Montréal, le 2 octobre 2015 Objet : Demande d’accès en vertu de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la

protection des renseignements personnels. Monsieur, Je donne suite à votre demande d’accès à l’information modifiée reçue par courriel le 15 septembre 2015 visant à obtenir les documents suivants : Contrat d’engagement de la personne qui a été retenue comme évaluateur pour les bourses de déplacement destinées aux artistes professionnels en théâtre au cours de la période comprenant les mois de février, mars et avril 2015. Doit être lisible clairement sur le document :

• le nom et le prénom de la personne que le CALQ a engagée pour la tâche; • la rémunération accordée et l’intégralité des conditions d’engagement, y compris, également

dans leur intégralité, les clauses particulières et les documents en annexe qui seraient liées au contrat;

• les dates de début et de fin de l’engagement; • le nom et le prénom de la personne qui a signé le contrat au nom du CALQ; • les signatures des deux parties.

Vous trouverez donc, ci-joint, les documents demandés. Toutefois, certains renseignements ont été retirés puisqu’ils ne sont pas accessibles, conformément aux articles 53 et 59 de la Loi, dont une copie est jointe à la présente. Ainsi, l’adresse d’une personne physique de même qu’une signature sont considérées comme des renseignements personnels protégés par la Loi et il ne nous est pas permis de vous les communiquer. De plus, les formulaires en annexe aux contrats vous sont transmis dans leur version non complétée car c’est cette version qui est jointe en annexe au contrat de l’appréciateur.

…/2

- 2 -

Conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q.,c. A-21, nous vous informons que vous pouvez demander la révision de cette décision auprès de la Commission d’accès à l’information. Une fiche d’information concernant le recours en révision est jointe à la présente. Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs. (Original signé) Lorraine Tardif, Coordonnatrice et conseillère aux affaires institutionnelles Responsable de l’accès à l’information p.j. (12)

Code d’éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités et les appréciateurs Approuvé par : Le conseil d’administration du Conseil des arts et des lettres du Québec Date : Le 24 mars 2004 (RÉS. CA0304A034) Modifié : Le 8 décembre 2005 (RÉS. CA0506A029) Le 13 décembre 2006 (RÉS. CA0607A043) et Le 12 décembre 2012 (RÉS. CA1213A023)

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PRÉAMBULE

Considérant que les membres du conseil d’administration du Conseil des arts et des lettres du Québec ont approuvé la Politique concernant les jurys les comités et les appréciateurs visant à définir les termes et les principes généraux applicables au Conseil des arts et des lettres du Québec à l’égard de la constitution de la banque de personnes-ressources et de la composition et du rôle des membres de jurys, de comités consultatifs, de comités de sélection et des appréciateurs sélectionnés. Considérant que les membres du conseil d’administration du Conseil des arts et des lettres du Québec désirent doter le Conseil des arts et des lettres d’un code d’éthique et de déontologie encadrant le travail des membres de jury, de comités consultatifs, de comités de sélection et des appréciateurs. En considérant ce qui précède, les membres du conseil d’administration du Conseil des arts et des lettres du Québec adoptent le code qui suit. DÉFINITIONS Les mots et expressions suivants utilisés dans le présent code, auront le sens suivant, sauf stipulation contraire et sauf si le contexte commande une interprétation contraire.

« appréciateur » : désigne une personne, sélectionnée et rémunérée par le CALQ conformément à la Politique, lesquels sont mandatés afin de donner un avis sur un spectacle, un événement, une exposition, un projet ou sur une demande de bourse de déplacement;

« artiste » : désigne un artiste ou un écrivain ou un collectif d’artistes ou d’écrivains admissible à un programme, une bourse ou toute autre aide financière du CALQ en vertu de la Loi sur le Conseil;

« CALQ » : désigne le Conseil des arts et des lettres du Québec;

« Code » : désigne le présent code d’éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités consultatifs, de comités de sélection et les appréciateurs du CALQ adopté par le conseil d’administration du CALQ résolution numéro CA1213A023;

« Comités » : désigne un comité consultatif ou un comité de sélection;

« Comité consultatif » : désigne un comité composé de pairs, sélectionnés et rémunérés par le CALQ conformément à la Politique, lesquels sont mandatés afin d’évaluer les demandes de subventions déposées par les organismes visés en vertu des programmes du CALQ;

