K R E P E L K A Á G N E S

Ü G Y V E Z E T Ő

I S T H E R H U M Á N T A N Á C S A D Ó K F T .

Motiválj, ha tudsz!A motivációs levél elkészítésének fortélyai

Motivációs levél? Miért kell?

Gyakran nem is az önéletrajzon, hanem a motivációs levélen múlik, hogy lehetőséget kapsz-e személyes találkozásra a hirdetővel. A motivációs levél ugyanis alkalmas arra, hogy:

Felkeltse az olvasó figyelmét és érdeklődését irántad.

A motivációs levél olvasása után alaposabban, nagyobb érdeklődéssel nézze át az önéletrajzodat.

Megmutass valamit a személyiségedből, a stílusodból, a feladatokhoz való hozzáállásodból.

Információt közölhess magadról, céljaidról, terveidről.

Megmutasd a rátermettségedet, alkalmasságodat a meghirdetett állásra.

Elolvassa valaki?

Sokan először a motivációs levelet olvassák el! Csak azután az önéletrajzot.

Rutinos HR szakemberek és fejvadászok már a levél alapján kiszűrik, kit érdemes személyes találkozásra behívni, és kit nem…

Melyek a levélírás alapvető szabályai?

Minden hirdetésre egyedi motivációs levelet készíts! A motivációs levélnek ugyanis mindig a hirdetésben feltüntetett elvárásokra kell reagálnia. Azokat a tulajdonságaidat, képességeidet és tapasztalataidat kell megfogalmaznod benne, amelyeket a hirdető elvár a jelentkezőktől.

Igyekezz felkelteni az olvasó érdeklődését! De nem extrém ötletekkel – kivéve ha kreatív pozícióra pályázol – hanem próbálj meg a hirdető fejével gondolkodni. Gondold végig, ő mit szeretne olvasni, milyen ember levele tetszene neki.

Feltétlenül mutasd meg a levélben, hogy kitartóan tudsz lelkesedni valamilyen tevékenység (akár hobbi), munka, vagy cég iránt. Ezzel megmutatod, hogy képes vagy elköteleződni, így hosszú távon is lehet rád számítani.

Leveled hangvétele legyen mérsékelten közvetlen és személyes, keltse barátságos, pozitív életszemléletű és hozzáállású ember benyomását.

Mik a fő formai követelmények?

A motivációs levél – hiába levél – nem kézzel íródik, hanem nyomtatott formában készül. Lehetőleg ugyanolyan betűtípussal és formázással készítsd, mint az önéletrajzot. Így a két dokumentum egységes benyomást kelt.

Fehér papíron fekete betűk! Minden egyéb megoldás komolytalannak hat.

A levél terjedelme ½-1 oldal, de egy oldalnál hosszabb semmiképpen ne legyen.

A leírtak legyenek jól áttekinthetők, 3-5 bekezdésre tagolva. Lényeges, hogy az olvasónak rögtön szembe tűnjön amit a legfontosabb üzenetnek szánsz a levélben.

A közlendődet egyszerűen és lényegre törően fogalmazd meg. Ha egy korábbi motivációs levelet írsz át, mindig ellenőrizd a

leírt címzést, megszólítást és a dátumot!

Címzés és megszólítás

A címzés és a megszólítás megfelel a hivatalos levelekben használatos formának.

A levél bal felső sarkába kerül a címzett neve, beosztása, a cég neve, esetleg a cég címe. Ha a hirdetésből nem derül ki, címzés előtt mindenképpen járj utána, hogy kinek szóljon a levél, és hogy mi az illető munkaköre, beosztása. „Valakinek” nem szólhat a motivációs levél.

A megszólításban is le kell írni a címzett nevét. Nők esetében ateljes nevet illik leírni (Tisztelt Polgár LillaÚrhölgy/Asszony!), férfiak esetében elegendő csak a vezeték név(Tisztelt Pethő Úr!).

