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Lösungen, die helfen
ZUKUNFT PLANEN, ZUKUNFT SICHERNWAS ERFOLGREICHE UNTERNEHMENSSTEUERUNG AUSMACHT
BIELEFELD, 06.10.2015
© 2015 MICOS. All rights reserved. 2
UNTERNEHMENSSTEUERUNG
Gibt man den Begriff „Unternehmenssteuerung“ bei Google ein, so erhält man nach 0,37 Sekunden über 300.000 Treffer!
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AUFGABEN DER UNTERNEHMENSSTEUERUNG
Quelle:Prof. Dr. G. Moos
Normativer Referenzpunkt)
Allgemeine Unternehmensziele
Spezifische Unternehmensziele
Vision Mission(Leitziel) (Leitbild)
konstituieren
Risikoorientierte Beurteilungder Unternehmensumwelt
(PEST-Analyse)
Analyse eigener Stärken und Schwächen und deren Bedeutung für die Zukunft (SWOT-Analyse)
Laufende Überwachung Laufende Überwachung
Strategische Unternehmensziele(in Summe der Strategie entsprechend)
Operationalisiert /messbar
Aktualisierung Aktualisierung
Funktionsbereich 2(z. B. FuB)
Funktionsbereich 1(z. B. WfbM 1 .. n)
…
StrategischeSteuerung
OperativeSteuerung
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IHR REFERENT, RALF WINKELMANN, GESCHÄFTSFÜHRER RGW CONSULTING
Referent für Unternehmenssteuerung, u.a. zum Thema „Grundsätze ordnungsgemäßer Planung“ (BfS)
Aktuell:
Projektsteuerung zahlreicher Implementierungsprojekte im Bereich der operativen Unternehmensplanung, u.a. bei der Lebenshilfe Lüdenscheid, Senioreneinrichtung der Stadt Bochum, WFB Mainz und FC Basel.
Früher:
Tätig in unterschiedlichen Bankengruppen, zuletzt als Direktor einer internationalen Großbank mit Zuständigkeit für Bilanzierung und Controlling.
Ausbildung zum Bankkaufmann, Studium der Betriebswirtschaft und Zertifizierung zum Senior Projektmanager (GPM/IPMA).
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SEGMENTE DER UNTERNEHMENSSTEUERUNG
Strategie
Controlling
Chancen und Risiko-
management
BetriebswirtschaftlicheSteuerung
PädagogischeSteuerung
ProzesseKennzahlenReporting
SWOT-AnalyseStrategiebildungStrategieüberprüfung
PEST-Analyse
RisikozonenRisikobereicheRisikoportfolios
Eintrittswahrscheinlichkeiten
PEST = Political, Economic, Social, Tecnological SWOT = Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats
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„Wenn über das Grundsätzliche keine Einigkeit besteht, ist es sinnlos, miteinander Pläne zu
schmieden."___________________
Konfuzius
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STRATEGIE-SEGMENT
Zu beantwortenden Fragen:
Gibt es ein „SPIELFELD“ einen regionalen Markt, der die Leistungen (Förderung und Produktion) abnimmt?
Passen die Fähigkeiten der Betreuten zu den Produktionsmöglichkeiten?
Welche Möglichkeiten und Fähigkeiten müssen wir dazu entwickeln und trainieren ?
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STRATEGIE: DAS SPIELFELD FINDEN
Werte Leitbild / Leitziel
Grundsätze strategische Themen
Projekte /Maßnahmen
Was ist uns gemeinsam
wichtig ?
Was wollen wir gemeinsam
tun ?
Wer ist das Ziel unserer
Bemühungen ?
Unser Spielfeld
Zielpersonen /relevante Anspruchsberechtigte
Standards
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RISIKOMANAGEMENT-SEGMENT
Zu beantwortenden Fragen:
Wird in regelmäßigen Abständen eine strukturierte Risikoanalyse durchgeführt?
Werden regulatorische bzw. gesetzliche Rahmenbedingungen kontinuierlich beobachtet (z.B.: Bundesteilhabegesetz oder „Persönliches Budget“) und deren Auswirkungen abgeschätzt?
