

1.3 Formulación del problema 7

1.4 Sistematización del problema 8

1.5 Objetivos

1.5.1 Objetivo General 9

1.5.2 Objetivo Específicos 9

1.6 Delimitación 10

1.7 Justificación 10

1.8 Aspectos metodológicos 11

CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1 Evolución histórica de los inventarios 12

2.2 Conceptos 13

2.3 Objetivos 16

2.4 Funciones de los inventarios 17

2.5 Ventajas y desventajas 18

2.6 Tipos de inventarios 20

2.6.1 Los Inventarios de anticipación 21

2.6.2 Cíclico o del tamaño del lote 21

2.7 Modelos de inventarios 22

2.7.1 Demanda independiente 24

2.7.2 Demanda dependiente 26

2.8 Importancia en las organizaciones 27

2.9 Análisis ABC 27

2.10 Consideraciones de los costos 30

2.11 Incidencia de la logística en los inventarios 31

2.12 Fluctuación 33

2.13 Transportación en tránsito 34

2.14 Trabajo en proceso 36

2.15 Inventario justo a tiempo 36

2.16 Programa maestro de la producción 37

2.17 Desarrollo del plan de inventarios 39

2.18 Planificación del presupuesto de los inventarios 41

2.19 Organización del departamento de compras 42

2.19.1 Objetivos de compras 43

2.19.2 Técnicas y métodos de compras 44

2.20 Registros de inventarios 46

2.21 Control de materiales 49

2.21.1 Función del control de materiales 50

2.22 Manejo y seguridad de almacenes 50

2.23 La informática aplicada al manejo de inventarios 51

CAPITULO III

RESULTADOS Y DISCUSION

3.1 Generalidades de la compañía JMS INDUSTRIES 55

3.2 Distribución del espacio físico 56

3.3 Distribución en el área de almacén 59

3.4 Adquisición de materias primas y suplidores 60

3.5 Proceso de corte 62

3.6 Opciones para el diseño de un sistema de inventario 62

3.6.1 Programación maestra de la producción 63

3.6.2 Planeación detallada de los materiales 65

3.6.3 Opciones de la planta de fabricación 66

3.7 Situación actual del sistema de inventario en JMS

INDUSTRIES 69

3.8 Propuesta de un sistema de inventario 69

3.9 Factibilidad del sistema propuesto 71

CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 Conclusiones 73

4.2 Recomendaciones 75

BIBLIOGRAFÍA

CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Introducción

Los empresarios, administradores e ingenieros han reconocido desde hace

mucho tiempo que un buen control de inventarios es crucial en las

organizaciones empresariales. Las exigencias de la competencia global, los

estándares de productos de categoría mundial y la mayor participación del

cliente en el diseño de los productos han contribuidos a que los mismo

comprendan la administración integral de los inventarios y los apliquen

adecuadamente.

Mediante esta investigación científica se determino que el inventario ha llegado a

representar el 40% del activo fijo de las empresas. También se descubrió una

diferencia existente entre el inventario físico y el que se encuentra en registro

dentro del departamento de almacén en JMS INDUSTRIES. A estos problemas

se le suma la capacidad insuficiente de la planta y la ineficacia del sistema de

inventario utilizado por dicha empresa.

Tales inconvenientes justifican que esta investigación se elabore una propuesta

para JMS INDUSTRIES cuente con un sistema de inventario ajustado a las

exigencias modernas, basado principalmente en el control estricto de las

entradas y salidas de los componentes y materias primas.

2 CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Por lo tanto, su importancia radica en dar a conocer a mencionada empresa un

efectivo sistema de inventario basado no sólo en la automatización, sino más

bien en el control y factibilidad del mismo; para así poder obtener de él una

reducción en los costos de la compañía.

Además, se pretende encontrar un equilibrio entre la inversión del inventario y

los noveles de servicio al cliente, evitando así clientes insatisfechos a causas de

faltas frecuentes de materiales o materias primas e irregularidades en los

tiempos de entrega.

En el desarrollo de esta investigación científica, se analizan de forma general

los inventarios; el cual abarca la evolución histórica, sus conceptos y objetivos;

funciones del inventario; importancia dentro de las organizaciones; sus

beneficios y problemas; el análisis ABC; las consideraciones de los costos; y la

incidencia de la logística en los inventarios.

Los inventarios pueden definirse como cualquier capital o bienes almacenados

que se utilizan para satisfacer las necesidades actuales y futuras de los clientes;

ya sean de materias primas, de trabajo en proceso o de productos terminados.

En sentido general, buscan elevar el rendimiento; contestar la pregunta de

cuándo y cuanto ordenar; encontrar la estabilidad entre los costos de adquisición


y almacenamiento; así como manejar el flujo de materiales mediante recursos

técnicos como software y hardware.

Los inventarios existen además para proporcionar ventajas de los descuentos

por cantidad; proteger a la compañía de la inflación; protegerse así mismo del

inventario agotado, el cual ocasiona problemas de calidad o entregar tardías.

Además, los inventarios permiten que las operaciones mantengan con

periodicidad mediante el empleo del inventario de “Trabajo en proceso”.

Sin embargo, la mayoría de las empresas encuentran que en un pequeño

número de artículos esta la parte principal del valor invertido; por lo tanto, es

aconsejable clasificarlo de acuerdo a su valor, procedimiento al que en general

se conoce como análisis ABC.

La técnica ABC controla con especial cuidado los artículos de clase A y B. la

clase A son artículos de valor y constituyen el 75% del valor total de inventario.

La clase B está formada por artículos de menos valor y representan del 10% al

15% del inventario. Sin embargo, los artículos de clase C están formados por

materiales de bajo valor, cuyo volumen es del 5 al 10% del valor del inventario;

pero forman del 60 al 65% de los artículos en inventarios.


Por otra parte, se dan a conocer en el desarrollo del marco teórico la

clasificación funcional de los inventarios, los cuales son los inventarios de

participación, el cíclico o el del tamaño del lote; fluctuación; transportación en

tránsito; materias primar y refacciones; trabajo en proceso y el inventario justo a

tiempo

Las empresas que desean responder al mercado con tiempo de entregas breves

y minimizar los desperdicios con frecuencia adoptan el justo a tiempo pues

ayuda a subdividir el desperdicio, energía, material y errores.

Además, existen 2 tipos de modelos de inventarios: uno con demanda

independiente que se aplica para clientes internos y externos; y los inventarios

con demanda dependiente que incluye a los proveedores, materias primas,

componentes, artículos terminados y los centros de distribución.

El programa maestro de la producción; es en particular, un sistema de inventario

con demanda independiente que resuelve los compromisos entre la fabricación y

mercadotecnia, utilizando para ellos la capacidad de la planta.

En otro orden de ideas, toda compañía debe mantener un control estricto de

componentes y materias primas, el cual requiere de la coordinación con varios

departamentos de la empresa, tales como ingeniería, contabilidad, finanzas,


ventas, entre otros. Por tal razón, esta investigación abarca todo lo concerniente

a la planificación y control de los inventarios como son el desarrollo del plan

para los inventarios, la planificación del presupuesto; la organización del

departamento de compra, el cual incluye objetivos, técnicas y métodos de las

mimas; el registro de inventarios; el control de los materiales; manejo y

seguridad de los almacenes; así como la informática aplicada al manejo del

inventario.

El desempeño de la administración del inventario se mide en base al servicio del

cliente y a la inversión del mismo. El hecho de que un inventario sea un activo

empleado para lograr los objetivos de una organización, ósea un pasivo,

depende en gran medida de su administración.

La disponibilidad de los datos, el control de los materiales, la seguridad de los

almacenes, las técnicas y métodos de compras, el efecto de las decisiones de

los resultados, las interrelaciones entre los resultados medidos y las utilidades;

así como la productividad; influye en la selección de las mediciones del servicio

a los clientes.

Finalmente este estudio abarca las informaciones obtenidas del JMS

INSDUSTRIES, las cuales reflejan la necesidad de introducir mejoras continuas

en sus sistema de inventario; en la actualidad, dicha empresa atraviesa por una


situación de precariedad en cuanto al sistema de registro, así como al conteo de

la materia prima almacenada. Dicha propuesta expone las generalidades de

mencionada compañía, la distribución de su espacio físico y del área de

almacena si también como la adquisición de materias primas, suplidores y el

proceso de corte.

La propuesta de esta investigación esta orientada a resolver básicamente el

problema del mal manejos de las informaciones, así como de tratar de corregir

las fallas encontradas una vez que se implementen dichas mejoras.

Dentro de las opciones para el diseño del sistema de inventarios para la

empresa JMS INDUSTRIES, están la programación maestra de la producción, la

planeación detallada de los materiales, y las opciones de la planta de

fabricación, las cuales se definirán en el desarrollo de este estudio. También se

expone la situación actual del sistema de inventario en JMS INDUSTRIES y la

factibilidad del sistema propuesto por la autora.

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Es evidente que un buen control en el sistema de inventarios de una empresa

manufacturera es crucial en las organizaciones administrativas. Las exigencias

de la competencia global, los estándares de productos de categoría mundial y la


mayor participación del cliente en el diseño de los productos contribuyen a la

organización integral de los inventarios. Sin embargo, las utilidades de un

inventario mal administrado sobrepasan los costos de mantenimiento; los cuales

involucran todos lo bienes y materiales utilizados en los procesos de fabricación

y distribución como son, las materias primas, los componentes, los subemsables

y productos terminados; así como los diversos abastecimiento requeridos en los

procesos de producción y distribución.

Por tal razón, en toda empresa textil se hace necesario de un inventario

apropiadamente administrado; el cual busca proporcionar ventajas elevando el

rendimiento, encontrando la estabilidad entre el costo de adquisición y

almacenamiento; así como manejar el flujo de materiales mediante recursos

técnicos como software y hardware. Además, los inventarios permiten que las

operaciones se mantengan con periodicidad mediante el empleo del inventario

“trabajo en proceso”

1.2 FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Existe en la empresa JMS Industries, zona franca de Haina un buen control de

inventarios? ¿Conocen los empresarios, administradores, contadores e

ingenieros de esta empresa las consecuencias de poseer diferencias entre el

inventario físico y el que se encuentra en registro? ¿Es posible elaborarles un


sistema de inventario basado principalmente en el control estricto de las

entradas y salidas de los componentes y materias primas?

1.3 SISTEMATIZACION DEL PROBLEMA

• ¿Que aporte proporcionaría nuevas técnicas de reingeniería a la empresa

manufacturera JMS Industries?

• ¿Influye de manera directa las condiciones físicas y ambientales de las

plantas?