« Comité de sélection » : désigne un comité composé de personnes qui peuvent ou non être des pairs, sélectionnés et rémunérés par le CALQ conformément à la Politique, lesquels sont mandatés en vue d’évaluer les demandes de bourse des artistes ou les demandes de subvention déposées des organismes visés déposées dans le cadre d’une entente signée entre le CALQ et un ou plusieurs des partenaires signataires;

« jury » : désigne un jury composé de pairs, sélectionnés et rémunérés par le CALQ conformément à la Politique, lesquels sont mandatés en vue d’évaluer les demandes de bourse déposées par les artistes en vertu des programmes du CALQ;

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« Loi sur le Conseil » : désigne la Loi sur le Conseil des arts et des lettres du Québec (L.R.Q., c. C-57.02) ;

« Membres » : désigne collectivement les membres d’un jury, les membres d’un comité consultatif, les membres d’un comité de sélection et les appréciateurs et un « Membre » signifie l’un d’eux;

« organisme visé » : désigne un organisme à but non lucratif ou une association culturelle admissible à un programme, une bourse ou toute autre aide financière du CALQ en vertu de la Loi sur le Conseil;

« personnes liées » : désigne des personnes liées à un Membre, ayant un lien par :

i. le sang;

ii. le mariage;

iii. l’union civile;

iv. l’union de fait;

v. l’adoption;

aux fins de ce Code, sont également liés à un Membre :

vi. l’enfant d’une personne visée aux alinéas ii à iv de cette définition;

vii. un membre de sa famille immédiate vivant sous le même toit; et

viii. la personne morale qui est contrôlée par un Membre ou par une personne visée aux alinéas i à iv et vi de cette définition;

ou par un groupe de ces personnes agissant conjointement;

ix. toute personne qu’un Membre pourrait être porté à favoriser en raison de sa relation avec elle ou un tiers, en raison de son statut, de son titre ou autrement.

« Politique » : désigne la Politique concernant les jurys, les Comités et les appréciateurs du CALQ telle qu’adoptée par le conseil d’administration du CALQ.

Dans le présent code, sauf incompatibilité avec le contexte, le singulier comprend le pluriel et vice-versa et le masculin comprend le féminin et vice-versa.

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Chapitre I – PRINCIPES ET VALEURS

Article 1 Le CALQ attend de chacun des Membres qu’il se comporte de façon à préserver la confiance des organismes visés, des artistes et des citoyens dans sa réputation, son intégrité, son objectivité et son impartialité. Article 2 Le CALQ a pour mission de soutenir, sur l’ensemble du territoire québécois, la recherche et la création artistique et littéraire, l’expérimentation, la production et la diffusion dans les domaines des arts visuels, des métiers d’art, de la littérature, des arts de la scène, des arts multidisciplinaires, des arts numériques, du cinéma et de la vidéo et de la recherche architecturale. Le CALQ soutient également le rayonnement des artistes, des écrivains, des organismes artistiques et de leurs œuvres au Québec, ailleurs au Canada et à l’étranger. Le CALQ accomplit une mission d’intérêt public en raison des services qu’il est appelé à rendre aux organismes visés, aux artistes et aux citoyens, et du fait que ces services sont financés par l’ensemble de la collectivité. Le CALQ doit donc remplir cette mission non seulement avec efficacité, mais aussi dans le respect de ses valeurs fondamentales. Les valeurs fondamentales auxquelles adhère le CALQ sont les suivantes : • le respect de l’autonomie et de la liberté de création des artistes; • le respect de l’indépendance artistique et administrative des organismes; • la reconnaissance du mérite artistique par les pairs; • la concertation avec les milieux artistiques et littéraires; et • la rigueur et la transparence des modes d’attribution de l’aide financière.

Chapitre II – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Article 3 Ce Code a pour objet de préserver et de renforcer le lien de confiance des citoyens dans l’intégrité et l’impartialité du CALQ, de favoriser la transparence au sein du CALQ et de responsabiliser les Membres. Article 4 Ce Code énonce les normes d’éthique et les règles de déontologie visant à baliser les comportements des Membres. Il s’inspire de la Politique et vise à la compléter.