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CONTROLLING-SEGMENT
Zu beantwortenden Fragen:
Ist bei der Konzeption die Integration von pädagogischen und betriebswirt-schaftlichen Inhalten berücksichtigt worden?
Sind die notwendigen Prozesse zur Datenerhebung geklärt und eindeutig?
Wer profitiert von der geschaffenen Transparenz und wie kann die Komplexität reduziert werden?
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DIE STAKEHOLDER
Sicherstellunggleichmäßiger Qualität
Klare Ergebnisse (monetär)
Identifikation defizitärerBereiche
Objektive Sicht auf das Unternehmen
GemeinsameProblemlösungen in kritischen Phasen
VerlässlicheInformationen zu Qualitätund Ökonomie
Vertrauen in die Einrichtung
Konsistente verlässlicheZahlen
Klare Aussagen über Mittelverwendung
Verlässlicher Geschäfts-partner
Erleichterte Darlehens-vergabe
…
Geschäfts-bereiche
MAV und Mitarbeiter
Leistungs-träger,Aufsichts-Gremium,Spender
Banken
Folgende Gruppen (Stakeholder) profitieren neben der Geschäftsführung von der durch professionelle Unternehmenssteuerung erreichten Transparenz:
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VORGEHENSMODELL
Definition der Ziele
Implementierung
Ausführung
Klärung und Festlegen der zur Unternehmenssteuerungnotwendigen Prozesse:
– Klärung der beteiligtenBereiche
– Klärung der Datenverfügbarkeit
Vollständige/partielle Einführung Strategische Richtung ist definiert Umsetzungs-Roadmap steht fest
Klärung der Prozesse
Definition derKennzahlen
1
2
34
5
Festlegen der zur Steuerungrelevanten Kennzahlen und Informationen
Festlegen der Erhebungszeiträume
Festlegen der Erhebungsfrequenz
Künftige Herausforderungenerkennen
Definition von Berichten Ableitung der Zielgrößen Berechnung der Kennzahlen Festlegen der Zielgruppen
(Empfänger) Abstimmung der Inhalte mit
den Empfängern
Steuerung mit Kennzahlen Zielgruppen-fokussierte
Berichterstellung Wirksamkeit bestätigen /
Korrekturbedarf ermitteln
Prozess zur Implementierung der Unternehmenssteuerung
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TRANSPARENZ DURCH KENNZAHLEN
Kennzahlen sind Vereinbarungen
zur Verdeutlichung von Zielen
zur Klarheit über den Stand der Zielerreichung
als Basis für die Kommunikation
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KENNZAHLEN BRAUCHEN KOMMUNIKATION
Quelle: Friedag / Schmidt 2004
14
eine 6 !eine 9 !
Wir einigen uns auf 7,5!
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REALISIERUNG DER KENNZAHLEN I - IV
Erheben der Ausgangssituation
im Bereich Controlling
Walk-through-Analyse der
Controllingprozesse
Gap-Analyse und Erarbeitung des Sollkonzeptes
Detailkonzeptionund Definition von
Reports und Kennzahlen
Aufgaben (Ist-Analyse)- Aufnahme der Organisationsstruktur der Controllingfunktionen (zentral/dezentral) in der Einrichtung
- Aufnahme der durchzuführenden Tätigkeiten des Controllings
- Klärung und Festlegung der zur Unternehmenssteuerung notwendigen Prozesse, Bereiche und Verfügbarkeit der Daten
- Aufnahme der Adressatenkreise (zentral/dezentral) für Controllinginformationen (strategisch/operativ)
- Ggf. Identifikation abzulösender Systeme
Dokumente- Organigramm der Einrichtung und des Bereichs Controlling
- Aufgabenbeschreibungen
- Beispiele von aktuell eingesetzen Berichten, Analysen und Kennzahlen
- Controlling- und Reportingaufgaben außerhalb des Controllingbereiches (z.B. Personal, Produktion, Pädagogik)
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REALISIERUNG DER KENNZAHLEN I - IV
Erheben der Ausgangssituation
im Bereich Controlling
Walk-through-Analyse der
Controllingprozesse
Gap-Analyse und Erarbeitung des Sollkonzeptes
Detailkonzeptionund Definition von
Reports und Kennzahlen
Aufgaben: - Beschreibung der Zielorganisationsstruktur
- Aufnahme und Klärung der Schnittstellen zu Datenquellen
- Prozessdurchlauf für die Controllingprozesse
- Planung
- Hochrechnung/Prognose/Voraussichtliches Ist
- Reporting
- Erstellen einer Prozessdokumentation
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REALISIERUNG DER KENNZAHLEN I - IV
Aufgaben: - Durchführung Gap-Analyse für die Controllingorganisation und -funktionen
- Definition von Berichten und Kennzahlen -ökonomisch und pädagogisch- als Umsetzungsvorbereitung
- Definition der Planungsinhalte (Bilanz, GuV, Liquidität, Investitionen, Finanzergebnis, Personalmenge, AfA, HBG-
Optimierung, etc.)