• En el proceso de decisiones y planeación de la empresa, ¿Que papel

juegan los empresarios y gerentes de la compañía?

• En el mismo orden, ¿Que perspectiva reflejan el comité administrativo

frente a posibles cambios? ¿Existe buena disposición entre ellos de

mejorar la calidad de sus servicios?

• ¿Proporcionara realmente este nuevo sistema de inventario soluciones

verdaderas?

• ¿Será posible el aporte documental de los diferentes departamentos para

la recopilación de datos?


1.4 OBJETIVOS

1.5.1 OBJETIVO GENERAL

• Elaborar una propuesta para un sistema de inventario para la

empresa JMS Industries de Haina, el cual permita minimizar al

máximo los costos administrativos de dicha compañía.

1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Elaborar una propuesta para un sistema de inventario capaz de

establecer un control óptimo de los materiales.

• Identificar los beneficios con relación a la propuesta planificada para

dicho sistema.

• Proporcionar un modelo de inventario factible para la empresa JMS

Industries.


1.5 DELIMITACION

Este estudio bibliográfico y de campo se pretende reconocer la realidad del

departamento de almacén de la compañía JMS INDUSTRIES, Zona Franca de

Haina, comprendido en el año 2009.

1.6 JUSTIFICACION

El inventario existente en la empresa manufacturera de Haina, JMS Industries,

representa un 40% del activo fijo. Además, el inventario refleja evidencias de

una diferencia palpable ópticamente entre el inventario físico y el que se

encuentra en registro dentro del departamento de almacén. A esta situación, se

le suma la capacidad insuficiente de la planta y la ineficacia del sistema de

inventario utilizado por dicha empresa.

Tales inconvenientes justifican la elaboración de una nueva propuesta para que

JMS Industries cuente con un sistema de inventario ajustado a las exigencias

modernas; basado principalmente en el estricto control de entradas y salidas de

los componentes y materias primas.

Por ello, la importancia de este estudio de investigación radica en dar a conocer

a mencionada empresa un efectivo sistema de inventario, basado no solo en la


automatización sino mas bien en el control y la factibilidad del mismo, buscando

con ello poder obtener de el una reducción en los costos de la compañía.

Además, se pretende encontrar un equilibrio entre la inversión del inventario y

los niveles del servicio al cliente; evitando así clientes insatisfechos a causa de

faltas frecuentes de materiales o materias primas e irregularidades en los

tiempos de entrega.

1.8 Aspectos metodológicos

Para llevar a cabo la presente investigación se utilizara el diseño bibliográfico, el

cual concretizara el trabajo y el logro de los objetivos formulados. Además, el

análisis documental servirá para configurar el estudio de campo que

complementa la investigación.

CAPITULO II MARCO TEORICO

CAPITULO II

MARCO TEORICO

13 CAPITULO II MARCO TEORICO

2.1 Evolución histórica de los inventarios

La visión tradicional de la administración industrial se inició en el siglo XVIII con

el reconocimiento de Adam Smith. Gracias a sus aportes, se a notado un

progresivo desarrollo en la administración de la producción; llegando a

reconocer, incluso, que efectivo sistema de inventario es un factor primordial

para el bienestar económico dentro de las empresas.

Smith sostuvo que realizando una división y subdivisión del trabajo, los

empleados podrían ser capaces de realizar tareas especializadas en las áreas

de las cuales de desenvuelven.

A principios del siglo XX, Frederick W. Taylor y otros ingenieros

contemporáneos, utilizaron las teorías de Smith, las cuales reflejaban el

fundamento filosófico de la administración industrial.

En esa misma época, lo economistas, matemáticos y científicos hicieron aportes

valiosos a fin de seguir desarrollando la disciplina general de la administración.

En 1915, F. W. Harris determino el tamaño del lote económico en el control

de inventario. Esta disyuntiva posee diversos sistemas de clasificación por lotes

y sostiene que cada orden genera un costo de organización.


El adelanto de la ciencia siguió desarrollándose, y en 1946 se introdujeron las

computadoras digitales, acto protagonizado por John Mauchly y J, P. Eckert. En

1951, Sperry Univac introduce la computadora digital comercial, la cual da la

posibilidad de realizar cálculos a gran escala.

Por su parte, Wskinner, J. Orlick y O. Wright, integran estrategias y sistemas

globales a la administración de operaciones. Los mismos implementan la

aplicación de las computadoras en la manufactura, en el control de inventario y

en la planeación de los requerimientos de materiales (MRP).

Desde entonces se ha experimentado un total desarrollo y una creciente

aplicación en las decisiones sobre finanzas, producción, ventas, inventarios y

otras medidas administrativas. Este rápido desarrollo originó una nueva

tecnología que ha aportado grandes beneficios a las empresas modernas.

2.2 Conceptos

Los inventarios se conocen en manufactura como SKU (Stockeening Units). Se

mantienen en un sitio de almacenamiento y abarcan las materias primas, los

productos en procesos y terminados, así como los suministros de la empresa.

El inventario es el almacenamiento de bienes y productos y posee un papel

fundamental en la economía, pues sugiere por si solo un área fructífera para el

control de costos.


Se fundamentan en que resulta económicamente impractico y físicamente

imposible el que cada articulo llegue cuando se necesite y al sitio donde se

necesita.

El control de inventario abarca la planeación, el pedido y la programación de los

materiales usados en los procesos de fabricación. Es una actividad muy

compleja debido a los conflictos e incertidumbres que encierra. Se consideran el

residuo que mide la producción no vendida y son el resultado de la discrepancia

entre producción y ventas.

“Una manera práctica de establecer un sistema de inventario es manteniendo un

registro de cada ítem que sale de las bodegas y colocando una orden para

restablecer las existencias cuando los inventarios lleguen a un nivel

predeterminado, punto de reorden o punto de pedido”1

El autor de la cita anterior reconoce el efecto que tiene el inventario sobe las

decisiones estratégicas de fabricación. Más aún, los administración de

operaciones han comprobado que un buen control de inventario es esencial en

la organización empresarial, por que reduce los niveles de inventario en mano,

forma y desarrolla un excelente servicio al cliente; reduce los costos generales e

introduce una mejor coordinación en las operaciones de distribución.

1 (EVERETT, 1988, p538).


Por tanto, un control exitoso de inventario requiriere integrar todos los pasos que

se siguen en el proceso de agregar valor, desde el diseño del producto y las

compras, las materias primas, manufactura y distribución hasta la satisfacción de

los clientes.

A medida que cambian las condiciones en la fábrica, el mercado, la competencia

y/o el contexto legislativo, la compañía necesitara volver a planificar,

reprogramar y desarrollar nuevos mecanismos para el control de los inventarios,

a fin de mantenerse a la par con la nueva situación.

La descripción de la administración integral de la producción y de los inventarios

comienza con la administración de la demanda. Este es el proceso que está más

estrechamente relacionado con el mercado, ya que sirve como vinculo entre éste

y la producción, tanto para la entrada de recursos como para la salida del

producto.

La administración de la demanda es una actividad centrada en la información; la

cual consiste en obtener datos de los clientes, mantener informaciones sobre la

disponibilidad de productos y vigilar que haya correspondencia entre oferta y la

demanda.


2.3 Objetivos

Antes de fijar los objetivos de un control de inventario, es indispensable conocer

de cada producto el pronóstico razonable de ventas y, en base a este,

programar los inventarios de productos terminados para asegurar de esta forma

la calidad del producto y la satisfacción de los clientes.

Además, toda inspección de inventario debe estar orientada a resolver los

problemas, tales como la cantidad a ordenarse y el tiempo para la orden de

compras o manufactura.

El objetivo principal de un control de inventario consiste en encontrar la

estabilidad económica entre los diferentes costos que están en conflictos: el de

adquisición y el de almacenamiento. El primero es el costo de pedido de

compras, el cual aumenta o disminuye según la frecuencia en que se realicen

los pedidos por año. Por su parte, el costo de almacenamiento disminuye o

aumentar dependiendo de la cantidad de unidades de cada pedido.

Un objetivo claro de la función de la administración para el control de los

inventarios es elevar el rendimiento. Las prácticas de dicho control deben

evolucionar rápidamente para estar al día con la competencia global.

El área estratégica busca evaluar la tarea requerida de fabricación y derivar la

infraestructura resultante de la Administración integral de la producción e


Inventario (API). A esto se le suman la determinación de los nuevos recursos

técnicos, como software y hardware; ambos diseñados para manejar los flujos

de materiales en la fábrica.

2.4 Funciones de los inventarios

El control de inventarios es la técnica de mantener refacciones y materiales en

los niveles deseados. Es esencial conservar un nivel óptimo de repuestos que

disminuyan el costo de tener el artículo en existencia y del que se incurre si los

mismos están indisponibles. Del mismo modo, los inventarios proporcionan la

información necesaria para asegurar las disponibilidades requeridas para el

mantenimiento de ambos.

Existen, además, otras funciones del control de inventarios, las cuales añaden

flexibilidad a las operaciones dentro de las compañías. Dichas funciones se

mencionan a continuación.

• Adquiere ventajas de los descuentos por cantidad, gracias a que los

grandes consumidores pueden reducir considerablemente el costo de los

precios.

• Para cumplir con la demanda anticipada de los clientes, propone in

almacenamiento de bienes.


• Evita las variaciones de precios, por lo que protege la inflación.

• Divide los procesos de producción y distribución.

Una medida común del desempeño del inventario es la rotación del mismo, la

cual relaciona los niveles de este con el volumen de ventar del producto, se

utiliza con frecuencia para comparar el desempeño de una empresa particular

con el de otras del mismo ramo, o para monitorear los efectos de un cambio en

las reglar de decisiones sobre el inventario.

2.5 Ventajas y desventajas

La compensación basada en el tiempo ha despertado en los últimos años un

considerable interés por parte de la gerencia. La finalidad es reducir los tiempos

de entrega de fabricación y responder a demandas inesperadas en periodos

cortos de tiempo. La habilidad para manejar una estrategia de competencia

basada en el tiempo, requiere una ejecución eficaz en la administración de los

inventarios.

Si se cuenta con los materiales cuando se necesitan; si existe la mano de obra

adecuada; o si se entiende claramente la necesidad del cliente, los beneficios

programados para la empresa serán observables.


Los beneficios de los inventarios abarcan ahorros en costos; pero además,

producen mayores ganancias a un mejor servicio a los clientes, precios, bajos

y/o un diseño mejorado del producto.

