Møte om søknadsskriving - NFR

•FRIPRO 2012 ved BFE-fak•Hva er BOA •Viktigheten av ekstern finansiering•Hovedregler og hensynene bak•Oppdrags og bidragsprosjekt•Søknads- og kontraktsfasen•Budsjett – intern og søknad •Dekningsbidrag

Suksessrate FRIPRO/FRIMEDBIO

• FRIPRO 2011: 10,4%, FRIPRO 2012 18%

• FRIBIO 2011: 9,3% FRIMEDBIO 2012:15,8%

• Våren 2011 ble det sendt inn 12 søknader til FRIPRO med forskere fra BFE som prosjektledere.

• Én av søknadene fikk prosjektstøtte direkte fra NFR. Ytterligere tre søknader fra BFE fikk støtte gjennom Fellesløftet. En (to) søknader fikk støtte gjennom Tromsø Forskningsstiftelse.

• 5 av 12 søknader fra BFE stilet til FRIPRO fikk finansiering i 2012.

22.04.232

Resultater BFE-søknader FRIMEDBIO 2012

Søknad 1 2  

3  

4  

5 6 7 8 9 10 11 Snitt

Vitenskapelig kvalitet

5 2 5 6 6 4 5 5 6 7/7 6 5,2

Ledelse/gruppe 5 2 5 6 7 4 5 6 7 6/6 6 5,4

Gjennom-førbarhet

B C B A A A A B B B/B A  

Formidling B B B B B B A A B A/A B  

Internasjonalt samarbeid

  good very good

very good

very good

good good very good

very good

Goodgood

very good

 

Nasjonalt samarbeid

  good good very good

very good

good good very good

very good

Goodgood

good  

Etikk       yes no no no pendling

pendling

Pendling/pen

no  

Miljø       positive

neutral no neutral

neutral

neutral

Neutraneutral

Neutral

 

Kvinne-rekruttering

      not assessed

some significant

no some some Significant/sigifica

significant

 

Kjønnsbalanse       yes Not assessed

yes yes pendling

pendling

Yesyes

yes  

Kjønns-perspektiv 

      neutral neutral positive

na neutral

neutral

Positive/posit

neutral

 

Internasjonali-sering

      significant

signif some significant

significant

significant

Significant/significa

significant

 

Mobilitet       yes no           yes  

Hovedkarakter 5 2 5 6 6 4 5 5 6 7/7 6 5,2

22.04.233

Endringer innen evalueringen• I 2012 ble antall hovedkriterier redusert til fire:

Vitenskapelig kvalitet Gjennomføringsgrad Prosjektledelse/forskningsgruppe (ett punkt) Formidling

• For gjennomføringsgrad og formidling er det innført bokstavkarakterer i stedet for tall.

22.04.234

Vitenskapelig kvalitet

• Vitenskapelig kvalitet defineres via følgende underpunkter:

Originalitet i form av faglig fornyelse og/eller utvikling av ny kunnskap. Klare problemstillinger, hypoteser og målformuleringer er konkrete og klare. Soliditet knyttet til teoretisk tilnærming, operasjonalisering og bruk av

vitenskapelig metoder. Prosjektets faglige realisme. Faglig bredde med hensyn til fler- og tverrfaglig tilnærming der det er relevant

 • Én av søknadene fra BFE har oppnådd topp score med hensyn til

vitenskapelig kvalitet. • Prosjektet vurderes som nyvinnende og ambisiøst, stringent og

logisk bygget opp i realistiske arbeidspakker. • Prosjektet benytter nye og innovative forskningsmessige grep. • Svarer på formulerte nasjonale forskningsstrategiske planer.• Uttrykk som innovativt, klare problemstillinger og velskrevet er

høyfrekvente. • Samtidig er det påfallende at tverrfaglighet ikke nevnes i noen

av tilbakemeldingene på prosjektene.

22.04.235

Prosjektledelse/forskningsgruppe• Hvor godt kvalifisert er prosjektleder og hans eller hennes

prosjektgruppe? I store og komplekse prosjekter vil hele prosjektgruppen bli evaluert.