- Definition der Prognoseprozesse
- Festlegung der Inhalte und des Adressatenkreises für das Berichtswesen (intern / ggf. extern)
- Bei Ablösung von Vorsystemen: Definition des Transfers von Berichtsinhalten und Kennzahlen
- Definition neuer Anforderungen und Vorbereitung zur Umsetzung
Erheben der Ausgangssituation
im Bereich Controlling
Walk-through-Analyse der
Controllingprozesse
Gap-Analyse und Erarbeitung des Sollkonzeptes
Detailkonzeptionund Definition von
Reports und Kennzahlen
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REALISIERUNG DER KENNZAHLEN I - IV
Aufgaben: - Beschreibung und Visualisierung der zu erstellenden Berichte für alle Berichtsanlässe
- Festlegen der zur Steuerung relevanten Kennzahlen mit Beispielrechnungen als Vorbereitung der Umsetzung
- Festlegen der darzustellenden Zeitreihen
- Bestimmen der Visualisierungselemente der Kennzahlen zur Erarbeitung eines Steuerungscockpits
- Ggf. Erstellen eines Pflichtenheftes
Erheben der Ausgangssituation
im Bereich Controlling
Walk-through-Analyse der
Controllingprozesse
Gap-Analyse und Erarbeitung des Sollkonzeptes
Detailkonzeptionund Definition von
Reports und Kennzahlen
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DIE „4 Z“
Bei der Realisierung der Kennzahlen empfiehlt sich die Strukturierung nach der „4Z“-Methodik:
Zielwert: Zeitpunktbezug
Zeitreihe: Zeitraumbezug
Zusammenhang: In welchem betriebswirtschaftlichen Kontext sind die Kennzahlen zu interpretieren?
Zielgruppe: Wer ist der Empfänger der Informationen?
Grundsätzlich gilt für sämtliche Kennzahlen:
Erhebungsfrequenz ≥ Berichtshäufigkeit
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Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez ØBelegung 98% 96% 97% 95% 95% 92% 92% 94% 96% 100% 98% 98% 96%Soll 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97% 97%
60%
65%
70%
75%
80%
85%
90%
95%
100%
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Belegung
Soll
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez ∑AE-IST 600 900 1.150 2.000 950 1.000 820 660 910 1.000 1.300 1.150 12.440AE-PLAN 1.000 1.000 1.100 1.600 1.000 1.000 800 700 900 1.000 1.400 1.300 12.800∆ -400 -100 50 400 -50 0 20 -40 10 0 -100 -150 -360AE-kumuliert (IST) 600 1.500 2.650 4.650 5.600 6.600 7.420 8.080 8.990 9.990 11.290 12.440AE-kumuliert (PLAN) 1.000 2.000 3.100 4.700 5.700 6.700 7.500 8.200 9.100 10.100 11.500 12.800
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
14000
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
AE‐IST
AE‐PLAN
AE‐kumuliert (IST)
AE‐kumuliert (PLAN)
1-1 1-2 1-3 1-4 1-5 1-6 1-7 1-8 1-9 1-10 1-11 1-12Cashflow 5.492 10.218 15.094 23.870 28.404 34.458 40.058 46.155 56.441 67.948 76.857 87.772
0
10.000
20.000
30.000
40.000
50.000
60.000
70.000
80.000
90.000
100.000
1‐1 1‐2 1‐3 1‐4 1‐5 1‐6 1‐7 1‐8 1‐9 1‐10 1‐11 1‐12
Cashflow
BETRIEBSWIRTSCHAFTLICHES STEUERUNGSCOCKPIT
Kennzahlen