Cuando se trabaja con el apoyo de todas las áreas de la empresa se pueden

lograr ventajas adicionales, dentro de las cuales están el ahorro en mano de

obra directa e indirecta, equipos y materiales.

Los costos anuales de mantener el inventario aumentan con un valor mayor de

la cantidad solicitada. Esto es lógico, pues los valores elevados de la cantidad

solicitada dan como resultado altos niveles de inventarios promedios; y en

consecuencia, altos costos de manejo.

De la misma forma, cuando la cantidad requerida se incrementa es necesario

colocar un menor número de pedidos durante el año, y los costos anuales de

adquisición disminuyen. Por tanto, los grandes valores de dicha cantidad dan por

resultado niveles grandes de inventario y, en consecuencia, costos grandes de

mantener el mismo.

Existe además el riesgo de faltante que ocurre después que se ha llegado al

punto de reorden. La demanda durante el tiempo de entrega puede que resulte

mayor o menor que dicho punto; por lo que resulta complicado prevenir faltante


durante el tiempo de entrega. No obstante, existen modelos de inventarios que

implican el factor de seguridad, los cuales evitan los paros en la producción.

Entre los principales conflictos que presentan los inventarios están el repentino

incremento en la tasa de uso; el recibo de materiales defectuosos imposibles de

utilizar; error administrativo en el registro de los casilleros o estantes en los

almacenes y la falla en la recepción de los materiales.

2.6 Tipos de inventarios

Los inventarios existen para los casos en que ocurran algunos defectos de

producción y distribución. De igual forma existen razones importantes por las

que se fundamentan los inventarios; una de ellas es la imposibilidad física de la

cual padecen las empresas para obtener el volumen adecuado de existencias y

en el momento exacto.

También se necesita obtener una recuperación favorable de la inversión de los

inventarios; reducir los costos de manejo de materiales; efectuar compras

masivas y nivelar o igualar la producción.

Las clasificaciones funcionales del inventario incluyen frecuentemente el

inventario de anticipación, el inventario cíclico, el de fluctuación, el inventario de

la transportación y de las partes en servicios.


2.6.1 Los inventarios de anticipación

Los inventarios de este tipo son los que se establecen con anticipación a los

periodos de mayor demanda, a programas de promoción comercial o a un

periodo de cierre de planta. Básicamente los inventarios de anticipación

almacenan horas-trabajo y horas-máquinas para futuras necesidades y limitan

los cambios en las tasas de producción.

Existen situaciones que pueden llevar a una empresa a que produzca o compre

artículos terminados, materiales, componentes o suministros adicionales. Tales

situaciones son los periodos de altos de ventas, las posibles huelgas, las

promociones de ventas y los cierres por vacaciones.

Los planes financieros agregados se basan en las ventas correspondientes y en

los planes de producción, empleos e inversiones. Es decir, los inventarios de

anticipación permiten a una organización hacer frente por adelantado a una

emergencia en la demanda o a una oferta insuficiente.

2.6.2 Cíclico o del tamaño del lote

Estos inventarios se fundamentan en realizar las compras según el tamaño del

lote porque es más económico hacerlo así que cuando lo requiera la demanda.

Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que


pedir o producir en grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido, o

para obtener descuentos en los artículos adquiridos.

En varias ocasiones resulta incompetente comprar o producir artículos al mismo

ritmo del que se consumen. Esto se debe a que muchas veces las tasas de

producción eficientes son mayores que las tasas de consumo.

Para satisfacer la demanda relativamente estable es necesario buscar la

economía en la fabricación o en la compra, a fin de producir artículos o

materiales en un tamaño de lote suficiente.

Si se es capaz de producir la cantidad exacta requerida se eliminaran los costos

de mantenimiento de las unidades residuales. Para lograrlo, sólo hay que reducir

al mínimo los costos fijos en decir, los costos de ordenación y de preparación,

hasta el punto en que los tamaños muy pequeños del lote sean económicamente

factibles

2.7 Modelos de inventarios

La inversión en inventarios por lo común representa uno de los usos mas

grandes de capital en un negocio, y con frecuencia corresponde a mas del 25%

de los activos totales.


Por lo tanto, los modelos de inventario dependiente e independiente asumen la

responsabilidad de la demanda de productos en proceso y terminados.

Los artículos con demanda independiente incluyen a los productos terminados,

tanto en la fábrica como en los almacenes. Además, abarcan los inventarios de

refacciones, así como los materiales para el mantenimiento de los mismos.

Los métodos utilizados para la administración de estos modelos se emplean

para determinar cantidades y tiempos apropiados de los pedidos y para

administrar los sistemas de artículos múltiples. Si estas funciones se ejercen de

manera correcta, entonces se pueden ofrecer niveles de inventario apropiados.

La demanda de los artículos con modelo independiente depende principalmente

de los factores externos a las decisiones de la compañía. Estos factores inducen

una variación aleatoria en la demanda de dichos artículos, cuyos inducen una

variación aleatoria en la demanda de dichos artículos, cuyos pronósticos

resultantes son, por lo general, proyecciones de los patrones de demanda

histórica. Tales pronósticos estiman la tasa de consumo promedio y el patrón de

la variación aleatoria.

La demanda de los artículos en los inventarios de fabricación, como son las

materias primas y los componentes, depende directamente de factores internos

que están dentro del control de la empresa, como el programa maestro de la


producción. Esto es la demanda dependiente que deriva de las políticas de la

administración integral de la producción y los inventarios. En contraposición,

está la demanda independiente, la cual proviene directamente de los clientes

internos y externos.

2.7.1 Demanda independiente

El modelo de demanda independiente contesta a las incógnitas de cuando

colocar una orden para un artículo y cuanto ordenar del mismo. Estos artículos

están sujetos a un uso aleatorio, como las refacciones para el equipo de

producción, de los suministros de oficina o para producción que se utiliza en el

apoyo del proceso.

En este modelo se consideran tres tipos: el; del tamaño del lote económico; de la

cantidad de orden de producción y de descuento por volumen.

El modelo del tamaño del lote económico básico es un procesamiento

sencillo, el cual emplea una gran cantidad de suposiciones; tales como el tiempo

de entrega. Esto significa el tiempo entre la preparación de la orden y la

recepción del pedido. Aquí los costos del manejo o almacenamiento de los

inventarios, así como los costos de preparación son los únicos costos variables.

La fórmula del lote económico en el control de inventarios fue sugerida por Ford

Harris en 1915; pero R. H. Wilson la popularizó, obteniéndola de forma


independiente. Dicha fórmula sostiene que el costo relevante total anual es igual

a la sumatoria de los costos de adquisición y de manejo.

El tamaño del lote económico básico presume que el inventario esta siendo

controlado en un punto de un almacén o como materia prima y que el tiempo de

espera es constante e independiente de la demanda.

Otro punto a tratar en este modelo es el de los faltantes de los inventarios, los

cuales si las ordenes de colocan en el momento adecuado se pueden evitar de

forma completa.

El modelo de descuento por volumen es una situación del lote económico

modificado. Resulta cuando la demanda se conoce con seguridad; la entrega de

vuelve instantánea y el precio de los productos varía de acuerdo con el volumen

ordenado. Es por tal razón que la mayoría de las empresas utilizan el modelo de

descuento por volumen para maximizar las ventas.

“Un descuento por volumen es sencillamente un precio reducido por el producto

cuando éste es comprado en cantidades más grande”2

La finalidad primordial del modelo del descuento por volumen es minimizar el

costo total. No obstante, el costo total de inventario es imposible que se reduzca

al colocar una orden por esa cantidad con el máximo descuento en el precio. Si

2 (RENDER, B., 1996, p 440)


se incrementa la cantidad descontada, el costo de dicho producto disminuye,

pero en contraposición se incrementa el costo del manejo del inventario.

Por su parte, el modelo de cantidad de orden de producción, se utiliza

cuando se nutre de manera continua a través del tiempo y cuando las

suposiciones tradicionales de la cantidad económica de la orden son validas.

Este modelo de inventario procede al establecer los cotos de preparación

iguales que los costos de manejo.

2.7.2 Demanda dependiente

La demanda dependiente se considera como la demanda de un producto que

está relacionado con los requerimientos de otro artículo; es decir, se determina

cuando existe una relación entre los productos, por consiguiente, se puede

calcular las cantidades requeridas para todos los componentes una vez que la

administración sea capaz de realizar un pronóstico de la demanda para el

artículo final.

Antes de aplicar los modelos de inventarios con demanda dependiente es

necesario que los administradores de operaciones tengan un conocimiento claro

sobre el programa maestro de la producción; de la lista de materiales o

especificaciones; de las órdenes de compras pendientes; de la disponibilidad del

inventario y de los tiempos de entrega.


2.8 Importancia en las organizaciones

Un factor fundamental y que a la vez genera incertidumbre al momento de

desarrollar los sistemas de administración de inventarios es la demanda. La

variabilidad de la demanda significa que se debe mantener inventario en exceso

para protegerse contra posibles demandas mayores que el promedio.

A los inventarios extras a menudo se le denominan inventarios de contingencias,

los cuales se diseñan para satisfacer al máximo los requerimientos de la

gerencia, haciendo un equilibrio entre los costos de los mismos con los costos

de los pedidos incompletos.

Los sistemas realistas de administración de inventarios aplican técnicas

científicas a un gran número de productos inventariados, mediante sistemas de

administración de procesamiento de datos bien diseñados. Asimismo, esta en la

posibilidad de resolver las restricciones del valor total del inventario.

2.9 Análisis ABC

El análisis ABC ayuda a identificar los artículos que tiene mayor impacto sobre el

desempeño global de costos en inventario de la empresa cuando se aplican los

mejores procedimientos para el control de los inventarios. Esta técnica se

emplea como primer paso para optimizar los inventarios.


Para la administración de artículos múltiples en inventario existe un método que

los clasifica, a fin de que los más importantes reciban la atención de la gerencia.

Estas técnicas se denominan análisis ABC.

“EL análisis ABC se basa en la ley de Pareto, que establece que los artículos

significativos de un grupo generalmente constituyen sólo una pequeña porción

del total de artículos de dicho grupo”3

Cuando se aplica esta ley a la administración de inventario se recomienda tener

una cantidad mínima de existencia en los artículos de clase A, los de clase B

pueden mantener existencias de seguridad más grandes que los de clase A.

Mientras que los artículos pertenecientes a las clase C requirieren un control

mínimo y se pueden conservar existencias de seguridad hasta 6 meses.

La técnica ABC incluye diversas ventajas, de las cuales se detallaran algunas a

continuación:

• Reducen los costos del departamento de almacén debido a que se

manejan menos entregas.

• Los precios de compras se reducen gracias a la concentración de los

esfuerzos en los artículos A y B y mayores cantidades pedidas para los

artículos C.

3 (DUFFUAA, RAOUF, 2000, p238.)


• Los costos se reducen en el departamento de ventas por pagar porque

disminuye la cantidad de facturas a procesar.

• El departamento de fabricación consigue la reducción de los desechos y

la utilización efectiva de la supervisión, equipos y servicios de producción.

• El inventario total disminuye después de reducir la existencia en los

almacenes.

• Se experimentan mejoras generales en todos los departamentos

relacionados, gracias a la eliminación de trabajo innecesario y a la mayor

concentración de recursos.

La ley de Pareto o análisis ABC utiliza un procedimiento que establece una

forma práctica para mantener un control estricto en la administración de los

inventarios.

“Para determinar el volumen anual en dólares del análisis ABC, se mide la

demanda anual para cada artículo del inventario multiplicado por el costo por

unidad”.4

4 (RENDER, B. 1996, p 423)


La técnica ABC cosiste en separar en tres grupos los artículos de inventario, de

manera que los productos A ocupen el 20% de los artículos y representen el

65% del consumo anual en dólares.

La categoría B comprende, sin embargo, el 30% de los artículos y un 25% de

consumo en dólares; mientras que los C representan solo el 10% de este

consumo y ocupa el 50%. Aunque estos porcentajes varían de empresa a

empresa, es común un mayor volumen de consumo en costos anual.

2.10 Consideraciones de los costos

Las decisiones de la cantidad de los pedidos afectan sobre todo el tamaño del

inventario que se mantiene en existencias. Grandes cantidades de pedidos

significan que estos se colocan con poca frecuencia e implican bajos costos

anuales de preparación de órdenes de reabastecimiento, pero también

incrementan los inventarios de existencias de ciclo y los costos anuales para

mantener el inventario.

La determinación de las cantidades de las órdenes de reabastecimiento se

concentra en los costos de mantenimiento de mantenimiento del inventario.

La inversión en el inventario abarca el costo asociado con la administración.

Además engloba tres elementos fundamentales de costo, que son: el de

preparar una orden o pedido para más inventario; el de mantener disponible


dicho inventario hasta que el cliente lo solicite, y el que se presenta cuando

existe una escasez o faltante de inventario.

Por su parte, los costos de preparación de los pedidos incluyen las variables de

oficina; los que están asociados con la emisión de todo el papeleo, más otros

relacionados con el transporte de mercancías entre plantas y almacenes.

El inventario, de igual forma, compromete al a gerencia a ciertos costos que

están relacionados con la cantidad del mismo, el calor de los artículos y el

tiempo que se mantiene el primero.

Además existe un conjunto final de costos relacionados con los inventarios, son

los que incurren cuando la demanda excede al inventario disponible para el

artículo determinado. Estos costos son los de faltantes y de servicios al cliente,

los cuales son difíciles de medir.

2.11 Incidencia de la logística en los inventarios

En el pasado la empresa que producía algún producto lo tenía prácticamente

vendido apenas estaba disponible. Años más tarde, lo verdaderamente

importante era diferenciarse de la competencia por el alto control de calidad.

Sin embargo, actualmente todos elaboran productos de alta calidad y

básicamente al mismo precio; lo único que diferencia a las empresas de hoy en


día es la calidad en el servicio al cliente; saber apreciar el valor de entregar los

bienes y servicios en buen estado, en el lugar adecuado, en el momento preciso

y al menor costo; a fin de conseguir la total satisfacción de los clientes.

Aquellas compañías capaces de realizar estas actividades mejor que la

competencia, sobrevivirán en el mercado. Para lograrlo será indispensable

implementar un buen plan de logística.

La logística dentro de los inventarios es el punto funcional que proporciona el

movimiento físico de artículos de las fuentes de las materias primas las fábricas,

de las fábricas a los almacenes y de los almacenes a los clientes.

El principal enlace de los conceptos de la administración de los inventarios son

demanda independiente es con el área de logística; ya que esta se encarga

directamente de dicha demanda. Es decir, la de los clientes. Los costos de

preparación, ordenar o fijar en logística, a menudo incluyendo el transporte, el

cual podría no variar en función del tamaño del pedido.

Las existencias de seguridad, los tiempos de entrega y las medidas de

desempeño de cobertura de órdenes son de importación central en logística.

Corresponde además al área de logística decidir en qué momento serán

realizados los pedidos tomando como base el tiempo necesario para procesar el

pedido en fabricación y el tiempo de entrega de seguridad.


Las decisiones de compras necesitan incluir los datos de descuentos por

cantidad para determinar el tamaño del pedido, el cual se toma modificando el

modelo básico de la cantidad económica de dicha orden.

2.12 Fluctuación

Este tipo de inventario se conoce además como inventario de seguridad, de

amortiguamiento o inventario de reserva. Existen porque la cantidad y el ritmo de

las ventas y de producción no pueden decidirse con exactitud. Estas

fluctuaciones en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de

reserva o de seguridad. Existen en centros de trabajo cuando es imposible

equilibrar completamente el flujo laboral.

Los inventarios se este tipo pueden incluirse en un plan de producción, de

manera que los niveles de fabricación mantengan el equilibrio frente a las

variaciones aleatorias de la demanda.

En la administración de la producción integral e inventarios es necesario que

exista fluctuación, tanto en la demanda como en la oferta.

Cuando se tiene conocimiento claro de los márgenes en que oscila la demanda.

Los inventarios tienden a compensar la variación más alta en los requerimientos

de artículos terminados. Además, absorben fluctuación en la demanda de

materias primas, componentes, artículos de oficina y suministros de producción.


2.13 Transportación en tránsito

Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos

que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.

Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el

inventario se encuentra en camino es imposible obtener una función útil para las

plantas o los clientes.

Las fases en el proceso de producción casi nunca se encuentran continuas

físicamente, de hecho, es común que los componentes se fabriquen y se

empaquen en distintas partes del país e incluso del mundo. Del mismo modo, los

productos terminados a veces se embarcan a distancias considerables de las

bodegas, distribuidores e incluso de sus clientes.

Un extenso inventario, que fluye de una etapa a otra, debe mantener la línea de

producción y el proceso de distribución sin interrupciones. Las mercancías en

movimiento de una etapa a la siguiente se conocen como inventarios de

transportación en tránsito y abarca todos lo artículos embarcados desde una

planta a otra, así como de las bodegas de productos terminados a los clientes.


“El inventario de transportación en tránsito es igual al producto del porcentaje de

costo de mantener la transportación, el nivel monetario del volumen que se

embarca y el tiempo en tránsito”5

En la mayoría de los casos, el costo real del inventario en transportación se

debe establecer con suficiente exactitud para la toma de decisiones en la

empresa.

Sin embargo, existe una disposición natural a pasar desapercibido o a obviar por

completo el costo de este inventario. El mismo requiere de no se presenten

paros en la fabricación y, como consecuencia, haya insatisfacción de los

clientes.

En otro orden de ideas, los artículos que se mantienen en inventario como parte

de refacción para el conjunto de operación u otras necesidades, se consideran

partes de servicios; las cuales tienen una división funcional separada por tres

razones.

La primera razón es que contienen requerimientos bajos. El segundo argumento

sostiene que cuando se excluye el inventario, el costo resulta considerablemente

alto. Por último, y como consecuencia de las dos primeras, el cliente estará

insatisfecho de pagar un precio mucho mayor al costo de fabricación del

producto deseado. 5 (FOGARTY, D., 2001, p 187)


2.14 Trabajo en proceso

Los trabajos en proceso son existencias que se tienen a medida que se añade

mano de obra, otros materiales y demás costos indirectos a la materia prima

bruta, la que llegara a conformar ya sea un subensamble o componente de un

producto terminado. Si el proceso de fabricación continua, ha de ser inventario

en proceso.

El proceso productivo o trabajo en proceso es la elaboración misma del

producto, desde que se inicia la producción hasta la obtención del producto

terminado.

El inventario de trabajo en proceso depende en gran medida, del llamado

“tiempo de ciclo”, que es el periodo que se toma para la elaboración de un

producto. Si se minimiza este tiempo, entonces se reduce el inventario.

2.15 Inventario justo a tiempo

El inventario justo a tiempo es el inventario mínimo necesario para mantener un

sistema trabajando. Con este inventario, los artículos llegan en el momento

exacto y en la cantidad precisa.


Para lograr el inventario justo a tiempo, se reduce la variabilidad causada tanto

por los elementos externos como internos. Incluye la programación por niveles,

los sistemas jalar y los kanbans, así como ejemplos prácticos.

En algunas empresas un programa nivelado a lo largo de todo el ano da como

resultado inventarios muy elevados de artículos terminados. Además, si existe

un gran número de estos artículos, es muy probable que los inventarios estén en

las configuraciones incorrectas. Por tal razón muchas empresas establecen

diversos programas por niveles. Una vez establecidos estos programas dan

como resultado la integración entre fabricación, mercadotecnia y finanzas.

Una segunda técnica de flujo de materiales en el JAT (justo a tiempo) son los

sistemas basados en jalar. La idea principal es que entre los pasos sucesivos en

fabricación existe un inventario finito permitido y a nadie se le permite elaborar

componentes si el inventario de las estaciones subsecuentes esta en un nivel

máximo.

2.16 Programa maestro de la producción

El programa maestro de la producción desempeña una función crítica en la

coordinación e integración de las decisiones operativas en todas las funciones

del negocio, que incluye a ingeniería, mercadotecnia, finanzas, manufactura y


recursos humanos; por lo que se convierte en un instrumento operativo integral

para el negocio.

La elaboración y administración del programa maestro de producción es una

actividad crítica en la administración de la producción y de los inventarios. Este

programa proporciona la base para determinar los tiempos de entrega a los

clientes; utilizar con eficacia la capacidad de la planta; alcanzar los objetivos

estratégicos de la empresa según se reflejan en el plan de producción; resolver

los compromisos entre la fabricación y mercadotecnia, así como enviar el

conjunto adecuado de directivas globales a los sistemas detallados de la

administración integral e inventarios.

El programa maestro de la producción es el enlace de comunicación básico con

el área de fabricación. Se establece en la forma de especificaciones de los

productos y. debido a que es un programa de fabricación, debe establecer en

términos que puedan utilizarse para determinar las necesidades de partes en

componentes y otros requerimientos.

El ambiente del negocio, con respecto a la planeación maestra de la producción,

abarca el enfoque de producción utilizada, la variedad de productos elaborados

y los mercados que atiende la empresa.


