MOT Sd VÀN DE TRONG GIÀNG DAY VA HOC TÀP CHUYÉN DE TH ciflìC HE THÒNG GÒNG CU IRA CIjiu KHOA HOC TÀIUÈU UAl TRÙT

• • • •

ThS. Tran Quang Hong*

Cóng làe luu trù co vi tri rat quan trpng trong boat dòng cita càc co quan nhà nuóc, tó chùrc chinh tri-xà bòi, xà bòi-nghé ngbiép, tó chùc kinb té va don vi lue lupng vu trang nhàn dàn. Tbirc bién tòt cóng làc luu trù khóng nhùng phue vu dàc lue cho cóng tàc lànb dao, ehi dao, ma con giiip cho viéc luu giù, bào quan, khai ihàc tòt nguón tbóng linquy già dugc binh tbành trong qua kbur.

Thirc hién Chi thi 726-TTg ngày 04.9.1997 cita Thìi tuóng Cbinh phù ve "tàng cuóng ehi dao cóng tàc luu trù trong thói gian tói", Thóng tu 40-TT/TCCB ngày 24.01.1998 ciia Bó Iruóng - Truòng ban Tó chùc - Càn bó Cbinh pbii ve "buóng dàn lo churc luu trù ó càc co quan nhà nuóc càc eàp" (truóc day) va nay là Tbóng tu so 21/2005/TT-BNV ngày 01 thàng 02 nàm 2005 eùa Bó Nói vu ve "buóng dàn cbijre nàng, nhiém vii, quyén han va tó chùc etia tó ebiie Vàn Ihu, Luu trù Bó, co quan ngang Bò, co quan tbupe Chinh phù va Uy ban nhàn dàn", trong nhùng nàm gàn day, cóng tàc luu trù ò càc co quan lù trung uong dén càc dia phuong dà tùng buóe co nhùng chuyén bién ticb euc. Gòng làc luu trù nói chung va lai liéu luu trù nói riéng ngày eàng kbàng dinh dirpc vai irò quan trpng eùa minb trong còng cupe xày dung va bào ve Tó quóe. Vói su phàl irién khóng ngi^g ciia xà bòi, dàc biél là su tién bó eùa càc ngànb kboa bpe ky ibuàt, kbién kbói lupng lai liéu luu trù dirpc san sinh ra trong boat dòng eùa càc co quan, tó chùc, eà nhàn ngày mot nbiéu. Chinh vi thè kbói lupng tài liéu luu trù eó y nghìa ve

'Trudng Dai hoc Khoa hoc Xà hòi va Nhàn vàn. OHQGHN.

223

càc mài kinb té, chfnh tri, xà bòi, an ninh. quóe phòng... dirpc lua chpn dua vào bào quàn trong càc phòng. kho luu trù, trung tàm luu trù ngày eàng lón. Yéu càu dal ra dòi vói càc phòng, kho, trung tàm luu trù là pbài tó chùc khoa bpe càc tài liéu luu trù dò de dàp ùng tòt càc nhu càu khai tbàc su dung lai liéu.

Tuy nhién. ly luàn va thire tién cóng tàc luu irù ciia ebùng la di kbàng dinh dupe ràng: tài liéu luu trù dupe phàl buy sir dimg thè nào, mang lai Ipi lieh cho xà bòi va dupe xà bòi nhàn biét, dành già ra sao khóng nhùng ehi phu tbupe vào nhu càu dùng lin etia xà bòi ma con phu ihuóe vào nhiéu yéu tó ebù quan eùa ngànb luu trù, trong dò co càc vàn de nhu: lai liéu dugc Ibu thap. chinh ly, pbàn Ioai, xàe dinh gii tri. tó chùc sàp xép va bào quàn nhu thè nào, khà nàng dàp ùng eùa he thóng cóng cu tra lim va diéu kien tiép càn lai liéu ra sao... Trong càc yéu tó trén, he thóng cóng cu tra eùu khoa bpe lai liéu luu trù eó mot vai trò va y ngbia bel sue quan trpng, ehùng nhu ehiée càu nói dàn dal càc nhà nghién eùu dén vói lai liéu mot càcb nbanh nhàì, dóng thòi cùng là càc cóng cu giùp nhùng nguói iàm luu trù eó thè quàn ly va Ira lim lai liéu phue vu xà bòi biéu qua nhà't. Vi thè, nhùng phuong tién tim tin de giùp cho viéc su dung lai liéu dupe thuàn Ipi, nbanh chóng va chinh xàe cGng dòi bòi phài khóng ngùng boàn Ihièn.

