MPTI12. Procure Mgmt

5/17/2018 MPTI12. Procure Mgmt - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/mpti12-procure-mgmt 1/25

ManajemenPengadaan

SE 3773

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

*Imelda Atastina*

*editted by APK*

SE 3773 MPTI – Pengadaan - IMD 1



Tujuan Paparan

• Memahami pentingnya Manajemen Pengadaandalam Proyek TI

• Memahami proses-proses yang dilakukan dalamManajemen Pengadaan

• Memahami alat dan teknik yang dapat digunakandalam melakukan Manajemen Pengadaan

• Memahami gambaran isi dokumen yang diperlukandalam Manajemen Pengadaan

SE 3773 MPTI – Pengadaan -IMD 2



Definisi

• Pengadaan adalah proses memperoleh barangataupun jasa dari pihak di luar organisasi

• Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yangdilakukan untuk mendapatkan barang dan/ataujasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luarorganisasi yang “didukungnya”




Tahapan Manajemen Pengadaan


1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan2. Perencanaan kontrak kerja sama

3. Permintaan respon dari distributor4. Memilih Distributor5. Administrasi kontrak kerja sama6. Penutupan kontrak



Tinjauan Umum Manajemen

Pengadaan

PI3163 MPTI_D3 IMD 5



Perencanaan Pengadaan

• Berupa identifikasi kebutuhan proyek mana yangdapat dipenuhi oleh produk/ layanan dari luarorganisasi.

• Meliputi penentuan:– whether to procure

– how to procure

– what to procure

– how much to procure– when to procure

PI3163 MPTI_D3 IMD 6



Rencana Manajemen Pengadaan

Informasi yang terkandung di dalamnya :

• Panduan tipe kontrak

• Template dokumen-dokumen manajemen pengadaan (mis RFP, SOW, dsb)

• Panduan struktur WBS bagi supplier

• Peran dan tanggung jawab tim proyek

• Panduan estimasi independen untuk mengevaluasipenjual/distributor

• Saran dalam mengelola multiple providers




Rencana Manajemen Pengadaan(2)

• Proses untuk koordinasi keputusan pengadaan

• Hambatan dan asumsi berkaitan denganpembelanjaan dan pengadaan

• Waktu terawal untuk belanja

• Strategi menghambat resiko dalam pembelanjaan

• Tuntunan untuk mengidentifikasi prequalified

supplier • Parameter pengadaan untuk menilai penjual dan

pengelolaan kontrak




Alat dan Teknik dalam Perencanaan

Belanja dan Pengadaan• Make or Buy Analysis

• Expert Judgement

• Types of Contract• Procurement Management Plan

• Contract Statement of Work ( SOW )




Make or Buy Analysis

• Adalah teknik untuk menentukan apakah produkatau servis tertentu dibuat atau dilakukan dalamorganisasi atau dibeli saja dari pihak ketiga.

• Seringkali melibatkan analisis keuangan.

• Tools lainnya : expert judgement,tipe kontrak ,dsb




Contoh Make-or Buy Analysis

• Misalkan anda dapat menyewa sbh benda$150/hari. Untuk membeli benda tsb, diperlukaninvestasi sebesar $1,000, dgn biaya harian

$50/hari.• Berapa lama anda dapat menyewa jika

mengeluarkan dana sebesar biaya jika andamembeli ?

• Jk barang yang dimaksud hanya untuk 12 hariapakah memang perlu membeli atau cukupmenyewa?




Solusi Make-or Buy

• Mis d adalah jumlah hari penggunaan barang$150d = $1,000 + $50d

• Maka:

– Kurangi $50d dari kedua sisi$100d = $1,000

– Keduanya bagi dengan $100

d = 10 hari

• Biaya yang tersedia hanya cukup untuk menyewaselama 10hari

• Jk barang tsb diperlukan 12 hari maka lebih ekonomisjika barang tsb dibeli




Pentingnya Outsource

• Untuk mereduksi biaya

• Agar organisasi dapat tetap fokus pada bisnisutamanya

• Mempermudah akses keterampilan dan teknologi

• Memberikan fleksibilitas

• Meningkatkan akuntabilitas




Types of Contracts

• Fixed Price ( Lump-sum) contracts

• Cost-reimbursable contracts (CPIF,CPFF,CPPC)

• Time and material contracts• Unit price contracts

Cat :

dalam setiap kontrak sebaiknya ada termination clause




Contract Types Versus Risk




Statement of Work (SOW)

• Adalah deskripsi pekerjaan yang dibutuhkandalam proses pengadaan

• SOW yang baik memberikan kesempatan bagipenawar untuk memahami dengan baik apaharapan dari pembeli (pelaku proyek), shgpenawar dapat menilai apakah dirinya mampumemenuhi kebutuhan pembeli/tidak




Statement of Work (SOW) Template


I. Scope of work: Describe the work to be done to detail. Specify the hw and swinvolved and the exact nature of the work.

II. Location of work: Describe where the work must be performed. Specify thelocation of hw and sw and where the prople must perform the work.

III. Period of performance: Specify when the work is expected to start and end,working hours, number of hours that can be billed per week, where the work must

be performed, and related schedule information.IV. Deliverables schedule: List specific deliverables, describe them in detail, andspecify when they are due.

V. Applicable standards: Specify any company or industry-specific standards thatare relevant to perform the work.

VI. Acceptance criteria: Describe how the buyer organization will determine if the

work is acceptableVII. Special requirements: Specify any special requirements such as hw or swcertifications, minimum degree or experience level of personnel, travelrequirements, and so on.



RFP & RFQ

• Request for Proprosal

Dokumen yang digunakan untukmencari/mendapatkan proposal dari supplier yangprospektif ( berbagai cara untuk melakukanpengadaan)

• Request for Quote

Dokumen yang digunakan untuk mendapatkanpenawaran dari supplier yang prospektif(ketetapan harga)




RFP Outline


I. Purpose of RFP

II. Organization’s Background

III. Basic Requirements

IV. Hardware and Software Environment

V. Description of RFP Process

VI. Statement of Work and Schedule Information

VII. Possible Appendices

A. Current System Overview

B. System Requirements

C. Volume and Size Data

D. Required Contents of Vendor’s Response to RFP

E. Sample Contract



Proposal Evaluation Sheet




Detailed Criteria for Selecting Suppliers




Administrasi Kontrak

• Administrasi Kontrak dilakukan dalam rangkapenjaminan bahwa kinerja distributor(penjual) akanmemenuhi kebutuhan kontrak yang disepakati

• Kontrak adalah hubungan legal (formal) yang tertulis

• Mengabaikan kontrak akan dapat menyebabkanmasalah besar kelak




Penutupan Kotrak

• Yang harus dilakukan saat penutupan kontrak– Verifikasi produk untuk memeriksa apakah semua

pekerjaan sudah diselesaikan dengan baik, benar danmemuaskan

–Aktivitas administratif untuk memperbaharui catatan yangada sebagai hasil akhir

– Membuat arsip sebagai informasi untuk masa yad

• Audit Pengadaan untuk mengidentifikasi pengetahuanbagi proses pengadaan selanjutnya




Ringkasan Proses Manajemen

Pengadaan




TERIMA KASIH

25

Documents

MPTI12. Procure Mgmt