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Chapitre III – DEVOIRS ET OBLIGATIONS

Article 5 Chaque Membre doit agir avec bonne foi, compétence, prudence, diligence, efficacité, assiduité, équité, respect, impartialité, honnêteté, intégrité et loyauté dans l’accomplissement de ses devoirs. Article 6 Chaque Membre doit s’engager formellement à respecter le caractère confidentiel des renseignements et documents reçus dans le cadre de son mandat et à respecter le Code en signant le formulaire apparaissant à l’Annexe I et dont copie lui sera transmise par le CALQ. Le formulaire doit être signé et transmis dûment complété avant le début de la première réunion de travail ou du mandat du Membre et est versé au dossier. Article 7 Chaque Membre s’acquitte de ses devoirs en se conformant aux principes suivants : 1° il doit remplir ses devoirs et organiser ses affaires personnelles de façon à préserver la confiance des

citoyens dans l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité du CALQ; 2° il doit avoir une attitude irréprochable et doit respecter la lettre et l’esprit de ce Code; 3° il doit avoir une conduite qui puisse résister à l’examen le plus minutieux; pour s’acquitter de cette

obligation, il ne lui suffit pas simplement de respecter ce Code; 4° il doit éviter de se placer dans une situation de conflit d’intérêts réelle ou potentielle de nature à entraver

l’accomplissement de ses devoirs et la poursuite des objectifs du CALQ ; l’intérêt public doit toujours prévaloir dans le cas où les intérêts d’un Membre entrent en conflit avec ses devoirs;

5° dans le cadre de son mandat, il lui est interdit de solliciter ou d’accepter des transferts de valeurs

économiques; 6° il lui est interdit d’outrepasser ses fonctions pour venir en aide à des personnes physiques ou morales,

dans leurs rapports avec le CALQ; 7° il lui est interdit d’utiliser, directement ou indirectement, à son profit ou au profit d’un tiers des

renseignements obtenus dans l’accomplissement de ses devoirs; 8° il lui est interdit d’utiliser, directement ou indirectement, à son profit ou au profit d’un tiers les biens du

CALQ, sauf avec l’approbation préalable du CALQ; et 9° à la fin de son mandat, il doit se comporter de façon à ne pas tirer d’avantages indus de ses fonctions

antérieures pour le compte du CALQ.

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Article 8 Chaque membre est tenu à la discrétion sur sa participation et sur ce dont il a connaissance dans l’accomplissement ou à l’occasion de l’accomplissement de ses devoirs, y compris le contenu des délibérations et des recommandations d’un jury ou d’un Comité, et les discussions et échanges avec d’autres Membres au sujet de toute demande de bourse ou de tout dossier qu’il a été appelé à étudier, et ce, jusqu’à ce que cette information soit du domaine public. Article 9 Chaque Membre doit, dans l’accomplissement de ses devoirs, prendre ses décisions sans considérations politiques partisanes. Article 10 Chaque Membre adopte, dans ses relations avec les autres Membres et le personnel du CALQ, une attitude empreinte de courtoisie, de respect et d’ouverture, de manière à assurer des échanges productifs et une collaboration fructueuse. Article 11 Un Membre ne peut avoir un intérêt direct ou indirect, dans un organisme visé, mettant en conflit son intérêt personnel et celui du CALQ. Article 12 Chaque Membre doit déclarer par écrit au secrétaire du CALQ, ou à son représentant désigné, dès réception de la liste des demandes de bourse, des demandes de subvention ou des dossiers qu’il sera appelé à étudier, tout intérêt, direct ou indirect, susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts en complétant et en signant le formulaire de déclaration des membres de jurys, d’un Comité et des appréciateurs, lequel formulaire est prévu à l’Annexe II de ce Code. Ce formulaire doit être complété, signé et transmis au CALQ avant que le Membre ne reçoive la documentation afférente aux demandes de bourse, aux demandes de subvention ou des dossiers que le Membre devra réviser; ce formulaire complété et signé est versé au dossier. Chaque Membre doit aussi remettre par écrit au secrétaire du CALQ, ou à son représentant désigné, une mise à jour de cette déclaration si un changement survient au cours de son mandat. Article 13 Constitue une situation de conflit d’intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle qui est de nature à compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaires à l’exercice de la fonction de membre d’un jury, de membre d’un Comité ou d’appréciateur et à la poursuite des objectifs du CALQ, ou à l’occasion de laquelle le Membre utilise ou cherche à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un avantage indu à une tierce personne. Est réputé un intérêt direct le fait qu’un Membre présente une demande d’aide financière au CALQ, à titre personnel, pour le compte ou par l’intermédiaire d’un organisme visé ou d’un artiste qui est réputé une personne liée au Membre.