Tbue té trong nhiéu nàm qua, tó chùc càc cóng cu tra cihj khoa hoc tài liéu lai càc phòng, kho luu trù con nhiéu yéu kém. Mot s6 phòng. kho luu uù khóng tién bành bién soan càc cóng cu tra curu boàc eó bién soan thi ihiéu khoa bpe, thiéu be'thóng va khóng dóng bò. Vi vày, tó chùc he thóng cóng cu tra eùu lai liéu là mot nhiém vu cà'p thiét càn phài tbue hién dòi vói ngànb luu trù Viét Nam. Nhiém vu này khóng nhùng ehi dal ra dói vói càc phòng, kho, trung tàm luu trù, càc co quan quàn ly luu trù ma cùng con là mot trong nhùng nhiém vu quan trpng ciia Kboa Luu trù bpe va Quàn tri vàn phòng irong viéc nghién eùu va giàng day chuyén de này trong ebuong irình dào tao eùa minb.

Duói day. ehùng tói xin trình bay mot so vàn de dói vói viéc nghién eùu va tó chùc cóng cu tra eùu kboa hoc lai liéu luu trù:

224

1

, 1, Nhùrng quy dinh, huóng dàn eùa Nhà niróc ve tó chùc còng 0 tra eùu khoa hoc tài liéu lini trùr

Nhìn lai nhùng nàm dàu sau kbi nhàn dàn la giành dugc chinh quyén, Nhà nuóc Dàn ebù còng boa non tré ra dói, Dàng va Nhà nuóc la dà eó su quan tàm dàc biét tói còng tàc luu trù. Ké tu dò dén nay, ve phuong dién quàn ly va chi dao, Nhà nuóc dà ban bành nbiéu vàn ban quy dinh ve còng tàc luu trù nói chung. Tuy nhién, trong dò kbòng eó nhiJTig diéu khoàn riéng ve tó chùc he thóng cóng cu tra eùu khoa hpc lai liéu luu trù. Trén co so nhùng quy dinh chung, de chi dao ngbiép vu, Cuc Luu trù Nhà nuóc truóc day, nay là Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc dà ban bành mot so vàn bàn quy dinh, huóng dàn ngbiép vu tó chùc cóng cu tra eùu kboa bpe tài liéu luu trù.

Cuc Luu trù Nhà nuóc dà ban bành Quyét dinh so: 18yTC-KHKT ngày 06/03/1990 ve Tiéu chuàn the tra tim tài liéu luu trù; Quyét dinh sÓ: 72/QD-KHKT ngày 02/03/1997 ve viéc ban bành tiéu chuàn "Muc lue ho SÓ'; Còng vàn so: 1 l-CV/LT ngày 30/6/1994 eùa Cuc Luu trù Vàn phòng Trung uong Dàng ban bành bàn "Huóng dàn lap muc lue ho so ò càc kho luu trù cà'p uy Dàng va Trung uong Doàn TNCS Ho Chi Minb"; Còng vàn so 608/LTNN - TTNC ngày 19/11/1999 eùa Cuc Luu trù Nhà nuóc ban bành Bàn buóng dàn ve ùng dung cóng nghé thóng tin trong vàn thu - luu trù...