• En av søknadene oppnår full score.

• Prosjektleders erfaring fra samme felt, tidligere prosjekter, samt veiledning på stipendiat– og post.doc-nivå trekkes frem. Manglende erfaring fra prosjektleder kompenseres for ved sammensetningen av forskningsgruppen.

• Solid erfaring fra prosjektledelse samt en god erfaring som veileder.

• Gruppens tilgang på en god, eksisterende og kjent infrastruktur i regionen vektlegges positivt.

• God veiledningshistorikk, svært godt kontaktnett både nasjonalt og internasjonalt, et sterkt og kompletterende fagmiljø, samt tungt internasjonalt renommé trekkes frem som positivt.

22.04.236

Gjennomføring • Gjennomførbarhet vurderes ut fra:

Budsjett og ressursinnsats, inklusive finansiering Prosjektgjennomføringsplan inkl milepæler og leveranser

• Positivt at nødvendig infrastruktur og øvrige fasiliteter er på plass og oppleves som godt innarbeidet og kjent.

• Fordel om gruppa har jobbet sammen tidligere, gjerne innenfor beslektede områder. Det er også en fordel om gruppa involvert i prosjektet har publisert aktivt innenfor beslektet fagfelt.

• Positivt å ha publisert artikler som foregriper deler av metoden/måloppnåelsen som berøres i det søkte prosjektet.

• Dersom prosjektleder er ung og/eller mangler prosjektledererfaring er det positivt å skissere måter å kompensere for dette på, f.eks mentoring, støtte av forskningsgruppe eller lignende.

22.04.237

Formidling

• Formidling dreier seg både om fagfelle- og populærvitenskapelig formidling.

• Som i 2011 er dette et område med stort forbedringspotensial – bare 3 av 11 søknader i 2012 fikk A på dette punktet.

• Nødvendig med klare, presise og gjennomtenkte idéer om hvordan formidlingsbiten skal ivaretas.

• Planer om å bruke lokalpressen til å formidle forskningsresultater, samt YouTube ble omtalt postivt.

• Dersom prosjektet involverer ulike brukergrupper (for eksempel forvaltning og industri) er det lurt å adressere ulike formidlingsstrategier rettet mot disse.

• Det er positivt å kunne skissere planer for publikasjoner, konferanser/workshops, blogging, nettsider eller lignende.

22.04.238

Generelle tips• Søknadene bør nevne alle evalueringskriterier.• Søker bør vise at han/hun er oppmerksom på

eventuelle delkriterier. • Søker må situere sitt prosjekt i en større

forskningssammenheng • Impact-factor er viktig – hva bidrar prosjektet med

av ny forskning. Innvendingen går igjen i flere av evalueringene.

• Sørg for at arbeidspakkene henger sammen. Målet er at de skal bygge opp under ett overordnet resultat.

22.04.239

Frister og formalia• NFR har strammet inn på kravene til formalia. Søknader som er

lengre enn tillatt vil ikke få de overskytende sidene vurdert. • Frist for oversending av søknad med vedlegg til

fakultetsdirektøren er senest tre dager før søknadsfristen. • Instituttleder skal godkjenne prosjektets faglige og strategiske

relevans. Fristen for å sende søknaden til instituttlederen er én uke før søknadsfristens utløp.

• Søknadene må være basert på et internbudsjett rettet til BFE-fakultetet. Ta kontakt med Geir-Bjarne Solborg-Bendiksen (eller Christian Hansen) for hjelp med internbudsjettet.

• Ta gjerne kontakt med Linda Nesby om dere ønsker en gjennomlesning av søknaden i tråd med de formelle kravene som gjelder for den aktuelle utlysningen.

Lykke til!

22.04.2310

22.04.2311

Bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter (BOA)

• BOA: Felles regler for alle universitetene i Norge jf. Kunnskapsdep. rundskriv F-20-07. Omfatter alle deler av virksomheten som finansieres utenom grunnbevilgningen.

• Inngår: undervisning, forskning, formidling og annen aktivitet etter avtale med ekstern finansieringskilde.