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Est réputé un intérêt direct le fait pour un Membre d’avoir été, au cours des deux dernières années précédant son mandat, un employé d’un organisme visé ou d’un artiste présentant une demande d’aide financière. Est réputé un intérêt indirect pour un Membre le fait qu’une demande d’aide financière soit présentée par une personne liée au Membre, par un organisme visé ou par un artiste avec qui il a ou est susceptible d’avoir des liens d’affaires relativement à la demande d’aide financière sous examen. Article 14 Parmi tant d’autres, les situations suivantes constituent un conflit d’intérêts : 1° l’utilisation, à ses propres fins ou au profit d’un tiers, d’informations confidentielles ou privilégiées

auxquelles un Membre a accès dans l’accomplissement de ses devoirs; 2° l’utilisation par un Membre de ses prérogatives ou fonctions en vue de rechercher un gain ou un profit ou

d’en tirer un avantage personnel ou pour le profit d’un tiers; 3° la participation à une délibération ou à une décision du CALQ, sachant qu’un conflit d’intérêt réel ou

potentiel existe, afin de l’influencer et d’en tirer un avantage personnel ou pour celui d’un tiers; 4° le soutien privilégié à un organisme visé ou à un artiste dans ses rapports avec le CALQ, en vue

d’accorder un traitement de faveur à l’organisme visé ou à l’artiste; 5° la sollicitation d’une aide par un Membre pour un proche, un associé ou une personne liée; 6° le dépôt ou la transmission au CALQ d’une demande d’aide d’un organisme visé ou d’un artiste qui est

réputé une personne liée au Membre. Article 15 Chaque Membre s’engage de plus : 1° à tenir pleinement compte des objectifs, conditions et modalités décrites dans la Politique et dans les

documents d'information correspondant à la demande ou au dossier qu’il est appelé à étudier; 2° à ne pas divulguer sa participation à titre de Membre du jury, d’un Comité ou d’appréciateur, non plus

que le nom des autres Membres jusqu’à ce que le CALQ ait rendu cette information publique; 3° à ne pas discuter avec un artiste ou un organisme visé de sa demande de bourse ou de subvention, avant,

pendant ou suivant les travaux et les délibérations du jury ou des Comités, et à référer au CALQ tout artiste, organisme visé ou citoyen qui voudrait obtenir des renseignements sur une demande d’aide, sur la recommandation d’un jury ou d’un Comité sur lequel il siégeait.

Article 16 Un Membre qui déclare avoir un intérêt susceptible de le placer dans une situation de conflit d’intérêts s’abstient de prendre part à toute délibération ou décision risquant d’entacher d’impartialité cette délibération ou décision.

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À cette fin, il doit notamment se retirer de la réunion du jury ou du Comité pour la durée des délibérations et du vote relatifs à la question qui le place dans une situation de conflit d’intérêts. Article 17 Chaque Membre doit retourner au CALQ, dès la fin de son mandat, l’ensemble de la documentation qui lui a été remise. Il doit aussi s’assurer de détruire, dès la fin de son mandat, les fichiers électroniques des dossiers du CALQ en sa possession. Article 18 Un Membre qui ne dépose pas le formulaire visé à l’Article 6 ou celui prévu à l’Article 13 de ce Code complété et signé dans les délais prescrits voit sa participation au jury ou au Comité ou son mandat révoqué. Si un Membre ne respecte pas ce Code, le CALQ mettra fin à son mandat et son nom pourra être retiré de la banque de personnes-ressources pour une durée déterminée ou indéfiniment.