Nhùng quy dinh va huóng dàn etia Nhà nuóc ma cu thè ò day là Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc ve vàn de tó chùc cóng cu tra eùu khoa hpc tài liéu luu trù ve co bàn dà dàp ùng, tao diéu kien cho càc phòng, kho, Irung tàm luu trù trong boat dòng quàn ly va tra tim lai liéu luu trù thòi gian qua. Tuy nhién, truóc nhùng yéu càu, dòi bòi eùa tình hình mói, ngànb luu trù càn phài eó nhiéu hon nùa nhùng vàn bàn quy dinh, huóng dàn de càc phòng, kho, trung tàm luu trù co thè tó chùc tot he thóng cóng cu tra eùu pbiic vtj ngày eàng eó hiéu qua cóng tàc tó chùc sir dung tài liéu.

2. Khai quàt ve tình hình nghién eùu va tó chùc còng cu tra curu khoa hpc tài liéu luu trùr

Cho tói nay, ò nuóc la dà eó nbiéu cóng trinh, bài viéì nghién eùu càc vàn de ve tó chùc bé tbóng cóng cu tra eùu, tbóng ké tài liéu luu

225

irO. Càc cóng trinh dà dugc cóng bó, giói thiéu bao góm mot so' cóng trinh nghién eùu khoa bpe càp ngànb eùa Clic Vàn thu va Luu irìt Nhà nuóc. mot SÓ luàn vàn tòt ngbiép chuyén ngànb luu irù, càc giào trình giàng day bé dai hpc, trung hpc ve luu trù, nhiéu bài viét trao dÓi ve ly luàn va tbue tién tó chùc bé tbóng cóng cii tra eùu, thóng ké tài liéu luu trù dupe dàng trén Tap chi \ àn thu Unt trù Viét Nam va mòl so lai liéu trinh bay lai càc cupe hói nghi, bòi thào ve khoa hoc luu trù.

Thóng qua viéc nghién eùu, khào sài nhiéu tài liéu dà cóng bÓ, chiing tòi thà'y ràng pbàn lón càc cóng trinh, bài viét nghién cijru chi de càp tói càc vàn de ly luàn chung boàc mot so khia canb eii thè ve l6 chùc he thóng còng cu tra eùu tài liéu luu trù. Diém lai càc còng trinh dà cóng bó eó thè dành già khài quàt nhu sau:

Mot SÓ giào trinh giàng day ve còng tàc luu trù. trong dò dàng chu y nhàt là giào trinh "Ly luàn va thire lién còng làe luu trù" eùa càc tàc già Dào Xuàn Chùc - Nguyén Vàn Hàm - Vuong Dinh Quyén -Nguyén Vàn Thàm, dà eó mot chuong viét ve bé tbóng càc cóng cu tra eùu khoa hoc tài liéu luu irù. Mot sò cóng trinh nghién eihi khoa hpc càp ngànb eùa Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc nhu: "Nghién eùu ijmg dung cóng nghc tin hoc trong cóng tàc tbóng ké phue vu quàn ly tài liéu luu trù" - TS. Duong Vàn Khàm (ebù nhiém); "Nghién eùu xày dung he thóng cóng cii tra tim 4ài liéu phòng luu Irù QuÓe già" -TS. Phan Dinh Nham...

Mot SÓ cóng trình nghién eùu là càc luàn vàn thae sì. càc khoS luan tot ngbiép va bào cào khoa hpc chuyén ngànb Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng nhu: "Nghién eùu giài pbàp hoàn tbién he thóng cóng cu tra eùu khoa hpc lai liéu luu trù lai Trung tàm luu trù Quóe già IH" - Pham Thi Bich Hai: "Buóe dàu ve xày dung còng eii tra eùu khoc hpc tài liéu luu trù ky tbuàt eùa Bó Ciao tbóng - Vàn lai" - Nguyén Kim Dung": "Tim biéu bé tbóng cóng cu tra eihj khoa bpe lai liéu bành chinh ó Trung tàm Luu trù Quóe già I" - Tran Hong Nhan; "Buóe dàu nghién eùu ùng dung tin hpc vào quàn ly va tra tim tài liéu luu tri! lai Trung tàm Luu trù Tbành phó Ha Nói" - Nguyén Minb Thuàn; *T6 chùc bé thóng cóng cu tra eùu va thóng ké lai Trung tàm luu trù tinh Ha Tày" - Nguyén Vàn Quang; "Tó chùc he thóng cóng cu tra ctJfU vi