Mindig ellenőrizd, hogy helyesen írtad-e a címzett nevét és beosztását. Erre a legtöbb ember igen kényes, és sértésnek veheti az esetleges elírásokat…

Hivatkozás

A levél bevezető részében arról írj, hogyan kerültél kapcsolatba a hirdetéssel.

Mindenek előtt írd le, honnan értesültél a meghirdetett állásról.

Pontosan nevezd meg a meghirdetett pozíciót, és ha fel van tüntetve, a hirdetés vagy az állás azonosítóját is. Ez segít az állásközvetítőnek, vagy a több állást meghirdetett cég munkatársának azonosítani, melyik állásra jelentkezel.

A levél lényege: motiváció és bizonyítás

MUTASD MEG AZ OLASÓNAK, MENNYIRE MOTIVÁLT VAGY A MEGHIRDETETT MUNKA ELLÁTÁSÁRA!

A második szakaszban azt írd le, hogy mivel keltette fel a hirdetés az érdeklődésedet. Fejtsd ki, miért éppen ez az a munkakör, pozíció, amit szeretnél betölteni, hogyan illik a meghirdetett állás a karrierterveidbe. Mindezt úgy fogalmazd meg, hogy összhangban legyen a meghirdetett állás jellemzőivel. Ezzel az olvasóban is azt az értést kelted, hogy valóban ez álmaid munkája, tehát minden bizonnyal elkötelezett leszel iránta.

Ha adatbázisba jelentkezel (nem konkrét hirdetésre), akkor vázold fel a téged érdeklő területet, tevékenységeket, esetleg munkaköröket. Azokra a területekre koncentrálj, amelyeket tényleg a legjobban szeretnél, a túlságosan széles érdeklődési kör tapasztalatlanságot, esetleg felületességet sugall.

Mindenképpen írd le, hogy hosszú távon gondolkozol leendő munkahelyeddel kapcsolatban. A legtöbb munkáltató számára ugyanis fontos, hogy ne csak ideig-óráig számíthasson a munkatársaira.

Ha a hirdetésből kiderül, melyik cég keres munkatársat, akkor feltétlenül járj utána, ismerd meg a céget (ha még nem ismered), és a levélnek ebben a szakaszában fogalmazd meg, miért vonzó számodra az adott cég. Írj egy-két konkrétumot a cégről, amelyeket elismerésre méltónak tartasz. Ebből látszik, hogy valóban ismered a céget, nem csak általánosságban magasztalod.

A levél lényege: motiváció és bizonyítás

BIZONYÍTSD BE AZ OLVASÓNAK, HOGY TE VAGY A LEGALKALMASABB A MEGPÁLYÁZOTT POZÍCIÓRA!

Emeld ki azokat a tapasztalataidat, korábbi munkaköreidet, amelyek bizonyítják, hogy birtokában vagy a meghirdetett álláshoz szükséges képességeknek, ismereteknek, gyakorlatnak.

Ha pályakezdő vagy, akkor keress az élet bármely területéről olyan tevékenységet, amelyet sikerrel végzel, és amelyekhez hasonló képességekre van szükség, mint a megpályázott munkához.

Tartózkodj a direkt megfogalmazásoktól (pl. kreatív vagyok, jól kommunikálok), ezek inkább a bemutatott eddigi tapasztalataidból derüljenek ki, illetve a bemutatni kívánt tulajdonságaidat igyekezz saját szavaiddal körülírni. Ezzel érdekesebbé válsz az olvasó számára.

Ne csak azokra az elvárásokra reagálj, amelyek a hirdetésben megjelentek! Gondold végig, mire lehet még szükség a munka kiváló ellátásához, és ezekről a tulajdonságaidról, tapasztalataidról, tudásodról is adj körülírást.

Fogalmazd meg, mi az, amivel a munkatársat kereső cég hasznára tudsz válni. Mi az, ami miatt személyedben egy valóban értékes munkatársat tudhatnak majd magukénak.