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ANNEXE I Le formulaire qui suit est fourni à titre d’exemple. Le formulaire à remplir et à signer sera transmis par le CALQ aux personnes engagées pour participer à un jury, un comité ou pour agir à titre d’appréciateur. FORMULAIRE D’ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ DES MEMBRES D’UN JURY, D’UN COMITÉ CONSULTATIF, D’UN COMITÉ DE SÉLECTION OU D’UN APPRÉCIATEUR

Nom du membre :

Description du mandat :

Tout membre externe d’un jury, d’un comité ou un appréciateur du Conseil des arts et des lettres du Québec doit s’engager à respecter le caractère confidentiel des renseignements et des documents reçus dans le cadre de son mandat et à respecter le Code d’éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités et les appréciateurs du Conseil des arts et des lettres du Québec. Je soussigné(e), ________________________________________ , reconnais avoir été nommé(e) par le Conseil des arts et des lettres du Québec, pour siéger au sein du jury, du comité consultatif ou de sélection ci-dessus mentionné ou pour agir à titre d’appréciateur et avoir accepté ce mandat. À ce titre, je reconnais que je suis susceptible de recevoir des renseignements et des documents confidentiels concernant le CALQ ainsi que sur les artistes et les organismes artistiques relevant de sa juridiction. Je reconnais que la divulgation de tels renseignements et documents confidentiels pourrait contrevenir à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, être préjudiciable au CALQ et être contraire à ses intérêts ainsi qu’à ceux des artistes et des organismes artistiques. Je reconnais que je suis passible de sanctions en cas de manquement à ce Code. Je déclare avoir pris connaissance du Code d’éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de comités et les appréciateurs du Conseil des arts et des lettres du Québec et en saisir le sens et la portée. J’adhère aux principes et aux valeurs qui y sont mentionnés. Je m’engage également à assumer tous les devoirs et obligations qui y sont énumérés. Signature en date du

______________________________________________________________________________________________ 10

ANNEXE II

Le formulaire qui suit est fourni à titre d’exemple. Le formulaire à remplir et à signer sera transmis par le CALQ aux personnes engagées pour participer à un jury, un comité ou pour agir à titre d’appréciateur. FORMULAIRE DE DÉCLARATION D’INTÉRÊTS

D’UN MEMBRE D’UN JURY, D’UN COMITÉ CONSULTATIF, D’UN COMITÉ DE SÉLECTION OU D’UN APPRÉCIATEUR D’UN SPECTACLE, D’UN ÉVÉNEMENT, D’UNE EXPOSITION, D’UNE ŒUVRE, D’UN PROJET PARTICULIER OU D’UNE DEMANDE DE BOURSE DE DÉPLACEMENT

Tout membre d’un jury, d’un comité consultatif ou d’un comité de sélection ainsi que tout appréciateur doit s’engager à déclarer tout intérêt direct ou indirect, tel que défini à l’article 13 du Code.

Je déclare avoir reçu copie du Code d’éthique et de déontologie régissant les membres de jurys, de

comités et les appréciateurs du Conseil des arts et des lettres du Québec, en avoir pris connaissance dans sa totalité et particulièrement l’article 13 du chapitre III – Devoirs et obligations.

Cocher la case correspondante.

Pour les membres d’un jury, d’un comité consultatif ou d’un comité de sélection :

Je déclare ne pas avoir d’intérêts directs ou indirects, tels que définis à l’article 13 du Code, dans le cadre de l’inscription pour laquelle je suis membre d’un jury, d’un comité consultatif ou d’un comité de sélection.

Pour les appréciateurs :

Je déclare ne pas avoir d’intérêts directs ou indirects, tels que définis à l’article 13 du Code, envers un artiste, un collectif d’artistes, un organisme artistique ou un promoteur dont j’évalue le spectacle, l’événement, l’exposition, l’œuvre, le projet particulier ou la demande de bourse de déplacement.

OU

Je déclare avoir des intérêts directs ou indirects, tel que définis à l’article 13 du Code, et je fais état de mes intérêts comme suit (joindre un feuillet supplémentaire si nécessaire) :

Nom de l’artiste, du collectif d’artistes, du promoteur ou de l’organisme

Lien

Signature en date du

Formulaire d’adhésion au dépôt direct - INDIVIDUS

En vue de faciliter et d’accélérer les paiements, le Conseil des arts et des lettres du Québec (CALQ) vous demande

d’adhérer à son service de dépôt direct. Pour y adhérer ou modifier les renseignements à ce sujet, veuillez remplir ce formulaire.