226

ibóng ké lai Phòng luu trù Bó Y té - Nhàn xéi va kién nghi" - Tran Thi Minh; "Tó chùc cóng cu tra eùu tài liéu luu trù ò Trung tàm Luu trù Thành phó Ha Nói - Nhàn xét va kién nghi" - Vù Tran Diém Hanh...

Càc bài viét nghién eùu, dành già, giói thiéu eùa càc chuyén già Itru trù, càc càn bò luu trù eó kinh nghiem ve bé thóng càc còng cu tra cihi, thóng ké dupe cóng bó, giói thiéu trén Tap chi Vàn thu Luu trù Viét Nam nhu: "Xày dung bé tbóng cóng cu tra tim khoa hpc là nhiém vu cà'p thiét eùa ngànb Luu trù Viét Nam" - Phan Dinh Nham; "Mot só y kién ve huóng phàl trién bé thóng cóng cu tra eùu khoa bpe cho tài liéu vàn kién Phòng Luu trù Quóe già" - Tran Hoàng - Manh Hùng...

Ngoài ra» con nhiéu bài viét kbàc nghién eùu, giói thiéu ve he thóng cóng cu tra eùu lai liéu luu trù a mot só co quan eia thè nhu Vàn phòng Trung uong Dàng, Vàn phòng Chinh Phù, càc Trung tàm Luu irùQuóe già...

Nhùng vàn de, khia canb ma càc de tài nghién eùu kboa bpe, khoà luàn tot ngbiép, càc bài viét, bài nghién eùu de càp tuong dói nhiéu va khà cu thè. nhung nhìn chung mói ehi dùng lai ó mot só vàn de mang tinh ly luàn chung bay giài quyét vàn de cu thè nhu xàe djnh va giói thiéu ve cóng cu tra eùu lai mot só co quan cu thè, ebù ebua eó mot de tài, bài viét nào di sàu nghién eùu ve tó chùc bé thóng cóng cu tra eùu khoa hoc lai liéu luu trù àp dung ó càc càp dò va pham vi kbàc nbau trong he thóng càc phòng, kho, trung tàm luu trù de tu dò de ra nhùng giài pbàp bùu biéu cho cóng tàc này.

Trong càc phòng, kho, trung tàm luu trù ó nuóc la, hién nay dang sii dung mot só Ioai còng eii tra eùu nhu: Mue lue ho so, bó thè, càc sàch so yéu tài liéu, càc sàeh huóng dàn kho luu trù, càc sàch chi dàn càc phòng bào quàn lai càc trung tàm luu trù quóe già va còng cu tra lim tu dòng. Càc còng cu tra eùu này bó sung cho nbau, dàm bào cho viéc tra lim lai liéu dupe nbanh chóng va chinh xàe.

Nhìn chung, chat lupng cùng nhu só lupng càc Ioai còng cu tra cihj dò con nbiéu han che. Mài kbàc, mot só Ioai còng cii tra eùu ebua dupe su diing ròng rài, dàc biét viéc ùng dung còng nghé tbóng tin trong tra lìm tài liéu cùng mói chi dupe trién khai buóe dàu, Iàm ban che'nhiéu dén viéc su diing loàn dién tài liéu luu trù.