Jahreswerte Indikator Grenz-/SollwertArbeitsergebnis 12.440 >0Gesamtergebnis: 948.669 >0Kosten: IST/PLAN-Relation: 97,49% <100%Kosten: IST/VORJAHR-Relation: 104,81% <100%Personalkosten/Gesamtkosten-Relation 67,78% <67%Personalkosten: Plan/Ist-Relation 97,49% <100%Cashflow 87.772 >0Cashflow-Quote (Umsatz) 2,8% ~3%Betreuungsquote 10,00% ~8,3%Umsatz je Mitarbeiter (Vollkräfteäquivalent) 30.493 32.842
Cashflow (kumuliert) Arbeitsergebnis
Belegung
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ÜBERLEITUNG ZUR PÄDAGOGISCHEN SICHT
Was hat Unternehmenssteuerung mit Pädagogik zu tun?
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PÄDAGOGISCHE SICHTWEISE
Bedenken bezogen auf die Messbarkeit pädagogischen Arbeitens:
Ausblenden des sozialen Kontext durch Quantifizierung der Aussagen in Form von Kennzahlen
Kennzahlen bilden eine Aggregation auf Basis aller Vorfälle; der Einzelfall steht nicht mehr im Mittelpunkt
Dennoch:
Um pädagogische Prozesse angemessen in die Unternehmenssteuerung zu integrieren, müssen sie entsprechend versachlicht und strukturiert in ein quantitativ messbares Modell überführt werden
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Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez ØBeschäftigte/Auftr. 100 96 112 110 104 90 88 86 110 118 115 105 102,8Beschäftigte/Ges. 120 120 120 120 120 120 120 120 122 122 122 122 120,7
Quote 83,3% 80,0% 93,3% 91,7% 86,7% 75,0% 73,3% 71,7% 90,2% 96,7% 94,3% 86,1% 85,2%SOLL-Quote 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0% 90,0%
60,0%
65,0%
70,0%
75,0%
80,0%
85,0%
90,0%
95,0%
100,0%
Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez
Quote
SOLL‐Quote
Praktika erfolgreich ¬ erfolgreich35 30 5
85,7% 14,3%
30
5
erfolgreich
¬ erfolgreich
PÄDAGOGISCHES STEUERUNGSCOCKPIT
Förderplanung: Zielerreichungsgrad Auslastungsquote Produktionsbereich
Eingangsbereich: Praktika
vollständig rechtzeitig fehlendIST 80 65 40SOLL 120 120 0% 66,7% 54,2% n/aIndikator
Förderplanung: Entwicklungsberichte
Ziele 100erreicht ¬ erreicht
IST 79 21SOLL > 90 ≤10
79,0% 21,0%Indikator
‐21
‐11
‐25
‐20
‐15
‐10
‐5
0erreicht ¬ erreicht
∆ PLAN
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FAZIT 1
Steigende Anforderungen der Leistungsträger wie: Anstieg von Nachweisbarkeit und Transparenz (Messbarkeit!)
Trend zur minutengenauen Refinanzierung der Leistungen
demnächst Vergleichbarkeit der pädagogischen Arbeit (persönliches Budget)?
das führt zu Veränderungen seitens der Leistungserbringer
mit der Folge der Notwendigkeit professioneller Unternehmenssteuerung
Anstieg von Nachweisbarkeit und Transparenz (Messbarkeit!)
Nur schaffbar mit verstärktem Einsatz von Software für Dokumentation und Unternehmenssteuerung
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FAZIT 2
Ökonomische und pädagogische Sicht lassen sich zu einer ganzheitlichen
und erfolgreichen Unternehmenssteuerung zusammenführen!
Die im Rahmen von Beratungsprojekten gemachten Erfahrungen zeigen jedoch: