MPC-03 (Comunicacion Interna)-Rev05 Ed02

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD

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INSPECCIN A SU SERVICIO

RAMEXA

MPC-03

COMUNICACIN INTERNA

EDICIN: 02

REVISIN: 05

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Fecha Emisin Nov./13

Revisin No.05

Fecha Revisin Nov./13

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REGISTRO DE CAMBIOS: FO-MPD01-08

MOTIVO DE LA REVISION:

Se realizan cambios en los formatos Circular, Oficio, memorndum y se agrega formato FO-MPC03-05 Hoja membretada. Y se agreg el punto 6.19, acerca de reuniones para monitorear y retroalimentar entre procesos

Revisin:

05

Fecha:

Nov-13

Elaboro:

AMF

Reviso:

DCC

Autoriz:

GEP

MOTIVO DE LA REVISION: Se especifica en el punto 6.16 de acuerdo a los responsables el tipo de

informacin a comunicar.

Revisin:

04

Fecha:

Febrero/13

Elaboro:

AMF

Reviso:

DCC

Autoriz:

GEP

MOTIVO DE LA REVISION: MEJORA CONTINUA POR ACCION PREVENTIVA.

Se agrega el punto 5.5 en Responsabilidades sobre el control de uso del telfono y se agrega formato FO-MPC03-04

Revisin: 03

Fecha: Diciembre/12

Elaboro: A.M.F.

Reviso: D.C.C.

Autoriz: G.E.P.

MOTIVO DE LA REVISION: MEJORA CONTINUA DERIVADA DE LA AUDITORIA EXTERNA DE MANTENIMIENTO AUM-01 Y AUM-02

Revisin: 02

Fecha: Marzo/11

Elaboro: AMF

Reviso: JMRH

Autoriz: GEP.

MOTIVO DE LA REVISION: Mejora continua derivada de la auditora interna AUI-07

Revisin: 01

Fecha: Enero/11

Elaboro: AMF

Reviso: J.M.R.H

Autoriz: G.E.P.


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AUTORIZACIONES

ELABOR REVIS AUTORIZ

Alejandro Molina Flix Coordinador del SGI/

Control de Documentos y Registros

Daniel Castillo Coutio Representante de la

Direccin/ Responsable de la Calidad.

Gustavo Estrada Ponce Director General

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INDICE

No. Descripcin Pag.

1 OBJETIVO 5

2 ALCANCE 5

3 DEFINICIONES 5

4 REQUISITOS 6

5 RESPONSABILIDADES 6

6 DESARROLLO 7

7 FLUJOGRAMA 11

8 FORMATOS Y ANEXOS 12

9 REFERENCIAS 12


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1. OBJETIVO Asegurar que toda informacin relacionada con la eficacia, conformidad y mejora continua del SGI (SGC + SGEND) sea comunicada en calidad, cantidad y oportunidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a todo lo relacionado con el SGI (SGC+SGEND) de RAMEXA, S.A. DE C.V. 3. DEFINICIONES

Comunicacin interna: Forma de intercambiar mensajes escritos o verbales entre un

cliente interno y un proveedor interno para asegurar que el trabajo se haga adecuadamente.

Comunicacin externa: Forma de intercambiar mensajes escritos o verbales entre un

cliente un proveedor con el propsito de satisfacer sus requisitos, logrando con ello su

lealtad con repeticin de negocios.

Emisor: Quien enva un mensaje

Receptor: Quien recibe un mensaje.

Circular.- Cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darles

conocimiento de algo.

Oficio.- Es un documento utilizado para redactar un mensaje en el cual se externa una

consulta, una orden, peticin de informe, gestiones, acuerdos, invitacin, etc. se realizan

con copias o duplicados, debido a que como son oficiales o de importante valor, deben

quedar archivados o como antecedente. Por lo cual guardan un orden, y debido a eso tienen

que estar enumerados.

Memorando Memorndum.- Un memorndum (memo como se le conoce en el ambiente

laboral) es un documento escrito que es menos formal y se utiliza para el intercambio de

informacin entre reas de una empresa con el objetivo de dar a conocer informacin

diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y ms.


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SGI.- Sistema de Gestin Integral

SGC.- Sistema de Gestin de la Calidad

SGEND.- Sistema de Gestin de Ensayos No Destructivos

4. REQUISITOS Que el proceso de comunicacin interna (3.6.2 del Manual de calidad) sea eficaz. Que el proceso de comunicacin interna (3.6.2 del Manual de calidad) cumpla con lo especificado en el punto 3.6. (Del manual de calidad) Secuencia e interaccin de los procesos, de una manera eficaz. Es requisito que la comunicacin interna se d en todo el ORGANIGRAMA de RAMEXA, S.A. DE C.V. Es decir de arriba hacia abajo, es al puesto inmediato inferior. Es requisito que la comunicacin interna de abajo hacia arriba se realice al puesto inmediato superior.

Es requisito que la comunicacin hacia puestos y funciones laterales se realice informando al inmediato superior

5. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Director General aprobar y autorizar este procedimiento.

Es responsabilidad de la Gerencia Tcnica (para el SGEND y Representante de la Direccin para el SGC) revisar, analizar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. Es responsabilidad de los gerentes, responsable de la calidad y jefes de procesos elaborar, implementar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. En la organizacin la comunicacin eficaz es una responsabilidad compartida y todos tenemos la obligacin de asegurar que sea fluida, oportuna, escrita cuando se requiera, clara, firmada, destinada y que cumpla con el objetivo para la cual se transmite. Es responsabilidad de los jefes de proceso y/o personal que tenga asignado lneas telefnica vigilar el llenado de Bitcora de Llamadas Telefnicas FO-MPC03-04 y una vez llenado en su totalidad finalizado el periodo (mensual) turnarlo a Administracin y finanzas para el anlisis de la informacin.


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6. DESARROLLO 6.1. La comunicacin interna se establece en el siguiente proceso:

6.2. La comunicacin de arriba hacia abajo se realiza al puesto inmediato inferior.

6.3. La comunicacin de abajo hacia arriba se realiza al puesto inmediato superior.

6.4. La comunicacin hacia puestos y funciones laterales se realiza informando al inmediato

superior.

6.5. La comunicacin no excluye resolver de inmediato o cuando el trabajo lo requiera,

cualquier actividad ya sea de rutina, accin preventiva o correctiva.

ENTRADAS ACTIVIDADES DE TRANSFORMACIN

ELEMENTOS DE SALIDA

INFORMACION A COMUNICAR RELATIVO A LOS SISTEMAS DEL SGC Y SGEND:

RESULTADO DE AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS

RETROALIMENTACION DE CLIENTE INTERNO Y EXTERNO

DESEMPEO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO

AVANCE Y ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

CAMBIOS QUE PUDIERAN AFECTAR AL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

RECOMENDACIONES DE MEJORA CONTINUA

AVANCE DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN MAESTRO DE CAPACITACION

REVISION Y ACTUALIZACION DE LA POLITICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD

CAMBIOS RELEVANTES EN LA DOCUMENTACION DEL S.G.C. Y SGEND

RECURSOS:

CORREO ELECTRONICO

ESCRITOS INTERNOS

PINTARRON, PARED DE CALIDAD

RADIO CELULAR

OBJETIVO:

CUMPLIR EN UN 95%.CON LAS COMUNICACIONES INTERNAS

REQUISITOS: CLIENTE:

INFORMACION COMPLETA, CLARA Y SIMPLE.

PERSONAL COMPROMETIDO E INVOLUCRADO

ORGANIZACIN:

FECHA ADECUADA

LUGAR ADECUADO

REGULATORIOS:

CUMPLIR CON EL 5.5.3 DE LA NORMA ISO 9001:2008

CUMPLIR CON EL 4.1.6 DE LA NORMA ISO/IEC-17025:2005

PREPARACION DE LA INFORMACION PARA COMUNICACIN INTERNA

REALIZACION DE LA COMUNICACIN INTERNA

VERIFICAR LA EFECTIVIDAD DE LA COMUNICACION

SEGUIMIENTO DE LA COMUNICACIN

FIN

PERSONAL COMUNICADO ACERCA DEL S.G.I (SGC + SGEND).

COMUNICACIN EFICAZ Y CONFORME CON EL REQUISITO 5.5.3 DE LA NORMA ISO 9001:2008 PARA EL SGC Y 4.1.6 DE LA NORMA ISO/IEC-17025:2005

CUMPLIR CON EL OBJETIVO PROGRAMADO

Comunicaciones contestadas/ Comunicaciones recibidas que

requieren contestacin

ESTATUS DEL S.G.I


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6.6. La comunicacin dentro de los procesos o al trmino o comienzo de un proceso, se

asegura por escrito que los requisitos del cliente (incluyendo los cambios y

modificaciones) se transmiten con precisin y oportunidad.

6.7. Las rdenes de servicio escritas son comunicadas con claridad y veracidad, de forma

que el trabajo y materiales no sufren merma por errores o indicaciones defectuosas.

6.8 Toda comunicacin de contingencia pone en alerta a todo el personal involucrado del proceso afectado y sta indica los cambios, ajustes o re trabajos que el mando autorizado indica, procurando no cruzar informacin y/o re checar la orden para evitar confusin o errores.

6.9 Toda actividad importante es comunicada por escrito, al jefe superior con copia a interesados. Se utiliza preferentemente el correo electrnico interno en estos 17 puntos, donde procede. 6.10 La Direccin de la empresa comunica informacin relevante verbal y por escrito en circular o personalizada al personal, reas o clientes, con copia a quien corresponde o a quien el considera pertinente. 6.11 Toda comunicacin escrita (incluyendo email) recibida o enviada, se firma y fecha con acuse de recibo de parte del destinatario o remitente.

6.12 Documentos legales regulatorios, deben ser atendidos con alta prioridad, turnndose a quien corresponda.

6.13 Facturas, recibos y pagos son comunicados, recibidos o turnados con rapidez,

seguridad y proteccin, a quien corresponde

6.14 Toda informacin requerida por nuestros clientes Internos o Externos es manejada con prioridad hacia el cliente o hacia el proceso rea involucrada. Ejemplos Informes de ensayo, Certificados de calibracin de equipos, Auditorias (2 parte), Procedimientos, etc)

6.15 Toda comunicacin con los clientes externos hacia o desde la organizacin, se puede marcar copia a la Direccin General y a los interesados.


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6.16 La informacin de inters general relevante y concerniente al Sistema de Gestin Integral (SGC + SGEND) Responsabilidad de la Direccin; Gestin de Recursos; Realizacin del Producto o Servicio; Medicin, Anlisis de Datos y Mejora, es comunicada:

Responsable Tipo de Informacin herramienta de

comunicacin Frecuencia Destino

Alta Direccin

Resultados de las Auditorias y

revisin por la Direccin.

Oficios, Comunicados Trpticos Presentaciones al

personal Reuniones con el personal Minutas de reunin Pizarrn de avisos Correos electrnicos,

Posters,Cuadros,

Una semana despus de

cada evento

Dueos de Proceso

1.-Poltica de la Calidad,

2.-Objetivos de Calidad

Todo el Personal 1.-Dos veces al ao

2.-Mensual

Representante de la

direccin

Actividades del SGC Difusin del SGC y Comunicacin con la Alta Direccin Concientizacin del personal Cambios en el Sistema de Gestin de la Calidad.

Oficios, Comunicados Reuniones con el personal Minutas de Juntas de

Implementacin Encuesta de comunicacin

interna.

Cada que se presenten o

cuando haya cambios al

sistema documental

Personal Involucrado

Coordinacin del

Sistema de Gestin

de Calidad

Informacin relacionada a. Difusin de conceptos del SGC Manejo de capacitacin sobre normatividad y documentacin Implementacin de actividades

Trpticos Comunicacin directa con

interesados Oficios y comunicados Reuniones de capacitacin o

implementacin Minutas de reuniones

Cada vez que haya

cambios, ajustes al

sistema o lo requiera

alguno de los dueos de

procesos o el

Representante de la

Direccin

Personal Involucrado

Representante de la

Direccin

Auditor Lder

Planeacin de auditoras (programa, agenda, listas de verificacin) Resultados de auditoras internas

Oficios, Comunicados Reuniones con el personal Minutas de reunin

De acuerdo al programa

de auditoras internas

Dueos y Lderes de

Proceso

Dueos y Lderes

de Proceso

Resultados de la efectividad de los procesos, objetivos de calidad, indicadores y mejoras a los

Reportes de resultados Oficios Reuniones con el personal Minutas de reuniones con el

personal

De acuerdo al plan de

indicadores

Representante de la

Direccin y Personal

Involucrado

Dueos y lderes de

proceso Sugerencias de Mejoras, Acciones preventivas, Acciones Correctivas.

Reportes de Sugerencias de mejora

Oficios, Comunicados Trpticos Minutas de reuniones

Cuando se presente Personal Involucrado

Resultados de la

satisfaccin del

Cliente

Resultados de Encuesta Informe de Resultados En tableros informativos

Trimestral Todo el personal

Quejas de los

Clientes. Registro de quejas Informe de Resultados en

Tableros Informativos.

Mensual Todo el Personal


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6.17 Toda comunicacin interna o externa debe ser clara, veraz, oportuna, honesta, destinada, escrita y firmada (cuando procede), as como apropiadamente distribuida. (Formas de comunicacin escrita interna como circulares, oficios, memorndums, son realizados de acuerdo a formatos: FO MPC 01, 02, y 03)

6.18 El personal en comisin externa comunica a su jefe inmediato compaero lo ms

relevante de su gestin cuando menos una vez por da desde su rea de trabajo o destino;

esta comunicacin es por telfono, radio-celular, fax o e-mail.

6.19 Como parte del fortalecimiento de la comunicacin interna, se realizan reuniones cada

15 das o antes si es necesario para monitorear el estado de cada proceso incluyendo

retroalimentacin para hacer mejoras mediante anlisis de los casos.


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7.0 FLUJOGRAMA DE COMUNICACIN ESCRITA

DEFINIR QUE QUIERO

COMUNICAR

REDACTE UN PRIMER BORRADOR, INCLUYA

DATOS COMPLETOS

REVISELO

EST BIEN?

CORRIJA CONTINUA EL

PROCESO

PREGUNTE AL RECEPTOR SI LO RECIBI Y ENTENDI BIEN

EST BIEN?

SE PROCESA FIRMA DE ACUSE

DE RECIBO

SI NO

NO SI

FIN

DE RECIBO


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8. FORMATOS Y ANEXOS

8.1 Formato de oficio FO-MPC03- 01 8.2 Formato de circular FO-MPC03- 02 8.3 Formato de memorndum FO-MPC03-03 8.4 Bitcora de Llamadas Telefnicas FO-MPC03-04 8.5 Hoja Membretada FO-MPC03-05

9. REFERENCIAS 9.1. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD MPC - 01 (Elaboracin de Documentos) DE RAMEXA, S.A. DE C. V. 9.2. MANUAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL MC-01 9.3. ISO 9000: 2005 COPANT/ ISO 9000-2005 NMX-CC-9000-IMNC-2005 Fundamentos y vocabulrio. 9.4. ISO 9001: 2008 COPANT/ ISO 9001-2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008 Requisitos Del S.G.C. / Clusula 5.5.3. 9.5. ISO/IEC-17025:2005/NMX-EC-17025-IMNC-2006 9.6. ISO 9004: 2000 COPANT/ ISO 9004-2000 NMX-CC-9004-IMNC-2000 Recomendaciones para la mejora continua. 9.7. Orden de produccin y documentos internos de trabajo y los propios procedimientos y formatos del SGC ISO 9001:2008.

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