• Reviderte BOA regler i kraft ved UiT fra 1. september 2010. Avløser de tidligere fra 01.01.09.

• Nye interne rutine for forvaltning av BOA-regler ved BFE: vedtatt av styret den 24. mars 2011. Avløser de fra 2009.

• Viktigste endringer: klassifiseringen av prosjekter, tydeliggjøring av roller og ansvar, indirekte kostnader, faglig begrunnelse og egeninnsats i bidragsprosjekter.

• Målsetningen: entydig forståelse, etterlevelse og lik praktisering.

22.04.2312

Ekstern finansiering – stadig viktigere for å opprettholde forskningsaktiviteten ved BFE

• Eksterne inntekter fra NFR: 2009 - kr 63 mill., 2010 – 55 mill. (95 total BOA), 2011 – 41 mill. (85 totalt BOA). Viser en nedgang ….

• Utviklingen i prosjektporteføljen – flere større og komplekse prosjekter. Koordineringsrollen - behov for bl.a. bedre prosjektstyringsverktøy.

• Fakultetsadministrasjon –tiltak for å best mulig bistå forskerne i søknads- og kontraktsfasen, spørremaler i Agresso, forbedringer på budsjetteringssiden og interne BOA-regler.

• Økonomiske insentiver – sikre at BFE søker eksterne midler. Insentivordningen er litt

ulik mellom instituttene. Både støtte til å skrive søknader, til de som får prosjekter og strategisk støtte.

22.04.2313

Hovedregler og begrunnelse

• BFE-fak. – ansvaret for forvaltningen av det enkelte prosjekt fra søknadsfasen til prosjektet er avsluttet. Fortsatt faller deler av ansvaret og oppgavene for det faglige, administrative og økonomiske oppfølgingsarbeid på prosjektleder.

• ”Arten av tjenesten” – avgjørende for om prosjektet defineres/klassifiseres som oppdrag eller bidrag. Spørsmål om hva som faktisk skal utføres iht. prosjektbeskrivelsen.

• Alle prosjekter skal fullfinansieres – det interne budsjettet skal vise alle de faktiske kostnader ved prosjektet. Interne budsjett – skal foreligge før søknad sendes.

• Krav til faglig vurdering (begrunnelse) - egeninnsats i bidragsprosjekter.

• Ulike prosjektfaser (søknad, kontrakt ...), beslutnings-fullmakter, dokumentflyt og rettighets- og publiseringsspørsmål (IPR).

22.04.2314

Oppdragsprosjekter

• Konkret tjenesteleveranse mot betaling fra eksterne oppdragsgivere (næringslivet, kommuner, fylkeskommuner, direktorat).

• Oppdraget er ofte spesifisert mht resultatene som skal oppnås: lab.tjenester, feltundersøkelser, rapporter, betenkninger, utredninger, evalueringer mv.

• Skal alltid fullfinansieres – dvs. at alle direkte og indirekte kostnader ved prosjektet

skal dekkes av oppdragsgiveren. Ikke anledning til å gå inn med egeninnsats fra BFE-fak.

• Viktige spørsmål: eiendomsretten til forskningsresultater, publisering, pris, merverdiavgift. HR – UiT skal ha IPR rettighetene. UiTs kontraktsmal med standardvilkår.

• Ennå relativt få prosjekter i forhold til antallet bidragsprosjekt, men økende antall …

22.04.2315

Bidragsprosjekt

• Kjennetegnes ved at det stilles finansiering uten krav til forskningsresultat eller konkret leveranse, ut over evt. rapportering på økonomi og faglige resultater o.l.

• Typiske finansieringskilder: NFR, EU, ideelle organisasjoner, departementer mv.

• Kan være enten full- eller delfinansiert av bidragsyteren. Krav til faglig begrunnelse – hvis BFE-fak. skal inn med egeninnsats i prosjektet. Eget skjema – instituttleder.

• Viktige spørsmål: IPR, publisering, faglig interesse og egeninnsats. HR - UiT skal ha eiendomsretten til alle forskningsresultater som frembringes ved egne ressurser/ansatte. NFR, EU eller UiTs kontraktsmal.