A következő lépés

A levél utolsó bekezdése, ne a búcsúzásról, hanem a folytatásról szóljon!

Az utolsó bekezdésben fogalmazd meg, hogy személyesen is szeretnéd felvenni a kapcsolatot a hirdetővel. (Pl. Bízom benne, hogy levelem felkeltette érdeklődését, és lehetőségem lesz Önnel egy személyes találkozásra is.)

Az is jó megoldás, ha arról írsz, hogyan kezdeményezed majd a személyes találkozást. (Pl. Szíves hozzájárulásával hamarosan megkeresem Önt telefonon, egy lehetséges személyes találkozó megbeszélése céljából.)

Elköszönés

Az elköszönés – akárcsak a címzés és a megszólítás –megfelel a hivatalos levelekben használatos formának.

Rövidebb formában a „Tisztelettel:”, vagy a „Szívélyes üdvözlettel:” a megfelelő elköszönés.

Hosszabb formában tehetsz a folytatásra, a következő lépésre vonatkozó megjegyzést. (pl. „A közeli személyes találkozás reményében maradok (őszinte) tisztelettel:”)

A levelet mindig kézzel írd alá! Az aláírás alatt tüntesd fel az elérhetőségeidet (nyomtatva).

Az e-mail címed és a mobilszámod szükséges és elegendő. (Az elérhetőségedet nem kell itt megadnod, ha készítesz fejlécet a levélnek, amelyben ezek az adatok szerepelnek.)

Mellékletek

Csak motivációs levelet – önéletrajz nélkül – soha ne küldj!

A motivációs levél már maga is melléklet, az önéletrajz melléklete, ezért is hívják másként kísérőlevélnek.

További mellékletként csatolhatsz még hozzá végzettségről szóló másolatot, nyelvvizsga másolatot, referencia levelet, és ha kérik, erkölcsi bizonyítványt.

Ha postán küldöd, mindenből másolatot küldj, az eredeti példányokat pedig az interjúra vidd magaddal. Ha e-mailen küldöd, vagy feltöltöd, akkor ez a kérdés fel sem merül…

Milyen hibákat érdemes elkerülni?

Tegeződés. Akkor sem, ha a hirdetésben téged „letegeztek”.

Az önéletrajzban leírtak megismétlése. Egy-két részét ki lehet hangsúlyozni a motivációs levélben is, de ugyanazt leírni felesleges.

Valótlan dolgokat leírása. Ezek az interjún úgyis kiderülnek…

Arról írni, amit még nem, vagy nem elég jól tudsz, de az álláshoz szükséges lenne. Ezekről a dolgokról inkább ne írj semmit.

A tapasztalat hiányáról írni. Ez az önéletrajzodból úgyis kiderül. Hangsúlyozd inkább a lelkesedésedet, elszántságodat, rátermettségedet.

Hosszú körmondatok, homályos megfogalmazás, képzavar, töltelék szavak, idegen szavak.

Közhelyek, sablonos mondatok. Ezek semmit sem árulnak el rólad, csak a helyet foglalják a lapon. Általuk te sem érdekesnek, hanem sablonosnak fogsz tűnni az olvasó szemében.

Arról írni, hogy pályakezdőként tapasztalatszerzési lehetőség, netán „ugródeszka” lesz az első munkahelyed. Inkább azt hangsúlyozd, hogy a cég mit nyerhet veled.

Fizetési igények és egyéb feltételek leírása. Ezeket a személyes találkozás alkalmával (van, hogy nem is az első alkalommal!) szokták egyeztetni.

Megéri ennyit vesződni minden levéllel?

Nem, ha valójában KMK vagy, és véletlenül sem szeretnél elhelyezkedni…

Igen, ha szeretnél jó munkát. A személyes találkozás előtt kizárólag a motivációs leveled és az önéletrajzod alapján fognak téged megítélni. Ha ezek az irományok igényesek, akkor feltételezik, hogy a munkádat is megfelelő gondossággal fogod végezni.