227

Nhiém vu xày dimg, bó sung va hoàn tbién bé tbóng cóng cu tra eùu là mot trong càc nhiém vu cà'p bàch hién nay, càc phòng, kho trung tàm luu trù khóng chi xày dimg càc Ioai cóng cu tra eùu iruyén thóng. ma con phài xày dung bé thóng tim tin tir dòng va àp dung càc tién bó khoa bpe ky thuàt hién dai vào llnh vire này.

3. Mot só nhàn xét va de xuàt

3.1. Nhàn xét

Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc là co quan quàn ly ngànb ve cóng tàc vàn thu. luu trù dà ban bành nhiéu vàn bàn buóng dàn ngbiép vu. trong dò eó nbiéu vàn bàn quy dinh ve tó chùc bé tbóng cóng cu ira eùu khoa bpe tài liéu luu trù, cu thè là: Tiéu chuàn ngànb ve muc lue bó so. Dòng thói quy dinh mot so biéu màu còng cu àp dung thóng nbài trong càc phòng, kho luu trù nhu: Màu thè tra lim tài liéu luu trù, màu pbiéu tin tài liéu bành chinh... Ben canb càc vàn bàn quy dinh irén Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc con ban hành kèm ibeo bàn bucTfng dàn ihue hién càc quy dinh dò, càc vàn bàn eùa Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc Iruóc bèi ibé bién su quan tàm ehi dao eùa Nhà nuóc dói vói còng làe này. dóng thòi là co só pbàp ly. chi dao. huóng dàn de càc phòng. kho, trung tàm luu trù tién hành xày dung càc cóng cu tra eùu biéu qua.

Tuy nhién, só lupng vàn bàn ban hành quy dinh va huóng dàn tó chùc càc cóng cu thóng ké va tra eùu lai liéu ehtfa nhiéu. Con rà'l nhiéu Ioai cóng cu ebua dupe Nhà nuóc quy dinh chung ve biéu màu va huóng dàn tó chùc xày dung nhu: càc sàch so yéu lai liéu va huóng dàn càc kho luu trù...

Mot só vàn bàn ban hành con ebua eó su buóng dàn thire hién boàc eó huóng dàn nhung con ebua cu thè va chi lièi, khà nàng ihifc hién càc quy dinh eùa Nhà nuóc ó càc phòng, kho luu trù ebua eao...

Nhùng két qua tu càc de lai, bài viét eùa càc nhà nghién eùu dua ra dà kbàc boa dupe mot càcb long quàt ve tó chùc bé tbóng cóng cu tra eùu kboa bpe tài liéu luu irù lai càc phòng, kho, trung tàm luu trù trén cà phuong dién ly luàn va tbue lién. Day chinh là nhùng cu liéu

228

khoa hpc quan trpng de Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc xày dung va ban hành càc vàn bàn chi dao, quy dinh, buóng dàn de cóng tàc luu trù Irang bi dupe cho minb mot bé tbóng cóng cu tra eùu hiéu qua nhàt dói voi loàn bò tài liéu luu trù eùa quóe già.

5.2. De xuàt

Mot là, càn som hoàn thién he thóhg vàn bàn chi dao, quy dinh, hitàng dàn ve to' chùc he thóng cóng cu tra eùu khoa hoc tài liéu luu trù:. Cu thè:

Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc càn tàng cuóng cóng tàc kiém tra, giàm sài viéc thuc hién càc vàn bàn chi dao, huóng dàn ve ngbiép vu luu trù nói chung va tó chùc bé tbóng càc cóng cu tra eùu nói riéng òcàc phòng, kho, trung tàm luu trù. Qua dò, sé phàl hién nhùng yéu tó chua hpp ly trong càc vàn bàn dà ban bành, cùng nhùng khó khan, trò ngai eùa càc phòng, kho, trung tàm luu irù tinh trong viéc xày dung càc cóng cu tra eùu khoa bpe. Tu dò Cuc Vàn thu va Luu trù Nhà nuóc co nhùng càn cu, co só thire tién de bó sung, hoàn tbién càc vàn bàn dà ban hành va eó nhùng càn cu de ban hành nhùng vàn bàn mói, dóng ihcri eó nbiJng bién pbàp xù ly dói vói nhùng phòng, kho, trung tàm luu irfinéu kbòng thuc hién dùng càc quy dinh huóng dàn eùa Nhà nuóc.

Hai là, càc nhà nghién eùu, càc nhà h(u trù hoc càn day mgnh hcftì nùa nhùng nghién eùu eùa minh doi vài vàn de tó chùc he thóng cóng cu tra eùu khoa hpc tài liéu lini trù eùa càc phòng, kho, trung tàm lini trù.

Truóc bét, càn eó su thóng nhàt ve mot só khài niém, thuàt ngù trong nghién eùu va xày dung mot bé tbóng cóng cu tra eùu khoa hpc hoàn chinh àp dung trong thuc tién còng tàc luu trù eùa nuóc ta. Bòi hién nay nguói quan tàm dén vàn de xày dung va su dung cóng cu tra cim khoa bpe lai liéu luu trù tbuóng xuyén bi dal truóc nhùng quan niém, càcb biéu kbòng thóng nhàt ve khài niém thè nào là còng cu tra ciru kboa hpc lai liéu luu trù? He thóng dò bao góm nhùng Ioai nào? Cà'p dò va pham vi àp dung va phuong pbàp bién soan càc Ioai cóng cu dò Uong tùng phòng, kho, trung tàm luu trù nhu thè nào cho phù hgp... Dàc biét là kbi ùng dung cóng nghé tbóng lin vào quàn ly va tra

229

lim lai liéu luu trù ibi nhùng cóng ciJ tra cihi iruyén ihóng dò se liép lue dupe xày dung va su dung ra .sao? v.v...

Dói vói Khoa Luu trù hpc va Quàn tri vàn phòng - Mot dja chi lin cày trong nghién eihi va dào tao nhùng càn bò eó trình dò chuyén món ngbiép vu eao ve ITnh vire vàn phòng. vàn thu va luu irù càn day manh hon nùa cóng tàc bién soan va bién soan lai giào trinh va bài giàng eie món hpc. nhàt là dói vói nhùng món mang tinh ngbiép vu.

Ba là, tao tinh ehtì dòng, tich cuc cho sitìh vién trong qua trinh hpc tàp nhùng mòn hpc chuyén ngành

De tao 6ugc iinh tich ciré, ebù dòng va dóc làp suy nghi eùa sinh vién Irong hpc tàp. dàc biét là dói vói càc món hpc chuyén ngành, truóc bèi, Khoa Luu trù htx: va Quàn tri vàn phòng càn quàn Iriél hon nùa ebù truong dói mói phuong pbàp dào tao; tó chùc tól khàu thuc hành va tbue tap thirc tè... Dóng thói. cùng vói xu ihé chung, mói giàng vién càn lieh cuc hon nùa trong viéc bién soan bài giàng eùa minh. càp nhàt kién ihùc tbue tién de khài quàt, dinh huóng nhàn thùt, dàt sinh vién vào nhùng tinh huóng vàn dung ly thuyét de xù ly va giài quyét nhùng tinh huóng va vàn de thuc té...

Ngoài ra, Khoa càn eó nhùng huóng mó cho sinh vién trong viéc khào sài. tim biéu thuc té. Khoa. Bó món bay mói giàng vién sé ehuJn bi san de eutmg ve nhùng nói dung, vàn de ma sinh vién eó thè chù dòng lim hiéu. khào sài thuc té cóng tàc luu trù nói chung va càc khau ngbiép vu cu thè lai càc co quan ngoài ké hoach^lbuc tàp thirc té iheo ebmtng trình dào tao. Day sé là tién de tòt nhàt cho sinh vién chù dóng hon nùa trong viéc de ra va thuc hién nhìmg y tuóng trong hpc tàp, nghién eùu kboa bpe va co dupe mot bành trang tòt nhàì cho cóng tic eùa minh sau này.

230