La planeación maestra es una de las responsabilidades de la alta gerencia, al

menos en los aspectos de planeación de la producción. La programación

maestra a menudo se encuentra en las organizaciones de manufactura, y

normalmente se delega a un grupo de planeación y control de la producción que

funciona como un grupo especial de accesoria dentro del departamento de

fabricación.

Las decisiones incorrectas que se toman en este programa tienen efectos

devastadores en la compañía, y debido a que la planeación maestra debe

integrarse estrechamente con otros departamentos y grupos funcionales, es

poco frecuente que la responsabilidad total de esta función recaiga sólo en el

departamento de fabricación.

2.17 Desarrollo del plan de inventarios

Las decisiones de la administración de los inventarios absorben una proporción

elevada de los flujos de efectivos en la compañía. El dinero que se gasta en

mano de obra y materiales y el que se utiliza para mantener el inventario

representan una salida negativa de efectivo; según el cual se compensara con

las entradas del mismo provenientes de las ventas del producto.

La gran mayoría de la información contable para las operaciones, como mano de

obra, niveles de inventarios, materiales y capacidades utilizadas proviene de la


base de datos acumulada para el desarrollo de los procesos de la administración

integral de la producción e inventarios, que incluye información de seguimiento

detallada para la programación de las operaciones de la fabricación de las

partes de los componentes.

Los mismos datos sirven para conocer la cantidad de tiempo de máquina y de

mano de obra que requiere cada operación. Estos datos se acumulan en cifras

de costos reales y proporcionan la comparación con los datos de costos

estándar que permiten el análisis de varianzas (materiales, mano de obra, entre

otras).

Para alcanzar una administración exitosa se requiere de controles

administrativos físicos y financieros adecuados; tales controles de obtienen de

los registros de inventarios, de las practicas de registros, auditoria, así como de

las técnicas de evaluación del inventario, almacenamiento y seguridad.

“El último paso en el proceso de planificación es completar el plan de utilidades

mediante la combinación de las cédulas componentes y la formulación de los

estados financieros”6

El proceso de planificación, según la cita anterior, cubre con un plan de

beneficios de largo alcance y un plan de utilidades de corto plazo. Para

6 (WELSCH, G, 1990, p515.)


determinar las influencias de los planes financieras, se preparan los estados de

los resultados y del flujo de efectivo planificados de la situación financiera.

2.18 Planificación del presupuesto de los inventari os

El presupuesto de inventario muestra la información de las cifras monetarias de

materia prima, producción en proceso y de artículos terminados.

El equipo técnico de asesoría emplea las cifras para almacenar y calcular los

datos que se requieren en la determinación de los niveles presupuestados de los

inventarios y el costo de los artículos vendidos, son innecesarios los insumos de

decisión adicionales para determinar estos dos presupuestos; excepto el método

del flujo del costo de inventario, que si habrá de utilizarse.

El plan de ventas es el primer presupuesto de materias primas en una empresa.

Generalmente abarca la planeación de las ventas, los márgenes brutos de las

rebajas de precios, el inventario, los descuentos a los empleados, los faltantes

en las existencias y las compras.

Para el plan de ventas se emplean dos métodos, según la compañía: el

método de precios unitarios y el del monto de las v entas. El primero resulta

práctico cuando el precio de ventas es relativamente alto o cuando el número de

líneas de mercancías es limitado. En el método del monto de las ventas se

planifica las ventas en términos monetarios para cada departamento de ventas.


En contraposición con el método de precios unitarios, los del monto de venta se

emplean cuando la línea de productos es grande o cuando los precios de ventas

en todas las líneas varían grandemente.

Los departamentos de producción y servicio son los ejes de responsabilidades

en las mayorías de las compañías manufactureras. El departamento de

producción son aquellos centros de manufactura que laboran directamente sobre

los productos que se fabrican.

Para obtener que los gastos indirectos retribuyan los productos manufacturados

es necesario desarrollar cuotas predeterminadas de gastos indirectos para cada

uno de los departamentos de producción. Utilizando las cuotas predeterminadas

de gastos indirectos, se puede desarrollar el costo de planificación de los

artículos producidos.

2.19 Organización del departamento de compras

Las compras son funciones administrativas que van más allá de comprar

materias primas o materiales. Estas incluyen un amplio espectro de actividades

de planeación y política, tales: la selección adecuada de materiales y fuertes de

abastecimientos, la seguridad de la entrega; el desarrollo de procesamiento de

las políticas de compras y, la coordinación con la ingeniería, producción,

contabilidad y la alta gerencia.


“La escasez internacional de materiales, los estados de ánimo nacionalista

fluctuantes, las metas sociales conflictivas, y los márgenes escasos de utilidad,

son influencias que han contribuido al reconocimiento creciente de la

significación de la administración de compras y materiales”7

Para lograr que la administración de compras de cualquier empresa sea eficaz,

es necesario disponer de componentes y materiales en cantidad, calidad y

rango de precios adecuados. Si se prescinde de estos factores y los

mencionados en la cita anterior, se incrementa los cotos y se disminuirán las

utilidades de forma similar que utilizando técnicas ineficaces de ventas; así como

métodos obsoletos de producción.

En necesario, por lo tanto, que la administración de compras y materiales utilicen

estrategias modernas para ir acorde con las exigencias actuales.

2.19.1 Objetivos de las compras

La finalidad del departamento de compras consiste en adquirir materiales de

calidad adecuada, en la cantidad necesaria, en la fecha acordada, al precio

correcto, de la fuente apropiada y en el lugar conveniente para la entrega.

Las decisiones y acciones del área de compras afectan al departamento de

producción, finanzas, inspección o calidad de compras; ventas, contabilidad e

7 (ZENZ, G., 1984, p 18.)


ingeniería que abarca el diseño, materiales y especificaciones de tolerancia.

Para ser eficiente, el departamento de compras debe tener la cooperación de

todos estos departamentos y se capaz de realizar una interacción con las áreas

de costos y controles gerenciales involucrados.

Un objetivo adicional consiste en el mantenimiento de calidad adecuada, esto se

refiere específicamente a la necesidad de un artículo según el cumplimiento de

su propósito. Es decir, las mercancías de más alta calidad deben ser sustituidas

por las más adecuadas según las exigencias.

El personal de compras tiene un objetivo externo: les interesa la imagen que el

proveedor tenga de sus productos. Una imagen favorable incrementa la

capacidad para obtener asistencia técnica valiosa, incluyendo procesos

innovadores capaces de reducir los cotos e introducir mejoras continuas.

2.19.2 Técnicas y métodos de compras

Las técnicas de compras se clasifican en: órdenes abiertas, compras sin

remisión, órdenes electrónicas y transferencias de fondos; compras sin

inventarios y estandarización. Las órdenes abiertas son innecesarias para

embarcar algo; más bien es un contrato para comprar ciertos artículos. En el

ámbito de compras sin remisión, existe frecuentemente un proveedor de todas

las unidades de un producto en particular.


Por su parte, las órdenes electrónicas y las transferencias de fondos minimizan

las transacciones en papel, las cuales consisten en una orden y salida de

compras, un documento de recepción, la autorización para ganar una factura y la

elaboración del cheque.

En las compras sin inventario el proveedor mantiene, en lugar del comprador, el

inventario. Mediante esta técnica se pueden generar ahorros netos, los cuales

se consiguen si el proveedor mantiene una gran variedad de clientes que utilizan

el mismo producto o cuyas diferencias son menores.

El departamento de compra, en vez de tener una diversidad de componentes

similares con etiquetas empaque, colores y especificaciones, debe esforzarse en

estandarizar los componentes.

En otro orden y de acuerdo con las condiciones del mercado en el que se

compran los artículos, los métodos de compras varían considerablemente., por

ello existen siete métodos fundamentales para comprar:

- Compras con arreglo a un plan de programas.

- Compras sobre contratos.

- Compras ajustadas rigurosamente a las necesidades.

- Compras sobre mercados.


- Compras en grupos de partidas de artículos importantes.

- Compras especulativas.

- Compras para un período futuro específico.

Los métodos de compras ajustadas directamente a las necesidades; las de un

periodo futuro especificado; las del mercado y las especulativas son clasificadas

por los factores que intervienen en la fijación al momento de realizar las

compras, la cantidad y la duración para la cual se efectúa la adquisición. Sin

embargo, los métodos de compras sobre contratos, los de compras en grupos

de la partida de artículos importantes y las compras con arreglos a un programa,

se clasifican por las propias normas de las compras.

2.20 Registros de inventarios

El sistema de inventario ha de abarcar un archivo totalmente actualizado del

estado de inventario y de cada uno de los artículos en la estructura del producto.

Dicho archivo contiene:

- Numero de parte.

- Nombre de parte.

- Descripción.

- Ubicación del almacenamiento.


- Punto de reorden (si es aplicable)

- Tiempo de obtención.

- Inventario de seguridad.

- Proveedores y clasificaciones.

- Costos.

- Rendimiento.

- Grupo de articulo

- Requerimiento de control de lote.

La exactitud de los archivos en los registros es un ingrediente crítico en la

producción y en los sistemas de inventario porque permite a las organizaciones

alejarse de la frase “algo de todo” esta en el inventario, para enfocarse sol en

aquellos artículos que son necesarios. Únicamente cuando una organización

puede determinar con certeza lo que tiene en mano puede tomar decisiones

precisas acerca de las órdenes, la programación y los embarques.

El registro de inventario es propiamente una administración del mismo, pues es

el conocimiento de lo que se encuentra en almacén como resultado de una

buena administración.


“Un registro de inventario contiene información permanente e información

variable. Si bien cada transacción cambia la información variable, la información

permanente cambia solo en ciertas ocasiones”8

La información de la cual consta el registro de inventario es irregular, pues varia

como resultado de los cambios en el análisis de la administración de

inventarios, de los procesos de fabricación o de la variación de los diseños de

ingeniería.

La información variable, por lo general, incluye balance disponible, cantidades

ordenadas, fechas de orden, número de orden de producción o compra,

cantidades recibidas, emitidas, asignadas; así como la identificación del lote.

Por tal razón, la administración debe dar las pautas al demandar registros

exactos. Existen para obtenerlo seis ingredientes básicos:

- Una actitud apropiada por parte de la administración.

- Designar claramente el personal responsable del mantenimiento del

registro de inventario.

- Proporcionar las herramientas para minimizar errores.

- Proporcionar instrucciones y capacitación.

8 (DUFFUAA, RAOUT, 2000, p 364.)


- Establecer metas de exactitud y luego medir el desempeño.

- Implementar un registro de auditoria, el cual abarca la selección de

artículos, conteo cíclico, así como la medición de la calidad de los

registros y los cambios con el tiempo.

2.21 Control de materiales

La investigación en el área de manejo de materiales ha sido destacada en gran

medida en años recientes como resultado del crecimiento en la complejidad de

las variables.

Las proyecciones de oferta y demanda; los pronósticos económicos y el análisis

internacional son temas importantes en el campo de la investigación. Los

resultados incluyen procedimientos mejorados, anticipación de los problemas

potenciales con respecto a los materiales y ahorros substanciales den costos.

Una vez que se acordado el plan global para una compañía, se procede al

desarrollo de la planeación de requerimientos y a los planes detallados de los

materiales. Dichos planes hacen uso de la información del diseño de ingeniería

para convertir el programa maestro de la producción en proyectos para los

artículos manufacturados y comprados.


2.21.1 Función del control de materiales

EL control de materiales es una actividad integrada, el cual requiere coordinar

esfuerzos en varios departamentos de una empresa. Su función es crítica frente

al enlace de los planes de fabricación, compras y proveedores. Aquí se

plantean, a través de dichas áreas, los cambios en el diseño del producto y los

eventos planeados, para así reflejar las principales prioridades de la industria

manufacturera.

La función de la planeación de materiales representa un sistema central en la

administración integral de la producción e inventarios. Su propósito es producir

un conjunto de requerimientos del programa maestro de la producción en una

fase de tiempo determinada. El conjunto restante necesita en un periodo de

tiempo requerimientos de partes de los componentes y de materias primas.

2.22 Manejo y seguridad de almacenes

Los principales de manejo y seguridad de almacén o control físico se aplican a

todas las situaciones de la empresa. El control físico y administrativo es

interdependiente. Los artículos desubicados, las salidas no registradas y los

robos pueden descontrolar la exactitud de los registros.


Los almacenes deben estar cerrados y todos los movimientos de lo materiales

deben ser autorizados y registrados. La recepción de la materia prima también

ha de registrarse.

Como bien es sabido, generalmente es un inconveniente mantener el almacén

totalmente cerrado debido a la naturaleza de algunos productos; pero de ser

necesario se debe definir claramente los puntos de control relacionad al sistema

de información que se requiere.

Se pueden utilizar métodos de ubicación para determinar el punto de

almacenamiento; estos son el método de ubicación fija y el de ubicación

aleatoria. El método de ubicación fija es el apropiado cuando los niveles de

inventario de los artículos son relativamente estables. Esta técnica asigna un

espacio específico permanente a cada artículo.

Por su parte, el método de ubicación aleatoria distribuye los artículos a un

espacio disponible. Utiliza eficientemente el espacio cuando los niveles de

inventario varían en forma amplia.

2.23 La informática aplicada al manejo de inventari os

El sistema actual de cómputo está integrado por su procesador y otros cuatro

dispositivos de hardware. El procesador central contiene componentes que


maneja la información virgen para adaptarla de manera más útil y controlar las

demás partes de sistemas de cómputos.

Los dispositivos de entrada, lectores digitales, mouse y escáner, transforman los

datos y las instrucciones a una forma electrónica capaz de alimentar la

computadora.

Los dispositivos de salida, impresora y terminales de pantallas en videos

convierten los datos electrónicos y los presenta de forma tal que las personas

los entiendan. Los de almacenamientos secundarios alimentan los datos y los

programas en el servidor central; luego los almacena para su posterior uso.

Los dispositivos de comunicaciones contribuyen al control de las informaciones

entre el procesador central y los dispositivos de entrada y salida hasta los

usuarios finales.

En el computador, la presencia de un símbolo magnético o electrónico significa

un uno (1) y su ausencia simboliza un cero (0). Las computadoras digitales

operan directamente con dígitos binarios, ya sea encadenando o aislados para

formar byte.

La unidad central de procesamiento está integrada por una unidad de control y

otra aritmética-lógica. Es el área del sistema de cómputo considerando como el


procesador central en donde se lleva a cabo el manejo de números, símbolos y

letras; además de controlar las otras partes del sistema.

En el servidor central se encuentra el almacenamiento primario, donde se

guarda de manera temporal las instrucciones y datos de la programación. Tiene

tres funciones fundamentales: almacenada todo o parte del programa que está

siendo ejecutado; se almacena los programas del sistema operativo que

administra la computadora, y guarda los datos que están siendo utilizados por

dicho programa.

Los datos y programas se ubican en el almacenamiento primario antes del

procesamiento entre las etapas del mismo y luego que termina y; además antes

de ser regresados al almacenamiento secundario o liberados como salida. Una

vez definidos el concepto de inventario y los programas del sistema de cómputo,

se puede construir una definición acabada del sistema de inventario

computarizado.

Un sistema de inventario computarizado es un programa por computadora, el

cual reúne todas las instrucciones internas que permiten el registro de todas las

informaciones relacionadas con el manejo de inventario. Ofrece a las empresas

mayor eficiencia en el manejo de las informaciones. Con el uso de este sistema,

las compañías pueden beneficiarse por que el uso eficaz del mismo permite


desarrollar un enfoque futuro (planeación) para la administración de los flujos de

materiales.

Además, analiza y actualiza los factores de planeación del sistema para los

números de partes que estén bajo su control. Esto implica cambio en el tamaño

del lote, tolerancia por desperdicios o existencias de seguridad.

Existen otras ventajas en el uso de los sistemas de inventario:

- Mayor seguridad en el control de las existencias

- Disminuye la burocracia en los manejos de las informaciones.

- Minimiza el uso excesivo del personal en cualquier departamento.

- Disminuye los cotos operacionales.

- Permite obtener las informaciones del inventario con mayor rapidez.

CAPITULO III RESULTADOS Y DISCUSION

55

CAPITULO III

RESULTADOS Y DISCUSION


56

3.1 Generalidades de la compañía JMS INDUSTRIES

JMS INDUSTRIES, es una empresa relativamente joven. Se instala en

Republica Dominicana el 10 de febrero del 2007, y surge como iniciativa de

varios inversionistas norteamericanos radicados en Miami.

Dada la disponibilidad de recursos y contratos comerciales a escala

internacional, estos comerciantes extranjeros convertir JMS INDUSTRIES en

una empresa destinada al corte de telas.

Para llevar a cabo este proyecto, los inversionistas realizaron un previo estudio

de factibilidad, en el cual compraron la Republica Dominicana con otros países

obteniendo como resultado que la misma ofrece mayor estabilidad de inversión.

Luego de comprobar la estabilidad comercial de la Republica Dominicana, se

determino mediante un estudio acabado, las ventajas competitivas en este

renglón (empresa de corte) que ofrecía este país.

Determinaron que la competencia, específicamente en esta ciudad de Santo

Domingo, era minima por lo que evaluaron todo lo concerniente a la instalación

de dicha empresa en esta ciudad.


56

Evaluaron además de los niveles de factibilidad, rentabilidad, porcentaje y

proyección en el mercado, la localidad humana del trabajador dominicana.

Una vez instalada, JMS INDUSTRIES realizo la selección de sus empleados,

utilizando como método entrevistas y cursos de entrenamiento así como una

evaluación continua, hasta lograr la adaptación de su personal con los

requerimientos de una empresa competente.

En la actualidad, la compañía esta ubicada en Haina y su función principal es

ofrecer el servicio de corte a las empresas dedicadas al confeccionamiento de

prendas de vestir, obteniendo los pedidos con antelación para poder cumplir con

el tiempo de entrega exigido y mantener así una buena imagen de sus labores

frente a sus clientes.

3.2 Distribución del espacio físico

Como empresa organizada, JMS INDUSTRIES posee una estructura

organizacional que se inicia en la parte gerencial administrativa y culmina con la

obrera. Esta es una institución integra actualmente por 62 empleados,

distribuidos equitativamente en las diferentes áreas que la conforman. Además,

existen empleados que no tiene un contrato de trabajo establecido con la

compañía.


57

La empresa consta de diversas áreas, cada una de las cuales tiene un objetivo

funcional a fin de responder a las exigencias de los clientes y, por ende a los

objetivos de la compañía. Estos departamentos son:

• Oficinas

• Almacén de componentes

• Almacén de materias primas

• Área de corte

• Mantenimiento

En las oficinas se encuentran las partes gerencial, administrativas e ingeniería

de la compañía. El área de oficinas esta dividida en recepción, gerencia, oficina

encargada de inventarios, oficina encargada de almacén de componentes;

oficina de corte, de recursos humanos y de contabilidad. Cada una de ellas

cumple con funciones relativas a sus nombres y ejercen un papel preponderante

para el desarrollo y ejecución de los planes de trabajo de la empresa.

Este departamento coordinar y planifica el trabajo a realizar, así como la

aplicación de las técnicas de ingeniería donde se desarrollan dichos planes de

trabajo.


58

El gerente general es el encargado del funcionamiento global de la empresa;

traza las pautas a seguir. Además es el responsable de comprar o negociar las

materias primas, tomando en cuenta los requerimientos de los clientes. Estas

operaciones son realizadas desde la ciudad de Miami.

Dentro de esta área, el gerente de planta es quien dirige directamente el

funcionamiento. Recibe instrucciones laborales del gerente general y es el

responsable de dar seguimiento al funcionamiento de la compañía, coordinando,

además, los departamentos restantes.

Con relación al almacén de componentes; es aquí donde están contenidos

todos los elementos utilizados en las propias operaciones del proceso de corte.

Por lo tanto, el encargado de componentes es la persona responsable de

registrar y controlar todo lo relativo al almacenamiento de componentes.

Existe también un almacén de materias primas donde se almacena las

materias sin procesar. Una vez recibidas y transportadas al almacén; la tela es

guarda con sus identificaciones pertinentes hasta el momento en que será

requerida por el departamento de corte o para ser traspasadas a otra empresa.

Es el encargado de inventario o almacenista el responsable de los controles de

existencias (entrada/salida) de materias primar. Este empleado trabaja en

coordinaciones con los asistentes de entradas y salidas, así como con el


59

encargado de cortar la tela, para poder llevar a cabo una adecuada metodología

de trabajo y cumpliendo con las políticas empresariales de JMS INDUSTRIES.

La funciones principal del área de corte es seleccionar las telas como lo

establecer el patrón de corte. Dicho patrón es entregado por el supervisor de

corte, el que dará las instrucciones necesarias al almacenista para que el mismo

entregue las telas a cortar. Ya entregadas las telas, los operadores ejercerán la

función de cortarlas de acuerdo al patrón establecido.