Pour en savoir plus sur le dépôt direct, lisez la page 2 de ce formulaire.

Section 1 – Identification Nom Prénom

Adresse

No Rue Appartement Ville Province Code postal

- *********@*********.*** Ind. Rég Numéro de téléphone Courrier électronique

Cochez une case seulement (X) Adhésion au dépôt direct Modification des renseignements

Section 2 - Renseignements relatifs à l’acheminement des versements Agrafez ou numérisez un spécimen de chèque à l’endroit spécifié sur le formulaire en inscrivant la mention annulé sur

le dessus. Transmettez le formulaire signé à l’attention du service des ressources financières et matérielles :

par télécopieur : 418 528-2327 par courriel : rfm@calq.gouv.qc.ca par messager ou en personne aux bureaux de Montréal ou de Québec

Section 3 – Autorisation

J’autorise le CALQ à déposer directement les sommes qui me sont dues dans le compte mentionné sur le chèque ci-annexé et à me transmettre l’avis de dépôt par courriel.

Prénom du bénéficiaire (en lettres majuscules) Nom du bénéficiaire (en lettres majuscules)

Signature Date : Année - Mois - Jour

Agrafez ou numérisez le spécimen de chèque à l’intérieur de cet espace

Modalités

Un spécimen de chèque au nom du bénéficiaire doit être annexé à ce formulaire avec, au recto, la mention

« ANNULÉ ». L’institution financière doit être située au Canada. Un avis de dépôt vous sera transmis par courriel. Si l’institution financière avise le CALQ d’une modification aux renseignements bancaires, les versements

pourraient être déposés dans le nouveau compte. Pour toute information supplémentaire concernant le dépôt direct, veuillez communiquer avec le service des

ressources financières et matérielles du CALQ au : Québec : 1 418 643-2364 Sans frais : 1 800 608-3350 Télécopieur : 418 528-2327

Le CALQ n’est pas responsable des problèmes qui pourraient se présenter si vous fournissez des renseignements incomplets ou inexacts.

Politique de remboursement des dépenses des membres des jurys, des comités consultatifs, des appréciateurs et des experts-conseils (C.T. 212379 - 26 mars 2013)

Honoraires (Tel que précisés dans la lettre d'engagement)

Pour une journée de travail comptant plus de quatre heures et jusqu’à sept heures de travail, la rémunération est de 200 $.

25 $ de l’heure pour une demi-journée de travail comptant quatre heures et moins.

Pour la lecture des dossiers en préparation à l'évaluation, une rémunération de 100 $ est versée par jour, somme modulée en fonction du nombre de dossiers examinés par jour conformément à la politique interne du Conseil en vigueur.

Pour l’appréciation écrite des dossiers de bourses aux artistes professionnels, un montant de 25 $ par dossier est attribué pour un montant maximum de 200 $ par jour.

Pour chaque spectacle ou activité artistique ou littéraire vu par un appréciateur et faisant l’objet d’un commentaire écrit, un montant forfaitaire de 100 $ est attribué. Une somme forfaitaire maximale de 500 $ est attribuée pour l’appréciation écrite du suivi général d’un événement.

Pour chaque dossier d’organisme analysé par un expert-conseil et faisant l'objet d'un avis écrit, un montant forfaitaire minimum de 50 $ est attribué, sujet à l’approbation de la direction de programmes concernée.

Pour tout déplacement de plus de deux heures, des honoraires de 25 $ par heure excédentaire sont attribués.

Définitions Aux fins de la présente directive, on entend par : « personne engagée à honoraires » : une personne dont les services sont retenus pour l’exécution d’un contrat; « personne engagée à honoraires inscrite » : une personne dont les services sont retenus pour l’exécution d’un contrat et qui est inscrite au registre de la taxe sur les produits et services (TPS) et de la taxe de vente du Québec (TVQ); (Les frais de déplacement remboursés à une personne engagée à honoraires inscrite doivent exclure la TPS et la TVQ qu’elle a payée par rapport à ces frais.) « personne engagée à honoraires non inscrite » : une personne, dont les services sont retenus pour l’exécution d’un contrat, qui n’est pas inscrite au registre de la TPS et de la TVQ.

Frais de déplacement Frais de transport Les moyens de transport utilisés doivent être les plus économiques.

a) Autobus, train et avion : classe économique; b) Transport en commun et taxi : remboursement des frais encourus.

Aucun frais de transport n’est payable lorsque la personne engagée à honoraires effectue un déplacement à l’intérieur d’un parcours routier de 16 kilomètres de son principal établissement, à moins de circonstances exceptionnelles et sur autorisation du dirigeant de l’organisme public ou de la personne qu’il désigne. Les indemnités applicables pour l’utilisation d’un véhicule automobile personnel sont les suivantes :

a) Pour un aller-retour Québec/Montréal, le Conseil rembourse un montant forfaitaire de 72 $; b) Personne engagée à honoraires inscrite : 0,37 $ du kilomètre parcouru au Canada; c) Personne engagée à honoraires non inscrite : 0,415 $ du kilomètre parcouru au Canada.

Frais de séjour (logement et repas) Pour tous voyages d’au moins 18 heures comprenant un coucher :

Lieu du coucher Indemnité journalière d’une personne engagée à honoraires inscrite

Indemnité journalière d’une personne engagée à honoraires non inscrite

Basse saison (1er novembre - 31 mai)

Haute saison (1er juin - 31 octobre)

Basse saison (1er novembre - 31 mai)

Haute saison (1er juin - 31 octobre)

Montréal 166 $ 178 $ 191 $ 205 $ Québec 146 $ 168 $

Laval, Gatineau, Longueuil, Lac-

Beauport, Lac-Delage

142 $

150 $

164 $

173 $

Ailleurs au Québec 123 $ 127 $ 142 $ 146 $ Pour un voyage de 12 à 18 heures, avec ou sans un coucher :

- 50 % du montant de l’indemnité ci-dessus. Pour un voyage de moins de 12 heures, ou lorsque les frais d’hôtel sont payés par le CALQ :

Repas Personne engagée à honoraires inscrite Personne engagée à honoraires non inscrite Pour le déjeuner

(départ avant 7h30) 9,05 $ 10,40 $

Pour le dîner (départ avant 11h30 ou retour après 13h30)

12,40 $ 14,30 $

Pour le souper (départ avant 17h30 ou retour après 18h30)

18,70 $ 21,55 $

Spécification quant au lieu du coucher Le Conseil du trésor ne fait pas de distinction quant à l’indemnité remboursée selon le lieu de coucher. En d’autres termes, que le membre réside chez un ami ou chez sa famille durant son séjour ou qu’il réside dans une chambre d’hôtel, l’indemnité journalière pour frais de séjour sera la même.

Autres frais Le CALQ rembourse les frais encourus pour le péage et le stationnement d’un véhicule automobile dans le cours d’un déplacement autorisé. Seuls les billets de spectacles des appréciateurs sont remboursables. Seuls les appels téléphoniques interurbains effectués à la demande d'un chargé de programmes du Conseil sont remboursables.

Formulation et présentation de la réclamation Toute réclamation doit être présentée sur le formulaire « Réclamation honoraires frais séjour et transport». Une preuve de voyage doit être présentée pour chaque déplacement et pour chaque journée complète de séjour, sauf s’il s’agit d’un déplacement de moins de 240 kilomètres aller-retour qui ne comporte pas de repas ou de coucher. De plus, la personne engagée à honoraires doit indiquer ses heures de départ et d’arrivée. Les pièces justificatives suivantes doivent être annexées à la réclamation :

- Le reçu officiel de la location d’une chambre dans un établissement hôtelier ou - L’adresse et le moyen ou service de logement utilisé - Le billet d’un transport public - Une pièce justificative lorsqu’il y a utilisation d’un taxi

chapitre A-2.1

LOI SUR L'ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS 53. Les renseignements personnels sont confidentiels sauf dans les cas suivants: 1° la personne concernée par ces renseignements consent à leur divulgation; si cette personne est mineure, le consentement peut également être donné par le titulaire de l'autorité parentale; 2° ils portent sur un renseignement obtenu par un organisme public dans l'exercice d'une fonction juridictionnelle; ils demeurent cependant confidentiels si l'organisme les a obtenus alors qu'il siégeait à huis-clos ou s'ils sont visés par une ordonnance de non-divulgation, de non-publication ou de non-diffusion.

59. Un organisme public ne peut communiquer un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, il peut communiquer un tel renseignement sans le consentement de cette personne, dans les cas et aux strictes conditions qui suivent: 1° au procureur de cet organisme si le renseignement est nécessaire aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi que cet organisme est chargé d'appliquer, ou au Directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est nécessaire aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 2° au procureur de cet organisme, ou au procureur général lorsqu'il agit comme procureur de cet organisme, si le renseignement est nécessaire aux fins d'une procédure judiciaire autre qu'une procédure visée dans le paragraphe 1°; 3° à un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, si le renseignement est nécessaire aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec; 4° à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d'une situation d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée; 5° à une personne qui est autorisée par la Commission d'accès à l'information, conformément à l'article 125, à utiliser ce renseignement à des fins d'étude, de recherche ou de statistique; 6° (paragraphe abrogé); 7° (paragraphe abrogé); 8° à une personne ou à un organisme, conformément aux articles 61, 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1;

9° à une personne impliquée dans un événement ayant fait l'objet d'un rapport par un corps de police ou par une personne ou un organisme agissant en application d'une loi qui exige un rapport de même nature, lorsqu'il s'agit d'un renseignement sur l'identité de toute autre personne qui a été impliquée dans cet événement, sauf s'il s'agit d'un témoin, d'un dénonciateur ou d'une personne dont la santé ou la sécurité serait susceptible d'être mise en péril par la communication d'un tel renseignement.

AVIS DE RECOURS EN RÉVISION

RÉVISION

a) Pouvoir

L’article 135 de la Loi prévoit qu’une personne peut, lorsque sa demande écrite a étérefusée en tout ou en partie par le responsable de l’accès aux documents ou de laprotection des renseignements personnels ou dans le cas où le délai prévu pourrépondre est expiré, demander à la Commission d’accès à l’information de réviser cettedécision.

La demande de révision doit être faite par écrit; elle peut exposer brièvement lesraisons pour lesquelles la décision devrait être révisée (art. 137).

L’adresse de la Commission d’accès à l’information est la suivante :

QUÉBEC MONTRÉAL

Édifice Lomer-Gouin Bureau 18.200575 rue Saint-Amable 500, boul. René-Lévesque OuestBureau 1.10 Montréal (Québec) H2Z 1w7Québec (Québec) G1R 2G4

Tél : (418) 528-7741 Tél : (514) 873-4196Téléc : (418) 529-3102 Téléc : (514) 844-6170

b) Motifs

Les motifs relatifs à la révision peuvent porter sur la décision, sur le délai de traitementde la demande, sur le mode d’accès à un document ou à un renseignement, sur lesfrais exigibles ou sur l’application de l’article 9 (notes personnelles inscrites sur undocument, esquisses, ébauches, brouillons, notes préparatoires ou autres documents demême nature qui ne sont pas considérés comme des documents d’un organismepublic).

c) Délais

Les demandes de révision doivent être adressées à la Commission d’accès àl’information dans les 30 jours suivant la date de la décision ou de l’expiration du délaiaccordé au responsable pour répondre à une demande (art. 135).

La loi prévoit spécifiquement que la Commission d’accès à l’information peut, pour motifraisonnable, relever le requérant du défaut de respecter le délai de 30 jours (art. 135).

APPEL DEVANT LA COUR DU QUÉBEC

a) Pouvoir

L’article 147 de la loi stipule qu’une personne directement intéressée peut porter ladécision finale de la Commission d’accès à l’information en appel devant un juge de laCour du Québec sur toute question de droit ou de compétence.

L’appel d’une décision interlocutoire ne peut être interjeté qu’avec la permission d’unjuge de la Cour du Québec s’il s’agit d’une décision interlocutoire à laquelle la décisionfinale ne pourra remédier.

b) Délais

L’article 149 prévoit que l’avis d’appel d’une décision finale doit être déposé au greffede la Cour du Québec, dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la décisionde la Commission par les parties.

c) Procédure

Selon l’article 151 de la loi, l’avis d’appel doit être signifié aux parties et à laCommission dans les dix jours de son dépôt au greffe de la Cour du Québec.

14 juin 2006Mise à jour le 20 septembre 2006