22.04.2316

Søknadsfasen

• ”Søknad”: BFE-fak. sender alene, hvor vi søker sammen med andre institusjoner og forespørsler inn til BFE-fak. om oppdragsavtaler.

• Viktig å avklare før søknad sendes: utfylt og godkjent internbudsjett (budsjettmal), og dokumentasjon av faglig begrunnelse fra instituttleder (ved bruk av egeninnsats i bidragsprosjekter).

• ”Faglig begrunnelse”: konkret begrunnelse for bruk av egeninnsats i dette prosjektet med forankring i vedtatte forskningsstrategier og tilgjengelige ressurser/økonomi (personal, lokaler, utstyr etc.). Eget dokument i Ephorte.

• Ikke godtas: generell begrunnelse med standardpregede formuleringer om at prosjektet er faglig interessant o.l.

• Prokura fullmakt: fak.dir eller univ.dir. (oppdrag, EU, SFF/SFI). Frist: 3 dager og 7 dager.

22.04.2317

Kontraktsfasen

• Krav i alle prosjekter: skal foreligge en skriftlig kontrakt mellom oppdragsgiver/bidragsyter og BFE-fak. Prosjektnummer vil ikke bli opprettet før signert kontrakt er registrert i ePhorte (eget skjema).

• Krav til part i samarbeidsprosjekter: mellom UiT og andre institusjoner – dvs. at vi ikke kan utbetale penger direkte til enkeltforskere. Vurdering gjort av UiT – mht. rettigheter og forpliktelser. Også praksis ved andre universitet.

• Kontraktsmaler: EU – Desca, NFR, UiT. Også KD – standardavtale for oppdragsforskning og for FoU-oppdrag (høring).

• Viktige spørsmål: IPR, publisering og budsjett mv. • Prokura fullmakt: Fak.dir. eller UiT.dir.

• UiTs standardavtale: regulerer den enkelte ansattes rettigheter og plikter i bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter.

• Når godkjent: sender prosjektleder kontrakten, budsjettet m.v for registrering i ePhorte (postmottak BFE). Husk – referanse til prosjektet.

22.04.2318

Internbudsjett

• Skal vise samtlige inntekter og kostnader ved prosjektet for UiT• Settes opp i henhold til UiTs satser, bl.a. for dekningsbidrag• Alle kostnader skal med, også arbeidsinnsats fra fast ansatte • Budsjettskjema:

22.04.2319

Litt om budsjettering

• Totale lønnskostnader = årslønn + 23 %• Ved timebudsjettering: 1300 timer per år• Ta høyde for at tilsettinger tar tid

22.04.2320

Forholdet internbudsjett/søknad

• NFR har satser som avviker fra våre• Våre satser brukes i internbudsjettet - finansieringskildens satser i søknaden• NFR: 877 000 per stipendiat/postdoktor (2012), prisjusteres• Bør legge inn deler av kostnadene på annet vis, f.eks. bestemt infrastruktur, kjøp av

tjenester• Alltid budsjettere med driftskostnader utover det helt basale (husk stipendiater)• Vil normalt godta fast ansattes lønn som egeninnsats (forutsatt egeninteresse)

22.04.2321

Dekningsbidrag

• Vitenskapelige stillinger 320 000• Tillegg eksperimentell virksomhet 240 000• Teknisk-administrative stillinger 200 000

• Basert på gjennomsnittlige kostnader UiT• Inkluderer ikke fartøydrift

22.04.2322

Oppbygging dekningsbidrag

Kontorplass med inventar 44 000

Felles IT-/telefontjenester 29 000

Bibliotektjenester 34 000

Felles administrative tjenester 75 000

Lokale administrative tjenester 96 000

Kontorhold, inkludert PC 42 000

SUM INDIREKTE KOSTNADER 320 000

Laboratoriearealer 53 000

Teknisk støttepersonell 107 000

Vitenskapelig utstyr 80 000

SUM EKSPERIMENTELL VIRKSOMHET 240 000

22.04.2323

Avslutning

• Frist – 30. mai

• Spørsmål

• Lykke til!