Dentro de este orden, el coordinador de corte es la persona que recibe el

programa de corte; dirige dicho departamento asegurándose de que el trabajo se

este desarrollando tal y como la empresa lo tenia planeado previamente.

3.3 Distribución en el área de almacén

El almacén posee una capacidad de 111,111.11 pies cuadrados, y tiene una

dimensión aproximada de 30,000 pies cuadrados. Este departamento esta divido

en pasillos que separan los espacios ocupados. Dichas separaciones están

sujetas a las normas de almacenamiento, las cuales establecen las dimensiones

que requiere una institución de esa especie.

Las informaciones obtenidas mediante el estudio de campo dentro del almacén

refleja que los límites estándares requeridos por las autoridades competentes

están bajo los valores normales. Además, las salidas de emergencia, los


60

extintores y la iluminación están bajo las normas de seguridad industrial

establecidos.

Las maquinarias existentes son cuatro montacargas: uno eléctrico; otro con

motor, el cual utiliza como combustible gas licuado. El costo para su

mantenimiento, el cual no es fijo, es de 3,700 pesos cada 150 horas.

Con relación a los dos montacargas faltantes, son manuales, los cuales se

utilizan para cargas relativamente pequeñas. Al igual que el eléctrico y el de

motor, tienen una capacidad para 2.5 toneladas.

Los equipos que posee JMS INDUSTRIES en almacén son: plataforma, paletas,

stackables y rack. Todos ellos se utilizan para obtener beneficios del espacio

disponible en la empresa.

3.4 Adquisición de materias primar y suplidores

Las compras de materias primar es un proceso que se inicia cuando el cliente

muestra el producto que desea, específicamente el modelo o tipo de tela, la

cantidad de piezas a cortar y los colores elegidos.

Teniendo una clara idea de las necesidades y características del patrón

requerido, el personal encargado compra la tela en los diversos molinos. De


61

acuerdo a tales requerimientos, el molino envía el parking list (listado de

paquetes o lista de materiales) de las cantidades por colores que se recibirán.

Una vez enviada la materia prima, se inspecciona y se descarta las que se

consideran innecesarias; y finalmente, se lleva al departamento de almacén.

Terminadas estas operaciones, se confirma a Miami el recibimiento para

certificar que la cantidad y calidad de las materias enviadas son las mismas;

evitando de esta posibles contradicciones.

En estados unidos, Pakistán, china, Hong Kong t Taiwán, se encuentran

ubicados los suplidores de telas de los cuales JMS INSUTRIES suplo sus

necesidades. Algunos de estos molinos son:

• Chia Her

• Delta

• Siterween

• Avondable

• QST

• Spring Field

• Gracedale


62

• Kahinoor

Estos suplidores gastan aproximadamente 3,500 dólares en transportación por

un contenedor de 40 pies.

3.5 Proceso de corte

Después que la tela es transportada desde los contenedores hasta la compañía,

se traslada al área de almacén donde se inspecciona y se clasifica. Una vez

comprobada, la tela permanecerá almacenada hasta que se solicite la orden en

el área de corte. Luego de da salida mediante un cutting orden (orden de corte)

donde se especifica la cantidad de tela a usar, el numero de lote, el tipo y el

color de tela y las piezas a costar por size.

El departamento de corte, al igual que el área de almacén, inspeccionada la tela.

Después de marca el largo del os pantalones en la mesa; se despliega la tela y

se coloca en el patrón establecido; luego de procede a cortar. Cuando la tela

esta cortada, se clasifica e inspecciona para ser empacada y despachada a las

fabricas donde estas piezas serán ensambladas.

3.6 Opciones para el diseño de un sistema de invent ario

Las áreas críticas de las decisiones de la administración de la producción y de

los inventarios necesitan ser competitivas e integrarse y coordinarse con otras


63

actividades de recursos de la empresa. Un sistema de administración integral

de la producción e inventarios representa una inversión importante para el

negocio, y como tal, debe diseñarse para apoyar la estrategia competitiva de la

empresa.

El propósito fundamental es integrar los requerimientos claves del mercado que

los clientes plantean a la compañía.

Para el diseño de los sistemas de inventarios se cuenta con una amplia gama de

opciones. Estas incluyen al MRP, MRPII, JAT (Justo a tiempo), OPT (etnología

para la optimización de la producción); sistemas de control periódico y sistemas

de programación finita.

3.6.1 Programación maestra de la producción

El diseño del programa maestro de producción se adopta tres enfoques

principales: FSER (fabricación según especificaciones); ESE (ensamble según

especificaciones) y FPE (fabricación para existencias).

En el caso de FSE, el pedido del cliente representa la unidad básica del control

en la programación maestra de la producción. La acumulación de pedidos

atrasados es crítica en la estimulación de los requerimientos de los materiales y

de la capacidad.


64

Las promesas de los clientes se basan en la acumulación de pedidos atrasados

más las estimulaciones por cada paso en el diseño, abastecimiento y fabricación

de un trabajo en particular. Aquí las listas de materiales de la planeación se

utilizan mucho para estimular los tiempos y para asignar prioridades a los

esfuerzos del diseño.

El enfoque de ensamble según especificaciones se emplea cuando el tiempo de

entrega total de fabricación excede al que desea el cliente; cuando la variedad y

el costo de los productos finales impiden inversiones en inventarios de artículos

terminados, y cuando el diseño de ingeniería ha creado módulos y opciones que

puedan combinarse en muchas formas para satisfacer requerimientos únicos de

los clientes.

En este enfoque, se mantiene un inventario de componentes para reducir el

tiempo de entrega total de fabricación, y los productos finales se ensamblan para

cumplir con las fechas de entrega programadas para los pedidos individuales de

los clientes.

En un ambiente de fabricación para existencias (FPE), el programa maestro de

la producción se establece en artículos finales. Estos se producen para la

demanda pronosticada; los pedidos de los clientes se cubren directamente a

partir de las existencias a fin de proporcionar tiempos de entrega breves para los

productos estandarizados. El tipo de incertidumbre que presenta este enfoque


65

es el de poseer errores de pronósticos porque carece de registros de promesas

a los clientes.

3.6.2 Planeación detallada de los materiales

La planeación detallada de los materiales puede realizarse de varias formas. Las

alternativas básicas son la planeación de materiales con base nominal y la

planeación de materiales en fases de tiempo. Entre los ejemplos de empresas

que emplean base nomina se incluyen las de manufactura repetitiva, las líneas

de ensamblen, justo a tiempo y otros sistemas de flujo.

El objetivo principal en la programación con base nominal es establecer tasas de

producción para cada parte de la fábrica. Alcanzar estas tasas le permite a la

compañía trasladar el material a través del sistema de fabricación sin

interrupciones y en el mejor tiempo posible.

En general no se requiere la planeación de artículos intermedios en la lista de

materiales, ya que el número de estos artículos es tan pequeño como para que

sea de interés.

Debido a la estabilidad del programa maestro de la producción, a las altas tasas

de proceso y a los cortos tiempos de entrega de fabricación se ignora la

información de estado detallada sobre los artículos de trabajo en proceso.


66

Por su parte, la planeación en fases de tiempo para componentes individuales

de los productos se realiza con enfoques de planeación de requerimiento de

materiales. El diseño del proceso de producción se basa en una fabricación por

lotes y los materiales también se compran en pedidos por lotes.

La preparación de los planes en fases de tiempo requiere una base de datos de

fabricación que incluya información acerca de las cantidades del programa

maestro de la producción planteadas en términos de la lista de materiales para

establecer los requerimientos brutos; los balances de inventario disponibles y las

órdenes pendientes de fabricación o de compras.

Los planes mencionados especifican los requerimientos netos; los tiempos de

entrega de producción, los den entrega de los proveedores y las existencias de

seguridad para precisar las fechas de liberación de la ordenes, y las formulas

para el tamaño del lote, determinando así las cantidades de dichas ordenes.

3.6.3 Opciones de la planta de fabricación

Existe una amplia variedad de sistemas de programación del a planta de

fabricación, manuales y basados en computadoras, para el control de las

actividades de producción.


67

El enfoque basado en el MRP respalda las operaciones de fabricación en lotes

en el que se emiten órdenes de fabricación en contra de un programa

desarrollado por la función de planeación de materiales basados en los tiempos

de entrega para artículos, componentes y subensambles.

El objetivo del sistema de programación de la planta de fabricación es coordinar

las secuenciación de las órdenes en los centros individuales de trabajo con los

requerimientos de entrega a los clientes.

Uno de los objetivos en los sistemas de la planta de fabricación basados en el

MRP es utilizar con eficacia la capacidad del centro de trabajo. Esta forma de

fabricación de basa en lotes relativamente grandes de cada componente e

inventarios considerables de trabajo en proceso para apoyar la independencia

entre los centros.

El flujo de materiales se controla con reglas de despacho que establecen el

orden en que se van a procesar todas las tareas en un entro particular de

trabajo.

En esta opción se le da seguimiento a las órdenes que avanzan por la fábrica al

procesar las transacciones detalladas de trabajo en casa centro.


68

Dichas transacciones se abren como parte de la planeación MRP, y se cierran a

medida que se reciben componentes en un almacén. Los problemas se detectan

mediante un análisis de entradas/salidas e informes de las cargas de la planta.

En los sistemas de programación de la planta de fabricación basados en el justo

a tiempo el enfoque se basa en la velocidad del material. Es decir, el énfasis

esta en los artículos finales y en la programación de las operaciones

individuales, incluso las partes de los componentes están en un nivel

subordinado.

El procedimiento de secuenciación carece de importancia ya que el trabajo solo

se inicia bajo la base de lo que se necesita, con poca o ninguna competencia,

por la capacidad del centro de trabajo.

De manera similar, se carece de órdenes debido a que el trabajo en proceso es

mínimo y el material se mueve a través de la fábrica a una velocidad suficiente

por lo que no es necesario el seguimiento. El único cierre es de artículos

terminados.

El justo a tiempo se utiliza cada vez más en los ambientes no repetitivos, en los

que se mueven configuraciones específicas de productos a través del área de

fabricación y en los tiempos de entregas breves, sin seguimiento u otras

transacciones.


69

3.7 Situación actual del sistema de inventarios en JMS INDUSTRIES

Para efectuar esta parte de la investigación, fue necesario utilizar técnicas de

observación directa dentro del área de almacén así como entrevistas al personal

encargado en el manejo del inventario. Los datos resultantes demuestran que

JMS INDUSTRIES carece de un apropiado sistema de inventario para el manejo

y registros del inventario.

La empresa posee los equipos y maquinarias necesarias para manejar las

informaciones relacionadas al control de inventario. No obstante, se esta

desaprovechando esta oportunidad porque carece del estricto control dentro del

almacén. Solo se utiliza una hoja electrónica llamada “Excel”, pero además de

que es utilizada incorrectamente, requiere de un control de entrada/salida

manual, lo que lo convierte en un sistema ineficaz para el manejo de los

registros.

3.8 Propuesta de un sistema de inventario

Debido a que el sistema de inventario utilizado por JMS INDUTRIES posee

deficiencias en el control de existencias por clasificación e inexactitud en los

registros, se propone lo siguientes:


70

La instalación de un sistema software que sea eficiente para los requerimientos

del manejo de almacén. Dicho sistema es un programa de facturación que

adiciona las entradas y rebaja las salidas automáticamente.

En cuanto a la instalación del software, existen dos alternativas: una es la

instalación de un sistema de código de barra; el cual permite mediante un lector

óptico, capturar los datos referentes a las mercancías. Otra opción es la de un

software o programa computarizado de digitación manual. Este captura los datos

mediante la introducción por un digitador.

Sin embargo, la instalación de un sistema con código de barra implica la

necesidad de comprar un lector óptico, un printer para sellos que contienen el

código de barra y capacitar un personal para que realice estas funciones. Esto

evidentemente eleva el costo para el inventario, el cual en promedio es de

15,000 pesos. Además hay que adicionarle a este precio el costo del printer que

es de 6,000 pesos y el del lector óptico que oscila entre 2,500 a 3,500 pesos

dominicanos.

Hay que resaltar, además, según las opiniones de los centros información de la

ciudad de santo domingo, que un sistema de código de barra solo se utiliza para

artículos que puedan ser movidos con facilidad y para cuando existe en

inventario una amplia gama de productos.


71

En contraposición, instalar un programa manual de software requiere solo el

entrenamiento de la persona encargada del control de existencia. Además, su

costo es menor que el software de código de barra, pues tiene un valor de

15,000 pesos, los cuales incluyen asesoría por tres meses, y la actualización y

entrenamiento del personal que manejaría el sistema. No incluye equipos debido

a que JMS INDUSTRIES cuenta con la cantidad de computadoras requeridas

para su instalación.

3.9 Factibilidad del sistema propuesto

Existen casos donde después de haberse realizado mejoras los resultados no

son visibles inmediatamente, sino que habría que esperar cierto tiempo después

hasta resolver situación como la adaptación del personal, la rentabilidad y la

recuperación de la inversión.

Para este caso en particular, donde la inversión es poco voluminosa, los

resultados podrán obtenerse caso al instante de haber concluido los trabajos.

Las ventajas que llevaría consigo la instalación del sistema computarizado de

entrada y salida (IO), son las siguientes:

• Reducción al mínimo el manejo de las informaciones referentes al

inventario de materias primas.


72

• Puede evitarse el conteo físico.

• Reducción de la burocracia en el área de inventario. Esto es así porque al

momento de requerirse informaciones relacionadas con el inventario, se

eliminara el papeleo y solo se utilizara la computadora, obteniéndose así

la información al instante.

• Mayor control en la existencia de materias primas.

• Máximo control de materias primas en cuanto a las clasificaciones,

referencias, color, numero de orden, nombre del programa, entre otros.

CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CAPITULO IV

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4.1 Conclusiones

Los constantes cambios en la forma de administrar las empresas, han

provocado que los administradores se coloquen a la vanguardia de la realidad

que los rodea.

La globalización y el libre comercio son aspectos de suma importación que

influyen en el comportamiento de los administradores al momento de actuar y

tomar decisiones dirigidas al mejor desarrollo de las labores propias de sus

empresas.

Dentro de los principales inconvenientes que presentan las empresas en el

mercado competitivo en que se desenvuelven, está el elevado costo que

representa mantener los inventarios, específicamente el de materias primas.

Luego de analizar el actual sistema de inventario de la empresa de corte, JMS

INDUSTRIES, se pueden establecer las siguientes conclusiones:

La empresa de corte JMS INDUSTRIES, ubicada en la Zona Franca de Haina,

carece de un apropiado sistema de inventario computarizado capaz de

establecer un control estricto del registro de inventario, o que trae como

consecuencia la presencia de errores en el flujo de materiales; es decir, en la

entrada y salida de componentes y materias primas.

75 CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Los datos obtenidos en esta investigando reflejan además, que el bajo control en

cuanto al manejo de las infamaciones relacionadas al inventario de materias

primas abarca la inseguridad en el conteo físico, clasificaciones, ubicación y

distribución del almacén.

En segundo orden, se observo que el personal encargada del departamento de

almacén de mencionada compañía mostró inseguridad al cuestionárseles sobre

el control que utilizan para el inventario y su registro.

El almacén, por su parte, viola los principios de seguridad al no estar

debidamente cerrado; permitiendo así en muchas ocasiones el libre acceso de

personas desautorizadas. El tan sentido, el departamento de almacén esta

carente de un control claramente definido, con el cual se registren los cambios

en el estado del inventario cuando se efectúa algún movimiento de materiales.

En otro sentido, el inventario ha de ser manejado de la mejor forma posible,

puede el mismo representa un elevado costo para las empresas y, por ende, una

inestabilidad económica para la misma. Por lo tanto, los administradores de

inventarios deben ser eficientes al momento de establecer las políticas de

trabajo; así como al momento de tomar decisiones dirigidas al manejo de los

inventarios.


Ningún sistema puede ser efectivo si no se admite la necesidad de introducir

mejoras continuas aun cuando se crea que todo está marchando a la perfección.

Las empresas y los administradores proactivos siempre tendrán ventajas

competitivas frente aquellos que se mantienen rezagados ante la situación de

competencia global que actualmente se experimenta.

4.2 Recomendaciones

Para colaborar con la minimización de los problemas que afectan actualmente el

efectivo desarrollo del sistema de inventarios utilizado por JMS INDUTRIES, a

continuación se enumeraran algunas sugerencias que podrían ayudar con la

problemática existente en dicha empresa. Estas son las siguientes:

• Localizar las compañías dedicadas a la instalación de software, con el

objetivo de conseguir la mejor oferta posible para la colocación de dicho

recurso técnico, el cual permitirá un manejo más eficiente de las

informaciones del inventario.

• Los empleados del departamento de almacén deben estar informados de

que sus actividades requieren exactitud, debido a que es difícil llevar

registros exactos sin un apoyo adecuado. La capacitación adecuada del

personal es relativamente de poco costo; en cambio, la capacitación

inadecuada puede resultar muy costosa.


Por lo tanto, es recomendable que el departamento administrativo

programe cursos de capacitación, así como reuniones periódicas

destinadas al personal las informaciones necesarias para contribuir así

con el desarrollo interrumpido de las operaciones de la empresa.

• Se recomiendo cerrar el almacén y que todos los movimientos de los

materiales sean autorizados y registrados por el gerente o el personal

responsable de mencionado departamento; de manera que se permita

solo la entrada de los montacargas y de las personas ligadas de una

forma u otra a esta área.

Para tal fin, se propone construir una valla basándose en tubos metálicos

y malla ciclónica, con la finalidad de levantar una barrera que impida el

acceso al almacén de personas desconocidas y desautorizadas.

La construcción del cercado para el almacén de JMS INDUSTRIES

favorece en gran medida a dicha organizaron pues proporcionaría al

almacenista; así como a los encargados de inventario, mayor

confiabilidad para el control de las existencias.

Además, se evitara el riesgo de robos y el autoservicio molestoso que

regularmente solicitan el personal de corte. Todo ello contribuiría a un


mayor control en la entrega de materias primas y a la minimización en el

tiempo de entrega de las mismas.

• En necesario que existan puntos de control claramente definidos en el

sistema de información, para que así se registren los cambios en el

estado del inventario cuando se vayan a efectuar las entradas y/o salidas

de materiales, en el caso de no optar por el sistema de software que los

controla automáticamente.

En general, los resultados obtenidos en esta investigación científica

reflejan de forma clara la urgencia de corregir los problemas detectados,

pues si no se pone atención inmediata a los mismo, la empresa JMS

INDUTRIES incurrirán en perdidas notables; las cuelas podrían provocar

problemas económicos a corto, mediano y /o largo plazo.

BIBLIOGRAFIA

79

BIBLIOGRAFIA

BIBLIOGRAFIA

80

BUFA, E. y RAKESH, K. (1992). Administración de la producción y de las

operaciones . (1era. Ed.) México: Editorial Limusa.

BUFA, E. y WILLIAN, H. (1996). Sistema de la producción e inventario.

(1era. Ed.) México: Editorial Limusa.

CHASE, M. (1995). Dirección y administración de la producción y las

operaciones. México: Editorial Irucin.

CLIFFS, E. (1973). Análisis de sistema de inventario. México : Editorial

Pretince Hall.

DUFFUAA, R. (2000). Sistemas de mantenimiento: Planeación y

control. (1era. Ed.) Mexico: Limusa Wiley.

EVERRETT, A. y EBERT. R. (1998). Administración de la producción y

de las operaciones . (A. BETANCOURT). México: Editorial Prentice Hall.

GROOVER, M. (1997). Fundamento de manufactura moderna . (A.

ARREDONDO). México: Editorial Prentice Hall.

MONKS, J. (1994) Administración de operaciones . (F. MEJIA).

México:Editorial McGraw Hill.

BIBLIOGRAFIA

80

MOORE, G. (1982). Administración de la producción . (4ta. Ed.)

México: Editorial Diana.

NIEBEL, B. (1996). Ingeniería industrial: Métodos, tiempos y

movimientos . (9a. Ed.) México: Alfaomega, S.A.

RENDER, B. y J. HEIZER. (1996). Principios de administración de

operaciones. México: Pretince Hall Hispano Americana.

RIGGS, J. (1996). Sistemas de producción. Planeación, análisis y

control. México: Editorial Limusa, S.A.

RONALD, E. y EVERETT, A. (1991). Administración de la producción y

operaciones . (4ta. Ed.) México: Pretince Hall Hispano Americana.

ACHROEDER, R, (1997). Administración de operaciones. (3ra. Ed.)

México: Editorial MCGraw Hill.

SIPPER, A. y BALFIN, L. (1997). Planeación y control de la

producción. México: MCGraw Hill.

Mantenimiento de grupos de inventarios.

http://www.apcnet.co.cr/Inventarios.htm.

Documents

MONOGRAFÍA PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE